PENGARSIPAN SISTEM KELUAR MASUK SURAT

DI KELURAHAN MAULAFA

LAPORAN PKL

Oleh
IRVIN K. D NARAMESSAKH
NIM: 1823735282

PROGRAM STUDI
TEKNIK KOMPUTER DAN JARINGAN
JURUSAN TEKNIK ELEKTRO
POLITEKNIK NEGERI KUPANG
2021
 KATA PENGANTAR

Puji Syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa yang memberikan Rahmat-Nya sehingga
penulis dapat menyelesaikan penyusunan Laporan Praktek Kerja Lapangan ( PKL )ini.
Adapun laporan ini ditujukan untuk memenuhi tugas sebagai syarat dalam pembuatan Tugas
Akhir nanti. Laporan ini dibuat dengan maksud untuk menguraikan gambaran pekerjaan
yang telah dilakukan selama Praktek Kerja Lapangan ( PKL ) di Kecamatan Maulafa,
kelurahan maulafa, Kota Kupang, Nusa Tenggara Timur

Dalam penulisan laporan Praktek Kerja Lapangan ( PKL )ini, penulis banyak
mendapat bantuan dan bimbingan dari berbagai pihak, baik secara langsung maupun tidak
langsung. Pada kesempatan ini, penulis mengucapkan limpa terima kasih kepada:
1. Jemsrado Sine,ST.,M.Eng,Selaku Ketua Jurusan Teknik Elektro Politenik Negeri
Kupang, yang telah memberikan ijin untuk melaksanakan Praktek Kerja Lapangan
(PKL)
2. Nikson Fallo, ST. M,Eng Selaku dosen pembing PKL.
3. Fredrik Paulus Noach, ST.M.Cs Selaku Ketua Program Studi Teknik Komputer dan
Jaringan.
4. Yanto E. Sapay, SE, selaku Lurah di kelurahan maulafa, selaku pembimbing lapangan.
5. Orang tua penulis yang selalu memberikan dukungan dan motivasi dalam penyelesaian
laporan PKL ini.
6. Teman-teman dan semua pihak yang telah membantu penulis hingga terselesaikannya
laporan ini, yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu.
Sebagai penutup, penulis sangat mengharapkan kritik dan saran yang membangun
guna pengembangan Laporan Praktek Kerja Lapangan ( PKL ) selanjutnya. Semoga laporan
ini dapat memberikan manfaat dan sumbangan pemikiran bagi perkembangan pengetahuan
bagi kita semua. Amin.

Penulis

Kupang,29 Mei 2021

 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Praktik Kerja Lapangan

Pesatnya perkembangan Ilmu Pengetahuan, Teknologi dan Informasi tentang

perekonomian Indonesia yang semakin terbuka dan memaksa perusahaan-perusahaan untuk
bersaing di segala bidang. Hal ini juga harus diimbangi dengan kualitas dari sumber daya
manusia. Sumber daya manusia memiliki peran utama dalam setiap kegiatan perusahaan.
Walaupun didukung dengan sarana dan prasarana yang sangat mendukung, tetapi tanpa
didukung sumber daya manusia yang handal maka kegiatan perusahaan tidak akan
terlaksana dengan baik.
Berdasarkan hal tersebut, sumber daya manusia pada dasarnya memerlukan suatu
keterampilan yang mendukung kebutuhan dunia industry. Salah satunya adalah lembaga
pendidikan yang ditunjuk sebagai pihak yang bertanggung jawab dalam hal penciptaan
sumber daya manusia yang terampil. Oleh karena itu, perusahaan atau instansi diharapkan
dapat bekerjasama dengan lembaga pendidikan dengan memberikan kesempatan kepada
mahasiswa untuk dapat mengenal dunia kerja dengan pelaksanaan praktik kerja lapangan.
Praktik kerja lapangan adalah salah satu bentuk implementasi secara sistematis dan
sesuai antara program pendidikan yang diambil dengan program penguasaan keahlian yang
diperoleh melalui kegiatan kerja secara langsung didunia kerja untuk mencapai tingkat
keahlian tertentu.
Politeknik Negeri Kupang merupakan salah satu lembaga pendidikan yang memiliki
peran penting dalam pembentukan sumber daya manusia yang mencetak para sarjana dan
ahli madya, dalam hal ini Politeknik Negeri Kupang terus melakukan pembaharuan dan
perbaikan dalam hal penyesuaian kurikulum agar mahasiswa memiliki pengetahuan,
kemampuan, dan keterampillan. Salah satunya dengan mengadakan program Praktik Kerja
Lapangan (PKL) yang bertujuan untuk mempersiapkan mahasiswa untuk masuk ke dunia
kerja.
Untuk mencapai sasaran tersebut, salah satu usaha Perguruan Tinggi Politeknik
Negeri Kupang adalah dengan mewajibkan seluruh Mahasiswa/I semester akhir
melaksanakan Praktek Kerja Lapangan (PKL) di Lembaga Pemerintahan maupun swasta
dengan harapan agar para Mahasiswa/I memahami dan mengetahui bagaimana praktek
operasi di Lembaga Pemerintahan maupun Swasta. Disamping itu Praktek Kerja Lapangan
merupakan salah satu syarat mutlak untuk menyelesaikan pendidikan di Politeknik Negeri
Kupang.
1.2 Tujuan Penulisan

Adapun tujuan Praktek Kerja Lapangan ini di lakukan antara lain:

1. Sebagai syarat mutlak untuk menyelesaikan Pendidikan Diploma 3 ( D3 ) di
Politeknik Negeri Kupang.
2. Berguna bagi penulis yang lain sebagai sarana perbandingan dalam melaksanakan
penulisan Laporan Praktek Kerja Lapangan di masa yang akan datang.
3. Sarana untuk mengetahui gambaran umum dunia kerja yang sebenarnya dan
mempersiapkan diri dalam memasuki dunia kerja.
4. Memberi kesempatan kepada Mahasiswa untuk dapat menerapkan dan
membandingkan teori-teori yang di peroleh di bangku perkuliahan dengan kenyataan
yang terjadi di lapangan.
5. Untuk menghadapi situasi dan kondisi kerja sehingga Mahasiswa dapat melatih
komunikasi dan menyelesaikan tugas-tugas yang di berika atasan dan penyesuaian
dengan lingkungan di tempat kerja.

1.3 Metode Penelitian

Dalam menyusun Laporan Praktek Kerja Lapangan ini, Penulis melakukan

penerapan metode penelitian dalam mendapatkan data yang di perlukan
sehingga penyusunan Laporan Praktek Kerja Lapangan ini dapat di selesaikan
dengan baik dan benar. Maka penulis menggunakan beberapa metode-metode
penelitian yang dapat membantu didalam pembuatan Laporan Praktek Kerja
Lapangan ini sebagai berikut :
a. Penelitian di Lapangan.
1. Observasi
Observasi yang dilakukan penulis merupakan metode pengamatan dan
pencatatan secara sistematis terhadap objek yang diteliti. Jadi penulis
menyelidiki secara langsung yang menyangkut system kerja atau operasional
kantor dalam mengumpulkan sebuah data. Seperti memeriksa surat yang
masuk atau surat keluar pada perusahaan untuk meneliti kesempurnaan
kalimat agar tidak terjadi kesalahpahaman.
2. Dokumentasi
Dokumentasi adalah sebuah cara yang dilakukan untuk penyedikan dokumen
dengan menggunakan bukti yang akurat dari pencatatan sumber informasi
khusus, buku dan sebagainya ( id.m.wikipedia.org ).
 Dokumentasi yang dilakukan penulis yaitu dengan mengambil data dokumen
secara langsung di perusahaan dan berupa foto ( gambar ) saat turun
lapangan atau yang biasa disebut observasi partisipasi yaitu mahasiswa ikut
serta dalam kegiatan kerja dan mengadakan
pengamatan seluruh data yang diperlukan untuk memberikan bukti yang
akurat dalam pengumpulan data.
3. Wawancara
Wawancara merupakan cara pengumpulan data yang dilakukan penulis
dengan cara tanya jawab. Dalam wawancara ini penulis melakukannya tanya
jawab pada pimpinan perusahaan dan pegawai serta instansi khusus yang
menangani tentang masalah yang ada di dinas tersebut.
b. Referensi
1. Media Elektronik
Media elektronik adalah media yang menggunakan elektronik atau energi
elektromekanik yang biasanya didapatkan melalui media televisi, radio, dan
internet bagi pengguna akhir untuk mengakses kontennya. Media yang
digunakan oleh penulis berupa media elektronik Internet, yang di mana
penulis banyak mendapatkan referensi dengan cara browsing.
2. Perpustakan
Perpustakaan adalah mencakup suatu ruangan, bagian dari gedung atau
bangunan atau gedung tersendiri yang berisi buku-buku koleksi, yang diatur
dan disusun sedemikian rupa, sehingga mudah untuk dicari dan
dipergunakan apabila sewaktu-waktu diperlukan oleh pembaca (Sutarno NS,
2006:11). Penulis banyak mendapat referensi berupa laporan tugas akhir
yang ada di perpustakaan kampus Politeknik Negeri Kupang untuk panduan
penulisan laporan praktek kerja lapangan.
 BAB II
PROFILE KELURAHAN

2.1 Kelurahan Maulafa

A. Latar belakang
Kelurahan Maulafa merupakan Kelurahan yang berada dalam wilayah Kecamatan
Maulafa- Kota Kupang. Sebagaimana diamanatkan dalam Peraturan Daerah Kota Kupang
Nomor 08 Tahun 2008 tentang Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Kecamatan dan
Kelurahan dalam Kota Kupang, maka Kelurahan Maulafa telah melaksanakan sebagian
kewenangan Pemerintah, pembangunan dan kemasyarakatan dalam rangka penyelenggaraan
urusan pemerintahan umum dan pemerintahan yang dillimpahkan oleh Camat.

Luas wilayah Kelurahan Maulafa 2,70 KM2 ( 208,88 Ha ) atau 4,83 % terdiri dari 12
RW dan 33 RT dengan batas wilayah sebagai berikut:
 Sebelah selatan berbatasan dengan kelurahan Kolhua
 Sebelah barat berbatasan dengan JI. Fetor Feonay / Kelurahan Oepura
Sebelah utara berbatasan dengan Jl. Amabi / Kelurahan Oebufu
 Sebelah timur berbatasan dengan Kali Petuk / Kelurahan Naimata

B. Data Pokok Kelurahan Maulafa

Tahun 2020
Kode Desa (PUM) 5371021007
Desa/Kelurahan MAULAFA
Kecamatan MAULAFA
Kabupaten/Kota KOTA KUPANG
Provinsi NUSA TENGGARA TIMUR
Tahun Pembentukan 1968
Luas Desa/Kelurahan (Ha) 208.88
Penetapan Batas Ada
Dasar Hukum Perdes No .
Dasar Hukum Perda No.
Peta Wilayah Ada
Koordinat 123.644955 BT / -10.239498 LS
Tipologi PERINDUSTRIAN/JASA
Klasifikasi SWAKARYA
Kategori MADYA
Batas Wilayah :
 a. Desa/Kelurahan Sebelah Utara KELURAHAN KOLHUA
JL. FETOR FEONAY / KELURAHAN
b. Desa/Kelurahan Sebelah Selatan
OEPURA
c. Desa/Kelurahan Sebelah Timur JL. AMABI / KELURAHAN OEBUFU
KALI PETUK / KELURAHAN
d. Desa/Kelurahan Sebelah Barat
NAIMATA

2.2 Visi dan Misi

A. Visi
Mewujudkan pelayanan terbaik kepada Masyarakat Kelurahan Maulafa.
B. Misi
 Meningkatkan kepalitas dan kompetensi apartar
 Memberikan pelayanan prima kepada masyarakat Maulafa

Logo Kelurahan Maulafa :

2.3 Struktur Organisasi

Untuk menjalankan kegiatan operasionalnya sehari-hari dengan baik dan
lancar, setiap organisasi harus memiliki struktur organisasi. Karena dengan adanya
strukur organisasi, masing-masing fungsi, peran dan tanggung jawab individu-
individu, kelompok, unit kerja yang ada dalam organisasi dapat menjalankan
tugasnya dengan baik dan benar.
 STRUKTUR ORGANISASI
PEMERINTAHAN KELURAHAN MAULAFA 2021

LURAH KOLHUA
YANTO SAPAY,SE
NIP. 19720104 199603 1 002

SEKRETARIS
DORA YULIANA NDOLU,SH
NIP. 19790702 200604 2 032

KASI. PEM. KETENTRAMAN KASI. PELAYANAN

& KETERTIBAN MASYARAKAT
JUSUF SINLAE,S.Sos ADRIANA B KALLA,SE
NIP. 19680405 200212 1 005 NIP. 19721221 200901 2 001

KASI. PEMBERDAYAAN
MASYARAKAT
RUBEN DENNY A. DJARI
NIP. 19770203 200012 1 004

Sub Bagian :
1. Lurah Maulafa : Bpk. Yanto Sapay, SE.
2. Sekretaris Lurah : Ibu. Dora Yuiana Ndolu, SH.
3. Kasi Pem ketentraman dan ketertiban : Bpk. Jusuf Sinlae, S. Sos.
4. Kasi Pelayanan Masyarakat : Ibu. Adriana B Kalla, SE.
5. Kasi Pemberdayaan masyarakat : Bpk. Ruben Denny A. Djari

2.4 Kegiatan Umum Kantor Kelurahan

Secara makro Kantor Kelurahan bertugas mendukung program pemerintah di
bidang pelayanan masyarakat dan pembangunan nasional melalui kegiatan melayani
dan menciptakan pelayanan perijinan dan non-perijinan. Secara mikro Kantor
Kelurahan bertugas menunjang upaya peningkatan kesejahteraan Masyarakat.
Kantor Kelurahan Maulafa melayani masyarakat dalam memenuhi kebutuhan
administrasi kependudukan, termasuk di antaranya perizinan-perizinan seperti
pekerjaan umum, perizinan umum kelurahan, perizinan pendidikan, kesehatan warga
kelurahan kantor Kelurahan Maulafa, perumahan, penataan ruang, perhubungan,
 lingkungan hidup, pertanahan yang menjadi kewenangan daerah, serta
pemberdayaan perempuan dan perlindungan anak
Secara lebih detail, kantor kelurahan atau lurah yang berada di wilayah Kota
Kupang ini melayani izin untuk pengurusan surat keterangan domisili, pengurusan
NPWP, Surat Kelakuan Baik, Surat Pindah Keluar, Surat Keterangan Tidak Mampu
kantor Kelurahan Maulafa, Surat Keterangan Usaha, Surat Usaha Mikro, dan Surat
Pernyataan Miskin, surat domisili sementara dan lainnya.
Selain itu kantor Kelurahan Maulafa juga melayani urusan perizinan umum
seperti izin toko obat, izin praktik dokter umum, izin penebangan pohon pelindung,
izin untuk membuat IMB, izin pengukuran situasi tanah, izin tanda daftar usaha, izin
penelitian, pendataan penduduk, dan surat izin usaha perdagangan (SIUP) skala
usaha mikro.

2.5 Lokasi Kantor Kelurahan Maulafa

Alamat : Jl. HTI MAULAFA, Kupang, Nusa Tenggara Timur 85117, Indonesia.
 BAB III
DASAR TEORI

3.1 Bidang Kerja

Dalam melaksanakan PKL Saya mengembangkan pengetahuan dan
keterampilan di bidang pengarsipan di Kantor Lurah Maulafa. Selain itu saya juga
dilatih untuk meningkatkan kedisiplinan serta tanggung jawab dalam melakukan
pekerjaan yang diberikan pada bidang pengarsipan surat. Praktikum ini dilaksanakan
terhitung sejak tanggal 29 Maret 2021 s.d tanggal 29 Mei 2021, yang dilaksakan
selama 6 hari kerja, yaitu hari senin sampai dengan hari jumat pukul 07.30 s.d 15.40
WITA. Praktikum ditempatkan di sub bagian Kearsipan yaitu melakukan tugas
pengadministrasian, seperti memasukkan data, penggandaan, pengarsipan, dan
kegiatan kesekertarisan.

3.1.1 Pengarsipan
Pengarsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan,
pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan, dan perawatan serta
penyiapan arsip menurut sistem tertentu (Badri, 2007). Pengarsipan adalah
surat pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha yang banyak di lakukan oleh
setiap badan usaha baik dalam pemerintahan maupun usaha swasta (Surojo,
2006). Jadi, pengarsipan adalah proses menyimpan dan mengelola dokumen
arsip menurut sistem pengarsipan tertentu.
3.1.2 Macam – macam Pengarsipan
Berdasarkan fungsi arsip menurut Undang – undang No.7 tahun
1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan dibedakan menjadi dua
yaitu :
1. Arsip Dinamis
Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung
dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan
pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan
administrasi negara.
Arsip dinamis menurut fungsi dan kegunaanya :
1. Arsip aktif adalah arsip – arsip yang masih dipergunakan
untuk kelangsungan kerja.
2. Arsip semi aktif adalah arsip – arsip yang fruquensi penggunaannya
sudah mulai menurun dalam masa transisi antara arsip aktif dan inaktif.
 3. Arsip inaktif atau arsip semi statis adalah arsip – arsip yang jarang
sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari – hari.
2. Arsip Statis
Arsip statis dalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan atau penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya
maupun untuk penyelenggaraan sehari – hari administrasi negara.
Menurut sudut hukum dan perundang – undangan, arsip dibedakan menjadi
dua jenis, yaitu :
1. Arsip otentik, yaitu arsip yang diatasnya terdapat tanda tangan
asli dengan tinta (bukan fotokopi atau film) sebagai tanda
keabsahan isi arsip bersangkutan.
2. Arsip tidak otentik, yaitu arsip yang diatasnya tidak terdapat
tanda tangan asli tinta.

3.1.3 Pengertian Surat

Menurut Atmosudirdjo ( 2001 : 139 ) surat adalah sehelai kertas yang ditulis (
pada waktu ini umumnya diketik ) atas nama pribadi penulis, atau atas nama
kedudukannya dalam organisasi, yang ditujukan pada susatu alamat tertentu
dan memuat sesuatu “ bahan komunikasi “. Surat menurut Barthos ( 2009 : 36
) adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari suatu pihak dan ditujukan
kepada pihak lain untuk menyampaikan warta. Dan pengertian surat menurut
Silmi ( 2008 : 1 ) adalah sehelai kertas atau yang lebih digunakan untuk
mengadakan komunikasi secara tertulis. Menurut Rahardi ( 2008 : 12 ) surat
adalah pernyataan tertulis dari pihak satu kepihak lain, atas nama
perseorangan ataupun atas nama jabatan. Dengan beberapa pengertian surat
yang telah terterah diatas maka bisah disumpulkan bahwa surat adalah sarana
atau wahana komunikasi tertulis yang ditujukan kepada orang lain atau suatu
instansi dengan tujuan untuk menyampaikan suatu hal, baik itu berupa
informasi, perintah atau sebuah pemberitahuan.
3.2 Rincian Tugas
Adapun rincian dari tugas yang lakukan adalah sebagai berikut :
1. Bidang Kearsipan. Pekerjaan yang dilakukan pada bidang
kearsipan ialah sebagai berikut:
a. Melakukan identifikasi klasifikasi menurut tahun
b. Penyimpanan dokumen surat masuk memakai kardus arsip,
c. Mengelola surat masuk dan kiriman dari eksternal perusahaan,
d. Menginput arsip surat masuk dari pihak eksternal.
 2. Komputer Administrasi. Pekerjaan yang dilakukan Praktikan pada
bidang komputer administrasi ialah sebagai berikut:
a. Melakukan input data arsip surat masuk menggunakan Microsoft Exel
b. Membuat surat pelayanan dengan menggunakan Microsoft Word
3. Teknologi Perkantoran. Pekerjaan yang dilakukan Praktikan pada
bidang Teknologi Perkantoran ialah sebagai berikut :
a. Mengandakan dokumen dengan menggunakan mesin fotocopy
b. Melakukan salinan elektronik dokumen arsip berbentuk PDF.
3.3 Pelaksanaan Pekerjaan
Pada hari pertama pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan, Mahasiswa
dibagikan pengarahan berkaitan dengan peraturan dan deskripsi kerja yang akan
dilaksanakan Mahasiswa selama melakukan Praktik Kerja Lapangan di Sub bagian
Kearsipan Kantor Lurah Maulafa.
Tujuan pengarahan yang diberikan untuk Praktikan dapat beradaptasi dan
mengenal lingkungan kerja yang ada, serta dapat mengetahui ruang lingkup dan
batasan pekerjaan yang ada di sub bagian Pengarsipan. Praktikan dijelaskan mengenai
alur dan mekanisme pada bagian yang akan ditangani oleh Praktikan yaitu membantu
Pegawai dalam melaksanakan tugasnya.
Adapun langkah – langkah yang dilakukan Praktikan dalam menjalankan
setiap tugas adalah sebagai berikut :

1. Pengarsipan
Pratikan dalam bidang Kearsipan melakukan pekerjaan dengan menyortir
data arsip dari tahun 1975-2018 dan melakukan penyimpanan dokumen arsip
dalam kardus arsip. Berikut langkah langkah Pratikan dalam melakukan
pelaksanaan kerja di bidang arsip, yaitu :
1) Pertama, Pratikun menerima satu (1) surat masuk. Lalu, Pratikan menyortir
sesuai dengan penomoran yang tertera pada buku.
2) Setelah arsip surat masuk sudah tertata, Pratikan melakukan identifikasi
kembali berdasarkan permasalahan arsip surat masuk.
3) Selanjutnya, arsip surat masuk dimasukkan ke dalam map khusus
arsip instansi dan ditulis sesuai data serta perihal arsip surat masuk.
4) Tahap terakhir, map arsip surat masuk dimasukkan ke dalam kardus arsip.
2. Komputer Pengarsipan
Praktikun dalam bidang komputer pengarsipan melakukan pemasukan data
arsip surat masuk menggunakan microsoft excel. Berikut langkah - langkah
Pratikan dalam melakukan pelaksanaan kerja di komputer administrasi, yaitu :
 1) Membuat tabel pertelan arsip pada Microsoft Excel yang telah ditentukan.
2) Melakukan input data yang tertera pada surat arsip di tabel microsoft excel.
3) Melakukan pengecekan kembali data yang tertera pada Microsoft Excel.
4) Menyimpan data serta menutup aplikasi.
5) Melakukan backup data menggunakan harddisk.

Praktikun dalam bidang komputer pengarsipan melakukan pemasukan data arsip

surat masuk menggunakan microsoft word. Berikut langkah - langkah Pratikan dalam
melakukan pelaksanaan kerja di komputer administrasi, yaitu :
1) Mencari file surat ( dalam folder surat-surat ) yang ada pada komputer sesuai
dengan surat yang akan dibuat dan yang akan diarsipkan.
2) Membuat surat sesuai dengan keterangan yang akan dibuat dan pengisian data.
3) Melakukan pengecekan kembali data yang tertera pada Microsoft Word.
4) Mencetak surat kemudian menyimpan file
5) Menutup aplikasi.

3.4 Teknologi Perkantoran

Pratikan dalam bidang teknologi perkantoran melakukan penggandaan
dokumen menggunakan mesin photocopy. Berikut langkah-langkah Pratikun dalam
melakukan pelaksanaan kerja di Kantor Lurah Maulafa dengan teknologi , yaitu :
1) Pertama Pratikan mempersiapkan dokumen yang akan digandakan.
2) Menghidupkan mesin fotocopy, melakukan pengaturan dokumen yang ingin
digandakan ( cetak ).
3) Kemudian menaruh dokumen dalam mesin dan menutupnya.
4) Setelah selesai, selanjutnya melakukan pengecekan kembali dan
merapikan dokumen. Terakhir, Pratikan mematikan mesin
fotocopy.
5) Lalu, membuat tabel di Microsoft Excel sesuai ketentuan berlaku.
Selanjutnya, melakukan pemasukkan data sesuai nomor data arsip.
 BAB IV

PEMBAHASAN

4.1 Analisis Pengarsipan di Kantor Lurah Maulafa

Proses pengelolaan data surat masuk dan surat digunakan di kantor Lurah Maulafa
khususnya pada bidang Umum dan Humas masih dilakukan secara manual, surat yang
diterima ataupan kirim atau dibuat, masih dicatat pada buku, sehingga menyebabkan
karyawan kesulitan dalam proses pencarian surat yang telah di arsip sebelumnya. Selain itu
pada saat pencatatan sering terjadi kesalahan penulisan, contohnya penulisan alamat surat
ataupun nomor surat yang dapat memakan waktu karena harus dicatat ulang oleh petugas.

4.2 Analisis Sistem

Pada tahapan ini dilakukan analisis dari sistem yang berjalan pada Kantor Kelurahan
Maulafa dengan tujuan dapat mengidentifikasikan permasalahan yang ada sehingga dapat
diusulkan pengembangan sistem. Berikut ini mengenai analisis sistem yang berjalan dan
kelemahan dari sistem tersebut.

4.2.1 Prosedur Pengarsipan Surat Masuk Yang Berjalan

Prosedur pengarsipan data berdasarkan surat masuk pada Kantor Kelurahan Maulafa
akan dijelaskan sebagai berikut:

1. Ketika surat pertama kali datang dibawa oleh kurir, surat tersebut langsung
diberikan kepada Staff dan Kepegawaian di ruang sekretariat.
2. Setelah surat masuk diterima, Staff dan Kepegawaian mengisi lembar
disposisi surat dan memberikan surat masuk beserta lembar disposisi kepada
Kasi Pelayanan Masyarakat dan kepegawaian untuk dibaca

3. Setelah dibaca Kasi Pelayanan Masyarakat dan kepegawaian, surat beserta

lembar disposisi tersebut diberikan oleh Kasi Pelayanan Masyarakat dan
Kepegawaian kepada Sekretaris Lurah untuk di paraf. Setelah di paraf oleh
Sekretaris Lurah, surat masuk beserta lembar disposisi diberikan kepada
Lurah untuk dibaca.
4. Selanjutnya surat masuk dan lembar disposisi dari Lurah diberikan Kasi
Pelayanan Masyarakat dan Kepegawaian.
5. Lalu Kasi Pelayanan Masyarakat dan Kepegawaian meminta Staff dan
 Kepegawaian mengarsipkan surat masuk, dan menuliskan data surat masuk
pada buku agenda surat masuk.

4.2.2 Prosedur Pengarsipan Surat Keluar

Prosedur pengarsipan surat keluar pada kantor Kelurahan Maulafa akan dijelaskan
sebagai berikut:

1. Ketika ada pegawai yang membutuhkan surat keluar untuk suatu kepentingan
tertentu, pegawai meminta Staff dan Kepegawaian membuatkan konsep surat
keluar.
2. Konsep surat yang telah dibuat oleh Staff dan Kepegawaian diberikan kepada
Kasi Pelayanan Masyarakat dan Kepegawaian untuk di periksa. Jika konsep
sudah disetujui, Kasi Pelayanan Masyarakat dan Kepegawaian memberikan
nomor surat, dan diberikan kepada staff untuk diketik.
3. Setelah surat diketikoleh Staff dan Kepegawaian, surat diberikan kepada
Sekretaris Lurah untuk diperiksa. Jika sudah diperiksa, surat diberikan
kepada Lurah untuk diminta tanda tangan.
4. Surat yang sudah ditandatangani Lurah tersebut diberikan kepada Staff dan
Kepegawaian untuk di copy dan dicatat pada buku agenda surat keluar.
Sedangkan surat keluar yang asli diberikan kepada pegawai yang
membutuhkan surat.

4.2.3 Analisis Kelemahan Sistem Yang Sedang Berjalan

Berdasarkan analisis sistem terhadap sistem yang berjalan dapat diidentifikasi

kelemahan sistem tersebut yaitu sebagai berikut :

1. Tidak adanya bagian khusus (bagian administrasi) yang mengangani arsip

pada kantor Kelurahan Maulafa
2. Penyimpanan arsip surat masuk, surat keluar, masih diarsipkan pada ordner
(map besar) dan dikumpulkan dalam filling cabinet (lemari penyimpanan)
sehingga bagian Kasi Pelayanan Masyarakat dan Kepegawaian mengalami
kesulitan dan membutuhkan waktu yang cukup lama dalam melakukan
pencarian arsip yang dibutuhkan.

3. Selain masih terlihat penumpukan berkas secara fisik, sistem pengarsipan

data saat ini juga dapat menimbulkan masalah yang lebih besar lagi, seperti
kerusakan data secara fisik, sampai kehilangan data- data penting.
 4.2.4 Analisis Usulan Sistem
Berdasarakan masalah yang telah ditemukan dari hasil analisis sistem yang berjalan,
maka akan disusulkan sistem yang baru guna mengatasi masalah tersebut . Usulan tersebut
yaitu dengan merancang dan membangun E-Arsip (arsip elektronik) yaitu media
penyimpanan yang baru berupa database yang dapat menyimpan dengan lebih teratur dan
memiliki kapasitas yang besar sehingga dapat mengurangi penumpukan berkas yang ada dan
juga membantu bagian Kasi Pelayanan Masyarakat dan Kepegawaian mempermudah
pekerjaanya agar mengurangi resiko-resiko kerusakan atau kehilangan data yang bisa saja
terjadi.

4.3 Design (Perancangan) Sistem Secara Umum

Pada sub desain sistem akan dijelaskan komponen sistem yang akan di desain meliputi
model sistem, output, input, database.

4.3.1 Context Diagram

Berikut adalah usulan model sistem yang dirancang untuk mengatasi masalah yang
ada pada proses pengarsipan pada kantor Kelurahan Maulafa. Segala bentuk surat yang telah
resmi atau sah akan di scan menggunakan scanner dan di arsipkan ke dalam Sistem
Informasi E-Arsip. Alur sistem yang diusulkan tersebut ditampilkan dalam bentuk context
diagram dan data flow diagram.

Input E_Arsip

Kasi Pelayanan E-Arsip pada Bagian Kasi Pelayanan

Masyarakat dan Masyarakat dan Kepegawaian Kantor Data E_ArsipLurah
Kepegawaian Kelurahan Maulafa

Laporan E-Arsip

Gambar 4.4 Context Diagram Sistem Yang Di Usulkan

Gambar 4.4 menunjukkan context diagram sistem yang diusulkan, rancangan
sistem tersebut memberikan penggambaran alur data secara keseluruhan.
4.4 Rancangan Output Secara Terinci
Rancangan secara rinci dimaksudkan untuk memberikan penggambaran dari hasil
output yang berupa media kertas dan tampilan dilayar seperti apa bentuk output tersebut.
 4.4.1 Rancangan Halaman Utama (Home)

Pada halaman utama Website E-Arsip pada bagian Kasi Pelayanan Masyarakat Dan
Kepegawaian Kantor Kelurahan Maulafa ini berupa halaman home atau beranda. Halaman
ini ditujukan kepada user. Rancangan halaman utama dapat dilihat pada gambar 4.5 berikut.

E-ARSIP Beranda Struktur Organisasi Kontak kami Search MASUK

Kantor Kelurahan Maulafa

Logo

Kantor Kelurahan Maulafa

Jam Kerja07:00-15:30
Hari KerjaSenin - Jumat

Foto Slide

Gambar 4.5 Rancangan Output Halaman Utama

4.4.2 Rancangan Output Halaman Staff

Halaman di bawah ini akan tampil jika staff sudah berhasil log in.

E-ARSIP Nama Staff

Foto Nama Staff

Staff

Log in Berhasil
Search

Beranda

Edit Profil

Ubah Password

Selamat Datang di Halaman......

Master Data

Kantor Kelurahan Maulafa

Manajemen Arsip

Logo

Gambar 4.6 Rancangan Output Staff

 4.4.3 Rancangan Output Halaman Manage Data Arsip

Halaman manage data arsip adalah halaman Kasi Pelayanan Masyarakat dan
Kepegawaian. Pada halaman ini berisi daftar seluruh arsip yang telah diinputkan
sebelumnya. Berikut ini adalah rancangan output manage data arsip.

E-ARSIP Nama Staff

Nama Staff
Foto
Staff
Manajemen Data Arsip

Search Input
Search

No Kategori Arsip Perihal Nomor Arsip Periode Tanggal Surat Berkas Arsip Opsi

1 X X X X X Download Hapus
Beranda Edit Profil
Ubah Password 2 X X X X X Download Hapus

3 X X X X X Download Hapus

Download Hapus
4 X X X X X
Download Hapus
Master Data 5 X X X X X

Manjemen Arsip

Gambar 4.7 Rancangan Output Manage Data Arsip

4.4.4 Rancangan Output Halaman Manage Periode Surat

Manage periode surat adalah rancangan untuk semua jenis surat yang akan di
arsipkan. Berikut ini adalah rancangan output manage periode surat.

E-ARSIP Nama Staff

Foto Nama Staff

Staff Manajemen Tahun Periode

Tambah Periode
Search
Search

Beranda No Tahun Periode Opsi

1 2018 Hapus

Edit Profil
2 2019 Hapus

Ubah Password 3 2020 Hapus

Master Data

Manajemen Arsip

Gambar 4.8 Rancangan Output Halaman Manage Periode Surat

4.4.5 Rancangan Output Halaman Manage Data Pegawai

 Halaman di bawah ini adalah halaman pada Kasi Pelayanan Masyarakat dan
Kepegawaian yang mengolah data para pegawai yang ada pada kantor Kantor Kelurahan
Maulafa. Rancangan output data pegawai dapat dilihat pada gambar berikut ini.

E-ARSIP Nama Staff

Manage Data Pegawai

Foto Nama Staff
Staff Data Pegawai

Tambah Pegawai
Search
Search
Edit Hapus

Beranda No NIP Nama Pegawai Golongan Lama Kerja Pendidikan Tmpt Lahir Tgl Lahir No Telepon Alamat Foto Opsi
Edit Hapus
1 X X X X X X X X Foto
X Edit Hapus
Edit Profil 2 X X X X X X X X X Foto

Ubah Password 3 X X X X X X X X X Foto

M
4 X X X X X X X X X Foto Edit Hapus

5 X X X X X X X Foto Edit Hapus

X X
Master Data

Manajemen Arsip

Gambar 4.9 Rancangan Output Halaman Manage Data Pegawai

4.4.6 Rancangan Output Halaman Data Arsip

Halaman di bawah ini adalah halaman pada Lurah. Yang mana Lurah dapat melihat
arsip apa saja yang ada pada kantor Kelurahan Maulafa. Pada Halaman ini seluruh surat
yang telah diarsipkan sebelumnya dapat dilihat oleh Lurah. Rancangan output halaman data
arsip dapat dilihat pada gambar dibawah ini.

E-ARSIP Nama Staff

 Nama Staff
Foto
Staff Manajemen Data Arsip

Input
Search
Search

No Kategori Arsip Perihal Nomor Arsip Periode Tanggal Surat Berkas Arsip
Beranda
1 X X X X X Download
Edit Profil
2 X X X X X Download
Ubah Password
3
X X X X X Download

4
Download
X X X X X

Download
Data Arsip 5 X X X X X

Gambar 4.10 Rancangan Output Halaman Data Arsip

4.5 Rancangan Input Secara Terinci

Rancangan input secara terinci dimaksudkan untuk memberikan penggambaran dari

hasil input yang berupa media kertas dan tampilan dilayar seperti apa bentuk input tersebut.

4.5.1 Rancangan Input Halaman Manage Data Pegawai

Tampilan halaman dibawah ini adalah tampilan pada Kasi Pelayanan Masyarakat dan
kepegawaian dalam mengolah data pegawai .

E-ARSIP Nama
Staff

Foto Nama Staff

Tambah Pegawai Pegawai
Staff
NIP No Telephon

Search
Jabatan Alamat

Beranda
Nama Lengkap
Edit Profil

Ubah Password Pendidikan

Foto

Tempat Lahir Browse..

Tanggal Lahir Simpan

Master Data

Manajemen Arsip

Gambar 4.11 Rancangan Input Halaman Manage Data Pegawai

4.1.1 Rancangan Input Halaman Input Arsip

 Tampilan halaman dibawah ini adalah tampilan pada Kasi Pelayanan Masyarakat dan
kepegawaian saat melakukan input arsip (seluruh arsip). Pada rancangan form input
dibawah ini terdapat beberapa field yang harus diisi agar memudahkan dalam pencarian
arsip yang dibutuhkan nantinya.

E-ARSIP Nama Staff

Foto Nama Staff

Staff
Form Input Arsip
Search Kategori Arsip

Beranda
Perihal
Edit Profil

Ubah Password
Tahun Periode

Master Data
Berkas Surat
Manajemen Arsip Browse...

Simpan

Gambar 4.12 Rancangan Input Halaman Input Arsip

4.6 Rancangan Database Secara Umum

Menentukan kebutuhan file-file database yang dibutuhkan oleh sistem yang baru.
Desain database secara umum digambarkan dengan relasi antar tabel.

Tbl_arsip

PK id_arsip

id_login
Tbl_login FK1 id_kategori Tbl_kategori_arsip
PK id_login FK2 perihal
PK id_kategori
nomor_arsip
username id_periode kategori_arsip
password FK3 tgl_arsip arsip

Tbl_periode_arsip
PK id_periode

periode_tahun

Keterangan :

PK : Primary Key
FK : Foreign Key
Gambar 4.13 Relasi Antar Tabel
4.7 Rancangan Database Secara Terinci

4.7.1 Kamus Data

Kamus data merupakan penjabaran dari relasi antar tabel. Di dalam kamus data
terdapat penjelasan dari nama-nama field, baik tentang type field, size, maupun
keterangannya.
1. Tabel Log in

Nama Database : e_arsip

Nama Tabel : tbl_login
Media Penyimpanan : Harddisk
Panjang Record : 16 Kb

Tabel 4.1 Tabel Login

Field Type Data lenght Keterangan

Id_login Int 11 Id Login
Username Varchar 10 Nama User
Password Varchar 10 Password Login

1. Tabel Kategori Arsip

Nama Database : e_arsip

Nama Tabel :
tbl_kategori_arsip Media
Penyimpanan : Harddisk
Panjang Record : 16 Kb

Tabel 4.2 Tabel Kategori Arsip

Field Type Data lenght Keterangan

Id_kategori Int 11 Id kategorisurat
Kategori_Arsip Enum - Nama kategori arsip

2. Tabel Periode Arsip

Nama Database : e_arsip

Nama Tabel :
tbl_periode_arsip Media
Penyimpanan : Harddisk Panjang
 Record : 16 Kb
Tabel 4.3 Tabel Periode Arsip

Field Type Data lenght Keterangan

Id_periode Int 11 Id Periode Arsip
Periode_tahun Char 4 Periode Tahun Arsip

3. Tabel Arsip

Nama Database : e_arsip

Nama Tabel : tbl_arsip
Media Penyimpanan : Harddisk
Panjang Record : 16 Kb
Tabel 4.4 Tabel Arsip

Field Type Data lenght Keterangan

id_arsip Int 11 Id Arsip
id_login Int 11 Id Login User
id_kategori Int 11 Id Kategori Arsip
perihal Varchar 100 Perihal surat keluar
nomor_arsip Int 11 Nomor Arsip
id_periode Int 11 Periode Arsip
tgl_arsip Datetime - Tanggal Arsip
arsip Int 11 Berkas Arsip

4.8 Flowchart Program

Bagan alir logika program merupakan bagan yang menjelaskan secara rinci langkah-
langkah dari proses program.

a. Flowchart Program Arsip Manage Data Pegawai

Flowchart program manage data pegawai pada kantor Kelurahan Maulafa

dijelaskan pada gambar flowchart program dibawah ini.
 START Menu Manage Data
Pegawai

Halaman Website

Tambah Data
Pegawai

Tampilan Form
Tambah Data
Pegawai

Simpan Data Pegawai

Input Data Y
Data Pegawai
Pegawai Tersimpan

END Menu Tambah

Data Pegawai

Gambar 4.14 Flowchart Program Manage Data Pegawai

b. Flowchart Program Tambah Kategori Arsip

Flowchart program tambah kategori arsip dijelaskan pada gambar flowchart

program dibawah ini.

START Menu Tambah

Kategori Arsip

Halaman
Website

T
Tambah Kategori Arsip

Tampilan Form
Tambah Kategori
Arsip
Kategori arsip
Simpan tersimpan

Input Kategori Arsip

BaruY
END Menu Tambah
Kategori Arsip

Gambar 4.15 Flowchart Program Tambah Kategori Arsip

c. Flowchart Program Input Arsip

Flowchart program input arsip (arsip surat keluar, arsip surat masuk, arsip
kenaikan pangkat, dan arsip kenaikan gaji berkala) pada kantor Kelurahan
Maulafa dijelaskan pada gambar flowchart program dibawah ini.
 START Menu Input
Arsip

Data Arsip

Input Arsip

Simpan Data Arsip

Tampilan Form Arsip Tersimpan
Input Arsip

T Hapus Arsip T 1

END Menu Input Arsip

Gambar 4.16 Flowchart Program Input Arsip

d. Flowchart Program Lihat Arsip

Flowchart program lihat seluruh arsip adalah menu untuk Lurah pada kantor
Kelurahan Maulafa dijelaskan pada gambar flowchart program dibawah ini.

START Menu Lihat

Data Arsip

Data Arsip

T
Lihat Data Arsip

Tampilan Data Seluruh Arsip

Y
Arsip
Download Arsip Terdownload

T
END Menu Lihat Arsip

Gambar 4.17 Flowchart Program Lihat Seluruh Arsip

 BAB V
PENUTUP

5.1 Kesimpulan
Setelah selesai melaksankaan Praktik Kerja Lapangan (PKL) di Sub
Bagian Pengarsipan yang beretempat di Kantor Kelurahan Maulafa yang
dilaksanakan mulai dari tanggal 29 Maret s.d 29 Mei 2021, Saya banyak
mendapatkan ilmu dan pengalaman yang berharga tentang gambaran dunia
kerja yang akan dihadapi ketika saya telah menyelesaikan studinya nanti.
Adapun kesimpulan dari Laporan Praktik Kerja Lapangan (PKL) ini adalah
sebagai berikut :
1) Selama menjalani PKL, praktikan melakukan pekerjaan di 3 (tiga)
bidang kerja yaitu Kearsipan, Komputer Administrasi dan Teknologi
Perkantoran.
2) Selama menjalankan PKL, ada beberapa kendala yang saya alami
yaitu manajemen arsip di Kantor Lurah Maulafa masih
belum baik dan tata ruang kantor yang juga belum baik dan dimana
sistem pengarsipan yang digunakan masih manual.
3) Kendala tersebut dapat diatasi oleh praktikan yaitu dengan
melakukan pemasukan data arsip surat masuk menggunakan
Microsoft Excel dan disimpan di file khusus di Komputer kantor
sehingga tidak adanya penumpukan arsip.
4) Melakukan tata ulang yaitu dengan memberi saran untuk
merapihkan arsip dengan cara menjauhkan arsip dari benda - benda
yang berbentuk liquid dan memisahkan surat sesuai judul atau
bentuk surat, agar tidak terjadi kerusakan dan tidak tercampurnya
dengan surat arsip yang telah dibuat.

5.2 Saran
Setelah Saya merasakan langsung menjadi bagian dari Sub Bagian
Arsip Kantor Lurah Maulafa, maka dapat disimpulkan beberapa saran yaitu
sebagai berikut :
1) Untuk Kantor Lurah Maulafa
 a) Pada Kantor Lurah Maulafa sebaiknya meningkatkan
pengawasan dalam pengelolaan arsip seperti melakukan
pengarsipan setiap hari dan sesuai dengan peraturan yang berlaku.
b)Menata kembali dengan baik tempat pengarsipan surat, agar para
pegawai mampu bekerja secara efektif dan efisien serta
memudahkan penyimpanan arsip.
2) Saran untuk Mahasiswa
a) Sebagai Administrator dalam bidang perkantoran, Saya harus
lebih menjaga dan merawat setiap sarana dan prasarana kantor
dengan baik agar dapat berfungsi dengan baik sehingga pekerjaan
dapat terselesikan secara efektif dan efisien.

b) Mahasiswa diharapkan lebih produktif dalam melaksanakan

pekerjaan kantor dan berani meminta tugas apabila Mahasiswa
mempunyai waktu luang yang lebih banyak.