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  • Circular 007 2017 Publicacion Secop Contratacion

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    CIRCULAR-007-2017-PUBLICACION-SECOP-CONTRATACION

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    | cod. Fo-cesu-017 | Formato Fetes FO-GEJU Formato Circular ial Atala de Mosetin DE: CIRCULAR 007 de 2017 (Marzo 24 de 2017) Secretario de Suministros y Servicios. Secretarios de Despacho, Directores de Departamentos Administrativos y en general los actores del proceso de Adquisicién de Bienes y Servicios. ASUNTO: _Directrices para la publicacién de los documentos contractuales en el El Secretario de Suministros y Servicios de conformidad con sus funciones y competencia, se Remnite definir tas directrices para la publicacién de los documentos contractuales en el ‘SECOP y en Ia pagina web insttucional, con el fin de dar cumpiimiento a la normativa vigente ‘sobre la materia y dando alcance alo establecido en el articulo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2016, los articulos 9 literal e) y 10 de la Ley 1712 de 2014, y Decreto Nacional 103 de 2015 y demas 4 is normas que los modifiquen, reglamenten, adicionen 0 complementen: La responsabilidad de publicar los documentos en la etapa de seleccién de! proceso de contratacién y hasta la legalizacién del contrato, ser del servidor pdblico que cumple con el rol de logistico en el respective Comité de Estructuracién y Evaluacién Contractual. Sera responsabilidad de! rol logistico la publicacién del Link © URL del proceso de contratacién del SECOP para todos los procesos de Seleccién, esto es: Contratacion Directa, Seleccién Abreviada, Concurso de Méritos, Minima Cuantia y Régimen Especial, en el campo dispuesto para ello en el Sistema de informacion SAP. La publicacién de los documentos en la etapa de ejecucién det contrato y hasta la liquidaci6n de! mismo, es responsabilidad del servidor ptiblico designado como ‘supervisor del respective contrato. Cuando el contrato sea vigilado por medio de una interventoria, el supervisor del contrato de interventorfa, realizaré la publicacién de los documentos de dicto contrato, asi como los del contrato vigilado por la interventoria. ‘Cuando el contrato es supervisedo grupalmente, el rol administrative, seré el encargado de la publicacién de los documentos de dicho contrato. La identificacién de los procesos en el SECOP debe hacerse de la siguiente manera: para los procesos de Convocatoria Pablica, la identiicacion de la numeracién se realiza con la solictud de pedido SP del sistema SAP/R3, completando con ceros ala izquierda hasta 10 digitos y para la Contratacién Directa y Régimen Especial, con el ‘ndmero del Contrato Marco del sistema SAPIRS. Ejemplo: creacion carpela Seleccién Abreviada 0009008512, Contratacién Directa 4600050630 nombrar los archivos: Estudio_Previo_0008008530. Cod. FO-GENU-017 pie | aes FO.GEJU Formato Circular | |Versign. 6 | eases | wexssoe Mwccin| ES Iquaimente, es necesario dligenciar de manera completa todos los campos soficitados por el Sistema Electrénico de Contratacién Pdblica SECOP, para garantizar tanto la [dentificacién de los documentos publicados en el mencionado sistema, asf como la bésqueda de los mismos. De acuerdo con las normas vigentes, los documentos deben publicarse ‘oportunamente el dia de su expedicién o hasta dentro de los tres (3) dias siguientes ‘a su expedicion (ia ley dice que cuando no se especifique si son habiles 0 calendario seventenderdn como habiles). Con relacién a la firma de los documentos, y conforme a la circular No. 23 del 27 de octubre de 2016, se debe advertira los delegados en contratacien y a los actores de! proceso de Adquisicién de Bienes y Servicios, acerca de la necesidad de dar prioridad 3 la suscripcién de los mismos; pues las demoras en cicha suscripcion, ocasionan a ja meterializacién del riesgo incumplimierto de publicacién en forma debida Se recuerda que toda publicacién de documentos, se realiza con ta suscripcion del mismo, es decir, que se no pueden publicar documentos con la etiqueta “eriginal firnado”. Los documentos que requieran de fa firma suscripcién por parte de un tercero, deberdn tener la fecha de expedicion, una vez se encuentre suscrito, tanto por el tarcero como por el Municipio, mediante el uso de un sello de fijacién de fechas o fechador, cuyo manejo y responsabilidad seré de cada dependencia que intervenga ‘enel proceso, para proceder posteriormente, ala publicacion en el SECOP dentro de los plazos establecidos en la norma vigente. Las claves proporcionadas por el SECOP para el Municipio de Medellin son ‘situcionales. El manejo y responsabilidad de usc sobre las mismes, os individualizado; por lo que, el servidor que realiza el rol logistico, en el proceso de seleccion, es quien publica todos los documentos de la etapa de planeacién y Seleccion, es decir hasta la legalizacién del contrato, y posteriormente, comparte USUARIO y CONTRASENA con el supervisor del contrato, quién serd el encargado de publicar todos los documentos que se generen en la etapa de ejecucién, es decir, desde su inicio y hasta el cierre del expediente contractual. No se deben publicar los procesos contractuales en la pagina web institucional, salvo para el aviso de convocatoria y el sorteo en las Selecciones Abreviadas de Menor Cuantia y Minima Cuantia. Tampoco se debe utlizar la carpeta virtual de las etapas

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