1Proyecto Aplicacion Proyecto: Controlar los riesgos Katherine Alejandra Pérez Rodriguez Corporacién Universitaria Asturias Especializacién Gerencia de Proyectos Riesgos en Proyectos Abril 2020 Bogota D, CRESUMEN Como bien se conoce entiende la gestion de riesgos en un proyecto es una disciplina importante dentro de la gestién de los proyectos, par lo tanto, Ia Gestion de riesgos hace referencia a eventos con impacto negative (amenazas) como a los eventos con impacto positive (oportunidades). De esta maneta no es considerada como una opeién sino obligatoria y debe ser tenida en cuenta en todos los proyectos. En le presente trabajo se tiene un proyecto el cual consiste en: Reformar La Terminal 1 del aeropnerto de Heathrow, teniendo en cuenta el plazo, presupuesto y sin interupeiones para el uso del servicio piiblico. Como es de esperarse este proyecto presenta diversos problemas que tienen afectacion en el desarrollo de los objetivos del proyecto, por tanto, lo que se busca es analizar que acciones se puede tener en cada evento para evitar el riesgo, todo esto basado en el conocimiento adquirido durante la materia ABSTRACT As it is well known, it understands risk management in a project is an important discipline within project management, therefore, Risk Management refers to events with negative impact (risks) as well as events with positive impact (opportunities). In this way it is not determined as an option but mandatory and must be taken into account in all projects. In this work we have a project Which consists of: Reforming Terminal 1 of Heathrow airport, taking into account the deadline, budget and without interruptions for the use of public service. As expected, this project presents various problems that affect the development of the project's objectives, therefore, what is sought is an analysis of the actions that can be taken in each event to avoid risk, all based on the knowledge acquired. during matter.CONTROLAR LOS RIESGOS Reformando la Terminal 1 del Aeropuerto de Heathrow: dentro del plazo y del presupuesto y sin interrupciones para el transporte piblico. Este proyecto se basa en la adjudicacion de una Reforma de In Terminal 1 del aeropuerto de Heathrow, el cual es un edificio de més de 40 afios dentro de uno de los aeropuertos més ttansitorios del mundo, evitando la suspension del servicio de pasajeros de dicha terminal. El aleance del trabajo consistia en trasladar un nimero de aerolineas pertenecientes al grupo Star Alliance de las Terminales 2 y 3 a la Terminal 1, adaptando las instalaciones a las nuevas necesidades de los pasajeros y de las nuevas aeronaves. Una vez que la reforma estuviera completada, el aeropuerto de Heathrow seria capaz de operar con mas de 90 aerolineas a un total de 180 destinos. Todo esto relacionado con cumplir el proyecto dentro del plazo estricto pactado, lo que genera preocupacién relacionada con aspectos de seguridad y salud dado que el proyecto debe ser realizado en la terminal la cual continaa operando con viajeros. Si se legase a interrumpir el servicio prestado a los pasajeros, zenerando retrasos en los vuelos implica multas y saneiones que debe asumir la BAA. BAA Airports Ltd. decidié elegir como director del proyecto a David Buisson, certificado PMP. Los principales problemas a los que se tuvo que enfrentar el equipo y el proyecto fueron: © Personas: La gestion de las distintas personas y equipos resulto un gran desafio por la escala y tamafo del proyecto. Habia 11 proveedores principales que reportaban directamente al director del proyecto: ademas, habia otros 36 proveedores de menor entidad con equipos compuestos por un alto mimero de trabajadores cada uno. ‘© Planificacion del proyecto: El gran mimero de terceras partes que participaban en el proyecto podia tener consecuencias negativas para el cumplimiento del cronograma tan estricto. Si un proveedor terminaba tarde su trabajo, retrasaba el trabajo de varios proveedores retrasando, a su vez, todo el proyecto. ‘* Cambios al presupuesto: Una revision del presupuesto dio como resultado la identificacion de algunos cambios tardios al proyecto, alguno de los cuales impactaban directamente en el plan original, con s6lo 4 semanas de antelacion antes de comenzar el proyecto.© Desafios estructurales, tecnolégicos y medioambientales: La Terminal | tenia aravemente daiiado todo el suelo después de 40 ailos soportando millones de viajeros Hubo que cambiar el suelo de cemento por suelo de baldosas; al mismo tiempo, fue necesario reemplazar Jos sistemas informaticos existentes por otros mis actualizados, acomodando toda la infraestructura necesaria para ello y, por tiltimo, la reforma iba a aprovechar las nuevas formas de ahorro y sostenibilidad de energia © Gestion de Riesgos: Una de las claves del éxito del proyecto era la forma en la que muitigarian los riesgos. Durante el desarrollo del proyecto, se identificaron un alto niimero de actividades sujetas a un riesgo elevado que, sino se ejecutaban con éxito, podria resuiltar catastréfico para el proyecto pudiendo incluso cerrar el edificio. Y Riesgo de amianto. Surgié uma gran preocupacién en el equipo del proyecto cuando se descubrié que el techo contenia altos indices de amianto, que es un material altamente contaminante y peligroso para la salud humana en easo de respirarlo. Habia que quitar parte del techo de la antigua Terminal 1 y reemplazarlo por nuevos materiales teniendo en mente los 20 millones de pasajeros que soportaba la terminal cada aio. Y Riesgos eléctricos. Cambiar toda la instalacién eléctrica de un edificio de 40 aiios requeria la instalacién de un nuevo cuadro de distribucién eléctrica para dar servicio a las nuevas necesidades eléetricas. Teniendo en cuenta las diversas situaciones el director del proyecto se enfrenta a situaciones que debe ejecutar de manera audaz con base a las ideas descritas en la Guia del PMBOK, de esta manera surgen las siguientes cuestiones que se deben resolver: 1. {Qué haria usted para mantener un mayor control sobre las personas? Dentro del proyecto, se especifica que no se puede dejar de tener operacién en la terminal ya que esto ocasiona retrasos en las aerolineas, generando penalizaciones costosas por parte de BAA, pero frente a esto muchas personas estin expuestas a eventos que pueden generar afectaciones en Ja salud y si esto llegase a ocurir Ia indemnizacién que tendria BAA por daios a los usuarios también serian grande, De esta manera se debe pensar en la forma de mitigar el riesgo sobre las personas, 10 que se busea con las diversas estrategias sobre los riesgos individuales es lograr afrontar la amenaza, en este caso el control sobre las personas como bien se indica en el proyecto tiene que enfrentar la gestion de distintas personas, ineluyendo las personas que deben tomar elservicio, teniendo en cuenta lo anterior la estrategia mas adecuada es MITIGAR, la cual consiste en hacer més pequea la amenaza, reduciendo su probabilidad de ocurrencia o impacto, por lo tanto se busca adoptar acciones tempranas, el cual resulta mas fécil que reparar el dato ya ocurrido, Con esta estrategia se busca escoger un proveedor estable, pero como el proyecto es grande se decidié dejar 11 proveedores principales y otros 36 quienes tienen equipos de trabajo numerosos. Como es imposible redueir el mimero de proveedores, es necesario que el director del proyecto le exija a cada proveedor un seguro, donde se garantice un trabajo integro en el cual evite algiin riesgo a los usuarios, donde deban colocar el material el lugares fuera de riesgo, adicional a esto llegaria a un acuerdo de que los trabajadores tengan diversos turnos para que no se acumulen los trabajadores con los usuarios y si es preferible hacer los trabajos en horas de la noche 0 maflana ya que a estés horas el flujo de usuarios es menor y no habria riesgo en las personas. Con respecto a los usuarios se tomaria la decisién de que estos no se pueden quedar en la terminal salvo casos extremos esto evitando una demanda de personas que puedan resultar con afectaciones de salud, 2. Qué haria usted para tener un mayor control sobre los cambios en el presupuesto? En primera instancia el control presupuestal es una herramienta de la cual se valen varias empresas u organizaciones con el fin de proyectar, estimar y ditigir todas las operaciones. En este caso se busca que por cada actividad que desarrolle el proyecto tenga un minimo presupuesto pata tener conocimiento del valor del proyecto final y saber si es viable o no realizarlo. Como bien se sabe en el proyecto existen problemas que generan un desfase en el presupuesto, actividades que se pueden Ievar a cabo sin tenerlas dentro del control de actividades que generen un sobre costo al presupuesto inicialmente pactado dentro del proyecto. En este caso los cambios existentes en el presupuesto generaron cambios en el proyecto, impactando directamente al proyecto original. De esta manera la forma de tener més control sobre los cambios en el presupuesto se base en el registro de riesgo donde se planifica un coste estimado de cuanto podria costar si se Iegase a generar el riesgo, se asume que en diversos proyectos se puede ‘manejar un presupuesto extra el cual esta netamente destinado al uso si el proyecto se ve afectado por eventos negativos, si no se tiene este fondo para el riesgo el proyecto pasa a no ser rentable dado que no se protegié el presupuesto inicialDe esta manera también mantendria una revision periddica de las actividades que se han realizado segtin el cronograma y que estas cumplan con el costo pactado para cada una de ellas, esta actividad permite asegurar el consumo del presupuesto logrando que este sea éptimo. Adicional a esto: “es esencial examinar los recursos y habilidades de cerca para asegurarse de que los primeros estin siendo plenamente utilizados y que In asignacion de recursos es 1a optima Tanto el presupuesto como el control financiero del proyecto deben ser gestionados de manera proactiva. Llevar un control firme sobre el presupuesto de un proy yeeto asegura que se mantiene dentro de la previsién establecida desde el principio, reduciendo la posibilidad de aparicién de sorpresas desagradables” [ CITATION Plal9 \l 3082 ] 3. Qué haria usted para tener mayor control sobre los riesgos que pudieran impactar en el proyecto? Sobre todo, los relativos al amianto y los eléctricos. Dentro de los proyectos es de vital importancia monitorear los riesgos y problemas, hacer el seguimiento y control para asi lograr reducir su impacto, en un proyecto es imposible uo tener riesgos, pero si se puede tener un plan que logre estar al pendiente si estos Hegasen a surgi En el proyecto de reformar la terminal, gestionaria de una manera optima la comunicacion, asi las personas relacionadas directamente con el proyecto estin informadas acerea de la realidad, pueden conocer los limites y 1a responsabilidad que tiene cada uno frente a los riesgos que se presentan, Se realizaria reuniones permanentes haciendo seguimiento a los riesgos de mayor impacto, pero para esto realizaria una matriz de probabilidad-impacto, la cual permite establecer prioridades en cuanto a los riesgos existentes. En Ia terminal los mas relativos son los de amianto y eléctricos, el riesgo del amianto surge del equipo del proyecto cuando se descubrié que el techo contenia altos indices de amianto, “Las fibras del amianto puede poner en peligro la salud de aquellos que mantienen contacto con estas patticulas. Los trabajadores que manipulan estos materiales son los mas vuluerables a sus efectos noeivos” [ CITATION Unil6 \ 3082 J. Teniendo en cuenta lo anterior se debe llevar a cabo un plan y cumplir diversas pautas de prevenei6n de riesgos. Por tanto, el director del proyecto debe exigitle a cada proveedor que su equi respiratoria, tener ropa de proteccién evitando el contacto fisico con las particulas contaminantes, 10 de trabajo debe cumplir con ciertas medidas de seguridad como equipos de proteccién del amianto.ara evitar el contacto con ottas personas o usuarios, haria una delimitacion de las zonas donde se va a retirar el material. Los trabajadores deben seleccionar una zona aislada donde puedan descontaminar sus equipos. Para los usuarios se le recomienda al director del terminal otorgarles alos usuarios el uso de taba boeas evitando la inhalacién de estas particulas. Para el riesgo eléctrico, como Ia actividad consiste en cambiar toda la instalacion eléetrica del edificio, se aconseja que inicien por las zonas menos coneumridas, delimitando 1a zona, evitando el riesgo de perjudicar a los usuarios. Al mismo tiempo colocar letreros o informes donde los usuarios puedan ver estos y sepan que estin haciendo modificaciones y deben tener cuidado. De esta manera se tendria un poco de control a los posibles riesgos que presenta el proyecto, Conclusiones # Los Riesgos en los proyectos son eventos o condiciones inciertos que si se producen tienen efectos positives o negatives dentro de los objetives del proyecto. ¢ Es importante considerar los riesgos individuales dentro de los proyectos, ya que estos pueden generar esfuerzos y recursos adicionales. * Se recomienda utilizar diversos métodos de identificacion de los riesgos para tener un control de los mismos. # Se debe tener un buen manejo de la comunicacién para evitar retrocesos en la gestién de los riesgos. # Se recomienda analizar los factores extemos de cada proyecto, para enfocar de manera comtecta los riesgos. Bibliografia © Corporacién universitaria Asturias (2020), Introduecién a la Gestion de Riesgos. Recuperado:https://www.centrovirtual.com/recursos/biblioteca/pdfidep_gestion riespos/e lasel_pdfl_paf