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  • Tema 5, Att Parte 1

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    Tema 5, att parte 1

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    archivo dela Le foo documentacion finalidad y funciones _ seccion 0 area empresarial esta mary sobre la cual apoyar la toma ge ier departamento, uncenamiento dara dec eae informacion de calidad s do por la necesidad de contar con dectiones A rose pricey rece an cated de documents on mutt es or dy viados para qe Puedan conse Genen ser eerctarent tetas orenados y Ci 2 aa ete roto, lacie fc ‘tmactn vis pas una cect toma de dc 0 here femacn vl ara a ae correct funconarient de uae empresa ees oe ee ae meroras ene Mas eicacia rendiiento yefcencia Incremento de la Mayor competitividad 4.1. Naturaleza y finalidad de la labor de archivo Enel Sto empresrtlpodemos reterimos al arctvo come igo fleco en el que una persona, empresa o Instuclon orden, casicay guarda do Lumar te or termina atid. La trea desarolada en dichas nstlaclones 1% Los plazas legates de con | deri aco de doumentactn servacion de la documentacion « Institucién, organismo o departamento encargado de conservar documentos. Sepec del t de nomen o Eo ee + €1.Gg de Comercio ix | 5 en ger eye sexu eens aun ria evn cont odeada de blce eats pura ciauer |” goer roi: ev ei yeaa de nas funconeso activates Le normativa tributaria ex! archi ntos debe gestionar m aaa ectaae ja. | 1aetve de documents debe gestonarse deforma adecuad porque fificantes contables durante | 1. Determinados documentos, como contratos, escrituras, etc., pueden servir como ele cuatro af en la mayoria de ‘mento probatorio ante un tercero, Por ello es necesario conservar adecuadamente dicha los casos. documentacion, El Reglamento de la Ley de | 2. Existe la oblgacin legal de conservar clerta documentacin durante tiempo desde su Prevencién del Blanqueo de elaboracion. Los plazos son diferentes en funcion del tipo de documentos y el motivo por CCapitales obliga a conservar el que se exigen. la contablldad, los registros ‘IStOSY | archivo empresarlal de documentos acta como memoria colectiva de la empresa y se com los soportes documentales de Reco meee sidera un instrumento para generar informacion de calidad, Por ello es necesario: j | archivarse y cudndo ha de destrurse (~ 2.Locatzar cualqueer documento de | ee na forma ty pn 2 Gud y conser conectimente os ocuentos = jo de cv 2: stabecerprocedmintos cue a regulen cuindo un documenta debe Ine 42. «como debe desarrollarse la labor de archivo? aoerste un norma empresa que determine como sede cpstante a contiruacion se han sintetizado algunas relas banca; near es Ne pies de cuelquer procedimiento de archiva cas sobre las que establecer las (ameiaaa eed a Fags eae et a veces registrar todas las entradas y ) | © Maidas de cualquier documenta.» |-— a er cocsop cen és preclso Ser Seectvos,ciferenciando lo dit cee ce giate, & SOluNaEy espaccalss Pench {Que ventajasproporclana actuar de tal forma? reat 5, Recepcion y archi tacion digital ce caso de documentos informatcos, el trmino orc 5 almacenados en so Se define archivo informatico como econunto de iss os en saa informatico, que pueden ser aplicaciones, imagenes datos, archivos de audio o video, presentaciones, ¢t 5.1. Equipamiento informatico para el archivo a recesario contr cone esUip para el tratamiento yarchvoinformatic de datos es necesaro CONT ae ety end, el crderado es uns reams Aachen esr ce cuauer taba de ofc Existen muchas ocones de software de gesttn due factraclon, bs nbmines ec, pro tambin est MUY€ {cos que ncyen procesacoes de text, hoa de clu tes de eats ce eventon personales, sofare pra mas elente de coro electronic permiten controlar la conti stendidos [os paquetes 0 sul Io, navegadores web, gesto poracian de presentaciones 0 pr fe informatico y la realizacion de copias Acicionamente a softnare ¢ arcvo en sopert fi as itas de hardware: Guridad se apoya en la ulizacién de distintas herramient ormatico, Unidad interna de almacenamiento jon del sistema, las aplicaciones Disco duro interno del equipo int donde el equipo informatico guarda la informaci otros archivos. Disco duro extraible. Su funclonamiento es similar al disco duro intemo, pero su reduckdo tamafo y peso permiten el transporte de Informacion de un equipo a otro mediante una conexton USB. a fesse receipe ce ee CD.CD-RW, DVD y Blu-Ray disk. Se trata de discos dpticos que permiten el ‘lmacenamiento de archives. Se diferencian en funcién del espacio de almacenami la velocidad de acceso a su contenido la posblidad de sobrescrbir datos. (memoria USB y tarjetas de memoria. Utlzan una memoria | lash para almacenar datos. Se earacterian por su resistencia al powoyy3 os araazos, ai come por su alta capackad de Simacenamientoyreducidotamaro, | través de Interne, almacenar datos y archivos. Dropbox, Google Drive o iCloud son algunos ejemplos. a Actuaimente, exste la posbiidad de convertir documentos escritos en archivos inform: ¥y viceversa, gracias ala utlizaci6n de elementos periféricos come las equipos muttifunch Mediante estos equipos se puede, tanto digitalzar documentos escritesutllzando un & ‘como tamilén plasmar un archiva Informatio en soporte papel por la impresora. a 52.Archivo en soporte informatica infomatic ene una rata gto for Y Un nombre identifi r poo acho mers stintes decor vo mediante el cuales posble en os, subdirectories y carpets 2 rent determinads les ycarpetas algjados en un dipostvo vo de una misma capeta de archivo pueden a eno te se crea ua ordenacion Jerérquica en fa <2 elampart una misma ut de cso Soo Sanere undo un usuario dsarola la labor de archivo en soporte informatico, determina qué arch eben aojatse en una misma carpeta, asi como la agrupacion de estas en unidades de Pros superior’ c aime loarse tanto archivos como otras carpetas, rma de érbol en la que dos archivos nunca 2si se puede localizar cualquiera de ellos de pid y sencilla apicando un sistema de busqueda sutomatice Lalabor de archivo de documentos en soporte informatica supone ordenar,clasifi- cary conservar est0s siguiendo un determinado criteria, quedando asi dsport Sceesibles para cualguler consulta posterior. 4 ome CASO PRACTICO 9 ‘marcos trabaja en el departamento comercial de EXCARSUR,S.L [Explotaciones Car- ricas del Sur. LJ, empresa dedicada a ia exportacion y venta de carne de cerdo ibér!- «o,asicomo de productos derivados. Entre sus clientes hay varias cadenas de super- ‘ercados con establecimientos localizados por toda la Unién Europea, con las cuales EXCARSUR ha firmado acuerdos de colaboracién de uno 0 varios aos, por los que se ‘encarga de servir a sus diversas secciones de carniceria, finde evitar posibles extravios,el jefe de Marcos le encarga digitalizarlos acuerdos {ecolaboracion una vez que estos han sido recibidos con la firma de las distintas cade- ras, Posteriormente debera quardarlos en un servicio de almacenamiento en la nube | contratado por la empresa al objeto de utlizario como copia de seguridad de docu- rmentacion sensible. |. Marcos no entiende que es eso de digitalizar la documentacion y almacenarla en una ‘anube». ~Podrias explicarselo? 2. Cudles som las ventajas derivadas de utlizar este tipo de servicios? Solucion: |. Digtalizar documentacién escrita significa convertir documentos eserits en archivos de imagen digtal, Para ell se procesan utiizando un escéner o un equipo muitfunctén. Una vez aigtalizada la imagen de dicha documentacion escita, se almacena en un ser viclode almacenarniento virtual de datos, que quedan asi accesbles através de Internet. 2.Este sistema de almacenamiento presenta multiples ventalas, entre las que destacan su flexiblidad, la rapidez de acceso a la Informacion y la fabildad con la que se puede Consuitar y/o modificar esta sin temor a consultar datos destasados y/o erroneos. 3B 1 ACTIVIDADES: 1. Elge dos paquetes o sultes ofimeticos actualmente dispon- 19. ;Cusl ea principal ventaja que proporciona para un comer- bles en ef mercado, Describe los programas informaticas cial la utlizacion de un disco duro extraible en vez de un {que los componen, asi corno las principales similtudes y d- __dlsco duro interno? ‘erencias exlstentes entre ambos. i piesikh 2 iiidestentans emconveieues a ushe "Justia la sigulente afrmactén es verdadera 0 faa: pra ua empresa za un sistema de almacenaentoen la nube. ‘implantar un sistema de reduccidn del uso de papel en la empresa incrementa la seguridad de la informacion. almacenadas, vs} S euce ReUTLR & RECICLA ion dela documentacion 6. Consulta y conservact pemenpate matico tienen como fin ser fanto el archivo en soporte papel como en nen coos Rey Pe es reenact oer ear arn corecoatamento de bs datas que COENEN. economia y eicacia en la produccion y conservacion de documentos: soporte infor 6:1.Conservacion y uso de documentos escritos La documentacionesrtacontenda en un archivo convenciona debe 5 que se determine que ya noes itl para la actividad empresara / Para usar dicha documentalon es necesarlo seguir una serie de normas: ‘er conservada Hay que dejar constancia en un registro ‘uxilar de la entrada o salida de un documento previamente archivado. AS! s® conocer la lacalizacion exacta y la persona responsable del documento. Una vez utiizad Cuando se utlice un documento, documento ya archivado, es recomienda devolve recomendable dar salida del antes posible al arc archivo al expediente ya que es et lugar completo donde esté ‘adecuado para lag) contenido para conservar y custodia de ‘na organizacién adecuada documentacion,. de la dacumentacion Una de las mayores preacupaciones de cualquier responsable de archivo es incrementar| ‘lencia de los recursos invertidos, Por ello, las empresas aplican los principios de las tres reduci,reutiizar y recclar. + Reducir el uso de materiales de archivo a o estrictamente necesario. Con ello dismi ‘gasto de papel y el volumen de las expedientes archwvados. + Reutilizar al maximo todos los materiales posbles, En un archivo en formato papel ef den reutlizar carpetas que anteriormente contenian dacumentacion destruida, + Reciclar, para lo que se deben colocar papeleras de recclaje en el archivo. Ademés, veniente la utlizacion de papel recclado, 6.2.Purga y destruccion de documentos La purga y eliminacion periddica de documentacién no util evita la acumulacién innect ‘de documentacion con escaso valor operative o legal La destruccion de documentacion ha de realizarse con clerta frecuencia, utiizando par cualquier método que evte el acceso ala informacion contenida en ella por parte de cual persona no autorizada, Para ello se suelen utlizar maguinas destructoras de documentaci las cuales convierten los documentos en finas tras de papel de las que es practicamente posible rescatar cualquier informacion, Finalmente, es necesario destacar que en el proceso de imp y purga del archivo es impt te ser cuidadosos ante cualquier tipo de traslada de la documentacian que se va a dest estos procedimientos se suele acudira sistemas de seguridad reforzados que reduzcan al nimo cualquier pérdida, 4s. cestion de datos en soporte informatico ie racer ces «REE no mlnrenceay cheer er una snes |a informatica tambien permite sto ha contribuido decisivamente yp sistema de gestion de bases de datos es un programa informatica capaz de > shtener Informacion regulando el acceso, la consulta y la eliminacion de lor datos Sejeos y organizados. Algunos de los mas utizados son Microsoft Access, MySCk, 3B race 0 dbase. nactual gestion informatica de una base de datos presenta una serie de ventajas frente al 12 ferent de Ia informacion conservada en soporte pape Dispone de motores de busqueda muy podeross, los uals faciian la ctencin ylaocaizacion No ocupa tanto espacio fisico como el archive de documentos en papel Supone un ahoero de espacio, costs y recursos ara la empresa deinformacion de una forma mds rapids que os ‘acrivestradiconales, Gracias a internet, 10s sistemas nformaticos de gestion permiten i cobtenciony la consulta en cualguer momento y lugar el planeta. aso PRACTICO 10 Raquel trabaja como administrativa en una empresa dedica- daala exportacion de frutas y hortalizas. Su jefele ha pedido que le pase un informe de los clientes que en el itimo mes hayan realizado mas de tres pedidos o presentado un nivel de compras superior alos 100.000 €, a fin de estudiar la posibi- liad de establecer nuevos descuentos con los cuales fomen- tar su fidelizacion. Dicha informacion suele estar en el con- junto de archivadores correspondientes alas facturaso.en|a basede datos utlizada para la contabilidad. Donde deberia acudir Raquel consultar dicha informacion? Porque? Solucién: ‘Raquel podria conseguit la informacion répidamente consultan: do la base de datos sobre la cual se elabora la contabilidad. SI ‘acudiera alos archivadores en formato papel tendria que Ir con- Sultando factura por factura, sumando el importe acumulado por cada cliente y contando cuantos pedidos ha realizado cada uno, Este proceso es extremadamente laborioso y mucho me- os seguro, ya que existe una mayor probablidad de cometer errores que usando la base de datos. ACTIVIDADES 21 {Qué tipo de medidas de prevencién es necesario tomar Cuando se saca algin documento o expediente de un archi vo? 2Por qué son tan importantes? 22. 3 En equipos, debséis buscar informacién sobre alguna em- bresa dedicads ala destruccion de documentos y enumerar los principales servicios que ofrece. Después, comparad los ‘esuitados obtenidos por cada equipo. 23, Que ventajas presenta el archivo informatico de docunen: tos frente al archivo tradicional en formato papel? 24, ¢£5 lo mismo una base de datos que un sistema de gestion de base de datos? Qué relacin existe entre ambos? 25. Establece, utilzando un ejemplo, qué iferencta a un campo ya un reglsto de una base de datos. wrt A” Correspondence de entrada {s necesaro reba, ls, egstrarla Y dstrbaa alos departamentos las sehbieeeioeebh personas dels empresa. mpresari T. Tratamiento dela correspondencia emp! tenia ‘que una empresa tiene para an reargada de esta tare, La correspondencia es uno de los con clientes, proveedores, emplea persona, departamento o seccion en Hay diferentes tipos de correspondencia: Ccorrespondencia de se debe recoger de los servic cpa y evens : formas establecidos, CComunicacionesinteriores {ta labor se rela de manera conjunta con a strbucon de a correspondencia de entrada y recogda dela correspondencla de sala. 7.1. Tratamiento dela correspondencia de entrada La eorrespondencia de entrada es la que se recibe del exterior tanto por el serv ‘eos como de las empresas de mensajeri, fax, correo electrOnico, etc. Su tratamien re una serie de etapas: “LRecepclon. Los documentos se pueden recib por correo, fax o mensajria. La ‘manipulacin de los sobresy paquetes debe realzarse de acuerdo con los principios de | seaurdadyconenciahady se han de seguir estos pasos: + Fiimar | albaran o acuse de recibo que puede acompafa a la correspondencia, + Abrir el correo ordinarirsn embargo, e correo personal tiene que entregarse cerrado a la persona ala que va digi, Escibr en el borde superior derecho del documento la fecha en caso de que faltase + Revisar que aparezc la drecion del remitente del documento, Sino figura, grapar sobre con la dieccion del remitente al document. | + Comprobar que dentro del sobre est toda la documentacin: cuando se adjuntan documentos, sueleindcase al pie del esrito. Tras abrir y comprober el contenido, la correspondencia se coloca en la bandela de entrada, N

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