DGCP-Man - Manual Gestion de Procesos F1B2-E4GC v04.01

Administraciones Públicas
MANUAL GESTIÓN
DE PROCESOS
DGCP – Sistema Informático para la Gestión de las Compras

y Contrataciones del Estado Dominicano
Edic. /Rev.: -
v04.01
DGCP-MA- Manual Gestión de Procesos F1B2-E4GC v04.01

Fecha: 08/08/2016
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Santo Domingo, D.N., República Dominicana.
HOJA DE CONTROL DE DOCUMENTO
DOCUMENTO / ARCHIVO:
Título Manual Gestión de Procesos

Nombre Archivo DGCP-MA- Manual Gestión de Procesos F1B2-
E4GC v04.01
Fecha 08/08/2016
Versión V04.01
Cliente Dirección General de Contrataciones Públicas-
DGCP
Asunto / Detalle Manual Gestión de Procesos
Soporte lógico Microsoft Word
Localización Santo Domingo- Republica Dominicana
REGISTRO DE CAMBIOS
Fecha
Versión Páginas Motivo del cambio
Modificación
v00.00 41 16/12/2014 Creación del Documento
v00.01 56 23/12/2014 Revisión del Documento
v00.02 58 09/01/2015 Adjuntar datos Dpto. Asistencia técnica
v00.03 58 23/01/2015 Adecuación al formato DGCP

v00.04 97 28/01/2015 Actualización piloto
v01.00 96 29/01/2015 Revisión final del documento
V01.01 96 06/05/2015 Actualización con el sistema de Producción
V02.00 105 30/6/2015 Revisión final del documento Fase 1A
V02.01 105 22/10/2015 Actualización final del documento Fase 1A
V03.00 114 17/11/2015 Actualización final del documento Fase 1B1
V04.00 131 17/06/2016 Actualización del documento Fase 1B2
V04.01 131 08/08/2016 Actualización del documento Fase 1B2
DISTRIBUCIÓN DEL DOCUMENTO:

Nombre Área
Jhonattan Toribio Tecnología
George Slujalvkosky Tecnología
Yaraida Vólquez Capacitación
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CONTROL DEL DOCUMENTO
Este documento ha sido:
Nombre Preparado por: Revisado por: Aprobado por:
Gianina Cáceres Marianelly Aparicio

Angelica Consuegra
Bianessa Infante
Orquidea Almonte
Firma
Fecha 08/08/2016
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INDICE
1. INTRODUCCION ........................................................................................................................................ 5
2. OBJETIVO ................................................................................................................................................. 6
3. FASES DEL PROCEDIMIENTO ................................................................................................................ 7
4. CONFIGURACIÓN DE EQUIPOS .............................................................................................................. 8
5. CONFIGURACIÓN DE UNIDADES DE REQUISICIÓN ........................................................................... 16
6. CREACIÓN DE UN PROCESO ............................................................................................................... 22
7. FASE OBSERVACIÓN ........................................................................................................................... 28
8. ÁREA DE TRABAJO DEL EXPEDIENTE ............................................................................................... 45
9. SUSPENCIÓN DEL PROCESO ............................................................................................................... 47
10. FASE PRE-CALIFICACIÓN .................................................................................................................... 53
11. PUBLICACIÓN DIFERIDA ....................................................................................................................... 59
12. DECLARACIÓN DE DESIERTO DE UN PROCESO ............................................................................... 60
13. MENSAJES /ACLARACIONES ............................................................................................................... 62
14. MODIFICACIONES / ADENDAS ............................................................................................................. 64
15. REGISTRO DE OFERTA EXTERNAS ..................................................................................................... 67
16. FASE APERTURA DE OFERTAS- CREDENCIALES ............................................................................. 72
17. SUBSANACIÓN DE DOCUMENTACIÓN ................................................................................................ 84
18. FASE APERTURA DE OFERTAS (SOBRE 2: ECONÓMICO) .............................................................. 87
19. FASE DE ADJUDICACIÓN (SELECCIÓN) ............................................................................................. 91
20. CREACIÓN DEL CONTRATO ............................................................................................................... 101

21. INHABILITACIÓN Y SANCIONES A PROVEEDORES........................................................................ 115
22. INTEGRACIONES CON SISTEMAS EXTERNOS ................................................................................. 118
23. TAREAS ADMINISTRATIVAS ............................................................................................................... 126
24. INFORMES Y ESTADÍSTICAS .............................................................................................................. 132
25. GLOSARIO DE TÉRMINOS ................................................................................................................... 133
NOTAS ............................................................................................................................................................... 136
NOTAS ............................................................................................................................................................... 137
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1. INTRODUCCIÓN
Este manual pretende ser una herramienta útil de consulta y aprendizaje, que pueda
orientar a los usuarios en la creación y publicación de los procedimientos que pueden
realizarse a través del Portal Transaccional.
Cada proceso se definirá e ilustrará por imágenes; tal como aparece en el Portal
Transaccional para mayor comprensión del usuario. Para facilitar la ubicación de cada
herramienta; se estará desplegando un índice de temarios con los tópicos que se explica
en cada página y el índice de imágenes con los títulos de la herramienta que se estará
desarrollando.
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2. OBJETIVO
Presentar el Manual de Creación de Procesos como una herramienta útil para los usuarios
a la hora de crear un procedimiento, de manera que le sea posible y práctico realizar sus
labores diarias.
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3. FASES DEL PROCEDIMIENTO
Un procedimiento consta de varias fases asociadas a la operación del mismo, en este
caso usaremos como ejemplo el proceso de Comparación de precios, a continuación las
fases que componen el proceso de creación en el Portal Transaccional.
Imagen 1. Fases de un procedimiento.
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4. CONFIGURACIÓN DE EQUIPOS
Este paso será configurado por la Dirección General de Contrataciones Públicas
(DGCP).
Si la Entidad está configurada para utilizar equipos de procesos (Ver manual

Configuración de la Entidad) el Portal Transaccional requerirá que cada tipo de proceso
cuente con un Equipo de trabajo.
Para acceder a la creación de Equipos de Proceso deberá: en el área de trabajo entrar en

el menú “Procesos” y en el seleccionar “Tipos de procesos” a continuación pulsar el botón
Equipo que se encuentra al lado de cada nombre de proceso.
Área de
trabajo Procesos Tipo de procesos Equipo
Imagen 2. Crear equipo de procesos.
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Una vez realizada esta acción el Portal Transaccional le presentará una pantalla con las
siguientes opciones:
 Crear equipo de la Unidad de Compras

 Crear equipo del Proveedor
 Activar
 Desactivar
 Borrar
Imagen 3. Opciones de equipos.

Crear equipo de la unidad de compras
Al seleccionar esta opción el Portal Transaccional presentará una pantalla con tres
bloques que deberá completar para la configuración del equipo.
Información General
Imagen 4. Configuración de equipo.
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La información solicitada es la siguiente:
Nombre: es el nombre del proceso, lo trae completo por defecto en función del proceso al
que este creando el equipo.
Versión: es la versión del equipo que está creando, es actualizada por el Portal
Transaccional si el equipo es editado más adelante.
Tipo: Si el equipo es para Comprador o Proveedor. Esta opciónón estará por defecto.
Nombre de equipo: Se refiere al nombre o referencia del equipo en creación.
Descripción de equipo: podrá redactar una breve descripción de las funciones del
equipo.
Definir por defecto: Deberá elegir “Si” si desea que el equipo se quede por defecto para
el proceso o “No” en caso contrario.
¿Todo el equipo o usuario tienen acceso a todas las funcionalidades? En caso de

elegir “Si” todos los usuarios del equipo tendrán acceso a todas las actividades del
proceso, en caso de elegir “No” se habilitará el bloque Acceder, donde deberá definir en
cuál de las funcionalidades dará o no acceso a un determinado usuario.
Acceder
Imagen 5. Acceder a funcionalidades.
A cada una de estas funcionalidades es posible añadir usuarios, departamentos o grupos

de usuarios. Podrá autorizar los usuarios para:
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Ver: permite que el usuario visualice los procesos de contratación creados por la Entidad.
Leer: permite que el usuario visualice el contenido.
Editar: permite al usuario editar contenidos ya existentes.
Crear: permite al usuario añadir y crear información.
Control: permite al usuario tener el control total sobre el proceso.
En la parte superior derecha tendrá las opciones que le permitirán agregar usuarios,
dependencias o grupos de usuarios a todas las funcionalidades del proceso o bien podrá
agregarlos uno a uno.
Imagen 6. Acceder a funcionalidades.

Para agregar usuarios a las diferentes funcionalidades deberá pulsar el botón
y le traerá una ventana donde buscará los usuarios que desea agregar
para dar permisos dentro del procedimiento, elije pulsando en el check box, a seguidas
hacer clic en agregar.
Imagen 7. Búsqueda de usuarios.
El Portal Transaccional agregará los usuarios seleccionados a cada una de las

funcionalidades, desde ahí podrá otorgar los permisos a cada uno, estos permisos deben
ser dados de derecha a izquierda activando el check box.
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Imagen 8. Asignar permisos.
También tendrá disponible la opción de borrar para eliminar usuarios de la lista.
Flujos de aprobación
El Portal Transaccional muestra la lista de flujos de aprobación predeterminados que

permite configurar, en este paso podrá definir los usuarios que aprobaran diferentes
acciones dentro de un proceso, haciendo clic en :
Seleccionar flujo: podrá elegir un flujo creado previamente por el administrador de la

entidad.

Crear flujo: podrá crear un nuevo flujo.
Imagen 9. Flujos de aprobación.
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Crear Flujo de aprobación
Para crear un flujo de aprobación desde el equipo deberá seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar la opción crear flujo del menú opciones que muestra la pantalla
anterior
Imagen 10. Creación de flujos de aprobación.
2. El Portal Transaccional le mostrará la pantalla para configurar el flujo que ha

elegido y deberá completar los siguientes datos:
Imagen 11. Configuración flujo de aprobación.
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3. A continuación podrá seleccionar una de las plantillas por defecto para agregar el
nivel y la tarea del flujo, esta plantilla traerá una línea para ser editada.
Imagen 12. Configuración flujo de aprobación.
4. Una vez pulsado el botón editar, el Portal Transaccional le solicita la siguiente

información:
 Nombre: nombre de la tarea

 Descripción: descripción de la tarea
 Asignado a: seleccionar quien aprobara la tarea (usuario, entidad, grupo de usuario
o dependencia).
 Días/horas hasta la fecha límite: Hora y fecha límite para realizar la aprobación.
 Prioridad: establece la urgencia de la tarea que tiene que realizar el usuario
aprobador.
 ¿Enviar notificación por correo electrónico? Alerta por correo electrónico
informando al usuario aprobador de la acción a realizar.
 ¿Esta tarea es suficiente para la aprobación de nivel? Significa que si con esta

tarea quedará aprobado el flujo.
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Imagen 13. Editar tarea de flujo de aprobación.
5. Después de completar los datos solicitados deberá pulsar el botón guardar y volverá
a la pantalla principal de crear equipo, donde deberá pulsar el botón .
Una vez creado el flujo y asociado al equipo, en el menú opciones tendrá disponible el
botón Borrar y Editar dicho flujo.
Imagen 14. Borrar tarea de flujo de aprobación.
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5. CONFIGURACIÓN DE UNIDADES DE REQUISICIÓN
Las unidades de requisición corresponden a departamentos internos de las Entidades
Estatales que realizan solicitudes de Bienes o Servicios.
Para acceder a esta funcionalidad desde el Área de trabajo deberá entrar en el menú
“Procesos” y en el seleccionar “Unidades de Requisición”.
Imagen 15. Unidades de requisición.
Una vez realizada esta acción el Portal Transaccional le presentará una pantalla con las
 Crear
 Activar
 Desactivar


Borrar
Imagen 16. Opciones para unidades de requisición.
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1. Crear Unidades de Requisición
Desde esta opción el Portal Transaccional permitirá al usuario crear Unidades de

requisición. Esta creación se realiza mediante un formulario en el que el usuario
deberá completar la información indicada a continuación:
Imagen 17. Crear unidades de requisición.
 Información general: en esta sección, el usuario deberá completar los campos:

referencia, nombre, seleccionar el tipo, descripción.
 Dirección: en esta sección, el usuario debe seleccionar la dirección para la unidad

de contratación.
El campo presenta un icono de una lupa que al pulsarlo despliega una ventana
emergente en la que es posible seleccionar una dirección existente o crear una
nueva.

 Crear una nueva dirección. Para incluir una nueva dirección en el Portal
Transaccional el usuario tendrá que: (1) Pulsar el botón “Editar dirección” y en la
ventana emergente indicar la ubicación, dirección y código postal; (2) Pulsar el
botón “Guardar”.
 Información de contacto: en esta sección, el usuario deberá completar los tres

campos presentados: a) Teléfono; b) Correo electrónico y c) Fax.
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 Contactos adicionales: en esta sección, podrá indicar los contactos de la Unidad

de contratación diferentes de los establecidos para la Entidad Estatal. Para ello el
usuario deberá pulsar el botón “Agregar contacto adicional”. Si el usuario desea
eliminar alguno de los contactos lo seleccionará y pulsará en “Borrar
seleccionado”.
 Modalidades y equipos de Unidad de Requisición: en esta sección podrá

adicionar o eliminar los tipos de Procesos que pueden ser gestionados a través de
esta Unidad de requisición.
Adicionar un tipo de proceso a la unidad de requisición. Para ello deberá:

(1) Seleccionar el botón “Añadir tipo de procedimiento”;
(2) En la ventana emergente que se abre pulsar el botón “Buscar”
(3) Pulsar sobre el enlace “Seleccionar” del tipo de proceso deseado (la ventana
emergente se cierra automáticamente).

Para finalizar con la creación de la unidad de contratación, el usuario deberá pulsar el
botón “Crear y volver”.
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2. Activar una Unidad de Requisición
A través de esta opción, el usuario de la Entidad Estatal puede activar Unidades de

contratación que se encuentran inactivas.
Imagen 20. Activar unidad de requisición.

El Portal Transaccional presenta en esta sección una pantalla con todas las
Unidades de requisición que se encuentran inactivas.
Para activar una o más unidades de requisición deberá:
- Pulsar el botón activar que se encuentra en la parte inferior derecha de la pantalla

del menú opciones.
- El Portal Transaccional traerá las unidades de requisición disponibles para activar
- Seleccionar la o las Unidades de requisición que desea activar
- Pulsar el botón “Activar”.
Imagen 21. Activar unidad de requisición.
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3. Desactivar Unidad de requisición
Esta opción permite al usuario administrador desactivar una Unidad de requisición si no

requiere que a través de ella sean realizados procesos.
Imagen 22. Desactivar unidad de requisición.
El Portal Transaccional presenta en esta sección una pantalla con todas las
Unidades de Requisición que se encuentran activas.
-Pulsar el botón desactivar que se encuentra en la parte inferior derecha de la
pantalla en el menú Opciones.
- El Portal Transaccional traerá las unidades de requisición disponibles para

desactivar.

- Seleccionar la o las Unidades de requisición que desea desactivar.
- Pulsar el botón “Desactivar”.
Imagen 23. Desactivar unidad de requisición.
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4. Borrar Unidad de Requisición
Desde esta sección el podrá borrar definitivamente Unidades de contratación.

Para ello deben encontrarse en estado “Inactivo”. Es decir tendrá que desactivar la
unidad que desee borrar previamente.
1. Pulsar el botón borrar que se encuentra en la parte inferior derecha de la

pantalla en el menú Opciones.
Imagen 24. Borrar unidad de requisición.
2. El Portal Transaccional traerá las unidades de requisición disponibles para

borrar. Seleccionar la o las Unidades de requisición que desea borrar.
3. Pulsar el botón “Borrar”.
Imagen 25. Borrar unidad de requisición.
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6. CREACIÓN DE UN PROCESO
Para crear un proceso en el Portal Transaccional tendrá que acceder con el usuario y la
contraseña otorgada previamente por el administrador de la entidad.
Imagen 26. Entrada al sistema.

El Portal Transaccional le llevará al área de trabajo donde tendrá acceso al menú
procesos y deberá seguir la siguiente ruta:
Imagen 27. Creación de un Proceso.
A continuación el Portal Transaccional le presentará una ventana que le permitirá crear la

carpeta del expediente, donde tendrá que completar unos datos obligatorios que le darán
apertura a la configuración del proceso.
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Imagen 28. Creación carpeta expediente.
Los campos a completar son los siguientes:
 Tipo de procedimiento: el Portal Transaccional rellena automáticamente este

campo. No es editable.
 Nombre: deberá introducir el título del proceso.
 Unidad de requisición: deberá seleccionar la Unidad de requisición entendida como
servicio o área de trabajo con poder de compra a la que pertenece este
procedimiento, dicha unidad de requisición debe ser creada antes de la creación del
procedimiento.
Una vez completados los campos, pulsar el botón , el Portal Transaccional

muestra una secuencia de pasos dividida en bloques de información referente al proceso
que deberá completar.
Nota: Para avanzar en esta pantalla deberá tener creados previamente la unidad de
requisición y el equipo.
Pasos Disponibles para la creación del proceso:
1. Información general

2. Configuraciones del procedimiento
3. Artículos y Preguntas
4. Evaluación
5. Documentos del procedimiento
6. Documentos habilitantes
7. Invitación
8. Configuración del Presupuesto
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1. Paso Información general contiene los siguientes bloques:
1. BLOQUE INFORMACIÓN GENERAL
Imagen 29. Bloque Información general.
 Referencia del procedimiento: (rellenado por defecto) de acuerdo con el código de

nombramiento de los expedientes de compras definidos por la Dirección General de
Contrataciones Públicas (DGCP).

 Nombre: se rellena por defecto con la información colocada en la ventana anterior, es
modificable.
 Descripción: el usuario deberá introducir una descripción sobre el título del
procedimiento.
 Relacionar con otro procedimiento: en este apartado podrá relacionar un

expediente anterior con el nuevo expediente, deberá elegir “Si” o “No” en caso de
elegir si le apertura el siguiente campo:
 Proceso relacionado: el usuario podrá buscar a través de una lupa todos los
procedimientos creados por la entidad y seleccionar uno o más
procedimientos que pretenda asociar.
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Imagen 30. Relacionar con otro procedimiento.
3. BLOQUE INFORMACIÓN DEL CONTRATO:
Imagen 31. Bloque Información del contrato.

Objeto: deberá seleccionar el objeto del contrato entre estas opciones de una lista
desplegable:
- Bienes
- Servicios
-Obras

Si la selección es Servicios aparecerá la opción subtipos y el usuario deberá seleccionar
una de estas opciones:
-Servicios (aparece por defecto)
- Consultorías
- Consultoría basada en la calidad de los servicios
Justificación de la modalidad de contratación: podrá seleccionar entre estas opciones
a través de un check box varias alternativas pudiendo adjuntar documentos de soporte
(utilizando el bloque “Documentos Internos”):
Imagen 32. Justificación de la modalidad de contratación.
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Duración estimada del contrato: el usuario deberá introducir la duración del contrato en
una casilla y seleccionar en el desplegable entre días, semanas o meses.
4. BLOQUE UBICACIÓN DEL CONTRATO
Imagen 33. Bloque Ubicación del contrato.
Traerá seleccionada por defecto la dirección de la unidad de requisición. Si el usuario

quita la selección, el Portal Transaccional dará al usuario la posibilidad de definir una
nueva ubicación. Esta ubicación se realizará de acuerdo a los clasificadores geográficos
de la República Dominicana.
5. BLOQUE PLAN ANUAL DE COMPRAS
Traerá la pregunta ¿Es una adquisición planeada? Si o No.

El usuario deberá responder si es o no es una adquisición planeada, en caso de que si
sea una adquisición planeada el sistema le mostrará la siguiente pantalla, en donde
añadirá la adquisición por el PACC.

En caso de no estar planeada con el PAAC, le pedirá que justifique por qué no está
planeada.
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6. BLOQUE CONFIGURACIÓN DEL EQUIPO Y DEL FLUJO DE APROBACIÓN
Imagen 34. Bloque Configuración del equipo y del flujo de aprobación.
Seleccione el equipo: El Portal Transaccional traerá por defecto el equipo y flujos de

aprobación configurados para el proceso. Podrá cambiar la selección del equipo y usuario
aprobador de los flujos de aprobación siempre y cuando tenga los permisos
correspondientes.
7. BLOQUE DOCUMENTOS INTERNOS

Ppodrá adjuntar documentos internos que estarán disponibles sólo para los usuarios de la
entidad definidos en el equipo del proceso. Los proveedores no tendrán acceso a esta
documentación.
Imagen 35. Bloque Documentos internos.
8. BLOQUE FASE DE OBSERVACIONES
En este bloque el Portal Transaccional podrá definir si quiere configurar fase de

observaciones al proceso. El Portal Transaccional hace la pregunta ¿Es un

procedimiento con Fase de observación? en caso de seleccionar “Si” el proceso
tendrá una fase de borrador donde los proveedores podrán realizar aclaraciones del
proceso, en caso de seleccionar “No” el proceso solo tendrá dos fases es decir pasará
directamente a la Fase de Credenciales.
7 Imagen 36. Bloque Fase de Observaciones.
Seleccionada la opción que desea, deberá pulsar el botón y luego para

dar continuidad al proceso.
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7. FASE OBSERVACIÓN
Esta fase estará disponible sólo si en el paso anterior (Bloque Fase de Observaciones)
eligió Si, continuará completando los datos en el paso 2 Configuración del proceso.
1.2 Paso Configuraciones del procedimiento Contiene los siguientes bloques:
1. BLOQUE CRONOGRAMA
En este bloque se podrá definir las fechas relacionadas a la fase borrador del proceso.
Podrá definir el tiempo de duración para la presentación de observaciones por parte de
los proveedores.

Imagen 37. Bloque Cronograma.
2. BLOQUE MIPYMES
¿Limitar este proceso a Mipymes?
Si elige Sí la publicación de el procedimiento quedará visible pero solo las compañías

clasificadas como Mipymes en el directorio de empresas de la DGCP podrán participar.
¿Limitar este proceso a Mipymes mujeres?
Si elige Mipymes mujeres la publicación de el procedimiento quedará visible pero solo

las compañías clasificadas como Mipymes mujeres podrán participar.
Si elige No la publicación del procedimiento quedará pública para todos los proveedores
del estado.
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Imagen 38. Mipyme.
3. BLOQUE PAGO DE ANTICIPOS
En este bloque podrá definir si realizará pagos de anticipos al proveedor en caso de elegir
la opción “Si”, el Portal Transaccional desplegará la opción para agregar la fecha en la
que planea efectuar dicho anticipo y el porcentaje del mismo, el cual deberá ser entre el
rango de 0 a 20%. De igual forma podrá definir si solicitara garantías en función de los
diferentes tipos de garantía que define la ley de compras y contrataciones.

Imagen 39. Bloque Pago anticipos y garantía.
4. BLOQUE VISITAS AL LUGAR DE EJECUCIÓN

El Portal Transaccional hace la pregunta ¿Permitir las visitas al sitio de ejecución del
contrato? en la cual deberá elegir entre las opciones Sí o No. Si se elige Sí aparecen los
siguientes campos:
 Fecha límite para visitas: podrá seleccionar la fecha y hora en las que será posible
hacer las visitas a través de un calendario.
 Información adicional: el usuario podrá indicar la dirección donde los proveedores

deben hacer las visitas (campo texto, máximo 500 caracteres).
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Imagen 40. Configuración del procedimiento.
5. BLOQUE LOTES
En este bloque podrá definir si desea dividir el proceso en lotes:
Imagen 41. Bloque Lotes.
6. BLOQUE OBSERVACIONES
Podrá agregar comentarios u observaciones acerca del proceso:
Imagen 42. Bloque Observaciones.
7. BLOQUE CONFIGURACIONES AVANZADAS

En este apartado podrá seleccionar si editará las configuraciones avanzadas. Si presiona
el botón “Si” presentará una opción de configuraciones de decimales donde deberá
colocar el No. de decimales (precio del artículo) y No. decimales (Precio total).

Imagen 43. Bloque Configuraciones avanzadas.
8. BLOQUE MODO DE PRESENTACIÓN DE OFERTAS

Modo de presentación de ofertas deberá elegir entre las siguientes opciones:
Imagen 44. Bloque Modo de presentación de ofertas.
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Teléfono: 809-682-7407, opción 2. 137
 Plataforma y papel: los proveedores tienen la posibilidad de registrar sus ofertas a
través del Portal Transaccional o entregarlas físicamente (Opción definida por
defecto).
 Plataforma: los proveedores solo podrán presentar oferta a través del Portal
Transaccional.
 Papel: los proveedores solo podrán entregar las ofertas físicamente.
 Requiere el envío de muestras

Deberá elegir entre las opciones Sí o No (la opción “No” viene seleccionada por
defecto). Si se elige “Sí” aparecen los siguientes campos:
 ¿Cuándo se requiere presentación de la muestra? deberá elegir entre las

opciones “Con el envío de ofertas” o “Con la aceptación del contrato”;
-Comentarios al envío de muestras: en este campo podrá indicar la dirección
donde los proveedores deben enviar las muestras. (Campo texto, máximo 500
caracteres).
Imagen 45. Bloque Modo de presentación de ofertas.

Completados los datos de este paso, tendrá la opción de g guardar el proceso y continuar
más adelante o Cancelar el mismo, de lo contrario deberá continuar con el paso Artículos y
Preguntas.

1.3 Paso Artículos y Preguntas Contiene los siguientes bloques:
Para facilitar el registro de condiciones de un proceso, el Portal Transaccional da la
posibilidad de crear tantas preguntas como la entidad necesite hacer al proveedor. Para el
proceso Comparación de precios el formulario presenta dos sobres a completar; Sobre 1:
Credenciales y Sobre 2: Propuesta Económica.
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Teléfono: 809-682-7407, opción 2. 137
Sobre 1: Credenciales
En este sobre podrá solicitar documentos, credenciales que el comprador entienda sean
necesarias para realizar la Precalificación.
Imagen 46. Sobre Credenciales.

Deberá pulsar el botón Editar para agregar la pregunta que contendrá este sobre, a seguidas
elegir la opción Agregar pregunta, el Portal Transaccional desplegará una lista de opciones
de preguntas que podrá agregar.
Imagen 47. Agregar pregunta.
Imagen 48. Seleccionar tipo de pregunta.

Deberá seleccionar una de estas opciones y escribir la pregunta o solicitud que quiera hacer
a los proveedores, luego pulsar el botón Confirmar.
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Imagen 49. Anexos.
Una vez creadas todas las preguntas que requiera en el sobre de credenciales, podrá pasar
al sobre 2 (Económico).
Imagen 50. Sobre Económico.
Sobre 2: Económico
En este sobre el Portal Transaccional le muestra por defecto la pregunta “Lista de
artículos” plegada. Donde podrá colocar la lista de los artículos que desea comprar. Para

poder trabajar en ella pulse el botón del desplegable ( ) para ver toda la información.
Imagen 51. Lista de precios.

Tendrá una primera barra de opciones donde podrá:
Agregar sección: entendido como un enunciado separador de un conjunto de artículos
dentro de la lista de precio.
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Imagen 52. Lista de precios.
Agregar pregunta: el Portal Transaccional traerá la lista de preguntas que tiene como
opciones para realizar al proveedor.
Imagen 53. Agregar pregunta.

Borrar seleccionado: permite borrar preguntas así como artículos seleccionados.
Imagen 54. Borrar pregunta.
Guardar plantilla: permite crear una plantilla de preguntas que podrá utilizar en otras
ocasiones, puede ser creada solo para el usuario o para la entidad completa.
Guardar PDF: permite guardar como archivo pdf el documento completo.
A seguidas visualizará la segunda barra (lista de artículos) que tendrá las siguientes
opciones, las mismas le permitirán editar preguntas, agregar artículos, borrar artículos,
opciones (importar y exportar a Excel).
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Imagen 55. Barra lista de artículos.
Editar pregunta: permite cambiar el nombre de la pregunta.
Imagen 56. Editar pregunta.

Agregar artículo: permite agregar un artículo a la lista de precios.
Imagen 57. Agregar artículo.

Borrar artículo: permite eliminar uno o varios artículos de la lista, seleccionando el check
box del artículo que desea borrar, a continuación pulsar el botón borrar artículo.
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Imagen 58. Borrar artículo.
Opciones: permite importar o exportar la lista a Excel y agregar secciones.
Imagen 59. Opciones.

La información para cada artículo es la siguiente:
 Cód. Artículo: Si el artículo contiene una codificación. Es un campo opcional.

 Código UNSPSC: código clasificador de bienes y servicios a adquirir.
 Cuenta Presupuestaria: deberá elegir la cuenta a la que será cargado esta compra.
 Descripción: Nombre del artículo que se solicita.
 Cantidad: Número de unidades del artículo que se solicita.
 Unidad: Unidad de medida de los artículos

 Precio unitario estimado: es entendido como el objetivo marcado en cuanto al
precio al que se quiere comprar un artículo. El botón simbolizado a través de un lápiz
( ) permite editar la información del artículo, facilitando añadir información adicional
al mismo en el campo Mis Observaciones. En esta etapa este precio no será
visualizado por el proveedor.
 Precio total estimado: este campo vendrá calculado automáticamente.
En cada línea de artículo tendrá las opciones de Editar, duplicar artículo y borrar.
 El botón simbolizado a través de una hoja ( ) permite editar el artículo.

 El botón simbolizado a través de una hoja ( ) permite duplicar el artículo.
 El botón simbolizado a través de un aspa ( ) permite eliminar el artículo.
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A lo largo de este proceso tendrá la opción de Guardar el trabajo avanzado y continuar
luego o pasar al siguiente paso.
1.4 Paso Evaluación Contiene los siguientes bloques:
En este paso será posible definir una evaluación de criterios a las ofertas que se harán a este
proceso. El Portal Transaccional hace la pregunta:
1. MODELO DE EVALUACIÓN
Definir un modelo de evaluación para este procedimiento:
Deberá elegir entre las opciones Si o No (elegido por defecto, es editable).

Imagen 60. Modelo de evaluación.
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En caso de seleccionar “Si” le desplegará las siguientes opciones con las que podrá
configurar la evaluación:
Imagen 61. Modelo de evaluación.
 Tipo de evaluación: Evaluación de varios criterios de selección (por defecto, no

editable).
 Método de evaluación: Manual (por defecto, no editable).
 Publicar modelo de evaluación: deberá elegir entre las opciones Si o No (la opción
“No” esta seleccionada por defecto). Si elige la opción Si, significa que los criterios
de evaluación serán publicados al proveedor cuando se muestre interesado.

Imagen 62. Definir modelo de evaluación.
Para agregar los criterios que tendrá la evaluación en el área de configuración del modelo
de evaluación deberá pulsa el botón , el Portal Transaccional habilita los
campos para describir los criterios, podrá insertar los criterios de evaluación de manera
manual indicando el % de ponderación que dará a cada uno.
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Imagen 63. Criterios de evaluación.
Deberá pulsar el botón Agregar criterio y el Portal Transaccional le traerá una línea para
escribir los criterios con los que evaluará las ofertas a su vez tendrá el botón Borrar
seleccionado que le permitirá eliminar criterios ya creados y Comprobar suma que le
validará el porcentaje asignado a cada criterio este dentro del rango 100.
Imagen 64. Criterios de evaluación.

Imagen 65. Agregar Criterios de evaluación.
Tendrá disponible las opciones de Comprobar suma, Borrar seleccionado y Agregar

criterio en toda la creación de la evaluación.

1.5 Paso Documentos del procedimiento contiene los siguientes bloques:
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1. BLOQUE COMENTARIO
En este bloque podrá añadir observaciones al procedimiento visibles para todos los
proveedores.
Imagen 66. Comentarios del proceso.
2. BLOQUE DOCUMENTOS
En este bloque será posible adjuntar los documentos necesarios para que el proveedor
pueda presentar su oferta, pliego de condiciones, anexos, catálogos etc., podrá adjuntar
documentos por las siguientes opciones:

 Crear desde documento tipo: opción para adjuntar plantillas de documentos.
 Buscar en la biblioteca: son documentos que han sido cargados previamente en el
menú “documentos de la entidad” y podrá elegir alguno de ellos.
 Anexar documento: adjuntar documentos que se encuentran en el ordenador.
 Borrar seleccionado: podrá eliminar cualquier documento, seleccionando el
documento que desea borrar.
Imagen 67. Adjuntar el documento.

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1.6 Paso Documentos Habilitantes contiene los siguientes bloques:
1. BLOQUE LISTA DE DOCUMENTOS

En este bloque el Portal Transaccional mostrará una lista con todos los tipos de
documentos que se solicitan a los proveedores en los procedimientos. Al seleccionar uno
o varios de estos tipos de documentos podrá definir el momento de entrega de los
mismos, si en la Adjudicación o en la oferta. Para seleccionarlos podrá filtrarlos por familia.
Imagen 68. Documentos habilitantes.

2. BLOQUE OTROS DOCUMENTOS
Otros Documentos requeridos para la presentación de la oferta: deberá elegir entre
las opciones Si o No (la opción “No” esta seleccionada por defecto). - Si el usuario
selecciona “sí” le aparecerá la opción agregar otro tipo de documento (Estos documentos
serán públicos).
Imagen 69. Otros documentos requeridos.
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Una vez completados los primeros 6 pasos, deberá pulsar el botón y
quedará desbloqueado el paso 7 de Invitación a proveedores y en caso de no ser un
proceso con Fase de Observación estará disponible también el paso 8 de Configuración
del presupuesto.
1.7 Paso Invitación contiene los siguientes bloques:
1. BLOQUE INVITACIÓN MANUAL DE PROVEEDORES

Este paso quedara habilitado al pulsar el botón Finalizar consulta justo antes de publicar
en fase borrador, el Portal Transaccional procederá a realizar la búsqueda de los
proveedores que cumplan con las categorías o rubros a comprar en función del código
UNSPSC del artículo que se está comprando, el comprador procederá a invitar un mínimo
de 6 oferentes que pueden ser elegidos de la lista sugerida por el Portal Transaccional.
Imagen 70. Invitación.
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También podrá realizar una búsqueda manual de otros proveedores que requiera invitar,
El comprador podrá seleccionar los proveedores que desee.
Deberá pulsar el botón Buscar y el Portal Transaccional traerá la lista de todos los
proveedores registrados, a continuación pulsara Seleccionar en los que considere debe
invitar finalmente hacer clic en el botón azul que se encuentra en la parte
inferior derecha de la pantalla.
Imagen 71. Buscar y añadir proveedores.
Imagen 72. Buscar y añadir proveedores.
Los proveedores u oferentes seleccionados recibirán una notificación por correo

electrónico y dentro del Portal Transaccional que le indica que está invitado a participar en
la oportunidad.
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Estos proveedores podrán ser retirados de la lista de invitados en caso de que lo requiera,
seleccionando el check box que se encuentra al lado del nombre de la entidad proveedora
y pulsando .
Una vez publicado el proceso en Fase Borrador, deberá esperar que pase el tiempo
colocado en el cronograma para que los proveedores realicen las observaciones y
aclaraciones de lugar, pasado el mismo el comprador tendrá que responder dichas
observaciones si las hubiese, para continuar con la siguiente Fase (Credenciales o
Precalificación).
A lo largo de la creación del procedimiento, tendrá a su disposición las siguientes

opciones:
 Guardar: el procedimiento se queda en estado borrador podrá seguir trabajando en

él posteriormente.
 Editar: en esta etapa podrá realizar cambios al proceso.
 Cancelar: podrá cancelar la creación del procedimiento, pero no eliminar la
información.
 Finalizar: el Portal Transaccional asume los datos y coloca visible la opción “Publicar
si faltará por completar algún dato el Portal Transaccional emitirá una alerta indicando
el campo que deberá rellenar o corregir.
 Si hay flujo de aprobación asociado: si hay un flujo de aprobación asociado a la
publicación en alguno de los pasos anteriores, tendrá que confirmar dicho flujo y cada
responsable de la aprobación recibirá una notificación para realizar la tarea.
- si el aprobador rechaza la acción, el usuario comprador recibirá una alerta en
el Portal Transaccional y podrá realizar las modificaciones y/o correcciones
pertinentes;
- si el usuario aprueba la acción, el usuario podrá publicar el procedimiento.
 Si no hay flujo de aprobación asociado: podrá pulsar la opción “Publicar”
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8. ÁREA DE TRABAJO DEL EXPEDIENTE
Esta área de trabajo del expediente es donde se encuentra toda la información
relacionada con el proceso en cuestión.

Imagen 74. Área de trabajo del expediente.
A) Expediente: encontrará la referencia del expediente tanto de la entidad como del

Portal Transaccional.
B) Proceso: en este apartado encontrara el tipo de proceso, referencia, estado

actual, total estimado y nombre de la unidad de requisición a la que pertenece el
proceso.
C) Fechas: Zona horaria y fechas principales del proceso.
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D) Línea de tiempo: es una representación gráfica de las diferentes actividades del
proceso, por ejemplo fecha de publicación del pliego de condiciones, plazo para
presentar observaciones.
E) Estatus: estatus actual de proceso
F) Fases: el Portal Transaccional le muestra la fase en la que se encuentra el proceso.
G) Proveedores: muestra un gráfico con los proveedores interesados, invitados y

competidores.
I) Evaluación económica: área donde quedaran registradas las evaluaciones

realizadas a las ofertas.
J) Informes proceso de selección: área donde se verán los informes de selección o

adjudicaciones.
K) Evaluación: área donde se verán las evaluaciones de criterios realizadas a las

ofertas del proceso.
L) Contratos: área donde se verán los contratos realizados.
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9. SUSPENCIÓN DEL PROCESO
La opción suspensión del proceso tiene como objetivo suspender o reactivar los procesos de
compras. La suspensión se podrá realizar en cualquier momento después de la publicación del
proceso hasta la ejecución del contrato.
Se podrá realizar suspensión del proceso de compras en las siguientes situaciones:
1. Suspender un proceso por un

usuario de la institución dueña
del proceso.
2. Suspender un proceso por el

órgano rector (DGCP).
3. Reactivar el proceso por un

usuario de la institución dueña
del proceso o el órgano rector
(DGCP).
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 Suspender un proceso por un usuario de la institución dueña del proceso: el usuario de la
institución podrá suspender temporalmente un proceso de compras justificando porque se tomó
esta decisión y adjuntando un documento justificativo. Los proveedores interesados en el proceso
recibirán notificación de suspensión.
La suspensión realizada por la institución tiene los siguientes pasos:
Publicar la suspensión
Seleccionar la opción en el detalle público
Visualizar el detalle de “Suspender” y rellenar del proceso y envió de
un proceso publicado los campos y mensaje a los
confirmar / publicar interesados
interesados
Proceso se queda
parado hasta el
usuario lo reactive
Los pasos para suspender un proceso de compras por la Institución son:
1. En el area de trabajo dentro de la opción procesos el usuario seleccionará la opción procesos

de la unidad de coompras.
Imagen 75. Menú procesos y opción Procesos de la Unidad de Compras
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2. El usuario seleccionará el proceso ya publicado y seleccionará la opción “Detalle”
Imagen 76. Procesos de la Unidad de Compras
3. Luego de hacer clic en la opción “detalle” el sistema le mostrará la pantalla del proceso.

Imagen 77. Proceso de compras que será suspendido
4. En la pantalla del proceso de compras seleccionará la opción “ver Proceso”
Imagen 78. Opción ver proceso
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5. En la pantalla de “ver proceso” deberá hacer clic en el botón “Suspender”
Imagen 79. Opción Suspender
6. Una vez hecho clic en la opción “suspender” le aparecerá una pantalla con los siguientes
campos:
 Documento de Justificación: en este campo se deberá añadir un documento que

justifique la suspensión.
 Razón para la suspensión: en este apartado el usuario podrá introducir un texto con
la explicación de la suspensión.

Imagen 80. Justificación de la suspensión
7. Una vez completado los campos de documento de justificación y razón para la suspensión el
usuario deberá pulsar el botón de “Confirmar” o “Cancelar”
Imagen 81. Botones Confirmar o Cancelar
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8. Una vez suspendido el proceso de compras el proveedor recibirá una notificación indicándole
que ha sido suspendido.
Imagen 82. Mensaje de suspensión que envía el sistema a la plataforma
9. Pulsando el botón la plataforma publicará la suspensión para la vista pública del

proceso y enviará una notificación a los interesados en el proceso. En la pantalla de la Unidad
de compras el reloj se queda parado y se habilitará el botón “Finalizar la suspensión” para
reactivar proceso y quede disponible.
Imagen 83. Finalizar la suspensión
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Imagen 84. Reactivación de suspensión
10. Pulsando el botón el sistema desestima la suspensión y el proceso se queda

habilitado.
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10. FASE PRE-CALIFICACIÓN
Una vez pasado el tiempo colocado en el primer cronograma quedará cerrada la fase de
borrador (observaciones), deberá pulsar la opción proceso que se encuentra en la parte
superior izquierda de la siguiente pantalla y esta lo llevará a la carpeta del expediente.
Imagen 85. Cierre fase de observación.
El Portal Transaccional habilitará la opción Finalizar etapa planeación.
Imagen 86. Finalizar etapa planeación.
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Pulsada esta opción el Portal Transaccional le trasladará nuevamente a los pasos de
configuración del proceso para completar o editar los datos y continuar con la siguiente
fase, estos pasos son los mismos que completó en la etapa de borrador, en este caso
tendrá que asignar en el paso Configuración del proceso –Bloque Cronograma, las
nuevas fechas para la fase de presentación de propuesta de credenciales y propuesta
económica.
Imagen 87. Cronograma.
Luego de realizadas estas modificaciones deberá pulsar el botón y

quedará desbloqueado el paso Configuración del presupuesto (Paso 8) que deberá

completar.
1.8 Paso Configuración del presupuesto contiene los siguientes bloques:
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1. BLOQUE CONFIGURACIÓN DEL PRESUPUESTO
Imagen 88. Bloque Configuración del presupuesto.
Destino del gasto: deberá elegir entre dos opciones: (1) Inversión y (2) Funcionamiento.
Este campo es obligatorio.
Origen de los recursos: deberá elegir entre las siguiente: (1) Fuente general, (2) Fuentes
con destino específico, (3) Fuentes de recursos propios, (4) Transferencias, (5) Crédito
interno, (6) Fuentes de terceros, (7) Comprobantes en proceso de pagos (pasivos
financieros), (8) Fuentes contables, (9) Crédito externo y (10) Donación externa. Este
campo es obligatorio.

Imagen 89. Origen de los recursos.
Integración manual: el Portal Transaccional define si es una integración manual, si está

cotejado, o automática, si no está cotejado. Campo no editable.
Código Autorización de Disponibilidad Presupuestal: en caso de ser integración

manual este campo es obligatorio y editable.
Documento justificativo: se debe adjuntar un documento para probar que tiene

presupuesto para los artículos que se va a comprar. Este campo sólo es visible y
obligatorio cuando la integración es manual en caso contrario no queda visible.
Total estimado: el valor que se muestra en este campo es el mismo valor de la sumatoria
de los artículos agregados en el Sobre 2 de Propuesta económica.
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Cuenta presupuestaria: el Portal Transaccional presenta la información que ha sido
cargada en la lista de precios. La misma posee las siguientes columnas:
 Cuenta presupuestaria: muestra el número de la cuenta la que posee el

presupuesto.
 Valor: muestra el valor a ser consumido de la cuenta.
 Configurar: es en donde se deberá colocar los datos de la cuenta presupuestaria.
Imagen 90. Cuenta presupuestaria.

Preventivo:
Se ejecutará a través del paso 8 de configuración del procedimiento cuando se esté
creando un proceso, el sistema hará una integración con el SIGEF una vez se hayan
completado los pasos.
Imagen 91. Preventivo

El usuario deberá pulsar el botón Configurar para editar las cuentas, el sistema le
mostrará la siguiente pantalla en donde deberá editar las cuentas y las partidas
correspondientes y pulsar el botón guardar.
Imagen 92. Configurar cuenta presupuestaria
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Imagen 93. Preventivo
Una vez completados los datos requeridos, pulsar el botón , los proveedores u
oferentes seleccionados recibirán una notificación por correo electrónico y dentro del
Portal Transaccional que le indica que está invitado a participar en la oportunidad.
A continuación pulsar el botón publicar y el proceso quedará publicado.
Imagen 94. Publicación.
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Una vez completados estos datos pulsar el botón , el proceso quedará publicado
en modo diferido hasta que se cumpla la fecha que coloco en el cronograma, en esta fase
los proveedores podrán presentar únicamente sus credenciales (Sobre 1 – Credenciales).1
Imagen 95. Pre-calificación.
Para regresar al área de trabajo del expediente deberá pulsar la opción proceso que se
encuentra en la parte superior izquierda de la siguiente pantalla:
Imagen 96. Estatus de Pre-calificación.
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11. PUBLICACIÓN DIFERIDA
Al pulsar el botón Publicar una vez cumplimentados los pasos de la creación del
procedimiento, el Portal Transaccional le mostrará la siguiente pantalla informativa,
especificando el día y la hora en la que se publicará el procedimiento ya programado en el
cronograma, a esto le llamamos “Publicación Diferida”, deberá hacer clic en confirmar.
Imagen 97. Publicación diferida.
Una vez publicado el procedimiento:
 El mismo será de acceso público y cualquier proveedor puede consultar la

información.
 Los proveedores que tengan interés informativo en una misma categoría del
procedimiento van a recibir un correo con la información de que un procedimiento en
esa categoría fue publicado.

 Cancelar procedimiento: el Portal Transaccional obliga a que el usuario justifique la
cancelación, con comentario y adjuntando un documento justificativo (en el flujo de
aprobación). Esta acción se registrará asociándole un flujo de aprobación. Una vez
cancelado, el procedimiento quedará en estado cancelado.
Una vez realizada la publicación del procedimiento en el Portal Transaccional, éste estará
disponible para todos los proveedores que accedan a través de las opciones:
- “Consultas Activas” (Sin login).

- “Búsqueda de procedimientos de acceso público” (Con login).
- El Pliego de Condiciones Específicas podrá ser retirado por todo interesado a través del
Portal Transaccional.
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12. DECLARACIÓN DE DESIERTO DE UN PROCESO
Un proceso podrá ser declarado desierto en caso de no recibir ofertas en el tiempo
definido, esta acción podrá ser realizada siempre y cuando haya pasado el tiempo de
presentación de oferta y no se presentará ningún interesado.
Imagen 98. Declaración de Desierto.
Si quiere relanzar el procedimiento, el Portal Transaccional le da opción de realizarlo,

haciendo la pregunta ¿Relanzar el proceso? En el caso de elegir Si, el Portal

Transaccional creará una copia del proceso y podrá realizar las modificaciones de lugar.
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Imagen 99. Confirmación proceso Desierto.
Imagen 100. Comentarios internos y externos.
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13. MENSAJES /ACLARACIONES
La entidad contratante podrá publicar aclaraciones al procedimiento, los proveedores
interesados pueden ponerse en contacto con la entidad para consultar dudas respecto al
pliego de condiciones o cualquier aspecto del procedimiento en cuestión.
1. Crear una aclaración/Mensajes

 En el widget Mensajes, dentro del área de trabajo del expediente pulse el botón
“Crear”.
Imagen 101. Mensajes.
 Deberá elegir a que público ira dirigido el mensaje
Imagen 102. Selección de destinatarios. DGCP-MA- Manual Gestión de Procesos F1B2-E4GC v04.01
Posteriormente, se tendrá que añadir un asunto. Se podrá adjuntar un documento y/o

utilizar una plantilla para el texto previamente creada.
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Imagen 103. Crear Mensajes.
Una vez redactado el mensaje deberá pulsar el botón .
Contestar a una aclaración:

En el widget Mensajes, pulse el botón “Contestar”.
1. Seleccione la aclaración que desea contestar y que estará disponible para todos
los proveedores interesados.
2. Pulse el botón Contestar.
3. Posteriormente, se tendrá que añadir un asunto. Se podrá adjuntar un documento
y/o utilizar una plantilla para el texto previamente creada.
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14. MODIFICACIONES / ADENDAS
Una vez publicado el procedimiento, el Portal Transaccional permite hacer modificaciones
o adendas en el mismo.
Cuando se requiera realizar una modificación a los pliegos de condiciones específicas
(adendas o enmiendas), éstas se podrán hacer desde el widget .
El Portal Transaccional permite definir dentro del Equipo del procedimiento, qué usuarios
podrán realizar Adendas , según los roles establecidos en la consola de Administración y
en las fechas contempladas en el cronograma del procedimiento, salvo los casos que
procedan de una suspensión. Siempre habrá que justificar la modificación, que será visible
para los proveedores interesados en el procedimiento.
Imagen 104. Modificaciones / Adendas.
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Las modificaciones o adendas que podrán realizarse son las siguientes:
 Modificación en las fechas del cronograma

 Cambiar configuración
 Cambiar el formulario de respuesta
 Cambiar la evaluación
 Cambiar pliegos y documentación
Deberá hacer clic en el bloque del proceso que quiere modificar, el Portal Transaccional
lo llevará a ese bloque y podrá hacer la modificación, a seguidas pulsar el botón
Confirmar.
Imagen 105. Modificaciones.
Imagen 106. Modificaciones.
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A continuación deberá justificar la modificación en el campo llamado Modificación de la
oferta y pulsa el botón .
Imagen 107. Justificación de modificación.
Posteriormente, para que ésta se haga pública, habrá que pulsar el botón
Los proveedores interesados serán notificados a través de una alerta automática del
Portal Transaccional de la realización de las adendas o modificaciones.
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15. REGISTRO DE OFERTA EXTERNAS
El Portal Transaccional permite por parte de la entidad contratante el registro de ofertas
presentadas en papel. De esta manera, se podrán evaluar todas las ofertas recibidas a
través de las funcionalidades automáticas del Portal Transaccional.
Cuando se realiza la presentación de la oferta en el bloque lista de ofertas deberá hacer
clic en el botón en este botón se desplegarán varias opciones donde se

encuentra la Crear oferta externa.
Nota: Las ofertas externas solo se registraran cuando termine el tiempo.
Imagen 108. Registro de oferta externa.
La creación de una oferta externa consta de los siguientes pasos:

Paso 1. Información General
Una vez pulsada la opción Crear oferta externa, el Portal Transaccional traerá el paso

información general donde tendrá que colocar el titulo interno de la oferta, así como
seleccionar la identidad del proveedor, a continuación hacer clic en Crear oferta externa.
Imagen 109. Opción crear Ofertas Externas.
Paso 2. Cuestionario
En este paso, el usuario comprador, encontrará dos Sobres (1 y 2 en el caso de que el
procedimiento tenga Sobres) o un único apartado.
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 En el caso de que el procedimiento tenga Sobres:
 Sobre 1: El usuario tramitador, deberá pulsar el botón “Editar”. En este apartado,
podrá consultar si existe alguna pregunta asociada al Sobre, que deberá contestar,
conforme a la oferta presentada por el proveedor, incluyendo todos los
documentos adjuntos del procedimiento.
 Sobre 2: En este sobre se digitará la oferta económica, el Portal Transaccional no

permitirá colocar precio en la Fase de Credenciales solo en la Fase Económica se
podrán digitar los precios ofertados por el proveedor.
Imagen 110. Sobre 1 y 2.
 En el caso de que el procedimiento no tenga Sobres:

•Deberá responder las preguntas definidas previamente en el proceso y
adjuntar los documentos solicitados conforme a la oferta presentada por el
proveedor.
Deberá pulsar el botón . Una vez cerrado el Portal Transaccional genera

documentos correspondientes a las respuestas ofrecidas en este paso, como copia de las
mismas.
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Paso 3. Documentos
En el bloque Documentos Requeridos:

El Portal Transaccional permite adjuntar documentos que haya solicitado la entidad
contratante así como otros anexos.
Imagen 111. Adjuntar Documentos.
Adjuntados los documentos, pulsar el botón .
El Portal Transaccional permite que esta oferta sea editada, para su modificación
pulsando la opción .
Sección Anexos solicitados:

 Si la entidad pública ha creado en el formulario de respuesta preguntas de anexos:
 En cada pregunta, el usuario deberá adjuntar la documentación solicitada.
 Sección documentos adicionales

El usuario puede adjuntar todos los documentos que desee. En este apartado usuario con
permisos para registrar la oferta externa, deberá cargar la oferta integra, digitalizada.
En todos los documentos, una vez adjuntados, encontrará las siguientes funcionalidades:
 Puede decidir si el documento es confidencial o no.
 Cambio: reemplazar un documento ya adjuntado por otro.
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En el menú “Más Opciones”, correspondiente a cada Sobre, encontrará las siguientes
funcionalidades:
 Añadir documentos.
 Encriptar documento.
 Borrar seleccionados.
A lo largo de la creación de una oferta, el usuario encontrará disponible las siguientes
opciones:
 Guardar: la propuesta se queda en estado borrador y el usuario podrá
seguir trabajando en ella posteriormente.
 Cerrar formulario: el Portal Transaccional genera documentos
correspondientes a las respuestas ofrecidas en este paso, como copia de
las mismas.
Una vez registrados los precios y cargados todos los documentos de la oferta recibida en
papel, el usuario de la entidad contratante deberá realizar la siguiente secuencia de
acciones:
 Finalizar oferta: Una vez terminada la preparación de la oferta.
 Enviar oferta: En este caso no será necesaria la encriptación, porque será un registro
de oferta externa, posterior a la fecha de apertura de ofertas presentadas en el Portal
Transaccional.
 Pulse el botón Presentar, el Portal Transaccional le mostrará una ventana en la que
deberá aceptar los términos y condiciones para el envío.
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Imagen 112. Presentación de ofertas.
Una vez presentada una oferta a través del Portal Transaccional se generará un recibo
electrónico que registrará la fecha y hora de registro de la oferta física en el Portal
Transaccional; y el contenido de la oferta. Dentro del área de trabajo del procedimiento el
comprador podrá descargar dicho recibo, desde la opción constancias del proceso.
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16. FASE APERTURA DE OFERTAS- CREDENCIALES
Las ofertas de los proveedores son recibidas en el Portal Transaccional con la información
encriptada sin posibilidad de conocer su contenido hasta que pase el tiempo definido en la
configuración del proceso. En la fecha de la apertura, deberá hacer clic en la opción
Apertura de ofertas del área de trabajo del expediente.
Imagen 113. Apertura de sobre.

Una vez haga clic en el botón Apertura de ofertas el Portal Transaccional muestra el sobre
1 (credenciales) encriptado con la ofertas, deberá hacer clic en el botón .
Imagen 114. Apertura de sobre.
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A seguidas el Portal Transaccional muestra una pantalla con las ofertas recibidas, si
existiera alguna oferta presentada fuera del plazo de presentación de ofertas deberá
decidir si será admitida o excluida antes de continuar con el proceso.
Imagen 115. Aceptar o excluir.
Para continuar el proceso pulsar el botón .

Imagen 116. Abrir sobres.
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Los sobres serán desencriptados.
Imagen 117. Desencriptar sobres.

Una vez desencriptadas las ofertas, los peritos designados podrán acceder a la
información de las mismas, así como al contenido de la fase de credenciales y muestras a
través del Portal Transaccional, posteriormente pulsando en la referencia de cada oferta
podrá validar la información y descargar documentos.

Imagen 118. Evaluar ofertas.
Debajo de las ofertas los evaluadores tendrán otro bloque para adjuntar informes
periciales o cualquier documentación que se entienda necesaria.
Imagen 119. Documentos internos.
Podrán hacer la evaluación desde los siguientes puntos:
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- En la fase de apertura, pulsando el botón
- En el área de trabajo del proceso, en el apartado Evaluación de criterios.
Revisadas las ofertas deberá Habilitar o Excluir las mismas utilizando los botones Admitir
o excluir que se encuentran en cada una de las ofertas.
Podrá realizar la evaluación de las ofertas si así lo ha definido en la configuración del

proceso, deberá hacer clic en el botón que se encuentra en la parte inferior
derecha de la pantalla de apertura de sobres.
Imagen 120. Evaluación.
A seguidas el Portal Transaccional presentará una pantalla donde deberá colocar la

referencia y el nombre de la evaluación a realizar, luego hacer clic en el botón .

El Portal Transaccional crea la hoja de evaluación y habilita el bloque Análisis de la
evaluación, deberá hacer clic en el botón Crear análisis.
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Imagen 121. Análisis de la evaluación.
Una vez seleccionada esta opción, el Portal Transaccional creará la hoja de análisis en la
que deberá completar la referencia del análisis y elegir el tipo de análisis.

Seleccionada la opción Criterios de evaluación, se habilitará el bloque ofertas a comparar,

donde le mostrará los datos de los ofertantes participantes en el proceso, deberá
seleccionar haciendo clic en el check box y pulsar el botón crear.
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Imagen 123. Ofertas a comparar.
El Portal Transaccional habilitará el paso Análisis de la evaluación en

este Paso podrá introducir las puntuaciones de manera manual al Sobre Técnico de todas
las ofertas recibidas.
Imagen 124. Puntuaciones.
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Haciendo clic en la imagen le abrirá una ventana en la que podrá asignar las
puntuaciones a cada criterio definido por cada oferta y pulsar el botón Guardar y cerrar.

El Portal Transaccional realiza el cálculo en porcentaje para cada oferta y presenta un
informe con los resultados tanto gráfico como de lectura.
Si desea modificar la puntuación otorgada deberá pulsar el botón .
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A seguidas hacer clic en Guardar y luego Finalizar evaluación
En el widget evaluación el Portal Transaccional muestra la clasificación final sugiriendo el

estado de cada oferta, dicha sugerencia podrá ser modificada y podrá admitir o excluir
ofertas técnicas.

Imagen 128. Selección.
Nuevamente deberá pulsar el botón , el Portal Transaccional habilitará

el botón , deberá hacer clic en el mismo y pasara a realizar la selección de
las ofertas precalificadas, desde aquí podrá realizar comentarios al informe de selección,
así como agregar documentos.
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Imagen 129. Calificación.
Una vez agregados los comentarios y documentos deberá pulsar el botón , el

Portal Transaccional habilitará el paso Informe final.
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Imagen 130. Informe final.
Deberá agregar el documento de informe final y pulsar el botón confirmar.

A continuación el Portal Transaccional habilita el botón Publicar
Imagen 132. Publicar Informe.

Publicado el informe deberá volver al área de trabajo del expediente, haciendo clic en la
opción proceso que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla.
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Imagen 133. Informe final publicado.
En el área de trabajo del expediente quedara habilitada la opción para crear la siguiente
Fase:

Imagen 134. Crear Fase siguiente.
Pulsado el botón Crear fase siguiente, el Portal Transaccional le llevará a la pantalla de

pasos que ha completado previamente en las fases anteriores, en esta fase ningún paso
es editable.
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A continuación pulsar el botón y luego .
El proceso quedará publicado para recibir las ofertas económicas de los proveedores
precalificados en la fase anterior.
Imagen 135. Publicar.
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17. SUBSANACIÓN DE DOCUMENTACIÓN
La unidad de compras podrá solicitar al proveedor mediante un mensaje cualquier documento que
sea subsanable, el mismo podrá adjuntarlo a la documentación de su propuesta original.
Después de la apertura de los sobres la unidad de compras o el comité de compras verificarán que
existe la documentación en falta en una o más ofertas entregadas. El comprador creará un mensaje
solicitando los documentos subsanables faltantes. Este mensaje el proveedor responderá
adjuntando los documentos solicitados.
Imagen 136. Mensaje del Usuario comprador al proveedor

Luego de enviar el mensaje el proveedor recibirá una notificación de mensaje con la solicitud donde
el mismo deberá adjuntar lo solicitado. Una vez que el proveedor responda el mensaje el sistema le
enviara una notificación del proveedor.
Imagen 137. Mensaje enviado por el proveedor
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Para agregar el documento a la oferta se deberá seleccionar el documento que desea agregar a la
oferta y luego hacer clic en el botón “Agregar documento a la oferta” como muestra la imagen 132.
Imagen 138. Pantalla agregar Documento a la oferta
Imagen 139. Documento adicionados a la oferta
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Para confirmar si el documento ha sido agregado a la oferta correctamente, se deberá ir a la oferta
de credenciales.
Imagen 140. Documento adicionados a la oferta
En el detalle de la oferta en el apartado de “Anexos” estará el documento subsanado.
Imagen 141. Verificación de documento subsanable agregado
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18. FASE APERTURA DE OFERTAS (SOBRE 2: ECONÓMICO)
Las ofertas económicas de los proveedores son recibidas en el Portal Transaccional con la
información encriptada sin posibilidad de conocer su contenido hasta que pase el tiempo
definido para la apertura.
En la fecha de la apertura, en la opción Fases de Apertura del expediente tendrá la

opción para iniciar el proceso de apertura del sobre económico, botón “Abrir”. Sólo se
tendrá acceso al contenido del Sobre Económico.
Imagen 142. Apertura de ofertas sobre económico.

1. APERTURA Y EVALUACIÓN DE SOBRE ECONÓMICO
Deberá seleccionar el Sobre 2 - Propuesta económica:
Imagen 143. Iniciar sobre 2.
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Deberá hacer clic en el botón Iniciar a seguidas en Abrir sobres para desencriptar las
ofertas.
Imagen 144. Apertura de sobres.

Una vez desencriptadas las ofertas podrá validar las mismas y descargar documentos
para la evaluación pulsar en el botón Confirmar, desde esta paso podrá evaluar los
precios presentados, pulsando en el botón .

Imagen 145. Evaluar precios.
Tendrá la opción de realizar un estudio de precios que le permitirá evaluar la oferta

económicamente más ventajosa mejor oferta, podrá acceder al mismo por diferentes vías:
 En la fase de apertura, pulsando el botón estudio de precios. (Evaluación económica)

 En el área de trabajo del procedimiento, en el apartado Evaluación económica.
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Imagen 146. Crear Evaluación Económica
Seleccionados las ofertas a evaluar pulsar el botón Crear, el Portal Transaccional genera
el análisis de precios destacando la oferta de menor valor, visualizado el reporte pulsar el
botón finalizar análisis.
Imagen 147. Análisis de precio.

El Portal Transaccional indicará automáticamente el precio más bajo recibido, y se podrá
generar un archivo en formato Excel, que podrá ser adjuntado a los Documentos
correspondiente a la fase de apertura.
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El Portal Transaccional habilita el botón .
Imagen 148. Análisis de precio.
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19. FASE DE ADJUDICACIÓN (SELECCIÓN)
La adjudicación se podrá realizar desde diferentes opciones:
 A partir de la evaluacion economica de precios, es decir , tras el estudio de precios,

la entidad tiene la posibilidad de adjudicar con base en ese análisis.
 En el área de trabajo del procedimiento, en el widget seleccion.
Siempre que se crea una adjudicación, el Portal Transaccional le asigna una numeración
única (ID de la adjudicación).
Cuando se va a adjudicar una oferta a un proveedor, deberán ser hechas las validaciones
internas del sistema (ejemplo: si tiene un documento definitivo, si tiene número RPE, si no
está inhabilitado, si no está desactualizado ni inactivo) y después deberá ser hecha una
llamada al servicio de validación para validar contra DGII.
Creación de una adjudicación
La creación de una adjudicación consta de varios pasos:
1. Paso Información General
Bloque Título
• Estado: campo rellenado automáticamente por el Portal Transaccional. No editable.

• Tipo de adjudicación: campo rellenado automáticamente por el Portal Transaccional.
No editable.

• Creado desde análisis comparativo: campo rellenado automáticamente por el Portal
Transaccional. No editable.
Bloque Resumen
• Número de expediente: campo rellenado automáticamente por el Portal

• Título: campo rellenado automáticamente por el Portal Transaccional. No editable.
• Descripción: campo rellenado automáticamente por el Portal Transaccional. No
editable.
• Fase: campo rellenado automáticamente por el Portal Transaccional. No editable.
• Otras Referencias/Id: campo rellenado automáticamente por el Portal Transaccional.
No editable.
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Bloque Datos Generales
• Número de expediente: campo rellenado automáticamente por el Portal

• Título: campo rellenado automáticamente por el Portal Transaccional. No editable.
• Unidad de requisición: campo rellenado automáticamente por el Portal
• Tipo de procedimiento: campo rellenado automáticamente por el Portal
Bloque Información del Contrato
• Local de ejecución/entrega: campo rellenado automáticamente por el Portal

• Duración: campo rellenado automáticamente por el Portal Transaccional. No
editable.
Bloque Comentarios a la adjudicación
• Comentario: casilla de campo libre donde se podrán añadir comentarios a la

adjudicación.
Bloque Anexos a la adjudicación
El usuario podrá adjuntar documentación a la adjudicación pulsando el botón “Añadir
Documento.”
Bloque Configuración del presupuesto
• Valor estimado: campo rellenado automáticamente por el Portal Transaccional. No

editable;
• Destinación del gasto: el usuario deberá seleccionar entre las opciones:
 Funcionamiento o inversión
 Origen de los recursos: el usuario deberá seleccionar la lupa y escoger del árbol
de origen de los recursos. ver tabla de origen de los recursos en archivo 1;
 Código autorización de disponibilidad presupuestal: campo rellenado
automáticamente por el Portal Transaccional. No editable.
Bloque Información de la Unidad de compra
• Entidad contratante: ya rellenado con la información definida en la creación del

expediente.
• Dirección: ya rellenado con la información definida en la creación del expediente.
• E-mail: ya rellenado con la información definida en la creación del expediente.
• Teléfono: ya rellenado con la información definida en la creación del expediente.
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584

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Teléfono: 809-682-7407, opción 2. 137
Bloque Aprobadores de la apertura
• Información sobre los usuarios que realizaron la apertura de ofertas, así como la
fecha y hora en la que se realizó dicha acción.
Bloque Clasificación
Lista de proveedores que enviaron sus ofertas. Aparecerá la siguiente información:
• Posición: Se deberá indicar la posición en la que ha quedado el proveedor (1º, 2º, 3º,
etc.)
• Orden de llegada: campo rellenado automáticamente por el Portal Transaccional. No
editable.
• Referencia de la oferta: campo rellenado automáticamente por el Portal
• Nombre del proveedor: campo rellenado automáticamente por el Portal
• Tipo de entidad: campo rellenado automáticamente por el Portal Transaccional. No
editable.
• Valor (precio ofertado): campo rellenado automáticamente por el Portal
• Intención de: el usuario deberá seleccionar entre las opciones Seleccionar, admitir o
excluir.
• Puntuación: El usuario deberá indicar la puntuación obtenida por cada uno de los
proveedores.
• Justificación: Pulsando en la opción “Añadir comentario”, el usuario podrá añadir un
comentario para una oferta en concreto.
• Opción para ver el detalle de la oferta.
Bloque Selección de adjudicatarios

• Adjudicado a: el usuario deberá seleccionar el proveedor seleccionado
(adjudicatario).
• Una vez seleccionado el proveedor, el Portal Transaccional presenta en este campo
la lista de artículos con las respectivas cantidades y valores.
• Si es necesario adjudicar precios diferentes a los iniciales, éstos se podrán modificar
en la propia creación de la adjudicación.
• Si es necesario adjudicar cantidades diferentes a las iniciales, éstas se podrán
modificar en la propia creación de la adjudicación.
• El usuario deberá seleccionar los artículos a adjudicar y pulsar en la opción “Añadir
seleccionados”.
Bloque Artículos a adjudicar
Tras la selección de los artículos a adjudicar, el Portal Transaccional presenta la lista final
y el usuario tendrá que pulsar en la opción “Confirmar” para seguir con la adjudicación.
Bloque Lista de Adjudicatarios

Una vez confirmados los artículos a adjudicar el Portal Transaccional presenta la lista final
de los adjudicatarios, con la siguiente información:
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584

Asistencia Técnica
-

Teléfono: 809-682-7407, opción 2. 137
• Nombre del proveedor
• Descripción de los lotes (si existen)
• Nº de artículos adjudicados
• Precio total de adjudicación
• Precio base total
• Contrato (el Portal Transaccional genera automáticamente el contrato y al pulsar
sobre su referencia le re-direccionará a la pantalla de creación del contrato).
• Opción para evaluar el proveedor
• Opción para ver la lista de los artículos
• Borrar.
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584

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Teléfono: 809-682-7407, opción 2. 137
Imagen 149. Selección / Adjudicación.
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584

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Teléfono: 809-682-7407, opción 2. 137
Imagen 150. Selección / Adjudicación.
Una vez completados los pasos anteriores, el usuario deberá pulsar el botón “Confirmar”,
para continuar.

Imagen 151. Botón Confirmar proveedor.
El sistema validará los siguientes datos, si el proveedor esta o no al dia con el pago de
impuesto con DGII y TSS.
Si el resultado de la verificación es CERTIFICADO=FALSE, un mensaje con la respuesta

debe ser mostrado en la pantalla y no deberá ser posible adjudicar el proveedor.
En algunos casos los proveedores pueden tener un acuerdo de pago y así pueden
seleccionar la opción “¿tiene acuerdo de pago?” y mismo que el servicio devuelva
CERTFICADO=FALSE debe ser posible continuar con el registro (en este caso deberá
adjuntar un fichero comprobante del acuerdo de pago).
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584

Asistencia Técnica
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Teléfono: 809-682-7407, opción 2. 137
Imagen 152. Botón Confirmar proveedor.
Nota: en el caso del servicio de validación no estar disponible o con error técnico debe ser
posible adjudicar adjuntando un documento justificativo de certificación de estatus
tributario que en este caso deberá solicitarle al proveedor como parte de la documentación
de la oferta. Si son varios documentos, deberán agregarse en un zip. En el caso del
servicio estar inactivo (configurado en la consola de Administración) debe ser posible
continuar la adjudicación sin validación.
Grupos de Certificación Disponibles que hará el sistema:
Grupo Nombre Proceso

creación de proveedor, cambio de tipo de documento, adjudicación,
00003 DGII recepción de ofertas

si se indica información de cuenta bancaria. En esta validación,
aunque el resultado que se devuelva sea Falso, puede ser porque el
cliente no esté registrado en la TSS, por tanto se debe validar el
00004 TSS mensaje devuelto.
caso en que haya que validar las dos cosas
00005 DGII_TSS
Una vez que se complete la verificación del pago de impuesto del proveedor adjudicado,
debera pulsar el boton guardar, de esta manera, el Portal Transaccional habilitará el paso
2 “Informe final”.
Si el usuario no ha completado todos los pasos de la creación de una adjudicación, el

Portal Transaccional emitirá una alerta y no permitirá finalizar la adjudicación.
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584

Asistencia Técnica
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Teléfono: 809-682-7407, opción 2. 137
2. Informe Final
Si decide notificar a todos los proveedores que han enviado una oferta, la adjudicación (no
sólo al adjudicatario) en este paso se podrá adjuntar un documento de la notificación de la
adjudicación.
Existen varias opciones para generar un documento de la notificación de adjudicación:
- El Portal Transaccional propone una plantilla que contiene referencia del

procedimiento y el nombre del proveedor, además de otros datos.
- Se puede cargar en el Portal Transaccional una plantilla definida por la Entidad
Contratante con su imagen corporativa así como los campos del document.
- Cargar un documento alojado en el ordenador del usuario: se pulsará en la
opción” Añadir una nueva” y se cargará el mismo.
Se tendrá que pulsar el botón “Confirmar”
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584

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Teléfono: 809-682-7407, opción 2. 137
A continuación, tendra que pulsar el botón “Publicar”.
Con este paso quedará creada la referencia del contrato y podrá acceder a El a traves de
el área de trabajo del expediente.

Imagen 155. Contrato / Orden de compra.
A lo largo de la creación de una adjudicación, el usuario tendrá a su disposición las
 Guardar: la adjudicación se queda en estado borrador y el usuario podrá seguir

trabajando en él posteriormente;
 Cancelar adjudicación: si el usuario se hubiese equivocado en la adjudicación se
puede cancelar dicha adjudicación y crear una nueva. la cancelación de una
adjudicación ya notificada genera una alerta automática de el Portal Transaccional
dirigida todos los proveedores que han enviado una oferta;
 Finalizar adjudicación: el Portal Transaccional asume los datos cumplimentados en
la adjudicación y hace visible el paso “notificación de la adjudicación”. Si faltara por
cumplimentar algún dato, el Portal Transaccional mostrará un mensaje de alerta así
como el campo donde existe un error o no está cumplimentado;
 Si no hay un flujo de aprobación asociado a la adjudicación, el usuario podrá
pulsar la opción finalizar adjudicación;
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584

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Teléfono: 809-682-7407, opción 2. 137
 Si hay un flujo de aprobación asociado a la adjudicación, el usuario tendrá que
confirmar la adjudicación y cada responsable de la aprobación recibirá una alerta de
aprobación. Una vez aprobado, el usuario podrá finalizar la adjudicación.
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584

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20. CREACIÓN DEL CONTRATO
Una vez creada la adjudicación (Selección) es posible crear el contrato con el proveedor o
proveedores adjudicados, de tal manera que los datos de la adjudicación serán
automaticamente completados en el contrato.
 Podrá acceder al borrador del contrato desde la propia adjudicación o desde el

apartado contratos en la carpeta del expediente , pulsando en la referencia interna del
contrato.

Imagen 156. Contrato / Orden de compra.
A lo largo de la creación de un contrato, el usuario tendrá a su disposición las siguientes

opciones:
 Guardar: el contrato se queda en estado borrador y el usuario podrá seguir

trabajando en él posteriormente;
 Finalizar: el contrato se queda en estado pendiente de aprobación por el usuario
aprobador.
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Los estados del contrato son:
 Creado (en edición)

 Terminado(confirmado);
 Aprobado (enviado para el proveedor)
 Cumplido(cerrado)
 Suspendido
 Rescindido
La creación del contrato consta de los siguientes pasos:
1. Información general
2. Condiciones
3. Bienes y Servicios
4. Documentos de proveedor
5. Documentos del contrato
6. Configuración del presupuesto
7. Ejecución del contrato
8. Facturas del Contrato
9. Modificaciones del contrato
10. Incumplimientos
1. PASO INFORMACIÓN GENERAL
La información de contrato contemplará las siguientes bloques:
 Bloque 1. Identificación del contrato

Este bloque informará los datos siguientes:
 Id del contrato en DGCP

 Estado del contrato
 Fecha de generación del estado
 Referencia del contrato
 Descripción del contrato
 Tipo de contrato
 Fecha de inicio de contrato
 Fecha de terminación del contrato
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Imagen 157. Identificación del Contrato
 Bloque 2. Identificación de la Entidad Contratante

Estará compuesto por el nombre y el logo de la Entidad Contratante.

Imagen 158. Bloque Identificación de la Entidad Contratante
 Bloque 3. Identificación del proveedor
Estará compuesto por el nombre y el logo del Entidad Proveedor.
Imagen 159. Bloque Identificación del Proveedor
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 Bloque 4. Cuentas Bancarias
Este bloque tendrá la información de los datos bancarios del proveedor tales como: Nombre
del Banco, Tipo de cuenta, Número de la cuenta.
Imagen 160. Bloque Cuentas Bancarias
 Bloque 5. Información del Contrato
Este bloque tendrá información relacionada al proceso de compras y la contratacíon, el

mismo estará automaticamente completado por el Portal Transaccional.
A continuación se detallará el contenido de este bloque:
Tipo de procedimiento: nombre del procedimiento que se utilizó, ejemplo: compras por
debajo de umbral, compras menores, compras comparación de precios. (Rellenado
automáticamente por el Portal Transaccional, no editable)
Unidad de requisición: es la unidad de requisición que se seleccionó al inicio de la

creación del procedimiento, ejemplo: servicios generales. (Rellenado automáticamente por
el Portal Transaccional, no editable)
Proceso de contratación: nombre del proceso de compras. (Rellenado automáticamente

por el Portal Transaccional, no editable)

Referencia de ofertas: nombre de la oferta enviada por el proveedor. (Rellenado
Valor del contrato: es el monto seleccionado o adjudicado del contrato. (Rellenado

Imagen 161. Bloque Información del Contrato
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 Bloque 6 Resumen de ejecución de Contrato:
Este bloque tendrá información relacionada al plan de ejecución de contrato, el mismo
estará automaticamente completado al momento de realizar informaciones en otros
pasos.
Cantidad gastadas: valor pagado del bloque del balance de pagos.
% de entregas: se refiere al % de cantidades entregadas o porcentajes de entrega del

procedimiento.
2. CONDICIONES
Este paso contendrá los ajustes del contrato. Estará compuesto por los siguientes
bloques.
Bloque 1.
Condiciones
Ejecución y entrega
Bloque 6.
Anexos del Bloque 2.
contrato Direcciones

adicionales
Bloque 5. Bloque 3.
Comentarios Condiciones de
facturación y
pago
Bloque 4.
Configuración
Presupuestal
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 Bloque 1. Condiciones ejecución y entrega
 Condiciones de entrega: en la edición del contrato deberá seleccionar una de las

opciones de condición de entrega de la mercancía o artículo.
Imagen 112. Condiciones ejecución y entrega
 Fecha de inicio de ejecución: deberá seleccionar la fecha de inicio del contrato.

 Fecha de terminación de ejecución: es la fecha establecida de finalización del
contrato.
 Lugar de ejecución del Contrato: este apartado indicara el lugar de ejecución del
contrato (información indicada en la edición del procedimiento). De ser diferente el
usuario podrá editar la información.
 Bloque 2. Dirección Adicionales
Este apartado se utilizará para colocar la ubicación geográfica del contrato. Este paso
vendrá con una ubicación predeterminada automáticamente que puede ser editable.
En caso de ejecutarse la entrega del bien o servicio en una dirección diferente a la

indicada en el procedimiento; el usuario deberá agregar la dirección de forma manual
Imagen 163. Agregar ubicación.
En este paso se podrá añadir direcciones adicionales al contrato y se podrá clasificar de

acuerdo a la ubicación geográfica.
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 Bloque 3. Condiciones de facturación de pago
 Forma de pago: deberá seleccionar la opción a utilizar del desplegable. (Cheque,

Transferencias, Metálico, Otros).
Imagen 2. Forma de Pago
 Plazo de pago de la factura: deberá seleccionar la fecha límite del pago

correspondiente.
Imagen 165. Plazo de pago de la factura
 Bloque 4 Configuración Presupuestal: deberá seleccionar si van a definir

pagos de garantía o pagos de anticipo.

 Bloque 5. Comentarios
 Referencia del contrato: es la enumeración del contrato. (Rellenado por el Portal

Transaccional automáticamente, no editable).
 Proveedor: nombre del proveedor.
 Creado por: nombre de usuario que crea el comentario rellenado por el Portal
Transaccional automáticamente una vez que se crea y guarda el comentario.
 Agredo en: fecha y hora en que se realizó el comentario. (Rellenado

automáticamente por el Portal Transaccional.
 Comentario: campo de texto libre en donde se podrá escribir información adicional

relacionada con el contrato.
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 Bloque 6. Anexos del contrato
Es la opción que sirve para adjuntar documentos del contrato. Se podrá adjuntar el
documento generado con el pago de la garantía de fiel cumplimiento de contrato por parte
del / los adjudicatarios u otros documentos.
3. BIENES Y SERVICIOS
Son los bienes y servicios adjudicados en el contrato. Formato no editable.
Imagen 166. Bienes y Servicios
4. DOCUMENTOS DEL PROVEEDOR
 Bloque 1. Lista de documentos

Es la lista de los documentos que se les podrá solicitar a los proveedores para
acreditación de los requisitos habilitantes de la fase del contrato y la fase de
habilitación.
Imagen 167. Lista de documentos
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 Bloque 2. Configuración de los documentos del proveedor
 Plazo máximo para el proveedor entregar los documentos de adjudicación: es

el plazo establecido para entrega de documentos de adjudicación.
 Fecha de entrega del documento del proveedor: es el plazo establecido para
entrega de documentos solicitados.
5. DOCUMENTOS DEL CONTRATO

El usuario podrá crear la orden compra/servicios, anexar un documento o borrarlo;
siempre que el contrato se encuentre en estado de edición. Una vez publicado la plantilla
del contrato u orden de compra que ha sido enviada al proveedor este debe de ser firmado
por el comprador y proveedor.
Imagen 168. Documentos del Contrato

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6. CONFIGURACION DEL PROCEDIMIENTO
En este paso se realizará la configuración del contrato devengado, compromiso o
libramiento de pago.
7. EJECUCIÓN DEL CONTRATO

En esta paso el usuario podrá realizar la ejecución del contrato en función al
procedimiento creado, puede ser: por artículos o por porcentaje.
Imagen 171. Ejecución del Contrato
 Bloque 1. Ejecución del contrato
Este paso se utilizará para planear la entrega del Bien o Servicio adjudicado.
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Imagen 172. Ejecución del Contrato
 Bloque 2. Documentos de ejecución del contrato

Documento que se tendrá que presentar durante la ejecución del contrato.
8. FACTURAS DE CONTRATO
El Portal Transaccional permitirá al usuario registrar la información de pago de
facturas. También marcar como pagadas en las facturas aceptadas y registra la fecha en
la que se hizo el pago. Este paso se divide en los siguientes bloques:
Imagen 173. Facturas del Contrato
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 BLOQUE 1: FACTURAS DE CONTRATO
El Portal Transaccional presentará las siguientes opciones que deberán ser completadas
por el usuario comprador o el proveedor. El usuario al acceder al contrato tendrá la opción
para registrar las facturas referentes al contrato.
9. MODIFICACIÓNES DEL CONTRATO
Durante la ejecución del contrato, este podrá sufrir cambios. Para realizar modificaciones
deberá hacer clic en modificaciones del contrato y hacer clic a el botón “Editar” para
comenzar el proceso de cambio que desea realizar. Todas las modificaciones del contrato
serán visibles para el proveedor.
Imagen 174. Modificación del Contrato
El paso modificación del contrato tendrá varias modalidades de modificación, tales como:
 Suspensión del contrato: suspender temporalmente la ejecución del contrato .En

ese momento el usuario no podrá editar el contrato hasta la reanudación. Solo se

podrá realizar la suspensión una vez aprobado el contrato. Una vez reanudado el
contrato podrá ser editable y su estado será en ejecución.
 Reactivación del contrato: reactivar contrato suspendido.
 Interpretación y modificación del contrato: ejecución de una modificación de

interpretación y modificación del contrato.
 Adición en valor al contrato: ejecución de una modificación de adición al valor del

contrato. . El sistema solo permitirá una adición o aumento al valor del contrato un
25% en obras y un 50% en servicios.
 Reducción del valor del contrato: ejecución de una modificación de reducción del
valor del contrato. El sistema solo permitirá una reducción o disminución al valor del
contrato un 25% en obras y un 50% en servicios.
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 Prórroga de tiempo del contrato: ejecución de una modificación de prórroga del
tiempo del contrato. El proveedor recibirá un correo de alerta que hubo una prórroga
al contrato.
 Rescindir el contrato: el sistema permitirá rescindir el contrato si las facturas se

encuentran pagada, cancelada o rechazada, en caso de no ser así el mostrará una
alerta al usuario explicativa al usuario. Siempre que haya una devolución de artículos
sin reposición el usuario podrá justificar y rescindir el contrato. No podrá ser
reeditable. la rescisión de un contrato implicará la disminución total del compromiso y
una posible solicitud de creación, si el contrato se asigna al segundo lugar.
 Terminar el contrato: ejecución de una modificación de términos del contrato.

 Caducar el contrato: ejecución de una modificación de caducidad de contrato.
 Cierre el contrato: ejecución de una modificación para cerrar el contrato (según lo
esperado).
 Incumplimientos al contrato: ejecuta una modificación del contrato para registrar un
incumplimiento.
La modificación de un contrato estará asociada a un aumento o disminución de

compromiso. Al igual que en la creación, se agregará el control del estado del compromiso
para permitir modificar el contrato. Un aumento o disminución del compromiso realizará el
aumento o disminución del preventivo.
Una vez terminada la formalización de los contratos, se deberá disminuir la cantidad de

preventivo si esta fuera superior al importe total de los compromisos. El sistema tendrá un
botón en la pantalla de adjudicación para que el usuario solicite manualmente la

disminución de preventivo si no se van a formalizar más contratos. Si alguno de los
contratos que se queda en borrador se firma posteriormente, entonces se procederá a
solicitar un aumento de preventivo.
El Portal Transaccional no le permitirá finalizar la modificación hasta antes no justificar el

porqué de dicho cambio. Podrá anexar documento a la justificación.
10. INCUMPLIMIENTOS
Este paso se multará al proveedor en caso de que no cumpla con su parte en su tiempo
establecido. El usuario deberá justificar los motivos del incumplimiento, por medio de una
carta.
La unidad de compra deberá definir cómo será el incumplimiento si a través de:
- Multa: definirán el valor de la multa, fecha.

- Hacer efectiva garantía: el usuario definirá de forma manual.
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Cuando se realiza un incumplimiento el proveedor recibe una alerta, donde tendrá que
responder a aceptar o rechazar el incumplimiento.
Una vez completados cada uno de los pasos, deberá pulsar el boton Confirmar , a seguidas el
Portal Transaccional habilita la opción Enviar al Proveedor, el Portal Transaccional enviará al
proveedor seleccionado el contrato para que lo apruebe, una vez aceptado regresa al comprador
para aprobar.
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21. INHABILITACIÓN Y SANCIONES A PROVEEDORES
Esta opción se encuentra en el menú del comprador sub-menú proveedores:
Imagen 175. Inhabilitación y Sanciones a proveedores.

1. Crear sanción
Para crear una sanción, deberá pulsar la opción Crear Sanción y completar los datos que
solicita el formulario. Además deberá anexar el documento de acto administrativo en
formato PDF que sustenta dicha sanción.
Imagen 176. Crear sanción.
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Completado el formulario tendrá la opción de “Guardar” que genera un borrador, y
“Enviar” que crea la sanción.
Los Proveedores sancionados pueden seguir presentando sus ofertas a Procesos de

Contratación publicados en el Portal Transaccional, pero presentan una marca en su perfil
que indica la situación de sanción, esta marca solo será visualizada por las Entidades
Estatales.
Cancelar sanción
El Portal Transaccional permite cancelar sanciones para los proveedores. La cancelación

precisa que el usuario indique una justificación.
Borrar sanciones
Esta opción le permite borrar sanciones que se encuentran con estado “Borrador”.
2. Crear Inhabilitación
Para crear una Inhabilitación, deberá pulsar la opción Crear Sanción y completar los datos
que solicita el formulario. Además deberá anexar el documento de acto administrativo en
formato PDF que sustenta dicha Inhabilitación.
Imagen 177. Crear Inhabilitación.
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Completado el formulario tendrá la opción de “Guardar” que genera un borrador, y
“Enviar” que envía la solicitud de Inhabilitación a la Dirección General de Contrataciones
Públicas (DGCP) para su análisis y posible aprobación.
Los Proveedores Inhabilitados no podrán presentar ofertas a Procesos de Contratación

publicados en el Portal Transaccional.
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22. INTEGRACIONES CON SISTEMAS EXTERNOS
La funcionalidad de integración con los sistemas externos incluirá todos los puntos de
integración entre el Portal Transaccional y el SIGEF (Sistema de Información de la Gestión
Financiera) mantenido por el PAFI (Programa de Administración Financiera Integrada), las
pantallas de consulta de errores y configuración de los servicios de integración.
Adjudicación de Ofertas
En el paso de adjudicación a un proveedor, deberán ser hechas las validaciones internas

del sistema (ejemplo: si tiene un documento definitivo, si tiene número RPE, si no está
inhabilitado, si no está desactualizado ni inactivo), el usuario comprado deberá pulsar la
opción VALIDAR para revisar el estatus del proveedor con la DGII. Si el resultado es
CERTIFICADO=FALSE, el sistema le mostrará un mensaje con la respuesta y no será
posible adjudicar al proveedor.

Imagen 178. Botón Validar.
Al pulsar la opción “Confirmar” si le presenta un error técnico con un mensaje de error de

validación como se muestra en la siguiente imagen, no podrá proseguir con la
adjudicación:
Imagen 179. Error de Validación.
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El sistema le mostrará una pantalla en donde podrá adjuntar la documentación justificativa
del estatus tributario del proveedor:
Imagen 180. Adjuntar documentación de estatus tributario.
En algunos casos los proveedores pueden tener un ACUERDO DE PAGO y el usuario de

la unidad de compras podrá seleccionar la opción “¿tiene acuerdo de pago?”, el
sistema le permitirá continuar con la adjudicación (en este caso deberá adjuntar un
documento justificativo del acuerdo de pago).
Nota: en el caso de que el servicio de validación no esté disponible o con error técnico
será posible adjudicar adjuntando un documento justificativo de certificación de estatus
tributario que en este caso deberá ser solicitado al proveedor como parte de la
documentación de la oferta.
Verificación Manual de un Proveedor
Dentro de la ventana de la oferta existirá la opción de VALIDAR PROVEEDOR para que

el usuario de la Unidad de Compras pueda verificar el estatus fiscal de un proveedor, a fin
de indicarle que se ponga al día con el pago de sus impuestos antes del momento de la
adjudicación. Para esto debemos utilizar la validación de DGII.
Imagen 181. Validar Proveedor.
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NOTA:
 Si el proveedor está registrado con pasaporte o clave tributaria de país extranjero

(proveedor internacional), entonces no se realizará la validación a través de
integración. Si resulta adjudicado, se validará que tenga RPE.
 Si el proveedor adjudicado es un consorcio, se validará que no esté inscrito con un
documento provisional. En la adjudicación, se validará el RNC del consorcio.
Proceso de Compra: Preventivo.
El servicio del Preventivo se efectuará en los siguientes procesos de negocio:
1.Preparación de 2.Cancelación de 3.Suspensión de 4.Declaración 5.Modificación o

un un un procedimiento desierto de un adenda al
procedimiento: procedimiento: (de forma procedimiento: procedimiento:
•Solicitud de opcional): •Solicitud de •Solicitud de
•Solicitud de
creación disminución total •Solicitud de disminución total aumento
disminución total •Solicitud de
•Solicitud de disminución
aumento
1. Preparación de un procedimiento:
Una vez completados los pasos de la creación del procedimiento y estando en el paso 8
del mismo el usuario de la Unidad de Compras podrá verificar que este paso se queda
disponible y pre-rellenado con los totales por cuenta presupuestaria (partidas) originada
por la lista de precios.
A continuación le aparecerá un botón para poder hacer la integración en donde tendrá que

hacer lo siguiente:
 Pulsar el botón “Integrar con SIGEF”, el sistema de forma automática hará la
solicitud del servicio de creación del Preventivo.
En el caso de que una de las partidas presupuestarias que se envían para solicitar
preventivo no tenga presupuesto, el sistema devolverá un error informando qué partida no
tiene presupuesto.
El resultado de la integración es por formulario, no por partida. Cuando falla una o más
falla todo. El detalle del error será mostrado al usuario por partida de acuerdo con la
información que devolverá SIGEF.
En caso de que el sistema presentará un error técnico se quedará disponible la opción de
hacer la integración manual, a realizar en SIGEF. En este caso se deberá adjuntar un
archivo comprobante y este proceso se quedará con integración manual hasta el fin.
Por esta razón el sistema devolverá un número de preventivo y su estado. Mientras el
estado sea “Pendiente” el sistema no le permitirá continuar con el proceso.
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El usuario dispondrá de un botón en la herramienta para consultar el estado del formulario,
y hasta que no esté “Aprobado”, no le permitirá continuar.
2. Cancelación de un Procedimiento:
Después de publicar un procedimiento el mismo puede ser cancelado pulsando el botón
“Cancelar”.
Al pulsar el botón cancelar el sistema presentará una ventana con los términos y
condiciones de la cancelación, en esta ventana estará disponible la opción “Confirmar”.
Al pulsar “Confirmar” el sistema procederá hacer la solicitud automática de Disminución
total del Preventivo.
En caso de que el sistema presente algún error técnico o funcional no será posible
confirmar la cancelación.
Si el proceso tiene integración manual no será necesario hacer la solicitud de disminución
de preventivo.
3. Suspensión de un Procedimiento:
Después de publicar un procedimiento y antes de ser adjudicado se podrá realizar una
suspensión pulsando el botón “Suspender”. En el caso de suspensión en la fase de
Contrato se disminuirá el compromiso y la parte de preventivo correspondiente a ese
contrato.
Al pulsar el botón suspender el sistema le presentará una ventana con los términos y
condiciones de la suspensión. En esta ventana estará disponible el botón “Confirmar” y un
checkbox preguntando si el usuario quiere disminuir el preventivo.

Al pulsar el botón “Confirmar” se hará de forma automática la solicitud de la creación de
Disminución total del Preventivo.
En caso de que el sistema presente error técnico o funcional no deberá ser posible
confirmar la suspensión con el checkbox seleccionado.
Si el proceso tiene integración manual no será necesario realizar la solitud de disminución
del preventivo ni el sistema le mostrará el checkbox.
4. Declaración de Desierto:
Después de la fecha de recepción de ofertas un procedimiento podrá (respectando las
reglas de desierto) ser declarado desierto pulsando el botón “Declarar Desierto”.
Al pulsar el botón “Declarar Desierto” se presentará una ventana con los términos y
condiciones de la Declaración de Desierto. En esta ventana le aparecerá disponible el
botón “Confirmar”.
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Si el procedimiento se declara desierto se podrá volver a publicar. En caso de relanzar
nuevamente este procedimiento se mantendrá el mismo número de preventivo en la nueva
publicación. Si el procedimiento no se relanza, se pulsará el botón “Confirmar” y el sistema
procederá hacer la solicitud automática de Disminución total del Preventivo, se disminuirá
totalmente el preventivo.
En caso de que el sistema presente error técnico o funcional no deberá ser posible
confirmar la Declaración de Desierto.
Si el proceso tiene integración manual no será necesario realizar la solicitud de
Disminución total del Preventivo.
5. Modificación o Adenda al Procedimiento:

El usuario de la Unidad de Compras deberá rellenar los campos de la modificación y
finalizarla.
El paso “Configuración de Presupuesto” se quedará disponible y pre-rellenado con los
totales por cuenta presupuestaria (partidas) originada por la lista de precios.
Al modificar un proceso se podrá solicitar un Aumento o Disminución de preventivo de
acuerdo con las modificaciones en la lista de precios.
Si no hay ningún cambio en la lista de precios no será necesario hacer la solicitud del
aumento o disminución del preventivo.
Si el proceso tiene integración manual no será necesario hacer la solicitud del aumento o
disminución del preventivo.
En caso de que el sistema presente un error técnico o funcional no deberá ser posible

publicar la adenda relacionada a la solicitud de aumento o disminución de preventivo.
Nota: si tras realizar la integración automática en el paso 8, se modifican los artículos de

la lista afectando a cantidades y partidas presupuestarias, el usuario deberá volver a
solicitar preventivo, y en este caso el sistema solicitará una modificación de preventivo
(disminución y aumento), con el mismo número de preventivo que había recibido.
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6. Preventivo:
Se ejecutará a través del paso 8 de configuración del procedimiento cuando se esté
creando un proceso, el sistema hará una integración con el SIGEF una vez se hayan
completado los pasos.
El servicio del Preventivo se utilizará en los siguientes procesos de negocio:
Preparación de un proceso:
 Solicitud de creación
Cancelación de un procedimiento:
 Solicitud de disminución total
Suspensión de un procedimiento (de forma opcional):
 Solicitud de aumento
Declaración desierto de un procedimiento:
Modificación o adenda al procedimiento:
 Solicitud de aumento
 Solicitud de disminución
Preparación de un procedimiento:
 El usuario de una Unidad de Compras completará los campos del
procedimiento y finalizará.
 El paso 8 se queda disponible y pre-rellenado con los totales por cuenta
presupuestaria (partidas) originada por la lista de precios
 Un botón para hacer la integración en el paso 8 se quedará disponible.
 Al pulsar el botón “Integrar con SIGEF” el sistema automáticamente creará la
solicitud de creación del Preventivo.

 En el caso de que una de las partidas presupuestarias que se envían para
solicitar preventivo no tenga presupuesto, el sistema devolverá en el error qué
partida es la que no tiene presupuesto.
 El resultado de la integración es por formulario, no por partida. Cuando falla
una o más falla todo. El detalle del error es mostrado al usuario por partida de
acuerdo con la información que devuelve SIGEF
 Caso el servicio devuelva un error técnico se queda disponible la opción de
hacer la integración manual, a realizar en SIGEF. En este caso se debe
adjuntar un archivo comprobante y este proceso se queda con integración
manual hasta el fin.
 Actualmente la aprobación de preventivo es inmediata, pero en el futuro podría
requerir de una cadena de firmas. Por este motivo el sistema devolverá el
número de formulario de preventivo y el estado. Mientras el estado sea
“Pendiente” el estado no sea “APROBADO”, el sistema no permitirá continuar
con el proceso.
 El usuario dispondrá de un botón en la herramienta para consultar el estado
del formulario, y hasta que no esté aprobado no se permitirá continuar.
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Cancelación de un Procedimiento:
 Después de publicado un procedimiento puede ser cancelado pulsando el
botón “Cancelar”.
 Al pulsar el botón cancelar se presentará una ventana con los términos y
condiciones de la cancelación.
 En esta ventana se queda disponible el botón “Confirmar”.
 Al pulsar el botón “Confirmar” de creará la Solicitud de Disminución total del
Preventivo.
 Caso el servicio tenga error técnico o funcional no deberá ser posible confirmar
la cancelación.
 Si el proceso tiene integración manual no será necesario la integración
automática.
Suspensión de un Procedimiento:
 Después de publicado un procedimiento y antes de adjudicado puede ser
suspendido pulsando el botón “Suspender”. En el caso de suspensión en la
fase de Contrato se disminuirá el compromiso y la parte de preventivo
correspondiente a ese contrato.
 Al pulsar el botón suspender se presentará una ventana con los términos y
condiciones de la suspensión
 En esta ventana se queda disponible el botón “Confirmar” y un checkbox
preguntando si el usuario quiere disminuir el preventivo.
 Al pulsar el botón “Confirmar” se creará la Solicitud de Disminución total del
Preventivo.
 En Caso de que el sistema tenga error técnico o funcional no deberá ser
posible confirmar la suspensión con el checkbox seleccionado.

Declaración de Desierto:
 Después de la fecha de recepción de ofertas un procedimiento puede

(respectando las reglas de desierto) ser declarado desierto pulsando el botón
“Declarar Desierto”
 Al pulsar el botón “Declarar Desierto” se presentará una ventana con los
términos y condiciones de la Declaración de Desierto
 En esta ventana se queda disponible el botón “Confirmar”
 Si el procedimiento se declara desierto se puede volver a publicar, en este
caso se mantendrá el número de preventivo en la nueva publicación. Si el
procedimiento no se relanza, entonces se disminuirá totalmente el preventivo
 Al pulsar el botón “Confirmar” de invocará el servicio de Solicitud de
Disminución total del Preventivo el caso que la Unidad de Compra no va a
relanzar el proceso.
 Caso el servicio tenga error técnico o funcional no debe ser posible confirmar
la Declaración de Desierto.
 Si el proceso tiene integración manual nos es necesario invocar el servicio.
Modificación o Adenda al Procedimiento:

 El usuario de una Unidad de Compra rellena los campos de la modificación y
finaliza.
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 El paso “Configuración de Presupuesto” se queda disponible y pre-rellenado
con los totales por cuenta presupuestaria (partidas) originada por la lista de
precios.
 Al modificar un proceso se podrá solicitar un aumento o disminución de
preventivo de acuerdo con las modificaciones en la lista de precios.
 Si no hay ningún cambio en la lista de precios no es necesario hacer la
solicitud.
 Si el proceso tiene integración manual nos es necesario hacer la solicitud.
 En Caso de que el sistema tenga error técnico o funcional no debe ser posible
publicar la adenda relacionada a la solicitud de aumento o disminución de
preventivo.
Si tras realizar la integración automática en el paso 8, se modificaran los artículos de la

lista afectando a cantidades y partidas presupuestarias, el usuario deberá volver a solicitar
preventivo, y en este caso el sistema solicitará una modificación de preventivo
(disminución y aumento), con el mismo número de preventivo que había recibido.
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23. TAREAS ADMINISTRATIVAS
Esta funcionalidad le va a permitir al usuario crear tareas administrativas las cuales serán
asignadas, recibidas, verificadas y aprobadas por el órgano rector (DGCP). Estas
tareas podrán ser de tipo:
 Informe de Error
 Aclaración
 Sugerencias
 Crear Categorías
 Actualizar Categoría
 Inhabilitar Categoría
 Crear Usuario para el Comprador
 Inhabilitar Usuario para el Comprador
 Cambiar Usuario para el Comprador
Para acceder al área de Tareas Administrativas el usuario deberá seguir los siguientes
pasos:
Paso 1: En el área de trabajo del comprador deberá hacer clic en la opción Menú y luego
en Herramientas de trabajo.
Imagen 182. Tareas Administrativas
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Paso 2: A seguidas el sistema le muestra la siguiente pantalla, en donde deberá pulsar la
opción Crear, para iniciar con la creación de la tarea administrativa.
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Paso 3: Completar las siguientes informaciones solicitadas por el sistema para poder
finalizar la creación de la tarea administrativa.
 Tipo de Tarea (campo obligatorio)
 Descripción (campo obligatorio)
 Enlace (campo no obligatorio)
 Referencia del proceso (campo no obligatorio)
 Referencia de la oferta (campo no obligatorio)
 Descripción del error (campo obligatorio)

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Pasó 4: Pulsar la opción crear:
Paso 5: El sistema le informa automáticamente que fue creado el ticket, para finalizar la
creación de la tarea pulse el botón Grabar y luego Enviar.
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Nota: En caso de que el usuario desee enviar cualquier documento anexo relacionado con
la tarea administrativa, deberá hacer clic en la opción Agregar, el sistema le redireccionará
a buscar el documento desde su computador.
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Una vez creada la solicitud de la tarea administrativa podrá visualizar esta tarea creada, y
filtrarlas por el estado en que se encuentran, que pueden ser: últimas modificaciones,
aprobadas, rechazadas, bajo análisis, canceladas.
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24. INFORMES Y ESTADÍSTICAS
El usuario podrá acceder a los informes y estadísticas emitidas por el sistema para la
entidad, estos reportes se actualizarán diariamente de manera automática, el sistema
presentará conjunto de graficas las cuales se podrán exportar al ordenador en formato Excel
o PDF.
Para acceder al área de reportes y estadísticas el usuario deberá hacer clic en el menú
Informes y estadísticas del área de trabajo en el sistema.
Imagen 188. Informes y Estadísticas.
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25. GLOSARIO DE TÉRMINOS
1. ADENDAS: conjunto de textos que se añaden a una obra escrita ya terminada o a
una de sus partes para completarla y actualizarla.
2. ADJUDICACIÓN: es la acción y efecto de adjudicar o adjudicarse (apropiarse de

algo, obtener, conquistar, declarar que una cosa corresponde a una persona u
organización).
3. AGENDA: lista de actividades del usuario en formato calendario.
4. APLICACIÓN: es una herramienta informática que permite realizar de manera

automática diferentes procesos de trabajos.
5. ÁREA DE TRABAJO: es la entrada al Portal Transaccional, en ella, están

disponibles varias aplicaciones que ayudan al usuario, de una forma rápida a trabajar
en procedimientos y a establecer mecanismos de trabajo a través del Portal
Transaccional.

6. BUHO: es el tutor de ayuda en línea en el área de trabajo del Portal Transaccional.
7. CHECK BOX: permite al usuario hacer selecciones múltiples de un conjunto de

opciones.
8. CONTRATO: documento suscrito entre la institución y el adjudicatario elaborado de

conformidad con los requerimientos establecidos en el pliego de condiciones
específicas y en la ley.
9. CREDENCIALES: documentos que un oferente/proponente presenta en la forma

establecida en el pliego de condiciones específicas, para ser evaluados y calificados
por el comité de compras y contrataciones con el fin de seleccionar los proponentes
habilitados, para participar en el proceso de licitación.
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10. DARSE DE ALTA: es la instrucción que permitirá iniciar el Registro de Usuario.
11. DESENCRIPTADO: abrir texto que estaba encriptado.
12. DROPDOWN: lista desplegable que deberá activar para ver el contenido
.
13. ENCRIPTADO: convertir un texto normal en un texto codificado de forma que las
personas que no conozcan el código sean incapaces de leerlo.
14. ENTIDAD CONTRATANTE: el organismo, órgano o dependencia del sector público,

del ámbito de aplicación de la ley 340-06, que ha llevado a cabo un proceso
contractual y celebra un contrato.
15. ENTIDAD: es la empresa o institución estatal.
16. EVALUACIÓN DE CRITERIO: son los principios, normas o ideas de valoración a

tomar en cuenta para evaluar una propuesta.
17. EVALUACIÓN ECONÓMICA: la evaluación económica tiene por objetivo identificar

las ventajas y desventajas asociadas a la inversión de la compra

.
18. MENÚ DE INICIO: menú en el que se encuentran disponibles diferentes opciones
para trabajar en el Portal Transaccional.
19. MIPYMES: son las micro, pequeñas y medianas empresas con características
distintivas, y tienen dimensiones con ciertos límites ocupacionales y financieros.
20. NAVEGADOR: es el software que permite acceder al internet

.
21. NOMBRE COMERCIAL: un nombre comercial es “el nombre, denominación,
designación o abreviatura que identifica a una institución, empresa o establecimiento.
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22. NOMBRE LEGAL: es el nombre de la razón social bajo la cual la institución lleva a
cabo sus operaciones
23. OFERENTES: un oferente es un agente que ofrece un bien o servicio en un mercado.
24. OFERTAS: es una propuesta que se realiza con la promesa de ejecutar o dar algo.
25. PLATAFORMA: es un Portal Transaccional que sirve de base para hacer funcionar
un conjunto de módulos informáticos compatibles.
26. PLIEGOS DE CONDICIONES: documentos que contienen las bases de un proceso

de selección y contratación, en las cuales se indican los antecedentes, objetivos,
alcances, requerimientos, planos para el caso de obras, especificaciones técnicas o
términos de referencia, y más condiciones que guían o limitan a los interesados en
presentar ofertas.
27. RNC: registro nacional de contribuyentes.
28. SOBRE ECONÓMICO: sobre contentivo de las propuestas u ofertas económicas del
oferente/proponente.
29. SOBRE TÉCNICO: sobre contentivo de las credenciales y propuestas técnicas del
oferente/proponente.
30. SUBSANACIÓN: Procedimiento mediante el cual la Entidad Contratante le da la

oportunidad al Oferente para corregir cualquier error u omisión que no altere o
modifique el objeto de la compra o contratación, en la presentación de su propuesta
técnica.
31. SUGERENCIAS DEL DIA DE SMARTY: alertas del Portal Transaccional.

32. USUARIO: es el individuo que tendrá autorización de utilizar el Portal Transaccional.
33. UNSPSC: son las iniciales de United Nations Standard Products and Services Code.
Es un sistema de cifrado que clasifica productos y servicios para fines comerciales a
escala mundial.
34. WIDGET: es una pequeña aplicación o programa, usualmente presentado en
archivos o ficheros pequeños. Entre sus objetivos están dar fácil acceso a funciones
frecuentemente usadas y proveer de información visual.
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Título Manual Gestión de Procesos

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DISTRIBUCIÓN DEL DOCUMENTO:

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Este documento ha sido:

Nombre Preparado por: Revisado por: Aprobado por:

Gianina Cáceres Marianelly Aparicio

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Imagen 1. Fases de un procedimiento.

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Si la Entidad está configurada para utilizar equipos de procesos (Ver manual

Para acceder a la creación de Equipos de Proceso deberá: en el área de trabajo entrar en

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Imagen 2. Crear equipo de procesos.

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 Crear equipo de la Unidad de Compras

Imagen 3. Opciones de equipos.

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Imagen 4. Configuración de equipo.

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Nombre de equipo: Se refiere al nombre o referencia del equipo en creación.

¿Todo el equipo o usuario tienen acceso a todas las funcionalidades? En caso de

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Imagen 5. Acceder a funcionalidades.

A cada una de estas funcionalidades es posible añadir usuarios, departamentos o grupos

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Imagen 6. Acceder a funcionalidades.

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Imagen 7. Búsqueda de usuarios.

El Portal Transaccional agregará los usuarios seleccionados a cada una de las

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También tendrá disponible la opción de borrar para eliminar usuarios de la lista.

El Portal Transaccional muestra la lista de flujos de aprobación predeterminados que

Seleccionar flujo: podrá elegir un flujo creado previamente por el administrador de la

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Imagen 9. Flujos de aprobación.

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Imagen 10. Creación de flujos de aprobación.

2. El Portal Transaccional le mostrará la pantalla para configurar el flujo que ha