Walkenbach J. - Analiza I Prezentacja Danych W Microsoft Excel

Tytuł oryginału: Excel Dashboards and Reports, 2nd Edition
Tłumaczenie: Adam Bąk
ISBN: 978-83-246-8244-7
Copyright © 2013 by John Wiley & Sons, Inc., Hoboken, New Jersey.
All Rights Reserved. This translation published under license with the original publisher John Wiley & Sons, Inc.
Translation copyright © 2014 by Helion S.A.
No part of this publication may be reproduced, stored in a retrieval system or transmitted in any form or by any
means, electronic, mechanical, photocopying, recording, scanning or otherwise without either the prior written
permission of the Publisher.
Wiley and the Wiley logo, are trademarks or registered trademarks of John Wiley & Sons, Inc. and/or its affiliates
in the United States and other countries, and may not be used without written permission. Excel is a registered
trademark of Microsoft Corporation in the United States and/or other countries. All other trademarks are the
property of their respective owners. John Wiley & Sons, Inc. is not associated with any product or vendor
mentioned in this book.
Wszelkie prawa zastrzeżone. Nieautoryzowane rozpowszechnianie całości lub fragmentu niniejszej publikacji
w jakiejkolwiek postaci jest zabronione. Wykonywanie kopii metodą kserograficzną, fotograficzną, a także
kopiowanie książki na nośniku filmowym, magnetycznym lub innym powoduje naruszenie praw autorskich
niniejszej publikacji.
Wszystkie znaki występujące w tekście są zastrzeżonymi znakami firmowymi bądź towarowymi ich właścicieli.
Autor oraz Wydawnictwo HELION dołożyli wszelkich starań, by zawarte w tej książce informacje były kompletne
i rzetelne. Nie biorą jednak żadnej odpowiedzialności ani za ich wykorzystanie, ani za związane z tym ewentualne
naruszenie praw patentowych lub autorskich. Autor oraz Wydawnictwo HELION nie ponoszą również żadnej
odpowiedzialności za ewentualne szkody wynikłe z wykorzystania informacji zawartych w książce.
Wydawnictwo HELION
ul. Kościuszki 1c, 44-100 GLIWICE
tel. 32 231 22 19, 32 230 98 63
e-mail: helion@helion.pl
WWW: http://helion.pl (księgarnia internetowa, katalog książek)
Drogi Czytelniku!
Jeżeli chcesz ocenić tę książkę, zajrzyj pod adres
http://helion.pl/user/opinie/andae2_ebook
Możesz tam wpisać swoje uwagi, spostrzeżenia, recenzję.
Pliki z przykładami omawianymi w książce można znaleźć pod adresem: ftp://ftp.helion.pl/przyklady/andae2.zip
Printed in Poland.
 Poleć książkę na Facebook.com  Księgarnia internetowa
 Kup w wersji papierowej  Lubię to! » Nasza społeczność
 Oceń książkę
Dedykuję to fanom DataPigTechnologies.com… wszystkim dwunastu spośród Was.
— Michael Alexander
4 Analiza i prezentacja danych w Microsoft Excel. Vademecum Walkenbacha
Podziękowania autora
Największe podziękowania dla Katie Mohr i Pat O’Brien za godziny pracy poświęcone
na uczynienie tej książki tak jasną i czytelną, jaką jest w tej chwili. Dziękuję też wspa-
niałemu zespołowi profesjonalistów, dzięki którym ta książka się pojawiła. Na końcu
chciałbym podziękować mojej rodzinie za wyrozumiałość, gdy poświęcałem czas na reali-
zację tego projektu.
— Michael Alexander
Spis treści
O autorach ............................................................................................ 12
Wprowadzenie ...................................................................................... 13
Co trzeba wiedzieć? .............................................................................................................14
Co trzeba mieć? ...................................................................................................................15
Konwencje typograficzne ....................................................................................................15
Konwencje dotyczące klawiatury ..................................................................................15
Konwencje dotyczące myszy ........................................................................................16
Co oznaczają ikony .......................................................................................................16
Układ książki .......................................................................................................................17
Część I: Podstawowe informacje na temat pulpitów menedżerskich ............................17
Część II: Stosowanie wykresów na pulpitach menedżerskich .......................................17
Część III: Pulpity menedżerskie — zagadnienia zaawansowane ..................................17
Część IV: Tabele przestawne a pulpity menedżerskie ...................................................18
Część V: Kontakt ze światem zewnętrznym .................................................................18
Materiały dodatkowe ...........................................................................................................18
Zestaw narzędzi dodatkowych: Power Utility Pak ..............................................................18
Kontakt z autorami ..............................................................................................................19
Część I Podstawowe informacje

na temat pulpitów menedżerskich ...................................21
Rozdział 1. Pulpity menedżerskie — wprowadzenie ............................................. 23
Pulpity menedżerskie i raporty — definicje ........................................................................23
Raporty — definicja ......................................................................................................24
Pulpity menedżerskie — definicja .................................................................................24
Określanie wymagań użytkownika ......................................................................................25
Definiowanie przekazu ..................................................................................................26
Określanie odbiorców ...................................................................................................26
Określanie wskaźników wydajności ..............................................................................27
Lista potrzebnych źródeł danych ...................................................................................28
Określanie wymiarów i filtrów ......................................................................................29
Drążenie danych ............................................................................................................29
Harmonogram aktualizacji ............................................................................................29
Rzut oka na zasady projektowania pulpitów menedżerskich ...............................................30
Zasada nr 1. Zachowaj prostotę .....................................................................................30
Układ i rozmieszczenie elementów ...............................................................................34
Formatowanie liczb .......................................................................................................35
Tytuły i etykiety ............................................................................................................36
Ważne pytania .....................................................................................................................36
Czy mój pulpit przedstawia właściwe informacje? .......................................................36
Czy wszystko na moim pulpicie jest celowe? ...............................................................36

Czy przekaz jest wystarczająco wyraźny? .....................................................................37
Czy pulpitem da się zarządzać? .....................................................................................37
Zakres i okres ................................................................................................................37
Dokumentacja ...............................................................................................................38
Czy pulpit jest łatwy w obsłudze? .................................................................................38
Poprawność danych .......................................................................................................39
Rozdział 2. Najlepsze rozwiązania w projektowaniu tabel .................................. 41
Zasady projektowania tabel .................................................................................................42
Oszczędne używanie kolorów .......................................................................................42
Zmniejszanie wyrazistości obramowań .........................................................................43
Właściwe formatowanie liczb .......................................................................................45
Pokonaj chęć korzystania z etykiet i nagłówków ..........................................................47
Ulepszanie raportów za pomocą formatowania liczb ..........................................................48
Podstawowe formatowanie liczb ...................................................................................49
Formatowanie dużych liczb (wyświetlanie w tysiącach i milionach) ............................51
Formatowanie komórek zawierających zera .................................................................52
Formatowanie za pomocą kolorów ...............................................................................53
Formatowanie dat i czasu ..............................................................................................54
Niestandardowe formatowanie liczb z użyciem warunków ..........................................55
Rozdział 3. Wykresy przebiegu w czasie ............................................................... 57
Wykresy przebiegu w czasie — zasady działania ...............................................................57
Stosowanie wykresów przebiegu w czasie ..........................................................................58
Tworzenie wykresów przebiegu w czasie ............................................................................60
Dostosowywanie wykresów przebiegu w czasie .................................................................62
Zmiana rozmiarów i scalanie komórek zawierających wykresy ....................................62
Brakujące i ukryte dane .................................................................................................63
Zmiana typu wykresu przebiegu w czasie .....................................................................64
Zmiana kolorów i linii wykresów przebiegu w czasie ...................................................64
Stosowanie kolorów do podkreślania kluczowych danych ............................................64
Skalowanie osi wykresów przebiegu w czasie ..............................................................65
Sztuczna linia odniesienia .............................................................................................65
Oś daty ..........................................................................................................................67
Automatyczna aktualizacja zakresów dla wykresów przebiegu w czasie ......................68
Rozdział 4. Inne techniki wizualizacji ..................................................................... 69
Ulepszanie raportów za pomocą formatowania warunkowego ............................................69
Stosowanie formatowania warunkowego ......................................................................69
Reguły wyróżniania komórek .......................................................................................70
Reguły pierwszych/ostatnich .........................................................................................72
Paski danych .................................................................................................................74
Skale kolorów ...............................................................................................................76
Zestawy ikon .................................................................................................................77
Tworzenie własnych reguł formatowania ......................................................................77
Wyświetlanie ikony tylko jednego rodzaju ...................................................................81
Wyświetlanie pasków danych i ikon w osobnych komórkach ......................................83
Ilustrowanie trendów za pomocą zestawu ikon .............................................................85
Ulepszanie raportów za pomocą symboli ............................................................................86
Narzędzie Aparat fotograficzny ...........................................................................................89
Gdzie znaleźć Aparat fotograficzny? ............................................................................89
Narzędzie Aparat fotograficzny ....................................................................................90
Ulepszanie pulpitów menedżerskich za pomocą narzędzia Aparat fotograficzny .........92
Spis treści 7
Część II Stosowanie wykresów na pulpitach menedżerskich .....95

Rozdział 5. Wykresy dla niewtajemniczonych ...................................................... 97
Co to jest wykres? ...............................................................................................................97
Wykresy w Excelu ...............................................................................................................98
Wykresy osadzone ......................................................................................................100
Wykresy w osobnych arkuszach .................................................................................101
Elementy wykresu .............................................................................................................101
Podstawy tworzenia wykresu ............................................................................................104
Tworzenie wykresu .....................................................................................................104
Przełączanie wierszy i kolumn ....................................................................................105
Zmiana typu wykresu ..................................................................................................106
Style wykresu ..............................................................................................................106
Styl wykresu ................................................................................................................107
Dodawanie i usuwanie elementów wykresu ................................................................108
Przenoszenie i usuwanie elementów wykresu .............................................................108
Formatowanie elementów wykresu .............................................................................109
Praca z wykresami .............................................................................................................110
Przesuwanie i zmiana rozmiarów wykresów ...............................................................110
Konwertowanie wykresu osadzonego na utworzony na osobnym arkuszu .................111
Kopiowanie wykresów ................................................................................................111
Usuwanie wykresu ......................................................................................................112
Kopiowanie formatowania wykresu ............................................................................112
Zmiana nazwy wykresu ...............................................................................................112
Drukowanie wykresów ................................................................................................113
Rozdział 6. Serie danych na wykresie .................................................................. 115

Wybór danych do wykresu ................................................................................................115
Dodawanie nowych serii do wykresu ................................................................................117
Dodawanie nowych serii przez kopiowanie zakresu ...................................................118
Dodawanie nowych serii przez rozszerzenie zaznaczonego zakresu ...........................119
Dodawanie nowych serii za pomocą okna dialogowego Wybieranie źródła danych ...119
Dodawanie nowych serii za pomocą formuły SERIE ..................................................120
Usuwanie serii z wykresu ..................................................................................................120
Zmiana zakresu danych dla serii na wykresie ....................................................................121
Zmiana serii danych za pomocą obramowania ............................................................121
Zmiana serii za pomocą okna dialogowego Wybieranie źródła danych ......................122
Zmiana serii danych za pomocą formuły SERIE .........................................................123
Nazwy serii ........................................................................................................................124
Zmiana nazwy serii .....................................................................................................126
Usuwanie nazwy serii ..................................................................................................127
Zmiana kolejności prezentacji serii ...................................................................................127
Umieszczanie na wykresach zakresów nieprzylegających ................................................128
Serie umieszczone na osobnych arkuszach ........................................................................129
Brakujące dane ..................................................................................................................130
Serie danych: ukrywanie danych .......................................................................................132
Odłączanie serii na wykresie od zakresu danych ...............................................................133
Konwertowanie wykresu w obraz ...............................................................................133
Konwertowanie zakresu na tablicę ..............................................................................134
Praca z wieloma osiami .....................................................................................................136
Tworzenie pomocniczej osi wartości ..........................................................................136
Tworzenie wykresu z czterema osiami ........................................................................137
Rozdział 7. Formatowanie i dostosowywanie wykresów .................................... 139

Podstawowe informacje o formatowaniu ..........................................................................139
Wybieranie elementów wykresu .................................................................................140
Najczęściej używane elementy wykresu .....................................................................141
Wybór metody formatowania ......................................................................................143
Dostosowywanie wypełnień i krawędzi: zasady ogólne ....................................................146
Zakładka Wypełnienie .................................................................................................146
Formatowanie krawędzi ..............................................................................................147
Formatowanie podłoża wykresów .....................................................................................149
Edycja obszaru wykresu ..............................................................................................149
Edycja obszaru kreślenia .............................................................................................149
Formatowanie serii ............................................................................................................151
Podstawowe formatowanie serii ..................................................................................152
Formatowanie serii za pomocą obrazków i grafiki ......................................................152
Opcje dodatkowe .........................................................................................................153
Edycja tytułów wykresów .................................................................................................153
Dodawanie tytułów do wykresu ..................................................................................155
Zmiana tekstu w tytule ................................................................................................156
Formatowanie tekstu w tytule .....................................................................................156
Zawartość komórki jako tytuł wykresu .......................................................................156
Edycja legendy wykresu ....................................................................................................157
Dodawanie i usuwanie legendy ...................................................................................157
Przesuwanie i zmiana rozmiarów legendy ..................................................................159
Formatowanie legendy ................................................................................................159
Zmiana tekstu legendy ................................................................................................159
Usuwanie legendy .......................................................................................................160
Identyfikowanie serii bez używania legendy ...............................................................160
Osie wykresu .....................................................................................................................160
Oś wartości kontra oś kategorii ...................................................................................161
Skala na osi wartości ...................................................................................................163
Oś daty ........................................................................................................................168
Tworzenie wieloliniowych osi kategorii .....................................................................170
Usuwanie osi ...............................................................................................................170
Formatowanie liczb na osiach .....................................................................................171
Linie siatki .........................................................................................................................172
Dodawanie i usuwanie linii siatki ................................................................................172
Etykiety danych .................................................................................................................173
Dodawanie i usuwanie etykiet danych ........................................................................173
Edytowanie etykiet danych .........................................................................................173
Problemy i ograniczenia etykiet danych ......................................................................175
Tabele danych ...................................................................................................................177
Dodawanie i usuwanie tabeli danych ..........................................................................178
Problemy i ograniczenia tabel danych .........................................................................178
Rozdział 8. Komponenty do prezentacji trendów ............................................... 179

Tendencje — nakazy i zakazy ...........................................................................................179
Właściwy wykres dla zobrazowania tendencji ............................................................180
Punkt zero na osi pionowej .........................................................................................181
Stosowanie skali logarytmicznej .................................................................................183
Zarządzanie etykietami ...............................................................................................185
Tendencje porównawcze ...................................................................................................187
Tworzenie porównań obok siebie ................................................................................187
Tworzenie porównań skumulowanych ........................................................................189
Wskazywanie tendencji za pomocą osi pomocniczej ..................................................191
Spis treści 9
Zaznaczanie wybranych okresów ......................................................................................193

Formatowanie wybranych okresów .............................................................................193
Stosowanie znaczników podziału do zaznaczania zdarzeń ..........................................194
Przedstawienie prognoz ...............................................................................................195
Inne metody przedstawiania tendencji ...............................................................................196
Unikanie zbyt dużych ilości danych ............................................................................196
Wygładzanie danych ...................................................................................................197
Rozdział 9. Komponenty do grupowania danych .............................................. 201

Tworzenie list rankingowych ............................................................................................201
Organizowanie danych źródłowych ............................................................................202
Zastosowanie tabel przestawnych do tworzenia zestawień .........................................203
Zastosowanie histogramów do monitorowania relacji i częstości wystąpień ....................205
Dodawanie formuł do zgrupowanych danych .............................................................206
Dodawanie skumulowanych wartości procentowych ..................................................209
Tworzenie histogramów za pomocą tabel przestawnych .............................................211
Zaznaczanie największych wartości ..................................................................................212
Rozdział 10. Komponenty do oceny efektywności realizacji celów ................... 217

Przedstawianie oceny efektywności realizacji celów z wykorzystaniem odchylenia ........218
Ocena realizacji na podstawie danych statystycznych .......................................................219
Wykresy w kształcie termometru ......................................................................................220
Wykorzystanie wykresów pociskowych ............................................................................221
Tworzenie wykresów pociskowych ............................................................................222
Dodawanie danych do wykresu pociskowego .............................................................225
Końcowe przemyślenia na temat wykresów pociskowych ..........................................226
Przedstawianie zakresów oceny efektywności realizacji celów .........................................228
Część III Pulpity menedżerskie — zagadnienia zaawansowane ...231

Rozdział 11. Projektowanie modelu danych ......................................................... 233
Tworzenie modelu danych .................................................................................................233
Rozdzielenie warstw danych, analiz i prezentacji .......................................................234
Najlepsze wzorce modeli danych ......................................................................................238
Unikaj przechowywania zbędnych danych .................................................................238
Używaj arkuszy do dokumentowania i tworzenia modelu danych ..............................239
Przetestuj model danych przed tworzeniem komponentów .........................................240
Funkcje Excela do wykorzystania w modelu danych ........................................................241
Tablice — informacje ..................................................................................................241
Funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO ..............................................................................242
Funkcja WYSZUKAJ.POZIOMO ..............................................................................245
Funkcja SUMA.ILOCZYNÓW ..................................................................................247
Funkcja WYBIERZ .....................................................................................................249
Praca z tabelami Excela .....................................................................................................252
Konwertowanie zakresu komórek na tabelę programu Excel ......................................253
Konwertowanie tabeli programu Excel na zakres komórek ........................................255
Rozdział 12. Dodawanie interaktywnych formantów

do pulpitów menedżerskich .............................................................. 257
Kontrolki formularza — podstawy ....................................................................................258
Kontrolki formularza — gdzie je znaleźć? ..................................................................258
Dodawanie kontrolek do arkusza ................................................................................260
Stosowanie kontrolki Przycisk ..........................................................................................261
Stosowanie kontrolki Pole wyboru ....................................................................................261
Pole wyboru: włączanie i wyłączanie serii na wykresie — przykład ..........................263
Stosowanie formantu Przycisk opcji .................................................................................266

Przycisk opcji: wyświetlanie wielu widoków na jednym wykresie — przykład .........267
Stosowanie formantu Pole kombi ......................................................................................269
Zmiana danych na wykresie za pomocą listy rozwijanej — przykład użycia pola kombi ..270
Stosowanie formantu Pole listy .........................................................................................272
Pole listy: kontrolowanie wielu wykresów za pomocą jednego kliknięcia ..................273
Rozdział 13. Użycie makr w raportach ................................................................... 277

Po co używać makra? ........................................................................................................277
Jak zarejestrować swoje pierwsze makro ..........................................................................278
Uruchamianie makra ...................................................................................................281
Przypisywanie makra do przycisku .............................................................................283
Uruchamianie makr w Excelu 2013 ..................................................................................284
Komunikaty bezpieczeństwa w Excelu .......................................................................284
Konfigurowanie zaufanych lokalizacji ........................................................................285
Przykłady makr programu Excel .......................................................................................286
Tworzenie przycisków nawigacyjnych .......................................................................286
Dynamiczna zmiana danych w tabeli przestawnej ......................................................287
Raporty na jedno kliknięcie .........................................................................................288
Część IV Tabele przestawne a pulpity menedżerskie ..................291

Rozdział 14. Tabele przestawne .............................................................................. 293
Tabele przestawne — wprowadzenie ................................................................................293
Anatomia tabel przestawnych .....................................................................................294
Tworzenie prostej tabeli przestawnej ..........................................................................296
Dostosowywanie tabel przestawnych ................................................................................303
Zmiana układu tabeli przestawnej ...............................................................................303
Zmiana nazwy pól .......................................................................................................304
Formatowanie liczb .....................................................................................................305
Zmiana sposobu obliczania podsumowania ................................................................306
Pomijanie sum częściowych ........................................................................................307
Usuwanie wszystkich sum częściowych jednocześnie ................................................307
Usuwanie pojedynczych sum częściowych .................................................................308
Usuwanie sum końcowych ..........................................................................................309
Ukrywanie i wyświetlanie pozycji ..............................................................................309
Ukrywanie i wyświetlanie pozycji bez danych ............................................................311
Sortowanie tabel przestawnych ...................................................................................313
Filtrowanie danych ............................................................................................................314
Tworzenie list rankingowych ......................................................................................314
Tworzenie zestawień miesięcznych, kwartalnych i rocznych .....................................318
Tworzenie zestawień procentowych ............................................................................320
Tworzenie zestawień przychodów narastająco ............................................................321
Tworzenie zestawień miesięcznych .............................................................................322
Rozdział 15. Zastosowanie wykresów przestawnych ............................................ 325

Wprowadzenie do wykresów przestawnych ......................................................................325
Tworzenie wykresu przestawnego ..............................................................................326
Zależności pomiędzy wykresami przestawnymi a tabelami przestawnymi .................328
Ograniczenia wykresów przestawnych .......................................................................330
Stosowanie formatowania warunkowego w tabelach przestawnych ...........................330
Dostosowywanie formatowania warunkowego ...........................................................333
Alternatywy dla wykresów przestawnych .........................................................................338
Rozłączanie wykresu i tabeli przestawnej ...................................................................338
Tworzenie samodzielnych wykresów połączonych z tabelą przestawną .....................340
Spis treści 11
Rozdział 16. Fragmentatory ..................................................................................... 343

Fragmentatory — podstawowe informacje ........................................................................343
Tworzenie standardowego fragmentatora ..........................................................................345
Formatowanie fragmentatorów ...................................................................................347
Kontrolowanie wielu tabel przestawnych ....................................................................350
Tworzenie fragmentatora osi czasu ...................................................................................350
Wykorzystanie fragmentatorów jako formantów formularza ............................................353
Rozdział 17. Wykorzystanie wewnętrznego modelu danych

i dodatek Power View ........................................................................ 357
Wewnętrzny model danych — zasady działania ...............................................................358
Tworzenie pierwszego własnego modelu danych .......................................................358
Wykorzystywanie modelu danych do tworzenia tabel przestawnych ..........................362
Zewnętrzne źródła w wewnętrznym modelu danych ...................................................364
Tworzenie pulpitów menedżerskich z wykorzystaniem Power View ................................367
Tworzenie wykresów Power View i praca z nimi .......................................................369
Wizualizacja danych na mapach Power View .............................................................373
Zmiana wyglądu pulpitów menedżerskich Power View .............................................376
Część V Kontakt ze światem zewnętrznym ..................................377

Rozdział 18. Włączanie danych zewnętrznych do raportów Excela ................... 379
Importowanie danych z Microsoft Accessa .......................................................................380
Metoda „przeciągnij i upuść” ......................................................................................380
Kreator eksportu MS Access .............................................................................................381
Ikony grupy Dane zewnętrzne .....................................................................................382
Importowanie danych z SQL Server ..................................................................................386
Przekazywanie własnych instrukcji języka SQL do zewnętrznej bazy danych .................388
Samodzielna edycja instrukcji języka SQL .................................................................389
Wykonywanie procedur składowanych z poziomu Excela ..........................................389
Tworzenie dynamicznych połączeń za pomocą VBA .................................................390
Rozdział 19. Współdzielenie danych ...................................................................... 393

Zabezpieczanie pulpitów menedżerskich i raportów .........................................................393
Zabezpieczanie dostępu do skoroszytu ........................................................................393
Ograniczanie dostępu do określonych komórek w arkuszu .........................................396
Ochrona struktury skoroszytu .....................................................................................399
Łączenie pulpitu menedżerskiego Excela z MS PowerPointem ........................................400
Tworzenie łącza pomiędzy Excelem a PowerPointem ................................................400
Samodzielna aktualizacja łączy ...................................................................................402
Automatyczna aktualizacja łączy ................................................................................403
Zapisywanie pulpitów menedżerskich w formacie PDF ....................................................404
Udostępnianie pulpitów menedżerskich za pomocą SkyDrive ..........................................406
Ograniczenia dotyczące publikowania w sieci ..................................................................408
Skorowidz ............................................................................................. 411

O autorach
Mike Alexander jest posiadaczem tytułu Microsoft Certified Application Developer (MCAD)
i autorem kilku książek na temat zaawansowanej analityki biznesowej wykonywanej za po-
mocą Microsoft Accessa i Excela. Ma ponad piętnastoletnie doświadczenie w zakresie kon-
sultowania i projektowania rozwiązań na bazie Microsoft Office. Za nieustający wkład
w społeczność Excela otrzymał tytuł Excel MVP. W wolnym czasie zajmuje się przygo-
towywaniem bezpłatnych samouczków na stronie http://www.datapigtechnologies.com/,
w których prezentuje podstawowe informacje i sztuczki dotyczące Accessa i Excela spo-
łeczności skupionej wokół Office’a.
John Walkenbach to autor wielu bestsellerów z zakresu Excela; opublikował ponad 50

książek poświęconych temu programowi. Żyje wśród karnegii olbrzymich, pekari, grze-
chotników, rysi rudych i heloderm w południowej Arizonie; jednak wszystkie te stworze-
nia zwykle uciekają przerażone dźwiękami, jakie John wydobywa ze swego banjo. Więcej
informacji o nim możesz znaleźć w Google.
Wprowadzenie
Analityka biznesowa (AB) to efekt obrabiania nieprzetworzonych danych w informacje,
na podstawie których można podjąć działania. AB może pomóc firmie zidentyfikować
możliwości obniżenia kosztów, odkryć nowe możliwości biznesowe, wykryć anomalie
w danych i tworzyć efektywne raporty.
Celem AB jest wyprzedzić żądania kadry zarządzającej, która zawsze oczekuje zmiany
ogromnych ilości danych w użyteczną wiedzę. W efekcie producenci oprogramowania
skupiający się na AB i tworzeniu pulpitów menedżerskich mają sporo pracy. Pulpity
menedżerskie to idealne narzędzia do dostarczania takich informacji w graficznej i przyjaz-
nej użytkownikom formie. Nowe firmy konsultingowe zajmujące się AB pojawiają się
praktycznie co tydzień. Również tradycyjne rozwiązania dostawców oprogramowania, takie
jak Business Objects czy SAP, oferują już nowe możliwości AB właśnie w postaci pulpitów.
Może czytelnikom również udzieliła się gorączka związana z pulpitami? Może powodem
zakupu tej książki stała się czyjaś prośba o stworzenie rozwiązania z zakresu AB (czyli
po prostu pulpitu menedżerskiego) za pomocą Excela?
Choć może wielu specjalistów IT wzdrygnie się na myśl o użyciu Excela jako narzędzia
do tworzenia pulpitów, to program ten jest naturalnym elementem portfolio oprogramo-
wania do takich celów. Niezależnie od tego, czy specjaliści IT są skłonni to uznać, czy też
nie, większość analiz danych i raportów wykonywanych obecnie w biznesie jest tworzona
właśnie za pomocą arkuszy kalkulacyjnych. Mamy kilka istotnych powodów stosowania
Excela jako platformy do tworzenia pulpitów menedżerskich i raportów. Są to kolejno:
 Powszechna znajomość Excela. Jeżeli jesteś pracownikiem korporacji,
to prawdopodobnie posługujesz się „językiem” Excela. Można wysłać nawet
do starszego wiekiem członka zarządu opartą na Excelu prezentację i mieć pewność,
że sobie z nią poradzi. Dzięki pulpitom użytkownicy spędzą mniej czasu na
odkrywaniu, w jaki sposób działa dane narzędzie, a więcej na poznawaniu danych.
 Elastyczność. W większości rozwiązań dedykowanych możliwość analizy danych
poza określonymi układami jest albo niedostępna, albo wyłączona. W Excelu
funkcje takie jak tabele przestawne, listy rozwijane i inne interaktywne formanty
(takie jak pola wyboru) nie ograniczają odbiorców tylko do jednego sposobu
prezentacji danych. A ponieważ skoroszyt Excela zawiera wiele arkuszy, użytkownicy
mają — w razie potrzeby — miejsce na przeprowadzanie własnych analiz.
 Szybkość projektowania. Wykorzystanie Excela do tworzenia pulpitu może uwolnić

użytkowników od ograniczeń czasowych narzucanych w organizacji. Raporty
tworzone w Excelu można szybciej budować i adaptować do zmieniających się
warunków prowadzenia działalności.
 Potężne możliwości łączenia danych i automatyzacji zadań. Excel — wbrew
opiniom niektórych specjalistów IT — nie jest zabawką. Wyposażony we własny
język programowania i solidny model obiektowy, może pomóc zautomatyzować
wiele procesów, a nawet podłączać wiele różnych źródeł danych. Dzięki kilku
zaawansowanym technikom pulpit menedżerski może właściwie później działać sam.
 Niewielkie koszty. Nie wszyscy dysponują wielomilionowymi budżetami
na wdrażanie rozwiązań do raportowania. W większości firm fundusze
na nowe komputery i serwery są ograniczone, nie wspominając już o budżetach
na oprogramowanie do pulpitów menedżerskich. Dla tych firm Excel jest najbardziej
efektywnym kosztowo narzędziem do analityki biznesowej bez zbyt daleko
posuniętych kompromisów w dziedzinie użyteczności czy funkcjonalności.
Excel oferuje tak wiele funkcji i opcji, że trudno określić, od czego rozpocząć pracę z nim.
Pozwól więc autorom niniejszej książki pomóc sobie w tym zdaniu. Pokażemy, jak zmie-
nić Excela w osobiste narzędzie do analityki biznesowej. Posiadając trochę podstawowej
wiedzy oraz korzystając z nowych funkcji z zakresu AB, które Microsoft dodał do naj-
nowszej wersji Excela, można przejść od raportowania danych w prostych tabelach
do tworzenia pełnych konkretnych informacji pulpitów menedżerskich, które wzbudzą
powszechny podziw.
Co trzeba wiedzieć?
Celem tej książki jest pokazanie, w jaki sposób zwiększyć możliwości Excela w zakresie
tworzenia i zarządzania prezentacją danych. W każdym kolejnym rozdziale wyczerpują-
co omówiono funkcje i możliwości Excela, a także pewne koncepcje analityczne, które
pomogą tworzyć lepsze komponenty do raportowania i które można stosować w raportach
i pulpitach menedżerskich. Wraz z kolejnymi rozdziałami wzrastać będą możliwości
czytelników tworzenia niesamowicie skomplikowanych komponentów.
Po przeczytaniu tej książki będziesz mógł:

 Analizować ogromne ilości danych i na ich podstawie tworzyć pełne znaczenia
raporty.
 Przedstawiać dane czytelniej, i to z różnych perspektyw.
 Dodawać interaktywne formanty, aby tworzyć nowe widoki.
 Automatyzować powtarzalne zadania i procesy.
 Tworzyć przyciągające wzrok prezentacje.
 Tworzyć imponujące pulpity menedżerskie oraz analizy „co jeśli”.
 Uzyskiwać dostęp do danych umieszczonych w zewnętrznych źródłach.
Wprowadzenie 15
Co trzeba mieć?
Aby jak najwięcej skorzystać z niniejszej książki, nim zagłębimy się w omawiane zagad-
nienia, dobrze jest legitymować się pewnymi określonymi umiejętnościami. Idealny czy-
telnik książki powinien:
 Mieć doświadczenie w pracy z danymi i znajomość podstawowych zagadnień
dotyczących analizy danych (praca z tabelami, agregowanie danych i wykonywanie
obliczeń).
 Mieć doświadczenie w pracy z Excelem, szczególnie w zakresie układu tabel,
filtrowania i sortowania danych oraz używania formuł.
Konwencje typograficzne
Poświęć chwilę na naukę konwencji zastosowanych w książce.
Konwencje dotyczące klawiatury

Klawiatura jest potrzebna do wprowadzania formuł. Ponadto z poziomu klawiatury
można sterować niektórymi menu i oknami dialogowymi — metoda ta może czasami
okazać się wygodniejsza, kiedy mamy ręce nad klawiaturą.
Listingi kodu formuł

Formuły zwykle wprowadzane są w osobnych wierszach czcionką o stałej szerokości.
Przykładem może być następująca formuła:
=WYSZUKAJ.PIONOWO(Pozycja,Cennik,2,Fałsz)
Excel obsługuje również specjalny typ formuł znanych jako formuły tablicowe. Po wpro-
wadzeniu formuły tablicowej należy użyć kombinacji klawiszowej Ctrl+Shift+Enter (sam
Enter nie wystarczy). Formuła zostanie wówczas zamknięta w nawiasach, co jest dodat-
kowym wyznacznikiem formuł tablicowych. Kiedy w tekście pojawi się formuła tablicowa,
zawsze będzie umieszczona w nawiasach, aby przypomnieć o tym fakcie. Oto przykład:
{=SUMA(DŁ(A1:A10))}
Nie wpisuj ręcznie nawiasów wokół formuł tablicowych, Excel robi to automatycznie.
Nazwy klawiszy
Nazwy klawiszy są pisane czcionką pochyłą, np. Alt, Home, Page Up, Page Down, Ctrl.
Jeśli dwa przyciski trzeba wcisnąć jednocześnie, są one połączone symbolem plusa:
„Naciśnij klawisze Ctrl+G, aby otworzyć okno dialogowe Przechodzenie do”.
Funkcje, procedury i zakresy nazwane

Funkcje skoroszytów Excel pisane są w całości wielkimi literami, np. „Użyj funkcji SUMA,
aby dodać wartości w kolumnie A”.
Nazwy makr i procedur pisane są czcionką o stałej szerokości: „Wykonaj procedurę

InsertTotals”. Często używam małych i wielkich liter, aby ułatwić czytanie tych nazw.
Nazwy zakresów nazwanych pisane są czcionką pochyłą: „Wybierz zakres InputArea”.
Jeśli tekst nie znajduje się w cudzysłowach, Excel nie rozróżnia małych i wielkich liter.
Innymi słowy, obie poniższe formuły dadzą taki sam wynik:
=SUMA(A1:A50)
=suma(a1:a50)
Małe litery użyte w drugiej formule zostaną jednak przekonwertowane na duże.
Konwencje dotyczące myszy

Słownictwo odnoszące się do używania myszy jest w tej książce standardowe: wskaż,
kliknij, kliknij prawym przyciskiem, przeciągnij itd. Każdy wie, o co chodzi.
Co oznaczają ikony
W niektórych miejscach książki można spotkać pewne ikony, mające przyciągać uwagę
czytelnika do szczególnie ważnych informacji.
Ta ikona oznacza nową funkcję w programie Excel 2013.
Ikona uwagi oznacza różne ważne informacje — najczęściej są to podpowiedzi

pomagające szybko opanować jakieś czynności lub podstawowe informacje potrzebne
do zrozumienia danego fragmentu tekstu.
Ikona wskazówki oznacza bardziej efektywny sposób wykonania jakiejś czynności

lub technikę, która może nie być oczywista. Wiedzę tę można wykorzystać, aby zrobić
wrażenie na innych pracownikach w biurze.
Ta ikona oznacza, że omawiany przykład znajduje się na serwerze FTP wydawnictwa

Helion (ftp://ftp.helion.pl/przyklady/andae2.zip).
Oznacza, że trzeba zachować ostrożność przy wykonywaniu opisywanych działań.
Ikona wskazuje, że dodatkowe informacje można znaleźć w innych rozdziałach.

Wprowadzenie 17
Układ książki
Rozdziały w książce zostały podzielone na sześć części. Każda z nich wykorzystuje wiedzę
przekazaną w poprzednich rozdziałach. Kryje się za tym koncepcja, że dzięki zaznaja-
mianiu się z kolejnymi częściami użytkownik będzie stopniowo stawał się ekspertem
w zakresie pulpitów menedżerskich w Excelu.
Część I: Podstawowe informacje na temat pulpitów menedżerskich

W części pierwszej skupiliśmy się na nauce myślenia o danych w kontekście raportów
i pulpitów. Rozdział 1. to wprowadzenie do tej tematyki, czyli omówienie podstawowych
koncepcji i czynności wstępnych przed stworzeniem udanego projektu. W rozdziale 2.
przedstawiono, jak zbudować efektywne tabele. W rozdziale 3. mowa jest o korzyściach
płynących z używania wykresów przebiegu w czasie, dostępnych w Excelu 2013. Wreszcie,
w rozdziale 4. przyjrzymy się różnym technikom wizualizacji danych bez korzystania
z wykresów czy grafów.
Część II: Stosowanie wykresów na pulpitach menedżerskich

Część druga to solidne fundamenty potrzebne do wizualizacji danych za pomocą wykresów
Excela. Rozdział 5. zaczyna się od podstaw, czyli wprowadzenia do mechanizmów działa-
nia wykresów w Excelu. Rozdziały 6. i 7. poświęcone są technikom umożliwiającym two-
rzenie wykresów dostosowanych do potrzeb użytkowników. Część druga poruszonymi te-
matami wykracza poza podstawowe zagadnienia tworzenia prezentacji na bazie wykresów,
wprowadzając zaawansowane techniki. W rozdziale 8. omówiono, jak przedstawiać ten-
dencje na wielu seriach danych i dla różnych okresów. W rozdziale 9. omówiono grupowa-
nie danych, a w rozdziale 10. opisano techniki, które mogą być przydatne podczas tworzenia
prezentacji dotyczącej oceny stopnia realizacji celu. Po zapoznaniu się z tymi informacjami
czytelnik będzie w stanie tworzyć syntetyczne wykresy prezentujące dane w pełen zna-
czenia sposób.
Część III: Pulpity menedżerskie — zagadnienia zaawansowane

W części trzeciej dokładnie przyjrzymy się niektórym z kluczowych koncepcji dotyczących
pulpitów menedżerskich, które pozwolą przygotować niesamowite prezentacje. W roz-
dziale 11. omówiono tworzenie efektywnego modelu danych, który będzie solidnym fun-
damentem dla raportu czy pulpitu menedżerskiego. Omówiono również, jaki wpływ mają
źle zaprojektowane tabele i jak konfigurować źródła, aby poprawić efekt końcowy. W roz-
dziale 12. omówiono interaktywne formanty, których użycie umożliwia tworzenie przej-
rzystego interfejsu, dzięki czemu wyraźnej poprawie ulega łatwość nawigacji i korzy-
stania z pulpitów menedżerskich czy raportów przez użytkowników. Rozdział 13. to
klarowne informacje na temat ulepszania i automatyzacji systemów raportowania za
pomocą makr.
Część IV: Tabele przestawne a pulpity menedżerskie

W części czwartej objaśniono, w jaki sposób tabele przestawne mogą poprawić analizy
i raporty. Rozdział 14. to wprowadzenie do tematyki tabel przestawnych oraz objaśnienie
roli, jaką mogą one pełnić w prezentacjach tworzonych w Excelu. Rozdział 15. poświę-
cony jest tworzeniu wykresów przestawnych; zawiera informacje, które pozwalają zro-
zumieć zależności i współdziałanie tabel przestawnych i wykresów przestawnych. W roz-
dziale 16. mowa o fragmentatorach i o tym, jakie możliwości interaktywnego działania one
udostępniają. Wreszcie rozdział 17. to wprowadzenie do nowego wewnętrznego modelu
danych oraz funkcji Power View, które to elementy pojawiły się w Excelu 2013
Część V: Kontakt ze światem zewnętrznym

W części piątej zamieszczono istotne informacje na temat importowania danych z ze-
wnętrznych źródeł. W rozdziale 18. omówiono metody włączania do Excela danych pocho-
dzących z innych źródeł. Opisano importowanie do Excela danych z Microsoft Accessa
i SQL Server, a także tworzenie systemów umożliwiających dynamiczną aktualizację
zewnętrznych źródeł danych. Rozdział 19. poświęcony jest różnym metodom dystrybu-
cji pulpitów menedżerskich i raportów z jednoczesnym zabezpieczeniem danych przed
nieautoryzowanymi zmianami.
Materiały dodatkowe
W książce wiele przypadków omówiono na konkretnych przykładach, które z kolei dołą-
czono do publikacji; przykłady są podzielone zgodnie z rozdziałami, w których je opisano.
Pliki z tymi przykładami można pobrać z serwera FTP:ftp://ftp.helion.pl/przyklady/andae2.zip.
Nie jest konieczna instalacja tych plików, wystarczy je pobrać z serwera FTP. Pliki zapi-
sano w formacie Excela 2007 – 2013.
Zestaw narzędzi dodatkowych: Power Utility Pak

John jest również autorem nagrodzonego zestawu narzędzi znanego pod nazwą Power
Utility Pak; jest to kolekcja przydatnych aplikacji dla Excela oraz zestaw arkuszy. Pakiet
został napisany wyłącznie z użyciem języka VBA.
Nauka poprzez studiowanie kodu to doskonały sposób na podniesienie swoich umiejęt-

ności programistycznych.
Ze strony http://spreadsheetpage.com można pobrać 30-dniową wersję testową pakietu

Power Utility Pak.
Jeżeli okaże się ona przydatna dla czytelników, można kupić jej pełną wersję.
Wprowadzenie 19
Kontakt z autorami
Zawsze jesteśmy zainteresowani oddźwiękiem powodowanym przez nasze książki wśród
czytelników. Najlepszym sposobem kontaktu z nami jest poczta elektroniczna. Wysyłajcie
swoje komentarze i sugestie na adresy:
mha105@yahoo.com
john@j-walk.com
Niestety, nie jesteśmy w stanie odpowiedzieć na konkretne pytania. Najlepszym sposobem

na uzyskanie pomocy będzie zapewne zadanie pytania na jednym z forów poświęconych
Excelowi.
Podczas buszowania po internecie warto też zajrzeć na stronę Johna (The Spreadsheet
Page). Znaleźć tam można mnóstwo przydatnych informacji, porad i plików do pobrania.
Jej adres to:
http://spreadsheetpage.com
A teraz, bez zbędnych ceregieli, czas przewrócić kartkę i poszerzyć swoje horyzonty.
Część I
Podstawowe informacje
na temat pulpitów
menedżerskich
W tej części:
 Rozdział 1. Pulpity menedżerskie — wprowadzenie
 Rozdział 2. Najlepsze rozwiązania w projektowaniu tabel
 Rozdział 3. Wykresy przebiegu w czasie
 Rozdział 4. Inne techniki wizualizacji
Rozdział 1.
Pulpity menedżerskie
— wprowadzenie
W tym rozdziale:
 Pulpity menedżerskie i raporty — definicja
 Określanie wymagań użytkowników
 Założenia projektowe i wizualizacyjne
 Weryfikacja pulpitu przed dystrybucją
Tworzenie pulpitu menedżerskiego w Excelu różni się od tworzenia standardowej analizy

z wykorzystaniem tabel. Choć kusi, aby od razu przejść do sedna i rozpocząć tworzenie
pulpitu, to jednak należy pamiętać, że proces ten wymaga daleko więcej przygotowań
niż wygenerowanie zwykłego raportu w Excelu. Konieczne są: doskonała komunikacja
z kadrą kierowniczą, znajomość technik modelowania danych oraz umiejętność ich prak-
tycznego wykorzystania. Przed zagłębieniem się w detale procesu tworzenia warto zapo-
znać się z podstawowymi koncepcjami dotyczącymi pulpitów menedżerskich. W roz-
dziale omówiono podstawowe zagadnienia związane z pulpitami, reguły ich projektowania
oraz składniki projektu pulpitu.
Wszystkie przykłady omawiane w książce można pobrać z serwera

FTP:ftp://ftp.helion.pl/przyklady/andae2.zip.
Pulpity menedżerskie i raporty — definicje

Właściwie słów pulpit menedżerski i raport można by używać wymiennie. Granica
pomiędzy tymi pojęciami jest często płynna. W odniesieniu do niezliczonych raportów
używa się terminu „pulpit menedżerski” tylko dlatego, że zamieszczono na nich kilka
wykresów. Można znaleźć mnóstwo raportów, które w pełni zasługują na nazwę pulpitów
menedżerskich.
Być może wydaje się to tylko zagadnieniem semantycznym, ale naprawdę warto uporząd-
kować te pojęcia i poznać elementy charakterystyczne zarówno pulpitów, jak i raportów.
24 Część I  Podstawowe informacje na temat pulpitów menedżerskich
Raporty — definicja
Raporty to prawdopodobnie najpowszechniejszy sposób prezentowania danych stosowany
w analityce biznesowej. Raport można zdefiniować jako dokument zawierający dane prze-
znaczone do analizy. Może on mieć postać zupełnie prostą (jak tabela czy baza danych)
lub bardziej skomplikowaną (złożone zestawienie z możliwością zmiany wymiaru pre-
zentowanych danych).
Kluczową cechą raportu jest to, że nie prowadzi użytkownika do gotowych wniosków.
Choć raporty mogą zawierać analizy, zestawienia, obliczenia czy nawet wykresy, to zwykle
wymagają od użytkownika przeprowadzenia własnych analiz i wniosków.
W lepszym objaśnieniu tego zagadnienia pomoże przykładowy raport przedstawiony na

rysunku 1.1. Zawiera on liczbę gości odwiedzających parki narodowe w okresie kilku lat.
Choć dane te mogą być użyteczne same w sobie, to raport jako taki nie prowadzi do goto-
wych wniosków; po prostu prezentuje zgromadzone dane.
Rysunek 1.1.
Raport
prezentuje dane,
ale nie przedstawia
gotowych wniosków
Pulpity menedżerskie — definicja

Pulpit menedżerski to graficzny interfejs prezentujący dane w ujęciu całościowym za
pomocą odpowiednich wskaźników i z uwzględnieniem poszczególnych aspektów czy
procesów biznesowych. Pulpit posiada trzy kluczowe atrybuty. Są to:
 graficzna prezentacja danych (np. za pomocą wykresów); zastosowanie wizualizacji
ułatwiającej skupienie uwagi na kluczowych trendach, porównaniach i wyjątkach;
 prezentowanie tylko tych danych, które są ważne z punktu widzenia
przeznaczenia danego pulpitu;
 przedstawianie wniosków zgodnie z przyjętymi założeniami i zwalnianie
odbiorcy z konieczności przeprowadzania własnych analiz.
Rozdział 1.  Pulpity menedżerskie — wprowadzenie 25
Na rysunku 1.2 przedstawiono pulpit prezentujący dane użyte na rysunku 1.1. Pulpit przed-
stawia informacje na temat frekwencji zwiedzających parki narodowe. Jak widać, pre-
zentacja zawiera wszystkie kluczowe atrybuty definiujące pulpit menedżerski. Po pierwsze:
zawiera graficzne przedstawienie ogólnych trendów dotyczących liczby zwiedzających.
Po drugie: nie wszystkie wykorzystane dane widoczne są w prezentacji; uwzględniono
tylko kluczowe informacje bezpośrednio związane z przeznaczeniem danego pulpitu.
Na koniec wreszcie, zgodnie z przeznaczeniem, pulpit prezentuje analizy i wnioski zwią-
zane z bieżącymi trendami dotyczącymi liczby odwiedzających.
Rysunek 1.2. Pulpit menedżerski błyskawicznie prezentuje dane za pomocą odpowiednich wskaźników
w poszczególnych aspektach czy procesach biznesowych
Kiedy już poznaliśmy różnice pomiędzy raportami a pulpitami menedżerskimi, warto pa-
miętać, że Excel nie oferuje narzędzi przeznaczonych ściśle do projektowania jednych czy
drugich. Jego piękno polega na tym, że każde z dostępnych w nim narzędzi można wyko-
rzystać do zadania, które chce wykonać użytkownik. I tak wykresy, tabele przestawne czy
makra mogą być użyte zarówno w prostym raporcie, jak i grać kluczową rolę w pulpicie
menedżerskim. W książce opisano wiele sposobów użycia popularnych narzędzi dostęp-
nych w Excelu do tworzenia własnych elementów składowych pulpitu menedżerskiego.
Określanie wymagań użytkownika

Załóżmy, że naszym celem jest utworzenie pulpitu dostarczającego danych na temat mie-
sięcznych opłat abonamentowych. Czy po prostu przejdziemy wprost do akcji, zestawia-
jąc ze sobą wszystko, co przyjdzie nam do głowy? Czy będziemy zgadywać, jakie infor-
macje będą użyteczne na takim pulpicie? Brzmi to niedorzecznie, ale takie podejście
zdarza się częściej, niż można by się spodziewać. Stale jesteśmy wzywani do akcji, ale
rzadko kiedy mamy czas na zebranie i określenie rzeczywistych wymagań danego projektu.
Ograniczone informacje z jednej strony i nierealne terminy z drugiej często w efekcie

dają produkt, który w ogóle nie jest wykorzystywany lub którego wartość jest daleko
niższa od nakładów włożonej weń pracy.
Dlatego właśnie kluczowym etapem w przygotowaniach do zbudowania pulpitu mene-

dżerskiego jest zebranie wymagań użytkownika. Powinny one obejmować: zdefiniowa-
nie odbiorców, źródeł danych, wskaźników efektywności, harmonogramu aktualizacji
i tak dalej…
W świecie analiz wykonywanych w Excelu przez nieprogramistów zbieranie wymagań

użytkownika jest właściwie bezcelowe, a to dlatego, że praktycznie codziennie jesteśmy
proszeni o wprowadzanie znaczących zmian. Dlatego gromadzenie wymagań użytkownika
w codziennie zmieniających się warunkach biznesowych czasem może wydawać się
marnotrawieniem cennego czasu.
Ale jest to czas poświęcony na zapoznanie się ze strukturą połączeń w mózgu zawiadu-
jącym działaniem pulpitu menedżerskiego. Poza wszystkim warto zadać sobie pytanie:
czy lepiej poświęcić czas na zebranie wymagań użytkownika, czy też spędzić go na mozol-
nym poprawianiu i zmienianiu gotowego pulpitu?
Wystarczy przypomnieć sobie, ile razy proszono nas o przygotowanie danych do analizy
tylko po to, by na koniec usłyszeć: „Nie, nie o to mi chodziło” albo: „Teraz widzę, że
potrzebuję jednak czegoś innego”. Jest to frustrujące w przypadku prostej analizy danych,
a co dopiero, gdy w grę wchodzi złożony pulpit z kilkoma procesami integracji danych…
Samo gromadzenie wymagań użytkownika nie musi być nadmiernie skomplikowane czy
sformalizowane. Oto kilka przykładowych działań pozwalających upewnić się, że znamy
rzeczywiste cele i założenia przygotowywanego pulpitu menedżerskiego.
Podczas opracowywania wymagań użytkownika dla danego pulpitu należy skoncentrować

się na typie potrzebnych danych, ich wymiarach, potrzebnych i dostępnych źródłach itd.
Bez solidnego opracowania procesów pozyskiwania i obróbki danych tworzony pulpit
nie będzie efektywny i trudno będzie nim zarządzać.
Definiowanie przekazu
Podczas zbierania wymagań użytkowników do nowego projektu pulpitu warto ustalić
ich źródło po to, aby skonfrontować zebrane oczekiwania z rzeczywistymi potrzebami.
Po pierwsze, należy omówić cele, które ma realizować dany pulpit, a także najważniejsze
czynniki, które spowodowały zapotrzebowanie na jego utworzenie. W trakcie dyskusji
na ten temat może się okazać, że potrzeby użytkownika zaspokojone mogą być przez
prosty raport przygotowany w Excelu, a sam pulpit byłby zbyt skomplikowanym przed-
sięwzięciem w stosunku do rzeczywistych oczekiwań.
Określanie odbiorców
Jeżeli tworzenie pulpitu jest uzasadnione, należy ustalić, kto będzie jego końcowym
użytkownikiem. Warto poświęcić trochę czasu na spotkanie z jednym z takich użytkow-
ników i dowiedzieć się, w jaki sposób chciałby korzystać z pulpitu. Warto wiedzieć, czy
na przykład planuje używać pulpitu jako narzędzia do mierzenia efektywności pracy dyrek-
torów regionalnych, czy może do prezentowania danych zewnętrznym klientom. Roz-
mowa o podstawowych założeniach z odpowiednimi osobami pomoże uporządkować
pomysły i uniknąć problemów z niespełnieniem oczekiwań użytkowników.
Określanie wskaźników wydajności

W większości projektowanych pulpitów planuje się wykorzystanie kluczowych wskaź-
ników efektywności działania przedsiębiorstwa (ang. Key Performance Indicators). Służą
one do określania poziomu efektywności zadań uznanych za istotne w codziennej dzia-
łalności czy procesach przedsiębiorstwa. Ich zadaniem jest informowanie o konieczności
zwrócenia szczególnej uwagi czy wręcz interwencji, gdy efektywność nie zmieści się
w założonych normach. Nawet jeżeli wskaźniki umieszczone w danym pulpicie nie noszą
oficjalnej nazwy Kluczowych Wskaźników Efektywności, to z pewnością służą temu
samemu celowi: kierowaniu uwagi na zagrożone obszary.
Tworzenie wskaźników efektywności dla konkretnej organizacji to temat wart osobnej

książki i niestety wykracza poza zakres niniejszej. Szczegółowym przewodnikiem
na temat strategii projektowania zestawu wskaźników, po który warto sięgnąć, jest
książka Davida Parmentera Key Performance Indicators: Developing, Implementing,
and Using Winning KPIs wydawnictwa Wiley. Książka ta doskonale opisuje, jak krok
po kroku zaprojektować i wdrożyć wskaźniki efektywności.
Wskaźniki wykorzystane w pulpicie powinny realizować cel przyświecający idei jego

powstania. I tak jeżeli tworzymy pulpit ukierunkowany na procesy związane z zaopatrze-
niem, nie ma sensu umieszczanie w nim wskaźników dotyczących zarządzania zasobami
ludzkimi. Dobrą zasadą jest nieumieszczanie w pulpitach danych, które „warto by mieć”,
tylko po to, by zapełnić wolne miejsce czy dlatego, że są po prostu dostępne. Jeżeli dane
nie przyczyniają się do zrealizowania głównego celu pulpitu — nie warto ich w nim
zamieszczać.
Oto kolejna wskazówka. Podczas gromadzenia wskaźników potrzebnych na pulpicie często

pomocne okazuje się napisanie zdania opisującego celowość danego miernika. I tak
zamiast wpisywać po prostu „Przychody” w wymaganiach użytkownika, warto napisać
pytanie komponentu, brzmiące na przykład: „Jaki jest trend globalnych przychodów
w ciągu ostatnich dwóch lat?”. Nazywamy to „pytaniem komponentu” dlatego, że aby na
nie odpowiedzieć, musimy utworzyć pojedynczy element, taki jak wykres czy tabela.
Jeżeli pytanie komponentu brzmi: „Jaki jest trend globalnych przychodów w ciągu
ostatnich dwóch lat?”, można sobie wyobrazić wykres prezentujący linię trendu z dwóch
lat, który jest odpowiedzią na nie.
Czasem warto pójść krok dalej i umieścić „pytanie komponentu” na schemacie danego
pulpitu, dzięki czemu można zdobyć dokładniejsze informacje na temat danych potrzeb-
nych w konkretnym projekcie. Na rysunku 1.3 zamieszczono przykład ilustrujący ten
pomysł.
Każda ramka na tym schemacie pulpitu reprezentuje komponent i jego przybliżone

umiejscowienie. Pytania w nich umieszczone określają rodzaj danych potrzebnych do
stworzenia miernika dla przygotowywanego pulpitu.
Rysunek 1.3.
Każda ramka na tym
schemacie pulpitu
reprezentuje komponent
oraz rodzaj danych
potrzebnych
do stworzenia miernika
Lista potrzebnych źródeł danych

Po skompletowaniu listy wskaźników potrzebnych dla opracowywanego pulpitu mene-
dżerskiego, ważne jest przygotowanie zestawienia dostępnych baz danych oraz innych
źródeł, dzięki czemu będzie można określić, czy dane potrzebne do stworzenia mierników
w ogóle są dostępne.
 Czy mamy dostęp do potrzebnych źródeł danych?
 Jak często te źródła są aktualizowane?
 Kto jest ich właścicielem i administratorem?
 Jakie procesy są niezbędne do pozyskania tych zasobów?
 Czy dane te w ogóle istnieją?
Odpowiedzi na powyższe pytania trzeba znaleźć podczas negocjowania czasu potrzeb-

nego na projektowanie, tworzenie harmonogramu aktualizacji i planowanie poszczegól-
nych faz projektu.
Rozsądek podpowiada, że wskaźniki na pulpicie menedżerskim nie powinny zależeć

od dostępności danych. Odwrotnie: to właśnie mierniki powinny być nadrzędne
wobec źródeł danych w przedsiębiorstwie. I choć powyższa koncepcja jest słuszna,
to doświadczenie pokazuje, że zbyt wiele projektów pulpitów upadło z powodu braku
danych. Realny świat boleśnie wskazuje różnicę pomiędzy ideałem a rzeczywistością.
Jeżeli strategia danej organizacji wymaga od twórcy projektu zbierania i obróbki danych,
które są niespójne lub w ogóle nie istnieją, należy wstrzymać tworzenie pulpitu i skupić
się na zbudowaniu mechanizmów służących do ich gromadzenia.
Określanie wymiarów i filtrów

W kontekście tworzenia pulpitu menedżerskiego wymiar to kategoria danych użytych
do organizowania informacji biznesowych. Przykłady wymiarów to: region, rynek,
oddział, kierownik i pracownik. Podczas określania wymiarów na etapie zbierania
wymagań użytkowników można określić sposób, w jaki wskaźniki powinny być gru-
powane czy dystrybuowane. I tak jeżeli pulpit ma prezentować dane posortowane wg
pracowników, należy się upewnić, że proces zbierania danych obejmuje informacje
o tych pracownikach. Jak można sobie wyobrazić, dodawanie nowego wymiaru już po
utworzeniu pulpitu może być skomplikowane, szczególnie jeżeli zbieranie danych
wymaga korzystania z wielu źródeł. Zamknięcie możliwości dodawania nowych wy-
miarów na wczesnym etapie tworzenia pulpitu z pewnością pozwoli uniknąć później-
szego bólu głowy.
Mniej więcej w tym samym momencie należy znać rodzaje potrzebnych filtrów. Filtry to
mechanizmy pozwalające zawęzić zakres danych do jednego wymiaru. Jako zakres filtru
można wykorzystać rok, pracownika czy region. I znowu, jeżeli nie zadbamy o ustalenie
filtrów na etapie pobierania danych, będziemy zmuszeni do nieprzyjemnej pracy nad
przeprojektowaniem zarówno zaplanowanych procesów, jak i samego pulpitu mene-
dżerskiego.
Drążenie danych
Wiele pulpitów menedżerskich oferuje funkcje drążenia danych (ang. drill-down), umoż-
liwiające szybkie przejście do szczegółów danego wskaźnika. Musimy dokładnie zrozu-
mieć, jaki typ drążenia użytkownik ma na myśli.
Dla większości korzystających z pulpitów drążenie danych oznacza możliwość uzyskania

dostępu do tabeli z nieprzetworzonymi danymi wykorzystywanymi do utworzenia danego
wskaźnika. Choć nie zawsze jest to praktyczne czy wręcz możliwe rozwiązanie, to można
przynajmniej określić oczekiwania wobec kolejnej wersji pulpitu menedżerskiego. Dzięki
temu można planować następne makra, łącza czy inne rozwiązania do wdrożenia w pulpicie.
Harmonogram aktualizacji
Harmonogram aktualizacji opisuje, jak często pulpit jest zmieniany, aby prezentować
najnowsze dostępne dane. Ważne jest, aby projektant i administrator pulpitu miał w tym
temacie coś do powiedzenia. Klienci mogą nie zdawać sobie sprawy, co jest potrzebne do
aktualizacji pulpitu. Podczas rozmów na temat harmonogramu warto pamiętać, że często-
tliwość odświeżania danych zależy bezpośrednio od samych ich źródeł. Nie można pre-
zentować danych nowszych niż dostępne w źródłach. Warto też wynegocjować odpowied-
nią ilość czasu na tworzenie makr, które pozwolą zautomatyzować czasochłonne i regularnie
powtarzane czynności.
Rzut oka na zasady projektowania

pulpitów menedżerskich
Użytkownicy Excela żyją w świecie liczb i tabel, a nie w świecie wizualizacji i projektów.
Typowy analityk korzystający z Excela nie ma doświadczenia w projektowaniu aspektów
wizualnych i podczas projektowania pulpitu często polega jedynie na własnym instynkcie.
W efekcie większość pulpitów menedżerskich opartych na Excelu ma przeładowany
i nieefektywny interfejs.
Jest też dobra wiadomość: dzięki temu, że pulpity menedżerskie są wykorzystywane od

długiego czasu, posiadamy sporą wiedzę na temat zasad ich tworzenia i wizualizacji danych.
Choć wiele z tych zasad zdaje się być po prostu zdroworozsądkowymi regułami, to
dla sporej części użytkowników Excela wcale nie muszą być one oczywiste. Spróbujemy
przełamać ten trend i przyjrzeć się bliżej kilku podstawowym zasadom projektowania,
które ulepszą nasze zbudowane na Excelu pulpity menedżerskie.
Wiele z prezentowanych poniżej zasad pochodzi z prac Stephena Fewa, eksperta

w dziedzinie wizualizacji i autora kilku książek i artykułów poświęconych regułom
projektowania pulpitów menedżerskich. Choć niniejsza książka poświęcona jest
technicznym aspektom tworzenia pulpitów za pomocą Excela, to poniższe akapity
zaprezentują szersze spojrzenie na zagadnienia związane z ich projektowaniem.
Chcących poszerzyć swoją wiedzę na ten temat zapraszamy na stronę Stephena Fewa,
którą można znaleźć pod adresem: www.perceptualedge.com.
Zasada nr 1. Zachowaj prostotę

Mantra Stephena Fewa, eksperta od projektowania pulpitów, brzmi: „Upraszczaj, uprasz-
czaj, upraszczaj”. Na pulpicie wyposażonym w zbyt wiele wskaźników i efektów znaczące
informacje, które chcemy przedstawić, mogą zaginąć w natłoku graficznych elementów.
Ile razy zdarzyło się, że przygotowane raporty zostały określone jako „przeładowane”?
Oznacza to, że na pulpicie zbyt wiele się dzieje, co utrudnia odczytanie bieżących danych.
Oto, co można zrobić, aby mieć pewność, że tworzony pulpit jest prosty i efektywny.
Nie zmieniaj pulpitu w minihurtownię danych

Przyznaj się: w raportach umieszczasz tak dużo danych, jak to tylko możliwe; głównie
dlatego, aby uniknąć pytań o dodatkowe informacje. Wszyscy tak robimy. Ale w przy-
padku pulpitów menedżerskich należy walczyć z chęcią umieszczania na nich wszystkich
dostępnych informacji.
Przeciążenie użytkowników zbyt dużą ilością danych może spowodować, że stracą oni
z pola widzenia podstawowy cel pulpitu i skupią się na nieistotnych danych. Wskaźniki
wykorzystane w pulpicie powinny realizować założenia przyświecające idei jego powstania.
Unikaj pokusy wypełniania wolnego miejsca dla zaspokojenia potrzeby symetrii czy po-
prawienia wyglądu. Nie dołączaj danych, które „warto by mieć”, tylko dlatego, że są po
prostu dostępne. Jeżeli dane nie przyczyniają się do zrealizowania głównego celu pulpitu
— nie warto ich w nim zamieszczać.
Zapomnij o fikuśnym formatowaniu

Dla efektywnej komunikacji z wykorzystaniem pulpitu kluczowe jest prezentowanie
danych tak prosto, jak to tylko możliwe. Nie ma potrzeby stosowania graficznych wodo-
trysków, aby uczynić dane bardziej interesującymi. Nie jest błędem stworzenie pulpitu
z minimum kolorów czy formatowania lub wręcz zupełnie ich pozbawionego. Przekonasz
się, że brak zbędnego formatowania tylko przyciąga uwagę do ważnych danych. Skup się
na danych, a nie na błyszczących, wesołych grafikach.
Ilustracją dla tych zaleceń jest rysunek 1.4, a właściwie widoczne na nim formatowanie.
Ten typ efektów, style i ogólny wygląd łatwo osiągnąć w Excelu. Problem polega na
tym, że takie efekty przysłaniają dane, które chcemy zaprezentować. Co więcej; jeżeli
umieścimy ten wykres na stronie pośród pięciu czy dziesięciu podobnych, wówczas
uzyskamy pulpit, który trudno będzie oglądać, a jeszcze trudniej odczytać umieszczone
na nim dane.
Rysunek 1.4.
Fikuśne formatowanie
może przytłoczyć dane,
które chcemy
zaprezentować
Na rysunku 1.5 przedstawiono te same dane, jednak bez zbędnego formatowania. Infor-
macje na nim przedstawione są nie tylko łatwiejsze do odczytania, ale też można nimi
efektywniej zarządzać.
Rysunek 1.5.
Wykres powinien
prezentować dane
tak prosto,
jak to tylko możliwe
Oto kilka prostych wskazówek, które pozwolą uniknąć stosowania zbędnego formatowania:
 Podczas tworzenia pulpitu unikaj stosowania kolorów i wypełniania tła. Kolory
powinny być stosowane oszczędnie i tylko w przypadku kluczowych informacji.
Na przykład czerwony, żółty i zielony powinny być przypisywane do wskaźników
poziomu wydajności zgodnie z ich powszechnie przyjętym znaczeniem. Kolorowe
elementy na pulpicie tylko odciągają uwagę odbiorców od właściwej informacji.
 Nie należy podkreślać obramowań, teł czy innych elementów definiujących
obszary na pulpicie menedżerskim. Staraj się używać pustych przestrzeni do
oddzielania komponentów na pulpicie. Jeżeli obramowania są niezbędne, formatuje je
jaśniejszymi kolorami niż prezentowane dane. Najlepszy będzie tu kolor jasnoszary.
Celem jest zaznaczenie sekcji bez odrywania uwagi odbiorców od wyświetlanych
informacji.
 Excel 2013 ułatwia stosowanie efektów, które sprawią, że wszystko będzie
błyszczeć i lśnić, a wszyscy będą szczęśliwi. I choć takie formatowanie może być
wskazane w marketingu, to nie przysporzy ono żadnych korzyści tworzonemu
pulpitowi menedżerskiemu. Unikaj stosowania fikuśnych efektów, takich
jak gradienty, wzorzyste wypełnienia, cienie, błyszczące elementy, miękkie
krawędzie itp.
 Nie próbuj dodawać do pulpitu obrazków czy klipów. Nic nie wnoszą
do prezentowanych danych, ale często wyglądają tandetnie.
Unikaj złomu na wykresach

Pionier wizualizacji danych Edward Tufte wprowadził pojęcie stosunku danych do
atramentu. Chodzi o to, że większa część atramentu użytego na wykresie (czy — jak
w naszym przypadku — na pulpicie) powinna być przeznaczona na dane. Tylko niewielka
jego część powinna być poświęcona na elementy nazwane przez niego wykresowym
złomem, czyli krawędzie, siatki, linie trendu, etykiety, tła itd.
Na rysunku 1.6 widać, jaki wpływ może mieć wykresowy złom na efektywność przekazy-
wania danych. Zwróć uwagę, jak kręto i ciasno prezentują się dane na górnym wykresie.
Na dolnym wykresie zamieszczono te same dane. W dużo czytelniejszy sposób prezentuje

on informację o tym, że liczba zarejestrowanych kierowców w Teksasie wzrosła z około
10,5 miliona do ponad 17 milionów. Na górnym wykresie ta informacja została rozcień-
czona przez zbędne elementy. Jak pokazuje powyższy przykład, wykres można wyraźnie
poprawić poprzez usunięcie elementów, które nie odnoszą się bezpośrednio do głównego
przesłania.
Oto kilka sposobów na uniknięcie wykresowych śmieci; ich wdrożenie daje pewność, że
wykres będzie czytelnie prezentował informacje.
 Usuń linie siatki. Linie (zarówno poziome, jak i pionowe) są zwykle niepotrzebne.
Powodem ich stosowania jest to, że pomagają wizualnie ocenić wartości
prezentowane przez dane. Jednak zwykle oceniamy wartość poprzez porównanie
danego punktu z innym na wykresie. Dlatego linie siatki są drugorzędnym
odwołaniem — po prostu marnotrawstwem atramentu.
Rysunek 1.6.
Wykresy ze zbyt
wieloma elementami
mogą stać się
zagmatwane,
a przez to trudne
w odbiorze.
Usunięcie
niepotrzebnych
elementów
uwydatni przekaz
 Usuń krawędzie. Zauważysz wówczas, że ich usunięcie (oraz ramek) nadaje

wykresom bardziej przejrzysty wygląd i pomaga uniknąć mylących linii
pojawiających się podczas umieszczania wielu wykresów na pulpicie menedżerskim.
Jako obramowanie wykorzystaj pustą przestrzeń między wykresami.
 Unikaj linii trendu. Często dostarcza ona informacji, które można uzyskać
z wykresu czy prostej etykiety. Często linie trendu są mylące dla odbiorców, którzy
sądzą, że mają do czynienia z dodatkową serią danych. Po co umieszczać linię trendu
na wykresie liniowym, skoro on sam jest swoistą linią trendu? Po co umieszczać
linię trendu na wykresie słupkowym, kiedy wystarczy spojrzeć na wierzchołki
słupków? Zamiast tejże linii wystarczy wstawić prostą etykietę informującą
o tendencji zmiany danych.
 Unikaj zbędnych etykiet. Nigdzie nie jest napisane, że koniecznie trzeba
przypisywać etykietę do każdej wartości na wykresie. W zupełności wystarczy
wykreślenie punktu danych bez wyświetlania jego wartości. Przekonasz się, że
wykresy są skuteczniejsze w przekazie, kiedy przedstawiają tylko liczby istotne
dla planowanego przekazu.
 Nie wyświetlaj legendy, jeśli nie musisz. Kiedy prezentujesz jedną serię danych,
nie ma potrzeby wyświetlania niepotrzebnie zajmującej miejsce legendy. Niech
nazwa wykresu identyfikuje przedstawione na nim dane.
 Usuń osie, które nie wprowadzają danych. Powodem umieszczania osi x i y jest
to, że pomagają wizualnie ocenić wartości i położenie prezentowanych danych.
Jednakże jeżeli charakter i przeznaczenie wykresu nie wymagają poszczególnych
osi — lepiej je usunąć. Nie mówię tego po to, aby zmasakrować Wasze wykresy.
Chodzi o to, aby na wykresie umieścić tylko te elementy, które odnoszą się
bezpośrednio do głównego przesłania.
Ogranicz każdy pulpit menedżerski do jednej strony lub ekranu

Pulpit menedżerski powinien błyskawicznie prezentować dane za pomocą odpowiednich
wskaźników w poszczególnych aspektach czy procesach biznesowych. To oznacza, że
wszystkie dane powinny być widoczne od razu. Choć nie zawsze jest to łatwe do zro-
bienia, to jednak najlepiej jest prezentować dane na jednej stronie czy ekranie. Dzięki
temu łatwiej jest porównywać poszczególne sekcje, śledzić procesy i ich efekty, a także
jest się mniej uzależnionym od pamięci krótkotrwałej. Kiedy użytkownik musi przewijać
z lewej strony na prawą i z góry na dół, wszystkie te korzyści znikają. Ponadto użyt-
kownicy mają tendencję do zakładania, że informacje, których nie widać od razu (i trzeba
przewinąć stronę, aby je wyświetlić), są mniej istotne.
Ale co w sytuacji, kiedy nie można zmieścić wszystkich danych na jednej stronie czy
ekranie? Po pierwsze, należy raz jeszcze przejrzeć wszystkie wskaźniki i sprawdzić, czy
na pewno wszystkie są niezbędne. Następnie tak sformatować pulpit, aby zużywał mniej
przestrzeni (mniejsza czcionka, mniej wolnego miejsca, dopasowanie szerokości i wyso-
kości kolumn i wierszy). W końcu można spróbować uczynić pulpit bardziej interaktyw-
nym, tak aby użytkownicy mogli zmieniać widok, wyświetlając tylko te wskaźniki, które
są dla nich istotne w danym momencie.
Dodawanie funkcji interaktywnych omówiono w rozdziale 12.
Układ i rozmieszczenie elementów

Jak wspominaliśmy wcześniej, należy zamieszczać tylko te wskaźniki, które realizują
główny cel pulpitu. Jeżeli jednak wszystkie wskaźniki na pulpicie są ważne, być może
niektóre z nich są ważniejsze. Innymi słowy, często jest tak, że jeden komponent pulpitu
ma pierwszeństwo przed innymi.
Zamiast używania jaskrawych kolorów czy przesadnych różnic w wielkości można pod-
kreślić dany komponent, używając do tego celu odpowiedniego miejsca na pulpicie.
Różne badania potwierdzają, że czytelnicy mają naturalną skłonność do skupiania się na

konkretnych obszarach dokumentu. I tak badacze z Poynter Institute w trakcie projektu
Eyetracker III odkryli, że czytelnicy oglądają różne obszary dokumentu w określonej
kolejności, poświęcając szczególną uwagę konkretnym miejscom. Diagram na rysunku 1.7
ilustruje rozmieszczenie „priorytetowych stref”. Obszary oznaczone cyfrą 1 wydają się
mieć najwyższą ważność, przyciągając uwagę większości odbiorców w najdłuższym
okresie. Obszary oznaczone cyfrą 3 zdają się mieć najmniejszą ważność.
Rysunek 1.7.
Badania dowodzą,
że odbiorcy skupiają
uwagę szczególnie
w górnym lewym
i środkowym lewym
obszarze dokumentu
Można wykorzystać tę wiedzę do podniesienia lub obniżenia znaczenia danego kompo-

nentu na pulpicie na podstawie znaczenia zajmowanego przezeń obszaru. Jeżeli jeden
z wykresów wymaga specjalnej uwagi, można po prostu umieścić go w obszarze o dużym
znaczeniu.
Niewłaściwe formatowanie (za pomocą kolorów, obramowań, czcionek) może

zmienić znaczenie poszczególnych stref ważności, obniżając je w przypadku tych,
które były istotne poprzednio.
Formatowanie liczb
Nie ulega wątpliwości, że na pulpitach menedżerskich używa się mnóstwa liczb. Niektóre
umieszczone są na wykresach, inne znajdują się w tabelach. Pamiętaj, że każdy fragment
informacji umieszczony na pulpicie powinien znajdować się tam w jakimś celu. To ważne,
aby formatować liczby w taki sposób, by użytkownicy mogli odebrać przekazywany
komunikat bez zakłóceń czy pomyłek.
 Oto kilka wskazówek dotyczących zasad formatowania liczb w raportach
i na pulpitach menedżerskich.
 Zawsze używaj spacji, aby ułatwić odczytanie liczby. Na przykład zamiast 23456
wyświetlaj 23 456.
 Ułamków dziesiętnych używaj tylko wówczas, gdy potrzebny jest taki poziom
dokładności. I tak niewielką korzyść przynosi prezentowanie wartości dziesiętnych
w zapisie walutowym (np. 123,09 zł), szczególnie gdy posługujemy się dużymi
kwotami. Podobnie w przypadku zapisu procentowego: używaj ułamków dziesiętnych
tylko wówczas, gdy są one niezbędne do prawidłowego prezentowania danych.
Zamiast wyświetlać wartość 43,21%, może wystarczy po prostu 43%.
 Symbolów waluty używaj tylko wówczas, kiedy oznaczenie wartości pieniężnych
jest niezbędne. Jeżeli opracowujesz wykres czy tabelę zawierającą tylko przychody,
na której w dodatku jest etykieta waluty, można spokojnie oszczędzić miejsce
i piksele, pomijając symbol waluty.
 Duże liczby formatuj do tysięcy lub milionów. I tak zamiast wyświetlać liczbę
16 906 714, można sformatować ją do postaci 17 mln.
W rozdziale 2. znajdują się informacje, jak za pomocą formatowania liczb zwiększyć czy-
telność raportów i pulpitów menedżerskich.
Tytuły i etykiety
Niby to oczywiste, ale często nie udaje się wstawić odpowiednich etykiet na pulpicie.
Jeżeli klient popatrzy na komponent i zapyta: „Co to znaczy?”, wówczas mamy gotowy
opis na etykietę. Oto kilka wskazówek, jak poprawnie używać etykiet w raportach i na
pulpitach menedżerskich.
 Zawsze umieszczaj na pulpicie czy raporcie datę utworzenia. W przypadku
zestawień tworzonych co tydzień czy co miesiąc pozwoli to uniknąć pomyłki.
 Umieszczaj informację o tym, z jakiego okresu pochodzą dane użyte we wskaźnikach.
W wielu przypadkach to właśnie ta informacja jest kluczową w danym wskaźniku.
 Używaj opisowych nazw dla wszystkich komponentów. Dzięki temu odbiorcy będą
mieli jasność, na co w danej chwili patrzą. Zdecydowanie unikaj skrótowców,
symboli i kodów w opisach.
 Choć może się to wydawać dziwne, lepiej unikać wyróżniania etykiet i formatować
je delikatniejszymi kolorami niż dane. Takie formatowanie dostarcza potrzebnych
informacji bez odrywania uwagi odbiorców od wyświetlanych informacji. Najlepsze
kolory na etykiety to tzw. kolory ziemi: jasnoszary, brązowy, niebieski i zielony.
Ważne pytania
Nim odeślesz gotowy pulpit menedżerski, warto cofnąć się o krok i sprawdzić, czy zasto-
sowano w nim reguły projektowania omówione w tym rozdziale. Oto ważne pytania,
z których można ułożyć listę kontrolną używaną przed przekazaniem pulpitu odbiorcom.
Czy mój pulpit przedstawia właściwe informacje?

Przejrzyj informacje prezentowane na pulpicie i sprawdź, czy spełniają wymagania
użytkowników ustalone na początku całego procesu tworzenia. Nie wahaj się jeszcze
raz potwierdzić przeznaczenia pulpitu w rozmowie z najważniejszymi użytkownikami.
W ten sposób unikniesz ryzyka tworzenia pulpitu dla siebie samego. Pozwól kilku użyt-
kownikom testowym sprawdzić, jak wszystko działa w praktyce. Dzięki takiemu otwar-
temu kanałowi komunikacji nie zajdziesz zbyt daleko w przypadku, gdy obierzesz zły
kierunek.
Czy wszystko na moim pulpicie jest celowe?

Powiedz uczciwie: ile informacji zamieszczonych na pulpicie menedżerskim nie realizuje
jego głównego zadania? Warto dbać o to, aby pulpit był jak najbardziej funkcjonalny, i nie
rozcieńczać go niepotrzebnymi informacjami. Pamiętaj, że jeżeli dane nie przyczyniają
się do zrealizowania głównego celu pulpitu — nie warto ich w nim zamieszczać. Nie
znaczy to oczywiście, że największą wartością pulpitu jest wolne miejsce.
Czy przekaz jest wystarczająco wyraźny?

Każdy pulpit menedżerski zawiera jeden kluczowy komponent (lub większą ich liczbę).
Trzeba się upewnić, że jest on wystarczająco wyeksponowany. Aby sprawdzić, czy naj-
ważniejsze informacje są wystarczająco widoczne, cofnij się trochę i rzuć okiem na pulpit.
A potem jeszcze raz i jeszcze raz, i jeszcze kilka razy. Co widać na pierwszy rzut oka?
Jeśli nie jest to kluczowy komponent, to znaczy, że musisz coś zmienić w swoim pro-
jekcie. Oto, co można zrobić, aby mieć pewność, że kluczowy komponent jest wyraźnie
widoczny:
 Umieść go w lewym górnym rogu lub po lewej stronie środkowej części strony.
Jak wspomniano wcześniej, badania dowodzą, że właśnie tam najczęściej i najdłużej
zatrzymuje się wzrok odbiorców.
 Nie należy podkreślać obramowań, teł czy innych elementów definiujących
obszary na pulpicie menedżerskim. Staraj się używać pustych przestrzeni do
oddzielania komponentów na pulpicie. Jeżeli obramowania są niezbędne, formatuj
je jaśniejszymi kolorami niż prezentowane dane.
 Formatuj etykiety i dodatkowe teksty jaśniejszymi kolorami niż prezentowane dane.
Takie formatowanie dostarcza potrzebnych informacji bez odrywania uwagi
odbiorców od wyświetlanych danych.
Czy pulpitem da się zarządzać?

Pomiędzy aktualizacją pulpitu a przeprojektowaniem jest ogromna różnica. Nim z uczu-
ciem radości odeślesz swój prześliczny, właśnie ukończony pulpit do odbiorców, poświęć
chwilę na przemyślenie aspektu zarządzania nim. Należy wziąć pod uwagę częstotliwość
aktualizacji danych oraz wszystkie procesy, które trzeba w związku z tym przeprowadzić.
Jeśli to raport dotyczący pojedynczych zdarzeń, wówczas należy uzgodnić to z jego
użytkownikami. Jeśli jest on jednak wykonywany periodycznie, wówczas należy wziąć
pod uwagę czas potrzebny na dodatkową pracę związaną z jego powtarzaniem.
Zakres i okres
Pulpit menedżerski powinien mieć jasno zdefiniowany zakres prezentowanych danych
i uwzględniony dla nich okres. Każdy, kto ogląda pulpit, powinien od razu wiedzieć,
z jakiego okresu prezentuje on dane oraz jaki jest ich zakres. Dopilnowanie tego spro-
wadza się do wstawienia kilku etykiet w odpowiednich miejscach.
 Zawsze umieszczaj na pulpicie datę utworzenia. W przypadku zestawień
tworzonych co tydzień czy co miesiąc pozwoli to uniknąć pomyłki.
 Umieszczaj informację o tym, z jakiego okresu pochodzą dane użyte we wskaźnikach.
W wielu przypadkach to właśnie ta informacja jest kluczową w danym wskaźniku.
 Używaj opisowych nazw dla wszystkich komponentów umieszczonych na pulpicie.
Zdecydowanie unikaj skrótowców, symboli i kodów w opisach.
Dokumentacja
Bardzo ważne jest, aby przygotować dokumentację pulpitu oraz modelu danych, na którym
jest on oparty. Każdy, kto kiedykolwiek odziedziczył arkusz kalkulacyjny, wie, jak trudne
może być rozszyfrowanie wszystkich powiązań. Przy odrobinie szczęścia, gdy model danych
będzie niewielki, wystarczy na to tydzień. Jeśli szczęścia zabraknie, wówczas trzeba taki
arkusz porzucić i rozpocząć wszystko od samego początku. W przypadku Excela model
nawet nie musi należeć do kogoś innego. Wystarczy, że wrócimy do modelu używanego pół
roku wcześniej: taki czas wystarczy, aby zapomnieć, o co w nim chodziło. Bez dokumentacji
potrzeba będzie kilku dni na przypomnienie sobie i rozszyfrowanie swojej własnej pracy.
Dokumentacja nie musi być bardzo skomplikowana. Kilka prostych zasad pomoże w jej
przygotowaniu:
 Do modelu danych dołącz jego mapę. Mapa modelu to osobny arkusz, w którym
znajdują się informacje na temat zakresów najważniejszych danych oraz ich
interakcji z komponentami raportującymi w warstwie prezentacji.
 W tym przypadku można swobodnie korzystać z etykiet i komentarzy.
To zdumiewające, jak kilka dodatkowych wyjaśnień i opisów ułatwia
przypomnienie sobie modelu przygotowanego nawet dawno temu.
 Użyj kolorów do identyfikacji zakresów danych. Dzięki temu wystarczy rzut oka
na zakres komórek, aby szybko zorientować się, z czym dany zakres jest związany.
Dla każdego zakresu danych należy używać osobnego koloru. I tak żółty może być
przypisany do tabel tymczasowych, szary do formuł, a fioletowy do tabel odwołań.
W rozdziale 2. znajduje się wprowadzenie do modelu danych oraz metod tworzenia

jego map.
Czy pulpit jest łatwy w obsłudze?

Nim wypuścisz pulpit w świat, upewnij się, że jest on łatwy w obsłudze. Nietrudno zgad-
nąć, co to pojęcie oznacza.
 Intuicyjność. Obsłużyć pulpit powinna umieć nawet osoba, która nie miała z nim
wcześniej do czynienia. Przetestuj pulpit na jakimś ochotniku i zapytaj go o zdanie.
Jeśli okaże się, że potrzebne są Twoje wyjaśnienia, to znaczy, że coś jest nie tak.
Być może potrzebne są dodatkowe etykiety; może wykresy są zbyt skomplikowane;
może trzeba poprawić układ; może jest za dużo danych; a może jest ich za mało?
Dobrze byłoby mieć informacje od kilku osób.
 Łatwość nawigacji. Jeżeli pulpit jest dynamiczny i umożliwia interakcję z makrami
czy tabelami przestawnymi, wówczas trzeba mieć pewność, że można po nim
poruszać się bez przeszkód. Czy użytkownik musi klikać kilka razy, aby dostać się
do swoich danych? Czy liczba poziomów podczas drążenia danych jest odpowiednia?
Czy przełączanie się pomiędzy widokami nie zajmuje zbyt wiele czasu? W tym
przypadku również warto przetestować pulpit wśród kilku użytkowników.
Interaktywne pulpity menedżerskie trzeba sprawdzić na kilku komputerach
o specyfikacji różnej od tego, na którym został on utworzony.
 Drukowanie. Nie ma nic bardziej irytującego niż odkrycie, że autor pulpitu nie
znalazł czasu na sprawdzenie, czy pulpit jest poprawnie drukowany. Upewnij się
więc, że opcje drukowania w Excelu zostały ustawione tak, aby wydruki były
właściwe.
Poprawność danych
Nie ma nic bardziej morderczego dla raportów i pulpitów niż fakt, że prezentowane
w nich dane nie są dokładne. Nie jestem w stanie powiedzieć Ci, jak sprawdzić, czy
Twoje dane są poprawne. Mogę jednak wskazać trzy czynniki, które potwierdzą prze-
konanie, że są one dokładne.
 Spójność z wiarygodnym źródłem. Oczywiste jest, że jeśli dane nie będą zgodne
z innymi źródłami używanymi do raportowania, mamy do czynienia z problemem
ich wiarygodności, szczególnie wówczas, gdy te dodatkowe źródła są uznawane
za godne zaufania. Upewnij się, że nie korzystasz ze źródeł, które w firmie nie są
traktowane jako pewne. Jeżeli na pulpicie znajdują się dane powiązane
z wiarygodnymi źródłami, porównaj z nimi swoje dane w celu potwierdzenia
ich zgodności.
 Spójność wewnętrzna. Tłumaczenie się, dlaczego część danych na pulpicie
nie jest spójna z innymi, nigdy nie jest przyjemnym zadaniem. Dlatego warto
sprawdzić poziom wewnętrznej spójności danych. Upewnij się, że dane prezentowane
w różnych komponentach są ze sobą zgodne. Jeżeli jest jakaś przyczyna ich
niespójności, upewnij się, że została ona przedstawiona użytkownikom.
Prosta informacja może zapobiec wielu pytaniom o zgodność danych.
 Osobiste doświadczenie. Czy widziałeś kiedyś kogoś, kto oglądając raport,
powiedział: „To nie wygląda dobrze”? Zwykle znaczy to, że ktoś użył „przeczucia”
do oceny solidności danych. Oglądając dane, nie jesteśmy jak biała karta. Podczas
ich analizy za użytkownikami stoją lata doświadczenia i wiedza. Podświadomie
korzystamy z tego bagażu, oceniając dane czy informacje. Podczas oceniania
wartości utworzonego pulpitu warto wziąć pod uwagę dostępną w firmie „nieformalną
wiedzę”. Jeżeli to możliwe, pokaż pulpit kilku doświadczonym pracownikom.
Rozdział 2.
Najlepsze rozwiązania
w projektowaniu tabel
W tym rozdziale:
 Zasady projektowania tabel
 Formatowanie liczb
 Formatowanie za pomocą kolorów
 Formatowanie warunkowe
Tabele Excela to podstawowy mechanizm gromadzenia i przekazywania informacji.

Jeżeli spojrzymy na jakikolwiek raport przygotowany w Excelu, to znajdziemy tam ta-
bele z danymi. Jednak konieczność takiego przygotowywania tabel, aby łatwiej było je
odczytywać i by były atrakcyjniejsze wizualnie, umyka większości z nas.
Nawet na pulpitach menedżerskich bardzo ukierunkowanych na wizualizację danych

można znaleźć kluczowe informacje (np. 10 najlepszych handlowców) prezentowane za
pomocą tabel. O ile do wizualnych składników pulpitów przywiązuje się często nad-
mierną wagę, to projektowanie tabel rzadko wykracza poza dostosowanie schematu
kolorów do wyglądu pozostałych elementów.
Może za pomocą odpowiedniego układu wierszy i kolumn uda się przekonać odbiorców,
że dane prezentowane są w najlepszy możliwy sposób. Może stosowanie kolorów i ob-
ramowań sprawi, że tabela będzie wydawać się bardziej spójna. Istnieje kilka zasad,
których stosowanie sprawi, że efektywność tabel Excela jako platformy służącej do
przekazywania danych się poprawi.
W tym rozdziale zamieszczono informacje na temat stosowania przydatnych zasad pro-

jektowania tabel. Znajdujące się tu wskazówki z pewnością pomogą stworzyć tabele
prezentujące dane w taki sposób, że będą dużo łatwiejsze do przyswojenia i porównania
z innymi.
Wszystkie przykłady omawiane w tym rozdziale są dostępne na serwerze FTP:

ftp://ftp.helion.pl/przyklady/troyaid.zip w skoroszycie o nazwie wprowadzenie
przykłady.xslx.
Zasady projektowania tabel

Projektowanie tabel to jedno z najbardziej niedocenianych działań w procesie przygoto-
wywania raportów. To, jak dane zostaną przyjęte i zinterpretowane, zależy bezpośrednio
od sposobu zaprojektowania tabeli. Niestety, większość osób lekceważy etap umiesz-
czania danych w tabelach.
Przyjrzyjmy się przykładowi z rysunku 2.1. Tabela jest podobna do wielu innych, które
można znaleźć w raportach przygotowywanych za pomocą Excela. Wąskie obramowania,
różne kolory i nie najlepiej sformatowane liczby — wszystko to wyróżniki zdecydowanej
większości tabel przygotowywanych przez przeciętnego analityka korzystającego z Excela.
Rysunek 2.1.
Nie najlepiej
zaprojektowana
tabela
Przeczytanie tego rozdziału pozwoli na ulepszenie tabel poprzez zastosowanie czterech

poniższych reguł projektowych:
 Oszczędnie używaj kolorów, rezerwując je dla kluczowych punktów danych.
 Zamiast używać agresywnego obramowania do rozdzielania komponentów
pulpitu, wykorzystuj do tego celu zwykłe odstępy.
 Używaj odpowiedniego formatowania liczb, co pozwoli uniknąć umieszczania
w tabelach zbędnych ilości informacji.
 Pokonaj chęć korzystania z etykiet i nagłówków.
Oszczędne używanie kolorów

Kolory najczęściej używane są do rozdzielania różnych elementów składowych tabeli.
W najprostszym ujęciu kolory stosuje się, by wskazać powiązania między wierszami
i kolumnami. Problem polega na tym, że stosowanie kolorów odciąga uwagę od waż-
nych danych. Dodatkowo etykiety w ciemnych kolorach po wydrukowaniu są zwykle
trudne do odczytania (szczególnie w przypadku korzystania z czarno-białych drukarek).
Dla części użytkowników z pewnością znaczenie mają wiążące się z tym koszty druku.
Dlatego generalną zasadą powinno być oszczędne używanie kolorów i rezerwowanie

ich dla kluczowych punktów danych. Nagłówki, etykiety i sama struktura tabel to aż
nadto środków, które pozwolą kierować uwagą odbiorców. Nie ma realnych powodów
do dodawania warstwy kolorów, aby rozdzielać wiersze i kolumny.
Rozdział 2.  Najlepsze rozwiązania w projektowaniu tabel 43
Na rysunku 2.2 widoczna jest tabela, z której usunięto kolory. Jak widać, teraz jest czy-
telniejsza.
Rysunek 2.2.
Zbędne kolory
zostały usunięte
Aby usunąć kolor wypełnienia komórki, należy zaznaczyć komórkę, następnie na Wstążce
przejść do karty Narzędzia główne/Kolor wypełnienia. Po kliknięciu przycisku Kolor
wypełnienia z rozwiniętej listy wybrać opcję Brak motywu (patrz rysunek 2.3).
Rysunek 2.3.
Aby usunąć kolor
z komórki, należy użyć
opcji Brak wypełnienia
Zmniejszanie wyrazistości obramowań

Choć brzmi to niewiarygodnie, to obramowanie utrudnia szybkie odczytywanie danych
z tabel. Jest to twierdzenie stojące w opozycji do intuicyjnego przekonania, że obramowa-
nie pomaga oddzielić dane i umieszczać je w ładnie oddzielonych częściach. Prawda jest
taka, że ramki tabeli to pierwszy element przyciągający wzrok użytkownika korzystającego
z danego zestawu danych. Niewiarygodne? Wystarczy odsunąć się nieco od tabeli Excela
i zmrużyć oczy. Elementem najbardziej widocznym będzie właśnie obramowanie.
Obramowanie i linie siatki należy usuwać wszędzie tam, gdzie jest to możliwe:
 Do rozdzielania kolumn i części należy starać się używać odstępów.
 Jeżeli obramowanie jest niezbędne, wówczas należy formatować je jasnymi kolorami.
 Zwykle najlepszym kolorem do tworzenia obramowań jest jasnoszary. Chodzi o to,
aby wskazywać poszczególne części, nie odciągając uwagi od prezentowanych
danych.
Rysunek 2.4 jest ilustracją tej koncepcji. Liczby zostały uwolnione z klatki tworzonej
przez linie siatki. Dzięki zastosowaniu podkreślenia Księgowego pojedynczego również
nagłówki stały się bardziej widoczne.
Rysunek 2.4.
Należy ograniczać
stosowanie
obramowań,
zastępując je
podkreśleniem
Księgowym
pojedynczym,
które pozwoli
zaakcentować
nagłówki kolumn
Podkreślenie Księgowe pojedyncze różni się od zwykłego podkreślenia włączanego

zazwyczaj kombinacją klawiszy Ctrl+U. Standardowe podkreślenie rysuje linię tylko
pod wpisanym tekstem. Gdyby zastosować je dla słowa TAK, wówczas linia pojawi się
tylko pod trzema literami. Jeżeli jednak użyjemy funkcji Księgowe pojedyncze,
wówczas linia pojawi się w całej kolumnie niezależnie od długości wpisanego słowa.
To minimalistyczne, a zarazem wyraziste zaznaczenie nagłówków kolumn.
Aby sformatować obramowanie, należy kolejno:

1. Zaznaczyć edytowaną komórkę, kliknąć prawym przyciskiem myszy i wybrać
z menu Formatuj komórki.
Zostanie wyświetlone okno dialogowe Formatowanie komórek.
2. Następnie należy przejść do karty Obramowanie (patrz rysunek 2.5).
Rysunek 2.5.
Opcje formatowania
obramowania
dostępne są na karcie
Obramowanie
okna dialogowego
Formatowanie komórek
3. Wybrać linię odpowiedniej grubości.

Zwykle najlepiej wybierać najdelikatniejszą linię.
4. Wybrać odpowiedni kolor.
Tu również najodpowiedniejszym wyborem będą delikatne odcienie.
5. Za pomocą przycisków można określić położenie obramowania.
Aby zastosować podkreślenie Księgowe pojedyncze, należy:

1. Kliknąć prawym przyciskiem myszy nagłówek kolumny i wybrać z menu
Formatuj komórki.
2. Przejść do karty Czcionka.
3. Z listy rozwijanej Podkreślenie wybrać Księgowe pojedyncze (patrz rysunek 2.6).
Rysunek 2.6.
Podkreślenie
Księgowe pojedyncze
skutecznie zaznaczy
nagłówki kolumn
Właściwe formatowanie liczb

Każda informacja umieszczana w tabeli powinna mieć swój cel i przeznaczenie. Jednak
często w tabelach znaleźć można mnóstwo elementów, które nie wprowadzają dodat-
kowych informacji. I tak można oglądać wiele tabel, w których wyświetlana jest war-
tość 145,57 zł, podczas gdy w zupełności wystarczyłoby 145. Po co zamieszczać ułamki
dziesiętne, które tylko zwiększają ilość cyfr w tabeli i przez które użytkownicy będą
musieli się przebijać?
Oto kilka wskazówek, o których warto pamiętać, formatując liczby w tabelach:

 Używaj ułamków dziesiętnych tylko wówczas, gdy wymagany jest taki stopień
dokładności.
 Podając wartości procentowe, używaj najmniejszej możliwej ilości cyfr
po przecinku, tylko tyle, ile niezbędne jest, by efektywnie przedstawiać dane.
 Zamiast stosować symbole waluty (takie jak zł, € czy $) w komórkach,
lepiej jest umieścić je tylko w nagłówkach kolumn.
 Duże liczby dobrze jest formatować w tysiącach czy milionach.
 Wyrównuj liczby do prawej, dzięki czemu łatwiej będzie je odczytywać
i porównywać.
Na rysunku 2.7 widoczna jest tabela, w której poprawnie sformatowano liczby. Warto
pamiętać o następujących zasadach:
Rysunek 2.7.
Odpowiednie
formatowanie liczb
pozwala zmniejszyć
tłok w tabelach
i uwydatnić
kluczowe wskaźniki
 Wysokie wartości przychodów i marży zostały sformatowane tak, że wyświetlane

są w tysiącach.
 Etykiety umieszczone nad liczbami jasno określają, że wartości podawane są
w tysiącach.
 Wartości procentowe zostały zaokrąglone tak, aby nie były widoczne wartości
dziesiętne.
 Kluczowe wskaźniki w kolumnie Marża % są dodatkowo sformatowane kolorem.
Niesamowite jest to, że wszystkie te ulepszenia zostały osiągnięte za pomocą prostego

formatowania liczb. Otóż do sformatowania liczb tak, by były wyświetlane w tysiącach,
nie została użyta żadna formuła; do pokolorowania wskaźników w kolumnie Marża %
nie użyto formatowania warunkowego; w tabeli nie użyto żadnych innych trików.
W dalszej części tego rozdziału, w punkcie pt. „Ulepszanie raportów za pomocą for-
matowania liczb”, przedstawiono szczegółowe informacje o tym, jak poprawić wyświe-
tlanie liczb, tak aby istotnie wpłynąć na jakość raportu.
Pokonaj chęć korzystania z etykiet i nagłówków

Raczej nikt nie będzie polemizował ze stwierdzeniem, że etykiety i nagłówki nie są
istotnymi składnikami tabel. Z drugiej jednak strony, są dla użytkowników drogowska-
zami ułatwiającymi poruszanie się w strukturze danych w tabeli. Niestety, czasem ety-
kiety i nagłówki przytłaczają dane. Ile razy zetknęliśmy się z pogrubioną czcionką
w zbyt dużych nagłówkach? Prawda jest taka, że dla użytkowników korzystniejsze będzie
jednak oszczędne używanie etykiet.
Zmniejszanie wyrazistości etykiet poprzez używanie delikatniejszych odcieni poprawi

czytelność tabel i skieruje uwagę użytkowników na dane. Etykiety utrzymane w jasnych
kolorach dostarczają użytkownikom potrzebne informacje, nie odciągając ich uwagi.
Najlepsze kolory dla etykiet to jasne odcienie szarego, brązowego, niebieskiego

i zielonego.
Wpływ na efektywność prezentowania danych mają również rozmiar czcionki i wyrów-

nanie. Wyrównanie nagłówków kolumn analogicznie do prezentowanych w nich da-
nych ułatwi poznanie struktury tabeli. Podobnie rzecz ma się z wielkością czcionki; im
bardziej jest ona zbliżona do wielkości czcionki prezentowanych danych, tym łatwiej
użytkownikom skupić się na danych, a nie na etykiecie.
Na rysunku 2.8 widoczna jest tabela, w której wprowadzono omawiane wyżej zmiany.
Warto zwrócić uwagę, że dane w tabeli stały się lepiej widoczne, podczas gdy etykiety
dzięki zastosowaniu delikatniejszych kolorów nie są już tak przytłaczające.
Rysunek 2.8.
Dzięki zastosowaniu
delikatniejszych
kolorów oraz
dopasowaniu
wielkości czcionki
można przesunąć
etykiety na drugi plan,
pierwszy pozostawiając
dla prezentowanych
danych
Kolejny czynnik mający kluczowe znaczenie dla czytelności danych to porządek

sortowania. Bardzo często dane w tabelach sortowane są według nazw. Wykorzystanie
jako kryterium sortowania kluczowych danych tworzy układ umożliwiający odbiorcom
szybkie wyszukiwanie największych i najmniejszych wartości prezentowanych danych.
Na rysunku 2.8 dane zostały posortowane wg wartości przychodów. Daje to kolejną
warstwę analizy i umożliwia szybkie przejrzenie najwyższych i najniższych wartości
w tabeli.
Na rysunku 2.9 przedstawiono tabelę przed wprowadzeniem i po wprowadzeniu oma-

wianych poprawek. Wyraźnie widać, jak kilka reguł projektowych pozwala zdecydowanie
poprawić możliwości prezentowania danych w tabeli.
Rysunek 2.9.
Przed zastosowaniem
i po zastosowaniu
reguł projektowania
tabel
Choć może się to wydawać bardziej kwestią gustu, to jednak również krój czcionki
ma — subtelny, choć namacalny — wpływ na odbiór tabeli. Zamiast skupiać się na
danych, uwagę użytkowników przyciągać będą archaiczne czy niewłaściwe czcionki.
Czcionka taka jak Comic Sans może wydawać się sympatyczna, ale rzadko sprawdza
się w raportach. Z kolei starsze czcionki, takie jak Times New Roman czy Arial,
mogą sprawić, że raport będzie wyglądał nienowocześnie. Może wydać się to dziwne,
ale czcionki o ostrych krawędziach i prostych kształtach w porównaniu do tych
z wygładzonymi brzegami i o zaokrąglonych kształtach wyglądają staro. Ta zmiana
w percepcji krojów czcionek jest warunkowana głównie wyglądem najpopularniejszych
witryn internetowych, które obecnie najczęściej używają czcionek o wygładzonych
krawędziach. Dlatego jeżeli to możliwe, warto rozważyć użycie w raportach czy pulpitach
menedżerskich nowocześnie wyglądających czcionek, takich jak Calibri czy Segoe UI.
Ulepszanie raportów
za pomocą formatowania liczb
Formatować liczby można na kilka różnych sposobów. Większość osób używa do tego
opcji dostępnych w sekcji Liczba na karcie Narzędzia główne. Umożliwiają one szybkie
sformatowanie danych wg ustalonych szablonów (takich jak zapis liczbowy, procentowy
czy walutowy). Ale lepszym rozwiązaniem jest wykorzystanie możliwości oferowanych
przez okno dialogowe Formatowanie komórek, ponieważ umożliwia ono stworzenie wła-
snych typów formatowania.
Podstawowe formatowanie liczb

Aby zastosować wybrany typ formatowania, należy kolejno:
1. Kliknąć prawym przyciskiem myszy zakres komórek i wybrać z menu
Formatuj komórki.
2. Następnie przejść do karty Liczby i wybrać odpowiedni typ formatowania.
Z wyświetlanej listy należy wybrać taki, który najlepiej odpowiada naszym
celom. Na rysunku 2.10 widać zaznaczony format Niestandardowe; wybrano
opcję z separatorem i bez miejsc dziesiętnych.
Rysunek 2.10.
Wybór
podstawowego
typu formatowania
3. Kliknąć pozycję Niestandardowe (patrz rysunek 2.11).
Rysunek 2.11.
Pole Typ
umożliwia
dostosowanie
formatu do
swoich potrzeb
Zostanie wyświetlone okno, w którym widoczna będzie składnia wybranego

formatowania. Jest ona widoczna w polu Typ. Można ją też tu edytować,
dostosowując formatowanie do swoich potrzeb.
W omawianym przypadku widoczny jest następujący zapis

#,##0_);(#,##0)
Składnia formatowania to informacja dla Excela, jak dana liczba ma wyglądać w różnych
scenariuszach. Zawiera ona różne warianty rozdzielone średnikiem. W omawianym przy-
kładzie uwzględnione zostały dwa formaty:
 Format liczby umieszczony przed średnikiem. Domyślnie jest to formatowanie
stosowane dla liczb dodatnich.
 Format liczby umieszczony po średniku. Domyślnie jest to formatowanie
stosowane dla liczb ujemnych.
W omawianym scenariuszu do formatowania liczb ujemnych użyto nawiasów, których
nie stosuje się do liczb dodatnich.
(1 890)
1 982
Składnia dla formatowania liczb dodatnich w omawianym przykładzie kończy się

znakami _). Jest to instrukcja dla Excela, aby na końcu liczby dodatniej umieszczona
został spacja. Dzięki temu liczby dodatnie i ujemne będą wyrównane do tej samej
pozycji, mimo że liczby ujemne umieszczone będą w nawiasach.
Składnię poszczególnych formatów można edytować w polu Typ, dzięki temu wprowadzić
można osobne formatowanie dla różnych liczb. Oto kilka przykładów składni do wypróbowania:
+#,##0;-#,##0
Taki format spowoduje, że liczby dodatnie będą rozpoczynać się od znaku +, a ujemne
od znaku –; tak jak w poniższym przykładzie.
+1 200
-15 000
Jest to przydatne szczególnie, gdy mamy do czynienia z wartościami procentowymi. I tak

można sformatować wartości procentowe, wprowadzając w polu Typ następujący format liczb:
+0%;-0%
Efektem będzie następujące wyświetlanie wartości procentowych:

+43%
-54%
Można skomplikować nieco zapis, tak aby ujemne wartości procentowe były zapisywane
w nawiasach; w tym celu należy zastosować następującą składnię:
0%_);(0%)
Efektem będzie następujące wyświetlanie wartości procentowych:

43%
(54%)
Jeżeli wprowadzimy tylko jeden element określający składnię formatowania, czyli bez
używania średnika i umieszczania za nim drugiego elementu, wówczas wprowadzone
formatowanie będzie stosowane do wszystkich liczb — ujemnych i dodatnich.
Formatowanie dużych liczb (wyświetlanie w tysiącach i milionach)

W omawianym wcześniej przykładzie liczby zostały sformatowane tak, aby wyświetlane
były w tysiącach. Pozwala to tworzyć bardziej przejrzyste raporty i nie umieszczać na
nich zbędnych zer. Aby wyświetlać liczby w tysiącach czy milionach, należy kolejno:
1. Zaznaczyć komórki zawierające liczby, kliknąć prawym przyciskiem myszy
i wybrać z menu Formatuj komórki.
2. Kliknąć pozycję Niestandardowe.
Pojawi się okno widoczne na rysunku 2.12.
Rysunek 2.12.
Wyświetlanie
formatowania
niestandardowego
w oknie dialogowym
3. W polu Typ należy wprowadzić znak przecinka po formacie liczby.

Ta zmiana będzie miała wpływ na liczbę, powodując jej przeskalowanie
przez tysiąc:
# ##0,
Po zatwierdzeniu zmian liczby będą już pokazywane jako tysiące.
Całe piękno tej techniki polega na tym, że nie powoduje ona żadnej zmiany we wpro-
wadzonych liczbach. Po prostu Excel wprowadza kosmetyczną zmianę w wyświetlaniu
liczb. Na rysunku 2.13 widać, co to oznacza.
Wybrane komórki zostały sformatowane tak, aby wyświetlać liczby przeskalowane

w tysiącach. Dlatego widoczna jest wartość 118. Kiedy jednak spojrzymy na pasek
formuły, widać niesformatowaną liczbę (117943). Liczba 118 widoczna w tabeli to tylko
nieznacznie sformatowana wersja liczby widocznej w pasku formuły.
Rysunek 2.13.
Formatowanie liczb
zmienia sposób ich
wyświetlania. W pasku
formuły widać liczby
w oryginalnej postaci
Niestandardowe formatowanie liczb ma kilka oczywistych przewag na innymi technikami

używanymi do przeskalowywania liczb przez wielokrotności tysiąca. Wielu początkujących
analityków skaluje liczby, dzieląc je za pomocą formuły przez 1000. Ale znacząco zmienia
to spójność danych, zmuszając dodatkowo do śledzenia zmian i zarządzania formułami,
tak aby uniknąć ewentualnych błędów w przyszłości. Formatowanie niestandardowe
pozwala uniknąć wszystkich tych niedogodności, ponieważ nie ingeruje w ogóle w same
liczby, a jedynie zmienia sposób ich wyświetlania.
W razie potrzeby możliwe jest nawet zamieszczenie w składni informacji o tym, że

wartości wyświetlane są w tysiącach.
# ##0 " tys."
Taki format spowoduje następujące wyświetlanie liczb:

118 tys.
318 tys.
Technikę tę można stosować zarówno dla liczb dodatnich, jak i ujemnych.

# ##0 " tys."; (# ##0 " tys.")
Po wprowadzeniu tego formatu liczby ujemne również będą wyświetlane w tysiącach.

118 tys.
(318 tys.)
Trzeba wyświetlić liczby w milionach? To proste. W polu Typ należy po symbolu za-
stępczym cyfry wprowadzić dwie spacje.
# ##0,00 " mln"
Uwzględniono też ułamek dziesiętny (,00). Skalując liczby do milionów, często warto
umieścić dodatkowy punkt odniesienia.
24,65 mln
Formatowanie komórek zawierających zera

Oprócz liczb dodatnich i ujemnych, Excel pozwala też poradzić sobie z zerami niezna-
czącymi. Można to zrobić, wstawiając dodatkowy średnik do formatu niestandardowego.
Domyślnie wszystkie zapisy umieszczone za drugim średnikiem mają zastosowanie do
liczb o wartości zerowej.
I tak poniższy format spowoduje, że w komórkach zawierających 0 wyświetlana będzie

wartość „n/d”.
# ##0_);(# ##0);"n/d"
Ten zapis można wykorzystać również w celu niewyświetlania wartości zerowych. Jeżeli
po drugim średniku nic nie wpiszemy, wówczas komórki zawierające 0 będą wyświetlane
jako puste.
# ##0_);(# ##0);
Ponownie podkreślamy, że formatowanie niestandardowe ma wpływ tylko na sposób

wyświetlania. Dane w komórkach nie zostaną w żaden sposób zmienione (patrz rysunek
2.14). Zaznaczone komórki zostały sformatowane tak, aby w przypadku wartości 0 wy-
świetlany był tekst n/d; jeżeli jednak sprawdzimy zawartość komórki w pasku formuły,
wówczas widoczna będzie niesformatowana liczba.
Rysunek 2.14.
Niestandardowe
formatowanie liczb
powoduje wyświetlanie
tekstu „n/d”
w komórkach
zawierających zera
Formatowanie za pomocą kolorów

Czy sformatowałeś kiedykolwiek komórkę w taki sposób, aby liczby ujemne wyświe-
tlane były na czerwono? Jeżeli tak, to właśnie użyłeś niestandardowego formatowania
kolorami. Oprócz tego, że można określić, jak ma wyglądać format liczby, to również
można określić jej kolory.
W naszym przykładzie liczby formatowane są tak, że dodatnie wartości procentowe

wyświetlane są na niebiesko ze znakiem plusa na początku, a ujemne na czerwono ze
znakiem minusa. Ponownie odpowiedni format liczby należy wpisać w polu Typ (patrz
rysunek 2.12).
[Niebieski]+0%;[Czerwony]-0%
Aby zastosować inny kolor, wystarczy wpisać jego nazwę w nawiasie kwadratowym.
Jednak używając nazwy, można zastosować tyko kilka kolorów. Są to nazwy kolorów uży-
wane w VB i jest ich dokładnie osiem. Jest to pierwszych osiem kolorów z palety Excela.
[Czarny]
[Niebieski]
[Błękitny]
[Zielony]
[Amarantowy]
[Czerwony]
[Biały]
[Żółty]
Niebieski i czerwony to jedyne kolory z tej ósemki, które sprawdzają się w raportach
i pulpitach menedżerskich. Pozostałe nie są użyteczne ani też specjalnie atrakcyjne.
Na szczęście, pełna paleta Excela zawiera 56 kolorów, które można przywołać za po-
mocą odpowiedniego kodu. Do każdego koloru przypisany jest odpowiedni kod; dla
koloru czarnego jest to 1, dla białego 2 i tak dalej.
Kodów kolorów można używać bezpośrednio w formacie liczb, zastępując nimi nazwę
koloru; w takim przypadku należy użyć słowa KOLOR.
W poniższym przykładzie format liczb określa, że dodatnie wartości procentowe wyświe-

tlane są na zielono ze znakiem plusa na początku, a ujemne na czerwono ze znakiem minusa.
[KOLOR10]+0%;[KOLOR3]-0%
W jaki sposób poznać kody poszczególnych kolorów? Plik z przykładami do rozdziału 2.

ma arkusz o nazwie Kody kolorów (patrz rysunek 2.15). Przycisk w nim umieszczony uru-
chamia odrobinę kodu VBA, który pozwala wyświetlić kod każdego z kolorów. Wystarczy
już tylko odnaleźć odpowiedni kolor i odczytać wyświetlany obok kod.
Rysunek 2.15.
W arkuszu Kody kolorów
pliku z przykładami do
rozdziału 2. znajdują się
kolory palety Excela
wraz z przypisanymi
do nich kodami
Można zadać pytanie, jaka jest różnica w używaniu kodów kolorów a formatowaniu za
pomocą standardowej funkcji Excela. W wielu aspektach nie ma różnic. Jednak używanie
kolorów w formatowaniu niestandardowym ma pewne przewagi nad formatowaniem
warunkowym:
 Odpada konieczność zarządzania różnymi regułami formatowania warunkowego.
Wszystkie mechanizmy wbudowane są w komórkę.
 Każdy obiekt używający niestandardowego formatowania przygotowanego przez
użytkownika będzie dostosowywał dane automatycznie. To oznacza, że formatowanie
niestandardowe sprawdzi się tam, gdzie nie można skorzystać z formatowania
warunkowego. Wykres na rysunku 2.16 automatycznie używa formatowania
niestandardowego zastosowanego w komórkach. Skala na osi y wiernie oddaje
zastosowane formatowanie. To nie byłoby możliwe z zastosowaniem formatowania
warunkowego.
Formatowanie dat i czasu

Niestandardowe formatowanie sprawdza się nie tylko w odniesieniu do liczb. Można je
zastosować również wobec dat i czasu. Jak widać na rysunku 2.17, wprowadzić je można
poprzez to samo okno dialogowe i pole Typ.
Rysunek 2.16.
Formatowanie
niestandardowe
automatycznie
stosowane jest
na wykresach
Rysunek 2.17.
Za pomocą
okna dialogowego
można też
sformatować
daty i czas
Na rysunku 2.17 widać, że formatowanie tych informacji to nic więcej jak łączenie ze
sobą konkretnych informacji o dacie i czasie. Składnia używana w tym przypadku jest
całkiem intuicyjna. I tak ddd to trzyliterowy zapis dnia; mmm to trzyliterowy zapis mie-
siąca; a rrrr to z kolei czterocyfrowy zapis roku.
Jest kilka wariacji na temat wymienionych zapisów dostępnych dla formatowania dni,
miesięcy, lat, godzin i minut. Warto poświęcić chwilę i poeksperymentować, łącząc ze
sobą na różne sposoby poszczególne ciągi.
W tabeli 2.1 zamieszczono popularne kody służące do formatowania daty i czasu, które
można wykorzystać w raportach i pulpitach menedżerskich.
Niestandardowe formatowanie liczb z użyciem warunków

Czytelnicy niniejszego rozdziału wiedzą już, że formaty liczb składają się z różnych
wariantów rozdzielonych średnikiem. Domyślnie formaty umieszczone przed średnikiem
stosowane są dla liczb dodatnich, a te po średniku dla liczb ujemnych; jeżeli użyto dru-
giego średnika, to zapisy umieszczone po nim odnoszą się do wartości zerowych.
format dla liczb dodatnich; format dla liczb ujemnych; format dla wartości zerowych
Tabela 2.1. Kody formatów daty i czasu
Kod formatu Zapis 1/31/2013 7:42:53 wyświetlany jako

m 1
mm 01
mmm sty
mmmm styczeń
mmmmm s
dd 31
ddd Wt
dddd Wtorek
rr 13
rrrr 2013
mmm-rr sty-13
dd/mm/rr 31/01/2013
dddd mmm rrrr czwartek sty 2013
mm-dd-rrrr g:mm AM/PM 01-31-2013 7:42 PM
g AM/PM 7 PM
g:mm AM/PM 7:42 PM
g:mm:ss AM/PM 7:42:53 PM
Co ciekawe, Excel pozwala użytkownikom zastąpić domyślne działanie i zastosować

składnię z własnymi warunkami. Warunki wprowadzane są w nawiasach kwadratowych.
W omawianym przykładzie zastosowano kolor niebieski dla komórek zawierających

liczby większe od 500, czerwony dla mniejszych od 500, a zapis n/d dla tych, w których
znajduje się liczba 500.
[Niebieski][>500]# ##0;[Czerwony][<500]# ##0;"n/d"
Jednym z praktyczniejszych sposobów użycia tego mechanizmu jest skalowanie liczb

do tysięcy czy milionów — w zależności od tego, jak dużymi liczbami operujemy.
W poniższym przykładzie liczby równe milion lub większe będą formatowane w milio-
nach, a równe tysiąc lub większe — w tysiącach.
[>=1000000]### 000 " mln";[>=1000]# ##0 " tys."
Ponownie warto podkreślić, że warunki muszą być stosunkowo proste. Jednak nawet
uwzględniając to ograniczenie, warunki oferują kolejną możliwość kontrolowania spo-
sobu wyświetlania liczb na pulpitach menedżerskich i w raportach.
Rozdział 3.
Wykresy przebiegu w czasie
W tym rozdziale:
 Wykresy przebiegu w czasie w Excelu 2013
 Dodawanie wykresów przebiegu w czasie do arkuszy
 Praca z wieloma wykresami przebiegu w czasie
 Modyfikowanie grafiki wykresów przebiegu w czasie
Wykresy przebiegu w czasie zostały zaprojektowane przez guru wizualizacji Edwarda

Tufte’a. Planował on umieszczenie miniwykresów, wielkości słowa, pomiędzy reprezen-
towanymi przez nie danymi. Wykresy przebiegu w czasie umożliwiają szybką obserwację
trendów i wzorców wśród danych, wykorzystując jednocześnie minimum przestrzeni.
Podążając za tą koncepcją, Microsoft zaimplementował wykresy przebiegu w czasie do
arkuszy Excela, dzięki czemu możemy mieć graficzną prezentację danych, która prawie
nie zajmuje miejsca na pulpicie menedżerskim.
W tym rozdziale omówiono wykresy przebiegu w czasie oraz przedstawiono informacje,

w jaki sposób używać ich do wizualizacji danych na pulpitach menedżerskich i w raportach.
Wykresy przebiegu w czasie są dostępne jedynie w Excelu 2010 i 2013. Jeżeli arkusz
z tymi wykresami zostanie otwarty w poprzedniej wersji programu, wówczas komórki
je zawierające będą puste. Jeżeli w firmie czy organizacji nie wszyscy korzystają
z nowych wersji Excela, wówczas można poszukać alternatyw dla funkcji wykresów
przebiegu w czasie. Jest wiele firm oferujących niewielkie programy umożliwiające
wprowadzenie tej funkcji również do starszych wersji Excela. Część z tych produktów
obsługuje również dodatkowe typy tych wykresów, a także umożliwia ich bardziej
zaawansowaną konfigurację. Wystarczy wpisać w wyszukiwarce „sparklines excel”,
a na pewno pojawi się kilka propozycji wartych przetestowania.
Wykresy przebiegu w czasie — zasady działania

Bardzo istotne jest zrozumienie, w jaki sposób wykresy przebiegu w czasie mogą ulep-
szyć przygotowywane raporty. Jak wspomniałem już w rozdziale 2., większość rapor-
tów przygotowywanych w Excelu wykorzystuje tabele, w których konkretne liczby są
ważniejsze od ładnie wyglądających wykresów. Jednak tabele takie często uniemożli-
wiają przedstawienie ważnych aspektów, jak trendy obserwowane w przedziałach cza-
sowych. Gdyby chcieć je ukazać za pomocą tabeli, liczba potrzebnych do tego kolumn
sprawiłaby, że takie zestawienie byłoby trudne w przygotowaniu, a często okazywałoby

się, że jest również nieczytelne dla odbiorców. Wykresy przebiegu w czasie umożli-
wiają przeprowadzenie dodatkowych analiz, np. trendów, za pomocą treściwych wizu-
alizacji bez przeciążania użytkowników nadmiarem liczb.
Przyjrzyjmy się przykładowi widocznemu na rysunku 3.1. Jest to kompaktowe zesta-

wienie wskaźników umożliwiające szybkie zapoznanie się z kluczowymi danymi. Choć
porównanie trzech różnych przedziałów czasowych (kolumny D, E i F) wymaga pew-
nego wysiłku, to możliwość poznania danych za cały rok z pewnością będzie przydatna.
Rysunek 3.1.
Choć kluczowe
wskaźniki efektywności
są przydatne,
to brak im możliwości
przedstawienia
trendów
Na rysunku 3.2 widoczne są te same wskaźniki uzupełnione o informacje o trendach

w ostatnich 12 miesiącach. Dzięki wykresom przebiegu w czasie uzyskujemy dużo szer-
szy kontekst dla każdego wskaźnika. Jeżeli przyjrzymy się wskaźnikowi Pasażerowie,
opierając się tylko na liczbach, będzie można odnieść wrażenie, że jest on w miarę sta-
bilny. Dopiero wykres przebiegu w czasie zawiera informację o powolnym wychodzeniu
z głębokiego kryzysu, który miał miejsce na początku roku.
Nie chodzi tu o dodawanie wodotrysków do raportów. Chodzi o stworzenie jak najbardziej

efektywnego przekazu w ograniczonej przestrzeni, jaką mamy do dyspozycji. Wykresy
przebiegu w czasie to kolejne narzędzie umożliwiające wprowadzenie dodatkowego wy-
miaru do raportów tworzonych na podstawie tabel.
Stosowanie wykresów przebiegu w czasie

Chociaż wykresy przebiegu w czasie wyglądają po prostu jak miniaturowe wykresy
(i czasem mogą je zastąpić), to wbrew nazwie jest to funkcja zupełnie niezwiązana z wy-
kresami Excela (omówionymi w części II niniejszej książki). I tak tradycyjne wykresy
są umieszczane w warstwie graficznej arkuszy, a pojedynczy wykres może wyświetlać
kilka serii danych. Wykresy przebiegu w czasie natomiast są wyświetlane wewnątrz ko-
mórek i mogą prezentować tylko jedną serię danych.
Rozdział 3.  Wykresy przebiegu w czasie 59
Rysunek 3.2.
Wykresy
przebiegu w czasie
w kompaktowej formie
pozwalają zapoznać się
z trendami,
dając szerszy
kontekst dla każdego
ze wskaźników
W Excelu 2013 dostępne są trzy typy wykresów przebiegu w czasie: Liniowy, Kolumnowy
i Zysk/strata. Na rysunku 3.3 w kolumnie H widoczne są przykłady każdego z typów
wykresów przebiegu w czasie. Każdy wykres przebiegu w czasie ilustruje sześć punktów
danych.
Rysunek 3.3.
Trzy typy wykresów
przebiegu w czasie
 Liniowy: podobny do wykresów liniowych; wyświetla linię łączącą znaczniki

punktów danych. W pierwszej grupie na rysunku 3.3 przedstawiono wykresy
Liniowe ze znacznikami. Wystarczy rzut oka, aby zorientować się, że wszystkie
fundusze — za wyjątkiem W-91 — w prezentowanym okresie sześciu miesięcy
traciły na wartości.
 Kolumnowy: podobny do wykresów kolumnowych; w drugiej grupie widoczne są
wykresy typu Kolumnowy.
 Strata/zysk: dwuwartościowy typ wykresu wyświetlający punkty danych jako

bloki położone wyżej lub niżej. W trzeciej grupie przedstawiono właśnie typ
Zysk/strata. Dane użyte do jego utworzenia różnią się od wcześniejszych.
W kolejnych komórkach wyświetlana jest różnica w stosunku do poprzedniego
miesiąca. Na wykresie przebiegu w czasie każdy punkt danych jest ilustrowany
za pomocą bloku położonego wyżej (zysk) lub niżej (strata). W omawianym
przykładzie wynik lepszy od tego z poprzedniego miesiąca jest zyskiem,
natomiast gorszy traktowany jest jako strata.
Tworzenie wykresów przebiegu w czasie

Na rysunku 3.4 przedstawiono dane meteorologiczne, które można podsumować za
pomocą wykresów przebiegu w czasie. Aby utworzyć wykres przebiegu w czasie dla
wartości w tych dziewięciu wierszach, należy kolejno:
Rysunek 3.4.
Dane, które będą
podsumowane
za pomocą wykresów
przebiegu w czasie
1. Zaznaczyć zakres danych, które mają być podsumowane.

W tym przypadku będzie to zakres B4:M12. W przypadku tworzenia wielu
wykresów należy zaznaczyć wszystkie dane.
2. Po zaznaczeniu danych kliknąć znajdującą się na Wstążce kartę Wstawianie
i odszukać grupę Wykresy przebiegu w czasie. Teraz można wybrać jeden z trzech
typów wykresów: Liniowy, Kolumnowy, Zysk/strata. W omawianym przykładzie
użyjemy wykresu kolumnowego.
Zostanie wówczas wyświetlone okno dialogowe Tworzenie wykresów przebiegu
w czasie widoczne na rysunku 3.5.
Rysunek 3.5.
Za pomocą okna
Tworzenie wykresów
przebiegu w czasie
należy określić zakres
danych oraz położenie
tworzonych wykresów
3. Określić w nim zakres danych oraz położenie tworzonych wykresów.

W omawianym przykładzie jako Zakres lokalizacji wskazano komórki N4:N12.
Zwykle wykresy przebiegu w czasie umieszcza się tuż obok danych, ale nie jest
to wymagane. W większości przypadków wykresy umieszcza się w pustych
komórkach. Jednakże Excel nie posiada mechanizmu zabezpieczającego przed
umieszczeniem wykresów w komórkach wypełnionych danymi. Lokalizacja
wskazana do umieszczenia wykresów musi odpowiadać danym źródłowym pod
względem liczby wierszy czy kolumn.
4. Kliknąć OK.
Excel utworzy wykres przebiegu w czasie zgodnie z typem wskazanym przez
użytkownika (rysunek 3.6).
Rysunek 3.6. Wykres kolumnowy podsumowujący dane dotyczące średniej opadów dla dziewięciu miast
Grupy wykresów przebiegu w czasie

W większości przypadków wykresy przebiegu w czasie tworzy się w grupach; po jednym dla każdego
wiersza lub kolumny z danymi. W arkuszu może znaleźć się dowolna liczba takich grup. Excel zapa-
miętuje każdą taką grupę, dzięki czemu można z nią pracować jak z pojedynczym elementem.
I tak jeżeli zaznaczymy jeden wykres z grupy i wprowadzimy zmiany w formatowaniu, to zostaną one
zastosowane do całej grupy. Po wybraniu komórki z wykresem Excel wyświetli niebieską obwódkę
wokół całej grupy.
Można jednak wykonać pewne działania na pojedynczym wykresie z grupy:
 Zmienić dane źródłowe dla wykresu. W tym celu należy kliknąć komórkę zawierającą wykres;
zostanie wówczas wyświetlona karta zawierająca narzędzia do edycji wykresów. Na niej należy
wybrać Projektowanie/Wykres przebiegu w czasie/Edytuj dane/Edytuj dane pojedynczego
wykresu przebiegu w czasie. Excel wyświetli okno dialogowe, w którym można będzie zmienić
źródło danych dla wybranego wykresu.
 Usunąć wykres. W tym celu należy zaznaczyć wykres i wybrać ze Wstążki Narzędzia wykresów
przebiegu w czasie. Następnie kolejno wybrać Projektowanie/Grupowanie/Wyczyść/Wyczyść
zaznaczone wykresy przebiegu w czasie.
Oba działania są dostępne również z menu podręcznego widocznego po kliknięciu prawym klawi-
szem myszy w komórkę z wykresem.
Można również rozgrupować zestaw wykresów. W tym celu należy kliknąć znajdujące się na
Wstążce Narzędzia wykresów przebiegu w czasie i kolejno wybierać Narzędzia wykresów przebiegu
w czasie/Projektowanie/Grupowanie/Rozgrupuj. Po tej operacji z każdym z wykresów można pra-
cować indywidualnie.
Po rozgrupowaniu wykresów przebiegu w czasie będzie można je indywidualnie przesuwać, for-
matować i zmieniać ich rozmiar na pulpicie menedżerskim.
Wykresy przebiegu w czasie są połączone z danymi, dlatego jeżeli wprowadzone zostaną

jakieś zmiany w danych, same wykresy również zostaną zaktualizowane.
Generalnie wykresy umieszcza się w tych samych arkuszach, w których znajdują się
dane. Aby umieścić wykresy przebiegu w czasie w innym arkuszu, zacząć należy
od jego aktywacji. Następnie w oknie dialogowym Tworzenie wykresów przebiegu
w czasie należy wskazać (lub wpisać) pełne odwołanie do arkusza (na przykład
Arkusz1!A1:C12). Okno dialogowe umożliwi wskazanie innego arkusza dla Zakresu
danych, ale nie dla Zakresu lokalizacji.
Dostosowywanie wykresów przebiegu w czasie

Po aktywowaniu komórki zawierającej wykres przebiegu w czasie Excel wyświetli ob-
ramowanie wokół wszystkich wykresów grupy. Wówczas można użyć poleceń umiesz-
czonych na karcie Narzędzia wykresów przebiegu w czasie/Projektowanie i dostosować
elementy grupy.
Zmiana rozmiarów i scalanie komórek zawierających wykresy

Po zmianie szerokości czy wysokości komórki zawierającej wykres przebiegu w czasie
zostanie on dopasowany do nowych rozmiarów. Dodatkowo można też umieścić wykres
w scalonych komórkach. Aby scalić komórki, należy zaznaczyć co najmniej dwie, a następ-
nie wybrać Narzędzia główne/Scal i wyśrodkuj.
Na rysunku 3.7 przedstawiono ten sam wykres w kilku komórkach różniących się szero-
kością, wysokością lub umieszczony w scalonych komórkach.
Rysunek 3.7.
Wykres przebiegu
w czasie w różnych
rozmiarach
Zwykle najlepszy stosunek szerokości wykresu do jego wysokości wynosi 2:1. Inne
proporcje mogą zafałszować obraz danych w sytuacji, gdy wykres będzie zbyt wysoki
(wzmocnienie trendu), czy zbyt szeroki (spłaszczenie trendu).
Po scaleniu komórek, gdy zajmować one będą więcej niż jeden wiersz czy kolumnę,
Excel nie pozwoli na wstawienie do nich grupy wykresów przebiegu w czasie. W takim
przypadku trzeba będzie umieścić wykresy w zwykłym zakresie (niescalonych komórkach),
a dopiero później je scalić.
Wykresy można też umieścić w komórkach wypełnionych danymi, również tych scalonych.
Na rysunku 3.8 przedstawiono dwa wykresy przebiegu w czasie scalone z komórkami
zawierającymi tekst. Uzyskano w ten sposób efekt komórek zawierających jednocześnie
tekst i grafikę.
Rysunek 3.8.
Wykresy przebiegu
w czasie umieszczono
w scalonych komórkach
E2:I7 oraz E9:I14
Brakujące i ukryte dane

W niektórych przypadkach użytkownik może chcieć przedstawić wykresy przebiegu
w czasie bez prezentowania danych liczbowych. Jednym ze sposobów jest ukrycie wierszy
czy kolumn zawierających dane. Na rysunku 3.9 przedstawiono tabelę z wyświetlonymi
wszystkimi danymi oraz tę samą tabelę po ukryciu kilku kolumn.
Rysunek 3.9.
Wykresy przebiegu
w czasie mogą
korzystać z danych
w ukrytych wierszach
czy komórkach
Domyślnie po ukryciu wierszy czy kolumn z danymi wyświetlanymi na wykresach prze-

biegu w czasie dane te znikną z grafik. Będą wyświetlane puste komórki zamiast wykresów.
Aby zmienić to ustawienie, należy wybrać ze Wstążki Narzędzia wykresów przebiegu

w czasie/Edytuj dane/Ukryte i puste komórki. W oknie dialogowym Ustawienia pustych
i ukrytych komórek można określić, w jaki sposób takie dane mają być obsługiwane.
Zmiana typu wykresu przebiegu w czasie

Jak wspomniano już we wcześniejszych fragmentach niniejszego rozdziału, Excel ob-
sługuje trzy typy wykresów przebiegu w czasie: Liniowy, Kolumnowy i Zysk/strata. Po
utworzeniu pojedynczego wykresu lub grupy łatwo można zmienić jego typ; wystarczy
kliknąć odpowiednią ikonę na karcie Projektowanie/Typ. Jeżeli zaznaczony wykres jest
częścią grupy, wówczas wszystkie grafiki wchodzące w jej skład zostaną zmienione.
Po zmianie wyglądu wykresów Excel zapamięta wprowadzone ustawienia, nawet jeżeli

będziemy przełączać się pomiędzy różnymi typami.
Zmiana kolorów i linii wykresów przebiegu w czasie

Po utworzeniu wykresu przebiegu w czasie zmiana użytych w nim kolorów jest zupełnie
prosta. Wystarczy kliknąć dany wykres, a następnie przejść do karty Projektowanie/Styl.
Można tam znaleźć różne opcje służące do zmiany kolorów i stylów wykresów.
W przypadku wykresu przebiegu w czasie typu liniowego, można również określić sze-
rokość linii. W tym celu należy wybrać ze Wstążki Projektowanie/Style/Kolor wykresu
przebiegu w czasie/Grubość.
Kolory zastosowane w wykresach są powiązane z motywem dokumentu. Jeżeli motyw

zostanie zmieniony (w tym celu należy wybrać z menu Układ strony/Motywy/Motywy),
zmienią się również zastosowane kolory.
Stosowanie kolorów do podkreślania kluczowych danych

Aby uwydatnić wybrane dane kluczowe za pomocą kolorów, należy na Wstążce odnaleźć
Narzędzia wykresów przebiegu w czasie/Pokazywanie. Dostępne są następujące opcje:
 Punkt najwyższej wartości: wprowadza osobny kolor dla najwyższych punktów
danych na wykresie przebiegu w czasie.
 Punkt najniższej wartości: wprowadza osobny kolor dla najniższych punktów
danych na wykresie przebiegu w czasie.
 Punkty ujemne: wprowadza osobny kolor dla wartości ujemnych na wykresie
przebiegu w czasie.
 Pierwszy punkt: wprowadza osobny kolor dla pierwszego punktu danych na wykresie
przebiegu w czasie.
 Ostatni punkt: wprowadza osobny kolor dla ostatniego punktu danych na wykresie
przebiegu w czasie.
 Znaczniki: wyświetla znaczniki danych na wykresie przebiegu w czasie. Ta opcja
dostępna jest tylko dla wykresów liniowych.
Kolory wykresów można kontrolować za pomocą kontrolki Kolor wykresu przebiegu

w czasie znajdującej się w grupie Narzędzia wykresów przebiegu w czasie/Projektowanie/
Styl. Niestety, nie można zmieniać rozmiaru znaczników dla wykresów liniowych.
Na rysunku 3.10 widoczne są wykresy przebiegu w czasie z różnymi kolorami.

Rysunek 3.10.
Stosowanie kolorów
do podkreślania
kluczowych danych
na liniowych wykresach
przebiegu w czasie
Skalowanie osi wykresów przebiegu w czasie

Podczas tworzenia wykresu (lub wykresów) skala osi jest ustalana automatycznie. Oznacza
to, że Excel — na podstawie zakresów liczbowych — określa minimum i maksimum dla osi
pionowej każdego z tworzonych wykresów przebiegu w czasie. Polecenie Narzędzia wy-
kresów przebiegu w czasie/Projektowanie/Grupowanie/Oś umożliwia zmianę tych usta-
wień i kontrolowanie wartości minimum i maksimum dla każdego wykresu czy grupy
wykresów. Aby jeszcze bardziej zwiększyć poziom tej kontroli, należy skorzystać z opcji
Wartość niestandardowa i wprowadzić wartości dla grupy wykresów przebiegu w czasie.
Skalowanie osi może przynieść ogromne różnice w wyglądzie wykresów. Na rysunku 3.11
przedstawiono dwie grupy wykresów. W górnej użyto domyślnych ustawień (Automa-
tyczne dla każdego wykresu przebiegu w czasie). Każdy z wykresów tej grupy prezentuje
trend dla danego produktu z okresu sześciu miesięcy, ale nie można na tej podstawie
określić wielkości sprzedaży.
Rysunek 3.11.
W dolnej grupie
widoczny jest efekt
zastosowania takich
samych wartości
minimum i maksimum
dla wszystkich
wykresów grupy
Dla wykresów umieszczonych w dolnej grupie (korzystają z takich samych danych) zasto-
sowano opcję Taka sama wartość dla wszystkich wykresów przebiegu w czasie. Z takimi
ustawieniami łatwo dostrzec różnice pomiędzy wartościami dla każdego z produktów;
dużo trudniej zorientować się w zmianach mających miejsce w przypadku produktów
w kolejnych miesiącach.
Dlatego opcje skalowania osi wprowadzane do wykresów powinny zależeć od aspektu

danych, na który chcemy zwrócić uwagę odbiorców.
Sztuczna linia odniesienia

Jedną z przydatnych, a nieobecnych w Excelu 2013 funkcji dotyczących wykresów
przebiegu w czasie jest linia odniesienia. Może ona być przydatna w sytuacji, gdy chcemy na
przykład pokazać bieżącą wydajność w stosunku do planowanej. Jeżeli wartość zakładana
będzie wyświetlana jako linia odwołań na wykresie, wówczas wystarczy rzut oka, aby
przekonać się, jak bieżąca wydajność ma się do przyjętych planów.
Jedną z metod jest napisanie formuły, która przekształci dane, a następnie jako sztucznej
linii odwołania użyje osi wykresu przebiegu w czasie. Na rysunku 3.12 przedstawiono
taki przykład. Uczniowie mają miesięcznie przeczytać 500 stron. Zakres danych przed-
stawia aktualną liczbę przeczytanych stron; w kolumnie H umieszczono wykresy prze-
biegu w czasie. Na wykresach przedstawiono dane z sześciu miesięcy, ale niemożliwe jest
określenie, kto i kiedy osiągnął założony cel.
Rysunek 3.12.
Wykresy przebiegu
w czasie wyświetlają
dane o stronach
przeczytanych
w kolejnych
miesiącach
Na wykresie widocznym poniżej (rysunek 3.13) zastosowano odmienne podejście; zmie-

niono dane tak, aby w przypadku gdy cel zostanie osiągnięty, wyświetlana była cyfra 1,
a w odwrotnym –1. Oto formuła przekształcająca dane (komórka B18):
=JEŻELI(B6>$C$2;1;-1)
Rysunek 3.13.
Wykres Strata/zysk
zastosowany do
wyświetlenia informacji
o osiągnięciu
założonego celu
Została ona skopiowana do pozostałych komórek w zakresie B18:G25.
Po zmianie danych do wizualizacji zastosowano wykres przebiegu w czasie typu Zysk/strata.

Takie rozwiązanie jest lepsze, ale nie pozwala na określenie różnic pomiędzy poszcze-
gólnymi wynikami. Nie można określić, czy uczniowi do wykonania planu zabrakło
jednej strony, czy też 500.
Na rysunku 3.14 przedstawiono jeszcze lepsze rozwiązanie. Oryginalne dane zostały zmie-
nione tak, aby odnosiły się bezpośrednio do przyjętego celu. Formuła w komórce B31
wygląda następująco:
=B6–$C$2
Rysunek 3.14.
Oś na wykresie
przebiegu w czasie
reprezentuje
przyjęty cel
Została ona skopiowana do pozostałych komórek w zakresie B31:G38, a w grupie wykre-

sów wyświetlane są odpowiednie wyniki. Dla wykresów w tej grupie ustawiono opcję
Pokaż oś, a także zaznaczono opcję Punkty ujemne (czyli komórki, w których nie osią-
gnięto założonego celu), dzięki czemu są one widoczne.
Oś daty
Domyślnie dane wyświetlane są na wykresach przebiegu w czasie z założeniem, że odstępy
czasowe są równe. I tak na wykresach tych można wyświetlać dzienny stan konta, mie-
sięczną sprzedaż czy roczne przychody. Ale co w przypadku, gdy dane nie są rozłożone
w równych odstępach czasowych?
Na rysunku 3.15 przedstawiono wykresy utworzone z danych z kolejnych dni, a umiesz-
czonych w kolumnie B. Jak widać, danych dla niektórych dat brakuje, mimo to kolumny
na wykresie wyświetlane są w równych odstępach, tak jakby dane były ciągłe.
Rysunek 3.15.
Na wykresie
dane prezentowane
są tak, jakby były
rozmieszczone
w równych odstępach
czasowych
Aby lepiej odwzorować taki typ danych, rozwiązaniem będzie zastosowanie osi daty. Należy
kliknąć wykres i wybrać z menu Narzędzia wykresów przebiegu w czasie/Projektowanie/
Grupowanie/Oś/Typ osi daty.
Excel wyświetli okno dialogowe, w którym należy wprowadzić zakres odpowiednich dat.
W omawianym przykładzie jako zakres wskazano komórki A2:A11.
Następnie należy kliknąć OK, a Excel wyświetli dane z brakujących dat (rysunek 3.16).
Rysunek 3.16.
Po ustawieniu osi daty
wykres przebiegu w czasie
prezentuje dane poprawnie
Automatyczna aktualizacja zakresów

dla wykresów przebiegu w czasie
Jeżeli wykresy korzystają z danych w zwykłych zakresach, wówczas umieszczenie
nowych informacji na początku lub końcu nie spowoduje włączenia ich do prezentacji.
W tym celu należy użyć okna dialogowego Edytowanie wykresów przebiegu w czasie
(Narzędzia wykresów przebiegu w czasie/Projektowanie/Wykres przebiegu w czasie/Edytuj
dane) i za jego pomocą zaktualizować zakresy.
Jeżeli jednak wykresy korzystają z danych w kolumnach tabeli (utworzonej za pomocą po-
lecenia Wstawienie/Tabela; więcej informacji na ten temat zamieszczono w rozdziale 11.),
wówczas dane umieszczone na jej końcu zostaną uwzględnione automatycznie.
Na rysunku 3.17 przedstawiono taki przykład. Wykres został utworzony z wykorzystaniem
danych w kolumnie Kurs tabeli. Jeżeli zostaną wprowadzone nowe dane (dla września),
wówczas wykres przebiegu w czasie automatycznie rozszerzy zakres danych.
Rysunek 3.17.
Tworzenie wykresu
przebiegu w czasie
z danych
umieszczonych
w tabeli
Rozdział 4.
Inne techniki wizualizacji
W tym rozdziale:
 Formatowanie warunkowe
 Symbole w formułach
 Narzędzie Aparat fotograficzny
Wizualizacja danych bez używania wykresów nie jest funkcją Excela; jest to raczej
koncepcja, którą można zastosować na pulpitach menedżerskich. Ten typ wizualizacji
umożliwia wprowadzenie na pulpity czy do raportów dodatkowej warstwy analizy, która
pozwoli w nowy sposób wykorzystać niektóre standardowe funkcje Excela i wydobyć
za ich pomocą jeszcze więcej informacji z danych.
Ulepszanie raportów
za pomocą formatowania warunkowego
Formatowanie warunkowe, wprowadzone jako jedna z funkcjonalności Excela, powoduje
automatyczną zmianę formatowania wartości, komórek czy zakresu komórek zgodnie
z zestawem warunków zdefiniowanych przez użytkownika. Stosowanie w raportach
formatowania warunkowego pozwala jednym spojrzeniem określić, które wartości są
„dobre”, a które „złe”.
Poniżej omówiono zagadnienia związane z formatowaniem warunkowym oraz wska-

zówki, jak za jego pomocą ulepszyć przygotowywane raporty oraz pulpity menedżerskie.
Stosowanie formatowania warunkowego

Dzięki temu, że w Excelu 2013 dostępnych jest wiele predefiniowanych opcji formato-
wania warunkowego, podstawowe ustawienia można wprowadzić za pomocą kilku klik-
nięć myszką. Aby choć pobieżnie zorientować się w dostępnych możliwościach, należy
rozwinąć Wstążkę, przejść do karty Narzędzia główne i kliknąć ikonę Formatowanie
warunkowe (patrz rysunek 4.1).
Rysunek 4.1.
Po kliknięciu
ikony formatowania
warunkowego
zostaną wyświetlone
opcje dostępne
w Excelu 2013
Jak widać, dostępnych jest pięć kategorii:

Reguły wyróżniania komórek
Reguły pierwszych/ostatnich
Paski danych
Skale kolorów
Zestawy ikon
Poświęćmy chwilę i zapoznajmy się z możliwościami udostępnianymi przez każdą z wy-
mienionych kategorii.
Reguły wyróżniania komórek

Opcje formatowania dostępne w tej kategorii (patrz rysunek 4.2) umożliwiają wyróż-
nianie komórek spełniających określone warunki.
Rysunek 4.2.
Reguły wyróżniania
komórek są stosowane
wówczas, gdy
zawartość spełnia
określone kryteria
Rozdział 4.  Inne techniki wizualizacji 71
Opcje te działają bardzo podobnie do instrukcji If…Then…Else…. Otóż to — jeżeli

warunek jest spełniony, wówczas komórka jest formatowana; w przeciwnym razie
nie jest podejmowane żadne działanie.
Nazwy opcji dostępnych na liście Reguły wyróżniania komórek właściwie objaśniają ich
działanie.
 Większe niż: formatowanie stosowane jest do komórek, w których liczba jest
większa od określonej wartości.
Można więc nakazać Excelowi formatowanie komórek, w których liczba jest
większa od 50.
 Mniejsze niż: formatowanie stosowane jest do komórek, w których liczba jest
mniejsza od określonej wartości.
Można więc nakazać Excelowi formatowanie komórek, w których liczba jest
mniejsza od 100.
 Między: formatowanie stosowane jest do komórek, w których liczba mieści się
w określonym przedziale.
I tak można nakazać Excelowi formatowanie komórek, w których liczba zawarta
jest w przedziale między 50 a 100.
 Tekst zawierający: formatowanie stosowane jest do komórek zawierających
dowolny z tekstów określonych jako kryteria.
I tak można nakazać Excelowi formatowanie komórek, w których znajduje się
słowo Północny.
 Data występująca: umożliwia formatowanie warunkowe komórek zawierających
datę znajdującą się w odpowiednim przedziale w stosunku do daty bieżącej.
I tak można ustawić wartości Wczoraj, W ubiegłym tygodniu, W ubiegłym
miesiącu, W przyszłym miesiącu itd.
 Duplikujące się wartości: umożliwia sformatowanie komórek zawierających
zduplikowane lub unikalne wartości we wskazanym zakresie.
Reguła ta została zaprojektowana raczej z myślą o oczyszczaniu danych

(szybkie wyszukiwanie duplikatów i unikatowych wartości) niż jako składnik
pulpitów menedżerskich.
Oto prosta ilustracja stosowania wymienionych wcześniej reguł. Aby podświetlić wszyst-
kie wartości większe niż dana liczba, należy kolejno wykonać poniższe czynności:
1. Zaznaczyć zakres komórek, w których ma zostać zastosowane formatowanie
warunkowe.
2. Z kategorii Reguły wyróżniania komórek wybrać opcję Większe niż (patrz rysunek 4.2).
Zostanie wyświetlone okno dialogowe Większe niż (patrz rysunek 4.3). Teraz należy
określić wartość, której przekroczenie uruchomi formatowanie warunkowe. Można tu:
 Wpisać wartość (w przykładzie jest to 400).
 Utworzyć odwołanie do komórki zawierającej daną wartość.
Rysunek 4.3. Wybranie każdej z opcji spowoduje wyświetlenie okna dialogowego, w którym można
określić wartość uruchamiającą reguły formatowania komórek oraz sam sposób formatowania
W oknie można również rozwinąć menu i określić w nim rodzaj formatowania,

które ma być zastosowane.
3. Kliknąć OK.
Formatowanie zostanie natychmiast zastosowane do wskazanych uprzednio
komórek (patrz rysunek 4.4).
Rysunek 4.4.
Komórki zawierające
liczby większe niż 400
zostały sformatowane
Korzyścią ze stosowania formatowania warunkowego jest to, że Excel będzie automa-

tycznie zmieniał formatowanie ustalone w regule, kiedy zawartość komórki się zmieni.
I tak jeżeli w komórkach z niskimi wartościami liczby zostaną zmienione na 450, auto-
matycznie zostanie zastosowane formatowanie, ponieważ komórki w danym zakresie
spełnią warunki reguły.
Opcje formatowania dostępne w tej kategorii (patrz rysunek 4.5) umożliwiają wyróż-
nianie komórek, których wartość przekracza określony próg (wartość odcięcia).
Ta opcja, podobnie jak Reguły wyróżniania komórek, działają tak jak instrukcja If…Then…Else….
 Jeżeli warunek jest spełniony, komórka jest formatowana.
 Jeżeli warunek nie jest spełniony, nie jest podejmowane żadne działanie.
W kategorii Reguły pierwszych/ostatnich liczbę formatowanych komórek można określić

liczbowo lub procentowo.
Niektóre z nazw opcji mogą być mylące. Opcja o nazwie 10 pierwszych elementów
może działać na dowolnej liczbie komórek; a opcja Pierwsze 10% może formatować
określoną przez użytkownika część danych.
Rysunek 4.5.
powodują formatowanie
komórki, gdy jej zawartość
przekracza określony próg
W tej kategorii dostępne są następujące opcje:

 10 pierwszych elementów: umożliwia określenie liczby komórek, które mają
być sformatowane na podstawie ich wartości (zaczynając od największej;
niekoniecznie ma być to dokładnie 10).
Można na przykład podświetlić komórki zawierające 5 największych liczb.
 Pierwsze 10%: umożliwia określenie, jaka część komórek ma być sformatowana
na podstawie zawartości (niekoniecznie ma być to dokładnie 10%).
I tak można podświetlić 20% komórek o najwyższej wartości w zaznaczonym
zakresie.
 10 ostatnich elementów: umożliwia określenie liczby komórek, które mają być
sformatowane na podstawie ich wartości (zaczynając od najmniejszej;
niekoniecznie ma być to dokładnie 10).
Można na przykład podświetlić komórki zawierające 15 najmniejszych liczb.
 Ostatnie 10%: umożliwia określenie, jaka część komórek ma być sformatowana
na podstawie zawartości (i niekoniecznie ma być to dokładnie 10%).
I tak można podświetlić 15% komórek o najniższej wartości w zaznaczonym
zakresie.
 Powyżej średniej: umożliwia formatowanie warunkowe każdej komórki
w zaznaczonym zakresie, której wartość jest większa od średniej dla wskazanych
komórek.
 Poniżej średniej: umożliwia formatowanie warunkowe każdej komórki
w zaznaczonym zakresie, której wartość jest mniejsza od średniej dla wskazanych
komórek.
W poniższym przykładzie formatowanie warunkowe zostanie zastosowane do 40% ko-

mórek z najwyższymi wartościami w zaznaczonym zakresie.
Aby uniknąć nakładania się kolejnych opcji formatowania warunkowego, dobrze jest
przed wprowadzeniem nowych reguł usunąć wprowadzone wcześniej. Aby je usunąć,
należy zaznaczyć dany zakres, a następnie wyświetlić Wstążkę, otworzyć kartę
Narzędzia główne i kliknąć przycisk Formatowanie warunkowe. Można tu znaleźć opcję
Wyczyść reguły. Po jej kliknięciu zostanie rozwinięte menu, z którego można wybrać
interesującą nas opcję.
1. Zaznaczyć zakres komórek, w których ma zostać zastosowane formatowanie

warunkowe.
2. Z kategorii Reguły pierwszych/ostatnich wybrać Pierwsze 10% (patrz rysunek 4.5).
Zostanie wyświetlone okno dialogowe Pierwsze 10% (patrz rysunek 4.6). Tu można
określić wartość, której przekroczenie uruchomi formatowanie warunkowe.
Rysunek 4.6.
Wybranie każdej z opcji
spowoduje wyświetlenie okna
dialogowego, w którym można
określić wartości uruchamiające
reguły i sposób formatowania
3. W omawianym przykładzie należy wprowadzić wartość 40.

Można tu również rozwinąć menu i określić w nim rodzaj formatowania,
które ma być zastosowane.
4. Kliknąć OK.
Formatowanie zostanie natychmiast zastosowane do wskazanych uprzednio
komórek (patrz rysunek 4.7).
Rysunek 4.7.
formatowania warunkowego
łatwo można zauważyć, że
40% najwyższych przychodów
uzyskano w okresie
od września do grudnia
Paski danych
Formatowanie za pomocą pasków danych powoduje umieszczenie w komórkach mini-
pasków o długości odpowiadającej znajdującym się w nich wartościom. Długość pasków
Excel oblicza dla każdej komórki, porównując jej wartość z największą i najmniejszą
wartością w danym zakresie komórek.
Aby zastosować Paski danych do zakresu komórek, należy:

1. Zaznaczyć docelowy zakres komórek, w których ma zostać zastosowane
formatowanie warunkowe.
2. Kliknąć kartę Narzędzia główne i wybrać Formatowanie warunkowe/Paski danych.
Jak widać na rysunku 4.8, z menu Paski danych można wybrać różne warianty gradientów
i kolorów.
Rysunek 4.8.
Stosowanie
pasków danych
Na rysunku 4.9 widać efekt zastosowania pasków danych, czyli miniwykresy, które
pojawiły się w zaznaczonych komórkach. Warto też zauważyć, że w przypadku gdy
w komórce sformatowanej paskami danych znajduje się liczba ujemna, Excel zmienia
kierunek wyświetlania paska oraz stosuje kolor czerwony.
Rysunek 4.9.
Formatowanie
warunkowe za pomocą
pasków danych
Kiedy paski danych zostaną już ustawione, wówczas łatwo można zmienić ich kolory.
W tym celu należy zaznaczyć zakres komórek sformatowanych za pomocą pasków
danych, a następnie wybrać z karty Narzędzia główne menu Formatowanie warunkowe/
Zarządzaj regułami. Zostanie wówczas wyświetlone okno dialogowe Menedżer reguł
formatowania warunkowego, w którym wyświetlone będą wszystkie używane reguły.
W oknie należy zaznaczyć regułę Pasek danych i kliknąć przycisk Edytuj regułę.
Zostanie otwarte okno dialogowe Edytowanie reguły formatowania, w którym będzie
można zmienić kolory pasków danych zarówno dla liczb dodatnich, jak i ujemnych.
Skale kolorów
Funkcja Skale kolorów umożliwia formatowanie komórek kolorami odpowiadającymi
znajdującym się w nich wartościom. Kolory są dobierane poprzez porównanie wartości
z każdej komórki z największą i najmniejszą wartością w danym zakresie komórek.
Aby zastosować Skale kolorów do zakresu komórek, należy:
2. Kliknąć kartę Narzędzia główne i wybrać Formatowanie warunkowe/Skale kolorów.
Jak widać na rysunku 4.10, z menu Skale kolorów można wybrać różne kolory.
Rysunek 4.10.
Skale kolorów
Jak widać na rysunku 4.11, efektem stosowania skali kolorów jest rodzaj mapy ciepła
utworzonej w zaznaczonych uprzednio komórkach.
Rysunek 4.11.
Formatowanie
skali kolorów
Zestawy ikon
Zestaw ikon to zestaw symboli wstawianych do zaznaczonego zakresu ikon. Symbole są
dobierane na podstawie porównania wartości komórki z innymi komórkami z formato-
wanego zakresu.
Aby zastosować zestaw ikon do zakresu komórek, należy:
2. Kliknąć kartę Narzędzia główne i wybrać Formatowanie warunkowe/Zestawy ikon.
Jak widać na rysunku 4.12, można wybrać zestawy ikon w różnych kształtach i kolorach.
Rysunek 4.12.
Stosowanie
zestawów ikon
Na rysunku 4.13 widać, jak każda z komórek została sformatowana symbolem wskazu-
jącym jej wartość w porównaniu z innymi komórkami.
Tworzenie własnych reguł formatowania

Użytkownik nie jest ograniczony tylko do zestawu predefiniowanych reguł Excela. Program
oferuje spore możliwości w zakresie tworzenia własnych reguł formatowania. Tworzenie
własnych reguł daje większą kontrolę nad formatowaniem komórek i umożliwia działania
niedostępne w ustawieniach domyślnych.
Rysunek 4.13.
Formatowanie
zestawów ikon
Można na przykład ustawić regułę formatowania warunkowego, zgodnie z którą wszystkie

wartości powyżej średniej będą oznaczane „ptaszkiem”, a te poniżej znakiem krzyżyka
(patrz rysunek 4.14).
Rysunek 4.14.
Dzięki tworzonym
samodzielnie
regułom formatowania
można oznaczyć
wartości powyżej
średniej znakiem
wyboru, a te poniżej
wartości krzyżykiem
Choć w Excelu jest funkcja oznaczania wartości powyżej i poniżej średniej, która
umożliwia formatowanie komórek i atrybutów czcionki, to nie pozwala ona stosować
zestawu ikon. Łatwo można sobie wyobrazić, dlaczego na pulpicie menedżerskim
lepiej sprawdzi się zestaw ikon niż tylko kolory. Ikony i kształty lepiej przekażą
informacje, szczególnie jeżeli pulpit jest utrzymany w czarno-białych kolorach.
Aby rozpocząć tworzenie pierwszej reguły formatowania, należy otworzyć plik Rozdział 4
przykłady.xlsx dołączony do niniejszej książki. Następnie należy przejść do arkusza Własne
reguły.
formatowanie warunkowe, i wybrać z menu Nowa reguła (patrz rysunek 4.15).
Zostanie wyświetlone okno dialogowe Nowa reguła formatowania
Jak można zauważyć, niektóre reguły dostępne na liście w górnym oknie dialogowym
mają zdefiniowane elementy formatowania, które omówiliśmy już wcześniej:
 Formatuj wszystkie komórki na podstawie ich wartości: formatuje wartości
w komórce, porównując je z innymi komórkami w wybranym zakresie.
Ten wybór jest przydatny, gdy chcemy znaleźć nieprawidłowości w zestawie
danych.
Rysunek 4.15. Zaznaczyć zakres komórek, a następnie wybrać z menu opcję Nowa reguła
Rysunek 4.16.
Należy wybrać opcję
Formatuj wszystkie
komórki na podstawie
ich wartości, następnie
należy rozwinąć listę
Styl formatowania
i wybrać Zestawy ikon
 Formatuj tylko komórki zawierające: formatowanie warunkowe będzie

stosowane tylko do komórek spełniających określone warunki.
To doskonały wybór, kiedy trzeba zestawić wartości w teście porównawczym.
 Formatuj tylko wartości sklasyfikowane jako pierwsze i ostatnie:
formatowanie warunkowe jest stosowane tylko do tych komórek, które
zostały sklasyfikowane jako pierwsze lub ostatnie (w ujęciu procentowym
lub wartościowym) w danym zakresie.
 Formatuj tylko wartości powyżej lub poniżej średniej: formatowanie
warunkowe jest stosowane tylko do tych komórek, których wartość jest
wyższa (lub niższa) od średniej wszystkich komórek w danym zakresie.
 Formatuj tylko wartości unikatowe lub zduplikowane: formatowane są tylko
te komórki w zakresie, których wartość jest zduplikowana lub nie powtarza się.
 Użyj formuły do określenia komórek, które należy sformatować: wartości
w komórkach są klasyfikowane na podstawie formuły wprowadzonej przez
użytkownika. Jeżeli konkretna wartość zostanie przez formułę oceniona jako
właściwa, wówczas komórka zostanie sformatowana.
Opcja ta jest zwykle wybierana, kiedy stosowane są warunki oparte
na zaawansowanych formułach czy wyniku działania matematycznego.
Funkcje Paski danych, Skale kolorów oraz Zestawy ikon można wykorzystywać tylko
z regułą Formatuj wszystkie komórki na podstawie ich wartości.
2. Należy się upewnić, że wybrano opcję Formatuj wszystkie komórki na podstawie

ich wartości, następnie należy użyć listy rozwijanej Styl formatowania i wybrać
Zestawy ikon.
3. Zostanie wówczas wyświetlona lista ikon, których będzie można użyć.
4. Z listy rozwijanej Typ należy wybrać — w obu polach — opcję Formuła.
5. W polach Wartość należy wpisać =Średnia($C$2:$C$22). Jest to informacja dla
Excela, że aby ikona „ptaszka” mogła być wyświetlona, wartości w komórkach
muszą być większe od średniej z danego zakresu.
Na tym etapie zostanie wyświetlone okno dialogowe podobne do widocznego
na rysunku 4.17.
Rysunek 4.17.
Ustawienia opcji Formuła
na liście Typ umożliwi
wpisanie odpowiedniej
formuły w polu Wartość
6. Po kliknięciu OK formatowanie warunkowe zostanie zastosowane.
Warto poświęcić nieco czasu i dokładnie poznać zasady działania formatowania warun-
kowego uruchamianego za pomocą reguł. Excel sprawdzi każdą komórkę w zakresie,
dopasowując swoje działanie zgodnie z warunkami określonymi w polu Wartość.
 Jeżeli w komórce jest liczba lub tekst zgodne z warunkiem w pierwszym polu
Wartość, wówczas zostanie użyta pierwsza ikona, a Excel przejdzie do kolejnej
komórki w zakresie.
 Jeżeli zawartość komórki nie będzie zgodna z pierwszym polem Wartość, wówczas
Excel sprawdzi jej zgodność z drugim polem, a w razie potrzeby i z kolejnymi.
 Jeżeli zawartość komórki nie będzie pasowała do żadnego z warunków, wówczas
Excel oznaczy ją ostatnią z ikon.
W powyższym przykładzie chcemy, aby ikona „ptaszka” była wyświetlana tylko wówczas,
jeżeli wartość danej komórki jest większa od średniej dla wszystkich komórek z danego
zakresu (lub jej równa). W innym przypadku Excel wstawi ikonę ze znakiem X.
Wyświetlanie ikony tylko jednego rodzaju

W wielu przypadkach nie jest konieczne wyświetlanie wszystkich ikon z zestawu. Wy-
świetlanie zbyt wielu ikon naraz może zablokować przekazywane za pomocą pulpitu
menedżerskiego informacje.
W ostatnim przykładzie ikona „ptaszka” była umieszczana w komórkach, których war-

tość była wyższa od średniej dla zakresu, natomiast gdy wartość była niższa od średniej,
stosowany był znak X (patrz rysunek 4.18). Jednak w prawdziwym świecie często jest
tak, że uwagę użytkowników chcemy przyciągnąć tylko do wartości poniżej średniej.
Dzięki temu unika się zasypywania ich niepotrzebnymi ikonami.
Rysunek 4.18.
Zbyt wiele ikon może
przytłoczyć informacje,
na które chcemy
zwrócić uwagę
Excel oferuje sprytny mechanizm, który pomaga zatrzymać formatowanie wartości, jeżeli
warunek jest spełniony.
W naszym przykładzie usuniemy ikonę „ptaszka”. Komórki, w których został on umiesz-
czony, przechowują wartości większe od średniej dla danego zakresu. Dlatego najpierw
należy dodać warunek dla wszystkich komórek, których wartość jest większa od średniej.
1. Zaznaczyć docelowy zakres komórek, następnie kliknąć kartę Narzędzia główne
i wybrać Formatowanie warunkowe/Zarządzaj regułami.
Zostanie wyświetlone okno dialogowe Menedżer reguł formatowania
warunkowego (patrz rysunek 4.19).
2. Aby rozpocząć tworzenie nowej reguły, należy kliknąć przycisk Nowa reguła.
3. Jako typ reguły należy zaznaczyć Formatuj tylko komórki zawierające. Następnie
należy tak sformułować regułę, aby formatowanie było stosowane do komórek,
których wartość jest wyższa od średniej (patrz rysunek 4.20).
4. Następnie, nie zmieniając żadnych opcji formatowania, należy kliknąć OK.
Rysunek 4.19. W oknie Menedżer reguł formatowania warunkowego należy kliknąć przycisk Nowa reguła
Rysunek 4.20.
Ta formuła
będzie stosowana
do wszystkich komórek
5. W oknie Menedżer reguł formatowania warunkowego należy zaznaczyć opcję

Zatrzymaj, gdy warunek jest prawdziwy, widoczną na rysunku 4.21.
Rysunek 4.21. Aby przerwać proces sprawdzania komórek, dla których pierwszy warunek jest prawdziwy,
należy zaznaczyć opcję Zatrzymaj, gdy warunek jest prawdziwy
6. Aby zastosować wprowadzone zmiany, należy kliknąć OK.
Jak można zauważyć na rysunku 4.22, teraz widoczny jest tylko znaczek X. Pozwala to
odbiorcom skupić się na konkretnej informacji, a nie rozpraszać się interpretowaniem,
co oznacza dany symbol.
Rysunek 4.22.
Tabela została
sformatowana tak,
że widoczna jest
tylko jedna ikona
Wyświetlanie pasków danych i ikon w osobnych komórkach

Chociaż paski danych i zestawy ikon umożliwiają bajeranckie umieszczanie wizualizacji
na pulpitach menedżerskich, to jednak ich twórcy mają znacznie mniej do powiedzenia,
jeśli idzie o wyświetlanie ich w komórkach arkusza. Na rysunku 4.23 widać, co to do-
kładnie oznacza.
Rysunek 4.23.
Wyświetlanie pasków
danych w tej samej
komórce, w której
przechowywane są
wartości,
może utrudnić
analizę danych
Paski danych domyślnie umieszczane są w komórkach z danymi, niemal całkowicie je

zasłaniając. Z punktu widzenia przygotowywania pulpitów menedżerskich to rozwiąza-
nie ma przynajmniej dwie wady:
 Na tle kolorów pasków danych liczby mogą być nieczytelne; dotyczy to
szczególnie użycia kolorów czarnego i białego.
 Trudno wówczas zauważyć koniec każdego z pasków.
Rozwiązaniem tego problemu jest umieszczenie pasków danych w osobnych komórkach.

Oto, jak to zrobić:
1. Należy wprowadzić odwołanie do każdej komórki zawierającej dane w komórce
znajdującej się na prawo od niej.
I tak jeżeli dane znajdują się w komórce B2, wówczas w komórce C2 należy wpisać =B2.
2. Do komórek z właśnie dodanymi formułami należy zastosować formatowanie

warunkowe paskami danych.
3. Zaznaczyć sformatowany zakres komórek, następnie kliknąć kartę Narzędzia
główne i wybrać Formatowanie warunkowe/Zarządzaj regułami.
Zostanie wyświetlone okno dialogowe Menedżer reguł formatowania warunkowego.
4. Kliknąć przycisk Edytuj regułę.
5. Zaznaczyć opcję Pokaż tylko pasek, tak jak pokazano na rysunku 4.24.
Rysunek 4.24.
Po edycji reguły
widoczne będą
tylko paski danych
Nagrodą za nasze wysiłki jest bardziej przejrzysty widok, lepiej przystosowany do za-
stosowań na pulpitach menedżerskich. Na rysunku 4.25 można zobaczyć efekt uzyskany
za pomocą opisanej właśnie techniki.
Rysunek 4.25.
Paski danych
umieszczone
obok wartości
Za pomocą tej samej techniki można oddzielić od danych zestawy ikon, dla których z kolei
będzie można wybrać najlepsze możliwe miejsce na pulpicie menedżerskim.
Ilustrowanie trendów za pomocą zestawu ikon

Nie zawsze dysponujemy odpowiednią ilością miejsca na pulpicie menedżerskim, tak
aby umieścić na nim wykres informujący o aktualnych trendach. W takim przypadku
doskonałym zamiennikiem jest zestaw ikon, ponieważ umożliwia zobrazowanie domi-
nujących trendów, nie zabierając jednocześnie nadmiernej ilości miejsca. Na rysunku 4.26
widoczna jest tabela z estetyczną grafiką, która umożliwia błyskawiczne zorientowanie
się w sytuacji na poszczególnych rynkach.
Rysunek 4.26.
Formatowanie warunkowe
za pomocą zestawów ikon
umożliwia odwzorowanie
trendów
Zapewne czytelnik będzie chciał osiągnąć podobny efekt. Kluczowym elementem jest
utworzenie reguły, która będzie obliczać odchylenie czy trend.
Aby to zrobić, należy kolejno wykonać poniższe działania:

W opisywanym przypadku zakresem będą komórki zawierające formułę
do obliczania odchylenia.
2. Kliknąć kartę Narzędzia główne i wybrać Formatowanie warunkowe/Zestaw ikon,
a następnie wybrać ikony, które najlepiej sprawdzą się w danym przypadku.
W omawianym przykładzie odpowiednie będą ikony strzałek (patrz rysunek 4.27).
Rysunek 4.27.
Zastosowane właśnie
formatowanie warunkowe
pozwala szybko ocenić
wydajność
 Strzałki skierowane w górę oznaczają trend rosnący.

 Strzałki skierowane w dół oznaczają trend malejący.
 Strzałki skierowane w prawo oznaczają brak zmian.
W większości przypadków konieczne będzie dostosowanie poziomów
decydujących o kierunku strzałek. Przyjmijmy, że odchylenie powyżej 3%
oznaczane będzie strzałką skierowaną do góry, odchylenie –3% strzałką
skierowaną w dół, a pozostałe wartości strzałką skierowaną w prawo.
3. Zaznaczyć docelowy zakres komórek, następnie kliknąć kartę Narzędzia główne
i wybrać Formatowanie warunkowe/Zarządzaj regułami.
Zostanie wyświetlone okno dialogowe Menedżer reguł formatowania warunkowego.
4. Kliknąć przycisk Edytuj regułę.
Zostanie wyświetlone okno dialogowe Edytowanie reguły formatowania.
5. W oknie tym można dostosować ustawienia (patrz rysunek 4.28).
Rysunek 4.28.
W oknie można ustawić
poziomy wartości
decydujące o kierunku
strzałek
Na rysunku 4.28 właściwość Typ ustawiono na Liczba; byłoby tak nawet wówczas,
gdyby operowano na wartościach procentowych. Takie rozwiązanie daje większą
kontrolę i jest bardziej przewidywalne podczas ustawiania progów.
Ulepszanie raportów za pomocą symboli

Symbole to po prostu niewielkie grafiki podobne do tych, które znaleźć można w czcion-
kach typu Wingdings, Webdings itp. Jednak tak naprawdę symbole nie są czcionkami.
To są znaki Unicode. Unicode to standard przemysłowy dla elementów tekstowych,
którego przeznaczeniem jest dostarczanie zestawu znaków dostępnych dla każdej plat-
formy niezależnie od różnic pomiędzy czcionkami dla różnych języków.
Jednym z przykładów jest symbol praw autorskich (©). To właśnie znak Unicode. Można
używać tego symbolu na chińskich, tureckich, francuskich czy amerykańskich komputerach
i wszędzie będzie wyglądał tak samo.
W odniesieniu do prezentacji przygotowywanych w Excelu, znaki (czy symbole) Unicode

mogą być używane tam, gdzie nie sprawdzi się formatowanie warunkowe. I tak na ety-
kietach wykresu widocznego na rysunku 4.29 można zauważyć, że na etykietach osi X
wyświetlane są strzałki wskazujące trendy, które to elementy dostarczają dodatkowej
warstwy analizy. Nie można by tego osiągnąć za pomocą formatowania warunkowego.
Rysunek 4.29.
Dodatkowa warstwa
analizy uzyskana dzięki
zastosowaniu symboli
Poświęćmy teraz trochę czasu i przyjrzyjmy się poszczególnym czynnościom, których

efekt widoczny jest na rysunku 4.29.
Zacznijmy od danych widocznych na rysunku 4.30. Zapamiętajmy, że w komórce C1

przechowywane są wszystkie symbole, które będą używane. Komórka ta nie jest jednak
specjalnie ważna. Służy tylko do przechowywania używanych symboli.
Rysunek 4.30.
W komórce C1
przechowywane są
symbole
Aby umieścić je w prezentacji, należy wykonać poniższe działania:

1. Zaznaczyć komórkę C1 i wybrać z karty Wstawianie polecenie Symbole.
Zostanie wyświetlone okno dialogowe Symbol (patrz rysunek 4.31).
2. Należy kolejno wyszukać i zaznaczyć odpowiednie symbole, a następnie kliknąć
przycisk Wstaw.
W omawianym przykładzie należy:
a. Zaznaczyć strzałkę w dół (symbol) i kliknąć przycisk Wstaw.
b. Zaznaczyć strzałkę w górę (symbol) i kliknąć przycisk Wstaw.
Rysunek 4.31.
Okno dialogowe Symbol
umożliwia wstawienie
odpowiednich symboli
do komórki, w której
będą przechowywane
3. Po zakończeniu zamknąć okno dialogowe.

Po zakończeniu w komórce C1 znajdować się będą symbole (patrz rysunek 4.32).
Rysunek 4.32.
Kopiowanie
właśnie wstawionych
symboli do schowka
4. Zaznaczyć komórkę, następnie wkleić skopiowane wcześniej symbole do paska

formuły (aby je skopiować, należy je zaznaczyć i wcisnąć klawisze Ctrl+C).
5. Następnie należy przejść do tabeli danych, kliknąć prawym przyciskiem myszy
na danych procentowych i wybrać Formatuj komórki.
6. Utworzyć niestandardowy format, wklejając symbole w odpowiednie miejsca
Rysunek 4.33. Tworzenie niestandardowego formatu z wykorzystaniem symboli

W omawianym przypadku dla dodatnich wartości stosowany będzie symbol

strzałki skierowanej w górę, a dla ujemnych strzałki skierowanej w dół.
Brakuje Ci doświadczenia w zakresie formatowania niestandardowego? W rozdziale 2.
znaleźć można szczegółowe omówienie wszystkich tajników tej techniki.
7. Po kliknięciu przycisku OK symbole staną się elementem formatowania liczb.

Na rysunku 4.34 widać efekt ostateczny. Zmiana dowolnej liczby na ujemną
(lub dodatnią) spowoduje automatyczne zastosowanie odpowiedniego symbolu.
Rysunek 4.34.
Symbole są teraz
elementem
formatowania liczb
Ponieważ na wykresach automatycznie stosowany jest użyty format, na etykietach wy-

kresów znajdą się użyte symbole. Wystarczy utworzyć wykres na podstawie tak sfor-
matowanych danych.
To tylko jeden ze sposobów wykorzystania symboli w raportach. Stosowanie tej pod-

stawowej techniki pozwala umieszczać symbole w tabelach, tabelach przestawnych,
formułach i innych obiektach.
Narzędzie Aparat fotograficzny

Narzędzie Aparat fotograficzny umożliwia zrobienie „zdjęcia” zakresu komórek zmie-
niających się po aktualizacji danych. Jeżeli nigdy o nim nie słyszałeś, nie ma powodów
do zmartwień. Microsoft je ukrył. W kilku ostatnich wersjach Excela to przyjemne
narzędzie nie znalazło się na Wstążce. Jest ono jednak bardzo przydatne dla tych, którzy
zajmują się tworzeniem raportów czy pulpitów menedżerskich.
Gdzie znaleźć Aparat fotograficzny?

Nim będzie można użyć tego narzędzia, najpierw należy je odnaleźć i dodać do paska
Szybkiego dostępu.
Pasek Szybkiego dostępu to konfigurowalne narzędzie umożliwiające uruchamianie

często wykorzystywanych poleceń czy funkcji za pomocą jednego kliknięcia. Aby dodać
polecenie do paska, należy je tam przeciągnąć wprost ze Wstążki lub skorzystać z opcji
Dostosuj pasek narzędzi Szybki dostęp.
Aby dodać Aparat fotograficzny do paska Szybki dostęp, należy:

1. Kliknąć kartę Plik, a następnie Opcje.
Zostanie wówczas otwarte okno dialogowe o nazwie Opcje programu Excel.
2. Następnie kliknąć przycisk Pasek narzędzi Szybki dostęp.

3. Na liście rozwijanej Wybierz polecenia z ustawić pozycję Polecenia, których
nie ma na Wstążce.
4. Na początku listy ułożonej alfabetycznie można znaleźć Aparat fotograficzny.
Dwukrotne kliknięcie spowoduje umieszczenie tego narzędzia na pasku Szybki
dostęp (patrz rysunek 4.35).
Rysunek 4.35. Dodawanie narzędzia Aparat fotograficzny do paska Szybki dostęp
5. Kliknąć OK.
Po wykonaniu wszystkich etapów ikona narzędzia pojawi się na pasku Szybki dostęp
Rysunek 4.36.
Bez niespodzianek
— ikona narzędzia
wygląda jak aparat
fotograficzny
Narzędzie Aparat fotograficzny

Aby użyć narzędzia Aparat fotograficzny, wystarczy podświetlić zakres komórek i kliknąć
odpowiedni przycisk na pasku Szybkiego dostępu. Ciekawym rozwiązaniem jest fakt,
że przy stosowaniu tego narzędzia użytkownik nie jest ograniczony do wyświetlania
zawartości pojedynczej komórki, jak ma to miejsce w przypadku pól tekstowych. A po-
nieważ obraz jest aktualizowany na bieżąco, jakiekolwiek zmiany wprowadzone w za-
kresie źródłowym zostaną odwzorowane w utworzonym zdjęciu.
Na rysunku 4.37 widać proste dane i utworzony na ich podstawie wykres. Naszym celem
jest utworzenie obrazu zakresu obejmującego i dane, i wykres.
Rysunek 4.37.
Wprowadź kilka
prostych liczb
do zakresu i utwórz
na ich podstawie
wykres
A oto krótka demonstracja działania Aparatu fotograficznego. Aby się z nią zapoznać,
należy:
1. Podświetlić zakres zawierający informacje, które chcemy sfotografować.

W tym przypadku będą to komórki B3:F11.
2. Następnie należy kliknąć ikonę Aparatu fotograficznego znajdującą się na pasku
Szybki dostęp.
Umieszczenie tego narzędzia na pasku omówiono wcześniej.
3. Należy kliknąć arkusz, na którym ma zostać umieszczony obraz.
Excel natychmiast utworzy zdjęcie wskazanego obszaru (patrz rysunek 4.38).
Rysunek 4.38.
Obraz utworzony za
pomocą narzędzia
Aparat fotograficzny
Zmiana jakichkolwiek liczb w ustalonym zakresie zostanie również wprowadzona do

zdjęcia.
Domyślnie tworzony obraz jest obramowany krawędziami. Aby je usunąć, należy kliknąć
prawym klawiszem myszy i wybrać z menu Formatuj obraz. Zostanie otwarte okno
dialogowe Formatowanie obrazu. W zakładce Kolor linii dostępna jest lista rozwijana.
Należy z niej wybrać opcję Brak koloru, wówczas krawędzie zostaną usunięte. W podobny
sposób można pozbyć się z wykresu linii siatki: wystarczy usunąć je z zakresu źródłowego.
Tworzenie obrazu bez wykorzystania narzędzia Aparat fotograficzny

Obrazy aktualizowane na bieżąco można tworzyć również bez użycia narzędzia Aparat fotograficzny.
Właśnie tak. W Excelu samodzielne odtworzenie działania Aparatu fotograficznego jest całkiem
proste.
1. Należy zaznaczyć i skopiować zakres.
2. Następnie kliknąć na Wstążce przycisk Wklej (menu Narzędzia główne), tak aby wyświetliła
się lista rozwijana.
3. Wybrać kolejno Wklej/Inne opcje wklejania/Obraz połączony.
Oczywiście, Aparat fotograficzny ma tę przewagę, że można zrobić to samo za pomocą dwóch kliknięć.
Ulepszanie pulpitów menedżerskich

za pomocą narzędzia Aparat fotograficzny
Oto kilka wskazówek, jak wykorzystać Aparat fotograficzny w sposób nieco bardziej
zaawansowany i ulepszyć pulpit menedżerski.
 Konsolidacja zakresów z różnych źródeł na jednym obszarze drukowania.
 Obracanie obiektów w celu uproszczenia pracy.
 Tworzenie małych wykresów.
Konsolidacja różnych zakresów na jednym obszarze drukowania

Czasem modele danych są tak złożone, że trudno zmieścić wszystkie dane na jednym
obszarze drukowania. Zmusza to do drukowania wielu stron, które nie pasują do siebie
pod względem układu i rozmiaru. Biorąc pod uwagę pulpity menedżerskie, najbardziej
efektywne rozwiązanie to umieszczenie wszystkich danych tak, aby można było je wy-
drukować na stronie lub dwóch; złożone modele danych mogą przysporzyć problemów
w zakresie układu czy wyglądu.
Rozmiary obrazów tworzonych za pomocą Aparatu fotograficznego można dowolnie zmie-

niać. Uzyskujemy dzięki temu swobodę w przetestowaniu różnych układów graficznych
bez potrzeby zmiany rozmiarów kolumn, ukrywania wierszy czy innych nonsensów. Pod-
sumowując: można utworzyć wiele różnych analiz w osobnych skoroszytach i zebrać je
razem w przyjemnie sformatowanej warstwie prezentacji (patrz rysunek 4.39).
Obracanie obiektów
Ponieważ Aparat fotograficzny tworzy obrazy, które można obracać, warto wykorzystać
to w sytuacji, kiedy może nam to zaoszczędzić czasu. Świetnym przykładem są wykresy.
Są wykresy, w przypadku których stworzenie układu pionowego jest zupełnie proste, ale
nie można tego powiedzieć o układzie poziomym.
Rysunek 4.39. Wiele różnych zakresów w jednym obszarze — wszystko dzięki Aparatowi fotograficznemu
Na rysunku 4.40 widoczny jest wykres w układzie pionowym (po lewej). Podczas two-
rzenia wykresu w układzie poziomym trzeba wykonać wiele skomplikowanych kroków,
natomiast stosunkowo łatwo jest utworzyć wykres w układzie pionowym.
Rysunek 4.40. Aby obrócić wykres, wystarczy złapać za uchwyt i przeciągnąć w odpowiednią stronę
Aparat fotograficzny rusza na ratunek! Podczas tworzenia zdjęcia wykresu wszystko, co

trzeba zrobić, to wyrównać etykiety na wykresie i odwrócić obraz, korzystając z uchwytu.
Część II
Stosowanie wykresów
na pulpitach menedżerskich
W tej części:
 Rozdział 5. Wykresy dla niewtajemniczonych
 Rozdział 6. Serie danych na wykresie
 Rozdział 7. Formatowanie i dostosowywanie wykresów
 Rozdział 8. Komponenty do prezentacji trendów
 Rozdział 9. Komponenty do grupowania danych
 Rozdział 10. Komponenty do oceny efektywności realizacji celów
Rozdział 5.
Wykresy
dla niewtajemniczonych
W tym rozdziale:
 Co to jest wykres?
 Wykresy w Excelu
 Wykresy zagnieżdżone i wykresy w arkuszach
 Elementy wykresu
 Podstawy tworzenia wykresu
 Praca z wykresami
Żadne inne narzędzie nie kojarzy się tak bardzo z pulpitami menedżerskimi i raportami,
jak wykres. Wykresy umożliwiają graficzne przedstawienie wartości liczbowych; cało-
ściowy ogląd relacji pomiędzy różnymi danymi; wskazanie różnic oraz obserwację tren-
dów biznesowych. Tylko kilka innych mechanizmów pozwala na przekazywanie danych
szybciej niż wykres, który może być kluczowym składnikiem pulpitu menedżerskiego.
Większość użytkowników, myśląc o programach takich jak Excel, ma przed oczyma

nieprzeliczone wiersze i kolumny wypełnione danymi. Ale kiedy trzeba przedstawić dane
wizualnie, w formie wykresu, Excel potrafi pokazać lwi pazur. W tym rozdziale prezen-
tujemy przegląd możliwości programu w zakresie obsługi wykresów; powiemy też, jak
utworzyć i dostosować wykres za pomocą Excela.
Co to jest wykres?
Zacznijmy od podstaw. Wykres to graficzne przedstawienie wartości liczbowych. Wykres
(znany też jako graf) jest integralną częścią arkuszy kalkulacyjnych od czasów Lotusa
1-2-3. Ówczesne wykresy, według dzisiejszych standardów, były zupełnie surowe. Ale
z upływem lat ich jakość oraz elastyczność uległy wyraźnej poprawie. Przekonasz się,
że Excel oferuje narzędzia do tworzenia szerokiego zakresu wysoce konfigurowalnych
wykresów, które pomogą efektywnie przekazywać Twój komunikat.
98 Część II  Stosowanie wykresów na pulpitach menedżerskich
Wyświetlanie danych na dobrze zaplanowanym wykresie uczyni Twoje liczby dużo bar-
dziej zrozumiałymi. Ponieważ wykresy przedstawiają grafikę, są szczególnie użyteczne
do podsumowywania serii danych i ich wzajemnych wpływów. Utworzenie wykresu
często pomaga dostrzec trendy czy wzorce, które w przeciwnym razie mogłyby zostać
niezauważone.
Na rysunku 5.1 przedstawiono arkusz zawierający prosty wykres kolumnowy ilustrujący

wielkość sprzedaży w poszczególnych miesiącach. Na wykresie wyraźnie widać, że
sprzedaż spadła w okresie letnim (od czerwca do sierpnia), by stale rosnąć w ostatnich
czterech miesiącach roku. Oczywiście, do tej samej konkluzji można dojść, studiując
liczby. Ale wykorzystanie wykresu pozwoli zrobić to dużo szybciej.
Rysunek 5.1. Prosty wykres kolumnowy ilustrujący wielkość sprzedaży w poszczególnych miesiącach
Wykres kolumnowy to jeden z wielu typów wykresów, które można utworzyć za pomocą
Excela. A tak przy okazji — tworzenie wykresu jest proste; wystarczy zaznaczyć komórki
A1:B13 i wcisnąć kombinację Alt+F1.
Wszystkie wykresy omawiane w tym rozdziale są dostępne na serwerze FTP

(ftp://ftp.helion.pl/przyklady/andae2.zip) w skoroszycie o nazwie Rozdział 5
przykłady.xslx.
Wykresy w Excelu
Zanim jednak utworzysz wykres, będziesz potrzebował jakichś liczb — znanych też
jako dane. Dane — co oczywiste — są przechowywane w komórkach arkusza. Zwykle
dane wykorzystywane w wykresach znajdują się w pojedynczym arkuszu, ale nie jest to wa-
runek konieczny. Wykres może prezentować dane przechowywane w dowolnej liczbie
arkuszy, które w dodatku mogą znajdować się w różnych skoroszytach. Decyzja o tym, czy
używać danych z jednego czy wielu arkuszy, jest uzależniona od zastosowanego modelu
danych, charakterystyki źródeł danych i interaktywności, którą chcesz nadać budowane-
mu pulpitowi menedżerskiemu.
Rozdział 5.  Wykresy dla niewtajemniczonych 99
Wykres to w istocie „obiekt” tworzony przez Excela na żądanie użytkownika. Zawiera

on jedną lub więcej serii danych przedstawionych graficznie. Sposób ich przedstawienia
zależy od wybranego typu wykresu. I tak jeżeli użyjemy wykresu liniowego z dwoma
seriami danych, wówczas na wykresie pojawią się dwie linie, z których każda prezen-
tować będzie osobną serię.
 Dane dla każdej z serii przechowywane są w osobnej kolumnie lub wierszu.
 Każdy punkt na linii jest określony przez wartość w pojedynczej komórce
i dodatkowo podkreślony znacznikiem.
Linie różnią się od siebie grubością, stylem, kolorem lub znacznikami danych.
Na rysunku 5.2 przedstawiono wykres liniowy z dwiema seriami danych z okresu

dziewięciu lat. Serie można rozróżnić po różnych typach znaczników (kwadraty i koła),
wskazanych też w legendzie zamieszczonej na dole wykresu. Zastosowano różne kolory,
czego niestety nie widać na czarno-białym obrazku.
Rysunek 5.2. Linie na wykresie ilustrują dwie serie danych
Ważne jest, aby pamiętać, że wykresy są dynamiczne. Oznacza to, że są one połączone
z danymi umieszczonymi w arkuszu. Jeżeli dane ulegną zmianie, wykres zostanie auto-
matycznie zaktualizowany, tak aby uwzględnić nowe dane, dzięki czemu pulpit menedżer-
ski będzie prezentował najnowsze informacje.
Kiedy już utworzymy wykres, zawsze można zmienić jego typ, formatowanie, dodać nowe
serie danych czy zmienić już wykorzystywane tak, aby zastosować inne zakresy.
Istnieją dwa sposoby umieszczania wykresów:

 w arkuszu (wykresy osadzone),
 w osobnym arkuszu wykresu.
Wykresy osadzone
Wykres osadzony znajduje się w górnej warstwie (obrazu) arkusza. Wszystkie wykresy
dotychczas przedstawione w tym rozdziale to wykresy osadzone.
Tak jak inne obiekty rysunkowe (pola tekstowe czy kształty), również wykresy osadzone
można przenosić, zmieniać ich rozmiar, proporcje, dostosowywać krawędzie i dodawać
efekty, jak na przykład cieniowanie. Korzystanie z wykresów osadzonych pozwala oglą-
dać je tuż obok danych w nich użytych. Można też umieścić obok siebie kilka wykresów
osadzonych i wydrukować je na jednej stronie.
Jak wspomniano w rozdziale 11., najlepiej umieścić wykresy w warstwie prezentacji

w taki sposób, aby w danym obszarze znajdowały się powiązane wykresy zajmujące
pojedynczą stronę czy ekran.
Każdy nowo tworzony wykres jest domyślnie wykresem osadzonym. Wyjątek od tej
reguły nastąpi wówczas, gdy po zaznaczeniu zakresu danych wciśniesz klawisz F11, aby
utworzyć domyślny wykres. Taki wykres jest tworzony na osobnym arkuszu wykresu.
Aby wprowadzić zmiany w wykresie osadzonym, należy najpierw go kliknąć, aby go akty-
wować. Kiedy to się stanie, w programie zostanie wyświetlona nowa grupa Narzędzia wy-
kresów (patrz rysunek 5.3) z dwiema nowymi kartami: Narzędzia wykresów/Projektowanie
i Narzędzia wykresów/Formatowanie.
Rysunek 5.3.
Aktywowanie wykresu
spowoduje
wyświetlenie
nowych kart
na Wstążce Excela
Po kliknięciu wykresu wyświetlone zostaną na nim dodatkowe przyciski. Są to pomocni-

cze przyciski, których zadaniem jest ułatwienie edycji właściwości wykresu. Dostępne są:
Elementy wykresu
Style wykresu
Filtry wykresu
Wykresy w osobnych arkuszach

Wykres osadzony można przenieść do osobnego arkusza, dzięki czemu będzie on wi-
doczny dopiero po jego otwarciu (więcej informacji na ten temat można znaleźć w dalszej
części rozdziału, pt. „Przesuwanie i zmiana rozmiarów wykresów”). Po takich przeno-
sinach wykres będzie zajmował cały arkusz. Jeżeli planujesz drukować wykresy, wyko-
rzystując pojedynczą, ale całą stronę, takie rozwiązanie będzie najlepsze. Podobnie
w przypadku gdy trzeba utworzyć wiele wykresów; dzięki temu unikniesz zaśmiecania
arkusza. Ta technika ułatwia również wyszukiwanie konkretnych wykresów, ponieważ
można wprowadzić nazwę opisową na pasku kart arkusza, dzięki czemu łatwiej będzie
zorientować się, co zawiera dana grafika. Choć umieszczanie wykresów na osobnych
arkuszach nie jest częstym rozwiązaniem w przypadku pulpitów menedżerskich, to może
być przydatne w sytuacji, gdy dany raport jest prezentowany na wielu arkuszach.
Na rysunku 5.4 przedstawiono taki wykres utworzony na osobnym arkuszu wykresu. Po

aktywowaniu wykresu w programie zostanie wyświetlona nowa karta Narzędzia wykresów
z trzema nowymi kartami, tak jak miało to miejsce wcześniej.
Rysunek 5.4. Wykres utworzony na osobnym arkuszu wykresu
Elementy wykresu
Wykres zbudowany jest z wielu różnorodnych elementów, a wszystkie są opcjonalne.
Tak — można utworzyć wykres, który nie będzie zawierał żadnego elementu charaktery-
stycznego dla wykresu; będzie to pusty wykres. Nie jest on specjalnie przydatny, ale Excel
daje i taką możliwość.
Na rysunku 5.5 można znaleźć wszystkie elementy wykresu omówione poniżej.
Rysunek 5.5.
Elementy wykresu
Ten szczególny wykres to wykres złożony, łączący w sobie wykresy kolumnowy i liniowy.
Na wykresie umieszczono dwie serie danych: Przychody i Dochody. Przychody pre-
zentowane są za pomocą pionowych kolumn, a przychody za pomocą linii. Każdy słupek
czy punkt na linii reprezentują pojedynczy punkt danych, czyli wartość w jednej komórce.
Na wykresie znajduje się też pozioma oś, znana jako oś kategorii. Reprezentuje ona
kategorię każdego punktu danych (styczeń, luty i tak dalej). Ta oś nie posiada etykiety,
ponieważ kategoria jednostek jest oczywista.
Warto zwrócić uwagę, że na wykresie znajdują się dwie pionowe osie. Noszą one nazwę
osi wartości i każda z nich ma osobną skalę. Oś po lewej przypisana jest do kolumn
z serią danych Przychody, a oś po prawej do serii danych Dochody.
Na osiach wartości wyświetlana jest również skala wartości. Oś po lewej wyświetla skalę
wartości od 0 do 250 000, a podziałka ustawiona jest co 50 000. Wartości na osi po
prawej używają innej skali: od 0% do 14%, a podziałka jest ustawiona co 2 punkty procen-
towe. W przypadku osi wartości można kontrolować wartości minimum oraz maksimum,
a także skalę podziałki.
W tym przypadku wykres z dwiema osiami wartości jest odpowiedni dlatego, że skale
zasadniczo różnią się od siebie. Gdyby dane dotyczące zysku zostały wyrysowane z wyko-
rzystaniem lewej osi, linia nie byłaby w ogóle widoczna.
Gdy wykres zawiera więcej niż jedną serię danych, wówczas zwykle trzeba zastosować
jakiś sposób, aby móc zidentyfikować poszczególne serie czy punkty danych. Często do
tego celu, czyli rozróżnienia poszczególnych serii danych, stosuje się legendę. W omawia-
nym przykładzie legenda widoczna jest na dole wykresu. W innych przypadkach stosuje
się etykiety opisujące określone punkty danych. Ten przykładowy wykres zawiera ety-
kietę dla serii danych Dochody, ale brakuje jej dla serii Przychody. Oprócz omówionych
elementów większość wykresów (włącznie z przykładem podanym powyżej) zawiera
tytuły oraz dodatkowe etykiety do identyfikacji osi czy kategorii.
Na omawianym wykresie znajdują się także linie siatki, odpowiadające wartościom

umieszczonym na lewej osi. Linie siatki to po prostu przedłużone wartości z osi, dzięki
czemu odbiorcom łatwiej jest określić różnice pomiędzy punktami danych.
Ostatnie elementy wykresu (obecne we wszystkich wykresach) to obszar wykresu (czyli

cały obszar zajmowany przez wykres) oraz obszar kreślenia (część zajmowana przez
wykres, osie i ich etykiety oraz wykreślone dane).
Zależnie od typu wykresu mogą pojawiać się jeszcze dodatkowe elementy. I tak na przy-
kład wykres kołowy (patrz rysunek 5.6) dzieli się na wycinki, ale nie posiada żadnych
osi. Wykresy trójwymiarowe (3-W) mogą mieć ściany i podłoże (patrz rysunek 5.7).
Rysunek 5.6.
Wykres kołowy
Do wykresów można dodać kilka innych typów elementów. Mogą to być na przykład linie
trendu czy komunikaty błędów.
Tak jak wszystkie inne składniki Excela, również i wykresy mają swoje ograniczenia.
Poniżej zamieszczono tabelę z ograniczeniami w wykresach.
Tabela 5.1. Ograniczenia w wykresach
Cecha Limit
Wykresy z łączem do arkusza Ograniczony przez dostępną pamięć
Arkusze, do których odwołuje się wykres 255
Serie danych na wykresie 255
Punkty danych w serii danych 32 000
Punkty danych w serii danych na wykresach 3-W 4000
Punkty danych we wszystkich seriach danych na wykresie 256 000
Większość użytkowników nigdy nie napotka tych ograniczeń. Jednakże elementem,

który stosunkowo często powoduje problemy, jest ograniczenie długości formuły SERIE.
Długość każdego argumentu ograniczona jest do 255 znaków; w pewnych sytuacjach jest
to niewystarczająca liczba. W rozdziale 5. zamieszczono więcej informacji na ten temat.
Rysunek 5.7.
Wykres kolumnowy
z efektem 3-W
Podstawy tworzenia wykresu

Tworzenie wykresu jest stosunkowo proste. Poniżej opisano, jak w programie Excel 2013
utworzyć i dostosować wykres, tak aby jak najlepiej ilustrował on informacje biznesowe.
Tworzenie wykresu
Aby utworzyć wykres zgodnie z informacjami podanymi poniżej, wykorzystaj dane
przedstawione na rysunku 5.8.
Rysunek 5.8.
Te dane pozwolą
utworzyć dobry wykres
1. Najpierw należy wybrać dane, które mają znaleźć się na wykresie. Jeżeli kolumny
posiadają nagłówki, trzeba się upewnić, że one zostały również zaznaczone.
Aby szybko utworzyć domyślny typ wykresu, należy zaznaczyć odpowiednie dane i użyć
kombinacji klawiszy Alt+F11 (zostanie wówczas wykreślony wykres osadzony) lub wcisnąć
klawisz F11 (wykres na osobnym arkuszu).
2. Następnie należy przejść do karty Wstawianie i kliknąć ikonę wykresu. Po wybraniu

określonego typu wykresu i kliknięciu jego ikony zostanie rozwinięta lista dostępnych
podtypów (patrz rysunek 5.9).
Rysunek 5.9.
Ikony w karcie
Wstawianie/Wykresy
rozwinięte do postaci
galerii typów wykresów
3. Następnie należy wybrać odpowiedni typ i kliknąć jego ikonę, a Excel utworzy
wykres według wskazówek. Na rysunku 5.10 przedstawiono wykres utworzony
z wcześniejszych danych.
Rysunek 5.10.
Wykres kolumnowy
z dwiema
seriami danych
Aby szybko utworzyć domyślny wykres, należy zaznaczyć dane i wcisnąć klawisze
Alt+F11 (wykres osadzony) lub F11 (wykres na osobnym arkuszu).
Przełączanie wierszy i kolumn

Podczas tworzenia wykresu Excel wykorzystuje algorytm do określenia, czy dane są usta-
wione w kolumnach czy wierszach. W większości przypadków ta sztuka udaje się popraw-
nie, ale jeśli Excel zawiedzie i utworzy wykres w złym układzie, można to szybko naprawić;
wystarczy wybrać z karty Projektowanie kolejno Dane/Przełącz wiersz/kolumnę. To polece-
nie działa jak przełącznik, więc jeśli zmiana orientacji danych nie ulepszy wykresu, należy je
ponowić (lub cofnąć, klikając przycisk Cofnij umieszczony na pasku Szybkiego dostępu).
Orientacja danych ma ogromne znaczenie dla wyglądu danych (a także dla ich zrozu-
mienia) na wykresie. Na rysunku 5.11 przedstawiono wykres kolumnowy z rysunku 5.10
po zmianie orientacji danych. Teraz wykres posiada po trzy serie danych dla każdego
miesiąca. Jeżeli celem tworzonego pulpitu menedżerskiego jest porównanie aktualnych
danych z przewidywanymi dla poszczególnych miesięcy, taka wersja wykresu będzie dużo
trudniejsza do interpretacji, ponieważ odpowiednie kolumny nie przylegają do siebie.
Rysunek 5.11.
Wykres kolumnowy
po przełączeniu
wierszy i kolumn
Zmiana typu wykresu

Po utworzeniu wykresu w całkiem prosty sposób można zmienić jego typ. Jeżeli nawet
wykres kolumnowy sprawdza się dobrze dla danego zestawu danych, nic nie stoi na
przeszkodzie, aby wypróbować inne typy. Można też wybrać Narzędzia wykresów/
Projektowanie/Zmień typ wykresu; zostanie wówczas wyświetlone okno Zmienianie typu
wykresu (widoczne na rysunku 5.12), w którym można poeksperymentować z innymi
rodzajami.
Rysunek 5.12.
Okno dialogowe
Zmienianie
typu wykresu
W oknie dialogowym Zmienianie typu wykresu główne kategorie dostępnych wzorców

wyświetlone są po lewej stronie, natomiast podtypy po prawej. Wystarczy najpierw kliknąć
wskazany podtyp, a następnie przycisk OK; Excel wyświetli wówczas wykres w nowym
układzie. Jeżeli rezultat nie jest zadowalający, wystarczy kliknąć przycisk Cofnij.
Jeżeli mamy do czynienia z wykresem osadzonym, można zmienić jego typ, używając
ikon z karty Wstawianie/Wykresy. Jest to nawet bardziej efektywna metoda, ponieważ
pominięte zostaje okno dialogowe.
Style wykresu
Każdy typ wykresu ma pewną liczbę predefiniowanych stylów, które można zastosować
za pomocą jednego kliknięcia przyciskiem myszy. Styl wykresu zawiera dodatkowe
elementy, takie jak tytuły, etykiety danych, osi i tak dalej. Zmienianie układu zależy od
decyzji użytkownika, tym bardziej że któryś z wbudowanych układów może doskonale
realizować potrzeby danej prezentacji. Nawet jeżeli nie jest on idealnie taki, jakiego byśmy
sobie życzyli, być może doprowadzenie go do takiej postaci będzie wymagało tylko kilku
drobnych zmian.
Aby zastosować wybrany styl, należy wybrać wykres i galerię, korzystając z poleceń
Narzędzia wykresów/Projektowanie/Style wykresu. Na rysunku 5.13 przedstawiono
wykres kolumnowy w kilku różnych układach.
Rysunek 5.13. Zmiana wyglądu wykresu za pomocą jednego kliknięcia
Styl wykresu
Galeria dostępna na karcie Narzędzia wykresów/Projektowanie/Style wykresu zawiera
kilka propozycji, które można zastosować do wykresu. Style różnią się od siebie zastoso-
wanymi kombinacjami kolorów oraz dodatkowymi efektami. Oczywiście, zmiana stylu
zależy od decyzji użytkownika.
Style wyświetlone w galerii zależą od wybranego motywu arkusza. Po przejściu do karty

Układ strony w grupie Motywy można wybrać jedną z wielu dostępnych opcji; od razu
będzie można zobaczyć, jaki efekt przyniesie ta zmiana.
Dodawanie i usuwanie elementów wykresu

Czasem zastosowanie jednego z omówionych wcześniej układów spowoduje umiesz-
czenie na wykresie wszystkich potrzebnych elementów. Ale w większości przypadków
trzeba jednak samodzielnie dodać (lub usunąć) pewne elementy, tak aby dopracować
wykres w szczegółach. Można to zrobić, korzystając z narzędzi dostępnych na karcie
Narzędzia wykresów/Układ.
I tak aby dodać do wykresu tytuł, należy kliknąć przycisk Elementy wykresu i zaznaczyć
pozycję Tytuł wykresu (patrz rysunek 5.14).
Rysunek 5.14. Nowe przyciski pozwalają dodawać do wykresu i usuwać z niego różne elementy
Jak widać na rysunku 5.14, w ten sposób można dodać do wykresu dowolny jego element
(tytuły osi, etykiety danych, linie siatki i trendów).
Przenoszenie i usuwanie elementów wykresu

Niektóre elementy zamieszczone na wykresie można przenosić. Należą do nich: ob-
szar kreślenia, tytuły, legenda i etykiety danych. Aby taki element przenieść, należy
najpierw na nim kliknąć, aby go zaznaczyć, a następnie przeciągnąć go, uchwyciwszy
jego krawędź.
Najprostszym sposobem usuwania elementów wykresu jest ich zaznaczenie, a następnie

wciśnięcie klawisza Delete. Jeżeli w przyszłości zdecydujemy, że chcemy tytuł przy-
wrócić, poprzednio wprowadzone formatowanie nie zostanie odtworzone; trzeba będzie
wprowadzić je od początku.
Niektóre elementy wykresu składają się z kilku obiektów. Etykiety danych na przy-
kład zawierają etykiety każdego punktu danych. Aby przesunąć lub usunąć jedną ety-
kietę, należy kliknąć i zaznaczyć cały element, dopiero drugie kliknięcie spowoduje
zaznaczenie wybranego obiektu. Teraz można usunąć lub przesunąć pojedynczą etykietę
danych.
Formatowanie elementów wykresu

Dla wielu użytkowników wbudowane układy i style wykresów są wystarczająco dobre.
Ale Excel umożliwia dużo bardziej szczegółowy poziom formatowania; można dosto-
sować każdy szczegół wykresów i sformatować go w wybrany sposób.
Każdy element składowy wykresu może być formatowany i dostosowany na wiele róż-
nych sposobów. Dla wielu użytkowników wykresy utworzone za pomocą czynności
opisanych powyżej będą zupełnie wystarczające. Ale czytelnicy niniejszej książki zapewne
chcą dowiedzieć się, jak najlepiej wykorzystać możliwości formatowania, tak aby wykres
wywierał jak największe wrażenie.
Więcej informacji na temat formatowania i dostosowywania wykresów można znaleźć

w rozdziale 6.
Excel umożliwia formatowanie i dostosowywanie pojedynczych elementów wykresu na

dwa sposoby. Oba te sposoby wymagają jednak uprzednio zaznaczenia danego elementu
wykresu:
 Należy kolejno ze Wstążki wybrać kartę Narzędzia wykresów/Formatowanie.
 Po wciśnięciu kombinacji klawiszy Ctrl+1 zostanie wyświetlone okno dialogowe
umożliwiające sformatowanie wybranego elementu.
Użytkownicy Excela 2013 mogą też po prostu kliknąć dwukrotnie w wybrany element,
co również spowoduje wyświetlenie okna Formatowanie….
Na Wstążce dostępna jest tylko część poleceń służących do formatowania elementów.

Pełny zestaw funkcji dostępny jest właśnie w oknie Formatowanie….
Oto jak można zmienić kolor kolumn dla jednej z wyświetlanych serii danych. Należy
kliknąć kolumnę w serii (spowoduje to zaznaczenie całej serii). Następnie wybrać Na-
rzędzia wykresów/Formatowanie/Style kształtów/Wypełnienie kształtu i z wyświetlonej
palety wybrać wybrany kolor. Aby zmienić właściwości linii otaczających kolumny,
należy przejść do karty Narzędzia wykresów i wybrać kolejno Formatowanie/Style
kształtów/Kontury kształtu. Aby zmienić efekty zastosowane dla kolumn (na przykład
dodać cieniowanie), należy przejść do karty Narzędzia wykresów/Formatowanie/Style
kształtów/Efekty kształtów.
Innym sposobem jest zaznaczenie serii na wykresie i użycie kombinacji klawiszy Ctrl+1,
a następnie wykorzystanie okna dialogowego Formatowanie serii danych (patrz rysu-
nek 5.15). W oknie tym dostępnych jest kilka zakładek. Aby uzyskać dostęp do dodat-
kowych poleceń, należy kliknąć ikony widoczne w górnej części okna. To trwałe okno
dialogowe, dlatego można klikać inne elementy wykresu. Innymi słowy — nie trzeba
zamykać okna, aby sprawdzić efekty wprowadzonych zmian.
Rysunek 5.15.
Okno dialogowe
Formatowanie
serii danych
Praca z wykresami
Podczas pracy z wykresami prędzej czy później pojawia się konieczność wprowadzenia
różnorodnych zmian, takich jak ich przenoszenie, zmienianie rozmiarów, kopiowanie itp.
Poniżej opisano najczęściej wykonywane działania związane z obsługą wykresów.
Przed wprowadzaniem zmian w wykresie trzeba go aktywować. Aby aktywować wykres

osadzony, wystarczy go kliknąć. Oprócz wykresu w taki sam sposób można też aktywować
jego poszczególne elementy. Aby aktywować wykres utworzony na osobnym arkuszu,
wystarczy kliknąć ten arkusz.
Przesuwanie i zmiana rozmiarów wykresów

W przypadku wykresów osadzonych można swobodnie modyfikować ich rozmiary,
a także przenosić je za pomocą myszy. Wystarczy kliknąć krawędź i przesunąć wykres.
Aby zmienić rozmiar, wystarczy przesunąć jeden z ośmiu dostępnych uchwytów aż do
uzyskania żądanych rozmiarów. Uchwyty pojawiające się po kliknięciu krawędzi wykresu
składają się z trzech kropek widocznych w narożnikach i na krawędziach. Kiedy kursor
myszy zmieni się w strzałkę o dwóch ostrzach, wówczas należy kliknąć i przeciągnąć
uchwyt, zmieniając rozmiar wykresu.
Po wybraniu wykresu do zmiany rozmiarów można też użyć narzędzia dostępnego

w Narzędzia wykresów/Formatowanie/Rozmiar. Można wpisać dokładne wymiary lub
skorzystać ze strzałek, aby ustawić żądane wielkości. Co dziwne, w programie nie znaj-
dziemy podobnego narzędzia do ustawienia pozycji całego wykresu.
Aby przesunąć wykres osadzony, wystarczy kliknąć w dowolnym miejscu jego krawędź
— za wyjątkiem wyświetlonych uchwytów — a następnie przesunąć wykres w nowe
miejsce. Do przesuwania wykresu osadzonego można też oczywiście użyć standardowej
techniki „wytnij i wklej”. Należy zaznaczyć wykres i wybrać kolejno Narzędzia główne/
Schowek/Wytnij lub użyć kombinacji klawiszy Ctrl+X. Następnie należy przejść do komórki
położonej najbliżej docelowej lokalizacji i wybrać Narzędzia główne/Schowek/Wklej lub
użyć kombinacji klawiszy Ctrl+V. Nowa lokalizacja może znajdować się w osobnym
arkuszu, a nawet skoroszycie. Po wklejeniu wykresu do nowego skoroszytu zostanie on po-

łączony z danymi w oryginalnym skoroszycie. Kolejną metodą przenoszenia wykresu w inne
miejsce jest wybranie kolejno Narzędzia wykresów/Projektowanie/Lokalizacja/Przenieś
wykres. Zostanie wówczas wyświetlone okno dialogowe Przenoszenie wykresu, w którym
będzie można określić nowe miejsce (utworzyć nowy arkusz lub wykorzystać jeden z ist-
niejących).
Konwertowanie wykresu osadzonego

na utworzony na osobnym arkuszu
Jeżeli do tworzenia wykresu użyjemy ikon z grupy Wstawianie/Wykresy, wówczas zawsze
w rezultacie uzyskamy wykres osadzony. Jeżeli użytkownik wolałby, aby wykres został
umieszczony na osobnym arkuszu, można go tam po prostu przenieść.
Aby przekonwertować wykres osadzony w wykres umieszczony na osobnym arkuszu,

należy go zaznaczyć, a następnie kolejno wybrać Narzędzia wykresów/Projektowanie/
Lokalizacja/Przenieś wykres. Zostanie wówczas wyświetlone okno dialogowe widoczne
na rysunku 5.16. Następnie należy wybrać opcję Nowy arkusz i — jeśli to konieczne —
wprowadzić dla niego nazwę.
Rysunek 5.16.
Za pomocą okna
Przenoszenie wykresu
można zmienić
wykres osadzony
w wykres
na osobnym arkuszu
(i odwrotnie)
Aby przekonwertować wykres umieszczony na osobnym arkuszu w wykres osadzony,

należy go zaznaczyć, a następnie kolejno wybrać Narzędzia wykresów/Projektowanie/
Lokalizacja/Przenieś wykres. Zostanie wówczas wyświetlone okno dialogowe widoczne
na rysunku 5.16. W oknie należy wybrać opcję Obiekt w i wskazać, w którym arkuszu
znaleźć ma się wykres.
Kopiowanie wykresów
Aby wykonać dokładną kopię wykresu osadzonego, należy go zaznaczyć i wybrać kolejno
Narzędzia główne/Schowek/Kopiuj lub użyć kombinacji klawiszy Ctrl+C. Następnie
należy przejść do komórki położonej najbliżej docelowej lokalizacji i wybrać Narzędzia
główne/Schowek/Wklej lub użyć kombinacji klawiszy Ctrl+V. Nowa lokalizacja może
znajdować się w osobnym arkuszu, a nawet skoroszycie. Po wklejeniu wykresu do nowego
skoroszytu zostanie on połączony z danymi w oryginalnym skoroszycie.
Aby utworzyć kopię wykresu na tym samym arkuszu, należy go kliknąć i przeciągnąć,
trzymając jednocześnie wciśnięty klawisz Ctrl. Po zwolnieniu przycisku myszy zostanie
utworzona kopia.
Usuwanie wykresu
Aby usunąć wykres osadzony, należy go zaznaczyć. Następnie należy wcisnąć klawisz
Delete. Kiedy klawisz Ctrl jest wciśnięty, można zaznaczyć wiele wykresów, a następnie
usunąć je wszystkie jednym wciśnięciem klawisza Delete.
Aby usunąć wykres na osobnym arkuszu, należy kliknąć prawym klawiszem pole z nazwą
arkusza i z menu podręcznego wybrać opcję Usuń. Aby usunąć więcej arkuszy z wykresami,
wystarczy zaznaczyć je wszystkie, trzymając wciśnięty klawisz Ctrl.
Kopiowanie formatowania wykresu

Kiedy po utworzeniu dobrze wyglądającego i sformatowanego wykresu przyjdzie nam do
głowy, że potrzebnych będzie jeszcze kilka dodatkowych wykresów z takim samym for-
matowaniem, mamy trzy sposoby, aby to osiągnąć:
 Zrobić kopię oryginalnego wykresu, a następnie zmienić użyte w nim dane. Jedną
z metod zmiany danych wykorzystanych w wykresie jest wybór kolejno Narzędzia
wykresów/Projektowanie/Dane/Zaznacz dane i wprowadzenie zmian w oknie
dialogowym Wybieranie źródła danych.
 Utworzenie nowego wykresu, ale bez wprowadzania jakiegokolwiek formatowania.
Następnie należy zaznaczyć oryginalny wykres i skopiować go (skrót klawiszowy
Ctrl+C). W dalszej kolejności należy przejść do nowego wykresu i wybrać kolejno
Narzędzia główne/Wklej/Wklej specjalnie. W oknie dialogowym Wklejanie specjalne
należy zaznaczyć opcję Formaty i kliknąć OK. Czynność tę należy powtórzyć dla
każdego dodatkowego wykresu.
 Utworzyć szablon wykresu i wykorzystać go jako bazę dla nowych wykresów.
Można też zastosować go do już istniejących wykresów.
Zmiana nazwy wykresu

Po zaznaczeniu wykresu osadzonego jego nazwa zostanie wyświetlona w Polu nazwy
umieszczonym na lewo od paska formuły.
Aby zmienić nazwę wykresu osadzonego, wystarczy w Polu nazwy (znajdującym się
na lewo od paska formuły) wprowadzić nową nazwę i wcisnąć Enter.
Po co zmieniać nazwę wykresu? W przypadku arkusza zawierającego wiele wykresów

wygodnie jest mieć możliwość zaznaczania ich, korzystając z nazw. W takim przypadku
wystarczy wpisać nazwę wybranego wykresu w Polu nazwy i wcisnąć Enter. Dużo łatwiej
zapamiętać wykres o nazwie „Sprzedaż miesięczna” niż „Wykres 9”.
Podczas zmiany nazwy wykresu Excel dopuszcza używanie nazw już przypisanych
do innych wykresów. Zwykle nie ma to znaczenia, ale w przypadku korzystania z makr
VBA identyczne nazwy wykresów mogą przysporzyć kłopotów — warto o tym pamiętać,
zmieniając nazwy.
Drukowanie wykresów
Drukowanie wykresów osadzonych to nic trudnego; robi się to w ten sam sposób, jak
w przypadku zwykłych arkuszy. Dopóki dany wykres będzie znajdował się w obszarze
wydruku, Excel wydrukuje go w takiej postaci, w jakiej widoczny jest na ekranie.
W przypadku drukowania arkuszy zawierających wykresy osadzone bardzo dobrym
pomysłem jest obejrzenie najpierw podglądu wydruku (lub użycie widoku Układ strony),
aby upewnić się, że wykres nie będzie rozdzielony na kilka stron. Podczas drukowania
wykresu umieszczonego na osobnym arkuszu na stronie pojawi się tylko wykres.
Po wybraniu dla wykresu osadzonego polecenia Plik/Drukuj Excel wydrukuje na stronie

sam wykres (tak jak ma to miejsce w przypadku wykresów na osobnych arkuszach);
nie zostanie wydrukowany arkusz.
Jeżeli nie chcemy, aby dany wykres osadzony pojawił się na wydruku, należy wybrać
jego tło (obszar wykresu), kliknąć prawym klawiszem myszy i z menu podręcznego wybrać
Formatuj obszar wykresu. W oknie dialogowym Formatowanie obszaru wykresu należy
przejść do pozycji Właściwości i usunąć zaznaczenie z pola wyboru Drukuj obiekt
Rysunek 5.17.
Zapobieganie
wydrukowaniu
wykresu wraz
z arkuszem
Rozdział 6.
Serie danych na wykresie
W tym rozdziale:
 Dodawanie serii danych do wykresu i ich usuwanie
 Metody zmiany danych używanych na wykresie
 Zakresy nieprzylegające
 Korzystanie z danych z różnych arkuszy i skoroszytów
 Zaginione dane
 Serie danych: ukrywanie danych
 Odłączanie wykresu od danych
 Osie pomocnicze
Każdy wykres zawiera przynajmniej jedną serię danych, które zwykle przechowywane są
w arkuszu. W rozdziale szczegółowo omówiono zagadnienia związane z seriami danych;
zamieszczono też sporo wskazówek pomocnych przy wybieraniu i modyfikowaniu danych
używanych na wykresach.
Wszystkie przykłady omawiane w książce można pobrać z serwera

Wybór danych do wykresu

Tworzenie wykresu niemal zawsze rozpoczyna się od wybrania danych, które mają zostać
wykreślone. Zwykle dotyczy to danych liczbowych, etykiet kategorii i nazw serii (jeśli
istnieją).
Podczas tworzenia wykresu kluczowym zagadnieniem, które trzeba rozważyć, jest zorien-
towanie danych: według kolumn lub według wierszy. Innymi słowy, czy dane dla każdej
serii mieszczą się w pojedynczym wierszu, czy w pojedynczej kolumnie?
Excel ułatwia podjęcie decyzji dzięki zastosowaniu prostej reguły: jeżeli wierszy z danymi
jest więcej niż kolumn, dane należy zorientować właśnie według kolumn. Jeżeli jednak
więcej jest kolumn (lub jest ich tyle samo, ile wierszy), wówczas serie ułożone są w wier-
szach. Reasumując — Excel przyjmuje, że wykres powinien mieć więcej etykiet kategorii
niż etykiet serii.
Po stworzeniu wykresu można jednak łatwo zmienić zastosowane przez program usta-
wienie. Wystarczy kliknąć wykres i wybrać ze Wstążki Narzędzia wykresów/Projektowanie/
Dane/Przełącz wiersz/kolumnę.
Wybór orientacji ma wpływ na liczbę serii na wykresie, a także jego wygląd i czytelność.
Na rysunku 6.1 przedstawiono dwa wykresy korzystające z tych samych danych. Na wy-
kresie z lewej widoczne są trzy serie umieszczone w kolumnach. Na wykresie z prawej
widoczne są cztery serie umieszczone w wierszach.
Rysunek 6.1. Wybór orientacji danych (według wiersza lub kolumny) determinuje liczbę serii na wykresie
W wielu sytuacjach konieczna może okazać się zmiana zakresów używanych na wykresie.
Dotyczy to szczególnie następujących przypadków:
 dodanie nowych serii do wykresu,
 usunięcie serii z wykresu,
 rozszerzenie zakresu używanego w serii (kiedy trzeba przedstawić więcej danych),
 skrócenie zasięgu używanego w serii (kiedy trzeba przedstawić mniej danych),
 dodanie lub zmiana nazwy serii.
Wszystkie te przypadki omówiono poniżej.
Wykresy różnią się od siebie również pod względem liczby serii danych, których można
w nich użyć. Górnym limitem jest 255 serii na wykres. Są też wykresy, dla których
określono minimalną liczbę serii danych. I tak na przykład wykres Maks.-min.-zamknięcie
wymaga trzech serii. Z kolei na wykresie kołowym można użyć tylko jednej serii.
Rozdział 6.  Serie danych na wykresie 117
Liczbowe etykiety kategorii

Nie ma niczego niezwykłego w tym, że etykiety kategorii zawierają liczby. Tak może być, gdy na
wykresie przedstawimy wartość sprzedaży w poszczególnych latach, które będą zapisane w postaci
liczbowej. W takim przypadku Excel zinterpretuje (nieprawidłowo) etykiety kategorii jako serie danych
i użyje ich tak, jakby były liczbami. Poniższy rysunek ilustruje taki przypadek.
Można oczywiście wybrać ze Wstążki Narzędzia wykresów/Projektowanie/Dane/Zaznacz dane

i naprawić ten błąd w oknie dialogowym Wybieranie źródła danych. Ale bardziej efektywnym rozwią-
zaniem jest wprowadzenie prostej zmiany tuż przed utworzeniem wykresu; wystarczy mianowicie
usunąć tekst z nagłówka etykiety kategorii. Poniższy rysunek przedstawia wykres utworzony po usu-
nięciu nagłówka z etykiety kolumny.
Dodawanie nowych serii do wykresu

Excel umożliwia dodanie nowych serii do istniejącego wykresu na cztery sposoby:
 skopiowanie zakresu i wklejenie danych na wykres,
 wykorzystanie okna dialogowego Wybieranie źródła danych,
 zaznaczenie wykresu i dołączenie nowych serii za pomocą podświetlonego
na niebiesko prostokąta,
 zaznaczenie wykresu, a następnie wpisanie w pasku formuły: SERIE.
Wymienione techniki opisano szczegółowo poniżej.
Próba dodania kolejnych serii do wykresu kołowego nie przyniesie spodziewanego

efektu, ponieważ ten wykres może korzystać tylko z jednej serii. Jednakże dodatkowa
seria, mimo że nie zostanie wyświetlona, to jednak będzie dodana do wykresu.
Po zmianie typu wykresu na inny będzie ona widoczna.
Dodawanie nowych serii przez kopiowanie zakresu

Jednym ze sposobów dodania nowej serii do wykresu jest wykonanie standardowej operacji
kopiuj-wklej. Oto, co należy zrobić:
 Zaznaczyć zakres zawierający dane, które mają być dodane (włącznie z nazwą serii).
 Wybrać kolejno Narzędzia główne/Schowek/Kopiuj lub użyć kombinacji klawiszy
Ctrl+C.
 Kliknąć wykres, aby go aktywować.
 Wybrać kolejno Narzędzia główne/Schowek/Wklej lub użyć kombinacji klawiszy
Ctrl+V.
Jeżeli nazwa kopiowanej do wykresu serii ma nazwę składającą się z cyfr (np. 2009),
wówczas Excel użyje takiej nazwy jako wartości i umieści ją na wykresie. W takim
przypadku rozwiązaniem problemu jest użycie funkcji Wklej specjalnie. Więcej
informacji na ten temat zamieszczono poniżej.
Aby mieć większą kontrolę nad dodawanymi danymi, należy wybrać kolejno Narzędzia
główne/Schowek/Wklej specjalnie; zostanie wówczas wyświetlone okno dialogowe Wkle-
janie specjalne. Na rysunku 6.2 przedstawiono nowe serie (wykorzystano wiersz 5.) do-
dane do wykresu.
Rysunek 6.2. Okno dialogowe Wklejanie specjalne użyte do dodania serii do wykresu
Oto, na co należy zwrócić uwagę, dodając nowe serie za pomocą okna dialogowego
Wklejanie specjalne:
 Należy się upewnić, że została zaznaczona opcja Nowe serie.
 Excel odgadnie orientację danych, ale należy się upewnić, czy została zaznaczona
właściwa wartość (Wiersze lub Kolumny).
 Jeżeli kopiowany zakres zawiera komórkę z nazwą serii, należy się upewnić,
że opcja Nazwy serii w pierwszym wierszu/kolumnie jest zaznaczona.
 Jeżeli pierwsza kolumna zaznaczonego zakresu zawiera etykietę kategorii, należy
się upewnić, że opcja Kategorie (etykiety X) w pierwszej kolumnie/wierszu jest
zaznaczona.
 Jeżeli użytkownik chce zastąpić istniejącą etykietę kategorii, wówczas należy
zaznaczyć opcję Zamień istniejące kategorie.
Dodawanie nowych serii przez rozszerzenie zaznaczonego zakresu

Po wskazaniu serii na wykresie Excel zaznaczy wykorzystane dane niebieską obwódką.
Jeżeli zaznaczymy na wykresie inny element niż seria danych, wówczas zostanie pod-
świetlony pełny zakres użytych danych, ale tylko w przypadku, kiedy zakresy są przy-
legające.
Jeżeli trzeba dodać nową serię do wykresu (która musi być przylegająca do już istnieją-
cych danych), można po prostu rozszerzyć niebieską ramkę na nowe dane. Należy roz-
począć od zaznaczenia elementu na wykresie (za wyjątkiem serii). Excel podświetli zakres
niebieską obwódką. Następnie należy przeciągnąć jeden z niebieskich narożników tak,
aby objąć nim nowe dane, a Excel wprowadzi zaznaczony obszar do wykresu.
Dodawanie nowych serii za pomocą okna dialogowego

Wybieranie źródła danych
Okno dialogowe Wybieranie źródła danych to kolejny sposób na dodanie do wykresu
nowych serii; oto, co należy zrobić:
1. Kliknąć wykres, aby go aktywować.
2. Wybrać ze Wstążki Narzędzia wykresów/Projektowanie/Dane/Zaznacz dane;
zostanie wówczas wyświetlone okno dialogowe Wybieranie źródła danych.
3. Kliknąć przycisk Dodaj; zostanie wówczas wyświetlone okno dialogowe
Edytowanie serii.
4. Wskazać odpowiednie komórki dla pól Nazwa serii (opcjonalnie) oraz Wartości
serii (patrz rysunek 6.3).
5. Po ich wskazaniu kliknąć przycisk OK. Okno zostanie zamknięte i ponownie
pojawi się okno Wybieranie źródła danych.
6. Aby dodać kolejną serię, ponownie kliknąć przycisk Dodaj; aby zakończyć cały
proces, kliknąć OK.
Konfiguracja okna dialogowego Edytowanie serii zależy od typu opracowywanego wykresu.

I tak dla wykresu punktowego okno będzie umożliwiało wskazanie komórek dla: Nazwy
serii, Wartości X serii i Wartości Y serii. W przypadku wykresu bąbelkowego w oknie
będzie można wskazać dodatkowe komórki dla pozycji o nazwie Rozmiar bąbelków serii.
Rysunek 6.3. Dodawanie serii do wykresu za pośrednictwem okna dialogowego Edytowanie serii
Dodawanie nowych serii za pomocą formuły SERIE

To kolejna metoda dodawania nowych serii, za pomocą formuły SERIE. Oto, co należy
zrobić:
2. Kliknąć pasek formuły.
3. Wprowadzić pełną formułę SERIE i wcisnąć Enter.
Nie jest to najbardziej efektywny sposób na dodawanie nowych serii do wykresu. Wymaga
znajomości zasad działania formuły SERIE i — jak można się spodziewać — niesie ze
sobą ryzyko popełnienia błędu. Warto jednak wiedzieć, że nie ma potrzeby wpisywania
całej formuły od samego początku. Można skopiować już istniejącą formułę, wkleić do paska
formuły, a następnie edytować ją tak, aby była zgodna z nowymi danymi.
Więcej informacji na temat składni formuły SERIE zamieszczono w dalszej części

rozdziału.
Usuwanie serii z wykresu

Najprostszą metodą usunięcia serii z wykresu jest zaznaczenie ich wprost na wykresie
i wciśnięcie klawisza Delete.
Usunięcie jedynej obecnej na wykresie serii nie spowoduje usunięcia samego wykresu.
Wykres będzie po prostu pusty. Jeżeli chcemy usunąć taki pusty wykres, należy ponownie
wcisnąć klawisz Delete.
Do tego celu można też użyć okna dialogowego Wybieranie źródła danych. Należy wybrać
ze Wstążki Narzędzia wykresów/Projektowanie/Dane/Zaznacz dane, okno zostanie wówczas
wyświetlone. Następnie należy wybrać z listy odpowiednią serię i kliknąć przycisk Usuń.
Zmiana zakresu danych dla serii na wykresie

Po utworzeniu wykresu może zaistnieć potrzeba zmiany zakresu wykorzystanych w nim
danych, na przykład po to, aby dołączyć nowe dane. Być może trzeba będzie zastąpić cały
zakres zupełnie innym. W Excelu można to wykonać na wiele sposobów:
 przeciągnięcie podświetlenia zakresu,
 wykorzystanie opcji z okna dialogowego Wybieranie źródła danych,
 edytowanie formuły SERIE.
Wszystkie wymienione powyżej metody opisano w dalszej części rozdziału.
Jeżeli wykres został utworzony za pomocą danych zawartych w tabeli (wstawionej

poleceniem Wstawianie/Tabele/Tabela), to po wstawieniu do niej nowych danych
wykres zostanie automatycznie zaktualizowany.
Zmiana serii danych za pomocą obramowania

Po zaznaczeniu serii na wykresie Excel zaznaczy w arkuszu wykorzystane w niej zakresy
danych. Zaznaczony zakres danych jest otoczony kolorowym konturem. Na rysunku 6.4
przedstawiono przykład oznaczenia serii (Region 1) wybranej na wykresie. Excel wyróż-
nił następujące zakresy:
 C2 (nazwa serii)
 B3:B8 (etykiety kategorii)
 C3:C8 (wartości)
Rysunek 6.4. Zaznaczenie na wykresie serii danych spowoduje podświetlenie tych danych w arkuszu
Każdy z zaznaczonych zakresów ma w rogach małe „uchwyty”. Z zaznaczonymi danymi

można zrobić dwie rzeczy:
 Rozszerzyć lub zawęzić zakres danych. Należy kliknąć jeden z wyświetlonych

uchwytów i przeciągnąć go, poszerzając zakres danych lub go zawężając. Po nasunięciu
kursora myszy nad jeden z uchwytów zmieni się on w dwukierunkową strzałkę.
 Określić zupełnie nowy zakres danych. Po kliknięciu w jedną z krawędzi będzie
można przeciągnąć zaznaczenie na nową porcję danych. Po nasunięciu kursora
myszy nad dowolną krawędź zmieni się on w czterokierunkową strzałkę.
Na rysunku 6.5 przedstawiono wykres po zmianie zakresu danych. W tym przypadku

zaznaczenie komórki C2 zostało przeniesione na komórkę D2; zaznaczenie zakresu C3:C8
zmieniono na D3:D8, a następnie rozszerzono na zakres D3:D14. Zakres dla etykiet kate-
gorii (B3:B8) nie został zmieniony i zaginione etykiety nie są widoczne na wykresie. Aby
zakończyć pracę, trzeba poszerzyć zakres do B3:B14.
Rysunek 6.5. Zakres danych użytych na wykresie został zmieniony
Zmiana zakresu danych za pomocą podświetlenia jest najprawdopodobniej najprostszą

metodą. Ale ta technika działa tylko w przypadku wykresów osadzonych, nie sprawdzi
się dla wykresów na osobnych arkuszach. Nie zadziała również wówczas, gdy wykres
osadzony będzie umieszczony na arkuszu innym niż użyte w nim dane.
Wykresy powierzchniowe to osobny przypadek, nie można bowiem zaznaczyć na nich

pojedynczej serii. Ale po zaznaczeniu obszaru kreślenia na takim wykresie Excel
podświetli wszystkie dane w nim użyte. Wówczas można użyć takiego zaznaczenia
do zmiany zakresu danych wykreślonych na wykresie.
Zmiana serii za pomocą okna dialogowego

Wybieranie źródła danych
Kolejną metodą zmiany zakresu serii danych jest użycie okna dialogowego Wybieranie
źródła danych. Należy zaznaczyć wykres, a następnie kolejno wybrać Narzędzia wykre-
sów/Projektowanie/Dane/Zaznacz dane. Na rysunku 6.6 widoczne jest okno dialogowe
Wybieranie źródła danych.
Rysunek 6.6.
Wykorzystanie opcji
z okna dialogowego
Wybieranie
źródła danych
Okno to składa się z trzech części:

 W górnej części wskazany jest pełny zakres danych użytych na wykresie. Można
go zmienić, wskazując nowe dane.
 W dolnej lewej części okna wyświetlana jest lista dla każdej serii. Aby zmienić
zakres danych użytych dla pojedynczej serii, należy ją zaznaczyć na liście
i kliknąć przycisk Edytuj.
 W dolnej prawej części wyświetlane są etykiety osi kategorii. Po kliknięciu
przycisku Edytuj zostanie wyświetlone okno dialogowe Etykiety osi, w którym
będzie można zmienić ich zakres.
Konfiguracja okna dialogowego Edytowanie serii zależy od typu opracowywanego wykresu.

I tak dla wykresu bąbelkowego okno ma cztery zakresy, które można kontrolować:
Nazwy serii, Wartości X serii, Wartości Y serii i Rozmiar bąbelków serii.
Zmiana serii danych za pomocą formuły SERIE

Każda seria danych użyta na wykresie ma własną formułę SERIE. Po zaznaczeniu serii
danych na wykresie w pasku formuły zostanie wyświetlona pełna formuła SERIE. Na
rysunku 6.7 przedstawiono przykład takiej formuły wraz z określonym przez nią zakre-
sem danych wykreślonych na wykresie.
Rysunek 6.7. Formuła SERIE dla zaznaczonej serii danych zostanie wyświetlona w Pasku formuły
Choć formuła SERIE jest wyświetlana w pasku formuły, to jednak nie jest to „prawdziwa”
formuła. Można ją umieścić w komórce, ale nie można dla niej zastosować funkcji arku-
sza. Można jednak edytować argumenty formuły SERIE tak, aby zmienić zakresy dla serii
danych. Aby edytować tę formułę, wystarczy kliknąć ją w pasku formuły i użyć standar-
dowych technik. Poniżej w ramce „Składnia formuły SERIE” zamieszczono informacje
na temat różnych argumentów dla tej formuły.
Podczas modyfikowania zakresów serii danych którąkolwiek z metod opisanych

wcześniej zmianie ulega również formuła SERIE. Tak naprawdę, wspomniane techniki
to proste sposoby na edycję tej formuły.
Oto przykład formuły SERIE:

=SERIE(Arkusz4!$D$2;Arkusz4!$B$3:$B$8;Arkusz4!$D$3:$D$8;2)
i objaśnienie jej działania:

 Określa, że komórka D2 (w Arkuszu4) zawiera serię nazw.
 Określa, że etykiety kategorii znajdują się w komórkach B3:B8 w Arkuszu4.
 Określa, że wartości znajdują się w komórkach D3:D8 również w Arkuszu4.
 Określa, że te serie będą wykreślone jako drugie na wykresie
(końcowy argument to 2).
Warto zauważyć, że odwołania do zakresów w formule SERIE zawsze zawierają nazwę

arkusza i zawsze są odwołaniami bezwzględnymi. W odwołaniach bezwzględnych, jak
wiadomo, stosuje się znak dolara przed numerem wiersza czy nazwą kolumny. Jeżeli pod-
czas edycji formuły SERIE zostanie usunięta nazwa arkusza lub odwołania bezwzględne
zostaną zmienione na względne, Excel samodzielnie wprowadzi konieczne poprawki.
Nazwy serii
Każda seria danych użyta na wykresie ma swoją nazwę wyświetloną w legendzie. W przy-
padku gdy serie nie mają nazw, Excel nada im nazwy domyślne: Seria1, Seria2 i tak dalej.
Najprostszym sposobem wprowadzenia nazwy serii jest zrobienie tego podczas tworzenia
wykresu. Zwykle nazwa serii znajduje się w przylegającej do niej komórce. I tak gdy
dane ułożone są w kolumnach, zwykle nagłówki kolumn zawierają nazwę serii. Jeżeli
wskażemy nazwę serii wśród danych użytych na wykresie, wówczas zostanie ona zasto-
sowana automatycznie.
Na rysunku 6.8 przedstawiono wykres z trzema seriami danych. Nazwy serii przechowy-
wane są w komórkach B3:D3 i są to: Centrum, Północ i Zachód. Formuła SERIE dla pierw-
szej serii danych wygląda następująco:
=SERIE('Rysunek 6.9'!$B$3;' Rysunek 6.9'!$A$4:$A$9;'Rysunek 6.9'!$B$4:$B$9;1)
Składnia formuły SERIE

Składnia formuły SERIE jest następująca:
=SERIE(nazwa_serii; etykiety_kategorii; wartości; układ; rozmiary)
Argumenty, których można używać dla tej formuły, są następujące:

 nazwa_serii: opcjonalny; odwołanie do komórki zawierającej nazwy serii użytych w legendzie.
Jeżeli w wykresie użyto tylko jednej serii, wówczas nazwa argumentu będzie użyta jako tytuł.
Argument może zawierać tekst; należy go umieścić w cudzysłowach. Jeżeli argument zostanie
pominięty, wówczas Excel utworzy domyślną nazwę.
 etykiety_kategorii: opcjonalny; odwołanie do zakresu zawierającego etykiety osi kategorii.
Jeżeli argument zostanie pominięty, wówczas Excel użyje liczb całkowitych, począwszy od 1.
Dla wykresów punktowych argumenty określają oś x. Zakresy nieprzylegające są również
dopuszczalne. Adresy zakresów są oddzielone średnikami lub umieszczone w nawiasach.
Argument również może składać się z tablicy wartości oddzielonych przecinkami (lub tekstu
w cudzysłowach) zamkniętej w nawiasach.
 wartości: wymagany; odwołanie do zakresu zawierającego wartości dla serii. Dla wykresów
punktowych argumenty określają oś y. Zakresy nieprzylegające są również dopuszczalne. Adresy
zakresów są oddzielone przecinkami lub umieszczone w nawiasach. Argument również może
składać się z tablicy wartości oddzielonych przecinkami zamkniętych w nawiasach.
 układ: wymagany; liczby całkowite określające porządek kreślenia serii. Ten argument jest
istotny tylko wówczas, gdy wykres zawiera więcej niż jedną serię. Nie jest dopuszczalne używanie
odwołań do komórek.
 rozmiar: tylko dla wykresów bąbelkowych; odwołanie do zasięgu zawierającego wartości dla
wielkości bąbelków na wykresie. Zakresy nieprzylegające są również dopuszczalne. Adresy
zakresów są oddzielone przecinkami lub umieszczone w nawiasach. Argument również może
składać się z tablicy wartości zamkniętej w nawiasach.
Rysunek 6.8. Nazwy serii pobierane są z arkusza
Pierwszym argumentem formuły SERIE jest odwołanie do komórki zawierającej nazwę

serii.
Zmiana nazwy serii

Nazwa serii to tekst, który wyświetlany jest w legendzie. W niektórych przypadkach
jednak na wykresie powinny być wyświetlone inne nazwy niż te znajdujące się w arkuszu.
Aby zmienić nazwę serii, należy:
1. Aktywować wykres (wystarczy w niego kliknąć).
3. W oknie wybrać serię, którą chcemy zmodyfikować, i kliknąć przycisk Edytuj;
zostanie wówczas wyświetlone okno dialogowe Edytowanie serii.
4. Wprowadzić nową nazwę w polu Nazwa serii.
Zwykle w tym polu znajduje się odwołanie do komórki, ale można je zastąpić dowolnym
tekstem.
Po ponownym kliknięciu właśnie zmienionej serii można zauważyć, że Excel

przekonwertował tekst w formułę: wprowadzona nazwa została umieszczona
po znaku równości w cudzysłowach.
Na rysunku 6.9 przedstawiono poprzedni wykres po zmianie nazwy serii. Pierwszy argu-
ment funkcji SERIE nie ma już postaci odwołania do komórki. Teraz zawiera tylko tekst.
Oto przykładowy skład formuły SERIE dla pierwszej serii danych:
=SERIE("Oddział 1.";'Rysunek 6.9'!$A$4:$A$9;'Rysunek 6.9'!$B$4:$B$9;1)
Nazwę serii można też zmienić, edytując wprost formułę SERIE. W tym celu należy zazna-
czyć serię, kliknąć pasek formuły i zastąpić pierwszy argument własnym tekstem (koniecz-
nie zawartym w cudzysłowach).
Rysunek 6.9. Nazwy serii zostały zmienione; nowe nazwy widoczne są w legendzie
Usuwanie nazwy serii

Aby usunąć nazwę serii z wykresu, należy użyć okna dialogowego Edytowanie serii, tak
jak opisano to powyżej. Następnie należy zaznaczyć zakres (lub tekst) w oknie Nazwa
serii i kliknąć przycisk Usuń.
Można też edytować formułę SERIE, usuwając z niej pierwszy argument. Oto przykład
formuły SERIE bez określonej nazwy (zastosowano nazwę domyślną):
=SERIE(;Arkusz2!$A$2:$A$6;Arkusz2!$B$2:$B$6;1)
Usuwając pierwszy argument z formuły serii, należy się upewnić, że pozostawiono

średnik poprzedzający kolejny argument. Średnik jest niezbędny jako znak zastępczy
wskazujący na brakujący argument.
Aby utworzyć serię bez nazwy, nie należy nic wpisywać w cudzysłów będący pierwszym
argumentem dla formuły SERIE. Serie danych bez nazw nadal będą widoczne na legendzie
wykresu, ale pozbawione będą tekstu.
Zmiana kolejności prezentacji serii

Każda seria danych użyta na wykresie ma parametr określający jej położenie względem
innych. Na legendzie serie są zwykle wyświetlane w takim układzie, w jakim zostały
umieszczone na wykresie. Zwykle — ponieważ jest kilka wyjątków. Jest nim na przykład
kombinacja wykresu złożonego zawierającego wykresy kolumnowy i liniowy. Zmiana
układu serii nie wpłynie na sposób ich wyświetlania w legendzie wykresu.
Aby zmienić porządek wyświetlania serii danych, należy użyć okna dialogowego Wybie-
ranie źródła danych. W liście znajdującej się w dolnej lewej części okna serie są umieszczone
w takiej kolejności, w jakiej znajdują się na wykresie. Należy zaznaczyć wybraną serię,
a następnie za pomocą przycisków ze strzałkami w górę i w dół ustawić ją na nowej pozy-
cji; spowoduje to jednocześnie zmianę jej położenia na wykresie.
Innym sposobem jest edycja formuły SERIE, a dokładniej rzecz ujmując, jej czwartego
parametru. Więcej informacji na temat składni formuły SERIE zamieszczono w ramce pt.
„Składnia formuły SERIE” we wcześniejszej części rozdziału.
W przypadku niektórych wykresów kolejność serii nie ma znaczenia, ale w przypadku

innych być może trzeba będzie ją zmienić. Na rysunku 6.10 przedstawiono wykres
skumulowany kolumnowy utworzony na podstawie danych z komórek A2:E6. Począwszy
od pierwszej serii danych (Region 1), na dole kolumny są zgrupowane. Być może użyt-
kownik wolałby, aby kolumny były skumulowane w kolejności zgodnej z układem danych.
Aby tak się stało, należy zmienić ich układ.
Na rysunku 6.11 przedstawiono wykres po wprowadzeniu zmian w kolejności rysowania

kolumn.
Rysunek 6.10.
Układ kolumn
na wykresie
nie odpowiada
układowi danych
Rysunek 6.11.
Po zmianie kolejności
kreślenia skumulowane
kolumny odpowiadają
swoim układem danym
Umieszczanie na wykresach
zakresów nieprzylegających
W większości przypadków wykresy tworzone są z danych znajdujących się w przyle-
gających do siebie komórkach. Ale Excel umożliwia też wykorzystanie danych z zakre-
sów nieprzylegających. Na rysunku 6.12 przedstawiono przykład wykresu korzystającego
z nieprzylegających danych. Na wykresie umieszczono dane z pierwszego i ostatniego
kwartału. Dane te znajdują się w wierszach 2:4 i 11:13. Warto zauważyć, że etykiety
kategorii wyświetlają miesiące: styczeń, luty, marzec, październik, listopad i grudzień.
Rysunek 6.12. Na wykresie wykorzystano dane z zakresów nieprzylegających
Formuła SERIE dla tych serii danych wygląda następująco:

=SERIE('Rysunek 6.12'!$B$1;('Rysunek 6.12'!$A$2:$A$4;'Rysunek 6.12'!$A$11:$A$13);
('Rysunek 6.12'!$B$2:$B$4;'Rysunek 6.12'!$B$11:$B$13);1)
Pierwszy argument został pominięty, dlatego Excel zastosował domyślne nazwy serii.
Drugi argument określa 6 komórek w kolumnie A jako etykiety kategorii. Trzeci argument
określa sześć odpowiadających im komórek w kolumnie B; są to wartości danych.
Argumenty dla zakresów nieprzylegających umieszczone są w nawiasach i oddzielone
średnikami.
Kiedy w serii wykorzystuje się zakresy nieprzylegające, Excel nie podświetli ich
po kliknięciu. Dlatego jedynym sposobem modyfikowania serii jest użycie opcji
dostępnych w oknie dialogowym Wybieranie źródła danych lub edytowanie formuły
SERIE ręcznie.
Serie umieszczone na osobnych arkuszach

Zwykle dane używane na wykresach znajdują się na pojedynczym arkuszu. Jednak w Excelu
do tworzenia wykresów można używać danych rozrzuconych po dowolnej liczbie arkuszy,
które nie muszą nawet znajdować się w tym samym skoroszycie.
Zwykle dane wybierane do wykresu wybiera się przed jego utworzeniem. Ale jeżeli wykres
ma używać danych rozrzuconych po różnych arkuszach, wówczas najpierw należy utwo-
rzyć pusty wykres, a dopiero później dodać do niego serie danych. Proces dodawania
został omówiony wcześniej w części „Dodawanie nowych serii do wykresu”.
Na rysunku 6.13 przedstawiono wykres utworzony z danych umieszczonych w dwóch

różnych arkuszach. Umieszczono na nim każdy z trzech arkuszy, które wykorzystano do
utworzenia wykresu.
Formuła SERIE dla takiego wykresu wygląda następująco:

=SERIE(Region1!$B$1;Region1!$A$2:$A$7;Region1!$B$2:$B$7;1)
=SERIE(Region2!$B$1;Region1!$A$2:$A$7;Region2!$B$2:$B$7;2)
Inną metodą obsługi danych umieszczonych na różnych arkuszach jest utworzenie

obszaru, w którym dane byłyby sumowane w pojedynczym arkuszu. Taki obszar powinien
zawierać proste formuły odnoszące się do danych w innych arkuszach. Wówczas można
utworzyć wykres, w którym użyte zostaną tak zgromadzone dane.
Rysunek 6.13. Wykres korzystający z danych umieszczonych w różnych arkuszach
Brakujące dane
Czasem w danych użytych na wykresie może brakować jednego lub więcej punktów
danych. Excel oferuje następujące sposoby obsługi takich zaginionych danych:
 Zignorowanie brakujących danych. Wykres serii będzie zawierał puste miejsca.
 Brakującym danym zostanie przypisana wartość 0.
 Interpolacja brakujących danych (tylko dla wykresów punktowych i liniowych).
Z nieznanych powodów Excel utrudnia odnalezienie tych opcji. Nie znajdziemy ich na
Wstążce, nie ma ich także w oknie dialogowym Formatowanie serii danych. Aby je zasto-
sować, należy wykonać następujące kroki:
1. Zaznaczyć wykres.
3. W oknie dialogowym Wybieranie źródła danych kliknąć przycisk Ukryte i puste
komórki. Zostanie wówczas wyświetlone okno widoczne na rysunku 6.14.
Rysunek 6.14.
W tym oknie (Ustawienia ukrytych
i pustych komórek) można
określić sposób, w jaki program
potraktuje brakujące dane
4. Wybrać odpowiednią opcję i kliknąć przycisk OK.
Opcja, która zostanie wybrana, będzie zastosowana tylko dla aktywnego wykresu i wszyst-
kich znajdujących się na nim serii. Innymi słowy, na jednym wykresie nie można określić
różnych opcji obsługi brakujących danych dla różnych serii. W dodatku nie we wszystkich
wykresach można zastosować obsługę brakujących danych.
Na rysunku 6.15 przedstawiono trzy wykresy ilustrujące trzy metody obsługi zaginio-
nych danych. Na wykresie przedstawiającym rozkład temperatury powietrza w godzinnych
odstępach w danych, których użyto do jego utworzenia, brakuje czterech punktów danych.
„Poprawny” sposób obsługi danych zależy głównie od informacji, którą wykres ma prze-
kazywać. Na górnym wykresie brak danych jest oczywisty, ponieważ w linii są przerwy.
Na środkowym wykresie brakujące dane widoczne są jako wartości zerowe, co jest
oczywiście mylące. Na dolnym wykresie brakujące dane są interpolowane. Ze względu
na to, że dane są rozmieszczone w czasie, oraz fakt, że ich zmiany są z „natury” płynne,
interpolacja wydaje się być właściwym wyborem.
Rysunek 6.15.
Te trzy wykresy
ilustrują trzy metody
prezentowania
na wykresie
zaginionych danych
Na wykresach liniowych można wymusić na Excelu interpolowanie brakujących wartości

poprzez umieszczenie w pustych komórkach formuły =BRAK. Wartości w tak oznaczonych
komórkach będą interpolowane, niezależnie od opcji wybranej dla całego wykresu w oknie
Ustawienia ukrytych i pustych komórek. W przypadku innych wykresów formuła =BRAK
będzie interpretowana jako 0.
Serie danych: ukrywanie danych

Domyślnie Excel nie używa na wykresach danych znajdujących się w ukrytych wierszach
i kolumnach. W razie potrzeby użytkownik może jednak je zastosować, tym bardziej że
jest to prosty sposób na kontrolowanie, co pojawia się na wykresie.
Na rysunku 6.16 pokazano wykres liniowy, na którym przedstawiono wielkość sprzedaży

z 365 dni; są to dane przechowywane w tabeli utworzonej za pomocą polecenia Wsta-
wianie/Tabele/Tabela. Na rysunku 6.17 widoczny jest ten sam wykres po zastosowaniu
filtra w tabeli. Filtr ukrywa wszystkie wiersze oprócz zawierających dane z września.
Rysunek 6.16. Wykres liniowy wykorzystujący dane z tabeli
Podczas pracy z tabelami zawierającymi ukryte wiersze mechanizm usuwania takich

danych może działać niezgodnie z intencjami użytkownika. Aby rozwiązać ten problem,
należy aktywować wykres, następnie wybrać ze Wstążki Narzędzia wykresów/Projektowanie/
Dane/Zaznacz dane; zostanie wówczas wyświetlone okno dialogowe Wybieranie źródła
danych. W oknie tym należy kliknąć przycisk Ukryte i puste komórki, w kolejnym oknie
(Ustawienia ukrytych i pustych komórek) należy zaznaczyć pole Pokaż dane w ukrytych
wierszach i kolumnach.
Rysunek 6.17. Po zastosowaniu filtra w tabeli na wykresie widoczne są tylko dane z września
Odłączanie serii na wykresie od zakresu danych

Zwykle Excel używa danych przechowywanych w zakresach. Wykres jest automatycznie
aktualizowany, gdy dane zostaną zmienione. W niektórych przypadkach zachodzi koniecz-
ność „rozłączenia” wykresu i danych, tak aby wykres był statyczny i nie był aktualizo-
wany. Może to być przydatne w przypadku tworzenia różnych scenariuszy i symulacji,
kiedy potrzebny jest wykres prezentujący dane podstawowe, tak aby służył za punkt
odniesienia podczas analizy symulacji. Taki wykres można utworzyć w jeden z następują-
cych sposobów:
 konwertowanie wykresu w obraz,
 zmiana odwołań do zakresu w tablicę.
Konwertowanie wykresu w obraz

Aby zmienić wykres w obraz, należy wykonać następujące czynności:
1. Utworzyć wykres i wprowadzić w nim niezbędne modyfikacje.
3. Wybrać Narzędzia główne/Schowek/Kopiuj lub użyć kombinacji klawiszy Ctrl+C.
4. Kliknąć dowolną komórkę, tak aby wykres przestał być aktywny.
5. Wybrać Narzędzia główne/Schowek/Wklej/Jako obraz/Wklej jako obraz.
Uzyskamy wówczas obraz zawierający oryginalny wykres. Taki obiekt można edytować
jak grafikę, nie jak wykres. Oznacza to, że nie można już zmieniać właściwości takich jak
typ wykresu, etykiety danych i tak dalej.
Po zaznaczeniu takiego obrazu należy wybrać kartę Narzędzia obrazów/Formatowanie.

Na rysunku 6.18 przedstawiono kilka przykładów opcji formatowania wykresów wklejo-
nych jako grafika.
Rysunek 6.18. Po zamianie wykresu w obraz możliwy jest szereg zmian formatowania grafiki
Konwertowanie zakresu na tablicę

Innym sposobem na odłączenie wykresu od serii danych jest taka zmiana formuły SERIE,
aby odnosiła się ona do tablicy. Na rysunku 6.19 przedstawiono przykład wykresu koło-
wego, w którym nie użyto danych zamieszczonych w arkuszu. Zamiast tego dane są prze-
chowywane bezpośrednio w formule SERIE, która ma następującą postać:
=SERIE(;{"praca"\"sen"\"jazda samochodem"\"posiłki"\"inne"};{9\7\2,5\3\2,5};1)
Pierwszy argument, czyli nazwa serii, został pominięty. Drugi element zawiera tablicę
składającą się z pięciu ciągów tekstowych. Każdy z tych ciągów umieszczony jest
w cudzysłowach i oddzielony od pozostałych ukośnikiem. Cała tablica umieszczona jest
w nawiasach. Dane prezentowane na wykresie przechowywane są w innej tablicy (trzeci
argument).
Rysunek 6.19. Ten wykres nie jest połączony z zakresem danych
Wykres był najpierw utworzony na podstawie zakresu danych. Następnie formuła SERIE
została „odłączona” od zakresu, a oryginalne dane usunięto. W efekcie uzyskano wykres,
który nie jest powiązany z danymi przechowywanymi w zakresach.
Oto procedura zamiany w formule SERIE odwołania do zakresu na tablicę:

1. Utworzyć standardowy wykres.
2. Kliknąć serię na wykresie.
Formuła SERIE zostanie wyświetlona w pasku formuły.
4. Wcisnąć klawisz F9.
5. Następnie wcisnąć Enter, wówczas odwołania do zakresów zostaną zmienione w tablicę.
Powtórzyć powyższą procedurę dla każdej serii na wykresie. Ta metoda odłączania

serii od wykresu, w przeciwieństwie do tworzenia obrazu, nie zamyka możliwości
edycji wykresu i jego formatowania. Warto zapamiętać, że również pojedynczy ar-
gument można zamienić w tablicę. Wystarczy podświetlić argument formuły SERIE
i wcisnąć klawisz F9.
Długość formuły SERIE jest ograniczona do 1024 znaków, dlatego też technika ta
nie sprawdzi się w przypadku serii zawierających duże ilości wartości czy etykiet
kategorii.
Praca z wieloma osiami

Osie na wykresie to elementy zawierające informacje o kategoriach lub wartościach serii.
Na wykresie można użyć od zera do czterech osi i — jeśli zajdzie taka potrzeba — każda
z nich lub wszystkie mogą być ukryte.
Wykres kołowy i pierścieniowy nie posiadają osi. Popularne typy wykresów (takie jak
liniowy czy kolumnowy) korzystają z pojedynczej osi kategorii i pojedynczej osi wartości.
Jeżeli na wykresie, który nie jest trójwymiarowy, umieszczono co najmniej dwie serie,
wówczas można utworzyć dodatkową, pomocniczą oś wartości. Każda seria jest skojarzona
z podstawową lub pomocniczą osią wartości. Po co używać dwóch osi? Są one zwykle
przydatne wówczas, gdy skala danych w seriach na wykresie jest mocno zróżnicowana.
Tworzenie pomocniczej osi wartości

Na rysunku 6.20 przedstawiono wykres liniowy z dwiema seriami danych: Przychód
i Marża. W porównaniu do Przychodu wartości w danych o Marży są tak niskie, że nie
widać ich na wykresie. Dlatego ten wykres to dobry kandydat do wprowadzenia po-
mocniczej osi wartości.
Rysunek 6.20. Wartości w serii danych Marża są tak niskie, że nie widać ich na wykresie
Aby dodać pomocniczą oś wartości, należy kolejno:

1. Zaznaczyć na wykresie serię Przychód.
2. Użyć kombinacji klawiszy Ctrl+1; zostanie wówczas wyświetlone okno
Formatowanie serii danych.
3. W tym oknie przejść do zakładki Opcje serii.
4. W polu Kreśl serię na wybrać opcję Oś pomocnicza.
Nowa oś wartości zostanie wstawiona z prawej strony wykresu; będą na niej użyte war-
tości z serii Przychód. Na rysunku 6.21 przedstawiono wykres z dwiema osiami.
Rysunek 6.21. Wykorzystanie pomocniczej osi wartości dla serii Marża
Tworzenie wykresu z czterema osiami

W bardzo niewielu przypadkach potrzebne są wykresy zawierające cztery osie. Przy-
czyną jest oczywiście to, że taki wykres jest bardzo trudny w interpretacji. Wyjątkiem
jest wykres punktowy. Na rysunku 6.22 przedstawiono wykres punktowy zawierający dwie
serie różniące się między sobą zakresem użytych wartości w obu wymiarach. Jeżeli celem
wykresu miało być porównanie obu linii, to nie spełnił on oczekiwań, ponieważ jego
większą część wypełnia pusta przestrzeń. Rozwiązać ten problem może zastosowanie
czterech osi.
Rysunek 6.22. Dwie serie danych wyraźnie różniące się zakresem wartości
Aby dodać dwie pomocnicze osi wartości do wykresu, należy kolejno:

1. Zaznaczyć serię Grupa B.
2. Użyć kombinacji klawiszy Ctrl+1; zostanie wówczas wyświetlone okno
3. W tym oknie przejść do zakładki Opcje serii.
4. W polu Kreśl serię na wybrać opcję Oś pomocnicza.
W tym momencie każda z serii posiada własną oś wartości y (jedna znajduje się
po prawej, druga po lewej stronie), współdzielą natomiast oś wartości x.
5. Wybrać Narzędzia wykresów/Układy wykresów/Osie/Pomocnicza oś
pozioma/Pokaż oś domyślną.
To polecenie będzie dostępne tylko wówczas, jeżeli przypisano serię do drugiej osi.
Na rysunku 6.23 przedstawiono rezultat tego działania. Seria Grupa B wykorzystuje lewą
i dolną oś; seria Grupa A korzysta natomiast z prawej i górnej osi. Na wykresie znajdują
się również cztery tytuły osi, dzięki czemu łatwo można zorientować się, czego dotyczy
dana oś. W razie potrzeby skale widoczne na każdej osi można z osobna dostosować.
Rysunek 6.23. Wykres z czterema osiami wartości

Rozdział 7.
Formatowanie
i dostosowywanie wykresów
W tym rozdziale:
 Podstawowe informacje o formatowaniu
 Formatowanie wypełnień i krawędzi
 Formatowanie tła elementów wykresu
 Edycja tytułów wykresów
 Edycja legend, etykiet danych, linii siatki i tabel z danymi
 Osie wykresów
 Formatowanie wykresów trójwymiarowych
Kiedy tworzymy wykres na własny użytek, poświęcanie czasu na jego formatowanie

i dostosowywanie może nie być warte włożonego wysiłku. Ale jeżeli celem jest stworze-
nie wykresu tak efektownego, jak to tylko możliwe, lub przeznaczonego do prezentacji,
wówczas trzeba wykorzystać wszystkie dodatkowe możliwości formatowania i dostoso-
wywania dostępne w Excelu.
W tym rozdziale omówiono tajniki dotyczące właśnie tego zagadnienia. W obliczu ogrom-
nej liczby dostępnych funkcji łatwo ulec wrażeniu przytłoczenia. Ale im dłużej pracuje
się z wykresami, tym techniki te stają się prostsze w stosowaniu. Metodą, którą zdecy-
dowanie można polecić, jest metoda prób i błędów; nawet zaawansowani użytkownicy
Excela często właśnie w ten sposób szukają najlepszych sposobów na poprawienie swoich
wykresów.
Podstawowe informacje o formatowaniu

Dostosowywanie wykresów obejmuje zmianę wyglądu zamieszczonych w nich elemen-
tów, a także ich dodawanie i usuwanie. Te zmiany mogą być czysto kosmetyczne (na
przykład zmiana kolorów czy grubości linii) albo całkiem istotne (na przykład zmiana
skali na osiach).
Przed dostosowaniem wykresu trzeba go aktywować. Aby aktywować wykres osadzony,

wystarczy kliknąć w dowolnym jego obszarze. Aby dezaktywować wykres osadzony,
należy kliknąć w dowolnym miejscu na arkuszu lub wcisnąć przycisk Esc (raz lub dwa
razy — zależnie od tego, który element wykresu jest aktualnie zaznaczony). Aby aktywo-
wać wykres utworzony na osobnym arkuszu, wystarczy kliknąć ten arkusz.
Jeżeli podczas aktywowania wykresu osadzonego wciśnięty będzie klawisz Ctrl, wówczas
wykres zostanie zaznaczony jako obiekt. W rzeczywistości w ten sposób można zaznaczyć
kilka wykresów. Kiedy zaznaczona jest grupa wykresów, wówczas można jednocześnie
zmieniać ich rozmiary lub przenosić. Dodatkowo można użyć narzędzia dostępnego
na karcie Narzędzia do rysowania/Rozmieszczanie/Grupuj. Wybrane wykresy można
rozmieścić pionowo lub poziomo.
Wybieranie elementów wykresu

Modyfikowanie wykresu jest czynnością podobną do wszystkich innych wykonywa-
nych w Excelu: najpierw trzeba wybrać i zaznaczyć element (w tym przypadku element
wykresu), a następnie użyć polecenia, które ten element przekształci.
Można zaznaczyć tylko jeden element wykresu naraz. Jeżeli na przykład chcemy zmienić
czcionkę dla etykiet dwóch osi, wówczas każdą z etykiet trzeba formatować osobno. Jedy-
nym wyjątkiem od tej reguły pojedynczego zaznaczenia są elementy składające się
z wielu części, jak na przykład linie siatki. Zaznaczenie jednej linii spowoduje wybranie
wszystkich.
W Excelu poszczególne elementy wykresu można wybierać na trzy sposoby:

 za pomocą myszy,
 za pomocą klawiatury,
 za pomocą listy rozwijanej Elementy wykresu.
Wszystkie wymienione metody opisano szczegółowo poniżej.
Wybór za pomocą myszy

Aby zaznaczyć element wykresu za pomocą myszy, wystarczy go kliknąć.
Aby się upewnić, że wybrano właściwy element, można sprawdzić jego nazwę
na liście Elementy wykresu znajdującej się po lewej stronie karty Narzędzia
wykresów/Formatowanie. Na liście Elementy wykresu wyświetlane są nazwy
zaznaczonych części, za jej pomocą można też wybierać poszczególne elementy.
Dodatkowe informacje na ten temat zamieszczono w akapicie „Wybieranie
za pomocą listy rozwijanej Elementy wykresu” w dalszej części tego rozdziału.
Po ustawieniu kursora nad wybranym elementem zostanie wyświetlona mała „wskazówka

wykresu” z nazwą elementu znajdującego się pod wskaźnikiem. Gdy kursor będzie
znajdował się nad punktem danych, będą wyświetlane też informacje o serii, kategorii
i wartości danego punktu. Jeżeli te podpowiedzi staną się irytujące, zawsze można je
wyłączyć, korzystając z zakładki Zaawansowane w oknie dialogowym Opcje programu
Excel. W części poświęconej wykresom znajdują się dwa pola wyboru: Pokaż nazwy ele-
mentów wykresu przy aktywowaniu i Pokaż wartości punktów danych przy aktywowaniu.
Rozdział 7.  Formatowanie i dostosowywanie wykresów 141
Niektóre elementy wykresu (takie jak serie, legenda i etykiety danych) składają się
z wielu części. I tak w skład serii wchodzą pojedyncze punkty danych. Aby wybrać poje-
dynczy punkt danych, trzeba kliknąć dwa razy; pierwszy raz, aby zaznaczyć serię, drugi,
aby zaznaczyć konkretny element serii (kolumnę czy znacznik na linii). Zaznaczenie
pojedynczych elementów umożliwia sformatowanie konkretnego punktu danych w serii.
To może być przydatne rozwiązanie, kiedy chcemy wyróżnić pojedynczy znacznik spośród
innych.
Dość powszechnym problemem jest zaznaczenie za pomocą myszy dokładnie tego

elementu, który chcemy. Czasem trzeba nawet podjąć kilka prób, nim uda się zaznaczyć
dokładnie to, o co chodzi. A w niektórych przypadkach jest to wręcz niemożliwe.
Na szczęście, program umożliwia również wybór elementów na inne sposoby i warto się
z nimi zapoznać.
Wybór za pomocą klawiatury

Kiedy wykres jest aktywny, można użyć klawiszy ze strzałkami (w górę i w dół) do
przełączania się między elementami wykresu. Do bieżącego śledzenia, który element jest
aktualnie zaznaczony, należy wykorzystać kontrolkę Elementy wykresu.
Kiedy zaznaczona jest seria danych, za pomocą klawiszy ze strzałkami (w prawo i w lewo)
można przełączać się pomiędzy pojedynczymi punktami danych w serii. Podobnie jest
w przypadku etykiet danych; można je wybierać za pomocą klawiszy ze strzałkami
(w prawo i w lewo). Po zaznaczeniu legendy wykresu można przełączać się pomiędzy
poszczególnymi jej składnikami za pomocą tych samych klawiszy ze strzałkami.
Wybieranie za pomocą listy rozwijanej Elementy wykresu

Jak wspomniano wcześniej, lista Elementy wykresu (umieszczona po lewej stronie karty
Narzędzia wykresów/Formatowanie) wyświetla nazwy zaznaczonych części wykresu.
Zawiera ona listę rozwijaną wszystkich elementów wykresu (łącznie z kształtami i po-
lami tekstowymi), dzięki czemu można łatwo aktywować wybraną część.
Elementy wykresu to lista rozwijana, z której można wybrać część wykresu, którą chcemy
aktywować (patrz rysunek 7.1). Na liście znajdują się tylko elementy górnej warstwy
wykresu. Aby na przykład wybrać pojedynczy punkt danych z serii, należy ją zaznaczyć,
a następnie użyć jednej z pozostałych technik do wskazania konkretnego punktu danych.
Kiedy zaznaczony jest pojedynczy punkt danych, kontrolka Elementy wykresu wyświetli
nazwę części, nawet jeżeli nie można jej wybrać bezpośrednio z listy rozwijanej.
Najczęściej używane elementy wykresu

W tabeli 7.1 zamieszczono listę elementów wykresu, na które można się natknąć. Ele-
menty, które można znaleźć na wykresach, zależą od typu wykresu, a także wszelkich
jego modyfikacji wprowadzonych przez użytkownika.
Rysunek 7.1. Za pomocą kontrolki Elementy wykresu można wybrać i zaznaczyć części wykresu
Tabela 7.1. Elementy wykresu
Element Opis
Oś kategorii Oś prezentująca kategorie wykresu.
Tytuł osi kategorii Tytuł nadawany osi zawierającej kategorie.
Obszar wykresu Tło wykresu.
Tytuł wykresu Tytuł całego wykresu.
Etykieta danych Nazwa pojedynczego punktu danych w serii Nazwa jest poprzedzona nazwą
serii i punktu. Przykładowe etykiety danych: Seria1, Punkt1.
Etykiety danych Etykieta danych dla serii Nazwa jest poprzedzona nazwą serii. Przykładowa
etykieta danych: Seria1.
Tabela danych Tabela danych wykresu.
Etykieta jednostek Etykieta wyświetlająca jednostki użyte na osi.
Słupki wzrost-spadek Pionowe słupki na wykresach liniowych i giełdowych.
Linie rzutu Linie biegnące od punktu danych do dolnej osi (tylko dla wykresów liniowych
i warstwowych).
Słupki błędów Słupki błędów dla serii Nazwa są poprzedzone nazwą serii. Przykład: Seria1
Słupki błędów.
Podłoże wykresu Podłoże trójwymiarowych wykresów.
Linie siatki Wykres może mieć główne i pomocnicze linie siatki. Nazwa elementu zależy
od użytej osi oraz typu linii siatki. Na przykład: Oś pozioma — główne linie
siatki.
Tabela 7.1. Elementy wykresu — ciąg dalszy
Element Opis
Linie maks.-min. Pionowe linie na wykresach liniowych i giełdowych.
Legenda Legenda dla całego wykresu.
Wpis legendy Pojedynczy tekst umieszczony w legendzie.
Obszar kreślenia Obszar kreślenia wykresu; aktualny wykres bez legendy.
Punkt danych Punkt w serii danych. Nazwa jest poprzedzona nazwą serii. Przykład:
Seria1, Punkt2.
Pomocnicza oś kategorii Druga oś prezentująca kategorie na wykresie.
Tytuł pomocniczej osi kategorii Tytuł nadawany drugiej osi zawierającej kategorie.
Pomocnicza oś wartości Druga oś prezentująca wartości na wykresie.
Tytuł pomocniczej osi wartości Tytuł nadawany drugiej osi zawierającej wartości.
Serie Serie danych.
Serie osi Oś prezentująca serie wykresu (tylko dla wykresów trójwymiarowych).
Linie serii Linie łączące serie na wykresach skumulowanych kolumnowych
i skumulowanych słupkowych.
Linia trendu Linia trendu dla serii danych.
Równanie linii trendu Równanie dla linii trendu.
Oś wartości Oś prezentująca wartości na wykresie. Dodatkowo może pojawić się
pomocnicza oś wartości.
Tytuł osi wartości Tytuł nadawany osi zawierającej wartości.
Ściana wykresu Ściany w wykresach trójwymiarowych (za wyjątkiem wykresu kołowego).
Wybór metody formatowania

Po wybraniu części wykresu użytkownik ma wybór, który z elementów wykorzysta do
formatowania:
 Wstążkę,
 minipasek narzędzi,
 okno dialogowe Formatowanie….
Formatowanie przy użyciu Wstążki

Kontrolki dostępne na karcie Narzędzia wykresów/Formatowanie mogą zostać użyte do
zmiany wyglądu wybranych elementów wykresu. I tak, gdyby użytkownik chciał zmienić
kolor serii w wykresie kolumnowym, wówczas jedną z metod jest wykorzystanie prede-
finiowanych stylów zgromadzonych w grupie Narzędzia wykresów/Formatowanie/Style
kształtów.
Aby mieć nieco większą kontrolę nad formatowaniem, należy:

1. Kliknąć serię, aby ją zaznaczyć.
2. Wybrać Narzędzia wykresów/Formatowanie/Style kształtów/Wypełnienie kształtu
i wybrać odpowiedni kolor.
3. Następnie wybrać Narzędzia wykresów/Formatowanie/Style kształtów/Kontury
kształtu i wybrać kolor dla konturów kolumny.
Można też zmienić szerokość konturu oraz rodzaj linii (lub w ogóle z niej
zrezygnować).
4. Wybrać Narzędzia wykresów/Formatowanie/Style kształtów/Efekty kształtów
i dodać jeden lub więcej efektów do serii.
Warto zwrócić uwagę, że kontrolki Wypełnienie kształtu, Kontury kształtu i Efekty kształtów
można użyć dla niemal każdego elementu wykresu.
Oto jedna z metod zmiany formatowania tytułu wykresu tak, aby biały tekst był umiesz-
czony na czarnym tle:
1. Najpierw należy kliknąć tytuł wykresu, aby go zaznaczyć.
2. Następnie wybrać Narzędzia wykresów/Formatowanie/Style kształtów/Wypełnienie
kształtu i wybrać kolor czarny.
3. Następnie wybrać Narzędzia wykresów/Formatowanie/Style WordArt/Wypełnienie
tekstu i wybrać kolor biały.
Warto zauważyć, że niektóre z kontrolek znajdujących się w grupach Narzędzia główne/

Czcionka i Narzędzia główne/Wyrównanie są również aktywne. Oto inny sposób na umiesz-
czenie białego tekstu tytułu wykresu na czarnym tle:
1. Najpierw należy kliknąć tytuł wykresu, aby go zaznaczyć.
2. Następnie wybrać Narzędzia główne/Czcionka/Kolor wypełnienia i wybrać kolor
czarny.
3. Następnie wybrać Narzędzia główne/Czcionka/Kolor czcionki i wybrać kolor biały.
Polecenia dostępne na wstążce nie zawierają wszystkich opcji formatowania elementów

wykresu. Można tam znaleźć tylko niewielką ich część. Aby mieć pełną kontrolę, najlepiej
używać okna dialogowego Formatowanie….
Formatowanie przy użyciu minipaska narzędzi

Po kliknięciu prawym klawiszem elementu wykresu Excel wyświetli menu podręczne,
nad którym umieszczony będzie minipasek narzędzi. Na rysunku 7.2 widoczny jest mini-
pasek narzędzi po kliknięciu prawym klawiszem myszy w tytuł wykresu. Za jego pomocą
można wprowadzić zmiany w formatowaniu zaznaczonego elementu. Minipasek będzie
działał również wtedy, gdy wybierzemy jeden znak z elementu wykresu. Oczywiście,
w takim przypadku formatowanie zostanie zastosowane tylko do tego konkretnego znaku.
Rysunek 7.2.
Do formatowania
elementów wykresu
można użyć
minipaska narzędzi
Po zaznaczeniu elementu zawierającego tekst można też skorzystać z kilku powszechnie

znanych i wykorzystywanych skrótów klawiszowych służących do formatowania, takich
jak: Ctrl+B (pogrubienie), Ctrl+I (kursywa), Ctrl+U (podkreślenie).
Użycie okna dialogowego Formatowanie

Aby mieć pełną kontrolę nad formatowaniem elementów tekstowych, należy skorzystać
z okna dialogowego Formatowanie…. Zawartość tego okna zależy od aktualnie zaznaczo-
nego elementu wykresu, a samo okno posiada kilka zakładek.
Otworzyć to okno można na kilka sposobów:

 zaznaczając element wykresu i wciskając kombinację klawiszy Ctrl+1;
 klikając prawym klawiszem myszy wybrany element i wybierając z menu
podręcznego Formatowanie…, gdzie wielokropek zastąpiony jest nazwą
zaznaczonego elementu.
Dodatkowo część kontrolek umieszczonych na Wstążce zawiera menu, w którym znaleźć

można polecenie Formatowanie… otwierające omawiane okno dialogowe. I tak kiedy
wybierzemy Narzędzia wykresów/Formatowanie/Kontury kształtu/Grubość, jedną dostęp-
nych opcji jest Więcej linii. Po jej kliknięciu program wyświetli okno dialogowe For-
matowanie… z aktywną zakładką Style krawędzi. Dostępne są w niej opcje formatowania,
których nie znajdziemy na Wstążce.
Na rysunku 7.3 przedstawiono przykładowe okno dialogowe Formatowanie…. W tym

przypadku wyświetlone są w nim opcje dotyczące formatowania legendy wykresu.
Jak wspomniano, każdy z elementów wykresu ma własne ustawienia okna dialogowego
Formatowanie…, widoczne tylko po jego zaznaczeniu.
Okno dialogowe Formatowanie jest wyświetlane zawsze na wierzchu. Oznacza to,

że można je mieć otwarte podczas pracy na wykresem. Nie trzeba go zamykać, aby
sprawdzić, jak wyglądają wprowadzone zmiany. Jednakże w niektórych przypadkach
trzeba aktywować inną kontrolkę w oknie, aby zobaczyć efekt działania. Zwykle wystarcza
użycie klawisza Tab i przejście do następnej kontrolki, aby wymusić na programie
zastosowanie wprowadzonych zmian.
Rysunek 7.3.
Każdy z elementów wykresu
ma własne ustawienia
okna dialogowego
Formatowanie legendy.
Widoczne okno
umożliwia formatowanie
legendy wykresu
Dostosowywanie wypełnień i krawędzi:

zasady ogólne
W oknie Formatowanie często można natknąć się na zakładkę o nazwie Wypełnienie;
dotyczy to zresztą również formatowania krawędzi. Zakładki te używane są do formato-
wania wewnętrznej części oraz krawędzi wybranego elementu.
Zakładka Wypełnienie
Na rysunku 7.4 przedstawiono zakładkę Wypełnienie w oknie Formatowanie obszaru
wykresu przy zaznaczonej opcji Wypełnienie pełne. Układ kontrolek w zakładce zależy od
wybranej opcji.
Rysunek 7.4.
Zakładka Wypełnienie
w oknie Formatowanie
obszaru wykresu
Choć zawartość omawianej zakładki jest podobna dla większości elementów, to jednak nie
identyczna. Zależnie od wybranego elementu okno dialogowe może udostępniać dodatkowe
opcje dostosowane do edytowanego fragmentu wykresu.
Nie wszystkie elementy wykresu można wypełnić. I tak okno Formatowanie głównych linii
siatki nie udostępnia opcji wypełniania, ponieważ nie miałoby to sensu. Ale oczywiście
można zmienić formatowanie linii, korzystając z dostępnych w oknie zakładek.
Oto lista głównych opcji zakładki Wypełnienie:

 Brak wypełnienia: element wykresu będzie przezroczysty.
 Pełne: wyświetlona jest kontrolka do wyboru pojedynczego koloru.
Można również określić stopień przezroczystości koloru.
 Gradient: wyświetlonych jest kilka dodatkowych kontrolek umożliwiających
wybranie jednego z dostępnych gradientów bądź utworzenie własnego.
Gradienty mogą składać się z od dwóch do dziesięciu kolorów wymieszanych
ze sobą na różne sposoby. Uzyskujemy w ten sposób miliony różnorodnych
kombinacji.
 Wypełnienie obrazem lub teksturą: umożliwia wybór jednej z 24 dołączonych
tekstur, a także wybór pliku graficznego lub obiektu clipart jako wypełnienia.
Ta funkcja jest przydatna do wprowadzania efektów specjalnych w seriach danych.
Więcej informacji na ten temat można znaleźć w akapicie „Formatowanie serii”
w dalszej części rozdziału.
 Deseń: umożliwia użycie dwukolorowego deseniu. Opcja ta nie jest dostępna
w Excelu 2007.
 Automatyczne: ustawia domyślne wypełnienie kolorem. Wszystkie elementy
wykresu tworzone są właśnie z takim ustawieniem.
Jako generalną zasadę można przyjąć oszczędne gospodarowanie opisanymi opcjami. Zbyt
intensywne wykorzystanie wypełnienia osłabi informacje płynące z danych i utrudni
odczytanie całego wykresu. Na rysunku 7.5 przedstawiono bardzo brzydki wykres, w któ-
rym zastosowano wiele różnorodnych typów wypełnienia. W kolumnach serii zastoso-
wano cliparty w postaci małpek. W obszarze kreślenia zastosowano teksturę, a w obszarze
wykresu wypełnienie gradientowe, z kolei dla etykiet użyto czarnego wypełnienia.
Formatowanie krawędzi
Krawędź to linia dookoła obiektu. W Excelu dostępne są cztery podstawowe typy for-
matowania krawędzi:
 Brak linii: wokół elementu nie ma linii.
 Linia ciągła: element jest otoczony ciągłą linią. Można określić jej kolor,
stopień przezroczystości i szereg innych ustawień.
 Linia gradientowa: element wykresu otoczony jest linią zawierającą gradient.
 Automatycznie: domyślne ustawienie. Excel automatycznie wybiera ustawienia
dotyczące krawędzi.
Na rysunku 7.6 przedstawiono zakładkę Style krawędzi w oknie Formatowanie obszaru

wykresu. Podczas przeglądania jej zawartości szybko okaże się, że krawędzie można
formatować na mnóstwo różnorodnych sposobów. Warto jednak pamiętać, że niedostępne
opcje zależą od danego elementu. I tak opcje Ustawienia strzałek będą niedostępne wów-
czas, gdy zaznaczono część wykresu niewyświetlającą strzałek.
Rysunek 7.5.
Użycie zbyt wielu
typów wypełnienia
może prowadzić
do powstania
nieestetycznych
i trudnych
do odczytania
wykresów
Rysunek 7.6.
Niektóre z ustawień
dostępnych dla krawędzi
elementów wykresu
Formatowanie podłoża wykresów

Każdy wykres składa się z dwóch kluczowych elementów rzutujących na jego wygląd:
 Obszaru wykresu, czyli tła dla elementów wykresu.
 Obszaru kreślenia, czyli obszaru znajdującego się wewnątrz obszaru wykresu,
na którym umieszczony jest właściwy wykres.
Domyślny kolor obszarów wykresu i kreślenia zależy od wyboru dokonanego w grupie

Narzędzia wykresów/Projektowanie/Style wykresu.
Edycja obszaru wykresu

Obszar wykresu to obiekt zawierający wszystkie pozostałe elementy wykresu. Można go
określić jako główne tło. Obszar wykresu ma zawsze taki sam rozmiar jak obiekt wykres
(kontener wykresu).
Po zaznaczeniu obszaru wykresu można dostosować czcionki wszystkich elementów

wykresu zawierających tekst. Jeżeli więc zajdzie potrzeba ustawienia wielkości czcionki
na całym wykresie na 12 punktów, wówczas należy zaznaczyć obszar wykresu i wprowadzić
odpowiednie formatowanie.
W niektórych przypadkach trzeba ustawić obszar wykresu jako przezroczysty, tak aby
widoczna była część arkusza znajdująca się bezpośrednio pod nim. Na rysunku 7.7
przedstawiono wykres kolumnowy z przezroczystym obszarem arkusza. Można to osiągnąć,
ustawiając opcję Wypełnienie na Brak wypełnienia lub opcję Wypełnienie pełne na Prze-
zroczystość 100%.
Rysunek 7.7.
Obszar wykresu
jest przezroczysty,
ale obszar kreślenia
jest wypełniony
kolorem
Edycja obszaru kreślenia

Obszar kreślenia to ta część wykresu, na której umieszczony jest właściwy wykres. Obszar
kreślenia zawiera wszystkie elementy wykresu za wyjątkiem tytułu i legendy.
Choć obszar kreślenia obejmuje elementy takie jak osie i ich tytuły, to podczas edycji
wypełnienia tego obszaru te „zewnętrzne” części nie ulegną zmianie.
Po ustawieniu opcji Wypełnienie na Brak wypełnienia obszar kreślenia będzie

przezroczysty. Dlatego kolory i desenie zastosowane w obszarze wykresu będą przez
niego widoczne. Można też ustawić Wypełnienie pełne obszaru kreślenia, a następnie
tak dopasować opcję Przezroczystość, aby obszar wykresu był częściowo widoczny.
W niektórych przypadkach do obszaru kreślenia trzeba wstawić obraz. Aby to zrobić,

należy przejść do zakładki Wypełnienie w oknie dialogowym Formatowanie obszaru
kreślenia i wybrać Wypełnienie obrazem lub teksturą. Obraz może być zamieszczony
w osobnym pliku lub być pobrany z galerii clipartów. Na rysunku 7.8 przedstawiono
wykres kolumnowy, w którym wykorzystano grafikę w obszarze kreślenia. Dodatkowo
kolumny serii są częściowo przezroczyste.
Rysunek 7.8.
W obszarze kreślenia
użyto pliku graficznego
Aby zmienić położenie obszaru kreślenia wewnątrz obszaru wykresu, należy go kliknąć,
a następnie przeciągnąć za krawędź w nowe położenie. W celu zmiany jego rozmiaru
należy przeciągnąć jeden z narożników z „uchwytami”. Można też tak powiększyć obszar
kreślenia, aby w całości wypełniał obszar wykresu.
Poszczególne typy wykresów różnią się efektem zmian wprowadzanych w wymiarach

obszaru kreślenia. Nie można na przykład zmienić wymiarów względnych obszaru kre-
ślenia dla wykresów kołowych czy radarowych (będzie to zawsze kwadrat). Ale w przy-
padku pozostałych typów możliwa jest zmiana proporcji poprzez zmianę wysokości lub
szerokości.
Kopiowanie formatowania wykresu

Utworzyliśmy zabójczo wyglądający wykres i poświęciliśmy godziny, aby go odpowiednio sforma-
tować. Teraz trzeba utworzyć kolejny wykres — wyglądający dokładnie tak samo. Jakie mamy moż-
liwości? Otóż jest ich kilka:
 Skopiować formatowanie. Należy utworzyć wykres ze standardowym formatowaniem, następnie
zaznaczyć pierwszy wykres i wcisnąć Ctrl+C. Teraz trzeba zaznaczyć nowy wykres i wybrać
kolejno Narzędzia główne/Schowek/Wklej/Wklej specjalnie. W oknie dialogowym Wklejanie
specjalne należy wybrać opcję Formaty.
 Skopiować wykres i zmienić źródła danych. Należy zaznaczyć pierwszy wykres i wcisnąć Ctrl+C.
Następnie aktywować dowolną komórkę i wcisnąć Ctrl+C. W ten sposób zostanie utworzona
dokładna kopia wykresu. Aktywować serię w nowym wykresie i przeciągnąć obramowanie na
nowy zakres i powtórzyć tę operację dla wszystkich pozostałych zakresów. Można też wybrać
ze Wstążki Narzędzia wykresów/Projektowanie/Dane/Zaznacz dane; zostanie wówczas
wyświetlone okno dialogowe Wybieranie źródła danych.
 Utworzyć szablon wykresu. Zaznaczyć wykres i wybrać ze Wstążki kolejno Narzędzia wykresów/
Projektowanie/Typ/Zapisz jako szablon. W oknie dialogowym Zapisywanie szablonu wykresu
wprowadzić opisową nazwę. Podczas tworzenia nowego wykresu wystarczy wybrać Wstawianie/
Wykresy/Wszystkie typy wykresów i przejść do zakładki Szablony. Tam wybrać utworzony
przed momentem szablon.
Rozmiar obszaru kreślenia może też zmienić się automatycznie podczas edycji innych
elementów wykresu. Po dodaniu na przykład legendy czy tytułu wykresu obszar może ulec
zmniejszeniu, tak aby zmieścić nowe elementy.
Przed dodaniem do obszaru kreślenia obrazków zawsze należy pamiętać o przeznaczeniu

i użyteczności wykresu. Grafiki mogą być właściwe na wykresach używanych w marketingu
czy sprzedaży, gdzie wizualna atrakcyjność komponentów może pomóc przyciągnąć
uwagę. Jednak w środowisku analitycznym, gdzie podstawowym produktem wykresu
mają być informacje, nie ma potrzeby upiększania ich zbytecznymi ilustracjami.
Formatowanie serii
Kilka prostych zmian w formatowaniu serii danych może przynieść ogromne zmiany
w czytelności całego wykresu. Podczas tworzenia wykresu Excel stosuje standardowe
kolory i style znaczników dla serii. W wielu przypadkach użytkownicy modyfikują te
kolory czy style znaczników w celu uzyskania większej przejrzystości. Czasami są
jednak potrzebne gruntowne zmiany, tak aby uzyskać wyraźniejszy efekt.
Można zmienić formatowanie całej serii lub tylko pojedynczego punktu danych; na przy-
kład można zmienić kolor kolumny tak, aby bardziej przyciągał uwagę.
Plik z omawianymi tutaj przykładami (serie.xlsx) można pobrać z serwera

Podstawowe formatowanie serii

Podstawowe formatowanie serii jest całkiem łatwe: wystarczy wybrać serię danych na
wykresie i użyć narzędzi dostępnych w grupie Narzędzia wykresów/Formatowanie/Style
kształtów. Pełną kontrolę nad formatowaniem uzyskamy, wciskając klawisze Ctrl+1
i korzystając z opcji dostępnych w oknie dialogowym Formatowanie serii danych.
Formatowanie serii za pomocą obrazków i grafiki

Obrazki można dodać do kilku elementów wykresu, włączając w to znaczniki danych
na wykresach liniowych i wypełnienie serii dla wykresów kolumnowych, słupkowych,
powierzchniowych, bąbelkowych i radarowych. Na rysunku 7.9 przedstawiono wykres
kolumnowy, w którym wykorzystano obrazek z samochodem. Grafika została dodana za
pomocą opcji Wypełnienie w oknie dialogowym Formatowanie serii danych (należy wybrać
opcję Wypełnienie obrazem lub teksturą, a następnie kliknąć przycisk Obiekt clipart i wybrać
ilustrację). Dodatkowo oryginalny obraz wyskalowano tak, aby odpowiadał ok. 20 jed-
nostkom na osi.
Rysunek 7.9.
W tym wykresie
kolumnowym
użyto clipartu
Na rysunku 7.10 przedstawiono kolejny przykład. Znaczniki danych na wykresie liniowym

to kształty, które zostały wstawione do arkusza, a następnie skopiowane do schowka.
Należy zaznaczyć linię serii, a następnie wkleić kształt, wciskając klawisze Ctrl+V.
Można skorzystać też z opcji Wypełnienie obrazem lub teksturą znajdującej się w za-
kładce Wypełnienie w oknie dialogowym Formatowanie serii danych. Ale rezultat będzie
całkiem inny. Po użyciu przycisku Schowek wypełni on istniejący znacznik (nie zastąpi go).
Zapewne konieczne będzie zwiększenie rozmiaru znacznika, a także ukrycie jego krawędzi.
Rysunek 7.10.
Znaczniki danych
to kształty, które
zostały skopiowane
do schowka
Ponownie przypominamy, że to cel i użyteczność wykresu powinny decydować o tym,

czy właściwe jest wstawianie do niego grafiki. Na przykład umieszczenie grafiki na
prezentacjach sprzedażowych może przynieść efekty w postaci przyciągnięcia uwagi
kupujących. Ale już w salach konferencyjnych, gdzie królują liczby, będzie ona zupełnie
nie na miejscu. Warto wziąć to pod uwagę i wybrać odpowiedni strój na daną okazję.
Nikt przecież nie chciałby wygłaszać poważnego przemówienia, występując w stroju
rzymskiego wodza. Jak skupić uwagę odbiorców na punktach danych, gdy większość
z nich będzie zadawała sobie pytanie: „Ale co z tym wspólnego ma Tyberiusz?”.
Opcje dodatkowe
Serie wykresu oferują wiele dodatkowych opcji. Są one umieszczone w zakładce Opcje
serii okna dialogowego Formatowanie serii danych. Jak zwykle zestaw opcji zależy od
typu edytowanego wykresu. W większości przypadków działanie opcji można wywnio-
skować z ich nazw. Ale jeżeli nie mamy pewności, do czego dana funkcja może służyć,
najlepiej ją wypróbować. Jeżeli rezultat nie będzie zadowalający, można zmienić ustawie-
nia, przywracając je do oryginalnego kształtu, lub cofnąć wprowadzone zmiany, wciska-
jąc klawisze Ctrl+Z.
Na rysunku 7.11 przedstawiono przykład zmodyfikowanych ustawień serii. Na wykresie

po lewej zastosowano domyślne ustawienia (Nakładanie serii 0% i Szerokość przerwy
150%). Na wykresie po prawej zastosowano ustawienia: Nakładanie serii 50% i Szerokość
przerwy 29%.
Edycja tytułów wykresów

Wykres może mieć pięć różnych tytułów:
 tytuł wykresu,
 tytuł osi kategorii,
Słów kilka o zabawnych efektach

W Excelu 2007 wprowadzono kilka nowych opcji formatowania znanych jako efekty. Są one dostępne
w grupie Narzędzia wykresów/Formatowanie/Style kształtów/Efekty kształtów. Więcej opcji uzyskać
można w oknie dialogowym Formatowanie. Nie każdy jednak efekt można zastosować do każdego
wykresu.
Oto ogólny opis typów efektów:
 Cienie: dodaje do wybranego elementu cień o dużym stopniu konfigurowalności. Można wybrać
jeden z gotowych rodzajów lub przygotować swój własny za pośrednictwem zakładki Cień w oknie
Formatowanie…. Cienie stosowane z wyczuciem mogą poprawić wygląd wykresu, nadając mu
głębię.
 Poświata: dodaje kolorową poświatę wokół elementu. Jest to efekt stosunkowo rzadko
wykorzystywany do ulepszania elementów wykresu.
 Wygładzone krawędzie: powoduje, że krawędzie stają się gładsze. Skrajne ustawienie może
spowodować, że element będzie mniejszy, a nawet zniknie.
 Skos: nadaje ukośny, trójwymiarowy wygląd elementowi. Ten efekt można dobrze dostosować
do własnych potrzeb, można też użyć go do utworzenia ramki wykresu.
 Obrót 3-W: ten efekt nie działa z elementami wykresu.
Najlepiej używać formatowania bardzo oszczędnie dla całego wykresu. Główną zasadą jest to, by
formatowanie nie odciągało uwagi od głównego przekazu wykresu.
 tytuł osi wartości,

 tytuł pomocniczej osi kategorii,
 tytuł pomocniczej osi wartości.
Liczba tytułów zależy od typu wykresu. I tak wykres kołowy może mieć tylko tytuł
wykresu, ponieważ nie ma osi. Na rysunku 7.12 przedstawiono wykres zawierający cztery
tytuły: tytuł wykresu, tytuł poziomej osi kategorii, tytuł pionowej osi wartości i tytuł
pomocniczej pionowej osi.
Rysunek 7.11. Wykres kolumnowy przed wprowadzeniem zmian w ustawieniach Nakładanie serii
i Szerokość przerwy i po ich wprowadzeniu
Rysunek 7.12.
Ten wykres
ma cztery tytuły
Dodawanie tytułów do wykresu

Aby dodać tytuł do wykresu, należy najpierw aktywować wykres, a następnie kliknąć
przycisk Elementy wykresu znajdujący się obok niego. Zostanie rozwinięte menu z moż-
liwymi do użycia elementami; należy zaznaczyć na nim Tytuł wykresu.
Aby dodać tytuł osi do wykresu, należy zaznaczyć opcję Tytuły osi. Warto pamiętać, że
wyświetlone zostaną tylko te opcje, które mogą być użyte w danym wykresie. Jeżeli
wykres nie ma pomocniczej osi wartości, wówczas nie będzie można dodać jej tytułu.
Wbrew oczekiwaniom, nie można zmniejszyć rozmiaru tytułu. Po zaznaczeniu tego

elementu wyświetlane są charakterystyczne krawędzie z uchwytami, ale nie można
użyć ich do zmiany rozmiaru obiektu. Jedynym sposobem regulowania jego wielkości
jest edycja rozmiaru czcionki. Jeżeli potrzebna jest dokładna kontrola wielkości tytułu,
wówczas zamiast standardowego obiektu można użyć pola tekstowego.
Zmiana tekstu w tytule

Po umieszczeniu tytułu na wykresie Excel wstawia tam domyślny tekst, tak aby łatwiej
było zidentyfikować obiekt. Aby zastąpić ten tekst, należy kliknąć dwukrotnie: aby zazna-
czyć tytuł i aby umieścić kursor w tekście. Jeżeli tytuł ma układ pionowy, trzeba zasto-
sować pewien trik: zamiast klawiszy ze strzałkami w prawo i w lewo należy użyć tych ze
strzałkami w górę i w dół.
W przypadku długich tytułów Excel automatycznie wstawi podział wiersza. Aby wymusić
przejście do następnej linii, trzeba wcisnąć przycisk Enter. Aby wstawić podział wiersza
w istniejącym tekście, należy użyć kombinacji klawiszy Ctrl+Shift+Enter.
Formatowanie tekstu w tytule

Niestety, w Excelu nie ma jednego miejsca, w którym zebrano by wszystkie opcje doty-
czące formatowania tytułów. Okno dialogowe Formatowanie tytułu wykresu umożliwia
konfigurowanie wypełnienia, krawędzi, cieni, poświaty, formatu 3-W i wyrównania. Aby
wprowadzić zmiany w formatowaniu czcionki, trzeba skorzystać ze Wstążki (lub kliknąć
prawym klawiszem myszy i użyć minipaska narzędzi). Kolejnym sposobem jest kliknię-
cie prawym klawiszem myszy i wybranie z menu podręcznego opcji Czcionka. Zostanie
wówczas wyświetlone okno dialogowe o tej samej nazwie, w którym widoczne są opcje
niedostępne nigdzie indziej. I tak na przykład to okno dialogowe umożliwia kontrolę nad
odstępami między znakami.
Większość zmian dotyczących czcionki wprowadza się za pomocą narzędzi dostępnych

w grupie Narzędzia główne/Czcionka. Kusić może używanie kontrolek z grupy Narzędzia
wykresów/Formatowanie/Style WordArt, ale służą one przede wszystkim do efektów spe-
cjalnych.
Poszczególne znaki w tekście tytułu można formatować stosunkowo łatwo. Wystarczy

wybrać tytuł, podświetlić znak, który chcemy sformatować, i wprowadzić zmiany. Zostaną
one zastosowane tylko do tego konkretnego znaku.
Zawartość komórki jako tytuł wykresu

Podczas tworzenia wykresu może pojawić się potrzeba połączenia niektórych jego ele-
mentów tekstowych z komórkami. Dzięki temu ewentualna zmiana zawartości komórki
zostanie odwzorowana w skojarzonym z nią elemencie. Oczywiście, można w ten sposób
połączyć nawet element tekstowy z komórką zawierającą formułę. Przykładem może być
połączenie tytułu wykresu z komórką, w której formuła zwraca bieżącą datę.
Można utworzyć łącze do komórki dla tytułu wykresu oraz dowolnej jego osi. Oto, co
należy zrobić:
1. Najpierw wybrać element wykresu, który ma być połączony z komórką.
Zaznaczony musi być sam element, a nie tekst w nim zawarty.
3. Wpisać znak równości (=).
4. Kliknąć komórkę, która ma być połączona z elementem wykresu.
5. Wcisnąć Enter.
Na rysunku 7.13 przedstawiono wykres zawierający łącza do następujących elementów:

tytułu wykresu, tytułu pionowej osi i tytułu osi poziomej.
Rysunek 7.13. Tytuły w tym wykresie są połączone z komórkami
Edycja legendy wykresu

Legenda wykresu, zawierająca wpisy i klucze, umożliwia zidentyfikowanie serii danych.
Klucze to małe grafiki nawiązujące do wyglądu serii na wykresie. Teksty zamieszczone
we wpisie legendy odpowiadają nazwom serii. Układ elementów legendy w dużej mierze
zależy od typu wykresu.
Dodawanie i usuwanie legendy

Aby wstawić na wykresie legendę, należy najpierw aktywować wykres, a następnie
kliknąć przycisk Elementy wykresu znajdujący się obok niego. Zostanie rozwinięte me-
nu z możliwymi do użycia elementami; należy zaznaczyć na nim Legenda.
Najszybszym sposobem usuwania legendy jest jej zaznaczenie, a następnie wciśnięcie

klawisza Delete.
Dodawanie swobodnego tekstu do wykresu

Używanie tekstu w wykresach nie ogranicza się tylko do tytułów. Tak naprawdę, za pomocą pól
tekstowych swobodny tekst można dodać w dowolnym miejscu wykresu. W tym celu wystarczy
wykonać poniższą procedurę:
1. Zaznaczyć wykres.
2. Wybrać Wstawianie/Tekst/Pole tekstowe.
3. Po kliknięciu kontrolki ustawić kursor myszy w miejscu docelowym i kliknąć ponownie.
4. Wprowadzić nowy tekst.
Po kliknięciu pola tekstowego można zmieniać jego rozmiar i położenie. Po wybraniu pola teksto-
wego dostęp do narzędzia formatowania uzyskujemy, klikając Narzędzia do rysowania/Formatowanie.
Na poniższym rysunku przedstawiono wykres z polem tekstowym zawierającym nieco sformatowany
tekst. Obszar kreślenia wykresu został zmniejszony, tak aby można było wstawić pole tekstowe.
W polach tekstowych nie ma nic szczególnego. Jest to prostokątny obiekt zawierający tekst.
W razie potrzeby można zmienić jego kształt. W tym celu należy zaznaczyć pole tekstowe i wybrać
kolejno Narzędzia rysowania/Formatowanie/Wstawianie kształtów/Edytuj kształt/Zmień kształt
i wybrać odpowiednią pozycję z wyświetlonej listy. Dostępnych jest wiele różnych kształtów, które
można zastosować.
Aby utworzyć łącze pomiędzy polem tekstowym a komórką, należy:

1. Zaznaczyć pole tekstowe.
4. Kliknąć komórkę, która ma być połączona z elementem wykresu.
Po utworzeniu połączenia w polu tekstowym będzie wyświetlana zawartość wskazanej komórki.

Część użytkowników woli korzystać z pól tekstowych zamiast tytułów, ponieważ oferują one znacz-
nie większe możliwości kontroli formatowania. Kiedy pole tekstowe jest zaznaczone, okno dialogowe
Wstawienie kształtów daje więcej możliwości w porównaniu do okna Formatowanie tytułu wykresu.
Przesuwanie i zmiana rozmiarów legendy

Aby przesunąć legendę, należy ją kliknąć i przeciągnąć w wybrane miejsce.
Można też aktywować wykres, następnie kliknąć przycisk Elementy wykresu znajdujący
się obok niego i kliknąć trójkącik znajdujący się przy pozycji Legenda. Zostaną wówczas
wyświetlone możliwe opcje rozmieszczenia tego elementu (Z prawej, U góry, Z lewej,
U dołu, Więcej opcji). Po przeniesieniu legendy z domyślnej pozycji może zaistnieć ko-
nieczność zmiany rozmiarów obszaru kreślenia, tak aby wypełnić przestrzeń powstałą
po przesunięciu. Wystarczy zaznaczyć obszar kreślenia i przesunąć krawędzie tak, aby
dopasować je do nowego kształtu.
Aby zmienić rozmiar legendy, należy ją zaznaczyć i przeciągnąć krawędzie, klikając
widoczne uchwyty. Excel dopasuje rozmiary automatycznie, w razie potrzeby umieszcza-
jąc tekst w kolumnach.
Formatowanie legendy
Można zaznaczyć pojedynczy element legendy i sformatować go oddzielnie. Można na
przykład chcieć zastosować pogrubienie czcionki, aby z większą skutecznością przyciągać
uwagę odbiorców. Aby zaznaczyć pojedynczy element, najpierw należy kliknąć legendę,
a następnie wybrany element.
Nie można zmienić formatowania pojedynczych znaków we wpisach legendy. Tym, którzy
chcieliby użyć w tekście legendy indeksu górnego lub dolnego, trzeba powiedzieć, że nie
mają szczęścia.
Kiedy wybrany jest pojedynczy wpis w legendzie, można go sformatować za pomocą
okna dialogowego Formatowanie wpisu legendy. Kiedy zaznaczony jest pojedynczy wpis
legendy i wprowadzona zostanie zmiana w formatowaniu (oprócz formatowania tekstu),
wówczas zostanie ona zastosowana do klucza legendy i odpowiadających serii. Innymi
słowy, wygląd klucza legendy zawsze jest związany z serią danych.
Nie da się wybrać wpisów legendy za pomocą listy rozwijanej Elementy wykresu. Należy
kliknąć dany element lub wybrać samą legendę, a następnie wciskać klawisz ze strzałką
w dół do czasu zaznaczenia odpowiedniego elementu.
Zmiana tekstu legendy

Teksty zamieszczone we wpisie legendy odpowiadają nazwom serii. Jeżeli podczas two-
rzenia wykresu zakresy komórek nie będą zawierały ich nazwy, wówczas Excel wstawi
do legendy domyślne nazwy (Seria1, Seria2 i tak dalej).
Aby dodać nazwę serii, należy wybrać ze Wstążki Narzędzia wykresów/Projektowanie/
Dane/Zaznacz dane; zostanie wówczas wyświetlone okno dialogowe Wybieranie źródła
danych. Należy zaznaczyć nazwę serii i kliknąć przycisk Edytuj. W oknie dialogowym
Edytowanie serii należy wprowadzić nazwę serii lub podać odwołanie do komórki zawie-
rającej taką nazwę. Tę czynność należy powtórzyć dla każdej serii wymagającej podania
nazwy. Innym sposobem jest edycja formuły SERIE, zgodnie ze wskazówkami podanymi
w rozdziale 6.
Usuwanie legendy
W przypadku niektórych wykresów nazwy jednej lub większej liczby serii nie powinny
pojawiać się na legendzie. Aby usunąć taki wpis, należy go najpierw zaznaczyć, a następ-
nie wcisnąć klawisz Delete. Wpis w legendzie zostanie usunięty, ale seria danych pozo-
stanie nienaruszona.
Po usunięciu jednego lub kilku wpisów w legendzie można w prosty sposób przywrócić jej
oryginalny wygląd; należy usunąć całą legendę, a następnie wstawić ją na powrót.
Identyfikowanie serii bez używania legendy

Legendy są odpowiednie dla wykresów zawierających co najmniej dwie serie. Ale nawet
wtedy nie we wszystkich przypadkach legenda jest koniecznością. Serie można identyfi-
kować za pomocą innych metod, na przykład etykiet danych, pól tekstowych czy kształtów
wraz z tekstem. Na rysunku 7.14 przedstawiono wykres, na którym serie danych są
identyfikowane za pomocą tekstu umieszczonego w kształtach (które można wstawić za
pomocą polecenia Wstaw/Ilustracje/Kształty).
Rysunek 7.14.
Kształty
jako alternatywa
legendy
Osie wykresu
Jak już powiedziano, wykresy można podzielić na podstawie liczby zastosowanych
w nich osi. Wykres kołowy i pierścieniowy nie posiadają osi. Wszystkie wykresy dwu-
wymiarowe mają przynajmniej dwie osie, mogą mieć trzy (gdy zastosuje się pomocniczą
oś wartości lub kategorii) lub cztery (gdy wstawi się pomocniczą oś wartości i kategorii).
W wykresach trójwymiarowych stosuje się trzy osie — oś „głębi” nazywa się osią serii.
Excel umożliwia szeroką kontrolę nad stroną graficzną osi prezentowanych na wykre-
sach. Do modyfikowania tego aspektu służy okno dialogowe Formatowanie osi. Opcje
w nim dostępne różnią się w zależności od wybranego typu osi.
Plik z omawianymi tutaj przykładami (osie.xlsx) można pobrać z serwera FTP

ftp://ftp.helion.pl/przyklady/andae2.zip.
Wszystkie zagadnienia związane z formatowanie osi zostały omówione w następnym

podrozdziale.
Oś wartości kontra oś kategorii

Przed zagłębieniem się w szczegóły dotyczące formatowania ważne jest, aby zrozumieć
różnicę pomiędzy osią kategorii a osią wartości. Na osi kategorii wyświetlany jest tekst,
podczas gdy na osi wartości prezentowane są przedziały liczbowe. Na rysunku 7.15 przed-
stawiono prosty wykres kolumnowy z dwiema seriami danych. Na poziomej osi kategorii
wyświetlane są etykiety przedstawiające kategorie. Z drugiej strony, na osi wartości,
widoczna jest skala wyrażona w liczbach.
Rysunek 7.15. Na osi kategorii wyświetlany jest tekst, podczas gdy na osi wartości prezentowana
jest skala liczbowa
W powyższym przykładzie etykiety kategorii zawierają tekst. Ale mogą one też zawierać
liczby. Na rysunku 7.16 widoczny jest ten sam wykres po zastąpieniu etykiet kategorii
liczbami. Nawet jeśli wykres stał się mniej czytelny, to jasne jest, że oś kategorii nie
zawiera rzeczywistej skali liczbowej. Wyświetlane liczby są zupełnie dowolne, a ich
zmiana nie wpłynęła na sam wykres.
Rysunek 7.16. Etykiety kategorii zawierają liczby, ale nie pełnią one funkcji liczb
Wśród wykresów Excela dwa różnią się od innych typów jednym ważnym aspektem.
Na wykresie punktowym i bąbelkowym używane są dwie osie wartości. W obu tych przy-
padkach na osiach przedstawiana jest skala liczbowa.
Rysunek 7.17 zawiera dwa wykresy (punktowy i liniowy) wykorzystujące te same dane.
Na wykresach przedstawiono wzrost liczby ludności na świecie w różnych latach. Ważne
jest, że interwały między pozycjami w kolumnie A nie są stałe.
Rysunek 7.17. Na wykresach przedstawiono te same dane, ale w bardzo różny sposób
Na wykresie punktowym użyto dwóch osi wartości, lata zostały wykreślone jako wartości
numeryczne. Po drugiej stronie wykres liniowy używa osi kategorii (nienumerycznej),
dla której przyjęto, że odstępy między pozycjami są stałej wielkości. To oczywiście nie
jest założenie odpowiadające prawdzie, dlatego na wykresie liniowym przedstawiony jest
bardzo nieprawdziwy obraz wzrostu liczby ludności: wydaje się być liniowym, choć
wcale takim nie jest.
Więcej informacji na temat osi opartych na kategoriach czasowych zamieszczono

w podrozdziale „Oś daty”.
Skala na osi wartości

Zakresy liczbowe na osi wartości to skala. Excel ustawia skalę automatycznie dla każdej
z osi wartości. Na podstawie zakresów liczbowych określane są wartości minimalna i mak-
symalna, które zostaną zastosowane. Program też automatycznie przeliczy i wprowadzi
jednostkę główną oraz pomocniczą. Te parametry decydują o tym, ile interwałów między
znacznikami oraz linii siatki będzie wyświetlanych na osi. Dodatkowo automatycznie
wyznaczany jest punkt przecięcia się osi pionowej z poziomą.
Ale użytkownik może oczywiście samodzielnie określić wymienione opcje osi: minimum,
maksimum, jednostki główną i pomocniczą oraz punkt przecięcia. Wystarczy kliknąć prawym
klawiszem myszy z kursorem ustawionym na wykresie i wybrać z menu opcję Formato-
wanie osi. Zostanie wówczas wyświetlone okno dialogowe Formatowanie osi; korzystając
z możliwości dostępnych na karcie Opcji osi, można sformatować oś (patrz rysunek 7.18).
Rysunek 7.18.
Zakładka Opcje osi
w oknie dialogowym
Formatowanie osi
Ponieważ na osi kategorii nazwy wyświetlane są arbitralnie, dlatego nie znajdziemy

na niej skali. W przypadku osi kategorii zakładka Opcje osi w oknie dialogowym
Formatowanie osi zawiera wiele innych opcji określających wygląd i układ osi.
Dostosowywanie skali osi wartości może zdecydowanie zmienić wygląd wykresu. W pew-
nych przypadkach manipulowanie tymi wartościami może przynieść zafałszowany obraz
danych. Na rysunku 7.19 przedstawiono dwa wykresy liniowe korzystające z tych samych
danych. Na górnym wykresie zastosowano skalę rozciągającą się od 8000 do 9200. Na
dolnym wartość Minimum ustawiono na 0, a Maksimum na 10 000. Nieprzygotowany
odbiorca może wyciągnąć zupełnie różne wnioski, oglądając oba te wykresy. Na górnym
wykresie różnice między danymi są bardziej widoczne. Oglądając dolny, można odnieść
wrażenie, że zmiany następujące wraz z upływem czasu są bardzo niewielkie.
Rysunek 7.19.
Dwa wykresy
z tym samym
zestawem danych,
ale z różnymi skalami
na osi wartości
Zastosowana skala powinna zależeć od danej sytuacji. Nie ma prostych recept na okre-
ślanie skali, może za wyjątkiem tej, że nie powinno się wprowadzać odbiorców w błąd,
manipulując punktami danych. Dodatkowo większość zgodzi się z twierdzeniem, że
w przypadku wykresów słupkowych czy kolumnowych skala osi wartości powinna zaczy-
nać się od zera (nawet Excel realizuje tę zasadę).
W przypadku przygotowywania kilku wykresów wykorzystujących dane z podobnych za-
kresów utrzymanie jednej skali dla wszystkich zdecydowanie ułatwi ich porównywanie. Na
rysunku 7.20 przedstawiono rozkład odpowiedzi na dwa pytania ankietowe. Na górnym wy-
kresie oś wartości jest wyskalowana od 0% do 50%. Na dolnym od 0% do 35%. Ponieważ
zastosowano dwie różne skale na osi wartości, porównanie wyników ankiety jest utrudnione.
Rysunek 7.20.
Zastosowanie różnych
skali na osi wartości
utrudnia porównanie
wykresów
Kolejną opcją dostępną w oknie Formatowanie osi jest Wartości w kolejności odwrotnej.
Na górnym wykresie (patrz rysunek 7.21) zastosowano domyślny układ osi. Na dolnym
użyto opcji Wartości w kolejności odwrotnej, co spowodowało odwrócenie kierunku
wykresu. Oś kategorii znalazła się u góry. Gdybyśmy chcieli przerzucić ją na dolną część
wykresu, wówczas należałoby dodatkowo zaznaczyć opcję Wartość maksymalna osi.
Rysunek 7.21.
Na dolnym wykresie
użyto opcji Wartości
w kolejności odwrotnej
W przypadku gdy wykreślane wartości mają pokryć bardzo duży zakres, można zasto-
sować dla osi wartości skalę logarytmiczną. Najczęściej jest ona używana do celów na-
ukowych. Na rysunku 7.22 przedstawiono dwa wykresy. W górnym zastosowano stan-
dardową skalę, a w dolnym logarytmiczną. Wartość Podstawy to 10, co oznacza, że
każda kolejna wartość skali wyświetlana na osi będzie dziesięć razy większa od poprze-
dzającej. Jeżeli zmienimy parametr Podstawy na 100, wówczas każda kolejna jednostka
skali będzie większa sto razy od poprzedniej.
Jeżeli prezentowane dane to duże liczby, wówczas można dostosować wyświetlanie

jednostek. Na rysunku 7.23 przedstawiono wykres prezentujący dane w dużych liczbach.
Na dolnym wykresie w polu Jednostki wyświetlania wprowadzono opcję Miliony. Excel
automatycznie wstawił na wykres etykietę „Miliony”, która została następnie zmieniona
na „Miliony kilometrów”.
Inną metodą zmiany jednostek wyświetlanych na osi wartości jest zastosowanie
specjalnych formatów. I tak aby wyświetlić wartości w milionach, należy w oknie
dialogowym Formatowanie osi przejść do zakładki Liczby, wybrać kategorię
Niestandardowe, a następnie wprowadzić kod1:
0..
1
Zamiast kropek należy wstawić spacje.
Rysunek 7.22.
Wykresy prezentują
te same dane, ale
w dolnym zastosowano
skalę logarytmiczną
Rysunek 7.23.
Na dolnym wykresie
wyświetlaną jednostką
są miliony
Oś posiada także znaczniki: krótkie prostopadłe do osi linie ilustrujące skalę jednostek.
W zakładce Opcje osi można wybrać typ głównego i pomocniczego znacznika (odpowied-
nio dla jednostki głównej i pomocniczej). Dostępne są następujące opcje:
 Brak: znaczniki nie będą wyświetlane.
 Wewnętrzny: znaczniki będą wyświetlane tylko po wewnętrznej stronie osi.
 Zewnętrzny: znaczniki będą wyświetlane tylko po zewnętrznej stronie osi.
 Krzyżowy: znaczniki będą wyświetlane po obu stronach osi.
Można również kontrolować pozycję etykiety osi. Dostępne są następujące opcje:

 Brak: etykieta nie będzie wyświetlana.
 Nisko: dla osi poziomych etykieta będzie wyświetlana w dolnej części obszaru
kreślenia; dla osi pionowych pojawi się na lewo od niego.
 Wysoko: dla osi poziomych etykieta będzie wyświetlana w górnej części obszaru
kreślenia; dla osi pionowych pojawi się na prawo od niego.
 Obok osi: etykieta pojawi się obok osi; to ustawienie domyślne.
Obok głównych znaczników osi zwykle wyświetlane są etykiety. Pomocnicze znaczniki

rozmieszczone są pomiędzy głównymi znacznikami.
Dzięki połączeniu możliwości oferowanych przez omówione opcje uzyskujemy spore moż-
liwości, co widać na wykresie przedstawionym na rysunku 7.24. Na wszystkich widocznych
wykresach przedstawiono te same dane; różnią się one tylko sposobem formatowania osi.
Rysunek 7.24. Różnorodne sposoby formatowania osi wykresów

Oś daty
Podczas tworzenia wykresu Excel sprawdza, czy osie kategorii nie zawierają danych zwią-
zanych z czasem. Jeżeli tak jest, wówczas tworzy wykres z osią skali czasu. Na rysunku 7.25
przedstawiono prosty przykład. Kolumna A zawiera daty; w kolumnie B umieszczono
wartości wprowadzone na wykresie kolumnowym. Chociaż w tabeli znajdują się dane
tylko dla dziesięciu dat, Excel utworzył wykres z 31 interwałami na osi kategorii. Program
rozpoznał, że na osi kategorii umieszczono daty, i utworzył odpowiednią oś daty.
Rysunek 7.25.
Excel potrafi
rozpoznać daty
i utworzyć oś
skali czasu
Aby zmienić ustawienie wprowadzone automatycznie przez program, należy przejść do

zakładki Opcje osi w oknie dialogowym Formatowanie osi. Można tam zauważyć, że dla
opcji Typ osi domyślnie wybrana jest pozycja Wybierz automatycznie na podstawie danych.
Po zmianie na Oś tekstu wykres zostanie przekształcony (patrz rysunek 7.26). Daty zostały
na nim potraktowane jako etykiety tekstowe.
Rysunek 7.26.
To dane
z poprzedniego
wykresu, ale
zastosowano w nim
standardowe
ustawienia
osi kategorii
Opcja osi daty jest dostępna tylko dla osi kategorii.

Kiedy na osi kategorii używane są daty, w oknie dialogowym Formatowanie osi w zakładce
Opcje osi można ustawić Jednostkę Główną, Pomocniczą i Podstawową za pomocą Dni,
Miesięcy i Lat.
Jeżeli potrzebne będzie użycie mniejszych jednostek, takich jak godziny, wówczas na-
leży zastosować wykres punktowy. Jest tak dlatego, że oś daty traktuje wszystkie warto-
ści jako liczby całkowite. Dlatego każda wartość czasowa jest wykreślana jako północ
danej doby. Na rysunku 7.27 widoczny jest wykres punktowy prezentujący zestawienie
faktycznych godzin przylotu i planowych. Obie osie prezentują wartości czasowe w jed-
nogodzinnych odstępach.
Rysunek 7.27.
Na obu osiach
wyświetlane są
informacje o czasie
Niestety, Excel nie umożliwia określenia wartości czasowych w zakładce Opcje osi
w oknie dialogowym Formatowanie osi. Aby zmienić domyślne ustawienia dla wartości
maksimum, minimum i jednostek, należy przekonwertować wartości czasowe na wartości
dziesiętne.
Na wykresie zastosowano następujące wartości dla skali:

 Minimum: 0,25 (06:00)
 Maksimum: 0,583333 (14:00)
 Jednostka główna: 0,041667 (1:00:00)
Aby przekonwertować wartości czasowe na dziesiętne, należy wprowadzić je do komórek.

Następnie należy sformatować komórki, stosując Kategorię: Ogólne. Wartości czasowe
przedstawione będą jako procenty 24-godzinnej doby. I tak np. godzina 12:00 zamieniona
zostanie na wartość 0,5.
Tworzenie wieloliniowych osi kategorii

W większości przypadków etykiety na osi kategorii zawierają dane z pojedynczej kolumny
czy wiersza. Można jednak utworzyć etykiety zawierające wiele kategorii (patrz rysunek
7.28). Na wykresie jako etykiety osi kategorii zastosowano kolumny A:C.
Rysunek 7.28.
Oś kategorii
zawiera etykiety
z trzech kolumn
Podczas tworzenia wykresu zaznaczono zakres danych A1:E10. Excel automatycznie

określił, że pierwsze trzy kolumny zostaną wykorzystane jako etykiety osi kategorii.
Taki układ danych jest powszechnie stosowany w tabelach przestawnych; wykresy

przestawne często wykorzystują wieloliniowe osie kategorii.
Usuwanie osi
Aby usunąć oś, należy ją zaznaczyć i wcisnąć klawisz Delete.
Na rysunku 7.29 przedstawiono trzy wykresy, dla których nie są wyświetlane żadne osie.
Zastosowanie etykiet danych powoduje, że osie wartości są niepotrzebne; dzięki etykie-
tom mamy też pewność, że odbiorcy zorientują się, co znajduje się na osi poziomej.
Rysunek 7.29.
Trzy wykresy linowe,
dla których
nie są wyświetlane
żadne osie
Formatowanie liczb na osiach

Na osi wartości wyświetlane dane są domyślnie formatowane tak samo, jak te użyte na
wykresie. Aby zastosować inne formatowanie, należy użyć opcji dostępnych w oknie
dialogowym Formatowanie osi w zakładce Liczby. Zmiana formatowania liczb w przy-
padku osi kategorii wyświetlającej tekst nie przyniesie efektu.
Należy też pamiętać o dostępnych formatach liczb. Na rysunku 7.30 widoczny jest wykres,
w którym wykorzystano następujący format liczb:
Standardowy "km/h"
Takie formatowanie powoduje, że do każdej wartości dodany jest tekst „km/h”.
Rysunek 7.30.
Oś wartości
używa specjalnego
formatowania,
aby wyświetlić
jednostki prędkości
Linie siatki
Linie siatki ułatwiają odbiorcom określenie wartości przedstawianych w seriach na wy-
kresie. Linie siatki są elementem opcjonalnym, a użytkownik ma nieco kontroli nad ich
wyglądem. W uproszczeniu linie siatki są przedłużeniem znaczników na osiach. Znacz-
niki z kolei zależą od jednostki głównej i pomocniczej określonych dla osi.
Linie siatki można stosować na wszystkich wykresach za wyjątkiem wykresów

kołowych i pierścieniowych
Niektóre wykresy wyglądają lepiej z liniami siatki, na innych będą one niepotrzebnie
wprowadzać tłok. Zawsze użytkownik decyduje o tym, czy linie ulepszą dany wykres.
Czasem wystarczą tylko poziome linie siatki; choć na wykresach punktowych korzystne
może być zastosowanie również linii pionowych. W wielu przypadkach linie te będą
mniej przytłaczające, jeżeli będą przerywane i w szarym kolorze.
Dodawanie i usuwanie linii siatki

Aby dodać lub usunąć linie siatki, należy najpierw aktywować wykres, a następnie klik-
nąć przycisk Elementy wykresu znajdujący się obok niego. Zostanie rozwinięte menu
z możliwymi do użycia elementami. Aby dodać do wykresu linie siatki, należy zazna-
czyć opcję Linie siatki; po usunięciu zaznaczenia linie znikną.
Każda oś posiada dwa zestawy linii siatki: główne i pomocnicze. Główne to te wyświe-
tlane przy etykietach. Pomocnicze umieszczone są pomiędzy głównymi. Przy pracy
z wykresem zawierającym pomocnicze osie kategorii i wartości (w przypadku wykre-
sów trójwymiarowych) okno dialogowe będzie zawierało dodatkowe opcje dla trzech
zestawów linii siatki.
Bardziej bezpośrednią metodą usuwania linii siatki jest ich zaznaczenie i wciśnięcie
klawisza Delete.
Jeżeli wykres zawiera pomocniczą oś, wówczas można określić wyświetlanie linii siatki
dla obu osi wartości. Jak można się spodziewać, wyświetlenie podwójnego zestawu linii
siatki w tym samym kierunku może wprowadzać zamieszanie.
Aby zmienić właściwości linii siatki, należy je zaznaczyć i przejść do okna dialogowego
Formatowanie linii siatki. Można też użyć kontrolki znajdującej się w grupie Narzędzia
wykresów/Formatowanie/Style kształtów.
Nie można zmieniać formatowania pojedynczych linii siatki z zestawu. Wszystkie linie
są formatowane tak samo.
Etykiety danych
Niektóre wykresy wymagają identyfikowania poszczególnych punktów danych serii za
pomocą etykiet.
Dodawanie i usuwanie etykiet danych

Aby wstawić etykiety, najpierw należy aktywować wykres, a następnie kliknąć przycisk
Elementy wykresu znajdujący się obok niego. Zostanie rozwinięte menu z możliwymi do
użycia elementami; należy zaznaczyć na nim Etykiety danych.
Aby usunąć etykietę danych, należy ją kliknąć; zaznaczone zostaną wówczas wszystkie
etykiety danej serii; wówczas należy ponownie kliknąć daną etykietę. Dzięki temu
będziemy mieć pewność, że zaznaczona została właściwa. Teraz wystarczy wcisnąć
klawisz Delete.
Jeżeli zaznaczona jest cała seria, to właśnie do niej zostaną dodane etykiety.
Jeżeli zaznaczono pojedynczy punkt danych, etykieta zostanie dodana tylko do
niego. Jeżeli zostanie wybrany inny element wykresu niż seria czy pojedynczy punkt,
wówczas etykiety zostaną dodane do wszystkich serii na wykresie.
Edytowanie etykiet danych

Po dodaniu etykiety danych do serii można je sformatować. W tym celu należy je klik-
nąć prawym przyciskiem myszy i wybrać z menu Formatuj etykiety danych. Zostanie
wówczas wyświetlone okno dialogowe Formatowanie etykiet danych. Na rysunku 7.31
widoczne jest takie okno dla wykresu kołowego.
Rysunek 7.31.
Opcje wyświetlania
etykiet danych
Po kliknięciu etykiety danych zostaną zaznaczone wszystkie etykiety dla całej serii.
Po ponownym kliknięciu tej samej etykiety zostanie zaznaczona tylko ona. Oznacza to,
że Excel umożliwia formatowanie wszystkich etykiet lub tylko jednej.
Poniżej wymieniono rodzaje informacji, które mogą być wyświetlane w etykietach danych:
 Nazwa serii.
 Nazwa kategorii.
 Wartość.
 Wartość procentowa: udział w całkowitej wartości serii (tylko w przypadku
wykresów kołowych i pierścieniowych).
 Rozmiar bąbelka (tylko dla wykresów bąbelkowych).
Pozostałe opcje wymieniono poniżej. Warto jednak pamiętać, że dostępne opcje zależą od
typu wykresu.
 Pokaż linie wiodące. Po zaznaczeniu tej opcji Excel wyświetli linię łączącą
etykiety danych z punktem danych.
 Położenie etykiety. Określa położenie etykiety; można je ustawić osobno dla
każdego punktu danych.
 Uwzględnij klucz legendy w etykiecie. Po zaznaczeniu tej opcji przy każdej
etykiecie danych wyświetlany będzie obrazek ilustrujący etykietę.
 Separator. Służy do rozdzielania różnej zawartości w etykietach; można użyć
przecinka, średnika, kropki, znaku nowego wiersza i spacji.
Okno dialogowe Formatowanie etykiet danych umożliwia również wprowadzenie różno-

rodnego formatowania.
Wykres kolumnowy na rysunku 7.32 zawiera etykiety danych wyświetlające nazwy katego-
rii oraz ich wartości. Do ich wyświetlania zastosowano opcję Koniec wewnętrzny. Jako sepa-
ratora użyto znaku podziału wiersza, dlatego wartości widoczne są w nowej linii. Ponieważ
nazwy kategorii umieszczono w etykietach danych, pozioma oś kategorii nie jest konieczna.
Rysunek 7.32. Etykiety danych na wykresie kolumnowym

Etykiety danych wyświetlają wartości dla każdego punktu danych. Na tym konkretnym
wykresie dobrze byłoby wyświetlić wartości w postaci procentowej. Niestety, taki sposób
wyświetlania dostępny jest tylko dla wykresów pierścieniowych. Rozwiązaniem zastępczym
może być przeliczenie wartości za pomocą formuł i wyświetlenie wyniku w etykietach.
Na rysunku 7.33 widoczny jest wykres liniowy, na którym etykiety danych umiejscowiono
na całkiem sporych znacznikach. Osiągnięto to za pomocą opcji Środek.
Rysunek 7.33.
Etykiety danych
umiejscowione
na serii znaczników
Aby powiększyć znaczniki, należy zaznaczyć dowolny znacznik z serii, kliknąć prawym
klawiszem myszy i wybrać Formatuj serię danych. Zostanie wówczas wyświetlone
okno dialogowe Formatowanie serii danych. W oknie należy kliknąć ikonę Wypełnienie
i linia (ikona wiaderka) i wybrać Znacznik/Opcje znaczników. Teraz można powiększyć
znacznik do pożądanego rozmiaru.
Aby zmienić istniejący tekst w etykiecie, należy ją zaznaczyć i wprowadzić nowy tekst.
Aby zaznaczyć pojedynczą etykietę, należy ją kliknąć; zostaną wówczas zaznaczone
wszystkie, dopiero drugie kliknięcie spowoduje zaznaczenie wybranej etykiety.
Aby utworzyć łącze pomiędzy wybraną etykietą a komórką, należy:

3. Kliknąć komórkę zawierającą tekst.
4. Wcisnąć Enter.
Po wstawieniu na wykres etykiet danych często okazuje się, że nie są one odpowiednio
rozmieszczone. Może się zdarzyć, że etykiety będą zasłaniać siebie wzajemnie lub też linie
siatki. Po zaznaczeniu pojedynczej etykiety będzie można przeciągnąć ją w bardziej odpo-
wiednie miejsce.
Problemy i ograniczenia etykiet danych

Po pewnym czasie spędzonym nad etykietami danych łatwo dojść do wniosku, że ta
funkcja Excela pozostawia nieco do życzenia. Dobrze byłoby móc na przykład określić
zakres tekstu, który ma się znaleźć w etykietach. Byłoby to szczególnie użyteczne
w przypadku wykresów punktowych, na których każdy punkt danych powinien być łatwo
identyfikowalny. Na rysunku 7.34 przedstawiono wykres punktowy. Jeżeli chciałbyś
wstawić etykiety danych, aby móc zidentyfikować każdego studenta (punkt danych), to nie
masz szczęścia.
Rysunek 7.34.
Excel nie udostępnia
możliwości
bezpośredniego
dodania
opisowych etykiet
do punktów danych
Mimo tysięcy zapytań Microsoft wciąż nie dodał tej funkcji do Excela! Dlatego najpierw
trzeba dodać etykiety danych, a następnie edytować każdą z nich.
Dostępnych jest kilka użytecznych dodatków umożliwiających określenie tekstów,

które mają pojawić się w etykietach danych. Jednym z nich jest Power Utility Pack,
dostępny na stronie Johna Walkenbacha (http://spreadsheetpage.com).
Podczas pracy z etykietami danych szybko okaże się, że ta funkcja jest szczególnie
przydatna w przypadku serii zawierających stosunkowo niewiele punktów danych. Na
rysunku 7.35 przedstawiono wykres zawierający 24 punkty danych. Nie jest możliwe
wyświetlenie wszystkich etykiet i jednocześnie zachowanie czytelności wykresu.
Rysunek 7.35.
Etykiety danych
nie sprawdzają się
na tym wykresie
Jednym z rozwiązań jest usunięcie części etykiet. Można na przykład usunąć wszystkie
etykiety, pozostawiając jedynie te dla najwyższych i najniższych wartości. Jednak usu-
wanie etykiet trzeba będzie wykonać samodzielnie. Aby usunąć pojedynczą etykietę, należy
ją zaznaczyć i wcisnąć klawisz Delete. Zastosowanie linii siatki to kolejny sposób na
ułatwienie odbiorcom określenia wartości punktów danych. Jeszcze inną metodą jest —
opisane w dalszej części — zastosowanie tabeli danych.
Tabele danych
Czasem może pojawić się konieczność wyświetlenia wszystkich wartości danych obok
wykreślonych punktów danych. W takim przypadku liczba etykiet może jednak dosłownie
zasypać odbiorców wykresu.
Zamiast etykiet do wykresu można dołączyć tabelę danych. Taka tabela umożliwia przed-
stawienie wartości dla każdego punktu danych tuż pod wykresem, dzięki czemu ryzyko
zatłoczenia wykresu zostanie zażegnane. Na rysunku 7.36 przedstawiono wykres zawie-
rający tabelę danych.
Rysunek 7.36. Wykres z tabelą danych
Plik z omawianymi tutaj przykładami (etykiety danych.xlsx) można pobrać z serwera FTP:
Dodawanie i usuwanie tabeli danych

Aby dodać lub usunąć tabelę z wykresu, należy aktywować wykres, a następnie kliknąć
przycisk Elementy wykresu znajdujący się obok niego. Zostanie rozwinięte menu z moż-
liwymi do użycia elementami; należy zaznaczyć na nim Tabela danych. Usunięcie za-
znaczenia spowoduje usunięcie tabeli.
Problemy i ograniczenia tabel danych

Jedynym problemem związanym z używaniem tabel danych (o którym wspomniano już
wcześniej) jest fakt, że można je zastosować tylko dla niektórych typów wykresów. Opcje
formatowania tabel są stosunkowo ograniczone. Zmiany w formatowaniu można wprowa-
dzić za pomocą okna dialogowego Formatowanie tabeli danych.
Zakładka Wypełnienie może być nieco myląca, bo wbrew nazwie nie umożliwia zmiany
koloru wypełnienia tabeli danych. Opcje formatowania ograniczają się do tła, na którym
umieszczane są litery i liczby.
Niestety, nie można wprowadzić różnych czcionek w osobnych wierszach czy kolumnach
tabeli danych. Nie można też zmienić formatowania cyfr. Liczby wyświetlane w tabeli
danych zawsze są sformatowane tak samo, jak dane źródłowe.
Po dodaniu tabeli danych do wykresu zastąpi ona etykiety na osi poziomej. Ale nie jest to
duży problem, ponieważ pierwszy wiersz tabeli zawiera te etykiety. Jednakże nie można
zastosować oddzielnego formatowania do etykiet osi; będą one sformatowane tak jak
pozostałe elementy tabeli danych.
Wyjątek od sytuacji opisanej w poprzednim akapicie ma miejsce w przypadku wykresów

słupkowych i osi daty. Tabela danych jest wówczas wyświetlana pod wykresem i nie
zastępuje etykiet osi.
Kolejny potencjalny problem może się pojawić podczas stosowania tabeli danych
w wykresach osadzonych. Po zmniejszeniu wykresu w tabeli może być widoczna tylko
część danych.
Dlatego najlepiej stosować omawiane tabele na wykresach umieszczonych na osobnych

arkuszach. Kiedy trzeba zaprezentować dane wykorzystane na wykresie osadzonym, wów-
czas można użyć danych z komórek, dzięki czemu mamy większą kontrolę nad ich for-
matowaniem.
Rozdział 8.
Komponenty
do prezentacji trendów
W tym rozdziale:
 Przedstawianie tendencji na pulpitach menedżerskich — podstawowe informacje
 Porównywanie tendencji dla wielu serii danych
 Zaznaczanie różnych okresów
 Obsługa nieprawidłowości w prezentowanych tendencjach
Jednym z najpowszechniejszych pojęć używanych w odniesieniu do pulpitów mene-

dżerskich i raportów jest tendencja. Jest to miernik zmienności w danym okresie; zwy-
kle chodzi o czas (dni, miesiące czy lata).
Stosowanie tendencji jest tak popularne, ponieważ dostarczają one racjonalnych argu-
mentów do przewidywania tego, co może zdarzyć się w przyszłości. Jeżeli wiemy, że
niniejsza książka sprzedawała się w ilości 5000 sztuk w ciągu ostatnich 12 miesięcy, to
mamy prawo przypuszczać, że również w następnym miesiącu zostanie sprzedanych
około 5000 egzemplarzy. Innymi słowy, tendencje informują, gdzie byliśmy i dokąd —
być może — zmierzamy.
W tym rozdziale omówiono podstawowe założenia dotyczące tendencji, a także bardziej

zaawansowane techniki, umożliwiające ich stosowanie na pulpitach menedżerskich w spo-
sób bardziej skomplikowany niż tylko jako proste wykresy liniowe.
Tendencje — nakazy i zakazy

Proces tworzenia komponentów pulpitu menedżerskiego wykorzystujących tendencje ma
swoje nakazy i zakazy. Dzięki lekturze tego rozdziału czytelnik uniknie częstych wpadek
zdarzających się podczas tworzenia takich elementów.
Właściwy wykres dla zobrazowania tendencji

Byłoby miło, gdyby można było ostatecznie określić, które wykresy nadają się do tworze-
nia wskaźników trendu. Ale w rzeczywistości żaden wykres nie jest wytrychem do wszyst-
kich związanych z tym sytuacji. Dlatego aby pracować efektywnie, należy wiedzieć, w jakich
sytuacjach sprawdzają się poszczególne typy wykresów.
Zastosowanie wykresów liniowych

Wykresy liniowe to władcy trendów. W prezentacjach biznesowych wykresy te niemal
zawsze przedstawiają dane w ujęciu czasowym. Nawet w obszarach niezwiązanych z dzia-
łalnością gospodarczą właśnie taki układ wykorzystywany jest do wskazywania upływu
czasu (np. drzewa genealogiczne). Ich zastosowanie ma jedną podstawową zaletę: są od
razu rozpoznawane jako wskaźniki tendencji, dzięki czemu unikamy opóźnień w procesie
przekazywania informacji.
Wykres liniowe są szczególnie efektywne w przedstawianiu tendencji z wieloma punktami

danych; widać to na górnym wykresie na rysunku 8.1. Można je również zastosować
do wskazywania więcej niż jednego okresu (dolny wykres na rysunku 8.1).
Rysunek 8.1.
Kiedy trzeba przedstawić
tendencje, najczęściej
wybierane są wykresy
liniowe
Zastosowanie wykresów warstwowych

Wykres warstwowy to właściwie wypełniony wykres liniowy. Dlatego, technicznie rzecz
ujmując, są one również odpowiednie do wizualizacji tendencji. Szczególnie dobrze spraw-
dzają się w przedstawianiu tendencji w dużych okresach. I tak wykres na rysunku 8.2
przedstawia dane ze 120 dni.
Rozdział 8.  Komponenty do prezentacji trendów 181
Rysunek 8.2.
Wykresy warstwowe
sprawdzają się
w przedstawianiu
tendencji w dużych
okresach
Zastosowanie wykresów złożonych

W przypadku prezentowania jednej serii danych w czasie wykres liniowy jest oczywistym
wyborem. Ale gdy trzeba porównać dwie lub więcej w tym samym okresie, wówczas naj-
lepiej sprawdzą się wykresy złożone.
Wykres złożony widoczny na rysunku 8.3 to przykład, w jaki sposób można przyciągnąć
uwagę do konkretnych miesięcy z lat 2009 i 2010. Połączenie wykresów liniowego i kolum-
nowego to bardzo efektywna metoda wskazania różnic w wielkości sprzedaży w dwóch
przedziałach czasowych. W dalszej części rozdziału omówiono sposoby tworzenia takich
wykresów.
Rysunek 8.3.
Zastosowanie kolumn
i linii pozwala podkreślić
różnice w dwóch
prezentowanych
okresach
Punkt zero na osi pionowej

Niemal w każdym przypadku prezentowania tendencji pierwszą wartością na osi pionowej
powinno być zero. Wyjątkiem mogą być sytuacje, w których chcemy uwzględnić wartości
ujemne czy częstość. W takich przypadkach zwykle najlepiej zdać się na domyślną skalę
zaproponowaną przez Excela. Ale gdy nie ma wartości ujemnych, wówczas oś powinna
rozpoczynać się od punktu zero.
Przyczyną takiego stanu rzeczy jest znaczący wpływ, jaki skala na linii pionowej ma
na prezentowanie tendencji. Przykładem mogą być wykresy na rysunku 8.4 przedsta-
wiające te same dane. Jedyną różnicą między nimi jest to, że na górnym wykresie nie
wprowadzono żadnych zmian w skali ustawionej przez program (zaczyna się od warto-
ści 96), natomiast w dolnym skala została ustawiona od zera.
Rysunek 8.4.
Skala na osi pionowej
zawsze powinna
zaczynać się od zera
Mogłoby się wydawać, że górny wykres jest dokładniejszy, ponieważ wskazuje wahania
tendencji. Kiedy jednak przyjrzymy się dokładniej danym, zauważymy, że zmiany na prze-
strzeni 12 miesięcy mają miejsce w przedziale 100 – 107. Nie jest to jakaś zasadnicza
zmiana i z pewnością nie wymaga tak dynamicznego wykresu. Choć górny wykres sugeruje,
że tendencja jest wzrostowa, to w rzeczywistości jest ona stosunkowo płaska (boczna).
Dolny wykres dużo lepiej oddaje prawdziwą jej charakterystykę. Efekt został osiągnięty
za pomocą zablokowania minimalnej wartości na osi pionowej na wartości 0.
Aby dostosować skalę osi pionowej, należy kolejno:

1. Kliknąć prawym klawiszem myszy oś pionową i wybrać z menu Formatuj oś.
Zostanie wyświetlone okno dialogowe Formatowanie osi (patrz rysunek 8.5).
2. W wyświetlonym oknie rozwinąć część Opcje osi i ustawić wartość opcji
Minimum na 0.
3. Opcjonalnie można też ustawić Jednostkę główną na połowę wartości
Maksimum dla danych. Dzięki temu będziemy mieć pewność, że linia trendu
zostanie umiejscowiona na środku wykresu.
4. Aby zastosować wprowadzone zmiany, kliknąć przycisk Zamknij (znak x).
Zapewne część osób stwierdzi, że na dolnym wykresie na rysunku 8.4 nie widać dobrze
zmian w trendach, które mogą być ważne. W niektórych przypadkach te siedem jednostek
może mieć duże znaczenie dla firmy. Jeżeli tak jest, to po co w ogóle używać wykresu?
Jeżeli każda jednostka ma takie znaczenie w analizie, dlaczego używać graficznej metody
prezentacji danych? Tabela z formatowaniem warunkowym wskaże najdrobniejsze
zmiany w danych daleko lepiej, niż zrobiłby to wykres.
Rysunek 8.5.
Wartość Minimum
na osi pionowej
zawsze powinna być
ustawiona na 0
Stosowanie skali logarytmicznej

Czasem linie tendencji mogą rozpoczynać się od bardzo małych liczb, a kończyć na bar-
dzo dużych. W takich przypadkach na wykresach znajdą się prezentacje nie do końca
prawdziwych informacji. Przyjrzyjmy się na przykład rysunkowi 8.6. Przedstawiono na
nim tendencje zarówno dla roku 2009, jak i 2010. Jak widać w danych źródłowych, rok
2009 rozpoczął się od 50 jednostek. Wraz z kolejnymi miesiącami liczba jednostek ro-
sła aż do osiągnięcia wartości 11 100 w grudniu 2010 roku. Ponieważ wyniki osiągnięte
w tych latach bardzo różnią się od siebie, trudno porównywać je na jednym wykresie.
Rysunek 8.6.
Standardowa skala
liniowa nie sprawdza
się w tym przypadku
Rozwiązaniem jest zastosowanie skali logarytmicznej zamiast liniowej.
Aby uniknąć akademickich wykładów, ograniczmy się do stwierdzenia, że na skali logaryt-

micznej kolejne jednostki rozmieszczone w równych odstępach na osi to: 1, 10, 100, 1000.
Innymi słowy, odległość pomiędzy 1 a 10 jest taka sama jak pomiędzy 100 a 1000.
Na rysunku 8.7 widoczny jest ten sam wykres jak na rysunku 8.6, tyle że zastosowano
w nim skalę logarytmiczną. Teraz trendy dla obu lat są jasne i odpowiednio przedstawione.
Rysunek 8.7.
skali logarytmicznej
na wykresie w czytelny
sposób można
przedstawić tendencje
składające się z bardzo
małych i bardzo dużych
wartości liczbowych
Aby zmienić skalę osi pionowej na logarytmiczną, należy kolejno:

1. Kliknąć prawym klawiszem myszy oś pionową i wybrać z menu Formatuj oś.
Zostanie wyświetlone okno dialogowe Formatowanie osi.
2. W wyświetlonym oknie rozwinąć część Opcje osi i zaznaczyć opcję Skala
logarytmiczna (patrz rysunek 8.8).
Skalę logarytmiczną można zastosować tylko w przypadku wartości dodatnich.
Rysunek 8.8.
Ustawianie skali
logarytmicznej
na osi pionowej
Zarządzanie etykietami
Choć brzmi to banalnie, to warto pamiętać, że etykiety danych mogą być jednym z kluczo-
wych elementów tworzenia efektywnych komponentów do wizualizacji tendencji. Wykresy
trendów mają skłonność do gromadzenia dużych ilości punktów danych, których etykiety
zajmują sporo miejsca. Zasypanie odbiorców mnóstwem etykiet może skutecznie oderwać
ich uwagę od głównej informacji wykresu. Poniżej zamieszczono kilka sztuczek ułatwia-
jących zarządzanie etykietami w komponentach prezentujących tendencje.
Stosowanie nazw skróconych

Nazwy miesięcy stają się niesłychanie długie, kiedy trzeba umieścić je na wykresie, a szcze-
gólnie wówczas, gdy wykres ma znaleźć się na pulpicie menedżerskim. Rozwiązaniem
może być zmiana sposobu ich wyrównywania (patrz rysunek 8.9). Niestandardowe roz-
mieszczenie słów może jednak spowodować, że odbiorca zatrzyma się po to, aby odczytać
etykiety. Nie jest to rozwiązanie optymalne, szczególnie gdy chcielibyśmy skupić jego
uwagę na danych, a nie tracić czas na odczytywanie nagłówków.
Rysunek 8.9.
Zamiast
zmieniać sposób
rozmieszczenia, lepiej
wybrać formy skrócone
Pierwszą opcją, choć nie zawsze możliwą, jest pozostawienie domyślnego wyrównania
etykiet. Zamiast więc korzystać z opcji wyrównywania w celu zmniejszenia etykiet, lepiej
użyć skrótów. Jak widać na rysunku 8.9, nawet zastosowanie tylko pierwszej litery
z nazwy miesiąca może być właściwe.
Etykietowanie tylko wybranych punktów danych

Kiedy na wykresie znajdują się na przykład dane z poszczególnych miesięcy z okresu
dwóch lat, zamiast umieszczać etykiety dla każdego punktu danych, można dodać je
tylko do wybranych pozycji.
Przyjrzyjmy się rysunkowi 8.10. Przedstawiono na nim tendencje z dwóch lat. Liczba
punktów danych wymusza pionowy układ tekstu etykiet. Jak widać, w celu zmniejszenia
chaosu tylko niektóre miesiące mają etykiety. Pozostałe są zaznaczone za pomocą kropki.
Aby osiągnąć taki efekt, wystarczy zastąpić część nazw miesięcy w danych źródłowych
kropkami (czy jakimkolwiek dowolnym znakiem).
Rysunek 8.10. Aby zaoszczędzić nieco przestrzeni na pulpicie menedżerskim, można przypisać
etykiety tylko wybranym punktom danych
Zbyt dużo punktów danych na osi poziomej? Spróbuj na osi pionowej

Prezentowanie tendencji dla kolejnych dni jest powszechne. Staje się problemem wówczas,
gdy trzeba przedstawić 30 dni i więcej. W takich przypadkach trudno zachować rozsądną
wielkość wykresu, a jeszcze trudniej odpowiednio rozmieścić na nim etykiety.
Jednym z rozwiązań jest przedstawienie tendencji za pomocą poziomego wykresu słup-

kowego (patrz rysunek 8.11). Ten wykres oferuje wystarczająco miejsca na etykiety
punktów danych oraz pozwala na zachowanie rozsądnych rozmiarów wykresu. Nie jest to
jednak rozwiązanie do stosowania na co dzień. Przedstawianie tendencji w układzie pozio-
mym nie jest tak intuicyjne, a prezentowane informacje mogą nie być tak czytelne. Niemniej
jednak to rozwiązanie może się sprawdzić, gdy układ pionowy nie spełni oczekiwań.
Rysunek 8.11.
Wykres słupkowy może
być efektywną metodą
przestawienia tendencji
dla 30 i więcej punktów
danych
Zagnieżdżanie etykiet
Często dane, które chcemy zobrazować na wykresie, mają wiele wymiarów czasowych.
W takich przypadkach można pokazać te wymiary, odpowiednio zagnieżdżając etykiety.
Na rysunku 8.12 widać, jak dołączenie kolumny z rokiem porządkuje przedstawiane dane.
Dodatkową kolumnę łatwo dodać podczas identyfikowania źródła danych dla wykresu.
Tendencje porównawcze
Choć nazwa może wydawać się fantazyjna, to opisuje dość prostą koncepcję. Kiedy
na wykresie wyświetlane są dwie lub więcej serii danych, wówczas tendencje dla tych
serii można łatwo wizualnie porównać. Poniżej omówiono kilka technik, dzięki którym
można zbudować komponenty przedstawiające tendencje porównawcze.
Tworzenie porównań obok siebie

Na rysunku 8.13 widoczny jest wykres prezentujący obok siebie porównanie trzech okre-
sów. Technika ta umożliwia przedstawienie poszczególnych okresów za pomocą różnych
kolorów bez zrywania ciągłości kompletu danych.
Rysunek 8.12. Excel jest na tyle sprytny, że poradzi sobie z rozpoznaniem i umieszczeniem na wykresie
dodatkowej warstwy etykiet
Rysunek 8.13.
Tendencje
dla różnych okresów
można przedstawić
obok siebie
1. Aby utworzyć taki typ wykresu, dane powinny mieć strukturę podobną do tej
widocznej na rysunku 8.14.
Dane nie zostały umieszczone w jednej kolumnie; zamiast tego rozmieszczono

je odpowiednio dla poszczególnych lat. Taki układ spowoduje, że na wykresie będą
utworzone trzy osobne linie (które można sformatować różnymi kolorami).
2. Zaznaczyć całą tabelę i utworzyć wykres liniowy.
Zostanie wówczas wykreślony wykres widoczny na rysunku 8.13.
3. Aby nieco urozmaicić ten przypadek, należy zaznaczyć wykres, a następnie
kliknąć prawym klawiszem myszy. Następnie wybrać z menu kontekstowego
Zmień typu wykresu.
4. W oknie dialogowym Zmienianie typu wykresu należy wybrać opcję Wykres
skumulowany kolumnowy.
Rysunek 8.14.
Dane źródłowe,
które mają być
porównane obok siebie
Jak widać na rysunku 8.15, teraz wykres przedstawia tendencje dla każdego
roku w kolumnach.
Rysunek 8.15.
Aby przedstawić
tendencje w kolumnach
zamiast za pomocą
linii, wystarczy
zmienić typ wykresu
na skumulowany
kolumnowy
A jak dodać przerwę pomiędzy kolejnymi latami? Wystarczy wstawić spację w danych źró-
dłowych (pomiędzy kolejnymi dwunastoma miesiącami), a pojawi się ona na wykresie
Tworzenie porównań skumulowanych

W porównaniach skumulowanych serie danych są umieszczane nie obok siebie, tak jak
w poprzednim przypadku, ale jedna na drugiej. Choć w ten sposób tracona jest korzyść
wynikająca z wyświetlania tendencji obok siebie, w jednej linii, to po stronie zysków można
zapisać możliwość błyskawicznego porównania danych i niewielkie zużycie przestrzeni.
Na rysunku 8.17 przedstawiono skumulowane porównanie danych.
Rysunek 8.16.
Aby wstawić przerwę
pomiędzy kolejnymi
latami, wystarczy
wstawić ją w danych
źródłowych
Rysunek 8.17.
Skumulowane
porównanie pozwala
zestawić ze sobą dane
w zwartej przestrzeni
1. Utworzyć nową tabelę i dodać do niej dane (patrz rysunek 8.18).
Rysunek 8.18.
Na początek dane
dla dwóch
różnych okresów
2. Zaznaczyć całą tabelę i utworzyć wykres kolumnowy.

3. Zaznaczyć którąkolwiek z kolumn dla serii roku 2010 i kliknąć prawym klawiszem
myszy, a następnie wybrać Zmień typu wykresu.
4. W oknie dialogowym Zmienianie typu wykresu należy wybrać opcję Wykres liniowy.
Ta metoda sprawdza się dobrze w przypadku dwóch serii danych. Należy natomiast
unikać kumulowania większej liczby serii. Kumulowanie więcej niż dwóch serii danych
wprowadza bałagan na wykresie oraz zmusza odbiorców do ciągłego sprawdzania
na legendzie, czego dotyczą konkretne dane.
Wskazywanie tendencji za pomocą osi pomocniczej

W przypadku niektórych komponentów do pokazania mamy dwie serie danych z różnymi
jednostkami. I tak na rysunku 8.19 widoczna jest tabela z danymi na temat liczby pracow-
ników i kosztów pracy.
Rysunek 8.19.
Często potrzebne jest
wskazanie dwóch
tendencji wyrażonych
w zupełnie innych
jednostkach,
na przykład ilości
i wartości procentowej
Zestawienie różnych jednostek na jednym wykresie może przynieść bardzo nieciekawe

efekty, takie jak na rysunku 8.20. Ponieważ Excel używa osi poziomej do największych
liczb, informacja o kosztach pracy znalazła się na dole wykresu. W tym przypadku nie
pomoże nawet skala logarytmiczna.
Rysunek 8.20.
Tendencja
dla procentowo
wyrażonych kosztów
pracy zagubiła się
gdzieś na dole
wykresu
Ponieważ domyślna oś pionowa (czy oś główna) nie sprawdzi się dla dwóch serii, rozwią-
zaniem jest utworzenie dodatkowej osi i umieszczenie na niej serii danych, które nie zmie-
ściły się na osi podstawowej. Ta druga oś jest osią pomocniczą.
Aby umieścić serię danych na osi pomocniczej, należy kolejno:

1. Kliknąć prawym klawiszem myszy i wybrać Formatuj serię danych.
Zostanie wyświetlone okno dialogowe Formatowanie serii danych
2. W oknie dialogowym Formatowanie serii danych rozwinąć sekcję Opcje serii,
a następnie wybrać opcję Oś pomocnicza.
Na rysunku 8.22 widoczna jest nowo dodana oś (po prawej stronie wykresu). Wszystkie
dane przynależne do osi pomocniczej mają swoje etykiety umieszczone po prawej stronie.
Rysunek 8.21.
Umieszczanie
serii danych
na osi pomocniczej
Rysunek 8.22.
Dzięki osi pomocniczej
oba trendy są
wyraźnie widoczne
Zmiana typu wykresu może wydatnie pomóc w porównywaniu dwóch tendencji. Na ry-
sunku 8.23 widać, że wykres dla danych o liczbie pracowników został zmieniony na ko-
lumnowy. Dzięki temu wyraźnie widać, że mimo iż liczba pracowników w listopadzie
i grudniu spadła, to koszty pracy wciąż rosły.
Rysunek 8.23.
Zmiana typu jednego
z wykresów może
przynieść wyraźne
polepszenie czytelności
przekazu
Technicznie rzecz biorąc, nie ma znaczenia, która z serii zostanie umieszczona na osi
pomocniczej. Generalną zasadą jest umieszczanie na niej tych danych, które sprawiają
kłopot. Tak było w omawianym przykładzie: ponieważ to procentowe ujęcie kosztów pracy
nie było prawidłowo wyświetlane, dlatego też te dane zostały umieszczone na osi
dodatkowej.
Zaznaczanie wybranych okresów

W prezentowanych przez komponenty okresach mogą mieć miejsce zdarzenia, które powo-
dować będą nieprawidłowości w strukturze tendencji. Gwałtowne wzrosty czy spadki linii
trendu mogą być spowodowane pewnymi zjawiskami mającymi miejsce w firmie. Może
też pojawić się konieczność połączenia aktualnych danych z prognozami. W takich przy-
padkach pomocne może być podkreślenie wybranych okresów za pomocą specjalnego
formatowania.
Formatowanie wybranych okresów

Załóżmy, że właśnie utworzyliśmy komponent (patrz rysunek 8.24) i chcielibyśmy wy-
jaśnić przyczynę wyraźnego wzrostu sprzedaży w październiku. Można oczywiście za-
stosować notatkę, umieszczając ją gdziekolwiek, ale zmusi to odbiorców do szukania da-
nych poza pulpitem menedżerskim. Przyciągnięcie uwagi wprost na wykres da odbiorcom
kontekst i uwolni ich od szukania informacji poza grafiką.
Rysunek 8.24.
Wzrost w październiku
gwarantuje
przyciągnięcie uwagi
Prostym rozwiązaniem jest sformatowanie punktu danych dla października za pomocą innego
koloru, a następnie umieszczenie prostego pola tekstowego z wyjaśnieniem przyczyn wzrostu.
Aby sformatować pojedynczy punkt danych, należy:

1. Kliknąć raz punkt danych.
Na wszystkich punktach danych zostaną umieszczone kropki.
2. Kliknąć powtórnie wybrany punkt danych, dzięki czemu będziemy mieć pewność,
że program zastosuje formatowanie tylko do tego jednego punktu.
Kropki znikną z pozostałych punktów, oprócz tego wybranego.
3. Kliknąć prawym klawiszem myszy i wybrać z menu Formatuj punkt danych.
Zostanie otwarte okno dialogowe Formatowanie punktu danych (patrz rysunek 8.25).
Naszym celem jest dostosowanie właściwości formatowania punktu danych.
Okno dialogowe widoczne na rysunku 8.25 jest charakterystyczne dla wykresu

kolumnowego. W przypadku innych wykresów inne będą również dostępne opcje.
Niezależnie od tego idea pozostaje ta sama; okno umożliwia wprowadzenie zmian
w formatowaniu pojedynczego punktu danych.
Rysunek 8.25.
Okno dialogowe
Formatowanie punktu
danych udostępnia
opcje formatowania
pojedynczego punktu
danych
Po zmianie koloru wypełnienia danych za październik i dodaniu pola tekstowego z obja-

śnieniem wszystkie potrzebne informacje znajdą się na wykresie (patrz rysunek 8.26).
Rysunek 8.26.
Uwaga odbiorców
kierowana jest
na wyraźny wzrost
w październiku
oraz jego wyjaśnienie
zawarte w polu
tekstowym
Aby dodać pole tekstowe do wykresu, należy kliknąć ikonę Pole tekstowe widoczną
w grupie Wstawianie na Wstążce. Następnie należy kliknąć wewnątrz wykresu w pustym
polu i wprowadzić odpowiedni tekst.
Stosowanie znaczników podziału do zaznaczania zdarzeń

Od czasu do czasu ma miejsce zdarzenie, które zmienia całkowicie prezentowane dane.
Dobrym przykładem jest podniesienie cen. Ilustrację takiego przypadku przedstawiono na
rysunku 8.27: w październiku nastąpiła zmiana cen. Jak widać, linia podziału (oprócz dodat-
kowej etykiety) jest wyraźnym znacznikiem rozdzielającym dane sprzed zmiany cen i po niej.
Rysunek 8.27.
Aby zaznaczyć jakieś
wydarzenie, wystarczy
zastosować prostą linię
Choć efekt taki można osiągnąć na wiele różnorodnych sposobów, to jednak w zdecydo-
wanej większości przypadków wystarczy proste narysowanie linii samodzielnie. Aby nary-
sować taką linię na wykresie, należy:
1. Kliknąć wykres, aby go zaznaczyć.
2. Z karty Wstawianie umieszczonej na Wstążce rozwinąć listę Kształty.
3. Następnie wybrać odpowiedni rodzaj linii i narysować ją w dowolnym miejscu
wykresu.
4. Kliknąć prawym klawiszem myszy właśnie narysowaną linię i wybrać z menu
Formatuj obiekt.
5. W wyświetlonym oknie dialogowym można wprowadzić zmiany w formatowaniu
koloru, stylu czy grubości linii.
Przedstawienie prognoz
Powszechnie zdarza się prośba o przedstawienie w pojedynczym komponencie wyświe-
tlającym tendencje zarówno bieżących danych, jak i prognoz. Kiedy umieścimy te infor-
macje razem, ważne jest, aby dać odbiorcom możliwość łatwego rozróżnienia, gdzie kończą
się aktualne dane, a rozpoczynają dane prognozowane. Na rysunku 8.28 widać dokładniej,
co mam na myśli.
Rysunek 8.28.
Łatwo rozróżnić
dane bieżące
od prognozowanych
Najlepszym sposobem na osiągnięcie takiego efektu jest zastosowanie struktury danych

źródłowych podobnej do tej widocznej na rysunku 8.29. Jak widać, sprzedaż bieżąca
i przewidywana umieszczone są w osobnych kolumnach, dzięki czemu podczas two-
rzenia wykresu mamy dwie serie danych. W komórce B14 znajduje się odwołanie do
komórki C14. Służy to zachowaniu ciągłości tendencji (bez przerw), gdy obie serie
zostaną umieszczone na wykresie.
Jeżeli zestaw danych został prawidłowo przygotowany, możemy utworzyć wykres liniowy.
Dla serii za rok 2013 można wprowadzić specjalne formatowanie. Oto, co należy zrobić:
Rysunek 8.29.
Rozpoczynamy od tabeli
zawierającej sprzedaż
bieżącą i przewidywaną
w osobnych kolumnach
1. Kliknąć serię danych przewidywanej sprzedaży w roku 2013.

We wszystkich punktach danych tej serii zostaną umieszczone kropki.
2. Kliknąć prawym klawiszem myszy i wybrać z menu Formatuj serię danych.
Zostanie otwarte okno dialogowe Formatowanie serii danych. Będzie można
w nim wprowadzić zmiany w formatowaniu koloru, stylu czy grubości linii dla
danej serii.
Inne metody przedstawiania tendencji

Poniżej przedstawiono kilka dodatkowych metod, nieco bardziej zaawansowanych niż
opisane do tej pory.
Unikanie zbyt dużych ilości danych

Pracujesz z kierownikiem, który ma bzika na punkcie danych? Dostajesz bólu głowy
od kolejnych prób umieszczenia danych z trzech lat na wykresie prezentującym dane
z poprzedniego miesiąca? Choć potrzeba posiadania informacji o tendencjach z trzech
ostatnich lat może wydawać się zrozumiała, to umieszczenie zbyt wielu informacji
na pojedynczym wykresie może być drogą donikąd.
Kiedy trzeba będzie zmierzyć się z koniecznością wyświetlenia nierealnych ilości danych,
warto wykonać krok wstecz i zastanowić się nad prawdziwym przeznaczeniem analizy.
Czego tak naprawdę szuka kierownik, prosząc o umieszczenie na danych z ostatniego mie-
siąca tendencji z ostatnich trzech lat? Być może chce sprawdzić, czy obecna wartość sprze-
daży nie ma tendencji spadkowej w zestawieniu z danymi historycznymi. Czy naprawdę
konieczne jest przedstawienie danych z każdego miesiąca, czy może wystarczy sama ten-
dencja kierunkowa?
Tendencję kierunkową wyznacza się za pomocą prostych analiz do określenia kierunków

przebiegu. Kluczowym jej atrybutem jest zestaw przeliczonych danych zestawiony z dany-
mi bieżącymi. I tak zamiast tworzyć wykres dla każdego miesiąca danego roku, na wykresie
można umieścić średnią obliczoną dla poszczególnych kwartałów. Dzięki temu na wykre-
sie uzyskamy informację o kierunku trendu bez konieczności sprawdzania szczegółowych
danych.
Przyjrzyjmy się rysunkowi 8.30, przedstawiającemu dwa wykresy. Na dolnym wykresie

dane dla każdego roku zostały umieszczone osobno. Od razu widać, jak trudno rozeznać się
w prezentowanych informacjach. Wykres wygląda jak zestawienie miesięcznej sprzedaży
dla wszystkich trzech lat. Na górnym wykresie przedstawiono te same dane, ale jako ten-
dencję kierunkową, jednocześnie prezentując sprzedaż dla kluczowych okresów. Tendencja
jest wyraźnie widoczna, informując, że sprzedaż ustabilizowała się po poprzednich okresach
wzrostów.
Rysunek 8.30.
Tendencja kierunkowa
(na dole) może pomóc
ocenić trendy
niewidoczne w bardziej
skomplikowanych
wykresach
Wygładzanie danych
Niektóre rodzaje działalności charakteryzują się dużymi wahaniami w kolejnych miesią-
cach. Przykładem mogą być usługi doradcze; dochody o stałej wartości mogą gwałtownie
wzrosnąć na kilka miesięcy po podpisaniu dużego kontraktu. Takie wahania określa się
mianem cykli koniunkturalnych lub sezonowością.
Niezależnie od używanej nazwy taka zmienność w danych może uniemożliwić efektywną

analizę i prezentację danych. Na rysunku 8.31 widać, jak bardzo zmienność danych może
wpłynąć na przedstawiane tendencje.
Rysunek 8.31.
Duże wahania
prezentowanych
danych utrudniają
obserwację tendencji
Wówczas z pomocą przychodzi technika zwana wygładzaniem danych. Wygładzanie

danych, zgodnie z nazwą, wymusza wygładzenie najwyższych i najniższych wartości
w zbiorze, tak aby bez zaburzania ich proporcji utworzyć bardziej przewidywalny zestaw
danych.
Wygładzać dane można na wiele różnych sposobów. Poniżej omówiono dwie najprostsze
metody takiego działania.
Wygładzanie danych za pomocą funkcji ŚREDNIA
Excel ma wbudowany mechanizm wygładzania danych za pomocą średniej ruchomej. Jak

można się spodziewać, to linia uzyskiwana przez przeliczenie i wyrysowanie średniej
dla każdego punktu danych. To operacja statystyczna używana do obserwacji tendencji
dziennych, tygodniowych czy miesięcznych. Zwykle średnia ruchoma obliczana jest nastę-
pująco: najpierw oblicza się średnią dla określonej liczby punktów danych, a następnie
wraz z pojawianiem się nowych danych (dziennie, tygodniowo czy miesięcznie) najstarsza
wartość używana do obliczenia średniej jest zastępowana przez najnowsze dane. Działanie
to jest powtarzane dla całego zestawu danych, a tworzona tendencja jest średnią repre-
zentującą dane punkty w okresie.
Na rysunku 8.32 przedstawiono sposób, w jaki średnia ruchoma może pomóc wygładzić
dane, podświetlając przewidywane okresy.
W omawianym przykładzie zastosowano średnią ruchomą dla okresu czterech miesięcy.

Rysunek 8.32.
Średnia ruchoma
dla okresu
czterech miesięcy
dodana do wykresu
pomaga wygładzić
oryginalne dane
Aby dodać linię trendu dla średniej ruchomej, należy kolejno:

1. Kliknąć prawym klawiszem myszy serię zróżnicowanych danych, a następnie
wybrać z menu Dodaj linię trendu.
2. Zostanie wówczas wyświetlone okno dialogowe (patrz rysunek 8.33).
Zaznaczyć w nim opcję Średnia ruchoma i określić liczbę okresów.
Rysunek 8.33.
Ustalanie okresu
czterech miesięcy
dla średniej ruchomej
W omawianym przypadku ten parametr został ustawiony na cztery miesiące.

Samodzielne wygładzanie danych

Jako alternatywę dla wbudowanych w Excela linii trendu można zastosować następujące
rozwiązanie: samodzielnie obliczyć wygładzone wartości, a następnie wprowadzić je, jako
dodatkową serię, na wykres. Na rysunku 8.34 widoczna jest kolumna o nazwie Wygładzone
zawierająca przeliczone dane, wykorzystane następnie jako punkty danych nowej serii danych.
Rysunek 8.34.
Obliczanie nowych,
wygładzonych danych
dla serii danych
na wykresie
W omawianym przykładzie w drugim wierszu kolumny z wygładzonymi danymi znajduje

się prosta formuła obliczająca średnią z pierwszego i drugiego punktu danych. Odwołanie
do pierwszego punktu danych (komórki D2) jest bezwzględne, co można stwierdzić po
obecności znaku dolara ($). Dzięki temu mamy pewność, że kiedy formuła będzie kopio-
wana w dół, zakres będzie powiększany o wszystkie poprzednie punkty danych.
Po skopiowaniu formuły do wszystkich pozycji kolumny uzyskane w ten sposób dane

można wykorzystać jako źródło danych dla wykresu. Na rysunku 8.35 przedstawiono
wygładzone dane widoczne jako wykres liniowy.
Rysunek 8.35.
Wykreślenie
wygładzonych danych
ujawni linię trendu
Rozdział 9.
Komponenty
do grupowania danych
W tym rozdziale:
 Wyświetlanie list rankingowych
 Śledzenie zmian za pomocą histogramów
 Zaznaczanie najwyższych wartości
Zorganizowanie danych w logiczne grupy jest często pomocnym rozwiązaniem. Grupo-

wanie pozwala skupić się na zarządzaniu zestawami informacji posiadającymi kluczowe
atrybuty. I tak zamiast przeglądać wszystkich klientów na gigantycznym zestawieniu, można
przejrzeć dane tych, którzy kupili tylko jeden produkt. Dzięki temu można poświęcić czas
i zasoby na tych klientów, którzy potencjalnie mogą kupić więcej. Łatwiej można wyłowić
grupy klientów wykraczających poza średnią dla danej firmy.
W tym rozdziale omówiono, w jaki sposób za pomocą komponentów pulpitu menedżer-

skiego tworzyć grupy danych.
Tworzenie list rankingowych

Kiedy patrzymy na listę 500 największych firm, zwykle ograniczamy się do pierwszej
dwudziestki. Być może w drugiej kolejności sprawdzamy, kto wypadł poza tę pierwszą
dwudziestkę. Czymś niezwykłym jest chęć sprawdzenia, kto znalazł się na przykład
na miejscu 251. Dzieje się tak nie dlatego, że nie obchodzi nas pozycja 251, ale dlatego,
że szkoda nam czasu i energii na przebijanie się przez wszystkie 500 miejsc zestawienia.
Dlatego właśnie przygotowuje się listy rankingowe.
Zagadnienie to było już częściowo omówione przy tworzeniu list rankingowych. Odbiorcy
dysponują ograniczoną ilością czasu, który mogą poświęcić na zapoznawanie się z deta-
lami pulpitu menedżerskiego. Przedstawienie list rankingowych pomoże im podjąć decy-
zję, gdzie powinni skupić swoje działania, uwagę i zasoby.
Organizowanie danych źródłowych

Lista rankingowa może być zupełnie prosta, tak jak dane włączone do pulpitu menedżer-
skiego. Zwykle umieszczane po prawej stronie pulpitu, dane te podkreślają szczegóły,
które menedżer może wykorzystać do dalszych działań. Na prostym pulpicie menedżerskim
widocznym na rysunku 9.1 przedstawiono informacje o dziesięciu najlepszych i najgor-
szych przedstawicielach handlowych.
Rysunek 9.1. Listy rankingowe ułatwiają poznanie pełnego obrazu sytuacji
Aby nieco urozmaicić zestawienie, można podać bardziej rozbudowane informacje o miej-
scu w rankingu, używając w tym celu wykresów w komórkach czy formatowania warun-
kowego (patrz rysunek 9.2).
Rysunek 9.2.
Formatowanie
warunkowe
umożliwia dodawanie
do list rankingowych
elementów graficznych
Rozdział 9.  Komponenty do grupowania danych 203
Informacje na temat tworzenia wykresów w komórce i formatowania warunkowego za

pomocą pasków danych można znaleźć w rozdziale 4. Widoczne strzałki to efekt zasto-
sowania formatowania warunkowego do wartości z bieżącego miesiąca porównywanych
z danymi z ubiegłego miesiąca.
Zastosowanie tabel przestawnych do tworzenia zestawień

Tabele przestawne to wspaniałe narzędzie, pomocne podczas tworzenia interaktywnych
raportów. Czytelnicy, którzy nie mieli dotychczas do czynienia z tabelami przestawnymi,
nie powinni się niczego obawiać. Więcej informacji na ich temat zamieszczono w części
IV niniejszej książki. Poświęćmy teraz chwilę i prześledźmy proces wykorzystania takiej
tabeli do utworzenia listy rankingowej.
Można też otworzyć plik Rozdział 09 Przykłady.xlsx i śledzić omawiane czynności.

Plik można pobrać z serwera FTP: ftp://ftp.helion.pl/przyklady/andae2.zip.
Aby wyświetlić największe wartości w tabeli przestawnej, należy kolejno:

1. Rozpocząć od tabeli przestawnej z danymi, które mają być użyte do tworzenia list
rankingowych. W omawianym przypadku w tabeli znajdą się dane o handlowcach
i wielkości sprzedaży osiągniętej przez każdego z nich (patrz rysunek 9.3).
Rysunek 9.3.
Na początku
potrzebna jest
tabela przestawna
zawierająca dane,
które mają być
filtrowane
2. Następnie kliknąć prawym klawiszem myszy w polu, z którego chcemy wyświetlić

największe wartości. W tym przypadku użyjemy nazwisk handlowców. Następnie
należy wybrać z menu Filtruj/10 pierwszych (patrz rysunek 9.4).
Zostanie wyświetlone okno dialogowe Filtr 10 pierwszych wartości (Handlowiec)
3. W oknie Filtr 10 pierwszych wartości (Handlowiec) określamy rodzaj widoku. W tym
przykładzie chcemy wyświetlić 10 sprzedawców z najwyższymi wartościami sprzedaży.
4. Aby zastosować filtr, należy kliknąć OK.
Od tej chwili tabela przestawna jest filtrowana w taki sposób, aby wyświetlać
dziesięciu najlepszych handlowców dla wybranego Regionu i Rynku. Można
zmienić ustawienia filtrów i wybrać sprzedawców tylko dla rynku lubuskiego
Rysunek 9.4.
Wybieramy z menu
opcję 10 pierwszych
Rysunek 9.5.
Określamy filtry,
które mają być
zastosowane
Rysunek 9.6.
Zastosowane filtry
można zmieniać
na bieżąco i wyświetlać
rankingi handlowców
dla dowolnie
wybranych regionów
i rynków
5. Aby wyświetlić handlowców z najsłabszymi wynikami, skopiować całą tabelę

przestawną i wkleić tuż obok.
6. Następnie powtórzyć kroki od drugiego do czwartego, tyle że w oknie ustawień
filtra wybrać opcję Dolne.
Jeżeli wszystko się uda, w efekcie będziemy mieć dwie tabele podobne do tych widocznych
na rysunku 9.7; w jednej wyświetlana będzie lista dziesięciu najlepszych sprzedawców,
a w drugiej lista dziesięciu najsłabszych. Za pomocą odpowiednich formuł można połączyć
te tabele przestawne z danymi w warstwie analiz w naszym modelu danych. Dzięki temu
również listy rankingowe wyświetlać będą najnowsze dane.
Rysunek 9.7.
Dwie tabele:
jedna z najlepszymi,
druga z najsłabszymi
handlowcami
Jeżeli któryś z rekordów odpowiadających filtrowi 10 pozycji dolnych lub górnych byłby
powiązany z innym rekordem, Excel wyświetliłby je wszystkie. Oznacza to, że można
mieć wyświetlonych więcej wierszy niż ustawienia filtra. Jeżeli wyświetlilibyśmy dziesięciu
najlepszych handlowców, a jeden z nich byłby powiązany z dodatkowym rekordem,
wówczas w efekcie mielibyśmy 11 wyświetlonych pozycji.
Zastosowanie histogramów
do monitorowania relacji i częstości wystąpień
Histogram to graficzna prezentacja częstości występowania. Informuje on, jak często
pojawia się określone zdarzenie czy kategoria danych. Histogram umożliwia wizualizację
dystrybucji danego atrybutu.
Przykładowy histogram widoczny jest na rysunku 9.8. Przedstawiono na nim rozkład

sprzedaży w ciągu miesiąca w gronie przedstawicieli handlowych. Jak widać, większość
z nich sprzedała towary w przedziale od pięciu do dwudziestu pięciu sztuk. Kierownik
sprzedaży będzie zapewne chciał przesunąć garb widoczny na wykresie w prawą stronę,
tak aby więcej osób sprzedawało większą liczbę jednostek w ciągu miesiąca. Może ustalić
następujący cel dla sprzedawców: przez następne trzy miesiące większość z nich ma uzy-
skać wielkość sprzedaży w przedziale pomiędzy 15 a 25 sztukami. Dzięki histogramowi
można na bieżąco obserwować stopień realizacji przyjętego planu.
Rysunek 9.8.
Histogram
przedstawia rozkład
sprzedaży jednostek
w ciągu miesiąca
w gronie
przedstawicieli
handlowych
W tym rozdziale omówiono metody tworzenia histogramów za pomocą formuł i tabel

przestawnych. Omówione tu techniki znakomicie sprawdzają się w odniesieniu do modelu
danych, w którym rozdzielono warstwy danych, analizy i prezentacji. Dodatkowo umoż-
liwiają one pewną automatyzację i interaktywność, które są bardzo przydatne podczas
comiesięcznych aktualizacji pulpitu menedżerskiego.
W rozdziale 11. omówiono metody tworzenia wydajnego modelu danych i zarządzania nim.
Dodawanie formuł do zgrupowanych danych

Na początku potrzebna jest tabela zawierająca nieprzetworzone dane. Najlepiej byłoby,
gdyby zawierała ona unikatowe rekordy ze zliczonymi danymi, które chcemy zgrupować.
I tak na rysunku 9.9 widoczna jest tabela zawierająca listę (niepowtarzalnych) nazwisk
handlowców z informacją o liczbie sprzedanych towarów. Aby utworzyć histogram z for-
mułami, wystarczy wykonać poniższą procedurę:
Rysunek 9.9.
Zaczynamy od tabeli
z nieprzetworzonymi
danymi i przedziałami
1. Przed utworzeniem histogramu należy utworzyć tablicę z przedziałami

Określa ona parametry grupowania danych, które zostaną użyte do podzielenia
danych na przedziały zależnie od częstości występowania. Dzięki tej tablicy
Excel umieści wszystkich handlowców, którzy sprzedali mniej niż 5 jednostek,
w pierwszym przedziale; tych, którzy sprzedali od 5 do 14, w drugim przedziale
i tak dalej.
Podczas tworzenia tabeli z przedziałami można oczywiście ustawić własne parametry.

Dobrze jest trzymać się zasady, że kolejne przedziały powinny być mniej więcej tej samej
wielkości. Ostatnią wartością w tabeli zwykle jest największa wartość z zestawu danych.
Dzięki temu uzyskujemy przejrzyste grupowanie, które kończy się na określonej liczbie,
a nie na wartości daleko przekraczającej występujące dane.
2. Utworzyć nową kolumnę zawierającą formuły CZĘSTOŚĆ. Nową kolumnę

nazwiemy, zgodnie z rysunkiem 9.10, Formuły CZĘSTOŚĆ.
Funkcja Excela CZĘSTOŚĆ oblicza, jak często wartości występują w zakresie
określonym w tablicy przedziałów.
Rysunek 9.10. Po wprowadzeniu formuły CZĘSTOŚĆ należy jeszcze wcisnąć kombinację klawiszy
Ctrl+Shift+Enter
3. Zaznaczyć liczbę komórek równą liczbie komórek w tablicy przedziałów.

4. Wprowadzić formułę CZĘSTOŚĆ i wcisnąć kombinację klawiszy Ctrl+Shift+Enter.
Formuła CZĘSTOŚĆ zawiera pewne dziwactwo, które często zaskakuje osoby korzystające
z niej po raz pierwszy. Otóż jest to formuła tablicowa, co w tym przypadku oznacza, że
zwraca wiele wartości jednocześnie. Aby zadziałała ona prawidłowo, po jej wprowadzeniu
należy jeszcze użyć kombinacji klawiszy Ctrl+Shift+Enter. Jeżeli wciśniemy tylko Enter,
pojawią się nieprawidłowe wyniki.
Od tego momentu powinniśmy mieć do dyspozycji tabelę, w której podana będzie liczba
handlowców z wynikami przypisanymi do każdego z ustalonych wcześniej przedziałów.
Można użyć jej do utworzenia wykresu, ale etykiety danych nie będą zbyt czytelne. Aby
uzyskać lepszy efekt, wystarczy utworzyć prostą tabelę z danymi zasilającymi wykres.
To będzie nasz następny krok.
5. Utworzyć tabelę z danymi do wykresu, dzięki czemu będzie on bardziej czytelny
(patrz rysunek 9.11). Za pomocą prostej formuły można połączyć wartości
z poszczególnych wierszy tablicy przedziałów. Kolejna formuła wstawi wartości
obliczone przez formułę CZĘSTOŚĆ. Na rysunku 9.11 w pierwszym wierszu nowej
tabeli można zobaczyć te formuły. Zostały one następnie po prostu skopiowane
w dół; w ten sposób została utworzona tabela nadająca się do wykreślenia wykresu.
Rysunek 9.11.
Aby uzyskać
lepszy efekt,
wystarczy utworzyć
prostą tabelę z danymi
zasilającymi wykres
6. Korzystając z tabeli nowo utworzonej specjalnie do tego celu, można wstawić

wykres kolumnowy.
Efekt widoczny jest na rysunku 9.12. Można śmiało wykorzystać go jako podstawę
do tworzenia histogramu. Jeżeli nie przeszkadzają Ci przestrzenie pomiędzy punktami
danych, zadanie wykonane. Jeżeli jednak chcielibyśmy połączyć serie i zlikwidować
przerwy między nimi, należy wykonać następujące kroki:
Rysunek 9.12.
Część danych
do histogramu
znajduje się
na wykresie
kolumnowym
7. Kliknąć prawym klawiszem myszy dowolną kolumnę wykresu i z menu wybrać

Formatuj serię danych. Zostanie wyświetlone okno dialogowe Formatowanie
serii danych.
8. W oknie dialogowym wybrać pozycję Opcje serii i ustawić wartość Brak przerwy
na 0% (patrz rysunek 9.13).
Rysunek 9.13.
Aby usunąć przerwy
między kolumnami,
należy ustawić
Szerokość przerwy
na 0%
Dodawanie skumulowanych wartości procentowych

Przydatnym rozwiązaniem może być dodanie do wykresu skumulowanej serii wartości
procentowych. Umożliwi ona przedstawienie procentowego rozkładu punktów danych.
Na rysunku 9.14 przedstawiono przykład skumulowanej serii danych procentowych.

Dla każdego punktu danych na histogramie widoczna jest wartość procentowa informująca,
ilu (procentowo) handlowców sprzedało produkty w danym przedziale tablicy. I tak widać,
że 25% handlowców sprzedało 15 i mniej sztuk. Innymi słowy, 75% sprzedawców sprze-
dało więcej niż 15 sztuk.
Rysunek 9.14. Dla każdego punktu danych na histogramie widoczna jest wartość procentowa
informująca, ilu (procentowo) handlowców sprzedało produkty w danym przedziale tablicy
Przyjrzyjmy się punktowi danych na wykresie, zawierającemu wartość 75% na skumulo-

wanej serii. Etykieta danych dla tego punktu zawiera przedział 35 – 45. Oznacza to, że 75%
handlowców sprzedało od 0 do 45 sztuk. Oznacza to, że tylko 25% sprzedawców udało się
osiągnąć wynik lepszy niż 45 sztuk.
Aby utworzyć skumulowaną procentową serię danych na histogramie, należy wykonać

poniższą procedurę:
1. Po wykonaniu kroków od pierwszego do piątego i utworzeniu histogramu (co opisano
nieco wcześniej) dodać kolumnę do tabeli użytej do utworzenia wykresu, w której
obliczany będzie procent sprzedawców mieszczących się w pierwszym przedziale
tablicy (patrz rysunek 9.15).
Rysunek 9.15.
W nowej kolumnie
wprowadzamy formułę,
która obliczy procent
handlowców
mieszczących się
w pierwszym
przedziale tablicy
Symbol dolara ($) zastosowany w formule zablokuje odwołania podczas kopiowania

jej do kolejnych komórek.
2. Skopiować formułę do wszystkich przedziałów tablicy.
3. Korzystając z tabeli utworzonej specjalnie do tego celu, można wstawić wykres
liniowy.
Jak widać na rysunku 9.16, wykres wymaga dodatkowego formatowania.
Rysunek 9.16.
Aby wykres zaczął
wyglądać jak histogram,
potrzebne będzie
dodatkowe
formatowanie
4. Kliknąć prawym klawiszem myszy serię Liczba handlowców i wybrać z menu

Zmień typ wykresu. Z dostępnej listy wybrać wykres kolumnowy.
5. Kliknąć prawym klawiszem myszy dowolną kolumnę wykresu i z menu wybrać
Formatuj serię danych.
6. Ustawić wartość Brak przerwy na 0% (patrz rysunek 9.13).
7. Kliknąć prawym klawiszem myszy serię Skumulowane w % i wybrać z menu
8. W oknie dialogowym Formatowanie serii danych w polu Kreśl serię na należy
wybrać opcję Oś pomocnicza.
9. Kliknąć prawym klawiszem myszy serię Skumulowane w % i wybrać z menu
Dodaj etykiety danych.
W tym momencie wykres bazowy jest gotowy. Powinien wyglądać podobnie do tego
przedstawionego na rysunku 9.14. Teraz można zająć się już formatowaniem etykiet,
kolorów i tym podobnych elementów.
Tworzenie histogramów za pomocą tabel przestawnych

Zapewne nie wszyscy wiedzieli, że tabele przestawne można wykorzystać jako źródło
do histogramów. Właśnie tak. Za pomocą mało znanej sztuczki można utworzyć histogram,
który będzie tak interaktywny, jak wykres przestawny.
Tak jak w przypadku histogramu korzystającego z formuł, pierwszym krokiem w tworzeniu

histogramu z tabeli przestawnej jest utworzenie rozkładu częstości.
Czytelnicy dopiero rozpoczynający przygodę z tabelami przestawnymi nie muszą się

martwić. W części IV niniejszej książki znajduje się dokładne omówienie zalet i wad
tabel przestawnych. Poniżej znajduje się tylko wprowadzenie do rodzajów analiz
możliwych dzięki tabelom przestawnym.
1. Utworzyć tabelę przestawną i umieścić wartości w obszarze wierszy

(nie w obszarze danych). Jak widać na rysunku 9.17, pole Wielkość sprzedaży
znajduje się w obszarze Etykiet wierszy.
Rysunek 9.17. Wartości należy umieścić w obszarze Etykiet wierszy, a handlowców w obszarze
Wartości, w którym podsumowanie należy ustawić jako Licznik
Natomiast w Obszarze wartości należy umieścić pole Handlowiec.

2. Następnie należy kliknąć prawym klawiszem myszy dowolną pozycję w obszarze
Etykiet wierszy i z menu wybrać opcję Grupuj.
Zostanie wyświetlone okno dialogowe Grupowanie (patrz rysunek 9.18).
3. W oknie dialogowym należy wprowadzić wartości dla pól Początek i Koniec,
a następnie ustawić interwał. Dzięki temu zostanie utworzony rozkład częstości.
W przykładzie widocznym na rysunku 9.18 ustawiono następujące wartości:
Początek: 5000; Koniec: 100000, a interwał na 1000.
Rysunek 9.18.
Okno dialogowe
Grupowanie
4. Aby potwierdzić wprowadzone ustawienia, należy kliknąć OK.

Tabela przestawna obliczy liczbę handlowców dla zdefiniowanych przedziałów,
tak jak w rozkładzie częstości (patrz rysunek 9.19). Tak uzyskanych wyników
można użyć do utworzenia histogramu.
Rysunek 9.19.
Efektem grupowania
wartości z obszaru
Etykiet wierszy jest
rozkład częstości,
który można
wykorzystać
do histogramu
Oczywistą korzyścią płynącą ze stosowania tej techniki jest uzyskanie rozkładu częstości
oraz histogramu, w którym można interaktywnie filtrować dane, również na podstawie
innych wymiarów, takich jak Region czy Rynek. Można więc sprawdzić histogram dla
rynku lubuskiego, a następnie szybko przełączyć się na rynek mazowiecki.
Korzystając z tabeli przestawnej, można do histogramu dodać podsumowanie

wyświetlające wartości jako procenty sumy końcowej.
Zaznaczanie największych wartości

Mimo że w niektórych sytuacjach wykres jest najlepszą metodą zobrazowania danych,
to i tak może pojawić się potrzeba przyciągnięcia uwagi do najwyższych wyświetlonych
na nim wartości. Wówczas z pomocą przychodzą techniki pozwalające uwydatnić takie
wartości. Można użyć Excela do określenia, które wartości w zestawie danych są naj-
wyższe, a następnie specjalnie je sformatować. Na rysunku 9.20 widoczny jest przy-
kład, w którym pięć najlepszych kwartałów wyróżniono innym kolorem oraz dodatkowo
nadano im etykiety.
Sekret kryjący się za tą techniką to formuła MAX.K. Formuła zwraca k-tą największą wartość
w zbiorze danych. Innymi słowy, użytkownik mówi, gdzie i czego szukać.
Rysunek 9.20.
Pięć najlepszych
kwartałów spośród
prezentowanych
na wykresie zostało
sformatowanych
za pomocą odmiennego
koloru oraz etykiet
Aby znaleźć największą liczbę w zbiorze, formuła powinna wyglądać następująco: MAX.K
(tablica; 1). Aby znaleźć piątą największą liczbę, należałoby wpisać: MAX.K(tablica; 5).
Na rysunku 9.21 przedstawiono sposób działania funkcji MAX.K.
Rysunek 9.21.
Formuła zwraca k-tą
największą wartość
w zbiorze danych
Zasada jest zupełnie prosta. Aby odnaleźć pięć największych wartości w danym zakresie,
najpierw należy odnaleźć piątą największą liczbę (funkcja MAX.K przychodzi tu z pomocą),
a następnie sprawdzić wszystkie pozostałe liczby, aby stwierdzić, czy są większe niż piąta
największa. Oto, jak to zrobić:
1. Utworzyć tabelę służącą jako źródło danych do wykresu, w której znajdą się
formuły łączące je z nieprzetworzonymi danymi. Tabela powinna zawierać dwie
kolumny: jedną do przechowywania danych, które nie mieszczą się w pierwszej
piątce, i drugą, w której znajdą się pozycje odpowiadające ustalonym kryteriom
Rysunek 9.22.
Tworzenie tabeli
zawierającej formuły
umieszczające
wartości w jednej
z dwóch kolumn
2. W pierwszym wierszu tabeli z danymi do wykresu należy wprowadzić formuły

widoczne na rysunku 9.22.
Formuła w pierwszej kolumnie (komórka F4) sprawdza, czy wartości w komórce
C4 są mniejsze od wyniku działania formuły MAX.K, wyszukującej piątą największą
liczbę. Jeżeli tak jest, wówczas zwracana jest wartość z komórki C4. W przeciwnym
razie zostanie wyświetlony tekst BRAK. Formuła w drugiej kolumnie działa w ten
sam sposób, z tym że gdy wartość jest mniejsza od wyniku działania formuły MAX.K,
wówczas zwracany jest tekst BRAK, a gdy wartość jest większa, wówczas zwracana
jest zawartość komórki C4.
3. Skopiować formuły do wszystkich komórek tabeli.
4. Utworzyć wykres skumulowany kolumnowy, korzystając z utworzonej tabeli.
Zostaną wyświetlone dwie serie danych: jedna dla punktów danych mieszczących
się w pierwszej piątce najlepszych wyników oraz druga dla punktów poza nią
Rysunek 9.23.
Po dodaniu etykiet
do najlepszych
pięciu pozycji
oraz wprowadzeniu
drobnych zmian
w formatowaniu wykres
powinien wyglądać
podobnie do tego
widocznego na rysunku
Na wykresie widocznym na rysunku 9.23 widoczne są — zupełnie niepotrzebne

w tym przypadku — zera. Aby pozbyć się ich z wykresu, należy kolejno:
5. Kliknąć prawym klawiszem myszy dowolną etykietę danych z serii zawierającej
najlepszą piątkę i z menu wybrać Formatuj etykiety danych.
6. W oknie dialogowym Formatowanie etykiet danych rozwinąć sekcję Liczby,
a następnie z listy Kategoria wybrać Niestandardowe.
7. W polu Kod formatu należy wprowadzić: # ##0;; (patrz rysunek 9.24).
Rysunek 9.24.
Po wprowadzeniu
kodu formatowania
# ##0;; w kategorii
Niestandardowe
wszystkie zera w serii
zostaną ukryte
8. Kliknąć przyciski Dodaj i Zamknij.
Po wprowadzeniu powyższych zmian niepotrzebne zera znikną z wykresu i będzie można

wprowadzić kolory, etykiety i wszelkie inne potrzebne formatowanie.
Tę samą metodę można zastosować, aby wyświetlić pięć najniższych wartości z zestawu
danych. Jedyna różnica polega na tym, że zamiast formuły MAX.K należy zastosować
MIN.K. Podczas gdy funkcja MAX.K zwraca największą k-tą wartość, to funkcja MIN.K zwraca
najmniejszą wartość.
Na rysunku 9.25 przedstawiono działanie formuły zastosowanej zgodnie z omówioną

wcześniej techniką po to, aby odnaleźć pięć najmniejszych wartości.
Rysunek 9.25.
Aby uwydatnić pięć
najniższych wartości,
należy zastosować
formułę MIN.K
Formuła w pierwszej kolumnie (komórka F4) sprawdza, czy wartości w komórce C22
są większe od wyniku działania formuły MIN.K, wyszukującej piątą najmniejszą liczbę.
Jeżeli tak jest, wówczas zwracana jest wartość z komórki C22. W przeciwnym razie zosta-
nie wyświetlony tekst BRAK. Formuła w drugiej kolumnie działa w ten sam sposób, z tym
że gdy wartość jest mniejsza od wyniku działania formuły MIN.K, wówczas zwracany jest
tekst BRAK, a gdy wartość jest większa, wówczas zwracana jest zawartość komórki C4.
Rozdział 10.
Komponenty
do oceny efektywności
realizacji celów
W tym rozdziale:
 Wykorzystanie odchylenia do oceny realizacji celów
 Ocena realizacji na podstawie danych statystycznych
 Tworzenie wykresów w kształcie termometru
 Tworzenie wykresów pociskowych
 Przedstawianie zakresów oceny efektywności realizacji celów
Niezależnie od tego, o jakiej gałęzi przemysłu czy firmie mówimy, zawsze można wyzna-
czyć pewne cele i plany i skonfrontować je z aktualnymi danymi. Plany mogą dotyczyć
wszystkiego: od wielkości przychodów, przez liczbę magazynowanych skrzynek, po liczbę
wykonanych telefonów. Świat biznesu jest pełen planów i celów do osiągnięcia. Twoim
zadaniem jest znalezienie właściwych sposobów mierzenia efektywności ich realizacji.
Czym jest ocena efektywności realizacji celów? Przyjmijmy, że celem jest pobicie rekordu
prędkości na ziemi (aktualnie rekord wynosi 1228 km/h). Celem jest więc osiągnięcie pręd-
kości 1229 km/h. Kiedy już wskoczymy do samochodu i popędzimy tak szybko, jak się da,
uzyskamy prędkość maksymalną przedstawioną jako liczbę. Możemy jej użyć do oceny
stopnia realizacji celu.
W tym rozdziale omówiono pewne nowe i interesujące sposoby tworzenia komponentów

służących do mierzenia efektywności realizacji celów.
Przedstawianie oceny efektywności realizacji

celów z wykorzystaniem odchylenia
Powszechną metodą prezentowania wskaźników oceny realizacji celu jest umieszczenie
przyjętego celu oraz osiągniętych wyników. Zwykle osiąga się to za pomocą wykresu
liniowego lub wykresu złożonego (patrz rysunek 10.1).
Rysunek 10.1.
Typowy wykres
przedstawiający ocenę
realizacji celów
Choć wykres umożliwia znalezienie punktów, w których wyniki przekraczają plany lub też
ich nie osiągają, to jednak prezentowana informacja jest jednowymiarowa i dosyć uboga.
Nawet gdyby dodać do wykresu etykiety z informacją na temat procentowego wykonania
planu, to wciąż dane nie będą pełne.
Bardziej wyrazistą i niosącą więcej informacji metodą prezentowania wskaźników oceny

realizacji celów jest przedstawienie odchylenia pomiędzy planem a wynikiem. Na
rysunku 10.2 przedstawiono te same dane, jak na wcześniejszym rysunku 10.1, ale dodano
informację o odchyleniu (od wyników odjęto przyjęte założenia). Dzięki temu widać nie
tylko, kiedy plany zostały zrealizowane, a kiedy nie, ale także informację o walutowej
wartości każdego takiego zdarzenia.
Rysunek 10.2.
Warto rozważyć
użycie odchylenia
do przedstawienia
stopnia realizacji celu
Rozdział 10.  Komponenty do oceny efektywności realizacji celów 219
Ocena realizacji na podstawie

danych statystycznych
Cel zastosowany do mierzenia efektywności realizacji celu niekoniecznie musi być okre-
ślony przez kierowników czy politykę przedsiębiorstwa. W rzeczywistości niektóre elementy,
które będą mierzone, mogą nawet nie mieć określonych celów. W takich przypadkach,
gdy nie ma określonego celu, który można by wykorzystać do mierzenia efektywności
realizacji, często pomocne bywają dane statystyczne z firmy.
I tak na rysunku 10.3 przedstawiona jest ocena realizacji sprzedaży dla każdego z oddzia-
łów, której cel został ustalony jako średnia dla wszystkich oddziałów. Jak widać, oddziały 1.,
3. i 6. mają wyniki poniżej średniej.
Rysunek 10.3.
Ocena realizacji
dokonywana
w przypadku braku
określonego celu
Oto, jak utworzyć linię mediany podobną do widocznej na rysunku 10.3:

1. Utworzyć nową kolumnę tuż obok danych i wprowadzić do niej prostą formułę
MEDIANA (patrz rysunek 10.4).
Rysunek 10.4.
Nowa kolumna
z wprowadzoną
formułą
Zamiast formuły można wprowadzić tu dowolne działanie matematyczne lub statystyczne

dla przedstawianych danych. Należy tylko sprawdzić, czy zwracane wartości są takie
same dla całej kolumny. To decyduje o tym, czy będziemy mieć linię prostą.
2. Skopiować formułę do wszystkich komórek tabeli.
Jak już wspomniano, wszystkie liczby w nowo utworzonej kolumnie powinny
być takie same.
3. Na podstawie tabeli utworzyć wykres kolumnowy.

4. Kliknąć prawym klawiszem myszy serię danych Średnia i wybrać Zmień typ
wykresu seryjnego.
5. Zmienić typ wykresu na liniowy.
Wykresy w kształcie termometru

Wykresy w kształcie termometru oferują unikalny sposób oceny realizacji celu. Aby
być precyzyjniejszym: prezentowane dane mają kształt przypominający raczej słupek
rtęci w termometrach. Efekt taki osiągnięty jest dzięki temu, że mierzony wynik oraz
odpowiadający mu cel są nałożone na siebie. Przykład takiego wykresu widoczny jest na
rysunku 10.5.
Rysunek 10.5. Wykresy słupka rtęci termometru oferują unikalny sposób oceny realizacji celu
Aby utworzyć taki typ wykresu, wystarczy wykonać poniższą procedurę:

1. Na początek potrzebna jest tabela zawierająca wyniki sprzedaży i przyjęte plany,
które to dane należy umieścić na wykresie kolumnowym.
2. Kliknąć prawym klawiszem myszy serię danych Przychody i wybrać z menu
3. W oknie dialogowym Formatowanie serii danych należy wybrać opcję
Oś pomocnicza.
4. Następnie wrócić do wykresu i usunąć właśnie utworzoną oś pionową po prawej
stronie wykresu.
5. Kliknąć prawym klawiszem myszy serię danych Plan i wybrać z menu Formatuj
serię danych.
6. W oknie dialogowym należy ustawić wartość Brak przerwy tak, aby seria Plan
była nieco szersza od serii Przychody; zwykle odpowiednie są ustawienia między
45% a 55%.
Wykorzystanie wykresów pociskowych

Wykres pociskowy to typ wykresu kolumnowego lub słupkowego zaprojektowany przez
eksperta od wizualizacji Stephena Fewa, aby zastąpić obecne na pulpitach menedżer-
skich liczniki i wskaźniki. Wykres ten umożliwia czytelne wyświetlenie wielu warstw
informacji bez zajmowania zbyt dużej ilości miejsca na pulpicie. Wykres przedstawiony
na rysunku 10.6 zawiera proste mierniki realizacji celu (Wykonanie planu sprzedaży na
dziś), zestawienie przychodów z planem i wyświetla je w przyjętej skali ocen, takich jak
Słabe, Zadowalające, Dobre i Bardzo dobre.
Rysunek 10.6.
Wykres pociskowy
umożliwia wyświetlenie
danych w wielu
perspektywach
na bardzo małej
przestrzeni
Na rysunku 10.7 opisano trzy podstawowe części wykresu pociskowego. Środkowy słupek
służy do oceny realizacji celu. Znacznik odpowiada przyjętemu celowi. Wypełnienie tła
informuje o skali ocen.
Rysunek 10.7.
Elementy wykresu
pociskowego
Tworzenie wykresów pociskowych

Choć tworzenie wykresu pociskowego w Excelu wymaga wykonania kilku kroków, to
wcale nie musi być trudne. Aby go utworzyć, wystarczy wykonać poniższą procedurę:
1. Rozpocząć należy od tabeli zawierającej wszystkie punkty danych potrzebne do
utworzenia trzech głównych części wykresu pociskowego.
Przykład takiej tabeli widoczny jest na rysunku 10.8. Pierwsze cztery wartości
w zestawie (Słabe, Zadowalające, Dobre, Bardzo dobre) ustanawiają skalę ocen.
Oczywiście, nie trzeba ograniczać się do czterech wartości, można ustawić ich
dowolną liczbę. W tym scenariuszu zakresy dla poszczególnych ocen zostaną
ustawione od 0% do 100%. Będą to odpowiednio 5%, 10%, 15% i 75%. Oczywiście,
można je ustawić zgodnie z potrzebami. Piąta pozycja (Wartości) zostanie użyta
do utworzenia paska realizacji celu. Szósta pozycja jest odpowiedzialna za znacznik
określonego celu.
Rysunek 10.8.
Na początek konieczna
jest tabela zawierająca
wszystkie punkty danych
potrzebne do utworzenia
wykresu pociskowego
2. Należy zaznaczyć całą tabelę i wstawić skumulowany wykres kolumnowy.

Utworzony wykres będzie miał niewłaściwy kierunek.
3. Aby zmienić układ, należy kliknąć wykres, a następnie przycisk Przełącz
wiersz/kolumnę (patrz rysunek 10.9).
Rysunek 10.9.
Przełączenie układu
kolumn i wierszy
spowoduje, że wykres
będzie odczytywał
dane z kolumn
4. Kliknąć prawym klawiszem myszy serię danych Plan i wybrać Zmień typ wykresu
seryjnego. W oknie dialogowym Zmienianie typu wykresu należy zmienić przy
serii Plan typ wykresu na Skumulowany liniowy ze znacznikami i umieścić go na
osi pomocniczej (patrz rysunek 10.10). Po potwierdzeniu zmian seria Plan będzie
wyświetlana jako pojedyncza kropka.
Rysunek 10.10.
W oknie dialogowym
Zmienianie typu wykresu
należy zmienić przy
serii Plan typ wykresu
na Skumulowany liniowy
ze znacznikami
i umieścić go
na osi pomocniczej
5. Ponownie należy kliknąć prawym klawiszem myszy serię Plan i wybrać z menu
Formatuj serię danych; zostanie wyświetlone okno dialogowe Formatowanie
serii danych. Następnie należy kliknąć opcję Znacznik i dostosować go tak,
aby wyglądał jak daszek (patrz rysunek 10.11).
Rysunek 10.11.
Formatowanie
znacznika
6. W tym samym oknie dialogowym należy rozwinąć opcję Wypełnienie i ustawić

Pełne, zmieniając przy okazji kolor na wyrazisty (np. czerwony).
7. Wciąż w tym samym oknie należy rozwinąć sekcję Obramowanie i ustawić opcję
Brak linii.
8. Następnie wracamy do wykresu i usuwamy właśnie utworzoną oś pomocniczą,
czyli pionową oś po prawej stronie wykresu (patrz rysunek 10.12).
Rysunek 10.12.
Pamiętaj, aby usunąć
utworzoną wcześniej
oś pomocniczą
To ważny etap, decydujący o tym, czy skala na wykresie będzie taka sama
dla wszystkich punktów danych.
9. Kliknąć prawym klawiszem myszy serię danych Wartość i wybrać z menu
10. W oknie dialogowym Formatowanie serii danych należy wybrać Oś pomocnicza.
11. W oknie dialogowym Formatowanie serii danych należy wybrać pozycję Opcje
serii i ustawić wartość Brak przerwy tak, aby seria Wartość była nieco węższa
od pozostałych kolumn na wykresie. Zwykle wystarczy ustawienie jej pomiędzy
205% a 225%.
12. Następnie — wciąż w tym samym oknie — należy kliknąć Wypełnienie,
rozwinąć sekcję i wybrać opcję Wypełnienie pełne, a następnie ustawić kolor
na czarny.
13. To, co pozostało do zrobienia, to zmiana kolorów skali ocen na nieco jaśniejsze.
W tym momencie wykres pociskowy jest właściwie gotowy. Można oczywiście dopraco-
wać formatowanie, kształty czy rozmiary, tak aby wykres wyglądał zgodnie z oczekiwa-
niami użytkowników. Na rysunku 10.13 widoczny jest właśnie sformatowany wykres
pociskowy z legendą i poziomymi etykietami.
Rysunek 10.13.
Sformatowany
wykres pociskowy
Dodawanie danych do wykresu pociskowego

Po utworzeniu wykresu do pierwszej oceny realizacji celów można go użyć również
do innych pomiarów. Przyjrzyjmy się rysunkowi 10.14.
Rysunek 10.14.
Aby dodać dane
do wykresu,
wystarczy ręcznie
poszerzyć
zakres źródłowy
Jak widać (patrz rysunek 10.14), wykres ten został utworzony już poprzednio do pierw-
szego pomiaru realizacji celów. Wyobraźmy sobie, że dodajemy do niego dwa dodat-
kowe mierniki i chcemy je przedstawić graficznie. Oto, jak to zrobić:
1. Należy kliknąć wykres tak, aby pojawiła się niebieska obwódka dookoła
oryginalnych danych źródłowych.
2. Nasunąć kursor myszy nad niebieską kropkę w dolnym prawym rogu obwódki.
Kursor zmieni się w strzałki, tak jak widać to na rysunku 10.14.
3. Kliknąć i przeciągnąć niebieską kropkę na ostatnią kolumnę zestawu danych,
o który chcemy rozszerzyć wykres.
Na rysunku 10.15 widać, że dane zostały włączone do wykresu bez grama
dodatkowej pracy!
Rysunek 10.15.
Rozszerzenie
źródła danych
automatycznie
spowoduje utworzenie
nowych wykresów
pociskowych
Końcowe przemyślenia na temat wykresów pociskowych

Przed podsumowaniem podstawowych zagadnień związanych z wykresami pociskowymi
omówimy jeszcze dwa tematy dotyczące ich formatowania:
 Tworzenie skali ocen.
 Tworzenie poziomych wykresów pociskowych.
Tworzenie skali ocen

Po pierwsze, jeżeli skala ocen jest taka sama dla wszystkich mierników realizacji celów
na wykresie, wówczas można sformatować jej serie tak, aby nie było pomiędzy nimi przerw.
Na rysunku 10.16 widoczny jest wykres pociskowy, w którym szerokość przerwy pomię-
dzy poszczególnymi zakresami skali ocen została ustawiona na Brak przerwy/0%. Dzięki
temu skala ocen jest czytelna.
1. Kliknąć prawym klawiszem myszy dowolny z zakresów skali ocen i wybrać
z menu Formatuj serię danych. Zostanie wyświetlone okno dialogowe
2. W oknie dialogowym należy ustawić wartość Brak przerwy na 0%.
Rysunek 10.16.
Aby uzyskać czytelną
i przejrzystą skalę
ocen, warto ustawić
przerwy pomiędzy
poszczególnymi
zakresami ocen na 0%
Tworzenie poziomych wykresów pociskowych

Dla czytelników wyglądających z niecierpliwością akapitów o poziomych wykresach poci-
skowych mamy dobre i złe wieści. Najpierw zła wiadomość: tworzenie tych wykresów
w układzie poziomym jest dużo bardziej złożonym przedsięwzięciem od układu pionowego;
na tyle złożonym, że niewartym włożonego weń czasu i wysiłku.
Dobra wiadomość jest taka, że istnieje sprytny sposób zmiany pionowego układu wy-
kresu pociskowego na poziomy, i to tylko w trzech krokach. Oto, jak to zrobić:
1. Utworzyć wykres pociskowy w układzie pionowym.
Wskazówki, w jaki sposób można to zrobić, zamieszczono we wcześniejszej
części pt. „Tworzenie wykresów pociskowych”.
2. Zmienić wyrównanie dla osi i etykiet wykresu, obracając te elementy o 270°
Rysunek 10.17.
Ustaw wszystkie
etykiety pod
odpowiednim kątem
3. Następnie za pomocą narzędzia Aparat fotograficzny należy wykonać zdjęcie wykresu.

Teraz zdjęcie można obrócić do odpowiedniej pozycji, tak aby wykres prezentowany
był w układzie poziomym. Na rysunku 10.18 widać efekt końcowy.
Rysunek 10.18.
Wykres pociskowy
w układzie poziomym
Dobrą stroną tego rozwiązania jest to, że ponieważ użyliśmy Aparatu fotograficznego,
to za każdym razem, gdy zostaną zaktualizowane dane w tabeli źródłowej, znajdą się one
automatycznie również na wykonanym zdjęciu wykresu.
Nie słyszałeś o narzędziu Aparat fotograficzny? Zajrzyj do rozdziału 4., znajdziesz tam
szczegółowe informacje na temat korzyści płynących z jego stosowania.
Przedstawianie zakresów
oceny efektywności realizacji celów
W niektórych przypadkach założony plan nie jest pojedynczą wartością, a zakresem war-
tości. W takiej sytuacji celem jest znalezienie się w określonym zakresie liczbowym.
Załóżmy, że zarządzamy niewielką firmą sprzedającą mięso w skrzynkach transportowych.
Częścią naszej pracy jest utrzymanie stanów magazynowych na poziomie 25 – 35 skrzy-
nek miesięcznie. Jeżeli skrzynek będzie za dużo, przechowywany towar się popsuje. Jeżeli
będzie ich zbyt mało, stracimy przychody.
Aby móc śledzić, jak radzimy sobie z utrzymaniem odpowiedniej liczby skrzynek w maga-
zynie, potrzebny będzie komponent wyświetlający liczbę skrzynek w magazynie i wyma-
ganą liczbę (zakres). Taki komponent zamieszczono na rysunku 10.19. Szary pas przed-
stawia zakres, w którym należy się zmieścić w każdym miesiącu. Linia z kolei przedstawia
informację o liczbie aktualnie posiadanych skrzynek transportowych.
Rysunek 10.19.
Można utworzyć
komponent
wyświetlający
wymagany zakres
oraz bieżącą liczbę
Sztuczką wykorzystaną do utworzenia tego komponentu jest ustawienie zakresu dla okre-
ślonego celu. Oto, jak to zrobić:
1. Utworzyć tablicę limitów, w której można zdefiniować i dostosować górny
i dolny limit zakresu dla określonego celu.
Komórki B2 i B3 widoczne na rysunku 10.20 służą do określenia limitów tego zakresu.
Rysunek 10.20.
Utwórz tabelę
z formułami
wyznaczającymi
punkty danych dla
określonych zakresów
2. Utworzyć tabelę do wykreślania punktów danych dla określonych zakresów.

Powinna ona zawierać formuły widoczne w komórkach B8 i B9 (patrz rysunek 10.20).
Następnie należy skopiować formuły dla wszystkich danych.
Wartości widoczne dla poszczególnych miesięcy to efekt działania tych formuł.
3. Dodać wiersz, w którym umieszczone będą bieżące wartości (patrz rysunek 10.21).
Rysunek 10.21.
Dodaj wiersz, w którym
umieszczone będą
bieżące wartości
Te punkty danych zostaną użyte do wykreślenia linii trendu.

4. Należy zaznaczyć całą tabelę z danymi i wstawić skumulowany wykres warstwowy.
5. Kliknąć prawym klawiszem myszy serię danych Wartości i wybrać z menu
Zmień typ wykresu seryjnego. Po wyświetleniu okna dialogowego Zmienianie
typu wykresu należy zmienić serię Wartości na wykres liniowy i umieścić go na
osi pomocniczej (patrz rysunek 10.22). Po zatwierdzeniu zmiany seria Wartości
będzie widoczna na wykresie jako linia.
6. Usunąć z wykresu właśnie dodaną oś pomocniczą (pionowa oś po prawej
stronie wykresu).
7. Kliknąć serię danych Dolny limit i wybrać z menu Formatuj serię danych.
8. W oknie dialogowym Formatowanie serii danych należy kliknąć ikonę
Wypełnienie, a następnie wybrać Brak wypełnienia (patrz rysunek 10.23).
9. Kliknąć prawym klawiszem myszy serię danych Górny limit i wybrać z menu
Rysunek 10.22. Zmiana typu wykresu dla serii i umieszczanie osi pomocniczej
Rysunek 10.23.
Ukrywanie serii
Dolny limit za pomocą
formatowania
10. W oknie dialogowym Formatowanie serii danych ustawić Szerokość przerwy na 0%.
Właśnie tak. To, co zostało do zrobienia, to formatowanie etykiet, kolorów i tym po-
dobnych elementów.
Część III
Pulpity menedżerskie
— zagadnienia
zaawansowane
W tej części:
 Rozdział 11. Projektowanie modelu danych
 Rozdział 12. Dodawanie interaktywnych formantów do pulpitów menedżerskich
 Rozdział 13. Użycie makr w raportach
Rozdział 11.
Projektowanie
modelu danych
W tym rozdziale:
 Konfigurowanie warstw danych, analiz i prezentacji
 Wdrażanie najlepszych wzorców modeli danych
 Rozbudowa funkcji Excela o dostarczanie danych
 Rozszerzanie tabel Excela wraz z nowymi danymi
Model danych to fundament, na którym opiera się raport czy pulpit menedżerski. Zbie-
ranie i analiza danych to właśnie tworzenie modelu danych, który zasila daną prezentację.
W rozdziale omówiono, w jaki sposób zbudować wydajny model danych i zarządzać nim.
Z następnych rozdziałów można nauczyć się, jak tworzyć superkomponenty dla pulpitu
menedżerskiego, ale nie zdadzą się one na nic bez umiejętności tworzenia wydajnego
modelu danych. Po tej uwadze — zaczynamy!
Tworzenie modelu danych

Tworzenie wydajnego modelu danych nie jest tak skomplikowane, jak mogłoby się wyda-
wać. Problemem jest to, że większość ludzi poświęca zbyt mało czasu na przemyślenia
związane z modelem, który ma obsługiwać końcowy produkt. Jeżeli w ogóle poświęcają
temu zagadnieniu swoją uwagę, zwykle zaczynają od wyobrażenia sobie, jak będzie
wyglądał ukończony pulpit, i dopiero wówczas zaczynają spoglądać na wcześniejsze
etapy.
Spróbuj więc odwrócić tę kolejność. Gdzie znajdują się dane źródłowe? Jak powinny być
zorganizowane? Jakie obliczenia trzeba będzie wykonać? W jaki sposób ich rezultaty
zostaną przeniesione na pulpit menedżerski? Jak będzie przebiegać aktualizacja raportu?
Oczywiście, odpowiedzi na te pytania zależą od konkretnej sytuacji. Ale warto od

nich zacząć.
234 Część III  Pulpity menedżerskie — zagadnienia zaawansowane
Rozdzielenie warstw danych, analiz i prezentacji

Jedną z kluczowych koncepcji modelu danych jest zorganizowanie danych w trzech
warstwach: danych, analiz i prezentacji. Chodzi o to, aby dane nie były zbyt upakowane
w żadnej z wybranych metod ich prezentowania.
Przyjrzymy się fakturze. Dane finansowe na niej zgromadzone nie są rzeczywistym źró-
dłem informacji. Faktura to tylko prezentacja danych przechowywanych gdzieś w jakiejś
bazie danych. Dane można uporządkować i wyświetlić na wiele sposobów: na wykresach,
w tabelach, na pulpicie menedżerskim, a nawet na stronie internetowej. To wydaje się
oczywiste, ale dla użytkowników Excela dane, analizy i prezentacja często zlewają się
w jedno: końcowy projekt.
Najlepszym rozwiązaniem jest stworzenie trzech warstw dla modelu danych. Wyobrazić
sobie można te warstwy w postaci trzech arkuszy jednego skoroszytu Excela. I czasami
rzeczywiście jest to dobry sposób na zbudowanie modelu danych. Jeden arkusz służy do
przechowywania nieprzetworzonych danych wykorzystanych w raporcie; następny to
obszar, w którym wykonywane są obliczenia, a ostatni służy do prezentowania końcowych
danych. Na rysunku 11.1 przedstawiono trzy warstwy wydajnego modelu danych.
Rysunek 11.1.
W wydajnym modelu
warstwy danych,
analiz i prezentacji są
od siebie oddzielone
Rozdział 11.  Projektowanie modelu danych 235
Nie trzeba koniecznie umieszczać warstw danych, analiz i prezentacji w osobnych

arkuszach. Dla małych modeli danych łatwiejsze może być umieszczenie danych
w jednym obszarze arkusza, podczas gdy tablice etapowe znajdą się w innym obszarze
tego samego arkusza.
Po co w ogóle zawracać sobie głowę tymi trzema warstwami? Wyobraźmy sobie, że dys-
ponujemy tylko tabelą widoczną na rysunku 11.2. Zagmatwane tabele, takie jak ta na ry-
sunku, są powszechnie spotykane. To kombinacja danych, obliczeń i prezentacji. W takim
przypadku nie tylko jesteś ograniczony do konkretnej analizy, ale w dodatku nie można za-
poznać się z jej szczegółami. I co zrobić, gdy potrzebna będzie analiza danych w kwartałach
czy pojawi się konieczność wprowadzenia dodatkowego wymiaru? Zaimportować tabelę
zawierającą więcej kolumn i wierszy? Jaki będzie miało to wpływ na model danych?
Rysunek 11.2.
Unikaj tworzenia
niezmiennych tabel
łączących w jedno
dane, analizy
i prezentacje
Wybranie łatwiejszej drogi i uniknięcie dodatkowej pracy poprzez nierozdzielenie warstw

danych, analiz i prezentacji może srodze zemścić się później. Poświęćmy chwilę na zde-
finiowanie każdej z warstw i określenie jej roli w tworzeniu własnego modelu danych.
Warstwa danych
Jak widać na rysunku 11.1, na warstwę danych składają się nieprzetworzone dane zasila-
jące pulpit menedżerski. Dane w tej warstwie zwykle są w takiej samej postaci, jak w źródle,
z którego pochodzą. To oznacza, że w tej warstwie nie wykonuje się żadnych działań.
Jak się jednak wkrótce okaże, nie wszystkie dane nadają się do utworzenia wydajnego modelu
danych. I tak dane przedstawione na rysunku 11.3 są praktycznie bezużyteczne dla jakiejkol-
wiek innej analizy poza tą, która już się tam znajduje. Bo jak na przykład obliczyć i wyświetlić
średnią dla sprzedaży wszystkich rowerów? Jak przygotować listę 10 najlepszych rynków?
Rysunek 11.3.
Nie wszystkie dane
są dobrym
materiałem dla
warstwy danych
Takie ustawienia zmuszają do wykonania wielu procesów ręcznie, co będzie problema-

tyczne przy zarządzaniu raportem w kolejnych miesiącach. Wszystkie analizy obecne
w tym raporcie, poza tymi na najwyższym poziomie, są w istocie bardzo proste, nawet
jeśli użyto w nich skomplikowanych formuł. Co więcej: co się stanie, kiedy trzeba będzie
przedstawić wielkość sprzedaży rowerów w poszczególnych miesiącach? Jeżeli Twój
model danych wymaga analiz z użyciem danych, których nie ma w arkuszu, wówczas trzeba
szukać innego źródła.
Najlepiej byłoby, gdyby warstwa danych miała jedną z dwóch postaci:

 Tabeli o prostej strukturze: dane uporządkowane są według wierszy i kolumn.
Każdy wiersz odpowiada zestawowi danych, czyli rekordowi. Każda kolumna
to pole. Pole to unikalne dane w rekordzie. Na rysunku 11.4 przedstawiono te same
dane, jak na rysunku 11.3, tyle że w tabeli o prostej strukturze. Tabele o prostej
strukturze świetnie nadają się do modelowania danych w Excelu, ponieważ mogą
zawierać wystarczająco dużo potrzebnych danych i wciąż umożliwiać stosowanie
szerokiego zakresu formuł i obliczeń w warstwie analizy (SUMA, ŚREDNIA,
WYSZUKAJ.PIONOWO, SUMA.JEŻELI — żeby wymienić tylko kilka formuł).
W dalszej części rozdziału zostały omówione formuły, które mogą być
przydatne w modelu danych.
Rysunek 11.4.
Tabela o prostej
strukturze
 Dane w układzie tabelarycznym: idealne dla modeli danych ukierunkowanych

na tabele przestawne. Na rysunku 11.5 przedstawiono tabelaryczny zestaw
danych. Podstawową różnicą pomiędzy tabelarycznym zestawem danych
(patrz rysunek 11.5) a tabelą płaską jest to, że nazwy kolumn nie powtarzają
danych z wierszy. Na rysunku 11.4 identyfikator miesią0ca jest zintegrowany
z etykietą kolumny. A na rysunku 11.5 identyfikator miesiąca znajduje się
w kolumnie Okres. Właśnie ta subtelna różnica w strukturze czyni tabelaryczny
zestaw danych optymalnym źródłem do tworzenia tabel przestawnych. Dzięki temu
mamy pewność, że najważniejsze funkcje tabeli przestawnej, czyli sortowanie
i grupowanie, będą działały tak, jak powinny.
Rysunek 11.5.
Tabelaryczny
zestaw danych
Warstwa analizy
W warstwie analizy znajdują się przede wszystkim formuły używane do przetwarzania
danych, które to dane pobierane są z warstwy danych, a następnie umieszczane w sfor-
matowanych tabelach (nazywanych tabelami tymczasowymi). To właśnie tabele tym-
czasowe zasilają komponenty w warstwie prezentacji danymi. W skrócie: arkusz zawie-
rający warstwę analizy staje się obszarem tymczasowym, w którym dane są sumowane
i nadawany jest im format odpowiedni do prezentacji w komponentach raportu.
Z takiej konfiguracji płynie kilka korzyści:

 Łatwo zaktualizować cały model danych poprzez proste zastąpienie
nieprzetworzonych danych ich nowszą wersją. Formuły w arkuszu analizy
po prostu działają dalej, pobierając nowe dane.
 Łatwo można dodawać kolejne analizy; wystarczy wprowadzić nowe kombinacje
formuł w arkuszu analiz. Jeżeli potrzebne będą dane, których nie ma w aktualnie
posiadanych nieprzetworzonych danych, można po prostu dodać nową kolumnę
na końcu i nie będzie to miało wpływu na warstwy analizy i prezentacji.
Warstwa prezentacji
Warstwa prezentacji jest jak witryna sklepowa. Zawiera wszystkie wykresy, wizualizacje
danych i komponenty pulpitu menedżerskiego, które chcesz pokazać odbiorcom. Warstwa
ta jest najbardziej elastyczna, ponieważ można wybierać z mnóstwa dostępnych narzędzi,
grafik czy wykresów, tak aby utworzyć styl dla pulpitu menedżerskiego. A ponieważ
warstwa prezentacji jest zasilana z warstwy analizy, dane potrzebne dla każdego kom-
ponentu są zawsze zgodne co do treści i formatu.
Najlepsze wzorce modeli danych

Jedną z najlepszych cech Excela jest jego elastyczność. Można tworzyć zawiłe systemy
obliczeń, łączyć komórki i formatować podsumowania tak, że współdziałając ze sobą,
złożą się na ostateczną prezentację. Ale utworzenie udanego pulpitu menedżerskiego
wymaga czegoś więcej niż tylko ubijania kolejnej porcji danych. Źle zaprojektowany
model danych może tylko przysporzyć dodatkowej i niepotrzebnej pracy związanej
z zarządzaniem i aktualizowaniem prezentacji. Z drugiej strony, efektywny model zde-
cydowanie uprości procesy miesięcznej aktualizacji bez ryzyka nadwyrężenia spójności
pulpitu czy zdrowia jego administratora.
Poniżej omówiono najlepsze wzorce tworzenia modeli danych, które pomogą rozpocząć
projekt pulpitu menedżerskiego ze sporymi szansami na końcowy sukces.
Unikaj przechowywania zbędnych danych

W rozdziale 1. można przeczytać o tym, że wskaźniki wykorzystane w pulpicie powinny
bezwarunkowo realizować cel przyświecający jego powstaniu. Ta sama idea przyświeca
modelowi danych. Należy importować tylko te dane, które są niezbędne do zrealizowania
celu raportu czy pulpitu.
W przekonaniu, że trzeba mieć pod ręką tak wiele danych, jak to tylko możliwe, wielu
użytkowników Excela wprowadza do swoich arkuszy wszystkie informacje, jakie
wpadną im w ręce. Tych użytkowników można poznać po 40-megabajtowych załącznikach
do poczty elektronicznej. Pewnie widziałeś takie skoroszyty: dwa arkusze zawierające
prezentacje i kolejnych sześć — ukrytych — z tysiącami wierszy danych, z których więk-
szość i tak nie jest używana. Są to w rzeczywistości bazy danych zapisane w arkuszach.
Co złego jest w korzystaniu z tak wielu danych, jak to tylko możliwe? Oto kilka powodów,
dla których należy tego unikać:
 Zbędne dane zwiększają liczbę formuł. Jeżeli pobierane są nieprzetworzone
dane, trzeba je następnie agregować w Excelu. A to w nieunikniony sposób
prowadzi do wzrostu liczby formuł, które trzeba wprowadzić, a później nimi
zarządzać. Pamiętaj, że model danych to maszyna do prezentowania analiz,
a nie obróbki nieprzetworzonych danych. Dane najlepiej sprawdzające się w warstwie
prezentacji to takie, które zostały już zagregowane i zsumowane; można nimi
łatwo zarządzać i przekazywać je do komponentów pulpitu menedżerskiego.
Importowanie już zagregowanych danych (jeśli to tylko możliwe) jest najlepszym
rozwiązaniem. Aby utworzyć raport obejmujący przychody z podziałem
na regiony i miesiące, nie trzeba do tego celu importować do modelu danych
wszystkich przeprowadzanych transakcji. Lepiej użyć tabeli ze zagregowanymi
danymi dotyczącymi regionu, miesiąca, wartości transakcji i przychodów.
 Nadmiar danych obniża wydajność warstwy prezentacji. Innymi słowy:
ponieważ pulpit menedżerski jest zasilany przez model danych, to trzeba
zarządzać tym modelem, pozostając niewidocznym (na przykład za pomocą
ukrytego arkusza). Pomijając fakt, że spowoduje to znaczące zwiększenie
rozmiarów pliku, to wprowadzenie zbyt wielu danych do modelu może
spowodować spadek wydajności samego pulpitu. Dlaczego? Podczas otwierania

pliku Excela cała jego zawartość jest wczytywana do pamięci RAM, aby zapewnić
szybki dostęp do danych i ich przetwarzanie. Mankamentem tego rozwiązania
jest spore zapotrzebowanie na pamięć, nawet w przypadku niewielkich zmian
w arkuszu. Być może zauważyłeś, że kiedy zlecisz Excelowi wykonanie obliczeń
na dużej dawce danych, w ich trakcie program wolniej reaguje, a na pasku stanu
pojawia się wskaźnik postępu. Im więcej danych, tym większe mogą być opóźnienia.
 Zbędne informacje ograniczają też skalowalność modelu danych. Załóżmy,
że pracujesz w niewielkiej firmie i w swoim modelu danych zamieszczasz informacje
o comiesięcznych transakcjach. Każdego miesiąca przybywa 80 tysięcy wierszy
z danymi. Z czasem udało się utworzyć solidny zestaw procedur, makr i tabel
przestawnych potrzebnych do analizowania danych przechowywanych w arkuszu.
Co się stanie po roku? Utworzysz nowy arkusz? W jaki sposób poddasz analizie
dane z dwóch arkuszy tak, aby były traktowane jako całość? Czy wcześniejsze
formuły będą wystarczające? Czy trzeba będzie napisać nowe makra?
Można uniknąć wszystkich tych komplikacji, importując tylko zagregowane dane po-
trzebne do osiągnięcia podstawowego celu raportu.
Używaj arkuszy do dokumentowania i tworzenia modelu danych

Chęć umieszczenia całego modelu danych na jednym arkuszu jest zrozumiała. Sprawo-
wanie nadzoru nad jednym arkuszem jest dużo prostsze niż nad kilkoma. Jednak zawę-
żenie modelu danych do jednego arkusza ma swoje ograniczenia. Oto kilka z nich:
 Obniża jakość analiz. Ograniczenie się do jednego arkusza, ze względu na jego
ograniczenia objętościowe, może narzucić podobne limity wykonywanej analizy.
Rozważ dodanie kolejnych arkuszy do modelu danych, aby uzyskać miejsce
na dodatkowe dane i analizy, na które może zabraknąć miejsca, gdyby pozostać
tylko przy jednym arkuszu.
 Może spowodować utworzenie niewłaściwego modelu danych. Podczas pracy
z dużymi ilościami danych potrzebnych jest wiele tabel tymczasowych do agregacji
i obróbki nieprzetworzonych danych, tak aby mogły one zostać przekazane do
komponentów pulpitu menedżerskiego. Przy korzystaniu z jednego arkusza tabele
tymczasowe trzeba umieścić poniżej lub po prawej stronie danych. Choć dzięki
temu zebrane zostaną wszystkie elementy potrzebne do zasilania danymi warstwy
prezentacji, to jednak trzeba będzie sporo wysiłku, aby dostać się do konkretnych
danych i odnaleźć te, które akurat będą potrzebne. To zdecydowanie utrudnia
poznanie modelu danych i zarządzanie nim. Dlatego warto korzystać z dodatkowych
arkuszy do przechowywania tabel tymczasowych, szczególnie w modelach
zawierających duże ilości danych zajmujących dużo miejsca.
 Ograniczenie objętości dokumentacji, którą można dołączyć. Szybko przekonasz
się, że Twój model danych łatwo zmienił się w system wzajemnie przenikających się
łączy pomiędzy komponentami, zakresów wejścia i wyjścia oraz formuł. Oczywiście,
wszystko wydaje się mieć sens podczas tworzenia modelu, ale spróbuj wrócić do
tego za kilka miesięcy. Okaże się, że nie pamiętasz, do czego służą poszczególne
zakresy danych i jak każdy z nich współdziała z warstwą prezentacji. Aby uniknąć
A jeśli już mowa o dokumentacji…

Inną metodą udokumentowania logiki modelu danych jest nieco swobodniejsze wykorzystanie
komentarzy i etykiet. To zdumiewające, jak kilka dodatkowych komentarzy i etykiet może ułatwić
zapoznanie się z modelem danych. Chodzi o to, aby układ i struktura pozostały czytelne nawet
dla modelu przygotowanego dawno temu.
Warto też rozważyć użycie kolorów do identyfikacji zakresów danych. Dzięki temu wystarczy rzut oka
na zakres komórek i będzie można szybko zorientować się, z czym dany zakres jest powiązany.
W razie zastosowania tego dobrego wzorca każdy zakres danych oznaczony powinien być innym
kolorem. I tak na przykład koloru żółtego można użyć do oznaczenia tabel tymczasowych przecho-
wujących dane używane w wykresach i tabelach warstwy prezentacyjnej. Z kolei szary może być
użyty dla formuł, które nie powinny być zmieniane; fioletowy dla tabel odwołań używanych do wyszu-
kiwania czy list rozwijanych.
Oczywiście, wybór kolorów to sprawa zupełnie dowolna; można im przypisywać dowolne znaczenia.
Ważne jest, aby móc graficznie rozróżnić zakresy używanych w modelu danych. W przypadku wy-
korzystywania kolorów ważne jest, aby w dokumentacji opisać znaczenie każdego z nich.
tego problemu, rozważ dołączenie do modelu danych jego mapy. Mapa modelu
zbiera informacje na temat zakresów najważniejszych danych oraz umożliwia
opisanie ich interakcji z komponentami raportującymi w warstwie prezentacji.
Jak widać na rysunku 11.6, mapa modelu to nic ekstrawaganckiego; to po prostu
tabela, w której umieszczono najważniejsze informacje na temat używanych
zakresów danych.
Rysunek 11.6.
Mapa modelu
zawiera szkic
dokumentujący
jego działanie
Do mapy można dołączyć każdą informację, która wyda Ci się właściwa. Utworzenie mapy
ma na celu posiadanie zwięzłego przewodnika po elementach modelu danych.
Przetestuj model danych przed tworzeniem komponentów

To jedna z najlepszych praktyk. Nim zaczniesz tworzyć komponenty do pulpitu, upewnij
się, że model danych robi to, czego od niego oczekujesz. Podążając tą ścieżką, należy
zwrócić uwagę na kilka spraw:
 Przetestowanie formuł, aby mieć pewność, że działają one poprawnie.
Trzeba sprawdzić, czy formuły nie generują komunikatów błędów i czy podają
właściwe i oczekiwane wyniki.
 Sprawdź dwa razy podstawowe dane, aby mieć pewność, że są kompletne.
Trzeba sprawdzić, czy podczas importu do Excela nie są gdzieś „obcinane”.
Upewnij się też, że każda kolumna z danymi posiada poprawną etykietę.
 Trzeba też sprawdzić formatowanie cyfr i należy to zrobić we wszystkich

polach, w których ma być ono zastosowane. Należy się upewnić, że daty są
wyświetlane jako daty, że waluty posiadają odpowiednie skróty literowe oraz że
jest wyświetlana odpowiednia liczba cyfr po przecinku.
Oczywistym celem powyższych czynności jest uniknięcie błędów, które mogą skompli-
kować sytuację później.
Funkcje Excela do wykorzystania

w modelu danych
Jak już wspomnieliśmy, optymalny model danych użyty w pulpicie menedżerskim roz-
dziela warstwy danych, analiz i prezentacji od siebie. Choć oczywiście wszystkie trzy
warstwy są ważne, to jednak w warstwie analiz dzieje się najwięcej. Jej głównym zada-
niem jest pobieranie informacji z warstwy danych i ich opracowywanie w tabelach tym-
czasowych tak, aby następnie mogły zostać przeniesione do wykresów, tabel i innych
komponentów pulpitu menedżerskiego. Aby proces ten był efektywny, trzeba wykorzystać
formuły, które posłużą jako mechanizm transportujący dane do miejsc przeznaczenia.
Jak wiadomo, informacje, których potrzebujesz, znajdują się w warstwie danych (najczę-
ściej w tabeli ze zagregowanymi danymi). Formuły do przekazywania danych zostały
zaprojektowane do pobierania i umieszczania danych w warstwie analizy, gdzie są prze-
twarzane i formatowane. Fajne jest to, że po ustawieniu tych formuł warstwa analizy
będzie aktualizowana każdorazowo po wprowadzeniu zmian w warstwie danych.
Poniżej omówiono kilka funkcji Excela szczególnie przydatnych w formułach związanych

z dostarczaniem danych. Po przeanalizowaniu zaprezentowanych przykładów sposób ich
działania będzie jaśniejszy.
Tablice — informacje
Poniżej często będzie pojawiać się termin tablica. Tablica (inaczej tabela odwołań) to
po prostu zestaw danych uporządkowany tak, aby łatwo można było uzyskać z niego
potrzebne dane. W omówionym wcześniej przykładzie tablica to warstwa danych.
Tablica może mieć kilka postaci:

 Jedna kolumna lub wiersz: w takiej formie możemy mieć listę nazwisk
kierowników, której używać będziemy do wyszukiwania odpowiedniej osoby
na podstawie jej nazwiska czy pozycji w kolumnie.
 Zakres z wieloma kolumnami: możemy dysponować tabelą zawierającą numer
produktu oraz cenę. Takiej tablicy można używać jako odnośnika do
wyszukiwania konkretnych cen na podstawie numeru produktu. W takim
przypadku potrzebna będzie formuła, która na podstawie numeru pobierze
odpowiednią cenę.
 Tablica pozycji: w niektórych przypadkach może zaistnieć potrzeba wyszukania

wartości na podstawie ich położenia w tablicy. Przyjmijmy, że trzeba odnaleźć
przychody uzyskane w czternastym tygodniu roku. Jeżeli w tabeli znajdują się
dane dla każdego tygodnia, w dodatku ułożone chronologicznie, wówczas będzie
można po prostu pobrać wartość z czternastej komórki.
Funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO
Funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO wyszukuje zadaną wartość w pierwszej kolumnie tablicy,
a następnie zwraca wartość w innej kolumnie tablicy; tabela musi być w układzie pio-
nowym. Na rysunku 11.7 tabela po lewej stronie zawiera informacje na temat sprzeda-
ży produktów w poszczególnych miesiącach z uwzględnieniem ich numeru. W dolnej
tabeli przypisano numery do konkretnych produktów. Funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO połączy
właściwą nazwę produktu z jego numerem.
Rysunek 11.7. Funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO wyszukuje właściwą nazwę produktu zgodnie z jego numerem
Funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO — podstawy

Aby zrozumieć działanie funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO, warto poświęcić chwilę i zapoznać się
z jej składnią. Do działania funkcja potrzebuje następujących argumentów:
WYSZUKAJ.PIONOWO(szukana_wartość;tabela-tablica;nr_kolumny;[przeszukiwany_zakres])
 szukana_wartość: to wartość, którą chcesz znaleźć w pierwszej kolumnie tablicy.

Na rysunku 11.7 szukana_wartość to numer produktu. Jest to też pierwszy
argument dla wszystkich formuł w kolumnie C (patrz rysunek 11.7).
 tabela-tablica: obszar, w którym znajduje się przeszukiwana tablica.
Na rysunku 11.7 jest to zakres komórek D16:E22. Warto zwrócić uwagę, że aby
funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO zadziałała, lewa kolumna musi zawierać pasujące wartości.
I tak jeżeli tymi wartościami są numery produktów, muszą się one znajdować
w pierwszej kolumnie przeszukiwanej tablicy. Należy też używać odwołań
bezwzględnych. To oznacza, że odwołania do kolumn i wierszy muszą być

poprzedzone znakiem dolara ($); tak jak w przypadku $D$16:$E$22. Dzięki temu
uzyskamy pewność, że odwołania pozostaną niezmienne, gdy skopiujemy
formułę w dół lub w poprzek arkusza.
 nr_kolumny: numer kolumny z przeszukiwanej tablicy zawierającej dopasowane
wartości. Na rysunku 11.7 druga kolumna (H) zawiera nazwy produktów, dlatego
jej numer jest użyty w formule. Gdyby nazwa produktów znalazła się w czwartej
kolumnie w przeszukiwanej tabeli, wówczas do formuły należałoby wstawić cyfrę 4.
 przeszukiwany_zakres (opcjonalnie): za pomocą tego elementu można określić,
czy potrzebne są dokładne dopasowania, czy wystarczą przybliżone. Jeśli potrzebne
są dokładne dopasowania, wówczas jako argument należy podać FAŁSZ. Jeżeli
oczekujemy dopasowań przybliżonych, wówczas jako argumentu należy użyć PRAWDA.
Dodawanie funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO do modelu danych

Za pomocą kilku formuł WYSZUKAJ.PIONOWO oraz prostej listy rozwijanej można utwo-
rzyć model danych, który nie tylko będzie poprawnie dostarczał dane do tabel tymcza-
sowych, ale umożliwi też dynamiczną zmianę sposobu ich wyświetlania w zależności od
wyboru użytkownika. Na rysunku 11.8 przedstawiono ustawienia.
Rysunek 11.8. Wykorzystanie funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO do pozyskania informacji i zmiany

sposobu wyświetlania danych
Aby obejrzeć efekt tych ustawień w działaniu, należy pobrać z serwera FTP
(ftp://ftp.helion.pl/przyklady/andae2.zip) plik Rozdział 2 przykłady.xlsx i po jego
otwarciu przejść do arkusza WYSZUKAJ.PIONOWO.
Warstwa danych na rysunku 11.8 mieści się w komórkach A9:F209. Warstwa analiz
w komórkach E2:F6. Warstwa danych zawiera wszystkie formuły odpowiedzialne za
pobranie odpowiednich danych. Jak widać, po wybraniu pozycji Chevron w komórce C3,
formuły WYSZUKAJ.PIONOWO pobiorą dane dla firmy Chevron z warstwy danych.
Być może zauważyłeś, że formuły funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO na rysunku 11.8

ustawiają argument tablica na komórki $C$9:$F$5000. Oznacza to, że przeszukiwana
przez formułę tabela rozciąga się od komórki C9 do F5000. To może wydawać się
dziwne, ponieważ tabela kończy się na komórce F209. Po co zmuszać funkcję
WYSZUKAJ.PIONOWO do sprawdzania tak odległych obszarów zlokalizowanych na
końcu tabeli?
Pamiętaj, że w rozdzieleniu warstw danych i analizy chodzi o to, żeby obliczenia były
wykonywane automatycznie również wówczas, gdy dane zostaną zaktualizowane.
Dzięki temu, gdy pojawią się dane z następnego miesiąca, wystarczy po prostu
zmienić warstwę danych, bez konieczności dokonywania zmian w warstwie analizy.
Umieszczając w formule WYSZUKAJ.PIONOWO więcej wierszy, niż zawiera aktualna
warstwa danych, mamy pewność, że nie przydarzy się żadna katastrofa, gdy ilość
danych się zwiększy.
W dalszej części rozdziału („Praca z tabelami Excela”) można znaleźć informacje, jak
za pomocą funkcji dostępnych w Excelu radzić sobie z powiększającymi się tabelami.
Listy rozwijane
W przykładzie widocznym na rysunku 11.8 model danych umożliwia wybór klienta
(pole Konto) z listy rozwijanej — wystarczy kliknąć komórkę C3. Nazwa klienta służy
jako wyszukiwana wartość dla formuły WYSZUKAJ.PIONOWO. Zmiana wybranego klienta
powoduje pobranie nowego zestawu danych z warstwy danych. Dzięki temu można
łatwo i szybko przełączać się pomiędzy różnymi klientami bez konieczności ich zapa-
miętywania i wpisywania.
Ale nie chodzi tu tylko o kosmetyczne wstawki. Jest całkiem sporo praktycznych powo-
dów wykorzystywania list rozwijanych w modelu danych.
Wiele modeli korzysta z kilku warstw analiz. Choć każda z nich jest inna, często poru-
szają się one wokół współdzielonych wymiarów, takich jak nazwa klienta, rynek czy
region. Kiedy pracujemy z modelem danych raportującym finanse, statystykę pracy czy
obroty, chcemy mieć pewność, że kiedy model podaje dane finansowe dla regionu połu-
dniowego, statystyki dotyczące pracy są podawane dla tego samego regionu.
Najprościej upewnić się o tym, wymuszając w formułach użycie tego samego wymiaru
dla odwołań. Jeżeli komórka C3 służy do przełączania się między klientami, wszystkie
analizy dotyczące klientów powinny być powiązane właśnie z tą komórką. Lista rozwi-
jana umożliwia zdefiniowanie istotnych zmiennych przechowywanych w pojedynczej
komórce. Dzięki niej można łatwo przełączać się między wymiarami podczas tworzenia
i testowania wielu warstw analiz.
Dzięki funkcji sprawdzania poprawności danych dodawanie listy rozwijanej w Excelu jest
stosunkowo proste. Aby dodać listę rozwijaną do arkusza, należy:
1. Kliknąć kartę Dane na Wstążce.
2. Następnie kliknąć przycisk Poprawność danych.
3. W oknie Sprawdzanie poprawności danych (patrz rysunek 11.9) przejść do
zakładki Ustawienia.
Rysunek 11.9.
Mechanizmu
sprawdzania
poprawności
danych można użyć
do tworzenia uprzednio
zdefiniowanych
zmiennych dla
modelu danych
4. Z listy Dozwolone wybrać pozycję Lista.

5. W polu Źródło wprowadzić zakres komórek zawierających predefiniowaną listę.
6. Kliknąć OK.
Funkcja WYSZUKAJ.POZIOMO
Funkcja WYSZUKAJ.POZIOMO to mniej popularna kuzynka funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO. Jak
łatwo się domyślić, odpowiedzialna jest za wyszukiwanie w tabelach w układzie hory-
zontalnym. Większa popularność funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO bierze się stąd, że w Excelu
zdecydowanie częściej wykorzystuje się układ pionowy. Ale nie zawsze; są struktury
danych wymagające poziomego układu i właśnie wówczas z pomocą przychodzi funkcja
WYSZUKAJ.POZIOMO. Funkcja przeszukuje wskazaną tablicę w poszukiwaniu pojedynczych
wartości z wiersza z danymi, w którym nazwa kolumny spełnia zadane kryteria.
Funkcja WYSZUKAJ.POZIOMO — podstawy

Na rysunku 11.10 przedstawiono typowy scenariusz wykorzystania formuły WYSZUKAJ.
POZIOMO. W tabeli w komórkach C6 i D6 mają znaleźć się wartości dla marca i czerwca
za rok 2012. Formuła WYSZUKAJ.POZIOMO wykorzystuje nazwy kolumn do odnalezienia
właściwych miesięcy, a następnie lokalizuje dane z roku 2012, sprawdzając komórki w dół.
W tym przypadku dane z roku 2012 znajdują się w 4. wierszu tabeli, dlatego właśnie ta
cyfra pojawia się w tabeli.
Rysunek 11.10.
Funkcja
WYSZUKAJ.POZIOMO
pomaga odnaleźć
dane z miesięcy
marca i czerwca
w przeszukiwanej
tabeli
Aby lepiej poznać sposób działania tej funkcji, przyjrzyjmy się jej składni.
WYSZUKAJ.POZIOMO(szukana_wartość;tabela_tablica;nr_indeksu_wiersza;
[przeszukiwany_zakres])
 szukana_wartość: to wartość, którą chcemy znaleźć. W większości przypadków

jest to nazwa danej kolumny. W powyższym przykładzie (patrz rysunek 11.10)
w to miejsce należy wstawić nazwy kolumn. To wskaże funkcji odpowiednią
kolumnę w przeszukiwanej tabeli.
 tabela-tablica: obszar, w którym znajduje się przeszukiwana tablica.
Na rysunku 11.10 jest to zakres komórek B9:H12. Tak jak w przypadku
omawianej wcześniej funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO, używane tu odwołania są
bezwzględne. To oznacza, że odwołania do kolumn i wierszy muszą być
poprzedzone znakiem dolara ($); tak jak w przypadku $B$9:$H$12. Dzięki temu
uzyskamy pewność, że odwołania pozostaną niezmienne, gdy skopiujemy formułę
w dół lub w poprzek arkusza.
 nr_indeksu_wiersza: numer wiersza zawierającego wyszukiwane wartości.
Na rysunku 11.10 rok 2012 jest umieszczony w 4. wierszu przeszukiwanej tabeli,
dlatego w formule użyto cyfry 4.
 przeszukiwany_zakres: argument określa, czy potrzebne są dokładne dopasowania,
czy wystarczą przybliżone. Jeśli potrzebne są dokładne dopasowania, wówczas
jako argument należy podać FAŁSZ. Jeżeli oczekujemy dopasowań przybliżonych,
wówczas jako argumentu należy użyć PRAWDA.
Wprowadzanie funkcji WYSZUKAJ.POZIOMO do modelu danych

Funkcja WYSZUKAJ.POZIOMO jest szczególnie przydatna dla struktur danych używanych do
wykresów czy innych rodzajów raportów. Prosty przykład przedstawiono na rysunku 11.11.
Dzięki funkcji WYSZUKAJ.POZIOMO nieprzetworzone dane umieszczone w dolnej tabeli zostają
umieszczone w tabeli tymczasowej w górnej części rysunku. Kiedy nieprzetworzone dane
zostaną zaktualizowane czy zmienione, zmiana będzie automatycznie wprowadzona
w tabeli tymczasowej.
Rysunek 11.11. W tym przykładzie formuła WYSZUKAJ.POZIOMO pobiera i przetwarza informacje

bez naruszania nieprzetworzonych danych
Funkcja SUMA.ILOCZYNÓW
Funkcja SUMA.ILOCZYNÓW znajduje się obecnie w kategorii formuł Excela Matematyczne
i trygonometryczne. Ponieważ jej podstawowym celem jest obliczanie sumy pomnożonych
składników, większość użytkowników nie wie, że można ją stosować również do wyszu-
kiwania danych. Tej uniwersalnej formuły można z powodzeniem używać w większości
modeli danych.
Funkcja SUMA.ILOCZYNÓW — podstawy

Funkcja SUMA.ILOCZYNÓW jest zaprojektowana do mnożenia wartości składników w dwóch
i więcej tablicach, a następnie obliczenia sumy ich iloczynów. Na rysunku 11.12 przed-
stawiono typowy scenariusz, w którym ta formuła się sprawdza.
Rysunek 11.12.
Bez wykorzystania
formuły
SUMA.ILOCZYNÓW
proces uzyskiwania
wyniku jest
dwustopniowy:
najpierw trzeba
przemnożyć cenę
przez ilość,
a następnie
zsumować rezultaty
Przedstawiono tam zwykłą analizę, w której potrzebna jest informacja na temat wartości
sprzedaży w latach 2012 i 2011. Aby uzyskać wartość dla każdego roku, należy najpierw
pomnożyć cenę przez ilość, co da nam wartość sprzedaży dla każdego regionu. Po zsumo-
waniu tych wyników uzyskamy wartość sprzedaży w danym roku.
Dzięki omawianej formule pełne obliczenie można wykonać za pomocą jednej funkcji.
Na rysunku 11.13 przedstawiono tę samą analizę z wykorzystaniem formuły SUMA.ILOCZYNÓW.
Zamiast używać 11 formuł, można ograniczyć się do 3!
Rysunek 11.13.
Funkcja
SUMA.ILOCZYNÓW
pozwala wykonać
te same obliczenia
za pomocą 3 formuł
zamiast 11
Składnia funkcji SUMA.ILOCZYNÓW jest zupełnie prosta:

SUMA.ILOCZYNÓW(tablica1;tablica2; [tablica3];...)
Argument tablica to zakres danych, które zostaną przemnożone, a później zsumowane.

W formule można użyć od 2 do 255 tablic. Zawartość tablic jest mnożona, a uzyskane
wyniki dodawane do siebie. Jedyna ważna zasada, którą trzeba zapamiętać, brzmi: tablice
muszą mieć taką samą liczbę mnożonych wartości. Innymi słowy, nie można użyć funkcji
SUMA.ILOCZYNÓW, jeżeli w tablicy A jest 10 wartości, a w tablicy B 11. W takim przy-
padku zostanie zwrócony komunikat błędu #ARG!.
Dodatkowe informacje o funkcji SUMA.ILOCZYNÓW

Funkcja SUMA.ILOCZYNÓW jest o tyle interesująca, że można jej użyć do filtrowania wybra-
nych wartości. Na rysunku 11.14 widać dokładniej, co mam na myśli.
Rysunek 11.14.
Funkcja
SUMA.ILOCZYNÓW
może być używana
do filtrowania danych
na podstawie
założonych kryteriów
Formuła w komórce F12 podaje łączną ilość tylko dla regionu Północ. Tymczasem
w komórce F13 znajduje się łączna ilość dla regionu Północ w roku 2011.
Aby zrozumieć, jak to działa, trzeba przyjrzeć się formule z komórki F12 widocznej na ry-
sunku 11.14. Formuła wygląda następująco: SUMA.ILOCZYNÓW((C3:C10="Północ")*(E3:E10)).
W Excelu argument PRAWDA odpowiada wartości 1, a FAŁSZ to 0. Każda wartość w kolum-

nie C równa wartości "Północ" to odpowiednio PRAWDA lub 1. Jeżeli wartość nie jest równa
"Północ", to oznacza FAŁSZ lub 0. Część formuły C3:C10="Północ" sprawdza wszystkie
wartości w zakresie C3:C10, przypisując im odpowiednio wartości 1 lub 0. Następnie
formuła SUMA.ILOCZYNÓW zmienia to do postaci:
(1*E3)+(0*E4)+(0*E5)+(0*E6)+(1*E7)+(0*E8)+(0*E9)+(0*E10)
Daje to w efekcie 1628, ponieważ następna formuła daje taki sam wynik.
(1*751)+(0*483)+(0*789)+(0*932)+(1*877)+(0*162)+(0*258)+(0*517)
Wprowadzanie funkcji SUMA.ILOCZYNÓW do modelu danych

Excel zdążył nas już przyzwyczaić, że wprowadzanie kryteriów do formuł nie jest zbyt
skomplikowane. Zamiast stosowania wartości "Północ" w formule SUMA.ILOCZYNÓW,
wystarczy wskazać komórkę zawierającą filtr wartości. Wyobraźmy sobie, że komórka A3
zawiera słowo "Północ", dzięki czemu można użyć (C3:C10=A3) zamiast (C3:C10="Północ").
W ten sposób można dynamicznie zmieniać kryteria filtrowania, zachowując spójność
formuły.
Na rysunku 11.15 przedstawiono, jak użyć tej metody do umieszczenia danych w ta-
beli tymczasowej na podstawie wielu kryteriów. Istotne jest, że każda z przedstawionych
tam formuł SUMA.ILOCZYNÓW odwołuje się do komórki B3 lub C3, tak aby filtrować wg
Konta czy Linii produktu. Do komórek B3 i C3 można zastosować mechanizm sprawdza-
nia poprawności danych, czyli omawianą już wcześniej listę rozwijaną, i za jego pomocą
łatwo zmieniać kryteria wyszukiwania.
Funkcja WYBIERZ
Funkcja WYBIERZ zwraca wartość z danej listy na podstawie numeru określonej pozycji.
I tak na przykład jeżeli użyjemy formuły WYBIERZ(3; "Czerwony"; "Żółty"; "Zielony";
"Niebieski"), wówczas Excel zwróci wartość Zielony, ponieważ jest to trzecia pozycja
na liście wartości. Analogicznie formuła WYBIERZ(1; "Czerwony"; "Żółty"; "Zielony";
"Niebieski") da wynik Czerwony. Choć na pierwszy rzut oka nie wygląda to specjalnie uży-
tecznie, to jednak zastosowanie tej funkcji w modelu danych może wyraźnie go usprawnić.
Funkcja WYBIERZ — podstawy

Na rysunku 11.16 przedstawiono, jak funkcja WYBIERZ może wskazać i wydobyć liczby
z określonego zakresu komórek. Zamiast używać niewygodnych wartości, jak Czerwony
czy Zielony, można po prostu użyć odwołania do komórki jako wartości do wyboru.
Rysunek 11.15. Funkcja SUMA.ILOCZYNÓW może zostać użyta do pobierania zsumowanych wartości
z warstwy danych i umieszczania ich w tabelach tymczasowych
Rysunek 11.16.
Funkcja WYBIERZ
umożliwia
odszukanie wartości
ze zdefiniowanego
zestawu
Aby zrozumieć działanie funkcji WYBIERZ, warto poświęcić chwilę i zapoznać się z jej
składnią.
WYBIERZ(nr_arg; wartość1; [wartość2]...)
 nr_arg: umożliwia wybranie numeru pozycji, która zostanie wybrana z listy

wartości. Jeżeli potrzebna jest 3. pozycja, wówczas ten argument powinien
przybrać wartość 3. Argument nr_arg nie może wykraczać poza ogólną liczbę
wszystkich wartości na zdefiniowanej liście. Oznacza to, że jeżeli lista zawiera
dziesięć pozycji, argument nie może być większy niż 10.
 wartość: element listy, z której funkcja WYBIERZ dokonuje wyboru. Argumentami

mogą być: tekst, odwołania do komórek, zdefiniowane nazwy, formuły i funkcje.
Począwszy od Excela 2007, funkcja WYBIERZ może zawierać do 255 argumentów
wartość. W Excelu 2003 liczba tych argumentów ograniczona jest do 29.
Wprowadzanie funkcji WYBIERZ do modelu danych

Funkcja WYBIERZ jest szczególnie przydatna w modelach danych łączących informacje
z wielu warstw danych. Na rysunku 11.17 przedstawiono, jak funkcja WYBIERZ pomaga
zebrać dane razem.
Rysunek 11.17. Dzięki formule WYBIERZ można mieć pewność, że odpowiednie dane są równocześnie
pobierane z wielu źródeł danych
W tym przykładzie mamy dwie tabele z danymi: Przychody oraz Przychody netto. Każda
zawiera wartości dla oddzielnych regionów. Celem jest stworzenie tabeli tymczasowej
zbierającej dane z obu tabel, dzięki czemu uzyskujemy łączne dane dotyczące wybranego
regionu.
Aby zrozumieć, co się właściwie dzieje, trzeba przyjrzeć się formule z komórki F3
widocznej na rysunku 11.17. Formuła to: WYBIERZ($C$2,F7,F8,F9,F10). Argument nr_arg
to odwołanie do wartości w komórce C2, która to wartość jest akurat numerem 2. Jak
widać na rysunku, w komórce C2 znajduje się formuła WYSZUKAJ.PIONOWO, pobierająca
kody dla wybranego regionu. Lista zdefiniowanych wyborów dla formuły WYBIERZ to
odwołanie do komórek zawierających przychody dla każdego z regionów (komórki: F7,
F8, F9 i F10). Formułę w komórce F3 można więc zapisać jako: WYBIERZ(2, 27474, 41767,
18911, 10590). A ostatecznym wynikiem jest 41 767.
Praca z tabelami Excela

Jednym z wyzwań, które można napotkać podczas tworzenia modelu danych, są rozra-
stające się tabele danych. Oznacza to, że podczas dodawania nowych informacji zwiększa
się liczba rekordów. Przyjrzyjmy się rysunkowi 11.18. Widoczna jest na nim prosta tabela
będąca źródłem danych dla wykresu słupkowego. W tabeli umieszczono dane dla miesięcy
od stycznia do czerwca.
Rysunek 11.18.
Ta tabela
prawdopodobnie
będzie rozrastać się
co miesiąc
W przyszłym miesiącu w tabeli zapewne pojawią się dane za lipiec. W takim przypadku
trzeba będzie ręcznie zaktualizować wykres, tak aby zostały one do niego włączone.
A teraz wyobraź sobie, że masz ten sam problem w modelu danych zawierającym wiele
tabel i połączonym z wieloma tabelami tymczasowymi i komponentami pulpitu mene-
dżerskiego. Oczywiste jest, że wprowadzanie odpowiednich zmian co miesiąc będzie bardzo
żmudnym i męczącym procesem.
Aby rozwiązać ten problem, należy wykorzystać specjalną funkcję związaną z tabelami,
czyli Tabele programu Excel (ciekawe, ile czasu poświęcili na wymyślenie tej nazwy).
Umożliwia ona konwertowanie zakresu danych w tabelę, która będzie przetwarzana
niezależnie od innych wierszy i kolumn arkusza. Po dokonaniu konwersji Excel traktuje
każdą komórkę tabeli jako pojedynczy obiekt posiadający funkcjonalności, których pozba-
wiony jest zwykły zakres danych.
Są to następujące funkcje:
 Lista rozwijana w nagłówku kolumny, która umożliwia łatwe filtrowanie
i sortowanie danych.
 Wiersz sumy, w którym można wyświetlić różnego rodzaju podsumowania.
 Możliwość zastosowania formatowania niezależnego od pozostałej części arkusza.
 Możliwość automatycznego poszerzania zakresów, tak aby przyjąć nowe dane
(kluczowe dla modelowania danych).
Funkcja wstawiania tabeli była już dostępna w Excelu 2003, choć występowała pod
inną nazwą. Można ją było znaleźć w menu Dane/Lista. Korzyścią z tego faktu jest to,
że tabele wstawione w programie Excel 2003 są w pełni kompatybilne z późniejszymi
wersjami programu.
Konwertowanie zakresu komórek na tabelę programu Excel

Aby przekonwertować zakres komórek w tabelę programu Excel, należy kolejno:
1. Zaznaczyć zakres komórek zawierający dane, które mają zostać włączone
do tabeli programu Excel.
2. Na karcie Wstawianie umieszczonej na Wstążce kliknąć przycisk Tabela.
Zostanie otwarte okno dialogowe Tworzenie tabeli (patrz rysunek 11.19).
Rysunek 11.19.
Konwertowanie
zakresu danych
na tabelę
programu Excel
3. W oknie dialogowym Tworzenie tabeli należy sprawdzić, czy wprowadzony jest

poprawny zakres danych, i określić, czy pierwszy wiersz zaznaczonego zakresu
to wiersz nagłówka.
4. Kliknij OK.
Po zakończeniu procesu konwersji da się zauważyć kilka małych zmian. Excel umieścił
listę rozwijaną w każdym wierszu nagłówka; komórki w tabeli zostały sformatowane
odmiennie niż reszta danych; a każdemu nagłówkowi bez nazwy została ona nadana przez
program.
Tabeli programu Excel można używać jako źródła danych dla wykresów, tabeli przestaw-
nych, list rozwijanych i wszystkich innych elementów, dla których zwykle używa się
zakresu danych. Na rysunku 11.20 wykres słupkowy został połączony z tabelą progra-
mu Excel.
I jeszcze ciekawostka. Kiedy do tabeli dodawane są dane, Excel automatycznie poszerza

jej zakres i uwzględnia nowe dane w podłączonych obiektach. Znaczy to tyle, że każdy
wykres czy tabela przestawna połączona z tabelą programu Excel automatycznie pobierze
nowe dane bez konieczności interwencji użytkownika.
Rysunek 11.20.
Tabeli programu Excel
można używać
jako źródła danych
dla wykresów,
tabel przestawnych,
nazwanych zakresów
danych i tym podobnych
Jeżeli na przykład dodamy miesiące lipiec i sierpień na końcu tabeli programu Excel,
wykres automatycznie zostanie zaktualizowany o nowe dane. Na rysunku 11.21 dodałem
lipiec bez danych i sierpień z pewnymi kwotami, aby pokazać, w jaki sposób program
pobiera dane z nowych rekordów i umieszcza na wykresie.
Rysunek 11.21.
Tabele programu Excel
automatycznie
zmieniają swoją
wielkość, kiedy
pojawią się
nowe dane
Warto chwilę zastanowić się, co tabele programu Excel oznaczają dla modelu danych.
Nie trzeba zmieniać konfiguracji tabel przestawnych, wykresy automatycznie pobierają
nowe dane, a zakresy utrzymują spójność niezależnie od zmian.
Konwertowanie tabeli programu Excel na zakres komórek

Aby przekonwertować tabelę programu Excel z powrotem na zakres komórek, należy
wykonać następujące czynności:
1. Umieścić kursor w którejkolwiek komórce tabeli programu Excel;
na Wstążce zostaną wyświetlone karta Projektowanie i dodatkowa karta
Narzędzia tabel.
2. Kliknąć przycisk Konwertuj na zakres (patrz rysunek 11.22).
Rysunek 11.22.
Aby usunąć funkcje związane
z tabelami programu Excel,
należy przekonwertować
taką tabelę z powrotem
w zakres
3. Kiedy zostanie wyświetlone okno z prośbą o potwierdzenie, kliknąć Tak.
Każdy obiekt połączony z zakresem (tabela przestawna, wykres itd.) wciąż będzie działał.
Jednakże dodanie danych do tabeli lub ich usunięcie nie spowoduje jego automatycznej
aktualizacji.
Rozdział 12.
Dodawanie
interaktywnych formantów
do pulpitów menedżerskich
W tym rozdziale:
 Kontrolki formularza — wprowadzenie
 Stosowanie formantu przycisku
 Stosowanie pola wyboru do przełączania serii na wykresie
 Stosowanie przycisku opcji do filtrowania widoków
 Stosowanie pola kombi do kontrolowania wielu tabel przestawnych
 Stosowanie pola listy do kontrolowania wykresów
Dzisiaj przedsiębiorcy coraz częściej chcą mieć możliwości przechodzenia z jednego

widoku danych na inny za pomocą prostych list wyboru. Dla tych z nas, którzy zajmują
się tworzeniem raportów i pulpitów menedżerskich, to oczekiwanie niesie ze sobą zupełnie
nowy zestaw problemów. Najważniejsze pytanie to jak obsłużyć użytkownika, który chce
mieć do dyspozycji wiele widoków wielu regionów czy rynków.
Na szczęście, Excel oferuje całe naręcze narzędzi umożliwiających dodawanie interak-

tywnych elementów do prezentacji. Dzięki nim oraz odrobinie kreatywnego modelowania
danych można relatywnie łatwo osiągnąć założone cele. W tym rozdziale omówiono, w jaki
sposób zaimplementować różnorodne formanty (takie jak przyciski, pola wyboru czy paski
przewijania) do pulpitów menedżerskich i raportów; zaprezentowano też kilka sposobów,
które można wdrożyć we własnych rozwiązaniach.
Kontrolki formularza — podstawy

Excel oferuje zestaw kontrolek nazwanych Kontrolkami formularza, zaprojektowanych
specjalnie do stosowania elementów interfejsu użytkownika wprost w arkuszach. Po
umieszczeniu formantów formularza w arkuszu można skonfigurować je do wykonywania
określonych zadań. W dalszej części rozdziału zademonstrujemy, w jaki sposób stosować
najbardziej przydatne kontrolki w prezentacjach.
Kontrolki formularza — gdzie je znaleźć?

Kontrolki formularza można znaleźć na karcie Deweloper, która w Excelu 2010 jest
domyślnie ukryta. Aby wyświetlić kartę Deweloper na Wstążce, należy:
1. Wybrać ze Wstążki kartę Plik.
2. Następnie kliknąć Opcje; zostanie wówczas otwarte okno dialogowe o nazwie
Opcje programu Excel.
3. Kliknąć przycisk Dostosowywanie Wstążki.
Na liście wyświetlonej po prawej stronie widoczne będą dostępne karty.
4. Zaznaczyć pole wyboru przy karcie Deweloper (patrz rysunek 12.1).
Rysunek 12.1. Włączanie karty Deweloper
5. Kliknąć OK.
Teraz należy zaznaczyć kartę Deweloper i użyć polecenia Wstaw (patrz rysunek 12.2).
Przyjrzyjmy się kontrolkom formularza i formantom ActiveX. Kontrolki formularza są
zaprojektowane specjalnie do umieszczania w arkuszach, natomiast formanty ActiveX
zwykle stosowane są w UserForm Excela. Ponieważ kontrolki formularza wymagają
mniej uwagi przy tworzeniu niż ich odpowiedniki ActiveX, dobrze jest je stosować.
Rozdział 12.  Dodawanie interaktywnych formantów do pulpitów menedżerskich 259
Rysunek 12.2.
Kontrolki formularza
i formanty ActiveX
Oto dziewięć formantów formularza, które można dodać wprost do arkusza (patrz rysu-
nek 12.3). Są to kolejno:
 Przycisk: kiedy użytkownik go kliknie, przycisk uruchamia przypisane doń makro.
 Pole kombi: udostępnia użytkownikowi rozszerzalną listę opcji wyboru.
 Pole wyboru: udostępnia mechanizm wyboru i anulowania wyboru. Po zaznaczeniu
zwraca wartość Prawda. W przeciwnym razie Fałsz.
 Przycisk pokrętła: umożliwia użytkownikowi proste zwiększanie i zmniejszanie
wartości przez klikanie strzałek skierowanych w górę i w dół.
 Pole listy: udostępnia użytkownikowi listę opcji wyboru.
 Przycisk opcji: umożliwia użytkownikowi przełączanie się pomiędzy dwiema i więcej
opcjami naraz. Wybranie jednej opcji automatycznie wyłączy inną.
 Pasek przewijania: umożliwia użytkownikowi przewijanie wartości lub pozycji
za pomocą suwaka, który można przesuwać, klikając i przeciągając go myszką.
 Etykieta: umożliwia dodawanie etykiet tekstowych do arkusza. Do etykiety
można też przypisać makro, dzięki czemu będzie można go efektywnie używać
jako rodzaju przycisku.
 Pole grupy: zwykle ma zastosowanie estetyczne; formant ten służy jako kontener
dla grupy innych kontrolek.
Rysunek 12.3.
Dziewięć opisanych
formantów formularza,
które można dodać
wprost do arkusza
Dodawanie kontrolek do arkusza

Aby dodać kontrolkę do arkusza, wystarczy kliknąć wybraną kontrolkę, a następnie klik-
nąć w miejscu, w którym ma ona zostać umieszczona. Formant można później dowolnie
przemieszczać czy zmieniać jego rozmiar, tak jak ma to miejsce w przypadku wykresów
czy kształtów.
Po dodaniu formantu należy skonfigurować jego wygląd, działanie oraz użyteczność. Każdy
formant ma swój własny zestaw opcji konfiguracyjnych umożliwiających dostosowanie
go do własnych celów. Aby uzyskać dostęp do tych opcji, należy kliknąć prawym klawi-
szem myszy formant i wybrać z menu Formatuj formant. Zostanie wówczas otwarte okno
dialogowe Formatowanie formantu (patrz rysunek 12.4), udostępniające wszystkie opcje
konfiguracyjne dla danego elementu.
Rysunek 12.4.
Kliknięcie prawym
klawiszem myszy
i wybranie opcji
Formatuj formant
spowoduje otwarcie
okna dialogowego
udostępniającego
wszystkie opcje
konfiguracyjne
dla danego elementu
Każdy formant posiada własny zestaw zakładek umożliwiających jego dostosowanie,

począwszy od formatowania, poprzez ochronę, aż do konfiguracji parametrów. Zależnie
od zastosowanego formantu w oknie mogą być widoczne różne zakładki, ale w większości
znajdziemy zakładkę Formant. W tej zakładce ukryty jest sam rdzeń opcji konfiguracyj-
nych. Znaleźć w niej można zmienne i ustawienia, które należy skonfigurować, aby móc
sterować funkcjami.
W oknie dialogowym formantów Przycisk i Etykieta nie znajdziemy zakładki Formant.

A to dlatego, że nie jest ona potrzebna. Przycisk po prostu uruchamia przypisane doń
makro. A Etykieta nie została zaprojektowana do uruchamiania zdarzeń powiązanych
z makrami.
W pozostałej części rozdziału zaprezentujemy kilka ćwiczeń demonstrujących, jak używać

najprzydatniejszych formantów do raportowania. Po przeczytaniu tego rozdziału zdobę-
dziesz solidną wiedzę na temat formantów formularza oraz tego, w jaki sposób mogą one
ulepszyć tworzone raporty czy pulpity menedżerskie.
Stosowanie kontrolki Przycisk

Kontrolka Przycisk pozwala użytkownikom łatwo uruchamiać zarejestrowane makra.
Aby wstawić i skonfigurować ten formant, należy wykonać poniższą procedurę:
1. Kliknąć przycisk Wstaw znajdujący się na karcie Deweloper.
2. Następnie należy wybrać formant Przycisk.
3. Wskazać miejsce w arkuszu, w którym formant ma zostać umieszczony.
Po kliknięciu miejsca w arkuszu zostanie wyświetlone okno dialogowe
Przypisywanie makra, w którym będzie można połączyć makro z przyciskiem
Rysunek 12.5.
Przypisywanie makra
do nowo utworzonego
przycisku
4. Aby zmienić tekst wyświetlany na przycisku, należy kliknąć go prawym

klawiszem myszy, podświetlić istniejący tekst i zastąpić nowym.
Aby przypisać inne makro do danego przycisku, wystarczy kliknąć prawym klawiszem
myszy i wybrać z menu Przypisz makro; zostanie wówczas ponownie wyświetlone okno
dialogowe Przypisywanie makra (patrz rysunek 12.5).
Stosowanie kontrolki Pole wyboru

Pole wyboru udostępnia mechanizm umożliwiający włączanie i wyłączanie opcji. Kiedy
pole jest zaznaczone, zwracana jest wartość Prawda. Kiedy nie jest zaznaczone, zwracaną
wartością jest Fałsz. Aby wstawić i skonfigurować ten formant, należy wykonać poniższą
procedurę:
2. Następnie wybrać formant Pole wyboru.
4. Po umieszczeniu pola wyboru w skoroszycie kliknąć prawym klawiszem myszy

i wybrać z menu Formatuj formant.
5. Po przejściu do zakładki Formant udostępnione zostaną opcje widoczne
na rysunku 12.6.
Rysunek 12.6.
Formatowanie
formantu Pole wyboru
6. Następnie wybrać wartość, z jaką formant powinien zostać uruchomiony.

Domyślny wybór (Niezaznaczona) sprawdza się w większości scenariuszy,
dlatego stosunkowo rzadko ta opcja wymaga zmiany.
7. W polu Łącze komórki określić odwołanie do komórki zawierającej bieżący stan
pola wyboru.
Domyślnie formant Pole wyboru zwraca wartości Prawda lub Fałsz, zależnie
od tego, czy jest zaznaczony. Na rysunku 12.6 widoczne jest odwołanie
do komórki A5.
8. Opcjonalnie można zaznaczyć właściwość Cień 3-W, jeżeli formant ma mieć
wygląd trójwymiarowy.
9. Aby zastosować wprowadzone zmiany, kliknąć przycisk OK.
Aby zmienić nazwę formantu, należy kliknąć go prawym klawiszem myszy i wybrać z menu
Edytuj tekst, a następnie wprowadzić nową nazwę.
Na rysunku 12.7 widoczne są wartości wyjściowe pola wyboru w określonej wcześniej

komórce. Jeżeli pole jest zaznaczone, zwracana jest wartość Prawda. Jeżeli pole nie jest
zaznaczone, wówczas widoczna jest wartość Fałsz.
Jeżeli trudno wyobrazić sobie praktyczne zastosowanie tego formantu, zapraszamy

do poniższego ćwiczenia, ilustrującego sposób, w jaki pole wyboru można zastosować
do włączania i wyłączania serii na wykresie.
Rysunek 12.7.
Dwa stany formantu
Pole wyboru
Pole wyboru: włączanie i wyłączanie serii na wykresie — przykład

Na rysunku 12.8 przedstawiono dwukrotnie ten sam wykres. Górny wykres zawiera tylko
jedną serię danych, ale dostępne jest pole wyboru umożliwiające wyświetlenie tendencji
z roku 2011. Na dolnym wykresie pole wyboru jest już zaznaczone. Włącznik, jakim
w istocie jest pole wyboru, znakomicie nadaje się do wyświetlania i ukrywania elementów
wykresu.
Rysunek 12.8.
Pole wyboru ułatwi
utworzenie serii danych,
która będzie pojawiać
się i znikać na życzenie
użytkownika
Plik z przykładami (Rozdział 12 Przykłady.xlsx) można pobrać z serwera

Zaczynamy od nieprzetworzonych danych (plik Rozdział 12 Przykłady.xslx) z lat 2011

i 2012 (patrz rysunek 12.9). W pierwszej kolumnie znajduje się komórka, w której wy-
świetlana będzie wartość zwracana przez formant Pole wyboru (w tym przypadku A12).
Będzie tam wyświetlana wartość Prawda lub Fałsz.
Rysunek 12.9.
Zaczynamy od nieprzetworzonych
danych i określenia komórki,
w której będzie wyświetlana
wartość zwracana przez formant
Następnie tworzymy warstwę analizy (tabelę pośrednią) zawierającą wszystkie potrzebne

formuły (patrz rysunek 12.10). Chodzi o to, aby wykres odczytywał te dane, a nie dane nie-
przetworzone. Dzięki temu możemy kontrolować to, co wyświetlane jest na wykresie.
Rysunek 12.10. Tworzymy tabelę pośrednią na potrzeby wykresu. Wartości w niej zamieszczone
są efektem działania formuł
Jak widać na rysunku 12.10, formuły dla danych za rok 2012 to proste odwołania do komó-
rek zawierających dane z poszczególnych miesięcy. Jest tak dlatego, że chcemy, aby te dane
były wyświetlane cały czas.
Dla wierszy z danymi za rok 2011 sprawdzamy wartość komórki A12 (zawierającej dane
wyjściowe z formantu Pole wyboru). Jeżeli w komórce znajduje się wartość Prawda, wów-
czas odczytywane są nieprzetworzone dane z roku 2011. Jeżeli nie zostanie odczytana
wartość Prawda, wówczas formuła zastosuje funkcję BRAK i zwrócony zostanie błąd #N/D.
Wykres nie potrafi odczytać takiego błędu, dlatego po prostu nie pokaże żadnych danych
z zawierających go komórek. Jest to doskonałe rozwiązanie, kiedy nie chcemy w ogóle
wyświetlać serii danych.
Formuły widoczne na rysunku 12.10 korzystają z odwołań bezwzględnych do komórki

A12. Współrzędne komórki w formule są poprzedzone znakiem dolara ($). Dzięki temu
do pozostałych komórek.
Na rysunku 12.11 widoczne są dwa scenariusze mające miejsce w tabeli z danymi do

wykresu. W dolnej części rysunku w komórce A12 wyświetlana jest wartość Prawda,
dlatego w wierszu z danymi za rok 2011 widoczne są wartości. W górnej części rysunku
w komórce A12 wyświetlana jest wartość Fałsz, dlatego w wierszu z danymi za rok 2011
widoczny jest komunikat błędu.
Rysunek 12.11.
Kiedy w komórce A12
wyświetlana jest
wartość Prawda,
dane za rok 2011
są widoczne; jeżeli
jest tam wartość Fałsz,
wówczas pojawia się
komunikat błędu #N/D
Na końcu, korzystając z tabeli pośredniej, tworzymy wykres widoczny na rysunku 12.8.

Opisany mechanizm można zastosować do wielu serii danych.
Na rysunku 12.12 widoczny jest wykres zawierający wiele serii danych, których wy-
świetlanie jest kontrolowane za pomocą pola wyboru. W ten sposób można pozostawić na
wykresie tylko dwie widoczne serie i je ze sobą porównać. A potem można porównać
kolejne dwie i tak dalej.
Rysunek 12.12. Pole wyboru umożliwia kontrolowanie liczby serii wyświetlanych na wykresie
Stosowanie formantu Przycisk opcji

Przycisk opcji umożliwia użytkownikom przełączanie się pomiędzy kilkoma opcjami
w jednym czasie. Polega to na zgrupowaniu dwóch lub więcej przycisków opcji razem.
Wybór jednego z przycisków automatycznie anuluje wybór poprzedniego. Aby dodać
do arkusza przycisk opcji, wystarczy wykonać poniższą procedurę:
2. Następnie należy wybrać formant Przycisk opcji.
4. Po umieszczeniu formantu w skoroszycie należy kliknąć prawym klawiszem
myszy i wybrać z menu Formatuj formant.
na rysunku 12.13.
Rysunek 12.13.
Formatowanie
formantu Przycisk opcji
6. Najpierw należy wybrać wartość, z jaką formant powinien zostać uruchomiony.

Domyślny wybór (Niezaznaczona) sprawdza się w większości scenariuszy,
dlatego stosunkowo rzadko ta opcja wymaga zmiany.
7. W polu Łącze komórki należy określić odwołanie do komórki zawierającej
bieżący stan przycisku opcji. Domyślnie przycisk opcji zwraca numer
odpowiadający kolejności, w jakiej formant został umieszczony na arkuszu.
Jeżeli był umieszczony jako pierwszy, wówczas zwróci wartość 1; jeżeli jako
drugi, wówczas zwróci wartość 2; jeżeli jako trzeci, wówczas wartość trzy i tak
dalej. Na rysunku 12.13 jako Łącze komórki wskazano A1.
9. Aby zastosować wprowadzone zmiany, należy kliknąć przycisk OK.

10. Aby wstawić kolejny przycisk opcji, wystarczy skopiować już utworzony formant
i wstawić go tyle razy, ile to potrzebne. Korzyścią płynącą z takiego działania jest
to, że w kolejnych kopiach zachowane zostaną wszystkie ustawienia wprowadzone
w formancie źródłowym.
Aby nadać formantowi jakąś znaczącą nazwę, należy kliknąć go prawym klawiszem
myszy i wybrać z menu Edytuj tekst, a następnie wprowadzić nową nazwę.
Przycisk opcji: wyświetlanie wielu widoków na jednym wykresie

— przykład
Jednym ze sposobów wykorzystania przycisku opcji może być prezentowanie na jednym
wykresie różnych danych, zależnie od wybranej opcji. Na rysunku 12.14 przedstawiono
właśnie takie zastosowanie. Po wyborze kolejnej kategorii wykres jest aktualizowany
i wyświetlane są odpowiednie dane.
Rysunek 12.14.
Na wykresie
prezentowane są
różne dane zależnie
od wybranego
przycisku opcji
Oczywiście, można by utworzyć na pulpicie menedżerskim trzy osobne wykresy wy-

świetlające dane w tym samym czasie. Jednak dzięki tej metodzie możemy zaoszczędzić
sporo jakże cennego miejsca w raporcie. W dodatku dużo łatwiej zarządzać, rozwiązywać
problemy czy formatować w przypadku jednego wykresu zamiast trzech.
Aby zastosować to rozwiązanie, zacząć należy od utworzenia zestawu nieprzetworzonych

danych (patrz rysunek 12.15) zawierającego trzy kategorie danych: Przychód, Wydatki
i netto. Tuż obok tych danych rezerwujemy jedną komórkę, w której zwracane będą dane
z formantu Przycisk opcji (w tym przykładzie będzie to komórka C8). Wyświetlane
w niej będą odpowiednio wartości: 1, 2 lub 3.
Następnie tworzymy warstwę analizy (tabelę pośrednią) zawierającą wszystkie potrzebne

formuły (patrz rysunek 12.16). Chodzi o to, aby wykres odczytywał dane z tabeli po-
średniej, umożliwiając użytkownikowi kontrolowanie zawartości wykresu. Pierwsza ko-
mórka tabeli pośredniej zawiera następującą formułę:
=JEŻELI($A$8=1;B9;JEŻELI($A$8=2;B13;B17))
Rysunek 12.15.
Zaczynamy od zestawu
nieprzetworzonych
danych i określenia
komórki, w której
będzie wyświetlana
wartość zwracana
przez formant
Rysunek 12.16.
Tworzymy
tabelę pośrednią
i wprowadzamy formułę
do pierwszej komórki
Formuła wymusza sprawdzenie przez program wartości w komórce A8 (w której zwra-

cane są dane z formantu Przycisk opcji). Jeżeli zwracana wartość wynosi 1, co odpowiada
serii Przychody, wówczas formuła zwraca wartości z zestawu Przychody (komórka B9).
Jeżeli w komórce A8 jest 2, co odpowiada serii Wydatki, wówczas formuła zwraca warto-
ści z zestawu Wydatki (komórka B13). Jeżeli w komórce A8 wartość nie wynosi 1 ani 2,
wówczas zwracana jest wartość z komórki B17.
Formuła widoczna na rysunku 12.16 korzysta z odwołań bezwzględnych do komórki A8.

Współrzędne komórki w formule są poprzedzone znakiem dolara ($A$8). Dzięki temu
do pozostałych komórek.
Aby sprawdzić, czy formuła działa, można ręcznie zmienić wartości w komórce A8, wpi-
sując cyfry od 1 do 3. Jeżeli wszystko zadziała zgodnie z planem, można formułę skopiować
do pozostałych komórek tabeli pośredniej.
Kiedy zakończymy czynności konfiguracyjne, pozostanie przygotowanie wykresu bazują-

cego na danych z tabeli pośredniej. I ponownie główną korzyścią płynącą z zastosowania
opisanej techniki jest uproszczenie czynności związanych z formatowaniem; można ogra-
niczyć się tylko do jednego wykresu; również proste będzie dodanie kolejnego zestawu
danych — wystarczy dodać kolejny przycisk opcji i przygotować formuły.
Stosowanie formantu Pole kombi

Pole kombi umożliwia użytkownikom dokonanie wyboru spośród zdefiniowanych wcze-
śniej opcji dostępnych na rozwijanej liście. Kiedy użytkownik wybierze pozycję z listy
w polu kombi, wykonywana jest określona akcja. Aby dodać do arkusza pole kombi,
wystarczy wykonać poniższą procedurę:
2. Następnie należy wybrać formant Pole kombi.
4. Po umieszczeniu formantu w skoroszycie należy kliknąć prawym klawiszem
myszy i wybrać z menu Formatuj formant.
na rysunku 12.17.
Rysunek 12.17.
Formatowanie
formantu Pole kombi
6. Pole Zakres wejściowy identyfikuje zakres komórek, w którym umieszczone są

elementy widoczne na liście wyboru pola kombi.
bieżący stan pola kombi.
Pole kombi zwraca numer wybranej z listy pozycji; jeżeli wybierzemy drugą pozycję,
zostanie zwrócona wartość 2. Jeżeli wybierzemy piątą pozycję, zostanie zwrócona
wartość 5. Na rysunku 12.17 jako Łącze komórki wskazano komórkę E15.
8. W polu Linie rzutu należy wpisać liczbę pozycji, które mają być jednocześnie
prezentowane. Jak widać na rysunku 12.17, wprowadzono tam wartość 12.
Oznacza to, że po rozwinięciu pola użytkownik zobaczy naraz dwanaście pozycji.
Zmiana danych na wykresie za pomocą listy rozwijanej

— przykład użycia pola kombi
Pole kombi pozwala użytkownikom łatwo wybierać wyświetlane dane. Na rysunku 12.18
widoczny jest wykres pociskowy kontrolowany za pomocą umieszczonego nad nim pola
kombi. Użytkownik, wybierając w polu kombi region Południowo-zachodni, powoduje
wyświetlanie dotyczących go danych na wykresie.
Rysunek 12.18.
Obsługa pola kombi
jest intuicyjna
W celu uzyskania takiego efektu należy zacząć od zestawu nieprzetworzonych danych

(patrz rysunek 12.19). Zawiera on informacje dla każdego regionu. Obok należy zare-
zerwować miejsce dla komórki, w której pole kombi będzie zwracać dane (w tym przy-
padku będzie to M7). W komórce przechowywany będzie indeks pola wskazanego
w polu kombi.
Rysunek 12.19.
Zaczynamy od zestawu
nieprzetworzonych danych
i komórki, w której
przechowywane będą
pobrane wartości
Następnie należy przygotować warstwę analizy (tabelę tymczasową) zawierającą wszystkie

formuły (patrz rysunek 12.20). Chcemy, aby wykres pobierał dane z tej tabeli, dzięki czemu
będziemy mieć większą kontrolę nad jego zawartością. Pierwsza komórka tabeli tymcza-
sowej zawiera formułę INDEKS w następującej postaci:
=INDEKS(P7:P14,$M$7)
Rysunek 12.20.
Tabela tymczasowa,
w której użyto funkcji
INDEKS, pozwoli
pobrać właściwe dane
z zestawu danych
nieprzetworzonych
Przekształca ona numer indeksu na bardziej zrozumiałą wartość. Aby funkcja INDEKS
zadziałała właściwie, wymagane są dwa argumenty. Pierwszy to zakres listy, z którą pra-
cujemy (tablica). Drugi to numer wiersza czy pozycji.
W omawianym przykładzie wykorzystano numer indeksu z pola kombi (komórka M7)

i dane dla roku 2012 pobrane z zakresu P7:P14. Ponownie zwracamy uwagę na zastosowa-
nie symbolu odwołania bezwzględnego ($). Dzięki temu mamy pewność, że odwołanie bę-
dzie działać również po skopiowaniu formuły do komórek umieszczonych poniżej i obok.
Przyjrzyjmy się ponownie rysunkowi 12.20. Formuła INDEKS znajdująca się w komórce P2
wskazuje, że zakres zawiera dane z roku 2012. Następnie pobierany jest numer indeksu
z komórki M7 (zawiera dane wyjściowe z pola kombi). Dzięki temu formuła z komórki
P2 pobierze siódmą wartość z danych dla roku 2012.
Po skopiowaniu formuły do innych komórek Excel dostosuje ją tak, aby pobierane były
wartości z siódmego pola każdego zakresu.
Kiedy formuły znajdą się na właściwych miejscach, efektem będzie tabela tymczasowa,
która posłuży do utworzenia wykresu (patrz rysunek 12.21).
Rysunek 12.21.
Zgrabna tabela
tymczasowa, która
posłuży jako źródło
danych dla wykresu
Stosowanie formantu Pole listy

Pole listy umożliwia użytkownikom dokonanie wyboru z listy zdefiniowanych wcześniej
opcji. Kiedy użytkownik wybierze pozycję z pola listy, wykonywana jest określona akcja.
Aby dodać do arkusza pole listy, wystarczy wykonać poniższą procedurę:
2. Następnie wybrać formant Pole listy.
4. Po umieszczeniu formantu w arkuszu kliknąć prawym klawiszem myszy i wybrać
z menu Formatuj formant.
na rysunku 12.22.
Rysunek 12.22.
Formatowanie
formantu Pole listy
6. Pole Zakres wejściowy identyfikuje zakres komórek, w którym umieszczone są

elementy widoczne na liście wyboru pola listy.
W tym przypadku są to komórki z nazwami regionów (patrz rysunek 12.22).
bieżący stan pola wyboru.
Domyślnie zwracany jest numer wybranej z listy pozycji. Oznacza to, że jeżeli
wybierzemy drugą pozycję, zostanie zwrócona wartość 2. Jeżeli wybierzemy piątą
pozycję, zostanie zwrócona wartość 5. Na rysunku 12.24 jako Łącze komórki
wskazano komórkę P2. Pole Typ zaznaczania umożliwia użytkownikom
wybór liczby możliwych zaznaczeń pozycji na liście. Dostępne możliwości to:
Pojedyncze, Wielokrotne i Rozszerzone. Zawsze należy wybierać pierwszą opcję
(Pojedyncze); pozostałe działają tylko w środowisku VBA.
Pole listy: kontrolowanie wielu wykresów

za pomocą jednego kliknięcia
Jednym z bardziej przydatnych sposobów użycia pola listy jest kontrolowanie za jego
pomocą wielu wykresów. Na rysunku 12.23 przedstawiono właśnie takie zastosowanie.
Wybór regionu dokonywany jest w polu listy, w efekcie czego wszystkie trzy wykresy
dostosowują się tak, aby wyświetlać dane wskazane w tymże polu. Do osiągnięcia tego
efektu nie trzeba używać kodu VBA; w zupełności wystarczą formuły i pole listy.
Rysunek 12.23. Wybór regionu dokonywany jest w polu listy, w efekcie czego wszystkie trzy wykresy
dostosowują się tak, aby wyświetlać dane wskazane w tymże polu
Aby zastosować to rozwiązanie, zacząć należy od utworzenia zestawu nieprzetworzonych

danych (patrz rysunek 12.24) zawierającego trzy kategorie danych: Przychody, Przychody
netto % i Marżę brutto. Każda zawiera wartości dla oddzielnych regionów (i dodatkowo
Wszystkie regiony).
Rysunek 12.24. Na początek potrzebujemy zestawu nieprzetworzonych danych zawierającego dane

dla każdego z regionów w osobnym wierszu
Następnie należy dodać pole listy, które będzie zwracać wartość wyboru do komórki P2
Rysunek 12.25. Dodajemy pole listy i określamy, do której komórki ma być zwracana wartość wyjściowa
Następnie tworzymy tabelę pośrednią zawierającą wszystkie potrzebne formuły. W tej tabeli
zostanie użyta funkcja WYBIERZ, odpowiedzialna za dobór odpowiedniej wartości z nie-
przetworzonych danych na podstawie wybranego regionu.
Funkcja WYBIERZ programu Excel zwraca wartość z danej listy na podstawie

numeru określonej pozycji. I tak na przykład jeżeli użyjemy formuły WYBIERZ(3;
"Czerwony"; "Żółty"; "Zielony"; "Niebieski"), wówczas Excel zwróci wartość Zielony,
ponieważ jest to trzecia pozycja na liście wartości. Formuła WYBIERZ(1;"Czerwony";
"Żółty"; "Zielony"; "Niebieski") zwróci wartość Czerwony. Więcej informacji na temat
funkcji WYBIERZ można znaleźć w rozdziale 11.
Jak widać na rysunku 12.26, funkcja WYBIERZ pobiera numer pozycji z komórki P2 (komórka,
w której pole listy umieszcza wartość wyjściową, czyli numer wybranej pozycji), a następ-
nie dopasowuje tę wartość do numeru pozycji w obsługiwanej tablicy. Odwołanie do
komórki pochodzi wprost z tabeli z nieprzetworzonymi danymi.
Rysunek 12.26. Aby pobrać wartość odpowiadającą wybranemu regionowi, należy użyć funkcji WYBIERZ
W przykładzie widocznym na rysunku 12.26 wartość zwrócona przez formułę WYBIERZ

wyniesie 41767,27. Dlaczego? Ponieważ w komórce P2 znajduje się cyfra 3, a trzecią
wartością w formule jest komórka B9.
Tę samą formułę wprowadziliśmy do kolumny sty, a następnie skopiowaliśmy do pozo-

stałych komórek (patrz rysunek 12.27).
Rysunek 12.27. Wystarczy utworzyć podobną formułę WYBIERZ dla każdego wiersza/kategorii
i skopiować ją dla danych z pozostałych miesięcy
Aby przetestować, czy formuła działa, można ręcznie zmienić wartości w komórce P2
kolejno na 1, 2, 3, 4 i 5. Jeżeli nie wykryjemy żadnych problemów, pozostanie tylko przy-
gotowanie wykresu bazującego na danych z tabeli pośredniej.
Jeżeli funkcje takie jak WYBIERZ czy INDEKS onieśmielają czytelnika, to trzeba powiedzieć,
że nie ma ku temu powodów. W Excelu są dosłownie setki sposobów wykorzystywania
różnych kombinacji formantów i funkcji, tak aby w efekcie uzyskać interaktywny raport.
Przykłady przedstawione w niniejszym rozdziale mają na celu zademonstrowanie
możliwości stosowania kontrolek formularzy w raportach i pulpitach menedżerskich.
Nie ma żadnych reguł określających, które z kontrolek formularza należy stosować
w danym modelu danych.
Pracę z nimi dobrze jest zacząć od tych, które znamy, i wykorzystać je do ulepszania
swoich pulpitów. Stopniowo można przejść do stosowania coraz bardziej złożonych
kombinacji kontrolek i funkcji. Odrobina kreatywności i wyobraźni w połączeniu z pod-
stawami zaprezentowanymi w niniejszym rozdziale pozwoli dostosowywać własne inte-
raktywne pulpity menedżerskie.
Rozdział 13.
Użycie makr w raportach
W tym rozdziale:
 Makra — wprowadzenie
 Rejestrowanie makr
 Bezpieczne lokalizacje do przechowywania makr
 Dodawanie makr do pulpitów menedżerskich i raportów
Makro to zestaw instrukcji czy kodów informujących Excela o konieczności wyko-

nania pewnej liczby akcji. Makra w Excelu można pisać lub rejestrować. Kluczowym
słowem jest „rejestrowanie”.
Rejestrowanie makra można porównać do programowania numeru telefonu w komórce.

Najpierw ręcznie wprowadzamy numer i go zapisujemy. Następnie — w dowolnej chwili —
można przywołać ten numer za pomocą klawisza. Podobnie jak w opisanym przypadku,
makra w Excelu można rejestrować podczas wykonywania różnych działań. Podczas
rejestrowania makra Excel jest zajęty tłumaczeniem poszczególnych wciśnięć klawiszy,
przycisków myszy czy kliknięć przycisków na kod znany też jako Visual Basic for Appli-
cations (VBA). Po zarejestrowaniu makra można je odtworzyć w dowolnym momencie.
W tym rozdziale omówimy makra oraz powiemy, jak ich używać w celu automatyzacji
powtarzających się procesów po to, aby ułatwić sobie pracę.
Po co używać makra?
Makra mogą pomóc rozwiązać problemy często występujące podczas analizy danych.
 Problem nr 1. Powtarzalność zadań. Z każdym nowym miesiącem pojawia się
konieczność przygotowania wykresu. Trzeba zaimportować dane. Zaktualizować
tabelę przestawną. Usunąć niepotrzebne kolumny i tak dalej. Czy nie byłoby
przyjemniej, gdyby można było odpalić makro, które zajęłoby się tymi wszystkimi
powtarzalnymi czynnościami w procesie przygotowywania pulpitu menedżerskiego?
 Problem nr 2. Błędy ludzkie. Kiedy samodzielnie walczymy z Excelem, zawsze
może przydarzyć się błąd. Kiedy samodzielnie wprowadzamy powtarzające się
formuły, sortujemy i przenosimy dane, wówczas zawsze pojawia się ryzyko
katastrofy. Jeżeli dodamy do tego goniące terminy i wciąż zmieniające się wymagania
użytkowników, to szansa popełnienia błędu wzrasta. A dlaczego by nie nagrać

makra, upewnić się, że wszystko działa poprawnie, i zapomnieć o całej sprawie?
Dzięki zastosowaniu makra mamy pewność, że każda operacja będzie wykonana
dokładnie w ten sam sposób za każdym razem, gdy je zastosujemy, redukując tym
samym ryzyko błędu.
 Problem nr 3. Niewygodna nawigacja. Należy pamiętać, że zwykle raporty
i pulpity menedżerskie są tworzone dla odbiorców posiadających ograniczoną
wiedzę o Excelu. Jeżeli raporty będą zbyt skomplikowane w codziennym użyciu
czy nawigowaniu, wkrótce może się okazać, że stracimy wsparcie dla swoich działań.
Zawsze lepiej jest tworzyć raporty i pulpity jak najbardziej przyjazne użytkownikom.
Oto kilka pomysłów na makra, które ułatwią wszystkim pracę:
 Makro, które po kliknięciu przycisku sformatuje i wydrukuje arkusz czy zakres
danych.
 Makro ułatwiające poruszanie się po wieloarkuszowym skoroszycie; wystarczy
kliknięcie odpowiedniego przycisku, a otwarty zostanie odpowiedni arkusz.
 Makro zapisujące otwarty dokument w określonej lokalizacji, a następnie
zamykające program ― a wszystko po kliknięciu jednego przycisku.
Oczywiście, wszystkie opisane akcje można wykonać bez pomocy makr. Ale odbiorcy
z pewnością docenią te drobne udogodnienia, które ułatwią pracę z pulpitem menedżerskim.
Jak zarejestrować swoje pierwsze makro

W przypadku osób rozpoczynających przygodę z automatyzacją pulpitów menedżerskich
trudno oczekiwać, że będą w stanie od razu używać kodu VBA. Bez dokładnej znajomo-
ści modelu obiektowego Excela oraz składni początkujący użytkownicy nie będą w stanie
tworzyć kodu. W tej sytuacji na pomoc przychodzi możliwość rejestracji makr. Po prostu
należy zarejestrować wykonywane działanie, a następnie uruchomić makro, kiedy tylko
będzie potrzebne.
Do zarejestrowania swojego pierwszego makra potrzebny będzie plik Rozdział 13

przykłady.xslm, który wraz z innymi materiałami można pobrać z adresu
Aby móc rozpocząć, najpierw należy wyświetlić kartę Deweloper. Pełny zestaw narzędzi
do obsługi makr umieszczono właśnie na tej karcie, która domyślnie pozostaje ukryta.
Konieczne jest więc jej odkrycie. Aby to zrobić, należy:
1. Wybrać ze Wstążki kartę Plik.
2. Następnie kliknąć Opcje; zostanie wówczas otwarte okno dialogowe o nazwie
Opcje programu Excel.
3. Kliknąć przycisk Dostosowywanie Wstążki.
Na liście wyświetlonej po prawej stronie widoczne będą dostępne karty.
4. Zaznaczyć kartę Deweloper (patrz rysunek 13.1).
Rozdział 13.  Użycie makr w raportach 279
Rysunek 13.1. Włączanie karty Deweloper
5. Kliknąć OK.
Kiedy na Wstążce widoczna jest już karta Deweloper, możemy ją rozwinąć i kliknąć
przycisk Zarejestruj makro. Zostanie otwarte okno dialogowe Rejestrowanie makra
Rysunek 13.2.
Okno dialogowe
Rejestrowanie makra
W oknie dialogowym Rejestrowanie makra dostępne są cztery pola:

 Nazwa makra. Excel automatycznie nazywa makra (Makro1 i tak dalej), ale najlepiej
jest nadawać im nazwy opisujące ich działanie. I tak makro odpowiedzialne
za formatowanie tabeli można nazwać FormatowanieTabeli.
 Klawisz skrótu (opcjonalne). Każde makro wymaga zdarzenia, które je zainicjuje.

Takim zdarzeniem może być kliknięcie przycisku, otwarcie arkusza czy — jak
w tym przypadku — wciśnięcie kombinacji klawiszowej. Po wciśnięciu kombinacji
klawiszy przypisanej do danego makra zostanie ono uruchomione. Skrót klawiszowy
nie jest jednak wymagany do uruchomienia makra.
 Przechowuj makro w — domyślną opcją jest Nowy skoroszyt. Wybranie opcji
domyślnej oznacza, że makro jest zapisane w aktywnym pliku. Kiedy następnym
razem otworzymy dany skoroszyt, makro będzie gotowe do uruchomienia. Jeżeli
wyślemy ten skoroszyt do innego użytkownika, on również będzie mógł je uruchomić
(zakładając, że będzie miał ustawiony odpowiedni poziom zabezpieczeń związanych
z makrami, ale o tym później).
 Opis (opcjonalne). Przydatne w przypadku, gdy mamy wiele makr w jednym
skoroszycie lub gdy trzeba przekazać użytkownikowi więcej informacji na temat
działania danego makra.
Aby zarejestrować makro, należy wykonać poniższą procedurę:

1. Wprowadzić nawę makra (pole Nazwa makra).
W naszym przykładzie niech będzie to PaskiDanych.
2. Z listy Przechowuj makro w wybrać opcję Ten skoroszyt (patrz rysunek 13.3).
Rysunek 13.3.
Rejestracja
nowego makra
o nazwie PaskiDanych
3. Kliknąć OK.
Excel jest teraz gotowy do akcji.
Podczas rejestrowania makra można wykonywać dowolne działania. Poniżej opisano

procedurę rejestracji makra, które spowoduje umieszczenie w kolumnie pasków danych:
1. Zaznaczyć zakres komórek C1:C21.
2. Z karty Narzędzie główne wybrać Formatowanie warunkowe/Nowa reguła.
Zostanie otwarte okno dialogowe Nowa reguła formatowania.
3. Rozwinąć listę Styl formatowania i wybrać z niej Pasek danych.
Zawartość okna zostanie dopasowana do wybranej opcji.
4. Zaznaczyć opcję Pokaż tylko pasek.

5. Aby zatwierdzić wprowadzone zmiany, kliknąć OK.
6. Kliknąć znajdujący się na karcie Deweloper przycisk Zatrzymaj rejestrowanie.
W tym momencie Excel zatrzyma rejestrowanie makra. Od tej chwili dysponujemy ma-
krem zastępującym wartości liczbowe paskami danych.
Teraz zarejestrujemy makro służące do usuwania pasków danych.

1. Kliknąć znajdujący się na karcie Deweloper przycisk Zarejestruj makro.
2. W polu Nazwa makra wpisać UsunPaskiDanych oraz wybrać z listy Przechowuj
makro w opcję Ten skoroszyt (patrz rysunek 13.4). Kliknąć OK.
Rysunek 13.4.
Rejestracja nowego
makra o nazwie
UsunPaskiDanych
3. Zaznaczyć zakres komórek C1:C21.

4. Z karty Narzędzia główne wybrać Formatowanie warunkowe/Wyczyść reguły/
Wyczyść reguły z całego arkusza.
5. Kliknąć znajdujący się na karcie Deweloper przycisk Zatrzymaj rejestrowanie.
W ten sposób otrzymaliśmy makro do usuwania formatowania warunkowego z komórek

C1:C21.
Uruchamianie makra
Aby zobaczyć, jak makro działa, należy wykonać poniższą procedurę:
1. Z karty Deweloper wybrać polecenie Makra.
Zostanie wyświetlone okno dialogowe widoczne na rysunku 13.5, z którego
będzie można uruchomić wybrane makro.
2. Wybrać makro PaskiDanych.
3. Kliknąć przycisk Uruchom.
Jeżeli wszystko przebiegło zgodnie z planem, wówczas makro odtworzy wykonane

przez użytkownika działania, czego efektem będzie sformatowanie danych za pomocą
pasków danych (patrz rysunek 13.6).
Rysunek 13.5.
Makro można uruchomić
z okna dialogowego
Makro
Rysunek 13.6.
Makro automatycznie
sformatowało dane!
Teraz można na powrót przywołać okno dialogowe Makra i uruchomić makro o nazwie
UsuńPaskiDanych (patrz rysunek 13.7).
Rysunek 13.7.
Zgodnie z nazwą makro
UsuńPaskiDanych
usunie formatowanie
warunkowe
Przypisywanie makra do przycisku

Podczas tworzenia makr ważne jest, aby umożliwić użytkownikom łatwe i proste ich uru-
chamianie. Przycisk umieszczony bezpośrednio na raporcie czy pulpicie menedżerskim
jest prostym, ale efektywnym rozwiązaniem.
Formanty formularza programu Excel (więcej informacji na ten temat można znaleźć
w rozdziale 12.) umożliwiają tworzenie interfejsu użytkownika wprost w arkuszach
i dzięki temu ułatwiają pracę użytkownikom. W Formantach formularza można zna-
leźć elementy takie jak przyciski (najczęściej wykorzystywane formanty), paski prze-
wijania czy przyciski opcji.
W przypadku makr formanty formularza można umieścić w arkuszu, a następnie przypi-
sać do nich makro — właśnie to, które przed momentem zostało utworzone. Kiedy makro
zostanie przypisane do formantu, wówczas za każdym razem, kiedy zostanie on kliknięty,
makro zostanie wykonane czy odtworzone.
Poświęćmy chwilę i utwórzmy przyciski dla obu utworzonych wcześniej makr (Paski-
Danych i UsuńPaskiDanych). Oto, jak to zrobić:
2. Następnie należy wybrać kontrolkę Przycisk (patrz rysunek 13.8).
Rysunek 13.8.
Kontrolki formularza
można znaleźć na
karcie Deweloper
3. Wskazać miejsce, w którym formant ma zostać umieszczony. Po kliknięciu miejsca

w arkuszu zostanie wyświetlone okno dialogowe Przypisywanie makra, w którym
będzie można połączyć makro z przyciskiem (patrz rysunek 13.9).
Rysunek 13.9.
Przypisywanie makra
do nowo utworzonego
przycisku
Kontrolki formularza a formanty ActiveX

Warto pamiętać, że mimo iż kontrolki i formanty wyglądają podobnie, to jednak różnią się od siebie.
 Kontrolki formularza są zaprojektowane specjalnie do umieszczania w arkuszach.
 Formanty ActiveX zwykle stosowane są w UserForm Excela.
Można to przyjąć za ogólną zasadę: formanty formularza stosujemy w przypadku arkuszy. Dla-
czego? Kontrolki formularza wymagają mniej uwagi, dzięki czemu łatwiej je tworzyć i konfigurować
niż ich odpowiedniki ActiveX.
4. Należy zaznaczyć makro, do którego chcemy przypisać przycisk (w omawianym

przypadku będzie to makro PaskiDanych), i kliknąć OK.
5. Powtórzyć kroki 1. – 4. dla makra UsuńPaskiDanych.
I tak oto mamy do dyspozycji dwa przyciski, których kliknięcie spowoduje uruchomie-
nie makra. Warto pamiętać, że wszystkie kontrolki formularza działają tak jak przycisk
polecenia, do którego właśnie przypisaliśmy wybrane makro.
Utworzony przycisk ma nadaną domyślną nazwę (Przycisk3). Aby ją zmienić, należy

kliknąć prawym klawiszem myszy przycisk i wybrać z menu Edytuj tekst.
Uruchamianie makr w Excelu 2013

Wraz z wydaniem Excela 2013 Microsoft wprowadził wiele znaczących zmian do modelu
bezpieczeństwa pakietu Office. Jedną z najistotniejszych jest koncepcja zaufanych doku-
mentów. Nie wchodząc w techniczne szczegóły, chodzi o to, że zaufany dokument to taki,
któremu zezwalamy na uruchomienie makr.
Komunikaty bezpieczeństwa w Excelu

Jeżeli w Excelu 2013 otworzymy skoroszyt zawierający makra, wówczas pod Wstążką
zostanie wyświetlona w postaci żółtej belki informacja o tym, że zostały one wyłączone.
Jeżeli klikniemy przycisk Włącz zawartość, wówczas skoroszyt stanie się Dokumentem
zaufanym. Oznacza to, że nie będziemy już więcej proszeni o włączenie zawartości pliku
otwieranego na tym komputerze. Excel przyjmuje, że jeżeli raz zezwoliliśmy na urucho-
mienie makr w danym dokumencie, to zapewne będziemy chcieli je uruchamiać za każdym
razem, kiedy będziemy otwierać dany plik. Excel zapamięta, że uruchomiliśmy makra
w tym dokumencie, i nie będzie więcej o nich informował.
To świetna nowina dla użytkowników i klientów. Wystarczy raz zezwolić na uruchomienie

makr i nie będziemy więcej atakowani takimi komunikatami, nie trzeba się więc już
martwić, że nasz pulpit menedżerski nie będzie działał z powodu zablokowania makr.
Konfigurowanie zaufanych lokalizacji

Jeżeli irytuje Cię najdrobniejsza myśl o komunikatach bezpieczeństwa dotyczących makr,
problem można rozwiązać, tworząc zaufaną lokalizację dla plików. Jest to folder służący do
przechowywania tylko zaufanych dokumentów. Zaufana lokalizacja umożliwia użytkowni-
kom uruchamianie skoroszytów zawierających makra bez żadnych ograniczeń dotyczących
bezpieczeństwa, przynajmniej dopóty, dopóki plik będzie znajdował się w takim folderze.
Aby skonfigurować zaufaną lokalizację, wystarczy wykonać poniższą procedurę:

1. Na karcie Deweloper kliknąć przycisk Bezpieczeństwo makr.
2. Należy kliknąć przycisk Zaufane lokalizacje.
Zostanie wówczas wyświetlone menu Zaufane lokalizacje (patrz rysunek 13.10).
Rysunek 13.10. Menu Zaufane lokalizacje umożliwia dodawanie folderów, które użytkownik uznaje
za bezpieczne
Wyświetlone w nim będą wszystkie foldery uznawane przez Excela za zaufane.

3. Należy kliknąć przycisk Dodaj nową lokalizację.
4. Po kliknięciu przycisku Przeglądaj należy wskazać nowy folder, uznany
za bezpieczny.
Po ustawieniu zaufanej lokalizacji każdy plik Excela otwarty ze wskazanego folderu

będzie miał automatycznie włączoną obsługę makr. Dzięki temu można wskazać klien-
tom miejsce, z którego bezpiecznie mogą otwierać pliki programu Excel.
Rozszerzenie dla plików zawierających makra

Microsoft utworzył osobne rozszerzenie dla skoroszytów zawierających makra.
Standardowym rozszerzeniem plików Excela w wersjach 2007, 2010 i 2013 jest xslx. Pliki o takim
rozszerzeniu nie mogą zawierać makr. Jeżeli skoroszyt zawierający makra zapiszemy jako plik o roz-
szerzeniu xslx, wówczas wszystkie makra zostaną automatycznie usunięte. Oczywiście, użytkownik
zostanie poinformowany o tym fakcie.
Jeżeli chcemy zachować makra, wówczas musimy użyć specjalnego formatu plików: Skoroszyt pro-
gramu Excel z obsługą makr. Takie pliki mają rozszerzenie xslm. Dzięki temu wszystkie pliki z roz-
szerzeniem xslx są automatycznie uznawane za bezpieczne, natomiast te z rozszerzeniem xslm
traktowane są jako potencjalne zagrożenie.
Przykłady makr programu Excel

Przybliżenie podstaw tworzenia makr i korzystania z nich to jedna sprawa. Wprowadzenie
ich i używanie w odpowiedni sposób do procesów raportowania to zupełnie inna. Przyj-
rzyjmy się więc kilku przykładom makr, które można zaimplementować do tworzonych
pulpitów menedżerskich i raportów.
Plik z przykładami (Rozdział 13 przykłady.xslm) można pobrać z serwera FTP:

Tworzenie przycisków nawigacyjnych

Najbardziej powszechnym zastosowaniem makr jest nawigacja w dokumentach. Skoroszyty
posiadające wiele arkuszy mogą być męczące w obsłudze. Aby ułatwić pracę użytkowni-
kom, można utworzyć coś w rodzaju panelu nawigacyjnego widocznego na rysunku 13.11.
Kiedy użytkownik kliknie przycisk Przykład 1., zostanie przeniesiony do arkusza z przy-
kładem pierwszym.
Rysunek 13.11.
Wykorzystanie makr
do ułatwienia
użytkownikom
nawigowania
po dokumencie
Tworzenie makra ułatwiającego nawigowanie po arkuszach skoroszytu jest całkiem proste.

1. Na początek potrzebny jest arkusz, który będzie służył jako pulpit nawigacyjny
czy punkt startowy.
2. Następnie rozpocząć rejestrowanie makra.
3. W jego trakcie kliknąć docelowy arkusz, do którego użytkownik chce się przełączyć.
4. Po kliknięciu arkusza docelowego należy przerwać rejestrowanie makra.
5. Przypisać makro do utworzonego przycisku.
Warto wiedzieć, że Excel posiada wbudowaną funkcję umożliwiającą konwertowanie

zawartości komórki w hiperłącze skojarzone z inną lokalizacją. Taką lokalizacją może
być inny skoroszyt, strona internetowa czy nawet arkusz w bieżącym skoroszycie. Choć
zastosowanie hiperłącza może być prostsze od tworzenia makra, to w takim przypadku
nie można stosować Formantów formularza (na przykład przycisków). Zamiast przycisku
używany jest tekst, który umożliwia użytkownikom zorientowanie się, gdzie zostaną
przeniesieni po kliknięciu łącza.
Dynamiczna zmiana danych w tabeli przestawnej

W przykładzie widocznym na rysunku 13.12 makro umożliwia użytkownikowi zmianę
widoku tabeli za pomocą pojedynczego kliknięcia przycisku.
Rysunek 13.12. Ten raport umożliwia użytkownikowi zmianę perspektywy
Więcej informacji na temat tabel przestawnych można znaleźć w rozdziale 14.

W rozdziale 15. natomiast zamieszczono informacje na temat wykresów przestawnych.
Na rysunku 13.13 widać, że wykres przysłania tabelę przestawną, z którą jest połączony.
Zarejestrowane i przypisane do przycisków makra nie robią nic innego, jak zmieniają
układ tabeli przestawnej tak, aby wykorzystać różne dane.
Oto, w jaki sposób można uzyskać taki efekt:
1. Utworzyć tabelę przestawną i wykres przestawny.
2. Następnie rozpocząć rejestrowanie makra.
3. Podczas rejestrowania makra przenieść pola tabeli z jednego obszaru na inny.
Po wykonaniu tego kroku należy przerwać rejestrowanie makra.
4. Nagrać nowe makro, przywracające układ pól do pierwotnego kształtu.
5. Kiedy makra zostaną zarejestrowane, przypisać je do osobnych przycisków.
Rysunek 13.13. Makra kryjące się za przyciskami zmieniają układ tabeli przestawnej
Uruchomienie kolejnych makr spowoduje zmianę układu tabeli przestawnej, a co za tym

idzie, również wykresu przestawnego.
Raporty na jedno kliknięcie

Dwa ostanie przykłady na to, w jaki sposób można zarejestrować proces wyszukiwania
wartości. Jeżeli użytkownik doceni to, że znajdywanie określonych wartości może być
zautomatyzowane, dlaczego nie wykorzystać do tego celu makra?
Na rysunku 13.14 widać, że za pomocą przycisków można wyszukać 20 najlepszych i 20

najgorszych klientów. Dzięki temu, że w makrze zarejestrowane zostały kolejne czynności
potrzebne do wyświetlenia takich danych, nawet osoba nieznająca tych mechanizmów
może teraz z nich w pełni korzystać. Jest to również metoda pozwalająca na ograniczenie
ryzyka. Stanie się tak dlatego, że użytkownik będzie korzystał z raportu w sposób dokładnie
zaplanowany przez jego autora.
Rysunek 13.14.
Zarejestrowanie
procesu zmiany
widoków nie tylko
pozwala zaoszczędzić
czas i pracę, ale
również umożliwia
użytkownikom
bez odpowiedniej
wiedzy korzystanie
z zaawansowanych
możliwości programu
Dzięki temu możemy nie tylko zaoszczędzić czas i pracę, ale również umożliwić użytkow-
nikom bez odpowiedniej wiedzy wykorzystanie zaawansowanych możliwości programu.
W rozdziale 14. znaleźć można informacje pozwalające odświeżyć wiedzę na temat

tworzenia raportów z listami rankingowymi, takimi jak te widoczne na rysunku 13.14.
Na rysunku 13.15 przedstawiono sposób, w jaki można umożliwić użytkownikom szyb-

kie i proste wyświetlenie tych samych danych na różnych rodzajach wykresów. Wbrew
pozorom nie jest to wcale tak bezużyteczne działanie, jak mogłoby się wydawać na pierw-
szy rzut oka. Całkiem często zdarzają się prośby o przedstawienie tych samych danych
na różne sposoby. Zamiast zużywać cenne miejsce w raporcie, lepiej zarejestrować makro
zmieniające typ wykresu. Dzięki temu odbiorcy będą mogli dotrzeć do samego sedna
informacji.
Rysunek 13.15.
Odbiorcom można dać
możliwość wyboru
sposobu, w jaki chcą
oglądać swoje dane
Część IV
Tabele przestawne
a pulpity menedżerskie
W tej części:
 Rozdział 14. Tabele przestawne
 Rozdział 15. Zastosowanie wykresów przestawnych
 Rozdział 16. Fragmentatory
 Rozdział 17. Wykorzystanie wewnętrznego modelu danych i dodatek Power View
Rozdział 14.
Tabele przestawne
W tym rozdziale:
 Zastosowanie tabel przestawnych w modelu danych
 Tworzenie i modyfikowanie tabel przestawnych
 Dostosowywanie tabel przestawnych (pola, formaty i funkcje)
 Filtrowanie danych za pomocą tabel przestawnych
W rozdziale 11. omówiono zastosowanie modelu danych jako podstawy dla pulpitów me-
nedżerskich i raportów. Dzięki niemu można łatwo umieścić dane w trzech logicz-
nych warstwach: danych, analiz i prezentacji. W tym rozdziale wyjaśniono, dlaczego
tabele przestawne znakomicie wpisują się w tę koncepcję. Dzięki nim można tworzyć
modele, które nie tylko są łatwe do ustawienia, ale można je aktualizować za pomocą
jednego wciśnięcia klawisza. Zarządzanie pulpitem menedżerskim wymaga wtedy mniej
czasu, który z kolei można przeznaczyć na inne zajęcia. W Excelu nie ma wydajniejszego
narzędzia niż tabele przestawne.
Tabele przestawne — wprowadzenie

Tabela przestawna to narzędzie umożliwiające tworzenie interaktywnych widoków źró-
dła danych, znanych też jako raporty tabeli przestawnej. Tabele te ułatwiają zamianę
niekończących się kolumn, wierszy i liczb w pełne znaczenia prezentacje danych. Łatwo
można tworzyć podsumowania wybranych pozycji: na przykład wyniki dla regionu pół-
nocnego i zachodniego, różnorodne filtry czy specjalne formuły do wykonywania nowych
obliczeń.
Nazwa „tabele przestawne” wzięła się stąd, że użytkownik może za pomocą metody
„przeciągnij i upuść” dynamicznie zmieniać (czy „przestawiać”) perspektywę prezento-
wania danych, uzyskując dzięki temu zupełnie nowe zestawienia z tych samych informacji.
Można więc tworzyć podsumowania i drążyć dane do dowolnego poziomu szczegółu.
Same dane nie ulegają zmianie i nie są połączone z tabelą przestawną. Powód, dla którego
tabele przestawne tak dobrze pasują do pulpitów menedżerskich, to możliwość szybkiej
ich aktualizacji poprzez zmianę źródła danych. Dzięki temu można jednocześnie usta-
wić warstwę analiz i prezentacji, a samą aktualizację wykonać poprzez jedno wciśnięcie
klawisza.
294 Część IV  Tabele przestawne a pulpity menedżerskie
Anatomia tabel przestawnych

Tabela przestawna składa się z czterech obszarów: Wartości, Wiersze, Kolumny i Filtry.
Od rodzaju danych umieszczanych w tych obszarach zależy sposób ich używania i prezen-
towania w tabeli przestawnej. Omówimy teraz funkcje każdego z tych czterech obszarów.
Obszar Wartości
Obszar Wartości umożliwia obliczanie źródeł danych. Na rysunku 14.1 widoczny jest
duży prostokątny obszar obok nagłówków kolumn i wierszy. W tym przykładzie obszar
Wartości zawiera sumę wartości w polu Wielkość sprzedaży.
Rysunek 14.1.
Obszar Wartości
w tabeli przestawnej
oblicza i zlicza dane
Pola danych, które można tu przeciągać i upuszczać, zawierają typowe mierniki: suma
przychodów, liczba jednostek czy średnia cena.
Obszar Wiersze
Obszar Wiersze przedstawiono na rysunku 14.2. Przeciągnięcie pola danych do obszaru
Wiersze spowoduje wyświetlenie unikalnych wartości z pól pod wierszami po lewej
stronie tabeli przestawnej. Obszar Wiersze zwykle ma co najmniej jedno pole, choć
może być ich więcej.
Rysunek 14.2.
Obszar Wiersze
umożliwia uzyskanie
perspektywy
zorientowanej
na wiersze
Rozdział 14.  Tabele przestawne 295
Typy pól danych, które można tu przeciągnąć, obejmują te, które można grupować i kate-
goryzować, takie jak produkty, nazwy i lokalizacje.
Obszar Kolumny
Obszar Kolumny zawiera nagłówki rozciągające się w górnej części tabeli przestawnej
(patrz rysunek 14.3). W tym przykładzie obszar zawiera listę segmentów rynku.
Rysunek 14.3.
Obszar Kolumny
umożliwia uzyskanie
perspektywy
zorientowanej
na kolumny
Umieszczenie pola danych w tym obszarze spowoduje wyświetlenie wartości z pola

w danej kolumnie. Obszar Kolumny znakomicie nadaje się do tworzenia macierzy da-
nych czy wskazywania bieżących trendów.
Obszar Filtry
Znajdujący się na górze tabeli przestawnej obszar Filtry to dodatkowy zestaw roz-
wijanych kontrolek. Na rysunku 14.4 obszar ten obejmuje pole Region, a sama tabela
przestawna jest ustawiona tak, aby prezentować wszystkie regiony.
Rysunek 14.4.
Obszar Filtry umożliwia
łatwe stosowanie
filtrów w tabeli
przestawnej
z uwzględnieniem
wybranych danych
Umieszczenie pola danych w obszarze Filtr raportu umożliwia zmianę widoków całej
tabeli zależnie od dokonanego wyboru. Typy pól, które można tu umieścić, obejmują te,
które skupiają się na wyodrębnianiu i uwydatnianiu pewnych informacji, na przykład
regionu, pracowników itp.
Tworzenie prostej tabeli przestawnej

Kiedy już zdobyliśmy solidną wiedzę na temat struktury tabel przestawnych, czas na krok
następny i utworzenie takiej tabeli samodzielnie.
Wszystkie przykłady omawiane w tym rozdziale znajdują się w pliku Rozdział 14

przykłady.xslx, który można pobrać z serwera FTP pod adresem
1. W pliku Rozdział 14 przykłady.xslx należy otworzyć arkusz Przykładowe dane

i kliknąć pojedynczą komórkę w zakresie danych, który będą zasilać tabelę przestawną.
2. Następnie należy kliknąć kartę Wstawianie na Wstążce i odnaleźć ikonę tabeli
przestawnej (patrz rysunek 14.5).
Rysunek 14.5.
Tworzenie
tabeli przestawnej
za pomocą karty
Wstawianie
3. Z listy rozwijanej widocznej po kliknięciu ikony Tabela przestawna należy

wybrać pozycję Tabela przestawna. Zostanie wówczas otwarte okno dialogowe
Tworzenie tabeli przestawnej (patrz rysunek 14.6).
Rysunek 14.6.
Okno dialogowe
Tworzenie tabeli
przestawnej
4. Należy wskazać lokalizację źródła danych.

5. Następnie wskazać arkusz, w którym tabela ma się znaleźć.
Na rysunku 14.6 domyślnie zaznaczona jest opcja Nowy arkusz. Oznacza to,
że tworzona właśnie tabela przestawna zostanie umieszczona w nowym arkuszu
bieżącego skoroszytu. Aby zmienić to ustawienie, należy zaznaczyć opcję Istniejący
arkusz i wskazać ten, w którym ma zostać umieszczona tabela.
6. Kliknąć OK.
Od tej chwili w nowym arkuszu dostępny będzie pusty raport tabeli przestawnej.
Układanie tabeli przestawnej

Na rysunku 14.7 widoczne jest okno Pola tabeli przestawnej wyświetlane obok pustego
raportu tabeli przestawnej.
Rysunek 14.7.
Okno dialogowe Pola
tabeli przestawnej
Do tabeli można dodawać potrzebne pola, przeciągając je i upuszczając ich nazwy na

jeden z czterech dostępnych obszarów z widocznych w oknie Pola tabeli przestawnej:
Filtry, Kolumny, Wiersze i Wartości.
Jeżeli okno dialogowe Pola tabeli przestawnej nie pojawi się po kliknięciu tabeli,
wówczas można przywołać je samodzielnie, klikając prawym klawiszem myszy w dowolnym
miejscu tabeli i wybierając z menu Pokaż listę pól. Można też przejść do Wstążki, kliknąć
Opcje i w karcie Pokazywanie/Ukrywanie wybrać Lista pól.
Przed dodaniem pól do poszczególnych obszarów należy zadać sobie dwa pytania:
„Co chcę uzyskać?” i „Jak ma to wyglądać?”. Odpowiedzi na te pytania będą decydo-
wały o rozmieszczaniu pól na obszarach.
W pierwszej tabeli przestawnej chcemy sprawdzić wielkość sprzedaży w złotówkach na

danym rynku. Oznacza to, że musimy użyć pól Wielkość sprzedaży i Rynek.
Jak ma wyglądać przygotowywana tabela? Poszczególne rynki powinny być wyświetlane

w układzie pionowym po lewej stronie tabeli, a obok każdego z nich powinna być
widoczna wartość sprzedaży. W tym celu do obszaru Wiersze należy dodać pole Rynek,
a do obszaru Wartości pole Wielkość sprzedaży.
1. Na liście pól należy zaznaczyć Rynek (patrz rysunek 14.8).
Rysunek 14.8.
Aby dodać pole
Rynek do tabeli,
należy zaznaczyć je
na liście
Kiedy w tabeli pojawią się już rynki, pora na dodanie wartości sprzedaży.
2. W oknie selekcji pól należy zaznaczyć Wielkość sprzedaży (patrz rysunek 14.9).
Rysunek 14.9.
Dodawanie pola
Wielkość sprzedaży
Zaznaczenie pola, które zawiera dane nieliczbowe (tekst lub daty), spowoduje
automatycznie jego umieszczenie w obszarze Wiersze tabeli przestawnej. Zaznaczenie
pola, które zawiera dane liczbowe, spowoduje automatycznie jego umieszczenie
w obszarze Wartości tabeli przestawnej.
I jeszcze jedna sprawa: podczas dodawania nowych pól nie wszystkie z nich mogą być
widoczne w polach okna dialogowego każdego z obszarów. Rozwiązać ten problem można,
zmieniając rozmiar okna: wystarczy kliknąć i przeciągnąć jego krawędzie.
Jak widać, analizę każdego z rynków można przeprowadzić w dziewięciu krokach!

To zdumiewające, jeśli weźmie się pod uwagę fakt, że do obróbki było ponad 60 000
wierszy z danymi. Po drobnych zmianach w formatowaniu utworzona tabela przestawna
może być początkiem raportu czy pulpitu menedżerskiego.
Modyfikowanie tabel przestawnych

A oto pewna wspaniała cecha tabel przestawnych. Do modelu danych można dodawać tak
wiele warstw analizy, jak to tylko potrzebne, zmieniając i ponownie aranżując pola tabeli
będącej źródłem danych. Załóżmy, że chcemy przedstawić wartość sprzedaży na poszcze-
gólnych rynkach z uwzględnieniem segmentów. Ponieważ tabela przestawna zawiera już
pola Rynek i Wielkość sprzedaży, wszystko, co trzeba zrobić, to dodać pole Segment.
Wystarczy więc kliknąć gdziekolwiek w obszarze tabeli i w oknie dialogowym Pola ta-
beli przestawnej zaznaczyć pole Segment. Na rysunku 14.10 przedstawiono tabelę prze-
stawną po wprowadzonych zmianach.
Rysunek 14.10. Dodanie nowej warstwy analizy do modelu danych jest zupełnie proste:
wystarczy zaznaczyć kolejne pole
Jeżeli okno dialogowe Pola tabeli przestawnej nie pojawi się po kliknięciu tabeli,
wówczas można przywołać je samodzielnie, klikając prawym klawiszem myszy w dowolnym
miejscu tabeli i wybierając z menu Pokaż listę pól.
Co jeśli układ tabeli nie jest odpowiedni? Być może trzeba wyświetlić listę segmentów
w górnej części tabeli. To żaden problem. Wystarczy przeciągnąć pole Segment z obszaru
Wiersze do Kolumny. Spowoduje to natychmiastową zmianę układu tabeli przestawnej
Rysunek 14.11. Poszczególne segmenty rynku umieszczone są teraz w kolumnach
Zmiana widoku tabeli przestawnej

Często jesteśmy proszeni o przygotowanie raportu dotyczącego pojedynczego regionu,
rynku, produktu i tak dalej. Zamiast spędzać kolejne godziny nad tworzeniem osobnych
tabel przestawnych dla każdego możliwego scenariusza, można wykorzystać same tabele,
aby ułatwić sobie utworzenie wielu widoków tych samych danych. Można to zrobić, two-
rząc dodatkowy filtr regionu w tabeli.
Wystarczy więc kliknąć gdziekolwiek w obszarze tabeli; zostanie wówczas wyświetlone

okno dialogowe Pola tabeli przestawnej, w którym trzeba przeciągnąć pole Region do
obszaru Filtry. W tabeli przestawnej zostanie wówczas umieszczona lista rozwijana (patrz
rysunek 14.12). Można jej używać do wyświetlania danych z jednego regionu naraz.
Rysunek 14.12. Dodawanie do tabeli przestawnej filtru regionu
Aktualizowanie tabel przestawnych

Z upływem czasu dane mogą ulegać zmianie i rozrastać się wraz z nowo pojawiającymi
się wierszami i kolumnami. Do aktualizowania tabel można użyć polecenia Odśwież.
Aby to zrobić, wystarczy kliknąć tabelę przestawną prawym klawiszem myszy i z menu
podręcznego wybrać opcję Odśwież (patrz rysunek 14.13).
Rysunek 14.13.
Polecenie Odśwież
służy do aktualizowania
tabel przestawnych
Czasem zmianom ulega struktura tabeli zasilającej danymi tabelę przestawną. Na przy-
kład może zostać dodana lub usunięta jedna z kolumn. Taki rodzaj zmiany wpływa nie
tylko na kilka pozycji w tabeli, ale na cały zakres danych.
W takim przypadku proste zaktualizowanie tabeli przestawnej nie przyniesie spodziewanego

efektu. Należy zaktualizować cały zakres obejmowany przez tabelę. Oto, jak to zrobić:
1. Kliknąć gdziekolwiek w obszarze tabeli; zostanie wówczas wyświetlona zakładka
Narzędzia tabel przestawnych.
2. Przejść do zakładki Analiza.
3. Kliknąć przycisk Zmień źródło danych (patrz rysunek 14.14).
Rysunek 14.14.
Zmiana zakresu danych
dla tabeli przestawnej
4. Zmienić zakres tak, aby obejmował nowe wiersze czy kolumny (patrz rysunek 14.15).
Rysunek 14.15.
Zaznaczanie nowego
zakresu danych dla
tabeli przestawnej
5. Kliknąć OK.
Tabele przestawne i wielkość arkuszy

Ważne jest, aby pamiętać, że stosowanie tabel przestawnych w raportach i pulpitach menedżerskich
ma swoje implikacje dotyczące rozmiarów i zużycia pamięci. Podczas tworzenia tabeli przestawnej
Excel tworzy obraz źródła danych i przechowuje go w pamięci podręcznej. Tak więc pamięć pod-
ręczna tabeli przestawnej jest kontenerem przechowującym obraz danych. Każda tabela przestaw-
na tworzona z oddzielnego źródła danych tworzy swój własny kontener, który zwiększa rozmiar
skoroszytu i ilość pamięci zużywanej do jego obsługi. Zwiększenie rozmiaru pliku i zużycia pamięci
zależne jest od wielkości oryginalnego źródła danych powielanego przez Excel na potrzeby tworzonych
kontenerów.
Wszystko jasne, prawda? A oto sedno problemu: często trzeba utworzyć oddzielne tabele prze-
stawne korzystające z tego samego źródła danych w celu stworzenia dwóch odrębnych warstw
analizy w modelu danych. W takim przypadku Excel utworzy dwa kontenery, nie zważając na to, że
oba zawierają te same dane. Oznacza to, że arkusz ulega rozdęciu za każdym razem, gdy tworzymy
nową tabelę przestawną z tych samych danych.
Aby obejść ten potencjalny problem, można użyć poleceń kopiuj i wklej. Otóż to: proste skopiowa-
nie tabeli i umieszczenie jej gdzie indziej nie spowoduje utworzenia nowego kontenera. Dzięki temu
można tworzyć wiele tabel przestawnych wykorzystujących to samo źródło danych bez niepożąda-
nego zwiększania rozmiaru pliku czy zużycia pamięci.
Dostosowywanie tabel przestawnych

Tworzone tabele przestawne często wymagają drobnych zmian, tak aby wyglądać i dzia-
łać zgodnie z oczekiwaniami użytkowników. W dalszej części opisano niektóre ze spo-
sobów dostosowywania tabel w taki sposób, aby były zgodne z założeniami pulpitów mene-
dżerskich.
Zmiana układu tabeli przestawnej

Excel 2013 daje użytkownikom swobodę wyboru układu danych w tabeli przestawnej.
Na rysunku 14.16 widoczne są trzy układy raportu: kompaktowy, konspektu i tabela-
ryczny. Chociaż o żadnym z nich nie można powiedzieć, że jest wyraźnie lepszy od
innych, to większość użytkowników wyraźnie preferuje raport tabelaryczny, ponieważ
wydaje się być czytelniejszy, ale także dlatego, że przywykli do stosowania go w tabe-
lach przestawnych.
Rysunek 14.16. Trzy układy raportu tabeli przestawnej
Wybór układu ma wpływ nie tylko na wygląd i działania mechanizmu raportów, ale
może oddziaływać również na sposób tworzenia pulpitów menedżerskich na podstawie
tabel przestawnych i korzystania z nich.
Zmiana układu tabeli przestawnej jest prosta. Wystarczy wykonać poniższą procedurę:
1. Kliknąć w dowolnym miejscu tabeli przestawnej, a następnie wyświetlić kartę
2. Przejść do karty Projektowanie.
3. Kliknąć ikonę Układ raportu i wybrać odpowiedni układ z dostępnych

możliwości (patrz rysunek 14.17).
Rysunek 14.17.
Zmiana układu raportu
tabeli przestawnej
Zmiana nazwy pól

Każde pole w tabeli przestawnej ma swoją nazwę. Pola w wierszach, kolumnach i fil-
trach dziedziczą swoje nazwy po etykietach danych ze źródła danych. I tak na przykład
pola w obszarze Wartości mają nazwy takie jak Suma z Wielkość sprzedaży.
Ale chciałoby się mieć własne nazwy i zamiast Suma z Wielkość sprzedaży na przykład
Łączna sprzedaż. W takim przypadku przydałaby się możliwość zmiany nazwy pola.
Aby zmienić nazwę pola, należy:
1. Kliknąć prawym klawiszem myszy w polu docelowym.
Jeżeli chcemy zmienić nazwę pola Suma z Wielkość sprzedaży, wówczas należy
kliknąć dowolną wartość w tym polu.
2. Następnie wybrać Ustawienia pola wartości (patrz rysunek 14.18).
Rysunek 14.18.
Należy kliknąć prawym
klawiszem myszy
w polu docelowym
i wybrać opcję
Ustawienia
pola wartości
Zostanie otwarte okno dialogowe o tej samej nazwie.

3. W polu Nazwa niestandardowa wprowadzić nową nazwę (patrz rysunek 14.19).
Rysunek 14.19.
Zmiana nazwy w polu
Nazwa niestandardowa
4. Kliknąć OK.
Jeżeli zostanie użyta taka sama nazwa, jak w źródle danych, wówczas zostanie
wyświetlony komunikat błędu. W naszym przykładzie będzie tak, jeżeli spróbujemy
zmienić nazwę pola Suma z Wielkość sprzedaży na Wielkość sprzedaży. Rozwiązać
ten problem można, wstawiając dodatkową spację na końcu nazwy. Nazwa z dodatkową
spacją będzie dla Excela zupełnie inną. Dzięki tej metodzie można używać takich
samych nazw i nikt nie zauważy różnicy.
Formatowanie liczb
Liczby w tabelach przestawnych można dostosować, aby spełniały określone wymogi
(na przykład aby były wyświetlane jako waluta, procenty itp.). Formatowanie liczb można
kontrolować za pomocą okna dialogowego Ustawienia pola wartości. Oto, jak to zrobić:
Jeżeli chcemy zmienić format wartości w polu Wielkość sprzedaży,
wówczas należy kliknąć dowolną znajdującą się w nim wartość.
2. Następnie należy wybrać opcję Ustawienia pola wartości.
3. Aby wyświetlić okno dialogowe Formatowanie komórek, należy kliknąć
przycisk Format liczby.
4. W oknie Formatowanie komórek można wybrać odpowiedni format liczb,
tak jak miałoby to miejsce w zwykłym arkuszu.
5. Kliknąć OK.
Po ustawieniu nowego formatu pozostanie on niezmieniony, nawet jeżeli tabela prze-

stawna zostanie odświeżona lub zmieniony zostanie jej układ.
Zmiana sposobu obliczania podsumowania

Podczas tworzenia tabeli przestawnej Excel, domyślnie, podlicza dane, dodając je lub
zliczając. Ale zamiast Sumy czy Licznika można użyć też innych funkcji; są to: Średnia,
Maksimum, Minimum, Iloczyn itd. Oto wszystkie jedenaście dostępnych opcji:
 Suma: dodaje wszystkie wartości liczbowe.
 Licznik: zlicza wszystkie pozycje w wybranym polu, wliczając liczbowe,
tekstowe i sformatowane jako daty.
 Średnia: oblicza średnią dla danych docelowych.
 Maksimum: wyświetla najwyższą wartość w danych docelowych.
 Minimum: wyświetla najniższą wartość w danych docelowych.
 Iloczyn: mnoży wszystkie dane.
 Licznik num.: zlicza tylko wartości liczbowe w komórkach w danych docelowych.
 OdchStd i OdchStdc: oblicza odchylenia standardowe dla danych docelowych.
Funkcji OdchStdc należy użyć, gdy posiadamy pełne dane. Natomiast funkcji
OdchStd wówczas, gdy dysponujemy tylko ich wycinkiem.
 Wariancja i Wariancja populacji: oblicza statystyczną wariancję dla danych
docelowych. Funkcji Wariancja populacji należy użyć, gdy posiadamy pełne
dane. Natomiast funkcji Wariancja wówczas, gdy dysponujemy tylko ich
wycinkiem.
Aby zmienić typ podsumowania w danym polu, należy kolejno:

2. Następnie wybrać opcję Ustawienia pola wartości.
3. Na liście zaznaczyć odpowiedni typ obliczeń, który ma być użyty
do podsumowania (patrz rysunek 14.20).
Rysunek 14.20.
Zmiana typu
wykonywanych obliczeń
4. Kliknąć OK.
Czy wiedziałeś, że jedna pusta komórka spowoduje, że Excel zamiast sumować,

będzie je zliczał? Właśnie tak. Jeżeli wszystkie komórki w kolumnie zawierają dane
liczbowe, wówczas Excel użyje funkcji Suma. Ale jeżeli choć jedna będzie pusta lub
zawierać będzie tekst, wówczas zostanie zastosowana funkcja Licznik. Dlatego należy
uważnie sprawdzać pola umieszczane w obszarze Wartości tabeli przestawnej. Jeżeli
nazwa pola rozpoczyna się od Bez obliczeń, wówczas program będzie zliczał pozycje,
a nie sumował.
Pomijanie sum częściowych

Za każdym razem, kiedy dodamy nowe pole do tabeli, Excel utworzy pole sumy częściowej.
Mogą zdarzyć się sytuacje, w których dołączanie sum częściowych nie będzie miało sensu,
a wręcz utrudni odbiór tabeli przestawnej. Na rysunku 14.21 widoczna jest tabela, w której
sumy częściowe wprowadzają tylko zamieszanie i utrudniają tym samym odczytanie
podstawowego przesłania raportu.
Rysunek 14.21.
Sumy częściowe
mogą czasem
przysłonić dane,
które chcielibyśmy
przedstawić
Usuwanie wszystkich sum częściowych jednocześnie

Aby usunąć wszystkie sumy częściowe jednocześnie, należy:
2. Kliknąć zakładkę Projektowanie.
3. Kliknąć ikonę Sumy częściowe i z menu wybrać Nie pokazuj sum częściowych
Rysunek 14.22.
Jednoczesne
usuwanie wszystkich
sum częściowych
za pomocą polecenia
Nie pokazuj sum
częściowych
Jak widać na rysunku 14.23, ten sam raport po usunięciu sum częściowych prezentuje
się znacznie lepiej.
Rysunek 14.23.
Ten sam raport
pozbawiony sum
częściowych
Usuwanie pojedynczych sum częściowych

Co zrobić, kiedy trzeba będzie usunąć tylko jedną sumę częściową? W takim przypadku
należy:
2. Następnie wyświetlić okno dialogowe Ustawienia pola; w tym celu z menu
podręcznego należy wybrać opcję Ustawienia pól.
3. W części Sumy częściowe należy zaznaczyć opcję Brak (patrz rysunek 14.24).
Rysunek 14.24.
Aby usunąć pojedynczą
sumę częściową,
należy zaznaczyć
opcję Brak
4. Kliknąć OK.
Usuwanie sum końcowych

Co zrobić, kiedy pojawi się konieczność usunięcia sum końcowych z tabeli przestawnej?
1. Kliknąć prawym klawiszem myszy w dowolnym miejscu tabeli przestawnej.
2. Aby wyświetlić okno dialogowe Opcje tabeli przestawnej, należy wybrać z menu
podręcznego polecenie o tej samej nazwie.
3. Następnie należy przejść do zakładki Sumy i filtry.
4. W następnym kroku należy usunąć zaznaczenie z opcji Pokaż sumy końcowe wierszy.
5. A także Pokaż sumy końcowe kolumn.
6. Aby potwierdzić zmiany, kliknąć OK.
Ukrywanie i wyświetlanie pozycji

Tabele przestawne podsumowują i wyświetlają wszystkie informacje ze źródła danych.
Ale w pewnych sytuacjach określone dane chcielibyśmy wyłączyć z podsumowania
w tabeli. Wówczas możemy ukryć dane.
W przypadku tabel przestawnych ukrywanie danych nie oznacza tylko, że będą one
niewidoczne na pulpicie menedżerskim, ale również nie zostaną wzięte pod uwagę pod-
czas obliczania podsumowań.
W tabeli przestawnej widocznej na rysunku 14.25 przedstawiono sprzedaż dla wszyst-

kich segmentów z uwzględnieniem rynków. W tym zestawieniu chcielibyśmy utworzyć
podsumowania, pomijając jednak dane dotyczące rowerów. Innymi słowy — infor-
macje o rowerach nie są nam do niczego potrzebne.
Rysunek 14.25.
W jaki sposób
usunąć z analizy
dane o rowerach...
Aby ukryć dane o rowerach, należy usunąć zaznaczenie z odpowiedniej pozycji listy roz-
wijanej (patrz rysunek 14.26).
Rysunek 14.26.
Usuwanie zaznaczenia
z odpowiedniej pozycji
na liście rozwijanej
Po kliknięciu OK tabela przestawna przeliczy dane od początku, pomijając informacje

o sprzedaży rowerów. Jak widać na rysunku 14.27, podsumowania dla rynku nie obejmują
teraz informacji o rowerach.
Warto też zwrócić uwagę, że na rysunku 14.27 ikona filtra w polu Segment sygnalizuje,
że dane zostały przefiltrowane.
Ukryte dane można równie łatwo i szybko przywrócić. Wystarczy wyświetlić listę roz-
wijaną i umieścić zaznaczenie w odpowiedniej pozycji (patrz rysunek 14.28).
Rysunek 14.27.
Analiza rynku
z pominięciem
wartości sprzedanych
rowerów
Rysunek 14.28.
Aby przywrócić
ukryte dane, wystarczy
zaznaczyć odpowiednią
pozycję na liście
rozwijanej
Ukrywanie i wyświetlanie pozycji bez danych

Domyślnie w tabelach przestawnych uwzględniane są jedynie te pozycje, które zawie-
rają dane. To może przysporzyć nieprzewidzianych kłopotów.
Na rysunku 14.29 widoczna jest tabela przestawna z polem Okres sprzedaży w obszarze
Wierszy oraz polem Region w obszarze Filtry. W polu Region filtr został ustawiony na
Wszystko i w raporcie pojawią się wszystkie okresy sprzedaży.
Jeżeli zastosujemy filtr Europa, wówczas uzyskamy dane tylko z części okresu sprzedaży
Jeśli planujemy używać tabel przestawnych jako źródła dla wykresów czy innych kom-
ponentów pulpitu menedżerskiego, wówczas wyświetlanie tylko pozycji zawierających
dane może spowodować kłopoty. Nie jest najlepszym rozwiązaniem, kiedy połowa roku
zniknie z zestawienia, gdy przefiltrujemy dane dla rynków europejskich.
Rysunek 14.29.
Widoczny jest cały
okres sprzedaży
Rysunek 14.30.
Ustawienie filtru
na Europę spowoduje,
że pewne okresy
sprzedaży nie będą
widoczne
Oto, jak zapobiec ukrywaniu przez Excela pozycji niezawierających danych:

W omawianym przykładzie polem docelowym jest Okres sprzedaży.
2. Następnie należy wyświetlić okno dialogowe Ustawienia pola; w tym celu
z menu podręcznego należy wybrać opcję Ustawienia pól.
3. W oknie Ustawienia pola należy przejść do zakładki Układ i drukowanie.
4. A następnie zaznaczyć pozycję Pokaż elementy bez danych (patrz rysunek 14.31).
Rysunek 14.31.
Aby wyświetlić wszystkie
pozycje, należy
zaznaczyć opcję Pokaż
elementy bez danych
5. Kliknąć OK.
Jak widać na rysunku 7.30, po zaznaczeniu opcji Pokaż elementy bez danych wszystkie
okresy sprzedaży będą widoczne, niezależnie od tego, czy zanotowano w nich sprzedaż
w danym regionie.
Rysunek 14.32.
Wyświetlane są
wszystkie pozycje,
nawet te
niezawierające danych
Teraz możemy mieć pewność, że struktura tabeli przestawnej jest zablokowana i możemy
jej użyć jako źródła dla wykresów i innych składników pulpitu menedżerskiego.
Decydując się na wyświetlanie pozycji niezawierających danych, ryzykujemy

pojawienie się wielu pustych komórek. Excel oferuje opcję umieszczenia w takich
komórkach innych wartości (np. N/D czy zer). Dzięki temu użytkownicy będą
pewni, że w komórkach naprawdę nie ma żadnych danych. Aby wstawić takie
wartości do pustych komórek, należy kliknąć prawym klawiszem myszy tabelę
i wybrać z menu Opcje tabeli przestawnej. W oknie dialogowym o tej samej
nazwie dostępna jest opcja Dla pustych komórek pokaż. Wystarczy wprowadzić
tam odpowiedni symbol.
Sortowanie tabel przestawnych

Domyślnie zawartość tabel przestawnych jest sortowana według nazw w porządku male-
jącym. Excel umożliwia jednak użytkownikom dowolną zmianę porządku sortowania.
Ale jak to zwykle jest w Excelu, również dane można sortować na wiele różnych spo-
sobów. Najprostszą i najczęściej używaną metodą jest sortowanie wprost w tabeli prze-
stawnej. Oto, jak to zrobić:
1. Kliknąć prawym klawiszem myszy w polu docelowym (tym, które ma być
posortowane).
Na przykładzie widocznym na rysunku 14.33 posortujemy dane w Suma
z Wielkość sprzedaży.
2. Następnie należy wybrać opcję Sortuj i wybrać sposób sortowania.
Zmiany zostaną wprowadzone natychmiastowo i na stałe.

Rysunek 14.33. Sortowanie danych w tabeli przestawnej
Filtrowanie danych
Doświadczenie i wiedza na temat tabel przestawnych, które zebraliśmy do tej pory, po-
zwalają rozpocząć tworzenie własnej tabeli i określić jej unikalny układ. W dalszej części
podzielimy się kilkoma sposobami na tworzenie układu prezentacji danych. Oczywiście,
układy te można utworzyć samodzielnie, jednak wykorzystanie tabel przestawnych pomaga
oszczędzić sobie pracy, a także ułatwia przyszłe zarządzanie danymi i ich aktualizowanie.
Tworzenie list rankingowych

Łatwo zauważyć, że użytkownicy często są zainteresowani prezentowaniem danych
w postaci list rankingowych; na przykład pięćdziesięciu najlepszych klientów, dziesięciu
najgorszych handlowców czy dziesięciu najlepszych produktów. Choć pierwsze wytłuma-
czenie tego faktu, które przychodzi do głowy, to wrażenie, że potrafią oni skupić uwagę na
poziomie czterolatka, to jednak jest bardziej logiczna przyczyna.
Efektywne pulpity menedżerskie i raporty często prezentują konkretne dane. Jeżeli mene-
dżer wie, którzy klienci przynoszą najmniejsze dochody, wówczas może skupić swoje
wysiłki właśnie na nich, aby poprawić ich zyskowność. Ponieważ prawdopodobnie nie
będziemy mieć wystarczających zasobów, aby zająć się wszystkimi klientami, bardziej
przydatne będzie utworzenie łatwej w zarządzaniu listy klientów.
Na szczęście, tabele przestawne posiadają narzędzia ułatwiające filtrowanie danych według

niemal dowolnie skonfigurowanych list rankingowych. Oto przykład:
Załóżmy, że lwią część dochodów w firmie generują towary skupione w grupie Akcesoria.
W celu zwiększenia przychodów ze sprzedaży kierownik postanowił skupić się na grupie
50 klientów, którzy zakupili najmniej towarów z tej grupy. Oczywiście, chce on poświęcić
swój czas i zasoby na zwiększenie zamówień w tej grupie produktowej. Oto, jak można mu
w tym pomóc:
1. Utworzyć tabelę przestawną z kolumną Segment w obszarze filtru, listą klientów

w obszarze etykiet wierszy, wielkością sprzedaży w obszarze wartości
(patrz rysunek 14.34); warto też zmienić układ na tabelaryczny.
Rysunek 14.34.
Na początek
— tworzymy tabelę
przestawną
2. Następnie należy kliknąć prawym klawiszem myszy nazwę dowolnego klienta

i z menu podręcznego wybrać Filtruj/10 pierwszych (patrz rysunek 14.35).
Rysunek 14.35.
Wybieramy z menu
opcję 10 pierwszych
3. W oknie dialogowym Filtr 10 pierwszych wartości (patrz rysunek 14.36)

można dokładnie określić, jaki wygląd chcemy uzyskać.
Rysunek 14.36.
Określamy filtry, które
mają być zastosowane
W omawianym przykładzie ustawimy kolejno Dolne, 50, Elementy,

Suma z Wielkość sprzedaży.
4. Kliknąć OK.
5. W obszarze filtrów należy kliknąć listę rozwijaną w komórce Segment i wybrać
opcję Akcesoria (patrz rysunek 14.37).
Rysunek 14.37.
Filtr wyświetlający
tylko dane dla grupy
Akcesoria
W tym momencie uzyskamy dokładnie to, czego chcieliśmy: grupę 50 klientów, którzy
zakupili najmniej akcesoriów. Można pójść krok dalej i co nieco sformatować raport,
sortując go według wielkości sprzedaży i w razie potrzeby dodając symbol waluty
Rysunek 14.38.
Wersja ostateczna
raportu
Ponieważ raport został utworzony na podstawie tabeli przestawnej, można go filtrować,

dodając nowe pola. I tak jeżeli będziemy chcieli uzyskać listę 50 klientów z Wielkiej
Brytanii, którzy zakupili najmniej akcesoriów, wówczas wystarczy do obszaru filtrów
dodać pole Kraj. Oto ― moi przyjaciele ― potęga tabel przestawnych użytych do tworzenia
pulpitów menedżerskich i raportów. Kontynuujmy zabawy z filtrem 10 pierwszych
i sprawdźmy, jakie inne raporty możemy uzyskać (patrz rysunek 14.39).
Rysunek 14.39.
Taki raport łatwo
można dostosować
do utworzenia dowolnej
kombinacji układu
Na rysunku 14.39 można zauważyć, że pomimo ustawienia filtra na 50 pozycji

widocznych jest tylko 25. A to dlatego, że klientów z Wielkiej Brytanii, którzy kupili
towary z grupy Akcesoria, jest mniej niż pięćdziesięciu. Filtr został ustawiony na
maksymalnie 50 pozycji, ale Excel może wyświetlić ich tylko tyle, ile jest dostępnych.
Jeżeli znalazłoby się więcej rekordów odpowiadających filtrowi 50 pozycji, Excel
wyświetliłby je wszystkie.
Aby usunąć z tabeli przestawnej wprowadzone filtry, należy:

2. Przejść do zakładki Opcje.
3. Kliknąć przycisk Akcje i wybrać następnie pozycję Wyczyść/Wyczyść filtry
Rysunek 14.40.
Aby usunąć filtry,
wystarczy wybrać
opcję Wyczyść filtry
Tworzenie zestawień miesięcznych, kwartalnych i rocznych

Nieprzetworzone dane rzadko kiedy są poukładane według miesięcy, kwartałów czy lat.
Zwykle są one gromadzone z dnia na dzień. Natomiast użytkownicy często domagają
się raportów z podziałem na miesiące, kwartały i lata. Na szczęście, tabele przestawne
zdecydowanie ułatwiają grupowanie danych w różnych wymiarach czasowych. Oto, jak
to zrobić:
1. Utworzyć tabelę przestawną z kolumną Data sprzedaży w obszarze Wiersze
i Wielkość sprzedaży w obszarze Wartości, podobnie jak widać na rysunku 14.41.
Rysunek 14.41
Na początek
— tworzymy tabelę
przestawną
2. Następnie należy kliknąć prawym klawiszem myszy i wybrać z menu opcję

Grupuj (patrz rysunek 14.42). Zostanie wyświetlone okno dialogowe Grupowanie
Rysunek 14.42.
Opcja Grupuj
Rysunek 14.43.
Wybierz odpowiedni
wymiar
3. Wybrać odpowiedni wymiar. W omawianym przykładzie można wybrać

Miesiące, Kwartały i Lata.
4. Kliknąć OK.
Oto kilka interesujących informacji na temat tabel przestawnych, które warto znać.
Po pierwsze, pola Kwartały i Lata zostały dodane do listy pól. Warto pamiętać, że mimo
to dane źródłowe nie zostały zmienione; natomiast pola stały się częścią tabeli przestaw-
nej. Kolejna rzecz: pola Lata i Kwartały zostały automatycznie umieszczone tuż obok
oryginalnych pól danych tabeli przestawnej (patrz rysunek 14.44).
Rysunek 14.44.
Tabela przestawna
została teraz
pogrupowana według
kwartałów i lat
Kiedy pola z datami są pogrupowane, można używać każdego z nich tak jak innych pól
w tabeli. Na rysunku 14.45 użyto nowo utworzonych grup czasowych, aby pokazać
sprzedaż dla każdego z rynków w poszczególnych kwartałach roku 2010.
Rysunek 14.45.
Z nowo utworzonych
wymiarów można
korzystać jak
ze zwykłych pól
tabeli przestawnej
Tworzenie zestawień procentowych

Zestawienia procentowe (czy udziały procentowe) umożliwiają sprawdzenie, ile do ogól-
nego wyniku wnoszą poszczególne części. Są przydatne, gdy chcemy sprawdzić wpływ
poszczególnych elementów.
Tabela przestawna widoczna na rysunku 14.46 umożliwia sprawdzenie procentowej

wielkości sprzedaży z każdego z segmentów. Wynika z niej, że sprzedaż rowerów w Ka-
nadzie to 81% całkowitej sprzedaży, podczas gdy we Francji to 77%.
Rysunek 14.46.
W wierszach
widoczny jest
procentowy udział
w sprzedaży
Jak można zauważyć na rysunku, zestawienie uzyskano poprzez wybranie opcji % sumy
wiersza w menu Pokaż wartości jako. Oto, w jaki sposób można uzyskać takie zestawienie:

Jeżeli chcemy zmienić ustawienia pola Suma z Wielkość sprzedaży, wówczas należy
kliknąć prawym klawiszem myszy dowolną wartość w tym polu.
2. Wybrać Pokaż wartości jako.
3. Wybrać % sumy wiersza.
Tabela przestawna widoczna na rysunku 14.47 umożliwia sprawdzenie procentowej

wielkości sprzedaży z każdego z rynków. Tak oto uzyskaliśmy ten sam typ zestawienia,
ale w kolumnach użyto wartości procentowych.
Rysunek 14.47.
W kolumnach
widoczny jest
procentowy udział
w sprzedaży
Warto zapamiętać, że ponieważ zestawienie zostało utworzone na podstawie tabeli prze-

stawnej, mamy dzięki temu możliwość segregowania danych według regionów; możemy
też wprowadzać nowe pola, zmieniać układ danych i — co najważniejsze — aktualizować
zestawienia, kiedy pojawią się nowe dane.
Tworzenie zestawień przychodów narastająco

Czasami potrzebne jest zestawienie umożliwiające analizę danych narastająco w danym
okresie. Na rysunku 14.48 przedstawiono tabelę przestawną zawierającą dane ze sprzeda-
ży w poszczególnych miesiącach dla kolejnych lat. Można w niej sprawdzić wyniki dla
każdego miesiąca (narastająco) na przestrzeni kilku lat. Wynika z niej na przykład, że
przychody w styczniu 2009 roku były o około 600 tysięcy złotych wyższe niż w analo-
gicznym okresie poprzedniego roku.
W pliku z przykładami dla tego rozdziału nie zamieszczono danych dla miesięcy i lat.
Można je uzyskać, grupując pole Data sprzedaży. Informacje, jak to zrobić, można
znaleźć we wcześniejszej części rozdziału pt. „Tworzenie zestawień miesięcznych,
kwartalnych i rocznych”.
Rysunek 14.48.
Zestawienie prezentuje
łączną sprzedaż
w każdym kolejnym
miesiącu
Aby utworzyć takie zestawienie, wystarczy wykonać poniższą procedurę:

Jeżeli chcemy zmienić ustawienia pola Suma z Wielkość sprzedaży, wówczas
należy kliknąć prawym klawiszem myszy dowolną wartość w tym polu.
2. Następnie wybrać Ustawienia pola wartości.
3. Kliknąć Pokazywanie wartości jako.
4. Z listy rozwijanej wybrać opcję Suma bieżąca w.
5. W kontrolce Pole podstawowe wybrać pole, które ma być sumowane. W większości
przypadków będzie to — jak w omawianym przykładzie — seria danych czasowych
(tu pole DataSprzedaży).
6. Kliknąć OK.
Tworzenie zestawień miesięcznych

Kolejnym często zamawianym rodzajem zestawień jest prezentacja danych zmieniających
się z miesiąca na miesiąc. Ich celem jest na przykład porównanie sprzedaży w bieżącym
miesiącu z wynikami z ubiegłego miesiąca. Najlepszym sposobem tworzenia takich zesta-
wień jest wspólne zestawienie liczb oraz wartości procentowych.
Po tym wstępie możemy przejść do tworzenia tabeli przestawnej podobnej do widocz-

nej na rysunku 14.49. Warto zwrócić uwagę, że pole Wielkość sprzedaży pojawia się na
niej dwukrotnie. Jedno z nich pozostanie niezmienione i prezentowane w nim będą nie-
przetworzone dane. W drugim z kolei ukazane będzie porównanie do wyników z po-
przedniego miesiąca.
Rysunek 14.49.
Tworzenie
tabeli przestawnej
zawierającej podwójną
Wielkość sprzedaży
Na rysunku 14.50 przedstawiono konfigurowanie drugiego pola Wielkość sprzedaży w taki

sposób, aby przedstawiało dane w ujęciu z miesiąca na miesiąc.
Rysunek 14.50. Konfigurowanie drugiego pola Wielkość sprzedaży w taki sposób, aby przedstawiało
dane w ujęciu z miesiąca na miesiąc
Jak widać, po wprowadzeniu tych ustawień uzyskamy przyjemny widok z wartościami

walutowymi w jednej kolumnie i stosunkiem procentowym do poprzedniego miesiąca
w drugiej. Oczywiście, nazwy pól można zmienić tak, aby lepiej odpowiadały pre-
zentowanym informacjom (metody zmiany nazw pól opisano w podrozdziale „Zmiana
nazwy pól”).
W pliku z przykładami dla tego rozdziału nie zamieszczono danych dla miesięcy i lat.
Można je uzyskać, grupując pole Data sprzedaży. Informacje, jak to zrobić, można
znaleźć we wcześniejszej części rozdziału pt. „Tworzenie zestawień miesięcznych,
kwartalnych i rocznych”.
Aby utworzyć układ widoczny na rysunku 14.50, należy kolejno:

W tym przypadku jest nim pole o nazwie Wielkość sprzedaży2.
2. Następnie wybrać z menu Ustawienia pola wartości.
3. Kliknąć Pokazywanie wartości jako.
4. Następnie wybrać z listy rozwijanej pozycję % różnicy.
5. W kontrolce Pole podstawowe wybrać pole, które ma być obliczane. W większości
przypadków będzie to — jak w omawianym przykładzie — seria danych czasowych
(tu pole DataSprzedaży).
6. Z listy Element podstawowy wybrać element, który użyty będzie do utworzenia
porównania. W omawianym przykładzie będzie to miesiąc poprzedni, dlatego
należy zaznaczyć pozycję (poprzedni).
Rozdział 15.
Zastosowanie
wykresów przestawnych
W tym rozdziale:
 Tworzenie pierwszego wykresu przestawnego
 Zależności pomiędzy wykresami przestawnymi a tabelami przestawnymi
 Stosowanie formatowania warunkowego w tabelach przestawnych
 Alternatywy dla stosowania wykresów przestawnych
Wykres przestawny to graficzne odwzorowanie danych wyświetlanych w tabeli prze-

stawnej. Wykres przestawny zawsze bazuje na tabeli przestawnej. Excel umożliwia jed-
noczesne utworzenie tabeli przestawnej i wykresu przestawnego, ale nie da się utworzyć
wykresu przestawnego bez tabeli przestawnej.
Osoby zaznajomione z tworzeniem wykresów w Excelu nie będą miały problemów

z przygotowywaniem i dostosowywaniem wykresów przestawnych. Większość funkcji
związanych z wykresami dostępna jest również dla wykresów przestawnych. Ale jak się
wkrótce okaże, wykresy przestawne to zupełnie inna para kaloszy.
Zagadnienia opisane poniżej omówiono, przyjmując założenie, że czytelnik zaznajomił

się z tabelami przestawnymi (więcej na ten temat można znaleźć w rozdziale 14.).
Zachęcamy do powrotu do tego rozdziału, kiedy tylko zaistnieje potrzeba przypomnienia
sobie informacji.
Wprowadzenie do wykresów przestawnych

Standardowy wykres utworzony z danych nieznajdujących się w tabeli przestawnej po-
biera dane z zakresu będącego zbiorem pojedynczych komórek przechowujących jed-
nostkowe dane. Każda komórka to osobny obiekt z własnymi danymi; dzięki temu mogą
one być użyte na wykresie jako niezależne punkty danych.
Natomiast dane w tabeli przestawnej są częścią większej całości. Fragmenty danych wi-
doczne w tabeli przestawnej nie są jednostkowymi danymi znajdującymi się w nieza-
leżnych komórkach. Są raczej elementami obiektu, jakim jest tabela przestawna znaj-
dująca się w arkuszu.
Wykres tworzony na podstawie tabeli przestawnej nie pobiera fragmentarycznych danych,

wykorzystuje całą tabelę. Dzięki temu dane na wykresie przestawnym można dodawać,
usuwać, filtrować i odświeżać dokładnie tak samo, jak ma to miejsce w przypadku tabeli
przestawnej. Efektem wszystkich tych działań jest graficzne odwzorowanie danych wi-
docznych w tabeli przestawnej.
Osobom rozpoczynającym pracę z wykresami zdecydowanie zalecamy zapoznanie się

z częścią II niniejszej książki.
Tworzenie wykresu przestawnego

Rzut oka na tabelę przestawną widoczną na rysunku 15.1 pozwoli zrozumieć, w jaki
sposób tworzony jest wykres przestawny. Tabela zawiera proste zestawienie przychodów
dla poszczególnych rynków. W polu segment w obszarze Filtry można wybrać zakres
wyświetlanych danych.
Rysunek 15.1.
Prosta tabela
przestawna zawiera
dane o przychodach
dla poszczególnych
rynków; dodatkowo
umożliwia ich filtrowanie
dla różnych segmentów
Aby rozpocząć tworzenie, należy zaznaczyć dowolną komórkę w tabeli, a następnie

kliknąć znajdującą się na Wstążce kartę Wstawianie. Następnie należy wyszukać grupę
Wykresy i wybrać taki rodzaj, który nam odpowiada. W naszym przykładzie klikniemy
ikonę Wstaw wykres kolumnowy i z menu wybierzemy Kolumnowy grupowany (patrz
rysunek 15.2). Do arkusza zostanie wstawiony wykres widoczny na rysunku 15.3.
Rysunek 15.2.
Wybór typu wykresu
Rozdział 15.  Zastosowanie wykresów przestawnych 327
Rysunek 15.3. Excel utworzy wykres w tym samym arkuszu, w którym znajduje się tabela przestawna
Warto zauważyć, że domyślnie wykres jest umieszczany w tym samym arkuszu, w którym
znajduje się źródłowa tabela przestawna. Jeżeli wykres powinien znaleźć się na osob-
nym arkuszu, nie ma powodów do zmartwień. Wystarczy umieścić kursor w tabeli prze-
stawnej i wcisnąć klawisz F11 — wykres znajdzie się w nowym arkuszu.
Położenie wykresu można łatwo zmienić; wystarczy kliknąć go prawym przyciskiem myszy
(poza obszarem kreślenia) i wybrać z menu Przenieś wykres. Zostanie wówczas wyświe-
tlone okno Przenoszenie wykresu, w którym można określić jego nowe położenie.
Na rysunku 15.3 można zauważyć na wykresie przyciski pola — szare przyciski, które
można rozwinąć. Pozwalają one zmienić układ wykresu oraz zastosować filtry dostępne
w tabeli przestawnej.
Jeżeli użytkownik uzna, że nie są one potrzebne bezpośrednio na wykresie, można je
łatwo usunąć; wystarczy kliknąć wykres i przejść do karty Analiza. Znajduje się tam ikona
Przyciski pól, której kliknięcie umożliwi ukrycie wybranych lub wszystkich przycisków pola.
I tak oto otrzymaliśmy wykres przestawny będący graficznym odwzorowaniem tabeli

przestawnej. Co więcej, wykres jest powiązany z tabelą, co oznacza, że każda zmiana wpro-
wadzona w tabeli będzie odwzorowana również na wykresie. I tak jeżeli do tabeli dodamy
pole Region, dodatkowy wymiar znajdzie się również na wykresie (patrz rysunek 15.4).
W dodatku zastosowanie np. filtra segment w tabeli przyniesie taki sam efekt również
na wykresie. Wszystkie te efekty występują dlatego, że wykres przestawny używa tej
samej pamięci podręcznej, co tabela, a jego układ jest odzwierciedleniem układu tabeli.
Dlatego właśnie dodanie, usunięcie lub odświeżenie danych w tabeli przestawnej spo-
woduje wprowadzenie takich samych zmian na wykresie.
Zastanówmy się chwilę nad możliwościami tego mechanizmu. Pozwalają one stworzyć
niezawodne narzędzie raportujące wykorzystujące potęgę tylko jednej tabeli i jednego
wykresu; nie jest potrzebne żadne programowanie.
Rysunek 15.4. Wykres przestawny wyświetla te same pola, które znajdują się w tabeli przestawnej
Zależności pomiędzy wykresami przestawnymi

a tabelami przestawnymi
Najważniejszą regułą, którą należy zapamiętać, jest to, że wykres przestawny jest jedy-
nie rozszerzeniem tabeli przestawnej. Odświeżenie, przesunięcie, dodanie czy usunięcie
pola, ukrycie danych czy zastosowanie filtru w tabeli będzie skutkować takim samym
efektem na wykresie.
Jednym z najpowszechniejszych błędów popełnianych w związku z wykresami prze-

stawnymi jest założenie, że Excel umieści wartości z obszaru kolumn tabeli przestawnej
na osi x wykresu przestawnego.
I tak oto tabela przestawna widoczna na rysunku 15.5 ma przyjazny dla odbiorcy i łatwy
do ogarnięcia układ. W obszarze kolumn widoczne są dane dla okresów sprzedaży, a w ob-
szarze wierszy dla poszczególnych regionów. Taka struktura sprawdzi się w przypadku
tabeli przestawnej.
Rysunek 15.5. Rozmieszczenie pól danych, które będzie odpowiednie dla tabeli przestawnej,
niekoniecznie sprawdzi się na wykresie przestawnym
Spróbujmy utworzyć wykres przestawny na podstawie takiej tabeli. Moglibyśmy się

spodziewać, że okresy fiskalne znajdą się na osi x, a informacje dla poszczególnych
segmentów na osi y. Jednakże gdy spojrzymy na rysunek 15.6, to okaże się, że regiony
znalazły się na osi x, a okresy sprzedaży na osi y.
Rysunek 15.6.
Tworzenie wykresu
przestawnego
na podstawie
ładnie ułożonej tabeli
nie zawsze przyniesie
spodziewany rezultat
Dlaczego układ tabeli przestawnej nie został dobrze odwzorowany na wykresie? Odpo-
wiedź na to pytanie ma związek ze sposobem, w jaki wykresy przestawne używają róż-
nych obszarów tabel.
Na wykresie przestawnym zarówno oś x, jak i y odpowiadają konkretnym obszarom ta-
beli przestawnej:
 Oś y wykresu przestawnego odpowiada obszarowi kolumn w tabeli przestawnej.
 Oś x wykresu przestawnego odpowiada obszarowi wierszy w tabeli przestawnej.
Wyposażeni w tę wiedzę, zerknijmy ponownie na rysunek 15.5. Teraz jest jasne, że okresy
sprzedaży będą umieszczane na osi y, ponieważ znajdują się w obszarze kolumn. Tymcza-
sem pole region znajdzie się na osi x, ponieważ umieszczono je w obszarze wierszy.
Przyjmijmy teraz, że przearanżujemy tabelę przestawną tak, aby okresy fiskalne znala-
zły się w obszarze wierszy, a segmenty w obszarze kolumn (patrz rysunek 15.7). Taka
zmiana utrudni nieco odczytywanie danych w tabeli, ale jednocześnie pozwoli uzyskać
zamierzony efekt na wykresie (patrz rysunek 15.8).
Rysunek 15.7.
Przesunięcie okresów
obrachunkowych
do obszaru wierszy
umożliwi lepsze
wykreślenie danych
Rysunek 15.8.
Dzięki nowemu
rozmieszczeniu danych
wykres przestawny
nabiera sensu
Ograniczenia wykresów przestawnych

Wygląd i działanie wykresów przestawnych w Excelu 2013 są podobne do zwykłych
wykresów, dzięki czemu są one dobrym rozwiązaniem w zakresie raportowania. Pamiętać
jednak trzeba o kilku ograniczeniach obecnych w tej wersji Excela:
 Nie można korzystać z wykresów punktowych, bąbelkowych i giełdowych
do tworzenia wykresów przestawnych.
 Często zdarza się, że po dodaniu pól do tabeli przestawnej lub ich usunięciu
z wykresu znikają linie trendu.
 Nie można zmieniać rozmiaru tytułu wykresu przestawnego.
Choć nie można bezpośrednio zmienić rozmiaru tytułu wykresu przestawnego,

to podobny efekt można osiągnąć, zwiększając lub zmniejszając rozmiar czcionki.
Stosowanie formatowania warunkowego w tabelach przestawnych

W roku 2007 Microsoft wprowadził do Excela solidny zestaw narzędzi do wizualizacji
formatowania warunkowego, takich jak paski danych, skale kolorów i zestawy ikon.
Te nowe możliwości pozwoliły użytkownikom budować raporty w stylu pulpitów me-
nedżerskich, które wykraczały daleko poza powszechnie dotychczas stosowane kolory
czerwony, żółty i zielony. Co więcej, formatowanie warunkowe zostało rozbudowane
i zintegrowane z tabelami przestawnymi, dzięki czemu teraz stosuje się je do struktury
tabeli, a nie do samych komórek.
Z lektury kolejnych akapitów czytelnik dowie się, jak wykorzystać połączenie tabel
przestawnych i formatowania warunkowego do tworzenia wizualizacji, które mogą być
alternatywą dla wykresów przestawnych.
Pierwszy przykład rozpoczniemy od utworzenia tabeli przestawnej widocznej na ry-

sunku 15.9.
Rysunek 15.9.
Tworzenie tabeli
przestawnej
Załóżmy, że chcemy zbudować graficzny raport, który pozwoli ocenić wyniki w każdym
z okresów. Moglibyśmy utworzyć wykres przestawny, ale tym razem wykorzystamy for-
matowanie warunkowe. W tym przypadku pójdziemy łatwiejszą drogą i szybko użyjemy
pasków danych.
1. Zaznaczyć wszystkie dane z obszaru wartości Suma z sprzedaż2.
2. Kliknąć kartę Narzędzia główne i wybrać Formatowanie warunkowe/Paski danych
Rysunek 15.10.
Zastosowanie
pasków danych
do wartości w tabeli
przestawnej
Paski danych natychmiast pojawią się w tabeli, stając się tłem do wartości z kolumny
Suma z sprzedaż2. Jak widać, paski danych koegzystują z danymi liczbowymi. Gdyby-
śmy chcieli uzyskać czystą wizualizację, należałoby usunąć liczby i pozostawić jedynie
grafikę; w tym celu należy:
1. Przejść do karty Narzędzia główne, kliknąć ikonę Formatowanie warunkowe,

a następnie Zarządzaj regułami.
Zostanie wyświetlone okno Menedżer reguł formatowania warunkowego.
2. Następnie należy zaznaczyć utworzoną właśnie regułę o nazwie Pasek danych
i kliknąć przycisk Edytuj regułę.
Zostanie wyświetlone okno dialogowe Edytowanie reguły formatowania.
3. Należy kliknąć opcję Pokaż tylko pasek (tak jak pokazano na rysunku 15.11).
Rysunek 15.11.
Aby pozostawić
tylko grafikę,
należy zaznaczyć opcję
Pokaż tylko pasek
Jak można zobaczyć na rysunku 15.12, w tej chwili mamy już tylko zestaw pasków odpo-
wiadających wartościom w tabeli przestawnej. Czyż ta wizualizacja nie wygląda jak wykres?
Jeszcze większe wrażenie robi fakt, że gdy użyjemy filtra z obszaru filtra, wówczas paski da-
nych zostaną automatycznie zaktualizowane, tak aby wyświetlać dane dla wybranego rynku.
Rysunek 15.12.
Właśnie
zastosowaliśmy
formatowanie
trzech kliknięć!
Excel 2013 jest wyposażony w kilka domyślnych scenariuszy, które mogą być przydatne
w sytuacji, gdy zamiast przeznaczać czas na konfigurowanie formatowania warunko-
wego, wolelibyśmy poświęcić go na analizowanie danych. I tak do utworzenia pasków
danych, którymi zajmowaliśmy się przed momentem, Excel wykorzystuje predefinio-
wany algorytm, który wyszukuje w danym zakresie największą i najmniejszą wartość,
a następnie na tej podstawie oblicza formatowanie warunkowe dla każdego paska.
Oto inne przykłady predefiniowanych scenariuszy:

n pierwszych elementów
Pierwsze n%
n ostatnich elementów
Ostatnie n%
Powyżej średniej
Poniżej średniej
Aby usunąć formatowanie warunkowe, należy umieścić kursor w tabeli przestawnej, na-
stępnie wyświetlić Wstążkę i wybrać Narzędzia główne/Formatowanie warunkowe/Wyczyść
reguły/Wyczyść reguły z tej tabeli przestawnej.
Dostosowywanie formatowania warunkowego

Oczywiście, wcale nie trzeba się ograniczać tylko do domyślnych scenariuszy. Można
tworzyć swoje własne warunki dla formatowania. Co to oznacza, można zobaczyć na
podstawie tabeli przestawnej widocznej na rysunku 15.13.
Rysunek 15.13.
W tabeli przestawnej
widoczne są
dane dotyczące
sprzedaży, godzin
zakontraktowanych
oraz pole, w którym
obliczana jest
stawka godzinowa
Chcielibyśmy ocenić relacje pomiędzy wielkością przychodów a stawką godzinową.

Formatowanie warunkowe powinno pomóc zidentyfikować obszary, w których istnieje
możliwość poprawienia wyników. W tym celu należy:
1. Umieścić kursor w kolumnie sprzedaż.
2. Kliknąć kartę Narzędzia główne i wybrać Formatowanie warunkowe.
3. Wybrać Nowa reguła.
Zostanie wyświetlone okno dialogowe Nowa reguła formatowania (patrz rysunek 15.14).
Rysunek 15.14.
Nowe okno dialogowe
Nowa reguła
formatowania
W tym oknie należy określić komórki, w których ma zostać zastosowane formatowanie

warunkowe, określić typ reguły oraz szczegóły samego formatowania.
1. Określanie komórek, w których zostanie zastosowane formatowanie warunkowe.
Mamy trzy możliwości:
 Zaznaczone komórki: formatowanie zostanie zastosowane tylko
do wskazanych komórek.
 Wszystkie komórki pokazujące wartości sprzedaż: wybranie tej opcji
spowoduje zastosowanie formatowania warunkowego dla wszystkich wartości
w kolumnie sprzedaż łącznie z sumami częściowymi i końcowymi. To doskonały
wybór dla analiz, w których używa się średnich, wartości procentowych i innych
obliczeń, w których jedna reguła formatowania warunkowego sprawdzi się na
wszystkich poziomach analizy.
 Wszystkie komórki pokazujące wartości sprzedaż dla rynek: wybranie tej opcji
spowoduje zastosowanie formatowania warunkowego dla wszystkich wartości
w kolumnie sprzedaż, ale tylko na poziomie rynku (wyłączając sumy częściowe
i końcowe). To doskonały wybór do stosowania w analizach wykorzystujących
obliczenia, które mają sens tylko w kontekście mierzonego poziomu.
Słowa sprzedaż i rynek nie są stałym elementem okna dialogowego Nowa reguła
formatowania. Są one pobierane z pól tabeli przestawnej. Słowo sprzedaż jest używane,
ponieważ kursor znajduje się w kolumnie o tej nazwie. Słowo rynek jest używane,
ponieważ aktywne dane z tabeli przestawnej znajdują się właśnie w polu o nazwie rynek.
W omawianym przykładzie trzecia opcja (Wszystkie komórki pokazujące wartości

„Suma z sprzedaż” dla „rynek”) wydaje się być najbardziej sensowna, dlatego właśnie
ją zaznaczymy (patrz rysunek 15.15).
Rysunek 15.15.
Wybieramy opcję
Wszystkie komórki
pokazujące wartości
„Suma z sprzedaż”
dla „rynek”
2. W polu Wybierz typ reguły należy określić regułę, która będzie stosowana
do formatowania warunkowego.
Do wyboru jest pięć możliwości:
 Formatuj wszystkie komórki na podstawie ich wartości: formatowanie
będzie stosowane na podstawie porównania aktualnych wartości w wybranym
zakresie. Właśnie tak — wartości w zakresie są porównywane z innymi.
To doskonały wybór, gdy chcemy znaleźć anomalie w zestawie danych.
 Formatuj tylko komórki zawierające: po wybraniu tej opcji formatowanie
warunkowe będzie stosowane tylko do komórek spełniających określone
warunki. Warto pamiętać, że w tym przypadku wartości w zakresie nie są
porównywane z innymi. To przydatny wybór, kiedy chcemy porównać
wartości w teście porównawczym.
 Formatuj tylko wartości sklasyfikowane jako pierwsze i ostatnie: ten
wybór umożliwia stosowanie formatowania warunkowego tylko do tych
komórek, które zostały sklasyfikowane jako pierwsze lub ostatnie
(w ujęciu procentowym lub wartościowym) w danym zakresie.
 Formatuj tylko wartości powyżej lub poniżej średniej: ten wybór
umożliwia stosowanie formatowania warunkowego tylko do tych komórek,
których wartość jest wyższa (lub niższa) od średniej wszystkich komórek
w danym zakresie.
 Użyj formuły do określenia komórek, które należy sformatować: ten
wybór umożliwia określenie własnej formuły oraz zastosowanie jej do każdej
wartości we wskazanym zakresie. Jeżeli zwracaną wartością jest prawda,
wówczas zastosowane zostanie formatowanie warunkowe. Opcja ta jest
przydatna, kiedy stosowane są warunki oparte na zaawansowanych formułach
czy wyniku działania matematycznego.
Paski kolorów, skale kolorów i zestawy ikon mogą być stosowane tylko
wówczas, gdy komórki są formatowane na podstawie znajdujących się w nich
wartości. To oznacza, że jeżeli chcemy użyć tych narzędzi, wówczas należy
wybrać jako typ reguły Formatuj wszystkie komórki na podstawie ich wartości.
W naszym przykładzie chcemy zidentyfikować i sformatować problematyczne
obszary za pomocą zestawu ikon i na podstawie wartości w komórkach.
3. Szczegóły formatowania można określić w sekcji Edytuj opis reguły.
Jak wspomnieliśmy, identyfikację problematycznych obszarów ma ułatwić
zupełnie nowy zestaw ikon wprowadzony do Excela 2013. Z listy rozwijanej
Styl formatowania należy wybrać Zestawy ikon.
4. Następnie należy wybrać styl odpowiedni do analiz.
Wybór widoczny na rysunku 15.16 jest doskonały w sytuacjach, kiedy w tabeli
przestawnej nie można zastosować kolorów.
Rysunek 15.16.
Z listy rozwijanej
Styl formatowania
należy wybrać
Zestawy ikon
Przy takiej konfiguracji Excel zastosuje kolejne ikony dla następujących

przedziałów: >=67, >=33 i <33. Warto pamiętać, że te przedziały można
zmienić, dostosowując je do własnych potrzeb. W naszym scenariuszu są one
jednak wystarczające.
5. Po kliknięciu OK formatowanie warunkowe zostanie zastosowane.
Jak widać na rysunku 15.17, uzyskaliśmy zestaw ikon umożliwiający szybką
identyfikację rynków, które wyraźnie różnią się od innych w wysokości
przychodów.
Rysunek 15.17.
Właśnie zastosowano
dostosowane
indywidualne
formatowanie
warunkowe!
6. Teraz należy wprowadzić takie samo formatowanie dla pola stawka godzinowa.
Po zakończeniu tabela przestawna powinna wyglądać podobnie do tej widocznej
na rysunku 15.18.
Rysunek 15.18.
Właśnie udało się
przygotować
interaktywną
wizualizację
Poświęćmy chwilę i przyjrzyjmy się efektowi naszych działań. Taka wizualizacja umoż-
liwia analizę relacji pomiędzy wielkością przychodów a stawką godzinową. I tak, przy-
glądając się danym dla Dallas, można zauważyć, że wyniki sprzedaży są niskie, a stawka
godzinowa wysoka. To może oznaczać, że jest ona zbyt wysoka dla tego rynku. Odwrot-
nie jest w przypadku Nowego Jorku, gdzie wyniki sprzedaży są wysokie, a stawka godzi-
nowa niska. A to może oznaczać, że w tym przypadku stawka jest być może zbyt niska.
A wszystkie te wnioski można wysnuć dzięki tabeli przestawnej i formatowaniu warun-

kowemu.
Alternatywy dla wykresów przestawnych

Są dwie podstawowe przyczyny stosowania alternatyw dla wykresów przestawnych: chęć
uniknięcia pewnego nadmiaru związanego z wykresami przestawnymi oraz ich ograniczeń.
Czasem tabelę przestawną można utworzyć, po prostu formatując i przygotowując dane
do utworzenia wykresu. W takich przypadkach nie planuje się zachowywania źródła
danych i z pewnością nie chcemy zużywać pamięci i przestrzeni dyskowej na przecho-
wywanie pamięci podręcznej dla pliku.
W naszym przykładzie na rysunku 15.19 widoczna jest tabela podsumowująca kwartalne
przychody w podziale na poszczególne produkty.
Rysunek 15.19.
Ta tabela ma na celu
podsumowanie
kwartalne przychodów
w podziale na produkt
i dostarczenie ich
do wykresu
Chcemy utworzyć tabelę tylko do podsumowania konkretnych danych i przygotowania

ich do umieszczenia na wykresie. Nie chcemy zachowywać danych źródłowych ani też
tabeli przestawnej z wszystkimi jej dodatkami. Problem polega na tym, że jeżeli użyjemy
tabeli przestawnej do utworzenia wykresu, to otrzymamy wykres przestawny wraz z wszyst-
kimi wynikającymi z tego faktu niedogodnościami. Oczywiście, to może stanowić pro-
blem w sytuacji, gdy nie chcemy współdzielić danych z użytkownikami końcowym czy
też niepotrzebnie obarczać ich zbyt dużymi plikami.
Na szczęście, jest dobra wiadomość: istnieje kilka prostych technik, dzięki którym można
utworzyć zwykły wykres na podstawie tabeli.
Rozłączanie wykresu i tabeli przestawnej

Zdarzają się sytuacje, kiedy chcemy utworzyć wykres z danych z tabeli przestawnej, ale
nie trzeba zachowywać połączenia między tymi dwoma obiektami. Możemy chcieć np.
wysłać wykres pocztą elektroniczną. A może potrzebny jest tylko rzut oka na wykres
bez konieczności utrzymywania połączenia między nim a tabelą. Niezależnie od przy-
padku wszystkich poniższych technik można używać do przygotowywania wykresów
odłączonych od tabeli przestawnej.
Tworzenie zwykłego wykresu

na podstawie wartości z tabeli przestawnej
Po utworzeniu i odpowiednim sformatowaniu tabeli przestawnej należy całą ją zazna-
czyć i skopiować. Następnie z karty Narzędzia główne należy wybrać opcję Wklej wartości
Rysunek 15.20.
Funkcja Wklej wartości
jest przydatna, kiedy
chcemy pobrać surowe
dane z tabeli
przestawnej
Spowoduje to usunięcie tabeli przestawnej i pozostawienie tylko ostatnich wyświetla-

nych w niej wartości. Mogą one zostać użyte do utworzenia wykresu.
Ta technika powoduje wyłączenie funkcji wykresu przestawnego. W ten sposób wykres

przestawny staje się zwykłym wykresem pozbawionym możliwości interaktywnego fil-
trowania czy odświeżania.
Usuwanie tabeli przestawnej po utworzeniu wykresu

Po utworzeniu wykresu przestawnego można przekształcić go w zwykły wykres, usu-
wając będącą jego podstawą tabelę przestawną. Aby to zrobić, należy zaznaczyć całą
tabelę i wcisnąć klawisz Delete.
Ta metoda usuwa wszystkie wartości będące danymi źródłowymi dla wykresu. Innymi
słowy, jeżeli ktokolwiek zapyta o dane, na podstawie których został utworzony wykres,
nie będzie można ich przedstawić.
Jeżeli kiedykolwiek odkryjesz, że masz wykres, ale brak jest dostępu do danych
źródłowych, wówczas należy aktywować tabelę danych wykresu. Pozwoli ona obejrzeć
dane zasilające każdą z serii wykresu. W rozdziale 7. zamieszczono informacje, w jaki
sposób dodawać tabelę danych do wykresu.
Tworzenie obrazu wykresu przestawnego

Obraz pozwoli zamrozić wszystkie dane liczbowe i tekstowe, jednocześnie usuwając
wszelkie pozostałe informacje. Oprócz korzyści płynącej z dysponowania plikiem nie-
wielkich rozmiarów dodatkowo mamy pełną kontrolę nad tym, co zobaczy klient.
Aby skorzystać z tej metody, należy:

1. Skopiować wykres przestawny; wystarczy kliknąć go prawym przyciskiem myszy
(poza obszarem kreślenia) i wybrać z menu Kopiuj.
2. Otworzyć nowy skoroszyt.
3. Kliknąć w dowolnym miejscu nowego skoroszytu i wybrać z menu Wklej specjalnie,
a następnie wybrać preferowany format obrazu.
Obraz wykresu przestawnego zostanie wklejony do nowego skoroszytu.
Jeżeli na wykresie były przyciski pól, one również zostaną skopiowane, tyle że jako
grafika, co może wprowadzić w błąd użytkowników. Dlatego przed skopiowaniem
wykresu przestawnego należy je wszystkie ukryć. Można je łatwo usunąć; wystarczy
kliknąć wykres i przejść do karty Analiza. Znajduje się tam ikona Przyciski pól, której
kliknięcie umożliwi ukrycie przycisków pola.
Tworzenie samodzielnych wykresów połączonych z tabelą przestawną

Aby zachować kluczowe funkcje tabeli przestawnej, takie jak filtry czy listy rankingowe,
można połączyć standardowy wykres z tabelą przestawną bez tworzenia wykresu przestawnego.
Na przykładzie widocznym na rysunku 15.21 w tabeli przestawnej widocznych jest 10

najlepszych pod względem zakontraktowanych godzin rynków oraz dane o wielkości
sprzedaży. Filtr pozwala też wyświetlić 10 najlepszych rynków dla każdego z segmen-
tów produktów.
Rysunek 15.21.
Tabela przestawna
umożliwia wyświetlenie
10 najlepszych rynków
dla poszczególnych
segmentów
pod względem
zakontraktowanych
godzin oraz wielkości
sprzedaży
Przyjmijmy, że chcemy utworzyć wykres punktowy, tak aby móc analizować relację między
zakontraktowanymi godzinami a przychodami. W tym celu musimy zachować możliwość
filtrowania 10 najlepszych pozycji, ale mieć też możliwość utworzenia wykresu punktowego.
Wykres przestawny odpada, ponieważ nie można zastosować go do wykresu punktowego.

Omówiona wcześniej technika również się nie sprawdzi, ponieważ nie oferuje potrzeb-
nej interaktywności. Jakie jest więc rozwiązanie? Można wykorzystać komórki znajdu-
jące się obok tabeli przestawnej i połączyć je z danymi z tabeli, a następnie wykorzystać
do utworzenia wykresu. Tak jest — można zbudować minizestaw danych, który posłuży
jako źródło dla standardowego wykresu.
Taki zestaw będzie połączony z tabelą przestawną, jeżeli więc dane w niej ulegną zmianie,
zaktualizowany zostanie też zestaw danych. Aby utworzyć osobny wykres, połączony
jednak z tabelą przestawną, należy wykonać poniższe działania:
1. Kliknąć komórkę obok tabeli przestawnej (patrz rysunek 15.22) i umieścić w niej
odwołanie do danych, które mają znaleźć się na wykresie.
2. Skopiować właśnie wpisaną formułę i wkleić ją do kolejnych komórek, tworząc
w ten sposób zestaw danych.
W tym momencie będziemy mieć zestaw danych podobny do tego na rysunku 15.23.
Rysunek 15.22.
Łączenie zestawu danych
należy rozpocząć
od utworzenia odwołania
do pierwszych wartości,
które mają zostać
pobrane
Rysunek 15.23.
Skopiować formułę
i wkleić ją do kolejnych
komórek, tworząc w ten
sposób zestaw danych
3. Po połączeniu zestaw danych jest gotowy i można na jego podstawie utworzyć

standardowy wykres.
W tym przykładzie utworzymy wykres punktowy, co nie byłoby możliwe
na podstawie tabeli przestawnej.
Na rysunku 15.24 widać, jak to rozwiązanie pozwala wykorzystać najlepsze możliwości

oferowane przez dwie różne techniki.
 Zachowano możliwość filtrowania poszczególnych segmentów dzięki filtrowi
tabeli przestawnej.
 Użytkownik ma pełną swobodę formatowania wykresu bez ograniczeń
występujących w przypadku wykresów przestawnych.
Rysunek 15.24.
To rozwiązanie
oferuje funkcjonalność
tabeli przestawnej
bez związanych
z nią ograniczeń
w formatowaniu
Rozdział 16.
Fragmentatory
W tym rozdziale:
 Fragmentatory — podstawowe informacje
 Tworzenie i formatowanie standardowych fragmentatorów
 Wykorzystanie fragmentatora Oś czasu
 Wykorzystanie fragmentatorów jako przycisków poleceń
Fragmentatory umożliwiają filtrowanie tabel przestawnych w podobny sposób, jak ma

to miejsce w przypadku pól filtrów. Różnica polega na tym, że fragmentatory mają przy-
jazny dla użytkownika interfejs i umożliwiają lepsze zarządzanie filtrami w tabelach prze-
stawnych. Dodatkowo do najnowszej wersji Excela dodano fragmentator Oś czasu. Został
on zaprojektowany specjalnie do obsługi filtrów daty i czasu.
W niniejszym rozdziale omówiono fragmentatory oraz ich potencjał w zakresie tworze-

nia atrakcyjnego i interaktywnego interfejsu pulpitów menedżerskich i raportów.
Fragmentatory — podstawowe informacje

Czytelnicy, którzy przebrnęli przez rozdział 14., wiedzą, że tabele przestawne można
filtrować za pomocą pól Filtry. Są to rozwijane listy, które można włączyć w górnej
części tabeli, umożliwiające użytkownikom filtrowanie w celu wyświetlenia specyficz-
nych danych. Mimo swojej użyteczności, pola filtrów zawsze miały kilka braków.
 Pola filtrów nie są filtrami kaskadowymi. Nie można ich ze sobą łączyć, tak aby
jeszcze bardziej ograniczyć uzyskane wyniki.
Przyjrzyjmy się przykładowi widocznemu na rysunku 16.1. Jak widać, filtr Region
został ustawiony na Północ. Jednakże filtr Rynek wciąż umożliwia wybranie
rynków, które zdecydowanie nie należą do regionu Północ (np. Kalifornia).
Ponieważ filtr Rynek nie jest w żaden sposób ograniczany działaniem filtra
Region, pojawia się irytująca możliwość wybrania rynku, dla którego nie będzie
danych, ponieważ nie należy do regionu Północ.
Rysunek 16.1.
Domyślnie pole filtru
tabeli przestawnej
nie działa z innymi polami,
co uniemożliwia
ograniczenie wyboru
 Kiedy zostanie użytych kilka pól filtru, wówczas trudno określić, które dane tak
naprawdę są filtrowane.
Przykład takiej sytuacji widoczny jest na rysunku 16.2. Jak widać, filtr Region
jest ograniczony do trzech regionów: Północ, Środkowy zachód i Zachód. Filtr
Region wyświetla wartości (Wiele elementów). W ustawieniu domyślnym filtr
będzie wyświetlał taki zapis wówczas, gdy zostanie wybrana więcej niż jedna
pozycja. Jedyny sposób, aby się przekonać, co zostało kliknięte, to rozwinąć listę.
Można sobie wyobrazić sytuację, gdy mamy do czynienia z wydrukowaną wersją
raportu i pozbawieni jesteśmy możliwości sprawdzenia, które dane zostały użyte
do przygotowania obserwowanego zestawienia.
Rysunek 16.2.
Kiedy w polu filtra
wybranych jest kilka
pozycji, widoczny
jest komunikat
Wiele elementów
Odmiennie rzecz ma się w przypadku fragmentatorów, gdzie nie występuje ten problem.
Fragmentatory synchronizują swoje działania. Jak widać na rysunku 16.3, fragmentator
Rynek wyświetla odpowiednie wartości również wówczas, gdy jako Region wybrano
Północ. Reszta rynków jest wyłączona, dzięki czemu wiadomo, że nie należą one do re-
gionu północnego.
Rozdział 16.  Fragmentatory 345
Rysunek 16.3.
Fragmentatory
współdziałają, dzięki
czemu otrzymujemy
dokładnie te dane,
które zaznaczyliśmy
Zaznaczenie kilku fragmentatorów jest wyraźnie widoczne. Na rysunku 16.4 tabela prze-
stawna jest filtrowana dla regionów Środkowy zachód, Północ i Południowy wschód.
Nigdy więcej informacji Wiele elementów.
Rysunek 16.4.
Fragmentatory świetnie
sprawdzają się
podczas zaznaczania
wielu elementów
Tworzenie standardowego fragmentatora

Nadszedł czas na utworzenie pierwszego fragmentatora. W tym celu należy:
1. Umieścić kursor w tabeli przestawnej, następnie rozwinąć znajdującą się
na Wstążce kartę Analiza.
2. Kliknąć ikonę Wstaw fragmentator (patrz rysunek 16.5).
Rysunek 16.5.
Wstawianie
fragmentatora
Zostanie wyświetlone okno dialogowe Wstawianie fragmentatorów.

3. Kliknąć dane, które mają być filtrowane (patrz rysunek 16.6).
Rysunek 16.6.
Określanie wymiarów
do utworzenia
fragmentatora
Chodzi o to, aby wybrać te wymiary, które chcemy przeszukiwać. W naszym

przykładzie zostaną utworzone fragmentatory Region i Rynek.
Jak widać na rysunku 16.7, kliknięcie przycisku Środkowy zachód we fragmentatorze
Region nie tylko spowoduje przefiltrowanie tabeli przestawnej, ale wywoła także
reakcję fragmentatora Rynek, w którym podświetlone zostaną wartości przypisane
do regionu Środkowy zachód.
Rysunek 16.7.
Wybór wymiarów,
które mają być
filtrowane za pomocą
fragmentatorów
Aby zaznaczyć więcej pozycji, należy podczas ich wybierania przytrzymać

wciśnięty klawisz Ctrl. Jak widać na rysunku 16.8, z wciśniętym klawiszem
Ctrl zaznaczono Baltimore, Charlotte, Chicago i Kalifornię, co spowodowało
podświetlenie odpowiednich pozycji we fragmentatorze Region.
Rysunek 16.8.
Możliwość
obserwacji aktualnie
używanych filtrów
daje fragmentatorom
dużą przewagę
nad polami filtru
Aby wyłączyć filtry w danym fragmentatorze, wystarczy kliknąć ikonę Wyczyść filtr
znajdującą się górnym prawym rogu (patrz rysunek 16.9).
Rysunek 16.9.
Usuwanie filtrów
z fragmentatora
Formatowanie fragmentatorów
Jeżeli chcemy używać fragmentatorów na pulpitach menedżerskich, to konieczne będzie
ich dopasowanie tak, aby były zgodne z układem i wyglądem raportów. Poniżej opisano
kilka podstawowych czynności, dzięki którym można dopasować formatowanie frag-
mentatorów.
Rozmiar i położenie
Fragmentatory działają podobnie jak inne kształty dostępne w Excelu, tak więc można
je przesuwać oraz zmieniać ich rozmiar, przeciągając ich punkty pozycji (patrz rysu-
nek 16.10).
Rysunek 16.10.
Dostosowywanie
położenia i rozmiaru
fragmentatora
za pomocą
przeciągania
punktów pozycji
Można też kliknąć prawym przyciskiem myszy i wybrać z menu Rozmiar i właściwości,
co spowoduje wyświetlenie panelu Formatowanie fragmentatora (patrz rysunek 16.11).
Można w nim określić rozmiary fragmentatora, jego zachowanie w momencie zmiany
rozmiaru komórek oraz to, czy ma być on widoczny na wydruku.
Rysunek 16.11.
Panel Formatowanie
fragmentatora
pozwala kontrolować
działanie tego obiektu
w powiązaniu z arkuszem
Liczba kolumn
Domyślnie wszystkie fragmentatory mają jedną kolumnę. Można to jednak zmienić;
wystarczy kliknąć prawym przyciskiem myszy i wybrać Rozmiar i właściwości. Zostanie
wówczas udostępniony panel Formatowanie fragmentatora. W sekcji Położenie i układ
można określić liczbę kolumn. Ustawienie 2 kolumn (patrz rysunek 16.12) wymusi wy-
świetlenie danych właśnie w taki sposób. Ustawienie 3 kolumn wymusi wyświetlenie
danych w trzech kolumnach itd.
Rysunek 16.12.
Właściwość
Liczba kolumn
pozwala użytkownikowi
określić, w ilu kolumnach
fragmentator ma
wyświetlać dane
Kolor i styl
Kolor i styl fragmentatora można szybko zmienić. Wystarczy go kliknąć, a następnie wy-
brać odpowiedni styl z galerii wyświetlanej na karcie Narzędzia fragmentatora/Opcje
(patrz rysunek 16.13). Dostępne tam style będą odpowiednie do większości zastosowań.
Rysunek 16.13.
Galeria stylów
pozwala użyć jednego
z dostępnych stylów
lub przygotować
swój własny
W przypadku gdyby użytkownik chciał mieć większą kontrolę na kolorem i stylem, na-
leży kliknąć przycisk Nowy styl fragmentatora widoczny w dolnej części Galerii stylów
na rysunku 16.13. Zostanie wyświetlone okno dialogowe, w którym można szczegółowo
dostosować formatowanie każdego komponentu fragmentatora.
Inne ustawienia
Kliknięcie fragmentatora prawym przyciskiem myszy i wybranie z menu opcji Ustawienia
fragmentatora spowoduje wyświetlenie okna dialogowego Ustawienia fragmentatora
(patrz rysunek 16.14). Opcje dostępne w tym oknie pozwalają kontrolować wygląd na-
główka fragmentatora, sortowanie jego elementów oraz metody filtrowania.
Rysunek 16.14.
Okno dialogowe
Ustawienia
fragmentatora
Minimalnym wysiłkiem można dobrze wkomponować fragmentatory w pulpit mene-

dżerski. Na rysunku 16.15 widoczne są dwa fragmentatory tworzące wraz z wykresem
przestawnym spójny komponent pulpitu menedżerskiego.
Rysunek 16.15.
Odrobina formatowania
i fragmentatory mogą
zostać dostosowane
do wyglądu pulpitu
menedżerskiego
Kontrolowanie wielu tabel przestawnych

Kolejna przewaga fragmentatorów to fakt, że każdy z nich może być powiązany z więcej
niż jedną tabelą przestawną. To oznacza, że każdy filtr zastosowany we fragmentatorze
może być użyty w wielu tabelach przestawnych.
Aby połączyć fragmentator z więcej niż jedną tabelą przestawną, wystarczy kliknąć go
prawym przyciskiem myszy i wybrać Połączenia raportu. Zostanie wówczas wyświetlone
okno dialogowe Połączenia raportu (patrz rysunek 16.16). Wystarczy zaznaczyć w nim
tabele, które mają być filtrowane za pomocą danego fragmentatora.
Rysunek 16.16.
Wybór tabel,
które mają być
filtrowane za pomocą
danego fragmentatora
Od tej chwili każdy filtr włączony w danym fragmentatorze będzie równocześnie sto-
sowany we wszystkich wskazanych tabelach przestawnych. Możliwość kontrolowania
stanu wielu tabel przestawnych to potężne narzędzie, szczególnie w pulpitach mene-
dżerskich korzystających z wielu tabel.
Tworzenie fragmentatora osi czasu

Fragmentator Oś czasu to nowość, która pojawiła się w Excelu 2013. Jest on podobny do
standardowego fragmentatora: filtruje tabelę przestawną za pomocą mechanizmu wizu-
alnego wyboru, a nie pól filtra. Różnica polega na tym, że fragmentator Oś czasu został
zaprojektowany wyłącznie do pracy z informacjami dotyczącymi daty, dzięki czemu

jest doskonałym narzędziem do filtrowania i grupowania takich informacji w tabelach
przestawnych.
Aby móc go zastosować, w tabeli przestawnej muszą znajdować się dane sformatowane
jako daty. Nie wystarczy, aby w kolumnie znajdowało się kilka wartości sformatowanych
w taki sposób. Wszystkie komórki w kolumnie muszą być tak sformatowane, w dodatku
muszą zawierać poprawne dane.
Aby utworzyć fragmentator Oś czasu:

1. Należy umieścić kursor w tabeli przestawnej, następnie rozwinąć znajdującą się
na Wstążce kartę Analiza.
2. Kliknąć ikonę Wstaw oś czasu (patrz rysunek 16.17).
Rysunek 16.17.
Wstawianie
fragmentatora
Oś czasu
Zostanie wyświetlone (widoczne na rysunku 16.18) okno dialogowe Wstawianie osi

czasu, w którym dostępne będą wszystkie pola z datami w danej tabeli przestawnej.
Rysunek 16.18.
Wybór pól dat
do utworzenia
fragmentatora
3. Należy wybrać pola dat, dla których mają być utworzone fragmentatory.
Po utworzeniu fragmentatorów można już za pomocą dynamicznego mechanizmu wyboru

daty filtrować informacje w tabeli przestawnej i na wykresie przestawnym. Na rysunku
16.19 widać efekt przefiltrowania informacji na wykresie przestawnym i wyświetlenia
danych tylko z marca, kwietnia i maja.
Na rysunku 16.20 przedstawiono, w jaki sposób można za pomocą myszy rozszerzyć

zakres filtrowanych danych.
Jak szybko można przefiltrować tabelę przestawną według kwartałów? Dzięki fragmen-
tatorowi Oś czasu to całkiem proste. Wystarczy kliknąć menu rozwijane dostępne w górnym
prawym rogu fragmentatora i wybrać pozycję Kwartały. Jak widać na rysunku 16.21,
można wybrać również Dni, Miesiące i Lata.
Rysunek 16.19.
Aby uruchomić filtr
dla danych w tabeli
przestawnej lub na
wykresie przestawnym,
należy wskazać
odpowiednie daty
Rysunek 16.20.
Poszerzając zakres
na osi czasu,
można włączyć
więcej danych do
uruchomionego filtru
Rysunek 16.21.
Szybkie
przełączanie się
między Dniami,
Miesiącami,
Kwartałami i Latami
Fragmentator Oś czasu stosuje filtry oparte na standardowym kalendarzu. Oznacza to,

że 1. kwartał obejmuje miesiące styczeń, luty i marzec. W niektórych firmach rok fiskalny
i zarazem pierwszy kwartał może rozpoczynać się od października, listopada i grudnia.
W takich przypadkach oś czasu może nie być specjalnie przydatna. Aktualnie nie ma
możliwości dostosowania tego komponentu do innego przeliczania kwartałów.
Fragmentatory Oś czasu nie są kompatybilne z wersjami Excela wcześniejszymi niż

2013. W przypadku otwarcia arkusza zawierającego te fragmentatory w Excelu 2010
lub wcześniejszych wersjach będą one nieaktywne.
Wykorzystanie fragmentatorów
jako formantów formularza
W rozdziale 12. zamieszczono informacje na temat dodawania do pulpitów menedżer-
skich interaktywnych elementów za pomocą modelowania danych oraz formantów for-
mularza. Techniki opisane w rozdziale są wydajne, jednak ich wadą jest to, że zaczynają
wyglądać nieco staroświecko, szczególnie w zestawieniu z nowocześnie prezentującymi
się wykresami, jakie pojawiły się wraz z Excelem 2013.
Sprytnym rozwiązaniem tego problemu jest zaprzęgnięcie fragmentatorów jako pośred-

ników dla kontrolek i formantów. Na rysunku 16.22 widoczna jest taka możliwość, gdzie
wykres reaguje na działanie fragmentatorów po lewej stronie. Po kliknięciu w Przychody
na wykresie znajdą się odpowiednie dane. Po kliknięciu w Wydatki na wykresie znajdą
się dane o poniesionych wydatkach. Warto pamiętać, że wykres w żaden sposób nie jest
połączony z tabelą przestawną
Rysunek 16.22.
Fragmentatory można
wykorzystać w roli
atrakcyjniejszych
formantów formularza
w sytuacjach, gdy
pracujemy z modelami
niekorzystającymi
z tabel przestawnych
Czytelników, którzy pominęli rozdział 12., zachęcamy teraz do jego przeczytania;

zawarte tam informacje pozwolą lepiej zrozumieć zagadnienia modelowania danych
i konfiguracji, które zostały opisane poniżej.
Aby zbudować podstawowy model, należy wykonać następujące czynności:

1. Utworzyć prostą tabelę, w której przechowywane będą nazwy dla kontrolek wraz
z nadanymi im numerami indeksu. W tym przypadku tabela zawiera trzy wiersze
pod polem o nazwie Mierniki.
Każdy wiersz zawiera nazwę miernika (są to Przychody, Wydatki i Netto)

oraz jego numer indeksu.
2. Na podstawie tej prostej tabeli należy utworzyć tabelę przestawną (patrz rysunek 16.23).
Rysunek 16.23.
Tworzenie prostej tabeli,
w której przechowywane
będą nazwy dla kontrolek
wraz z nadanymi im
numerami indeksu,
a która posłuży
do utworzenia
tabeli przestawnej
3. Umieścić kursor w dowolnym miejscu nowo utworzonej tabeli przestawnej,

następnie rozwinąć kartę Analiza i kliknąć ikonę Wstaw fragmentator. W oknie
dialogowym Wstawianie fragmentatora utworzyć fragmentator dla pola Mierniki.
W tym momencie mamy fragmentator dla trzech mierników.
4. Kliknąć prawym przyciskiem myszy fragmentator i wybrać z menu Ustawienia
fragmentatora. Zostanie wyświetlone okno dialogowe Ustawienia fragmentatora.
5. W oknie dialogowym usunąć zaznaczenie opcji Wyświetl nagłówek (patrz rysunek 16.24).
Rysunek 16.24.
Tworzenie fragmentatora
dla pola Mierniki
i usuwanie nagłówków
Za każdym razem, kiedy fragmentator będzie klikany, tabela przestawna będzie

filtrowana w taki sposób, że wyświetlany będzie tylko jeden wybrany miernik.
Takie działanie widać na rysunku 16.25; widać też, że filtrowany jest numer
indeksu. Numer indeksu widoczny będzie zawsze w tej samej komórce (w tym
przypadku jest to N8). Dlatego też ta komórka może być użyta jako wyzwalacz
dla formuł WYSZUKAJPIONOWO, INDEX oraz instrukcji If.
Rysunek 16.25.
Kliknięcie fragmentatora
spowoduje wyfiltrowanie
właściwego numeru
indeksu dla wybranego
miernika
6. Takiej komórki można użyć do zasilania formuł w obszarze tymczasowym, co

widać na rysunku 16.26.
Rysunek 16.26. Wykorzystanie przefiltrowanej komórki do zasilania formuł w obszarze tymczasowym
Ta formuła nakazuje Excelowi sprawdzenie zawartości komórki N8.

 Jeżeli wartość w komórce N8 wynosi 1, co odpowiada opcji Przychody,
wówczas formuła zwróci wartość z zestawu danych Przychody (komórka G9).
 Jeżeli wartość w komórce N8 wynosi 2, co odpowiada opcji Wydatki, wówczas
formuła zwróci wartość z zestawu danych Wydatki (komórka G13).
 Jeżeli wartość w komórce N8 nie wynosi ani 1, ani 2, wówczas zwracana jest
wartość z zestawu Netto (komórka G17).
7. Skopiować formułę do innych komórek, tak aby zbudować tabelę tymczasową
Rysunek 16.27. Wersja końcowa tabeli tymczasowej zasilanej danymi dzięki fragmentatorowi
8. Utworzyć wykres na podstawie tabeli tymczasowej.
Dzięki tej prostej technice można dostarczyć klientom atrakcyjne interaktywne rozwią-
zania, które lepiej będą pasować do wyglądu i działania ich pulpitów menedżerskich.
Rozdział 17.
Wykorzystanie wewnętrznego
modelu danych
i dodatek Power View
W tym rozdziale:
 Wewnętrzny model danych — zasady działania
 Tworzenie pulpitów menedżerskich z wykorzystaniem Power View
 Tworzenie wykresów Power View i praca z nimi
 Wizualizacja danych na mapach Power View
W Excelu 2013 pojawiła się nowa funkcja — Power View. Power View to w istocie
interaktywny mechanizm pozwalający na wyświetlanie wykresów, tabel, map i frag-
mentatorów w jednym oknie pulpitu menedżerskiego. Komponenty okna Power View
są ze sobą nieodłącznie powiązane, dzięki czemu wszystkie działają razem i reagują na
wszelkie filtrowanie czy działanie fragmentatorów mające miejsce w pulpicie mene-
dżerskim. Wystarczy wybrać region na jednym wykresie, a wszystkie pozostałe kompo-
nenty na pulpicie Power View automatycznie dostosują się do tej zmiany.
Ta wydajna funkcja wykorzystuje nowy model danych wprowadzony do Excela 2013.

Wewnętrzny model danych to silnik analityczny umożliwiający przechowywanie różno-
rodnych źródeł danych w czymś w rodzaju kostki OLAP wbudowanej w Excela. OLAP
to sposób przechowywania danych umożliwiający łatwą i szybką analizę dużych ilości
informacji.
W niniejszym rozdziale omówiono metody łączenia modelu danych z Power View,

dzięki czemu można tworzyć bardzo wydajne pulpity menedżerskie.
Niestety, Microsoft udostępnił dodatek Power View tylko użytkownikom Office 2013
Professional Plus i Office 365 Small Business Premium. Użytkownicy pozostałych
wersji nie zobaczą nawet śladu tego dodatku w swoich programach. Na szczęście,
wewnętrzny model danych omówiony w tym rozdziale dostępny jest we wszystkich
wersjach Excela 2013. Jak zobaczymy w dalszej części rozdziału, jest to wystarczająco
potężne narzędzie.
Wewnętrzny model danych — zasady działania

W Excelu 2013 wprowadzono nowy silnik analityczny, czyli wewnętrzny model danych.
Każdy skoroszyt ma jeden model danych, dzięki któremu możliwe jest analizowanie
osobnych źródeł danych w sposób, jaki dotychczas nie był dostępny.
Koncepcja kryjąca się za modelem danych jest prosta. Przyjmijmy, że mamy dwie tabele
— Klienci i Zamówienia. W tabeli Zamówienia przechowywane są podstawowe dane
o fakturach (Klienci, Numery faktur, Data wystawienia faktury czy Przychody). W tabeli
Klienci przechowywane są podstawowe dane, takie jak Numer klienta, Nazwa klienta i Stan.
Jeżeli chcielibyśmy przeanalizować przychody według województw, musielibyśmy

połączyć dwie tabele i zagregować pole Przychody z tabeli Zamówienia z polem Stan
z tabeli Klienci.
W przeszłości w takim przypadku należałoby przejść przez liczne serie danych, używać
mnóstwa formuł w rodzaju WYSZUKAJ.PIONOWO i SUMA.JEŻELI. Dzięki nowemu modelowi
danych dostępnemu w Excelu 2013 można wskazać programowi powiązania tych dwóch
tabel (w tym przypadku jest to numer klienta), a następnie wciągnąć obie do wewnętrznego
modelu danych. Model danych programu Excel następnie zbuduje wewnętrzną anali-
tyczną bazę danych i przeniesie dane do tabeli przestawnej. Tabela przestawna pozwoli
kilkoma kliknięciami zagregować dane według województwa.
Tworzenie pierwszego własnego modelu danych

Przyjmijmy, że tabela widoczna na rysunku 17.1 to omawiana wcześniej tabela Transakcje.
W drugim arkuszu mamy tabelę Generatory (patrz rysunek 17.2), zawierającą informacje
o każdym generatorze.
Rysunek 17.1.
Tabela pokazuje
informacje
o transakcjach wg
numerów generatorów
Plik z omawianymi tutaj przykładami (Rozdział 17 przykłady.xslx) można pobrać

z serwera FTP: ftp://ftp.helion.pl/przyklady/andae2.zip
Pierwszym krokiem w budowaniu modelu danych jest konwersja oddzielnych zakresów

danych na tabele programu Excel. Taka konwersja pozwoli mieć pewność, że model
danych rozpozna tabele jako aktualne źródła danych.
Rozdział 17.  Wykorzystanie wewnętrznego modelu danych i dodatek Power View 359
Rysunek 17.2.
W tej tabeli
znajdują się
informacje
o położeniu
każdego
z generatorów
Konwertowanie zakresów danych na tabele programu Excel

Dla każdego zakresu danych, który chcemy zaimportować do wewnętrznego modelu
danych, należy wykonać następującą procedurę:
1. Kliknąć w dowolnym miejscu tabeli Transakcje i wcisnąć klawisze Ctrl+T.
Zostanie otwarte okno dialogowe Tworzenie tabeli, widoczne na rysunku 17.3.
Rysunek 17.3.
Konwertowanie
pierwszego zakresu
danych na tabelę
programu Excel
2. Należy się upewnić, że zakres jest poprawny, i kliknąć OK.

Po kliknięciu tabeli programu Excel na Wstążce zostanie wyświetlona karta
Narzędzia tabel/Projekt. Warto pamiętać, że jeżeli w arkuszu będzie więcej tabel,
to wszystkie ustawienia wprowadzone na tej karcie będą miały zastosowanie
tylko do zaznaczonej tabeli.
3. W polu Nazwa tabeli można wprowadzić jakąś przyjazną dla użytkownika nazwę
Rysunek 17.4.
Nadaj tabeli
przyjazną nazwę
Dzięki temu będziemy mieć pewność, że rozpoznamy tabelę, gdy umieścimy ją

w modelu danych.
W naszym scenariuszu powyższą procedurę należy powtórzyć dla tabeli Generatory,

konwertując ją z zakresu na tabelę programu Excel.
Dodawanie tabel do wewnętrznego modelu danych

Każdy skoroszyt w Excelu 2013 posiada wewnętrzny model danych, który po dodaniu
do niego źródeł danych widoczny (domyślnie) jest jako połączenie o nazwie ThisWork-
bookDataModel. Nowo utworzone tabele programu Excel można dodać do wewnętrznego
modelu danych za pomocą okna dialogowego Połączenia skoroszytu. W tym celu należy:
1. Wyświetlić znajdującą się na Wstążce kartę Dane i kliknąć Połączenia.
2. W oknie dialogowym Połączenia skoroszytu należy kliknąć strzałkę umieszczoną
na przycisku Dodaj i wybrać z listy Dodaj do modelu danych (patrz rysunek 17.5).
Rysunek 17.5.
Okno dialogowe
Połączenia skoroszytu
pozwala dodać tabele
do modelu danych
Zostanie otwarte okno dialogowe Istniejące połączenia (patrz rysunek 17.6).
Rysunek 17.6.
Wybierz tabelę i kliknij
Otwórz
3. Należy wyświetlić kartę Tabele, wybrać odpowiednią tabelę i kliknąć Otwórz.

4. Kroki 2. i 3. należy powtarzać dla każdej tabeli, którą chcemy dodać
do wewnętrznego modelu danych.
Po dodaniu wszystkich tabel programu Excel w oknie dialogowym Połączenia
skoroszytu widoczne będzie połączenie o nazwie ThisWorkbookDataModel oraz
wszystkie skojarzone z nim źródła danych.
Jak widać na rysunku 17.7, w wewnętrznym modelu danych mamy teraz dwie tabele
programu Excel.
Rysunek 17.7.
Wewnętrzny
model danych
zawiera teraz
dwie tabele
— Transakcje
i Generatory
Wszelkie zmiany wprowadzone w tabelach (takie jak dodawanie i usuwanie rekordów

czy kolumn) automatycznie zostaną powtórzone w wewnętrznym modelu danych.
Nie ma potrzeby odświeżania danych.
Tworzenie relacji dla tabel z wewnętrznego modelu danych

Choć dane znajdują się teraz w modelu danych, to Excel nie ma informacji, w jakiej
relacji są one w stosunku do siebie. I tak obie tabele mają kolumnę ID_GENERATORA
(patrz rysunki 17.1 i 17.2). To kluczowy element łączący obie tabele; dzięki niemu będzie
można wyszukać transakcje posortowane wg stanów.
Nim Excel będzie mógł zająć się danymi, trzeba jasno zdefiniować tę relację. W tym celu
należy:
1. Kliknąć znajdującą się na Wstążce kartę Dane, a następnie wybrać Relacje.
Zostanie wyświetlone okno dialogowe Zarządzanie relacjami.
2. Kliknąć przycisk Nowy.
Zostanie otwarte okno dialogowe Tworzenie relacji (patrz rysunek 17.8).
Rysunek 17.8.
Tworzenie relacji
między tabelami
oznacza zdefiniowanie
skojarzonych pól
3. Należy wybrać tabele i pola i w ten sposób zdefiniować relację.

Na rysunku 17.8 widać, że pole ID_GENERATORA tabeli Transakcje jest
połączone z polem ID_GENERATORA tabeli Generatory.
4. Aby potwierdzić relację, należy kliknąć OK.
Na powrót zostanie wyświetlone okno dialogowe Zarządzanie relacjami
(patrz rysunek 17.9). W razie potrzeby można w nim dodać kolejne relacje.
Okno to umożliwia również usunięcie i edycję relacji.
Rysunek 17.9.
Okno Zarządzanie
relacjami pozwala
dodawać, usuwać
i edytować relacje
Na rysunku 17.8 w dolnym prawym rogu widoczna jest lista rozwijana Pokrewna
kolumna (obiekt podstawowy). Termin „obiekt podstawowy” oznacza, że model danych
użyje tego pola ze skojarzonej tabeli jako podstawowego. Każda relacja musi mieć
pole oznaczane jako podstawowe. Jest ono niezbędne w modelu danych, ponieważ
zapobiega błędom agregacji danych i tworzeniu duplikatów. Z tego powodu model
danych zbudowany jest według zasad, których należy ściśle przestrzegać. W polu
podstawowym nie może być duplikatów ani pustych pól. Z tego powodu tabela Generatory
(widoczna na rysunku 17.8) musi zawierać unikalne wartości w polu ID_GENERATORA,
w którym nie może być też pustych pól. To jedyny sposób, w jaki Excel może zapewnić
spójność danych podczas łączenia wielu tabel.
Wykorzystywanie modelu danych do tworzenia tabel przestawnych

Po wprowadzeniu danych do modelu można zacząć go używać. W części rozdziału pt.
„Tworzenie pulpitów menedżerskich z użyciem Power View” zamieszczono informacje
na temat stosowania modelu danych celu ulepszenia funkcji Power View. Najpierw jed-
nak sprawdzimy, w jaki sposób model danych może pomóc lepiej wykorzystać tabele
przestawne. Aby utworzyć taką tabelę na podstawie modelu danych, należy wykonać
poniższą procedurę:
1. Kliknąć kartę Wstawianie i wybrać przycisk Tabela przestawna.
2. W oknie dialogowym Tworzenie tabeli przestawnej wybrać opcję Użyj zewnętrznego
źródła danych i kliknąć przycisk Wybierz połączenie (patrz rysunek 17.10).
Rysunek 17.10.
Tworzenie
tabeli przestawnej
zaczynamy od
wybrania połączenia
zewnętrznego
Zostanie otwarte okno dialogowe Istniejące połączenia (patrz rysunek 17.11).
Rysunek 17.11.
Aby użyć jako źródła
wewnętrznego modelu
danych, należy
zaznaczyć pozycję
Tabele w modelu
danych skoroszytu
3. Kliknąć kartę Tabele i wybrać Tabele w modelu danych skoroszytu.

Aby potwierdzić wybór, należy kliknąć Otwórz.
Ponownie zostanie wyświetlone okno dialogowe Tworzenie tabeli przestawnej.
4. Aby zakończyć tworzenie tabeli przestawnej, należy kliknąć OK.
Po utworzeniu tabeli zostanie wyświetlona lista pól tabeli przestawnej, w której widoczne
będą tabele umieszczone wcześniej w wewnętrznym modelu danych (patrz rysunek 17.12).
Tabela przestawna utworzona na podstawie modelu danych pozwala połączyć różne

źródła danych w jeden analityczny silnik. Na rysunku 17.13 widać, jak można tworzyć
tabelę, używając pól z różnych tabel znajdujących się w modelu danych.
Rysunek 17.12.
Tabela przestawna
wykorzystująca
jako źródło
wewnętrzny model
danych wyświetli
na liście pól
wszystkie tabele
zaimportowane
do modelu
Rysunek 17.13.
Tabela przestawna
utworzona
na podstawie
modelu danych
pozwala analizować
dane, wykorzystując
pola wszystkich tabel
z modelu danych
Zewnętrzne źródła w wewnętrznym modelu danych

Wewnętrzny model danych nie jest ograniczony tylko do używania danych, które już
znajdują się w skoroszytach. Można importować wszelkie rodzaje zewnętrznych źródeł
danych. W rozdziale 18. zamieszczono szczegółowe informacje na temat używania ze-
wnętrznych danych na pulpitach menedżerskich. Rzućmy okiem, w jaki sposób dostar-
czyć zewnętrzne dane do modelu danych.
Przyjmijmy, że dysponujemy bazą danych programu Access, w której znajduje się zestaw
znormalizowanych tabel. Chcielibyśmy móc analizować te dane w Excelu. Decydujemy
się na zastosowanie nowego modelu danych do ich prezentacji, zastosujemy też tabelę
przestawną.
Plik z omawianymi tutaj przykładami (UsługiSerwisowe17.accdb) można pobrać

z serwera FTP: ftp://ftp.helion.pl/przyklady/andae2.zip
Aby zastosować zewnętrzne tabele z danymi, należy wykonać poniższą procedurę:

1. Na karcie Dane znajdującej się na Wstążce należy wybrać ikonę Pobieranie
danych zewnętrznych, a następnie Z programu Access (patrz rysunek 17.14).
Rysunek 17.14.
Pobieranie danych
z Accessa
2. Następnie należy odszukać plik bazy danych i otworzyć go.

Wyświetlone zostanie okno dialogowe Pobieranie danych.
3. W oknie Pobieranie danych należy zaznaczyć opcję Włącz zaznaczanie wielu tabel
Rysunek 17.15.
Włącz zaznaczanie
wielu tabel
4. Następnie należy wskazać wszystkie tabele, z których dane mają być

importowane (patrz rysunek 17.16).
Rysunek 17.16.
Aby zaimportować
dane z tabel, należy je
zaznaczyć
5. Kliknąć OK.
Zostanie wyświetlone okno dialogowe Importowanie danych (patrz rysunek 17.17).
Rysunek 17.17.
Usunąć zaznaczenie
z opcji Importuj relacje
między tabelami
6. W oknie Importowanie danych należy kliknąć strzałkę na przycisku Właściwości

i usunąć zaznaczenie z opcji Importuj relacje między tabelami.
Zapobiegniemy w ten sposób błędom związanym z rozpoznawaniem przez Excela
relacji między tabelami. Innymi słowy, relację chcemy utworzyć samodzielnie.
7. W oknie dialogowym Tworzenie tabeli przestawnej wybrać opcję Raport
w formie tabeli przestawnej i kliknąć przycisk OK. Tabela zostanie utworzona.
8. Kliknąć znajdującą się na Wstążce kartę Dane, a następnie wybrać Relacje.
Zostanie wyświetlone okno dialogowe Zarządzanie relacjami (patrz rysunek 17.18).
Rysunek 17.18.
Tworzenie relacji
dla właśnie
zaimportowanych tabel
9. Utworzyć relacje dla właśnie zaimportowanych tabel, a następnie kliknąć Zamknij.
Jak wspomniano wcześniej (w części „Tworzenie relacji dla tabel z wewnętrznego

modelu danych”), podczas tworzenia relacji należy pamiętać o znaczeniu wyboru
w polu Kolumna pokrewna (obiekt podstawowy) w oknie Zarządzanie relacjami.
W tabeli użytej jako obiekt podstawowy nie może być duplikatów ani pustych pól.
Dlatego w naszym scenariuszu nie będzie możliwe umieszczenie tam tabeli
Transakcje, ponieważ są w niej pola, które mogą być duplikatami.
Jeżeli wszystko się uda, wówczas na koniec powinniśmy otrzymać tabelę wyglądającą
podobnie do tej na rysunku 17.19. Wystarczyło kilka kliknięć do zbudowania wydajnej
platformy i zdobycia możliwości analizy danych z programu Access za pomocą tabeli
przestawnej!
Rysunek 17.19.
Jesteśmy gotowi
do wykonywania
analizy danych
zgromadzonych w wielu
zewnętrznych źródłach
Tworzenie pulpitów menedżerskich

z wykorzystaniem Power View
Kiedy mamy już zbudowany wewnętrzny model danych, możemy przystąpić do two-
rzenia wykorzystujących go pulpitów menedżerskich. Wystarczy wybrać znajdującą się
na Wstążce kartę Wstawianie i kliknąć Power View. Excel będzie potrzebował chwili na
przygotowanie nowego arkusza o nazwie Power ViewX, gdzie X to kolejny unikalny numer
(np. Power View1).
Nowy arkusz ma trzy główne sekcje: widoku, filtrów i pól (patrz rysunek 17.20).
Rysunek 17.20.
Trzy główne sekcje
arkusza Power View
Pole widoku może zawierać wykresy, tabele i mapy dodawane przez użytkowników.
W obszarze filtrów znajdują się zdefiniowane filtry. Listy pól można użyć do dodawania
i konfigurowania danych na pulpicie menedżerskim.
Pulpit menedżerski Power View budujemy, przeciągając wybrane pola z listy pól do in-
nych obszarów. I tak przeciągnięcie pola ROZMIAR_GENERATORA do panelu filtrów
spowoduje utworzenie listy, której elementy będzie można zaznaczać (patrz rysunek 17.21).
W obszarze filtrów znajduje się kilka ikon, które ułatwiają pracę z filtrami. Umożliwiają
one rozszerzanie i minimalizowanie obszaru filtrów, czyszczenie użytych kryteriów, wy-
świetlanie zaawansowanych opcji i usuwanie filtrów.
Rysunek 17.21.
W obszarze filtrów
znajduje się kilka ikon,
które ułatwiają
pracę z filtrami
Aby dodać dane do widoku, należy przeciągnąć pola z listy pól do widoku. Na rysunku
17.22 widzimy, że pola KOD_ODPADÓW i WYTWORZONA_ILOŚĆ zostały przecią-
gnięte do obszaru widoku. W rezultacie powstała nowa tabela danych.
Rysunek 17.22. Aby dodać dane do widoku, należy przeciągnąć pola z listy pól do widoku;
w efekcie powstanie nowa tabela
Tworzenie wykresów Power View i praca z nimi

Wszystkie dane w Power View mają na początku formę tabeli (patrz rysunek 17.22). Aby
ją utworzyć, należy przeciągnąć pola na obszar widoku. Kiedy mamy już tabelę, możemy
przekształcić ją w wykres; wystarczy ją zaznaczyć, a z karty Projekt wybrać rodzaj wy-
kresu. Na rysunku 17.23 w taki sposób utworzono wykres skumulowany słupkowy.
Rysunek 17.23.
Aby przekształcić
tabelę w wykres,
wystarczy ją zaznaczyć,
a z karty Projekt
wybrać rodzaj wykresu
Na rysunku 17.24 widać, że po zamianie danych w wykres na liście pól pojawiły się nowe
obszary. Służą one do konfiguracji wyglądu i działania wykresu.
Rysunek 17.24. Po zamianie tabeli w wykres na liście pól pojawiły się nowe obszary
Po kliknięciu wykresu Power View zostanie nad nim wyświetlone menu kontekstowe.
Umożliwia ono sortowanie serii na wykresie, filtrowanie i minimalizowanie i maksy-
malizowanie okna wykresu (patrz rysunek 17.25).
Po zaznaczeniu wykresu w panelu filtrów pojawi się nowa opcja, Wykres. Po jej rozwi-
nięciu dostępne będą możliwości dostosowania filtrów dla wykresu. Na rysunku 17.26
widać efekt filtrowania pola WYTWORZONA_ILOŚĆ za pomocą tego ciekawego filtra.
Wykresy można też fragmentować, przeciągając nowe pola danych do pola Legenda.
Na rysunku 17.27 widać, że przeciągnięto tam pole Zarządzanie; w efekcie na wykresie
pojawiły się nowe dane.
Rysunek 17.25.
Kliknięcie wykresu
aktywuje menu
kontekstowe
Rysunek 17.26.
W panelu filtrów
można dopasować
stosowane filtry
Rysunek 17.27.
Do wykresu dodano
nową serię danych
Aby przekształcić wykres w zestaw wykresów, można wykorzystać pola Wielokrotności

poziome i Wielokrotności pionowe. Na rysunku 17.28 widoczne jest przekształcenie
oryginalnego wykresu w taki sposób, że widoczne są oddzielne wykresy dla serii danych
ZARZĄDZANIE.
Rysunek 17.28.
Przeciągnięcie
pola ZARZĄDZANIE
do Wielokrotności
pionowe spowoduje
utworzenie panelu
wykresów
Kolejną ciekawą funkcją jest możliwość drążenia danych; wystarczy przeciągnąć nowe
pole do strefy Oś. Na rysunku 17.29 tak zrobiono z polem Stan. Początkowo wydaje się,
że nie przyniosło to żadnych efektów. Ale Power View użył nowego pola jako kolejnej
kategorii osi.
Rysunek 17.29.
Przeciągnięcie
nowego pola
do strefy Oś
pozwoli uzyskać
efekt drążenia danych
Po dodaniu pola do strefy Oś teraz wystarczy kliknąć dwukrotnie dowolny punkt danych
na wykresie. Automatycznie zostanie uruchomione drążenie danych. W naszym przypadku
po dodaniu pola Stan do Osi, drążenie danych wyświetli informacje o generatorach uży-
wanych w poszczególnych stanach (dla klikniętego punktu danych; rysunek 17.30). W górnej
części okna pojawiła się ikona (Uogólnianie), pozwalająca wrócić na poprzedni poziom.
Rysunek 17.30.
Gdy w strefie Oś
będzie wiele pól,
wówczas będzie można
używać tej ikony
do przeglądania
kolejnych warstw
danych
W widoku Power View można tworzyć dowolną liczbę wykresów. Jak wspomniano na
początku rozdziału, wszystkie komponenty Power View są połączone, więc ewentualne
zmiany będą wprowadzane automatycznie we wszystkich. Na rysunku 17.31 widać dwa
wykresy umieszczone w tym samym obszarze Power View. Kliknięcie na wykresie ko-
łowym stanu AR (Arkansas) spowoduje automatyczną zmianę kolorów na wykresie
słupkowym — zostaną uwzględnione dane dla tego stanu, i to bez żadnych zabiegów ze
strony użytkownika.
Rysunek 17.31.
Wszystkie wykresy
w Power View
automatycznie
dostosowują się
do wprowadzanych
zmian
Wizualizacja danych na mapach Power View

Ostatni krzyk mody w świecie pulpitów menedżerskich to wykorzystanie map do inteli-
gentnej lokalizacji danych. Od Excela 2003 nie mieliśmy możliwości tworzenia wizu-
alizacji danych za pomocą map bez użycia programów zewnętrznych. Excel 2013 zmienił
ten stan rzeczy, wprowadzając mapy Power View.
Aby dodać mapę do Power View, należy wykonać poniższe czynności:

1. Rozpocząć należy od umieszczenia jakichś danych geograficznych w widoku
Power View.
W naszym przykładzie użyjemy kodów pocztowych z modelu danych
Rysunek 17.32.
Dodawanie
danych geograficznych
do widoku Power View
2. Po ich zaznaczeniu należy przejść do karty Projekt.

3. Następnie w grupie Przełączanie wizualizacji należy kliknąć ikonę Mapa
Rysunek 17.33.
Dane mają być
prezentowane
jako mapa
Po chwili Excel przygotuje mapę z serwisu Bing.

Jak widać na rysunku 17.34, mapa w pierwotnym stanie nie jest specjalnie użyteczna.
Sposób, w jaki Excel obsługuje dane, jest nieco tajemniczy; zależy od używanego zestawu
danych. Zwykle potrzebne są pewne zmiany, tak aby dopasować wyświetlaną mapę do
swoich potrzeb.
Rysunek 17.34.
Excel przygotował
podstawową mapę
z serwisu Bing
Po przygotowaniu mapy można spróbować przesunąć pole z lokalizacją do różnych

stref na liście pól. Ostateczny wybór w dużej mierze zależy od tego, jaki sposób pre-
zentacji danych jest potrzebny. W naszym przykładzie pole KOD przesuniemy do strefy
Lokalizacje, co pozwoli uzyskać odpowiedni widok (patrz rysunek 17.35).
Rysunek 17.35. Przesunięcie pola KOD do strefy Lokalizacje pozwoli uzyskać odpowiedni widok
Użytkownik posiada jednak dość ograniczoną kontrolę nad wyglądem mapy. Po zazna-
czeniu mapy można wyświetlić kartę Układ i dostosować tytuł, legendę, etykiety danych
i tło (patrz rysunek 17.36).
Rysunek 17.36.
Karta Układ oferuje
ograniczone możliwości
dostosowywania wyglądu
map w Power View
Mapa jest w pełni interaktywna; można ją powiększać i pomniejszać za pomocą przyci-

sków widocznych w górnym prawym rogu (patrz rysunek 17.37).
Rysunek 17.37.
Skalę mapy
można zmieniać
Strefę Kolor można wykorzystać do uzyskania dodatkowej warstwy analizy. Na ry-

sunku 17.38 przedstawiono zmianę kolorów wykreślonych punktów, która nastąpiła po
umieszczeniu pola KOD_ODPADÓW w strefie Kolor.
Rysunek 17.38. Po dodaniu do strefy Kolor pola danych można uzyskać dodatkową warstwę analizy
Zmiana wyglądu pulpitów menedżerskich Power View

Excel daje użytkownikom ograniczone możliwości decydowania o wyglądzie pulpitów
menedżerskich Power View. Na karcie Power View dostępna jest grupa Motywy (patrz
rysunek 17.39). Pozwala ona ustawić rodzaj czcionki, tła oraz motyw dla pulpitu.
Rysunek 17.39.
Zmiana motywu
pulpitu
menedżerskiego
Power View
Motyw może zmienić kolory wykresu, tła, filtrów, tabel i wykreślonych punktów na
mapie. Sama mapa serwisu Bing nie ulegnie zmianie. Na rysunku 17.40 widoczny jest
pulpit ze zmienionym motywem.
Rysunek 17.40. Kompletny pulpit menedżerski Power View ze zmienionym motywem

Część V
Kontakt ze światem
zewnętrznym
W tej części:
 Rozdział 18. Włączanie danych zewnętrznych do raportów Excela
 Rozdział 19. Współdzielenie danych
Rozdział 18.
Włączanie
danych zewnętrznych
do raportów Excela
W tym rozdziale:
 Importowanie danych z baz programu MS Access
 Importowanie danych z baz SQL Server
 Wykonywanie procedur SQL Server z Excela
 Tworzenie dynamicznych połączeń za pomocą VBA
 Tworzenie modelu danych z wykorzystaniem wielu zewnętrznych tabel
Czy nie byłoby przyjemnie, gdyby wszystkie przychodzące dane znajdowały się w poje-
dynczej tabeli Excela? W realnym świecie czasem mamy do czynienia z sytuacją, gdy
potrzebne dane znajdują się w zewnętrznych źródłach. Zewnętrzne oznaczają dokładnie
to, czego można się spodziewać: dane nie są umieszczone w skoroszytach Excela. Oto kilka
przykładów zewnętrznych źródeł danych: pliki tekstowe, tabele Accessa, tabele SQL
Server, a nawet inne skoroszyty Excela.
W tym rozdziale opisano najbardziej efektywne sposoby na wprowadzenie do Excela

danych z zewnętrznych źródeł. Nim jednak przejdziemy do sedna, autorzy chcieliby
wspomnieć o jednym zastrzeżeniu. Jest mnóstwo sposobów na dostarczenie danych do
Excela. Pomiędzy rozwiązaniami dostępnymi z poziomu interfejsu użytkownika a sto-
sowaniem kodu VBA jest tyle technik, że niemożliwe jest opisanie ich wszystkich w tym
rozdziale. Dlatego skupimy się na tych przydatnych technikach, które można wdrożyć
w większości sytuacji i które nie kryją zbyt wielu pułapek i kruczków.
380 Część V  Kontakt ze światem zewnętrznym
Importowanie danych z Microsoft Accessa

Microsoft Access jest używany w wielu firmach, gdzie za jego pomocą zarządza się
powiązanymi ze sobą tabelami zawierającymi dane o klientach, zamówieniach i trans-
akcjach. Zarządzanie danymi przez Excela daje korzyść w postaci relacyjnej bazy danych,
co oznacza możliwość sprawdzania spójności danych, zapobiegania nadmiarowości i ła-
twego tworzenia zestawień dzięki kwerendom.
Excel 2013 umożliwia kilka metod pobierania danych z Accessa.
Metoda „przeciągnij i upuść”

Jeżeli chodzi o prostotę, to nic nie przebije metody „przeciągnij i upuść”. Wypróbujcie ją
— najpierw należy otworzyć pusty skoroszyt Excela, a następnie bazę danych Accessa,
którą chcemy zaimportować. Gdy oba programy są uruchomione, należy zmniejszyć ich
okna tak, aby były jednocześnie widoczne na ekranie.
Kursor myszy należy przesunąć nad tabelę lub kwerendę, którą chcemy skopiować do
Excela. Następnie kliknąć ją i przeciągnąć do Excela (patrz rysunek 18.1).
Rysunek 18.1. Kopiowanie tabeli Accessa za pomocą metody „przeciągnij i upuść”

Rozdział 18.  Włączanie danych zewnętrznych do raportów Excela 381
Metoda „przeciągnij i upuść” sprawdza się, gdy trzeba szybko wykonać analizę danych
w Excelu. Jednak metoda nie jest przydatna z powodów wymienionych poniżej:
 Dana czynność będzie powtarzana regularnie jako część stałych analiz czy raportów.
 Użytkownicy prezentacji w Excelu będą prawdopodobnie aktualizować dane
w taki sposób.
 Nie jest specjalnie wygodne każdorazowe uruchamianie Excela, kiedy będą potrzebne
informacje.
W opisanych poniżej scenariuszach zdecydowanie lepiej użyć innych metod.
Kreator eksportu MS Access

Access posiada stosunkowo prosty w użyciu kreator eksportu.
1. Po uruchomieniu Accessa należy zaznaczyć docelową tabelę lub kwerendę.
2. Na karcie Dane zewnętrzne znajdującej się na Wstążce należy kliknąć ikonę Excel
umieszczoną w grupie Eksportowanie.
Zostanie wówczas uruchomiony kreator widoczny na rysunku 18.2.
Rysunek 18.2.
Eksportowanie
danych do Excela
z wykorzystaniem
kreatora eksportu
programu Access
Jak widać, użytkownik ma do wyboru kilka opcji konfiguracyjnych procesu

eksportu. Można określić miejsce docelowe eksportu, typ pliku oraz opcje
dotyczące zachowania formatowania.
3. Należy zaznaczyć opcję Eksportuj dane z formatowaniem i układem, a następnie
Otwórz plik docelowy po ukończeniu operacji eksportowania.
4. Następnie kliknąć OK.
Excel zostanie uruchomiony w celu wyświetlenia wyeksportowanych danych.
Ostatnim pytaniem kreatora jest to, czy procedura eksportu ma zostać zapisana (patrz
rysunek 18.3). Zapisanie kolejnych kroków eksportu może być przydatne, gdy przewi-
dujemy, że będzie się on regularnie powtarzał.
Rysunek 18.3.
Jeżeli przewidujemy
częste wykonywanie
danego eksportu,
warto zapisać jego
wzór na przyszłość
Korzyścią płynącą z tej metody, której pozbawiona jest opisana wcześniej metoda „prze-
ciągnij i upuść”, jest możliwość zapisania procedury eksportu, dzięki czemu można później
zautomatyzować ją, korzystając z makr Accessa.
Zamiast tworzenia nowego pliku w Excelu tabelę czy kwerendę programu Access można
wyeksportować do już istniejącego pliku. Należy jednak pamiętać, że domyślnie nazwa
eksportowanego obiektu jest taka sama jak nazwa tabeli czy kwerendy Accessa. Dlatego
należy upewnić się, czy nie mamy pliku Excela o takiej samej nazwie, ponieważ w takim
przypadku może on zostać nadpisany. I tak jeżeli będziemy eksportować tabelę o nazwie
Ceny_podstawowe do folderu, w którym znajduje się plik Excela o takiej samej nazwie,
wówczas zostanie on zastąpiony przez nowo tworzony plik. Należy się też upewnić, czy
skoroszyt, do którego eksportujemy dane, jest zamknięty. Jeżeli będziemy eksportować
dane do otwartego skoroszytu, Access zwróci komunikat błędu.
Ikony grupy Dane zewnętrzne

Opcja pobierania danych z Accessa do Excela występuje w wielu miejscach programu
i w wielu warstwach. Z tego powodu eksport danych z Accessa do Excela czasami wydaje
się być tak zaawansowany, że przeznaczony tylko dla ekspertów do spraw analityki biz-
nesowej. Dzięki wprowadzeniu w Excelu 2007 Wstążki i umieszczeniu na niej przycisków
do eksportu Microsoft ułatwił import danych z Accessa i innych zewnętrznych źródeł.
Excel umożliwia ustanowienie połączenia pomiędzy Accessem a Excelem, które w do-

datku umożliwi aktualizację danych. Aby docenić potęgę tej techniki, należy wykonać
następującą procedurę:
1. Otworzyć nowy skoroszyt Excela i przejść do karty Dane na Wstążce.

2. Z grupy Pobieranie danych zewnętrznych kliknąć ikonę Z programu Access.
Zostanie otwarte okno dialogowe widoczne na rysunku 18.4. Jeżeli baza danych,
którą chcemy importować, znajduje się na lokalnym komputerze, wówczas wystarczy
ją odnaleźć i otworzyć. Jeżeli jednak znajduje się na dysku sieciowym lub w innej
lokalizacji, potrzebny będzie dostęp do niej i odpowiednie uprawnienia.
Rysunek 18.4.
Wskaż bazę źródłową
3. Należy przejść do właściwej lokalizacji, zaznaczyć plik i kliknąć Otwórz.

W niektórych środowiskach może być konieczne podanie nazwy użytkownika
i hasła. Większość baz danych Accessa nie wymaga jednak takich działań.
4. Kliknąć OK.
Zostanie wyświetlone okno dialogowe Wybieranie tabeli (patrz rysunek 18.5).
Zawiera ono listę dostępnych w danej bazie tabel oraz kwerend.
Rysunek 18.5.
Wybierz obiekty, które
mają być importowane
W oknie Wybieranie tabeli, widocznym na rysunku 18.5, występuje kolumna Typ.

W Accessie są dwa typy obiektów, z którymi może pracować użytkownik: View i Table.
View wskazuje, że mamy do czynienia z kwerendą; Table oznacza po prostu tabelę.
W naszym przykładzie pozycja Pracownicy-sprzedaż należy do typu View, czyli jest
kwerendą. To oznacza, że będziemy importować wyniki kwerendy. Oto prawdziwa
współpraca: Access zajmuje się agregacją danych, a Excel obsługuje analizy i prezentacje!
5. Należy zaznaczyć docelową tabelę lub kwerendę i kliknąć OK.

Zostanie otwarte okno dialogowe Importowanie danych (patrz rysunek 18.6), w którym
można określić miejsce i sposób importu tabeli. Dostępne są następujące opcje importu:
Tabela, Raport w formie tabeli przestawnej, Wykres przestawny, Utwórz tylko połączenie.
Rysunek 18.6.
Wybieranie docelowej
lokalizacji i sposobu
importu danych
z bazy MS Accessa
Jeżeli wybrana zostanie opcja Raport w formie tabeli przestawnej, wówczas

dane zostaną zapisane nie bezpośrednio w arkuszu, ale w pamięci podręcznej
tabeli i wykresu. Dzięki temu unikniemy konieczności podwójnego importu — być
może — setek tysięcy wierszy z danymi (raz do pamięci podręcznej i raz do arkusza).
6. Jako miejsce docelowe należy wybrać komórkę A1 w bieżącym arkuszu
7. Kliknąć OK.
Efektem importu powinna być tabela podobna do tej na rysunku 18.7, zawierająca za-
importowane dane z bazy danych Accessa.
Rysunek 18.7.
Dane zaimportowane
z Accessa
Opisany mechanizm swoją moc pokazuje w możliwości aktualizacji danych. Właśnie tak.
Jeżeli dane zostaną zaimportowane za pomocą opisanego mechanizmu, Excel utworzy tabelę,
którą będzie można aktualizować, klikając prawym klawiszem myszy i wybierając z menu
opcję Odśwież (patrz rysunek 18.8). Podczas aktualizacji zaimportowanych danych Excel
łączy się z bazą Accessa i importuje dane ponownie. Dopóki będzie możliwe połączenie się
z bazą danych, wystarczy kliknięcie myszą, aby zaktualizować wyświetlane informacje.
Rysunek 18.8.
Dopóki będzie możliwe
połączenie się z bazą
danych, wystarczy
kliknięcie myszą,
aby zaktualizować
wyświetlane informacje
Zarządzanie właściwościami danych zewnętrznych

Podczas importu zewnętrznych danych do tabeli można kontrolować za pomocą okna dialogowego
Właściwości kilka właściwości. Aby je wyświetlić, należy kliknąć przycisk o tej samej nazwie znajdu-
jący się na karcie Projektowanie w grupie Dane tabeli zewnętrznej.
Zostanie wówczas otwarte okno dialogowe Właściwości danych zewnętrznych. Dostosowanie wła-
ściwości pozwoli w jeszcze większym stopniu dostosować tabelę kwerendy do własnych potrzeb.
Przyjrzyjmy się dostępnym w oknie opcjom.
 Dołącz numery wierszy. Opcja domyślnie nie jest zaznaczona. Jej zaznaczenie spowoduje
utworzenie dodatkowej kolumny zawierającej numery wierszy. Pierwsza kolumna zestawu
danych będzie zawierała numery wierszy, które będzie można aktualizować.
 Dopasuj szerokość kolumny. Opcja domyślnie jest zaznaczona; powoduje dopasowanie
szerokości kolumn podczas każdego procesu odświeżania danych. Jeżeli opcja będzie
nieaktywna, wówczas szerokość kolumn pozostanie niezmieniona.
 Zachowaj sortowanie/filtrowanie/układ kolumn. Jej zaznaczenie spowoduje, że zakres
zaznaczonych wierszy i kolumn pozostanie niezmieniony. W ten sposób można zmieniać
sortowanie zewnętrznych danych w kolumnach i wierszach bez ryzyka utraty formatowania
po każdej aktualizacji danych. Jeżeli opcja będzie niezaznaczona, wówczas zostanie
zastosowane formatowanie zgodne z kwerendą.
 Zachowaj formatowanie komórki. Opcja domyślnie nie jest zaznaczona, dzięki czemu podczas
odświeżania danych formatowanie komórek nie będzie zmieniane.
 Wstaw komórki dla nowych danych, usuń nieużywane komórki. Domyślne ustawienie dla
zmian w zakresie zaznaczonych danych. Jeżeli liczba wierszy ulegnie zmniejszeniu, wówczas
mogą pojawić się błędy związane z dostosowaniem komórek odwołujących się do danych
zewnętrznych. Komórki z tą formułą są usuwane, dlatego będzie wyświetlany błąd #N/D.
 Wstaw całe wiersze dla nowych danych i usuń nieużywane komórki. Jeżeli nieużywane
komórki będą czyszczone zamiast usuwania, wówczas formuła nie będzie zwracać błędu.
Dalej używane będą odwołania do komórek z oryginalnego zakresu, nawet jeśli niektóre
z nich będą puste. Jednak w takiej sytuacji mogą pojawić się nieprawidłowe wyniki.
 Zastąp istniejące komórki nowymi danymi, wyczyść nieużywane komórki. Trzecia opcja
powinna działać tak jak opcja z czyszczeniem zawartości nieużywanych komórek w przypadku
zmniejszenia liczby wierszy.
Podobnie jak w poprzednim przypadku, ogromną zaletą wykorzystania przycisków z grupy

Dane zewnętrzne w Excelu jest możliwość ustanowienia połączenia pomiędzy Accessem
a Excelem, dzięki któremu możliwa będzie aktualizacja danych. W większości przypadków
można ustanowić połączenie jednorazowo, a następnie odświeżać dane wówczas, gdy będzie
to konieczne. Można nawet zarejestrować makro odpowiedzialne za aktualizację danych, co
jest doskonałym rozwiązaniem dla automatyzacji procesu transferowania danych z Excela.
Importowanie danych z SQL Server

Zgodnie z duchem współpracy Excel 2013 znacząco poprawia możliwości łączenia się
z transakcyjnymi bazami danych, takimi jak SQL Server. Dzięki funkcjom łączenia do-
stępnym w Excelu tworzenie tabel czy tabel przestawnych na podstawie danych z SQL
Server jest proste jak nigdy dotąd.
Rozpocząć należy od karty Dane, a następnie wykonać kolejne działania:

1. Kliknąć przycisk Pobieranie danych zewnętrznych, a następnie z wyświetlonej
listy wybrać Z innych źródeł, a w dalszej kolejności Z programu SQL Server
Rysunek 18.9.
Wybieranie opcji
Z programu
SQL Server
Wybranie tej opcji spowoduje wyświetlenie okna Kreator połączenia danych

(patrz rysunek 18.10). Pomysł polega na tym, aby skonfigurować dane połączenia
w tym miejscu, dzięki czemu Excel będzie mógł ustanowić połączenie z serwerem.
2. Dostarczyć Excelowi niezbędnych informacji uwierzytelniających.
Jak widać na rysunku 18.10, należy wprowadzić nazwę serwera, nazwę użytkownika
oraz hasło. Jeżeli użytkownik zwykle używa autoryzacji w systemie Windows,
wówczas należy po prostu zaznaczyć opcję Użyj uwierzytelniania systemu Windows.
3. Z listy rozwijanej zawierającej wszystkie dostępne bazy danych należy wybrać tę,
z którą będziemy pracować.
Jak widać na rysunku 18.11, wybrano bazę o nazwie BazaMSSQL. Wybranie bazy
spowoduje wyświetlenie pod menu listy wszystkich tabel i kwerend jako listy obiektów.
Rysunek 18.10.
Wprowadzanie
informacji
uwierzytelniających
Rysunek 18.11.
Wybór bazy
i wskazanie tabel
lub kwerend
4. Wybrać bazę i wskazać tabelę lub kwerendę, a następnie kliknąć Dalej.

5. W kolejnym oknie kreatora wprowadzić informacje opisujące właśnie utworzone
połączenie (patrz rysunek 18.12).
Rysunek 18.12.
Wprowadzanie
informacji opisujących
połączenie
Ich podanie jest opcjonalne. Jeżeli użytkownik nie wprowadzi żadnych opisów,
to połączenie i tak będzie działać poprawnie.
Najczęściej wykorzystywane pola to:
 Nazwa pliku: w tym polu można wprowadzić nową nazwę dla pliku
o rozszerzeniu .odc (Office Data Connection), w którym przechowywana
jest konfiguracja właśnie utworzonego połączenia.
 Zapisz hasło w pliku: to pole umożliwia użytkownikowi zdecydowanie, czy
hasło do danych zewnętrznych ma być zapisane w pliku (w tym celu należy
zaznaczyć pole). Zaznaczenie pola spowoduje zapisanie wprowadzonego
wcześniej hasła do pliku. Hasło nie jest szyfrowane, więc istnieje potencjalne
ryzyko, że ktoś zainteresowany będzie mógł wyświetlić je, otwierając plik
w edytorze tekstu.
 Opis: w tym polu można umieścić informacje o przeznaczeniu połączenia.
 Przyjazna nazwa: umożliwia określenie własnej nazwy dla zewnętrznego
źródła danych. Zwykle wprowadza się opisową nazwę łatwą do zapamiętania.
6. Jeżeli użytkownik jest zadowolony z wprowadzonych opisów, można kliknąć
przycisk Zakończ, co sfinalizuje konfigurowanie połączenia.
Natychmiast zostanie wyświetlone okno Importowanie danych, w którym,
jak wskazuje nazwa, można określić sposób importu danych. Na rysunku 18.13
widać, że dane zostaną zaprezentowane w formie wykresu przestawnego.
Rysunek 18.13.
Wybór sposobu
i miejsca wyświetlenia
danych z SQL Server
Kiedy połączenie zostanie ustanowione, możemy zacząć tworzyć tabelę przestawną.
Przekazywanie własnych instrukcji języka SQL

do zewnętrznej bazy danych
Osoby biegłe w tworzeniu zapytań SQL mogą wykorzystać właściwości połączenia do
pisania własnych instrukcji języka SQL. Daje to większą kontrolę nad danymi pobie-
ranymi do Excela, a także pozwala wykonywać zaawansowane działania, takie jak uru-
chamianie procedur składowanych SQL Server.
Samodzielna edycja instrukcji języka SQL

Po nawiązaniu połączenia z zewnętrzną bazą danych należy przejść do karty Dane znaj-
dującej się na Wstążce i kliknąć ikonę Połączenia. Zostanie wówczas wyświetlone okno
dialogowe Połączenia skoroszytu (patrz rysunek 18.14). Następnie należy zaznaczyć
połączenie, które ma być edytowane, i kliknąć przycisk Właściwości.
Rysunek 18.14.
Należy zaznaczyć
połączenie, które
ma być edytowane
Zostanie wyświetlone okno dialogowe Właściwości połączenia. W nim można kliknąć

kartę Definicja (patrz rysunek 18.15). Typ polecenia należy zmienić na SQL, a następnie
wprowadzić swoją instrukcję.
Rysunek 18.15.
W karcie Definicja
jako typ polecenia
należy wybrać SQL,
a następnie
wprowadzić
swoją instrukcję
Wykonywanie procedur składowanych z poziomu Excela

Po połączeniu się z bazą danych SQL Server można za pomocą instrukcji języka SQL
wywoływać procedury składowane. Instrukcja języka SQL widoczna na rysunku 18.16
spowoduje wykonanie procedury składowanej PS_PodsumowanieRynku.
Rysunek 18.16.
Wywoływanie
procedury składowanej
z poziomu Excela
Niektóre procedury składowane do poprawnego uruchomienia wymagają podania pa-

rametrów. W takim przypadku można je po prostu włączyć do instrukcji języka SQL.
Na rysunku 18.17 widoczna jest procedura uruchomiona z dwoma parametrami:
 Pierwszy przekazuje nazwę rynku.
 Drugi przekazuje żądany kwartał.
Rysunek 18.17.
Wywoływanie
procedury składowanej
z parametrami
Tworzenie dynamicznych połączeń za pomocą VBA

Być może czytelnicy zauważyli, że w poprzednich przykładach instrukcji języka SQL użyto
w kodzie kryteriów. I tak na rysunku 18.15 widać zastosowanie bezpośrednio w instrukcji
SQL klauzuli WHERE. Efektem jej użycia będzie zwracanie danych zawsze dla tego kon-
kretnego rynku.
Ale co w sytuacji, gdy chcemy móc wybierać różne rynki i chcielibyśmy, aby instrukcja
języka SQL zmieniała się zależnie od wskazanego rynku? W takim przypadku możemy
użyć odrobiny kodu VBA. W tym celu należy:
1. Wyznaczyć komórkę w arkuszu, w której będą przechowywane dynamicznie
określane kryteria.
I tak na rysunku 18.18 widać, że w komórce C2 użytkownik może dokonać
wyboru rynku. Zwykle użytkownikom udostępnia się możliwość wyboru kryteriów
za pośrednictwem pola kombi lub listy sprawdzania poprawności danych.
2. Kliknąć przycisk Połączenia umieszczony na karcie Dane. Zostanie wyświetlone
okno dialogowe Połączenia skoroszytu.
Tam należy sprawdzić nazwę połączenia, które ma być dynamicznie zmieniane.
Na rysunku 18.19 to połączenie nazywa się Usługi serwisowe18.
Rysunek 18.18.
Wskazywanie komórki
do przechowywania
kryteriów wyboru
Rysunek 18.19.
W naszym przykładzie
nazwa połączenia to
Usługi serwisowe18
3. Zamknąć okno dialogowe Połączenia skoroszytu i wcisnąć kombinację klawiszy

Alt+F11.
Zostanie uruchomiony edytor Visual Basic.
4. Z paska menu wybrać Insert/Module.
5. Do nowo utworzonego modułu wprowadzić następujący kod:
Sub OdświeżKwerendę()
ActiveWorkbook.Connections("UsługiSerwisowe18").OLEDBConnection.CommandText = _
"SELECT * FROM [Pracownicy-sprzedaż] WHERE [Rynek] = '" & _
Range("C2").Value & "'"
ActiveWorkbook.Connections("UsługiSerwisowe18").Refresh
End Sub
Ten kod utworzy nowe makro o nazwie OdświeżKwerendę. W makrze

OdświeżKwerendę wskazano poprawne połączenie (UsługiSerwisowe18)
oraz określono Command Text.
Command Text to po prostu instrukcja SQL, którą chcemy wykonać po
nawiązaniu połączenia. W naszym przykładzie Command Text wybiera tabelę
[Pracownicy-sprzedaż] i ustawia kryteria dla [Rynek] na wartość pobraną
z komórki C2. Następnie kod spowoduje odświeżenie połączenia Usługi
serwisowe18.
6. Zamknąć edytor Visual Basic i umieścić nowy przycisk polecenia w arkuszu.

Aby to zrobić, należy kliknąć kartę Deweloper, następnie rozwinąć listę Wstaw
i wybrać formant przycisk.
W rozdziale 12. szczegółowo omówiono używanie formantów formularza w raportach

i na pulpitach menedżerskich.
7. Przypisać utworzone wcześniej makro OdświeżKwerendę do przycisku

Rysunek 18.20.
Wstawianie przycisku
i przypisywanie
do niego makra
OdświeżKwerendę
Jeżeli wszystko pójdzie gładko, to efektem będzie sympatyczny mechanizm umożliwia-

jący pobieranie danych z zewnętrznej bazy danych na podstawie sformułowanych kryte-
riów (patrz rysunek 18.21).
Rysunek 18.21.
Oto prosty w użyciu
mechanizm
do pobierania
zewnętrznych danych
Rozdział 19.
Współdzielenie danych
W tym rozdziale:
 Kontrolowanie dostępu do pulpitów menedżerskich i raportów
 Wyświetlanie pulpitów menedżerskich z programu Excel w MS PowerPoint
 Zapisywanie pulpitów menedżerskich i raportów w formacie PDF
 Zapisywanie pulpitów menedżerskich w sieci
W tym rozdziale skupiliśmy się na przygotowaniu tworzonych pulpitów menedżerskich

do działania poza komputerem, na którym zostały utworzone. Omawiamy różne sposoby
ochrony własnej pracy przed przypadkową i celową ingerencją, a także metody dystry-
bucji pulpitów jako plików PowerPointa czy zapisanych w formacie PDF.
Zabezpieczanie pulpitów menedżerskich i raportów

Przed udostępnieniem jakichkolwiek prac wykonanych w MS Excel warto rozważyć
zabezpieczenie plików z wykorzystaniem możliwości oferowanych przez sam program.
Choć nie ochronią one plików przed atakiem hakera, to wystarczą do zabezpieczenia
formuł, struktury danych i innych obiektów kluczowych dla działania raportu.
Zabezpieczanie dostępu do skoroszytu

Być może najlepszym sposobem na zabezpieczenie pliku Excela są opcje związane
ze współdzieleniem plików. Umożliwiają one wprowadzenie zabezpieczeń na poziomie
skoroszytu; obejrzenie zawartości pliku i wprowadzenie w nim zmian wymagać będzie
podania hasła. To najprostsza do zastosowania metoda, ponieważ nie trzeba zabezpieczać
każdego arkusza z osobna. Chroni plik przed nieautoryzowanym dostępem i edycją. Oto
krótkie omówienie dostępnych opcji związanych ze współdzieleniem plików:
 Bez podania hasła plik jest dostępny w trybie tylko do odczytu.
 Hasło jest wymagane do otwarcia pliku.
 Usuwanie ochrony na poziomie skoroszytu.
Poniżej opisano wszystkie wymienione sposoby.

Udostępnianie pliku w trybie tylko do odczytu (bez podania hasła)

Można wymusić otwarcie pliku w trybie tylko do odczytu, dopóki nie zostanie wprowa-
dzone poprawne hasło. Dzięki temu zabezpieczamy plik przed nieautoryzowanymi zmia-
nami, a mimo to uprawnieni użytkownicy mają dostęp i możliwość wprowadzania zmian.
Oto, w jaki sposób aktywować to zabezpieczenie:

1. Kiedy plik jest otwarty, kliknąć zakładkę Plik.
2. Następnie należy kliknąć Zapisz jako; i jeszcze dwukrotnie ikonę Komputer.
3. W oknie dialogowym Zapisywanie jako kliknąć przycisk Narzędzia i wybrać
z menu Opcje ogólne; zostanie wyświetlone okno dialogowe o takiej samej
nazwie (patrz rysunek 19.1).
Rysunek 19.1.
Opcje związane
ze współdzieleniem
plików są dobrze
ukryte w oknie
dialogowym
Zapisywanie jako/
Opcje ogólne
4. W polu Hasło ochrony przed zmianami należy wprowadzić odpowiedni kod

i kliknąć OK (patrz rysunek 19.2).
Rysunek 19.2.
Wprowadź hasło
zabezpieczające przed
nieautoryzowanymi
zmianami
5. Program w następnym oknie poprosi o ponowne wprowadzenie hasła, co też

należy uczynić.
Rozdział 19.  Współdzielenie danych 395
6. Zapisać plik pod nową nazwą.

Od tej chwili plik jest chroniony hasłem przed zmianami. Podczas próby otwarcia
go zostanie wyświetlone okno widoczne na rysunku 19.3. Błąd w haśle lub jego
niepodanie spowoduje otwarcie pliku w trybie tylko do odczytu.
Podczas wpisywania hasła rozróżniane są duże i małe litery, dlatego należy się upewnić,
czy nie jest przypadkowo wciśnięty klawisz Caps Lock.
Rysunek 19.3.
Aby wprowadzić
jakiekolwiek
zmiany w pliku,
należy podać hasło
Hasło jest wymagane do otwarcia pliku

Mogą zaistnieć takie okoliczności, w których tylko uprawnione osoby mogą mieć dostęp
do danych w pulpicie menedżerskim. W takim przypadku skoroszyt można zabezpieczyć
hasłem przed otwarciem. Oto procedura ustawiania takiego hasła.
3. W tym oknie kliknąć przycisk Narzędzia i wybrać z menu Opcje ogólne;
zostanie wyświetlone okno dialogowe o takiej samej nazwie (patrz rysunek 19.1).
4. W polu Hasło ochrony przed otwarciem należy wprowadzić odpowiedni kod
i kliknąć OK (patrz rysunek 19.4).
Rysunek 19.4.
Wprowadź hasło
zabezpieczające
plik przed otwarciem
5. Program w następnym oknie poprosi o ponowne wprowadzenie hasła.

6. Zapisać plik pod nową nazwą. Od tej chwili plik jest chroniony hasłem
przed otwarciem.
Usuwanie ochrony na poziomie skoroszytu

Usuwanie ochrony wprowadzonej na poziomie skoroszytu jest proste, wystarczy tylko
usunąć hasła z okna dialogowego Zapisywanie jako. Oto, jak to zrobić:
3. W tym oknie kliknąć przycisk Narzędzia i wybrać z menu Opcje ogólne; zostanie
wyświetlone okno dialogowe o takiej samej nazwie (patrz rysunek 19.1).
4. Należy usunąć hasła z pól Hasło ochrony przed zmianami i Hasło ochrony
przed otwarciem i kliknąć OK.
5. Zapisać plik.
Kiedy zaznaczymy opcję Zalecane tylko do odczytu w oknie dialogowym Opcje ogólne
(patrz rysunek 19.4), zostanie wyświetlony przyjemny, ale bezużyteczny komunikat
zalecający otwarcie pliku właśnie w tym trybie. Ale jest to tylko rekomendacja i nie
zabezpieczy pliku przed otwarciem w trybie edycji.
Ograniczanie dostępu do określonych komórek w arkuszu

Może się pojawić konieczność zablokowania wybranych zakresów komórek w arkuszu
i zabezpieczenia ich w ten sposób przed użytkownikami. Tak można chronić model
danych przed umieszczaniem czy usuwaniem dodatkowych wierszy i kolumn. W tym celu
można zablokować wiersze i kolumny.
Odblokowywanie zakresów komórek

Domyślnie po wprowadzeniu zabezpieczeń na poziomie arkusza wszystkie znajdujące się
w nim komórki są zablokowane. Nie można wówczas wprowadzać zmian w tych komór-
kach. Ale może się okazać, że pojedyncze komórki czy ich zakresy muszą być możliwe
do edycji, nawet gdy arkusz jest zabezpieczony (patrz rysunek 19.5).
Rysunek 19.5.
Choć ten arkusz
jest chroniony,
to użytkownicy mogą
wprowadzić tekst
do określonych komórek
Przed zabezpieczeniem arkusza można usunąć blokadę z zakresu komórek, do których dostęp
powinni mieć użytkownicy (poniżej opisano, jak chronić cały arkusz). Oto, jak to zrobić:
1. Zaznaczyć komórki, które mają zostać odblokowane.
2. Kliknąć prawym klawiszem myszy i wybrać z menu Formatuj komórki.
3. W ostatniej zakładce, Ochrona, należy usunąć zaznaczenie z pola Zablokuj

Rysunek 19.6.
Aby mieć pewność,
że komórki
pozostaną dostępne
po zabezpieczeniu
arkusza, należy
usunąć zaznaczenie
z pola Zablokuj
4. Aby zastosować wprowadzoną zmianę, należy kliknąć przycisk OK.
Stosowanie ochrony arkusza

Kiedy określone komórki zostaną odblokowane, można przejść do zabezpieczania całego
arkusza. Wystarczy wykonać poniższą procedurę:
1. Aby otworzyć okno dialogowe Chronienie arkusza, należy kliknąć przycisk Chroń
arkusz umieszczony na karcie Recenzja w grupie Zmiany (patrz rysunek 19.7).
Rysunek 19.7.
Przycisk Chroń arkusz
na karcie Recenzja
2. Należy podać hasło w oknie dialogowym widocznym na rysunku 19.8 i kliknąć OK.
Rysunek 19.8.
Wprowadź hasło
do wyłączenia
zabezpieczeń
Hasło to będzie służyć do usuwania ochrony arkusza. Ponieważ jednak jego

wpisanie jest opcjonalne, ochronę arkusza można ustawić bez jego wprowadzania.
3. Na liście dostępnej w oknie dialogowym widocznym na rysunku 19.8 należy
zaznaczyć te elementy i funkcje, których zmianę chcemy umożliwić użytkownikom.
Kiedy pole wyboru nie jest zaznaczone, Excel nie pozwoli użytkownikowi
wykonać określonej akcji.
4. Jeżeli hasło zostanie wprowadzone, trzeba będzie je potwierdzić.
5. Aby zastosować wprowadzoną ochronę, należy kliknąć przycisk OK.
Ochrona elementów arkuszy i funkcji

Oto kilka informacji na temat innych działań użytkowników, które można ograniczyć podczas sto-
sowania ochrony arkusza (patrz rysunek 19.8).
Są to kolejno:
 Zaznaczanie zablokowanych komórek: umożliwia zaznaczanie zablokowanych komórek
lub mu zapobiega.
 Zaznaczanie odblokowanych komórek: umożliwia zaznaczanie odblokowanych komórek
lub mu zapobiega.
 Formatowanie komórek: umożliwia formatowanie komórek lub mu zapobiega.
 Formatowanie kolumn: umożliwia formatowanie kolumn łącznie ze zmianą ich szerokości
czy ich ukrywaniem lub mu zapobiega.
 Formatowanie wierszy: umożliwia formatowanie wierszy łącznie ze zmianą ich wysokości
czy ich ukrywaniem lub mu zapobiega.
 Wstawianie kolumn: umożliwia wstawianie kolumn lub mu zapobiega.
 Wstawianie wierszy: umożliwia wstawianie wierszy lub mu zapobiega.
 Wstawianie hiperłączy: umożliwia wstawianie hiperłączy lub mu zapobiega.
 Usuwanie kolumn: umożliwia usuwanie kolumn lub mu zapobiega. Warto zauważyć, że jeżeli
aktywna jest opcja zapobiegania usuwaniu kolumn, ale można je wstawiać, wówczas będzie
można dodać kolumny, których nie będzie można usunąć.
 Usuwanie wierszy: umożliwia usuwanie wierszy lub mu zapobiega. Warto zauważyć, że jeżeli
aktywna jest opcja zapobiegania usuwaniu wierszy, ale można je wstawiać, wówczas będzie
można dodać wiersze, których nie będzie można usunąć.
 Sortowanie: umożliwia stosowanie funkcji sortowania lub mu zapobiega. Nie zadziała
w odniesieniu do zablokowanych zakresów. Użytkownicy nie mogą sortować zakresów
zawierających zablokowane komórki lub chronionych arkuszy, niezależnie od tego ustawienia.
 Używanie Autofiltra: umożliwia stosowanie funkcji Autofiltra lub mu zapobiega. Użytkownicy
nie mogą tworzyć lub usuwać zakresów Autofiltra w chronionych arkuszach, niezależnie
od tego ustawienia.
 Używanie raportów w formie tabeli przestawnej: umożliwia zmiany, aktualizacje czy formatowanie
tabel przestawnych w zabezpieczonych arkuszach lub im zapobiega.
 Edytowanie obiektów: umożliwia formatowanie i zmiany kształtów wykresów, pól tekstowych,
formantów i innych elementów graficznych lub im zapobiega.
 Edytowanie scenariuszy: umożliwia przeglądanie scenariuszy lub mu zapobiega.
Usuwanie zabezpieczeń w arkuszu

Aby usunąć wszelkie wprowadzone wcześniej zabezpieczenia arkusza, należy kolejno:
1. Kliknąć przycisk Nie chroń arkusza znajdujący się na karcie Recenzja.
2. Jeżeli do ochrony zostało wprowadzone hasło, Excel poprosi o jego podanie
(patrz rysunek 19.9). Po jego wpisaniu należy kliknąć OK, a wszelkie
zabezpieczenia zostaną usunięte.
Rysunek 19.9.
Kliknięcie przycisku
Nie chroń arkusza
spowoduje usunięcie
wszelkich zabezpieczeń
Ochrona struktury skoroszytu

Przyglądając się zawartości karty Recenzja znajdującej się na Wstążce, tuż obok przycisku
Chroń arkusz można znaleźć przycisk Chroń skoroszyt. Zastosowanie ochrony skoro-
szytu uniemożliwi użytkownikom przedsięwzięcie jakichkolwiek działań, które miałyby
wpływ na strukturę skoroszytu, czyli dodawania, usuwania, ukrywania, odkrywania, zmiany
nazw i przesuwania arkuszy. Aby aktywować tę ochronę, wystarczy wykonać poniższą
procedurę:
1. Aby wyświetlić okno dialogowe Chronienie struktury i systemu Windows, należy
kliknąć przycisk Chroń skoroszyt umieszczony na karcie Recenzja w grupie Zmiany
na Wstążce (patrz rysunek 19.10).
Rysunek 19.10.
Okno dialogowe
Chronienie struktury
i systemu Windows
2. Następnie należy wybrać, które elementy mają być chronione: struktura,

okna czy oba.
Kiedy dane pole wyboru nie jest zaznaczone, Excel nie pozwoli użytkownikowi
wykonać określonej akcji.
3. Jeżeli hasło zostanie wprowadzone, trzeba będzie je potwierdzić.
4. Aby zastosować wprowadzoną ochronę, należy kliknąć przycisk OK.
Zaznaczenie opcji Struktura będzie chronić skoroszyt przed:

 wyświetlaniem ukrytych arkuszy,
 przenoszeniem, usuwaniem, ukrywaniem czy zmianą nazwy arkuszy,
 wstawianiem nowych arkuszy (również z wykresami),
 przenoszeniem czy kopiowaniem arkuszy do innych skoroszytów,
 wyświetlaniem danych źródłowych dla komórek w obszarze wartości tabeli
przestawnych lub wyświetlaniem wyfiltrowanej zawartości takich tabeli w osobnych
arkuszach,
 tworzeniem scenariuszy raportów podsumowujących,
 korzystaniem z narzędzi analitycznych Analysis ToolPak, które wymagałoby
umieszczenia w nowym arkuszu,
 rejestrowaniem nowych makr.
Wybranie opcji Okna zapobiegnie zmianie rozmiarów czy przesunięciu otwartego skoroszytu.
Łączenie pulpitu menedżerskiego Excela

z MS PowerPointem
Być może w Twojej firmie do aktualizacji danych powszechnie stosuje się prezentacje
przygotowane w programie PowerPoint. Istnieje kilka metod na połączenie danych z Excela
z prezentacją programu PowerPoint. Dla naszych celów skupimy się na metodzie, która
jest najbardziej odpowiednia do prezentowania w PowerPoincie często aktualizowanych
pulpitów menedżerskich i raportów — czyli na dynamicznym łączu. Umożliwia ono
aktualizowanie danych w prezentacji w przypadku, gdy zostaną wprowadzone zmiany
w arkuszu Excela.
Ta technika sprawdza się znakomicie w przypadku osób niezaznajomionych z metodami

tworzenia wykresów w PowerPoincie. Wystarczy utworzyć wykres w Excelu, a następnie
wyświetlić go w PowerPoincie za pomocą dynamicznego łącza.
Tworzenie łącza pomiędzy Excelem a PowerPointem

Kiedy jednak utworzymy łącze do zakresu w Excelu, wówczas program PowerPoint
przechowuje informacje o położeniu danych i wyświetla ich prezentację. Korzyścią
płynącą z takiego rozwiązania jest to, że gdy dane źródłowe zostaną zmienione, zaktu-
alizowana zostanie również ich prezentacja w PowerPoincie.
Plik z przykładami (Rozdział 19 przykłady.xlsx) można pobrać z serwera FTP:

Aby sprawdzić działanie tego mechanizmu, należy kolejno:

1. Otworzyć plik z przykładami (Rozdział 19 przykłady.xlsx).
2. Zaznaczyć wykres, a następnie skopiować go za pomocą skrótu klawiszowego
Ctrl+C.
3. Otworzyć nową prezentację PowerPointa i ustawić kursor myszy w miejscu,
w którym ma być wyświetlana podłączona tabela.
4. Na karcie Narzędzia główne w PowerPoincie klikamy przycisk Wklej specjalnie
Rysunek 19.11.
Wybierz opcję Wklej
specjalnie z zakładki
Narzędzia główne
w PowerPoincie
Zostanie wyświetlone okno dialogowe Wklejanie specjalne (patrz rysunek 19.12).
Rysunek 19.12.
Należy się upewnić,
że wybrano opcję
Wklej łącze/Obiekt
Wykres programu
Microsoft Excel
5. Należy wybrać przycisk Wklej łącze, a następnie na liście Jako zaznaczyć

Obiekt Wykres programu Microsoft Excel.
6. Aby potwierdzić łącze, należy kliknąć OK.
Teraz wykres w prezentacji PowerPointa połączony jest z arkuszem Excela (patrz ry-
sunek 19.13).
W przypadku kopiowania większej liczby wykresów należy zaznaczyć zakres komórek,

w którym się one znajdują, i wcisnąć klawisze Ctrl+C. Dzięki temu zostanie skopiowane
wszystko, co znalazło się w zaznaczonym zakresie komórek.
Rysunek 19.13.
Wykres w arkuszu
Excela jest teraz
połączony
z prezentacją
PowerPointa
Samodzielna aktualizacja łączy

Ciekawym aspektem dynamicznych łączy jest to, że można je aktualizować, dzięki czemu
można wyświetlić nowe dane z Excela bez konieczności tworzenia nowych łączy. Aby
zobaczyć, jak ten mechanizm działa, wystarczy wykonać poniższą procedurę:
1. Należy przejść do pliku Excela (który wykorzystano do poprzedniego przykładu)
i zmienić wartości dla firm Samsung i Nokia (patrz rysunek 19.14).
Rysunek 19.14. Dzięki łączom można zmieniać nieprzetworzone dane bez konieczności martwienia
się o ponowny eksport danych do PowerPointa
Wykres w pliku Excela zostanie zaktualizowany.

2. Należy przejść do prezentacji PowerPointa, kliknąć prawym klawiszem myszy
wykres i wybrać z menu Aktualizuj łącze (patrz rysunek 19.15).
Wykres w prezentacji zostanie automatycznie zaktualizowany.
3. Zapisać i zamknąć oba pliki (skoroszyt i prezentację), a następnie ponownie
otworzyć plik PowerPointa.
Zostanie wyświetlona wiadomość widoczna na rysunku 19.16. Kliknięcie
przycisku Aktualizuj łącza spowoduje uaktualnienie wszystkich łączy w prezentacji
PowerPointa. Wiadomość dotycząca bezpieczeństwa będzie wyświetlana podczas
każdego otwarcia pliku prezentacji PowerPointa.
Rysunek 19.15.
Samodzielna
aktualizacja łącza
Rysunek 19.16.
PowerPoint pyta,
czy zaktualizować
wszystkie łącza
w prezentacji
Automatyczna aktualizacja łączy

Każdorazowe pytanie przez PowerPointa podczas otwierania pliku o to, czy łącza mają
zostać zaktualizowane, szybko stanie się irytujące. Można tego uniknąć, nakazując progra-
mowi automatyczną aktualizację łączy bez interakcji z użytkownikiem. Oto, jak to zrobić:
1. Przejść do zakładki Plik w PowerPoincie, tak aby przejść do widoku Backstage.
2. W panelu informacyjnym kliknąć znajdujące się w dolnym prawym rogu łącze
Edytuj łącza do plików (patrz rysunek 19.17).
Rysunek 19.17.
Otwieranie okna
służącego do
zarządzania łączami
Zostanie wyświetlone okno dialogowe Łącza (patrz rysunek 19.18).
Rysunek 19.18.
Konfigurowanie
automatycznej
aktualizacji łączy
w prezentacji
3. Kliknąć każde łącze i zaznaczyć przycisk Automatycznie.
Kiedy automatyczna aktualizacja zostanie skonfigurowana, PowerPoint będzie synchro-

nizował prezentację z arkuszem, dzięki czemu będziemy mieć pewność, że wszystkie
aktualizacje będą wyświetlone.
Aby zaznaczyć więcej niż jedno łącze w oknie dialogowym Łącza, podczas klikania
kolejnych pozycji należy trzymać wciśnięty klawisz Ctrl.
Zapisywanie pulpitów menedżerskich

w formacie PDF
Począwszy od Excela 2010, Microsoft umożliwił konwersję plików Excela do formatu
PDF. PDF to standard plików zaprojektowany przez firmę Adobe.
Choć na pierwszy rzut oka dystrybuowanie pulpitów menedżerskich w formacie PDF

może wydawać się nie najlepszym pomysłem, to jednak pewne zalety takiego postępo-
wania czynią z niego atrakcyjne narzędzie.
 Publikowanie zrównoważonej karty wyników w formacie PDF ma wiele zalet.
 Zapisanie raportu czy pulpitu menedżerskiego w tym formacie umożliwi
udostępnianie pliku końcowego bez formuł i innych elementów koniecznych
do jego utworzenia.
 Pulpity menedżerskie w postaci plików PDF wyświetlane w pełnej rozdzielczości
będą wyglądały tak samo na każdym komputerze.
 Pliki PDF mogą służyć jako podstawa do wydruków wysokiej jakości.
 Każdy użytkownik bezpłatnej wersji Adobe Readera może umieszczać notatki
i komentarze w plikach.
 Poziom bezpieczeństwa plików PDF jest wyższy aniżeli plików Excela;
udostępnia więcej opcji zarządzania bezpieczeństwem, włącznie z kluczami
szyfrującymi i certyfikatami.
Aby przekonwertować skoroszyt do formatu PDF, wystarczy wykonać poniższą procedurę:

1. Kliknąć zakładkę Plik, a następnie wybrać polecenie Eksportuj.
2. W panelu Eksportuj należy jako typ wybrać Utwórz dokument PDF/XPS
Rysunek 19.19.
W Excelu 2013
jednym z dostępnych
formatów zapisu
jest PDF
3. Kiedy zostanie wyświetlone okno dialogowe Publikowanie jako pliku PDF

lub XPS, należy kliknąć przycisk Opcje (patrz rysunek 19.20).
Rysunek 19.20.
Wybierz miejsce
zapisu pliku i kliknij
przycisk Opcje
4. W tym oknie można określić, co ma zostać wydrukowane. Można wskazać

cały skoroszyt, aktywne arkusze czy zaznaczenie (patrz rysunek 19.21).
5. Aby potwierdzić wprowadzone ustawienia, należy kliknąć OK.
6. Kliknąć Zapisz.
Rysunek 19.21.
Excel umożliwia
określenie,
co ma zostać
wyeksportowane
do pliku PDF
Udostępnianie pulpitów menedżerskich

za pomocą SkyDrive
SkyDrive to odpowiedź Microsoftu na Google Documents. Można myśleć o platformie
Microsoftu jako chmurze umożliwiającej zapisywanie, przeglądanie i edytowanie doku-
mentów pakietu MS Office w sieci.
Publikowanie pulpitu menedżerskiego Excela w SkyDrive umożliwia:
 Przeglądanie i edycję arkuszy z dowolnej przeglądarki, nawet jeżeli na danym
komputerze nie zainstalowano Excela.
 Jednoczesną edycję tego samego dokumentu przez wiele osób.
 Udostępnianie tylko wybranych arkuszy i ukrywanie tych, których nie chcemy
pokazywać. Kiedy w opublikowanym skoroszycie są ukryte arkusze, przeglądarka
nawet nie odnotuje ich obecności, dzięki czemu nie mogą być one wyświetlone.
 Dostęp do sieciowych, interaktywnych raportów i pulpitów menedżerskich,
które można sortować i filtrować.
Aby opublikować arkusz w SkyDrive, należy wykonać poniższe czynności:
1. Kliknąć kartę Plik na Wstążce, następnie polecenie Zapisz jako i wybrać
SkyDrive (patrz rysunek 19.22).
Rysunek 19.22.
Panel SkyDrive
Panel SkyDrive umożliwi zalogowanie się do usługi.
Jeżeli użytkownik nie posiada jeszcze konta w tej usłudze, to może zarejestrować się,
klikając dostępne łącze.
2. Zalogować się do konta SkyDrive.

Po zalogowaniu się zostanie wyświetlone okno widoczne na rysunku 19.23.
Rysunek 19.23. Opcje wyświetlania w przeglądarce
3. Kliknąć Opcje wyświetlania w przeglądarce, co pozwoli wybrać elementy

arkusza, które mają być dostępne publicznie.
Okno dialogowe Opcje wyświetlania w przeglądarce pozwala kontrolować,
co mogą oglądać i co mogą zrobić osoby, którym udostępniamy arkusz.
4. Kliknąć kartę Pokaż (patrz rysunek 19.24).
Rysunek 19.24.
Użytkownik ma pełną
kontrolę nad tym,
co będzie publikowane
w sieci
W tym oknie można zaznaczać arkusze i inne obiekty Excela. Usunięcie

zaznaczenia spowoduje, że dany obiekt czy arkusz nie będzie widoczny
w przeglądarce. To znakomity sposób na współdzielenie pulpitów menedżerskich
bez udostępniania całego modelu obliczeniowego.
5. Po potwierdzeniu opcji wyświetlania w przeglądarce należy zapisać plik
w folderze Dokumenty.
Od tej chwili można zalogować się w serwisie Skydrive.com i przejrzeć
właśnie opublikowane pliki.
Arkusz można opublikować na kilka sposobów.

 Skopiować adres internetowy z paska przeglądarki i rozesłać go
do współpracowników.
 W przeglądarce kliknąć kolejno Plik/Udostępnij (patrz rysunek 19.25),
a następnie wskazać osoby, którym plik ma zostać udostępniony
za pośrednictwem poczty elektronicznej.
Rysunek 19.25. Opcje współdzielenia dokumentów Excela w sieci
 Użyć polecenia Osadź, które wygeneruje kod HTML do arkusza; taki kod
można umieścić na swojej stronie czy blogu...
Ograniczenia dotyczące publikowania w sieci

Ważne jest, aby pamiętać, że arkusze uruchamiane w Excel Web App różnią się od tych
uruchamianych w Excelu zainstalowanym w lokalnym komputerze. Excel Web App ma
ograniczenia w zakresie dostępnych funkcji. Niektóre z nich wynikają z kwestii bezpie-
czeństwa, inne biorą się z prostego faktu, że Microsoft nie miał wystarczająco dużo cza-
su na przygotowanie internetowej wersji Excela, która dorównywałaby standardowemu
Excelowi.
W każdym razie Excel internetowy ma pewne ograniczenia.

 Sprawdzanie poprawności danych nie działa w sieci. W przypadku publikowania
arkusza zawierającego tę funkcję zostanie ona zignorowana.
 Brak VBA i makr. Żadne procedury VBA nie zostaną przeniesione do sieci.
 Ochrona arkuszy nie działa w sieci. Zamiast tego należy korzystać z funkcji
Opcje wyświetlania w przeglądarce (patrz rysunek 19.23).
 Łącza do zewnętrznych arkuszy przestaną działać po opublikowaniu w sieci.
 Istniejące tabele przestawne będą działać, ale nie uda się utworzyć żadnych
nowych. W razie potrzeby należy utworzyć tabelę przestawną w standardowym
Excelu i tak przygotowany plik przenieść do sieci.
Skorowidz
A serii danych, 117
serii, 119, 120
formanty, 257
ActiveX, 259, 284
Access, 380 tabeli danych, 178 formularza, 259, 353
aktualizacja łączy tekstu do wykresu, 158 format PDF, 404
automatyczna, 403 tytułów do wykresu, 155 formatowanie, 31
samodzielna, 402 dokumentacja, 239 dat i czasu, 54
aktualizacje, 29 pulpitu, 38 elementów wykresu, 109
aktywowanie wykresu, 100 dostęp etykiet danych, 215
analityka biznesowa, 13 do komórek, 396 fikuśne, 31
aparat fotograficzny, 89 do skoroszytu, 393 fragmentatorów, 347
arkusz dostosowywanie komórek, 52
dostęp do komórek, 396 formatowania warunkowego, 333 komórki, 169
ochrona, 397, 398 fragmentatora, 347 krawędzi, 147
publikowanie w sieci, 408 skali osi wartości, 163 legendy, 159
usuwanie zabezpieczeń, 399 tabel przestawnych, 303 liczb, 35, 45, 48, 49, 50, 51, 52,
wykresu, 99 Wstążki, 258
305
wyglądu map, 375
liczb na osiach, 171
wykresów, 139
B wypełnień, 146
niestandardowe liczb, 55
obramowania, 44
baza danych, 386 drążenie danych, drill-down, 29, 371
okresów, 193
blokowanie zakresów komórek, 396 drukowanie wykresów, 113
dynamiczna zmiana danych, 287 osi, 163, 165
podłoża wykresów, 149
C serii, 151
E tekstu w tytule, 156
chmura, 406 warunkowe, 69, 85, 202, 330,
cykle koniunkturalne, 197 edycja instrukcji SQL, 389
332, 333, 334, 335, 337
częstość występowania, 205 edytowanie etykiet danych, 173
wykresów, 32, 139
efekt drążenia danych, 371
okno Formatowanie, 145
eksportowanie danych, 381
D elementy wykresu, 140, 141, 142, przy użyciu minipaska
143 narzędzi, 144
dane przy użyciu Wstążki, 143
brakujące, 130 etykieta, 185
etykietowanie punktów, 186 wybieranie elementów,
geograficzne, 373 140
statystyczne, 219 etykiety, 36, 47
danych, 173, 174 wybór metody, 143
zaimportowane z Accessa, 384
liczbowe kategorii, 117 wykresu pociskowego, 224
zewnętrzne, 379, 382
za pomocą kolorów, 53
źródłowe, 202
znacznika, 223
definiowanie przekazu, 26
dodatek Power View, 357
F formuła
dodawanie filtrowanie danych, 314 CZĘSTOŚĆ, 207
danych geograficznych, 373 formant MAX.K, 212
elementów wykresu, 108 Pole kombi, 269 MIN.K, 215
etykiet danych, 173 Pole listy, 272 SERIE, 123, 125
kontrolek, 260 Pole wyboru, 261 formuły
legendy, 157 Przycisk, 261 do przekazywania danych, 241
linii siatki, 172 Przycisk opcji, 266 tablicowe, 207
fragmentatory, 343 do oceny efektywności realizacji model danych, 233

jako formanty formularza, 353 celów, 217 funkcje Excela, 241
kolor i styl, 349 do prezentacji trendów, 179 testowanie, 240
liczba kolumn, 348 komunikaty używanie arkuszy, 239
funkcja bezpieczeństwa w Excelu, 284 warstwy, 234
SUMA.ILOCZYNÓW, 247, 248, błędów, 103 wzorce, 238
249 konfigurowanie zaufanych monitorowanie relacji, 205
ŚREDNIA, 198 lokalizacji, 285
WYBIERZ, 249, 251
WYSZUKAJ.PIONOWO, 242,
kontrolka, Patrz formant
kontrolki formularza, 258, 259, 284
N
243 kontrolowanie nagłówki, 47
WYSZUKAJ.POZIOMO, 245, tabel przestawnych, 350 największa wartość, 212
246 wielu wykresów, 273 narzędzie Aparat fotograficzny, 89,
konwertowanie 92
tabeli na zakres komórek, 255 nazwy
G wykresu, 111 skrócone, 185
wykresu w obraz, 133 serii, 124
grupowanie
zakresów danych na tabele, 359
danych, 201
zakresu komórek na tabelę, 253
wartości, 212
zakresu na tablicę, 134 O
grupy wykresów przebiegu w czasie,
kopiowanie obliczanie podsumowania, 306
61
formatowania wykresu, 112, 151 obracanie obiektów, 92
tabeli Accessa, 380 obramowanie, 43
H wykresów, 111 obraz wykresu przestawnego, 339
zakresu, 118 obszar
harmonogram aktualizacji, 29 krawędzie, 147 kreślenia, 149
hasło do wyłączenia zabezpieczeń, 397 kreator eksportu MS Access, 381 wykresu, 149
hasło ochrony kreator połączenia danych, 386 ocena efektywności realizacji celów,
przed otwarciem, 395
217, 218, 228
przed zmianami, 394
histogram, 205 L ochrona
arkusza, 397, 398
legenda, 99 elementów arkuszy, 398
I zmiana rozmiarów, 159 odblokowywanie zakresów komórek,
zmiana tekstu, 159 396
ilustrowanie trendów, 85 legenda wykresu, 157 odchylenie, 218
importowanie danych, 380 linia odniesienia, 65 odłączanie serii, 133
SQL Server, 386 linie ograniczanie
informacje o trendach, 58 siatki, 43, 103, 172 dostępu do komórek, 396
trendu, 103 działań użytkowników, 398
lista rozwijana, 270
J listy
pulpitu, 34
dotyczące publikowania, 408
jakość analiz, 239 rankingowe, 201, 202, 314 etykiet danych, 175
język rozwijane, 244 tabel danych, 178
SQL, 388 wykresów przestawnych, 330
VBA, 390 Ł okno
Formatowanie, 145
łącze pomiędzy Excelem a Grupowanie, 212
K PowerPointem, 400 Właściwości połączenia, 389
łączenie Wstawianie fragmentatorów, 345
karta Deweloper, 258
pulpitu z PowerPointem, 400 Zmienianie typu wykresu, 223
klawisze
zestawu danych, 341 okres prezentowanych danych, 37
Ctrl+Shift+Enter, 207 określanie
Ctrl+U, 44 filtrów, 29
kluczowe wskaźniki efektywności, 27 M odbiorców, 26
kluczowy komponent, 37 wskaźników wydajności, 27
kody formatów daty i czasu, 56 makra, 277
mapy, 375 wymagań, 25
kolejność prezentacji serii, 127 wymiarów, 29
kolor, 42 mapy Power View, 373
metody formatowania wykresu, 143 opcja wklej wartości, 338
komponent, 28 opcje
do grupowania danych, 201 Microsoft Access, 380
miniaturowe wykresy, 58 formatowania obramowania, 44
osi, 167, 169
Skorowidz 413
osie formatowanie warunkowe, 69 symbole, 86

pomocnicze wykresu, 136 symbole, 86 średnia ruchoma, 199
wieloliniowe kategorii, 170 reguły
wykresu, 160 formatowania, 77
oś pierwszych/ostatnich, 72 T
czasu, 350 stosowane do formatowania, 335 tabela przestawna, 328, 364
daty, 67, 168 wyróżniania komórek, 70 formatowanie warunkowe, 330
kategorii, 102, 161 rejestracja makra, 278, 281 paski danych, 331
pomocnicza, 191 rekord, 236 tabele, 41
wartości, 102, 161 relacje, 205 danych, 177
rozdzielanie warstw, 234 etykiety i nagłówki, 47
rozłączanie wykresu i tabeli, 338
P rozmiar
Excela, 252
formatowanie liczb, 45
panel legendy, 159 obramowania, 43
Formatowanie fragmentatora, 348 wykresu, 110 przestawne, 203, 211, 287, 293
SkyDrive, 406 rozmieszczenie elementów, 34 aktualizowanie, 301
paski danych, 74, 331, 332 rozszerzanie zakresu, 119 dodawanie pola, 298
pliki dostosowywanie, 303
xslm, 286
xslx, 286
S, Ś formatowanie liczb, 305
modyfikowanie, 299
pobieranie danych zewnętrznych, 386 scalanie komórek zawierających obliczanie podsumowania,
pole wykresy, 62 306
filtru tabeli przestawnej, 344 serie danych, 99, 102, 115, 151 obszar Filtry, 295
kombi, 269 sezonowość, 197 obszar Kolumny, 295
listy, 272 skala obszar Wartości, 294
wyboru, 261 liniowa, 183 obszar Wiersze, 294
połączenia dynamiczne, 390 logarytmiczna, 183 pomijanie sum częściowych,
poprawność danych, 39 na osi, 182 307
porównania, 187 na osi wartości, 163 sortowanie, 313
skumulowane, 189 kolorów, 76 usuwanie sum częściowych,
Power View, 357, 367, 372 skalowalność modelu danych, 239 307, 308
prezentacja serii, 127 skalowanie osi, 65 usuwanie sum końcowych,
prezentowanie składnia formuły SERIE, 125 309
danych, 31 skoroszyt wyświetlanie pozycji, 309,
informacji, 36 ochrona, 395 311
procedury składowane, 389 ochrona struktury, 399 zmiana nazwy pól, 304
prognozy, 195 skumulowane wartości procentowe, zmiana układu, 303
projektowanie, 30 209 zmiana widoku, 300
modelu danych, 233 SkyDrive, 406 używanie kolorów, 42
tabel, 41 sortowanie, 47 techniki wizualizacji, 69
przechowywanie zbędnych danych, 238 tabel przestawnych, 313 tendencja kierunkowa, 197
przełączanie wierszy i kolumn, 105 SQL, 388 tendencje, 179, 196
przycisk, 261 SQL Server, 386 porównawcze, 187
opcji, 266 połączenie danych, 386 testowanie formuł, 240
przyciski nawigacyjne, 286 wyświetlanie danych, 388 transakcyjne bazy danych, 386
przypisywanie makra do przycisku, stosowanie trendy, 58, 85, 179
283 formatowania warunkowego, 69 tryb tylko do odczytu, 394
publikowanie kolorów, 42, 64 tworzenie
pulpitu menedżerskiego, 406 nazw skróconych, 185 dynamicznych połączeń, 390
w sieci, 408 obramowań, 44 fragmentatora, 345, 354
pulpit menedżerski, 24 ochrony arkusza, 397 fragmentatora osi czasu, 350
Power View, 368 skali logarytmicznej, 183 histogramów, 211
punkt zero, 181 symboli, 87 histogramu, 206
punkty danych, 186 wykresów przebiegu w czasie, komponentów, 240
pytanie komponentu, 27 58 list rankingowych, 201, 314
zestawów ikon, 77 miernika, 27
znaczników, 194 modelu danych, 233, 239, 358
R strzałka, 86 obrazu wykresu przestawnego,
raport, 24, 288 styl formatowania, 336 339
dane zewnętrzne, 379 style wykresu, 106 osi pomocniczej, 136
formatowanie liczb, 48 sumy częściowe, 307 osi wieloliniowych, 170
tworzenie
porównań, 187
V wykresy
dane brakujące, 130
porównań skumulowanych, 189 VBA, 390 dane z osobnych arkuszy, 129
przycisków nawigacyjnych, 286 dane z zakresów
relacji dla tabel, 361 nieprzylegających, 129
tabel przestawnych, 362 W dodawanie elementów, 108
tabeli przestawnej, 296 warstwa dodawanie serii, 118, 119, 120
wskaźników efektywności, 27 analizy, 234 dodawanie tekstu, 158
wykresów pociskowych, 222 danych, 234 dodawanie tytułów, 155
wykresów Power View, 369 prezentacji, 234 drukowanie, 113
wykresów przebiegu w czasie, warstwa edycja tytułów, 153
60 analizy, 237 efekty, 154
wykresu, 104 danych, 235 etykiety, 102
wykresu przestawnego, 326, 329 prezentacji, 237 formatowanie elementów, 109
zestawień, 203, 318 wewnętrzny model danych, 357, 358 komunikaty błędów, 103
zestawień miesięcznych, 322 dodawanie tabel, 360 konwertowanie, 111
zestawień procentowych, 320 relacje dla tabel, 361 konwertowanie w obraz, 133
zestawień przychodów, 321 źródła zewnętrzne, 364 kopiowanie, 111
typ polecenia, 389 widok Power View, 372 kopiowanie formatowania, 112
typy wykresów przebiegu w czasie, wielkość czcionki, 47 legenda, 99, 102, 157
59 wizualizacja danych, 373 linie siatki, 103
tytuł wykresu, 153, 156 własne instrukcje SQL, 388 linie trendu, 103
tytuły, 36 własne reguły formatowania, 77 obszar kreślenia, 103, 149
właściwości danych zewnętrznych, obszar wykresu, 149
odłączanie serii, 133
U 385
osie, 160
włączanie
udostępnianie pliku, 394 danych do raportów, 379 osie pomocnicze, 136
udostępnianie pulpitów karty Deweloper, 279 oś kategorii, 102
menedżerskich, 406 serii, 263 oś wartości, 102
układ, 34 wprowadzanie formuły, 207 przenoszenie elementów, 108
kolumn, 128 wskaźniki, 27 punkt danych, 102
tabelaryczny, 236 wydajności, 27 serie danych, 99, 102
układanie tabeli przestawnej, 297 współdzielenie style, 106
ukrywanie danych, 132 danych, 393 tytuły, 102
ulepszanie plików, 394 ukrywanie danych, 132
raportów, 48, 69, 86 wybór usuwanie, 112
tabel, 42 orientacji danych, 116 usuwanie elementów, 108
uruchamianie makr, 281, 284 źródła danych, 117 usuwanie serii, 120
UserForm, 258 wydajność warstwy prezentacji, 238 włączanie serii, 263
usuwanie wygląd wybieranie elementów, 140
elementów wykresu, 108 mapy, 375 wybór danych, 115
etykiet danych, 173 pulpitów menedżerskich, 376 zmiana nazwy, 112
filtrów, 317 wygładzanie danych, 197, 198 zmiana rozmiarów, 110
filtrów z fragmentatora, 347 samodzielne, 200 zmiana serii danych, 123
legendy, 157, 160 wykres, 32, 97 zmiana typu, 106
linii siatki, 172 kolumnowy, 98, 155 wykresy
nazwy serii, 127 kołowy, 103, 372 osadzone, 99
ochrony, 395 liniowy, 180 połączone z tabelą przestawną,
osi, 170 pociskowy, 221 340
serii, 120 dodawanie danych, 225 wykresy przebiegu w czasie, 57
sum częściowych, 307, 308 poziomy, 227, 228 automatyczna aktualizacja, 68
sum końcowych, 309 źródło danych, 226 dostosowywanie, 62
tabeli danych, 178 Power View, 369 linia odniesienia, 65
tabeli przestawnej, 339 przestawny, 325, 328 oś daty, 67
wykresu, 112 skumulowany kolumnowy, 189 skalowanie osi, 65
zabezpieczeń w arkuszu, 399 słupkowy, 187 typy, 59
uwierzytelnianie, 386 warstwowy, 181 ukryte dane, 63
używanie makra, 277 złożony, 181 zasady działania, 57
zmiana kolorów, 64
zmiana typu, 64
Skorowidz 415
wykresy w kształcie termometru, 220 zakres zestawienia, 203

wykresy w osobnych arkuszach, 101 danych, 122 miesięczne, 318, 322
wymagania użytkownika, 25 prezentowanych danych, 37 procentowe, 320
wypełnienie, 146 zakresy nieprzylegające, 128 przychodów, 321
wyrównanie zapisywanie pulpitów zestawy ikon, 77
nagłówków, 47 menedżerskich, 404 złom, 32
komórek, 70 zapytania SQL, 388 zmiana
wyszukiwanie największej wartości, zarządzanie nazwy serii, 126
212 etykietami, 185 nazwy wykresu, 112
wyświetlanie pulpitem, 37 serii, 122
określonej ikony, 81 zasady projektowania, 30 serii danych, 123
pasków danych, 83 tabel, 42 typu wykresu, 106
wielu widoków, 267 zastosowanie wyglądu pulpitów
wzorce modeli danych, 238 pasków danych, 331 menedżerskich, 376
wykresów liniowych, 180 zakresu danych, 121
wykresów przestawnych, 325 znaczniki, 194
Z wykresów warstwowych, 180 główne osi, 167
zabezpieczanie wykresów złożonych, 181 znaki Unicode, 86
dostępu do skoroszytu, 393 zaufane lokalizacje, 285
zaznaczanie
pulpitów menedżerskich, 393
raportów, 393 okresów, 193 Ź
zagnieżdżanie etykiet, 187 zdarzeń, 194 źródła danych, 28
zakładka Wypełnienie, 146 zbędne dane, 238

Walkenbach J. - Analiza I Prezentacja Danych W Microsoft Excel

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Walkenbach J. - Analiza I Prezentacja Danych W Microsoft Excel

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

Tytuł oryginału: Excel Dashboards and Reports, 2nd Edition

Tłumaczenie: Adam Bąk

Translation copyright © 2014 by Helion S.A.

Pliki z przykładami omawianymi w książce można znaleźć pod adresem: ftp://ftp.helion.pl/przyklady/andae2.zip

 Poleć książkę na Facebook.com  Księgarnia internetowa

 Kup w wersji papierowej  Lubię to! » Nasza społeczność

Część I Podstawowe informacje

Czy wszystko na moim pulpicie jest celowe? ...............................................................36

Część II Stosowanie wykresów na pulpitach menedżerskich .....95

Rozdział 6. Serie danych na wykresie .................................................................. 115

Rozdział 7. Formatowanie i dostosowywanie wykresów .................................... 139

Rozdział 8. Komponenty do prezentacji trendów ............................................... 179

Zaznaczanie wybranych okresów ......................................................................................193

Rozdział 9. Komponenty do grupowania danych .............................................. 201

Rozdział 10. Komponenty do oceny efektywności realizacji celów ................... 217

Część III Pulpity menedżerskie — zagadnienia zaawansowane ...231

Rozdział 12. Dodawanie interaktywnych formantów

Stosowanie formantu Przycisk opcji .................................................................................266

Rozdział 13. Użycie makr w raportach ................................................................... 277

Część IV Tabele przestawne a pulpity menedżerskie ..................291

Rozdział 15. Zastosowanie wykresów przestawnych ............................................ 325

Rozdział 16. Fragmentatory ..................................................................................... 343

Rozdział 17. Wykorzystanie wewnętrznego modelu danych

Część V Kontakt ze światem zewnętrznym ..................................377

Rozdział 19. Współdzielenie danych ...................................................................... 393

Skorowidz ............................................................................................. 411

John Walkenbach to autor wielu bestsellerów z zakresu Excela; opublikował ponad 50

 Szybkość projektowania. Wykorzystanie Excela do tworzenia pulpitu może uwolnić

Po przeczytaniu tej książki będziesz mógł:

Konwencje dotyczące klawiatury

Listingi kodu formuł

Funkcje, procedury i zakresy nazwane

Nazwy makr i procedur pisane są czcionką o stałej szerokości: „Wykonaj procedurę

Małe litery użyte w drugiej formule zostaną jednak przekonwertowane na duże.

Konwencje dotyczące myszy

Ta ikona oznacza nową funkcję w programie Excel 2013.

Ikona uwagi oznacza różne ważne informacje — najczęściej są to podpowiedzi

Ikona wskazówki oznacza bardziej efektywny sposób wykonania jakiejś czynności

Ta ikona oznacza, że omawiany przykład znajduje się na serwerze FTP wydawnictwa

Oznacza, że trzeba zachować ostrożność przy wykonywaniu opisywanych działań.

Ikona wskazuje, że dodatkowe informacje można znaleźć w innych rozdziałach.

Część I: Podstawowe informacje na temat pulpitów menedżerskich

Część II: Stosowanie wykresów na pulpitach menedżerskich

Część III: Pulpity menedżerskie — zagadnienia zaawansowane

Część IV: Tabele przestawne a pulpity menedżerskie

Część V: Kontakt ze światem zewnętrznym

Zestaw narzędzi dodatkowych: Power Utility Pak

Nauka poprzez studiowanie kodu to doskonały sposób na podniesienie swoich umiejęt-

Ze strony http://spreadsheetpage.com można pobrać 30-dniową wersję testową pakietu

Niestety, nie jesteśmy w stanie odpowiedzieć na konkretne pytania. Najlepszym sposobem

Tworzenie pulpitu menedżerskiego w Excelu różni się od tworzenia standardowej analizy

Wszystkie przykłady omawiane w książce można pobrać z serwera

Pulpity menedżerskie i raporty — definicje

W lepszym objaśnieniu tego zagadnienia pomoże przykładowy raport przedstawiony na

Pulpity menedżerskie — definicja

Określanie wymagań użytkownika

Ograniczone informacje z jednej strony i nierealne terminy z drugiej często w efekcie

Dlatego właśnie kluczowym etapem w przygotowaniach do zbudowania pulpitu mene-

W świecie analiz wykonywanych w Excelu przez nieprogramistów zbieranie wymagań

Podczas opracowywania wymagań użytkownika dla danego pulpitu należy skoncentrować

Określanie wskaźników wydajności

Tworzenie wskaźników efektywności dla konkretnej organizacji to temat wart osobnej

Wskaźniki wykorzystane w pulpicie powinny realizować cel przyświecający idei jego