OEMS 1.

LÀM THẾ NÀO ĐỂ

CHUYỂN ĐỔI SỐ
NHANH & HIỆU QUẢ?

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN TRẦN ĐÌNH CỬU

163A – 165 BC1, P. 12, Q. TÂN BÌNH, TP. HCM
Website: www.trandinhcuu.com | Blog: www.phạmxuântiến.vn
Làm thế nào để chuyển đổi số nhanh & hiệu quả?

OEMS Thiết kế để chuyển đổi số

được thực hiện:

1. ĐƠN GIẢN HƠN

2. NHANH HƠN

3. HIỆU QUẢ HƠN

PostgreSQL

Trần Đình Cửu

Phạm Xuân Tiến

© 2022 TDC
CÔNG TY TNHH TƯ VẤN TRẦN ĐÌNH CỬU
163A-165 BC 1, P. 12, Q.Tân Bình, Tp. Hồ Chí Minh
www.trandinhcuu.com | www.phạmxuântiến.vn

1
Làm thế nào để chuyển đổi số nhanh & hiệu quả?

Giới thiệu

Thưa Quý Anh/Chị, với hơn 20 năm kinh nghiệm tư vấn các doanh
nghiệp, đội ngũ chuyên gia tư vấn của TDC đúc kết được rất
nhiều bài học quý giá. Nay xin chia sẻ 03 câu chuyện quản lý của
03 doanh nghiệp để Anh/Chị cân nhắc thực hiện chương trình
chuyển đổi số sao cho hiệu quả và phù hợp với bối cảnh của
doanh nghiệp mình.

Doanh nghiệp thứ 1:

Doanh nghiệp này là một công ty sản xuất thuộc lĩnh vực cơ khí &
điện, có tổng cộng 125 nhân viên, đã hoạt động được 8 năm và
đang phát triển ổn định. CEO của doanh nghiệp này rất muốn
kiểm soát tính “Hiệu quả tức thì” của từng công việc, từng hoạt
động, từng quá trình, từng bộ phận, từng đơn hàng, từng dự án &
của từng người. Vị CEO này mong muốn có báo cáo ngay tức thì
về những điều này. Việc kiểm soát, ghi nhận kết quả kiểm soát và
báo cáo thủ công chiếm quá nhiều thời gian, báo cáo chậm trễ,
không kịp thực hiện các hành động dự phòng, điều chỉnh kịp thời,
suốt ngày phải đi xử lý sự vụ đã rồi.
Sau một thời gian tìm hiểu, vị CEO phát hiện trên thị trường có
rất nhiều phần mềm được thiết kế sẵn, giúp kiểm soát chi tiết
các yếu tố:
• Công việc được giao cho từng người
• Khung thời gian thực hiện, bao gồm thời hạn phải hoàn
thành cho từng công việc
• Mức độ ưu tiên của từng công việc
• Cho phép đính kèm file mô tả rõ các yêu cầu chi tiết đối
với công việc.
Đặc biệt, các phần mềm này cung cấp giao diện rất trực quan,
vận hành đa nền tảng (chạy được trên máy tính để bàn, laptop,
máy tính bảng, điện thoại Android và iPhone), cho phép thực hiện
giao việc bằng thao tác “kéo – thả” mang đến trải nghiệm người
dùng thật tuyệt vời. Nó cũng cung cấp các báo cáo theo thời gian
thực về:

2
Làm thế nào để chuyển đổi số nhanh & hiệu quả?

• Tình trạng thực hiện của từng công việc

• Tỷ lệ hoàn thành các công việc được giao của từng người
• Cảnh báo các công việc quá hạn
• Chỉ rõ công việc đang bị “tắc” ở vị trí nào, ai là người đang
xử lý.
Những báo cáo này giúp kiểm soát tiến độ thực hiện công việc
cực kỳ hiệu quả, hầu hết các vấn đề nảy sinh đều được xử lý kịp
thời.
Sau một thời gian áp dụng, với mong muốn phân tích dữ liệu để
thực hiện các cải tiến chuyên sâu hơn, lúc này phần mềm đang sử
dụng không thể cung cấp được các bảng tổng hợp dữ liệu chi
tiết các thông tin như:
• Kết quả kiểm tra chất lượng các chi tiết gia công, bao gồm
kết quả đo lường về quy cách, độ dày của lớp sơn, cảm
quan chất lượng mối hàn,…của từng đơn hàng, từng công
đoạn, từng ca sản xuất.
• Tỷ lệ hao hụt của từng mã vật tư, của từng đơn hàng
• Số giờ công tham gia thực hiện từng công đoạn, từng đơn
hàng
• Tỷ lệ sản phẩm lỗi, phân loại lỗi, công đoạn phát sinh lỗi,
khoảng thời gian phát sinh lỗi (theo ca sản xuất)
• Mức độ sử dụng năng lượng điện, khí hàn,..
Vấn đề ở chỗ, tất cả các thông tin theo dõi, đo lường này đều
được nhân viên giám sát ghi nhận lại, chúng đều được gửi bằng
file báo cáo đính kèm trên phần mềm. Nay muốn có bảng tổng
hợp các thông tin này thì cần phải mở từng file để xem và tổng
hợp dữ liệu vào file Excel chung, rồi mới có thể sử dụng để phân
tích được.
Đến đây, vị CEO phát hiện các phần mềm dạng này chỉ đáp ứng
mục tiêu kiểm soát: (1) số lượng (Productivity); (2) thời gian /
tiến độ (Time). Không thể dùng để kiểm soát các chỉ tiêu chất
lượng (Quality), điều này có nghĩa là rất khó đánh giá hiệu quả vì
không thể phân tích đánh giá đầy đủ các chỉ tiêu kiểm soát.

3
Làm thế nào để chuyển đổi số nhanh & hiệu quả?

Rất rõ ràng, để quản lý “Hiệu quả tức thì”, nhất định ta phải
kiểm soát được cả P, T, Q.
Vị CEO tiếp tục tìm kiếm và được giới thiệu các phần mềm ERP
có khả năng đáp ứng đầy đủ các tiêu chí mà vị CEO này đưa ra,
nhưng chỉ ngặt một điều là chi phí đầu tư cho phần mềm quá đắt
đỏ. Phí này bao gồm phí bản quyền, phí triển khai, phí đầu tư
nâng cấp cơ sở hạ tầng mạng và thiết bị, phí đào tạo chuyển giao,
… là 1.300.000.000đ, phí này chưa bao gồm phí bảo trì hàng
năm. Vị CEO thất kinh với mức phí này và cảm thấy quá sức đối
với doanh nghiệp mình.
Giải quyết bài toán ngân sách cho chuyển đổi số thực sự là vấn
đề đau đầu đối với các doanh nghiệp SME.

Doanh nghiệp thứ 2:

Doanh nghiệp này là một công ty hoạt động trong lĩnh vực in bao
bì rất lớn, đã hoạt động 30 năm. Họ đã tự triển khai và vận hành
phần mềm ERP gần 10 năm, đã gặt hái được rất nhiều kết quả.
Tuy nhiên, họ gặp phải các vấn đề sau đây:
• Không thể chuyển đổi số toàn diện các biểu mẫu giám sát
chất lượng tại từng công đoạn. Lý do là các biểu mẫu này
vừa chi tiết, vừa thường xuyên thay đổi theo yêu cầu kiểm
soát của các tiêu chuẩn, yêu cầu của khách hàng,...Kết
quả là vẫn phải duy trì ghi chép tay vào biểu mẫu giám
sát.
• Vì duy trì ghi chép tay, nên rất khó kiểm soát đảm bảo
nhân viên giám sát đúng tần suất quy định, càng không
thể phân tích dữ liệu tức thời đưa đến nhiều sự cố về chất
lượng mà lẽ ra có thể ngăn ngừa được.
• Việc phân tích cải tiến dựa trên dữ liệu gần như bị bỏ ngỏ,
có quá nhiều hồ sơ giám sát viết tay, và cần đáng kể thời
gian nếu muốn lập các bảng tổng hợp dữ liệu.
Các khó khăn này cũng làm cho CEO rất đau đầu, làm thế nào để
quản lý “Hiệu quả tức thì” dựa trên nền ERP đã có?

4
Làm thế nào để chuyển đổi số nhanh & hiệu quả?

Doanh nghiệp thứ 3:

Đây là một công ty hoạt động trong lĩnh vực sản xuất thực phẩm,
sau một thời gian dài xây dựng hệ thống quy trình và áp dụng hệ
thống báo cáo bằng Excel, Ban Giám đốc đã quyết định triển khai
áp dụng ERP với mong đợi kiểm soát các hoạt động tốt hơn.
Sau khi triển khai ERP, các báo cáo kết quả sản xuất được lập và
gửi trễ hơn so với trước khi làm ERP, cụ thể:
• Trước triển khai ERP: 09 giờ sáng hôm nay đã hoàn tất
báo cáo kết quả sản xuất của hôm qua, bao gồm các chỉ số
về sử dụng nguyên nhiên liệu, nhân công, chỉ tiêu chất
lượng, thông số quá trình và các vấn đề phát sinh trong
quá trình sản xuất. Lúc bấy giờ Ban Giám đốc chỉ nhận
một báo cáo là bao gồm đủ nội dung yêu cầu.
• Sau khi triển khai ERP: 16 giờ chiều hôm nay mới có báo
cáo kết quả sản xuất của hôm qua, lúc này Ban Giám đốc
nhận được 02 báo cáo, một báo với dữ liệu từ ERP, và báo
cáo còn lại là dữ liệu lấy từ các file Excel.
Sau khi điều tra về sự khác biệt này, Ban Giám đốc phát hiện
nguyên nhân sau:
• Trước khi làm ERP, phụ trách mỗi công đoạn đều tự nhập
báo cáo của mình vào file Excel rồi gửi về cho thư ký sản
xuất tổng hợp thành một file báo cáo chung.
• Sau khi làm ERP, vì chỉ có một số người có tài khoản ERP
(vì lý do chi phí tăng theo số tài khoản người dùng), nên
các phiếu giám sát ghi tay được chuyển về cho những
người này nhập liệu, nhiều phiếu quá, họ nhập không kịp.
• Nhiều chỉ tiêu yêu cầu báo cáo không có trên ERP, nên
những chỉ tiêu này vẫn phải nhập vào File Excel, do vậy
phụ trách mỗi công đoạn sẽ dùng các phiếu giám sát (đã
được ghi tay) để nhập vào File Excel các chỉ tiêu không có
trên ERP (mà vẫn phải báo cáo), sau khi nhập xong họ mới
chuyển phiếu giám sát cho nhân viên nhập liệu ERP thực
hiện thao tác nhập liệu vào ERP. Đây chính là lý do làm
báo cáo có trễ hơn kể từ khi áp dụng ERP.
Như vậy, mặc dù có ERP, nhưng không phải lúc nào ERP cũng
giải quyết được mọi vấn đề, phần vì lý do chi phí, phần vì lúc

5
Làm thế nào để chuyển đổi số nhanh & hiệu quả?

thiết kế ban đầu đã không lường được hết các vấn đề cần giải
quyết và khi mở rộng lại phát sinh thêm chi phí nữa. Trong
trường hợp này, lãng phí vẫn tồn tại khi có ERP.
Làm thế nào để thực hiện chuyển đổi số hệ thống quy trình mà
không lo lắng về chi phí, không lo tăng khối lượng công việc cho
nhân viên, mà vẫn đảm bảo quản lý “Hiệu quả tức thì”?

Thưa Quý Anh/Chị, chúng tôi đã sử dụng 20 năm kinh nghiệm tư

vấn thiết lập các hệ thống quản lý theo quy trình để thiết kế bộ
công cụ OEMS - OPEN EFFECTIVE MANAGEMENT SYSTEM
(thay thế cho phiên bản trước đó là EMS4.0) nhằm giải quyết các
vấn đề đau đầu của các CEO / Chủ doanh nghiệp SME đang gặp
phải mà các phần mềm ERP và các phần mềm khác chưa giải
quyết được, có thể là do vấn đề chi phí hoặc thời gian.
OEMS giúp các doanh nghiệp quản lý “Hiệu quả tức thì” từng
công việc, từng quá trình, hoạt động, bộ phận, cá nhân, đơn
hàng, dự án, hay hợp đồng,…
Và một tin rất vui dành cho Anh/Chị là chúng tôi cung cấp OEMS
mà không thu phí bản quyền. Do đó, Anh/Chị không phải lo
lắng, bận tâm quá nhiều về kinh phí.

Vậy để có thông tin chi tiết hơn về lợi ích, cách áp dụng & chuẩn
bị như thế nào khi triển khai chuyển đổi số hệ thống quy trình &
biểu mẫu bằng OEMS, Anh/Chị dành khoảng 30 phút để xem nội
dung tiếp theo của eBook này.

Chúc Anh/Chị thành công & ngày càng phát triển!

Đại diện Nhóm tác giả,

Phạm Xuân Tiến

6
Làm thế nào để chuyển đổi số nhanh & hiệu quả?

Mục lục
Giới thiệu......................................................................2
1. Chuyển đổi số là gì?.................................................8
Lợi ích của chuyển đổi số?.......................................8
Thách thức khi thực hiện chuyển đổi số?.................9
Khi nào cần chuyển đổi số?......................................9
OEMS giải quyết vấn đề gì?...................................11
2. Cắt giảm chi phí & Nâng cao năng suất................16
3. OEMS & LibreOffice..............................................27
4. OEMS - Các chức năng chính.................................30
4.1 Thiết kế biểu mẫu.............................................31
4.2 Quản lý các vai trò............................................32
4.3 Phân quyền.......................................................32
4.3 Luồng thông tin................................................35
4.3 Quản lý người dùng..........................................36
4.6 Phê duyệt quy trình..........................................37
4.7 Vận hành quy trình...........................................38
4.7.1 Tạo hồ sơ mới.............................................38
4.7.2 Xử lý hồ sơ đến..........................................39
4.7.3 Tra cứu hồ sơ.............................................40
4.8 Báo cáo.............................................................42
4.8.1 Tiến trình & kết quả thực hiện..................42
4.8.2 Báo cáo phân tích tổng hợp.......................42
5. Bảo mật..................................................................46
6. Yêu cầu tối thiểu.....................................................46
6.1 Thiết bị đầu cuối...............................................46
6.2 Server...............................................................47
6.3 Nhân sự tham gia thiết kế & vận hành............47

7
Làm thế nào để chuyển đổi số nhanh & hiệu quả?

1. Chuyển đổi số là gì?

Chuyển đổi số là một sự chuyển
đổi sâu sắc và toàn diện của doanh
nghiệp, liên quan đến việc sử dụng
các công nghệ kỹ thuật số để tối
ưu hóa quy trình kinh doanh, cải
thiện năng suất và cải thiện trải
nghiệm của khách hàng.
Ngày nay, càng nhiều CEO / Chủ
doanh nghiệp đã nhận ra sự cần thiết phải thay đổi trong hoạt
động kinh doanh của họ. Các giải pháp kỹ thuật số mang lại lợi
thế cạnh tranh, nâng cao năng suất - chất lượng, tạo ra các
phương pháp kinh doanh có lợi nhuận, thúc đẩy tính đồng bộ,
nhất quán & tăng trưởng ổn định. Do đó, càng ngày càng có
nhiều doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi số.

Lợi ích của chuyển đổi số?

(1) Giảm chi phí & tăng hiệu quả hoạt động
◦ Tự động hóa các quá trình nội bộ
◦ Ngăn ngừa lỗi của con người
◦ Lưu trữ dữ liệu an toàn, loại bỏ các dư thừa, rút ngắn
chuỗi & thời gian trao đổi thông tin
(2) Ra quyết định kịp thời
◦ Giảm và tiến tới loại trừ độ trễ của dữ liệu
◦ Phân tích dữ liệu theo thời gian thực
◦ Các cấp quản lý tiếp cận dữ liệu nhanh chóng và nhất
quán
(3) Đạt được cải tiến liên tục & nâng cao trải nghiệm của
khách hàng
◦ Cải tiến quá trình trên cơ sở phân tích dữ liệu
◦ Cải tiến nâng cao chất lượng sản phẩm - dịch vụ
◦ Cải tiến tối ưu mức độ sử dụng nguồn lực

8
Làm thế nào để chuyển đổi số nhanh & hiệu quả?

Thách thức khi thực hiện chuyển đổi số?

(1) Chi phí thực hiện: Các chủ doanh nghiệp có
thể lo lắng về chi phí trả trước của việc
thực hiện các chuyển đổi số. Nó có thể là
một khoản đầu tư lớn.
(2) Thời gian thực hiện: Ngoại trừ sử dụng các
phần mềm dựng sẵn, các chương trình yêu
cầu chuyển đổi số các quy trình & biểu
mẫu đặc thù của doanh nghiệp thường kéo
dài, đôi khi đơn vị thời gian tính bằng năm.
(3) Rủi ro hệ thống trở nên lỗi thời nhanh
chóng: Môi trường kinh doanh đòi hỏi thay
đổi, cải tiến mô hình & các quá trình một cách liên tục.
Điều này đưa đến việc các quy trình đã được chuyển đổi
số không còn thích hợp với bối cảnh kinh doanh hiện tại.

Khi nào cần chuyển đổi số?

Chuyển đổi số đem lại các lợi ích to lớn, nâng cao kết quả hoạt
động của các doanh nghiệp là điều không thể phủ nhận. Tuy
nhiên, việc xác định thời điểm thực hiện chuyển đổi số không
phải lúc nào cũng dễ dàng.

Nếu bạn thực hiện chuyển

đổi số các quy trình chưa
được chuẩn hóa thì chẳng
khác nào bạn nhân bản
“cách làm không tiêu chuẩn”
và nhiều khi điều này tạo ra các
hệ quả nghiêm trọng đối với
hoạt động kinh doanh của bạn.

Vậy cần phải chuẩn hóa quy

trình trước rồi mới chuyển đổi số sau?

9
Làm thế nào để chuyển đổi số nhanh & hiệu quả?

Vì bối cảnh hoạt động kinh doanh luôn thay đổi, đưa đến hệ quả
là quy trình đã được chuẩn hóa nhanh chóng trở thành không phù
hợp cho việc áp dụng, và hoạt động cải tiến, tái chuẩn hóa quy
trình cần được thực hiện rất thường xuyên. Nếu chờ đến khi quy
trình được chuẩn hóa xong mới thực hiện chuyển đổi số thì biết
khi nào mới thực hiện được?

Có lẽ sự thay đổi, đổi mới, cải tiến liên tục trong cách làm nhằm
đáp ứng yêu cầu kiểm soát & điều hành phù hợp với bối cảnh
hoạt động kinh doanh là trở ngại lớn đối với các chương trình
chuyển đổi số toàn diện hệ thống quy trình của các doanh
nghiệp, vì mỗi khi cải tiến quy trình, thay đổi thông tin cần theo
dõi, đo lường, kiểm soát,… là mỗi khi phải cấu hình lại hệ thống
phần mềm, làm phát sinh đáng kể chi phí cho doanh nghiệp. Và
vì thế, không quá khó để hiểu được lý do tại sao nhiều giám đốc
điều hành tìm kiếm mô hình chuẩn được thiết kế sẵn và ép các
quá trình hoạt động của doanh nghiệp mình theo, hoặc là chần
chờ không thực hiện các chương trình chuyển đổi số.

Với sự phát triển của kỹ thuật công nghệ thông tin ngày nay, việc
cung cấp các giải pháp chuyển đổi số toàn diện hệ thống quy
trình của một doanh nghiệp không phải là bài toán khó đối với
các đơn vị cung cấp giải pháp phần mềm. Vấn đề trở ngại mà
doanh nghiệp gặp phải đó chính là thời gian & chi phí, các CEO /
Chủ doanh nghiệp lo lắng về vòng đời hoặc chu kỳ cập nhật, họ lo
rằng “chưa kịp thu hồi vốn” thì phần mềm không còn phù hợp để
sử dụng nữa.

10
Làm thế nào để chuyển đổi số nhanh & hiệu quả?

Vậy vấn đề cần giải quyết để CEO / Chủ doanh nghiệp quyết định
thực hiện các chương trình chuyển đổi số ngay lập tức là:

(1) Thời gian thực hiện chương trình chuyển đổi số ngắn

(2) Chuyển đổi đúng quy trình đặc thù của doanh nghiệp,
không áp đặt mẫu quy trình dựng sẵn.

(3) Dễ dàng cập nhật hệ thống quy trình đã được chuyển đổi
& chi phí cập nhật thấp

Ngoài ra, các CEO / Chủ doanh nghiệp cũng cần cam kết & duy
trì cung cấp nguồn lực để thực hiện các hoạt động chuyển đổi số,
đảm bảo các quá trình đã được chuẩn hóa trước khi tiến hành
chuyển đổi, tránh tình trạng sửa đổi do thiếu xem xét kỹ lưỡng sự
phù hợp của các quy trình.

OEMS giải quyết vấn đề gì?

Sử dụng kinh nghiệm 20 năm trong lĩnh vực tư vấn thiết lập và
cải tiến hệ thống quản lý, hiểu rõ nhu cầu thiết lập hệ thống quy
trình tiêu chuẩn và phương pháp cải tiến các quá trình. Đội ngũ
chuyên gia của Công ty TNHH Tư vấn Trần Đình Cửu xây dựng
bộ công cụ OEMS giúp các doanh nghiệp:

a) OEMS giúp đạt được các lợi ích của chuyển đổi số
(1) Giảm chi phí & tăng hiệu quả
hoạt động
• Tự động hóa toàn bộ quy
trình & biểu mẫu, bao gồm
cả các báo cáo tổng hợp.
• Loại trừ hoàn toàn việc ghi
chép tay
• Ngăn ngừa lỗi của con người

11
Làm thế nào để chuyển đổi số nhanh & hiệu quả?

(2) Ra quyết định kịp thời

• Dữ liệu được ghi nhận trực tiếp vào cơ sở dữ liệu dùng
chung.
• Báo cáo & phân tích dữ liệu theo thời gian thực,
• Cho phép làm việc tại bất kỳ đâu có internet
(3) Đạt được cải tiến liên tục & nâng cao trải nghiệm của
khách hàng
• Phân tích dữ liệu theo thời gian thực, xác định nhu cầu
và thực hiện cải tiến nâng cao kết quả hoạt động của
các quá trình
• Phân tích dữ liệu theo thời gian thực, xác định nhu cầu
và thực hiện cải tiến nâng cao chất lượng sản phẩm -
dịch vụ
• Phân tích dữ liệu theo thời gian thực, xác định nhu cầu
và thực hiện cải tiến tối ưu mức độ sử dụng nguồn lực
b) OEMS giúp vượt qua các thách thức
(1) Chi phí thực hiện:
▪ Doanh nghiệp không
phải trả phí bản
quyền khi sử dụng
OEMS, vì OEMS được
thiết kế tích hợp vào
bộ phần mềm mã
nguồn mở LibreOffice,
sử dụng cơ sở dữ liệu
PostgreSQL.
▪ Doanh nghiệp không phải tuyển dụng nhân sự bổ
sung để thiết lập và vận hành OEMS, vì nó được thiết
kế theo cách đảm bảo bất kỳ ai biết dùng Excel & được
đào tạo cơ bản về OEMS đều có thể thực hiện chuyển
đổi số bất kỳ quy trình & biểu mẫu nào để chúng vận
hành tự động.
▪ Doanh nghiệp hoàn toàn có thể sử dụng hệ thống
máy tính hiện có để triển khai OEMS, vì LibreOffice
có thể vận hành trên các máy tính (PC, Laptop) chạy

12
Làm thế nào để chuyển đổi số nhanh & hiệu quả?

hệ điều hành Window 7 SP1 trở lên, và hầu hết các

máy tính chạy các phiên bản Linux.
(1) Thời gian thực hiện: 01 ngày là thời gian cần thiết để
chuyển đổi số một quy trình đặc thù, đã được chuẩn hóa,
của doanh nghiệp bằng OEMS, bao gồm các biểu mẫu
kèm theo.
(2) Rủi ro hệ thống trở nên lỗi thời nhanh chóng:
▪ Doanh nghiệp không phải lo
lắng về hệ thống đã được
chuyển đổi có lỗi thời hay
không, vì OEMS được thiết kế
nhằm giúp doanh nghiệp tự
chủ trong việc phát triển, cải
tiến, cập nhật các quy trình &
biểu mẫu đã được chuyển đổi
một cách dễ dàng, đảm bảo hệ thống được chuyển đổi
số luôn phù hợp với bối cảnh hoạt động kinh doanh
của doanh nghiệp.
▪ Việc cập nhật quy trình đã chuyển đổi trên OEMS có
thể được thực hiện “ngay lập tức”, vì OEMS không
yêu cầu thiết kế lại toàn hệ thống quy trình khi phát
sinh nhu cầu cải tiến, cập nhật.
Hình minh họa so sánh thời gian thực hiện một quá trình điển hình từ
khi phát sinh yêu cầu công việc cho đến khi có báo cáo tổng hợp (ví dụ
báo cáo tháng, báo cáo quý) về kết quả thực hiện quá trình.

Lấy &
Biểu Di chuyển Di chuyển Thực hiện Cập nhật, Hồ sơ,
điền Ký Ký
mẫu in trình ký trình ký công việc & báo cáo báo cáo
phiếu tổng hợp

Mở file
Thực hiện Cập nhật, File Áp dụng
File Biểu & điền Ký Ký
mẫu
Báo cáo
công việc & báo cáo tổng hợp chữ ký
phiếu tổng hợp điện tử

Mở file File Sốdụng

Sử hóa
File Biểu Thực hiện
mẫu
& điền Ký Ký
công việc Database Báo cáo bằng
OEMS
phiếu tự động
EMS4.0

13
Làm thế nào để chuyển đổi số nhanh & hiệu quả?

OEMS được thiết kế nhằm giúp doanh nghiệp thực hiện ngay các
chương trình chuyển đổi số mà không gặp bất kỳ trở ngại đáng
kể nào vì:

(1) Chỉ cần 01 ngày để chuyển đổi hoàn tất một quy trình
đặc thù của doanh nghiệp bằng OEMS. Điều này giúp
doanh nghiệp rút ngắn thời gian thực hiện chương trình
chuyển đổi số, đáp ứng nhu cầu kiểm soát và điều hành
của mình.

(2) OEMS thực hiện chuyển đổi đúng quy trình đặc thù
của doanh nghiệp, không áp đặt mẫu quy trình dựng
sẵn, và gần như giữ nguyên định dạng trình bày các biểu
mẫu mà doanh nghiệp đã và đang sử dụng. Điều này giúp
giảm thời gian đào tạo và nâng cao tính tuân thủ.

(3) Khi cần thay đổi, cập nhật, cải tiến một quy trình hay biểu
mẫu, chỉ cần 01 ngày để hoàn tất việc chuyển đổi số
quy trình / biểu mẫu sau thay đổi, cập nhật, cải tiến. Và
đặc biệt là, một khi đã được tư vấn chuyển giao, nhân sự
của doanh nghiệp hoàn toàn có thể tự tiến hành các cập
nhật với chi phí 0 đồng.

14
Làm thế nào để chuyển đổi số nhanh & hiệu quả?

Thực tế, trong quá trình tư vấn trong suốt 20 năm qua, chúng tôi
nhận thấy các CEO / Chủ doanh nghiệp hay có quan điểm sau
đây:

(1) Khi quy mô nhỏ, quan điểm thường là “Doanh nghiệp của
tôi còn rất nhỏ, không cần phải chuyển đổi số, mọi việc
đều đang được kiểm soát tốt!”.

(2) Sau một thời gian, Doanh nghiệp phát triển, quy mô tăng
lên, đơn hàng về nhiều. Lúc này, quan điểm mới xuất hiện
là: “Hiện nay bận quá, việc làm không hết, không có thời
gian để thực hiện chuyển đổi số!”

(3) Đến khi Doanh nghiệp phát triển quá lớn, mất khả năng
kiểm soát, vấn đề phát sinh ngày càng nhiều, suốt ngày lo
điều hành “chữa cháy”. Quan điểm lúc này là: “Lúc này là
lúc nào mà chuyển với chả đổi!”

Và cuối cùng là kết thúc!

Vì vậy, chúng tôi kêu gọi các CEO / Chủ doanh nghiệp, hãy vì sự
phát triển của chính mình, của nhân viên và của xã hội:

Hãy thực hiện chuyển đổi số ngay hôm nay!

Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn hỗ trợ:

• Phạm Xuân Tiến – 0903495804 - phamxtien@gmail.com

15
Làm thế nào để chuyển đổi số nhanh & hiệu quả?

2. Cắt giảm chi phí & Nâng cao năng suất

Phần này trình bày gợi ý các giải pháp cắt giảm chi phí thông qua chương trình chuyển đổi số bằng
OEMS

Tình huống Các loại chi phí có thể cắt giảm Giải pháp cắt giảm bằng OEMS

Vận hành bất kỳ • Chi phí giấy, mực, máy in, máy • Chuyển đổi số quy trình và các biểu
quy trình nào photo,... để chuẩn bị sẵn các biểu mẫu bằng OEMS
với các biểu mẫu trắng.
mẫu ghi chép
• Chi phí trang bị các phương tiện sử • Trang bị không gian lưu trữ dữ liệu
tay dụng cho việc sắp xếp, lưu trữ hồ số [cơ sở dữ liệu dùng cho OEMS]
sơ (ví dụ bìa còng, tủ, kệ,…).

• Thời gian tìm kiếm, truy cập và cất • Tạo và cấp tài khoản truy cập cho
giữ (kể cả khi bạn có làm 5S). từng nhân sự tham gia thực hiện
quy trình. Sử dụng tính năng Tìm
kiếm & Truy vấn của OEMS

• Thời gian di chuyển, chờ trình ký • Định nghĩa luồng thông tin trên
(xác nhận, phê duyệt). OEMS để biểu mẫu tự động được

16
Làm thế nào để chuyển đổi số nhanh & hiệu quả?

Tình huống Các loại chi phí có thể cắt giảm Giải pháp cắt giảm bằng OEMS

• Thời gian di chuyển để nhận lại hồ chuyển đến người liên quan.
sơ đã được duyệt.
• Chi phí photo nhân bản / thời gian
scan để phát hành bản được duyệt
đến người liên quan.

• Chi phí ẩn gây ra bởi việc phải có • Với OEMS bạn có thể làm việc tại
mặt tại nơi làm việc mới có thể xử bất kỳ đâu có máy tính được cài đặt
lý các hồ sơ chứng từ (tạo lập, kiểm OEMS và có mạng internet.
tra, phê duyệt, báo cáo,…)

• Thời gian nhập dữ liệu từ các bản • Cập nhật thông tin trực tiếp trên
ghi chép tay vào file theo dõi để lập OEMS.
các báo cáo theo dõi tiến độ, báo
• OEMS đảm nhiệm vai trò tổng hợp
cáo tổng hợp, báo cáo phân tích,…
dữ liệu tự động.
• Chi phí ẩn do việc không ra được
• Xác định thời điểm bắt đầu & kết
quyết định kịp thời và/hoặc thực
thúc thực hiện một tác vụ (biểu
hiện các hành động tiếp theo do độ
mẫu).
trễ của dữ liệu báo cáo thủ công.
• Thiết kế các báo cáo theo dõi tiến

17
Làm thế nào để chuyển đổi số nhanh & hiệu quả?
Tình huống Các loại chi phí có thể cắt giảm
• Chi phí ẩn do các quyết định hành
động không được thực thi đúng hạn
vì không có hệ thống theo dõi, truy
vết.
• Chi phí ẩn do sai sót trong việc
nhập dữ liệu, che giấu sai lỗi, chỉnh
sửa dữ liệu báo cáo.
Mua phần mềm • Chi trả cho những tính năng sẵn có
dựng sẵn nhằm của phần mềm mà doanh nghiệp
tận dụng các không có nhu cầu sử dụng hoặc
không cần sử dụng trong lúc này.
“thực hành tốt”
của ngành & rút • Chi phí gây ra bởi việc điều chỉnh
ngắn thời gian cách làm thực tế để phù hợp với mô
hình hoạt động của phần mềm
18
Giải pháp cắt giảm bằng OEMS
độ, báo cáo tổng hợp & phân tích
dữ liệu trên OEMS
• Loại bỏ nhập liệu nhiều lần bằng
cách nhập dữ liệu trực tiếp trên
OEMS
• OEMS đảm trách việc tổng hợp dữ
liệu tự động, ngăn ngừa chỉnh sửa
và truy vết mọi thay đổi thông tin
báo cáo.
• Chuyển đối số quy trình & biểu
mẫu đúng theo nhu cầu kiểm soát
& điều hành thực tế của doanh
nghiệp bằng OEMS
• Phát triển mở rộng quy trình, biểu
mẫu và chuyển đổi chúng khi có
nhu cầu.
Làm thế nào để chuyển đổi số nhanh & hiệu quả?
Tình huống Các loại chi phí có thể cắt giảm
thực hiện dựng sẵn. Điều này có nghĩa là phải
chuyển đổi số sửa lại quy trình để phù hợp với
phần mềm dựng sẵn.
• Chi phí trang bị / nâng cấp cơ sở hạ
tầng mạng, server, thiết bị đầu cuối
và tuyển dụng bổ sung nhân sự
chuyên trách IT.
• Chi phí cho việc đào tạo nhân viên
làm quen với phần mềm mới, quy
trình mới, cách thức ghi nhận dữ
liệu hoàn toàn khác biệt với cách
thức đang thực hiện.
19
Giải pháp cắt giảm bằng OEMS
• OEMS có thể vận hành tốt trên
máy tính chạy hệ điều hành
Window 7 SP1 trở lên, do vậy bạn
hoàn toàn yên tâm sử dụng thiết bị
hiện tại.
• OEMS chỉ yêu cầu nhân sự biết
Excel và được đào tạo về thiết lập,
vận hành, quản trị OEMS để có thể
làm chủ OEMS
• OEMS tích hợp với LibreOffice
Calc có giao diện tương tự Excel
quen thuộc với nhân viên của bạn.
• Thiết kế màn hình nhập liệu và các
màn hình báo cáo giống với phiên
bản giấy đang được sử dụng, loại
Làm thế nào để chuyển đổi số nhanh & hiệu quả?
Tình huống Các loại chi phí có thể cắt giảm
• Không loại trừ việc dùng biểu mẫu
ghi chép tay vì giới hạn số lượng
người dùng (phí bản quyền).
• Chi phí cho việc nhập thông tin
trên biểu mẫu ghi chép tay vào
phần mềm, vừa tồn tại rủi ro sai
sót, vừa không đảm bảo tính kịp
thời của dữ liệu.
• Chi phí cho việc lưu trữ, tìm kiếm
lại hồ sơ gốc (bản ghi chép tay).
• Chi phí ẩn do nhân viên vừa phải sử
dụng phần mềm để cập nhật dữ
liệu, vừa phải sử dụng Excel hoặc
phần mềm khác để phân tích dữ
liệu.
20
Giải pháp cắt giảm bằng OEMS
trừ sự khác biệt giữa thực tế đang
vận hành và cách thức vận hành
trên OEMS
• Loại trừ hoàn toàn việc ghi chép dữ
liệu bằng tay vào các biểu mẫu in.
OEMS miễn phí bản quyền và
không giới hạn số lượng người
dùng.
• Toàn bộ dữ liệu được lưu trữ trong
cơ sở dữ liệu trên cơ sở dữ liệu
dùng chung (do bạn quản lý).
• Khi cần thiết, các biểu mẫu trên
OEMS vẫn có thể được in ra.
• LibreOffice Calc chính là phần
mềm bảng tính, có đầy đủ các tính
năng tính toán, dựng các đồ thị
trực quan cơ bản như Excel, vì vậy,
chỉ cần sử dụng OEMS tích hợp
Làm thế nào để chuyển đổi số nhanh & hiệu quả?

Tình huống Các loại chi phí có thể cắt giảm Giải pháp cắt giảm bằng OEMS

trong LibreOffice Calc là đủ.

Thuê đơn vị • Thiết kế “may đo” luôn đòi hỏi thời • OEMS Miễn phí bản quyền, thời
cung cấp phần gian và chi phí rất đáng kể. gian triển khai cực kỳ nhanh chóng,
mềm thiết kế chuyển đổi xong quy trình nào là có
thể áp dụng được ngay quy trình đó
“may đo” theo
một cách tự động.
tình hình thực tế
của doanh • Rủi ro phần mềm nhanh chóng rơi • Nhân sự được đào tạo về OEMS có
nghiệp vào tình trạng không phù hợp vì khả năng tự mở rộng, cập nhật các
thay đổi bối cảnh hoạt động của quy trình & biểu mẫu đã được
doanh nghiệp. chuyển đổi số, đảm bảo chúng luôn
phù hợp cho việc áp dụng.

• Chi phí cho thiết kế dự phòng các
tính năng mở rộng trong tương lai,
và đôi khi chúng không bao giờ
được dùng đến.
• OEMS được thiết kế cho phép thực
hiện cập nhật, mở rộng các quy
trình & biểu mẫu đã chuyển đổi dễ
dàng, do vậy không phải thiết kế dự
phòng, chỉ cần thiết kế vừa đủ
dùng trong hiện tại, vừa tinh gọn,
vừa hiệu quả.

21
Làm thế nào để chuyển đổi số nhanh & hiệu quả?
Tình huống Các loại chi phí có thể cắt giảm
• Chi phí cho việc cập nhật, mở rộng
tính năng của phần mềm nhằm đáp
ứng nhu cầu kiểm soát & điều hành
của doanh nghiệp khi bối cảnh hoạt
động thay đổi.
• Chi phí cho việc vận hành, duy trì
hệ thống, hoặc là tuyển dụng nhân
sự IT hoặc là sử dụng dịch vụ của
đơn vị cung cấp phần mềm.
22
Giải pháp cắt giảm bằng OEMS
• Nhân sự được đào tạo về OEMS có
khả năng tự mở rộng, cập nhật các
quy trình & biểu mẫu đã được
chuyển đổi số với phí bản quyền 0
đồng, không giới hạn số quy trình,
không giới hạn số người dùng –>
Phí cập nhật, mở rộng là 0 đồng.
• OEMS chỉ yêu cầu nhân sự thiết
kế, vận hành, quản trị biết sử dụng
Excel và được đào tạo về OEMS do
đó không làm phát sinh chi phí vận
hành, duy trì và không yêu cầu
tuyển dụng bổ sung nhân sự IT.
• Chi phí duy trì chính là chi phí chi
trả cho đơn vị cung cấp dịch vụ về
Server mà bạn lựa chọn (nếu không
đầu tư Server tại doanh nghiệp).
Làm thế nào để chuyển đổi số nhanh & hiệu quả?
Tình huống Các loại chi phí có thể cắt giảm
• Chi phí ẩn do phụ thuộc hoàn toàn
vào đơn vị thiết kế phần mềm
Sử dụng phần • Chi phí bản quyền theo tính năng /
mềm thiết kế thời gian sử dụng / số tài khoản
đặc thù theo người dùng / dung lượng lưu trữ
ngành và được
tùy biến lại theo
điều kiện thực
tế của doanh
nghiệp
• Không phải mọi quy trình đặc thù
của doanh nghiệp đều có thể cấu
hình khớp hoàn toàn trên phần
mềm, do đó vẫn phát sinh các chi
phí ẩn gây ra bởi sự gò ép quy trình
thực tế cho phù hợp với khả năng
tùy biến của phần mềm và của đơn
23
Giải pháp cắt giảm bằng OEMS
• Sau khi được tư vấn chuyển giao,
doanh nghiệp hoàn toàn làm chủ
OEMS và không phụ thuộc vào bất
kỳ bên nào.
• OEMS Miễn phí bản quyền và
không giới hạn số tài khoản người
dùng, không giới hạn số tính năng.
• OEMS sử dụng Server do chính
doanh nghiệp quản lý nên không
giới hạn dung lượng lưu trữ hay
thời gian sử dụng.
• OEMS chuyển đổi số chính quy
trình và biểu mẫu tốt nhất đang
được doanh nghiệp sử dụng, không
những không thay đổi quy trình mà
cả dạng trình bày của biểu mẫu
cũng được bảo toàn. Điều này giúp
nhân sự của doanh nghiệp nhanh
Làm thế nào để chuyển đổi số nhanh & hiệu quả?
Tình huống Các loại chi phí có thể cắt giảm
vị triển khai.
• Chi phí ẩn do phụ thuộc hoàn toàn
vào đơn vị thiết kế chuyển giao
phần mềm
• Chi phí cho việc vận hành, duy trì
hệ thống, hoặc là tuyển dụng nhân
sự IT hoặc là sử dụng dịch vụ của
đơn vị cung cấp phần mềm.
24
Giải pháp cắt giảm bằng OEMS
chóng thích ứng với OEMS hơn là
với các phần mềm khác.
• Sau khi được tư vấn chuyển giao,
doanh nghiệp hoàn toàn làm chủ
OEMS và không phụ thuộc vào bất
kỳ bên nào.
• OEMS chỉ yêu cầu nhân sự thiết
kế, vận hành, quản trị biết sử dụng
Excel và được đào tạo về OEMS do
đó không làm phát sinh chi phí vận
hành, duy trì và không yêu cầu
tuyển dụng bổ sung nhân sự IT.
• Chi phí duy trì chính là chi phí chi
trả cho đơn vị cung cấp dịch vụ về
Server mà doanh nghiệp lựa chọn
(nếu không đầu tư Server tại doanh
nghiệp).
Làm thế nào để chuyển đổi số nhanh & hiệu quả?
Tình huống Các loại chi phí có thể cắt giảm
• Rủi ro phần mềm nhanh chóng rơi
vào tình trạng không phù hợp vì
thay đổi bối cảnh hoạt động của
doanh nghiệp.
• Chi phí cho thiết kế dự phòng các
tính năng mở rộng trong tương lai,
và đôi khi chúng không bao giờ
được dùng đến.
• Chi phí cho việc cập nhật, mở rộng
tính năng của phần mềm nhằm đáp
ứng nhu cầu kiểm soát & điều hành
của doanh nghiệp khi bối cảnh hoạt
động thay đổi.
25
Giải pháp cắt giảm bằng OEMS
• Nhân sự được đào tạo về OEMS có
khả năng tự mở rộng, cập nhật các
quy trình & biểu mẫu đã được
chuyển đổi số, đảm bảo chúng luôn
phù hợp cho việc áp dụng.
• OEMS được thiết kế cho phép thực
hiện cập nhật, mở rộng các quy
trình & biểu mẫu đã được chuyển
đổi dễ dàng, do vậy không phải
thiết kế dự phòng, chỉ cần thiết kế
vừa đủ dùng trong hiện tại, vừa
tinh gọn, vừa hiệu quả.
• Nhân sự được đào tạo về OEMS có
khả năng tự mở rộng, cập nhật các
quy trình & biểu mẫu đã được
chuyển đổi số. Với phí bản quyền 0
đồng, không giới hạn số quy trình,
không giới hạn số người dùng –>
Làm thế nào để chuyển đổi số nhanh & hiệu quả?

Tình huống Các loại chi phí có thể cắt giảm Giải pháp cắt giảm bằng OEMS

Phí cập nhật, mở rộng là 0 đồng.

Sử dụng kết hợp • Chi phí ẩn gây ra bởi việc chuyển • Giảm thiểu số lượng phần mềm cần
nhiều phần qua chuyển lại các phần mềm trong sử dụng, OEMS có khả năng
mềm, mỗi phần quá trình sử dụng chuyển đổi số mọi loại quy trình và
biểu mẫu, do đó có thể được sử
mềm chuyên • Chi phí ẩn cho việc nhập trùng lắp
dụng cho hầu hết các quy trình
cho một lĩnh vực cùng một thông tin vào nhiều phần
hiện có của doanh nghiệp.
cụ thể mềm khác nhau, dù là thủ công
hoặc import • Chỉ cần đào tạo cách thức vận hành
của OEMS 0 và LibreOffice Calc là
• Chi phí cho việc đào tạo nhân viên
đủ.
sử dụng thuần thục các phần mềm

Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn các giải pháp cắt giảm chi phí:
• Phạm Xuân Tiến – 0903495804 - phamxtien@gmail.com

26
Làm thế nào để chuyển đổi số nhanh & hiệu quả?

3. OEMS & LibreOffice

OEMS được phát triển tích hợp vào LibreOffice, sử
dụng bảng tính của LibreOffice Calc làm giao diện
trình bày quy trình & biểu mẫu, tích hợp các tính
năng vào LibreOffice Calc. Điều này giúp bạn vừa
sử dụng được sức mạnh của bảng tính, bao gồm các
hàm dựng sẵn1 của LibreOffice Calc, vừa thực hiện chuyển đổi
số quy trình & biểu mẫu dễ dàng để chúng có thể vận hành một
cách tự động.
Sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu PosgreSQL,
OEMS cùng với LibreOffice Calc giúp bạn dễ
dàng quản lý và trình bày dữ liệu, cũng như thực
hiện các phân tích, điều phối dữ liệu một cách dễ
dàng.

Giao diện LibreOffice Calc sau khi đã tích hợp OEMS

1 Đến thời điểm eBook này được viết, LibreOffice Calc 7.3 có
508 hàm dựng sẵn [xem so sánh với Ms Office tại đây]

27
Làm thế nào để chuyển đổi số nhanh & hiệu quả?

LibreOffice là một bộ ứng dụng

văn phòng mạnh mẽ và miễn
phí, kế thừa sự thành công của
OpenOffice(.org), được hàng
triệu người trên thế giới sử
dụng.

LibreOffice kế thừa từ OpenOffice và được cập nhật liên tục

Với giao diện trực quan, gọn gàng và các công cụ giàu tính năng,
LibreOffice giúp bạn thỏa sức sáng tạo và nâng cao năng suất
của mình. LibreOffice bao gồm một số ứng dụng làm cho nó trở
thành bộ phần mềm văn phòng mã nguồn mở và miễn phí linh
hoạt nhất trên thị trường
• Writer: Phần mềm xử lý văn bản, có thể dùng thay thế
cho Ms Word
• Calc: Phần mềm bảng tính, có thể sử dụng thay thế cho
Ms Excel
• Impress: Phần mềm trình chiếu, có thể sử dụng thay thế
cho Ms PowerPoint
• Draw: Phần mềm soạn thảo sơ đồ, lưu đồ, có thể sử dụng
thay thế cho Ms Visio
• Base: Phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu, có thể dùng thay
thế cho Ms Access
• Math: Phần mềm soạn thảo các công thức toán học
LibreOffice sử dụng định dạng OpenDocument được tiêu chuẩn
hóa - một lựa chọn tuyệt vời để lưu trữ dữ liệu lâu dài. LibreOffice
cũng có thể mở các tài liệu được soạn thảo bằng Microsoft Office.

28
Làm thế nào để chuyển đổi số nhanh & hiệu quả?

Nó cũng có khả năng lưu tài liệu sang các định dạng của
Microsoft Office, Pdf,…. một cách dễ dàng.
Bạn dễ dàng tìm thấy hướng dẫn sử dụng từng phần mềm riêng
biệt trong bộ phần mềm LibreOffice tại đây.

Các tiện ích (Extension) giúp mở rộng các tính năng của
LibreOffice, đến thời điểm eBook này được viết, có hàng trăm
tiện ích đã được phát triển, giúp bạn cắt giảm khối lượng công
việc cần xử lý mà vẫn đạt được mục tiêu mong muốn. Bạn có thể
tìm kiếm, tải và cài đặt các tiện ích tại extensions.libreoffice.org

Bạn cần thêm thông tin về OEMS, đừng chần chừ, hãy liên hệ với
chúng tôi để được hỗ trợ:
• Phạm Xuân Tiến – 0903495804 - phamxtien@gmail.com

29
Làm thế nào để chuyển đổi số nhanh & hiệu quả?

4. OEMS - Các chức năng chính

Là một chương trình phần mềm được tích hợp vào LibreOffice
Calc, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc chuyển đổi số các quy
trình & biểu mẫu theo nhu cầu kiểm soát & điều hành của đơn vị
sử dụng.

OEMS được thiết kế với khả năng tùy biến cao, đáp ứng nhu cầu
chuyển đổi số các quy trình, biểu mẫu đặc thù của doanh nghiệp,
không đòi hỏi người thực hiện chuyển đổi số có bất kỳ kiến thức
& kỹ năng lập trình nào, không đòi hỏi viết bổ sung bất kỳ dòng
mã lập trình nào.

Sau khi cài đặt 02 extesion OEMS & PYOEMS vào LibreOffice
Calc và cấu hình thông tin truy cập đến Server, bạn có thể ngay
lập tức bắt tay vào công việc chuyển đổi số quy trình.

30
Làm thế nào để chuyển đổi số nhanh & hiệu quả?

OEMS sử dụng giao diện Tiếng Việt hoặc Tiếng Anh theo lựa
chọn cài đặt ngôn ngữ của LibreOffice do bạn quyết định.

4.1 Thiết kế biểu mẫu

Việc thực hiện chuyển đổi số các biểu mẫu được thực hiện một
cách trực quan thông qua cửa sổ định nghĩa.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Mở file P00000.000, tạo một Sheet mới và thiết kế biểu

mẫu (thực hiện tương tự như bạn thiết kế biểu mẫu trên Excel).

Bước 2: Chọn vào ô cần nhập liệu trên biểu mẫu và nhấn chuột
phải (hoặc Ctrl+ W) --> Chọn Định nghĩa trường dữ liệu /
Define Field

Bước 3: Bổ sung thông tin & nhấn OK

31
Làm thế nào để chuyển đổi số nhanh & hiệu quả?

4.2 Quản lý các vai trò

Để có thể vận hành các quy trình, bạn cần định nghĩa các vai trò.
Vai trò chính là vị trí công việc theo sơ đồ tổ chức của bạn.
Các bước thực hiện:
Bước 1: Mở Sheet CONF trong file quy trình
Bước 2: Nhấn chuột phải lên bất kỳ ô nào (hoặc nhấn Ctrl + W)
và chọn Đăng ký... --> Vai trò / Registration... --> Role
Bước 3: Nhập thông tin và nhấn Lưu / Save
Các Vai trò / Role đã đã đăng ký trước đó sẽ hiển thị trong hộp
chọn.

4.3 Phân quyền

Mỗi một vai trò cần được phân quyền thực hiện công việc (tham
gia xử lý một biểu mẫu / hồ sơ cụ thể).

Các bước thực hiện:

Bước 1: Mở Sheet CONF trong file quy trình
Bước 2: Nhấn chuột phải lên bất kỳ ô nào (hoặc nhấn Ctrl + W)
và chọn Đăng ký... --> Phân quyền / Registration... -->
Authority

32
Làm thế nào để chuyển đổi số nhanh & hiệu quả?

Bước 3: Nhập thông tin và nhấn Lưu / Save

Các Phân quyền / Authority đã định nghĩa trước đó sẽ được hiển
thị trong hộp chọn.

Một vai trò có thể được cấp một hoặc nhiều quyền sau:

STT PHÂN QUYỀN MÔ TẢ

1 CREATE / 1. Có thể tạo một hồ sơ mới với TRẠNG

THÁI / STATUS:
TẠO MỚI
1.1 BẢN NHÁP / DRAFT, hoặc
1.2 MỞ / OPEN
2. Có thể bổ sung thông tin vào một hồ
sơ được gửi đến và đặt TRẠNG THÁI /
STATUS:
2.1 BẢN NHÁP / DRAFT, hoặc
2.2 MỞ / OPEN
2.3 ĐANG XỬ LÝ / WIP
2.4 ĐÃ XONG / DONE

33
Làm thế nào để chuyển đổi số nhanh & hiệu quả?

STT PHÂN QUYỀN MÔ TẢ

2 CHECK / Có thể bổ sung thông tin vào một hồ sơ

được gửi đến và đặt TRẠNG THÁI /
KIỂM TRA
STATUS:
1. ĐÃ KIỂM TRA / CHECKED, hoặc
2. ĐÃ TỪ CHỐI / REJECTED
nhằm xác nhận rằng đã kiểm tra và đồng
ý với nội dung hoặc từ chối (tương tự ký
xem xét hồ sơ)

3 APPROVE / Có thể bổ sung thông tin (nếu hồ sơ

không bị khoá quyền chỉnh sửa) vào một
PHÊ DUYỆT
hồ sơ được gửi đến và đặt TÌNH TRẠNG /
STATUS:
1. ĐÃ PHÊ DUYỆT / APPROVED, hoặc
2. ĐÃ TỪ CHỐI / REJECTED
nhằm xác nhận rằng đã phê duyệt / từ
chối hồ sơ đó (tương tự ký phê duyệt
hoặc từ chối hồ sơ)

3 EVALUATE / Có thể bổ sung thông tin (nếu hồ sơ

không bị khoá quyền chỉnh sửa) vào một
ĐÁNH GIÁ
hồ sơ được gửi đến và đặt TÌNH TRẠNG /
STATUS: ĐÃ ĐÁNH GIÁ / EVALUATED,
và cung cấp kết quả đánh giá về chất
lượng và tiến độ

4 OFM Có thể chuyển TRẠNG THÁI / STATUS

của một hồ sơ sang OFM để (những)
người đã tham gia xử lý hồ sơ trước đó có
thể chỉnh sửa nội dung hồ sơ.
Quyền này không cho phép người thực
hiện tự sửa thông tin hồ sơ.

34
Làm thế nào để chuyển đổi số nhanh & hiệu quả?

STT PHÂN QUYỀN MÔ TẢ

5 CANCEL / Có thể chuyển TRẠNG THÁI / STATUS

của một hồ sơ sang ĐÃ HUỶ BỎ /
HUỶ BỎ
CANCELLED.
Quyền này không cho phép người thực
hiện sửa thông tin hồ sơ.

6 CLOSE / Có thể chuyển TRẠNG THÁI / STATUS

của một hố sơ sang ĐÃ ĐÓNG / CLOSED.
ĐÓNG
Một hồ sơ có tình trạng ĐÃ ĐÓNG /
CLOSED sẽ không còn xuất hiện trong
HỒ SƠ ĐẾN (INBOX) / HỒ SƠ ĐI
(OUTBOX) của mọi người nữa (nó tương
tự như đem hồ sơ giấy vào tủ lưu trữ)

7 VIEW / Có quyền truy cập, xem và truy vấn dữ

liệu của hồ sơ. Quyền này thường được
XEM
cấp cho (những) vai trò chịu trách nhiệm
lập (các) báo cáo tổng hợp.
Vai trò không có quyền này chỉ có thể
truy cập, xem và truy vấn dữ liệu của các
hồ sơ đã được cấp một trong các quyền
bên trên mà thôi.

4.3 Luồng thông tin

Các quy trình phối hợp cần được xác định luồng thông tin (dòng
chảy thông tin qua các Vai trò). OEMS đảm bảo thông tin thông
suốt cho tất cả người dùng có Vai trò tham gia thực hiện quy
trình.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Mở Sheet CONF trong file quy trình

35
Làm thế nào để chuyển đổi số nhanh & hiệu quả?

Bước 2: Nhấn chuột phải lên bất kỳ ô nào (hoặc nhấn Ctrl + W)
và chọn Đăng ký... --> Luồng công việc / Registration... -->
Workflow
Bước 3: Nhập thông tin và nhấn Lưu / Save
Các định nghĩa Luồng thông tin / Workflow trước đó sẽ hiển thị
trong hộp chọn.

OEMS đòi hỏi luồng công việc theo trình tự. Tuy nhiên, bạn có
thể định nghĩa cho phép nhảy trình tự (BYPASS) ở Sheet CONF.

4.3 Quản lý người dùng

Mỗi một người dùng được cấp một tài khoản truy cập với một vai
trò cụ thể trong việc tham gia thực hiện quy trình.
Các bước thực hiện:

36
Làm thế nào để chuyển đổi số nhanh & hiệu quả?

Bước 1: Mở Sheet CONF trong file quy trình

Bước 2: Nhấn chuột phải lên bất kỳ ô nào (hoặc nhấn Ctrl + W)
và chọn Đăng ký... --> Người dùng / Registration... --> User
Bước 3: Nhập thông tin phân quyền và nhấn Lưu / Save
Những Người dùng / User đã được đăng ký trước đó sẽ hiển thị
trong hộp chọn.

Chỉ có quản trị viên / admin mới có quyền đặt lại mật khẩu / reset
password của người dùng.

4.6 Phê duyệt quy trình

Chỉ có Quản trị viên / admin mới có quyền phê duyệt quy trình. Vì
vậy, sau khi thiết kế quy trình & biểu mẫu, bạn cần đảm bảo quy
trình & biểu mẫu được các đơn vị liên quan đồng thuận về nội
dung và phải được cấp thẩm quyền thông qua trước khi chuyển
đến cho Quản trị viên / admin phê duyệt quy trình và đăng ký tự
động trên hệ thống OEMS.
Các bước thực hiện:
Bước 1: Đăng nhập OEMS với tài khoản quản trị viên / admin
Bước 2: Mở Sheet CONF

37
Làm thế nào để chuyển đổi số nhanh & hiệu quả?

Bước 3: Nhất chuột phải vào ô bất kỳ trong Sheet CONF (hoặc
nhấn Ctrl + W) --> chọn Phê duyệt / Approve
Ngay sau khi nhấn Phê duyệt / Approve, OEMS tự động đăng
ký quy trình, biểu mẫu, các khai báo và định nghĩa vào cơ sơ sở
dữ liệu dùng chung, đồng thời phát hành tự động quy trình được
phê duyệt đến người dùng.
Một quy trình sau khi được phê duyệt sẽ được cài mật khẩu để
mở và chỉ có thể mở được bằng OEMS, tất cả các Sheet không
bắt đầu với ký tự Q đều được cài khoá bảo vệ chỉnh sửa, người
dùng chỉ có thể nhập thông tin vào các ô được xác định là trường
thông tin nhập vào.

4.7 Vận hành quy trình

Hầu hết các quy trình khi vận hành đều yêu cầu luân chuyển
thông tin bằng các biểu mẫu. OEMS được thiết kế để giúp việc
luân chuyển thông tin này được thực hiện một cách tự động và
đảm bảo khả năng tổng hợp dữ liệu tự động cho mục đích báo
cáo (xem 4.8 Báo cáo)

4.7.1 Tạo hồ sơ mới

Bước 1: Mở quy trình bằng cách nhấn vào biểu tượng trên
thanh công cụ / Toolbar, một cửa sổ chứa danh sách quy trình sẽ
được mở ra
Bước 2: Chọn quy trình cần sử dụng. Bạn có thể gõ từ khoá để
tìm kiếm nếu danh sách có chứa nhiều quy trình
Bước 3: Nhấn Mở / Open
Bước 4: Mở Sheet biểu mẫu cần dùng và điền thông tin
Bước 5: Nhấn chuột phải lên một ô trên biểu mẫu và chọn Lưu &
Gửi / Save & Send
Bước 6: Nhập thông tin và nhấn Lưu / Save

38
Làm thế nào để chuyển đổi số nhanh & hiệu quả?

Bạn có thể chèn hình ảnh, đính kèm file (theo định nghĩa khi
thiết kế biểu mẫu) hoặc QRCode vào biểu mẫu thông qua menu
tương ứng.

4.7.2 Xử lý hồ sơ đến
Khi một hồ sơ được tạo, nó sẽ được gửi / cc đến cho những người
có vai trò theo định nghĩa Luồng thông tin.
Bạn có thể kiểm tra các hồ sơ đến của mình bằng cách nhấn
chuột phải vào ô bất kỳ trên biểu mẫu --> chọn Hồ sơ đến / đi
(MailBox)
Trong cửa sổ mới mở ra, bạn dễ dàng kiểm tra hồ sơ các hồ sơ
đến (inbox), hồ sơ đi (outbox), tất cả theo tình trạng (status). Mỗi
mục đều được phân nhóm để dễ dàng quản lý.

39
Làm thế nào để chuyển đổi số nhanh & hiệu quả?

Từ cửa sổ này, bạn mở hồ sơ bằng cách chọn vào dòng hồ sơ -->

nhấn Mở / Open (hoặc nhấn đúp lên tên hồ sơ)
Sau khi mở một hồ sơ đến, việc xử lý hồ sơ được thực hiện tương
tự như mục 4.7.1 Tạo hồ sơ mới.

4.7.3 Tra cứu hồ sơ

Để tra cứu hồ sơ đang được xử lý và bạn là một phần trong chuỗi
xử lý đó: thực hiện tương tự 4.7.2
Để tra cứu hồ sơ đã hoặc đang được xử lý, kể cả khi bạn không là
một phần trong chuỗi xử lý đó (nhưng bạn có vai trò được cấp ít
nhất một quyền đối với biểu mẫu, xem 4.3), bạn có thể sử dụng
một trong 02 công cụ sau:

Công cụ 01: Tìm kiếm / Search

Bước 1: Nhấn chuột phải lên một ô bất kỳ trong biểu mẫu và
chọn Tìm kiếm / Search
Bước 2: Nhập thông tin cần tìm kiếm và điều kiện lọc
Bước 3: Nhấn Tìm kiếm / Search

40
Làm thế nào để chuyển đổi số nhanh & hiệu quả?

Công cụ 02: Tìm kiếm & Truy vấn / Search & Query
Bước 1: Nhấn chuột phải lên một ô bất kỳ trong biểu mẫu và
chọn Tìm kiếm & Truy vấn / Search & Query
Bước 2: Nhập thông tin cần tìm kiếm và điều kiện lọc
Bước 3: Nhấn Tìm kiếm / Search

41
Làm thế nào để chuyển đổi số nhanh & hiệu quả?

4.8 Báo cáo

4.8.1 Tiến trình & kết quả thực hiện

Trong trường hợp bạn chỉ quan tâm đến tiến trình & kết quả thực
hiện các nhiệm vụ mà bạn là một phần trong chuỗi xử lý:

• Được thực hiện xong hay chưa?

• Ai đang đảm trách?

• Đang vướng ở vị trí nào?

• Bao nhiêu công việc quá hạn hoàn thành?

• .....

Bạn có các báo cáo này dễ dàng bằng cách xem Hồ sơ đến / đi
(MailBox) của mình.

Trường hợp bạn quan tâm đến tiến trình & kết quả thực hiện các
nhiệm vụ mà bạn không là một phần trong chuỗi xử lý (và vai trò
của bạn được cấp quyền truy cập, xem 4.3 Phân quyền), bạn dễ
dàng thực hiện điều này bằng công cụ Tìm kiếm & Truy vấn /
Search & Query (xem 4.7.3).

4.8.2 Báo cáo phân tích tổng hợp

Các báo cáo phân tích tổng hợp giúp bạn có bức tranh tổng thể
về các quá trình mà bạn đang kiểm soát & điều hành. Thiếu hụt
đi các báo cáo này thì có thể ví như lái máy bay mà không có màn
hình theo dõi các thông số vậy.

Nếu đơn vị bạn chưa thiết lập các báo cáo phân tích tổng hợp này
thì đây hẳn là một nhiệm vụ cấp bách, cần ưu tiên các nguồn lực
để thiết lập cho bằng được.

42
Làm thế nào để chuyển đổi số nhanh & hiệu quả?

Hình minh họa báo cáo Dashboard đăng tải trên wikipedia.org

Nhưng để có các báo cáo phân tích tổng hợp sâu hơn, ví dụ trong
tình huống: mỗi đơn hàng có từ 15 – 25 mã hàng, với số lượng và
thời hạn giao hàng khác nhau, và bạn muốn biết tỷ lệ trễ đơn
hàng của từng mã hàng (chứ không phải của cả đơn hàng), tỷ lệ
hao hụt của từng mã hàng, tỷ lệ sai lỗi của từng mã hàng, thống
kê và vẽ biểu đồ Pareto cho bạn,….với các báo cáo như thế này
thì cần thiết kế hệ thống báo cáo riêng, hoặc dùng Excel và nhập
liệu theo yêu cầu báo cáo đặc thù.

Rõ ràng là việc lập báo cáo, trực quan hóa các báo cáo bằng đồ
thị trên Excel không phải là công việc ai cũng làm được, nhưng
cũng không phải là công việc khó không thể làm được. Vấn đề
nằm ở chỗ: tốn quá nhiều công sức và thời gian để nhập lại dữ
liệu đã được ghi nhận ở đâu đó một lần rồi, và việc nhập lại này
vừa rủi ro sai số liệu, vừa tốn thời gian, chờ đợi gây chậm trễ
trong việc ra quyết định.

OEMS được thiết kế đặc biệt để giải quyết các vấn đề thu thập,
tổng hợp dữ liệu chi tiết, lập các báo cáo phân tích đặc thù này
một cách dễ dàng.

43
Làm thế nào để chuyển đổi số nhanh & hiệu quả?

Với công cụ Tìm kiếm & Truy vấn / Search & Query (xem
4.7.3) của OEMS kết hợp với Pivot Table,, Insert Chart,
Conditional Format của LibreOffice Calc. Bạn hoàn toàn có thể
dễ dàng thiết lập các báo cáo Dashboard theo nhu cầu kiểm soát
và điều hành của chính bạn.

Ngoài ra, bạn có thể thực hiện các phân tích dự báo dễ dàng dựa
trên dữ liệu thu thập được từ OEMS bằng thuật toán sử dụng
“Mạng nơ-ron nhân tạo” thông qua một Extension sẵn có.

Hình giới thiệu về Extension Neuronica

Và đây là phần giới thiệu về Neuronica đăng tải trên

extensions.libreoffice.org

Neuronica extension is a realization of artificial neural

networks. These advanced algorithms can be used for business
and marketing analysis, classification task solutions, time series
forecasting and financial market prediction.

Tiện ích mở rộng Neuronica thực hiện các mạng nơron nhân tạo.
Các thuật toán nâng cao này có thể được sử dụng để phân tích
trong kinh doanh và marketing, giải pháp phân loại nhiệm vụ,
dự báo chuỗi thời gian và dự báo thị trường tài chính.

44
Làm thế nào để chuyển đổi số nhanh & hiệu quả?

Neuronica giúp bạn thực hiện các thuật toán liên quan đến trí
tuệ nhân tạo mà không yêu cầu bạn phải có các kiến thức về trí
tuệ nhân tạo.

Các chức năng phân tích cơ bản

cũng được tích hợp sẵn trong
LibreOffice Calc giúp bạn thực
hiện các phân tích dễ dàng mà
không cần dùng đến phần mềm
của bên thứ 3.

Bạn có thể truy cập và sử dụng

các chức năng này thông qua
Menu Data / Statistics.

Bạn cần thêm thông tin về các chức năng của OEMS, đừng chần chừ,
hãy liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ:
• Phạm Xuân Tiến – 0903495804 - phamxtien@gmail.com

45
Làm thế nào để chuyển đổi số nhanh & hiệu quả?

5. Bảo mật
OEMS được thiết kế tích hợp vào LibreOffice Calc bằng ngôn
ngữ lập trình Python, Basic nhúng trong LibreOffice, được mã
hoá để đảm bảo không bị can thiệp trái phép.

Cơ sở dữ liệu PostgreSQL được cài đặt và cấu hình trực tiếp trên
Server do chính bạn hoặc người được bạn ủy quyền quản lý.

Tất cả các quy trình phát hành bởi OEMS đều được cài mật khẩu
và chỉ có thể mở được bằng OEMS.

Kiểm soát truy cập: OEMS được thiết kế yêu cầu xác thực thông
tin đăng nhập, gồm tài khoản & mật khẩu đã đăng ký với OEMS.
Người dùng có thể và nên đổi mật khẩu sau lần đăng nhập đầu
tiên. Người dùng chỉ có thể đăng nhập vào hệ thống khi trạng
thái của họ được bật MỞ / ON

6. Yêu cầu tối thiểu

6.1 Thiết bị đầu cuối

OEMS được thiết kế tích hợp vào LibreOffice từ phiên bản 7.3 trở
về sau, nên bất kỳ thiết bị nào có thể chạy được LibreOffice 7.3
đều có thể dùng cho OEMS. Theo thông tin đăng tải trên
LibreOffice.org, LibreOffice 7.3 có thể hoạt động tốt trên các hệ
điều hành:

• Window: Yêu cầu từ Window 7 SP1 trở lên

• Linux

• Mac OS: Đến thời điểm eBook này được viết, OEMS chưa
được kiểm thử trên hệ điều hành này.

Như vậy, bạn có thể sử dụng các máy tính hiện có để triển khai
chuyển đối số quy trình & biểu mẫu bằng OEMS.

46
Làm thế nào để chuyển đổi số nhanh & hiệu quả?

6.2 Server
Bạn cần có hoặc thuê Server kèm theo các phần mềm (mã nguồn
mở & miễn phí):

• Python 3.9 trở lên

• Hệ quản trị cơ sở dữ liệu PostgreSQL 14

6.3 Nhân sự tham gia thiết kế & vận hành

Yêu cầu năng lực cơ bản đối với nhân sự tham gia thiết kế và vận
hành các quy trình được chuyển đổi số là biết sử dụng Excel ở
mức độ cơ bản. Điều này giúp doanh nghiệp không phát sinh chi
phí tuyển dụng nhân sự.

Để có thể làm chủ OEMS, những nhân sự chủ chốt của doanh
nghiệp nên được đào tạo, hướng dẫn trực tiếp từ chuyên gia tư
vấn của TDC. Quá trình đào tạo này:

1. Cung cấp và trang bị kỹ năng thiết kế quy trình, biểu mẫu

trên OEMS

2. Cung cấp và trang bị kỹ năng tìm kiếm, truy vấn và tải dữ

liệu từ OEMS phục vụ cho các mục đích lập báo cáo phân
tích

3. Cung cấp và trang bị kỹ năng cải tiến, cập nhật quy trình,
biểu mẫu đã được chuyển đổi số

Bạn cần thêm thông tin về các chức năng của OEMS, đừng chần chừ,
hãy liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ:
• Phạm Xuân Tiến – 0903495804 - phamxtien@gmail.com

47