Professional Documents
Culture Documents
Book - Johdon Pätevyys - NCB - 3.0
Book - Johdon Pätevyys - NCB - 3.0
0
National Competence Baseline 3.0
Pätevyysnäkymä
v 1.3 06/2012
Pätevyysnäkymä edustaa kaikkien projektin johtamisen elementtien muodostamaa kokonaisuutta nähty-
nä projektipäällikön silmin hänen arvioidessaan tiettyä tilannetta. Silmä edustaa myös selkeyttä ja visiota.
Projektiyhdistys ry
Esa Koskelainen
Kalle Kähkönen
Jukka Lahtinen
Pekka Mäkelä
Juhani Silvasti
Jouko Vaskimo
Alkuperäisteos:
ICB - IPMA Competence Baseline
Version 3.0
IPMA
International Project Management Association
Julkaisija: PRY
Projektiyhdistys ry
Eteläranta 10
00130 Helsinki
Suomi
www.pry.fi
All rights reserved (including those of translation into other languages). No part
of this document may be reproduced in any form - by photo print, microfilm, or
any other means - nor transmitted or translated into a machine language without
written permission.
No part of this publication may be reproduced in any form by print, photo print,
microfilm or any other means without written permission by Projektiyhdistys ry.
Projektin Johdon Pätevyys versio 2 julkaistiin toukokuussa 2004 ja se perustui IPMA Competen-
ce Baseline (ICB) versioon 2.0. Sen pääpainopiste oli vaaditun tiedon ja kokemuksen kuvauksella
koskien projektinjohtamisen teknisiä pätevyyksiä. Lisäksi siinä oli esitetty projektipäälliköltä vaadi-
tut henkilökohtaiset ominaisuudet ja projektin yleistä toteutusympäristöä koskevat pätevyysvaati-
mukset.
Tämä on synnyttänyt vaateen luoda kattava standardi ammatilliselle käytökselle, missä projektin-
johtohenkilöstön henkilökohtaiset ominaisuudet ovat tulleet yhä tärkeämmiksi. Hyvien projekti-
suunnitelmien ja -tulosten kehittämisessä ja toteuttamisessa projektipäällikön henkilökohtaiset
ominaisuudet, kuten motivaatio ja ihmisten johtaminen ovat olennainen lisä hänen tekniseen pä-
tevyyteensä. Lisäksi hänen täytyy käsitellä onnistuneesti projektin organisatorista, taloudellista ja
sosiaalista toteutusympäristöä. Hän on henkilö, joka toimii näkyvästi koko projektin, ohjelman tai
salkun hyväksi, tyydyttääkseen asiakkaiden, projektille tavaroita ja palveluja toimittavien kump-
panien ja muiden sidosryhmien odotukset. Hänen täytyy myös saada asiantuntijat motivoitumaan
käyttämään tietoaan ja kokemustaan projektin, ohjelman tai salkun hyväksi.
Näistä syistä IPMA valitsi IPMA Competence Baseline Versioon 3 kolme projektin johtamisen pä-
tevyysaluetta: tekninen, käyttäytyminen ja toteutusympäristö. Näille pätevyysalueille määriteltiin
yhteensä neljäkymmentäkuusi elementtiä kuvaamaan projektipäällikön pätevyyttä. Tämä IPMA
Competence Baseline Versio 3 on ollut myös perusta laadittaessa tätä Projektin Johdon Pätevyys
versiota 3.0.
Viesti
Projektin johtaminen on hurmaava ja haastava ammatti. Tämän dokumentin tarkoitus on auttaa
projektipäälliköitä kehittämään ammattilaisuutta, jota vaaditaan heidän uransa varrella.
Juhani Silvasti
NCB tarjoaa viralliset määritelmät projektihenkilöstön pätevyyksistä, joita IPMA edellyttää sertifioi-
tavalta projektihenkilöstöltä käytettäessä yleismaailmallista IPMA:n nelitasoista sertifiointijärjes-
telmää, jonka kehittämiseen osallistui 40 IPMA:n jäsenyhdistystä aktiivisesti läpi koko projektin.
o-
konaisuutta, nähtynä projektipäällikön silmin hänen arvioidessaan tiettyä tilannetta. Silmä myös
edustaa selkeyttä ja visiota. Jalostettuaan vastaanotettua tietoa pätevä ja vastuunalainen projek-
tinjohtamisen ammattilainen ryhtyy asianmukaisiin toimenpiteisiin.
NCB:stä on eniten käyttöä yksilöille ja arvioitsijoille arviointeja suoritettaessa. Kuitenkin sitä voi-
daan myös käyttää oppaana koulutusmateriaalien valmistamisessa, tutkimustarkoituksissa ja
yleisenä viitedokumenttina ihmisille, jotka etsivät tietoa projektin johtamisen soveltamisesta.
Johdanto
Projektin Johdon Pätevyys (NCB) ei ole oppikirja tai ohjekirja. Se on kuvaus projektinjohtamisen
teknisistä, käytöksellisistä ja toteutusympäristöllisistä pätevyyselementeistä. NCB:n ei ole tarkoi-
tus estää yksilöä ajattelemasta itsenäisesti tai esittämästä omia mielipiteitä; esimerkit on listattu
auttamaan, ei rajoittamaan.
Tämä luku tarjoaa yleiskatsauksen syistä miksi sertifiointijärjestelmä on perustettu projektin joh-
tamisen pätevyysarviointeja varten ja lisäksi siinä kuvataan International Project Management
Associationin sertifiointijärjestelmän peruskäsitteet, vaatimukset ja yleispiirteet.
Eniten käyttöä NCB:stä pitäisi on yksilöille ja arvioitsijoille arviointia suorittaessa. Kuitenkin sitä
voidaan myös käyttää oppaana koulutusmateriaalien valmistamisessa, tutkimusehdotuksissa ja
yleisenä viitedokumenttina ihmisille, jotka etsivät tietoa projektinjohtamisen soveltamisesta.
1.2 Peruskäsitteet
Projektinjohtamisen sertifioinnin peruskäsitteet ovat peräisin ISO/IEC17024 standardista i-
Pätevyys on osoitettu kyky soveltaa tietoa ja/tai taitoja ja, mikäli olennaista, osoitettuja hen-
kilökohtaisia ominaisuuksia.
Sertifiointisysteemi sisältää erityisvaatimukset tietylle ihmisryhmälle, johon soveltuvat samat
standardit, säännöt ja menettelytavat.
Sertifiointiprosessi sisältää kaikki toiminnot, joilla sertifiointielin osoittaa, että henkilö täyttää
määritellyt pätevyysvaatimukset.
Arviointi on prosessi, jolla määritellään ehdokkaan pätevyys yhden tai useamman keinon
avulla, joita ovat mm. kirjallinen, suullinen, käytännöllinen ja tarkkailullinen.
Pätevyys havainnollistaa yksilön henkilökohtaisia ominaisuuksia, koulutusta, valmennusta
ja/tai työkokemusta.
Arviointi ei mittaa eikä ennusta tulevaisuutta. Se arvioi ehdokkaan esittämää ja tosiasioihin pe-
rustuvaa menneisyyttä, nykytietoa ja kokemusta. Tämä arviointi on hyvä mittari sille, tullaanko
tulevaisuuden projekteja hoitamaan onnistuneesti. Lisäksi se on hyvä lähtökohta ammatillisen
kehittymisen suunnittelulle.
tivat projektit
IPMA on ollut olemassa vuodesta 1965 alkaen. Sen visio on kehittää ja edistää ammattilaisuutta
projektinjohtamisessa. Suurin osa jäsenyhdistyksistä on allekirjoittanut sopimuksen IPMA:n
kanssa koskien pätevyysvaatimuksia ja -ohjelmia, sekä monitasoisen projektinjohtamisen serti-
fiointiohjelman käyttämisestä.
Avainkäsitteet
Tämän luvun päämääränä on kuvata joitakin avainkäsitteitä, jotka ovat välttämättömiä NCB:n
ymmärtämiseksi. Kukin pätevyyselementti kuvataan erikseen luvussa 3.
2.1 Pätevyys
Competence (pätevyys) - r-
t-
tunut tässä suhteessa. Me haemme päteviä projektipäälliköitä johtamaan projektin tehtäviä. Pä-
tevyyskuvaukset ja pätevyyden johtaminen ovat yhä useammin muuttaneet henkilöstöhallintoa
monissa organisaatioissa.
2.2 Pätevyystaso
IPMA on määritellyt neljä pätevyystasoa:
IPMA Level A: ehdokkaan täytyy näyttää toteen pätevyyselementtien menestyksellinen
käyttö ohjelmien ja/tai salkkujen koordinoinnissa; opastaa ohjelma- ja/tai projektipäälliköitä
heidän kehittämisessään ja pätevyyselementtien käytössä; osallistua pätevyyselementtien
tai olennaisten menettelytapojen, tekniikoiden tai työkalujen toteuttamiseen projekteissa tai
ohjelmissa ja edistää projektipäällikön ammatin kehittämistä julkaisemalla artikkeleja, esi-
telmöimällä kokemuksistaan tai hahmottelemalla uusia toimintamalleja.
IPMA Level B: ehdokkaan täytyy näyttää toteen pätevyyselementtien onnistunut käyttö mo-
nimutkaisissa projektitilanteissa. Kandidaatti on myös opastanut (osa) projektipäälliköitä pä-
tevyyselementtien soveltamisessa ja toteuttamisessa.
IPMA Level C: ehdokkaan täytyy näyttää toteen pätevyyselementin onnistunut käyttö vä-
hemmän monimutkaisissa projektitilanteissa. Kandidaatti saattaa tarvita opastusta kehit-
tääkseen omaa pätevyyttään eri elementtien suhteen.
IPMA Level D: arvioidaan (kirjallisella kokeella) vain tietoa, joka liittyy pätevyyselementtei-
hin.
Salkku voi sisältää ohjelmia sekä projekteja. NCB:ssa "salkku" merkitsee ohjelmasalkkua, pro-
jektisalkkua, tai molempia. Samalla tavalla "salkunjohtaja" ja muut salkkuun liittyvät termit katta-
vat ohjelmat, projektit, tai molemmat.
2.3.1 Projekti
Projekti on aika-, ja kustannusrajattua toimintaa määriteltyjen tulosten (laajuus, joka täyttää pro-
jektin tavoitteet) toteuttamiseksi laatustandardien ja vaatimusten mukaisesti. Projektinjohtami-
seen kuuluu tyypillisesti henkilöitä projektinjohtamisen osaajista projektinjohtajiin (IPMA Level
D:stä Level B:hen). Kuitenkin organisaatio voi nimittää projektitoiminnan johtajan (IPMA Level
A) johtamaan merkitykseltään ratkaisevaa projektia tai ohjelmaa.
2.3.2 Ohjelma
Ohjelma perustetaan strategisen tavoitteen saavuttamiseksi. Ohjelma koostuu joukosta toisiinsa
liittyviä projekteja ja tarvittavista organisatorisista muutoksista strategisen tavoitteen ja määritel-
tyjen liiketoimintaetujen saavuttamiseksi. Ohjelmia johtavat tyypillisesti projektinjohtajat tai pro-
jektitoiminnan johtajat (IPMA Level B tai A).
2.3.3 Salkku
Salkku on joukko projekteja ja ohjelmia, joiden välillä ei välttämättä ole riippuvaisuuksia, vaan
ne on koottu yhteen kokonaisvalvonnan, -koordinoinnin ja -optimoinnin vuoksi. Tärkeät asiat
salkkutasolla raportoidaan organisaation ylimmälle johdolle salkunjohtajan toimesta, yhdessä
vaihtoehtoisten ratkaisumallien kanssa. Tämä mahdollistaa tosiasialliseen tietoon perustuvan
päätöksenteon.
Organisaatiolla voi olla olemassa useita salkkuja samanaikaisesti, esimerkiksi yritystason salk-
ku, joka koostuu useiden organisaatioyksiköiden projekteista ja jota ylin johto suoraan valvoo.
Samoin kullakin organisaatioyksiköllä voi olla omat salkut, jotka ovat tuon yksikön johdon val-
vonnassa.
Salkunjohtaja on pysyvä toimi linjaorganisaation johdossa. Varsinaiset salkun projektit ja/tai oh-
jelmat ovat olemassa rajoitetun ajan, kun taas itse salkku säilyy. Tämä on tyypillisesti projekti-
toiminnan johtajan (IPMA Level A) tehtävä jonka tarkoituksena on yhdistää projekteista saata-
vaa tietoa ja kokemusta salkun yhdensuuntaistamiseksi organisaation strategian kanssa. Sal-
kunjohtajalla pitää olla korkea pätevyys projektin johtamisessa.
Ydinasiat ja pääasialliset erot johdon näkökulmasta voidaan nähdä taulukossa 2.1. NCB Versio
3 kuvaa periaatteita, joiden suhteen ehdokkaan tulee olla tietoinen siitä, että siellä voi olla ja on
eroja käytännössä.
Organisatorinen Ei aina sisälly projektin Sisältyy tavallisesti yhte- Ei ole osa salkun johtamista
muutos laajuuteen nä osana ohjelmaan
Selitys:
Projektin tavoitteena on tuottaa liiketoiminta-alueen projektille määrittelemät tulokset. Strate-
gian ja organisaatiolle koituvien hyötyjen harkinta kuuluvat liiketoiminta-alueelle. Siksi
liiketoimintastrategia ei ole projektipäällikön asia. Jos projekti todella tukee liiketoimintastrategi-
aa, se saattaa saada korkeamman prioriteetin suhteessa muihin projekteihin, joka helpottaa
projektipäällikön elämää, mutta silti projektin täytyy toimittaa liiketoiminta-alueen määrittelemä
tulos. Projektipäällikkö ei ole vastuussa niistä projektin liiketoimintahyötyjen saavuttamisesta,
jotka kertyvät ja toteutuvat pääasiassa organisaation toimesta projektin päättymisen jälkeen.
2.4 Projektitoimisto
Projektinhallintotoimisto (tai ohjelmanhallinto- tai salkunhallintotoimisto) on osa pysyvää organi-
saatiota. Sen tehtävänä on tyypillisesti antaa tukea, asettaa standardeja ja suuntaviivoja eri pro-
jektien ja ohjelmien johtajille, koota projektinhallinnollista tietoa projekteista, yhdistää näitä tieto-
ja ja raportoida jollekin johtoelimelle. Sen täytyy taata, että projektit ovat linjassa organisaation
strategian ja vision kanssa. Tämä suoritetaan yleensä liiketoimintajohdon toimesta.
Elementtikuvaukset
Tämä luku sisältää kuvaukset kaikista pätevyyselementeistä kolmella eri alueella: teknisellä,
käytöksellisellä ja toteutusympäristöllisellä.
Toteutus-
1.01 Projektinjohdollinen onnistuminenKäytös-ympäristö-
1.11 Aika ja projektin vaiheet
pätevyydet
pätevyydet
1.02 Sidosryhmät 1.12 Resurssit
1.03 Projektin vaatimukset ja tavoitteet 1.13 Kustannus ja rahoitus
1.04 Riski ja mahdollisuus 1.14 Hankinta ja sopimus
1.05 Laatu 1.15 Muutokset
1.06 Projektiorganisaatio 1.16 Valvonta ja raportit
1.07 Ryhmätyö 1.17 Informaatio ja dokumentaatio
1.08 Ongelmanratkaisu 1.18 Viestintä
1.09 Projektirakenteet 1.19 Aloitus
1.10 Laajuus ja tulokset 1.20 Lopetus
A key objective of project, programme and portfolio managers is Projekti-, ohjelma- ja salkkujohtajien keskeisenä tavoitteena on
to achieve success and avoid failure in their endeavours. They menestyä ja välttää epäonnistumista omassa toiminnassaan. He
want to be sure they know what criteria will be considered in de- haluavat olla varmoja heidän onnistumiselle tai epäonnistumiselle
termining their success or failure and how it will be assessed. määritellyistä kriteereistä ja kuinka niitä tullaan arvioimaan. Tär-
Defining these criteria distinctly and clearly is a major requirement kein vaatimus toiminnan alusta alkaen on, että nämä kriteerit ovat
from the outset of the endeavour. To achieve the project, pro- määritelty yksiselitteisesti ja selvästi. Onnistumisen yleismääri-
gramme or portfolio objectives within the agreed constraints is the telmä on projekti-, ohjelma- tai salkkutavoitteiden saavuttaminen
overall definition of success. sovittujen rajojen puitteissa.
Project management success is related to project success; how- Projektinjohdollinen onnistuminen liittyy projektin onnistumiseen;
ever, it is not the same. For example, it is possible to carry out kuitenkaan se ei ole sama. Esimerkiksi on mahdollista suorittaa
successful project management work for a project that has to be onnistunut projektinjohtamistehtävä projektissa, joka on täytynyt
terminated due to a new strategic direction being taken by the keskeyttää organisaation ottaman uuden strategisen suunnan
organisation. . . the project is no longer relevant. johdosta. . . projekti ei ole enää olennainen.
The management of a project can be viewed as a sub-project of Projektinjohtamista voidaan pitää koko projektin osaprojektina.
the total project. In the same way that the context, scope, deliver- Myös projektinjohtamistehtäviä täytyy määritellä ja johtaa samalla
ables, responsibilities, deadlines, cost and effectiveness of the tavalla kuin määritellään ja johdetaan projektin toteutusympäris-
project must be defined and managed, so must the project man- töä, laajuutta, tuloksia, vastuita, aikarajoja, kustannuksia ja te-
agement activities be defined and managed. hokkuutta.
Integration is crucial for project management success; it involves Yhteensovittaminen on ratkaisevaa Projektinjohdollinen onnistu-
combining project requirements, activities and results to achieve misen kannalta; se käsittää projektin vaatimusten, tehtävien ja
the objectives and a successful outcome. The higher the com- tulosten yhteensovittamisen siten, että saavutetaan tavoitteet ja
plexity and the more varied the expectations of the interested onnistunut tulos. Mitä suurempi on monimutkaisuus ja vaihtele-
parties, the more a sophisticated approach to integration is need- vampia sidosryhmien odotukset, sitä pidemmälle kehitettyä lähes-
ed. Project management oversees the activities required to put tymistapaa tarvitaan yhteensovittamisessa. Projektinjohto vastaa
together the detailed project management plan. yksityiskohtaisen projektisuunnitelman laatimisesta.
o- i-
ject management integrates all individual plans, such as the quali- nen yhdistää kaikki yksittäiset suunnitelmat, kuten laatusuunni-
ent plan, the project telman, sidosryhmien hallintasuunnitelman, projektin viestintä-
communication plan, the procurement plan, the contract plan, and suunnitelman, hankintasuunnitelman, sopimussuunnitelman ja
the deliverables plan. suunnitelman toimituksista.
Project management plans have to be accepted and approved by Projektiin osallistuvien täytyy hyväksyä ja vahvistaa projektisuun-
those involved and communicated to the relevant interested par- nitelmat ja tiedottaa niistä olennaisille sidosryhmille kullekin sopi-
ties, with the appropriate degree of detail provided for each of valla tarkkuudella.
them.
a subset of interested parties) are people or groups, who are in- tekstissä kuvaamaan yhtä sidosryhmää) ovat ihmisiä tai ryhmiä,
terested in the performance and/or success of the project, or who jotka ovat kiinnostuneita projektin saavutuksista ja/tai onnistumi-
are constrained by the project. sesta, tai joita projekti uhkaa.
The project manager should identify all the interested parties, Projektipäällikön pitäisi tunnistaa kaikki sidosryhmät, mistä he
what their interests are, and sequence both in order of im- ovat kiinnostuneet ja mikä on niiden tärkeysjärjestys projektin
portance to the project. kannalta.
Taking this competence element into account will improve the Tämän pätevyyselementin huomiointi parantaa projektin onnistu-
chances of a successful project. The project is constrained by its mismahdollisuuksia. Ympäristö asettaa projektille rajoituksia, joita
voidaan säätää niin, että ne tyydyttävät sidosryhmien tarpeet. On
needs. Their expectations also need to be managed. myös tarve hallita näiden odotuksia.
To help manage the interested parties, project managers may Hallitakseen sidosryhmiä, projektipäälliköt voivat kehittää sekä
develop internal and external networks, both formal and informal, virallisia, että epävirallisia sisäisiä ja ulkoisia verkostoja, niiden
among those associated with the project (e.g. companies, agen- kanssa, jotka ovat kytköksissä projektiin (kuten yhtiöt, edustajat,
cies, managers, experts, employees, and opinion leaders). johtajat, asiantuntijat, työntekijät ja mielipidejohtajat).
All the interested parties can influence the project either directly
o- Kaikki sidosryhmät voivat vaikuttaa projektiin joko suoraan tai
ject management organisational maturity and project manage- epäsuorasti. Vaikutuksilla, kuten sidosryhmien eduilla, projektin-
ment practices, standards, issues, trends and power have a bear- johtamisen organisatorisella kypsyydellä, projektinjohtamiskäy-
ing on the way the project is conceived and developed. tännöllä, standardeilla, kysymyksillä, suuntauksilla ja vallalla, on
yhteys tapaan miten projekti ymmärretään ja kehittyy.
Project managers should be diligent in maintaining current infor- Projektipäällikköjen pitää aktiivisesti ylläpitää ajan tasalla olevia
mation regarding interested parties and the people representing tietoja sidosryhmistä ja niitä edustavista ihmisistä. Tämä on erityi-
those parties. This is especially the case if a new party becomes sesti tärkeää, kun uusi osapuoli tulee mukaan projektiin tai jonkun
involved with the project or if a representative changes, in which edustaja projektissa vaihtuu, jolloin projektipäällikön pitää harkita
case the project manager should consider the impact of the muutoksen vaikutusta ja varmistaa uuden osapuolen tai edusta-
change and ensure that the party or representative is appropriate- jan asianmukainen informointi projektista.
ly informed about the project.
Project requirements are derived from customer needs, which are Projektin vaatimukset johtuvat mahdollisuuksien ja uhkien aiheut-
driven by opportunities and threats. A business case and a pro- tamista asiakastarpeista. Kehitetään liiketoiminta ja projektistra-
ject strategy are developed. A strategy is a high level view of how tegia. Strategia on ylemmän tason näkemys, siitä kuinka jonakin
to attain the vision/targets of the organisation at some point in the ajankohtana organisaation tulevaisuuden kuva/päämäärät saavu-
future. The strategy is reviewed at various time intervals (e.g. in a tetaan. Strategiaa arvioidaan erilaisin aikajäntein (esim. järjestel-
systems life-cycle, during the project life-cycle and in each of its mien elinkaarena, projektin elinkaarena ja sen kunakin vaiheena)
phases), as well as in specific areas, for example in procurement. sekä eri alueittain, esimerkiksi hankintastrategiassa.
The project goal is to provide value to the interested parties. A Projektin päämäärä on tuottaa lisäarvoa sidosryhmille. Projekti-
project strategy is a high level view of how to attain the project strategia on ylemmän tason näkemys, siitä miten projektin pää-
goal. The project objective is to produce the agreed end results, määrä saavutetaan. Projektin tavoitteena on tuottaa sovitut loppu-
especially the deliverables, in the time-frame required, within tulokset, toimitettavat tuotteet, vaaditussa ajassa, budjetissa ja
budget and within acceptable parameters of risk. The project ob- hyväksyttyjen riskirajojen puitteissa. Projektin tavoitteet koostuvat
jectives are the set of targets that the project, programme and joukosta päämääriä, jotka projekti-, ohjelma- ja salkkujohtajien
portfolio managers should attain to provide the expected project pitäisi saavuttaa tarjotakseen sidosryhmille heidän odottamat
benefits to the interested parties. hyödyt projektista.
The project development phase covers development of the pro- Projektin kehitysvaihe kattaa projektisuunnitelmien kehittämisen
ject plans and carrying out the feasibility study. A realistic project ja toteutettavuustutkimuksen teon. Realistinen projektin arviointi
appraisal is important in the first phases of a project. Project ap- on tärkeää projektin ensimmäisissä vaiheissa. Projektin arviointi
praisal covers the analysis of a proposed project, and the deci- kattaa ehdotetun projektin analysoinnin ja päätöksen investoida
sion to invest in the project in preference to other competing pro- kyseiseen projektiin mieluummin kuin muihin kilpaileviin projek-
jects or to other parts of the business. It is a pre-requisite that teihin, tai liiketoiminnan muihin osiin. Se on edellytys sille, että on
there is adequate justification to support the request for project olemassa riittävä oikeutus tukea pyydettyä projektivaltuutusta.
authorisation.
Once a project has been approved for investment, the project Heti kun projekti on hyväksytty investointia varten, projektinomis-
owner should produce a project charter, that defines the scope of tajan pitäisi tehdä projektin asettaminen, joka määrittelee projek-
the project, its objectives and deliverables, budget, timeframe, tin, sen tavoitteet ja tulokset, budjetin, aikaraamin, tarkastelupis-
review points and team membership. teet ja ryhmän jäsenyydet
An ongoing project review process will provide an assessment of Jatkuva projektin seurantaprosessi tuottaa arviota saavutetuista
achieved project objectives as compared to the project objectives projektin tavoitteista verrattuna projektin alussa sovittuihin tavoit-
and success criteria agreed at the outset. The outcome of a pro- teisiin ja onnistumiskriteereihin. Jotkut sidosryhmät voivat pitää
ject may be considered more successful by some interested par- projektin tulosta onnistuneena, kun taas toiset vähemmän onnis-
ties, but less successful by others. tuneena.
The project manager is responsible for keeping himself and all Projektipäällikkö on vastuussa siitä, että hän itse ja projektiryh-
the project team members working proactively, alert to risks and män jäsenet ennakolta varautuvat toimissaan riskeihin ja mahdol-
opportunities, committed to the risk management process, for lisuuksiin, ja että sidosryhmät saadaan osallistumaan tähän pro-
involving interested parties in that process and, when needed, for sessiin, ja että tarvittaessa saadaan sopivia asiantuntijoita neu-
getting appropriate experts as consultants to support project risk vonantajina tukemaan projektin riskien hallintaa.
management.
Qualitative risk and opportunity assessment ranks the risks and Laadullinen riskien ja mahdollisuuksien arviointi asettaa riskit ja
opportunities according to their importance, as a function of their mahdollisuudet järjestykseen niiden tärkeyden mukaan, joka saa-
impact and probability of occurrence. That ranking is used to de- daan tapahtuman vaikutuksen ja sen todennäköisyyden funktio-
cide what strategy should be used to cope with each risk and na. Tuota arvojärjestystä käytetään päätettäessä strategiaa siitä
opportunity. For instance, you could eliminate a risk, mitigate it, kuinka kunkin riskin ja mahdollisuuden kanssa toimitaan. Esimer-
share it, transfer or insure against it, develop a contingency plan, kiksi riski voidaan eliminoida, sitä voidaan lievittää, jakaa, siirtää
or passively accept the risk. Similar strategies would be adopted tai ottaa vakuutus sen varalta, kehittää sille varasuunnitelmaa tai
for opportunities. Those risks that are not acceptable and those passiivisesti hyväksyä riski. Samanlaisia strategioita sovelletaan
opportunities that are to be pursued require an appropriate re- myös mahdollisuuksiin. Ei hyväksyttävät riskit ja tavoiteltavat
sponse plan. The response plan can affect many project pro- mahdollisuudet vaativat asianmukaisen toimintasuunnitelman.
cesses requiring the exertion of competences in the three compe- Toimintasuunnitelma voi vaikuttaa moneen projektin prosessiin
tence element ranges. The execution of the risk and opportunity vaatien kolmen pätevyysalueen pätevyyselementtien käyttöä.
response plan has to be controlled and continuously updated Riskiin ja mahdollisuuteen kohdistuvia toimintasuunnitelmia tulee
when new risks and opportunities emerge or when the im- valvoa ja niitä tulee jatkuvasti päivittää kun ilmenee uusia riskejä
portance of those already identified varies. tai mahdollisuuksia tai jos jo tunnistettujen merkitys muuttuu.
Quantitative risk and opportunity assessment provides a numeri- Määrällinen riskin ja mahdollisuuden arviointi tarjoaa numeerisen
cal value measuring the effect expected from risks and opportuni- lukuarvon riskien ja mahdollisuuksien vaikutusten mittaamiseen.
ties.
Monte Carlo analysis and decision trees and scenario planning Monte Carlon analyysit, päätöspuut ja vaihtoehtosuunnittelu ovat
are examples of powerful quantitative risk and opportunity as- esimerkkejä vahvoista tekniikoista, joita käytetään riskin ja mah-
sessment techniques. dollisuuden määrälliseen arviointiin.
Testing is needed to prove that the deliverables meet the original Testausta tarvitaan osoittamaan, että tulokset ovat alkuperäisen
specification and to uncover any defects so as to correct them erittelyn mukaiset sekä paljastamaan kaikki korjattavat puutteet
early and avoid expensive reworking that can be necessary if ajoissa. Näin vältetään kalliit muutostyöt, joita tarvittaisiin, jos
defects are detected later. The testing and sign-off procedures to puutteet havaittaisiin myöhemmin. Toteutettavat testaus- ja luovu-
be carried out should be defined early in the project, preferably tusmenettelyt tulee määritellä mahdollisimman aikaisin projektis-
when defining the contract. sa, mieluimmin jo sopimusta määriteltäessä.
Project and programme organisations are unique and temporary Projekti- ja ohjelmaorganisaatiot ovat ainutkertaisia ja väliaikaisia
and adapted to the phases of the project life-cycle or the condi- ja ne muovautuvat projektin elinkaaren vaiheiden tai ohjelmajak-
tions of the programme cycle. Portfolio organisations are similar son olosuhteiden mukaisesti. Salkkuorganisaatiot ovat samanlai-
to permanent organisations and often a part of them. However, sia kuin pysyvät organisaatiot, ja usein osa niitä. Kuitenkin suun-
the orientation in any organization should be mainly towards pro- tautumisen missä tahansa organisaatiossa pitäisi olla pääasialli-
jects. The project organisation and resources requested for pro- sesti projekteihin. Projektiorganisaation ja projektin toteutus-
ject delivery need to reflect the project objectives. If the project resurssien pitää heijastaa projektin tavoitteita. Jos projektitavoit-
objectives require project delivery over a short time-frame, where teet vaativat projektin toimitusta lyhyessä aikaraamissa eikä kus-
cost is not a consideration, then the project may require high lev- tannuksia tarvitse miettiä, silloin projektilla on lupa vaatia korkea-
els of resource and a large organisation. Where a project is car- tasoisia resursseja ja laajaa organisaatiota. Silloin kun projektin
ried out over an extended time-frame and the budget is con- toteutetaan pitkän ajan sisällä ja budjetti on rajattu, niin toimitetta-
strained, the resources provided may be limited and the organisa- vien resurssien määrä voi olla rajallinen ja organisaatio pieni.
tion small.
The processes and decision models that are managed and ap- Organisaation johtamien ja soveltamien prosessien ja organisaa-
plied in an organisation should be well designed, properly imple- tiomallien tulee olla hyvin suunniteltuja, huolellisesti toteutettuja ja
mented, continuously improved and based on experience. The kokemukseen perustuvia. Projektiorganisaatiolla on normaalisti
project organization normally has a shorter life and changes more lyhyempi elämän kaari ja se muuttuu nopeammin kuin linjaor-
rapidly than the permanent organisation. ganisaatio.
The design of the project organisation should take into account Projektiorganisaatiota suunniteltaessa pitää kulttuuri- ja ympäris-
cultural and environmental influences; it usually changes as the tövaikutukset ottaa huomioon; ne tavallisesti muuttuvat projektin
project evolves through its life-cycle. When necessary, it is fine- kehittyessä elinkaarensa aikana. Tarvittaessa sitä hienosääde-
tuned to fit with different types and terms of contract. tään eri sopimustyyppeihin ja ehtoihin soveltuvaksi.
In some situations it may be possible, and preferable, to relocate Joissakin tilanteissa voi olla mahdollista, ja jopa suositeltavaa,
the project organisation so that the people involved are all in sijoittaa uudelleen kaikki projektiorganisaatioon kuuluvat ihmiset
close proximity; this enhances team working and communication. lähelle toisiaan; tämä parantaa ryhmän työskentelyä ja viestintää.
In other situations, the units of some project organisations may be Joissakin tilanteissa jotkut projektiorganisaatioyksiköt voidaan
geographically dispersed and even on different continents, posing hajottaa maantieteellisesti, ja jopa eri maanosiin, mistä seuraa
an even bigger challenge to project management. vielä suurempi haaste projektinjohtamiselle.
The performance of a project organisation depends on the per- Projektiorganisaation suorituskyky on riippuvainen siinä toimivas-
sonnel working in it. The competence of the people who are nom- ta henkilöstöstä. Projektiin osallistuvien ihmisten pätevyys ja saa-
inated to participate in the project has to be verified and their tavuus täytyy varmistaa yhdessä linjajohdon kanssa. Ihannetapa-
availability checked with line management. Ideally, the project uksessa projektipäällikkö ja projektiin resursseja toimittava lin-
manager and line manager of the function supplying resources to jayksikön päällikkö yhdessä keskustelevat yksilön sopivuudesta
the project will discuss the suitability of an individual to fulfil a tiettyyn rooliin projektiryhmässä. Yksilön tieto, taidot ja kokemus
particular role in the project team. The knowledge, skills and ex- ovat tarkastelujen kohteina, samalla kun projektipäällikkö myös
perience of the individual will be reviewed, whilst the project harkitsee yksilön persoonallisuutta ja sopivuutta verrattuna muihin
manager will also consider the personality of the individual and fit ryhmän jäseniin. Kuitenkin usein projektipäälliköllä ei ole mitään
with other team members. However, often the project manager osuutta ryhmän muodostamiseksi tarvittavien ihmisten valintaan,
has no involvement in the selection of people allocated to form joten hänen täytyy kehittää toimiva projektiryhmä kokemattomista
the team and, so he has to develop a project team with inexperi- jäsenistä, jotka saattavat lisäksi olla keskenään ristiriitaisia per-
enced members who may have conflicting personalities. soonallisuuksia.
Project team building is often done by the use of project start-up Projektin ryhmätyöskentelyä kehitetään usein projektin aloitusko-
meetings, workshops and seminars that may include the project kouksissa, työkokouksissa ja seminaareissa, joihin voi osallistua
manager, team members and sometimes other interested parties. projektipäällikkö, ryhmän jäseniä ja joskus muiden sidosryhmien
Team spirit (i.e. getting people to work well together) can be edustajia. Yhteishenki (eli saada ihmiset työskentelemään hyvin
achieved through individual motivation, team goal setting, social yhdessä) voidaan saavuttaa yksilön motivaation, ryhmän tavoi-
events and supporting strategies. teasettelun, sosiaalisen kanssakäymisen ja näitä tukevien strate-
gioiden avulla.
Problems may arise due to technical or economic difficulties or Ongelmia saattaa esiintyä teknisten tai taloudellisten vaikeuksien
other kinds of stressful situations. Issues may also arise due to tai muunlaisten stressaavien tilanteiden johdosta. Myös kulttuuri-
cultural and educational differences, different interests and/or ja koulutuserot, erilaiset mielenkiinnot ja/tai työtavat tai ryhmän
ways of working, or members being located great distances apart. jäsenten väliset maantieteelliset etäisyydet saattavat aiheuttaa
ongelmia.
Team development should follow a defined process, for example: Ryhmän kehittymisen pitäisi seurata määriteltyä prosessia, esi-
forming, storming, norming and performing (see possible process merkiksi: muodostus, innostus, vakautus ja suoritus (ks. mahdol-
steps below). liset prosessivaiheet alla).
The project manager needs to continually develop the team and Projektipäällikön pitää jatkuvasti kehittää ryhmää, sen jäseniä ja
its members, from an initial phase of team building, to team work- ryhmätyöskentelyä alkaen ryhmän muodostamisesta, läpi koko
ing throughout the life of the project, to the conclusion of the pro- projektin elinkaaren, aina projektin loppuunsaattamiseen asti,
ject, when team members are released to return to their organisa- jolloin ryhmän jäsenet vapautetaan palaamaan takaisin omiin
tional units for re-assignment. During their time working in the organisaatioyksikköihin uusia toimeksiantoja varten. Heidän työs-
project, the performance of team members should be regularly kennellessään projektissa, projektipäällikön pitäisi säännöllisesti
reviewed by the project manager in consultation with the line arvioida ryhmän jäsenten toimintaa yhteistyössä linjaesimiesten
manager, and development, coaching and training needs as- kansa, arvioida kehittämis-, valmennus- ja koulutustarpeita ja
sessed and appropriate action taken. Where the performance of a suorittaa tarvittavat toimenpiteet. Tukitoimenpiteet saattavat olla
team member is below the required standard, remedial action välttämättömiä, mikäli ryhmän jäsenen suoritus on alle vaaditun
may be necessary. standardin.
Various methods of problem solving can be used. These may Ongelmanratkaisun eri menetelmiä voidaan käyttää. Nämä voivat
involve adopting systematic procedures for: identifying the prob- sisältää systemaattisia menettelyjä kuten: ongelman ja sen pe-
lem and its root cause; developing ideas and options (such as rimmäisen syyn tunnistaminen; ideoiden ja vaihtoehtojen kehittä-
n-
the problem; evaluating the ideas and selecting a preferred op- gelman ratkaisua varten; ideoiden arviointi ja parhaan vaihtoeh-
tion; and for taking the appropriate steps to implement the chosen don valinta; ja asianmukaisiin toimenpiteisiin ryhtyminen valitun
option. However, before deciding on what course of action to vaihtoehdon toteuttamiseksi. Kuitenkin, ennen kuin päätetään
take, the interested parties must be consulted and their approval siitä, mikä toimintalinja valitaan, täytyy kysyä neuvoa sidosryhmil-
sought. tä ja saada niiden hyväksyntä.
If obstacles arise during the problem solving process, they may Jos ongelmanratkaisuprosessin aikana tulee esiin esteitä, ne
be overcome by negotiation, escalation to an appropriate inter- voidaan voittaa neuvottelemalla, siirtämällä asianomaisen sidos-
ested party for decision, conflict resolution or crisis management. ryhmän päätettäväksi, ratkaisemalla ristiriita tai kriisinhallinnalla.
The project team can use problem solving sessions as a learning Projektiryhmä voi käyttää ongelmanratkaisuistuntoja ryhmän op-
exercise for the team. Successful problem resolution also tends pimisharjoituksina. Onnistuneella ongelmanratkaisulla on myös
to unite the team. ryhmää yhteen liittävä vaikutus.
The portfolio (and often sub-portfolios) consists of projects and Salkku (ja osasalkku) koostuu usein erityyppisistä projekteista ja
programmes of different types, costs, risks, benefits, time-frames, ohjelmista erityyppisine kustannuksineen, riskeineen, hyötyineen,
sizes, strategic importance, novelty, territorial importance and so aikaraameineen, laajuuksineen, strategisine tärkeyksineen, uu-
on. The portfolio manager will have the ability to analyse and dis- tuuksineen, alueellisine merkityksineen jne.. Salkkujohtajalla tulee
play the portfolio information in different ways for senior man- olla kyky analysoida ja esittää eri tavoin salkun tietoja ylimmän
agement review and decision. The portfolio will be an ongoing johdon tarkastelua ja päätöksentekoa varten. Salkku on osa or-
ganisaation toimintaa. Hyväksytyt projektit ja ohjelmat sisällyte-
programmes entering the portfolio as they are sanctioned and tään salkkuun, ja ne poistuvat salkusta, kun ne ovat valmistuneet
leaving the portfolio once they are completed or cancelled. tai peruutettu.
The programmes consist of related projects and associated activi- Ohjelmat koostuvat yhteen kuuluvista projekteista ja liittyvistä
ties and will have some of the attributes of the portfolio, but on a tehtävistä, ja niillä on joitakin salkun ominaisuuksista, mutta pie-
smaller scale. Programmes will also have a finite time-frame, nemmässä määrin. Ohjelmilla, päinvastoin kuin salkuilla, on myös
unlike the portfolio and will have associated benefits to be deliv- rajattu aikaraami ja yhteisiä etuja toimitettavana.
ered.
Projects can be broken down into their constituent parts from Projektit voidaan jakaa olennaisiin osiinsa eri näkökulmista, esim.
different standpoints, e.g. work breakdown, project organisation, työn ositus-, projektiorganisaatio-, projektin kustannus-, informaa-
project cost, information and documents structure. tio- ja dokumenttirakenteen mukaisesti.
The project structures are a key mechanism for creating order Projektirakenteet ovat keskeisiä projektin sisäisissä järjestelyissä.
within the project. Hierarchical structures serve to ensure nothing Hierarkkiset rakenteet auttavat varmistamaan, että mitään ei jäte-
is omitted from the project. tä pois projektista.
The work can be broken down into tasks, work packages and Työ voidaan jakaa työtehtäviksi, työpaketeiksi ja tehtäviksi. Näitä
activities. These units or clusters of them will be allocated to a elementtejä tai niistä muodostettuja kokonaisuuksia jaetaan re-
resource provider, the work will be scheduled, costs estimated, surssitoimittajalle, työ ajoitetaan, kustannukset arvioidaan, työ
work planned, commissioned, controlled and completed. The suunnitellaan, annetaan tehtäväksi, valvotaan ja suoritetaan lop-
work and actual costs will be reported and accepted under the puun. Työt ja toteutuneet kustannukset raportoidaan ja hyväksy-
guidance of the project, programme and portfolio managers. tään projekti-, ohjelma- ja salkkupäälliköiden antamien ohjeiden
mukaisesti.
The project organisation can be broken down into sub-projects Projektiorganisaatio voidaan jakaa osaprojekteiksi ja moduuleiksi
and modules (e.g. combinations of planning; finance; infrastruc- (esim. suunnittelu; rahoitus; infrastruktuuri; ICT:n tuki (tieto ja
ture; ICT (information and communication technology) support; viestintäteknologia); tutkimus; kehitys; prosessin kehitys; tuotan-
research; development; process development; manufacturing tolaitokset; ostot ja toimitukset; tuotejohtaminen ja/tai muut riip-
facilities; purchase and supply; product management and/or oth- puen projektin tyypistä), jotka edustavat projektin ja/tai linjaor-
ers, depending on the type of project) representing the discrete ganisaation yksikköjen erillisiä osia, joihin projekti-
parts of the project and/or the permanent organisational units to /osaprojektiryhmän jäsenet kuuluvat. Kullakin osaprojektilla ja/tai
which project/sub-project team members belong. Each of the sub- moduulilla on päällikkö ja ryhmän jäsenet. Mikäli projektipäällikkö
projects and/or modules will have a manager and team members. ja/tai ryhmän jäsenet ovat kokemattomia, projektirakenteiden
Where the project manager and/or team members are inexperi- pitäisi olla hyvin yksityiskohtaiset, jotta varmistetaan, että kaikki
enced, the project structures should be very detailed to ensure all näkökohdat tulevat laajasti katettua.
aspects are comprehensively covered.
The project can be broken down into its various phases along the Projekti voidaan jakaa pitkin kriittistä polkua vaiheisiin, jotka ku-
critical path, representing interim deliverables, key decision points vaavat välituloksia, keskeisiä päätöskohtia (jatkaa / ei jatka), in-
(stop/go), investment decisions and so on. vestointipäätöksiä, jne..
The costs can be broken down in terms of timing of spend, inter- Kustannukset voidaan jaotella rahan käyttöajankohdan mukaises-
nal versus external, discretionary versus non-discretionary, capi- ti, sisäiset vastaan ulkoiset, harkinnanvaraiset vastaan ei-
tal versus revenue. harkinnanvaraiset, pääoma vastaan tulot.
The information flows associated with the project can be broken Projektiin liittyvät tietovirrat voidaan jakaa datajoukoiksi, dataan
down into data sets, information derived from the data, perustuvaan informaatioon ja informaatiosta muodostettuun tie-
knowledge built on the information, leading to the understanding toon, mikä lopulta auttaa ymmärtämään sitä, mikä tukee keskei-
that ultimately underpins key decisions. Where the data are com- siä päätöksiä. Mikäli dataa on paljon ja se on monimutkaista niin
plex and voluminous, a relational database may be required and siellä voidaan tarvita relaatiotietokantaa ja kyselytyökaluja, sekä
enquiry and data mining tools may be employed to interrogate the työkaluja, joilla voidaan kaivaa dataa esiin.
data.
The documentation associated with the project will conform to Projektiin liittyvä dokumentaatio perustuu vakiomuotoihin koskien
standard formats for the project definition, project management projektin määrittelyä, projektisuunnitelmaa, erityyppisiä projekti-
plan, various types of team meetings, project reviews, executive kokouksia, projektiraportteja, johdon raportteja, projektin tuloksia
reviews, project deliverables and so on. The documents may also jne.. Voi olla myös tarvetta katselmoida ja säilyttää dokumentteja
need to be reviewed, stored and access-controlled in a physical sekä valvoa niihin käsiksi pääsyä fyysisissä ja elektronisissa ar-
and/or electronic archive. kistoissa.
The deliverables of a successful project, programme or portfolio Onnistuneen projektin, ohjelman tai salkun tulokset ovat asiak-
are tangible or intangible assets created by the project, pro- kaan aineellista tai aineetonta omaisuutta, jonka projekti, ohjelma
gramme or portfolio for the customer. They are represented by tai salkku on synnyttänyt. Tuloksia edustavat piirustukset, kaaviot,
drawings, schematics, descriptions, models, prototypes, systems kuvaukset, mallit, prototyypit, järjestelmät ja erilaiset tuotteet.
and products of various kinds. Deliverables are not only the prod- Tuloksia eivät ole ainoastaan myyty tuote tai projektin päättämi-
uct sold or service put into use after project closure, but also the sen jälkeen käyttöönotettu palvelu, vaan myös toiminnalliset pro-
operational processes, organisational changes and human re- sessit, organisatoriset muutokset ja inhimillisten voimavarojen
source changes needed for a successful organization to operate. muutokset, eli kaikki ne, joita menestyvä organisaatio tarvitsee
The project deliverables may be classified in terms of their priority toiminnassaan. Projektin tulokset voidaan luokitella niiden priori-
(must have; nice to have; if there is time), by agreement with the teetin mukaan (täytyy olla; kiva olla; jos on aikaa), sopimalla niistä
interested parties. Those of lower priority may not be delivered if sidosryhmien kanssa. Niitä, joilla on alempi prioriteetti ei ehkä
there are time constraints. The configuration and specification of tulla toimittamaan, jos on rajallisesti aikaa käytettävissä. Tulosten
the deliverables have to comply with the project requirements and kokoonpanon ja erittelyjen täytyy olla projektin vaatimusten ja
objectives. Project management should understand and manage tavoitteiden mukaisia. Projektinjohdon pitää ymmärtää ja hallita
the content of the project, the work requirements and the time- projektin sisältöä, työlle asetettuja vaatimuksia ja aikaraamia.
frame.
Configuration is defined as the functional and physical structure Kokoonpano määritellään projektin tulosten toiminnallisena ja
of project deliverables as described in the project documentation fyysisenä rakenteena, kuten se on kuvattu projektin dokumen-
and is realised in the deliverables produced by the project. Con- toinnissa ja toteutettu projektin tuottamina tuloksina. Kokoonpa-
figuration management helps to minimise deficiencies and errors non hallinta auttaa minimoimaan puutteita ja virheitä tuloksen
in the design of a deliverable through a systematically organised suunnittelussa, käyttämällä systemaattisesti organisoitua asiakir-
document production and approval procedure. Change manage- jatuotantoa ja hyväksymismenettelyjä. Muutosten hallinta auttaa
ment helps to keep track of changes in the scope as well as in the pitämään laajuus- ja kokoonpanomuutokset oikealla tiellä.
configuration of the project.
Project life-cycle models and their time-frames and phases are Projektin elinkaarimallit, aikaraamit ja vaiheet ovat teollisuusala-
specific to different industries and businesses. For example, the ja liiketoiminta-alakohtaisia. Esimerkiksi mallit, joita käytetään
models used in construction are different from those used in rakentamisessa, ovat erilaisia kuin ne, joita käytetään valmistuk-
manufacturing or logistics. Similarly, the models used for R&D are sessa tai materiaalitoiminnoissa. Samalla tavalla mallit, joita käy-
different from those used for Supply Chain or for ICT (information tetään T&K:ssa, ovat erilaisia kuin ne, joita käytetään toimitusket-
and communication technology) support. jussa tai ICT tuessa (informaatio ja viestintäteknologia).
A project phase is a discrete time period of the project sequence, Projektin vaihe on erillinen projektisyklin ajanjakso, joka selvästi
which is clearly separate from other periods. A project phase in- erottuu muista jaksoista. Projektin vaihe sisältää sekä projektin
cludes both major project deliverables and decisions which are merkittäviä tuloksia, että päätöksiä, jotka ovat perusta seuraavalle
the basis for the next phase. Phases have defined objectives and vaiheelle. Vaiheilla on määritellyt tavoitteet ja niille saatetaan
may have specified time limits. Different phase models may be määritellä aikarajoja. Erilaisia vaihemalleja voidaan käyttää erilai-
used for different kinds of (sub) projects which increases the siin (osa)projekteihin, mikä lisää koordinoinnin monimutkaisuutta.
complexity of their coordination. Milestones can be used to work Virstanpylväitä voidaan käyttää tiettyinä tavoitteina tai vaiherajoi-
towards specific targets or phase limits or intervals in between. na tai tapahtumina niiden välissä.
In practice the project phases can overlap (e.g. concurrent stag- Käytännössä projektivaiheet voivat olla osittain päällekkäisiä
es, fast-tracking). In programmes the phases normally apply to (esim. rinnakkaiset vaiheet, nopeutettu toteutus). Ohjelmissa vai-
individual projects rather than to the programme itself. Portfolios heet normaalisti koskevat yksittäisiä projekteja eikä itse ohjelmaa.
are controlled by time intervals. There is usually an annual cycle Salkkuja valvotaan tietyin aikavälein. Tavallisesti on vuosittainen
of meetings and decision points for planning the portfolio for the kokoussykli sekä päätöspisteet tulevan vuoden salkun suunnitte-
coming year, perhaps with a forward view of several years, de- lua varten, ja ehkä, riippuen liiketoiminnan tai organisaation tyy-
pending on the type of business or organisation. The portfolio will pistä, kannanotto useaksi vuodeksi eteenpäin. Salkulla on myös
also have review points during the current delivery cycle to en- tarkastelukohtia nykyisen toimitusjakson aikana sen takaamisek-
sure that the overall portfolio of projects is on track, that re- si, että projektisalkku kaiken kaikkiaan on oikealla polulla, että
sources are properly allocated and to allow remedial action to be resursseja annetaan asianmukaisesti ja että sallitaan tukitoimen-
taken when necessary. piteitä tarvittaessa.
The aim of time scheduling is to determine what activities need to Aikataulutuksen tarkoitus on määrittää mitkä tehtävät pitää toteut-
be carried out and when, and to put these activities into a logical taa, ja milloin, ja asettaa nämä tehtävät loogiseen järjestykseen
sequence on a time line. Scheduling includes the interfaces be- aikaan kytkettyinä. Ajoittaminen sisältää rajapinnat osaprojektien
tween sub-projects and amongst work packages, as well as the välillä ja työpakettien kesken sekä tehtävien kestot ja ajoitukset.
duration and timing of activities. Time schedules depend on the Aika-aikataulut riippuvat töiden suhteellisesta tärkeysjärjestykses-
relative priority of the work, the availability of resources with ap- tä, asianmukaisilla taidoilla varustettujen resurssien saatavuudes-
propriate skills and sometimes on culturally-dependent or weath- ta, ja joskus kulttuuri- tai sääsidonnaisista kausista. Mikäli tietyn
er-dependent seasons. Where there is uncertainty about the time- vaiheen tai tehtävän vaatimaan aikaraamiin liittyy epävarmuutta,
pitää aikataulussa siihen ottaa aikapuskuri tai pelivara.
Project management should make sure that individuals have the Projektinjohtamisen pitää varmistaa, että yksilöillä on tarvittavat
necessary technical, behavioural and contextual competences tekniset, käytös- ja yhteisöpätevyydet ja riittävät tiedot, työkalut ja
and are provided with adequate information, tools and training to koulutus, joita tarvitaan tehtävien onnistuneessa suorittamisessa.
perform the tasks required of them successfully.
Project cost management estimates the cost of each work pack- Projektikustannusten hallinta laatii joka työpaketin, osajärjestel-
age, the sub-systems and the whole project and establishes the män ja koko projektin kustannusarviot ja projektin budjetin. Se
budget for the overall project. It also involves comparing planned käsittää myös suunniteltujen ja toteutuneiden kustannusten ver-
versus actual costs incurred at various points in the project and tailun eri ajankohtina projektin aikana ja jäljellä olevien kustan-
estimating the remaining cost, as well as updating the final cost nusten arvioinnin sekä lopullisen kustannusarvion päivittämisen.
estimate. The cost of the deliverables should be measurable and Osatulosten kustannusten pitää olla mitattavissa ja laskettavissa
calculable. The cost of any change should be calculated, agreed olevia. Minkä tahansa muutoksen kustannus pitää laskea, hyväk-
and documented. syä ja dokumentoida.
Project costs should include an appropriate allocation for over- Projektikustannusten pitää sisältää asianmukaiset yleiskustan-
head items such as office services and support. The project nukset kuten toimisto- ja tukipalvelut sekä rahasumman, jolla
budget should include a sum of money that is held in reserve to voidaan kattaa epävarmuuksia kuten varauksia, vaateita tai kus-
fund uncertainties such as contingencies, claims, or cost over- tannusylityksiä. Varoja voidaan myös varata kattamaan myöntei-
runs. Funds may also be made available to cover favourable out- siä tuloksia kuten onnistunutta riskien hallintaa tai mahdollisuuk-
comes such as successfully managing risks or realizing opportu- sien hyödyntämistä.
nities.
Projektien ja ohjelmien päätyttyä projektin-, ohjelman- ja salkun-
The project, programme and portfolio management can contribute johto voi avustaa käyttö- ja kunnossapitokustannusten analysoin-
to analysing the new operations and maintenance cost situation nissa. Projektin elinkaaren aikana, kustannuserien jako projektille
after the end of the projects and programmes. During the project tai varsinaisille käytön tileille voi olla ongelma.
life-cycle, the allocation of cost items to project or actual opera-
tional accounts can be an issue.
Maksetun työmäärän täytyy olla yhdenmukainen sen kanssa mitä
The amount of work paid for must be consistent with what the projekti on todella toimittanut ja sovittujen sopimuksellisten mak-
project has actually delivered and the agreed contractual terms of suehtojen kanssa. Projektinjohto soveltaa menetelmiä seuratak-
payment. Project management applies methods to monitor, check seen, tarkastaakseen ja ymmärtääkseen toimituksen todellisen
and understand the actual state of delivery, what work should be tilanteen, laskutettavan työn, ja resurssien todellisen käytön (ku-
invoiced and the actual use of resources (such as sub-contractor ten aliurakoitsijan laskutus, tunnit tuntikorteista). Tämä on lähtö-
billing, hours from time sheets). This is the basis for project cost kohta projektikustannusten raportoinnille, ja valvonnalle.
reporting and controlling.
Projektin johdon tulee ohjata projektin taloutta niin, että kunakin
Project financial management ensures that in all project phases ajanjaksona tarvittava rahoitustarve on tiedossa. Vaadittava ra-
project management knows how much financial resource is re- hoitus riippuu projektin kustannuksista, aika-aikataulusta ja mak-
quired for each time interval. The resources required depend on suehdoista. Projektinjohto myös analysoi saatavissa olevia raha-
the project cost, the time schedule and the payment conditions. varoja ja hallitsee kaikkia kustannusalituksia tai -ylityksiä.
Project management also analyses the available financial re-
sources and manages any under-spending or over-spending.
Projektin aikaisia odottamattomia vaatimuksia varten pitää olla
There l- rahoitusta saa
able for unexpected demands during the project life-cycle. When käytetään ennakkomaksua, niin sitä pitää käsitellä erityisellä huo-
used, advance payments need to be handled with special care. In lellisuudella. Kulujen kannalta tulee laskea ja arvioida kassavirrat
terms of expenditure, the cash-in and cash-out flow is calculated sisään ja ulos. Asiaankuuluvat toimenpiteet, ja palautejärjestelmä
and evaluated. Appropriate actions and a feedback system com- päättävät hallintatehtävät.
plete the management activities.
Projektirahoitus kattaa varojen nostamisprosessin taloudellisim-
Project financing covers the process of raising funds in the most malla ja suotuisimmalla tavalla. On olemassa erilaisia vaihtoehto-
prudent and favourable way. Various options exist for financing ja projektien, ohjelmien ja salkkujen rahoittamiseksi kuten, oma-
projects, programmes and portfolios, such as from internal funds, tai tytäryhtiörahoitus, pankkilainat tai build-operate-transfer ja
from subsidiaries, by bank loans or by build-operate-transfer and build-own-operate-transfer (BOT tai BOOT) yhteenliittymillä. Or-
build-own-operate-transfer (BOT or BOOT) consortia. The treas- ganisaation rahoitustoiminto normaalisti osallistuu näihin toimin-
ury function of the organisation would normally become involved toihin tai johtaa niitä. Nämä vaihtoehdot pitää arvioida tietyn pro-
in, or lead such activities. These options need to be reviewed for jektin osalta ja valita tarkoituksenmukaisin riittävän ajoissa ennen
the particular project and an appropriate one selected in sufficient projektin alkua.
time for the start of the project.
Procurement is usually carried out by a purchase and supply Osto- ja toimitusvalvontaryhmä tavallisesti toteuttaa ostamisen
team, which can be part of the project or programme and will be joko osana projektin tai ohjelman organisaatiota tai osana pysy-
part of the permanent organisation. The purchase and supply vää organisaatiota. Osto- ja toimitusvalvontaryhmällä on omat
team will have its own strategy and business processes. They will strategia- ja liiketoimintaprosessinsa. Ne tunnistavat yhdessä
identify with the project or programme manager potential suppli- projektin- tai ohjelmanjohtajan kanssa potentiaaliset toimittajat,
ers, seek quotations, put bids out to tender, select a supplier, etsivät hinta-arvioita, lähettävät ulos tarjouspyynnöt, valitsevat
negotiate long-term agreements with favoured suppliers and min- toimittajan, neuvottelevat pitkäaikaissopimukset suosittujen toimit-
delivery. Where the organisation i-
is a public entity, they would need to ensure that they conform to tuksilla. Mikäli kyseessä on julkinen organisaatio, sen on taattava
any legislation covering the tender process. Where problems yhdenmukaisuus tarjoustoimintaa koskevan lainsäädännön kans-
arise, they would be expected to negotiate a resolution with the sa. Ongelmatilanteissa ratkaisuista tulee neuvotella asianomais-
relevant suppliers. ten toimittajien kanssa.
A contract is a legally binding agreement between two or several Sopimus on kahden tai usean osapuolen välinen laillisesti sitova
parties to perform work or supply goods and services under spec- yksimielisyys työn suorittamisesta tai tavaroiden ja palvelujen
ified conditions. A contract may be in the form of a verbal agree- toimittamisesta tietyillä ehdoilla. Sopimus voi olla suullinen tai
ment, or exist as a document signed by the parties involved. Fi- osapuolten allekirjoittama kirjallinen sopimus. Tavallisesti ne si-
nancial penalty clauses for not conforming to the terms of the sältävät sopimusrikkomuksia koskevat sakkolausekkeet. Suurissa
contract are usually included. In large projects, main contractors projekteissa voidaan nimittää pääurakoitsijoita, jotka aliurakoivat
may be appointed who would sub-contract parts of the work to osan työstä. Pääurakoitsijalla on vastuu siitä, että jokainen aliura-
others. The burden would be on the main contractor to ensure koitsija noudattaa pääsopimuksen ehtoja.
that any sub-contractors conform to the terms of the overall con-
tract.
The purpose of contract management is to control the process of Sopimushallinnan tarkoituksena on valvoa sopimuksen laatimis-
formalising a contract and, once agreed, managing the contract prosessia ja sopimuksen hyväksynnän jälkeen valvoa sopimuk-
during the project life-cycle. The legal department of the perma- sen noudattamista projektin elinkaaren ajan. Linjaorganisaation
nent organisation would normally be involved in drawing up and lakiosasto normaalisti osallistuu sopimuksen laatimiseen ja muo-
formalising the contract with the various parties involved and in toiluun eri asianosaisten kanssa ja kaikkiin toimenpiteisiin koskien
any action resulting from default by a customer or supplier. asiakkaan tai toimittajan laiminlyöntejä maksujen suhteen.
Internal agreements (i.e. an agreement between parties of the Sisäiset tavaroiden ja palvelujen hankinta- ja toimitussopimukset
same legal entity) for acquiring/ delivering goods and services are (eli saman juridisen yksikön eri osapuolten väliset sopimukset)
included in this competence element. sisältyvät tähän pätevyyselementtiin.
A competent contract manager will be intimately acquainted with Pätevä ostopäällikkö on perusteellisesti perehtynyt sopimusehtoi-
the terms of the contract, but will use judgement on whether to hin ja käyttää harkintaa siihen, milloin turvautuu sakkolausekkei-
invoke penalty clauses should the customer or a supplier default siin asiakkaan tai toimittajan laiminlyöntien takia. Hänen täytyy
in some way. He has to consider the circumstances under which harkita olosuhteita, missä maksun laiminlyönti on sattunut ja mikä
the default has occurred and the relationship he has with the cus- on hänen suhteensa asiakkaaseen tai toimittajaan (pitkäaikainen
tomer or supplier (long term strategic partnership versus one-off strateginen kumppanuus verrattuna ainutkertaiseen sopimuk-
contract). seen).
At the start of a project, the change management process to be Valittu muutosten hallintaprosessi tulee hyväksyä projektin alussa
adopted should be agreed with all relevant interested parties. A kaikkien olennaisten sidosryhmien kanssa. Muodollinen, enna-
formal, proactive change management process that anticipates koiva muutosten hallintaprosessi, joka ennakoi muutostarvetta,
the need for change is preferable to a process that reacts only on parempi kuin prosessi, joka reagoi vasta kun muutostarve on
after the need for change is obvious. ilmeinen.
A change to the scope of a project or to the specification of a de- Muutos projektin laajuuteen tai tuloksen erittelyyn tehdään muo-
liverable is made by a formal, proactive process. The change dollisella, ennakoivalla prosessilla. Muutosprosessi sulkee si-
process embraces everything that results from the change re- säänsä kaiken, mikä johtuu vaaditusta muutoksesta tai uudesta
quired or new opportunity identified, and includes agreement on havaitusta mahdollisuudesta ja se sisältää sopimuksen muutok-
the change decision process, agreement on the need for change, sen päätösprosessista ja muutostarpeesta ja päätöksen muutok-
and the decision to accept the change and its implementation. sen hyväksynnästä ja toteutuksesta. Tämä koskee kaikenlaisia
This applies for all kinds of changes. Change management identi- muutoksia. Muutosten hallinta tunnistaa, kuvaa, luokittelee, arvioi,
fies, describes, classifies, assesses, approves or rejects, realises hyväksyy tai hylkää, toteuttaa ja tarkistaa muutokset juridisia ja
and verifies changes against legal and other agreements. muita sopimuksia vasten. Kuka tahansa osapuolista voi esittää
Changes can be requested by any party and have to be managed muutoksia. Sekä ehdottajan että hyväksyjän pitää hallita niitä ja
as both proposed and approved changes, as well as properly tiedottaa asianmukaisesti kaikille olennaisille sidosryhmille. Muu-
communicated to all relevant interested parties. For the manage- tosten hallinnalla on suoria ja välillisiä vaikutuksia koko projektiin,
ment of a change, its direct and indirect effects on the whole pro- ohjelmaan tai salkkuun huomioiden niiden toteutusympäristöt.
ject, programme or portfolio and their contexts are taken into ac- Muutosten vaikutus projektin tuloksiin, kokoonpanoon, aika-
count. The impact of the changes on the project deliverables, aikatauluun, kustannuksiin, rahoitussuunnitelmaiin, ja riskeihin
configuration, time schedule, cost, finance plan and risks are de- saadaan selville vertaamalla projektin suunnitelmiin. Heti kun
termined by comparison with the project baseline. Once the muutokset on hyväksytty, projektisuunnitelmaa muokataan sen
changes have been accepted, the project plan is adjusted accord- mukaisesti.
ingly.
Reporting provides information and communication about the Raportointi tarjoaa tietoa ja uutisia projektiin liittyvien töiden tilan-
status of work on the project and forecasts developments up until teesta ja ennustaa kehitystä aina projektin tai ohjelman loppuun
the end of the project or programme. Reporting also includes asti. Raportointi sisältää myös projektin taloudelliset katselmukset
financial audits and reviews of the project. ja arviot.
Where the project manager and/or team are very experienced, it Mikäli projektipäällikkö ja/tai -ryhmä on hyvin kokenut, voi poik-
keamaraportointi sidosryhmille olla riittävää ja hyväksyttävää.
Tämä tarkoittaa, että säännöllisten tilanne- tai päivitysraporttien
something significant that needs to be reported, rather than being sijasta raportoidaan vain silloin, kun on tarve raportoida jotain
monitored via regular status or update reports. merkittävää.
Control and reporting of the status of portfolios is carried out for Salkkujen tilanteen valvonta ja raportointi toteutetaan tarkastelu-
the current period and includes a forecast for an appropriate jaksoittain sisältäen ennusteet asianomaisten tulevien kausien
number of future time periods. osalta.
An integrated project controlling and reporting system covers all Integroitu projektin valvonta- ja raportointijärjestelmä kattaa kaikki
project objectives and the corresponding success criteria for the projektin tavoitteet, olennaisten projektin vaiheiden vastaavat
relevant project phases and requirements of all interested parties. menestystekijät ja sidosryhmien vaatimukset.
Care must also be taken in deciding who gets what information. Täytyy myös päättää, kuka saa mitä tietoa. Suuntauksena on ollut
There can be a tendency to overwhelm people with too much taipumus hukuttaa ihmiset liikaan tietoon. Sidosryhmien tulee
information. Interested parties should receive only the information saada sopivassa muodossa vain se tieto, mitä ne tarvitsevat voi-
that they need, in a suitable form, to allow them to take whatever dakseen ryhtyä heiltä vaadittuihin toimenpiteisiin.
action is required of them.
Dokumentointijärjestelmän tulee määritellä projektia, ohjelmaa tai
A documentation system should specify the kinds of documents salkkua varten tarvittavat ja tarkoitukseen sopivat dokumenttilajit.
needed for the project, programme, or portfolio, where each kind Järjestelmän tulee myös määritellä kunkin dokumenttilajin osalta:
tieto, jota dokumentti sisältää; tiedon muodon (kuten kertomus,
system should also specify: the information that the document kaavio, lähdekoodi jne.); ja dokumentin tulostusmuodon (kuten
contains; the format of that information (such as narratives, paperi, filmi tai elektroninen).
charts, source code, and so on); and the form of the document
(such as paper, film, or electronic). Dokumentointi sisältää kaiken projektin elinkaaren aikana synty-
neen datan, informaation, tiedon ja viisauden sekä erityisesti
Documentation includes all the data, information, knowledge and asiakirjat koskien projektin kokoonpanoa, muutoksia ja projektin-
wisdom accrued during the project life-cycle, especially that which johtamista.
concerns project configuration and changes and all the manage-
ment documents. Tiedotus- ja dokumentointiryhmä on usein osa linjaorganisaatiota.
Projektin-, ohjelman- tai salkunjohtajan tulee nimittää vastuuhen-
The project, programme or portfolio manager should appoint an kilö pitämään yhteyttä tähän ryhmään ja/tai luomaan prosessit,
individual to interface with this team and/or set up processes to jotka varmistavat yhteensopivuuden organisaation tiedottamista
u- ja dokumentaatiota koskevien politiikkojen ja ohjeiden kanssa.
latory requirements on information and documentation.
Communication may take many forms: -- oral, written, text or Viestintää voi olla monen muotoista: suullista, kirjallista, sanallista
graphic, static or dynamic, formal or informal, volunteered or re- tai graafista, staattista tai dynaamista, virallista tai epävirallista,
quested -- and may use a variety of media such as paper or elec- vapaaehtoista tai vaadittua. Siinä voidaan käyttää vaihtelevia
tronic means. Communication may take place in conversations, välineitä kuten paperia tai sähköisiä apukeinoja. Viestintää tapah-
meetings, workshops and conferences, or by exchanging reports tuu keskusteluissa, kokouksissa, ryhmätöissä ja konferensseissa,
or meeting minutes. tai vaihtamalla raportteja tai pöytäkirjoja.
The project, programme and portfolio management prepares a Projektin, ohjelman ja salkunjohto laatii viestintäsuunnitelman.
communication plan.
A document listing who will get what and when, can be a useful Dokumenttiluettelo, jossa on kuvattu kuka saa mitä ja milloin, voi
tool to ensure effective communication. olla hyödyllinen väline tehokkaan viestinnän varmistamiseksi.
It is important to consider confidentiality in relation to communica- Viestinnän luottamuksellisuus on tärkeä näkökohta. Luottamuk-
tion. If confidential information is directly or indirectly communi- sellisen tiedon viestintä suoraan tai epäsuorasti jollekin, jonka ei
cated to someone who should not know it, then the project or the pitäisi saada sitä, voi vaikuttaa epäsuotuisasti projektiin tai linja-
permanent organisation may be adversely affected. Some typical organisaatioon. Tyypillisiä esimerkkejä, joihin liittyy luottamuksel-
examples of confidential information include industrial secrets, lisista tietoa ovat mm. teolliset salaisuudet, markkinatieto ja teki-
marketing information, and intellectual property. jänoikeus.
The management of meetings includes the preparation for the Kokousten johtaminen sisältää valmistautumisen kokoukseen,
meeting, the conduct of the meeting, reporting the meeting and kokouskäytännöt, kokouksesta raportoinnin ja kokouksessa sovit-
following up the actions that result from it. tujen toimenpiteiden seurannan.
In portfolios, the phase structure is normally replaced by time Salkuissa vaiherakenne korvataan normaalisti ajan jaksoilla jotka
intervals, typically related to budgeting and/or the business plan- tyypillisesti liittyvät budjetoinnin ja/tai liiketoiminnan suunnittelun
ning and delivery cycle. An annual planning and delivery calen- tapahtumiin. Vuosisuunnittelu ja toimituskalenteri yhdessä strate-
dar, with key meetings and decision points identified for strategic, gian, resurssien ja budjetin suunnitteluun ja valvontaan liittyvien
resource and budget planning and control is the norm. Close in- tärkeiden kokousten ja päätöspisteiden kanssa on normaali käy-
teraction between project, programme and portfolio management täntö. Tiivis vuorovaikutus projektin-, ohjelman- ja salkunjohdon
is crucial to ensure senior management endorsement for the pro- välillä on keskeistä ylimmän johdon hyväksynnän varmistamisek-
jects, programmes and portfolios. si.
After the decision to continue with the programme or project, the Ohjelman tai projektin jatkamispäätöksen jälkeen käynnistetään
start-up of the next phase is carried out with the following in mind: seuraavan vaiheen toteutus pitäen mielessä: ohjelman/projektin
the specific objectives for the next phase of the programme/ pro- seuraavan vaiheen omat tavoitteet; tarvittavat organisatoriset
ject; any organisational changes necessary; the need to reconfirm muutokset; tarve vahvistaa tai muuttaa ohjelman / projektin pe-
or modify the programme/ project charter and programme/project rustamiskirjaa ja projektisuunnitelmia; yksityiskohtaisen aika-
management plans; updating the detailed time schedule and cost aikataulun ja kustannussuunnitelman päivittämisen; ja resurssien
plan; and engagement with the resources. kiinnittämisen.
Where there are phase time limits, a programme/project transition Ohjelman-/projektinjohto hoitavat siirtymisen vaiheesta toiseen.
process should be managed by the programme/project manage-
ment team.
Each phase of a project or sub-project should be formally closed Kukin projektin tai osaprojektin vaihe pitää virallisesti sulkea arvi-
with an evaluation and documentation of the phase carried out, oimalla ja dokumentoimalla toteutettu vaihe, tarkastamalla, että
checking that objectives have been achieved and customer ex- tavoitteet on saavutettu ja asiakasodotukset täytetty. Ehdotuksia
pectations met. The proposals for the next phase(s) of the project projektin seuraavista vaiheista pitää arvioida ja jättää asiat pää-
should be reviewed and any issues requiring a decision submitted tettäviksi elimille, joilla on asianomaiset valtuudet.
to the appropriate body for authorisation.
For the close-out of the project or programme, where a formal Projektin tai ohjelman lopettaminen, josta on allekirjoitettu viralli-
contract has been signed, considerations include transfer of re- nen sopimus, sisältää vastuiden siirron toimittajalta projektin
sponsibilities from the contractor to the project owner, the com- omistajalle, takuuajan alkamisen ja laskutettavat loppumaksut.
mencement of the warranty period and the final payments that Luovutusdokumentaatio (tunnettu myös 'kuten toteutettu' doku-
need to be invoiced. Hand- u- mentaationa) pitää tuottaa ja kouluttaa henkilöt, jotka käyttävät
mentation needs to be produced and training provided to those projektin tuloksia. Nämä ovat välttämättömiä, jotta varmistettaisiin
who will use the project results. These are essential to ensure projektin tai ohjelman toteuttaman investoinnin hyötyjen toteutu-
that the benefits of the investment made in the project or pro- minen.
gramme are realised.
Project results and experience gained are evaluated and lessons Saatuja tuloksia ja kokemuksia arvioidaan ja kokemukset doku-
learned are documented so that they can be used to improve mentoidaan niin, että niitä voidaan hyödyntää tulevissa projek-
future projects. The members of the project team will be required teissa. Projektiryhmän jäsenet tulee virallisesti vapauttaa tehtävis-
for new assignments and should be formally released from their tään ja vastuistaan uusiin projektitoimeksiantoihin.
roles and responsibilities.
Näiden käytöspätevyyden elementtien merkitys voi ja tulee erota tilanteesta riippuen. Projektin
u-
entit täytyy huomioida ja siksi projektin erityistilanteesta johtuen
käyttäytyminen saattaa olla erilaista.
Leadership is required throughout the life of a project. It is particu- Johtajuutta edellytetään läpi koko projektin elinkaaren. Erityisen
larly important when a project encounters problems, when tärkeää se on, kun projekti kohtaa ongelmia, kun vaaditaan muu-
change is required or where there is uncertainty about a course of tosta tai kun on epävarmuutta toimintalinjasta. Johtajuutta tarvi-
action. taan käytettäessä kaikkia projektipäällikön pätevyyksiä siten, että
competences in a way that they can be seen and embraced by ryhmä voi nähdä ja omaksua ne.
the team.
Besides displaying leadership with the project team, the project Johtajuuden osoittamiseksi projektiryhmässä, projektipäällikkö
manager needs to be seen as a leader in representing the project tulee nähdä johtajana, joka on projektin edustaja ylemmälle joh-
to senior management and other interested parties. dolle ja muille sidosryhmille.
The project manager must know what leadership styles exist and Projektipäällikön tulee tuntea eri johtamistyylit ja päättää mikä on
decide which one is appropriate for the project, the team being tarkoituksenmukaisin tyyli kussakin projektin tilanteessa, kun joh-
managed and when dealing with senior management and inter- detaan ryhmää ja ollaan tekemisissä ylimmän johdon ja sidos-
ested parties, in all types of situations. The leadership style ryhmien kanssa. Omaksuttu johtamistyyli käsittää käytösmallit,
adopted includes patterns of behaviour, communication methods, viestintätavat, asenteet ristiriitoja ja arvosteluja kohtaan, ryhmän-
attitude about conflicts and criticisms, ways of controlling team jäsenten käytöksen valvontatavat, päätöksentekoprosessit ja de-
legoinnin määrän ja tavan.
amount and type of delegation.
2.0.1 JOHTAJUUS
Hänellä on visio, ilmaisee sen hyvin selkeästi, tukee Voi olla itsekäs, muuttaa suuntaa helposti, hänellä
sitä hyvin ja pystyy toteuttamaan sen ei ole mitään visiota, ei tue ideoita
Hänellä on luonnollinen auktoriteetti, ihmiset kuunte- Tuo esiin jatkuvasti omia näkemyksiään, ihmiset
levat häntä ja heillä on luottamus häneen epäilevät häntä
Delegoi tyylillä SMART (Specific, measurable, ac- Ei johda SMART-periaatteita käyttäen ja rajoittaa
hievable, realistic, time-bound) työpaketit ryhmän alaisten toimintalaajuutta pakottamalla ja valvomal-
jäsenille, joilla on tarvittava kyvykkyys ja antaa heille la heitä
toimintavapauden
Osaa palkita ja ryhtyä korjaaviin toimenpiteisiin ryh- Ei palkitse ja ryhtyy korjaaviin toimenpiteisiin vää-
män jäsenten hyväksymillä tavoilla rällä tavalla tai sopimattomassa ympäristössä
Ottaa kokonaisvastuun, delegoi vastuita ja tehtäviä Siirtää kaikki vastuut ja tavoitteet suoraan ryhmän
vastaavasti jäsenille
Varmistaa projektin tavoitteet ja suojelee ryhmän Syyttää ryhmän jäseniä ja sallii muilta tulleiden
jäseniä neuvoteltaessa muutoksista paineiden muuttaa tavoitteita, tehtäviä tai projektin
määrittelyä
Valvoo ryhmän jäsenten käyttäytymistä tietoisella ja Hänellä ei ole selkeää mielikuvaa valvontatoimen-
rakentavalla tavalla, pitää yllä järjestystä ja antaa piteiden vaikutuksesta, korostaa ajanpuutetta, vält-
aikaa kommunikoinnille tää keskustelua
Sitouttaa ryhmän jäsenet päätöksiin tai hänellä on Päättää kaikesta itse eikä tiedota päätöksistä ryh-
pätevät syyt tehdä päätöksiä yksin män jäsenille
Omaksuu johtamistyylin, joka on ominainen tietylle Johtaa aina ennustettavissa olevalla tavalla ja puo-
ryhmälle ja työtilanteelle, on avoin palautteelle lustaa omaa johtamiskäyttäytymistään
Toimii esimerkkinä ja on ryhmän ja muiden sidos- Muut eivät pidä käyttäytymistä asianmukaisena, ei
ryhmien tunnustama johtaja osoita johtajuutta ryhmän tai muiden sidosryhmien
osalta
Toimii ja puhuu hillitysti, muotoilee vastaukset hyvin Puhuu liian nopeasti, käyttää keskeneräisiä lausei-
ja arvovallalla ta ja käyttää sopimattomia eleitä tai kehonkieltä
Pysyy rauhallisena kriisin aikana, välttää paniikkia Joutuu paniikkiin ja menettää itsehillinnän
Engagement with and motivation of the individuals involved in the Projektiin osallistuvien yksilöiden sitoutumisen ja motivaation täy-
project has to be honest and will then result in a good working tyy olla rehellistä. Silloin se johtaa hyvään työilmapiiriin ja kohon-
atmosphere and increased productivity of both individuals and the neeseen tuottavuuteen sekä yksilöjen että koko ryhmän osalta.
team as a whole. Motivating an individual requires the project Yksilön motivoituminen vaatii, että projektipäällikkö on tietoinen
henkilön taidoista ja kokemuksesta, henkilökohtaisista asenteista,
personal attitudes, circumstances and their intrinsic motivations. olosuhteista ja luontaisesta motivaatiosta.
Suhtautuu myönteisesti aloitteisiin ja edistää muiden Rajaa ihmiset määriteltyihin tehtäviin; ei tunnista
sitoutumista aloitteita. Ei delegoi, ottaa kunnian itselleen ja syyt-
tää muita
On innostunut ja positiivinen, tekee työtä hymyillen Hermostuttaa ihmisiä, keskittyy etupäässä ongelmiin
ja on palvelusuuntautunut kadottamatta näkymää ja riskeihin tai on innostunut, mutta kadottaa näky-
projektin tavoitteista vistään projektin tavoitteet
Suhtautuu myönteisesti kritiikkiin sitoutumisen merk- Ei kestä kritiikkiä, eikä käännä sitä projektin eduksi
kinä
Antaa vastuuta muille ja delegoi valtaa, ottaa vas- Ei delegoi, ottaa kunnian itselleen, syyttää muita
taan moitteen, jakaa kunnian
The project manager is responsible for maintaining an awareness Projektipäällikön vastuulla on olla tietoinen ryhmän stressitasoista
of the stress levels in the team and taking appropriate remedial ja hänen tulee ryhtyä asianmukaisiin korjaaviin toimenpiteisiin
action to pre-empt any situation where it is likely to get out of con- estääkseen tilanteen luisumisen pois hallinnasta. Mikäli jonkun
trol. Where there is a loss of self-control, the project manager itsehillintä pettää, projektipäällikön täytyy ryhtyä asianmukaisiin
must take appropriate action with the individual concerned while toimenpiteisiin kyseisen henkilön suhteen säilyttäen samalla
keeping his own self-control. oman itsehillintänsä.
The effective use of your resources leads to successful manage- Resurssien tehokas käyttö johtaa onnistuneeseen oman elämän
ment of your life and an appropriate balance between work, fami- hallintaan ja sopivaan tasapainoon työn, perheen ja vapaa-ajan
ly and leisure time. Stress can be systematically managed with kesken. Stressiä voidaan systemaattisesti hallita asianmukaisen
the appropriate knowledge, experience and methods. The project tiedon, kokemuksen ja menetelmien avulla. Projektipäällikkö on
manager is responsible for his self control, the way he exerts vastuussa omasta itsehillinnästään, tavasta hallita itseään ryhmä-
self-control in teamwork and the self-control of the team mem- työssä, ja ryhmän jäsenten itsehillinnästä.
bers.
2.03 ITSEHILLINTÄ
Vastaa positiivisesti rakentavaan kritiikkiin, reagoi hilli- Loukkaantuu tai suuttuu kritiikistä, reagoi aggres-
tysti henkilökohtaisiin hyökkäyksiin, antaa anteeksi siivisesti hyökkäyksiin, reagoi usein tunteellisella ja
hallitsemattomalla tavalla; kantaa kaunaa muita
kohtaan
Kykenee keskustelemaan asioista ryhmässä, sovitte- Jättää huomioimatta ristiriidat; ei ole tietoinen siitä,
lee, keskustelee mitä epävirallisesti tapahtuu, lietsoo erimielisyyttä
Tukee rakentavaa väittelykulttuuria ryhmässä, tavoit- Vähättelee ristiriitoja, käyttää valtaa, murskaa vas-
telee aina kiihkeästi yksimielisyyttä muiden kanssa takkaisia mielipiteitä, alistaa muita
Puhuu avoimesti ja rehellisesti omista ja muiden Ei myönnä stressiä eikä ota oireita vakavasti
stressitilanteista
Persuasiveness is the ability to achieve consensus on common Vakuuttavuus on kyky saavuttaa yksimielisyys yhteisistä tavoit-
goals, through debate or force of argument. Persuasiveness can teista keskustelun tai vahvojen perustelujen avulla. Vakuuttavuus
help ensure that worthy ideas are heard and implemented; i.e. the voi auttaa varmistamaan, että arvokkaita ideoita kuullaan ja toteu-
ideas that help achieve project objectives. tetaan; eli niitä ideoita, jotka auttavat saavuttamaan projektin ta-
voitteita.
Persuasiveness is needed to induce others to undertake the Vakuuttavuutta tarvitaan, jotta saadaan muut toimimaan sen toi-
course of action the project manager needs to follow in pursuing mintalinjan mukaisesti, jota projektipäällikön tulee seurata projek-
the interests of the project. tin etujen tavoittelussa.
Assertiveness and persuasiveness need to be exerted by the Itsevarmuutta ja vakuuttavuutta projektipäällikön tulee käyttää läpi
project manager throughout the life of the project. koko projektin elinkaaren.
2.04 ITSEVARMUUS
In any project, stressful situations will inevitably occur. This can Kaikissa projekteissa esiintyy väistämättä stressaavia tilanteita.
make differences or irritations between individuals suddenly erupt Tämä voi aiheuttaa erimielisyyttä tai ärtymystä yksilöiden välillä,
into the open, such that the situation can become hostile and mikä yhtäkkiä purkautuessaan voi johtaa tilanteeseen, joka on
threaten the outcome of the project. A project manager should haitallinen ja uhka projektin tulokselle. Projektipäälliköllä pitää
take a proactive stance to anticipate such situations and minimise ajatella ennakoivasti, jotta hän voisi ennustaa sellaisia tilanteita ja
their impact. minimoida niiden vaikutusta.
Team building and social events involving the whole team can Ryhmän kehittäminen ja koko ryhmää koskevat vapaa-ajan ta-
also aid relaxation. pahtumat voivat myös edistää rentoutta.
The project manager needs to ensure that he and team members Projektipäällikön on varmistettava, että hän ja ryhmän jäsenet
maintain an appropriate balance of work, family, and leisure. ylläpitävät työn, perheen ja vapaa-ajan oikeaa tasapainoa.
2.05 RENTOUS
Pystyy lievittämään kuumentunutta tilannetta oikeal- Pääty pahentamaan tilannetta olemalla tulematta
la hetkellä väliin oikealla tavalla tai oikealla hetkellä
Ylläpitää jatkuvaa tietoisuutta mahdollisista esiin tu- Ei huomaa, jos joku menee hullusti, ei ole luova so-
levista vaikeista tilanteista, suorittaa odottamattomia vitteluissaan tai soveltaa vain perinteisiä menetelmiä
ja poikkeavia väliintuloja optimaalisten tulosten saa-
Kykenee tarkkailemaan omaa hyvinvointiaan ja käyt- Ei arvioi omaa kuntoaan eikä kykene tekemään vält-
tää itserentoutustekniikoita ennen kuin stressi vaatii tämättömiä toimenpiteitä
veronsa
Budjetoi ja suunnittelee työtehtävien rinnalle ryhmän Budjetit ja suunnitelmat ovat ainoastaan itse työtä
kehitystä, sekä sosiaalisia ja vapaa-ajan tapahtumia varten
The project manager needs to decide his policy in relation to Projektipäällikön pitää päättää oma avoimuuspolitiikkansa. Onko
openn l- hänellä 'avointen ovien' politiikkaa, jossa hän on aina ryhmän
e- äsnä l-
läpitääkseen näkyvyyttä ja pitääkseen yhteyttä ryhmänsä jäse-
his team members? How much information does he share with niin? Miten paljon tietoa hän jakaa ryhmän jäsenten kanssa?
the team members? The normal policy would be to share all the Normaali politiikka olisi jakaa kaikki se tieto, jonka hän voi, paljas-
information he can without divulging confidences or secrets. Are tamatta luottamuksellisia tai salaisia tietoja. Onko olemassa kult-
there cultural reasons why openness would be inappropriate? tuurisia syitä, miksi avoimuus olisi sopimatonta?
The project manager also needs to be open to issues such as Projektipäällikön on myös oltava avoin sellaisille asioille kuten
avoiding discrimination on the grounds of age, gender, sexual syrjinnän välttäminen iän, sukupuolen, seksuaalisen suuntautu-
orientation, religion, cultural differences, or disability. misen, uskonnon, kulttuuristen erojen tai vammaisuuden perus-
teella.
Possible process steps:
1. Develop a policy in relation to openness. Mahdolliset prosessivaiheet:
2. 1. Avoimuuspolitiikan kehittäminen.
face-to-face encounters. 2. Työpäivän aloittaminen vapaamuotoisin keskusteluin puheli-
3. Welcome the information you receive and give your opinion mitse tai kasvokkain.
on the topic of conversation. 3. Saadun tiedon vastaanottaminen ja oman mielipiteen esittä-
4. Use open questions. minen keskusteluaiheesta.
5. Create opportunities to stimulate openness in the team. 4. Avointen kysymysten käyttäminen.
6. When you receive positive input, praise the person who gave 5. Mahdollisuuksien luominen ryhmän avoimuuden tehostami-
iated. seksi.
7. Learn from each situation and continue to improve your 6. Henkilön palkitseminen hänen positiivisesta panoksestaan
methods of openness. niin, että kaikki ovat tietoisia siitä, että sitä arvostetaan.
7. Kustakin tilanteesta oppiminen ja oman avoimuuden jatkuva
parantaminen.
Key competence at level:
A Has demonstrated openness effectively with the programme Keskeinen pätevyys tasolla:
and project managers, within the context of the project and A Avoimuuden tehokas osoittaminen projekti- ja linjaorganisaa-
the permanent organisation. The candidate has guided (sub) tiossa yhdessä ohjelma- ja projektipäälliköiden kanssa. Kan-
programme and/or project managers in their development of didaatti on opastanut (ali) ohjelma- ja/tai projektipäälliköitä
openness. The candidate has also been involved in imple- avoimuuden kehittämisessä. Kandidaatti on myös osallistu-
menting openness in projects or programmes. nut avoimuuden toteuttamiseen projekteissa tai ohjelmissa.
B Has demonstrated openness effectively in complex project B Avoimuuden tehokas osoittaminen monimutkaisissa projekti-
situations and within the context of the project. The candidate tilanteissa ja projektin toteutusympäristön puitteissa. Kandi-
has guided (sub) project managers in their development of daatti on opastanut (osa) projektipäälliköitä avoimuuden ke-
openness. hittämisessä.
C Has demonstrated openness effectively in non-complex pro- C Avoimuuden tehokas osoittaminen vähemmän monimutkai-
ject situations. sissa projektitilanteissa.
D Has the required knowledge concerning openness. D Tietää mitä on avoimuus.
2.06 AVOIMUUS
On avoin ikä-, sukupuoli-, sukupuolisten suuntautu- Ei huomioi ikää, sukupuolta, sukupuolista suuntau-
mis-, uskonto- ja kulttuurieroille tai vammaisuudelle tumista, uskontoa, kulttuuria tai vammaisuutta
Rohkaisee avoimuutta olemalla miellyttävä työ- Haittaa avoimuutta olemalla huolimaton siisteyden ja
kumppani ja kiinnittämällä huomiota henkilökohtai- asun suhteen ja hänen kanssaan on epämiellyttävää
seen siisteyteen ja pukeutumiseen tehdä työtä
Avoin ja myönteinen asenne, on realistinen optimisti On pessimistinen, sulkee silmänsä muilta, on etäi-
nen
Hallitsee aktiivisesti sidosryhmiä, ylläpitää muodolli- Ei hallitse sidosryhmiä, välttää yhteyksiä osallistuviin
sia ja epävirallisia yhteyksiä osallistuviin osapuoliin osapuoliin, ei aikaa arkisiin asioihin
Hyväksyy kaikki ryhmän jäsenet, sietää ja aktivoi Antaa muiden tuntea hänen vastenmielisyytensä,
muiden mielipiteitä ryhmässä ja edistää aktiivista tuntee vain konseptin; on sitä mieltä, että hän tietää
osallistumista kaiken paremmin kuin muut eikä hae mielipidettä
The project manager needs to foster processes in the team to Projektipäällikön pitää tehostaa ryhmän prosesseja tarkoituksella
stimulate, record, evaluate and act upon any creative ideas the kannustaa, kirjata, arvioida ja tuoda esiin niitä ryhmän luovia ide-
team come up with which can be of benefit to the project. Crea- oita, jotka voivat olla eduksi projektille. Luovat ideat vaativat
tive ideas often require the originator to sell them to the project usein, että niiden luoja myy ne projektiryhmälle, ennen kuin ne
team before they are accepted. Others in the team will often hyväksytään. Usein muut ryhmässä kannattavat ideaa ja jalosta-
champion the idea and refine it so that it gains greater ac- vat sitä, niin että se saavuttaa laajemman hyväksynnän. Luovuus
ceptance. Creativity is one of the prime competences for project on yksi projektin onnistumisen todellisista pätevyyksistä. Se aut-
success. It helps the project manager to overcome problems and taa projektipäällikköä pääsemään eroon ongelmista ja motivoi
motivates the team to work together in developing the creative ryhmää kehittämään yhdessä toimivaa ratkaisua luovalle idealle.
idea into a workable solution.
When problems arise in the project, the project manager needs to Kun projektissa esiintyy ongelmia, projektipäällikön tulee päättää
judge whether a creative approach is appropriate in finding a so- onko luova lähestymistapa mielekäs ratkaisun löytämiseksi. Mikä-
lution. Where a creative approach is appropriate, he needs to li luova lähestymistapa on järkevä, hänen tulee päättää mitä me-
netelmiä käytetään. Aivoriihi saattaa olla käyttökelpoinen mene-
appropriate, where members of the project team and others in the telmä. Siinä projektiryhmän ja organisaation muut jäsenet, jotka
organisation who might be able to contribute meet to have their saattavat kyetä auttamaan, kokoontuvat tuottamaan ja myöhem-
ideas captured and subsequently evaluated. The most promising min arvioimaan ideoita. Tällöin lupaavimpia ideoita jatkojaloste-
ideas are then further refined and the best chosen. Whatever taan ja valitaan parhaat. Mitä tahansa menetelmää käytetäänkin
method is used in finding a creative solution, it involves looking at luovan ratkaisun löytämiseksi niin se käsittää asian tarkastelun eri
the issue from different perspectives, combining tools, näkökulmista, työkalujen, tiedon, maalaisjärjen, intuition ja koke-
knowledge, common sense, intuition and experience and apply- muksen yhdistämisen ja niiden ja soveltamisen.
ing them.
2.07 LUOVUUS
On optimistinen sen suhteen, että uudet ideat johta- Hylkää ideoita ei toteutettavissa olevina arvioimatta
vat käyttökelpoisiin ratkaisuihin niitä
Löytää ratkaisuja uusilla alueilla soveltamalla uusia Ei voi hyväksyä uusien konseptien tai työkalujen
konsepteja, työkaluja ja maalaisjärkeä käyttöä tapana voittaa vaikeita ongelmia; ei käytä
maalaisjärkeä
Innostaa ihmisiä esittämään ideoita, tunnistaa mah- Etsii aina koeteltuja ratkaisuja; paheksuu epävar-
dollisuuksia ja organisoi harmonisen prosessin luo- muutta ja ei hallitse tarkoituksenmukaista prosessia
van ratkaisun löytämiseksi luovan ratkaisun löytämiseksi
Käyttää poikkeuksellisia lähestymistapoja projektin Hyväksyy aina vallitsevan tilan, vaikka projekti olisi
hyväksi. Tekee luovia päätöksiä pienentääkseen ris- panoksena. On vastahakoinen riskejä kohtaan.
kiä.
Project results may be clustered into project results, customer Projektin tuloksia voidaan ryhmitellä projektituloksiin, asiakastu-
results, people results and results applicable to other parties in- loksiin, ihmistuloksiin ja muille osapuolille soveltuviin tuloksiin.
volved. This way the different results required by various interest- Tällä tavoin eri sidosryhmien vaatimat erilaiset tulokset voidaan
ed parties can be defined at the outset of the project. The project eritellä projektin alussa. Projektipäällikön täytyy hallita näitä tulok-
manager has to manage these results to deliver satisfactory solu- sia toimittaakseen tyydyttäviä ratkaisuja.
tions.
This competence in project management behaviour is closely Tämä projektinjohtamisen käytöspätevyys liittyy läheisesti projek-
linked to project success. The project manager is not paid be- tin onnistumiseen. Projektipäällikölle ei makseta siitä, että hän
cause he works hard, nor for the plans or reports he produces or tekee kovasti töitä eikä hänen tuottamista suunnitelmista tai ra-
for the fact that everybody works hard. He is paid to realise the porteista, eikä siitä, että jokainen tekee kovasti töitä. Hänelle
project results. To deliver the results required by the relevant in- maksetaan projektin tulosten toteuttamisesta. Toimittaakseen
terested parties, the project manager has to find out what the oleellisten tulosryhmien vaatimat tulokset, projektipäällikön täytyy
different participants in the project would like to get out of it for oivaltaa, mitä projektin eri osapuolet haluaisivat saada siitä irti
themselves. The project manager has to manage the deployment itselleen. Projektipäällikön täytyy hallita ryhmän jäsenten hyväksi-
and the development of the team members taking their expecta- käyttö ja kehittäminen ottaen huomioon heidän odotuksensa.
tions into account.
2.08 TULOSSUUNTAUTUNEISUUS
Etsii aina sellaisia ratkaisuja ongelmiin, ettei suunni- Ei ole luova ratkaisujen löytämisessä ongelmiin.
telmaa tarvitse muuttaa Kääntää jokaisen ongelman muutokseksi.
Pitää silmällä uusia kehityksiä ja tilaisuuksia (esim. Pysyttelee tavanomaisten rajojen sisällä ja menettää
uusi teknologia, markkinat, kilpailijat jne.), jotka vai- projektiin vaikuttavan olennaisen uuden kehityksen
kuttavat projektiin ja reagoi asian vaatimalla tavalla ja mahdollisuudet.
Pitää silmällä yksityiskohtaa mutta ei laajemman ko- Ei ole silmää oleellisille yksityiskohdille.
konaisuuden kustannuksella Ei näe metsää puilta.
To ensure efficient use of all resources available to the project, Kaikkien projektin resurssien tehokkaan käytön varmistamiseksi
there needs to be detailed planning, scheduling and cost estimat- tarvitaan kaikkien tehtävien yksityiskohtaista suunnittelua, ajoit-
ing of all activities. To ensure that results meet expectations, effi- tamista ja kustannusten arviointia. Tehokkuuden täytyy olla osa
ciency must be part of the culture of the organisation, the project organisaation, projektipäällikön ja ryhmän kulttuuria, jotta varmis-
manager and the team. tetaan se, että tulokset vastaavat odotuksia.
If necessary, efficiency can often be improved by training and Tarvittaessa koulutus ja valmennus voivat parantaa tehokkuutta.
coaching.
2.09 TEHOKKUUS
Osaa delegoida tehtäviä ja luottaa muihin; toteuttaa Yrittää suorittaa tehtävät itse ja ei luota muihin.
poikkeamajohtamista Ei delegoi.
Hallitsee asianmukaisesti muutoksia, tiedottaa mah- Lupaa uutta toiminnallisuutta tai uusia tuloksia var-
dollisimman aikaisin suunnitelman toteutumatto- mistamatta, että muutokset voidaan saavuttaa ja/tai
muudesta, tekee ehdotuksia ja tarjoaa vaihtoehtoja. antamatta lisäresursseja. Esittää suunnitelman odot-
tamattomat muutokset johdolle liian myöhäisessä
vaiheessa. Johtaminen ei tunnu olevan hallinnassa.
On täsmällinen kokouksien aloittamisissa ja päättää Saapuu kokouksiin myöhässä, antaa niiden jatkua
ne mahdollisimman pian kauemmin kuin on välttämätöntä
Tavoittelee kiihkeästi jatkuvaa parantamista; innos- Ei ole mitään silmää tai kiinnostusta parannuksia
taa ihmisiä löytämään parannuksia koko ajan kohtaan; on vähään tyytyväinen
Huomaa resurssien ei-optimaalisen käytön ja ryhtyy Ei välitä saamattomuudesta, eikä reagoi varoitus-
korjaaviin toimenpiteisiin merkkeihin
Käyttää tehokkuutta tehokkaalla tavalla On tehokas väärissä asioissa, saa ihmiset tekemään
virheitä
Logical questions and solutions can be communicated more easi- Loogiset kysymykset ja ratkaisut voidaan keskustella helpommin
ly in the project organisation. They should lead to more foreseea- projektiorganisaatiossa. Niiden pitäisi johtaa ennalta arvattavam-
ble and manageable results. Structures and logic underpin project piin ja hallittavampiin tuloksiin. Rakenteet ja johdonmukaisuus
management, but can also make the process more difficult if they tukevat projektinjohtamista, mutta voivat myös tehdä prosessin
are applied too rigidly. vaikeammaksi, jos niitä sovelletaan liian tiukasti.
2.10 KONSULTOINTI
Vastakkainasettelua käytetään vain viimeisenä kei- Välttää vastakkainasettelua tai loukkaa ihmisiä ole-
nona johdonmukaisuuteen ja tosiasioihin perustuen malla aggressiivinen vastakkainasettelutilanteissa
Huomauttaa muiden huonosta käytöksestä hienotun- Hyväksyy huonon käytöksen tai on sitä mieltä, että
teisesti, arvostelee muita rakentavasti hän tietää kaiken paremmin kuin muut; rankaisee ja
nöyryyttää muita
Suhtautuu positiivisesti rakentavaan kritiikkiin, reagoi Loukkaantuu kritiikistä, reagoi aggressiivisella, tun-
hillitysti hyökkäyksiin, antaa anteeksi teellisella, hallitsemattomalla tavalla; kantaa kaunaa
Tukee konsultoivan kulttuurin synnyttämistä ryhmäs- Laiminlyö ristiriitoja, käyttää valtaa, tuhoaa vastak-
sä, pääsee yksimielisyyteen muiden kanssa kaisia mielipiteitä ja alistaa muita
Tekee johdonmukaisia ja perusteltuja päätöksiä ja Välttää päätöksiä tai päättää ilman riittävää konsul-
selittää päätöksiä hyvin tointia ja selitystä
Esittää syyt lyhyesti, selvästi ja johdonmukaisesti Esittää asiat pitkästi, hukkaa asian ytimen, on epä-
looginen tai kertoo tarinoita
Tuo ryhmään energiaa ja hyödyntää kaikkien ryh- Työskentelee etupäässä yksin tai muutamista läheis-
män jäsenten energiaa ten henkilöistä koostuvan esikunnan kanssa
Hänellä on kestävyyttä löytää ratkaisuja ja on todella Ei ajattele kokonaisvaltaisesti, viivyttelee, jättää vas-
kiinnostunut osallistuvista ihmisistä taväitteet huomiotta ja teeskentelee, että on aikapula
On hyvin valmistautunut ja informoitu. Kykenee joh- Ei valmistaudu eikä ole informoitu ja ei osaa johtaa
tamaan jäsentynyttä keskustelua. kunnon keskustelua
Project negotiations should be conducted with due regard to each Projektineuvotteluja pitäisi johtaa kunnioittamalla kunkin osapuo-
-win situation is the desirable len etuja ja mielipiteitä. Avoimella tavalla johdettu voittaja voitta-
result, conducted in an open manner. However, it should be rec- ja tilanne on toivottava. Kuitenkin tulisi huomioida, että jotkut neu-
ognised that some negotiations are very political and/or commer- vottelut ovat hyvin poliittisia ja/tai kaupallisia ja että usein täytyy
cial and that compromises often have to be reached which may tehdä kompromisseja, mikä ei saata täysin tyydyttää kaikkia osa-
not leave all parties totally satisfied. puolia.
The project manager should try to establish and maintain good Projektipäällikön pitäisi yrittää saada aikaan ja ylläpitää hyviä
relations between all parties and maintain this throughout the suhteita kaikkien osapuolten kesken ja ylläpitää niitä läpi koko
negotiation process. neuvotteluprosessin.
2.11 NEUVOTTELU
Auttaa aktiivisesti välttämään ja korjaamaan sopima- Etsii syyllisiä osapuolia, syyttää muita
tonta käyttäytymistä
Tähtää kummankin osapuolen win win -tilantee- Ei kunnioita muiden etuja, pyrkii win loose -tilan-
seen; toimii synnyttääkseen pitkäikäisiä liiketoiminta- teeseen; on lyhytjänteinen liiketoiminta- tai työsuh-
tai työsuhteita teissa
Osaa ilmaista itseään tehokkaasti ja selvästi, välttää Hukkaa perusteluiden punaisen langan
tarpeetonta yksityiskohtaisuutta
Luo oikean ilmapiirin neuvottelua varten. Luo epämukavan ilmapiirin neuvotteluissa. Neuvot-
Neuvottelee oikeudenmukaisella ja tasapainoisella telee ainoastaan omasta näkökulmastaan; tasapai-
tavalla. noinen lähestymistapa puuttuu
Kunnioittaa muiden vaateita ja ehdotuksia ja keskus- Yrittää pakottaa toisen osapuolen hyväksymään hä-
telee sisältötasolla nen kantansa
Osaa keskustella ja selittää järkevästi oman kantan- Puolustaa omaa kantaansa pakonomaisesti eikä ole
sa menettämättä kasvojaan valmis tekemään kompromissia
On rehellinen ja vilpitön omien etujensa ja tavoit- Salaa omat mielenkiinnot eikä ole rehellinen ja avoin
teidensa suhteen
Tutkii mielenkiintoja ja havaintoja löytääksenne ra- Ottaa peräänantamattoman kannan alusta alkaen
kentavia ratkaisuja eikä anna periksi vaatimuksissaan
Yrittää ymmärtää muiden asemaa ja näkökulmaa, Puhuu väärinkäsityksistä eikä yritä ymmärtää mui-
kuuntelee huolellisesti den kantaa
A conflict is a clash of opposing interests or of incompatible per- Ristiriita on vastakkaisten etujen tai yhtyeensopimattomien per-
sonalities and may threaten the achievement of project objec- soonallisuuksien yhteentörmäys ja se saattaa uhata projektin
tives. Very often this erodes a good working environment and tavoitteiden saavuttamista. Hyvin usein tämä murentaa hyvää
may result in a negative effect for the individuals and companies työilmapiiriä ja saattaa vaikuttaa kielteisesti kyseisiin yksilöihin ja
concerned. Conflicts may occur between two or more people yhtiöihin. Ristiriitoja saattaa esiintyä kahden tai useamman henki-
and/or parties. lön ja/tai osapuolen välillä.
Transparency and integrity shown by the project manager acting Osapuolten välisessä ristiriidassa välittäjänä toimivan projekti-
as a dispassionate intermediary between parties in conflict will päällikön osoittama läpinäkyvyys ja rehellisyys auttavat suuresti
help enormously in finding acceptable solutions. People tend to hyväksyttävien ratkaisujen löytämisessä. Ihmiset ovat yleensä
be more accepting when they are sure that the project manager hyväksyväisempiä, kun he ovat varmoja siitä, että projektipäälli-
has only one interest: to resolve the conflict. köllä on vain yksi mielenkiinnon kohde: ratkaista ristiriita.
Potential means of resolving conflicts involve collaboration, com- Tarkoituksenmukaisia keinoja ristiriitojen ratkaisemiseksi ovat
promise, prevention or use of power. Each depends on achieving yhteistyö, kompromissi, torjunta tai vallan käyttöä. Kaikissa niissä
-operative on kysymys tasapainon saavuttamisesta oman ja muiden etujen
conflict management requires willingness to compromise välillä. Yhteistoiminnallinen ristiriitojen hallinta vaatii, että kaikki
amongst all parties. osapuolet ovat halukkaita tekemään kompromisseja.
The risk of conflicts that result from a group th n- On erityisen tärkeää projektin elinkaaren aikaisessa vaiheessa
- keskittyä erimielisestä ryhmästä johtuvien ristiriitojen aiheutta-
cycle. The project manager can escalate the problem to higher maan riskiin. Projektipäällikkö voi nostaa ongelman ylemmän
level management and ask them to appoint a non-partisan indi- johdon tasolle ja pyytää näitä nimittämään puolueeton yksilö toi-
vidual to arbitrate or involve an independent body acceptable to mimaan sovittelijana tai ottamaan mukaan itsenäisen elimen,
all parties to mediate and to achieve a solution that will be ac- jonka kaikki osapuolet hyväksyvät, toimimaan välittäjänä ja saa-
cepted as binding. vuttamaan sitova, hyväksytty ratkaisu.
A crisis in a project can be described as a time of acute difficulty, Kriisiä projektissa voidaan kuvata akuutin vaikeuden aikana, en-
more so than would arise just as a result of a conflict. At such nemminkin kuin ristiriidan tuloksena. Sellaisina aikoina vaaditaan
times a rapid response is required and skilled judgement needs to nopeaa reagointia ja taitavaa harkintaa kriisin arvioimiseksi, rat-
be applied to assess the crisis, define scenarios to solve the crisis kaisuvaihtoehtojen määrittelemiseksi, projektin turvaamiseksi ja
and secure the project and to decide whether to escalate the is- sen päättämiseksi mille tasolle ongelma nostetaan ja miten kor-
sue and how high this needs to go in the organisation. The pro- kealle organisaatiossa pitää mennä. Projektipäällikön täytyy heti
ject manager has to immediately inform the project owner. informoida projektin omistajaa.
The art of conflict and crisis management is to assess causes Ristiriidan ja kriisinhallinnan taitoa on se että osaa arvioida syitä
and consequences and obtain additional information for use in ja seurauksia ja hankkia lisätietoja mahdollisista ratkaisuista pää-
the decision making process to define possible solutions. This töksentekoprosessia varten. Tämä täytyy tehdä niiden ihmisten ja
has to be done against a background of people and organisations organisaatioiden taustaa vasten, jotka ovat vihaisia, tai paniikissa.
who are angry or in panic mode. In a minimum amount of time the Lyhyessä ajassa johtajan täytyy koota yhteen tiedot, punnita vaih-
manager has to pull the information together, weigh up the op- toehtoja tähdäten positiiviseen ja mieluimmin synergiseen ratkai-
tions, aiming for a positive, preferably synergistic solution and, suun, ja tärkeintä kaikesta, pysyä rauhallisena, hillittynä ja ystä-
most important, stay calm, controlled and friendly. In these cir- vällisenä. Näissä oloissa rentous sekä tasapainoinen harkinta
cumstances relaxation as well as balanced judgement are im- ovat tärkeitä laatutekijöitä.
portant qualities.
Käytösmallit:
2.12 RISTIRIIDAT JA KRIISIT
On helposti lähestyttävä, on aina riittävästi aikaa On aina kiireinen ja etäinen, johtaa vain muodollisia
kuunnella, tekee työtä ryhmän ja muiden sidosryh- kokouksia. Ei pidä yllä epävirallista tai sosiaalista
mien kanssa suhdetta ryhmään.
Suhtautuu positiivisesti rakentavaan kritiikkiin, reagoi Loukkaantuu tai suuttuu kritiikistä, reagoi hallitse-
hillitysti henkilötasoisiin hyökkäyksiin, antaa anteeksi mattomalla tavalla hyökkäyksiin, kantaa kaunaa
On oikeudenmukainen, hyväksyy muiden ehdotuk- Ajaa oman ehdotuksen läpi muiden kustannuksella,
sia, hyväksyy palautetta pahoittamatta mieltään hylkää rakentavan palautteen
Käyttää ristiriitoja projektin hyväksi Laiminlyö kyteviä ongelmia, ei ole valmis puolusta-
maan projektia loppuun asti
Projektin Johdon Pätevyys 3.0 National Competence Baseline 3.0 61
2.13 Reliability 2.13 Luotettavuus
Reliability means delivering what you have said you will to the Luotettavuus tarkoittaa, että toimitetaan aikataulussa ja sovitun
time and quality agreed within the project specification. Being laajuisena se, mitä on tullut luvattua projektin määrittelyssä. Ole-
reliable builds trust in others who know that you will live up to malla luotettava rakennetaan luottamusta muissa siihen, että teh-
what you have promised to do. Reliability covers responsibility, dään se, mitä on luvattu. Luotettavuus kattaa vastuun, oikean
correct behaviour, robustness and confidence. It implies minimis- käytöksen, päättäväisyyden ja luottamuksen. Se merkitsee vir-
ing errors as well as openness and consistency. Reliability is a heiden minimointia sekä avoimuutta ja johdonmukaisuutta. Luo-
characteristic that interested parties value highly. tettavuus on sidosryhmien suuresti arvostama ominaispiirre.
Reliability increases the chances of achieving the objectives and Luotettavuus lisää mahdollisuuksia saavuttaa tavoitteet ja motivoi
motivates all the people and groups involved in the project. It en- kaikkia ihmisiä ja ryhmiä, jotka osallistuvat projektiin. Se rohkai-
courages the team members to have self-control and self- see ryhmän jäseniä itsehillintään ja itseluottamukseen. Tällä ta-
confidence. This way some barriers and set-backs that occur voin voidaan jotkut projektiprosessin aikana esiintyvät esteet ja
during the project process may be avoided or dealt with more takaiskut välttää tai käsitellä helpommin.
easily.
2.13 LUOTETTAVUUS
Ottaa kokonaisvastuun, määrittelee osavastuut oi- Siirtää kaikki velvoitteet ja tavoitteet suoraan projek-
kealla tavalla tin omistajalta ryhmän jäsenille
A project manager will have his intrinsic set of values and will Projektipäälliköllä on oma sisäinen arvomaailmansa ja hän tuo
express those values in his dealings with project team members sitä julki kanssakäymisessään projektiryhmän jäsenten ja sidos-
and interested parties. He will also be receptive to the values of ryhmien kanssa. Hän on myös vastaanottavainen muiden häntä
others around him and encourage them to express those values ympäröivien ihmisten arvoille ja rohkaisee heitä tuomaan julki
in their dealings with him. niitä arvoja kanssakäymisissä hänen kanssaan.
The understanding of personal, organisational and society wide Henkilökohtaisten, organisatoristen ja yhteiskunnallisten arvojen
values is necessary to get a project plan accepted. A project laaja ymmärtäminen on välttämätöntä projektisuunnitelman hy-
manager who understands different values as well as differences väksyttämisen kannalta. Projektipäällikkö, joka ymmärtää erilaisia
in values between people involved in the project will be able to arvoja sekä projektiin osallistuvien ihmisten arvojen välisiä eroja,
organise and execute a project far more effectively than someone voi organisoida ja toteuttaa projektin paljon tehokkaammin kuin
se, joka ei ymmärrä.
Antaa riittävästi toimintavapautta alaisille, mikä an- Rajoittaa alaistensa toimintavapautta velvoittamalla
taa heille mahdollisuuden suorittaa työt heidän omil- ja valvomalla
la tavoillaan
Saa ryhmän jäsenet ja sidosryhmät osalisiksi pää- Tekee yksin päätöksiä eikä keskustele niistä ryhmän
töksiin, tai hänellä on hyvä syy tehdä päätöksiä il- jäsenten tai muiden osapuolten kanssa
man heidän osallistumistaan
Toimii esimerkkinä ja on tunnustettu johtajana Muut eivät suhtaudu hänen käyttäytymiseensä va-
kavasti ja asianmukaisesti
Pitää omat ja muiden edut tasapainossa Toimii omien etujensa mukaisesti ja laiminlyö mui-
den edut täydellisesti
For certain types of projects, there may be detailed regulations Tietyn tyyppisiä projekteja varten saattaa olla yksityiskohtaisia
that apply. The project manager will need to ensure that such sääntöjä, joita käytetään. Projektipäällikön tulee varmistua, että
regulations are fully complied with and no attempt made to take sellaisia sääntöjä täysin noudatetaan, ja ettei yritetä oikaista.
shortcuts.
Social and cultural differences can reveal differences in ethics. Sosiaaliset ja kulttuuriset erot voivat paljastaa eroja etiikassa.
There may be an issue of conflict of loyalty, where the organisa- Saattaa syntyä lojaalisuusristiriita, jos organisaatio painostaa
tion may pressure the project manager to follow a course of ac- projektipäällikköä seuraamaan toimintalinjaa, jota hän pitää epä-
tion that he considers to be unethical. The project manager eettisenä. Projektipäällikön pitäisi olla hyvin tietoinen siitä, että
should be very conscious as to whether he can live with these voiko hän elää näiden erimielisyyksien kanssa vai pitääkö hänen
differences or needs to resolve them. ratkaista ne.
In all instances, the project manager should act according to ac- Kaikissa tapauksissa projektipäällikön pitäisi toimia hyväksyttyjen
cepted codes of professional conduct. ammatillisten käytössääntöjen mukaisesti.
2.15 EETTISYYS
Ylläpitää rehellisyyttä ja on avoin koskien henkilö- Tekee kompromisseja eettisten rajojen yli, ei ole re-
kohtaista ja ammattietiikkaa hellinen eettisissä asioissa
Pitäytyy eettisissä arvoissa ja kunnioittaa niitä, jopa Jättää huomiotta eettisyyden tai toimii epäeettisesti
ristiriitojen tai kriisien aikana paineen alla
Elää aina sopimusten mukaisesti, ei väärinkäytä tie- Ei elä sopimusten mukaisesti, käyttää tietoa tai val-
toa tai valtaa taa väärin
On läpinäkyvä, vilpitön ja ehdoton eettisten sääntö- Ei ole avoin tai rehellinen tai on epäselvä eettisten
jen määrittelyssä sääntöjen asettamisessa
Osoittaa solidaarisuutta ryhmän jäseniä kohtaan ja Ei osoita mitään solidaarisuutta ja ei puolusta projek-
tarvittaessa puolustaa projektia tia, osoittaa uskollisuutta vain johtoa kohtaan
Osoittaa suosiota kokonaisuuden onnistumiselle en- Esittää onnistumisen omana saavutuksenaan, vä-
nemmin kuin omalle onnistumiselleen hättelee muiden panosta
Näiden käsitteiden ymmärtäminen tietyn projektitilanteen kannalta on mitä tärkein arvioinnin läh-
tökohta.
Projects Projektit
Are undertakings which are in principle characterised by a Ovat hankkeita, joita periaatteessa on luonnehdittu joukolla
unique set of parameters, such as objectives, clear delivera- ainutlaatuisia rajauksia kuten tavoitteet, selkeät tulokset, aika
bles, time and cost, project-specific organisation and by their ja kustannus, projektikohtainen organisaatio ja niiden eriyt-
differentiation from other operational activities. tämisellä muista toiminnoista.
Are endeavours in which human and material resources are Ovat ponnistuksia, jossa inhimilliset ja aineelliset resurssit
organised in a novel way, to undertake a unique scope of organisoidaan uudenlaisella tavalla suorittamaan annetun
work, of given specification, within constraints of cost and erittelyn mukainen, ainutkertainen työlaajuus kustannus- ja
time, following a standard life-cycle, so as to achieve benefi- aikarajojen puitteissa seuraten normaalia elinkaarta siten, et-
cial change defined by quantitative and qualitative objectives. tä saavutetaan määrällisten ja laadullisten tavoitteiden mää-
Are unique sets of co-ordinated activities, undertaken by an rittelemä hyödyllinen muutos.
organisation to meet specific objectives, with defined param- Ovat ainutlaatuinen joukko koordinoituja tehtäviä, joilla on
eters for the deliverables. määritellyt, rajatut tulokset ja jotka organisaatio on ottanut
Have attributes such as: novelty, complexity, legal con- tehdäkseen tyydyttääkseen tietyt tavoitteet.
straints, inter-disciplinary team work and work sharing. Sisältävät tuntomerkkejä kuten: uutuus, monimutkaisuus,
May be classified by their type, such as investment, R&D, laillisuusrajat, ammattialojen yhteistyö ja työn jakaminen.
organisational, or ICT (information and communication tech- Voidaan luokitella tyypeittäin, kuten investointi, T&K, organi-
nology) and other criteria such as internal/external or region- satorinen tai ICT (informaatio- ja viestintäteknologia), ja mui-
al/national/international. den kriteerien mukaan kuten, sisäinen/ulkoinen, tai paikalli-
nen/kansallinen/kansainvälinen.
Project Management (PM) is the planning, organising, monitoring Projektinjohtaminen on projektin suunnittelua, organisointia, seu-
and controlling of all aspects of a project and the management rantaa ja valvontaa kaikista eri näkökulmista sekä kaikkien osa-
and leadership of all involved to achieve the project objectives puolten hallintaa ja johtamista siten, että projektin tavoitteet saa-
safely and within agreed criteria for time, cost, scope and perfor- vutetaan turvallisesti ja hyväksyttyjen aika-, kustannus-, laajuus-
mance/quality. It is the totality of coordination and leadership ja suoritus-/laatukriteereiden puitteissa. Se on projektin koor-
tasks, organisation, techniques and measures for a project. It is dinointi- ja johtamistehtävien, organisaation, tekniikoiden ja toi-
crucial to optimise the parameters of time, cost and risk with other menpiteiden muodostama kokonaisuus. On tärkeää optimoida
requirements and to organise the project accordingly. aika-, kustannus- ja riskiparametrit muiden vaatimusten kanssa,
ja organisoida projektin sen mukaisesti.
A programme is a series of specific, interrelated undertakings Ohjelma on joukko tiettyjä, toisiinsa liittyviä hankkeita (projektit ja
(projects and additional tasks) which together achieve a number lisätehtävät), jotka yhdessä toteuttavat useita tavoitteita yhden
of objectives within one overall strategy or strategic goal. The kokonaisstrategian tai strategisen tavoitteen puitteissa. Ohjelma
programme identifies and manages the delivery of the benefits tunnistaa ja hallitsee organisaation odottamien hyötyjen toteutta-
that the organisation expects. mista
Programme management provides the framework for implement- Ohjelmanjohtaminen tarjoaa viitekehyksen strategioiden ja aloit-
ing strategies and initiatives. Usually the programme characteris- teiden toteuttamiselle. Tavallisesti ohjelman ominaispiirteitä ovat:
tics include: osaa projekteista, jotka ovat ohjelman osia, ei ole tunnistettu
some of the projects which are part of the programme have tai suunniteltu ohjelman alussa.
not been identified or planned at the start of the programme. ohjelman myöhäisemmät projektit riippuvat aikaisemman
later projects in the programme depend on the outcome of an projektin tuloksesta.
earlier project. loppupäivämäärät määritellään kohtina, joissa hyödyt ovat
end dates are defined as the point where the benefits are toteutuneet, tai milloin sitoumus tavoitteen ja hyötyjen toteut-
realised or when the commitment to fulfil the goal and to real- tamisesta luovutetaan linjaorganisaatiolle.
ise the benefits are handed over to the line organisation. sisällöt vaihtelevat paljon.
the contents will be subject to large variations. tarve seurata alituisesti ohjelman projektien merkitystä liittyen
the need to constantly monitor the relevance of projects with- strategiaan.
in the programme in relation to the strategy.
Programmes versus portfolios: programme management is an Ohjelmat salkkuihin verrattuna: ohjelmanjohtaminen on strategi-
instrument to implement strategic change. Portfolio management sen muutoksen toteuttamisen väline. Salkunjohtaminen on väline
is an instrument to manage the continuity of projects and pro- johtaa projektien ja ohjelmien jatkuvuutta organisaatiossa. Sal-
grammes in an organisation. The portfolio management function kunjohtamisen tarkoitus on yhdensuuntaistaa salkku organisaati-
aligns the portfolio to the goals of the organisation and is respon- on tavoitteiden kanssa ja vastata kaikkien projektien ja ohjelmien
sible for the prioritisation of all projects and programmes. priorisoinnista.
Programme management and control requires additional means Ohjelmanjohtaminen ja valvonta vaativat lisäkeinoja ja resursseja,
and resources, such as: kuten:
central programme controller ohjelman päävalvoja
change manager(s) muutosjohtaja(t)
programme director (or owner, sponsor) ohjelmajohtaja (tai omistaja, takaaja)
programme management methodology, techniques, tools ohjelman hallintamenetelmät, -tekniikat, -työkalut ja menette-
and procedures lytavat
programme manager ohjelmapäällikkö
programme office ohjelmatoimisto
programme steering committee ohjelman johtoryhmä
The portfolio management of projects and/or programmes covers Projekti- ja/tai ohjelmasalkunjohtaminen kattaa organisaation
the prioritisation of projects and/or programmes within an organi- projektien ja/tai ohjelmien priorisoinnin ja projektien panostuksen
sation and the optimisation of the contribution of the projects as a optimoinnin osana organisaatiostrategian kokonaisuutta.
Portfolio management is an on-going function akin to line man- Salkunjohtaminen on jatkuva toiminto, joka on sukua linjajohtami-
agement. Its purpose is to coordinate all ongoing projects and selle. Sen tarkoituksena on koordinoida kaikkia organisaation tai
programmes for an organisation or a part of it. The relevance of sen osan menossa olevia projekteja ja ohjelmia. Salkunjohtajan
each project and the assignment of necessary/scarce resources rooli alhaalta ylöspäin on kunkin projektin merkityksen määrittely,
as well as consolidated reporting to top level management is the tarvittavien/niukkojen resurssien nimeäminen sekä yhteenvetora-
bottom-up role of the portfolio manager. Top-down he is respon- portointi ylimmälle johdolle. Ylhäältä alaspäin hän johtaa proses-
sible for managing the process of transforming the strategy into sia, jonka avulla strategia muunnetaan projekteiksi ja/tai ohjel-
projects and/or programmes. miksi.
Portfolio management is mainly applied to groups of projects and Salkunjohtamista sovelletaan pääasiallisesti projekteille ja ohjel-
programmes that may not be related in the business sense, but mille, jotka eivät ehkä liity toisiinsa liiketoimintamielessä, mutta
draw on a common pool of scarce resources. The portfolio man- jotka tukeutuvat yhteisiin niukkoihin resursseihin. Salkunjohtaja
ager coordinates all projects and possible programmes in an or- koordinoi organisaation kaikkia projekteja ja mahdollisia ohjelmia
ganisation during the processes of evaluation, selection, monitor- niiden arviointi-, valinta-, seuranta- ja valvonta-, uudelleen suun-
ing and controlling, reprioritisation and closure. The division of a nittelu- ja lopetusprosessien aikana. Monimutkaisen projektin
complex project into sub-projects is part of normal project man- jakaminen osaprojekteihin on osa normaalia projektinjohtamista.
agement.
Portfolio management develops a balanced set of projects and Salkunjohtaminen luo organisaatiolle tasapainoisen joukon pro-
programmes for an organisation, that can be delivered within jekteja ja ohjelmia niin, että ne voidaan toimittaa budjetti- ja re-
budgetary and resource constraints, through a tailored model that surssirajojen puitteissa ja käyttäen räätälöityä mallia, joka projek-
aligns project selection with strategic goals. The organisation tia valittaessa yhdensuuntaistaa sen strategisten tavoitteiden
should break down its strategy into the definition and mainte- kanssa. Organisaation pitää osittaa sen strategia keskeisiksi ja
s- ylläpidettäviksi suoritusmittareiksi sekä painottaa ne peilaten stra-
signed weightings, to reflect the strategy. Based on these indica- tegiaan. Näihin mittareihin perustuen voidaan jatkuvasti arvioida
s- kuhunkin projektiin ja/tai ohjelmaan liittyvän liiketoiminnan merki-
sessed to check its continuing relevance. When circumstances tystä. Kun olosuhteet muuttuvat, niin projekteja säädetään vas-
change, the projects are adjusted accordingly. taavasti.
Portfolio control requires additional tools, such as Key Perfor- Salkun valvonta vaatii omia työkaluja, kuten keskeisten suoritus-
nd their use in adding weighting factors mittarien (KPI:n) käyttö lisäten niihin kunkin projektin liiketoiminta-
to the business case for projects, to ensure that the project is liittymään perustuvat painokertoimet sen varmistamiseksi, että
crucial in delivering the business strategy. projekti on tärkeä myös liiketoimintastrategian toteuttamisen kan-
nalta.
Other frequently applied tools or mechanisms are: Muita usein sovellettuja työkaluja tai järjestelmiä ovat:
balanced scorecard tuloskortti
common format for presentation of reports yleiset raportointimallit
consolidated portfolio report for top level management (ex- salkun yhteenvetoraportti ylimmälle johdolle (johdon yhteen-
ecutive summary) veto)
integrated project management information systems integroidut projektinjohdon tietojärjestelmät
portfolio management office salkunhallintatoimisto
priority setting committee priorisointikomitea
To assist in improvement of project, programme and portfolio Organisaation sisällä tulisi projektin-, ohjelman- ja salkunjohtami-
management within the organisation, benchmarking should be sen parantamisen apuna käyttää vertailuanalyysiä parhaiden
carried out to determine best practice and identify where the or- käytäntöjen erittelemiseksi ja sen tunnistamiseksi miten organi-
ganization is currently positioned versus the benchmarks. saatio tällä hetkellä sijoittuu esikuvaan nähden.
Implementing project, programme and portfolio management in Projektin-, ohjelman- ja salkunjohtamisen toteuttaminen organi-
an organisation involves defining the best possible processes, saatiossa käsittää parhaiden mahdollisten prosessien, menetel-
methods, techniques and tools, changing attitudes and applying mien, tekniikoiden, työkalujen ja asennemuutosten määrittelyn ja
organisational change in a continuous improvement exercise. In organisatorisen muutoksen soveltamisen jatkuvan parantamisen
such a change, project, programme and portfolio management harjoittamisessa. Sellaisessa muutoksessa projektin-, ohjelman-
must be implemented in a way that is appropriate for the organi- ja salkunjohtaminen täytyy toteuttaa tavalla, joka on tarkoituk-
sation. This means thorough planning and optimisation of the senmukainen organisaatiolle. Tämä merkitsee perinpohjaista
suunnittelua ja tiettyjen työtehtävien optimointia ja sen varmista-
ime scheduling as well as mista, että ne ovat mielekkäitä projektin tai ohjelman tavoitteiden
the search for suitable project, programme and portfolio man- kannalta. Kustannukset ja aikataulutus sekä sopivan henkilökun-
agement personnel are also part of this process. nan etsiminen projektin-, ohjelman- ja salkunjohtamiseen ovat
myös osa tätä prosessia.
Standards and Regulations are a supporting working tool for han- Standardit ja määräykset ovat työkaluja, jotka tukevat projektin,
dling frequently occurring or unique events in daily project, pro- ohjelman ja salkun päivittäisissä töissä säännöllisesti esiintyvien
gramme and portfolio work. Standardisation of terms leads to a tai ainutkertaisten tapahtumien hallintaa. Käsitteiden standardointi
common understanding and a common basis for contractual ohjaa yhteisymmärrykseen ja yhteiseen perustaan koskien sopi-
agreements in the field of project management. Quality assur- musluonteisia päätöksiä projektinjohtamisen alueella. Laadun-
ance includes auditing compliance with the standards and regula- varmistus sisältää voimassa olevien standardien ja sääntöjen
tions in force. noudattamisen katselmoinnin.
During the PPP programme life-cycle, the product being devel- Projekti, Ohjelma, Salkku ohjelman elinkaaren aikana tarkaste-
oped as well as the project management processes are checked, taan, valvotaan ja parannetaan kehitettävää tuotetta sekä projek-
controlled and improved. The PPP programme manager applies tinjohtamisprosesseja. Projekti, Ohjelma, Salkku ohjelman johtaja
the principles, processes and tools of project management, in- soveltaa projektiryhmän työhön projektinjohtamisen periaatteita,
cluding quality management, to the work of the project team. The prosesseja ja työkaluja, mukaan lukien laadunhallinnan. Organi-
organisation modifies its operations to contribute to the success saatio muuttaa käytäntöjään edistääkseen Projekti, Ohjelma,
of the PPP programme implementation strategy. Implementation Salkku ohjelman toteutusstrategian onnistumista. Projektin-, oh-
of project, programme and portfolio management can run in par- jelman- ja salkunjohtamisen käyttöönotto voi tapahtua samanai-
allel, but usually at different speeds. kaisesti, mutta tavallisesti eri nopeudella.
Permanent organisations have a long term purpose. Projects, Linjaorganisaatioilla on pitkäntähtäimen päämäärä. Projekteja,
programmes and portfolios are used to achieve and manage ohjelmia ja salkkuja käytetään muutosten aikaansaamiseen ja
changes or to execute the core business in a project oriented johtamiseen tai ydinliiketoiminnan toteuttamiseen projektisuuntau-
organisation. Projects either are carried out within a permanent tuneissa organisaatioissa. Projekteja toteutetaan joko linjaorgani-
organisation or use the resources/facilities/products provided by saation toimesta, tai käyttäen linjaorganisaation toimittamia re-
the permanent organisation. The working procedures of the per- sursseja/puitteita/tuotteita. Linjaorganisaation toimintatavat (työ-
manent organisation (work tasks, hierarchy, levels of authority, tehtävät, hierarkia, valta, vastuut, organisatoriset rakenteet ja
responsibilities, organisational structures, and decision making) päätöksentekotasot) vaikuttavat projektityöhön ja päinvastoin.
exert an influence on project work and vice-versa.
It is critical to achieve buy-in to the project and overcome any Kriittistä on saavuttaa sitoutuminen projektiin ja linjaorganisaation
resistance from within the permanent organisation. The results of sisältä tulevan vastustuksen voittaminen. Projektin tulokset (tuot-
the project (products, facilities, information systems, documenta- teet, laitteet, tietojärjestelmät, dokumentit) vaikuttavat pysyvän
tion) have an influence on the operations of the permanent organ- organisaation toimintoihin. On tärkeää, että projekti tietää, miten
isation. For the project, it is important to know how the policies linjaorganisaation politiikat ja toimintojen tulokset on määritelty,
and the outputs of the operations of the permanent organisation miten niitä hallitaan ja mitä riskejä niihin liittyy. Siksi täytyy ym-
are defined, how they are controlled and what the associated märtää linjaorganisaation toimintojen suunnittelu- ja johtamisperi-
risks are. Therefore, the planning and management principles of aatteet, jotta luodaan hyvät lähtökohdat onnistuneiden tulosten
the operations of the permanent organisation and the project con- saavuttamiseksi.
tribution to it must be understood to establish good preconditions
for obtaining successful results.
If the project manager is experienced in the respective sector and Jos projektipäälliköllä on kokemusta vastaavalla osa-alueella ja
industry, he will be in a better position to understand these fac- teollisuuden alalla, hänen on helpompi ymmärtää näitä tekijöitä.
tors.
A project management office is often part of a permanent organi- Projektinhallintatoimisto on usein osa pysyvää organisaatiota ja
sation and provides continuity of project management information pitää projektien puolesta huolta projektinjohtamistiedon ja -
and methodologies for the benefit of the projects. metodologioiden jatkuvuudesta.
In order to be fully effective and efficient, project management Ollakseen tehokas ja aikaansaava projektinjohtamisen tulee so-
needs to fit into the business environment. Project, programme veltua liiketoimintaympäristöön. Projektin-, ohjelman- ja salkun-
e- johtaminen liittyvät organisaation strategiaan. Niiden tarkoitus on
gy. They are meant to enable the execution of the or mahdollistaa organisaation strategian toimeenpano. Projektin-,
strategy. Project, programme and portfolio management have to ohjelman- ja salkunjohtamisen täytyy noudattaa yhteisön stan-
comply with corporate standards and guidelines. This involves dardeja ja ohjeita. Tämä sisältää näkökulmia kuten organisaatio,
aspects such as organisation, legal, finance and economics, hu- laillisuus, rahoitus ja talous, inhimilliset voimavarat, myynti ja
man resources, sales and marketing and information and com- markkinointi sekä informaatio- ja viestintäteknologia (ICT). Sa-
munication technology (ICT). At the same time the project and/or manaikaisesti projektin ja/tai ohjelman täytyy täyttää odotukset,
programme has/have to deliver to meet expectations, report to raportoida mahdollistaakseen johdon valvonnan ja viestiä pitääk-
allow management control, and communicate to keep the organi- seen organisaation mukana ruodussa.
sation aligned.
The start-up of a project or programme is said to account for ap- Projektin tai ohjelman aloituksen osuus projektin onnistumisesta
-up is the on suunnilleen 30 prosenttia. Aloitus on se hetki jolloin viimeistel-
moment to finalise the requirements and expectations the organi- lään organisaation projektia koskevat vaatimukset ja odotukset,
zation has from the project, to determine the resources required määritellään resurssitarpeet ja asetetaan vaatimukset osallistumi-
and to set the demands for the involvement and the support the selle ja projektin organisaatiolta saatavalle tuelle. Aloitus on myös
project requires from the organisation. The start-up is also the oikea ajankohta motivoida ja sitouttaa kaikki ne sidosryhmät ja
point to motivate and engage all interested parties and partici- osapuolet, joilla on rooli projektin tai ohjelman toteuttamisessa.
pants who have a role in the execution of the project or pro- Tässä tarvitaan avoimuutta, jotta vältyttäisiin taka-ajatuksilta ja
gramme. Here openness is required to avoid hidden agendas and saataisiin selkeä näkemys kaikkien yksilöiden tai sidosryhmien
tarpeista ja odotuksista.
and expectations.
In the project or programme start-up, the business case is dis- Projektin tai ohjelman aloituksessa osallistujat keskustelevat liike-
cussed and accepted by the participants; a first project plan is toimintaliittymästä ja hyväksyvät sen; laaditaan ensimmäinen
developed; and the first risk analysis is performed, including the projektisuunnitelma; ja tehdään ensimmäinen riskianalyysi sisäl-
first measures to mitigate risk. Legal/regulatory aspects should be täen ensimmäiset toimenpiteet riskien pienentämiseksi. Lailli-
included on the start-up agenda as well, to investigate with the suus-/määräysnäkökohdat pitäisi myös sisällyttää aloituksen asia-
other participants which legal/regulatory aspects have an influ- listalle, sen tutkimiseksi muiden osapuolten kanssa, mitkä lailli-
ence on the project or programme. suus-/sääntönäkökohdat vaikuttavat projektiin tai ohjelmaan.
The demand for a project or programme to be carried out origi- Toteutettavaa projektia tai ohjelmaa koskevat vaatimukset tulevat
nates from the business. Therefore a large part of the manage- liiketoiminnasta. Siksi suurella osalla projektin johtamisprosesseja
ment processes in the project have a strong relationship with the on vahva yhteys organisaation toimintatapaan.
way the organisation operates.
The paragraphs above describe how the permanent organisation Yllä olevat kappaleet kuvaavat, miten linjaorganisaatio vaikuttaa
influences projects and programmes, while the paragraph below projekteihin ja ohjelmiin, kun taas alla olevat kappaleet kuvaavat,
describes how the project management processes, reporting, miten projektinjohtamisen prosessit, raportointi, viestintä ja toimi-
communications and delivery interface with the permanent organ- tus liittyvät linjaorganisaation liiketoimintaan.
On a strategic level the business and the legal context are re- Strategisella tasolla liiketoiminta ja laillinen toteutusympäristöt
sponsible for creating a setting in which projects and programmes ovat vastuussa puitteista, joissa projektit ja ohjelmat voivat olla
can be effective. This includes decisions on how the organisation tehokkaita. Tämä sisältää päätöksiä siitä miten organisaatio on
is set up to work with projects and programmes, how cost and järjestetty työskentelemään yhdessä projektien ja ohjelmien
revenue accounting are defined, how project resource allocation kanssa, miten kustannus- ja tuottotilit on määritelty, miten resurs-
and development are organised and how a project, programme or sien käyttö ja kehittäminen on organisoitu, miten projektin, ohjel-
portfolio has to report and communicate to senior management to man tai salkun täytyy raportoida ja viestiä ylimmälle johdolle var-
ensure control of the project, programme and portfolio and to mistaakseen projektin, ohjelman ja salkun valvonnan ja miten
ensure alignment with the business needs. varmistetaan yhdensuuntaisuus liiketoiminnan tarpeiden kanssa.
On an operational level the permanent organisation has to define Toiminnallisella tasolla linjaorganisaation täytyy määritellä liike-
v- toimintavaatimukset projektin tai ohjelman tuloksille. Sen täytyy
erables. It also has to ensure that it is ready to test the delivera- myös taata, että se on valmis tekemään liiketoiminnalliset hyväk-
bles for acceptance by and transfer to the business and to exploit symistestit tuloksille, siirtämään tulokset liiketoimintaan ja hyö-
the deliverables to achieve the projected revenues. dyntämään tuloksia ennakoitujen tulojen saavuttamiseksi.
Business case management provides information about the dif- Liiketoimintaliittymän hallinta tarjoaa tietoa toteutuneen ja suunni-
ferences between actual and planned progress regarding all ma- tellun edistymisen välisistä eroista koskien kaikkia tuotannon
jor production factors and expected versus actual results. This merkittäviä tekijöitä ja odotettuja tuloksia verrattuna toteutuneisiin.
provides for: Tämä ottaa huomioon:
the business and legal management and the information liiketoiminta- ja lakijohdon ja projektin tai ohjelman tarvitse-
needed to control the project or programme; man informaation;
the information needed by portfolio management to manage salkun johtamisen tarvitseman informaation koskien yhden-
strategic alignment and to coordinate all projects and pro- suuntaisuuden hallintaa strategian kanssa ja kaikkien projek-
grammes; tien ja ohjelmien koordinointia;
the information needed by other departments to plan their muiden osastojen niiden tehtävien suunnittelussa tarvitse-
activities related to or depending on the project or pro- man informaation, joka liittyy projektiin tai ohjelmaan tai on
gramme. riippuvainen niistä.
Planning and reporting are means by which everybody knows Suunnittelu ja raportointi ovat keinoja, joiden avulla jokainen tie-
and understands what the project or programme is going to deliv- tää ja ymmärtää sen, mitä projekti tai ohjelma tulee toimittamaan,
er, what has to be done by whom and when and how the man- mitä kenenkin täytyy tehdä sekä milloin ja miten johtamisproses-
agement processes are performed. For the project manager it is seja toteutetaan. Projektipäällikölle on välttämätöntä tietää missä
essential to know where and within what limits he is allowed to ja minkä puitteissa hän saa tehdä päätöksiä ja milloin tulee kiih-
make decisions and to know when to escalate issues or report dyttää asioita tai raportoida muutoksista.
changes.
Risk management is meant to be an early warning system for the Riskienhallinnan tarkoitus on olla organisaation varhainen varoi-
organisation to give it timely and accurate information to prepare tusjärjestelmä, joka tarvittaessa antaa ajoissa tarkan tiedon joh-
management interventions when needed. Together with identify- don väliintulon valmistelemiseksi. Samanaikaisesti riskin tunnis-
ing the risk, the project team should always present options on tamisen kanssa projektiryhmän pitää aina esittää vaihtoehtoja
how to react to the risk. koskien sitä miten riskiin reagoidaan.
Project management should give an early warning to the senior Projektinjohdon pitää mahdollisimman varhain varoittaa ylintä
business management when there is likely to be a divergence johtoa, jos on odotettavissa että todellinen toimitus poikkeaa hy-
between actual delivery and plan that will exceed the agreed väksyttyä enemmän suunnitellusta, jos mihinkään toimenpiteisiin
boundaries, if no action is taken. The project management has to ei ryhdytä. Projektinjohdon täytyy antaa tämä tieto mahdollisim-
provide this information at the earliest possible moment to give man aikaisin ylimmälle johdolle, jotta heille jäisi mahdollisimman
the senior management as much time as possible to seek addi- paljon aikaa hankkia lisätietoja ja päättää siitä, mitä tehdään. Tä-
tional information and to decide what to do. This applies especial- mä koskee erityisesti projektin aikana ilmeneviä jatkuvia muutok-
ly to ongoing changes in the scope or the desired functionality sia laajuudessa, tai halutussa toiminnallisuudessa, joista molem-
that occur during the project, both of which are well known rea- mat ovat tunnettuja projektin epäonnistumisen syitä.
sons for project failure.
Project marketing across the business should establish the identi- Projektin markkinoinnin liiketoiminnan kautta pitäisi vahvistaa
ty and importance of the projects, programmes and portfolios, to projektien, ohjelmien ja salkkujen identiteettiä ja tärkeyttä raken-
build team spirit and gain visibility at senior level. nettaessa yhteishenkeä ja hankittaessa näkyvyyttä ylimmän joh-
don tasolla
In a project, decisions are made repeatedly, that have legal impli- Projektissa tehdään jatkuvasti päätöksiä, joilla on laillisia seuraa-
cations and/or need to be taken within a legal framework. The muksia ja/tai joilla on lakiin perustuva viitekehys. Projektipäällikön
project manager has to take care to operate within the law. The täytyy huolehtia, että toimitaan lain puitteissa. Projektipäällikön on
project manager should be able to recognise or to find out what kyettävä tunnistamaan tai huomaamaan, mihin tehtäviin kohdis-
activities have legal requirements and what principles from law tuu laillisuusvaatimuksia ja mitä laillisuusperiaatteita sovelletaan
apply to the actual case. esillä olevaan tapaukseen.
Projects can be used for creating or changing products or service Projekteja voidaan käyttää tuote- tai palvelutarjonnan tai järjes-
offerings or systems. The selection of and changes in technolo- telmien luomiseen tai muuttamiseen. Teknologioiden valinta ja
gies are normally a strategic issue managed through projects. muutokset ovat normaalisti projektien avulla hallittavia strategisia
The development of a new or changed system, product or tech- kysymyksiä. Uuden tai muutettavan järjestelmän, tuotteen tai
nology from conception to production and distribution should be teknologian kehittäminen konseptista tuotantoon ja jakeluun tulisi
managed as a project. The project team for this kind of project johtaa projektina. Tällaisen projektin projektiryhmän tulee ymmär-
should understand the product development process as well as tää mikä on tuotekehitysprosessi sekä tuotepäällikön rooli.
the role of the product manager.
Systems, such as ICT (information and communication technolo- Järjestelmät, kuten informaatio- ja viestintäteknologia infrastruk-
gy), infrastructure, industrial processes, marketing and distribu- tuuri, teolliset prosessit, markkinointi- ja jakelujärjestelmät koos-
tion systems, consist of different technical, natural and/or socio- tuvat erilaisista teknisistä, luonnonmukaisista ja/tai sosiaalistalou-
economic elements (products, services) and sub-systems. dellisista aineksista (tuotteet, palvelut) ja osajärjestelmistä.
The life-cycle of a product or service is managed by its product or Tuotteen tai palvelun elinkaarta hallitsee sen johto. Järjestelmien-
service management. The life-cycle of a sub-system or a system tai toimintojen johto hallitsee osajärjestelmien tai järjestelmien
is managed by its systems management or facilities manage- elinkaarta. Linjaorganisaation yksiköt vastaavat tuotteen, palvelun
ment. Units of the permanent organisation are responsible for the tai toiminnon hallinnasta sekä projektien tuottamien, huippuunsa
management of the product, service, or facility and the mainte- kehitettyjen järjestelmien tai osajärjestelmien ylläpidon hallinnas-
nance of the state-of-the-art systems or sub-systems resulting ta.
from the project.
The technological context provides possibilities for creating prov- Teknologinen toteutusympäristö tarjoaa mahdollisuuksia luoda
en and innovative solutions for new and changed products, ser- koeteltuja ja innovatiivisia ratkaisuja uusille ja muutettaville tuot-
vices, sub-systems and systems. teille, palveluille, osajärjestelmille ja järjestelmille.
Projects that specify systems, products and/or technology that Niiden projektien, jotka määrittelevät organisaation yhteisöstan-
are part of the corporate standard of an organisation are bound to dardina olevia järjestelmiä, tuotteita ja/tai teknologioita, täytyy
comply with standards and guidelines that the organisation de- noudattaa organisaation asianomaista käyttöä varten määrittele-
fined for proper use. Sometimes projects are used to try out new miä standardeja ja ohjeita. Joskus projekteja käytetään uusien
systems, products or technology. If it proves to be beneficial the järjestelmien, tuotteiden tai teknologioiden kokeiluun. Jos se
organisation may decide to implement it. The initial project serves osoittautuu hyödylliseksi, organisaatio voi toteuttaa sen. Alkupe-
as a pilot. räinen projekti toimii pilottina.
Projects that deliver (releases of) systems, products or technolo- Projektit, jotka toimittavat myyntiä varten järjestelmiä, tuotteita tai
gy that are meant to be sold by the business are an important teknologiaa (julkistuksia) liiketoiminnalle, ovat merkittäviä mahdol-
enabler for the business strategy. The expected revenues and listajia liiketoimintastrategian kannalta. Odotetut tulot ja markki-
market pull may outweigh any considerations of budget con- noiden veto saattavat olla tärkeämpiä kuin mitkään budjettira-
straint. janäkökohdat.
Projects that implement (releases of) systems, products and/or Järjestelmiä, tuotteita ja/tai teknologiaa toteuttavat projektit mää-
technology are mostly governed to deliver within budget and time rätään useimmiten toimittamaan tulokset budjetin ja aikataulun
because the organisation has to recover the costs through de- puitteissa, koska organisaation täytyy kattaa kustannukset pie-
creased expenditure involving increased productivity and/or, nentämällä menoja joko kohottamalla tuottavuutta ja/tai vähentä-
manpower reductions. mällä työvoiman tarvetta.
Project managers and teams should be aware of the sometimes Projektipäälliköiden ja -ryhmien pitää olla tietoisia joskus ristirii-
conflicting requirements concerning system performance, deliver- taisistakin vaatimuksista koskien järjestelmän suorituskykyä, tu-
ables, time, costs, revenues and risk. They should understand the loksia, aikaa, kustannuksia, tuloja ja riskejä. Heidän pitää ymmär-
use, economy, profitability, viability, compatibility, future change, tää talous-, kannattavuus-, elinkelpoisuus-, yhteensopivuus sekä
extension, renovation and replacement aspects of the project tulevien muutos-, laajennus-, kunnostus- ja korvaamisnäkökohti-
feasibility analysis. This is documented in and managed through en käyttö projektin toteutettavuusanalyysin kannalta. Tämä do-
the business case. kumentoidaan ja johdetaan asianomaisen liiketoiminnan toimesta.
Project managers and teams should also be aware that in apply- Projektipäälliköiden ja -ryhmien pitää olla tietoisia myös niistä
ing, delivering or implementing systems, products and/or technol- järjestelmien, tuotteiden ja/tai teknologian soveltamisen, toimitta-
ogy there are important interested parties in the permanent or- misen tai toteuttamisen kannalta tärkeistä linjaorganisaation si-
ganisation who should be linked into the project. This involves dosryhmistä, jotka pitää kytkeä projektiin. Tämä käsittää ne jotka
those concerned with: vastaavat:
systems, products, technology and facility management; järjestelmien, tuotteiden, teknologian ja toimintaedellytysten
sales and marketing if (releases of) the systems, products hallinnasta;
and/or technology are to be sold by the organisation; myynnistä ja markkinoinnista, mikäli organisaatio myy järjes-
corporate quality standards, systems, products and technol- telmiä, tuotteita ja/tai teknologiaa;
ogy architecture. yhteisön laatustandardeista, järjestelmä-, tuote- ja teknolo-
gia-arkkitehtuurista.
The approximate, desired and realistic durations of the life-cycles Käyttäjät ja projektiryhmä määrittelevät järjestelmien, osajärjes-
of the systems, the sub-systems and the components are defined telmien ja osien likimääräiset, toivotut ja järkevät elinkaarien kes-
by the users and the project team. The project manager and team tot. Projektipäällikön ja -ryhmän pitäisi tietää järjestelmähallinnan
should know the requirements for system management and the vaatimukset ja sen kunnossapidon, peruskorjauksen ja korvaami-
concepts for its maintenance, renovation and replacement. These sen konseptit. Näiden konseptien pitäisi kuulua projektipäällikön
vastuulle ja niitä tulisi käyttää projektin optimointiin.
responsibilities and be used for optimising the project.
*System(s) is (are) used here as an abbreviation for systems, *Järjestelmää käytetään tässä yhteydessä lyhenteenä järjestel-
products and technology mille, tuotteille ja teknologialle
The development of personnel is a key concern in every organi- Henkilökunnan kehittäminen on keskeinen osa jokaista organi-
saatiota. Organisaation ja yksilön näkökulmasta projektit ainutlaa-
projects with their unique set of tasks provide individuals with the tuisine tehtävineen tarjoavat yksilöille mahdollisuuden saada uu-
opportunity to gain new skills and experiences. Therefore, the sia taitoja ja kokemuksia. Siksi ihmisten nimeäminen projekteihin
appointment of people to projects is an important development on merkittävä organisaation ja yksilön kehittämismahdollisuus.
opportunity for the organisation and the individual. On the other Toisaalta projektin näkökulmasta projektiin pitää nimittää oikeat
hand, from a project point of view, the right people need to be ihmiset. On tärkeää määrittää kussakin projektiroolissa vaaditta-
appointed to the project. It is important to determine the compe- vat pätevyydet, värvätä parhaiten kyseisiä pätevyyksiä vastaavat
tences required for the project role, to recruit people best match- ihmiset, ja kehittää heitä edelleen täyttämään tietyn projektin tar-
ing the required competences and to develop them further to fulfil peita. Jos ryhmän jäsenet eivät ole tehokkaita omissa rooleis-
the needs of the specific project. If team members are not effec- saan, niin projektipäällikön pitää keskittyä ongelmaan yhdessä
tive in their roles, the project manager would need to address the yksilön linjaesimiehen kanssa tarkoituksella, joko etsiä koulutus-
ja valmennustukea yksilölle, tai korvata hänet kokeneemmalla
and coaching support for the individual or replace him with a henkilöllä.
more experienced person.
Due to limitations in resources available and the division of re- Rajallisesta resurssien saatavuudesta ja projekti- ja linjaorgani-
sponsibility between line and project organisations, the project saatioiden välisistä vastuista johtuen projektipäällikön täytyy
manager often has to accept a compromise in the selection of usein hyväksyä kompromissi valittaessa ihmisiä projektiin.
people for the project.
Personnel development is a joint responsibility of the project Henkilöstön kehittäminen on projektipäällikön, organisaation hen-
manager, the organi -function and the line manager for kilöstöhallinnon ja projektiryhmän jäsenten asianomaisten linja-
the organisational unit of the project team. esimiesten yhteisellä vastuulla
Incentive schemes for project personnel linked to performance Projektihenkilöstön suoritukseen perustuvia kannustejärjestelmiä
are usually managed in close cooperation with HR and the indi- hoidetaan tavallisesti läheisessä yhteistyössä henkilöstöhallinnon
ja yksilöiden linjaesimiesten kanssa.
The project manager may also be required to be the highest level Voidaan myös vaatia, että projektipäällikkö on projektin ylin suoje-
security agent for the project. In this case, he is responsible for luvastaava. Tässä tapauksessa hän on vastuussa projektin turva-
anticipating and detecting any security risk to the project. Tools riskien ennakoinnista ja havaitsemisesta. Hänen käyttämiään
he can use include risk analysis, planning response measures työkaluja voivat olla riskianalyysi, vastatoimenpiteiden suunnittelu
and situation control with special regard to trespassing directives ja tilanteen valvonta kiinnittäen erityisesti huomiota sääntörikko-
and developing preventive measures against any malicious activi- muksiin ja varotoimien kehittämiseen kaikkea vahingollista toimin-
ty (i.e. theft, misuse, sabotage). He may also wish to insure the taa vastaan (ts. varkaus, väärinkäyttö, sabotaasi). Hän voi myös
project assets against loss, malicious activity or accidental occur- haluta projektiomaisuuden vakuuttamista tappion, vahingollisen
rences. Depending on the structure of the organisation, he may toiminnan tai onnettomuustapausten varalta. Riippuen organisaa-
be linked in to a security officer to whom he reports and asks for tion rakenteesta hänen toimintaansa voidaan yhdistää suojeluvi-
help if needed. ranomainen, jolle hän tiedottaa ja jolta hän tarvittaessa pyytää
apua.
The safety considerations concern the protection of people from Turvallisuusajattelu koskee ihmisten suojelua kuolemalta tai va-
death or major injury in the various project phases, in the use of kavalta vammalta eri projektin vaiheissa, tuotteen käytössä ja
the product and in the on-going operations of the organisation. A organisaation jatkuvissa toiminnoissa. Muodollinen uhka- ja käy-
si toteuttaa sen määrittämiseksi,
out to determine what the safety issues are and how they should mitä turvallisuusasiat ovat ja miten ne pitäisi kohdistaa.
be addressed.
For safety as well as for security it is helpful to distinguish be- Suojelun sekä turvallisuuden kannalta on hyödyllistä tehdä
tween issues and risks that relate to the organisation, its infra- ero seurausten ja riskien välillä koskien organisaatiota, sen infra-
structure, information, intellectual property and products and struktuuria, informaatiota, henkistä pääomaa sekä tuotteita ja
those applicable to people. ihmisiä.
Protection of the environment is increasingly important, with is- Ympäristönsuojelu on yhä tärkeämpi asia liittyen sellaisiin päivit-
sues such as global warming, pollution, depletion of natural re- täisissä otsikoissa esiintyviin ongelmiin kuten ilmaston lämpene-
sources, energy efficiency and energy conservation in the head- minen, saastuminen, luonnonvarojen loppuminen, energiatehok-
lines on a daily basis. These factors need to be taken into ac- kuus ja energian säästö. Nämä tekijät pitää ottaa huomioon kai-
count in all the project phases, in the use of the product and in its kissa projektivaiheissa, tuotteen käytössä sekä sen purkamisessa
decommissioning and disposal. ja hävittämisessä.
In using the product, its environmental impact should be mini- Tuotteen käytön ympäristöhaitta pitää minimoida energiankäytön,
mised in terms of energy efficiency, emissions, and waste dis- päästöjen ja jätehuollon suhteen.
posal.
Internal and independent external auditing processes should op- Organisaation sisäisten ja riippumattomien ulkoisten katselmus-
erate within the organisation covering all issues related to health, prosessien tulee kattaa kaikki terveyteen, suojeluun, turvallisuu-
security, safety and the environment. teen ja ympäristöön liittyvät asiat.
Each project will have its own particular method of financing. Kullakin projektilla on oma erityinen rahoitustapansa. Monet suu-
Many large-scale infrastructure projects such as civil engineering rimittaiset infrastruktuuriprojektit kuten maa- ja vesirakentaminen
and building projects, particularly in less developed countries, ja rakennusprojektit on organisoitu periaatteella Rakenna, Omis-
now operate on the basis of a Build, Own, Operate, Transfer ( ta, Operoi ja Siirrä tai Rakenna, Operoi ja Siirrä, näin erityisesti
BOOT) or Build, Operate, Transfer (BOT) organisation. kehitysmaissa.
A BOOT or BOT funding model involves a single organisation or Edellä esitetty rahoitusmalli pitää sisällään projektin ja sen tulos-
consortium, that is set up to run the project and its deliverables. It ten toteuttamista varten perustetun yksittäisen organisaation tai
designs, builds, funds, owns and operates the deliverable(s) of yhteenliittymän. Se suunnittelee rakentaa, rahoittaa, omistaa ja
the project for a pre-determined period of time and then transfers käyttää projektin tulosta (tuloksia) ennalta määrätyn ajan ja siirtää
ownership to an agreed party. sen jälkeen omistuksen sovitulle osapuolelle.
Customers enter into a long term contract with the BOOT/BOT Asiakkaat solmivat pitkän aikavälin sopimuksen kyseisen organi-
operator and are charged for the service provided. The service saation tai yhteenliittymän kanssa ja maksavat tämän tuottamista
charge includes recovery of capital and operating costs and an palveluista. Palvelumaksu sisältää pääoma- ja käyttökustannuk-
agreed level of profit. set ja sovitun tasoisen voiton.
Many public projects (e.g. infrastructure projects, such as hospi- Julkisyhteisöjen ja yksityisten yritysten väliset kumppanuudet
tals and schools) may be financed by Public and Private Partner- voivat rahoittaa monia julkisia projekteja (esim. infrastruktuuripro-
ships, whereby the costs, risks and eventual benefits of the pro- jektit, kuten sairaalat ja koulut), joissa kumppanukset jakavat pro-
ject are shared. Public and Private Partnerships are a method of jektin kustannukset, riskit ja tuotot. Tällaiset kumppanuudet ovat
delivering public service and infrastructure projects by engage- tapa toteuttaa julkisia palvelu- ja infrastruktuuri projekteja julkisen
ment between the public and private sectors. Such projects have ja yksityissektorin välisin sitoumuksin. Näissä projekteissa paino-
an emphasis on both quality and value for money. tetaan sekä laatua että rahan arvoa.
Accounting includes the cost planning and financial accounting Laskentatoimi sisältää organisaation toimintojen kustannussuun-
for the operation of the organisation. Expenses and revenues as nittelun ja talouskirjanpidon. Kustannukset ja tulot sekä varat ja
well as assets and liabilities are shown in order to provide a clear velat esitetään, jotta saataisiin selkeä kuva kassavirrasta ja orga-
picture of the cash flow and solvency of the organisation (or rele- nisaation (tai sen olennaisen osan) maksukyvystä.
vant part of the organisation).
Financial reporting from a project or a programme should always Projektin tai ohjelman taloudellisessa raportoinnissa pitäisi lukuja
refer to the financial baseline presented in the business case. aina verrata liiketoiminnallisissa perusteluissa esitettyihin lukuihin.
Management and control of the project budget and effective re- Projektin budjetin hallinta ja valvonta sekä tehokas raportointi
porting back to the financial management of the organisation en- organisaation talousjohdolle varmistavat, että projektipäällikkö
sure that the project manager remains within the financial param- pysyy projektille liiketoiminnan kannalta asetettujen taloudellisten
eters for the project as set out in the business case. tunnuslukujen sisällä.
Project, programme and portfolio management also focus on Projektin-, ohjelman- ja salkunjohtaminen keskittyy myös välttä-
mään oikeudenloukkauksia (oikeudenloukkauslaki suojelee hen-
security, tangible assets, financial resources, or reputation) and kilön etua henkilökohtaisen turvallisuuden, omavelkaisen takauk-
claims as a result of actions such as breach of contract. sen, varallisuuden, tai maineen suhteen) ja sellaisia vaateita,
jotka johtuvat sellaisista toimenpiteistä kuten esimerkiksi sopi-
musrikkomus.
In a project, decisions are repeatedly made which have legal im- Projektissa tehdään toistuvasti laillista merkitystä olevia ja/tai lain
plications and /or which need to be taken within a legal frame- puitteissa tehtäviä päätöksiä. Projektipäällikön täytyy huolehtia
work. The project manager has to take care to operate within the toimimisesta lain puitteissa ja hänen on kyettävä tunnistamaan tai
law and should be able to recognise or to find out what activities huomaamaan, mihin toimintoihin liittyy lakiin perustuvia vaatimuk-
have legal requirements and what principles from law apply to the sia ja mitä laillisuusperiaatteita sovelletaan projektiin. Tieto ja
project. Knowledge and experience in contract law are essential kokemus sopimusoikeudesta ovat välttämättömiä tietyn tyyppis-
for the management of some kinds of projects. International pro- ten projektien johtamiselle. Kansainväliset projektit voivat olla
jects can be subject to the requirements of more then one legal useamman kuin yhden oikeusjärjestelmän vaatimusten alaisia.
system.
Legal advisors should be consulted for any important legal is- Kaikkiin tärkeisiin lakia koskeviin asioihin pitää kysyä neuvoa
sues. Project, programme and portfolio manager have to recog- lakiasiantuntijoilta. Projektin-, ohjelman- ja salkunjohtajan täytyy
nise when such specialist advice is needed and provide the advi- tunnistaa, milloin asiantuntijan neuvoja tarvitaan ja järjestää neu-
sors with relevant information from the project. They also need to vonantajille olennaiset tiedot projektista. Heidän tulee määritellä
define the procedures with the legal advisor, co-ordinate any re- myös menettelytavat lakiasiantuntijan kanssa, yhteen sovittaa
quirements with the time schedule and understand the impact on vaatimukset aikataulun kanssa ja ymmärtää vaikutukset tuloksiin,
deliverables, costs, risk and opportunities. kustannuksiin, riskeihin ja mahdollisuuksiin.
The Legal Policies of an organisation may dictate Organisaation lakipolitiikat saattavat sanella, "kaikkiin projektin
asiakirjoihin kohdistuu laillisuustarkastelu", tai "kaikilla ulkoisilla
sopimuksilla on laillisuustarkastelu ennen allekirjoittamista".