COORDINACION GENERAL DE GESTION ESTRATEGICA DIRECCION ZONAL DE TECNOLOGIAS DE LA | For-cac-ozTic-001 INFORMACION Y COMUNICACION | VERSION oF REVISION: 21/06/2038 Pégine 3 de9 MANUAL DE PROCESOS OPERATIVOS DE TIC 5 ADMINISTRACION, MANEJO Y CONTROL DE BIENES TECNOLOGICOS 5.1 Ficha de caracterizacién del proceso FECHA: 13/06/2018 J+ Manejo, control, y asignacién de bienes tecnolégicos @ nuevos; funcionarios de la Coordinacién Zonal 9. + Manejo, control y devolucién de bienes tecnolégicos de funcionarios de la Coordinacién Zonal 9. FICHA DE CARACTERIZACION SUBPROCESO(S): Estandarizar la administracién, manejo y control de los bienes e inventarios tecnolégicos a cargo de la Unidad de Tecnologia de ta OBJETIVO {informacién y Comunicacién (TIC). Desde: Solicitar la asignacién de un bien tecnolégico a la Unidad de Servicios Institucionales. Hasta: La devolucién del bien tecnolégico a la Unidad de Servicios ALCANCE Institucionales. Proceso orientado al manejo y control de bienes tecnolégicos durante la Jasignacién y devolucién de dichos bienes, a usuarios finales de la Coordinacién Zonal 9 - Salud. PROVEEDORES dad de Servicios Tnstituconsles y Unidad de TIC de la Coordinacién DISPARADOR Requerimiento del usuario interno. Los requisitos para proceder con el proceso son: INSUMO(S) * Informacién registrada en el Sistema de Gestién de Inventarios (SGI) PRODUCTO(S) de la Unidad de TIC, /SERVICIO(S) }+ Informacién registrada en el archivo de manejo de inventarios de la Unidad de Servicios Institucionales. J+ Registro de bienes en el Sistema eSByE (Sistema de bienes y existencias), para verificacién con la Unidad Administrativa Financiera. + Actualizacién del Sistema de Gestién de Inventarios SGI de TIC, }+ Actualizacién del archivo de manejo de inventarios de la Unidad de Servicios Institucionales. + Actualizacién del Sistema eSByE (Sistema de bienes y existencias). ‘+ Concordancia entre el sistema de gestién de inventarios de TIC y, Servicios Institucionales. }+ Mejor control y administracién en la asignacién de bienes tecnolégicos a usuarios finales. }+ Mejor control y administracién en la devolucién de bienes tecnolégicos de usuarios finales.COORDINACION GENERAL DE GESTION ESTRATEGICA DIRECCION ZONAL DE TECNOLOGIAS DE LA | For-coc-ozric-oo1 INFORMACION Y COMUNICACION VERSION 01 REVISION: 21/06/2018 MANUAL DE PROCESOS OPERATIVOS DE TIC 1 Pagina 2 de 9 = Disminucion de incidencias por la asignacion de bienes tecnologicos en mal estado. + Elaboracién de informes técnicos sobre el estado de los equipos y elaboracién de informes en base a los indicadores de desempefio. CLIENTESINTERNOS | Se*Vidores_y funcionarios de las diferentes Direcciones de la Coordinacién Zonal 9, SENTES EXTERNOS POLITICAS Lineamientos emitidos por la Contraloria General del Estado. “Reglamento General para la administracién, utilizacién, manejo y control de bienes e inventarios de! sector pubblico’, contemplada en el Jacuerdo Nro. 041-CG-2017". BASE LEGAL / NORMATIVA + Coordinador/a Zonal = CZ9 + Director/a Zonal de TIC - Cz9 Director/a Zonal de Planificacién - CZ9 Director/a Zonal Administrativo - CZ9 RECURSOS Analista Zonal de TIC - CZ9 Analista Zonal de Planificacién - CZ9 Esta constituido por Analista Zonal Administrative - C29 recursos necesaries para la + Servidores y funcionarios - CZ9 jejecucién del proceso. Materiales y * Equipos de computacion Equipos + Suministros de oficina FRECUENCIA DE EJECUCION DEL PROCESO [VOLUMEN Porcentaje de [Mensual [Numero de bienes bienes jtecnolégicos en buen tecnolégicos en Jestado, asignados e buen estado, instalados / Numero total asignados e de bienes tecnolégicos INDICADORES DE instalados a solicitados para asignacién DESEMPENO funcionarios e instalacién (SFICIENCTA) Porcentaje de |Mensual | Nimero de bienes = SGI, GLPT bienes tecnolégicos en buen ~ Actas de tecnolégicos en estado, devueltos 0 entrega buen estado , entregados / Numero |recepcién Jdevueltos 0 otal de bienes tecnolgicos | de equipos lentregados por entregados por funcionarios funcionarios [= Formulario de Accesos y Servicios Informatics + Solicitud accesos especiales de navegaciénaueveses mar ‘e209 ONO SIN aNPOMERE A ou wr 9 | snecinrsecnetamersiane a 6 1eU0z Up!DeUIp1005 e] Bp SoLeUO!DUNS SonONU e 502169]0UD93 souaIq ep UgDeUBIse A 1043U0D ‘ofeueW :ofnl4 ep eWesBeIa Z°S 6 ep cubed DLL ad SOALLVU3d0 SOS3D0Ud 3d TWANVW ‘8T02/90/F2 !NOISIASY I TO NOISYAA NOQTOVOINNWOD A NOIDVWYOANI [7 too5uza-990-103 | V1 30 SVIDOTONDAL 30 TWNOZ NOID03NIG WOIDFLVYLSA NOILSAD 3d TWYaNID NOIOVNIGUOODCOORDINACION GENERAL DE GESTION ESTRATEGICA - DIRECCION ZONAL DE TECNOLOGIAS DE LA | Forccs-ozTic oot aN INFORMACION Y COMUNICACION VERSION 01 i REVISION: 21/06/2018 -SiiRina | MANUAL DE PROCESOS OPERATIVOS DE TIC [cross 5.3 Subproceso: Manejo, control y asignacién de bienes tecnolégicos a nuevos funcionarios de la Coordinacién Zonal 9 PROCEDMIENTO Nombre del Proceso: Administracién, | Versién: 0 manejo y control de bienes tecnolégicos. control y asignacién de _bienes| tecnolégicos a nuevos funcionatios de| la Coordinacién Zonal 9. Nombre del Subproceso: Manejo, | Unidad/Puesto ‘Tarea /actividad Usuario Final + Entregar a la unidad de TIC el formulario de “Accesos y/ | Servicios Informaticos’, el mismo que deberé ser | roporcionado por RRHH, al nuevo funcionario publico que | ingresa a la Institucién, 2 |Analista de Soporte TIC + Evaluar lo requerido por el funcionario pablico que ingresa a la Institucién; a fin de solicitar el equipo computacional que mejor se adapte a sus necesidades laborales. + Solicitar el equipo computacional al Unidad de Servicios Institucionales. 3 |Analista de Servicios + Entregar el equipo computacional solicitado por TIC, para Institucionales su revisi6n y configuracion. 4 | Analista de Soporte TIC ‘+ Revisar que el equipo computacional entregado por la Unidad de Servicios Institucionales, cumpla con los requerimientos solicitados, y que este equipo 2 su vez se encuentre en buen estado. ‘+ Devolver ef equipo computacional a la Unidad de Servicios) Institucionales, junto con el respectivo informe técnico, en | caso de que el bien tecnolégico se encuentre en mal estado. + Actualizar el Sistema de Gestion de Inventarios SGI. + Si, el equipo computacional cumple con lo solicitado y el mismo se encuentra en perfecto estado, se procede a configurarlo, ‘+ Actualizar el Sistema de Gestién de Inventarios SGI. '+ Entregar e instalar el equipo computacional al funcionario. 5 [Usuario Final ‘+ Recibir el equipo computacional y verificar que el mismo se encuentre completamente operativo y en perfecto] estado. FINeuopmns spe 9p sera ‘aL e495 ep HeUY So3910}DAL SINE NODMVOHIO A TOULNOD ‘OFBNI runes vs 2s eutea| j__6P 5 Skt | OLL 3G SOALLVUadO SOS3D0Ud 30 TVANYW 8102/90/12 ‘NOISIARE | TONOISUEA | NOIOVOINNWOD A NOISVWYOANI T00-9u1Z0-990-404 | W1IG SVIDOTONDAL 3G TVNOZ NQIO93uIG WOIDJLVULSA NOILSAD 30 TWYINID NOIDVNIGUOOD ©COORDINACION GENERAL DE GESTION ESTRATEGICA DIRECCION ZONAL DE TECNOLOGIAS DE LA | For-cas-pzric-001 ng INFORMACION Y COMUNICACION VERSION 03 REVISION: 21/06/2018 wotitt335. | MANUAL DE PROCESOS OPERATIVOS DE TIC | ’ Pagina 6 de 9 5.5 Subproceso: Manejo, control y devolucién de bienes tecnolégicos de funcionarios de la Coordinacién Zonal 9 PROCEDMIENTO [Nombre del Proceso: Administracién,| Version: 01 | manejo y control de bienes tecnolégicos. | |Nombre del Subproceso: Manejo, control y —devolucién de __bienes tecnolégicos de funcionarios de la) Coordinacién Zonal 9 - Salud. T Unidad/Puesto Funcionario Pablico J+ Devolver y solicitar la revisién del equipo) computacional a la unidad de TIC, previa salida del funcionario de la Institucién, ya sea ésta de manera| definitiva 0 en el caso de salida por comisiin de servicios. [Analista de Soporte TIC nario puiblico| ‘+ Recibir el equipo computacional del fun: que se retira de la Institucién. = Revisar que el equipo computacional entregado, este| completo, en buen estado y funcionando. + Si el equipo computacional se encuentra en buen estado, se procede a entregar dicho bien tecnolagico a la unidad de Servicios Institucionales para el respectivo almacenamiento, [+ Actualizar el Sistema de Gestién de Inventarios SGI. | + Si el equipo computacional se encuentra en mal | estado, se procede a elaborar el respectivo informe, técnico sobre las condiciones actuales del equipo, el] mismo que estard dirigido @ la unidad de Servicios Institucionales; adicional se les entregaré el bien| | tecnolégico, para la aplicacién de garantias segtin las | recomendaciones emitidas por la Contraloria General del Estado mediante acuerdo Nro. 041-CG-2017 Funcionaria de Servicios + Recibir el bien tecnolégico entregado por la Unidad de Institucionales TIC, y aplicar garantias segin las recomendaciones emitidas por la contraloria General det Estado mediante acuerdo Nro. 041-CG-2017. (Subproceso que le pertenece a la Unidad de Servicios Institucionales) FINCOORDINACION GENERAL DE GESTION ESTRATEGICA DIRECCION ZONAL DE TECNOLOGIAS DE LA | For-ces-pzTIc-001 G INFORMACION Y COMUNICACION VERSION OF Mao aavoe Dl REVISION: 21/06/2018 woSasiBia | MANUAL DE PROCESOS OPERATIVOS DE TIC [75 cg 5.6 Defi jones Bienes tecnolégicos.- Son bienes que por sus especificaciones técnicas y en razén de su naturaleza y tecnologia, deben ser sometidos al mantenimiento de profesionales expertos. Equipo computacional.- Es aque! bien tecnolégico utilizado por los usuarios finales, para el cumplimiento de sus actividades laborales. Direccién Zonal de TIC.- Es la dependencia encargada entre otras funciones, de emitir informes técnicos para ingreso, egreso y reutilizacién de bienes; planificar la adquisicién de equipamiento y productos relacionados con Tecnologia de la Informacién y Comunicacién; planificar el mantenimiento preventivo, correctivo y de contingencia informatica. Unidad de Servicios Institucionales.- Sern los encargados de dirigir a administracién, utilizacién, egreso y baja de los bienes de Ia entidad; ademés orientard y dirigird la correcta conservacién y cuidado de los bienes que se hallen en custodia de los Usuarios Finales. Usuario Final. Seré el responsable del cuidado, buen uso, custodia y conservacién de los bienes e inventarios a él asignados para el desempefio de sus funciones y los que por delegacién expresa se agreguen a su cuidado, conforme a las disposiciones legales y reglamentarias correspondientes. SGI.- Sistema de Gestién de Inventarios. eSBYE.- Sistema de Bienes y Existencias. 5.7. Aprobacién de la documentacién Ing. Diego Chavez Elaborado por: | anatista de Soporte Técnico Ing. Gabriela Correa Revisado por: | analista de Soporte Técnico Ing. Tatiana Pazmifio Aprobado por: | Directora Zonal de Tecnologias de la Informacién y Comunicaciones Zona 9 - Salud 5.8 Control de Cambios VERSION: | REVISO POR: ‘APROBADO POR: __| FECHA CAMBIO:COORDINACION GENERAL DE GESTION ESTRATEGICA DIRECCION ZONAL DE TECNOLOGIAS DE LA | For-ccc-pzTic-001 INFORMACION Y COMUNICACION VERSION 01 A REVISION: 2170672018 MANUAL DE PROCESOS OPERATIVOS DE TIC Pagina 8 de 9 5.9 Anexos - Formulario de Accesos y Servicios Informaticos FORMULARIO DE ACCESOS | 20% oo Y SERVICIOS Fecha vigendi: INFORMATICOS 2018-06-13 me Informacién General del Soictante Nombres: cc: ‘peta Paterno: ‘Apelio Matero: nea Nombrament Ocasonal se Prot] Tengo Direceién f Area: ‘Asignacién de recursos tacnoldgices (Espacio a ser llenado por el Director/Jefe de Aréa) Pcescerrorio [_] PC PORTATIL csujcto=tspontésay [_] TeLeFono [_]| Hardware IMPRESORA ESCANER CL) oros [7] requerido: Especifique Otros: OFIMATICA QurPux (ase oros [] | Software requerido: | §Peciflaue Otros: Nombre y firma det Director/3ete de Area: Fecha: Nombre Jefe de Area Resultado y Observaciones (Espacio @ Ser lienade por la Unidad da TIC) Nombre det Anatsta Fecha hora No slid fe Soporte: reabes 2 Observaciones: Nombre técnleo TH Firmas: ‘Declro Pf cnformidad que lb Fequeido en bs presee SoUGod ha so aerdia,y canaico qe Ws seas lefemteos prepurcnnadcs deben ser utlzador pra fines cxcusivs dete Instat, en cumpiiewto 9 as Fltas vgs de Uso de Recursos lvornacns ye Sequad det domain. a aCOORDINACION GENERAL DE GESTION ESTRATEGICA DIRECCION ZONAL DE TECNOLOGIAS DE LA | For-cas-ozm1c-001 ag INFORMACION Y COMUNICACION ——_| version 01 edSiliGq_| MANUAL DE PROCESOS OPERATIVOS DE TIC | ooo, - Formulario de Accesos y Servicios Informaticos § ewes, SOLICITUD DE ACCESOS ESPECIALES DE NAVEGACION esarane Coardinacléa Zonal 8-4ALUD [fama dl soa [Sevier Poli etre HSC = eran anal = SALT mbes pada I yaar ae 70 eae Proce ec: Direc ae Eup [ura sna: | > Se TS RTH er oN Ei to ehewsn ts TS cee amen ede Scas anata — (SP Ae Crvns | [use Aes emoto a ee iis Almacenme Rabe] Ws Acer ype SCENIC ea, eel ae ae Dae Crone) SLED Eimer omer: ora scarnimen [2 Pad de asec atomateanta a de ome de coe ate Desde: Hasta 1 [ Hlararo de Uz Justin (Detalor laromente os motivar qe sustntan Sed) [a Hormara compli a ear rR STIS pTe TTS ROPE eG a ES RO I FS TNE 1) tegen nomen nscale gue deem demons render ee |g Brreponb det renee ie ef many spar és ones one errs pane pre worl hr |i) shes pr lain moth eerScompor st carrauoeos arprons ese dscns dearly manele pe Tela de fring Conus i 9 (S- Polens| interme —— =) tana rl pad alr pr nt ar par rT ir ane Tag eon Gian al es es lec [how pdr oret snl rd Sal i como mie partpci ce iriulneactads mtes que van cnr a Becca de Treg nr Cmotacie rane tad deed tne parce cnr edd coe Vind nore cnet pata asec pr cud eae rac son nce er pt mh ina Nan Te rede dee fereec fa erect Nii ad FE aan a up an ln nO a Dt in ORO wT Ise eet aera mips sense die dre xn, emer lsh durante ere oral eas oes {att son pips een 1) ada recast de nafs, ete la rts FOF pd Societe tro asd i pc decane rebar [ncnarren rc oie hr ca sad lr ea Fle lec Sasa de eg enfin Conon te cago deers rept st nce et tro hgh dco rp del rep oe frm da [e-aulorisacidn [ones Nombre: cargo: Cargo: “ipaci Bazine para eenlagia De firma yCamnTeclones el Coodniba anal 9-SALTD_ Jartosavo (————] | Norse lascuazapo [———~] argo "Rota a Od ar rs por aay Glan Aa pT Ep