Codigo: PR-GSCS-06 Version: 00 Vigencia: \\ 1 \2/ 2020) Contraloria General de la Republica ‘SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD | LA CONTRALORIA | GENERAL DE LA REPUBLICA DEL PERU | PROCEDIMIENTO SERVICIO DE CONTROL CONCURRENTE wowsre | canco | RMA FecHa 4 — | Espoo do Voscniaoa de rrr sate sonia viges | Evens vera 24 1M 12020] Elaborado por: + + — Ls Marin Lopez Cae i eee ee 24 14 12020] pec dle Veco go : : ~ T reiwtore jsivtmamen | Samerrinostcmns | CaMO7 |, |o> 122020 sara arinega Mutar | Subgerniacenosemincin 1((| V7 // OF Nz 12520) = — FST 1 Aorobide per | ern DizHuanan | een de Serve de Cen He 3 09) 1212000 “Cualquierimpresién no es valida para el SGC" FO5(PR-MODER02}00Cédigo: PR-GSCS.06 Versién: 00 Pagina: 2 de 30, PROCEDIMIENTO SERVICIO DE CONTROL CONCURRENTE |. OBJETIVO Establecer y describir las actividades y roles necesarios para realizar el servicio de Control Concurrente, de manera que permita identificar y comunicar situaciones adversas que puedan afectar la continuidad de los procesos operatives y/o resultados de las intervenciones publicas, coadyuvando asia la toma de acciones correctivas oportunas, que aseguren el logro de sus objetivos en beneficio de la ciudadania ALCANCE El proceso comprende las actividades que se desarrollan desde la etapa de planificacién del servicio de Control Concurrente hasta el envio de la documentacién de sustento de la realizacion del servicio al archivo; las mismas que son de aplicacion por ios organos (incluidos los desconcentrados y los OC!) y las unidades organicas de la Contraloria General de la Republica, segun corresponda SIGLAS Y DEFINICIONES 3.4. Siglas + CGR Contraloria General de la Republica * NA No aplica, + oct Organo de Control institucional * Uo Organo (incluidos los desconcentrados) o Unidad Organica de la CGR + scG Sistema de Control Gubernamental + SPIC Sistema de Publicacion de Informes de Control * VCSCG —_: Vicecontraloria de Servicios de Control Gubernamental Definiciones * Acciones correctivas: medida 0 conjunto de medidas orientadas a corregir una o varias situaciones adversas identificadas. + Acciones preventivas: medida 0 conjunto de medidas orientadas a prevenir la ocurrencia de una afectacion negativa a la continuidad, el resultado o el logro de los objetivos de un proceso, en atencién a una o varias situaciones adversas identificadas. ‘© Actividad: conjunto articulado de tareas permanentes, continuas, interrelacionadas y secuenciales que utlizan los insumos necesarios (recursos humanos, tecnologicos y financieros) para la generacion de productos (bienes y servicios) en la gestion de las entidades. ‘+ Comisién de Control: equipo de profesionales a cargo del servicio de Control Concurrente conformada por un Supervisor, un Jefe de Comision e integrantes. Dependiendo de la naturaleza y complejidad del proceso materia de control, 1a Comision de Control puede contar con la participacion de expertos. * Dependencia: organo 0 unidad organica que forma parte o se encuentra adscrita a una entidad y que, por su dimensién o la magnitud de las actividades a su cargo, cuenta con un grado de gestion propia que le permite adoptar decisiones e interactuar directamente con los érganos del Sistema Nacional de Control durante la realizacion del servicio de Control Concurrente. ‘+ Entidad: entidad publica sujeta al Sistema Nacional de Contral donde se presta el servicio de Control Concurrente + Etapa de planificacién del servicio de Control Concurrente: es la etapa donde se elabora el Plan de Control Concurrente y cuyo contenido delimita el alcance del servicio de control a realizar, establece los objetivos, elabora los procedimientos y los plazos. “Cualquier impresion no es valida para el SGC” FO5{PR-MODER-02}00CO pRocEDIMIENTO Godige:Pr-cscs-0 LA CONTRALORIA | SERVICIO DE CONTROL CONCURRENTE oe te EPO DL Pagina: 3 de 30 + Etapa de ejecucién del servicio de Control Concurrente: es la etapa donde se examinan [0s hitos de control y se desarrollan de forma sistematica e iterativa los procedimientos establecidos en ei Pian de Control Concurrente aprobado. Esta etapa tiene or objetivo obtener y documentar la evidencia que determine la existencia 0 no de situaciones adversas. De corresponder, se emite el Reporte de Avance ante Situaciones ‘Adversas y comunica a la entidad o dependencia para la toma de acciones correctivas inmediates, Etapa de elaboracién de informes de control: es la etapa donde se elaboran los informes de hito de control y del servicio de Control Concurrente. Etapa de cierre del servicio de Control Concurrente: es la etapa donde se realizan las, actividades necesarias para el archivamiento y custodia de los documentos y registros generados durante el servicio de Control Concurrente, asi como su respectivo cierre en el sce. Evidencia: informacién y documentaci6n obtenida mediante la aplicacién de técnicas tales ‘como: inspeccion observacién, comprobacién, comparacién, anélisis cualitativo y cuantitativo, indagacién, conciliacién, entrevistas, confirmacién externa, entre otras, y que sirven para sustentar las conclusiones del servicio de Control Conourrente realizado. Hito de control: oportunidad que abarca una parte de las actividades de un proceso en ‘curso, el cual es seleccionado con base a su relevancia para la realizacién del servicio de Control Concurrente. Informe de hito de control: es el documento que contiene las actividades realizadas y los resultados obtenidos al culminar la ejecucion del servicio de Control Concurrente en cada hito. El ultimo hito de control no requiere la elaboracion de este informe, en su lugar se elabora el Informe de Control Concurrente Informe de Control Concurrente: es el documento que contiene las actividades realizadas y los resultados obtenidos durante el desarrollo del servicio de Control Concurrente, se elabora al culminar la ejecucién de la totalidad de los hitos que lo componen. Procedimiento: conjunto de actividades secuenciales que se ejecutan para examinar, mediante técnicas de obtencién de evidencias, los hitos de control de un proceso en curso. materia del servicio de Control Concurrente. Proceso: conjunto de actividades relacionadas que transforman insumos en un producto, Proceso en curso: proceso cuyas actividades estan en ejecucién Reporte de Avance ante Situaciones Adversas: es el documento que se elabora al identificar una situacién adversa que requiere accién inmediata por parte de la entidad 0 dependencia sujeta al servicio de Control Concurrente, contiene la descripcién de manera Puntual y abreviada con detalles sucintos de la existencia de una o varias situaciones adversas identificadas respecto de las cuales la entidad o dependencia debe tomar de ‘manera inmediata las acciones que corespondan Responsable de la dependencia: servidor a cargo de una dependencia de la entidad que tiene capacidad de direccién e interactua con los érganos del Sistema Nacional de Control durante la realizacién del servicio de Control Concurrente. Responsable del OUO: Gerente, Subgerente, Gerente Regional o Jefe de OCI a cargo del servicio de Control Concurrente. Servicio de Control Concurrente: modalidad de Control Simulténeo que se realiza modo de acompafiamiento sistemético y multidisciplinario, tiene por finalidad realizar la evaluacion a través de diversas técnicas de un conjunto de hitos de control pertenecientes un proceso en curso, de forma ordenada, sucesiva e interconectada en el momento de “Cualquier impresion no es valida para el SGC" FOS(PR-MODER-02)00TT) Cédigo: PR-GSCS-06 (e PROCEDIMIENTO Versién: 00 LA CONTRALORIA | SERVICIO DE CONTROL CONCURRENTE Pagina: 4 de 30 ‘+ Situaci6n adversa: identificacién de uno o varios hechos que luego del respectivo andlisis se determinan como situaciones que afectan o pueden afectar la continuidad, el resultado @ el logro de los objetives del proceso en curso. Para el caso del servicio de Control Concurrente s6lo se considera como situacién adversa aquellos hechos que permiten adoptar acciones preventivas o correctivas por parte de la entidad o dependencia. * Situaciones adversas que ameritan reporte: son aquellas situaciones en las cuales es inminente la materializacion de factores que afectan o pueden afectar la continuidad, el! resultado 0 el logro de los objetivos de un proceso en curso, en ese sentido, es necesario que una vez advertidas por la Comisién de Control, se elabore un Reporte de Avance ante Situaciones Adversas, el cual debe comunicarse a la entidad o dependencia para que tome accién inmediata a fin de evitar consecuencias negativas. * Titular de la entidad: maxima autoridad jerérquice institucional de caracter unipersonal 0 colegiado en una entidad. En caso de érganos colegiados se entendera por Titular a quien lo preside. 4, MARCO CONTEXTUAL Constitucién Politica del Peri Ley N° 27785, Ley Organica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloria General de la Republica, y sus modificatorias, + Resolucién de Contraloria N° 273-2014-CG que aprueba las Normas Generales de Control Gubemamental y sus modificatorias, + Resolucién de Contraloria N° 115-2019-CG que aprueba la Directiva N° 002-2019-CG/NORM “Servicio de Control Simulténeo” y sus modificatorias, + Reglamento de Organizacién y Funciones de la Contraloria General de la Republica vigente. 5. RESPONSABILIDADES + La actualizacién, difusin y cautela de Ia correcta ejecucién del presente procedimiento es responsabilidad de! Vicecontralor de Servicios de Control Gubernamental o del que haga sus veces, asi como la gestion de las acciones necesarias para el adecuado entendimiento del presente procedimiento, * El personal de los UO involucrados, de acuerdo a su rol, es responsable de cumplir con las disposiciones establecidas en el presente documento y hacer uso de su ultima versién. * Corresponde a la VCSCG emit opinién técnica vinculante sobre la interpretacién, alcances y aplicacién del presente procedimiento, 6. GENERALIDADES 6.1. De k interaccién del proceso EI "Servicio de Control Concurrente", cuyo contexto se presenta en el grafico N° 4, forma parte del proceso "Realizacion de los servicios de Control Simultaneo, de Control Posterior y Relacionados”. Especificamente del proceso “Realizacién de los servicios de Control Simultaneo". Esta conformado por los procesos de “Planificacién del servicio de Control Concurrente”, “Ejecucién del servicio de Control Concurrente, “Elaboracién de informes del servicio de Control Concurrente" y “Cierre del servicio de Control Concurrente". Inicia con la ecesidad de control concurrente priorizado proveniente del proceso “Priorizacién especifica de las necesidades de control por ambito’. “Cualquier impresion no es valida para el SGC" FOS(PR-MODER-02)00Oo LA CONTRALORIA eae PROCEDIMIENTO SERVICIO DE CONTROL CONCURRENTE Cédigo: PR-GSCS-06 Versién: 00 Pagina: 5 de 30, Grafico N° “Cualquier impresion no es valida para el SGC” FO5(PR-MODER-02)00i PROCEDIMIENTO Cons Adare) Version: 00 LA CONTRALORIA | SERVICIO DE CONTROL CONCURRENTE Pagina: 6 de 30 6.2. 63. 6.4. De los procesos sujetos a servicios de Control Concurrente Los procesos en curso sobre los cuales se puede ejecutar el servicio de Control Concurrente corresponden a aquellos mediante los cuales las entidades o dependencias adquieren bienes y servicios para su operacién y/o gestion, asi como la construccién, ampliacién, modificacion © reposicién de obras o infraestructura para el ejercicio de sus funciones. También aplica para los procesos misionales de servicio @ la ciudadania ylo aquellos mediante los cuales gestionan su funcionamiento (procesos estratégicos y de apoyo). Del tratamiento de procesos cancelados 0 paralizados que se encuentran sujetos a servicios de Control Concurrente En casos donde las entidades o dependencias decidan no continuar un proceso materia de servicio de Control Concurrente o en casos donde ia Comisi6n de Control no pueda continuar desarroliando dicho servicio por motivos ajenos a esta, la Comision debe elaborar y aprobar tuna hoja informativa y dirigirla al OUO a cargo del servicio a efecto de dar a conocer el hecho a la Subgerencia de Planeamiento y Programacién de Inversiones de la CGR, 0 al QUO que haga sus veoes, indicando las razones y evidencias que sustenten la conclusion del servicio, y cuando corresponda, precisar el ultimo hito ejecutado. Finalmente, se debe proceder al Cierre respectivo en el SCG. En casos donde un proceso materia de servicio de Control Concurrente se encuentre paralizado de manera indefinida, el Supervisor debe esperar al cierre del afio fiscal a efecto de proceder con el cierre de la orden de servicio de Control Concurrente en el SCG, previa elaboracién y aprobacién de una hoja informativa dirigida al OUO a cargo del control, a efecto de dar a conocer el hecho a la Subgerencia de Planeamiento y Programacién de Inversiones de la CGR, 0 al OUO que haga sus veces, indicando las razones y evidencias que sustenten la conclusién del servicio de control, y cuando corresponda, precisar el ultimo hito ejecutado, De las responsabil de control lades del Supervisor, Jefe de comision e integrantes de la comision ‘Supervisor Liderar la Comisién de Control, impulsando el cumplimiento de los objetivos establecidos. Coordinar y supervisar de manera permanente las labores de los integrantes de la Comisi6n de Control ‘= Informar los avances y resultados a las instancias responsables del servicio de Control Concurrente, * El rol de Supervisor puede ser asumido por el Jefe de OC! de la entidad o dependencia sujeta al servicio de Control Concurrente. Jefe de Comision + Administrar y conducir la realizacién del servicio de Control Concurrente. * Brindar asesoramiento y asistencia técnica a los integrantes de la Comisién de Control de forma oportuna + Gestionar los requerimientos y las coordinaciones con los funcionarios o servidores de la entidad o dependencia sujeta al servicio de Control Concurrente. ‘+ Registrar oportunamente la informacién producto del servicio de Control Concurrente en el aplicativo informatico. ‘+ Custodiar la documentacién del servicio de Control Concurrente hasta su entrega al archivo. “Cualquier impresion no es valida para el SGC” FOS(PR-MODER-02}00i. PROCEDIMIENTO eee LA CONTRALORIA | SERVICIO DE CONTROL CONCURRENTE, persion on) ‘tna oa UREA De Pagina: 7 de 30 Integrante * Desarrollar y documentar de forma integral y ordenada los procedimientos establecidos ara la realizacién del servicio de Control Concurrente. * Custodiar la documentacién del procedimiento asignado hasta su entrega al Jefe de Comisién © Coordinar con el Jefe de Comisién las acciones necesarias para el desarrollo del servicio de Control Concurrente. 6.5. De la modificacién del Plan de Control Concurrente El Plan de Control Concurrente puede ser modificado en todo aquello que no afecte su objetivo general ni a pertinencia de su ejecucién. En concordancia con lo sefialado, se puede variar cuantas veces sea necesario, la fecha de inicio y/o término de uno o més hitos de control, en funcién a las variaciones del proceso objeto del servicio de Control Concurrente; sin que se amplle el plazo de duracién establecido para un hito de control Por ejemplo: Programacién inicial de la ejecucién del servicio de Control Concurrente en un determinado hito de contro! Programacién inicial Fecha de inicio Fecha de término 02/11/20 06/11/2020 Plazo de duracién: § dias habiles Reprogramacién para adelantar el desarrollo del servicio de Control Concurrente: Reprogramacién para adelantar Fecha de inicio Fecha de termine 26/10/20 30/10/2020 Plazo de duracion’ 5 dias habiles Reprogramacién para postergar el desarrollo del servicio de Control Concurrente: Reprogramacion para postergar Fecha de inicio Fecha de término 14/12/20 18/12/2020 Plazo de duracion: § dias habiles Las solicitudes de modificaciones del Plan de Control Concurrente son sustentadas mediante tuna hoja informativa, la cual es elaborade y suscrita por el Supervisor y el Jefe de Comision. La Hoja Informativa es remitida al OUO a cargo de la realizacién del servicio de control, donde se evaliia y aprueba o deniega la solicitud, Tratandose de ampliaciones de plazo La modificacién del plazo de duracién para la ejecucién de un hito de control puede realizarse una sola vez y maximo hasta el plazo establecido inicialmente para la ejecucién de dicho hito de control. Es decir, el plazo de duracién para la ejecucién del servicio en un hito de control ‘se podré ampliar, como maximo, por igual nmero de dias a los considerados inicialmente. “Cualquier impresién no es vélida para el SGC" FOS{PR-MODER-02)00Re | PROCEDIMIENTO Cédigo: PR-GSCS.06 | | Versién: 00, “TACONTRALORIA. SERVICIO DE CONTROL CoNcURRENTE ena oa Por ejemplo: Programacion inicial Fecha de inicio | Fecha de termino 16/11/20 20/4112020 Plazo de duracion: 5 dias habiles ‘Ampliacién del plazo de duracién Programacién inicial Fecha de inicio Fecha de término 46/11/20 27112020 Plazo de duracién: 10 dias habiles (6 iniciales +5 adicionales) Las solicitudes de modificaciones del Pian de Control Concurrente por ampliacién de plazo de duracién de los hitos de control son evaluadas por el QUO a cargo de la realizacién del servicio de control y aprobada por el nivel jerarquico superior. En todos los casos (variacién de fechas o ampliacién de plazo), se cuenta con un plazo maximo de un (1) dia habil contado a partir de presentada la solicitud de modificacién para ‘aprobaria o denegaria, caso contrario se da por aprobada, sin perjuicio de la responsabilidad ‘que corresponda al responsable de la aprobacién o denegatoria *Cualquier impresion no es valida para el SGC” FOS(PR-MODER-02}00wo pRocepmmienro cago: Pa-oscs.os LA CONTRALORIA. SERVICIO DE CONTROL CONCURRENTE ee TRUCK 7. DESARROLLO 7.1. Planificacién del servicio de Control Concurrente Actividad | Puntos de oii ne ‘Sucesora Control Deseripeién Reglas de Proceso “)Recibe la necesidad de contro! concurrente | priorizado proveniente del proceso “Priorizacién especifica de las necesidades de control por Ambito” y registra la informacion relacionada al | Registrar el servicio servicio de Control Concurrente a realizar de control | NIA | Jefe de Comision | Se registra principaimente la siguiente 2 NA Concurrente en el ieee ‘+ Integrantes de la Comision de Control ‘+ Fechas de los hitos del servicio de Control | | SCG | | Concurrente. | po et Elaboran el “Plan de Control "Concurrent |"; azo para elaborar, | haciendo uso del formato FO4(PR-GSCS-06) | a ” revisar y aprobar el Plan | “Plan de Control Concurrente”. eer Ceael | Corsini EI Plan de Control Concurrente se elabora| es de dos (2) dias | tomando como base la informacién que se | habiles contados a partir recopilé y analizd durante el proceso de | dela actividad 1 ‘Supervisor, “Priorizacién especifica de las necesidades de | Jefe de Comision | control por 4mbito”, y de la programacién anual | de servicios de control del OUO, una vez elaborado debe estar debidamente suscrito por el Jefe de Comisién y el Supervisor. | Elaborar y suscribir 1 Plan de Control Concurrente | La ejecucién del servicio 3 por cada hito de control no puede exceder los cinco (05) dias habiles, Cuando es necesario se solicita informacién | specifica a la entidad la cual se puede realizar | directa_o mediante el servicio de : “Cualquier impresién no es valida para el SGC’ FO5(PR-MODER-02)00LAcONTRALORIA PROCEDIMIENTO. SERVICIO DE CONTROL CONCURRENTE Cédigo: PR-GSCS.06 Version: 00 Pagina: 10 de 30, Actividad | Puntos de Sucesora Control mensajeria siguiendo las disposiciones procedimiento PR-TD-03 “Atencién del Servicio | de Mensajeria” y del procedimiento PR-TD-01 Generacién de Expedientes. EI Plan de Control Concurrente cuenta con el siguiente contenido: ‘© Origen: describe si el servicio de control se encuentra programado 0 no por el QUO. * Informacion de la entidad 0 dependencia indica el nombre de la entidad o dependencia, asi como el OUO a cargo del proceso en curso objeto del servicio de control, menciona el sector y nivel de gobierno al que pertenece, e incorpora un grafico que identifica alos drganos o Unidades organicas que intervienen en el proceso. * Datos del proceso: sefiala la denominacién del proceso en curso objeto del servicio de control, fecha de inicio y culminacién ‘+ Alcance: define los hitos de control. + Objetivos: segin el proceso de la entidad se determina el objeto general que se pretende | lograr con el desarrollo del servicio de | control, asimismo se establecen los objetivos | especificos que correspondan. *Cualquier impresién no es valida para el SGC" FO5{PR-MODER-02)00OG LA CONTRALORIA PROCEDIMIENTO SERVICIO DE CONTROL CONCURRENTE Cédigo: PR-GSCS.06 Version: 00 Pagina: 11 de 30 Rol Descripcién Reglas de Proceso | Actividad | ‘Puntos de ‘Sucesora Control Piazo del servicio de Control Concurrente y ronograma: comprende las fechas de ejecucién del servicio de control en cada hito y el cronograma correspondiente. Base normativa: precisa la normativa que la entidad 0 dependencia debe cumplir para la ejecucion del proceso objeto del servicio de control Procedimientos: se detallan os. procedimientos a aplicar para el ‘cumplimiento del objetivo establecido. Informacion administrativa: se detallan los miembros de la Comisién de Control y costos directos estimados. Documentos a emitir: indica que se emite un Informe de Hito de Control por cada hito evaluado y un Informe de Control Concurrente al finalizar la ejecucién del servicio en todos os hitos. Firmas: contiene las firmas del Jefe de Comision, Supervisor y jefe de la OUO responsable del servicio de control “Cualquier impresién no es valida para el SGC” FO5(PR-MODER-02)00CO LA CONTRALORIA. sa eta mck mL PROCEDIMIENTO SERVICIO DE CONTROL CONCURRENTE Reglas de Proceso ET plazo para _elaborar, revisar y aprobar el Pian | Concurrente | es de dos (2) dias habiles | contados a partir de la de la " Actividad Rol Descripeion | | de Control | Responsable de! | | Aprobarel Plan de | GUO a cargo del | Aprueba y firma el Plan de Control Concurrente en | culminacién a cenit ee Gar80 ce | Sohal de confornidad | actividad 1 eoeirane Concurrente | foes Elaborar el 1 proyecto de \ 5 documento de SN acreditacion: ‘oat ‘Aprobar el proyecto B=. de documento de “AY acreditacién Jefe de Comision Responsable de! QUO a cargo del servicio de Control Concurrent Elabora el proyecto de documento de acreditacién con el cual se da a conocer a la entidad o dependencia el personal que desarroliara el servicio de control, para lo cual se debe emplear el formato FO2(PR-GSCS-06) “Oficio de acreditacién de la Comisién de Control ante el titular de la entidad”. Revisa y aprueba el documento de acreditacion de | Comisién de Control. “Cualquier impresién no es valida para el SGC" En caso de un servicio de Control realizado por un OCI, el Plan de Control Concurrente es aprobado por el Jefe del OCI._ En caso el servicio de Control Concurrente sea realizado por un OCI, el documento de acreditacion es elaborado por el personal del OCI, para lo cual se debe utilizar el formato FO3(PR- GSCS-06) “Comunicacién de. io del servicio a oct. En caso el servicio sea realizado por un OCI, la comunicacién es | aprobada por el Jefe del Loci Cédigo: PR-GSCS-06 Version: 00 Actividad Sucesora FO5{PR-MODER-02)00LA CONTRALORIA ee AD PROCEDIMIENTO SERVICIO DE CONTROL CONCURRENTE Elaborar y suscribir solicitud de Rol Descripeién Elaboray suscribe Ta solictud de documentos para el inicio del servicio de Control Concurrente, los cuales son determinados producto de la | | Cédigo: PR-GSCS-06 Versién: 00 Pagina: 13 de 30, Actividad Reglas de Proceso soe 7.2 Ejecucion del servicio de Puntos de Control 6 | documentos parael| Jefe de Comision | revision de la informacién preliminar del proceso NA a inicio del servicio sujeto al servicio de control. Los documentos Control de control recabados son utilizados durante la ejecucion del Concurrente servicio en los hitos de control 7.2. Ejecucién del servicio de Control Concurrente ; | y ‘Actividad | Puntos de Actividad | Rol Deseripeién Jaaies a Crpaee Sucesora | Control | Se presentan anle | Titular de la entidad o| La acredilacién se | Responsable de la dependencia donde se | realiza por tnica vez en | | realizara el servicio de Control Concurrente, con la | @! primer hito de finalidad de presentar a los integrantes de la | control, posteriormente Acreditar a la Comisién Comision y brindar detalles sobre las labores que | °" a de ue e Control ante el Titular se realizaran, el objetivo, el plazo y el alcance del | fealiza de acuerdo al dela entidad o Supervisor 2ef@ d2 | mismo. Seguidamente, hacen entrega del | Plan de Control 2 NIA Responsable de la | documento de acreditacion y ta solicitud de | Concurrente dependencia | documentos para el inicio del servicio de control al | Cuando se cambia al | Titular de la entidad 0 Responsable de la | dependencia. Se debe contar con los cargos de | recepcion de los documentos entregados, | cuales deben estar los debidamente sellados y “Cualquier impresién no es valida para el SGC* | Supervisor 0 al Jefe de Comisién se realiza la modificacion de acreditacion la para FOS(PR-MODER-02)00LA CONTRALORIA Actividad Rol PROCEDIMIENTO SERVICIO DE CONTROL CONCURRENTE, Desori Reglas de Proceso Cédigo: PR-GSCS-06 Version: 00 Pagina: 14 de 30, ‘Actividad | Puntos de Sucesora | Control 2 | Instatar a la Comision de Control | Observar el desarrollo del proceso Tirmados, El Titular de la entidad o Responsable de la dependencia puede designar a un representante para recibir a la Comision de Control, el cual debe contar con poder de decision y de provision de recursos a fin de viabilizar y garantizar el desarrollo de las labores a realizar. Solicitan la designacion de un coordinador que faciite la ejecucion de las actividades de la Comisi6n de Control en la entidad o dependencia, Por otro lado, en tanto sea posible para la entidad © dependencia, —solicitan los recursos (principalmente acceso a internet para cada uno de los miembros e impresora), asi como facilidades para acceder a la. informacion necesaria para el desarrollo del servicio de control Concurrente. De lo contrario, el Supervisor gestiona y toma las precauciones necesarias para abastecer previamente a la Comision de Control de los recursos necesarios para el desarrollo del servicio de control proporcionado por la entidad 0 dependencia, a fin Instala a la Comisién de Control en el ambiente Supervisor | de que pueda realizar el servicio de Control -_ Concurrente. _ infegranies dela | Observan el desarrollo del proceso y To contrastan Comision de | con la normativa relacionada —_previamente ‘Control__| revisada, tales como _contralos,_disposiciones actualizar la conformacién del equipo. Cuando el servicio de Control Concurrente es realizado por el OCI de la entidad =o dependencia, el jefe de dicho 6rgano comunica directamente e' inicio de las actividades al Titular de la entidad 0 Responsable de la dependencia Una vez realizada la acreditacién, se coordina con el QUO a cargo del servicio de Control Concurrente a efecto de crear la orden de servicio en el SCG. tealiza inmediatamente después de acreditar a la Comision de Control Cuando se trata del segundo hito de control 3 NIA NIA “Cualquier impresién no es valida para el SGC” FOS(PR-MODER-02)00el ] 2 | a PROCEDIMIENTO Cédigo: PR-GSCS-06 Versién: 00 LA. CONTRALORIA SERVICIO DE CONTROL CONCURRENTE Age sal - J ‘Actividad w Actividad Rol Descripcién Reglas de Proceso Pasetiaal la observacin del proceso, se debe | efectuar el seguimiento a la implementacion de acciones por la entidad 0 dependencia para subsanar las situaciones adversas reportadas en | Si se requieren elaborar nuevas herramientas para | los informes de hitos continuar con la observacién del desarrollo del | anteriores. El resultado | proceso, pueden utilizar el formato FOa(PR-GSCS- | de la verificacién se 06) “Cédula de trabajo completadas’ registraenelSCG. | internas o extemas, normas técnicas, entre otros. | Cuando sea necesario, solicitan documentacion | original del proceso a fin de analizaria, y de ser | necesario también se obtienen fotocopias de la | misma. La documentaci6n original, una vez | uitiizada, es devuelta a la entidad 0 dependencia | ‘con cargo de recepcion | identifican las situaciones adversas como resultado del servicio de Control Concurrente: 2Qué tipo de situacién adversa se identifice? 5073. + Requiere atencién inmediata: informan Elaboracion Jentiicar las situaciones | Imtearantes 06 la al Supervisor y Jefe de Comision a efecto NA de informes adversas del proceso Horan de elaborar el Reporte de Avance de del servicio Situaciones Adversas. Contintia en de Control actividad 6 Concurrente No requiere atencién inmediata: las incluyen en el Informe de Hito de Control “Cualquier impresion no es valida para el SGC* FOS{PR-MODER.02}00O LA CONTRALORIA ‘Actividad Elaborar, aprobar y suscribir Reporte de Avance de Situaciones ‘Adversas | Comunicar el Reporte de | Avance de Situaciones PROCEDIMIENTO SERVICIO DE CONTROL CONCURRENTE. Cédigo: PR-GSCS.06 Version: 00 Pagina: 16 de 30 Reglas de Proceso Supervisor, Jefe de Comision | Jefe de Comision Elaboran un Reporte de Avance de Situaciones ‘Adversas, inmediatamente después de identificar factores que puedan afectar la continuidad, el | resultado 0 el logro de objetivo del proceso objeto | del servicio de Control Concurrente. Para ello, | utiiza el formato F05(PR-GSCS-06) “Reporte de | avance ante situaciones adversas”. Comunica el Reporte de Avance de Situaciones Adversas a la entidad o dependencia donde se ejecuta el proceso sujeto al servicio de Control Coneurrente. El reporte se hace llegar mediante un oficio, segin el formato FO6(PR-GSCS.06) “Oficio de Comunicacién - Reporte de Avance ante Situaciones Adversas”. EI documento se entrega en mesa de partes o la oficina que haga sus veces. | | "Cualquier impresion no es valida para el SGC ‘Se cuenta con un de un (1) dia habil de identificada la situacion adversa para elaborar y | aprobar el Reporte de Avance de Situaciones ‘Adversas EI reporte _contiene detalle de los hechos y las evidencias correspondientes, las cuales deben ser objetivas, suficientes y apropiadas El reporte es comunicado al Titular de la entidad 0 Responsable de la dependencia del proceso sujeto al servicio. de Control Concurtente, el mismo dia_de su emision, pudiéndose emplear la casilla electronica si la entidad 0 dependencia se encuentra en posibilidad de utilizar este medio, Actividad ‘Sucesora 73. Elaboracion de informes del servicio de Control Concurrente NIA FO5{PR-MODER-02)00kh | CO PROCEDIMIENTO | Céalgo: PR-oscs.06 jest LACONTRALORIA SERVICIO DE CONTROL CONCURRENTE raion: 8 a —_ co 7.3. Elaboracién de informes del servicio de Control Concurrente idea | Punto Actividad " actividad fo Descrpetin Regis de Proceso documentacién de! | Jefede Comision, | servicio de control realizado, la cual deberd | ser enviada al archivo servicio de Control | ~—‘(ntegrante de contener el plan correspondiente, la evidencia | por cada hito de control 3 Ne Concurrente | Comision obtenida, informes, entre otros. ejecutado. Roteronsary iaroe |) maaganege | Reena flats dori Ge Taba a + | efectos de preservar la integridad y la articulacion | documentos de trabajo | Comision de Control | ge la informacion generada eee eae 1 “Romito la docamentacion fsica al archive para ‘Remitir los documentos. ‘su custodia, de acuerdo a las disposiciones del £) de trabajo al archivo | Yet de Comision | procedimiento PR-TD-08 Custodia y NA rose NA ‘Transferencia de Documentos al Archivo. “Cualquier impresién no es valida para el SGC" FO5{PR-MODER-02)00O LA CONTRALORIA PROCEDIMIENTO SERVICIO DE CONTROL CONCURRENTE Cédigo: PR-GSCS-08 Versién: 00 Pagina: 25 de 30 8. DIAGRAMA DE FLUJO Ver el anexo N° 1 de este documento, 9. REFERENCIAS DOCUMENTALES céDiGo —— NOMBRE DEL DOCUMENTO | PR-TD-01 | Generacion de expedi | PR-TD-08 Custodia y transferencia de documentos al archivo 10. REGISTROS NIA Directiva “Servicio de Control Concurrente” | PR.GCERI-O2 | Publicacién del informe de servicio de control en el portal web de la | | Contraloria General de la Republica | PR-TD-03 | Atencién del servicio de mensajeria womare pet | PESPONSABLEDELT “pura, | iewpove, | pisposicié | REGISTRO REGISTRO _| UBICACION | CONSERVACION | N FINAL [Na Seige Feesvat® © Sete ce Comision | SAGU | _-Permanente f Plan de Contol | Supenisor/lefe de | Archivode | | FOUPR-SSCS08) | Coneuren |e mii ‘Ou _|_Pemanente i ‘Oficio de acredtacion > 1 eee ee da, Comision 2 | Jefe de Comision | AFchWod® | permenente ieee de la entidad 1 4 Carpe de TepaER | t Se docimento de | Superiaor fede | Archivode | ‘acreditacién de Comision couo | Permanente Comision de Control__| 4 Solicitua dey 1 documentos para | SupenisovJetede | Archivo de | inicio del servicio de | ‘Comision, ‘oud. | Permanente Control Conevment | 7 | Carse.erecepctn | 1 | de Solicitud de | | oe Sccumertos pera | SePeqvBor efede | Active de | permanente | | inicio del servicio de | | | | Gontel Concurrent. | | | Comunescon ee] 1 1 | Ineo del servicio s | JefedeComisign | APSRNCS | Permanente | adel OC! ___| Cédila de Wabaje| —Talaganies de | ARNO | —pgrmarerag | completades | comsénde Cont | “ou: | Reporte de avande | | |" supenitor sete de | Archivo de | ae uncunes | Seria atvode | pemanente | ; Of zy —t | Comunisacon | Fosipr-cscs.0s) | Reporte de” avance | SuPenr Jefe de Pemanente | | arte “‘stuacones | | L adversas | | j t Cae ta Ropaia | 1 oo Stee de | | NA Comuncacin | etedecomisin | AEG? | emanente | | frie “Stuacones | | | : | | Forpr-escs.os | Inome | Pemanente [ 06) | Oficio “de | Supervi a 1 [FOBPR:OSCS-08) | Comunicacion _- |" Comisin Esspanent entral__| *Cualquier impresion no es valida para el SGC” FOS(PR-MODER-02)00CO PROCEDIMIENTO Cécigo: PR-GSCS.05 LACONTRALORIA | SERVICIO DE CONTROL CONCURRENTE NOMBRE DEL RUTAL TIEMPO DE. DISPOSICIO conico | REGISTRO RESGUARDO | UBICACION | CONSERVACION | NFINAL | REGISTRO | Tinie ae Fis ae 1 j Sent | {carve de vecepeen ee Archivo de | ‘Archiv NA Comunicacon “= | Responsable ou | “HBS | Pemanente | Active | frvome ce Ht oe | L Control__ | Fee esunen&] / oa irfome ‘de toe | porel responsable cel | PIC | Pemanente | Control seme GU Ofc ee | Comunicacion @ otas | Supenisor Jetede | Archivo de FosipR-cscs.os) | Comune 3 | etd ae 8 | penmanente | Organismos zi aa laces Cocos roar] anneal ge Scio oe NA Comuncacin a tas | Responsave ovo | MSH | pemanente Instancias ul ae Organics | _— [Teme do Cont | Sipaniaad ite do | ARG ° FIOPR-GSCS-06) | Concurrent Comision U0. Guts r 1 Ofieo T z T Comunicacin “* | Superior Jefede | Archived | pemanense | Archivo FINPR-GSCS-06) | Informes de Senicio| Comisign | QUO Pe te | “central de Control Simulténeo_| | p——eaige de recepcen | | | de officio de) | NA | Comuniesesn | Responsabie ouo | HYE4® | permanente | Aztive | formes. se Servicio | | | de Control Simuténeo ions resomen cel Pertonal devignace Informe’"se” Conte | porel responsable cel | SPIC Pemanene | Backp | Conourents ovo 01 ‘Cambios Fecha Descripcién del(los) Cambio(s) Version inicial Justificacién: Creacién del documento por necesidad de establecer y describir las | actividades y roles necesarios para la ejecucion del servicio de | control Concurrente de acuerdo a la normativa relacionada vigente. | 12. CONSECUENCIAS POTENCIALES | Descripcién de las consecuencias | Mejora de la capacidad de ejecutar el servicio de Control Concurrente en funcién de las nuevas “Cualquier impresion no es valida para el SGC" FOS(PR-MODER-02)00,CO Roce DIMIENTO cadign: PRoses-o5 Versién: 00 LA CONTRALORIA haan ann PH PI SERVICIO DE CONTROL CONCURRENTE Pagina: 27 de 30 ANEXO N° 4 DIAGRAMAS DE FLUJO DEL PROCESO Planificacién del servicio de Control Concurrente “Cualquier impresion no es valida para el SGC” F05(PR-MODER-02}00Version: 00 LA CONTRALORIA SERVICIO DE CONTROL CONCURRENTE. Pagina: 28 de 30 Ejecucién del servicio de Control Concurrente i “Cualquier impresion no es valida para el SGC" FOS(PR-MODER-07}00ao : - PROCEDIMIENTO. Cédige: PR-aace-o8 LA CONTRALORI SERVICIO DE CONTROL CONCURRENTE fersion: ‘ha PRE Pagina: 29 de 30, Elaboracién de informes del servicio de Control Concurrente (I —_ Il il 7 ee i nl “Cualquier impresién no es valida para el SGC" FO5(PR-MODER-02)00OQ PROCEDIMIENTO codigo: PR-cscs.06 : Versién: 00 LA CONTRALORIA SERVICIO DE CONTROL CONCURRENTE Pagina: 30 de 20 Cierre del servicio de Control Concurrente “Cualquier impresion no es valida para el SGC” FOS(PR-MODER.02)00