Professional Documents
Culture Documents
Báo Cáo QTVP Nhóm1
Báo Cáo QTVP Nhóm1
1.4 Tổng kết, đánh giá sau khi hội thảo kết thúc.......................................................................
2.2.3 Kinh phí dự trù của cho việc dàn dựng, tổ chức hội thảo:.......................................
2.3.3 Kinh phí dự trù cho việc tổ chức nội dung hội thảo...........................................
2
3
1. KẾ HOẠCH SƠ BỘ:
2.3.1 Trước hội thảo:
- Xác định mục đích, mục tiêu sẽ đạt được trong buổi hội thảo
- Buổi hội thảo diễn ra với nội dung chính là gì?
- Thời gian, địa điểm sẽ diễn ra hội thảo là ở đâu?
- Danh sách khách mời gồm những ai?
- Xác định kinh phí dự trù cho việc tổ chức hội thảo
- Đơn vị phụ trách tổ chức hội nghị hội thảo
- Chương trình của hội thảo + kịch bản của sự kiện
Chuẩn bị đầy đủ tài liệu liên quan tới nội dung hội thảo
Phát thư mời cho khách mời.
2
Trang trí địa điểm tổ chức hội nghị hổi thảo: Treo băng rôn đón tiếp khách, banner
dọc theo lối đi và địa điểm xung quanh, dải thảm đỏ trên lối đi,…
Trang trí sân khấu bằng thảm đỏ, hoa tươi, backdrop,…
Khu vực dành cho đại biểu: Đặt biển tên, nước uống, hoa tươi, khăn chải bàn, sắp
xếp ghế ngồi ngay ngắn,…
Khu vực dành cho khách tham dự khác: Sắp xếp ghế ngồi ngay ngắn,…
Khu vực lễ tân: Sắp xếp bàn ghế, nước uống, bánh khẹo, tài liệu,… cho khách
trong lúc tham dự hội thảo
- Gala dinner: Đêm 20/02/2022
Tông màu đen tím
Đèn vàng
Không gian thoải mái sau buổi hội thảo để các khách mời được thư giản và hài
lòng
Bàn tròn tạo giác ấp cúng, dễ chịu
Sắp xếp số thứ tự bàn để hướng dẫn khách ngồi vào vị trí
Ngày 19/02/2022 Đón khách Lễ tân hướng dẫn khách mời đến khu vực đo
nhiệt độ, khát khuẩn trước khi vào hội thảo
7g30-9g00 Đo nhiệt độ
Kiểm tra thư mời và check số lượng thư kí đi
cùng
8g00 Cho xe đi đón Đón những khách mời từ nước ngoài đang ở địa
khách điểm khách sạn
3
9g15-10g30 Diễn ra hội thảo Thực hiện chủ đề trong hội thảo
10g30 – 10g45 Giải lao Nhân viên phục vụ trà bánh cho khách mời
10g45-11g30 Tiếp tục và kết Thực hiện chủ đề trong hội thảo
thúc hội thảo
Ngày 20/02/2022 Đón khách Lễ tân hướng dẫn khách mời đến khu vực đo
nhiệt độ, khát khuẩn trước khi vào sảnh
7g30-9g00 Đo nhiệt độ
Khách mời ngồi vào vị trí cũ
8g00 Cho xe đi đón Đón những khách mời từ nước ngoài đang ở địa
khách điểm khách sạn
9g15- 10g30 Tổng kết Ban tổ chức và khách mời đưa ra các ý kiến
đóng góp sau khi hội thảo diễn ra và tổng kết
4
2.3.9 Thư mời
From:
Ms. Ha Huyen Trinh
President
TravelOne Travel and Tourism Group
January 19, 2022
To:
Mr/ms:………………………………
………………………………………
INVITATION TO SEMINAR ON TOURISM AND THE IMPACTS FROM
COVID-19 PANDEMIC
Dear Madam/Sir,
I am pleased to invite you so seminar for TOURISM AND THE IMPACTS FROM
COVID-19 PANDEMIC on Sofitel Saigon Plaza 17 Le Duan, District 1 Ho Chi
Minh City, VietNam in February 19 and 20, 2022 A draft Agenda is attached for
your perusal.
This Seminar is hosted by TravelOne Travel and Tourism Group and is aimed at
Assess the current situation of the current tourism industry after the Covid-19
pandemic and exchange, discuss and give recommendations to support the
completion of policies, strategies, recovery plans and develop tourism after the
pandemic.
As space is limited, your confirmation of attendance will be greatly appreciated.
Please fill your information at the link below.
Please feel free to contact Ms. Thao Vy Nguyen at: thaovy1199@gmail.com if you
require additional information.
I very much look forward to hearing from you and hope that you would be willing to
accept our invitation to this very important event.
Your sincerely,
6
2.3.14 Kinh phí dự trù của cho việc dàn dựng, tổ chức hội thảo:
- Thuê VietPower để tổ chức buổi hội thảo: 50.000.000đ
- Chi phí thuê phòng tổ chức hội thảo, các phòng chức năng: 200.000.000đ (bao
gồm Gala dinner)
- Chi phí thuê phòng cho một đêm (hồ bơi, quầy bar): 36,400,000đ/13 phòng
đơn dành cho khách chính (1.820.000/1 phòng đơn)
- Chi phí tổ chức tiệc trà: Miễn phí
- Chi phí buffet sáng, tối: Miễn phí
- Chi phí gửi xe: Miễn phí
- Chi phí phát sinh (sự cố mất điện, lỗi âm thanh, ...): 5-10% tổng chi phí sự
kiện.
- Chi phí quà tặng tri ân khách mời và diễn giả (Bao gồm 1 phần hoa, tượng thủy
tinh mang biểu tượng công ty và có khắc tên công ty ở dưới, Gift Voucher
1.000.000 khi sử dụng dịch vụ du lịch của công ty): 170.000.000đ/20 phần
- Các hạng mục khác:
14.179.000đ
7
Phương Ly (2 bài)
51.300.000đ
7.860.000đ
Tổng 73.339.000đ
8
2.3.17 Chuẩn bị nội dung hội thảo:
- Phiên thảo luận 1: Ảnh hưởng của đại dịch Covid-19 tại Việt Nam và trên thế
giới:
Thực trạng hiện nay của ngành du lịch thời hậu Covid-19
Tác động đến nền kinh tế-xã hội và đời sống người dân
Chính sách nhà nước ứng phó với đại dịch
Tác động đến khối doanh nghiệp vừa và nhỏ
Tác động đến doanh nghiệp du lịch (hãng hàng không và vận chuyển, cơ sở lưu
trú, cơ sở ăn uống, điểm thu hút khách, công ty lữ hành)
Tác động đến nhân lực ngành du lịch
- Phiên thảo luận 2: Du lịch Việt Nam nói riêng và nền kinh tế-xã hội của Việt
Nam nói chung cần những thay đổi gì để Việt Nam trở thành điểm đến an toàn
và lựa chọn hàng đầu của du khách thời Covid-19?
Giải pháp đặt ra để thích nghi với đại dịch Covid-19 và đón đầu thời kỳ hậu
COVID-19
Vai trò của Nhà nước trong việc xử lý và khắc phục những thiệt hại
Nghiên cứu so sánh giữa Việt Nam và mô hình các nước trên thế giới
2.3.19 Kinh phí dự trù cho việc tổ chức nội dung hội thảo
Cùng với chi phí chuẩn bị hội thảo của team hậu cần
Tổng cộng: 475.937.000đ
10
Thông qua kỷ yếu hội thảo; kiểm tra công tác chuẩn bị và thông qua kịch
bản tổ chức hội thảo: 19/01/2022 - 27/01/2022
Hoàn thành công tác thu thập bài nghiên cứu tham gia hội thảo: 10/02/2022
Tổng kiểm tra công tác chuẩn bị hội thảo: trước 17/02/2022
- Trên cơ sở nội dung nhiệm vụ được giao, các Ban lập kế hoạch cụ thể phân công
nhiệm vụ cho từng bộ phận và từng cán bộ, nhân viên.
- Hằng tuần, trong giao ban từng Tiểu ban báo cáo tiến độ công việc để trưởng
phòng nắm và kết luận, giải quyết những vấn đề cần tiếp tục phối hợp triển khai.
- Trong quá trình triển khai thực hiện nhiệm vụ, nếu có thay đổi hoặc khó khăn,
vướng mắc phát sinh, các Tiểu ban cùng nhau bàn bạc, trao đổi; đồng thời kịp
thời báo cáo xin ý kiến Chủ tịch và Ban chỉ đạo giải quyết, kịp thời, hiệu quả
nhằm hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
11
Team hậu cần sẽ thực hiện các kiểm tra về máy móc, loa, màn hình chiếu, hiệu
ứng ánh sáng, âm thanh, khung giàn và sân khấu còn điểm gì lỗi hay sai sót sẽ
lập tức liên hệ sửa chữa và thay thế.
Team ý tưởng và truyền thông sẽ thực hiện liên lạc với bên tổ chức sự kiện và
các nghệ sĩ, ca sĩ để có thể thực hiện việc chạy thử sân khấu và tập dợt các tiết
mục biểu diễn.
Team điều hành sẽ giám sát các hoạt động và chỉ đạo chạy thử chương trình tổng
duyệt. Nếu có điểm sai sót cần khắc phục thì phải điều chỉnh lập tức để không
xảy ra lỗi khi buổi hội thảo diễn ra.
12