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Martin Beaulieu
HEC Montréal - École des Hautes Études commerciales
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Déploiement d'un système de gestion dans les organisations de la santé. View project
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Jean NOLLET
Professeur titulaire, titulaire de la Chaire de gestion des approvisionnements, HEC Montréal
jean.nollet@hec.ca
Martin BEAULIEU
Professionnel de recherche, HEC Montréal
martin.beaulieu@hec.ca
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autres les travaux de Dalton et al., 1980 ; Fas- des achats ou de la logistique ont cherché à
soula, 2006 ; James et Jones, 1976 ; Kimberly, mesurer l’impact de cette variable sur la
1976). Aussi, chacune des grandes fonctions nature des relations avec les fournisseurs (par
d’une entreprise a fait l’objet d’études spécifi- exemple, voir l’étude de Boulay et de Faul-
ques sur ce sujet, à titre d’exemple, celles de : trier, 2005). Cependant, comme le soulignent
Tannenbaum et Dupuree-Bruno (1994) en ges- Cuganesan et Lee (2006), l’influence des TI
tion des ressources humaines ; Nonaka et Nico- sur la gestion des achats ne se limite pas aux
sia (1979) en marketing ; Johne et Snelson échanges inter-organisationnels, mais com-
(1988) pour le développement de produits ; prend aussi ceux ayant un caractère
Chen (2007) pour les technologies de l’infor- intra-organisationnel. En fait, à l’exception de
mation; Nahm et al. (2003) en gestion de la l’étude de Johnson et Leenders (2004) qui
production. Naturellement, de telles études ont évoquait les technologies de l’information,
également été menées en gestion de la chaîne nous n’avons pas retrouvé d’analyse ciblant
logistique (supply chain management) ; juste- spécifiquement l’apport des TI sur les structu-
ment, Dornier et Fender (2001), Kim (2007) et res de gestion des achats. Bien que notre
Samii (2001) indiquaient que la structure orga- recherche porte principalement sur la fonc-
nisationnelle y joue un rôle majeur dans la per- tion de gestion des achats, nous sommes d’a-
formance logistique. vis que, pour les raisons mentionnées un peu
plus haut, les observations que nous mettrons
Cependant, dans le domaine de la logistique, en valeur pourront être également utiles dans
ce sont habituellement les mêmes cinq modè- la définition d’une structure organisationnelle
les de structure qui sont étudiés (Kim, 2007; de gestion de la chaîne logistique.
Tixier et al., 1998) : la structure décentralisée
sans orientation en logistique (non supply Notre étude démarre par une recension des
chain management-oriented organization), la écrits qui offre un portrait des courants de
structure fonctionnelle, la structure matri- recherche dans le domaine des structures de
cielle, la structure conseil et la structure gestion des achats et de la logistique, ainsi que
intégrée. Ces structures sont relativement des impacts des TI sur les structures organisa-
génériques, mais nous sommes d’avis que la tionnelles en général. Par la suite, en recou-
réalité en offre une plus grande variété. Juste- rant à une étude de cas portant sur la révision
ment, les technologies de l’information (TI) des structures de gestion des achats d’une
peuvent libérer les gestionnaires des schémas grande société internationale du secteur des
organisationnels classiques, ouvrant ainsi la services financiers, cet article permet d’analy-
porte à d’autres configurations. ser le sens de la relation entre les TI et la struc-
ture organisationnelle. En adoptant les
La gestion des achats nous apparaît comme un paramètres d’analyse de Stanley (1993), soit
domaine d’étude approprié pour saisir l’ap- la centralisation, la formalisation et la spécia-
port des technologies de l’information sur la lisation, l’article étudie l’impact des TI sur ces
variété des structures pouvant s’offrir à la ges- paramètres. Ces derniers permettent d’enri-
tion de la chaîne logistique. D’abord, la ges- chir l’analyse ultérieure du cas qui verra aussi
tion des achats est une composante majeure à formuler des observations plus spécifiques à
du succès de la chaîne logistique, mais surtout la gestion de la chaîne logistique.
la nature des structures organisationnelles y
est une thématique importante de recherche
depuis plus de 40 ans. De plus, les gestionnai- Recension des écrits
res en chaîne logistique peuvent en tirer des
enseignements intéressants. Par exemple, les Pour beaucoup d’organisations, la gestion des
enquêtes tendent à démontrer que la majorité achats est la fonction autour de laquelle s’arti-
des organisations adoptent une structure cule la gestion de la chaîne logistique (Ander-
hybride de gestion des achats, conciliant ainsi sen et Rask, 2003 ; Chandra et Kumar, 2000 ;
simultanément les avantages d’une structure Durand et de Faultrier, 2007 ; Fung, 1999).
centralisée et ceux d’une structure décentra- Pour lui permettre de bien jouer ce rôle, la
lisée. Cependant, une structure hybride n’est fonction achats doit dépasser sa focalisation
pas clairement définie, puisqu’elle renvoie à historique sur la réduction des prix pour
une multitude de possibilités, soit toutes les rechercher des sources d’approvisionnement
combinaisons entre la centralisation et la répondant mieux aux besoins de l’organisa-
décentralisation. tion (Fung, 1999). Dans ce contexte, l’adop-
tion d’une perspective plus stratégique est
À ce jour, plusieurs enquêtes intégrant les essentielle, tel que souligné tant récemment
technologies de l’information (TI) à la gestion (Durand et de Faultrier, 2007), que depuis
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plusieurs années (Spekman et al., 1994). Ce Kim, 2007). Pour Kim (2007), la centralisa-
passage vers une orientation plus stratégique, tion impliquerait que les décisions seraient
qui prendrait en compte des enjeux de la prises par un cadre supérieur qui se trouve
chaîne logistique, exige une adaptation des près de la haute direction (Kim, 2007). Kirk-
structures du service des achats (Leenders et wood et al. (2005) identifient trois niveaux de
al., 1994). décision : 1) la définition des politiques, des
orientations et des objectifs stratégiques, 2) la
L’atteinte d’un niveau stratégique d’un ser- configuration des processus et le choix des
vice des achats s’inscrit d’ailleurs dans une moyens et 3) l’exécution au quotidien. Les
démarche évolutive. Par exemple, Keough deux premiers niveaux ont un caractère straté-
(1993) identifie cinq niveaux de maturité d’un gique par l’impact à long terme qu’ils auront
service des achats. Le niveau inférieur se sur l’organisation, alors que le dernier niveau
caractérise par une intervention très opéra- renvoie à des décisions opérationnelles.
tionnelle des acheteurs où la structure est
décentralisée (ce que Keough nomme serve Le fait que la fonction de gestion des achats
the factory). Le second niveau voit la constitu- soit à l’interface entre les besoins des requé-
tion d’un service des achats (lowest unit cost) rants internes et l’offre des marchés fournis-
qui effectue des analyses de coûts. Le troi- seurs externes (Fung, 1999) explique que les
sième niveau est celui des achats coordonnés chercheurs étudient fréquemment la dimen-
où la centralisation des achats est plus sion de centralisation. En effet, c’est dans ce
poussée. Le quatrième niveau se caractérise contexte que le concept de centralisa-
par une structure transfonctionnelle tion/décentralisation prend toute son impor-
(cross-functional purchasing) où il y a des tra- tance : la centralisation afin d’établir un
vaux faits en équipes pour solutionner des rapport de force favorable avec les fournis-
problèmes liés aux achats. Enfin, le dernier seurs potentiels (Carter et Carter, 2007;
niveau est celui d’une structure de classe Dubois et Wynstra, 2005) et la décentralisa-
mondiale (world-class supply management). tion afin de bien saisir les besoins des requé-
Un tel modèle aide les organisations à se posi- rants (Fearon, 1988). Carter et Carter (2007)
tionner, mais également à déterminer la direc- ajoutent qu’une fois les bénéfices de la centra-
tion à prendre pour apporter les changements lisation obtenus, l’organisation peut souhaiter
stratégiques requis (Dubois et Wynstra, une décentralisation pour que les achats soient
2005). Cette évolution de la stratégie impli- effectués au niveau des unités administratives
quera inévitablement une transformation de la afin de gagner en réactivité. Justement, Krish-
structure organisationnelle. namurthy et Yauch (2007) indiquent que la
décentralisation serait une option à privilégier
Le concept de structure organisationnelle est pour une organisation qui souhaite mettre en
un thème de recherche majeur dans le œuvre un système lean, la décentralisation
domaine de la gestion des achats. Dès 1968, offrant plus de souplesse. Dubois et Wynstra
Fearon étudiait les structures de cette fonction (2005) vont dans le même sens lorsqu’ils
en retraçant des citations remontant au début affirment que la décentralisation est une
du 20e siècle. Depuis, il y a eu une première réponse au contexte d’affaires turbulent et
vague de travaux qui ont décrit des structures incertain. Cependant, en retenant cette for-
de gestion des achats par l’ampleur des res- mule, il y a alors un danger de perdre les béné-
ponsabilités de cette fonction, le niveau hié- fices de la standardisation (Carter et Carter,
rarchique ou le service auquel est rattaché la 2007). La perception qu’ont les dirigeants de
fonction achats (Cavinato, 1992 ; Farmer, l’organisation quant aux avantages et incon-
1981 ; Zemansky, 1970; Zenz, 1981). vénients de l’une et l’autre des deux grandes
options peut expliquer le mouvement de
Naturellement, des enquêtes empiriques ont balancier entre une structure centralisée et
émergé à la suite de ces premiers travaux. décentralisée (Tchokogué et Nollet, 1998).
Depuis la fin des années 1980, aux États-Unis,
le Center for Advanced Purchasing Studies En matière de gestion des achats, tant les pre-
(CAPS) mène périodiquement des sondages mières enquêtes de Fearon (1988) que les plus
sur la nature des structures de gestion des récentes de Johnson et al. (2006) démontrent
achats (Fearon, 1988 ; Johnson et al., 1998, qu’une majorité d’organisations tendent à
2006). Cependant, une attention particulière retenir une structure hybride. Naturellement,
est accordée à la dimension de centralisa- les organisations ne sont pas statiques. Des
tion/décentralisation. Cette dimension réfère chercheurs ont souhaité comprendre les fac-
à la concentration ou à la dispersion du pro- teurs expliquant le passage d’une forme cen-
cessus décisionnel (Dewett et Jones, 2001; tralisée/décentralisée à une autre forme (voir
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par exemple Johnson et Leenders, 2004 ; chercheurs soulignent que les décisions (stra-
Tchokogué et Nollet, 1998). Cependant, dans tégiques et opérationnelles) exercées par des
ces analyses, l’apport des technologies de gestionnaires et le contrôle de ces mêmes
l’information (TI) est à peine évoqué. Baglieri décisions constituent deux considérations dis-
et al. (2007), Banerjee et Sriram (1995), ainsi tinctes. Justement, Lau et al. (2001) estiment
que Boulay et de Faultrier (2005) traitent de que les TI peuvent favoriser une décentralisa-
l’impact des TI, mais principalement en fonc- tion des décisions, mais parallèlement mener
tion des rapports qui s’établissent avec les à une centralisation du contrôle.
acteurs externes de la chaîne logistique. Ces
études s’intéressent surtout aux changements Par ailleurs, Dalton et al. (1980) ajoutent deux
pouvant survenir dans la relation entre un autres dimensions à la configuration d’une
acheteur et ses fournisseurs à la suite de l’im- structure organisationnelle : la spécialisation
plantation des TI, mais sans observer les et la formalisation. La spécialisation réfère au
transformations à l’interne. Garrido Sama- nombre de différentes spécialités ou des types
niego et al. (2006) identifient pour leur part d’emplois dans une organisation. La formali-
les facteurs expliquant le déploiement de cer- sation est le développement de routines afin
taines technologies facilitant les processus de répondre à des problèmes récurrents; elle
d’achat et, encore une fois, l’impact des struc- permet de formuler explicitement les rôles et
tures internes n’est pas pris en compte. Ces leurs relations. Elle normalise également les
observations nous ramènent aux propos de tâches, les politiques et les procédures et cela,
Cuganesan et Lee (2006) qui constataient le indépendamment des individus.
peu d’analyses traitant des impacts des TI sur
Ces deux dernières dimensions peuvent, elles
les réseaux internes de l’organisation des
aussi, être remodelées par les TI. Justement,
achats.
Dewett et Jones (2001) constatent que la spé-
cialisation peut mener à une multiplication
Ce constat pour le domaine des achats peut des sous-unités administratives qui répon-
sembler étonnant, puisque l’impact des TI sur dront à des problèmes très pointus, mais avec
les structures organisationnelles a fait l’objet le danger de perdre de vue la performance glo-
de multiples travaux (Heintze et Bretschnei- bale du système. Les TI peuvent atténuer cet
der, 2000). D’ailleurs, Lau et al. (2001) indi- effet d’isolement administratif, en rendant
quent que les structures organisationnelles se plus aisément accessibles aux différents spé-
développent pour générer et traiter de l’infor- cialistes des informations qui leur permettent
mation. Par leur capacité de traitement, les TI de situer leurs actions dans le contexte général
améliorent la coordination et la communica- de leur organisation. Les spécialistes peuvent
tion à l’intérieur de la firme (Hitt et Brynjolf- ainsi avoir une rétroaction plus rapide sur les
sson, 1997), ouvrant la porte à de nouvelles impacts de leurs décisions sur les autres com-
structures organisationnelles qui auraient été posantes de l’organisation. Dewett et Jones
inimaginables auparavant sans ces technolo- (2001) avaient aussi précisé que les TI favori-
gies. Il y a déjà plusieurs années, Foster et saient la formalisation en enregistrant des
Flynn (1984) évoquaient la même idée. Natu- données sur les événements se déroulant dans
rellement, la dimension de centralisation a fait les organisations, facilitant ainsi le contrôle
l’objet d’analyses nombreuses. Cependant, des comportements. À l’inverse, Lau et al.
ces études ne dégagent pas de véritable (2001) croient que les TI réduisent la formali-
consensus à savoir si les TI favorisent la sation en laissant plus de liberté aux individus,
concentration ou la dispersion du processus ce qui aide à briser les anciennes règles orga-
décisionnel (Dewett et Jones, 2001 ; Wang, nisationnelles et à créer de nouveaux environ-
2001). Les propos de Nault (1998) offrent nements de travail.
cette explication : la centralisation et la décen-
tralisation poursuivraient des objectifs dis- De la recension des écrits, nous dégageons
tincts, la centralisation favorisant le respect et quelques constats utiles pour cette recherche.
la continuité des règles organisationnelles, Les études dans le domaine des structures
alors que la décentralisation encouragerait les organisationnelles encadrant la gestion des
innovations, ou comme nous le disions plus achats sont abondantes. Ces études accordent
tôt une plus grande souplesse de réaction face une grande attention à la dimension de centra-
aux mutations de l’environnement d’affaires. lisation/décentralisation. Entre ces deux
Toutefois, Bloomfield et Coombs (1992) ainsi options, la réalité s’avère souvent différente,
que Wang (2001) nuancent le fait que la cen- puisque de nombreuses organisations adop-
tralisation viserait à contrer la possibilité de tent des structures hybrides. L’apport des
dispersion du processus de décision. Ces technologies de l’information pourrait expli-
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quer l’engouement pour des structures plus exemplars as both necessary for the
complexes et plus novatrices, mais cette development of a discipline as well as provi-
avenue n’a pas fait l’objet de recherche spéci- ding templates against which different theore-
fique dans le domaine de la gestion des achats. tical and methodological positions may
Enfin, l’étude des structures devrait s’attarder sharpen their differences.”
à d’autres dimensions (spécialisation et for-
La firme étudiée est une grande entreprise
malisation) (Stanley, 1993 ; Kim, 2007) afin
internationale du secteur financier, œuvrant
de mieux tenir compte de la complexité du ter-
dans plus d’une quinzaine de pays. Les infor-
rain.
mations présentées ici proviennent d’entre-
Dans ce contexte, cet article poursuit deux vues réalisées auprès de cadres de la gestion
objectifs qui prennent la forme de deux ques- des achats d’une filiale nord-américaine de
tions pour cette recherche exploratoire : cette entreprise. Ces entrevues, totalisant plu-
sieurs heures, ont permis d’avoir une vue
1. Quel est le sens de la relation entre la
d’ensemble de la démarche de réorganisation
configuration de la structure organisation-
des activités d’achat de cette filiale. Les entre-
nelle et les choix de technologies de
vues ont été codées et analysées selon le sys-
l’information ? Autrement dit, les techno-
tème de matrice suggéré par Huberman et
logies utilisées par une organisation ou-
Miles (1991). Cette stratégie a été appliquée
vrent-elles de nouvelles possibilités quant
avec succès dans les études de Nollet et Beau-
aux structures organisationnelles ou, à
lieu (2003, 2005). Par ailleurs, les renseigne-
l’inverse, les choix de structure se reflè-
ments amassés lors des entretiens ont été
tent-ils dans les choix de TI ?
complétés par la consultation d’artefacts :
2. Comment les technologies de l’informa- articles de presse, livres, documents internes,
tion modifient-elles les trois paramètres etc. D’ailleurs, la diversité des sources et des
(centralisation, formalisation et spéciali- personnes interviewées enrichit la compré-
sation) des structures en gestion des hension du phénomène et évite de réinterpré-
achats ? ter des événements à partir d’un seul point de
vue (Voss et al., 2002).
Méthodologie Précisons que nous avons préservé l’anony-
mat de l’entreprise afin de ne pas divulguer
Compte tenu de l’état des connaissances sur des informations qu’elle pourrait juger sensi-
ce sujet et des deux questions de recherche, bles. Par conséquent, nous n’avons pas pré-
une étude de cas exploratoire est une métho- senté les dates exactes de tous les événements
dologie appropriée (McCutcheon et Mere- afin de limiter la capacité du lecteur à retracer
dith, 1993 ; Voss et al., 2002). Aussi, un seul l’entreprise étudiée. Par ailleurs, les délais
cas est alors suffisant, compte tenu du carac- entre les événements sont relativement exacts.
tère de la recherche (Yin, 1994). À cet effet, Nous soutenons que ce choix n’entrave ni les
nous adoptons la même stratégie de collecte objectifs poursuivis par l’étude, ni la qualité
de données que celle retenue par Krishnamur- des analyses qui en découlent.
thy et Yauch (2007) qui analysent, entre
autres, la structure organisationnelle d’une
entreprise qui déploie une chaîne logistique Étude de cas de la société XYZ
agile. Précisons que la sélection du site ana-
La présentation de cette étude de cas s’articule
lysé relève d’une approche opportuniste,
autour de trois volets. D’abord, nous présen-
puisqu’en étudiant une entreprise, nous avons
tons la gestion des achats à la fin des années
constaté la présence du phénomène, soit l’in-
1990 dans la firme XYZ. Ensuite, nous décri-
teraction étroite et en plusieurs vagues d’une
vons ce que nous appelons « l’encadrement
structure complexe de gestion des achats et de
global » de la gestion des achats, soit les inte-
TI, le tout révélant un potentiel de recherche
ractions entre le groupe d’achat situé au siège
intéressant. L’étude de cas offre justement
social et les services des achats dans les diffé-
cette flexibilité permettant de capturer des
rentes filiales. Par la suite, nous dépeignons
phénomènes contemporains (Seuring, 2008).
l’encadrement local, soit les relations entre le
Bien que la tendance récente soit au recours à service des achats dans une filiale et les rela-
des études de cas multiples, nous croyons tions avec les services requérants.
qu’un cas approfondi présente un intérêt évi-
La situation initiale
dent dans une situation comme celle-ci. À cet
effet, nous reprenons les propos de Dubois et Vers l’année 2000, la haute direction de l’en-
Araujo (2007, p. 173) : “We regard strong treprise XYZ avait réalisé que les possibilités
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sus seraient normalisés. Ainsi, une filiale se signés avec des fournisseurs par les différen-
démarquerait parce qu’elle aurait su dévelop- tes unités administratives.
per une connaissance étroite du marché four-
nisseur et une approche lui permettant de La présence du système Ariba Buyer à l’inté-
générer des gains supérieurs. Pour ces rai- rieur de la filiale visait à uniformiser les
sons, le service des achats de cette filiale approches de transmission des commandes
deviendrait alors en quelque sorte une réfé- aux fournisseurs. Pour la filiale nord-améri-
rence mondiale pour les autres sites de l’entre- caine étudiée, le transfert vers ce système
prise. d’information ne s’effectua pas sans heurts. Il
fut nécessaire de créer des catalogues électro-
L’objectif à long terme n’était pas de répartir niques des différents articles afin que les
tous les dossiers d’achat entre les services des requérants puissent les repérer facilement
achats, car des achats locaux allaient demeu- dans le système. Les articles furent regroupés
rer, ne serait-ce que parce que les offres régio- en une trentaine de familles constituant autant
nales étaient plus compétitives ou parce qu’il de catalogues. L’objectif était d’implanter au
n’existait aucun fournisseur en mesure de minimum deux douzaines de catalogues sur
répondre à tous les marchés simultanément. une période de deux ans. Outre la constitution
Cependant, la base de données centralisée des catalogues, la détermination des seuils
permettrait de contrôler les résultats des négo- monétaires à partir desquels une commande
ciations faites dans les filiales. Par exemple, si pourrait être lancée sans exiger l’autorisation
l’une d’elles décidait de se soustraire à un d’un supérieur hiérarchique fut nécessaire.
contrat global, elle aurait alors à démontrer le Cet exercice exigea des discussions sur plu-
bien-fondé de cette décision par un meilleur sieurs mois avec les différents services requé-
résultat lors des négociations. rants.
L’encadrement local Le système PeopleSoft Purchasing était vu
comme un outil de contrôle supplémentaire
Pour illustrer ce second niveau d’encadre-
afin de s’assurer que les achats traités manuel-
ment, nous utilisons la situation d’une filiale
lement seraient réalisés auprès de fournis-
nord-américaine. Les achats ont été attribués
seurs mis sous contrat. Pour assurer ce rôle de
spécifiquement à une Direction. Les ache-
contrôle, à terme, une entente administrative
teurs, jusqu’alors dispersés dans différents
serait conclue entre le service des achats et le
services, furent rapatriés sous cette Direction.
service des comptes à payer afin d’empêcher
Au fil des ans, des acheteurs qualifiés furent
le paiement de toute facture qui ne serait pas
embauchés. Ces individus présentaient des
adressée à un fournisseur sous contrat avec
profils variés d’expérience professionnelle et
cette filiale. Cette mesure découragerait les
de formation académique, ce qui permettait à
requérants d’opter pour d’autres fournisseurs
la Direction de disposer de compétences
que ceux sous contrats cadres.
diversifiées pouvant être allouées selon la
complexité des dossiers à gérer.
Par la suite, il avait été prévu que la définition Analyse du cas
des processus par le Groupe d’Achat amène- Dès le départ, le cas est une illustration du
rait le service des achats de chacune des filia- concept de maturité d’une fonction de gestion
les à veiller à la négociation et à la résolution des achats. Selon la grille de Keough (1993),
des litiges avec les fournisseurs, alors que les la société XYZ est passée d’une structure de
services requérants se chargeraient des tâches premier niveau où la gestion des achats était
plus opérationnelles, soit le lancement des très décentralisée, à une gestion des achats de
commandes par l’entremise du progiciel troisième niveau, car il y a maintenant une
Ariba Buyer. Les services requérants verraient structure centralisée. Il y a également des
au suivi du service avec des fournisseurs. Une comités d’achats (dans ce cas-ci le BOS), la
fois la négociation conclue, le contrat serait construction d’une base de données de gestion
signé par deux responsables locaux : un du des achats et le développement de politiques
service des achats et un du service demandeur. corporatives.
Cette procédure permettrait ainsi d’éviter un
isolement entre les acheteurs et les requérants. Nous ne pouvons naturellement pas attribuer
Pour cette filiale nord-américaine, la mise en ce déplacement uniquement à l’apport des TI,
œuvre de ce découpage n’avait pas été spon- car la volonté de la haute direction de se doter
tanée, ayant consisté en une démarche sur plu- d’un service des achats appliquant des prati-
sieurs mois quant à la réappropriation à ques de gestion largement reconnues avait été
l’intérieur du service des achats des contrats un facteur déterminant. Par ailleurs, cette
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volonté a créé une impulsion, mais il était Dans le cas de l’encadrement local, il est tou-
nécessaire d’obtenir une adhésion de l’organi- tefois intéressant de noter le délai de deux ans
sation au changement, par exemple, par le entre le moment où la structure de gestion des
biais du système à double signature. L’exis- achats fut mise sur pied et le moment où les
tence de plusieurs facteurs d’impulsion va technologies d’information furent déployées.
dans le sens des travaux de Tchokogué et Nol- Bien que notre étude ne s’attarde pas à l’ana-
let (1998), ainsi que ceux de Johnson et Leen- lyse de la durée des différentes étapes, ce délai
ders (2004) qui avaient déjà identifié plusieurs fut jugé long par quelques-uns des gestionnai-
des facteurs expliquant l’évolution d’un ser- res en place. En fait, ces derniers avaient
vice des achats. sous-estimé l’impact des facteurs autres que
la technologie qui peuvent avoir une inci-
dence sur la structuration d’un service des
achats.
Notre analyse vise à cerner comment les TI
ont soutenu ces efforts de reconfiguration de Par ailleurs, notre deuxième question de
la gestion des achats, mais aussi comment les recherche vise à mesurer l’impact des TI sur
TI peuvent aider à dégager de nouvelles confi- les grands paramètres d’une structure organi-
gurations organisationnelles sortant de l’or- sationnelle. Pour répondre à cette question de
nière centralisation ou décentralisation. À recherche, nous avons déjà précisé que notre
partir de la grille de Keough (1993), on réalise analyse adoptait les trois dimensions d’une
que la progression d’un service en termes de structure organisationnelle, qui sont par ail-
maturité peut prendre plusieurs années, ce qui leurs souvent reconnues comme les plus
est normal, puisque cette évolution s’accom- importantes (Dalton et al., 1980) : centralisa-
pagne de plusieurs changements (définition tion, formalisation et spécialisation. Stanley
de politiques et procédures, embauche de per- (1993) avait retenu ces mêmes dimensions
sonnel, etc.). Dans ce cas-ci, les dirigeants de pour étudier la performance des structures de
la société XYZ ont initié des changements à la gestion des achats. Plus récemment, Kim
structure organisationnelle entre autres par le (2007) avait traité lui aussi sensiblement des
développement d’un service des achats mêmes variables pour analyser les configura-
davantage centralisé. C’est à l’intérieur de ces tions organisationnelles de la gestion de la
nouvelles structures que les gestionnaires res- chaîne logistique. Le tableau 1 présente les
ponsables des achats ont décidé, conjointe- grandes conclusions de nos observations,
ment à l’intérieur du BOS, des technologies détaillées dans les prochaines sections.
qui soutiendraient leurs actions. Bien que tous La centralisation
les chercheurs ne s’accordent pas sur ce point
(Boschken, 1990 ; Krishnamurthy et Yauch, Le cas fait nettement ressortir le caractère
2007), en soi, ce résultat rejoint la vision clas- multiforme de cette première dimension,
sique de Chandler (1962) voulant que la struc- alors que l’on retrouve différents niveaux de
ture découle de la stratégie. Dans ce centralisation. Il tend à supporter les propos
contexte-ci, les technologies d’information de Foster et Flynn (1984) qui concluaient que
deviennent donc un outil pour concrétiser la grâce aux TI, les gestionnaires n’avaient plus
stratégie (enabler) et, dans le cas de la société à limiter leur choix de structure organisation-
XYZ, une façon de gérer plus efficacement les nelle entre les deux options traditionnelles de
achats. centralisation et décentralisation, de nouvel-
Tableau 1 : Impacts des TI sur trois des dimensions des structures organisationnelles
Centralisation - Les TI permettent de scinder les décisions d’exécution et celles de contrôle.
- Les décisions d’exécution peuvent êtres mieux réparties entre les différents paliers
(opérationnels, direction locale, direction générale) et éclatées dans différentes zones
géographiques.
- Cette répartition est possible et préserve la cohérence d’action de l’organisation, car
les TI peuvent centraliser le contrôle.
Formalisation - Les TI renforcent le formalisme, car un contrôle plus étroit assure le respect des
règles organisationnelles.
- Ce formalisme est rendu possible par la centralisation des décisions d’acquisition
des TI, ce qui assure une normalisation des systèmes d’information et permet d’éviter
la multiplication des pratiques.
Spécialisation - Les TI renforcent quelque peu la spécialisation, car les décideurs peuvent se
concentrer sur les décisions d’exécution ou de contrôle, puisque les TI permettent de
scinder les deux volets.
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les possibilités s’ouvrant à eux. La recherche Figure 2 : Les niveaux de centralisation des achats chez XYZ
de nouvelles options semble nécessaire
puisque dans l’environnement d’affaires tur-
bulent des dernières années, une organisation
a intérêt à tirer profit des bénéfices de la cen-
tralisation (le contrôle des coûts) et de la
décentralisation (vitesse de réaction) (Dubois
et Wynstra, 2005).
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dans son meilleur intérêt au détriment d’une que cette réflexion devrait se faire entre les
finalité d’ensemble (Dewitt et Jones, 2001). activités d’exécution et celles de contrôle. Les
Cependant, nous sommes d’avis que la TI favorisent se type de découpage. Dans ce
dimension de spécialisation prend une plus contexte, la formalisation devient importante
grande importance dans le cas des structures puisqu’elle conduira à une question majeure :
de la chaîne logistique. Hitt et Brynjolfsson quelles sont les règles organisationnelles qui
(1997) avaient déjà précisé que les TI amélio- devront être respectées (et contrôlées)? Notre
rent la coordination et la communication à cas réaffirme l’importance de ces aspects tout
l’intérieur de la firme. Les gestionnaires en démontrant que la structure de gestion des
d’IBM ne se sont pas contentés de ce rôle tra- achats ne se limite pas à la seule dimension de
ditionnel des TI. Ils ont reconnu les dangers centralisation/décentralisation. À cet effet,
de la spécialisation. Ils croient que IBM a pu notre description de l’expérience d’IBM
éviter un tel piège en développant une série illustre que le contrôle est une dimension d’un
d’indicateurs de performance qui étaient intérêt majeur dans la mise en œuvre d’un ser-
communs à chacune des fonctions (Ano- vice intégré de gestion la chaîne logistique qui
nyme, 2006). Ces indicateurs communs se composera inévitablement de plusieurs
étaient liés aux paramètres stratégiques de unités administratives spécialisées.
l’entreprise, entre autres à la satisfaction des
clients et aux économies (Radjou, 2005). Nos observations peuvent être reliées à celles
de Kim (2007), qui souligne qu’une formali-
sation et une centralisation d’un service de
Conclusion gestion de la chaîne logistique peut freiner les
efforts d’intégration de la chaîne logistique
Selon Wang (2001), les technologies de l’in- avec les fournisseurs et les clients externes.
formation jouent un rôle considérable en L’auteur convient qu’une formalisation et une
appuyant une structure organisationnelle pour centralisation plus poussées sont nécessaires
qu’elle puisse traiter efficacement une masse pour parvenir à une intégration interne, mais
de données. Le cas étudié supporte justement qu’accentuer ces caractéristiques peut devenir
ce point de vue en mettant en plus l’accent sur contreproductif avec les partenaires d’affaires
le fait que les TI soutiennent la mise en œuvre externes. Nous croyons que l’expérience de
de la stratégie d’achat. En soi, cette constata- XYZ illustre qu’il est possible d’éviter les
tion offre une réponse à notre première ques- excès identifiés par Kim (2007). Une forme
tion de recherche. Il demeure qu’au cours des d’autonomie pourrait être accordée aux
dernières décennies, ce rôle des TI s’est acteurs à l’interface avec les partenaires exter-
accentué entre autres grâce à l’accélération nes, une autonomie leur permettant de réagir
des innovations technologiques, mais égale- rapidement aux demandes ou aux change-
ment à une utilisation plus éclairée du poten- ments de l’environnement. Les technologies
tiel des TI. Notre étude portait aussi sur les de l’information pourraient assurer un con-
impacts des décisions associés au déploie- trôle centralisé, assurant ainsi une cohérence
ment des systèmes d’information sur les trois globale aux actions de l’entreprise.
dimensions de la configuration organisation-
nelle des achats. En retenant une organisation Naturellement, l’étude est basée sur un seul
qui réorganise ses activités d’achat, nous cas. Par exemple, malgré l’analyse faite pour
avons été à même d’étudier les impacts des cette situation, cette situation s’ajoute aux
décisions reliées aux systèmes d’information autres déjà connues et supportant la thèse que
sur trois des dimensions les plus importantes la structure est la résultante d’une stratégie.
de la configuration organisationnelle des Aussi, des enquêtes futures pourraient repro-
achats (Stanley, 1993). duire la présente analyse afin de valider les
conclusions auxquelles nous en sommes arri-
Notre propos, à l’exemple de ceux de Bloom- vés. De nouvelles études pourraient égale-
field et Coombs (1992), de Lau et al. (2001) ment analyser plus spécifiquement les
ainsi que de Wang (2001), met en évidence structures de la chaîne logistique.
que la centralisation/décentralisation impli-
que deux grands processus : l’exécution, soit En terminant, nous ne voulons pas donner
la prise de décisions stratégiques ou opéra- l’impression de surestimer le rôle des TI dans
tionnelles et le contrôle, afin de prévenir ou le déploiement d’une structure de gestion des
corriger des actions déficientes. Tyndall et al. achats. Comme le soulignent Buttermann et
(1998) suggéraient de scinder les achats entre al. (2008), il demeure que les TI constituent
les activités opérationnelles et celles stratégi- l’une des variables permettant au gestionnaire
ques. Ce que notre étude tend à démontrer est de maintenir l’équilibre entre les différentes
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