CORRESPONDENCIA MILITAR

(Formulación, Trámite y Registro)

CAPITULO I
GENERALIDADES
1.- Finalidad y Alcance

a.- Este reglamento tiene por finalidad uniformar la formulación y el tramite

de documentación en el Ejercito.
b.- Las normas que contiene el presente Reglamento son de carácter
general y serán aplicadas por todas las dependencias del Ejército para
la documentación administrativa en tiempo de paz.

2.- Objeto
El presente Reglamento establece las normas para la formulación, tramite,
distribución y registro de la correspondencia militar.
3.- Clasificación y seguridad de documentos

Las prescripciones contenidas en el ME 38-10 SEGURIDAD MILITAR, serán

aplicadas para la clasificación y seguridad de los documentos.
4.- Definición
a.- Correspondencia Militar: Todos los documentos elaborados en las
dependencias del Ejercito sobre asuntos oficiales, empleados para
comunicarse entre las autoridades militares, o entre estas y las
autoridades civiles o con particulares.
b.- Correspondencia de entrada o recibida: Es la documentación que
llega a una dependencia.
c.- Correspondencia de salida o remitida: La documentación que se
evacua desde una dependencia.
d.- Clase de correspondencia o correo: Cabo o Sgto especialmente
designado por el Comando de una dependencia militar para
transportar, entregar o recibir con la debida seguridad y bajo cargo, la
correspondencia militar y civil entre las distintas dependencias.
e.- Publicaciones: Son los documentos debidamente autorizados que
contienen la información necesaria para facilitar el cumplimiento de las
funciones de los diversos organismos del Ejercito.
f.- Formatos: Son impresos autorizados para el uso general en todas o
algunas dependencias del Ejercito, que contienen espacios en blanco
apropiados para ser llenados con determinadas informaciones. Se
emplea para uniformar el tamaño, ordenamiento y redacción de los
documentos.
g.- Los documentos de correspondencia de uso general en el Ejército se
formularan de acuerdo a los modelos que figuran en los anexos s al 21
de este Reglamento.

1
 h.- Tramitación o Tramite: Es la actividad relacionada con el
movimiento de un documento y la solución de su contenido.
i.- Oficina Postal: Es la dependencia encargada de recibir y
despachar la correspondencia cursada entre dos o mas organizaciones
diferentes, valiéndose de los medios de correo a su disposición (clases
de correspondencia de salida y correos del Estado, etc,.) para la
correspondencia de salida y entregándola a la mesa de partes, en el
caso de la correspondencia de entrada.
j.- Mesa de Partes: Oficina de tramite interno existente en toda la
Unidad o dependencia del Ejercito, cuyas funciones son las de recibir,
registrar y distribuir la correspondencia entre las Oficinas o personas
que pertenecen a la misma organización.

CAPITULO II
FORMULACION DE LA CORRESPONDENCIA MILITAR
Sección I: TECNICA DE FORMULACION
1.- Papel por emplear
El papel por emplear en la correspondencia militar deberá responder a las
características siguientes:
a.- Tipos:
(1) Para las autoridades de Leyes, Decretos Supremos y
Resoluciones Ministeriales, será de tipo Bond blanco, sin rayas,
con peso de 120 gr.
(2) Para las resoluciones Directorales, oficios, informes, cartas,
acuerdos de directorio u Organismo rector, etc. Será de tipo
Bond blanco sin rayas, con un peso de 80 gr.
(3) para los demás documentos, será de tipo Bond blanco sin
rayas, con un peso de 60 gr.
(4) para las copias de cualquier documento, será de tipo
denominado copia, color blanco, con un peso máximo de 40
gr.

2.- Estructura del documento:

a.- Encuadramiento
(1) Margen superior: Primera página, 40 mm, pagina siguiente, 30
mm.
(2) Margen izquierdo: 40 mm.
(3) Margen derecho: 20 mm.
(4) Margen inferior: 30 mm del límite inferior del papel.
b.- Partes que comprende un documento:
(1) De una manera general, todo documento militar consta de un
encabezamiento, cuerpo y término.

2
 (a) El encabezamiento; comprende el membrete, lugar y
fecha, la designación y numeración del documento, el
destinatario, el asunto y la referencia (si hubiera lugar).
(b) El cuerpo; expresa el contenido o texto del documento.
(c) El termino; comprende la firma, post firma y el sello
redondo. Cuando el documento tiene anexos, el índice de
estos se coloca en la parte inferior izquierda después de
la palabra ANEXOS.

1.- Si el documento no tiene anexos, pero se va a

distribuir a dos y mas dependencias, en el lugar
indicado va la DISTRIBUCION.
2.- Si el documento tiene anexos y va a ser distribuida,
deberá agregarse la palabra DISTRIBUCION,
debajo de la cual se colocara la lista de
destinatarios, tal como se muestra en el siguiente
ejemplo:

ANEXOS:
1. Cuadro comparativo
2. cuadro……….
3. …………………

DISTRIBUCION
5ª BM………………………1
4ª BM………………………1
3ª BB……………………….1
3ª BC……………………….1
Archivo……………………..1/5

(2) La copia de un documento lleva la autenticación en la parte

inferior izquierda. Comprende la expresión: Es copia, seguida
de la firma y post firma del oficial encargado.

c.- Espacios:
(1) El cuerpo del documento debe comenzar a una
distancia de 15 mm verticales de la última línea del
encabezamiento, dejando normalmente, un espacio vertical
entre líneas sucesivas de un mismo párrafo, y doble espacio
entre párrafos.
(2) Cuando el cuerpo del documento consta de 9
líneas o menos, se emplea doble espacio entre líneas
sucesivas.
(3) El término debe ir a 15 mm (verticales)
inmediatamente después de la última línea del cuerpo. Al final
de la ultima pagina, en la parte inferior izquierda, irán las
iniciales del Oficial responsable de su preparación y del que
mecanografió el documento, separados por una línea oblicua.

3
 Cuando la naturaleza del documento exige que la misma
persona que lo formula sea la que lo mecanografié, las siglas
del furriel o mecanógrafo serán reemplazadas, por un punto.
Ejemplo; ELL/. Cuando el documento es formulado por el jefe
de la dependencia o por un equipo de la misma, figuraran
solamente las iniciales del mecanógrafo después de la raya
oblicua.

Ejemplo: /ell.
(4) Las disposiciones contenidas en (1) y (2)
anteriores, deben servir como una guía, sin rigidez, pues habrán
casos en que será necesario supeditarlas a la estética y buena
presentación de la correspondencia.

d.- Identificaron de párrafos y presentación de la escritura: Cuando el

cuerpo del documento comprende más de un párrafo, cada uno de
ellos debe identificarse mediante números y letras, en la forma
siguiente:
(1) Cada párrafo será identificado de un número seguido de un
punto, de acuerdo al orden correlativo que le corresponde. Las
líneas siguientes del mismo párrafo se escribirán dejando libres
en el margen izquierdo el espacio correspondiente al número y
al punto.
(2) Las partes o divisiones de un párrafo serán identificadas por
letras minúsculas seguidas de un punto, de acuerdo al orden
alfabético que les corresponde.
(3) Las subdivisiones siguientes se identificaran sucesivamente
como sigue: con números encerados entre paréntesis, con
números subrayados seguidos de un punto y caracteres
combinando la i y la v. seguido de un punto; ejemplo: i.-ii..iv..v.
(4) Debe evitarse, en lo posible sobrepasar la quinta subdivisión
de un párrafo (letra minúscula subrayada) en beneficio de una
mejor presentación de un documento.
(5) El número de letras que identifica cada división o subdivisión
debe escribirse debajo de la primera letra de la primera palabra
del párrafo, división o subdivisión que lo antecede.
(6) Se puede emplear guiones en lugar de las letras o los
números ya indicados para enumerar las partes o divisiones
sobre algún aspecto cuando no haya otras divisiones siguientes
a ese párrafo o subparrafo.
(7) Se reserva para las publicaciones militares el empleo de los
números romanos.
e.- Color de la escritura: Se empleara cinta de maquina color negro para
escribir en los originales, papel carbón de igual color para las copias y
el color negro o azul para la firma de los documentos.

3.- Redacción del contenido

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 a.- La correspondencia militar es impersonal. Los terminas que se emplean
serán respetuosos, observándose en todo momento el tratamiento
adecuado que debe ser serio y decoroso.
b.- La redacción del texto debe tener en cuenta lo siguiente:
(1) Unidad: En cada documento se debe tratar un solo asunto.
Cuando se desea abordar dos o mas temas que no están
directamente relacionados, se prepara un documento por
separado para cada uno de ellos.
(2) Coherencia: Los diferentes puntos sobre una misma materia
que se expone en un documento deben de estar en un orden
lógico y relacionarse entre si.
(3) Objetividad: El motivo o idea principal del documento debe de
expresarse claramente en el asunto y su contenido debe
referirse a este.
(4) Claridad: El documento debe ser redactado de tal manera que
se comprenda fácil e íntegramente, lo que se desea exponer.
Las ideas deben expresarse de modo que se eviten dudas o
malas interpretaciones. Toda palabra debe de emplearse con
propiedad (de acuerdo al significado que le corresponde), para
evitar ulteriores aclaraciones.
(5) Concisión: Se logra utilizando oraciones simples y cortas,
tratando de expresar un solo pensamiento en cada oración.
Evitar el empleo de metáforas y la sintaxis mal utilizado.
(6) Vocabulario: Las palabras a emplearse deben pertenecer a
nuestro idioma; los vocablos extranjeros solo se usaran cuando
no exista en castellano palabra o términos que expresen el
mismo significado, teniendo cuidado de no emplear términos que
den lugar a interpretaciones erróneas.
(7) Abreviaturas: Se emplearan abreviaturas militares
reglamentarias cuando las circunstancias lo requieran, siempre
que contribuyan a la concisión de la correspondencia, sin atentar
contra su claridad y atendiéndose a las prescripciones del
reglamento correspondiente, en la correspondencia dirigida a
entidades ajeas al Ministerio de Defensa solo deben emplearse
abreviaturas de uso común, atendiéndose a las reglas
gramaticales.

4.- Numeración de páginas:

a.- Cuando sea de dos o mas paginas, estas deberán ser numeradas
correlativamente empleando números separados por un guión (-). El
primer numero indica la pagina y el segundo, el numero total de
paginas que contiene el documento. Ejemplo: 2-2, esta numeración
corresponde a la segunda página de un documento de 2 páginas; 2-3 a
la segunda pagina de un documento de tres páginas.
b.- La numeración debe quedar centrada en la parte inferior de cada
página, a 20 mm, verticales al borde inferior del papel.

5.- Copias:

a.- Las copias que tendrá el documento, estará de acuerdo a la

distribución del mismo.
5
 b.- Cuando la Oficina expedidora no tiene autorización para archivar dicha
correspondencia se preparara solo un origina.
c.- Cuando el documento clasificado en dos o más ejemplares, estos
deben ser numerados correlativamente emplean dos cifras separadas
por un guión a continuación de la palabra COPIA. La primera cifra
indica el número de la copia o ejemplar y la segunda el número total de
copias o ejemplares que se ha formulado.

Ejemplo:
COPIA Nº 1-4
CGE
DIGEPERE
LIMA

En este ejemplar la numeración corresponde a la primera copia de un

documento del cual se ha formulado 4 ejemplares. Los demás
ejemplares se identifican con los números 2-4,. 3-4 y 4-4.
Respectivamente.
6.- Firma de la Correspondencia:
a.- La correspondencia será firmada en principio por el Jefe de la
dependencia, Unidad o Servicio; sin embargo; cuando el volumen de
ella requiere apreciable tiempo para la firma se puede delegar esa
responsabilidad observándose las siguientes disposiciones:
(1) El Jefe de la dependencia, unidad o servicio firma:
(a) La correspondencia dirigida a las autoridades de igual o
superior jerarquía.
(b) La correspondencia clasificada que se dirige a las
autoridades subordinadas, pudiendo delegarse la firma de
los documentos de clasificación.
(c) Los documentos de carácter interno de su respectiva
dependencia, cuando revistan particular importancia.
(d) Los originales de los documentos de distribución múltiple,
tales como directivas, instrucciones, órdenes y oficios
múltiples.
(2) La autoridad inmediatamente subordinada puede
firmar:
a.- La correspondencia de clasificación reservado, por
delegación.
b.- La correspondencia común dirigida a las dependencias
subordinadas.
c.- Las copias de los documentos de distribución múltiple,
debajo de la frase: “Es Copia”.
d.- Los documentos formulados durante la ausencia temporal
del Jefe de la dependencia, anteponiendo las iniciales
“PO” (por orden), el grado o empleo del jefe de la
dependencia:

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 Ejemplo:
PO Crl Director ETE
(Firma)
………………………………..
0-410072024-O
PABLO ALBARRACIN VALVERDE
MY ING JEFE ETE – AQP

(3) En el CGE, en los CCGG de la RRMM o GGUUCC, la

firma de la correspondencia será establecida en la Guía de
Procedimientos respectiva, teniendo en cuanta en lo posible las
prescripciones antes indicadas.
(4) Las anotaciones recaídas en los documentos después
de su tramitación y explotación, así como la autorización de las
copias certificadas, serán firmadas por los Jefes de las
dependencias correspondientes.
a.- La firma “PO” (por orden), es un procedimiento de
delegación de autoridad; el que lo firma autoriza la acción
o fin que se persigue en representación de su Jefe quien,
en realidad, es el que imparte la disposiciones contenida
en el documento.
b.- En el caso de ausencia prolongada del Jefe de ka
dependencia (vacaciones, licencia u otro motivo), firma los
documentos como Jefe Accidental la autoridad
inmediatamente subordinada, indicando su grado y cargo
provisional.

Ejemplo:
El Gral Brig Cmdte Gral Acc. ElMayor Jefe Acc, etc.
(7) Utilización de Impresos y Sellos:
Los impresos y sellos son utilizados para contribuir a la identificación y
autenticidad de la correspondencia militar, así como para determinar el grado
de clasificación y urgencia que se le haya cuidado, no solamente por
contribuir a la buena presentación de la correspondencia, sino también al
prestigio de la dependencia que los emplea. Obligatoriamente deben utilizarse
los siguientes:
(1) Membrete, constituye la primera anotación con lo que se identifica la
repartición o Gran Unidad de la que dependen la oficina expedidora del
documento, debiendo colocarse en el papel y en el sobre a emplearse.
(a) Características: El membrete lleva en la parte central superior el
Gran sello del Estado; al pie de este en letra mayúscula negra 552 de 12
puntos, lleva la inscripción: MINISTERIO DE DEFENSA; a reglon seguido,
en letra 368 negra de 10 puntos, la inscripción; EJERCITO PERUANO; a

7
 reglon seguida, en letra mayúscula blanca 588 de 8 puntos el escalón
inmediato subordinado.

Los tipos de imprenta para confeccionar los sellos deben de

ajustarse a lo indicado en el RE 310-3 Publicaciones Militares,
preparación, Revisión y Aprobación.
(b) Empleo y Ubicación: El membrete ira en el ángulo superior
izquierdo del papel solo en la primera pagina del documento y en el sobre.
(2) Sello Redondo: Complementa al membrete, pues identifica a la
Unidad, dependencia o repartición que expide el documento.
(a) Características: El sello redondo consta de dos círculos
concéntricos de 23 y 34 mm de diámetro, respectivamente; en la parte
central lleva el Gran sello del Estado, sin la inscripción “Republica Peruana”,
encuadrado en una área de 15 * 15 mm; en la parte superior del espacio
comprendido entre los círculos concéntricos, la letra mayúscula negra 122
de 7 puntos, lleva el nombre de la GU o dependencia inmediatamente
superior a la que pertenece la oficina expedidora; en la parte inferior del
espacio comprendido entre los círculos concéntricos, el nombre de la oficina
expedidora encargada de la formulación del documento.
(b) Empleo: El sello redondo debe ser empleado por todas las
unidades o dependencias encargadas de formular la correspondencia,
aunque no sean responsables directos de ella ni la firmen,

Ejemplo:
Formulado por la Ayudantia General, llevando el sello redondo de
esta ultima dependencia.
Cuando se trate de un documento firmado por el Jefe de una
dependencia, al que se adjunten anexos, estos últimos deberán
llevar el sello redondo de la dependencia.
(c) Ubicación: El sello redondo ira en el documento a la izquierda u
ala misma altura de la firma del expedidor, 0.5 cm aproximadamente de la raya
de la post firma.

(3) Post Firma: Este sello permite la rápida identificación de la autoridad

que firme el documento, debiendo ser utilizado obligatoriamente en la
correspondencia militar.
(a) Características: Consta de una raya horizontal de 5.5 cm encima
de la cual debe estampar su firma la autoridad correspondiente. Al pie de
esta raya topográficamente centrado va el numero de serie de dicha
autoridad en tipo de 7 puntos; a reglon seguida, su nombre y apellidos en
letras 288 mayúsculas negra de 6 puntos, va el grado y por ultimo el empleo
del firmamento. Será de color negro o azul - negro.
(b) Ubicación: La post firma ira en la parte inferior derecha del
documento a tres espacios verticales de la última línea del cuerpo ósea a 15
mm.

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 (4) Sellos de Clasificación: Son los utilizados para resaltar la categoría de
seguridad otorgada a un documento de acuerdo a las normas prescritas
en el ME 38-10 SEGURIDAD MILITAR.
(a) Características: Cada uno de estos sellos deberán tener impresas
en letras 610 mayúsculas de 14 puntos según el caso, las siguientes
palabras:
ESTRICTAMENTE SECRETO, SECRETO, ESTRICTAMENTE
CONFIDENCIAL, CONFIDENCIAL Y RESERVADO.
(b) Empleo y Ubicación: Estos sellos se estamparan a 15 mm
verticales de los bordes superior e inferior de todas las páginas de la
correspondencia clasificada y en los sobres inferiores correspondientes de
conformidad con lo establecido en el RE 38-10 SEGURIDAD MILITAR.
(5) Sello URGENTE: Permite distinguir la correspondencia que requiere
tramite inmediato de aquello que se tramita normalmente.
(a) Características: Comprende la palabra URGENTE en letra 35
mayúscula negra de 18 puntos.
(b) Empleo y Ubicación: Se estampa en diagonal en el Angulo
superior derecho de la primera página del documento y del anverso del
sobre respectivo.
Si la correspondencia es clasificada y urgente, se utilizara este
ultimo sello para los dos sobres, exterior e interior.
(c) Además de los sellos anteriormente mencionados pueden
emplearse otros, circunstancialmente para designar determinados
documentos o procedimientos (DUPLICADO, ORIGINAL, COPIA
INFORMATIVA, VIA AEREA PERSONAL, etc.). Estos sellos comprenderán
únicamente la palabra correspondiente en letra 35 mayúscula negra de 18
puntos o irán en la parte superior de los documentos pertinentes, sin
interferir la ubicación de los sellos que normalmente pondría llevar el
documento.
(d) Empleo de tinta para los sellos:
(1)Todos los documentos clasificados llevaran el sello
correspondiente con tinta ROJA.
(2)Todos los demás sellos que no sean los de clasificación de
seguridad, serán estampados en tinta NEGRA o AZUL
NEGRA.
(8) Empleo de Sobres:
a.- Para la correspondencia clasificada se empleara el sistema de doble
sobre. El sobre interior que contiene el documento será de papel Kraft
de 23 * 11 cm, y el exterior será del mismo papel de 24 * 12 cm, de
regular espesor de manera que no permita traslucir y leer a través de
él. Para la correspondencia común entre los distintos organismos del
Ejercito también se empleara el sobre Kraft de 24 * 12 cm.
b.- La correspondencia común destinada a otras dependencias estatales y
a personas ajenas al Ministerio de Defensa, se remitirá en sobres
blancos de 23 * 11 cm.

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 c.- Los sobres llevaran las siguientes inscripciones y sellos.
(1) En el anverso; En el Angulo superior izquierdo el membrete
correspondiente impreso o estampado; en la parte superior
derecha, el nombre, numero e indicativo del documento, a tres
espacios verticales debajo del membrete la palabra señor,
seguido del grado o titulo del destinatario; abajo a dos espacios
verticales el puesto o cargo del destinatario; a reglon seguida se
coloca la dirección especifica, si la hubiere, y debajo a reglon
seguido la localidad del destinatario. En el caso de la
correspondencia clasificada, el sobre exterior de color beige
llevara las mismas inscripciones, pero sin el sello de
clasificación, en el que solo será estampado en el sobre interior,
este sobre llevara las mismas inscripciones omitiendo la
dirección. Si el destinatario es un cuartel general, se pondrá
reglon seguida, entre paréntesis la Unidad o dependencia
encargada de estudiar y resolver el asunto. Además se
estampara una vez el sello circular en los dos sobres, en el lado
inferior derecho.
(2) En el reverso. Se estampara tres veces el sello circular.

Sección II: DOCUMENTOS MILITARES

1.- Generalidades:
La correspondencia militar por su contenido, autoridad o dependencia que la
expide y por el efecto de su acción, toma diversos nombres y forma que la
práctica ha discriminado y agrupado para facilitar su empleo.
2.- Clase y Escalón del Destinatario:
De conformidad con lo expresado en el párrafo anterior, a la correspondencia
militar puede pertenecer cualquiera de las clases de documentos.
3.- Oficio:
Es el documento utilizado por los diferentes escalones militares para dar
órdenes, dictar normas, efectuar gestiones, hacer consultas, remitir
documentos, etc. Su estructura es la siguiente:
(1) Encabezamiento: Comprende:
a.- Lugar y fecha; Va en la parte superior derecha dejando los
márgenes establecidos, el día y año se pondrá en números
arábigos y el mes e letras.
b.- Indicativo: Se consigna en la parte superior izquierda
respetando el margen establecido, a tres (3) espacios
verticales de la línea de lugar y fecha, comprende; el número
de orden del oficio, la clave (combinación de letras y números)
que identifica a la oficina que formula el documento u el campo
y subcampo en el que debe ser archivado.

10
 Ejemplo:
Oficio Nº 455-2010/G-1. Es la clave que identifica al
Departamento de Publicaciones Militares de la AGE y 02.03 el
campo y subcampo en el que debe ser archivado.
c.- Destinatario: Va a continuación del indicativo a tres espacios
verticales. Comprende la palabra señor y a continuación,
después de tres espacios horizontales, el grado y el cargo de
la autoridad a quien va dirigido el oficio. Si se dirige a un
Cuartel General se consignara debajo a reglon seguido; entre
paréntesis, el nombre de la dependencia a quien compete
directamente el asunto.

Ejemplo:
Señor General de Ejercito Comandante General del Ejército
(Dirección de Personal)

d.- Asunto:
1.- Se consigna debajo del destinatario a dos espacios
verticales, respetando el margen establecido. Comprende la
palabra Asunto seguido de dos puntos y a continuación,
dejando un espacio horizontal, se expone la materia por
tratar, la que expresara en el menor numero de palabras el
contenido exacto u objeto del oficio, de manera que no se
necesite leer todo el documento para comprender de lo que
se trata. Debe evitarse el empleo de expresiones generales
tales como: Remite documento que se indica, cuando el
asunto ocupe más de una línea, la segunda debe comenzar
en un espacio vertical de la anterior y al pie del texto del
asunto;

Ejemplo:
Asunto: Fecha de iniciación del Curso de Entrenamiento para Empleados del
Ramo de Defensa.

2.- Todo los documentos que se derivan de otro, que debe

considerarse de origen, deberán llevar redactado el asunto
textualmente como en el documento de origen, a fin de
facilitar la referencia. Legajo y archivo correspondiente.
e.- Referencia: Va a doble espacio vertical debajo del Asunto,
conservando el margen izquierdo establecido, se utiliza
cuando el Oficio tiene que relacionarse necesariamente con
otros documentos. Comprende la abreviatura “Ref” seguida de
dos puntos (:) y a continuación dejando un espacio horizontal,
el numero, el indicativo y la fecha del documento a que se
hace referencia o conviene consultar. Los dos puntos (:) deben
ir exactamente al pie de lo que corresponde al Asunto. En todo
documento que se formule figura como primera referencia los

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 datos del documento, su número, la fecha de emisión y la
repartición de origen, las demás referencias si fueren
necesarias figuran en el orden cronológico de los documentos
formulados.
(2) El Cuerpo: Constituye la parte sustancial del oficio pues en el se exponen la
materia o motivo que origina el documento. Se inicia exponiendo directamente
el tema utilizando párrafos numerados cuando fuere conveniente. Deben
evitarse frases protocolares innecesarias tales como “Tengo el honor” o Me es
muy honroso dirigirme a Ud. para manifestarle lo siguiente:
a.- Cuando los párrafos son numerados, la primera línea y las líneas
subsiguientes deben comenzar a la altura del encabezamiento,
siguiendo la organización prevista.
Cuando el cuerpo solo comprende un párrafo la primera línea debe
comenzar a un espacio horizontal después de los dos puntos (:) que
siguen al asunto o a la referencia. En ambos casos la escritura del
cuerpo se inicia en tres espacios verticales debajo de la última línea del
encabezamiento.
b.- El cuerpo termina con la invocación “Dios guarde a Ud.,” la que ira en la
parte inferior derecha del papel, a dos espacios verticales de la línea
escrita que le antecede.
c.- Cuando el cuerpo del oficio va a terminar cerca del margen inferior de la
pagina y se presta que no habrá espacio suficiente para escribir el
termino /firma, etc) se copiaran por lo menos dos líneas en la pagina
siguiente, a fin de no aislar el termina con respecto al cuerpo del oficio.
3.- Termino: Comprende la firma, post firma, el sello redondo, la distribución, los
anexos y las iniciales del nombres del oficial responsable de la preparación
del documento y de la persona que lo mecanografió.
4.- Oficios Múltiples (OM): Son documentos dirigidos a dos o más destinatarios
que deben tener conocimiento de todo o parte del contenido, si el Oficio
Múltiple comprende órdenes o disposiciones, estas serán cumplidas
independientemente por cada destinatario en la parte que le corresponde. El
formato del Oficio Múltiple es similar al del Oficio común, con las siguientes
variaciones:

(1) En el indicativo se consigna la sigla O/M (oficio múltiple) en el lugar

de oficio, empleando el mismo numero de orden para todo s lo
ejemplares de un determinado oficio.
(2) Todo oficio múltiple debe llevar en la parte inferior izquierda, a la
altura de la firma, la distribución, o sea la nomina de los destinatarios,
para evitar que se hagan transcripciones o comunicaciones inútiles a
los organismos que ya las ha recibido.
(3) Como por lo general los oficios múltiples son mecanografiados en
varias copias (una para cada destinatario) la primera copia podrá llevar
el sello original, quedando para el archivo de la dependencia que la
emite.

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5.- Trascripción: Es la copia exacta del tenor de un determinado documento que
se hace en un oficio para poner en conocimiento del destinatario una
resolución, un parte, un informe, etc., cuyo contenido conviene comunicarlo
sin ninguna alteración.
El texto trascrito deberá copiarse en forma continuada entre comillas, las que
deberán colocarse al principio y fin, después de haber consignado la palabra
“Firmado” seguida del grado, cargo, nombre de la autoridad que la firma el
documento trascrito.
6.- Memorando.
a.- Es un documento que se utiliza como ayuda memoria para hacer
recordar el cumplimiento de una acción, de una fecha o de actividades
de diversa naturaleza como, la asistencia a una reunión,
participaciones en un comité de trabajo, entrevistas acordadas, etc. No
debe ser empleado para omitir disposiciones, ni efectuar tramites.
b.- redacción y estructura: El contenido puede suscribirse a maquina o ser
manuscrito. En razón de su empleo, redacción debe ser lo más simple
posible pudiendo adoptarse el siguiente ordenamiento:
(1) Encabezamiento: Comprende el lugar y fecha, la designación y
numeración del documento, el destinatario y asunto. La numeración
puede omitirse en caso se estime que no sea necesario.
(2) Cuerpo: Expresa el contenido o texto del memorando; se debe
escribir a cuatro espacios verticales debajo de la palabra
Asunto. En caso de que los párrafos debieran ordenarse
numéricamente, se seguirá el mismo procedimiento que ha
establecido para la redacción del cuerpo de un oficio.
(3) Termino: Comprende la firma, post firma y el sello redondo.

7.- Informe.
a.- El informe es un documento en el que se hace una exposición
detallada sobre determinado asunto, a pedido del superior o por propia
iniciativa cuando la naturaleza del acontecimiento lo requiere. También
se emplea para completar o coordinar partes que se elevan a la
superioridad.
b.- según los casos, el informe pueden ir en hoja aparte o a continuación
de un expediente determinado.
8.- Dictamen.
a.- El Dictamen es un documento utilizado en el ámbito legal en el que a
pedido del superior o en cumplimiento a una norma, se emite un
pronunciamiento debidamente fundamentado sobre un asunto o caso
concreto. Por lo general recae en las solicitudes y en los expedientes
de gestión.
b.- El formato del dictamen es similar al del Oficio y al del Informe,
pudiendo ir en hoja aparte o a continuación de la solicitud o expediente
sobre el que recae.
9.- Parte.
Es la información escrita, concisa y completa que proporciona el subordinado
al superior inmediato, sobre situaciones, hechos o sucesos, lo antes posible

13
 después de haberse producido. Generalmente se le completa con un informe.
El formato es igual a la del informe con las siguientes variaciones:
a.- Encabezamiento; En el indicativo se considera la palabra Parte en lugar
de Informe.
b.- Cuerpo; Se inicia a dos espacios verticales debajo del asunto con el
vocativo Mi seguido del grado de la autoridad militar a quien se dirige.
Después de dos espacios verticales, al pie del vocativo se empieza la
exposición en forma ordenada contestando con presicion a las
preguntas imaginarias; ¿Dónde?, ¿Cuándo?, ¿Qué?, ¿Quién? y
¿Cómo? Según el hecho o hechos que se desea comunicar y que han
motivado la formulación del parte.
10.- Solicitud.
a.- La solicitud es un documento mediante el cual se pide o gestiona algo
a la superioridad, de acuerdo a las leyes y disposiciones vigentes.
b.- Cuando la solicitud se refiere a un derecho que se cree conculcado,
dicho documento no seria retenido ni resuelto por autoridades
intermediarias. Estas tienen el deber de elevarla al Superior para su
solución. El Superior jerárquico ante el cual se dirige el recurrente tiene
la obligación de dar solución a la petición o gestión presentada; no
hacerlo, o hacerlo contraviniendo las leyes y disposiciones vigentes,
constituye delito de abuso de autoridad.
c.- Como la solicitud es formulada en papel de oficio, se debe respetar los
márgenes que en el se indica, así como las líneas sobre las que se
debe escribir.
(1) Encabezamiento: Comprende:
a.- Sumilla: Va la parte superior derecha del papel a tres
espacios verticales del borde superior y esta constituido
por un grupo mínimo de palabras con las que expresa el
asunto a tratar o motivo de la solicitud.
b.- Destinatario: Se consigna en la primera línea, en letras
mayúsculas, la autoridad a quien va dirigido la solicitud
precedida de la palabra SEÑOR.
(2) Cuerpo: Comprende:
a.- Introducción: Constituida por la identificación del
recurrente; nombre y apellido, en mayúscula, grado o
categoría, empleo, cargo, residencia, etc. La introducción
termina con la expresión “ante Ud. me presento y
expongo”.
b.- Exposición: Va a reglon seguido de la introducción;
constituye la fundamentacion del pedido y comienza por
lo general con la palabra “Que”.
c.- Conclusión: Comprende en primer término la frase POR
LO EXPUESTO y a reglon seguido; A UD solicito acceder
a mi pedido.
(3) Termino: Comprende el lugar y fecha, que va en la parte inferior
derecha a dos reglones debajo de la ultima línea del cuerpo, al
pie, a tres reglones, va la post firma 8grado o categoría, el
nombre y apellido del recurrente), sobre la cual ira la firma; a

14
 tres reglones debajo y a la izquierda “Piezas Adjuntas”.
Enumerándose los documentos que acompaña a la solicitud.

11.- Elevación.
a.- Procedimiento mediante el cual, un Comando se dirige al
Escalón Superior emitiendo una opinión sobre determinados
documentos de carácter administrativos, con la finalidad de que
la autoridad competente resuelva lo conveniente.
b.- Generalmente la elevación se formula a continuación del término
del documento que la origina; también se puede hacer en papel
aparte, cuando el documento por tramitar no cuenta con el
espacio suficiente.
c.- La elevación de una solicitud debe contener: la autoridad a la
que se dirige la elevación, la opinión (Favorable o Desfavorable),
la fecha y la firma del Comando que efectúa la elevación. Si la
opinión es desfavorable se debe indicar el o los motivos.

12.- Decreto.
El decreto es un formato que contiene la decisión que el Escalón Superior
emite por escrito ordenando el tramite que debe seguir un documento o
disposición la solución correspondiente a la ejecución de una actividad.
Puede ser un formato impreso o estampado. Generalmente va adjunto
al documento que le ha dado origen; asimismo puede ir estampado a
continuación del término del documento de la referencia.

13.- Directivas
a.- Es un documento que emite el Escalón Superior, conteniendo
las normas y/o procedimientos para orientar la acción de los
Comandos Subordinados.
b.- En el encabezamiento debe precisarse al destinatario, por lo que
no es procedente el empleo de oficio de atención para su
remisión.

14.- Otras formas empleadas en la Correspondencia Militar.

Además de la correspondencia militar descrita anteriormente, con el fin de
simplificar el trabajo se emplean también otros documentos para
ciertos procedimientos administrativos tales como: coordinaciones,
trámites y respuestas, informaciones, recomendaciones, acuse de
recibo, remisión de publicaciones, sumarios de conversaciones, actas,
etc. A continuación se describen los formatos de mayor empleo.

a.- Hoja de Coordinación (H/C). Es un documento fundamental

para realizar coordinaciones entre diferentes departamentos o
secciones del Estado Mayor, sobre acciones que den solución a
problemas de interés general o específico, solicitando opinión,
observaciones y sugerencias. Su finalidad es simplificar el
proceso de trámite entre las diferentes dependencias en un
Cuartel General. El llenado a tener en cuenta es la siguiente:

15
 (1) La clasificación será la misma que la del documento que
se coordina.
(2) Cuando haya diferentes puntos específicos por coordinar,
se hará un documento aparte.
(3) Sello y forma del jefe que solicita la coordinación.
(4) Colocar un aspa (x) de acuerdo a la acción solicitada.
(5) Cuando el resultado de la coordinación sea muy extenso
se preparara por duplicado una hoja de respuesta. Si es
breve se expresa en la misma hoja de coordinación.
(6) Resultado de la coordinación.
(7) Numero de hojas que se adjunta y/o devuelven como
antecedentes.
(8) Sello y firma del Jefe ante quien e tramito o solicito la
coordinación.
b.- Hoja de Tramite (H/T): Es un documento que se utiliza para la
remisión de documentos cuya acción corresponde a escalones
laterales o subordinadas.
c.- Hoja de Respuesta: Es un documento que se emplea para
contestar la acción solicitada en la Hoja de Coordinación.
Cuando la respuesta es breve se escribe en la H/C.
d.- Hoja Informativa: Es un documento que sirve para poner en
conocimiento del superior, en forma precisa y resumida, la
situación en la que se encuentra un determinado asunto o un
trámite.

También se emplea para encabezar un expediente

voluminoso a fin de enterar al Comando sobre su contenido en
forma suscrita. Si hubiera lugar se expresaran las conclusiones.
e.- Hoja de Recomendación: Es un documento formulado por los
Comandos Subordinados, departamentales del CG o Estados
Mayores, con la finalidad de presentar recomendaciones y
elementos de juicio necesarios, que faciliten al Escalón Superior
la toma de decisiones sobre un problema o asunto determinado.
f.- Sumario de Conversación: Es un documento mediante el cual
se resume una comunicación oficial o un asunto relacionado con
el servicio, que conviene conservar en el archivo para efectos de
antecedentes del tema tratado en dicho conversa torio.
g.- Acuse de Recibo: Es un formato empleado como comprobante
de haberse recibido un documento clasificado; de igual manera
para acusar recibo de libros, reglamentos o publicaciones
militares que deben incorporarse a los cargos de la respectiva
dependencia, o que sean motivo de distribución individual o
especial. Es llenado por el remitente para ser firmado y devuelto
por el destinatario. Evita el empleo de otro documento para
acusar recibo. Sus dimensiones serán de 10cm x 22cm. Todo
recibo de acuse de recibo deberá incluir una remuneración.
h.- Acta: Es un documento empleado para certificar o dejar
constancia de un hecho realizado.
i.- Radiograma: Documento que sirve para trasmitir un mensaje
urgente en forma precisa y resumida.

16
 j.- Radiograma Múltiple: Documento que sirve para trasmitir un
mensaje urgente en forma precisa y resumida a diferentes
reparticiones.
k.- Orden Telefónica: Documentos que se utiliza para comunicar
disposiciones en forma breve y utilizando como medio de
comunicación el teléfono.
l.- Orden Interna: Documentos que se utiliza para emitir
disposiciones dentro de la repartición.
m.- Informe de Estudio de Estado Mayor: Se denomina así, al
trabajo realizado por un Oficial o un equipo de Oficiales para
encontrar la solución a un problema administrativo y presentar
una recomendación completa al Jefe encargado de decidir. El
desarrollo de este documento se encuentra detallado en el TE
101-151 METODO PARA LA SOLUCION DE PROBLEMAS DE
LA ESG.

Sección I. TRÁMITE Y REGISTRO DE LA CORRESPONDENCIA

1.- Generalmente.

a.- Inmediatamente después de ser firmado por la autoridad remitente, la

correspondencia será registrada y acondicionada a sus respectivos
sobres para luego ser entregado a la oficina responsable (OPE, OPR o
Mesa de Partes), para su remisión a los destinatarios.
b.- En el envió de la correspondencia se debe observar en forma estricta
en canal de comando a fin de respetar el conducto regular establecido,
salvo que circunstancias especiales así lo requieran.
c.- No se debe formular un documento adicional para remitir otro
documento; así por ejemplo: las directivas, los informes o partes deben
remitirse, sin los llamados Oficio de atención.

Se exceptúa de esta regla el caso en que habiéndose recibido

un documento, este debe enviarse a otra dependencia para su
atención, en cuyo caso se acompaña con una Hoja de Tramite.

2.- Remisión de la Correspondencia Militar

a.- La Oficina Postal del Ejercito (OPE) u Oficinas Postales Regionales
(OPR), efectuaran el envió de la correspondencia utilizando la valija
postal del Ejercito (VPE), para remitir la que corresponde a los lugares
alejados de la guarnición de origen. Incluye la guía de remi8sion por
duplicado que permitirá al destinatario verificar los documentos que se
le remite y acusar recibo inmediatamente.
b.- La correspondencia militar clasificada como: ESTRICTAMENTE
SECRETO o ESTRICTAMENTE CONFIDENCIAL debe remitirse:

(1) Dentro del país, por intermedio de un Oficial designado por la

Dirección de Inteligencia en LIMA y por los Comandos de GU en las
demás guarniciones, o por intermedio de un civil autorizado
oficialmente.

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 (2) Al extranjero, en la Valija Diplomática por intermedio de un Oficial
de Enlace. En todo caso, quien debe asegurar el despacho de la
correspondencia militar utilizando la citada valija, es el Servicio de
Inteligencia del Ejército.
c.- La documentación clasificada como “SECRETO” puede remitirse en la
forma indicada en b. (1) y (2) anterior, y también empleando un servicio
comercial expreso aéreo o terrestre, que garantice el más lato grado de
protección y seguridad. Las medidas de protección para la remisión de
la correspondencia clasificada figura en el ME 38-10 Seguridad Militar.
d.- La correspondencia que las Unidades o dependencias del Ejercito
entreguen a las oficinas postales para su despacho, lo harán por
intermedio de sus clases correspondencia, mediante cuadernos de
cargo en lo que anotara el destinatario, la clase y numero del
documento y la fecha, haciéndolo firmar a quien recibe, como
constancia.
e.- Cuando se tenga que remitir paquetes, los documentos pertinentes
deben incluirlas dentro de ellos.
f.- El expedidor llenara el acuse de recibo correspondiente, adjuntándolo
al documento remitido y una vez devuelto con la firma del destinatario
se archivara sirviendo como constancia. La devolución del acuse de
recibo por el destinatario debe ser inmediata y es independiente de la
respuesta que origine el contenido del documento.
3.- Recepción de la Correspondencia.

a.- Al recibir la correspondencia Militar se debe proceder a un examen

minucioso de los sobres para determinar si hay o no huellas de
violación o intento de ello. Para llegar a esta determinación se debe
hacer las siguientes observaciones:
(1) Si la parte del cierre presenta decoloración del papel o indicios
de doble aplicación de goma, como consecuencia de haber sido
abierto y vuelto a cerrar.
(2) Si las líneas y letras de los sellos estampados no coinciden con
la parte del cierre del sobre.
(3) Si el sobre presenta huellas de haber sido sometido a la acción
de una luz potente que haya permitido la lectura del contenido.
Una de las huellas que puede dejar la acción de una luz fuerte
es de coloración en la parte de mayor aplicación.
b.- Si la constata cualquiera de las anormalidades anteriormente anotada,
particularmente si se trata de correspondencia clasificada, se debe dar
cuenta inmediata y por escrito a la superioridad, adjuntando el sobre.
c.- Verifica la integridad de los sobres y descarta la posibilidad de violación
de la correspondencia, en el OP o en la Mesa de Partes se procede a
registrar solo a base de la información inscrita en los sobres, sin
abrirlas y haciendo las anotaciones siguientes: repartición destinatario.
Para su distribución se procederá como se indica a continuación:
(1) Toda la correspondencia se entregara con cargo a la mesa de
partes de la repartición donde se abrirán los sobres, anotándose
en el registro correspondiente.
(2) Los documentos clasificados permanecerán con el segundo
sobre, debiendo ser separados para su remisión al Jefe de

18
 Estado Mayor o Ejecutivo, anotándose en el registro de entrada
la información del primer sobre o colocando al costado la
abreviatura correspondiente a su clasificación.
(3) El Jefe de Estado Mayor o Ejecutivo recibirá toda la
documentación, abrirá los segundos sobres de la documentación
clasificada, debiendo el G – 2, Oficial de Seguridad o un Oficial
especialmente designado, registrar los documentos clasificados
especificando el Asunto de que trata.
(4) La documentación clasificada se remitirá directamente de la
Oficina del Jefe de Estado Mayor o Ejecutivo a las reparticiones
interesadas con el cargo correspondiente.
(5) La documentación común regresara decretada a la mesa de
partes, en donde se entregara a los interesados.
d.- Las medidas de protección para la recepción de la correspondencia
clasificada figuran en el ME 38-10 Seguridad Militar.
4.- Registro de Correspondencia

a.- Correspondencia de entrada y recibida.

(1) Diariamente en casa dependencia o Unidad del Ejecito se
registrara la correspondencia que ingresa a un libro impreso,
denominado Libro de Correspondencia Recibida, al registrar la
correspondencia común recibida se estampara en la parte
inferior derecha o izquierda de la primera pagina de cada
documento (de acuerdo al espacio disponible) o en el anverso
de los sobres de la correspondencia que no debe abrirse, el sello
de recepción de la mesa de partes, cuyos modelos se dan en la
figura (8) (para un CG, una dependencia del EM y para otras
reparticiones del Ejercito). Este sello se coloca con el objeto de
poder ubicar el documento durante su tramite o procesamiento
así como para determinar en una oficina o dependencia, la
demora de la tramitación entre la mesa de partes de la
repartición y la sus elementos subordinados, cuando se trata de
un plazo perentorio para la solución del documento, o para
establecer la responsabilidad correspondiente.
(2) Terminada la explotación del documento, será devuelto para su
archivo en el lugar conveniente, previo registro según el Sistema
de Archivo.
b.- Correspondencia de Salida o remitida.
Cada documento que la dependencia o Unidad envia a otra, debe ser
registrada en un libro impreso denominado Libro de Correspondencia
Remitida.
5.- Valija Postal del Ejército.
Su empleo se encuentra especificado en el RG O-56, Reglamento Provisional
para el empleo de la Valija Postal del Ejército.

6.- Inmovilidad y retención de la Correspondencia.

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 a.- La correspondencia personal es inviolable, la dirigida con designación
de empleos dentro de la Institución solo será abierta conforme a lo
indicado anteriormente.
b.- Los documentos recibidos deben entregarse inmediatamente a los
destinatarios. Ningún documento debe ser retenido más de 24 horas.
c.- La correspondencia oficial dirigida nominalmente a los miembros del
Ejercito, debe hacerse llegar a los destinatarios dentro de las 24 horas
de recibida. Si el destinatario no laborase en la dependencia donde se
ha recibido la correspondencia, esta será enviada lo más pronto al
lugar donde se encuentra. En caso de no ser posible la localización del
destinatario, se remitirá a la Comandancia General del Ejercito (Oficina
Postal del Ejercito) la que se encargara de hacerla llegar al
destinatario.

Sección II. LIBRO DE CORRESPONDENICA RECIBIDA Y REMITIDA

1.- Generalidad

a.- Los libros de correspondencia son documentos de valor oficial, con

clasificación “RESERVADO”, y serán empleados para registrar los
documentos recibidos y remitidos.
b.- Las dimensiones de los libros serán de 40 x 25cm y se confeccionaran
en la imprenta del Ministerio de Defensa, pudiendo contener de 100 a
200 folios numerados y sellados de acuerdo a la magnitud de la
Unidad o dependencia.
c.- La tapa y contratapa serán de cartón, forrados en percalina negra. En
el centro de la tapa se escribirá con letras mayúsculas de imprenta y de
un color que resalte: CORRESPONDENCIA RECIBIDA O
CORRESPONDENCIA REMITIDA, según el libro.
d.- En el reverso de la tapa se pegaran las instrucciones sobre la forma en
que deben hacerse los registros en las diferentes casillas.
Inmediatamente antes del folio Nº 1 habrá una hoja en blanco que
servirá para formular el acta de legalización correspondiente.
e.- Diariamente, después de la inscripción del último documento del día
anterior, se anota en la parte central de la página con tinta roja, la fecha
en que se realiza el registro. Todas las demás anotaciones de harán
con tinta negra.

2.- Libro de Correspondencia Recibida

a.- En el libro de correspondencia recibida, se registrara diariamente la
correspondencia decepcionada en cada una de las mesas de partes de
las Unidades o dependencias del Ejército.
b.- El formato de cada página tendrá las ocho casillas siguientes:
(1) Casilla 1: Nº de orden: Es un numero correlativo anual que se
empleara como dato estadístico. Al final de cada día, mes y año,
se podrá determinar cuantos documentos han sido recibidos en
la Unidad o dependencia.
(2) Casilla 2: Remitente: Abreviatura reglamentaria de la Unidad,
dependencia o autoridad que envía el documento; ejemplo: BIM
Nº 13, GAC 501, BRIG SERV Nº 113, etc.

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 (3) Casilla 3: Documento: Esta casilla consta a su vez de cuatro sub
casillas:
a.- Subcasilla 1: Clase: En ella se consigna la abreviatura del
tipo de documento que se recibe; ejemplo: O/M, Oficio,
Memorando, Elev, etc.
b.- Subcasilla 2: Indicativo: Se consigna el numero del
documento y la clave de la oficina expedidoras; Ejemplo:
149-2010/02.02.00,
c.- Subcasilla 3: Fecha: Se registra el día, mes y año del
documento, expresando el día con dos dígitos, el mes con
las con las tres primeras letras y el año con las dos
ultimas cifras; ejemplo: 05 Abr 10, 25 May 10.
d.- Subcasilla 4: Clasificación: Se registra la abreviatura de la
clasificación del documento; ejemplo: ES; Estrictamente
Secreto, C: Confidencial, etc.
(4) Casilla 4: Asunto: Se escribe un resumen del contenido del
documento, generalmente expresado en su encabezado del
documento. Para la correspondencia clasificada, Oficial
designado para el trámite de la documentación clasificada,
anotara el asunto en forma general, pudiendo hacer referencia al
sub campo funcional del código de archivo correspondiente.
(5) Casilla 5: Entregado a: Se anotara la sigla correspondiente al
alemento que recibe el documento para tramite interno, lo cual
se sacara del registro de nombres y firmas de las personas
autorizadas para recibir documentos, el mismo que se
actualizara constantemente, debiendo ser establecido en el
Sistema de Archivo del Ejercito.
(6) Casilla 6: Firma: Se registrara la firma de quien recibe el
documento. En caso de duda se confrontara con el registro de
nombres y formas.
(7) Casilla 7: Archivo Nº: En esta casilla se registrara el numero del
archivo correspondiente al campo o subcampo funcionales
donde será archivado el documento, haciéndose las anotaciones
conforme a lo establecido en el Sistema de Archivo del Ejercito.
(8) Casilla 8: Observaciones: Se registraran aquellas notas
aclaratorias que sean de interés, relacionadas con el documento
decepcionado.

c.- Para el registro de la correspondencia, clasificada, además de lo

indicado en los párrafos anteriores, deberá sujetarse a las
prescripciones contenidas en el ME 38-10 SEGURIDAD MILITAR.
3.- Libro de Correspondencia Remitida
a.- En el libro de correspondencia remitida, se registrara diariamente la
correspondencia enviada a otras dependencias, unidades y
reparticiones.
b.- El formato de cada pagina tendrá 8 casillas, de las cuales los Nº
1,3,4,6,7 y 8 tienen la misma denominación y llenan la misma finalidad
que las indicadas para el libro de correspondencia recibida, las otras
son:

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 (1) Casilla 2: Destinatario: Se consigna la abreviatura reglamentaria de la
Unidad, dependencia o autoridad a quien se envié el documento.
(2) Casilla 5: Recibido por: Se registrara la sigla o el nombre del elemento
que ha recibido el documento para su remisión o entrega al
destinatario.
c.- Para el registro de la correspondencia clasificada, sujetarse a lo
prescrito en el RE 38 – 10 SEGURIDAD MILITAR especialmente los
documentos “Estrictamente Secretos” y “Estrictamente Confidencial” de
responsabilidad directa del oficial de Seguridad.

4.- Instrucciones para llevar los registros en los libros de Correspondencia.

Las instrucciones para llevar los registros en los libros de correspondencia y

que deben ir pegados en el anverso de la tapa de los mismos, son la
siguiente forma:
El presente libro de correspondencia tiene valor oficial y clasificación,
reservado para su conservación deben tomarse todas las medidas de
seguridad correspondiente a su clasificación.

Explicación de las anotaciones:

1.- Nº de Orden: Número correlativo anual que se emplea como dato

estadístico.
2.- Remitente: (en el libro de correspondencia recibida)
Abreviatura reglamentaria de la unidad o dependencia que envía el
documento.
3.- Destinatario: (En el libro de correspondencia remitida)
Abreviatura reglamentaria de la unidad o dependencia a la que se
envía el documento.
4.- Clase: Abreviatura del tipo del documento:

Of …… Oficio Doc …… Documento

O/M …… Oficio Múltiple Dva …… Directiva
Mem …… Memorando H/C …… Hoja Coordinación
Inf …… Informe H/T …… Hoja Trámite
Pt …… Parte H/I …… Hoja Informativa
Sol …… Solicitud H/R …… Hoja Recomendación
Elev …… Elevación H/Rp …… Hoja de Respuesta

5.- Indicativo: Número de documento, letra y número que precisan a la

unidad o dependencia que lo a confeccionado.
6.- Fecha: Día, mes y año del documento, en forma abreviada
reglamentaria.
7.- Clasificación: Abreviatura de la clasificación del documento ES
………… Estrictamente Secreto.

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