MINISTERE DE L’EDUCATION NATIONALE REPUBLIQUE DU MALI

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Université des Lettres et des Sciences Un Peuple- Un But- Une Foi
Humaines de BAMAKO (ULSHB)
**********************
Institut Universitaire de Technologie (IUT)
**********************
Filière Métiers du livre, des Archives
et de la Documentation (FMAD)

RAPPORT
Rédigé à la suite d’un stage effectué du 09 août au 06 novembre 2018 au CONSEIL
REGIONAL de Sikasso BP : 480 Tel : (00223) 21 62 14 31 Fax : (00223) 21 62 04 53 Email :
ar03sikasso@yahoo.frSite web : http://www.crsikasso.ml

THEME :
« Contribution à la mise en place d’un système de
gestion des archives du Conseil Régional de Sikasso
avec le logiciel ICA- Atom »

Présenté et soutenu par :

Losséni KONATE

Maître de stage Correspondant pédagogique

M. Zango TRAORE M. Birama Seyba TRAORE

Licence : Numérisation
Promotion 2017- 2018
Table des matières
Dédicace........................................................................................................................................................8

Remerciements.............................................................................................................................................9

SIGGLES ET ABREVIATIONS..............................................................................................................10

Introduction...............................................................................................................................................11

CHAPITRE I : PRESENTATION DU CONSEIL REGIONAL DE SIKASSO...................................12

1. PRESENTATION DU CONSEIL REGIONAL DE SIKASSO......................................................13

1.1. Historique :..................................................................................................................................13

1.2. Mission :......................................................................................................................................14

1.3. Organisation et fonctionnement...................................................................................................14

1.3.1. Organisation administrative:................................................................................................14

1.3.2. Fonctionnement :..................................................................................................................19

2. Présentation de l’entité de gestion des archives du CR de Sikasso.................................................20

2.1. Le Fonds d’archives :...................................................................................................................20

2.2. Le personnel :...............................................................................................................................20

2.3. Le public cible :...........................................................................................................................20

CHAPITRE II : DEROULEMENT DU STAGE.....................................................................................22

1. Le Secrétariat Général : Courrier  Arrivée  du 09 au 18 août 2018..................................................23

2. Le Secrétariat Particulier du Président : Courrier de Départ du 19 au 28 août 2018........................23

3. Le Standard : du 29 août au 07 septembre 2018...............................................................................24

4. Les Archives du 08 septembre au 06 novembre 2018......................................................................24

4.1. Le dépouillement :...................................................................................................................25

4.2. Le bordereau de versement :....................................................................................................26

4.3. La cotation :.............................................................................................................................26

4.4. Le répertoire :...........................................................................................................................26

4.5. Le classement :.........................................................................................................................26

4.6. La recherche des documents :..................................................................................................27

4.7. La communication des dossiers :..............................................................................................27

CHAPITRE III CONTRIBUTION A LA MISE EN PLACE D’UN SYSTEME DE GESTION DES
ARCHIVES DU CONSEIL REGIONAL DE SIKASSO AVEC LE LOGICIEL ICA- ATOM..........28

1. Contexte et justification du thème :..................................................................................................29

2. Objectifs :...........................................................................................................................................29

2.1. Objectif général............................................................................................................................29

2.2. Objectifs spécifiques....................................................................................................................29

3. Résultats attendus..............................................................................................................................29

4. Méthodologie du travail....................................................................................................................30

4.1. Analyse de l’existant......................................................................................................................30

4.2. Recommandations........................................................................................................................30

4.3. Numérisation des ressources........................................................................................................31

4.4. Paramétrage du scanner...............................................................................................................31

5. Procédure d’informatisation.............................................................................................................31

6. Justification de l’informatisation......................................................................................................31

7. Choix du Logiciel ICA-ATOM.........................................................................................................32

8. Installation et paramétrage du logiciel.............................................................................................32

8.1. Installation et configuration du Serveur.......................................................................................32

8.1.1. Installation du serveur..........................................................................................................32

8.1.2. configuration du serveur..........................................................................................................34

8.2. Installation du logiciel..................................................................................................................35

8.3. Alimentation de la base de données..............................................................................................37

8.4. Recherche....................................................................................................................................38

8.4.1. Recherche simple.................................................................................................................38

8.4.2. Recherche avancée...............................................................................................................38

8.5. Importation..................................................................................................................................38

8.6. Exportation..................................................................................................................................39

8.7. Impression....................................................................................................................................39

CHAPITRE IV DIFFICULTES RENCONTREES, OBSERVATIONS ET SUGGESTIONS............40

1. DIFFICULTES RENCONTREES....................................................................................................41
2. OBSERVATIONS..............................................................................................................................41

3. SUGGESTIONS..............................................................................................................................41

Conclusion..................................................................................................................................................43

BIBLIOGRAPHIE....................................................................................................................................44

LEXIQUE DES TERMES SPECIFIQUES.............................................................................................45

LISTE DES ANNEXES.............................................................................................................................47

Annexe 1 : l’Organigramme du service....................................................................................................48

Annexe N°2 : La loi N°93-008 du 11/ 02/1993 déterminant les conditions de la libre administration
des CT.........................................................................................................................................................49

Annexe 3 : Fiche de traitement du courrier.............................................................................................50

Annexe N°4 : Exemple du bordereau de versement................................................................................51

Annexe N°5 : Bulletin de consultation......................................................................................................53

Annexe N° 6 : La liste des documents qui ont intégré la base de données.............................................54

RESUME ET MOTS CLES......................................................................................................................57

Résumé....................................................................................................................................................57

Mots clés..................................................................................................................................................57
 Dédicace
Je dédie ce rapport à mon regretté père Tiemoko KONATE que la mort a arraché à notre grande
affection le 19 juillet 2015. Que son âme repose en paix.
 Remerciements
J’adresse mes sincères remerciements à toutes et à tous ceux qui ont contribué de près ou de loin
pour ma réussite scolaire particulièrement au corps professoral de l’IUT et à tout le personnel du
Conseil Régional (CR) de Sikasso pour leur accueil chaleureux et leur convivialité dans le travail.

J’adresse particulièrement mes remerciements à :

 Tout le corps professoral de l’Institut Universitaire de Technologie (IUT)

 Mme Mariam DIARRA ma mère qui n’a jamais cessé de m’encourager comme elle a
bien pris soin de moi petit et je resterai toujours un enfant à ses yeux,

 M. Yaya BAMBA président du Conseil Régional de Sikasso de m’avoir accueilli dans sa

structure,

 M. Bakemo DAGNOKO l’ex Directeur de l’Académie d’Enseignement de Sikasso à la

retraite pour son soutien et ses conseils,

 M. Birama TRAORE mon correspondant pédagogique pour son appui technique,

 M. Abdrahamane ANNE pour son appui technique,

 M. Niara DIARRA Secrétaire Général au CR de Sikasso pour sa disponibilité,

 M. Zango TRAORE mon encadreur de stage pour sa disponibilité,

 Mme Mariam BOLOZOGOLA secrétaire particulière du président du CR de Sikasso

pour sa gentillesse,

 Mme Mariam DIALLO secrétaire particulière du Secrétaire Général pour sa courtoisie,

 Mme Catherine Marie Chantale SANGARE secrétaire au courrier d’arrivée pour son
soutien.

La liste n’est pas exhaustive. Je ne pourrai citer tous les noms, mais personne n’est oublié. Je vous
remercie tous et toutes sans exception.
 SIGGLES ET ABREVIATIONS

ATOM  Access to Memory, français accès à la mémoire

CCFAP Centre Communautaire de Formation Agropastorale de Zamblara

CED Centre d’Education pour le développement

CFP Centre de Formation Professionnelle

CR Conseil Régional

CSV Comma-Separated Values en français les valeurs séparées par des virgules

CT Collectivité Territoriale

DCFB Division Comptabilité Finances et Budget

DCM Division Comptabilité Matières

DDRATP Division Développement Rural, et Aménagement du Territoire et Planification

DDSCFP Division Développement Social, Culturel et Formation Professionnelle

DEF Diplôme d’Etude Fondamentale

DNCT Direction Nationale des Collectivités Territoriales

GED Gestion Electronique des Documents

ICA International Conseil Archives en français le Conseil International des archives

IUT Institut Universitaire de Technologie

PACT Programme d’Appui des Collectivités Territoriales du Mali

SAJ Service Administratif et Juridique

SCF Service Comptable et Financier

STD Service Technique de Développement

XML Extensible Markup Language en français langage de balisage extensible

 
 Introduction
L’an 2018 du 09 août au 06 novembre 2018, j’ai effectué mon stage de fin de cycle de l’IUT au
Conseil Régional de Sikasso pour l’obtention de ma Licence Professionnelle Option
Numérisation des documents dont le thème est « contribution à la mise en place d’un système
de gestion des archives du Conseil Régional de Sikasso avec le logiciel ICA- Atom ».

Les archives jouent un rôle important dans la continuité des activités des services et constituent les
preuves de témoignage des faits historiques, c’est ainsi qu’une importance capitale est accordée à
leur gestion. Pour faciliter la conservation des archives, la gestion informatique des documents
devient un point incontournable dans la sauvegarde et la diffusion de l’information des archives.

Ce stage rend dans le cadre du programme et constitue un module à part entière. Il a pour objectif
de :

 mettre en pratique les connaissances théoriques acquises et acquérir des nouvelles

connaissances,

 se familiariser avec le milieu professionnel ainsi que les outils de travail de tous les jours.

Ce rapport est constitué de chapitres :

 1er chapitre : la présentation de la structure d’accueil,

 2ème chapitre : le déroulement du stage,

 3ème chapitre : contribution à la mise en place d’un système de gestion des

archives du Conseil Régional de Sikasso avec le logiciel ICA- Atom,

 4ème chapitre : les difficultés rencontrées, les observations et les suggestions.

CHAPITRE I : PRESENTATION DU
CONSEIL REGIONAL DE SIKASSO
Dans ce chapitre nous allons présenter le CR de Sikasso, sa mission, son organisation et son
fonctionnement.

1. PRESENTATION DU CONSEIL REGIONAL DE SIKASSO

Image1 : Locaux du Conseil Régional

Le Conseil Régional de Sikasso autrefois appelé Assemblée Régionale est situé au quartier
administratif de Sikasso. Il est l’un des premiers services déconcentrés de l’Etat. Il joue un rôle
très important dans la mise en œuvre de la politique de décentralisation. IL est composé de
51agents dont 08 femmes et 43 hommes.

1.1. Historique :
Le Conseil Régional de Sikasso a été créé par la loi N°99 -035 du 10 Août 1999 portant création
des Collectivités Territoriales Cercles et Régions.
Il a vu le jour le 01 Décembre 1999 et son premier Président fut Monsieur Bréhima OUATTARA,
(de 1999 à 2004). Il est succédé par Dr Kokozié TRAORE de (2004 à 2009). L’actuel Président
du CR de Sikasso est Monsieur Yaya BAMBA de 2009 à nos jours.
Le bureau du CR Sikasso est composé de 03 membres, les conseillers élus sont au nombre de 24
répartis en 06 Commissions de travail..
Le bureau est composé de 03 membres qui sont :
 Président : Yaya BAMBA
 Premier Vice-président : Soumaila TRAORE
 Deuxième Vice-présidents : Samba SANOGO
 1.2. Mission :
Le CR de Sikasso a pour mission la conception, la programmation, la mise en œuvre et le suivi
évaluation des actions de développement économique, social et culturel d’intérêt régional ou local
d’une part et la mise en cohérence des programmes nationaux et des programmes régionaux de
développement.
Le CR œuvre pour la mise en cohérence des stratégies de développement et d’aménagement des
territoires et règle par ses délibérations, les affaires de la région.

1.3. Organisation et fonctionnement

1.3.1. Organisation administrative:

Pour réussir sa mission, il existe au CR de Sikasso le bureau du secrétaire général plus 03 services
propres : le Service Administratif et Juridique, le Service Comptable et Financier, le Service
Technique de Développement et de quatre (04) services rattachés qui sont : le Musée Régional de
Sikasso, le Centre Communautaire de Formation Agropastorale (CCFAP) de Zamblara, le Centre
de Formation Professionnelle (CFP) de Yorosso, la Salle de Spectacle LAMISSA BENGALY de
Sikasso (voir annexe 1 page 46 l’organigramme du service).
Les Service propres sont dirigés par des directeurs de service nommés par arrêté du président du
CR parmi les fonctionnaires de la catégorie A ou B2 de la fonction publique des CT ou de l’Etat
(mis à disposition ou détachés).
Les divisions sont dirigées par les chefs de division nommés par décision du président du CR
parmi les fonctionnaires de la catégorie A ou B2 de la fonction publique des CT ou de l’Etat (mis
à disposition ou détachés).
Les sections sont dirigées par les chefs de section nommés par décision du président du CR parmi
les fonctionnaires de la catégorie A ou B2 de la fonction publique des CT ou de l’Etat (mis à
disposition ou détachés).
Les chargés de dossiers sont nommés par décision du président du CR parmi les fonctionnaires de
la catégorie A ou B2 de la fonction publique des CT ou de l’Etat (mis à disposition ou détachés).

1.3.1.1. Le Bureau du Secrétaire Général :

Le Secrétaire Général veille sur la bonne marche des services sous la responsabilité directe du
Président, la bonne tenue des documents incombe de sa responsabilité.
Il reçoit et traite les courriers à l’arrivée et au départ. Il prépare les réunions et les Assemblées
Générales. Il s’informe régulièrement sur tous les faits et événement d’ordre juridique,
administratif ou économique susceptible de s’exercer sur les activités présentes ou futures.
 1.3.1.2. Service Administratif et Juridique (SAJ):
Il a été créé par l’arrête n°13_006/P.C.R-Sik du 11 novembre 2013 portant création, organisation
et modalités de fonctionnement du service Administratif et Juridique. Il a pour mission d’assurer
le conseil juridique et la gestion des ressources humaines de la Collectivité Territoriale (CT) de la
région de Sikasso.
Il est chargé de :
 gérer et suivre la carrière administrative du personnel,
 appliquer et faire appliquer les dispositions légales régissant le personnel,
 veiller au respect des normes de travail,
 identifier les besoins en formation et rechercher les formations adéquates au bénéfice des
cadres et employés,
 suivre le personnel et évaluer ses performances,
 concevoir une politique de ressources et de recrutement,
 suivre les dossiers à implication juridique (contrat de travail, d’assurances, etc.),
 veiller à la bonne formulation juridique des actes,
 veiller à la prise en compte des aspects juridiques dans les décisions et actes,
 représenter la collectivité région dans les affaires juridiques et les contentieux avec les
tiers,
 apporter une assistance juridique aux différents services de la CT région,
 traiter et suivre les dossiers en contentieux,
 assister les autres responsables dans la rédaction des contrats et le respect des aspects
juridiques.
Il est composé de 02 divisions : la division administrative et la division juridique chacune des 2
divisions est subdivisée en sections dirigées par les chefs sections nommés par décision du
Président du CR.

1.3.1.2.1. La division administrative :

Elle est composée de 02 sections :
 la section gestion des carrières,
 la section cadre organique, formation et affaires sociales. 

1.3.1.2.2. La division juridique :

Elle est chargée de :
 gérer les contentieux,
 veiller à la prise en compte des prescriptions légales dans la rédaction des contrats et des
conventions.
La division juridique est composée de 02 sections :
  la section contentieuse,
 la section contrats et conventions.

1.3.1.3. Service Comptable et Financier (SCF) :

Crée par l’arrête N° 13-007/P.C.R.-Sik du 11/07/2013 portant création, organisation et modalités
de fonctionnement du Service Comptable et Financier.
Il a pour mission la conception, la coordination et le suivi des activités comptables et financières
de la CT région de Sikasso
Il est composé de 02 divisions :
 la Division Comptabilité Finance et Budget (DCFB),
 la Division Comptabilité Matières (DCM).

1.3.1.3.1. La Division Comptabilité Finances et Budget (DCFB) :

DCFB est divisée en 02 sections : la section finance et comptabilité et la section budget, comptes
et études.
Elle a pour mission de :
 suivre l’exécution du budget, comptes et fonds placés sous l’autorité du CR,
 veiller à la mise à jour permanente du fichier solde du CR,
 assurer le suivi et le contrôle de l’exécution du budget d’investissement,
 préparer le compte administratif du CR,
 faire des études sur la politique budgétaire du CR,
 établir les états financiers, les rapports financiers du CR,
 élaborer des stratégies de mobilisations des ressources financières,
 élaborer les marchés et baux.

1.3.1.3.2. La Division Comptabilité Matières (DCM):

La DCM est composée de 02 sections : la section tenue des documents de mouvement et de
certification des factures et la section comptabilité du matériel en service et en approvisionnement.
Elle est chargée de :
 mettre à jour des documents comptables et fichiers nécessaires à la bonne gestion du
matériel et de l’équipement selon les règles de comptabilité matières,
 faire la certification sur toutes les factures et signer les procès-verbaux de réception,
 proposer la mise à la réforme du matériel appartenant au CR.

1.3.1.4. Service Technique de Développement (STD) :

Le STD est créé par l’arrêté N°13- 008/P.C.R-Sik du 11/07/2013 portant création, organisation
et modalités de fonctionnement du Service Technique de Développement. Il a pour mission la
 conception, la coordination et le suivi des activités de développement économique, social et
culturel de la CT région de Sikasso.
A cet effet il est chargé de :
 la conception et la mise en œuvre des politiques de développement régional,
 la traduction en plans et en projets de la vision de développement de la région,
 l’élaboration et la mise en œuvre du programme de développement économique social
et culturel,
 la mise en cohérence des programmes de développement,
 l’impulsion d’une synergie d’action entre les acteurs de développement de la région,
 la coordination, la supervision et le suivi-évaluation de la mise en œuvre des actions de
développement régional,
 la mise au point des stratégies pour la maintenance, la valorisation des infrastructures
et des équipements,
 la proposition des choix techniques stratégiques en matière de développement régional,
 l’élaboration des termes de références, des études, des notes techniques.
Le STD est composé de 02 divisions :
 la Division Développement Rural, et Aménagement du Territoire et Planification
(DDRATP),
 la Division Développement Social, Culturel et Formation Professionnelle (DDSCFP).

1.3.1.4.1. La Division Développement Rural, et Aménagement du Territoire

et Planification (DDRATP) :
Elle comprend 02 sections :
 la Section Développement Rural, Environnement et Cadre de Vie,
 la Section Aménagement du Territoire, Planification et Etude.
La DDRATP exerce les attributions spécifiques suivantes :
 la gestion des questions de développement rural, d’environnement et de cadre de vie
 la gestion des questions d’aménagement du territoire, études et planification.

1.3.1.4.2. La Division Développement Social, Culturel et Formation

Professionnelle (DDSCFP) :
Elle est composée de 02 sections :
 la Section Education, Formation Professionnelle et Culture,
 la Section Santé, Développement Social.
La DDSCFP s’occupe de :
 la gestion des questions d’éducation, de formation professionnelle et de culture,
 la gestion des questions de santé et de développement social.
 1.3.1.5. Le Musée Régional de Sikasso
Le Musée Régional de Sikasso est un établissement public régional à caractère scientifique et
culturel crée par le CR le 18 décembre 2010. Il est un lieu d’échange, d’éducation et de brassage
social.
Il a pour mission de prospecter, de collecter, de conserver, de protéger, de sauvegarder, de diffuser
pour promouvoir les éléments représentatifs de la culture de notre société.
Il est chargé d’informer, de sensibiliser, de diffuser et de valoriser le patrimoine culturel. Il
constitue un véritable pôle d’attraction dans le domaine de la recherche et de la pratique des
diversités culturelles pour les élèves, étudiants, chercheurs et touristes.
Les expositions portent sur l’histoire ancienne, les croyances (religion, les rites initiatiques, les
fêtes traditionnelles, les rites funérailles, les corps de métiers et des activités conventionnées et la
musique).
Dans la collection du musée, nous pouvons trouver des œuvres comme : le calao, la terre cuite,
statuette féminine, le masque haut, le masque heaume de poro, le masque et autres.
Un guide est chargé d’expliquer les statuettes, les masques, le rôle de chaque trésor ancestrale, de
donner leurs utilités dans la vie traditionnelle, coutumière et culturelle.
Accès au musée et ces prestations est conditionné à la procuration d’un ticket. Il y a 4 types de
tickets pour les visites :
 le ticket pour les élèves 100F CFA,
 le ticket pour les résidents de la région de Sikasso 200F CFA,
 le ticket pour autres régions du Mali, et les pays de la zone CEDEAO 500F CFA,
 le ticket pour les expatriés 1000F CFA.

1.3.1.6. Le Centre Communautaire de Formation Agropastorale de

Zamblara (CCFAP)
Le CCFAP est créé en 2009. Il est situé dans le village de Zamblara dans la Commune Urbaine de
Sikasso.
Le CCFAP a pour mission de donner une formation qualifiante aux enfants exclus du système
éducatif en milieu rural.
Il assure la formation dans les filières suivantes : la culture des céréales, le maraîchage, la
pisciculture, l’embauche des animaux, l’aviculture, l’apiculture, la gestion des exploitations
agricoles, l’arboriculture et la boucherie.
Il est composé du :
 conseil de perfectionnement,
 direction,
 conseil pédagogique,
  conseil de discipline,
 comité de gestion.
Les formateurs du CCFAP sont constitués de contractuels. La formation dure 12 mois. Elle
concerne les deux sexes âgés de 13 à 17 ans. L’accès à la formation du centre est conditionné à
l’admission au test d’entrée au centre qui est annuellement organisé pour le CR en collaboration
avec les services techniques concernés. Les frais d’inscription sont fixés à 25 000F CFA.

1.3.1.7. Le Centre de Formation Professionnelle de Yorosso (CFP)

Le CFP de Yorosso est créé en 2013 et est rattaché au Secrétariat Général du CR de Sikasso. Tout
comme le CCFAP de Zamblara, il a pour mission de donner une formation pour l’exercice d’un
emploi ou d’un métier notamment dans le domaine de l’agro-sylvo-pastoral.
Il assure la formation continue, qualifiante et par apprentissage dans les filières suivantes : la
culture vivrière, le maraîchage, la pisciculture, l’embauche des animaux, l’aviculture, l’apiculture,
la gestion des exploitations agricoles, l’arboriculture, la boucherie, l’irrigation de proximité à
l’intention des néo-alphabètes, des jeunes déscolarisés, des jeunes non-scolarisés, des non-orientes
du DEF et des finaliste des Centres d’Education pour le Développement (CED).

1.3.1.8. La salle de Spectacle Lamissa BENGALY :

Elle est une salle de spectacle à caractère public. Elle est ouverte le 31 mai 2005. Elle a une
capacité d’accueil de 1405 places. Les spectacles et les manifestations culturelles sont
régulièrement organisés dans la salle Lamissa BENGALY.
Cette salle a pour mission de promouvoir la culture malienne dans toutes ses diversités.
Elle est un lieu de distraction, d’éducation, de rencontre, d’échange, de sensibilisation et
d’épanouissement.

1.3.2. Fonctionnement :
Sous l’autorité des directeurs de services les chefs de divisions préparent les études techniques, les
plans d’action concernant les activités de leur domaine d’évolution, procèdent à l’évaluation
périodique des plans d’action mis en œuvre, coordonnent et contrôlent les activités des sections.
Les sections fournissent à la demande du chef de divisions les éléments d’informations
indispensables à l’élaboration des études et des plans d’actions, procèdent à l’application des
directives et instructions de service concernant leur secteur d’activité.
Les sections sont placées sous l’autorité des chefs de divisions. Les activités de coordination et de
contrôle des services sont exercées dans le cadre des orientations, des objectifs définis par le CR.
 2. Présentation de l’entité de gestion des archives du CR de Sikasso
Situé au rez-de-chaussée du CR de Sikasso, les Archives du CR de Sikasso constituent une
référence en matière d’archivage dans les collectivités ainsi que dans les services régionaux grâce
à l’appui du PACT qui est l’un des partenaires important qui œuvre pour l’appui des collectives.

2.1. Le Fonds d’archives :

La salle d’archives du CR de Sikasso couvre une superficie de 50 m², de 8 rayons de 6 étagères et
1830 dossiers classés selon les normes de classement des archives des CT soit 72 mètres linéaires
et 4.5 mètres de documents du versement de 2014 qui n’ont pas eu de place dans la salle
d’archives. En plus des 8 rayons de la salle d’archives il y a 4 autres rayons dans la réserve.

En termes de matériels, il existe dans la salle des archives : 1 table maître métallique, 1 ordinateur,
2 scanners : 1 scanner à plat HP scan jet 5590 avec chargeur et 1 scanner multifonctionnel HP
office jet 7510 plat avec chargeur, 3 fauteuils ministre et 8 chaises métalliques pour les usagers, 2
ventilateurs, et 2 climatiseurs Sharp.

2.2. Le personnel :
Conformément à l’article 11 de la loi N°93-008 du 11/ 02/1993 déterminant les conditions de la
libre administration des CT (voir annexe N°2 page 47), le Secrétaire Général, en sa qualité
d’agent administratif est chargé de classer et de conserver les archives et la documentation de la
collectivité. Exploitation des archives par les personnes extérieures est subordonnée à son accord
préalable. Ainsi on peut dire qu’il est le responsable de la gestion de l’ensemble des documents
produits ou reçus par le CR.

Selon le volume de son activité ou les moyens disponibles de la collectivité le Secrétaire Général
peut aussi être amené à confier toute ou partie de cette tâche à un agent qui assurera la fonction
Archiviste/Documentaliste.

Quel que soit le cas de figure, c’est le Secrétaire Général qui veille à la bonne gestion des archives
sous la supervision du Président.

Le Secrétaire Général a confié la gestion des archives du CR Sikasso au Directeur du Service

Administratif et Juridique. Il est la seule personne qui s’occupe de la gestion des archives au
niveau du CR.

2.3. Le public cible :

Les potentiels usagers du service d’archives du CR de Sikasso sont :
  les agents des services,

 les chercheurs

 les enseignants

 les auditeurs.

Durant notre stage au CR de Sikasso, nous avons effectué des activités qui font l’objet du chapitre
suivant.
CHAPITRE II : DEROULEMENT DU
STAGE
Après la prise en contact avec le personnel, conformément à la note de service N° 2018-051/C.R-
Sik du 08 août 2018, j’ai fait le tour de certains services du CR de Sikasso :

 Secrétariat Général : Courrier  Arrivée, 

 Secrétariat Particulier du Président : Courrier de Départ,
 Standard,
 Archives.

1. Le Secrétariat Général : Courrier  Arrivée  du 09 au 18 août 2018

Le Courrier « Arrivée » est l’ensemble de documents que le service reçoit en provenance d’un
autre service dans l’exercice de ses fonctions.

Dans le Courrier « Arrivée » il existe deux (2) types de registres : le registre d’arrivée et le cahier
de transmission.

Le registre d’arrivée sert à enregistre les courriers destinés au CR afin de servir de preuve
d’existence du document en cas d’éventuelle recherche.

Le cahier de transmission sert à ventiler les documents à l’interne.

Durant mon séjour au Courrier « Arrivée » j’ai appris les techniques d’enregistrement du courrier.
Nous avons reçu et enregistré trente un (31) courriers « Arrivée ».

Pour enregistrer un courrier à l’arrivée il faut bien vérifier si le courrier est véritablement destiné
au CR, vérifier le nombre de pièces et les documents existant sur bordereau d’envoi du document.
Avec le cachet d’arrivée comportant le numéro et la date, on met le cachet sur le document ou sur
le bordereau s’il existe. On regarde dans le registre le dernier numéro et on attribue le numéro
suivant au document et enfin on procède à l’enregistrement dans le registre d’arrivée selon la
rubrique suivante : le numéro d’ordre, la date, le numéro du courrier, la date d’envoi du courrier,
le nom de l’expéditeur, l’objet du document. Chaque document traité au Courrier « Arrivée » est
accompagné de fiche de traitement de courrier (voir annexe 3 page 48).

En dehors de la réception des courriers, j’ai fait la ventilation des courriers au sein du service.

2. Le Secrétariat Particulier du Président : Courrier de Départ du 19 au 28

août 2018
Le courrier de départ est l’ensemble des documents qui quittent le CR pour un autre service. Les
courriers de départ sont traités au secrétariat du Président du CR.
Il y a onze (11) registres qui sont utilisés au courrier départ : le registre du bordereau d’envoi, le
registre des contrats, le registre des lettres, le registre des notes de service, le registre des arrêtés,
le registre des ordres de missions, le registre des avis de réunion, le registre des soit transmis, le
registre des décisions, le registre des appels d’offres.

En plus il existe un cahier interne qui sert à ventiler les documents à l’intérieur du service.

Les chronos sont au nombre de dix (10) qui sont : le chrono bordereau retour, le chrono avis de
réunion, le chrono ordre de mission, le chrono ordre de service, le chrono bordereau d’envoi, le
chrono lettre, le chrono note de service, le chrono avis d’appel d’offre, le chrono décision, chronos
ordre de mission du Président.

Durant mon séjour au courrier de départ j’ai exécuté des taches suivantes :

 numérotations et enregistrement des lettres, des notes de service, des ordres de mission,
des décisions, des bordereaux d’envoi, des avis de réunion ;

 ventilation des courriers ;

 photocopie des avis de réunion.

3. Le Standard : du 29 août au 07 septembre 2018

Le standard est le point de repère des appels téléphoniques.

Le rôle de la standardiste est d’appeler et de recevoir les appels entrant, de les orienter dans les
bureaux ou les personnes concernées. En cas d’absence de la personne, la standardiste est chargée
de prendre note du message de la personne qui a appelé afin de le transmettre à la personne
concernée. Elle est chargée de suivre le cahier de présence.

La standardiste doit être ponctuelle, régulière, assidue et accueillante car son activité contribue à
vendre l’image du service.

Dans le standard mon travail a consisté à accueillir et à orienter les usagers.

4. Les Archives du 08 septembre au 06 novembre 2018

La gestion des archives constitue le fondement de toute société organisée. Gérer les archives c’est
les garder, les conserver, les traiter afin de les rendre accessible aux usagers. Pour faciliter l’accès
à l’information, les collectivités disposent d’un traitement des archives différent de la norme
classique que nous étudions en classe. Pour cela la Direction Nationale des Collectivités
Territoriales (DNCT) a initié l’élaboration de la réalisation d’un « Guide pratique de gestion des
archives des Collectivité Territoriales ».

Dans la salle d’archives j’ai effectué des taches suivantes :

 le dépouillement,

 l’établissement du bordereau de versement,

 la cotation,

 l’enregistrement des dossiers dans le répertoire,

 le classement des dossiers dans les boîtes d’archives,

 l’arrangement des boîtes sur les rayons,

 la recherche des documents.

4.1. Le dépouillement :
Elle est l’opération qui consiste à trier et analyser le document selon le plan de classement.

Les documents sont classés en fonction de leur catégorie. Les fonds d’archives des Collectivités
s’organisent en 03 catégories de dossiers : les dossiers de direction, les dossiers de gestion et les
dossiers techniques.

4.1.1. Les dossiers de direction :

Les dossiers de direction sont des dossiers concernant la conception d’une politique, le lancement
de programmes de développement communal ou intercommunal, des actes fondamentaux, des
arrêtés, des délibérations, des décisions, etc.
Les fiches des dossiers de direction doivent être classées selon la norme suivante :
 les législations (loi),
 les réglementations (décrets et arrêtés),
 les délibérations.

4.1.2. Les dossiers de gestion :

Les dossiers de gestion sont des correspondances, des documents comptables, des dossiers du
personnel, des procès-verbaux de réunion. Ces dossiers rendent compte du fonctionnement de la
collectivité qui les a produits.
 4.1.3. Les dossiers techniques :
Les dossiers techniques sont des dossiers d’exécution qui découlent directement des activités de la
collectivité et témoignent de la mise en œuvre d’une politique de construction de route, de pont,
de marché, d’école ou d’un service (par exemple : plan du cadastre, plans de lotissement, divers
plans d’occupation du territoire, statistiques, expertises, études, rapports).
Les fiches des dossiers de gestion et des dossiers techniques sont classées chronologiquement.

4.2. Le bordereau de versement :

Le bordereau de versement est un document à caractère juridique qui transfert les documents dans
le service d’archives.

Il est composé 04 colonnes : le numéro de l’article, la description de l’article, les dates extrêmes et
les observations (Voir Annexe N°4 page 49)

4.3. La cotation :
Après la catégorisation des dossiers, on les classe selon les articles, les années dans les chemises,
on affecte un numéro à chaque dossier. La cotation est continuelle et numérique.

La numérotation des dossiers se fait par ordre des dossiers (dossiers de direction, dossiers de
gestion, dossiers techniques).

4.4. Le répertoire :
Il est le principal outil de recherche. Il est l’aboutissement du processus de classement. Le
répertoire est composé de 04 colonnes : le numéro d’archives, le titre de l’article, les dates
extrêmes, l’observation.

4.5. Le classement :
Le classement est une opération intellectuelle et matérielle consistants à analyser et ordonner les
documents d’archives conformément aux principes définis.

Le classement des dossiers se fait par ordre des dossiers (dossiers de direction, dossiers de gestion,
dossiers techniques).

Après la cotation des documents on les classe dans les boîtes d’archives, celles- ci sont arrangées
sur l’étagère suivant les numéros d’archives.

Le classement des boîtes commence de bas vers le haut et de gauche vers la droite.
 4.6. La recherche des documents :
Elle consiste à satisfaire le besoin informationnel des usagers. La recherche se fait dans le
répertoire qui contient le numéro de tous les dossiers traités. Une fois le numéro vue dans le
répertoire, on regarde sur les rayons la boite correspondant au numéro du dossier à recherche.
Nous avons recherché treize (13) documents durant les deux (02) mois.

4.7. La communication des dossiers :

Au CR de Sikasso il existe deux (2) types de communication des dossiers : le prêt et la
consultation sur place. La communication est gratuite.

4.7.1. Le Prêt :

Les dossiers sont prêtés à l’interne. Chaque usager est identifié par un bulletin de consultation des
archives contenant le Nom et Prénom, adresse, côte, titre, date extrême, date d’emprunt, date de
retour du document et les signatures (Voir annexe N°5 page 51).

Nous avons prêté treize (13) documents durant mon séjour dans la salle d’archives.

4.7.2. La consultation sur place :

Elle concerne les agents de l’extérieur. L’utilisation des dossiers se fait sur place. Nous n’avons
reçu qu’un (1) seul cas.

Après avoir présenté les différentes activités que nous avons effectuées durant notre stage le
prochain chapitre traite notre thème qui est la « contribution à la mise en place d’un système de
gestion des archives du Conseil Régional de Sikasso avec le logiciel ICA- Atom »
CHAPITRE III CONTRIBUTION A
LA MISE EN PLACE D’UN
SYSTEME DE GESTION DES
ARCHIVES DU CONSEIL
REGIONAL DE SIKASSO AVEC LE
LOGICIEL ICA- ATOM
Ce chapitre décrit le processus de la mise en place d’un système de gestion des archives avec le
logiciel ICA- ATOM.

1. Contexte et justification du thème :

Le besoin accru de l’information numérique au sein du service a poussé l’archiviste du CR de
Sikasso de mettre en place un système de gestion électronique des documents (GED). Pour
faciliter la gestion et la communication des documents d’archives, le CR de Sikasso a mis en place
leur première expérience en matière de la GED qui était l’œuvre d’un prestataire togolais. Le nom
du progiciel était « Kalassako » qui n’a pas duré longtemps. Ce logiciel avait la capacité
d’enregistrer et d’indexer automatiquement les documents numérises via scanner. La disparition
prématurée de ce logiciel s’explique selon le prestataire par le manque de mise à jour du logiciel
qui n’était pas prévu dans les clauses du contrat selon le gestionnaire des archives.

Le choix de ce thème se justifie par notre volonté de contribuer à résoudre le problème de logiciel
de gestion des archives et de mettre en place un système de gestion électronique des documents
sans le moindre coût.

2. Objectifs :

2.1. Objectif général

Faciliter la gestion et la communication des archives.

2.2. Objectifs spécifiques

 organiser et gérer l’information et les documents électroniques,

 faciliter l’exploitation et la gestion des documents,

 dématérialiser l’information documentaire,

 faciliter la diffusion,

 améliorer la recherche,

 diversifier les sources d’accès à l’information documentaire.

3. Résultats attendus
Les résultats attendus sont :

 l’information et les documents sont conservés et gérés de façon électronique ;

 l’exploitation et la gestion des documents sont facilitées ;

  l’information documentaire est dématérialisée ;

 la diffusion est facilitée ;

 la recherche est améliorée,

 les sources d’accès à l’information sont diversifiées.

4. Méthodologie du travail
La gestion électronique des documents (GED) est un système de gestion qui prend en compte la
gestion des références ou métadonnées permettant d’identifier facilement le document et la
gestion du document physique.

Pour mettre en place un système de GED, il faut avoir les ressources qui peuvent être des
documents numérisés ou des documents nés numérique, un logiciel payant ou libre capable de
gérer les ressources.

4.1. Analyse de l’existant

Les Archives du CR de Sikasso relèvent quelques insuffisances en matière de conservation
d’archive.

En dépit de l’étroitesse de la salle d’archives, elle constitue le bureau pour l’archiviste et la salle
de conservation des archives. Certains boîtes d’archives sont trop remplis ce qui empêche les
documents de respirer entrainant le vieillissement rapide des documents et la détérioration des
boîtes. Le bureau de l’archiviste est en table maître métallique. L’absence d’une personne qui est
chargée en plein temps de la gestion des archives.

4.2. Recommandations
 construire une salle adéquate pour la conservation des archives ainsi qu’un bureau pour
l’archiviste,

 équiper le bureau d’une table maître en bois pour éviter les désagréments des matériaux
électroniques,

 recruter un archiviste chargé de la gestion de la salle d’archives,

 remplir convenablement les boites d’archives en laissant quelque centimètre permettant

d’améliorer la durée de vie des documents et des boites d’archives.
 4.3. Numérisation des ressources
Pour faciliter notre travail, nous avons décidé de mettre en place la GED administratif en
numérisant les dossiers de direction (Loi, décret, Arrêtée) de 1989 à 2007. Il est constitué de 13
dossiers soit 223 documents, 806 pages. Les documents qui ont intégré la base sont au nombre de
56 soit 481pages (voir annexe N°6 page 47).

4.4. Paramétrage du scanner

Cette étape joue un rôle très important dans la réussite de notre travail. La configuration du
scanner repose sur l’objectif que nous nous sommes fixés.

Si c’est pour numériser et conserver, on prend comme type de sortie couleur, type de format PDF
et résolution 300 DPI.

Si c’est pour numériser et diffuser, on prend comme type de sortie noir blanc, type de format PDF
et résolution 100 DPI. Dans ce cas le fichier devient léger et le téléchargement est facile.

Nous avons opté pour la deuxième option puisque notre objectif est de faciliter la diffusion.

5. Procédure d’informatisation
Pour informatiser les archives, il faut faire:

 le choix du serveur pour héberger le logiciel,

 le choix du logiciel pour gérer les archives,

 la numérisation des ressources,

 la création d’une base de données,

 l’alimentation de la base de données.

6. Justification de l’informatisation
L’informatisation a pour but de :

 faciliter le partage d’information,

 faciliter la recherche et le stockage des documents,

 minimiser la détérioration physique du document,

 éviter la mauvaise manipulation du document physique.

7. Choix du Logiciel ICA-ATOM
ICA- ATOM est une application web de description archivistique sous licence gratuite. Il facilite
la gestion physique et la gestion des références des documents. Avec ICA- ATOM nous avons la
possibilité d’afficher le texte, de l’imprimer, d’enregistrer ou télécharger. Il repose sur les normes
de description archivistique du Conseil International des archives (CIA) ATOM est un acronyme
signifiant « Access to Memory » en français accès à la mémoire.

8. Installation et paramétrage du logiciel

Pour installer ICA- ATOM il faut 2 éléments : le logiciel et le serveur.

Pour le logiciel, nous avons téléchargé le logiciel ICA- ATOM 1.3.1 sur le site web d’icaatom.org
à l’adresse https://www.ica-atom.org/download. Après le téléchargement, nous l’avons
décompressé avec winRar pour avoir le dossier jaune.

Pour le serveur, nous avons choisis EasyPHP 12.1 pour Windows sur le site de comment ça
marche à l’adresse suivant : https://www.commentcamarche.net/download/telecharger-82-
easyphp.

8.1. Installation et configuration du Serveur

EasyPHP est un serveur composé d’Apache et de MySQL permettant d’accéder à notre site ou à
notre bibliothèque. Il comporte MyAdmin qui facilite la création de la base de données.

8.1.1. Installation du serveur

Pour installer EasyPHP on double clic sur le logiciel téléchargé, choisir la langue française.

On clique sur ok pour lancer l’assistant d’installation.

On clique sur suivant pour lancer la licence de création du logiciel.

On clique dans la case de : je comprends et j’accepte les termes du contrat de licence puis sur
suivant pour afficher le format des informations installation d’EasyPHP.

On clique sur suivant pour afficher le fichier d’installation d’EasyPHP. Il est important de le
connaitre puisqu’on aura besoin pour l’installation d’ICA- ATOM.
On clique sur suivant pour la créer un raccourci dans le menu démarrer.

On clique sur suivant pour afficher le format de la fin de l’installation.

On clique sur terminer.

Le serveur installé s’exécute et s’affiche à droite dans les icones cachées de la barre des taches.
On double clic sur l’icône d’EasyPHP pour savoir si appache et MysQL sont activés tous les 2
seront en vert.

8.1.2. configuration du serveur

La performance de notre site ou de notre base dépend de la configuration du serveur. Il y a 2
variables qui sont à configurer : MySQL et PHP.
Pour accéder au fichier MySQL et PHP, on fait un clic droit sur l’icône d’EasyPHP à gauche dans
la barre de taches, on clique sur configuration, on clique sur MySQL ou PHP le fichier s’ouvre
avec l’éditeur de texte.

Dans MySQL le variable à modifier est « max_allowed_packet= 512M » cette variable existe à
2 endroits. Ils doivent avoir la même valeur.

Dans PHP les variables à modifier sont :

Max_execution_time= 600

Max_input_time= 600

Memory_limit= 512M

Post_max_size= 512M

Upload_max_filesize= 512M

Après avoir modifié les paramètres, il faut cliquer sur fichier puis sur enregistrer. On redémarre le
serveur EasyPHP pour qu’il prenne en compte les modifications effectuées.

8.2. Installation du logiciel

Pour installer le logiciel ICA- ATOM, on fait un clic droit sur l’icône d’EasyPHP, clic sur
administration puis sur ouvrir. La valeur par défaut de l’interclassement est utf8_general_ci en
affichage la langue est français le thème est pmahomme la taille du texte est 82%. Nous avons
conservé ses valeurs par défaut.
Ensuite on clique dans PHPMyAdmin la rubrique bases de données. On donne le nom qubit qui
général pour ICA- Atom et clique sur créer.

Après avoir créer la base de données qubit, on copie le fichier extrait ICA- Atom 1.3.1, on vient
dans le menu démarrer, poste de travail ou ordinateur, on clique sur le disque C, programmes files,
on ouvreEasyPHP, on ouvre le fichier www, on supprime portable files et on colle le fichier
extrait de ICA- Atom 1.3.1.

On fait un clic droit sur l’icône d’EasyPHP, puis sur web local pour créer mon site. La page de
paramétrage du site apparait en donnant les informationssuivantes :

1. Check system (système de contrôle) on clique sur Continue

2. Configure Database name (configuré le nom de la base)
Dans le champ où il est écrit atom il faut remplacer atom par qubit.
Database username (nom d’utilisateur) : (on n’écrit rien dans ce champ)
root (racine, on n’écrit rien dans ce champ)
Database password (on n’écrit rien dans ce champ)
3. Load data (charger des données) Site configuration (configuration du site). Dans cette partie
il s’agit de renseigner les champs comme :
Site title (titre ou intitulé du site) : les archives du Conseil Régional de Sikasso
Site description (description du site ou la base): Ce site contient les archives du Conseil
Régional de Sikasso Administrator account (compte administrateur) ce niveau est réservé pour
les informations de l’administrateur de la base de données comme :
Username (nom d’utilisateur): on écrit le nom d’utilisateur ex: Zango TRAORE
E-mail address: on renseigne dans ce champ l’adresse E-mail par exemple
zangotigoua@gmail.com
Password: le mot de passe par défaut nous avons choisi gopal
Confirm password: confirmer le mot de passé, on écrit gopal encore pour confirmer. Après on
clique sur Save and Continue (enregistrer et continuer) pour aller à la quatrième (4) et dernière
étape
4. Configure site (configurer le site) Installation finished (installation terminée)
Une fois l’installation terminée, nous avons la possibilité de changer l’affichage de notre site dans
la partie administration, de changer la langue dans la partie langage. Pour accéder à la base, on se
connecte avec l’adresse mail et le mot de passe avec lesquels nous avons créé notre site. Une fois
connecté on accède à toutes les fonctionnalités comme la description archivistique, la liaison d’un
objet numérique, la modification des notices etc.

8.3. Alimentation de la base de données

Pour alimenter notre base de données, nous avons fait la description archivistique des différents
documents numérisés et de lier l’objet aux métadonnées. La description se fait à plusieurs
niveaux : la collection, le dossier, le fonds, la pièce, la série organique, le sous- fonds, et la sous-
série organique.

Pour ajouter un niveau de description dans la base on clique sur le menu déroulant ajouter, et on
clique sur description archivistique et nous sommes dirigés vers le formulaire de saisie des
données.

On clique sur la zone d’information pour accéder aux champs qu’elle regroupe. Le logiciel nous
fournis des renseignements concernant le remplissage de chaque champ. Il existe des informations
obligatoires qui sont désignées par une étoile, ces informations sont capitales lors de la recherche
du document. Si les champs ne sont pas correctement renseignés, les messages d’erreur s’affichent
en rouge.

Apres avoir fait la description archivistique, on clique sur sauvegarder et la notice serra créée.
Nous avons la possibilité de modifier la notice, d’ajouter un niveau inférieur ou lier un objet.

Pour lier un objet numérique, après avoir sauvegardé la notice on clique sur « lier un objet
numérique », parcourir les fichiers et on choisit le fichier à lier dans l’emplacement du dossier soit
sur la clé USB ou votre poste de travail ou indiquer l’adresse du fichier dans la zone URL.
Figure N° 2’image d’un objet lier

8.4. Recherche
Selon le dictionnaire Larousse « la recherche est l’action de chercher à découvrir quelque chose, à
parvenir à une connaissance nouvelle ».

La recherche dans une base de données est une opération qui consiste à satisfaire le besoin
informationnelle des usagers concernant un thème de recherche.

Dans notre cas il existe 2 types de recherche : la recherche simple et la recherche avancée.

8.4.1. Recherche simple

Elle facilite la recherche à partir d’un ou plusieurs termes dans la notice. On a la possibilité de
combiner les termes de recherche dans la grille de recherche.

8.4.2. Recherche avancée

Elle permet d’affiner la recherche en intégrant les critères de sélection de l’information en
associant les opérateurs booléens. La recherche est beaucoup plus pertinente. Elle peut être
thématique, historique, géographique…, tout dépend du travail effectué par le spécialiste de
l’information.

8.5. Importation
Avec ICA-Atom nous disposons d’une fonctionnalité d’import qui peut servir à importer des
descriptions archivistiques, des notices d’autorités et des notices de services d’archives.

Il existe 2 types d’importation : importation XML et Importation CSV.

Le XML  « Extensible Markup Language » est un langage informatique ou métalangage qui
facilite la mise en forme du document via l’utilisation des balises.

Le CSV « Comma- Separated Value, connu sous le sigle CSV, est un format informatique ouvert
représentant des données tabulaires sous forme de valeurs séparées par des virgules »

Pour faire l’importation on vient dans le menu principal, importer XML, parcourir le fichier à
importer puis on clique sur importer.

Il est possible d’afficher et de modifier les descriptions et toutes les notices enfants comme si elles
avaient été saisies dans le logiciel ICA- Atom au lieu d’être importées.

8.6. Exportation
ICA-Atom dispose d'une fonctionnalité d'export qui peut servir à exporter des descriptions
archivistiques, des notices d'autorité, des descriptions de services d'archives et des termes. Les
descriptions et les référentiels exportés s'affichent dans la fenêtre de l'explorateur web. Pour
sauvegarder les fichiers XML exportés, on clique sur Ctrl+S pour sauvegarder le fichier. Nous
avons la possibilité d’annuler l’exportation du fichier XML, en cliquant sur précédent de la page
de navigation.
Il existe 2 types d’exportation:

XML Dublin Core 1.1 est composé de 12 champs tandis que le XML EAD 2002 prend en compte
tous les champs de la description archivistique, c’est pourquoi il est sollicité pour exportation.
Dans notre cas nous avons choisis XML EAD 2002 pour exporter nos fichiers.

8.7. Impression
Pour imprimer un document après la recherche, on clique sur la référence du document qui nous
envoie vers l’objet numérique, on clique sur l’objet numérique, une fois objet numérique ouvert
nous avons la possibilité de l’imprimer en cliquant sur l’image de l’imprimante à droite du fichier
ouvert ou de le télécharger et enregistrer sous en utilisant la flèche.

Prochainement nous allons aborder dans le chapitre IV les difficultés rencontrées, les observations
faites et les solutions suggérées.
 CHAPITRE IV DIFFICULTES
RENCONTREES, OBSERVATIONS
ET SUGGESTIONS
Dans ce chapitre nous parlerons des difficultés que nous avons rencontrées durant notre stage ainsi
que les observations que nous avons faites et les suggestions que nous avons formulées.

1. DIFFICULTES RENCONTREES
Tout travail humain regorge des difficultés. Lors de notre stage nous avons été confrontés à des
difficultés suivantes :

 le manque de plein temps de mon encadreur dû aux activités du service,

 la masse électrique au niveau de la salle d’archives.

2. OBSERVATIONS
Durant notre stage nous avons fait des constats sur la gestion du fonds d’archives, le personnel et
l’aménagement du service :

 l’insuffisance de personnel au niveau des Archives, le Directeur du Service Administratif

et Juridique est le chargé des archives. Il est la seul personne au Archives du CR de
Sikasso.

 l’absence d’un informaticien et d’un électricien au sein du service,

 la formation restreinte du chargé d’archives en archivage électronique,

 la non informatisation des Archives,

 la lourdeur de la communication au niveau du CR de Sikasso,

 le manque de matériel au niveau du standard.

3. SUGGESTIONS
Pour pallier ces insuffisances nous suggérons au CR de Sikasso de :

 recruter un archiviste ou affecter un agent assistant chargé d’épauler le chargé d’archives

dans son travail,

 informatiser les archives avec ICA- Atom pour faciliter la diffusion de l’information,

 former le chargé d’archives dans les techniques d’archivage numérique notamment à

l’utilisation du logiciel ICA- Atom,

 recruter un informaticien pour l’entretien et le suivi du matériel informatique,

 recruter un électricien pour détection des pannes électriques et d’apporter des solutions
idoines,

 mettre en place une stratégie de communication efficace en confiant à chacun son rôle
pour vite véhiculer l’information au niveau du service,

 se procurer d’un nouveau téléphone au niveau du standard et de l’interphone dans les

bureaux pour faciliter la communication.
 Conclusion
L’archivage est un secteur en pleine expansion au Mali. Les documents de travail de tous les
jours de l’administration publique, parapublique et privée constituent le patrimoine
archivistique national d’un pays. Les archives constituent l’arsenal juridique et informationnel
de l’Etat. Elles sont source première de la recherche. « Une nation sans archives est une nation
sans histoire ». Une importance capitale doit être accordée à la conservation des archives. Le
CR de Sikasso a fournis des efforts pour mettre en place une structure d’archives et renforce sa
capacité en matière de gestion et de diffusion de l’information archivistique qui joue un rôle
très important dans la continuité des activités de la collectivité territoriale. Il est important de
souligner que le CR de Sikasso a besoin d’améliorer la gestion de leur fonds d’archives en
intégrant la gestion informatique.

Ce stage de trois mois au CR de Sikasso à été pour moi une occasion :

 d’acquérir de l’expérience en matière de gestion des archives des collectivités,

 d’acquérir de nouvelles expériences professionnelles,

 de contribuer modestement à la mise en place d’un système de gestion électronique des

documents avec le logiciel ICA- Atom.
 BIBLIOGRAPHIE

Documents imprimés :

1. ANNE, Abdrahamane. Cours magistraux : Bibliothèque Numérique.

2. COULIBALY, Awa. Analyse des pratiques d’archivage à l’agence ACI 2000 de la BMS
en vue de la mise en place d’un système de gestion des archives. Rapport de stage, Filière
Métiers du Livre, des Archives et de la Documentation. Bamako : Institut Universitaire de
Technologie, 2017, 49p.

3. DNAM, PACT/GTZ, SNV-Mali, AFVP. Guide pratique de Gestion des Archives des
Collectivités Territoriales. Bamako : Communicances, 2004, 66p.
4. SIDIBE, Amadou B. Cours magistraux : Archivage numérique.

Documents en ligne :

1. BRASSEUR, Emilié. Catalogue en ligne ICA- Atom : manuel d’utilisateur. [En ligne].
2016, 25p. (Consulté le 12/10/2018). Disponible à l’adresse
http://www.bievre.be/medias/biblionews/manuel%20utilisateur.pdf
2. CUBAT, Anne- Marie. Installation sous Windows avec EasyPHP 12.1. [En ligne].
2014, 14p. (consulté le 11/09/2018). Disponible à l’adresse
http://amcubat.be/docpmb/wp-content/uploads/pmb-installation-windows-
easyphp121.pdf
3. DIOP, Mohamed. Installation ICA- Atom MDIOP. [26/05/2017] [Enregistrement
video] In YouTube. [MP4, 13’19’’, 23.93MB]. (consulté le 13/09/2018). Disponible à
l’adresse https://www.youtube.com/watch?v=hhR5NwHxDRk
 LEXIQUE DES TERMES SPECIFIQUES
Analyser : C’est une opération qui consiste à étudier un document pour déterminer sa nature.

Archiver : c’est classer les documents dans les archives.

Archives : les archives sont l’ensemble des documents quels que soient leurs dates, leurs formes,
et leurs supports matériels produit ou reçu par toutes personnes physiques ou morales, partout
service ou organe public ou privée dans l’exercice de leurs activités

Banque de données : c’est un ensemble de données non structurées interrogeable et exploitable

par machine acceptant parfois la répétition.

Base de données : Elle est un ensemble de données structurées interrogeable et exploitable par
machine.

Bordereau : c’est un instrument d’indentification et de description. Il sert de répertoire en cas de

recherche.

Catégorisation : c’est l’opération de classer les documents par type.

Diffuser : c’est transmettre, propager l’information dans un large public.

Document : c’est une information gravée sur un support.

Dossier : un dossier est ‘ensemble de pièces relative au traitement d’une même affaire.

Fonds : c’est l’ensemble des documents appartenant à une même personne physique ou morale.

GED administratif : c’est la numérisation et le classement des documents administratifs tels que
les lois, les décrets, les arrêtées ….

Logiciel : c’est l’ensemble des instructions qu’on donne à une machine pour pouvoir exécuter des
tâches.

Numérisation : la numérisation est la transformation du document physique en document

numérique.

Métadonnée : une métadonnée est l’ensemble des éléments permettant d’identifier un document.

Pièce : c’est la plus petite unité de description archivistique. Elle est indivisible.

Plan de classement : un plan de classement est un système d’organisation de l’information

consigné par sujet du général au particulier reflétant les activités d’une structure.
Progiciel : c’ensemble de logiciel munis d’une documentation, conçu pour répondre à des
besoins spécifiques et permettre une utilisation autonome.

Récolement : le récolement est une opération de contrôle de présence de documents dans une
collection.

Serveur : un serveur est un système informatique qui offre des services à un ou plusieurs clients.

Versement : c’est une opération à caractère juridique car elle dessaisit le service qui avait les
archives au profit du service qui prend en charge les archives.
 LISTE DES ANNEXES
Annexe 1 : l’Organigramme du service

Annexe N°2 : La loi N°93-008 du 11/ 02/1993 déterminant les conditions de la libre
administration des CT

Annexe 3 : La fiche de traitement du courrier

Annexe N°4 : Exemple du bordereau de versement

Annexe N°5 : Bulletin de consultation

Annexe N° 6 : La liste des documents qui ont intégré la base de données
Annexe 1 : l’Organigramme du service
Annexe N°2 : La loi N°93-008 du 11/ 02/1993 déterminant les conditions de la
libre administration des CT
Annexe 3 : Fiche de traitement du courrier
Annexe N°4 : Exemple du bordereau de versement
 CONSEIL RÉGIONAL DE SIKASSO

«Adresse»

« Numéro Contribuable»

«Téléphone»

« Télex »

«Fax»

SECRETAIRE GENERAL

BORDEREAU DE VERSEMENT

Monsieur Ousmane SOUMANO Fonction : contrôleur des finances locales au conseil régional de
Sikasso prie le Secrétaire Général de trouver sous ce bordereau la liste des documents qui lui sont
adressés pour traitement et archivage :

Nom du service N° de versement : n°03

versant : Service Comptable Date de prise en
Date du versement : 03/10/2018 charge : 03/10/2018
Nombre d'article : 15
N° de Description des l’article Dates Observations du
l'article extrê service des
mes archives

01 Loi n° 90 -101 / AN –RN portant création de centre d’animation 1990

rurale

02 Arrêté interministériel n° 2014- 1663/MM-MIS MEEA-MDV- du 2014

06 juin 2014 portant interdiction de l’activité d’orpaillage pendant
la période hivernale au Mali

03 Arrête n°2015 -4644 MDRE-SG du 28 décembre 2015 portant 2015

avancement de catégorie par voie de formation

04 Rapport d’activités mois de mai 2008 appui à la conception et au 2008

suivi de réalisation des infrastructures de l’Assemblée Régional
de Sikasso, du PDSU de Koutiala et du PACY de Youwarou
 05 Lettre circulaire n° 027/AKS/2016 du 20 décembre 2016 relative 2016
à l’invitation pour prendre part à la présentation du bilan des
activités 2015

06 Lettre circulaire N° 063/GR- SIK-CAB du 27 mai 2013 relative à 2013

la convocation à la conférence débat sur le rôle de l’Union
Africaine (UA) et de la communauté Economique des Etats de
l’Afrique de l’Ouest (CEDEAO) dans la prévention des conflits
en Afrique
07 Lettre circulaire n°2016- 168/GR-SIK-CAB- du 20 juillet 2016 2016
relative à la convocation du Gouverneur à la rencontre avec la
mission de sensibilisation et d’information du Comite National
de Facilitation des transports s
08 Lettre n°005/DRJS- SIK du 22 janvier 2013 relative à la 2013
démission du directeur régional de la jeunesse et des sports de
Sikasso
09 Lettre ………… du 07 juillet 2015 relative à l’Ordre National 2016
des Pharmaciens du Mali pour la demande de fermeture de dépôt
de médicaments sous huitaines

10 Bordereau d’envoi n°16-1846/AE- SIK du 28 septembre 2016 2016

11 TDR sur la rencontre d’échanges entre le Ministre de 2015

l’Administration Territoriale et de la Décentralisation avec les
Présidents des organes exécutifs des Collectivités Territoriales

12 Rapport de l’atelier de mise en œuvre du programme pistes 2007

rurales

13 Projet de construction de l’Unité de Production des Jus de Fruits 2017

pour la Coopération Femme Action à Bougoula Hameau
demande de réception des équipements

Arrêté le présent bordereau au nombre Date, 03/10/2018

De : quinze/articles

Le Dépositaire L'archiviste Visa du Secrétaire Général

(Service concerné)
Annexe N°5 : Bulletin de consultation

52
 Annexe N° 6 : La liste des documents qui ont intégré la base de données

N° Titre Date Paginat

ion
1 Loi N°92- 020 du 23/09/1992 portant code de travail en République du 1992 28p.
Mali
2 Loi N°95- 029 portant code de l’artisanat du Mali 1995 4p.
3 Loi N°95- 053 portant création des chambres de métiers, des 1995 9p.
conférences régionales des chambres de métiers et de l’assemblée
permanente des chambres de métiers
4 Loi N°97- 022 du 14 mars 1997 Instituant le médiateur de la République 1997 4p.
5 Loi N°98- 012 du 12 janvier 1998 Régissant les relations entre 1998 4p.
l’administration et les usagers des services publics
6 Loi N°99- 012 du 01 avril 1999 portant modification du code général 1999 21p.
des impôts (impôts indirects)
7 Loi N°99- 035 du 19 janvier 1998 portant création des collectivités 1999 6p.
territoriales de cercles et de régions
8 Loi N°99- 041 du 12 août 1999 portant code de prévoyance sociale en 1999 35p.
République du Mali
9 Loi N°99- 046 du 28 décembre 1999 portant d’orientation sur 1999 6p.
l’éducation
10 Loi N°00- 043 du 07 juillet 2000 portant création de l’Agence National 2000 2p.
d’Investissement des collectivités territoriales
11 Loi N°00- 044 du 07 juillet 2000 déterminant les ressources fiscales des 2000 6p.
communes, des cercles et des régions
12 Loi N°01- 004 du 27 avril 2001 portant charte pastorale en République 2001 11p.
du Mali
13 Loi N°01- 006 du 24 avril 2001 portant loi organique fixant le nombre 2001 3p.
de conseillers nationaux, leurs indemnités, les conditions d’éligibilité, le
régime des inéligibilités et des incompatibilités ainsi que les conditions
de leur déplacement
14 Loi N°01- 020 relative aux pollutions et aux nuisances 2001 9p.
15 Loi N°02 007 du 12 février 2002 portant loi électorale 2002 36p.
16 Loi N°02- 049 du 22 juillet 2002 portant loi d’orientation sur la santé 2002 9p.
17 Loi N°02- 050 du 22 juillet 2002 portant loi hospitalière 2002 22p.
18 Loi N°02- projet de loi portant création d’un établissement public 2002 2p.
hospitalier dénommé hôpital de Sikasso
19 Loi N°05- 026 du 06 juin 2005 régissant le système statistique national 2005 4p.
20 Loi N°06- 40/ AN- RM portant loi d’orientation agricole 2006 29p.
21 Loi N°06- 044 du 04 septembre 2006 portant loi électorale 2006 28p.
22 Décret N° 95-368/P-RM. Fixant le régime de rémunération des 1995 4p.
prestations en faveur des personnes âgées au sein des structures de
diagnostics de soins et d'hospitalisations de l'Etat

23 Décret N°96- 150/P- RM fixant les actées relatives aux cérémonies 1996 12p.
publiques, préséances, honneurs civils et militaire
24 Décret N°99- 130/P- RM du 26 mai 1999 fixant l’organisation et 1999 5p.
53
 modalités de fonctionnement de la Direction Nationale des Collectivités
Territoriales
25 Décret N°99- 255/P- RM du 15 septembre 1999 fixant les modalités 1999 12
d’application de l’ordonnance N°99- 037/P- RM du 19 août 1999
portant code minier en République du Mali
26 Décret N°99- 370/P- RM du 24 novembre 1999 fixant la nomenclature 1999 13p.
budgétaire et comptable des collectivités territoriales
27 Décret N°00- 306/ P- RM du 04 août 2000 fixant les conditions de 2000 14p.
travail du personnel enseignant des collectivités territoriales
28 Décret N°00- 386/P- RM du 10 août 2000 fixant l’organisation et les 2000 4p.
modalités de fonctionnement de l’Agence Nationale d’Investissement
des collectivités territoriales
29 Décret N°00- 609/P- RM du 07 décembre 2000 déterminant les 2000 2p.
ressources nécessaires au fonctionnement de l’Agence Nationale
d’Investissement des collectivités territoriales
30 Décret N°02- 093/P- RM du 28 février 2002 portant création des 2002 3p.
organes d’orientation et de pilotage du programme d’appui aux services
agricoles et aux organisations paysannes
31 Décret N°02- 214/P- RM du 28 avril 2002 portant modification du 2002 10
décret N°96- 150/P- RM du 15 mai 1996 fixant les règles relatives aux
cérémonies publiques préséances, honneurs civils et militaires
32 Décret N°02- 313/P- RM du 04 juin 2002 fixant les détails des 2002 4p.
compétences transférées de l’Etat aux collectivités territoriales en
matière d’éducation
33 Décret N°02- 314/P- RM du 04 juin 2002 fixant les détails des 2002 4p.
compétences transférées de l’Etat aux collectivités territoriales des
niveaux communes et cercles en matière de santé
34 Décret N°02- 315/P- RM du 04 juin 2002 fixant les détails des 2002 3p.
compétences transférées de l’Etat aux collectivités territoriales en
matière d’hydraulique rurale et urbaine
35 Décret N°02- projet/P- RM fixant l’organisation et les modalités de 2002 9p.
fonctionnement de l’hôpital de Sikasso
36 Décret N°03- 193/P- RM du 12 mai 2003 fixant l’organisation et les 2003 4p
modalités de fonctionnement de la Direction National de la Formation
Professionnelle
37 Décret N°03- 582/P- RM du 30 décembre 2003 portant répartition des 2003 3p.
actes administration et des actes de gestion du personnel des collectivités
territoriales
38 Décret N°03- 583/P- RM du 30 décembre 2003 portant dispositions 2003 6p.
communes d’applications du statut des fonctionnaires des collectivités
territoriales concernant le recrutement et les concours directs de
recrutement
39 Décret N°04- 131/P- RM du 21 avril 2004 portant modification du 2004 2p.
décret N°01- 474/P- RM du 27 septembre 2001 portant allocation d’une
indemnité spéciale de responsabilité au personnel enseignant
40 Décret N°05- 266/P- RM du14 juin 2005 portant création du Comité 2005 4p.
National de Planification Stratégique
41 Décret N°05- 267/P- RM du14 juin 2005 portant création du Comité de 2005 4p.
coordination statistique et informatique
42 Décret N°05- 268/P- RM du15 juin 2005 portant création des Comités 2005 5p.
54
 régionaux et locaux de planification du développement
43 Décret N°05- 299/P- RM du 28 juin 2005 fixant les conditions de 2005 5p.
création et les principes fondamentaux de fonctionnement des centres de
santé communautaire (CSCOM)
44 Décret N°05- 435/P- RM du 13 octobre 2005 fixant les conditions de 2005 12p.
travail du personnel contractuel des collectivités territoriales
45 Décret N°06- 259/P- RM du 23 juin 2006 Instituant l'autorisation de 2006 23p.
mise sur le marché des denrées alimentaires, des aliments pour animaux
et des additifs alimentaires
46 Décret N° 06- 364/P- RM du 12 septembre 2006 fixant le taux mensuels 2006 7p.
des indemnités de représentation des présidents des organes exécutifs les
collectivités territoriales en République du Mali

47 Décret N° 06- 436/P- RM du 16 octobre 2006 déterminant les modalités 2006 2p.
de la coopération entre les collectivités territoriales en République du
Mali

48 Décret N°06- 439/P- RM du 18 octobre 2006 fixant les modalités 2006 7p.
d'application de la loi N°01- 004 du 27 février 2001 portant charte
pastorale en République du Mali

49 Décret N°06- 497/P- RM du 06 décembre 2006 portant approbation du 2006 4p.

schéma Directeur d'urbanisme de la ville de Loulouni et environs

50 Décret N°06- Projet /P-RM fixant les modalités de transhumance en 2006 5p.
République du Mali

51 Décret N°07- 006/P- RM du 08 janvier 2007 portant convocation du 2007 2p.

collège électoral, en vue de l'élection des conseillers nationaux

52 Décret N°07- 083/P- RM du 09 mars 2007 fixant les règles de la gestion 2007 12p.
budgétaire et comptable des établissements publics hospitaliers

53 Décret N°07- 482/P- RM du 04 décembre 2007 portant majoration des 2007 3p.
traitements indiciaires des fonctionnaires et des salaires de base du
personnel de l'administration relevant du code du travail, du personnel
enseignant contractuel de l'Etat et du personnel enseignant contractuel
des collectivités territoriales
54 Ordonnance N°99- 003/P-RM du 31 mars 1999 1999 2p.
55 Ordonnance N°99- 032/P- RM du 19 août 1999 portant code minier en 1999 17p.
République du Mali
56 Notification de financement du 31 mars 2003 2003 1p.

55
 RESUME ET MOTS CLES
Résumé
Ce document fait le compte rendu des activités que nous avons menées durant notre stage de 3
mois. Il peut être un document de référence en matière de gestion d’archives des collectivités.
Il permet d’apprendre les notions élémentaires pour la mise en place d’un système de gestion
informatique des documents. Il décrit les techniques de création d’une base de données ICA-
Atom avec comme serveur EasyPHP et comment exploiter cette base afin de faciliter la
recherche. Il présente les différentes activités réalisées et propose des suggestions pour
améliorer d’avantage la gestion des archives au niveau du CR de Sikasso.

Mots clés
 Bordereau de versement,
 CR Sikasso,
 GED Administratif,
 Gestion des archives,
 Informatisation,
 Plan de classement.

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