PROSEDUR ADMINISTRASI PENERIMAAN BARANG

MASUK DAN BARANG KELUAR PADA

PT. RIAU FOOD LESTARI PALEMBANG

LAPORAN MAGANG

LAPORAN MAGANG

Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan

Pendidikan Diploma III Program Studi Administrasi Bisnis

DISUSUN OLEH :

SISANTI ( 02 19 005 )

POLITEKNIK DARUSSALAM

PALEMBANG
2022
 iii

KATA PENGANTAR

Puji syukur penyusun panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah

melimpahkan rahmat dan karunia-Nya, penulis dapat menyelesaikan laporan

magang guna memenuhi tugas dan melengkapi syarat-syarat dalam rangka

seminar magang pada Politeknik Darussalam.

Dalam penulisan laporan ini, penyusun menyadari masih banyak kekurangan

dan kelemahan, namun demikian dengan bekal ilmu pengetahuan yang dimiliki,

penyusun berusaha semaksimal mungkin untuk menyelesaikannya. Judul laporan

ini adalah “Prosedur Persediaan Barang Masuk dan Barang Keluar pada PT. Riau

Food Lestari Palembang”.

Laporan ini dapat diselesaikan berkat bantuan, bimbingan, petunjuk serta

nasehat dari berbagai pihak. Untuk itu penyusun mengucapkan terima kasih

sebesar-besarnya kepada:

1. Ibu Sri Porwani, S.E., M. Si. selaku Direktur Politeknik Darussalam.

2. Ibu Yike Diana Putri, S.E., M.M,Ak selaku Ketua Program Studi

Administrasi bisnis.

3. Ibu Marsinah, S.E,M.M selaku Dosen Pembimbing Magang

4. Bapak Aman selaku Pimpinan PT. Riau Food Lestari Palembang

5. Bapak Suparman selaku Pembimbing unit kerja

 iv

6. Para karyawan dan staff PT. Riau Food Lestari Palembang

7. Orang tua dan teman-teman yang mendukung kegiatan magang kerja

sampai selesai

Akhirnya penyusun mengucapkan terima kasih semua pihak yang telah

memberikan bantuannya hingga selesainya Laporan Magang ini semoga dapat

berguna bagi kita semua. Dan semoga Allah SWT melimpahkan taufik dan

hidayah-Nya kepada kita, Amiin.

Palembang, Januari 2022

Penyusun
 v

DAFTAR ISI

BAB I .................................................................................................................. 1

PENDAHULUAN .............................................................................................. 1

1.1 Latar Belakang ............................................................................. 1

1.2 Tujuan Dan Manfaat Pelaksanaan Magang ................................ 3

1.3 Metode Pelaksanaan Magang....................................................... 4

BAB II ................................................................................................................ 6

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN DAN TINJAUAN PUSTAKA .......... 6

2.1 Sejarah Perusahaan ................................................................... 6

2.2 Visi dan Misi Perusahaan ........................................................... 7

2.3 Struktur Organisasi Perusahaan ................................................ 7

2.4 Pembagian Tugas Masing-Masing Jabatan ................................ 8

2.5 Jenis Produk yang dijual oleh PT. Riau Food Lestari

Palembang ............................................................................................ 11

2.6 Tabel Data Stock Barang........................................................... 14

2.7 Tinjauan Pustaka ........................................................................ 16

2.7.1 Pengertian Prosedur ........................................................ 16

2.7.2 Pengertian Administrasi……………………………......16

2.7.3 Pengertian Gudang .......................................................... 17

2.7.4 Aktivitas pergudangan .................................................... 18

 vi

2.7.5 Metode Penyimpanan Barang ......................................... 20

2.7.6 Stock Opname ................................................................. 21

BAB III ............................................................................................................. 23

HASIL DAN PEMBAHASAN......................................................................... 23

3.1 Hasil Magang ................................................................................. 23

3.2 Pembahasan .................................................................................. 24

KESIMPULAN DAN SARAN......................................................................... 32

DAFTAR PUSTAKA ....................................................................................... 34

LAMPIRAN – LAMPIRAN ............................................................................ 35

 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Makanan dan minuman merupakan kebutuhan mendasar paling utama

yang sangat dibutuhkan manusia agar dapat bertahan hidup, yang dimana

pemenuhannya tidak bisa ditawar-tawar dan harus selalu ada dan tersedia.

Berbicara soal makanan dan minuman, tak akan pernah ada habisnya

karena akan selalu dibutuhkan manusia seumur hidup untuk dapat bertahan

hidup. Maka tak heran, bila semua orang akan berusaha semaksimal

mungkin agar kebutuhan pangan yaitu makanan dan minuman mereka

tetap terpenuhi dan aman.

Seiring perkembangan zaman, manusia tidak lagi mampu untuk

memenuhi kebutuhan dan keinginannya sendiri sehingga diperlukan

adanya organisasi yang dapat memenuhi kebutuhan dan keinginannya.

Proses yang dilakukan oleh organisasi untuk memenuhi kebutuhan dan

keinginan manusia dalam rangka meraih keuntungan dikenal dengan

istilah bisnis.

Industri makanan dan minuman atau dunia usaha perdagangan

produk makanan dan minuman akan menjadi sebuah peluang usaha yang

sangat bagus dan cukup menjanjikan karena sektor perdagangan menjadi

sektor yang cukup pesat perkembangannya di Indonesia. Dan ditambah

dengan jumlah peluang konsumen atau target market yang cukup

banyak dan besar.

1
 2

Perusahaan dagang adalah suatu perusahaan yang memerlukan

berbagai jenis produk yang dijual untuk keperluan konsumen tanpa

merubah bentuk atau wujud barang tersebut. Produsen, distributor, dan

konsumen merupakan pihak-pihak yang tidak dapat terlepas dari

kegiatan perdagangan.

Distributor adalah suatu badan usaha atau perorangan yang berperan

membeli produk, menyimpan dan menyalurkan produk dari produsen ke

pedagang retail atau konsumen akhir. Distributor adalah rantai pertama

setelah produsen dalam aktivitas perdagangan. Mereka yang membeli

produk dalam jumlah besar langsung dari produsen.

PT. Riau Food Lestari merupakan salah satu perusahaan yang

bergerak dibidang distributor makanan dan minuman di Palembang.

Dengan berbagai macam produk seperti krimer kental manis, sabun

mandi cair, minuman kemasan kaleng, dan lain sebagainya.

Pada perusahaan yang bergerak di bidang distribusi barang, fasilitas

gudang memegang peranan penting terhadap kelancaran jalannya usaha

karena gudang merupakan pusat penyimpanan barang yang akan

didistribusikan oleh perusahaan. Dalam kegiatan pergudangan penting

dilakukan perencanaan, pengorganisasian, serta pengendalian logistik

baik secara teknis maupun administratif sehingga kegiatan tersebut dapat

menjamin dan menjaga kelangsungan dan kesinambungan setiap

aktivitas dalam setiap unit kerja di dalam suatu organisasi.

 3

Sistem Administrasi Pergudangan adalah suatu sistem pencatatan

dan pengendalian mendetail mengenai keluar masuknya barang dari suatu

warehouse perusahaan. Sistem ini memiliki peranan penting karena

memang mengontrol pergerakan barang, sehingga dengannya dapat

diketahui jumlah dan penerimaan dan pengiriman barang bahkan kualitas

dan segala atribut barang yang tersedia selama satu periode.

Dalam hal ini penulis tertarik untuk mengetahui bagaimana prosedur

administrasi barang masuk dan barang keluar, serta kegiatan yang

dilakukan di PT. Riau Food Lestari Palembang. Sehingga penulis

mengambil judul laporan magang“ Prosedur Adminitrasi Barang

Masuk dan Barang Keluar pada PT. Riau Food Lestari Palembang”.

1.2 Tujuan Dan Manfaat Pelaksanaan Magang

Adapun tujuan dan manfaat dari pelaksanaan magang yaitu :
A) Tujuan
1. Untuk melatih mahasiswa agar memiliki kemampuan beradaptasi

dengan dunia kerja.

2. Mengembangkan potensi dan kemampuan yang dimiliki oleh

mahasiswa.

3. Meningkatkan soft skill mahasiswa (kemampuan dalam

berkomunikasi, meningkatkan rasa percaya diri, memperbaiki

sikap dan perilaku)

4. Menambah pengalaman dan wawasan mengenai dunia kerja di

perusahaan profesional yang bergerak di bidang distributor

makanan & minuman.

 4

B ) Manfaat

Bagi Mahasiswa :

1. Menambah pengetahuan serta wawasan mengenai prosedur

penerimaan dan pengeluaran barang.

2. Sebagai sarana penerapan ilmu pengetahuan yang diperoleh selama

mengikuti perkuliahan.

Bagi Politeknik Darussalam :

1. Dapat meningkatkan kualitas lulusannya melalui program magang

kerja.

2. Sebagai sarana pengenalan instansi Politeknik Darussalam

Palembang kepada badan-badan usaha atau instansi atau perusahaan

yang membutuhkan lulusan atau tenaga kerja yang dihasilkan oleh

Politeknik Darussalam Palembang

Bagi Perusahaan :

1. Dapat memberikan masukan dan pertimbangan untuk lebih

meningkatkan kualitas dan kuantitas perusahaan.

2. Meringankan beban perusahaan dalam menyelesaikan tugas dimana

praktik ditempatkan.

1.3 Metode Pelaksanaan Magang

1.3.1 Waktu dan tempat

Kegiatan magang dilaksanakan di PT. Riau Food Lestari Palembang

yang berlokasi di Jl.Gubernur H. Muhammad Ali Amin,S.H Komplek

pergudangan Sukarami blok F 06 dimulai pada tanggal 1 Oktober

sampai dengan 31 Desember 2021 berlangsung selama tiga bulan.

 5

1.3.2 Metode Pelaksanaan Magang

Kegiatan magang di PT. Riau Food Lestari Palembang dipimpin

langsung oleh Pembimbing Lapangan yang berperan memberikan

petunjuk dan informasi yang diperlukan selama kegiatan magang

kerja berlangsung. Metode pelaksaan pada kegiatan magang kerja ini

yaitu :

1. Praktik Kerja

Metode dalam pelaksanaan kegiatan magang ini adalah metode

partisipatif yaitu dengan mengikuti semua kegiatan di PT. Riau

Food Lestari khususnya pada divisi gudang. Kegiatan pada divisi

gudang antara lain meliputi : Menghitung muatan untuk

pengiriman barang, membuat laporan penerimaan barang

masuk,membuat kartu stock, mengarsipkan faktur, dan

sebagainya.

2. Diskusi dan wawancara dengan staff Perusahaan

Metode wawancara ini dimaksudkan untuk memperoleh

informasi secara langsung baik dengan responden ataupun

pembimbing lapangan sesuai topik yang dibutuhkan. Dalam hal

ini mengenai prosedur penerimaan barang masuk dan barang

keluar di PT. Riau Food Lestari Palembang.

3. Pengumpulan data sekunder sebagai data pelengkap

Data sekunder umumnya berupa bukti, catatan atau laporan

historis yang telah tersusun dalam arsip. Dalam penelitian ini

data sekunder didapat dari lembaga maupun perusahaan.

 BAB II

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN DAN TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Sejarah Perusahaan

Berawal dari kegiatan usaha ekspedisi yang digeluti selama beberapa

tahun sehingga pada tahun 2007 dibentuklah perusahaan yang bergerak

dibidang trading. Pada awal pembentukan perusahaan ini lebih condong

bermain disistem penjualan namun dengan seiring berjalannya waktu dan

bertambahnya pengalaman dibidang bisnis ini maka PT. Riau Food Lestari

mulai membentuk tim dan menambah infrastruktur untuk mendukung

sistem pendistribusian.

Pada tahun 2014 PT. Riau Food Lestari memperluas area distribusi

dengan membuka cabang dikota Palembang, dan menjadi satu-satunya

distributor tunggal yang memasarkan produk-produk unggul dari PT. Riau

Food Lestari. Produk – Produk yang dijual antara lain : krimer kental

manis, minuman soya kedelai, jagung, susu steril kemasan kaleng. dan

Sabun mandi cair. Untuk lebih memperluas area pemasaran, pada tahun

2019 PT. Riau Food Lestari Palembang menjalin kerja sama dengan mitra

bisnis di beberapa provinsi, yaitu :

- Bangka Belitung (Tanjung Pandan) / Pangkalpinang

- Lampung

- Jambi

- Bengkulu

6
 7

2.2 Visi dan Misi Perusahaan

Visi

“ Menjadi distributor yang kuat, terpercaya dan konsisten dalam

mengembangkan jaringan distribusi di area Sumatera Selatan “.

Misi

1. Memperluas jaringan distribusi dengan meningkatkan jumlah

pelanggan secara konsisten

2. Menjaga servis lavel dan pengantaran ke toko dengan baik sehingga

bisa meningkatkan pertumbuhan bisnis.

3. Menjaga hubungan yang harmonis antara distributor dengan prinsipal

dan distributor dengan toko langganan.

2.3 Struktur Organisasi Perusahaan

Struktur Organisasi adalah susunan dan hubungan antara tiap bagian

dan posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam

menjalankan kegiatan untuk mencapai tujuan organisasi ataupun

perusahaan. Dengan adanya struktur organisasi di suatu perusahaan maka

akan memudahkan setiap bagian di dalam perusahaan untuk melaksanakan

tugas masing-masing di setiap bagiannya. Berikut ini adalah struktur

organisasi pada PT. Riau Food Lestari

 8
STRUKTUR Organisasi PT RIAU FOOD LESTARI
PALEMBANG
Struktur Organisai PT.Riau Food Lestari Palembang

AMAN
Kepala Cabang

SUPARMAN MUHAJID JUAIRIAH, NATASYA, VILLIA

Marketing Kepala Gudang Admin

EKO HERMAN WIDYA EDO Sisanti

Sales Sales Prin Prov Wakil Kepala Gudang Admin Gudang

Suhendro Dervie SEPTIYADI EKO ANDRI

Sales Area Sales Area Driver Driver Driver

(Bengkulu) (Jambi)
ANTON HASAN AMIN
Kernet Kernet Kernet

Sumber : PT. Riau Food Lestari

2.4 Pembagian Tugas Masing-Masing Jabatan

Setiap jabatan memiliki tugas dan tanggung jawab masing-

masing.Agar semua berjalan dengan baik setiap tugas dan tanggung jawab

harus dilakukan dengan baik dan dengan kerja sama tim yang sangat

diperlukan. Berikut tugas masing- masing jabatan :

 9

1. Pimpinan / Kepala Cabang

Tugas kepala cabang adalah memimpin dan mengelola kegiatan

usaha/bisnis perusahaan di cabang,. Mengevaluasi program-program

yang telah diterapkan sebelumnya untuk kemudian dinilai sejauh mana

realisasi tingkat keberhasilannya dalam mencapai target serta

bertanggung jawab penuh terhadap kondisi perusahaan.

2. Marketing
Marketing berperan dalam menganalisis dan menetukan target

pasar, Membuat strategi dalam pemenuhan target perusahaan dan cara

mencapai target tersebut. Menganalisis produk, menetapkan harga, dan

memastikan kepuasan pelanggan.

3. Sales
Tugas sales yaitu menerima orderan pelanggan, menyelesaikan

tagihan, menerima komplain pelanggan, mengunjungi toko yang sudah

terdaftar menjadi customer, mempertahankan customer serta menjalin

komunikasi yang baik agar oerderan terus berjalan lancar.

4. Principal Provinsi
Pricipal Provinsi bertugas untuk mencari mitra bisnis baru sesuai

daerah, mengatur strategi penjualan, menerima orderan, serta menjalin

hubungan baik dengan mitra bisnis.

5. Sales area
Sales area terdiri dari dua orang yaitu sales area Jambi, dan sales

Area Bengkulu. Tugasnya yaitu melakukan penjualan sesuai area

pemasaran, menerima orderan dari pelanggan, dan menjalankan

apabila ada instruksi dari perusahaan.

 10

6. Kepala Gudang
Kepala gudang bertugas dalam mengawasi dan mengontrol

operasional gudang, mengatur jumlah muatan dan rute untuk

pengiriman barang. Menyusun letak barang digudang dengan rapi,

serta melakukan pengecekan saat penerimaan barang masuk.

7. Wakil Kepala Gudang

Tugas dari wakil kepala gudang yaitu membantu kepala gudang

dalam mengawasi dan mengontrol operasional gudang, membantu

kepala gudang dalam menyusun barang di gudang. Serta bertanggung

jawab atas kerapian dan kebersihan area gudang.

8. Admin Gudang
Tugas admin gudang yaitu membuat laporan penerimaan barang

masuk, membuat laporan rencana klaim mobil dan kapal, melakukan

pengurangan pada kartu stock, menghitung muatan barang di mobil

untuk pengiriman barang, menerima dan melakukan pengecekan

barang retur dari konsumen. Dan melakukan stock opname.

9. Admin Penjualan / Stock

Admin Penjualan / Stock berperan dalam membuat laporan

penjualan, mencetak faktur penjualan sesuai orderan sales, membuat

laporan stock barang secara komputerisasi, mengarsipkan faktur

penjualan. Dan melakukan stock opname.

10. Admin Keuangan

Tugas admin keuangan yaitu menginput penerimaan pembayaran

dari pelanggan, membuat laporan kas harian, memeriksa lalu lintas

uang perusahaan yang menjadi wewenang admin keuangan, serta

 11

mencatat seluruh transaksi yang berkaitan dengan uang tunai

perusahaan.

11. Admin Piutang

Admin piutang bertugas untuk mencatat semua data piutang

pelanggan, menyiapkan daftar tagihan serta kelengkapannya untuk

ditagihkan, membuat laporan piutang mingguan dan bulanan, serta

mengarsipkan dokumen penagihan dengan rapi.

12. Driver
Selain bertugas mengirim barang ke konsumen, driver juga harus

wajib memeriksa kondisi barang yang dikirimkan sesuai dan dalam

kondisi baik. Pengecekan dilakukan untuk menghindari penolakan

penerimaan barang dri konsumen. Driver juga bertugas melakukan

perawatan dan pemeliharaan kendaraan.

13. Kernet
Tugas utama kernet yaitu menyusun barang dimobil, membantu

driver dalam bongkar muat barang, dan menjaga kebersihan dan

kerapian gudang.

2.5 Jenis Produk yang dijual oleh PT. Riau Food Lestari Palembang
a. Produk krimer kental manis

Gambar II-2 Seiya muaaanteb 505 gr & 1 kg

 12

b. Produk minuman soya

Gambar II-3 Minuman soya kataku

c. Produk susu steril

Gambar II-4 Susu steril Golden Cow

d. Produk sabun mandi cair

Gambar II-5 Sabun mandi cair Kusuka 2 ltr

 13

Gambar II-6 Sabun mandi cair Kusuka 1 ltr

e. Produk jagung manis kaleng

Gambar II-7 Jagung manis kaleng bagus

f. Produk minuman kaleng

Gambar II-8 minuman kaleng seiy

 14

2.6 Tabel Data Stock Barang

Tabel Data Stock Barang

PT. Riau Food Lestari Palembang

Periode : Oktober s/d Desember 2021

Barang
No Nama Barang Stock Stock
Awal Masuk Keluar Akhir

Oktober
1 Seiya mantab 505 gr 517 10.380 811 10.086
2 Seiya mantab 1 kg 0 120 5 115
3 Soya Kataku 0 0 0 0
4 Golden cow 0 0 0 0
5 Jagung bagus 263 220 135 348
6 Kusuka Goatmilk 2 ltr 539 381 390 530
7 Kusuka Royal Jelly 2 ltr 228 94 155 167
8 Kusuka Pomelo 2 ltr 288 150 166 272
9 Kusuka Lavender 2 ltr 358 107 87 378
10 Kusuka Rose 2 ltr 366 150 174 342
11 Kusuka Goatmilk 1 ltr 120 0 42 78
12 Kusuka Royal Jelly 1 ltr 131 0 27 104
13 Kusuka Pomelo 1 ltr 3 0 0 3
14 Kusuka Lavender 1 ltr 112 0 25 87
15 Kusuka Rose 1 ltr 55 0 27 28
November
1 Seiya mantab 505 gr 10.086 2 684 9.404
2 Seiya mantab 1 kg 115 0 50 65
3 Soya Kataku 0 63 63 0
4 Golden cow 0 0 0 0
5 Jagung bagus 348 0 77 271
6 Kusuka Goatmilk 2 ltr 530 0 466 64
7 Kusuka Royal Jelly 2 ltr 167 0 163 4
 15

8 Kusuka Pomelo 2 ltr 272 0 197 75

9 Kusuka Lavender 2 ltr 378 0 140 238
10 Kusuka Rose 2 ltr 342 0 274 68
11 Kusuka Goatmilk 1 ltr 78 25 92 11
12 Kusuka Royal Jelly 1 ltr 104 0 32 72
13 Kusuka Pomelo 1 ltr 3 0 3 0
14 Kusuka Lavender 1 ltr 87 0 35 52
15 Kusuka Rose 1 ltr 28 50 58 20
Desember
1 Seiya mantab 505 gr 9.404 1 5.142 4.263
2 Seiya mantab 1 kg 65 0 55 10
3 Soya Kataku 0 2.014 78 1.936
4 Golden cow 0 0 0 0
5 Jagung bagus 271 0 75 196
6 Kusuka Goatmilk 2 ltr 64 0 64 0
7 Kusuka Royal Jelly 2 ltr 4 0 4 0
8 Kusuka Pomelo 2 ltr 75 0 55 20
9 Kusuka Lavender 2 ltr 238 0 74 164
10 Kusuka Rose 2 ltr 68 0 68 0
11 Kusuka Goatmilk 1 ltr 11 0 11 0
12 Kusuka Royal Jelly 1 ltr 72 0 14 58
13 Kusuka Pomelo 1 ltr 0 0 0 0
14 Kusuka Lavender 1 ltr 52 0 3 49
15 Kusuka Rose 1 ltr 20 0 12 8
 16

2.7 Tinjauan Pustaka

2.7.1 Pengertian Prosedur
Menurut Dewi (2011:20) menjelaskan bahwa prosedur adalah tata

kerja, atau tata cara kerja yaitu rangkaian tindakan, langkah, atau

perbuatan yang harus dilakukan oleh seseorang, dan merupakan cara yang

tetap untuk dapat mencapai tahap tertentu dalam hubungan mencapai

tujuan akhir. Sedangkan menurut Rasto (2015;49), prosedur adalah

urutan rencana operasi untuk menangani aktivitas bisnis yang berulang

secara seragam dan konsisten.

Berdasarkan dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa prosedur

adalah urutan-urutan yang telah ditentukan oleh perusahaan dalam

melakukan suatu pekerjaan agar pekerjaan dapat tercapai lebih efektif dan

efisien.

2.7.2 Pengertian Administrasi

Menurut Sutha (2017:3) administrasi adalah kegiatan yang

berhubungan dengan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara

sistematis dengan tujuan menyediakan keterangan bagi pihak yang

membutuhkan serta memudahkan mendapatkan kembali informasi secara

keseluruhan dalam hubungan satu sama lain, atau dengan kata lain disebut

tata usaha.

Sistem Administrasi Pergudangan adalah suatu kesatuan berbagai

element dari sebuah tempat penyimpanan barang untuk kemudian

dilakukan proses administrasinya baik komputerisasi maupun manual.

 17

2.7.3 Pengertian Gudang

Menurut Meyers, (2015:154). Gudang adalah suatu area terpisah

yang digunakan untu k menyimpan bahan baku, part dan juga persediaan.

Menurut Purnomo (2012:94). Gudang atau storage merupakan tempat

menyimpan barang baik bahan baku yang akan dilakukan proses

manufacturing maupun barang jadi yang siap dipasarkan.

Sedangkan pergudangan tidak hanya kegiatan penyimpanan barang

saja melainkan proses penanganan barang mulai dari penerimaan barang,

pencatatan, penyimpanan, pemilihan, penyortiran, pelebelan, sampai

dengan proses pengiriman.

Gudang yang baik bukanlah gudang yang memiliki area yang sangat

besar. Gudang dengan area yang terbatas pun dapat memiliki kapasitas

maksimal jika ditunjang dengan tata letak yang baik.

Hal yang perlu diperhatikan dalam tata letak gudang ada dua yaitu

efektivitas dan efisiensi proses pemasukan dan pengeluaran barang.

Efektivitas dan efisiensi proses pemasukkan dan pengeluaran ini akan

dapat dicapai misalnya dengan menyusun barang agar tempat yang ada

dapat dimanfaatkan secara optimal. Pengaturan posisi peletakan dan

pengelompokan barang juga diperlukan agar pengeluaran kembali barang

yang disimpan di gudang dapat dilakukan dengan mudah.

 18

2.7.4 Aktivitas pergudangan

Menurut Martono (2015), ada berbagai macam aktivitas dalam

pergudangan, diantaranya sebagai berikut :

1. Receiving

Kegiatan receiving terdiri dari penurunan barang dari kendaraan

pengiriman (unloading), pembukaan bungkusan material, pemeriksaan

kesesuaian material dengan daftar pengiriman barang (packing list),

melakukan pemeriksaan kualitas barang, memutuskan kualitas barang,

memutuskan kualitas barang (apakah diterima, ditolak, atau diterima

dengan syarat), dan penanganan barang untuk disimpan di gudang pada

kondisi ditolak dan mungkin juga kondisi diterima dengan syarat barang

yang diterima perusahaan bisa dikembalikan langsung kepada perusahaan

pengirimnya atau disimpan sementara untuk diambil oleh perusahaan

pengirim pada periode lain. Selama masa penyimpanan sementara

dibutuhkan tempat yang kondusif dan sebaiknya dipisahkan dari inventory

lain supaya proses pengambilannya efektif.

2. Put Away

Put away adalah kegiatan pengiriman barang dari lokasi receiving ke

lokasi penempatan inventory. Kegiatan ini bisa dilakukan manual oleh

tangan manusia sendiri atau dengan bantuan alat. Pemilihan alat yang

digunakan dilakukan berdasarkan ukuran inventory. Keberhasilan kegiatan

put awayharus melihat berat barang, kecepatan pengiriman, sifat, perlakuan

dan berat barang.

 19

3. Storage

Tujuan penyimpanan inventory adalah:

a. Kecukupan kapasitas dan efisiensi pemakaian tempat penyimpanan.

b. Pengendalian kualitas dan kuantitas material selama penyimpanan

c. Pasokan kebutuhan material untuk pemakai.

d. Kerapihan dan perawatan tempat dan alat penyimpanan.

e. Keselamatan orang dan lingkungan disekitar tempat penyimpanan.

Storage bisa dibagi berdasarkan fungsi area di dalam gudang. Misalnya,

gudang bahan mentah, gudang barang jadi gudang dengan perlakuan

khusus terhadap suhu, sifat (cair, padat, gas, mudah terbakar, waktu

kadarluwarsa), area yang disewa oleh perusahaan tertentu, area

berdasarkan pemasok, atau harga.

4. Picking

Kegiatan ini mencakup penerimaan dan pemrosesan order, mencari

lokasi penempatan barang, meletakkan barang pada tempat penyimpanan,

mengambil barang yang dipesan, pengecekkan kondisi fisik dan jumlah

barang, sampai dengan penyerahan barang kepada bagian pengiriman. .

5. Shipping

Kegiatan ini mencakup pengepakan barang setelah diambil pada proses

picking, kemudian barang diserahkan kepada kendaraan pengangkut

(loading), konsolidasi pengiriman barang-barang lain yang akan dikirim ke

tujuan (sebaiknya barang yang dikirim ke tujuan yang berdekatan

menggunakan kendaraan pengiriman yang sama).

 20

2.7.5 Metode Penyimpanan Barang

Terdapat tiga cara yang digunakan dalam penempatan barang di
gudang, yaitu:

1. Metode FIFO (First In First Out)

Metode FIFO merupakan suatu sistem penyimpanan barang yang

dilakukan dengan sistem barang yang masuk terlebih dahulu, yang juga

dikeluarkan terlebih dahulu. Keluarnya barang ini dilakukan secara

berurutan atau sesuai kronologis. Sistem FIFO umumnya digunakan untuk

barang-barang yang kurang dapat bertahan lama atau bila disimpan dalam

waktu lama akan rusak atau berkurang kualitasnya, contohnya seperti gula,

beras dan barang sejenisnya. Metode FIFO memiliki kelebihan dalam hasil

kualitas barang yang tidak dapat bertahan lama, yaitu kualitas barang dapat

lebih terjamin serta mengantisipasi terjadinya kerusakan barang secara

masal. Selain itu, pencatatan barang yang lebih sistematis karena keluarnya

barang secara berurutan atau kronologis.

2. Metode LIFO (Last In First Out)

Berbeda dengan FIFO, metode ini digunakan untuk barang yang dapat

bertahan lama atau barang yang apabila disimpan lama, akan menghasilkan

kualitas yang lebih baik. Metode LIFO dilakukan dengan konsep barang

yang datang terakhir yang digunakan terlebiih dahulu. Metode ini 11

digunakan untuk tujuan proses penataan barang baik itu pemasukan

maupun pengambilan barang persediaan.

 21

3. Metode FEFO (First Expired First Out)

Metode FEFO merupakan metode pengelolaan penyimpanan barang

dengan cara mengeluarkan barang yang memiliki masa kadaluarsa terdekat

terlebih dahulu. Hal ini ditujukan untuk mencegah barang yang kadaluarsa

tersimpan di dalam gudang. Metode ini bisa dikatakan gabungan dari etode

LIFO dan FIFO, karena walaupun barang datang terlebih dahulu atau

paling akhir, jika memiliki masa kadaluarsa lebih cepat akan dikeluarkan

terlebih dahulu

2.7.6 Stock Opname

Stock opname adalah bagian yang penting untuk menghitung stok

riil persediaan yang ada di pencatatan sistem dengan yang ada fisiknya.

Oleh karena itu, sistem persediaan harus dilakukan dalam pelaporan

transaksi keuangan agar tidak terjadi sesuatu yang tidak diinginkan, seperti

persediaan yang diambil tanpa izin dan persediaan yang rusak atau hilang.

Alasan seperti itulah yang mengharuskan adanya stock opname secara

berkala.

Proses stock opname harus dilakukan dengan alasan bahwa kegiatan

dalam perhari bukan hanya mencatat transaksi akan tetapi mencegah apa

yang diperkirakan, misalnya pencurian produk, itu bisa diketahui dengan

melakukan stock opname. Untuk pencegahan yang lain misalkan adanya

kerusakan pada produk yang akan dijual, itu bisa diketahui dengan

melakukan stock opname, agar barang-barang persediaan yang rusak bisa

dibuang dan pencatatan persediaannya bisa lebih riil serta penghitungan

biaya kerugian atas kerusakan barang tersebut bisa rinci dan jelas
 22

Stock opname adalah istilah lain dari penghitungan fisik persediaan.

Stock opname adalah penghitungan fisik persediaan barang dagang untuk

dicocokkan dengan catatan perusahaan. Dengan begitu hasil akhir stock

opname adalah laporan perbedaan kuantitas barang dagang, dan

penjelasannya. Stock opname ini bertujuan untuk mengetahui arus masuk

dan keluar barang, mengetahui barang yang hilang atau belum tercatat

selama proses transaksi dalam satu periode tersebut, serta mengetahui kondisi

persediaan barang jadi secara riil (Hery, 2009).

 23

BAB III

HASIL DAN PEMBAHASAN

3.1 Hasil Magang

Selama melakukan kegiatan magang di PT. Riau Food Lestari

Palembang, penulis ditempatkan pada divisi gudang. Berikut tugas- tugas

yang penulis lakukan selama kegiatan magang kerja :

1. Membuat daftar kartu stock barang

2. Membuat laporan penerimaan barang masuk

3. Mencatat barang keluar pada kartu stock

4. Mengarsipkan dokumen stock barang masuk dan barang keluar

5. Menghitung muatan untuk pengiriman barang

6. Membuat tanda terima barang

7. Melakukan stock opname

8. Menerima dan mengecek barang retur dari konsumen

Pada divisi gudang, prosedur pengolahan data dan pencatatan

dilakukan dengan menggunakan buku dan kartu stock atau masih secara

manual.

Selama pelaksanaan magang penulis dibimbing langsung oleh

pembimbing unit kerja dan dibantu oleh kepala gudang dalam

menyelesaikan beberapa tugas.

 24

3.2 Pembahasan

3.2.1 Prosedur Penerimaan Barang pada PT.Riau Food Lestari

Prosedur penerimaan barang adalah serangkaian aktivitas yang

dilakukan oleh divisi gudang dalam menerima fisik barang seperti

melakukan pengecekan sesuai surat jalan, melakukan aktivitas bongkar

muat, dan membuat laporan penerimaan barang.

Menerima Memastikan Bongkar muat

informasi barang barang masuk barang oleh buruh
masuk siap diterima ( disusun rapi
secara gruping )

dokumen checklist
barang

Penerimaan dan
pengecekan
barang masuk

Menambah barang Membuat LPB dan Membuat serah

masuk pada kartu rencana klaim terima barang
stock mobil dan kapal ( kekurangan /
kerusakan barang )

Gambar III-1 Flowchart Prosedur penerimaan barang masuk

 25

Dokumen yang digunakan dalam prosedur penerimaan barang masuk pada

PT. Riau Food Lestari Palembang adalah sebagai berikut :

Gambar III-2 Surat jalan dari ekspedisi

Gambar III-3 Laporan penerimaan barang masuk

 26

Gambar III-4 Laporan rencana klaim mobil dan kapal

Gambar III-5 Kartu Stock

 27

Prosedur penerimaan barang pada PT. Riau Food Lestari meliputi

beberapa tahap yaitu sebagai berikut :

a. Setelah mendapat informasi dari pihak ekspedisi bahwa akan ada barang

masuk, maka kepala gudang menyiapkan ruang untuk barang tersebut

sesuai spesifikasinya.

b. Barang yang masuk diperiksa dan dihitung dengan benar, serta harus

sesuai jumlah, berat dan merknya dengan surat jalan dari ekspedisi.

c. Barang-barang yang diterima digudang, harus disusun rapi secara gruping

(Misalnya komoditi susu dengan susunan staffel kunci 5) agar

mempermudah pada saat dilakukan perhitungan dan pengeluaran barang

sesuai fisik atas barang yang diterima .

d. Apabila terdapat kekurangan atau kerusakan atas barang yang diterima,

maka kepala gudang membuat berita acara kekurangan/ kerusakan

penerimaan barang pada surat jalan yang ditanda tangani oleh kepala

gudang dan supir barang ekspedisi.

e. Kemudian admin gudang membuat Laporan Penerimaan Barang (LPB )

dan membuat laporan rencana klaim mobil dan kapal sesuai berita acara

kerusakan/kekurangan barang.

f. Laporan penerimaan barang (LPB) , laporan rencana klaim mobil dan

kapal serta copy surat jalan dari ekspedisi kemudian diserahkan ke bagian

admin stock untuk dibukukan dan diketahui oleh Kepala Cabang.

g. Admin gudang kemudian menambahkan stock barang masuk pada kartu

stock.
 28

3.2.2 Prosedur Pengeluaran Barang pada PT.Riau Food Lestari

Prosedur pengeluaran barang meliputi sistem tata cara

prosedur keluarnya stock barang karena adanya penjualan.

Admin penjualan Faktur penjualan Kepala gudang

mencetak faktur diserahkan ke mengatur arah dan
penjualan bagian gudang jumlah pengiriman

Admin gudang
menghitung dan
mengecek barang
yang dimuat
penjualan

Mengurangi stock Mengambil faktur

barang keluar pada copy penjualan
kartu stock untuk arsip gudang

Gambar III-6 Flowchart pengeluaran barang

 29

Dokumen yang digunakan dalam prosedur pengeluaran barang pada

PT. Riau Food Lestari Palembang adalah sebagai berikut :

Gambar III-6 Faktur copy penjualan

Gambar III-7 Surat jalan pengambilan barang di gudang

 30

Prosedur pengeluaran barang pada PT. Riau Food Lestari

Palembang adalah sebagai berikut :

1.Admin penjualan mencetak faktur penjualan sesuai orderan sales.

2.Setelah dicetak faktur penjualan kemudian diserahkan ke bagian

gudang.

3.Kepala gudang mengatur arah dan jumlah muatan pengiriman

per mobil sesuai kapasitasnya.

4.Admin gudang kemudian mengawasi proses loading barang yang

dilakukan oleh anggota gudang ( helper, supir, dan kernet). Serta

menghitung dan mengecek jumlah barang yang dimuatkan sesuai

dengan faktur penjualan yang akan dikirim.

5.Setelah selesai, admin gudang mengambil faktur rangkap warna

biru untuk arsip gudang.

6.Kemudian admin gudang mengurangi stock barang keluar pada

kartu stock.
 31

3.2.3 Stock Opname

Pada PT. Riau Food Lestari Palembang stock opname dilakukan

secara rutin setiap satu kali perminggu dan juga setiap akhir bulan. Stock

opname dilakukan oleh admin stock, admin gudang dan kepala gudang.

Saat melakukan stock opname seringkali terjadi selisih antara kuantitas

barang menurut kartu stok dan kuantitas barang menurut perhitungan fisik.

Selisih dapat timbul karena kesalahan pencatatan kartu stok saat terjadi

mutasi atau akibat kekeliruan,susut, dan rusak. Sepanjang selisih yang

timbul dipandang wajar, kuantitas barang yang dilaporkan adalah kuantitas

menurut perhitungan fisik yang sudah di verifikasi.

Dengan demikian catatan di kartu stok harus diubah, disesuaikan

dengan penghitungan fisik.Selisih yang terjadi terdiri dari 2 (dua), yaitu

selisih lebih atau selisih kurang. Selisih lebih artinya kuantitas barang

menurut fisik lebih tinggi daripada kuantitas barang menurut kartu stok

Selisih kurang artinya kuantitas barang menurut perhitungan fisik lebih

rendah daripada kuantitas barang menurut kartu stok.

 BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

4.1 Kesimpulan

Setelah melakukan kegiatan magang selama kurang lebih tiga bulan

di PT. Riau Food Lestari Palembang , penulis dapat menyimpulkan

bahwa :

1. Pengelolaan persedian barang mulai dari pembelian, pemesanan dan

pengiriman barang telah dilajalankan dengan baik sesuai dengan

prosedur-prosedur yang telah ditetapkan oleh perusahaan.

2. Pengendalian internal seperti pencetakan faktur penjualan, pencatatan

barang masuk dan dan keluar sudah diterapkan dengan baik namun

masih rentan akan bahaya dan resiko karena masih dilakukan secara

manual.

3. Penulis dituntut untuk kedisiplinan, rasa tanggung jawab, dan

managemen waktu dalam menyelesaikan tugas. Disamping itu

Penulis dapat beradaptasi dengan baik dilingkungan kerja serta

mendapat pengalaman bagaimana cara memecahkan sebuah masalah

yang terjadi di lingkungan kerja, ikut andil dan mengambil bagian

dalam pelaksanaan kegiatan yang terdapat di tempat magang.

32
 33

4.2 Saran

Berdasarkan hasil dari magang, maka penulis memberikan sedikit saran

kepada PT. Riau Food Lestari Palembang. Adapun saran tersebut sebagai

berikut :

1. PT. Riau Food Lestari Palembang baiknya menambahkan beberapa

sistem. Seperti sistem pencatatan dengan menggunakan aplikasi

komputer, dan membuat database perusahaan.

2 . Untuk kerapian penataan gudang petugas gudang harus lebih teratur

lagi dalam penataannya. Selain itu dalam keakuratan data stock yang

ada petugas gudang haruslah lebih teliti dalam pendataan stock yang

ada, agar mengurangi risiko terjadinya kesalahan. Untuk meningkatkan

kinerja yang efektif dan efisien, pembagian SDM supaya lebih merata

terhadap pekerjaan yang ada.

 34

DAFTAR PUSTAKA

Dewi, Irra Chrisyanti. 2011. Pengantar Ilmu Administrasi. Jakarta: PT Prestasi

Pustakaraya.

Rasto. 2015 : 49 . Manajeman Perkantoran . CV Alfabeta. Bandung

Arthanugraha, 2017. SOP Barang masuk di gudang. https://arthanugraha.

com/standard-operating-procedure-sop-barang-masuk-di-gudang/ diakses pada

tanggal 5 Februari 2022

Purnomo, 2012, Perencanaan dan Perancanagan Fasilitas. Graha Ilmu, Yogyakarta

 35

LAMPIRAN – LAMPIRAN

Lampiran 1 : Gambar file arsip kartu stock dan copy faktur penjualan

Lampiran 2 : Dokumentasi kegiatan Menghitung muatan barang untuk

pengiriman
 36

Melakukan Stock Opname barang

Proses bongkar muat barang masuk