ΗΝ΢ΣΗΣΟΤΣΟ ΔΠΗΜΟΡΦΩ΢Ζ΢

Δπιμοπθωηικό Ππόγπαμμα:
«ΣΤΠΟΠΟΗΖ΢Ζ ΓΖΜΟ΢ΗΩΝ ΔΓΓΡΑΦΩΝ – ΔΚΓΟ΢Ζ ΚΑΗ ΓΖΜΟ΢ΗΔΤ΢Ζ
ΓΗΟΗΚΖΣΗΚΩΝ ΠΡΑΞΔΩΝ»

Κανόνερ ΢ύνηαξηρ Γημοζίων Δγγπάθων

Δηζεγεηήο: Δπάγγεινο Θσκφπνπινο

Δηδηθφο επηζηήκνλαο ζην ΢πλήγνξν ηνπ Πνιίηε

Αζήλα, 2011
 ΠΗΝΑΚΑ΢ ΠΔΡΗΔΥΟΜΔΝΩΝ

Διζαγωγή ________________________________________________________
Κεθάλαιο 1: Πποϋποθέζειρ Δγκςπόηηηαρ Γιοικηηικών Δγγπάθων _________
Κεθάλαιο 2: ΢ύνηαξη ΢σεδίος Δγγπάθος ______________________________
Κεθάλαιο 3: Δίδη Γημοζίων Δγγπάθων _______________________________
3.1 Έγγπαθα εςπείαρ σπήζηρ ________________________________________
3.2 Δγκύκλιοι _____________________________________________________
3.3 Έγγπαθα επικοινωνίαρ ενηόρ ηηρ ςπηπεζίαρ (Έγγπαθερ ειζηγήζειρ,
ςπηπεζιακά και ενημεπωηικά ζημειώμαηα) ____________________________
3.4 Γνωμοδοηήζειρ ηος Νομικού ΢ςμβοςλίος ηος Κπάηοςρ _______________
3.5 Ππακηικά ζςλλογικών οπγάνων (ζςμβοςλίων/ επιηποπών) ____________
3.6 Δκηελεζηέρ ππάξειρ _____________________________________________
3.6.1 Απνθάζεηο ________________________________________________________
3.6.2 Πξνεδξηθά Γηαηάγκαηα _______________________________________________
3.7 Πποζωπικά έγγπαθα ____________________________________________
Κεθάλαιο 4: Κανόνερ ΢ύνηαξηρ Γημοζίων Δγγπάθων ___________________
4.1 Έγγπαθα εςπείαρ σπήζηρ ________________________________________
4.2 Αποθάζειρ ____________________________________________________
Κεθάλαιο 5: Γιακίνηζη Γημοζίων Δγγπάθων __________________________
Κεθάλαιο 6: Ζλεκηπονική Γιακςβέπνηζη ______________________________
Κεθάλαιο 7: Ζλεκηπονική Γιασείπιζη Δγγπάθων _______________________
Κεθάλαιο 8: Απσειοθέηηζη Γημοζίων Δγγπάθων _______________________
Κεθάλαιο 9: Βιβλιογπαθία __________________________________________
Παπάπηημα _______________________________________________________
1. ΤΠΟΓΔΗΓΜΑΣΑ ΓΖΜΟ΢ΗΩΝ ΔΓΓΡΑΦΩΝ _____________________________
2. ΡΟΖ ΔΡΓΑ΢ΗΑ΢ ΔΗ΢ΔΡΥΟΜΔΝΟΤ & ΔΞΔΡΥΟΜΔΝΟΤ ΔΓΓΡΑΦΟΤ ________
3. ΤΠΟΘΔ΢ΔΗ΢ ΔΡΓΑ΢ΗΑ΢ ΢Δ ΘΔΜΑΣΑ ΢ΤΝΣΑΞΖ΢ ΓΖΜΟ΢ΗΩΝ ΔΓΓΡΑΦΩΝ
Διζαγωγή
Η ζπλερήο ξνή πιεξνθνξίαο ζηηο κέξεο καο θαζηζηά αλαγθαία ηε
βειηηζηνπνίεζε ηεο δηαδηθαζίαο επηθνηλσλίαο κε νπνηνδήπνηε κέζν θαη αλ
απηή πξαγκαηνπνηείηαη. Καηά ηνλ πην δηαδεδνκέλν νξηζκφ, επηθνηλσλία είλαη ε
ζπλεηδεηή κεηαβίβαζε ελφο κελχκαηνο, πνπ γίλεηαη άκεζα ή έκκεζα.
΢ην ρψξν ηεο Γεκφζηαο Γηνίθεζεο, σο επηθνηλσλία κπνξνχκε λα
νξίζνπκε ην ζχζηεκα δηαθηλήζεσο πιεξνθνξηψλ, εληνιψλ, αλαθνξψλ θαη
κελπκάησλ.
Σν θιαζηθφ κνληέιν επηθνηλσλίαο πεξηιακβάλεη ηνλ πνκπφ, ην κήλπκα,
ην κέζν, ην δέθηε θαη ηελ αλαηξνθνδφηεζε (ηελ αληαπφθξηζε ηνπ δέθηε πξνο
ηνλ πνκπφ αλαθνξηθά κε ην κήλπκα). Πξνθεηκέλνπ λα είλαη νινθιεξσκέλε ε
επηθνηλσλία, πξέπεη ν πνκπφο λα γλσξίδεη θαηά ην δπλαηφλ θαιχηεξα ην
δέθηε θαζψο θαη ην κήλπκα πνπ επηζπκεί λα κεηαβηβάζεη, ψζηε λα
επηηπγράλεηαη ε ελαξκφληζε ηνπ πνκπνχ κε ην δέθηε. Σν κήλπκα πξέπεη λα
είλαη ζαθέο θαη ιηηφ έηζη ψζηε λα ειαρηζηνπνηνχληαη νη πηζαλφηεηεο ηπρφλ
παξεξκελεηψλ.
Η επηθνηλσλία γηα ηε Γεκφζηα Γηνίθεζε είλαη έλαο απφ ηνπο
θξηζηκφηεξνπο παξάγνληεο πνπ ζπληεινχλ ζηελ εχξπζκε θαη απνηειεζκαηηθή
ιεηηνπξγία ηεο. Γηαζθαιίδεη ηελ επνηθνδνκεηηθή ζπλεξγαζία κε ζηφρν ηελ
αχμεζε ηεο απνδνηηθφηεηαο / παξαγσγηθφηεηαο ησλ θνξέσλ ηεο Γηνίθεζεο,
ελψ παξάιιεια ζπληειεί ζηελ αλαβάζκηζε ηεο πνηφηεηαο ησλ παξερνκέλσλ
ππεξεζηψλ πξνο ηνπο πνιίηεο / πειάηεο ζε κηα επνρή κάιηζηα πνπ ην
δηνηθεηηθφ ζχζηεκα ηείλεη λα γίλεη φιν θαη πεξηζζφηεξν εμσζηξεθέο.
Άιισζηε κε βάζε ηελ αξρή ηεο δηαθάλεηαο ε δηνίθεζε είλαη
ππνρξεσκέλε λα εμαζθαιίδεη ζηνπο πνιίηεο ηελ επξχηεξε δπλαηή πξφζβαζε
ζηε γλψζε ησλ εγγξάθσλ πνπ ζρεηίδνληαη κε ηε δξάζε ηεο, θαη ηνπο αθνξνχλ
θαη ελδηαθέξνπλ. Η αξρή ηεο δηαθάλεηαο είλαη ζπλπθαζκέλε κε ηελ αξρή ηεο
έγθπξεο θαη έγθαηξεο πιεξνθφξεζεο ησλ πνιηηψλ. ΢χκθσλα κε ηελ αξρή
απηή ε Πνιηηεία έρεη ηελ ππνρξέσζε λα πιεξνθνξεί θαη λα ελεκεξψλεη ηνπο
πνιίηεο γηα ηα ζέκαηα πνπ ηνπο αθνξνχλ. Πξέπεη λα ζεκεησζεί επίζεο φηη ε
ππνρξέσζε ερεκχζεηαο ηελ νπνία νθείινπλ λα επηδεηθλχνπλ νη δεκφζηνη
ππάιιεινη, δελ έξρεηαη ζε αληίζεζε κε ηελ πξναλαθεξζείζα αξρή, απιά ηελ
νξηνζεηεί.
 Οη ζεκαληηθφηεξεο δηαηάμεηο νη νπνίεο αλαθέξνληαη ζηηο αξρέο ηεο
δηαθάλεηαο, έγθπξεο θαη έγθαηξεο πιεξνθφξεζεο ησλ πνιηηψλ είλαη:
- Οη δηαηάμεηο ηεο παξ. 1, ηνπ άξζξνπ 5Α, ηνπ ΢πληάγκαηνο: ‘’Καζέλαο έρεη
δηθαίσκα ζηελ πιεξνθόξεζε, όπσο λόκνο νξίδεη. Πεξηνξηζκνί ζην δηθαίσκα
απηό είλαη δπλαηόλ λα επηβιεζνύλ κε λόκν κόλν εθόζνλ είλαη απνιύησο
αλαγθαίνη θαη δηθαηνινγνύληαη γηα ιόγνπο εζληθήο αζθάιεηαο, θαηαπνιέκεζεο
ηνπ εγθιήκαηνο ή πξνζηαζίαο δηθαησκάησλ θαη ζπκθεξόλησλ ηξίησλ’’,
- Οη δηαηάμεηο ηεο παξ. 1, ηνπ άξζξνπ 10, ηνπ ΢πληάγκαηνο: ‘’Καζέλαο ή
πνιινί καδί έρνπλ ην δηθαίσκα, ηεξώληαο ηνπο λόκνπο ηνπ Κξάηνπο, λα
αλαθέξνληαη εγγξάθσο ζηηο αξρέο, νη νπνίεο είλαη ππνρξεσκέλεο λα ελεξγνύλ
ζύληνκα θαηά ηηο θείκελεο δηαηάμεηο θαη λα απαληνύλ αηηηνινγεκέλα ζε εθείλνλ
πνπ ππέβαιε ηελ αλαθνξά, ζύκθσλα κε ην λόκν’’,
- Οη δηαηάμεηο ηεο παξ. 3, ηνπ άξζξνπ 10, ηνπ ΢πληάγκαηνο: "Η αξκόδηα
ππεξεζία ή αξρή ππνρξενύηαη λα απαληά ζηα αηηήκαηα γηα παξνρή
πιεξνθνξηώλ θαη ρνξήγεζε εγγξάθσλ, ηδίσο πηζηνπνηεηηθώλ,
δηθαηνινγεηηθώλ θαη βεβαηώζεσλ κέζα ζε νξηζκέλε πξνζεζκία, όρη
κεγαιύηεξε ησλ 60 εκεξώλ, όπσο λόκνο νξίδεη. ΢ε πεξίπησζε παξόδνπ
άπξαθηεο ηεο πξνζεζκίαο απηήο ή παξάλνκεο άξλεζεο, πέξαλ ησλ άιισλ
ηπρόλ θπξώζεσλ θαη έλλνκσλ ζπλεπεηώλ, θαηαβάιιεηαη θαη εηδηθή ρξεκαηηθή
ηθαλνπνίεζε ζηνλ αηηνύληα, όπσο λόκνο νξίδεη",
- Οη δηαηάμεηο ηεο παξ. 1, ηνπ άξζξνπ 12, ηνπ Τ.Κ., ζχκθσλα κε ηηο νπνίεο: ‘’Η
πιήξσζε ησλ ζέζεσλ δηέπεηαη από ηηο αξρέο … ηεο δηαθάλεηαο θαη ηεο
δεκνζηόηεηαο’’,
- Οη δηαηάμεηο ηεο παξ. 1 θαη 2, ηνπ άξζξνπ 26, ηνπ Τ.Κ., ζχκθσλα κε ηηο
νπνίεο: ‘’ν ππάιιεινο νθείιεη λα ηεξεί ερεκύζεηα γηα ζέκαηα πνπ
ραξαθηεξίδνληαη σο απόξξεηα από ηηο θείκελεο δηαηάμεηο. Οθείιεη επίζεο λα
ηεξεί ερεκύζεηα ζε θάζε πεξίπησζε πνπ απηό επηβάιιεηαη από ηελ θνηλή πείξα
θαη ινγηθή γηα γεγνλόηα ή πιεξνθνξίεο ησλ νπνίσλ ιακβάλεη γλώζε θαηά ηελ
εθηέιεζε ησλ θαζεθόλησλ ηνπ ή επ’ επθαηξία απηώλ. Η ππνρξέσζε ερεκύζεηαο
δελ αληηηάζζεηαη ζηηο πεξηπηώζεηο πνπ πξνβιέπεηαη δηθαίσκα ησλ πνιηηώλ λα
ιακβάλνπλ γλώζε ησλ δηνηθεηηθώλ εγγξάθσλ’’,
- Οη δηαηάμεηο ηεο παξ. 1, ηνπ άξζξνπ 4, ηνπ Ν.2690/1999: ‘’Οη δεκόζηεο
ππεξεζίεο, νη νξγαληζκνί ηνπηθήο απηνδηνίθεζεο θαη ηα λνκηθά πξόζσπα
δεκόζηνπ δηθαίνπ, όηαλ ππνβάιινληαη αηηήζεηο, νθείινπλ λα δηεθπεξαηώλνπλ
ηηο ππνζέζεηο ησλ ελδηαθεξνκέλσλ θαη λα απνθαίλνληαη γηα ηα αηηήκαηά ηνπο
κέζα ζε πξνζεζκία πελήληα (50) εκεξώλ, εθόζνλ από εηδηθέο δηαηάμεηο δελ
πξνβιέπνληαη κηθξόηεξεο πξνζεζκίεο. Η πξνζεζκία αξρίδεη από ηελ θαηάζεζε
ηεο αίηεζεο ζηελ αξκόδηα ππεξεζία θαη ηελ ππνβνιή ή ζπγθέληξσζε ηνπ
ζπλόινπ ησλ απαηηνύκελσλ δηθαηνινγεηηθώλ, πηζηνπνηεηηθώλ ή ζηνηρείσλ. Αλ
ε αίηεζε ππνβιεζεί ζε αλαξκόδηα ππεξεζία, ε ππεξεζία απηή νθείιεη, κέζα ζε
ηξεηο (3) εκέξεο, λα ηε δηαβηβάζεη ζηελ αξκόδηα θαη λα γλσζηνπνηήζεη ηνύην
ζηνλ ελδηαθεξόκελν. ΢ηελ πεξίπησζε απηή ε πξνζεζκία αξρίδεη από ηόηε πνπ
πεξηήιζε ε αίηεζε ζηελ αξκόδηα ππεξεζία. Γηα ππνζέζεηο αξκνδηόηεηαο
πεξηζζόηεξσλ ππεξεζηώλ, ε πξνζεζκία ηνπ πξώηνπ εδαθίνπ παξαηείλεηαη
θαηά δέθα (10), αθόκε, εκέξεο’’,
- Οη δηαηάμεηο ηνπ άξζξνπ 5, ηνπ Ν.2690/1999: ‘’1. Κάζε ελδηαθεξόκελνο έρεη
ην δηθαίσκα, ύζηεξα από γξαπηή αίηεζή ηνπ, λα ιακβάλεη γλώζε ησλ
δηνηθεηηθώλ εγγξάθσλ. Ωο δηνηθεηηθά έγγξαθα λννύληαη όζα ζπληάζζνληαη
από ηηο δεκόζηεο ππεξεζίεο, όπσο εθζέζεηο, κειέηεο, πξαθηηθά, ζηαηηζηηθά
ζηνηρεία, εγθύθιηεο νδεγίεο, απαληήζεηο ηεο Δηνίθεζεο, γλσκνδνηήζεηο θαη
απνθάζεηο. 2. Όπνηνο έρεη εηδηθό έλλνκν ζπκθέξνλ δηθαηνύηαη, ύζηεξα από
γξαπηή αίηεζή ηνπ, λα ιακβάλεη γλώζε ησλ ηδησηηθώλ εγγξάθσλ πνπ
θπιάζζνληαη ζηηο δεκόζηεο ππεξεζίεο θαη είλαη ζρεηηθά κε ππόζεζή ηνπ ε
νπνία εθθξεκεί ζε απηέο ή έρεη δηεθπεξαησζεί από απηέο. 3. Σν θαηά ηηο
πξνεγνύκελεο παξαγξάθνπο δηθαίσκα δελ πθίζηαηαη ζηηο πεξηπηώζεηο πνπ ην
έγγξαθν αθνξά ηελ ηδησηηθή ή νηθνγελεηαθή δσή ηξίηνπ, ή αλ παξαβιάπηεηαη
απόξξεην ην νπνίν πξνβιέπεηαη από εηδηθέο δηαηάμεηο. Η αξκόδηα δηνηθεηηθή
αξρή κπνξεί λα αξλεζεί ηελ ηθαλνπνίεζε ηνπ δηθαηώκαηνο ηνύηνπ αλ ην
έγγξαθν αλαθέξεηαη ζηηο ζπδεηήζεηο ηνπ Τπνπξγηθνύ ΢πκβνπιίνπ, ή αλ ε
ηθαλνπνίεζε ηνπ δηθαηώκαηνο απηνύ είλαη δπλαηόλ λα δπζρεξάλεη νπζησδώο
ηελ έξεπλα δηθαζηηθώλ, δηνηθεηηθώλ, αζηπλνκηθώλ ή ζηξαηησηηθώλ αξρώλ
ζρεηηθώο κε ηελ ηέιεζε εγθιήκαηνο ή δηνηθεηηθήο παξάβαζεο. 4. Σν δηθαίσκα
ησλ παξ. 1 θαη 2 αζθείηαη: α) κε κειέηε ηνπ εγγξάθνπ ζην θαηάζηεκα ηεο
ππεξεζίαο, ή β) κε ρνξήγεζε αληηγξάθνπ, εθηόο αλ ε αλαπαξαγσγή ηνύηνπ
κπνξεί λα βιάςεη ην πξσηόηππν. Η ζρεηηθή δαπάλε αλαπαξαγσγήο βαξύλεη
ηνλ αηηνύληα, εθηόο αλ ν λόκνο νξίδεη δηαθνξεηηθά. Αλ πξόθεηηαη γηα
πιεξνθνξίεο ηαηξηθνύ ραξαθηήξα, απηέο γλσζηνπνηνύληαη ζηνλ αηηνύληα κε ηε
βνήζεηα γηαηξνύ, ν νπνίνο νξίδεηαη γηα ην ζθνπό απηόλ’’.
 Δπηπιένλ, ε πηνζέηεζε απνηειεζκαηηθνχ θψδηθα επηθνηλσλίαο
εμαζθαιίδεη ηελ αλαγθαία θνηλσληθή ζπλαίλεζε γηα ηελ πινπνίεζε ησλ
πνιηηηθψλ θαη ηελ εθαξκνγή ησλ θαλνληζηηθψλ ξπζκίζεσλ πνπ πηνζεηνχληαη.
Κπξίαξρε ζέζε ζηε δηνηθεηηθή ιεηηνπξγία θαηέρεη ε γξαπηή επηθνηλσλία
(αιιεινγξαθία) ηφζν ζην εζσηεξηθφ ηεο Γεκφζηαο Γηνίθεζεο φζν θαη κε ην
εμσηεξηθφ πεξηβάιινλ (πνιίηεο, ηδησηηθνί θνξείο, θνηλσληθνί εηαίξνη).
Γημόζια έγγπαθα είλαη απηά πνπ ζπληάζζνληαη ζχκθσλα κε ηνπο
νξηδφκελνπο απφ ην λφκν ηχπνπο, απφ δεκφζην ππάιιειν ή ιεηηνπξγφ ή
πξφζσπν πνπ αζθεί δεκφζηα εμνπζία θαη εθδίδνληαη απφ ην φξγαλν πνπ είλαη
αξκφδην λα πηζηνπνηήζεη ην πεξηερφκελφ ηνπο1. Γιοικηηικά έγγπαθα είλαη
φζα ζπληάζζνληαη απφ δεκφζηεο ππεξεζίεο φπσο εθζέζεηο, κειέηεο,
πξαθηηθά, ζηαηηζηηθά ζηνηρεία, εγθχθιηεο νδεγίεο, απαληήζεηο ηεο Γηνίθεζεο,
γλσκνδνηήζεηο θαη απνθάζεηο2. Η ζχγρξνλε ηερλνινγία έρεη επεξεάζεη
ηδηαίηεξα ηε γξαπηή επηθνηλσλία, θαζψο πιένλ είλαη δπλαηή ε ειεθηξνληθή
ζχληαμε ησλ δεκνζίσλ εγγξάθσλ θαζψο θαη ε ηαρχηεξε δηαθίλεζή ηνπο κέζσ
ηειενκνηνηππίαο (fax) θαη ειεθηξνληθνχ ηαρπδξνκείνπ (e-mail). Η επξεία
ρξήζε ησλ λέσλ ηερλνινγηψλ πιεξνθνξηθήο έρεη πξνζδψζεη ζηνλ φξν
«δεκφζηα έγγξαθα» κηα γεληθφηεξε έλλνηα, αθνχ ζ’ απηά κπνξνχλ πιένλ λα
ζπκπεξηιεθζνχλ νη θσηνγξαθηθέο ή θηλεκαηνγξαθηθέο παξαζηάζεηο ή
θσλνιεςίεο, θαζψο θαη θάζε άιιε κεραληθή απεηθφληζε. ΢ε θάζε πεξίπησζε,
πάλησο, ν ππξήλαο ηεο έλλνηαο «δεκφζην έγγξαθν» παξακέλεη ακεηάβιεηνο
φπσο θαη νη βαζηθνί θαλφλεο ζχληαμήο ηνπ, παξά ηηο επηξξνέο ηεο ζχγρξνλεο
ηερλνινγίαο θαη ηελ αλαγθαία πξνζαξκνγή ζηηο απαηηήζεηο ηνπ
πεξηβάιινληνο.

1
Κώδικας Ποινικής Δικονομίας άρθρο 438
2
Άρθρο 5 παρ.1 τοσ ν.2690/99 ΦΕΚ 45/Α/99
Κεθάλαιο 1: Πποϋποθέζειρ Δγκςπόηηηαρ Γιοικηηικών Δγγπάθων

Γηα ηελ εγθπξφηεηα ελφο δηνηθεηηθνχ εγγξάθνπ ζα πξέπεη λα

ζπληξέρνπλ κεηαμχ άιισλ νη αθφινπζεο πξνυπνζέζεηο:

 Ο ζπληάθηεο ηνπ λα θαηέρεη λφκηκα ηελ απαηηνχκελε γηα ηε ζχληαμε

ηνπ εγγξάθνπ ηδηφηεηα π.ρ. λφκηκνο δηνξηζκφο ηνπ δεκνζίνπ
ππαιιήινπ, κε απψιεηα ηεο ηδηφηεηαο ηνπ δεκνζίνπ ππαιιήινπ.
 Σν φξγαλν πνπ εθδίδεη ην έγγξαθν λα έρεη ηελ θαζ’ χιε θαη θαηά ηφπν
αξκνδηφηεηα3.
 Να έρνπλ ηεξεζεί νη πξνβιεπφκελνη απφ ην λφκν ηχπνη ζχληαμεο.

3
Η καθ΄ ύλην αρμοδιότητα συνίσταται στον καθορισμό του αντικειμένου της δραστηριότητας
του διοικητικού οργάνου, δηλαδή των θεμάτων, τα οποία πρέπει να ρυθμιστούν με
διοικητικές πράξεις ή να συμβάλλουν στη ρύθμιση αυτών.
Η κατά τόπον αρμοδιότητα συνίσταται στον καθορισμό της εδαφικής περιοχής εντός της οποίας
το διοικητικό όργανο ασκεί την καθ΄ ύλην αρμοδιότητα αυτού.
Κεθάλαιο 2: ΢ύνηαξη ΢σεδίος Δγγπάθος

΢ηελ θαζεκεξηλή δηνηθεηηθή πξαθηηθή ηα έγγξαθα ζπληάζζνληαη κε ηε

κνξθή ζρεδίνπ. Ο ζπληάθηεο θαηά ηελ θαηάξηηζε ηνπ ζρεδίνπ εγγξάθνπ
ζπκκνξθψλεηαη κε ηηο γεληθέο ή εηδηθέο εληνιέο θαη νδεγίεο πνπ ηνπ έρνπλ
δνζεί. Αλ δελ ππάξρνπλ νδεγίεο, ηηο δεηά απφ ηνλ πξντζηάκελφ ηνπ, εθφζνλ
ην θξίλεη αλαγθαίν, ελψ κπνξεί λα ζπλεξγαζηεί κε άιινπο ππεξεζηαθνχο
παξάγνληεο πνπ ηπρφλ έρνπλ γλψκε γηα ηελ ππφζεζε.
Σν ζρέδην θαηά θαλφλα είλαη έλα ειεθηξνληθά επεμεξγαζκέλν θείκελν,
ρσξίο λα απνθιείεηαη ε πεξίπησζε λα είλαη ρεηξφγξαθν ή δαθηπινγξαθεκέλν.
΢χκθσλα κε ηηο δηαηάμεηο ηνπ άξζξνπ 25 ηνπ Τπαιιειηθνχ Κψδηθα, ν
ππάιιεινο δελ έρεη ην δηθαίσκα λα αξλεζεί ηε ζχληαμε εγγξάθνπ γηα ζέκα
ηεο αξκνδηφηεηάο ηνπ, εθφζνλ ιάβεη εληνιή απφ νπνηνλδήπνηε απφ ηνπο
πξντζηακέλνπο ηνπ. Αλ δηαθσλεί κε ην πεξηερφκελν ηνπ εγγξάθνπ, νθείιεη λα
δηαηππψζεη ηε δηαθσλία ηνπ εγγξάθσο γηα λα απαιιαγεί απφ ηελ επζχλε
(πεηζαξρηθή ή πνηληθή). Η δηαθσλία ζα πξέπεη λα δηαηππψλεηαη κε
ζπγθεθξηκέλν ηξφπν θαη λα ζηεξίδεηαη επαξθψο ζηνπο εθαξκνζηένπο θαλφλεο
δηθαίνπ.
Δπίζεο, νη πξντζηάκελνη φισλ ησλ βαζκίδσλ νθείινπλ λα
πξνζππνγξάθνπλ ηα έγγξαθα πνπ αλήθνπλ ζηελ αξκνδηφηεηά ηνπο θαη
εθδίδνληαη κε ηελ ππνγξαθή ηνπ πξντζηακέλνπ ηνπο. Αλ δηαθσλνχλ, νθείινπλ
λα δηαηππψζνπλ εγγξάθσο θαη ηεθκεξησκέλα ηηο αληηξξήζεηο ηνπο επί ηνπ
ζρεδίνπ ηνπ εγγξάθνπ. Αλ παξαιείςνπλ λα πξνζππνγξάςνπλ ην έγγξαθν,
ζεσξείηαη φηη ην πξνζππέγξαςαλ (άξζξν 25, παξ. 5, ηνπ Ν.3528/2007).
Οη κνλνγξαθέο πνπ ηίζεληαη ζην ζρέδην ηνπ εγγξάθνπ (εθηφο δειαδή
απηήο ηνπ εθδίδνληνο νξγάλνπ – ε νπνία πξφθεηηαη γηα ππνγξαθή) θαινχληαη
πξνζππνγξαθέο. Δπηζεκαίλεηαη φηη παξαπιεχξσο ηεο πξνζππνγξαθήο
ηίζεηαη ε αθξηβήο εκεξνκελία απηήο.
΢ε πεξίπησζε αξκνδηφηεηαο πεξηζζνηέξσλ νξγάλσλ γηα ηελ έθδνζε
ηνπ εγγξάθνπ απαηηείηαη ε ζπλππνγξαθή ηνπο (π.ρ. έθδνζε θνηλψλ
ππνπξγηθψλ απνθάζεσλ).
Σν ζρέδην ηνπ εγγξάθνπ, αθνχ νινθιεξσζνχλ νη ελέξγεηεο γηα ηε
δηεθπεξαίσζή ηνπ, απνηειεί πεξηερφκελν ηνπ αξρείνπ ηεο ππεξεζίαο. ΢ηνπο
απνδέθηεο απνζηέιινληαη επηθπξσκέλα αθξηβή αληίγξαθα ηνπ εγγξάθνπ.
Κεθάλαιο 3: Δίδη Γημοζίων Δγγπάθων

Η έγγξαθε επηθνηλσλία ησλ δεκνζίσλ ππεξεζηψλ δηεμάγεηαη θαηά

θαλφλα κε:
 Σα επξείαο ρξήζεο ή ζπλήζε έγγξαθα
 Σηο εγθπθιίνπο
 Σηο απνθάζεηο
 Σα ζεκεηψκαηα (ππεξεζηαθά / ελεκεξσηηθά)
 Σα πξνζσπηθά έγγξαθα (αηηήζεηο – αλαθνξέο)
 Σα ηειενκνηφηππα (fax)
 Σα κελχκαηα ειεθηξνληθνχ ηαρπδξνκείνπ (e-mail)
 Σα ηειεγξαθήκαηα, ηειεθσληθά ζήκαηα, ηειεηππήκαηα (telex)
 Σα πξαθηηθά ζπιινγηθψλ νξγάλσλ (ζπκβνπιίσλ / επηηξνπψλ).

3.1 Έγγπαθα εςπείαρ σπήζηρ

Σα έγγξαθα επξείαο ρξήζεο είλαη απηά πνπ απνηεινχλ ην κεγαιχηεξν

φγθν ηεο θαζεκεξηλήο δηνηθεηηθήο ιεηηνπξγίαο. Μέζσ απηψλ πξαγκαηνπνηείηαη
ε επηθνηλσλία ησλ ππεξεζηψλ κεηαμχ ηνπο, αιιά θαη κε ηνπο πνιίηεο θαη
άιινπο θνξείο (ηνπ δεκνζίνπ ή ηδησηηθνχ ηνκέα). Σα έγγξαθα επξείαο ρξήζεο
παξέρνπλ πιεξνθνξίεο ή δηεπθξηλίζεηο θαη εθθξάδνπλ απφςεηο γηα ηελ
επίιπζε ζπγθεθξηκέλσλ ή γεληθφηεξσλ ζεκάησλ. Παξά ην γεγνλφο φηη θαηά
πεξίπησζε δχλαληαη λα επεξεάζνπλ ηε δηνηθεηηθή ιεηηνπξγία, δελ επηθέξνπλ
άκεζεο έλλνκεο ζπλέπεηεο.

3.2 Δγκύκλιοι

Οη εγθχθιηνη εθδίδνληαη θπξίσο απφ ηηο επηηειηθέο ππεξεζίεο θαη

 Παξέρνπλ νδεγίεο γηα ηελ νκνηφκνξθε εθαξκνγή λνκνζεηηθψλ ή
θαλνληζηηθψλ δηαηάμεσλ
 Γίδνπλ εξκελεία ησλ δηαηάμεσλ ζε πεξίπησζε πνπ εθ ηεο θχζεψο
ηνπο ραξαθηεξίδνληαη απφ ακθηζεκία ή εληνπίδνληαη πξνβιήκαηα θαηά
ηελ εθαξκνγή ηνπο.
  Γίδνπλ εληνιέο πξνο ηηο ππεξεζίεο γηα ηελ εθηέιεζε ζπγθεθξηκέλσλ
ελεξγεηψλ ζην πιαίζην ηεο εθαξκνγήο κηαο ζπγθεθξηκέλεο πνιηηηθήο.
Οη εγθχθιηνη αλάινγα κε ην πεξηερφκελφ ηνπο έρνπλ απνδέθηεο ην
ζχλνιν ησλ ππεξεζηψλ ή ζπγθεθξηκέλε νκάδα απφ απηέο θαη έρνπλ άιινηε
θαζνδεγεηηθφ θαη άιινηε επηηαθηηθφ ραξαθηήξα.
Δπίζεο, είλαη δπλαηή ε έθδνζε εζσηεξηθψλ εγθπθιίσλ γηα ζέκαηα
εηδηθνχ ελδηαθέξνληνο, πνπ απεπζχλνληαη ζηνπο ππαιιήινπο ηεο νηθείαο
ππεξεζίαο θαζψο θαη ησλ επνπηεπνκέλσλ απφ απηήλ λνκηθψλ πξνζψπσλ.
Καηά ηε ζχληαμε εγθπθιίσλ ζα πξέπεη λα δίλεηαη ηδηαίηεξε ζεκαζία, λα κελ
πξνβαίλνπλ ζε ηφζν δηαζηαιηηθή εξκελεία ηνπ ζεζκηθνχ πιαηζίνπ, έηζη ψζηε
λα ην αλαηξνχλ θαη λα παξάγνπλ λέν θαλφλα δηθαίνπ.

3.3 Έγγπαθα επικοινωνίαρ ενηόρ ηηρ ςπηπεζίαρ (Έγγπαθερ ειζηγήζειρ,

ςπηπεζιακά και ενημεπωηικά ζημειώμαηα)

Οη έγγξαθεο εηζεγήζεηο θαη ηα ππεξεζηαθά ζεκεηψκαηα ζρεηίδνληαη κε

ηελ εζσηεξηθή ιεηηνπξγία ησλ ππεξεζηψλ. ΢ηφρνο ησλ εγγξάθσλ εηζεγήζεσλ
είλαη ε ελεκέξσζε ησλ αλσηέξσλ θιηκαθίσλ ηεο ηεξαξρίαο, ηα νπνία
θαινχληαη λα πξνβνχλ ζηε ιήςε απνθάζεσλ ζρεηηθά κε ηπρφλ πξνβιήκαηα
πνπ εληνπίδνληαη ή ζρεηηθά κε πξνηάζεηο γηα ηε ζεζκνζέηεζε θάπνησλ
κέηξσλ.
Σα έγγξαθα απηά ζα πξέπεη λα επηηξέπνπλ ηελ εχθνιε, ζχληνκε θαη
ζαθή θαηαλφεζε ηνπ ζέκαηνο απφ απηνχο ζηνπο νπνίνπο απεπζχλνληαη θαη
λα θαηαιήγνπλ ζε εκπεξηζηαησκέλεο πξνηάζεηο (κία ή πεξηζζφηεξεο) πνπ ζα
απνηεινχλ λφκηκεο ελαιιαθηηθέο ιχζεηο γηα ηελ επίιπζε ζπγθεθξηκέλνπ
πξνβιήκαηνο.
Δπίζεο ε ελδνυπεξεζηαθή επηθνηλσλία κεηαμχ ησλ νξγαληθψλ
κνλάδσλ ζπληειείηαη κέζσ ηεο ρξήζεο ππεξεζηαθψλ ζεκεησκάησλ. Σα
ππεξεζηαθά ζεκεηψκαηα δηαθξίλνληαη ζε δχν θαηεγνξίεο:
- Σα ππεξεζηαθά ζεκεηψκαηα κε ηα νπνία δηαβηβάδνληαη δηάθνξα ζέκαηα
ή δεηνχληαη πιεξνθνξίεο κεηαμχ ησλ επηκέξνπο νξγαληθψλ κνλάδσλ
ηνπ θνξέα θαη
- Σα ελεκεξσηηθά ζεκεηψκαηα ηα νπνία ρξεζηκνπνηνχληαη γηα ηελ
ελεκέξσζε είηε ησλ Πξντζηακέλσλ ησλ νξγαληθψλ κνλάδσλ είηε ησλ
 ινηπψλ αλσηέξσλ ή αλσηάησλ θιηκαθίσλ (π.ρ. Τπνπξγφο, Γελ.
Γξακκαηέαο εληφο ηεο ίδηαο ππεξεζίαο).
Απνηειεί ζπλήζε πξαθηηθή ε δηαθίλεζε ησλ εγγξάθσλ ηεο θαηεγνξίαο
απηήο ρσξίο ηελ αλαγξαθή αξηζκνχ πξσηνθφιινπ.

3.4 Γνωμοδοηήζειρ ηος Νομικού ΢ςμβοςλίος ηος Κπάηοςρ

Καηά ηελ εθαξκνγή λνκνζεηηθψλ ή θαλνληζηηθψλ δηαηάμεσλ, κπνξεί

θάπνηεο θνξέο ε Γηνίθεζε λα δηαηεξεί ακθηβνιίεο σο πξνο ην αιεζέο λφεκά
ηνπο. ΢ηηο πεξηπηψζεηο απηέο απεπζχλνληαη εξσηήκαηα πξνο ην Ννκηθφ
΢πκβνχιην ηνπ Κξάηνπο ην νπνίν, κεηαμχ άιισλ, έρεη ηελ αξκνδηφηεηα
επίιπζεο απηνχ ηνπ είδνπο λνκηθψλ δεηεκάησλ. Η γλσκνδφηεζε πνπ
εθδίδεηαη εθ ηεο θχζεψο ηεο δελ έρεη ππνρξεσηηθφ ραξαθηήξα γηα ηε Γηνίθεζε.
Μεηά ηελ έθδνζή ηεο, ε Γηνίθεζε ηε δηαβηβάδεη ζηνλ θαζ’ χιελ αξκφδην
Τπνπξγφ, ζπλνδεχνληάο ηελ κε ζρεηηθή εηζήγεζε γηα ηελ απνδνρή ηεο ή κε.

3.5 Ππακηικά ζςλλογικών οπγάνων (ζςμβοςλίων / επιηποπών)

Η ιεηηνπξγία ζπιινγηθψλ νξγάλσλ είηε πάγησλ, είηε κε ζπγθεθξηκέλε

πξνζεζκία, γηα ηελ παξάδνζε ζπγθεθξηκέλνπ έξγνπ, απνηειεί ζχλεζεο
θαηλφκελν ηεο ζχγρξνλεο δηνηθεηηθήο ιεηηνπξγίαο. Σα πξαθηηθά, ζηα νπνία
θαηαγξάθνληαη φζα ζπδεηήζεθαλ θαηά ηηο ζπλεδξηάζεηο ηνπο, απνηεινχλ έλα
ηδηαίηεξν είδνο δεκνζίσλ εγγξάθσλ. Κάπνηα απφ ηα πξαθηηθά απηά έρνπλ
εθηειεζηφ ραξαθηήξα (π.ρ. απνθάζεηο ππεξεζηαθψλ ζπκβνπιίσλ γηα ηελ
επηβνιή πεηζαξρηθήο πνηλήο) θαη θάπνηα γλσκνδνηηθφ (π.ρ. γλσκνδφηεζε
ππεξεζηαθψλ ζπκβνπιίσλ γηα ηελ απφζπαζε ππαιιήινπ ).
Σν άξζξν 15 ηνπ Ν.2690/1999 πεξηιακβάλεη ηα ζηνηρεία πνπ
ζεσξνχληαη αλαγθαία γηα ην θχξνο ησλ απνθάζεσλ ησλ ζπιινγηθψλ
νξγάλσλ. Δλδεηθηηθά αλαθέξνπκε ηα αθφινπζα:
 Σφπνο θαη ρξφλνο ζπλεδξίαζεο
 Παξφληα θαη απφληα κέιε (ιφγνη απνπζίαο ή θσιχκαηνο)
 Θέκαηα πνπ ζπδεηήζεθαλ
 Απνηέιεζκα ςεθνθνξίαο
 Απφθαζε πνπ ιήθζεθε
 Άπνςε ηπρφλ κεηνςεθίαο
  Γλψκεο πνπ δηαηππψζεθαλ (εθφζνλ ην φξγαλν είλαη γλσκνδνηηθνχ
ραξαθηήξα)
 Τπνγξαθή Πξνέδξνπ.
΢ε θάζε πεξίπησζε, αθφκε θη αλ ην φξγαλν δελ έρεη νχηε απνθαζηζηηθή
νχηε γλσκνδνηηθή αξκνδηφηεηα, αιιά απνηειεί νκάδα εξγαζίαο πνπ ζα
ππνβάιεη πξφηαζε γηα ζπγθεθξηκέλν δήηεκα, ην πξαθηηθφ ζα πξέπεη λα
πεξηιακβάλεη ηα ζηνηρεία πνπ αλαθέξζεθαλ θαη βέβαηα ηελ πεξηεθηηθή θαη φζν
ην δπλαηφλ πην πηζηή θαηαγξαθή ησλ ζπδεηεζέλησλ ζεκάησλ.

3.6 Δκηελεζηέρ ππάξειρ

3.6.1 Αποθάζειρ

Οη Απνθάζεηο απνηεινχλ εθηειεζηέο πξάμεηο ηεο Γηνίθεζεο ζην

πιαίζην ηεο άζθεζεο δεκφζηαο εμνπζίαο εθ κέξνπο ησλ νξγάλσλ ηεο.
Δθδίδνληαη βάζεη λνκνζεηηθήο εμνπζηνδφηεζεο, φπσο άιισζηε επηηάζζεη θαη ε
αξρή ηεο λνκηκφηεηαο ηεο δηνηθεηηθήο δξάζεο, ε νπνία απνηειεί βαζηθή αξρή
ηνπ δηνηθεηηθνχ δηθαίνπ. Απαηηείηαη ηδηαίηεξε κέξηκλα, έηζη ψζηε ην
πεξηερφκελν ησλ απνθάζεσλ λα κελ ππεξβαίλεη ηα φξηα ηεο ζρεηηθήο
λνκνζεηηθήο εμνπζηνδφηεζεο. Οη απνθάζεηο δηαθξίλνληαη ζε θαλνληζηηθέο
(ξπζκίζεηο γεληθνχ θαη απξφζσπνπ ραξαθηήξα) θαη αηνκηθέο. Διέγρνληαη
αθπξσηηθψο απφ ηα δηνηθεηηθά δηθαζηήξηα, κεηά ηελ άζθεζε αίηεζεο
αθχξσζεο απφ άηνκν πνπ ζεκειηψλεη εηδηθφ έλλνκν ζπκθέξνλ.
Η έθδνζε θαλνληζηηθψλ πξάμεσλ απνηειεί ζπλήζε πξαθηηθή ηεο
δηνίθεζεο γηα ηελ πινπνίεζε ηνπ πεξηερνκέλνπ ησλ λφκσλ, δεδνκέλνπ φηη
ζπρλά είλαη δελ είλαη εθηθηφ ζην πεξηερφκελν ησλ λνκνζεηηθψλ δηαηάμεσλ λα
πεξηιακβάλνληαη ιεπηνκεξεηαθέο ξπζκίζεηο γηα ηνπο φξνπο θαη ηηο
πξνυπνζέζεηο εθαξκνγήο ηνπο.

3.6.2 Πποεδπικά Διαηάγμαηα

Γηαθνξεηηθή πεξίπησζε απνηειεί ε έθδνζε πξνεδξηθψλ δηαηαγκάησλ

γηα ηα νπνία απαηηείηαη επεμεξγαζία απφ ην αξκφδην ηκήκα ηνπ ΢πκβνπιίνπ
ηεο Δπηθξαηείαο, ε νπνία έρεη ηζρχ γλσκνδφηεζεο θαη απνηειεί κνξθή
πξνιεπηηθνχ ειέγρνπ, φζνλ αθνξά ζηε λνκηκφηεηα θαη ζηε λνκνηερληθή
αξηηφηεηα.
3.7 Πποζωπικά έγγπαθα

΢ηελ θαηεγνξία απηή πεξηιακβάλνληαη σο εηζεξρφκελα έγγξαθα νη

αηηήζεηο / αλαθνξέο πνπ απεπζχλνληαη ζηηο δεκφζηεο ππεξεζίεο θαη
απνηεινχλ κέζν δηαηχπσζεο αηηεκάησλ, θξηηηθήο, παξαπφλσλ ή
γλσζηνπνίεζεο γεγνλφησλ θαη ζηνηρείσλ.
΢χκθσλα κε ην άξζξν 10, ηνπ ΢πληάγκαηνο ηεο Διιάδαο, νη πνιίηεο,
έλαο ή πνιινί καδί, έρνπλ ην δηθαίσκα λα αλαθέξνληαη εγγξάθσο ζηηο αξρέο,
νη νπνίεο είλαη ππνρξεσκέλεο λα ελεξγνχλ ζχληνκα, θαηά ηηο θείκελεο
δηαηάμεηο, θαη λα απαληνχλ αηηηνινγεκέλα ζε εθείλνλ πνπ ππέβαιε ηελ
αλαθνξά, ζχκθσλα κε ην λφκν (βιέπε ζρεηηθέο δηαηάμεηο Ν.2690/99, φπσο
ηζρχεη ζήκεξα).
Κεθάλαιο 4: Κανόνερ ΢ύνηαξηρ Γημοζίων Δγγπάθων

Η ζχληαμε, δνκή θαη εκθάληζε φισλ ησλ εηδψλ ησλ δεκνζίσλ

εγγξάθσλ δηέπνληαη απφ ηνπο ίδηνπο βαζηθνχο θαλφλεο θαη θνηλέο
πξνδηαγξαθέο. Η ηππνπνίεζε ησλ εγγξάθσλ, δειαδή ε κε θνηλή απνδνρή
πηνζέηεζε νξηζκέλεο δνκήο θαη αξρηηεθηνληθήο ηνπο, αλαπηχζζεη έλα θνηλφ
θψδηθα επηθνηλσλίαο κεηαμχ ησλ Τπεξεζηψλ.
Η ζχληαμε εθηειεζηψλ πξάμεσλ παξνπζηάδεη νξηζκέλεο ηδηαηηεξφηεηεο
φζνλ αθνξά ηελ ελ γέλεη δνκή ηνπο, θπξίσο ιφγσ ησλ άκεζσλ έλλνκσλ
ζπλεπεηψλ θαη ησλ δπλαηνηήησλ πξνζβνιήο ηνπο κέζσ δηνηθεηηθήο
πξνζθπγήο ή αίηεζεο αθχξσζεο. Ωο εθ ηνχηνπ, γηα ιφγνπο θαιχηεξεο
θαηαλφεζεο, αθνχ παξνπζηάζνπκε ηα ραξαθηεξηζηηθά ζχληαμεο θαη
δηαθίλεζεο ησλ εγγξάθσλ επξείαο ρξήζεο, ζα πξνβνχκε ζηελ παξνπζίαζε
ηνπ ηξφπνπ ζχληαμεο ησλ απνθάζεσλ.

4.1 Έγγπαθα εςπείαρ σπήζηρ

α. Βαζικά ζηοισεία
Σα βαζηθά ζηνηρεία ησλ εγγξάθσλ απηψλ πνπ ηίζεληαη εθηφο ηνπ
θπξίσο θεηκέλνπ είλαη:
 Σαπηφηεηα ππεξεζίαο πνπ εθδίδεη ην έγγξαθν.
 Σαρπδξνκηθή Γηεχζπλζε ηεο ππεξεζίαο.
 ΢ηνηρεία ζπληάθηε /επηθνηλσλίαο.
 Δθφζνλ απαηηείηαη, ην αξκφδην φξγαλν γηα ηελ έθδνζε ηεο πξάμεο ή
ηνπ εγγξάθνπ, πξέπεη ζην ζρέδην ηνπ εγγξάθνπ λα αλαθέξεη ηε θξάζε:
«ΑΝΑΡΣΗΣΔΟ ΢ΣΟ ΓΙΑΓΙΚΣΤΟ». Η θξάζε απηή αλαγξάθεηαη ζην
άλσ δεμί ηκήκα ηνπ εγγξάθνπ. ΢ηε ζπλέρεηα, αλαγξάθεηαη ν νηθείνο
Αξηζκφο Γηαδηθηπαθήο Αλάξηεζεο (ΑΓΑ), ηφζν ζην ζρέδην ηνπ
εγγξάθνπ φζν θαη ζηα αθξηβή αληίγξαθα. ΢εκεηψλεηαη φηη κφλν κε ην
ζηνηρείν απηφ, ε πξάμε κπνξεί λα εθηειεζηεί, εάλ βέβαηα πξφθεηηαη γηα
πξάμε ε νπνία δελ δεκνζηεχεηαη ζηελ Δθεκεξίδα ηεο Κπβέξλεζεο. Ο
ΑΓΑ αλαγξάθεηαη ζην άλσ δεμί ηκήκα ηνπ εγγξάθνπ.
  Βαζκφο αζθαιείαο (απφξξεην, εκπηζηεπηηθφ, αδηαβάζκεην4) ζε
πεξίπησζε πνπ ην έγγξαθν εθ ηεο θχζεσο θαη ηνπ πεξηερνκέλνπ ηνπ
πξέπεη λα πεξηιακβάλεη ραξαθηεξηζκφ ηνπ είδνπο απηνχ. Μάιηζηα, αλ
ην έγγξαθν έρεη πεξηζζφηεξεο ηεο κίαο ζειίδεο, ν βαζκφο αζθαιείαο
αλαγξάθεηαη ζε φιεο ηηο ζειίδεο ηνπ.
 Βαζκφο πξνηεξαηφηεηαο, φηαλ απηφ απαηηείηαη (εμαηξεηηθά επείγνλ,
επείγνλ).
 Έλδεημε γηα ηνλ ηδηαίηεξν ηξφπν δηαθίλεζεο ηνπ εγγξάθνπ, φηαλ απηφ
απαηηείηαη (π.ρ. κε απφδεημε, πξνζσπηθφ, κε θιεηήξα).
 Υξφλνο δηαηήξεζεο ηνπ εγγξάθνπ. ΢εκεηψλεηαη φηη ν ρξφλνο
δηαηήξεζεο αλαγξάθεηαη κφλν ζην ζρέδην ηνπ εγγξάθνπ θαη δελ
κεηαθέξεηαη ζηα αληίγξαθα.
 Σφπνο θαη ρξφλνο έθδνζεο. Ο ηφπνο έθδνζεο ηνπ εγγξάθνπ είλαη
απαξαίηεην ζηνηρείν, γηαηί απνδεηθλχεη ηελ θαηά ηφπν αξκνδηφηεηα ηεο
Τπεξεζίαο πνπ ην εμέδσζε. Η αξκνδηφηεηα απηή είλαη απφ ηηο βαζηθέο
πξνυπνζέζεηο λνκηκφηεηαο ησλ δηνηθεηηθψλ πξάμεσλ. Η ρξνλνινγία
εθδφζεσο ηνπ εγγξάθνπ είλαη θαη απηή απαξαίηεην ζηνηρείν δηφηη
απνδεηθλχεη φηη εθδφζεθε εληφο ηεο λφκηκεο πξνζεζκίαο, ζε
πεξίπησζε πνπ απηή νξίδεηαη. Άιισζηε, απφ ηελ εκέξα ηεο εθδφζεσο
αξρίδνπλ νη έλλνκεο ζπλέπεηεο ελφο εγγξάθνπ.
 Αξηζκφο πξσηνθφιινπ (απνηειεί ηελ αξηζκεηηθή ηαπηφηεηα ηνπ
εγγξάθνπ, ην εμαηνκηθεχεη). ΢εκεηψλεηαη φηη ην έγγξαθν θέξεη ην
αξηζκφ πξσηνθφιινπ ηνπ εηζεξρνκέλνπ εγγξάθνπ (δειαδή απηνχ πνπ
απνηέιεζε ηελ αηηία έθδνζήο ηνπ) εθηφο απφ ηηο πεξηπηψζεηο πνπ
απνηειεί νίθνζελ ελέξγεηα.
 Απνδέθηεο πξνο ελέξγεηα.
 Απνδέθηεο πξνο θνηλνπνίεζε
 Δζσηεξηθή δηαλνκή
 ΢πλνπηηθή πεξηγξαθή ηνπ ζέκαηνο ηνπ εγγξάθνπ.
 Μεηά ηελ πεξηγξαθή ηνπ ζέκαηνο, αλαγξάθνληαη ηα ηπρφλ ζρεηηθά,
δειαδή ηα έγγξαθα πνπ πξνθάιεζαλ ηε ζχληαμε ηνπ ζπγθεθξηκέλνπ
εγγξάθνπ, εθηφο αλ απηφ απνηειεί νίθνζελ ελέξγεηα.

4 Στα αδιαβάθμητα έγγραφα, η ένδειξη αυτή μπορεί να παραλείπεται

β. Κςπίωρ κείμενο
Η γιψζζα θαη ην χθνο ηνπ θεηκέλνπ ζηα ελ ιφγσ έγγξαθα ζα πξέπεη
λα είλαη ζπκβαηά κε ηηο αλάγθεο θαη ηελ ηθαλφηεηα θαηαλφεζεο ηνπ απνδέθηε
ηνπο. Δηδηθφηεξα, ηα θείκελα πνπ απεπζχλνληαη ζε ππεξεζίεο κπνξνχλ λα
πεξηιακβάλνπλ δηνηθεηηθή νξνινγία θνηλήο απνδνρήο, λνκηθνχο ή ηερληθνχο
φξνπο, ή εθθξάζεηο πνπ έρνπλ θαζηεξσζεί ζηελ θαζεκεξηλή δηνηθεηηθή
πξαγκαηηθφηεηα, αξθεί φκσο ηα αλσηέξσ λα κελ ραξαθηεξίδνληαη απφ
αζάθεηα θαη λα κελ νδεγνχλ ζε παξεξκελείεο.
Αληίζηνηρα, ηα θείκελα πνπ απεπζχλνληαη ζε πνιίηεο ζα πξέπεη λα είλαη
φζν ην δπλαηφλ πην ιηηά θαη θαηαλνεηά, ρσξίο φκσο ζε θακηά πεξίπησζε λα
γίλνληαη απιντθά ή θελά πεξηερνκέλνπ.
΢ε θάζε πεξίπησζε, ζα πξέπεη λα απνθεχγνληαη ηα ινγνηερληθά
ζρήκαηα θαη νη μελφγισζζνη φξνη, εθηφο αλ απηνί είλαη επξέσο θαζηεξσκέλνη
π.ρ. FAX - ηειενκνηνηππία (πξνηείλεηαη ε ηαπηφρξνλε ρξήζε ηνπ
μελφγισζζνπ θαη ηνπ ειιεληθνχ φξνπ). ΢ηελ πεξίπησζε αθξσλπκίσλ (π.ρ.
ΤΠΔ΢ΓΓΑ, ΤΠΔΠΘ, ΓΛΚ), ή ζπληνκνγξαθηψλ (π.ρ. Γ/λζε), ζα πξέπεη λα
εμεγνχληαη κέζα ζην θείκελν.
Σέινο, ζα πξέπεη λα απνθεχγεηαη ε ρξήζε καθξνζθειψλ πεξηφδσλ,
θάηη ην νπνίν απνηειεί ζπλήζε παζνγέλεηα ησλ δηνηθεηηθψλ εγγξάθσλ θαη
ζπρλά δελ επηηξέπεη ζηνλ αλαγλψζηε λα επηθεληξψζεη ηελ πξνζνρή ηνπ ζην
θπξίσο λφεκα ηνπ θεηκέλνπ. Κάπνηεο θνξέο βέβαηα απηφ παξνπζηάδεηαη
πεξίπνπ αλαπφθεπθην π.ρ. ζε πεξηπηψζεηο ζχληαμεο δηαβηβαζηηθψλ
εγγξάθσλ.
Ωο πξνο ηε δνκή ηνπο, ην θπξίσο θείκελν ησλ δηνηθεηηθψλ εγγξάθσλ,
εθηφο απηψλ κε ηα νπνία δηαβηβάδεηαη θάπνην ζέκα ζηνλ αξκφδην θνξέα ή
απηψλ πνπ παξέρνπλ απιή πιεξνθφξεζε θαη δηαθξίλνληαη γηα ηε ζπληνκία
ηνπο, δηαηξείηαη ζηα εμήο ηέζζεξα (4) ηκήκαηα:
 Εηζαγσγή. Πεξηιακβάλεη ζχληνκε πεξηγξαθή ηεο πθηζηάκελεο
θαηάζηαζεο θαη εληνπηζκφ ηνπ πξνο επίιπζε πξνβιήκαηνο.
 Κπξίσο ζέκα. Σν θπξίσο ζέκα πεξηιακβάλεη ηα πξαγκαηηθά γεγνλφηα,
ην εθαξκνζηέν ζεζκηθφ πιαίζην θαη επηρεηξεκαηνινγία ζρεηηθά κε ηελ
ππαγσγή ηνπο ζ’ απηφ.
 ΢πκπέξαζκα: ζα πξέπεη λα απνηειεί ινγηθή ζπλέπεηα/απφξξνηα ησλ
πξναλαθεξζέλησλ επηρεηξεκάησλ θαη ζηνηρείσλ.
  Πξνηάζεηο. Με βάζε ην ζπκπέξαζκα πξνηείλνληαη ζπγθεθξηκέλεο
ιχζεηο ή δίδνληαη εληνιέο ή νδεγίεο, αλάινγα κε ην ζθνπφ πνπ
επηδηψθεη ην έγγξαθν θαη ην ραξαθηήξα απηνχ.
Αλαγθαίνο ηέινο είλαη ν ρσξηζκφο ηνπ θεηκέλνπ ζε παξαγξάθνπο κε
λνεκαηηθή αιιεινπρία θαη αξαβηθή αξίζκεζε (1, 2, 3). Δάλ ζην πεξηερφκελν
ηνπ θεηκέλνπ πεξηιακβάλνληαη ππνπεξηπηψζεηο, απηέο κπνξνχλ λα
απαξηζκεζνχλ κε ηα ζηνηρεία ηνπ ειιεληθνχ αιθαβήηνπ.
Μεηά ην θπξίσο θείκελν ηίζεηαη ε ηδηφηεηα θαη ε ππνγξαθή ηνπ νξγάλνπ
πνπ ζχκθσλα κε ηηο νηθείεο δηαηάμεηο είλαη αξκφδην γηα ηελ έθδνζή ηνπ, είηε
ηνπ έρεη κεηαβηβαζηεί ε ζρεηηθή αξκνδηφηεηα, είηε ηνπ έρεη δνζεί
εμνπζηνδφηεζε ππνγξαθήο.
Ο Τπνπξγφο Με εληνιή Τπνπξγνχ
(ππνγξαθή) ή Η Πξντζηακέλε ηεο Γεληθήο Γ/λζεο
(νλνκαηεπψλπκν) (ππνγξαθή)
(νλνκαηεπψλπκν)
΢ε πεξίπησζε αλαπιήξσζεο ηνπ αξκφδηνπ πξντζηακέλνπ, ζα πξέπεη
λα αλαθέξεηαη ν ηίηινο ηνπ αλαπιεξνχκελνπ θαη απφ θάησ ε έλδεημε «θαη αλη’
απηνύ» κε ηε ζχληκεζε «θ.α.α.» θαη ζηε ζπλέρεηα ε ππνγξαθή θαη ην φλνκα
ηνπ αλαπιεξσηή π.ρ.:
θ.α.α.
Η Πξντζηακέλε ηεο Γεληθήο Γηεχζπλζεο
(ππνγξαθή)
(νλνκαηεπώλπκν αλαπιεξσηή)

Σν ζσέδιο ηνπ εγγξάθνπ πνπ θέξεη ηηο πξνζππνγξαθέο ηνπ ζπληάθηε

(εθδφηε), ησλ πξντζηακέλσλ ηνπ θαη ηελ ππνγξαθή ηνπ ηειηθψο
ππνγξάθνληνο παξακέλεη ζην αξρείν. ΢ηνπο απνδέθηεο απνζηέιινληαη
επηθπξσκέλα αθξηβή θσηναληίγξαθα ηνπ εγγξάθνπ. Δπίζεο, ζα πξέπεη λα
κλεκνλεχνληαη ηα έγγξαθα πνπ ζπλαπνζηέιινληαη ηα νπνία ραξαθηεξίδνληαη
σο ζπλεκκέλα, ελψ αλαπφζπαζην ηκήκα ηνπ εγγξάθνπ κπνξνχλ λα
απνηεινχλ παξαξηήκαηα5.

5 Τα παραρτήματα είναι βοηθητικά κείμενα που αναφέρονται άμεσα στο έγγραφο, πλην
όμως λόγω του περιεχομένου του εγγράφου, της φύσεως ή της μορφής του ή για τεχνικούς
λόγους δεν κρίνεται σκόπιμο να περιληφθούν στο κύριο σώμα του εγγράφου. Ως
 Κάησ απφ ηα ζπλεκκέλα, αλ ππάξρνπλ, γξάθεηαη ε «εζσηεξηθή
δηαλνκή», ε νπνία πεξηιακβάλεη ηνπο απνδέθηεο εληφο ηεο ηδίαο ππεξεζίαο
(ελεκέξσζε αλσηέξσλ θιηκαθίσλ ηεο ηεξαξρίαο ή άιισλ νξγαληθψλ
κνλάδσλ).
΢εκεηψλεηαη φηη γηα ηα έγγξαθα κε ηα νπνία πξαγκαηνπνηείηαη
ελδνυπεξεζηαθή επηθνηλσλία (ελεκεξσηηθά / ππεξεζηαθά ζεκεηψκαηα), γηα
ιφγνπο ηαρχηεηαο θαη επειημίαο δελ απαηηείηαη χπαξμε αξηζκνχ πξσηνθφιινπ.
Γηα ηελ πηζηνπνίεζε ηεο ιήςεο ηνπ ελ ιφγσ εγγξάθνπ απαηηείηαη ε ππνγξαθή
ηνπ απνδέθηε επί ηνπ πξσηνηχπνπ πνπ θπιάζζεηαη ζην αξρείν, ελψ έγγξαθν
κε πξσηφηππε ππνγξαθή δίλεηαη θαη ζηνλ απνδέθηε.

4.2 Αποθάζειρ

Δθηφο ηνπ θπξίσο θεηκέλνπ, ηα ζηνηρεία πνπ πξέπεη λα

πεξηιακβάλνληαη ζε κηα απφθαζε είλαη:
 Σαπηφηεηα ηεο ππεξεζίαο πνπ εμέδσζε ηελ απφθαζε απφ ην αλψηεξν
πξνο ην θαηψηεξν νξγαλσηηθφ επίπεδν (κέρξη ην επίπεδν ηκήκαηνο ή
γξαθείνπ) θαη ηαρπδξνκηθή δηεχζπλζε.
 ΢ηνηρεία ηνπ ζπληάθηε (φλνκα – ηειέθσλν επηθνηλσλίαο- fax- e mail)
γηα ηελ παξνρή πιεξνθνξηψλ.
 Υξφλνο θαη ηφπνο έθδνζεο (εκεξνκελία ππνγξαθήο απφ ηνλ ηειηθψο
ππνγξάθνληα).
 Αξηζκφο πξσηνθφιινπ.
 ΢πλνπηηθή πεξηγξαθή ηνπ ζέκαηνο.
 Πίλαθαο απνδεθηψλ (εθφζνλ είλαη πνιινί).
 Πίλαθαο εζσηεξηθήο δηαλνκήο (θαηά θαλφλα ζηηο βαζκίδεο ηεο
ηεξαξρίαο πνπ είλαη αλψηεξεο ηνπ εθδηδφκελνπ νξγάλνπ).
Όζνλ αθνξά ζην θπξίσο θείκελν, ε γιψζζα ηεο απφθαζεο πξέπεη λα
είλαη ιηηή θαη θαηαλνεηή, αιιά πξέπεη λα δηαθξίλεηαη απφ ην χθνο πνπ
πξνζηδηάδεη ζε έλα έγγξαθν κέζσ ηνπ νπνίνπ επέξρνληαη ζπγθεθξηκέλεο
έλλνκεο ζπλέπεηεο ζηνπο απνδέθηεο.
Η απφθαζε ρσξίδεηαη ζε δχν ηκήκαηα, ην Πποοίμιο θαη ην Γιαηακηικό.

παραρτήματα μπορεί να χαρακτηριστούν πίνακες, διαγράμματα, οργανογράμματα,

υποδείγματα, λεπτομερείς οδηγίες, κλπ.
α. Πποοίμιο

Σν πξννίκην κηαο απφθαζεο αξρίδεη κεηά ηε θξάζε «Έσονηαρ

ςπότη» θαη πεξηιακβάλεη θαηά ζεηξά ηνπο θαλφλεο δηθαίνπ ζηνπο νπνίνπο
ζηεξίδεηαη ε έθδνζε ηεο ζπγθεθξηκέλεο απφθαζεο, είηε απηή απνηειεί δέζκηα
αξκνδηφηεηα (ππνρξέσζε ηεο Γηνίθεζεο γηα ηελ έθδνζή ηεο φηαλ ζπληξέρνπλ
νη λνκηθέο θαη πξαγκαηηθέο πξνυπνζέζεηο), είηε δηαθξηηηθή επρέξεηα. ΢ηε
δεχηεξε πεξίπησζε, ε Γηνίθεζε κπνξεί α) λα εθδψζεη ηελ απφθαζε, ή φρη β)
λα επηιέμεη κεηαμχ πεξηζζνηέξσλ λφκηκσλ ιχζεσλ, γ) λα επηιέμεη ην ρξνληθφ
ζεκείν έθδνζήο ηεο. Ιδηαίηεξε ζεκαζία ζα πξέπεη λα απνδίδεηαη ζηε ζπλεηή
ρξήζε ηεο δηαθξηηηθήο επρέξεηαο θαη ηε κε ππέξβαζε ησλ άθξσλ νξίσλ ηεο.
΢ε πεξίπησζε κεηαβίβαζεο ηεο αξκνδηφηεηαο ή παξνρήο
εμνπζηνδφηεζεο ππνγξαθήο, ζα πξέπεη λα κλεκνλεχνληαη νη ζρεηηθέο
δηαηάμεηο.
Βαζηθή ελλνηνινγηθή δηάθξηζε κεηαμχ μεηαβίβαζηρ απμοδιόηηηαρ θαη
εξοςζιοδόηηζηρ ςπογπαθήρ είλαη ην γεγνλφο φηη ζηελ πξψηε πεξίπησζε ε
αξκνδηφηεηα αλήθεη ζην φξγαλν ζην νπνίν κεηαβηβάζηεθε θαη δελ κπνξεί λα
αζθεζεί απφ άιιν έζησ θαη αλψηεξφ ηνπ ηεξαξρηθά (εθηφο αλ ξεηά
πξνβιέπεηαη ζηελ πεξίπησζε ηεο παξάιιειεο άζθεζεο αξκνδηφηεηαο), ελψ
ζηε δεχηεξε πεξίπησζε ε αξκνδηφηεηα εμαθνινπζεί λα αλήθεη ζην φξγαλν
πνπ παξέρεη ηελ εμνπζηνδφηεζε θαη παξάιιεια ππάξρεη δπλαηφηεηα
ππνγξαθήο απφ απηφ.
΢ην ηέινο ηνπ πξννηκίνπ αλαθέξεηαη ε αηηία έθδνζεο ηεο πξάμεο. Η
αηηηνινγία πξέπεη λα είλαη εηδηθή, επαξθήο θαη λα αληαπνθξίλεηαη πιήξσο ζηα
ζηνηρεία ηνπ θαθέινπ. Με ηελ παξαηηζέκελε αηηηνινγία ζα πξέπεη λα
δηθαηνινγείηαη πιήξσο ε ππαγσγή ηεο ζπγθεθξηκέλεο πεξίπησζεο ζηνπο
εθαξκνζηένπο θαλφλεο δηθαίνπ.
Η αηηηνινγία επηβάιιεηαη είηε απφ ηηο νηθείεο δηαηάμεηο είηε απφ ηε θχζε
ηεο πξάμεο. Όηαλ ε αηηηνινγία επηβάιιεηαη απφ ηηο νηθείεο δηαηάμεηο, ε έιιεηςή
ηεο απφ ην ζψκα ηεο δηνηθεηηθήο πξάμεο απνηειεί ιφγν αθχξσζήο ηεο
(παξάιεηςε νπζηψδνπο ηχπνπ).
Καηά θαλφλα, νη αηνκηθέο δηνηθεηηθέο πξάμεηο πνπ πξνθαινχλ
δπζκελείο ζπλέπεηεο ζηνπο δηνηθνχκελνπο ρξήδνπλ αηηηνινγίαο. Αληίζεηα, νη
θαλνληζηηθέο πξάμεηο θαηά θαλφλα δελ έρνπλ αλάγθε αηηηνινγίαο εθηφο εάλ
ξεηά πξνβιέπεηαη απφ ην λφκν.

β. Γιαηακηικό
Σν Γηαηαθηηθφ κέξνο κηαο απφθαζεο αξρίδεη κε ηε ιέμε
«Αποθαζίζοςμε». Πεξηγξάθνληαη νη έλλνκεο ζπλέπεηεο πνπ πξνθαιεί ε
απφθαζε, ζην πιαίζην ηεο ζρεηηθήο λνκνζεηηθήο εμνπζηνδφηεζεο. Σνλίδεηαη
φηη θαηά ηε δηαηχπσζε ηνπ δηαηαθηηθνχ απαηηείηαη ηδηαίηεξε επηκέιεηα, ψζηε λα
θαζίζηαληαη απνιχησο ζαθείο ζηνλ ελδηαθεξφκελν νη έλλνκεο ζπλέπεηεο πνπ
απηή πξνθαιεί. Με ηνλ ηξφπν απηφ θαζίζηαηαη εχθνιε ε άκεζε εθηέιεζε ηεο
πξάμεο, αιιά δχλαηαη ε δπλαηφηεηα ζηνλ ελδηαθεξφκελν λα πξνβεί ζηελ
πξνζβνιή ηεο ζε πεξίπησζε πνπ ζίγνληαη ηα ζπκθέξνληα ηνπ.
γ. Άλλα ζηοισεία ηος κύποςρ ηηρ απόθαζηρ
Δάλ ε απφθαζε ρξήδεη δεκνζίεπζεο ζηελ Δθεκεξίδα ηεο
Κπβεξλήζεσο, κεηά ην ηέινο ηνπ δηαηαθηηθνχ αλαθέξεηαη ε θξάζε «Η
παξνύζα απόθαζε λα δεκνζηεπζεί ζηελ Εθεκεξίδα ηεο Κπβεξλήζεσο»6.
Δάλ ε έθδνζε ηεο απφθαζεο πξνθαιεί επηβάξπλζε ηνπ
πξνυπνινγηζκνχ, ζα πξέπεη λα ζπλνδεχεηαη απφ έθζεζε δαπάλεο (απνηειεί
θείκελν δηαθξηηφ απφ ην ζψκα ηεο απφθαζεο) κε ηελ νπνία ζα πξέπεη λα
αλαιχεηαη ε ζρεηηθή δαπάλε, θαζψο επίζεο λα αλαθέξεηαη ν ζρεηηθφο θσδηθφο
ηνπ πξνυπνινγηζκνχ (ΚΑΔ), ζηνλ νπνίν έρεη εγγξαθεί ε ζρεηηθή πίζησζε. Η
ζπλνιηθή δαπάλε θαη ν ΚΑΔ αλαθέξνληαη θαη ζην πξννίκην ηεο απφθαζεο.
Δπηπιένλ, ζην πιαίζην ηεο άζθεζεο πξνιεπηηθνχ ειέγρνπ ζα πξέπεη λα
βεβαηψλεηαη ε χπαξμε ηεο ζρεηηθήο πίζησζεο απφ ην αξκφδην φξγαλν. Δάλ ε
απφθαζε δελ πξνθαιεί δαπάλε, απηφ ζα πξέπεη λα αλαθέξεηαη ξεηά ζην
πξννίκην ηεο απφθαζεο.
Η ζχληαμε αηηηνινγηθήο έθζεζεο δελ απνηειεί ζηνηρείν ηνπ θχξνπο ηεο
έθδνζεο ησλ θαλνληζηηθψλ πξάμεσλ. Όηαλ πάλησο απηφ ζπκβαίλεη, ε κνξθή
ηεο είλαη αλάινγε κε απηή πνπ έρνπλ νη αηηηνινγηθέο εθζέζεηο γηα ηηο
λνκνζεηηθέο δηαηάμεηο. ΢ηελ ελ ιφγσ έθζεζε πεξηιακβάλνληαη:
 Ο γεληθφο ζθνπφο ησλ ξπζκίζεσλ θαη νη εηδηθφηεξνη ζηφρνη ησλ
επηκέξνπο ξπζκίζεσλ.

6 Η δημοσίευση είναι υποχρεωτική για τις κανονιστικές αποφάσεις, ενώ οι ατομικές

δημοσιεύονται μόνο όταν αυτό προβλέπεται ρητά (απόφαση διορισμού, μετάταξη κ.λ.π.).
  Οη ιφγνη πνπ θαζηζηνχλ αλαγθαία ηε ζέζπηζή ηνπο.
 Δπηρεηξεκαηνινγία ζρεηηθά κε ηα επλντθά απνηειέζκαηά ηνπο.
΢ηνηρείν ηνπ θχξνπο ηεο απφθαζεο είλαη ε ππνγξαθή ηνπ αξκνδίνπ
νξγάλνπ ή απηνύ ζην νπνίν ε αξκνδηόηεηα έρεη κεηαβηβαζζεί ή έρεη δνζεί
εμνπζηνδόηεζε ππνγξαθήο. ΢ηελ πεξίπησζε απηή πξέπεη λα αλαθέξεηαη ε
ηδηφηεηα ηνπ εμνπζηνδνηεκέλνπ νξγάλνπ, π.ρ.:

Με εληνιή Τπνπξγνύ
Ο Πξντζηάκελνο ηεο Γεληθήο Δηεύζπλζεο
(ππνγξαθή)
(νλνκαηεπώλπκν)

΢ε πεξίπησζε ζπλαξκνδηφηεηαο πεξηζζνηέξσλ νξγάλσλ ζα πξέπεη ην

ππνγεγξακκέλν απφ ηνλ επηζπεχδνληα ζρέδην, λα δηαβηβαζηεί ζηηο
ζπλαξκφδηεο ππεξεζίεο γηα ηελ ζπλππνγξαθή ηνπ. ΢ηε ζπλέρεηα ζα πξέπεη λα
επηζηξαθεί ζηελ επηζπεχδνπζα ππεξεζία, πξνθεηκέλνπ λα γίλνπλ νη
απαξαίηεηεο ελέξγεηεο γηα ηελ έθδνζή ηεο (πξσηνθφιιεζε - δηαβίβαζε ζηνπο
απνδέθηεο ή δεκνζίεπζε φηαλ απηή απαηηείηαη).
Κεθάλαιο 5: Γιακίνηζη Γημοζίων Δγγπάθων

Η. Βαζικέρ έννοιερ
Παξαδνζηαθά, θαηά ηε δηαδηθαζία δηαθίλεζε δεκνζίσλ εγγξάθσλ
ζπλαληψληαη νη αθφινπζνη φξνη:
 Εκδίδοςζα ςπηπεζία: Η ππεξεζία πνπ πξνέβε ζηε ζχληαμε θαη
απνζηνιή ελφο εγγξάθνπ.

 Ειζεπσόμενο έγγπαθο: Σν έγγξαθν πνπ απεπζχλεηαη ή θνηλνπνηείηαη

ζηελ ππεξεζία θαη έρεη εθδνζεί απφ άιιε ππεξεζία, θαζψο θαη ε
αίηεζε ή αλαθνξά ελφο θπζηθνχ ή λνκηθνχ πξνζψπνπ.

 Οίκοθεν ενέπγεια: Κάζε έγγξαθν πνπ εμέξρεηαη κε πξσηνβνπιία ηεο

ππεξεζίαο, ρσξίο λα ππάξρεη ζρεηηθφ εηζεξρφκελν έγγξαθν άιιεο
ππεξεζίαο ή αίηεζε θπζηθνχ πξνζψπνπ.

 Εξεπσόμενο έγγπαθο: Σν έγγξαθν πνπ απνζηέιιεηαη ζε άιιε

ππεξεζία ή θπζηθφ πξφζσπν είηε σο ελέξγεηα επί εηζεξρφκελνπ
εγγξάθνπ είηε σο νίθνζελ ελέξγεηα.

 Υαπακηηπιζμόρ εγγπάθος: Η ρξέσζε πνπ θάλεη ην εληεηαικέλν

φξγαλν ηεο ππεξεζίαο γηα έλα εηζεξρφκελν έγγξαθν. Η ρξέσζε απηή
γίλεηαη ζηελ αξκφδηα νξγαληθή κνλάδα γηα λα θάλεη ζρεηηθή ελέξγεηα.

 Ππυηοκόλληζη εγγπάθος: Η πεξηιεπηηθή θαηαρψξεζε ηνπ

πεξηερνκέλνπ ηνπ εγγξάθνπ ή ηεο αίηεζεο θαηά ηνλ αχμνληα αξηζκφ
ζην εηδηθφ βηβιίν δηαθίλεζεο ηεο αδηαβάζκεηεο αιιεινγξαθίαο θαη ε
αλαγξαθή ηνπ αξηζκνχ απηνχ θαζψο θαη ηεο εκεξνκελίαο ιήςεο
επάλσ ζην έγγξαθν.

 Απιθμόρ Ππυηοκόλλος Εγγπάθος: Ο αχμσλ αξηζκφο ηνπ εηδηθνχ

βηβιίνπ δηαθίλεζεο αδηαβάζκεηεο αιιεινγξαθίαο θάζε εηζεξρφκελνπ ή
«νίθνζελ» εμεξρφκελνπ εγγξάθνπ. Σν εμεξρφκελν έγγξαθν πνπ
 απνηειεί ελέξγεηα / απάληεζε ζρεηηθνχ εηζεξρνκέλνπ παίξλεη ηνλ ίδην
αξηζκφ πξσηνθφιινπ ηνπ εηζεξρνκέλνπ απηνχ.

 ΢σέδιο εγγπάθος: Σν έγγξαθν πνπ θέξεη ηηο πξνζππνγξαθέο ηνπ

ζπληάθηε θαη ησλ πξντζηακέλσλ ηνπ θαζψο θαη ηελ ππνγξαθή ηνπ
εθδφηε.

 Αποδέκηηρ εγγπάθος: Η ππεξεζία ή ην θπζηθφ πξφζσπν ζην νπνίν

απεπζχλεηαη ην έγγξαθν, γηα ηηο ζρεηηθέο ελέξγεηεο.

 Κοινοποίηζη εγγπάθος: Η απνζηνιή ηνπ εγγξάθνπ ζε ππεξεζίεο ή

πξφζσπα κε ζθνπφ, θπξίσο, ηελ ελεκέξσζή ηνπο.

 ΢ςνημμένα εγγπάθος: Σα ζπκπιεξσκαηηθά απνδεηθηηθά ζηνηρεία πνπ

επηζπλάπηνληαη ζην εμεξρφκελν έγγξαθν.

 Πποζςπογπαθή εγγπάθος: Η ηδηφρεηξε κνλνγξαθή ηνπ εγγξάθνπ

απφ ηνπο αξκνδίνπο ππεξεζηαθνχο παξάγνληεο, πνπ δειψλνπλ φηη
ζπκθσλνχλ κε ην πεξηερφκελν ηνπ εγγξάθνπ.

 Σελική ςπογπαθή εγγπάθος: Η ηδηφρεηξε ππνγξαθή ηνπ ζρεδίνπ ηνπ

εγγξάθνπ απφ ην αξκφδην ππεξεζηαθφ φξγαλν.

 Ανηίγπαθο εγγπάθος: Σν επηθπξσκέλν αληίγξαθν ηνπ ζρεδίνπ πνπ

απνζηέιιεηαη ζηνλ παξαιήπηε ή ε επηθπξσκέλε θσηνηππία ηνπ.

ΗΗ. Γιαδικαζία διακίνηζηρ εγγπάθων

Η δηαθίλεζε ησλ εγγξάθσλ γίλεηαη κέζσ ηεο αξκφδηαο ππεξεζηαθήο
κνλάδαο (Σκήκα Γξακκαηείαο ή Πξσηνθφιινπ) θαη δηαθξίλεηαη ζηε δηαδηθαζία
δηαθίλεζεο εηζεξρνκέλσλ θαη ζηε δηαδηθαζία δηαθίλεζεο εμεξρφκελσλ
εγγξάθσλ. Σα ζηάδηα ηεο δηαδηθαζίαο απηήο έρνπλ σο εμήο:

Δηαθίλεζε εηζεξρνκέλσλ εγγξάθσλ:

  Παξαιαβή απφ ηε κνλάδα ηεο Γξακκαηείαο ηνπ ζάθνπ ή θαθέινπ
αιιεινγξαθίαο ή ηεο αίηεζεο ηνπ πνιίηε.
 Άλνηγκα ηνπ ζάθνπ ή θαθέινπ.
 Απνζθξάγηζε.
 Πξσηνθφιιεζε, δειαδή θαηαρψξεζε ζηνηρείσλ ηνπ εηζεξρφκελνπ
εγγξάθνπ ζην Βηβιίν Πξσηνθφιινπ ηεο ππεξεζίαο ππνδνρήο κε
ζπγθεθξηκέλν αξηζκφ. Σα ζηνηρεία πνπ πξνζδηνξίδνπλ ην έγγξαθν είλαη
ν αξηζκφο πξσηνθφιινπ ηνπ εγγξάθνπ, ε ρξνλνινγία θαη ην φλνκα ηνπ
απνζηνιέα, ε πεξίιεςε ηνπ πεξηερνκέλνπ ηνπ εηζεξρνκέλνπ εγγξάθνπ
θαη ε εκεξνκελία θαηά ηελ νπνία απηφ πεξηήιζε ζηελ ππεξεζία
ππνδνρήο.
 Υξέσζε, θαηά θαλφλα απφ ηνλ Πξντζηάκελν ηεο Γξακκαηείαο, ζηελ
αξκφδηα νξγαληθή κνλάδα (ζπλήζσο αλαγξάθεηαη επί ηνπ εγγξάθνπ ν
ζπληεηκεκέλνο ηίηινο ηεο νξγαληθήο κνλάδαο).
 Αλαγξαθή ζην ζψκα ηνπ εγγξάθνπ ηνπ αξηζκνχ κε ηνλ νπνίν απηφ έρεη
θαηαρσξεζεί ζην βηβιίν Πξσηνθφιινπ θαζψο θαη ηεο εκεξνκελίαο
εηζφδνπ ηνπ.
 Γηαινγή ησλ εγγξάθσλ θαη θαηαρψξεζε ζηα νηθεία βηβιία παξαδφζεσο
εγγξάθσλ, θαηά Γηεχζπλζε ή απηνηειέο Σκήκα.
 Καηαρψξεζε θαη ελεκέξσζε απφ ηε Γξακκαηεία επξεηεξίσλ, φπνπ
απηά ηεξνχληαη.
 Παξαιαβή ησλ εγγξάθσλ κε ππνγξαθή απφ ηελ αξκφδηα Γηεχζπλζε ή
απηνηειέο Σκήκα.
Θα πξέπεη λα ζεκεησζεί φηη ε πξσηνθφιιεζε θαη αλαγξαθή ησλ
εκεξνκεληώλ απνθηά ηδηαίηεξε ζεκαζία φζνλ αθνξά δηαδηθαζίεο πνπ πξέπεη
λα πεξαησζνχλ εληφο απνθιεηζηηθήο πξνζεζκίαο (π.ρ. απαληήζεηο ζε
αηηήκαηα πνιηηψλ, ππνβνιή ελζηάζεσλ θαηά πεηζαξρηθψλ απνθάζεσλ θιπ).
Δπηπιένλ απνηειεί εξγαιείν γηα ηελ παξαθνινχζεζε ηεο ξνήο ησλ εξγαζηψλ
θαη ηε ζεξαπεία ηπρφλ παζνγελεηψλ.

Δηαθίλεζε εμεξρνκέλσλ εγγξάθσλ:

 Παξαιαβή απφ ηε Γξακκαηεία ηνπ ππνγεγξακκέλνπ ζρεδίνπ εγγξάθνπ
θαη ησλ αληηγξάθσλ γηα δηεθπεξαίσζε.
 Έιεγρνο ηεο ηαπηφηεηαο ηνπ πεξηερνκέλνπ ησλ αληηγξάθσλ ζε ζρέζε
κε ην πεξηερφκελν ηνπ ζρεδίνπ.
 Τπνγξαθή θαη ζθξάγηζε ησλ αληηγξάθσλ γηα ην «αθξηβέο αληίγξαθν»
απφ ηνλ αξκφδην ππάιιειν ηεο Γξακκαηείαο.
 ΢θξάγηζε ηνπ ζρεδίνπ κε ηελ έλδεημε «ΕΞΗΛΘΕ» ή
«ΔΙΕΚΠΕΡΑΙΩΘΗΚΕ».
 Δλεκέξσζε ηνπ Βηβιίνπ Πξσηνθφιινπ κε θαηαρψξεζε ζηελ νηθεία
ζηήιε εμεξρφκελσλ.
 Δλεκέξσζε επξεηεξίνπ, φπνπ απηφ ηεξείηαη.
 Καηαρψξεζε ζην βηβιίν απνζηνιήο.
 Απνζηνιή ζηνπο απνδέθηεο.
Κεθάλαιο 6: Ζλεκηπονική Γιακςβέπνηζη

Πξάγκαηη, ν δηαξθψο απμαλφκελνο φγθνο ηεο πιεξνθνξίαο θαζηζηά

αλαγθαία ηε ρξήζε ηεο ζχγρξνλεο ηερλνινγίαο ζην Γεκφζην ηνκέα. Η
ειεθηξνληθή δηαζχλδεζε – δηθηχσζε ησλ δεκνζίσλ ππεξεζηψλ θαη ε
νξζνινγηθή δηαρείξηζε ηεο πιεξνθνξίαο δηεπθνιχλεη ηε δσή ησλ πνιηηψλ
αιιά θαη ησλ ππαιιήισλ, ζπληειεί ζηε ιήςε αληηθεηκεληθψλ θαη επαξθψο
αηηηνινγεκέλσλ απνθάζεσλ θαη βνεζά ζην ζπληνληζκφ ησλ δηαδηθαζηψλ.
Σν Γηαδίθηπν (Internet) απνηειεί πιένλ κηα εχθνια πξνζβάζηκε
πιαηθφξκα γλψζεο θαη θαλείο δελ κπνξεί λα αξλεζεί φηη ήδε επεξεάδεη ηελ
ίδηα ηε ιεηηνπξγία ηεο Γεκφζηαο Γηνίθεζεο, δηεπθνιχλνληαο ηελ παξνρή
αληηθεηκεληθήο πιεξνθφξεζεο αλεμαξηήησο γεσγξαθηθήο ζέζεο, κε κεησκέλν
θφζηνο θαη ρσξίο δηαθνπή.
Δληφο απηνχ ηνπ πιαηζίνπ, κε ηηο δηαηάμεηο ηνπ άξζξνπ 14 ηνπ
Ν.2672/1998 φπσο ζπκπιεξψζεθε κε ην άξζξν 10 ηνπ Ν.3230/04,
θαζηεξψζεθε ε επηθνηλσλία ηφζν κεηαμχ πνιηηψλ θαη ππεξεζηψλ φζν θαη ησλ
ππεξεζηψλ κεηαμχ ηνπο κέζσ ηειεκνηνηχπνπ (fax) θαη ειεθηξνληθνχ
ηαρπδξνκείνπ (e-mail).
Μέζσ ηνπ fax θαη ηνπ e-mail κπνξνχλ λα δηαθηλνχληαη αηηήζεηο,
πηζηνπνηεηηθά, βεβαηψζεηο, εξσηήκαηα, απαληήζεηο, απνθάζεηο,
γλσκνδνηήζεηο, εγθχθιηνη, κειέηεο, πξαθηηθά, ζηαηηζηηθά ζηνηρεία, εηζεγήζεηο,
ππεξεζηαθά ζεκεηψκαηα.
΢πγθεθξηκέλα, ηα έγγξαθα πνπ κπνξνχλ λα δηαθηλνχληαη κε
ειεθηξνληθφ ηαρπδξνκείν από ππεξεζία ζε ππεξεζία είλαη ηα εμήο:
Γλσκνδνηήζεηο, εξσηήκαηα, αηηήζεηο, απαληήζεηο, εγθχθιηνη, νδεγίεο,
εθζέζεηο, κειέηεο, πξαθηηθά, ζηαηηζηηθά ζηνηρεία, ππεξεζηαθά ζεκεηψκαηα,
έγγξαθεο νδεγίεο.
Όζνλ αθνξά ζηελ επηθνηλσλία κεηαμύ ππεξεζηώλ θαη πνιίηε, ην e-mail
κπνξεί λα ρξεζηκνπνηεζεί κφλν γηα ηελ απνζηνιή αηηήζεσλ, γηα παξνρή
πιεξνθνξηψλ θαη απαληήζεσλ ζηηο αηηήζεηο απηέο.
Γελ κπνξνχλ λα δηαθηλεζνχλ κε fax θαη e-mail:
 έγγξαθα ραξαθηεξηδφκελα σο απφξξεηα, ή απηά γηα ηα νπνία ε
θείκελε λνκνζεζία απαγνξεχεη ηε ρνξήγεζε αληηγξάθνπ
(Ν.1599/1986, άξζξν 16)
  έγγξαθα πνπ αλαθέξνληαη ζε επαίζζεηα δεδνκέλα πξνζσπηθνχ
ραξαθηήξα (βι. Ν.2472/1997, άξζξν 2, πεξ. β)
 δηθαηνινγεηηθά ζπκκεηνρήο ζε δηαδηθαζίεο πξφζιεςεο
πξνζσπηθνχ θαζψο επίζεο αηηήζεηο, πξνζθνξέο θαη δηθαηνινγεηηθά
ζπκκεηνρήο ζε δηαδηθαζίεο αλάζεζεο δεκνζίσλ έξγσλ, κειεηψλ,
πξνκεζεηψλ, παξνρήο ππεξεζηψλ, ή ζε άιινπο δηαγσληζκνχο, νη
νπνίνη δηελεξγνχληαη βάζεη πξνθήξπμεο (εθηφο αλ νξίδεηαη
δηαθνξεηηθά απφ ηηο νηθείεο δηαηάμεηο ή απφ ηελ πξνθήξπμε
ζπκκεηνρήο)
 απνδεηθηηθά είζπξαμεο
 έγγξαθα ηα νπνία πξέπεη, ζχκθσλα κε ηηο νηθείεο δηαηάμεηο, λα
θαηαηεζνχλ ζε πξσηφηππν ή αθξηβέο αληίγξαθν
 έγγξαθα πνπ απνηεινχλ δηθαηνινγεηηθά γηα ηελ εμφθιεζε ηίηισλ
πιεξσκήο.
΢ε θάζε πεξίπησζε, ε Γηνίθεζε ππνρξενχηαη λα ελεκεξψλεη ηνλ
ελδηαθεξφκελν φηαλ δελ είλαη λφκηκε ε δηαθίλεζε εγγξάθσλ κέζσ fax ή e-
mail.
Πξνθεηκέλνπ ην ζχζηεκα δηαθίλεζεο ησλ εγγξάθσλ κέζσ fax λα
ιεηηνπξγήζεη κε ηελ απαηηνχκελε αμηνπηζηία, ζα πξέπεη ην απνηύπσκα ηνπ
απνζηνιέα (απνδεηθηηθό απνζηνιήο) λα πεξηιακβάλεη ηνλ αξηζκφ fax ηνπ
ιήπηε, ηελ εκεξνκελία θαη ψξα απνζηνιήο θαη ηνλ αξηζκφ ησλ ζειίδσλ πνπ
απεζηάιεζαλ.
Όζνλ αθνξά ζην απνηχπσκα ηνπ ιήπηε (εγγξαθή ζην πεξηζώξην ηεο
ζειίδαο) απηφ ζα πξέπεη λα πεξηιακβάλεη ηνλ αξηζκφ fax ηνπ απνζηνιέα, ηελ
εκεξνκελία θαη ψξα απνζηνιήο θαζψο θαη ηνλ αξηζκφ ηεο ιακβαλφκελεο
ζειίδαο.
Σα κελχκαηα πνπ απνζηέιινληαη από δημόζιο θοπέα μέζω e-mail
ζα πξέπεη λα πεξηιακβάλνπλ:
 ηελ ειεθηξνληθή δηεχζπλζε απνζηνιέα θαη ιήπηε
 ηνλ πιήξε ηίηιν ηεο απνζηέιινπζαο ππεξεζίαο
 ηα ζηνηρεία πνπ πξνζδηνξίδνπλ ηελ ηαπηφηεηα ηνπ απνζηειινκέλνπ
κελχκαηνο
  ηα ζηνηρεία πνπ πξνζδηνξίδνπλ ηελ ηαπηφηεηα ηνπ ρεηξηζηή πνπ έρεη
νξηζζεί ππεχζπλνο γηα ηε δηαθίλεζε ηεο ειεθηξνληθήο
αιιεινγξαθίαο.

Σα κελχκαηα πνπ απνζηέιινληαη από ιδιώηη μέζω e-mail ζα πξέπεη

λα πεξηιακβάλνπλ:
 ην νλνκαηεπψλπκν, εθφζνλ πξφθεηηαη γηα θπζηθφ πξφζσπν, ή ηελ
επσλπκία, εθφζνλ πξφθεηηαη γηα λνκηθφ πξφζσπν,
 ηελ ηαρπδξνκηθή δηεχζπλζε θαηνηθίαο ή έδξαο γηα θπζηθφ ή λνκηθφ
πξφζσπν αληίζηνηρα,
 ηνλ αξηζκφ ηειεθψλνπ ή / θαη fax,
 ηελ ππνγξαθή απνζηνιέα (εθφζνλ πξφθεηηαη γηα θπζηθφ
πξφζσπν),
 ηα ζηνηρεία ηνπ ρεηξηζηή ηνπ e-mail (εθφζνλ πξφθεηηαη γηα λνκηθά
πξφζσπα).

Όζνλ αθνξά ζηα fax, απηά έρνπλ ηελ ηζρχ ηνπ δηαβηβαδφκελνπ
εγγξάθνπ, εθφζνλ πιεξνχληαη νη πξνυπνζέζεηο ηνπ άξζξνπ 14 ηνπ λ.
2672/1998.
Η γλεζηφηεηα ηεο ηαπηφηεηαο ηνπ απνζηνιέα θαζψο θαη ηνπ
πεξηερνκέλνπ ηνπ κελχκαηνο πνπ απνζηέιιεηαη κέζσ e-mail είλαη δπλαηφλ λα
θαηνρπξψλεηαη κε ηελ ςεθηαθή ππνγξαθή.
Κεθάλαιο 7: Ζλεκηπονική Γιασείπιζη Δγγπάθων

Η δηαθίλεζε ησλ δεκνζίσλ εγγξάθσλ απνηειεί ην ζχλνιν ησλ

ελεξγεηψλ κέζσ ησλ νπνίσλ επηηπγράλεηαη ε αζθαιήο θαη έγθαηξε πξνψζεζε
ηεο αιιεινγξαθίαο ηεο Γεκφζηαο Γηνίθεζεο.
Παξά ηα πιενλεθηήκαηά ηεο, ηα νπνία έρνπκε αλαθέξεη ζε
πξνεγνχκελν ηκήκα ηεο παξνχζεο εηζήγεζεο, ε παξαδνζηαθή δηαδηθαζία
δηαθίλεζεο εγγξάθσλ είλαη κηα δηαδηθαζία πνιχπινθε θαη ζρεηηθψο αξγή, γη’
απηφ θαη βαζηθφ κέιεκα ηεο Ηιεθηξνληθήο Γηαθπβέξλεζεο είλαη ε εηζαγσγή
κεζφδσλ ειεθηξνληθήο δηαρείξηζεο θαη αξρεηνζέηεζεο ησλ εγγξάθσλ.
Η «Ζλεκηπονική Γιασείπιζη & Απσειοθέηηζη ηων Δγγπάθων»
πξνσζεί ηελ νξζνινγηθή νξγάλσζε θαη δηνίθεζε ησλ αξρείσλ ησλ ππεξεζηψλ
θαη ζπληειεί ζηελ απνηειεζκαηηθφηεξε θαη απνδνηηθφηεξε εζσηεξηθή
ιεηηνπξγία ηεο Γεκφζηαο Γηνίθεζεο αιιά θαη ζηε δηεπθφιπλζε ησλ ρεηξηζηψλ,
βειηηψλνληαο ηαπηφρξνλα θαη ηελ πνηφηεηα ησλ εθξνψλ θαη πξνζθέξνληαο
ηαρχηεξε εμππεξέηεζε ζηνπο πνιίηεο.
΢ηηο κέξεο καο ν δηαξθψο απμαλφκελνο φγθνο πιεξνθνξίαο θαζηζηά
αλαγθαία ηελ εθαξκνγή νινθιεξσκέλνπ ζπζηήκαηνο Ηιεθηξνληθήο
Γηαρείξηζεο Δγγξάθσλ. Σν ζχζηεκα απηφ :
 επηηξέπεη ηελ νξζνινγηθή ηαμηλφκεζε ησλ εγγξάθσλ κε βάζε πνηθίια
ζηνηρεία πνπ πξνζδηνξίδνπλ ηελ ηαπηφηεηά ηνπο θαζψο θαη ηελ
αμηφπηζηε παξαθνινχζεζε ηεο ξνήο ηνπο

 θαζηζηά εχθνιε ηελ αλαδήηεζή ηνπο κε πνιιαπινχο ηξφπνπο αιιά θαη

ηελ αλάθηεζή ηνπο

 θαζηζηά εχθνια πινπνηήζηκε ηελ εκθάληζε πιεξνθνξηψλ (γηα

παξάδεηγκα ηαμηλφκεζε σο πξνο θάπνην ζηνηρείν: θαηεγνξία,
ππεξεζία θιπ.)

 ειαρηζηνπνηεί ηε δηαθίλεζε έληππνπ πιηθνχ κεηαμχ ησλ επηκέξνπο

νξγαληθψλ κνλάδσλ ηνπ θνξέα

 Απηνκαηνπνηεί ηε δηαθίλεζε εγγξάθσλ ζε φια ηα ζηάδηά ηεο (απφ ηελ

είζνδφ ηνπο ζηελ ππεξεζία έσο ηελ έμνδν).

 Βειηηψλεη ηελ ηαρχηεηα αλαδήηεζεο, απνζηνιήο θαη ιήςεο εγγξάθσλ

θαη ειαρηζηνπνηεί ηηο ηπρφλ θαζπζηεξήζεηο
  Απνζεθεχεη αζθαιέζηεξα θαη δηαζθαιίδεη ην πεξηερφκελν ζεκαληηθψλ
εγγξάθσλ

 Μεηψλεη δξαζηηθά ηνπο απαηηνχκελνπο ρψξνπο απνζήθεπζεο

 Πξνζθέξεη επθνιία πξφζβαζεο ζε αξρεηνζεηεκέλα έγγξαθα

 Απηνκαηνπνηεί ηελ αλάζεζε εξγαζηψλ, θάηη ην νπνίν θαζηζηά εθηθηφ ηνλ

έιεγρν ηεο έγθαηξεο δηεθπεξαίσζεο ησλ εξγαζηψλ, ζε κηα επνρή πνπ
νη παξάγνληεο ρξφλνο – θφζηνο εηζέξρνληαη δπλακηθά ζηε δηνηθεηηθή
πξαθηηθή θαη βέβαηα

 ΢πληειεί ζηελ πνηνηηθή αλαβάζκηζε ησλ ππεξεζηψλ.

Όζνλ αθνξά ζην ειεθηξνληθφ πξσηφθνιιν:

Όπσο είλαη γλσζηφ, ην «πξσηφθνιιν» είλαη κηα θιαζηθή θαη
ηππνπνηεκέλε δηαδηθαζία γηα ηε δηαρείξηζε ησλ εγγξάθσλ πνπ ηεξείηαη ζε
φιεο ηηο Γεκφζηεο Τπεξεζίεο. Πξφθεηηαη γηα έλα ζχλνιν δξαζηεξηνηήησλ
κέζσ ησλ νπνίσλ ηα δεκφζηα έγγξαθα ζπιιέγνληαη, θαηαγξάθνληαη,
δηαλέκνληαη ζηνπο αληίζηνηρνπο απνδέθηεο θαη ηειηθά αξρεηνζεηνχληαη.
Απνηειεί ην αλαγθαίν εξγαιείν γηα ηελ παξαθνινχζεζε ηεο πνξείαο ησλ
εξγαζηψλ θάζε θνξέα.
΢ηηο κέξεο καο νη δξαζηεξηφηεηεο απηέο έρνπλ απηνκαηνπνηεζεί ζε
κεγάιν βαζκφ κε ηελ αλάπηπμε κηαο λέαο εθαξκνγήο πνπ νλνκάδεηαη
«Ζλεκηπονικό Ππωηόκολλο».
Με ην Ηιεθηξνληθφ Πξσηφθνιιν ε δηαρείξηζε ησλ εγγξάθσλ γίλεηαη
εχθνια, γξήγνξα θαη αμηφπηζηα. Με ηελ επξχηαηε δηάδνζε ησλ πξνζσπηθψλ
ππνινγηζηψλ αλαζρεδηάζζεθαλ νη δηαδηθαζίεο πνπ εθηεινχληαη ζην ρψξν ησλ
δεκνζίσλ ππεξεζηψλ θαη πξνέθπςε έλα ζχλνιν εθαξκνγψλ πνπ είλαη
γλσζηφ σο «Απηνκαηνπνίεζε Γξαθείνπ». ΢ην πιαίζην απηφ αλαπηχρζεθαλ
εμεηδηθεπκέλεο εθαξκνγέο γηα ηε δηαρείξηζε ησλ εγγξάθσλ πνπ νλνκάδνληαη
΢ςζηήμαηα Ζλεκηπονικήρ Δπεξεπγαζίαρ Δγγπάθων.
Σα ζπζηήκαηα απηά κπνξεί λα έρνπλ απιή ή πεξηζζφηεξν ζχλζεηε
δνκή.
΢ηα απιά ρξεζηκνπνηείηαη έλαο απιφο πξνζσπηθφο ππνινγηζηήο θαη ην
αληίζηνηρν πξφγξακκα. Ο ρεηξηζηήο εηζάγεη ηελ ηαπηφηεηα ηνπ εγγξάθνπ θαη ην
ζχζηεκα δίλεη απηφκαηα θαη αμηφπηζηα ηνλ αξηζκφ πξσηνθφιινπ, δηαρσξίδεη
ηα έγγξαθα θαηά νκάδεο απνδεθηψλ, ηππψλεη θαηαζηάζεηο γηα ηνπο
αξκνδίνπο ρεηξηζηέο ζηα δηάθνξα ζηάδηα ηεο ξνήο ησλ εγγξάθσλ.
΢ηα πεξηζζφηεξν πξνεγκέλα ζπζηήκαηα νη πξνζσπηθνί ππνινγηζηέο
ζπλδένληαη κεηαμχ ηνπο ζε δίθηπν θαη ππάξρνπλ ζαξσηέο (scanners) κε ηνπο
νπνίνπο ηα έληππα θείκελα κεηαηξέπνληαη ζε ςεθηαθφ αξρείν θεηκέλνπ,
απνζεθεχνληαη θαη δηαλέκνληαη ειεθηξνληθά ζηνπο απνδέθηεο. Μέζσ ησλ
ζπζηεκάησλ απηψλ επηηπγράλεηαη νπζηαζηηθή αιιαγή ζηε δηαδηθαζία
δηαθίλεζεο εγγξάθσλ:
 Γηεπθνιχλεηαη ε εξγαζία ησλ ππαιιήισλ πνπ απαζρνινχληαη ζην
Σκήκα Γξακκαηείαο (ιηγφηεξν γξάςηκν, απηφκαηεο εθηππψζεηο, εχθνιε
αλαδήηεζε, αμηφπηζηε πιεξνθφξεζε).

 Γηεπθνιχλνληαη νη ρξήζηεο (έηνηκεο θαηαζηάζεηο, γξήγνξε αλαδήηεζε).

 Γεκηνπξγείηαη ε αλαγθαία ππνδνκή γηα ηε ρξήζε ηνπ ειεθηξνληθνχ

ηαρπδξνκείνπ (e-mail) θαη ηελ ειεθηξνληθή δηαθπβέξλεζε. ΢εκεηψλεηαη
φηη ε Δπξσπατθή Έλσζε ελδηαθέξεηαη ηδηαίηεξα γηα ηελ πινπνίεζε
πξνγξακκάησλ e– GOVERNMENT, ζχκθσλα κε ηα νπνία ε δηαθίλεζε
πιεξνθνξηψλ / εγγξάθσλ ζηηο Γεκφζηεο Γηνηθήζεηο ζα γίλεηαη
ειεθηξνληθά.

 Δληζρχεηαη ε δηαθάλεηα ζηε Γεκφζηα Γηνίθεζε.

΢ε θάζε πεξίπησζε θαζίζηαηαη εθηθηή ε απνηειεζκαηηθφηεξε αμηνπνίεζε

ηεο πιεξνθνξίαο πνπ δηαθηλείηαη απφ ηηο δεκφζηεο ππεξεζίεο ηφζν γηα ηνλ
πνιίηε φζν θαη γηα ηνπο ππαιιήινπο.
Κεθάλαιο 8: Απσειοθέηηζη Γημοζίων Δγγπάθων

Σν αξρείν κηαο ππεξεζίαο απνηειεί ηε ζεζκηθή κλήκε ηεο, εμαζθαιίδεη

ηε ζπλέρεηα ηεο δηνηθεηηθήο δξάζεο θαη ζρεηίδεηαη κε ηε δηαθάλεηα θαη ηελ
αμηνθξαηία ζην δεκφζην βίν. Η νξζνινγηθή αξρεηνζέηεζε ησλ εγγξάθσλ ησλ
ππεξεζηψλ ζπληειεί ζηελ εμνηθνλφκεζε ρξφλνπ, ζηε ιήςε νξζνινγηθψλ
απνθάζεσλ θαη ηελ εμαγσγή ρξεζίκσλ ζπκπεξαζκάησλ.
Δπίζεο, ζπληζηά κέζν απφδεημεο ηεο ζχλλνκεο θαη εκπξφζεζκεο
δξάζεο ηεο Γηνίθεζεο θαζψο θαη ρξήζηκν εξγαιείν αλάπηπμεο κέζσ ηεο
ζπζζσξεπκέλεο πιεξνθνξίαο θαη ηερλνγλσζίαο, ε νπνία δηαρέεηαη θαη κε ηνλ
ηξφπν απηφ απνθεχγεηαη ε δεκηνπξγία πξνζσπνθεληξηθψλ δηνηθεηηθψλ
ππνζπζηεκάησλ κε φιεο ηηο παξελέξγεηεο πνπ απηφ επηθέξεη.
Σν δήηεκα ηεο αξρεηνζέηεζεο ζηηο δεκφζηεο ππεξεζίεο ηίζεηαη πιένλ ζε
λέα, πνηνηηθή, βάζε εμαηηίαο ηεο ρξήζεο ησλ λέσλ ηερλνινγηψλ, νη νπνίεο
παξέρνπλ δπλαηφηεηεο φρη κφλν ζπγθέληξσζεο αιιά θαη άκεζεο
επεμεξγαζίαο δεδνκέλσλ θαη ζηνηρείσλ.
΢χκθσλα κε ηελ θείκελε λνκνζεζία (Π.Γ. 162/1979, Π.Γ. 768/1980,
Π.Γ. 480/1985), ν ρξφλνο δηαηήξεζεο ησλ εγγξάθσλ νξίδεηαη ξεηά θαη
αλαγξάθεηαη ππνρξεσηηθά απφ ην ζπληάθηε ζην πάλσ δεμηφ κέξνο ηνπ
ζρεδίνπ ηνπ εγγξάθνπ. Δπίζεο, πποβλέπονηαι πηηά ηόζο η διαδικαζία
όζο και ο ηπόπορ εκκαθάπιζηρ ηων απσείων.
Πξέπεη λα ζεκεησζεί φηη κε ηελ νξζή δηαρείξηζε ησλ αξρείσλ ησλ
δεκνζίσλ ππεξεζηψλ θαη ηελ εθθαζάξηζή ηνπο, ε νπνία, φηαλ γίλεηαη ζε
εηήζηα βάζε, απνθεχγεηαη ε ζπζζψξεπζε κεγάινπ φγθνπ πιηθνχ θαη ε
αιινίσζή ηνπ.
Δηδηθφηεξα, φιεο νη ππεξεζίεο έρνπλ ππνρξέσζε λα πξνβαίλνπλ ζε
πεπιοδική εκκαθάπιζη ηων απσείων ηοςρ μέζα ζηο ππώηο ηπίμηνο κάθε
σπόνος. Η εθθαζάξηζε γίλεηαη κε ηελ επζχλε ηνπ πξντζηακέλνπ ηεο νηθείαο
νξγαληθήο κνλάδαο, ν νπνίνο νξίδεη άηππα έλαλ ή πεξηζζφηεξνπο
ππαιιήινπο γηα ηελ θαηαγξαθή ηνπ άρξεζηνπ αξρεηαθνχ πιηθνχ ζε πίλαθεο,
βάζεη ησλ νπνίσλ ζηε ζπλέρεηα εθδίδεηαη ζρεηηθή απφθαζε γηα ηελ ηήξεζε ή
θαηαζηξνθή ηνπ.
Καηά ηελ εθθαζάξηζε ησλ αξρείσλ ησλ δεκνζίσλ ππεξεζηψλ, θαη αθνχ
απνρσξηζηνχλ νη θάθεινη πνπ έρνπλ ππεξεζηαθή ρξεζηκφηεηα, ην
θαηαζηξεπηέν αξρεηαθφ πιηθφ θαηαγξάθεηαη θαη ηίζεηαη ζηε δηάζεζε ησλ
Γεληθψλ Αξρείσλ ηνπ Κξάηνπο, ηα νπνία εηδνπνηνχληαη ζρεηηθά.
Δπηζεκαίλεηαη φηη ηα Γεληθά Αξρεία ηνπ Κξάηνπο ελδηαθέξεη ην αξρεηαθφ
πιηθφ κε ηελ επξεία ηνπ έλλνηα [έγγξαθα, νπηηθναθνπζηηθφ πιηθφ (βίληεν,
θηικ), θαζψο θαη ην πιηθφ πνπ απνζεθεχεηαη κε καγλεηηθά κέζα (δηζθέηα
νπηηθνί δίζθνη-CD-) θιπ]. ΢χκθσλα κε ηνλ Κψδηθα Πνιηηηθήο Γηθνλνκίαο
(άξζξν 444), σο έγγξαθα λννχληαη θαη νη θηλεκαηνγξαθηθέο ή θσηνγξαθηθέο
παξαζηάζεηο, νη θσλνιεςίεο θαη θάζε άιιε κεραληθή απεηθφληζε.
Η πξφζθιεζε ησλ Γεληθψλ Αξρείσλ ηνπ Κξάηνπο είλαη ππνρξεσηηθή
θαη γίλεηαη έγγξαθα θαη κε απφδεημε. Σα Γεληθά Αξρεία ηνπ Κξάηνπο εληφο
πξνζεζκίαο, φρη κηθξφηεξεο ελλέα κελψλ ή ηνπ ελφο έηνπο, αλάινγα κε ηελ
πεξίπησζε, επηιέγνπλ ηα έγγξαθα ηζηνξηθνχ ελδηαθέξνληνο (άξζξν 2 ηνπ ΠΓ
87/1981 θαη άξζξν 7 ηνπ ΠΓ 480/1985).
Κεθάλαιο 9: Βιβλιογπαθία

Καλνληζκόο Επηθνηλσλίαο Δεκνζίσλ Τπεξεζηώλ, (Γεχηεξε Έθδνζε,

΢πκπιεξσκέλε), Τπνπξγείν Δζσηεξηθψλ, Γεκφζηαο Γηνίθεζεο &
Απνθέληξσζεο, Γεληθή Γξακκαηεία Γεκφζηαο Γηνίθεζεο, Γηεχζπλζε
Απινχζηεπζεο Γηαδηθαζηψλ & Παξαγσγηθφηεηαο, Δζληθφ Σππνγξαθείν,
Αζήλα, 2003.
΢πειησηόπνπινο Επ., Δγρεηξίδην Γηνηθεηηθνχ Γηθαίνπ- Δθδφζεηο ΢άθθνπια.
Σάρνο, Α., Ι., Κψδηθαο Γηνηθεηηθήο Γηαδηθαζίαο (Ν. 2690/1999), Δθδφζεηο
΢άθθνπια, Αζήλα - Θεζζαινλίθε, 2000.

ΝΟΜΟΙ
1. 1599/1986 (ΦΔΚ 75, Α΄, 1986) «΢ρέζεηο Κξάηνπο Πνιίηε, θαζηέξσζε
λένπ ηύπνπ δειηίνπ ηαπηόηεηαο θαη άιιεο δηαηάμεηο».
2. 1946/1991 «Γεληθά Αξρεία ηνπ Κξάηνπο θαη άιιεο δηαηάμεηο».
3. 3528/2007 (ΦΔΚ 26, Α΄, 9/2/2007) «Κύξσζε ηνπ Κώδηθα Καηάζηαζεο
Δεκνζίσλ Πνιηηηθώλ Δηνηθεηηθώλ Τπαιιήισλ θαη Τπαιιήισλ
Ν.Π.Δ.Δ.».
4. 2690/1999 (ΦΔΚ 45, Α΄, 1999) «Κύξσζε Κώδηθα Δηνηθεηηθήο
Δηαδηθαζίαο θαη άιιεο δηαηάμεηο».
5. 3230/2004 (ΦΔΚ 44, Α΄, 2004) «Καζηέξσζε ζπζηήκαηνο Δηνίθεζεο κε
ζηόρνπο, κέηξεζε ηεο απνδνηηθόηεηαο θαη άιιεο δηαηάμεηο».
6. 3345/2005 (ΦΔΚ 138, Α΄, 16/6/2005) «Οηθνλνκηθά ζέκαηα
Ννκαξρηαθώλ Απηνδηνηθήζεσλ θαη ξύζκηζε δηνηθεηηθώλ ζεκάησλ».
7. 3861/2010 (ΦΔΚ 112, Α΄, 13/7/2010) «Ελίζρπζε ηεο δηαθάλεηαο κε ηελ
ππνρξεσηηθή αλάξηεζε λόκσλ θαη πξάμεσλ ησλ θπβεξλεηηθώλ,
δηνηθεηηθώλ θαη απηνδηνηθεηηθώλ νξγάλσλ ζην δηαδίθηπν ‘’ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ
ΔΙΑΤΓΕΙΑ’’ θαη άιιεο δηαηάμεηο»

ΠΡΟΔΓΡΙΚΑ ΓΙΑΣΑΓΜΑΣΑ
1. 162/1979 (ΦΔΚ 42, Α΄, 1979) «Πεξί εθθαζαξίζεσο ησλ Αξρείσλ ησλ
Δεκνζίσλ Τπεξεζηώλ».
2. 768/1980 (ΦΔΚ 186, Α΄, 1980) «Πεξί εθθαζαξίζεσο ησλ Αξρείσλ ησλ
Ν.Π.Δ.Δ.».
 3. 87/1981 (ΦΔΚ 27, Α΄, 1981) «Πεξί εθθαζαξίζεσο ησλ Αξρείσλ ησλ
Δ.Τ. θαη Ν.Π.Δ.Δ.».
4. 480/1985 (ΦΔΚ 173, Α΄, 1985) «Εθθαζάξηζε ησλ Αξρείσλ ησλ
Οξγαληζκώλ Σνπηθήο Απηνδηνίθεζεο θαη ησλ Ιδξπκάησλ, Ν.Π.Δ.Δ. θαη
ζπλδέζκσλ απηώλ».

ΔΓΚΤΚΛΙΟΙ
1. Α.Π. 2000706/13/0039/26-1-1994 « Εθπνίεζε θηλεηώλ πξαγκάησλ
Φνξέσλ ηνπ Δεκνζίνπ Σνκέα από ηνλ ΟΔΔΤ» (Τπνπξγείν
Οηθνλνκηθψλ, Γεληθφ Λνγηζηήξην ηνπ Κξάηνπο).
2. ΓΗΑΓΠ/Α1/2523/4-2-1999 (ΤΠΔ΢ΓΓΑ, Γεληθή Γξακκαηεία Γεκφζηαο
Γηνίθεζεο) «Δηαθίλεζε εγγξάθσλ κεηαμύ δεκνζίνπ, Ν.Π.Δ.Δ., Ο.Σ.Α.
θαη ηδησηώλ κε ειεθηξνληθά κέζα».
3. ΓΗΑΓΠ/3753/19-2-2001 (ΤΠΔ΢ΓΓΑ, Γεληθή Γξακκαηεία Γεκφζηαο
Γηνίθεζεο) «Ηιεθηξνληθή Δηνίθεζε».
4. ΓΗΑΓΠ/Α1/8249/10-4-2001 (ΤΠΔ΢ΓΓΑ, Γεληθή Γξακκαηεία Γεκφζηαο
Γηνίθεζεο) «Καηαρώξεζε, αξρεηνζέηεζε θιπ έγγξαθσλ κελπκάησλ
πνπ δηαθηλνύληαη κε ειεθηξνληθό ηαρπδξνκείν».
5. ΓΗΑΓΠ/Α1/22122/18-10-2001 (ΤΠΔ΢ΓΓΑ, Γεληθή Γξακκαηεία
Γεκφζηαο Γηνίθεζεο) «Ηιεθηξνληθό Πξσηόθνιιν – Οδεγίεο Υξήζεο».
6. ΓΗΑΓΠ/22391/23-10-2001 (ΤΠΔ΢ΓΓΑ, Γεληθή Γξακκαηεία Γεκφζηαο
Γηνίθεζεο) «Εθθαζάξηζε ησλ Αξρείσλ».
7. Α.Π. 5267/31-1-2011 (Τπνπξγείν Δζσηεξηθψλ) «Σίηινη ππεξεζηώλ θαη
ζθξαγίδεο ησλ δήκσλ, πεξηθεξεηώλ, λπδδ θαη ηδξπκάησλ απηώλ»
8. ΓΗ΢ΚΠΟ/Φ.8/οικ.16752/22-7-2010 (ΤΠΔ΢ΑΗΓ, Γεληθή Γξακκαηεία
Γεκφζηαο Γηνίθεζεο) «Ελίζρπζε ηεο δηαθάλεηαο κε ηελ ππνρξεσηηθή
αλάξηεζε λόκσλ θαη πξάμεσλ ησλ θπβεξλεηηθώλ, δηνηθεηηθώλ θαη
απηνδηνηθεηηθώλ νξγάλσλ ζην δηαδίθηπν ‘’ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ ΔΙΑΤΓΕΙΑ’’».
 Παπάπηημα

1. ΤΠΟΓΔΗΓΜΑΣΑ ΓΖΜΟ΢ΗΩΝ ΔΓΓΡΑΦΩΝ

2. ΡΟΖ ΔΡΓΑ΢ΗΑ΢ ΔΗ΢ΔΡΥΟΜΔΝΟΤ & ΔΞΔΡΥΟΜΔΝΟΤ

ΔΓΓΡΑΦΟΤ
 ΤΠΟΔΕΙΓΜΑ ΢ΦΕΔΙΟΤ ΕΓΓΡΑΥΟΤ ΕΤΡΕΙΑ΢ ΦΡΗ΢Η΢
Βαθμόρ αζθαλείαρ: π.ρ. ΔΜΠΗ΢ΣΔΤΣΗΚΟ
ΜΔ ΑΠΟΓΔΗΞΖ

Σόπορ & Ζμεπομηνία:

ΔΛΛΖΝΗΚΖ ΓΖΜΟΚΡΑΣΗΑ
Απιθμ. Ππωη.:
ΤΠΟΤΡΓΔΗΟ ………….
ΓΔΝΗΚΖ ΓΡΑΜΜΑΣΔΗΑ ……………
ΠΡΟ΢ : (απνδέθηεο πξνο ελέξγεηα)
ΓΔΝΗΚΖ ΓΗΔΤΘΤΝ΢Ζ……………….
ΓΗΔΤΘΤΝ΢Ζ ………………….
Τποςπγείο
ΣΜΖΜΑ …………………
Γεληθή Γηεχζπλζε ………
Σασςδπομική Γιεύθςνζη:
Γηεχζπλζε …………..
Πληποθοπίερ:
Σαρ. Γηεχζπλζε:……………..
Σηλέθωνο:
Σηλεομοιοηςπία (Fax):
Ζλεκηπονική Γιεύθςνζη (E-mail):
ΚΟΗΝ.:
1. Τποςπγείο ……………
Γεληθή Γηεχζπλζε ………
Γηεχζπλζε …………..
Σαρ. Γηεχζπλζε:……………..
2. Πεπιθέπεια
Γηεχζπλζε …………..
Σαρ Γηεχζπλζε………..

ΘΔΜΑ:………………………………………………………………………
΢ΥΔΣΗΚΟ: Σν ππ’ αξηζκ. πξση. ………….έγγξαθφ ζαο..…

΢ε απάληεζε ηνπ ππ’ αξηζκ. 2364/234/12-11-2000 εγγξάθνπ ζαο,

ζρεηηθά κε
..............………………………………………………...……………………………
……………………………………….. ζαο γλσζηνπνηνχκε ηα εμήο:
 1.
.....................................................................................................................
2.
.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

Δηζεγεηήο Πξντζη. Πξντζη.Γ/ Πξντζη.

Σκεκ. λζεο Γελ. Γ/λζεο Ο Γενικόρ Γπαμμαηέαρ

Μνλν-
γξαθή ςπογπαθή

Ηκεξν-
κελία ονομαηεπώνςμο

΢ςνημμένα:
Η ππ’ αξηζκ.………………….εγθχθιηνο ηνπ ΤΠΔ΢ΑΗΓ κε ζέκα ……………….

Δζωηεπική Γιανομή:
1. Γξαθείν θ. Τπνπξγνχ
2. Γξαθεία θ.θ. Πξντζη. Γεληθψλ Γηεπζχλζεσλ
 ΑΓΑ 6ΚΣΛ-9
(κπαίλεη κεηά ηε ιήςε ηνπ ζρεηηθνχ αξηζκνχ)

ΑΝΑΡΣΖΣΔΑ ΢ΣΟ ΓΗΑΓΗΚΣΤΟ

Βαθμός ασφαλείας: π.τ ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΟ
ΜΕ ΑΠΟΔΕΙΞΗ

ΤΠΟΓΔΗΓΜΑ ΢ΥΔΓΗΟΤ ΑΠΟΦΑ΢Ζ΢

Σόπορ & Ζμεπομηνία:

ΔΛΛΖΝΗΚΖ ΓΖΜΟΚΡΑΣΗΑ
Απιθμ. Ππωη.:
ΤΠΟΤΡΓΔΗΟ ………….
ΓΔΝΗΚΖ ΓΡΑΜΜΑΣΔΗΑ ……………
ΓΔΝΗΚΖ ΓΗΔΤΘΤΝ΢Ζ……………….
ΓΗΔΤΘΤΝ΢Ζ ………………….
ΣΜΖΜΑ …………………
Σασςδπομική Γιεύθςνζη:
Πληποθοπίερ:
Σηλέθωνο:
Σηλεομοιοηςπία (Fax):
Ζλεκηπονική Γιεύθςνζη (E-mail):

ΘΔΜΑ: Μεηάηαξη ςπαλλήλος ζε ανώηεπη καηηγοπία

ΑΠΟΦΑ΢Ζ
Ο ΤΠΟΤΡΓΟ΢

Έρνληαο ππφςε:
1. Σηο δηαηάμεηο:
α) ηνπ άξζξνπ ............................. .ηνπ Ν.3528/2007.
β) ηνπ άξζξνπ .........ηνπ ΠΓ 50/2001 «θαζνξηζκφο ησλ πξνζφλησλ
δηνξηζκνχ ζε ζέζεηο θνξέσλ ηνπ δεκφζηνπ ηνκέα», φπσο
ηξνπνπνηήζεθε θαη ηζρχεη ζήκεξα.
γ) ην άξζξν ............. ηνπ ΠΓ «Οξγαληζκφο ηνπ Τπνπξγείνπ ».
 δ) ηεο κε αξ..................... απφθαζεο κε ζέκα «Μεηαβίβαζε
αξκνδηνηήησλ θαη εμνπζηνδφηεζε ππνγξαθήο ζηνπο
.........................».
2. Σν κε αξ.................... πξαθηηθφ ηνπ Τπεξεζηαθνχ ΢πκβνπιίνπ ην
νπνίν γλσκνδφηεζε νκφθσλα ζεηηθά γηα ηε κεηάηαμε ηνπ
ππαιιήινπ.....................ζε θελή νκνηφβαζκε ζέζε ηεο θαηεγνξίαο.
3. Σελ απφ ............... αίηεζε ηνπ ππαιιήινπ.
4. Σηο αλάγθεο ηεο ππεξεζίαο.

ΑΠΟΦΑ΢ΗΕΟΤΜΔ
Σε κεηάηαμε ηνπ ππαιιήινπ ............................. ηνπ θιάδνπ
..................................... ζε νκνηφβαζκε θελή νξγαληθή ζέζε ηνπ
θιάδνπ..........................................................
Η απφθαζε απηή λα δεκνζηεπζεί ζηελ Δθεκεξίδα ηεο Κπβέξλεζεο.

Δηζεγεηήο Πξντζη. Πξντζη.Γ/ Πξντζη.

Με εληνιή Τπνπξγνχ
Σκεκ. λζεο Γελ. Γ/λζεο Ο Γεληθφο Γξακκαηέαο
Μνλν-
Τπνγξαθή
γξαθή
Ηκεξν-
κελία Ολνκαηεπψλπκν

Κοινοποίηζη:
1. Ο ελδηαθεξφκελνο
2. Γ/λζε Γηνηθεηηθνχ
3. Γ/λζε Οηθνλνκηθνχ
Δζωηεπική Γιανομή:
1. Γξαθείν θ. Τπνπξγνχ
2. Γξαθείν θ. Τθππνπξγνχ
3. Γξαθείν Γελ. Γξακκαηέα
 ΤΠΟΓΔΗΓΜΑ ΔΞΔΡΥΟΜΔΝΟΤ ΔΓΓΡΑΦΟΤ

π.ρ. ΔΜΠΙ΢ΣΔΤΣΙΚΟ

ΔΛΛΖΝΗΚΖ ΓΖΜΟΚΡΑΣΗΑ Σόπορ & Ζμεπομηνία:

ΤΠΟΤΡΓΔΗΟ …………. Απιθμ. Ππωη.:
ΓΔΝΗΚΖ ΓΡΑΜΜΑΣΔΗΑ ……………
ΓΔΝΗΚΖ ΓΗΔΤΘΤΝ΢Ζ………………. ΠΡΟ΢ : (απνδέθηεο πξνο ελέξγεηα)
ΓΗΔΤΘΤΝ΢Ζ …………………. Τπνπξγείν
ΣΜΖΜΑ ………………… Γεληθή Γηεχζπλζε ………
Σασςδπομική Γιεύθςνζη: Γηεχζπλζε …………..
Πληποθοπίερ: Σκήκα …………
Σηλέθωνο: Σαρ. Γηεχζπλζε:……………..
Σηλεομοιοηςπία (Fax):
Ζλεκηπονική Γιεύθςνζη (E-mail):
ΚΟΗΝ.:
1. Τπνπξγείν ……………
Γεληθή Γηεχζπλζε ………
Γηεχζπλζε …………..
Σκήκα …………
Σαρ. Γηεχζπλζε:……………..
2. Πεξηθέξεηα
Γηεχζπλζε …………..
Σκήκα …………
Σαρ Γηεχζπλζε………..

ΘΔΜΑ:……………………………………
΢ΥΔΣΗΚΟ: Σν ππ’ αξηζκ. πξση. ………….έγγξαθφ ζαο..… κε ζέκα…..

΢ε απάληεζε ηνπ ππ’ αξηζκ. ……………………………εγγξάθνπ ζαο,

ζρεηηθά κε
 ..............………………………………………………...………………………
…………………………………………….. ζαο γλσζηνπνηνχκε ηα εμήο:

............ ΑΚΡΗΒΔ΢ ΑΝΣΗΓΡΑΦΟ

Σζφραγίδα Ο Πξντζηάκελνο Γξακκαηείαο Ο Γενικόρ Γπαμμαηέαρ

σπηρεζίας
(ππνγξαθή) ππνγξαθή
(νλνκαηεπψλπκν) Ονομαηεπώνςμο

΢ςνημμένα:
Η ππ΄ αξηζκ. ………………..εγθχθιηνο ηνπ ΤΠΔ΢ΑΗΓ κε ζέκα…………………
Δζωηεπική Γιανομή:
1. Γξαθείν θ. Τπνπξγνχ
2. Γξαθεία θ.θ. Γεληθψλ Γηεπζπληψλ
3. Πξντζηάκελν Γηεχζπλζεο Αλζξψπηλνπ Γπλακηθνχ
 ΤΠΟΔΕΙΓΜΑ ΤΠΗΡΕ΢ΙΑΚΟΤ ΢ΗΜΕΙΩΜΑΣΟ΢
ΤΠΟΤΡΓΔΗΟ Δ΢ΩΣΔΡΗΚΩΝ
ΓΔΝΗΚΖ ΓΡΑΜΜΑΣΔΗΑ ΓΖΜΟ΢ΗΑ΢ ΓΗΟΗΚΖ΢Ζ΢
ΓΔΝΗΚΖ ΓΗΔΤΘΤΝ΢Ζ…………………………..
ΓΗΔΤΘΤΝ΢Ζ ……………………………………..
Πιεξνθνξίεο:
Σειέθσλν:
Αζήλα, 2011

ΤΠΗΡΔ΢ΙΑΚΟ ΢ΗΜΔΙΩΜΑ

(Τπότη κ. Τποςπγού)

ΘΕΜΑ: ΢σέδιο Νόμος «………………………»

΢ρεηηθά κε ην αλσηέξσ ζρέδην λφκνπ θαη φζνλ αθνξά ζέκαηα αξκνδηφηεηάο

καο, παξαηεξνχκε ηα εμήο:

Δπί ηος άπθπος…………., παπ…….:

Με ηηο δηαηάμεηο ηνπ ελ ιφγσ άξζξνπ νξίδεηαη
φηη……………………………………………………………..

Δηαθσλνύκε κε ηηο ελ ιόγσ ξπζκίζεηο δηόηη:

1. Δίλαη πάγηα αξρή ηεο Τπεξεζίαο καο λα κελ

………………………………………….

2. Όζνλ αθνξά ην ζέκα ησλ…………………, ζε εμαηξεηηθέο κφλν

πεξηπηψζεηο ………………………………………………
Γηα ηνπο ιφγνπο πνπ πξναλαθέξζεθαλ πξνηείλνπκε ηε κε ππνγξαθή ησλ
πξνηεηλφκελσλ ξπζκίζεσλ.

Ο Πξντζηάκελνο ηεο Γεληθήο Γηεχζπλζεο

ππνγξαθή
Ολνκαηεπψλπκν
 ΤΠΟΓΔΗΓΜΑ ΠΡΑΚΣΗΚΟΤ ΢ΤΝΔΓΡΗΑ΢Ζ΢ ΤΠΖΡΔ΢ΗΑΚΟΤ
΢ΤΜΒΟΤΛΗΟΤ

ΤΠΟΤΡΓΔΙΟ……………………
ΠΔΝΣΑΜΔΛΔ΢ ΤΠΗΡΔ΢ΙΑΚΟ ΢ΤΜΒΟΤΛΙΟ

ΠΡΑΚΣΗΚΟ Αξηζκφο.............

΢ηελ Αζήλα ζήκεξα ηελ ....................2011,

εκέξα................................... θαη ψξα........... , ζπλήιζε ζηελ αίζνπζα
............................... ηνπ Τπνπξγείνπ....................................... ζε ηαθηηθή
ζπλεδξίαζε ην Τπεξεζηαθφ ΢πκβνχιην, πνπ ζπγθξνηήζεθε βάζεη ηεο κε
αξηζκφ........................ απφθαζεο.

΢ηε ζπλεδξίαζε παξέζηεζαλ θαη θιήζεθαλ λφκηκα νη παξαθάησ:

1. ..................................κε βαζκφ........................... σο Πξφεδξνο
2. ................................. κε βαζκφ............................σο Σαθηηθφ κέινο
3. ................................. κε βαζκφ............................σο Σαθηηθφ κέινο
4. ................................. κε βαζκφ............................σο Σαθηηθφ κέινο
5. ................................. κε βαζκφ............................σο Σαθηηθφ κέινο

6.......................…........ κε βαζκφ............................σο Δηζεγεηήο ρσξίο ςήθν

΢ηε ζπλεδξίαζε παξέζηε σο Γξακκαηέαο ηνπ ΢πκβνπιίνπ

ν…………………………… κε βαζκφ.........................ππάιιεινο ηεο
Γ/λζεο……………………………..
Αθνχ δηαπηζηψζεθε απαξηία κε ηελ παξνπζία φισλ ησλ ηαθηηθψλ
κειψλ ηνπ ΢πκβνπιίνπ ν Πξφεδξνο θάιεζε ηνλ Δηζεγεηή λα αλαπηχμεη θαζέλα
απφ ηα ζέκαηα ηεο εκεξήζηαο δηάηαμεο, πνπ είρε σο εμήο :

1. .................................................................................................................
2. ................................................................................................................
θ.ν.θ.
Καηφπηλ, ν Δηζεγεηήο έζεζε ππ’ φςε ηνπ ΢πκβνπιίνπ

Μεηά ην ηέινο ηεο εηζήγεζεο, αθνινχζεζε ζπδήηεζε κεηαμχ ησλ κειψλ.

Δηδηθφηεξα ην κέινο ................................................. αλαθέξζεθε
Μεηά ην ηέινο ηεο ζπδήηεζεο ηα κέιε νκφθσλα ζπκθψλεζαλ κε ηελ εηζήγεζε
θαη ηάρζεθαλ ππέξ ηεο ......................................................................................
Καηφπηλ απηψλ ην Τπεξεζηαθφ ΢πκβνχιην αθνχ έιαβε ππφςε:
1)
2)
3)
Απνθάζηζε (νκφθσλα ή κε πιεηνςεθία)
λα........................................................................................................................
............................................................................................................................
...........................
ή Γλσκνδφηεζε (νκφθσλα)
ππέξ.............................................................................................................
....................................................................................................................
....................................................................................................................

Καηφπηλ απηψλ, κε ππάξρνληνο άιινπ ζέκαηνο πξνο ζπδήηεζε, έιεμε

ε ζπλεδξίαζε. Σν παξφλ πξαθηηθφ ππνγξάθεηαη σο αθνινχζσο:

Ο/Ζ Ππόεδπορ Ο/Ζ Γπαμμαηέαρ

(ςπογπαθή) (ςπογπαθή)
(ονομαηεπώνςμο) (ονομαηεπώνςμο)
 ΤΠΟΔΕΙΓΜΑ ΕΓΚΤΚΛΙΟΤ

ΑΓΑ:555ΩΚΜ-Γ

Αζήλα, …………….2011
ΔΛΛΖΝΗΚΖ ΓΖΜΟΚΡΑΣΗΑ Απιθμ. Ππωη.:
ΤΠΟΤΡΓΔΗΟ Δ΢ΩΣΔΡΗΚΩΝ
ΓΔΝΗΚΖ ΓΡΑΜΜΑΣΔΗΑ ΓΖΜΟ΢ΗΑ΢ Αποζηολή με ηλεκηπονικό
ΓΗΟΗΚΖ΢Ζ΢ ΚΑΗ ΖΛΔΚΣΡΟΝΗΚΖ΢ ηασςδπομείο
ΓΗΑΚΤΒΔΡΝΖ΢Ζ΢ ΠΡΟ΢ :
ΓΔΝΗΚΖ ΓΗΔΤΘΤΝ΢Ζ ΚΑΣΑ΢ΣΑ΢Ζ΢ 1. Όλα ηα Τποςπγεία
ΠΡΟ΢ΩΠΗΚΟΤ Γηεπζχλζεηο Γηνηθεηηθνχ
ΓΗΔΤΘΤΝ΢Ζ ΓΗΟΗΚΖ΢Ζ΢ ΑΝΘΡΩΠΗΝΟΤ 2. Όλερ ηιρ Γενικέρ και
ΓΤΝΑΜΗΚΟΤ Διδικέρ Γπαμμαηείερ
ΣΜΖΜΑ ΜΔΣΑΒΟΛΩΝ Γηεπζχλζεηο Γηνηθεηηθνχ /
Πξνζσπηθνχ
Σαρ. Γ/λζε: Βαζ. ΢νθίαο 15 3. Όλερ ηιρ Ανεξάπηηηερ
106 74, Αζήλα Απσέρ
Πιεξνθνξίεο: Γηεπζχλζεηο Γηνηθεηηθνχ /
Σειέθσλν: Πξνζσπηθνχ
Fax: 4. Όλερ ηιρ Αποκενηπωμένερ
Γιοικήζειρ / Γηεπζχλζεηο
Γηνηθεηηθνχ / Πξνζσπηθνχ (κε
ηελ παξάθιεζε λα
θνηλνπνηεζεί ε παξνχζα ζηνπο
ΟΣΑ πνπ επνπηεχνπλ)

Θέμα: Διεςκπινίζειρ για ……………… ζύμθυνα με ηιρ κείμενερ διαηάξειρ

Με αθνξκή εξσηήκαηα πνπ έρνπλ πεξηέιζεη ζηελ Τπεξεζία καο, ηα νπνία

ζρεηίδνληαη κε ζέκαηα …………., θαη πξνθεηκέλνπ λα αξζνχλ νη ελδερφκελεο
αζάθεηεο θαη λα δηαζθαιηζηνχλ αμηνθξαηηθά θαη αληηθεηκεληθά θξηηήξηα θαηά ηε
δηελέξγεηα …………, ζαο πιεξνθνξνχκε ηα εμήο:
1.
2.

............ ΑΚΡΗΒΔ΢ ΑΝΣΗΓΡΑΦΟ Ο Γενικόρ Γπαμμαηέαρ

Σζφραγίδα Ο Πξντζηάκελνο Γξακκαηείαο ππνγξαθή

σπηρεζίας
Τπνγξαθή Ονομαηεπώνςμο
νλνκαηεπψλπκν

Δζωηεπική Γιανομή :
Γξαθείν θ. Τπνπξγνύ
Γξαθείν θ.θ. Τθππνπξγώλ
Γξαθείν θ.θ. Γεληθώλ Γξακκαηέσλ
Γξαθεία θ.θ. Πξντζη. Γεληθώλ Δηεπζπληώλ
Γξαθεία θ.θ. Πξντζη. Δ/λζεσλ
 ΡΟΗ ΕΡΓΑ΢ΙΑ΢
ΕΙ΢ΕΡΦΟΜΕΝΟΤ & ΕΞΕΡΦΟΜΕΝΟΤ
ΕΓΓΡΑΥΟΤ

ΚΕΝΤΡΙΚΟ
ΚΕΝΣΡΙΚΟ Τπάλληλος ΔΙΕΤΘΤΝΣΗ΢
ΠΡΩΣΟΚΟΛΛΟ Διεύθυνσης που
ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟ παραλαμβάνει
Φαρακτηρισμός εγγράφων

Παραλαβή
Αιτήσεων
Υακέλων
λληλογραφίας
Fax Καταχώρηση
E-mail στο
Πρωτόκολλο
και τα οικεία
ευρετήρια
Φαρακτηρισμός & και
χρέωση παράδοση
εγγράφων από προς τα
Κεντρικό αρμόδια
Πρωτόκολλο τμήματα

ΠΡΟΪ΢ΣΑΜΕΝΟΙ

ΣΜΗΜΑΣΩΝ

Φρέωση
εγγράφων
στους χειριστές

ΦΕΙΡΙ΢ΣΕ΢
 Παραλαβή
εγγράφων
Προσυπογραφή&
διαβίβαση σχεδίου ΠΡΟΪ΢ΣΑΜΕΝΟ΢
ΦΕΙΡΙ΢ΣΗ΢ ΣΜΗΜΑΣΟ΢
απάντησης

Έλεγχος
Μελέτη και Προσυπογραφή
εισήγηση
Ενδεχόμενες
Ενδεχόμενη Παρατηρήσεις
διαβούλευση με Διορθώσεις
προϊστάμενο &
΢χολιασμοί
Κατάρτιση
σχεδίου
έγγραφης
απαντήσεως

ΔΙΕΤΘΤΝΣΗ΢

Έλεγχος
Προσυπογραφή

Ενδεχόμενες
ΓΕΝΙΚΟ΢
Παρατηρήσεις
ΔΙΕΤΘΤΝΣΗ΢
Διορθώσεις
&
΢χολιασμοί

ΑΠΟΔΕΚΣΕ΢
ΚΕΝΣΡΙΚΟ
ΠΡΩΣΟΚΟΛΛΟ
Διαβίβαση μέσω
Επιστροφή σχεδίων ταχυδρομείου ή
των άλλου πρόσφορου
διεκπεραιωμένων μέσου
εγγράφων

ΑΡΦΕΙΟ
ΦΕΙΡΙ΢ΣΗ΢

Επιμέλεια Αρχειοθέτησης