Peralatan dan formulir-formulir yang ada di seksi porter (uniformed service)”

Dalam menjalankan tugas di bagian concierge atau uniformed

service, ada beberapa peralatan dan formulir yang harus kita
tangani dan yang membantu kita saat memberikan service ke tamu.
Antara lain :
1.  Information rack
Rak informasi berguna untuk mengetahui nama tamu yang
menginap di hotel, penyusunan rak ini berdasarkan alpabet nama
tamu. Ketika ada tamu yang check in maka akan dibuatkan guest
slip yang diselipkan pada room rack dan information rack. Rak ini
juga biasanya terdapat di bagian telepon operator dan
housekeeping/tata graha.

2. Paging board
 Paging board adalah papan yang digunakan untuk
mendapatkan tamu di sekitar lobby atau di restoran, apabila ada
tamu yang mencarinya atau ada sambungan telepon untuknya,
perlengkapan pendukung paging board yaitu bel yang berfungsi
untuk menarik perhatian tamu.

3.Pigeon Hole

Berguna untuk menyimpan surat/memo untuk internal hotel,

segala surat yang didistribusikan ke bagian kantor depan akan
disimpan di rak ini yang kemudian akan di baca oleh seluruh
petugas kantor depan sebagai informasi terkini.

4.            Telephone

Telepon berfungsi sebagai alat komunikasi bagi seluruh staf dalam hal berkoordinasi untuk
memenuhi kebutuhan dan keinginan tamu.
5.Luggage trolley

Lugagge troley digunakan oleh porter/bellboy yang berfungsi

untuk membawa barang bawaan tamu yang jumlahnya relatif banyak,
ada beberapa macam trolley yang dikenal dengan bellhop,
president, gemini.

6. Key and Mail rack

Rak ini berfungsi untuk menyimpan kunci kamar dan pesan untuk tamu. Ketika tamu
tidak berada di kamarnya sebaiknya ia menitipkan kunci kamar di bagian kantor depan untuk
menghindari kehilangan serta diketemukannya kunci oleh orang lain. Key & mail rack ini
sudah jarang ditemukan pada hotel yang besar dan hotel yang menggunakan sistem komputer.
Hal ini dikarenakan jarang digunakannya kunci pintu kamar manual, tetapi menggunakan kunci
 yang berbentuk kartu (key card/ving card) sehingga tidak memerlukan tempat khusus untuk
menyimpannya. Begitu juga untuk penyimpanan surat atau pesan untuk tamu tidak memerlukan
tempat khusus karena setiap ada pesan/surat untuk tamu akan dihubungi ke kamar atau diantar ke
kamar.

7. Luggage Rack. 

Luggage rack adalah tempat atau rak yang digunakan sebagai tmepat untuk menaruh kopor atau
barang-barang tamu. Misalnya, tamu ingin bepergian ke luar hotel dan membawa tas atau
barang. Namun sebelum ia pergi keluar, ia hendak pergi ke restauran. Maka ia menitipkan
terlebih dahulu barang-barang nya di uniformed service.

8. Kotak P3k

Merupakan kotak yang berisi obat obat yang diperlukan dan

bisa dipakai untuk keadaan yang tidak begitu serius dan tidak
memerlukan bantuan dokter. Juga dipakai sebagai alat bantu untuk
pertolongan pertama jika ada sesuatu yang tidak diinginkan
(kecelakaan).
9. Loudspeaker

Loudspeaker merupakan alat yang dapat digunakan atau

berfungsi sebagai pengeras suara saat berbicara. Di hotel atau di
airport, alat ini digunakan oleh perwakilan dari hotel atau
airport untuk mencari orang atau tamu. Bisa juga untuk memberi
tahukan mengenai informasi tertentu.

10.          Date and Time Stamping Machine

 Adalah alat yang permukaannya berbentuk gambaran atau
tulisan atau keduanya yang dapat menghasilkan cap. Yang digunakan
sbagai tanda bukti bahwa pada hari, tanggal dan tahun tersebut
telah terjadi suatu transaksi yang telah disetujui oleh kedua
belah pihak.

Administrasi di section ini lebih dikhusukan pada dokumen

pencatatan segala kegiatan yang dilakukan oleh porter/ concierge
dalam proses pelayanan tamu. Antara lain :

1.   Luggage Tag

Kartu tanda barang yang digantungkan pada barang-barang bawaan tamu agar tidak
tertukar atau hilang. Kartu ini biasanya disematkan pada barang sebelum tamu diantar ke
kamar. Demikian juga pada saat tamu check-out, menitipkan barang, dan pindahan kamar,
 petugas harus mengantungkan kartu barang ini pada barang-barang milik tamu agar jangan
sampai tertukar dengan barang milik orang lain.

2.       Bellboy / bellman errand card

Kartu yang digunakan oleh bellboy untuk mencatat segala

kegiatan yang berhubungaan dengan penanganan barang tamu tiba,
pindah kamar atau berangkat, setelah kartu ini diisi akan segera
diberikan oleh bell captain yang selanjutnya akan dimasukkan ke
dalam bellboy control sheet.

3.       Bellboy control sheet

Lembar atau formulir pengawasan yang digunakan oleh bell

captain untuk mencatat kegiatan bellboy selama penanganan barang
tamu tiba, pindah kamar atau berangkat. Formulir ini di isi
berdasarkan data dari bellboy errand card.
4.       Errand control sheet

Adalah lembar atau formulir pengawasan yang digunakan oleh

bell captain untuk mencatat kegiatan seluruh petugas concierge
selama melaksanakan tugas-tugas pelayanan tamu.

5.       Baggage claim check

 Baggage claim check adalah kartu tanda bukti penitipan
barang tamu untuk sementara waktu yang disimpan di gudang
penitipan barang (luggage store). Kartu ini memuat dua bagian,
bagian depan berisikan  informasi  tentang data tamu dan barang
tamu yang dititip, sedangkan bagian belakang memuat informasi
tentang persyaratan penitipan barang dan informasi pengambilan
barang yaitu:
Hotel tidak bertanggung jawab terhadap kehilangan barang-
barang yang dititipkan lebih dari 30 hari dan tidak bertanggung
jawab atas kerusakan yang dikarenakan/disebabkan oleh proses
penyimpanan. Pemilik barang akan menanggung seluruh resiko yang
disebabkan oleh api, air dan kecurian dll. Hotel akan menjaga
barang tamu di lingkungan hotel, barang akan diberikan dengan
menunjukkan kartu ini.

6. Luggage room book

Luggage room book adalah buku pencatatan penitipan barang

sementara milik tamu yang disimpan atau dititipkan di gudang
penitipan barang (lugage store). Buku ini digunakan untuk
mencatat  seluruh  barang tamu yang dititipkan dan yang diambil
kembali oleh tamu. Informasi yang terdapat pada buku ini biasanya
sama dengan informasi yang terdapat pada baggage claim check
(kartu penitipan barang).

7.  Luggage Sticker

 Stiker yang ditempelkan pada barang tamu, biasanya
ditempelkan pada barang tamu ketika tamu check out untuk sarana
promosi hotel.