Universidad de La Salle

Ciencia Unisalle

Facultad de Economía, Empresa y Desarrollo

Contaduría Pública Sostenible - FEEDS

1-1-2016

Auditoría forense: aplicación de un caso práctico de una

organización sin control
Herly Maritza Paredes Rodríguez
Universidad de La Salle, Bogotá

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 AUDITORÍA FORENSE: APLICACIÓN DE UN CASO PRÁCTICO DE UNA
ORGANIZACIÓN SIN CONTROL

HERLY MARITZA PAREDES RODRIGUEZ

Contaduría Pública
Hparedes40@unisalle.edu.co

Resumen

En el presente artículo se aplican los pasos y procedimientos de la auditoría forense, para el caso de
una empresa que ha sufrido del desarrollo sistemático de fraudes financieros durante dos años, de
tal manera que en la actualidad se encuentra con enormes deudas, teniendo además que reducir
considerablemente su personal y sus operaciones. Para ello, se mencionan generalidades de los
fraudes cometidos, así como los procesos implementados para detectarlos, reconociendo las
respuestas que permite establecer la auditoría forense como medio para producir pruebas y
evidencias, y para prevenir nuevas irregularidades que continúen debilitando financieramente a la
empresa.

En particular, los fraudes en la empresa se cometieron debido a la falta de un control

adecuado para medir y evaluar las operaciones, y a la mala fe de personas que tenían acceso a las
cuentas y a los estados financieros. La idea es que el proceso que se aplique de auditoría forense
pueda ser aplicado en cualquier otra empresa que haya sufrido del fraude, aplicando los principios y
los pasos básicos, incluyendo la planeación, el desarrollo, evaluación y seguimiento.

Palabras clave

Auditoría forense, Control financiero, Evaluación de procesos.

 SUMARIO

IMPORTANCIA DE LA AUDITORÍA FORENSE COMO MEDIO PARA GARANTIZAR EL

CONTROL FINANCIERO 3

HERRAMIENTAS ANALÍTICAS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LA AUDITORÍA

FORENSE 6

Planeación 10

Desarrollo del programa 11

Evaluación 12

Seguimiento y monitoreo 13

APLICACIÓN DE LOS PROCESOS DE LA AUDITORÍA FORENSE EN EL CASO DE

ESTUDIO 13

Planeación 14

Desarrollo del programa 15

 Almacén: 15
 Tesorería: 15
Producción: 16
 Trade: 16
 RRHH: 17

Evaluación y recomendaciones 17

CONCLUSIONES 18

2
 Importancia de la Auditoría Forense como medio para garantizar el control
financiero

La gran mayoría de las empresas deben enfrentar las consecuencias de fraudes financieros que se
presentan a nivel interno, a pesar de los recursos que puedan invertir para prevenirlo, y de las
estrategias implementadas para detectar a tiempo cualquier irregularidad que se llegara a presentar
(Elliot y Schroth, 2003). Principalmente, las compañías caen en el fraude debido a la aplicación de
estratagemas por parte de diferentes personas de confianza, relacionadas con los procesos y la
operación organizacional, que toman ventaja de su posición, y generan mentiras y engaños que a su
vez van formando vacíos económicos cada vez más grandes, hasta que un momento dado se hacen
insostenibles (James, 1991).

Ante esta situación, explica Badillo (2004) la auditoría forense representa aquella labor que
se enfoca en la prevención y detección del fraude financiero, a través del uso de técnicas de
investigación criminalística, que se conjugan con la contabilidad y los conocimientos jurídico-
procesales, con el fin de recopilar y expresar una información completa que sirva de pruebas en los
tribunales. De allí el carácter integral del auditor forense, que debe contemplar las diferentes
dimensiones y diversidad de operaciones que se generan en el fraude, contando para ello con la
colaboración de personas especializadas en el campo legal, jurídico, tributario e informático, entre
otros.

Cabe tener en cuenta que las competencias del contador público, cuando se desempeña en el
campo forense se relacionan con el fraude en los estados financieros, la malversación de bienes, el
soborno, el fraude en procesos de quiebras e insolvencia y fraude de impuestos (Leal, Rodríguez y
González, 2010). Rosas (2009) expresa que la auditoría forense debe entenderse como una acción
propositiva, como un servicio útil para la marcha de los negocios, para el crecimiento empresarial,
para el desarrollo de la competitividad y para la evolución constante de la productividad. El servicio
de control y vigilancia que se presta mediante las competencias de la auditoría forense, más que
buscar

3
sanciones, debe tener la función de asegurar y garantizar la efectividad de una protección social
mediante la cual sea posible combatir la vulnerabilidad y la inequidad, apoyando el desarrollo a
largo plazo de la sociedad en general, mediante unas medidas óptimas de control que eviten los
fraudes, mejoren los resultados de las entidades y compañías de un país (Badillo, 2004).

Teniendo en cuenta la importancia de la auditoría forense como medio para enfrentar de

manera efectiva las terribles consecuencias financieras que se generan en el entorno empresarial a
causa de los fraudes, para presentar pruebas contundentes en contra de los culpables y para apoyar
el crecimiento sostenido de las organizaciones, en el presente artículo se pretenden aplicar los
procedimientos y medidas de la auditoría forense en el caso de una empresa en donde se ha
presentado una grave situación de fraude financiero durante dos años. Con el fin de mantener la
confidencialidad y de cumplir con la reserva legal del caso, no se mencionará el nombre de la
empresa ni la industria a la cual pertenece, aunque sí se realiza una exposición de los hechos y de
los procesos de mejora a partir de la aplicación de la auditoría forense.

Debido a la falta de un control adecuado, de procesos que permitieran medir el control de

las operaciones, y sobre todo a la mala actuación de personas allegadas a la empresa que obraron de
manera fraudulenta, se produjeron una serie de irregularidades que han hecho que la organización se
encuentre debilitada a nivel financiero, y que haya tenido que endeudarse enormemente para poder
mitigar los efectos del fraude.

Algunas de las irregularidades presentadas fueron la presentación de cuentas de cobro falsas

en tesorerías, por medio de las cuales se sacó dinero en repetidas ocasiones, con cédulas inexistentes
que no fueron verificadas. En los inventarios también se ha presentado el fraude, pues muchos de
los artículos y productos que allí se guardan se han perdido, ya que no hay un control de inventarios
riguroso y tampoco hay personas encargadas de entregar y recibir los artículos.

Además, se presentaron casos en donde debido a la falta de procesos estandarizados en el

área de recursos humanos y administración, las personas afiliaron a sus familiares a una Empresa
Prestadora de Salud (EPS), obteniendo beneficios de créditos de libranza de hasta 60 millones de
pesos. La persona que realizó el fraude pertenecía al

4
área de recursos humanos, lo cual le facilitaba realizar las certificaciones y las validaciones en los
bancos.

Durante estos dos años también hubo fraude comercial por parte de vendedores con el tema
de las comisiones, sacando dinero de manera ilegal de cuentas de personas con las cuales la
empresa tenía una deuda. También se giraron presupuestos a algunos empleados que nunca se
legalizaron, pues no se realizaron a tiempo las facturas. La situación ha llegado a un punto tan
complejo que incluso se aprobaron sobornos para facilitar actividades en campo, dándole libertad a
los manejadores de estos recursos para actuar sin control.

Como se puede apreciar, en la empresa se han presentado distintos tipos de fraudes, pues
personas inescrupulosas han aprovechado la oportunidad que les presenta una empresa sin procesos
de control, sin una gestión que le permita verificar y evaluar todas las operaciones financieras y
contables, y sin unas estrategias útiles para anteponerse a cualquier tipo de irregularidad que
pudiera generar desajustes a nivel organizacional. Además, estas personas se aprovecharon de la
inexperiencia del gerente financiero, que no tenía los conocimientos para evitar este tipo de
situaciones y que tomó malas decisiones cuando el desastre ya había adquirido enormes
dimensiones.

En la actualidad, como se ha dicho, la empresa se encuentra en una situación crítica,

endeudada y con problemas de flujo de caja. De contar con 120 empleados, hoy en día sólo cuenta
con 20. Por tanto, es importante aplicar la auditoría de gestión, teniendo en cuenta su carácter
propositivo, con el fin de definir las causas por las cuales se produjeron los fraudes, los medios que
se utilizaron para cometerlos y las pruebas que se puedan presentar en un proceso judicial, con el fin
de ayudar a dejar atrás este capítulo en la historia de la empresa, cimentando las bases de un nuevo
comienzo a nivel financiero y comercial, con principios de transparencia, honestidad y rectitud.

Para ello, es importante reconocer la ausencia de procesos de control al interior de la

empresa, lo cual, como se ha visto, fue aprovechado para cometer los fraudes durante dos años
seguidos. Este análisis permitirá comprender el tipo de empresa que ha servido como objeto de
estudio, con el fin de contar con una serie de conocimientos integrales que

5
facilite aplicar de manera efectiva la contabilidad forense, obteniendo de esta manera las pruebas
que se conviertan en evidencias legales.

Cabe tener en cuenta que se aplicará un proceso de auditoría forense general, analizando los
fraudes cometidos y examinando la forma en que fueron detectados. A partir de este análisis, se
implementan los pasos básicos de un proceso de este tipo, incluyendo la planeación, por medio de la
cual se coordinan y ordenan las estrategias y acciones que se deben desarrollar; el desarrollo,
realizando las acciones planificadas en la primera fase; y la evaluación, haciendo un seguimiento
periódico y sistemático de las acciones desarrolladas.

En la primera parte del artículo se presentan las herramientas analíticas y la metodología

que se debe considerar para implementar la auditoría forense en la empresa, reconociendo los pasos
y los elementos que se deben tomar en consideración, de acuerdo a la situación particular de la
empresa, a los problemas que se han presentado y a la manera en que se les ha tratado de dar
solución. Posteriormente, en la segunda parte se aplican concretamente los pasos de auditoría
forense con el fin de proponer mejoras que eviten el desarrollo de fraudes financieros en la
compañía.

Herramientas analíticas para la aplicación de la Auditoría Forense

Teniendo en cuenta que la intención de aplicar la auditoría forense en la empresa es que el proceso
implementado se puede desarrollar en otras empresas que han sufrido de fraudes a nivel financiero,
se tendrán en cuenta los pasos generales y más comunes que se utilizan en la auditoría forense,
como medio para detectar los fraudes y evaluar la forma en que se propiciaron.

Cabe reconocer, en primer lugar que la auditoría forense permite detectar indicios y
evidencias de fraudes corporativos, por medio de un proceso detallado e integral en donde se
revisan los libros contables, las operaciones y balances financieros en una compañía (Badillo,
2004). Según Bermúdez (2000), es importante tener en cuenta que el desarrollo

6
de la auditoría forense en torno a un proceso de detección y análisis de fraude corporativo, debe
tener en cuenta una serie de procesos específicos:

 Procedimientos jurídicos: Se tipifica el fraude y se establecen las pruebas que permitan

determinar la evidencia probatoria.

 Procedimientos de auditoría: Se realiza el seguimiento a los estados financieros de la

empresa, siguiendo lo establecido por las normas internacionales de auditoría emitidas por
la Federación Internacional de Contadores (IFAC).

 Procedimientos contables: Se analizan y estudian con detenimiento procesos contables y

operaciones comerciales de la empresa, de acuerdo con el reglamento de contabilidad
vigente.

El análisis de estos procedimientos lleva a reconocer la integralidad del auditor forense, pues debe
tener una base de conocimientos importantes en el manejo contable, en los procesos de auditoría, en
la valoración de riesgos y en la normativa legal vigente (Cano y Lugo, 2009). Además de ello,
como es planteado por Fontán (2009) debe poseer habilidades de comunicación y de litigante, que
le permitan presentar y argumentar las evidencias encontradas en el proceso y buscar soluciones
efectivas que ayuden a mejorar la situación de las empresas que han caído en el fraude.

A través de la auditoría forense se determina si la adquisición, manejo y uso de los recursos

de la entidad intervenida se efectúan dentro del marco legal y de los principios de eficacia,
economía, equidad y valoración de los estados financieros. El carácter de integralidad le confiere a
esta auditoría la posibilidad de examinar distintos aspectos relacionados entre sí, tales como los
sistemas de control financiero, legal, de gestión, de resultados y de control interno (Saccani, 2010).

De acuerdo con James (1991), la auditoría forense se debe aplicar como un proceso
sistemático, mediante el cual se evalúa la situación económica y financiera, a partir de la

7
aplicación de unos procesos de revisión, con el fin de determinar las pruebas que permiten
evidenciar el incumplimiento de los principios en lo referente al manejo de los estados financieros y
a la gestión contable. Cabe resaltar, además, que el desarrollo de este tipo de auditorías se encuentra
ligado a las normas que son aceptadas en torno a las auditorías en general, y que se encuentran
reguladas según los mandatos legales y las leyes de la nación.

Específicamente, la auditoría forense hace referencia a la necesidad de analizar las causas

que atentaron contra la confiabilidad de los estados financieros (Rosas, 2009). Para Saccani (2010),
la auditoría forense tiene cuatro propósitos centrales, que son: estimar las causas del fraude
cometido, reconocer los daños y perjuicios causados para la empresa, definir oportunidades de
perfeccionamiento y desarrollar recomendaciones de mejora. En esta medida, se puede afirmar que
es un tipo de auditoría que ofrece una evaluación para orientar la toma de decisiones.

A través de la auditoría forense también se determinan recomendaciones para lograr que la

adquisición, manejo y uso de los recursos de la entidad intervenida se efectúen dentro del marco
legal y de los principios de eficacia, economía, equidad y valoración de los estados financieros. El
carácter de integralidad le confiere a la auditoría la posibilidad de examinar distintos aspectos
relacionados entre sí, tales como los sistemas de control financiero, de resultados y de control
interno.

Cabe anotar que el desarrollo de la auditoría forense en Colombia se establece a partir de las
Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF). De acuerdo con el artículo tercero de la
Ley 1314 del 2009, las NIIF son aquellas normas referentes a contabilidad e información financiera,
que corresponde al sistema compuesto por postulados, principios, limitaciones, conceptos, normas
técnicas generales, normas técnicas específicas, normas técnicas especiales, que permiten
identificar, medir, clasificar, reconocer, interpretar, analizar, evaluar e informar las operaciones
económicas de un ente, de forma clara y completa, relevante, digna de crédito y comparable, que se
ponen al día con el escenario internacional, bajo las nuevas regulaciones aplicadas recientemente en
el país (Cañibano, 2003).

Con el fin de aplicar un proceso de auditoría forense adecuado en el caso de la empresa

objeto de estudio, se deben tener en cuenta cuatro fases, cuya implementación

8
es independiente del tipo de fraude y de organización. En palabras de Ramírez (2013), estas fases,
que se explican a continuación, y que se establecen a partir de la normatividad planteada en las
NIIF, favorecen el desarrollo de una auditoría eficaz y coherente con las necesidades y
problemáticas particulares de la empresa.

Se implementan estas fases teniendo en cuenta que permiten incluir los diferentes aspectos
que se deben evaluar y analizar, como la manera en que se cometieron los fraudes, la forma en que
se detectaron, y las consecuencias generadas a nivel financiero y económico para la empresa. En la
figura No. 1 se presentan cada una de las fases que orientarán, en este caso, la implementación de la
auditoría forense:

Figura 1. Fases de la auditoría forense.

1. Planeación Identificar riesgos e indicadores de

fraude

2. Desarrollo del programa Definición y tipificación del hecho

3. Comunicación de resultados Presentación del informe técnico

4. Seguimiento y monitoreo Confirmación de resultados

Fuente: Ramírez, M. (2013). Metodología y desarrollo de la auditoría forense en la

detección del fraude contable en Colombia

9
A continuación se plantea un análisis más detallado en torno a las fases para la implementación de
la auditoría forense, teniendo en cuenta que su adecuada implementación y coordinación es vital
para el cumplimiento eficaz en un proceso de este tipo:

Planeación

Se coordinan, definen y ordenan las diferentes estrategias y acciones que se deben desarrollar para
alcanzar los diferentes objetivos, según las necesidades y los recursos disponibles. Además de ello,
en la planificación se definen los plazos establecidos para el desarrollo de cada una de las
actividades, así como los mecanismos de seguimiento interno. De acuerdo con la Norma
Internacional de Auditoría 300 (IFAC, 2009), para el desarrollo de esta primera fase es vital
conocer detalladamente el negocio, el sector y las variables relacionadas con el posible caso de
fraude.

Además de conocer a la organización y a su entorno, en esta fase se identifican riesgos de

fraude, siguiendo la Norma Internacional de Auditoría 320 (IFAC, 2009), en donde se exponen los
siguientes indicadores:

 Personal: Se identifican comportamientos inusuales que puedan estar relacionados con el

desarrollo de un fraude. Dentro de estos comportamientos se puede encontrar la evasión de
los controles, las vacaciones no tomadas, lujos y estilos de vida costosos, y situaciones
anormales dentro del lugar de trabajo, como empleados que trabajan frecuentemente por en
horas que no hacen parte del horario laboral.

 Comerciales y financieros: Se analizan hechos como crecimiento de las ventas,

transacciones fuera de lo común, falta de registros y facturas de las operaciones contables;
ausencia de seguimiento de las operaciones financieras, desajustes entre los pasivos y los
activos, y transacciones que no se cuentan con ningún comprobante.

 Estructurales: En un proceso de aplicación de auditoría forense se debe analizar

cualquier situación anormal que no sea coherente con el objeto comercial de la

10
 empresa, como el desarrollo de negocios que no guardan relación con la razón social de la
compañía.

 Culturales: Evaluar cambios en la conducta de los líderes y de los empleados, que por
temor a perder el empleo guardan silencio sobre las anormalidades sobre las cuales puedan
tener conocimiento. En una empresa en donde se presenta el fraude, la cultura
organizacional se ve ampliamente deteriorada, por lo cual es importante analizar las
relaciones entre dirigentes y trabajadores, con el fin de notar comportamientos y actitudes
extrañas (Saccani, 2010).

 Materialidad: Se debe analizar detenidamente y por separado cada indicio que pueda ser
objeto de investigación, y que sirva como prueba para aclarar los hechos.

 Controles TIC: Teniendo en cuenta la importancia de la tecnología y de los sistemas de

información para la comunicación y manejo de actividades financieras y comerciales en las
empresas, es importante revisar las tecnologías de información y comunicación que hayan
sido usadas, revisando si han sido manipuladas o intervenidas de manera ilegal para ocultar
información relevante.

Desarrollo del programa

En esta etapa se aplican y se realizan las estrategias y acciones planificadas en la primera fase,
estableciendo, si es necesario, cambios en el plan con la intención de que se adapte a las posibles
dificultades que se presenten en el camino. Consta de cinco fases, que se explican a continuación:

 Tipificación del fraude: Para el desarrollo de esta fase, es importante seguir la NIA 240,
en la medida en que se identifican los factores de riesgo de fraude como hechos que indican
la existencia de un incentivo o elemento de presión que propician la oportunidad para
cometer un fraude. En la tipificación, es importante registrar con detalle la situación y los
hechos que han ocurrido, señalando las oportunidades que se aprovecharon y las causas que
provocaron el desarrollo de la irregularidad.

11
  Recopilación de evidencias: En esta fase se determinan los principios de derecho
probatorio y se analizan a la luz de lo que se encuentra estipulado en las leyes. Teniendo en
cuenta la importancia y dificultad de esta fase, se recomienda contar con el apoyo de
expertos en materia legal, que tengan la capacidad de interpretar jurídicamente las
irregularidades cometidas.

 Cadena de custodia de la documentación: En esta fase se demuestra la autenticidad

de las pruebas y evidencias halladas, garantizando la veracidad de la información, y
certificando que se ha cumplido con las normas vigentes de auditoría para recolectar los
datos que permiten señalar el caso de fraude.

 Evaluación de evidencias e indicios. Para la implementación de esta fase es

importante seguir la NIA 520 (IFAC, 2009), en donde se establecen guías para la aplicación
de procedimientos de revisión analítica de las pruebas y de las evidencias.

 Elaboración del Informe de Auditoría Forense. En la etapa final se elabora un

informe preciso y detallado, con la mayor claridad posible, en donde se explican los
procedimientos e investigaciones desarrolladas, así como los procedimientos que se
utilizaron para obtener la información. También se describen los fraudes cometidos, y se
proponen las medidas que se deben tomar para mejorar la situación financiera de la
empresa.

Evaluación

En esta última fase se debe hacer un seguimiento periódico y sistemático de las acciones
desarrolladas. La función principal de la evaluación es la de detectar las fallas que se han cometido,
retroalimentar la gestión y realizar ajustes necesarios. Esta fase se aplica antes de firmar el informe
final de auditoría, revisando cada uno de los procedimientos desarrollados y examinando si no se
omitió nada durante el proceso, y si se siguieron al pie de la letra las normas legales que orientan las
funciones del auditor en el país.

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Seguimiento y monitoreo

Esta última fase tiene por finalidad asegurar que los resultados de la investigación forense sean
considerados y tenidos en cuenta por las autoridades pertinentes, con el fin que los resultados sean
considerados como pruebas relevantes en los procesos penales que se puedan adelantar en contra de
las personas que cometieron el fraude.

En general, esta es la metodología que se debe aplicar para la auditoría forense. Sin
embargo, es importante considerar con Ramírez (2013), que en cada caso es el auditor quien debe
aplicar su criterio profesional para aplicar los mecanismos y procedimientos que sean necesarios,
según las particularidades del caso y las necesidades de la empresa intervenida. Los pasos y
elementos que han sido planteados funcionan más como una guía que debe ser tenida en cuenta para
orientar la implementación de la auditoría, que en cada caso depende de las posibilidades de acceso
a la información y de los criterios utilizados para probar las evidencias del fraude.

Para finalizar, cabe aclarar que el servicio de vigilancia y elaboración de material probatorio
por medio de la auditoría forense, tiene como objetivo esencial apoyar en la especificación de las
sanciones a los culpables, pero también debe tener la función de asegurar y garantizar la efectividad
de unos procesos y recomendaciones mediante los cuales sea posible combatir la vulnerabilidad
financiera de las empresas, apoyando su desarrollo mediante unas medidas óptimas de control que
mejoren sus resultados y su gestión. Es importante tener en cuenta lo anterior, como un enfoque
fundamental en la aplicación de la auditoría forense para el análisis del caso de fraude presentado en
la empresa objeto de estudio.

Aplicación de los procesos de la Auditoría Forense en el caso de estudio

A continuación se detallan y explican los fraudes cometidos en la empresa objeto de estudio,

aplicando los procesos y pasos explicados anteriormente. Como se ha venido diciendo, el proceso se
explica de una manera general, con el fin que pueda ser aplicado en otro tipo de empresas y así
identificar los fraudes y proponer recomendaciones para evitarlos.

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 Planeación

Para el desarrollo de la fase de planeación, es importante identificar los riesgos de fraude en la

empresa. En particular, el riesgo que se presentaba en la empresa era la falta de unos procesos de
control adecuados, que permitieran identificar a tiempo cualquier irregularidad en el inventario y en
los estados financieros. Generalmente, los directivos se enfocaban en tratar de mejorar la
producción y rendimiento del negocio, pero nunca se preocuparon lo suficiente para mejorar el
control de los procesos, y garantizar la seguridad de las finanzas y de las mercancías y productos
que llegaban constantemente a la empresa.

El manejo inadecuado de los inventarios produce para las empresas un aumento de costos y
una consecuente disminución de beneficios relevantes. Por tanto, es importante obtener soluciones
eficientes que faciliten la gestión del aprovisionamiento de la empresa, implementado modelos de
planeación de inventarios, que permitan generar una reducción en los costos de adquisición,
compra, almacenaje, transporte y comercialización de los productos, cumpliendo de manera
eficiente con el conjunto de requisitos y necesidades de los clientes.

Una administración de los inventarios produce para las empresas el desarrollo adecuado de
los diferentes productos, siguiendo unos procesos de control detallados, con el fin de minimizar
errores y pérdidas. Lo que en la empresa se comprende que cada objeto necesita un tratamiento
individual, de acuerdo con su origen, características y funciones, de tal forma que las decisiones
administrativas incidan en el correcto desenvolvimiento del inventario.

Por otro lado, la empresa no contaba con modelos de planeación, entendidos como una serie
de políticas y controles que tienen la función primordial de monitorear los niveles de inventario,
definir los niveles que se deben mantener a lo largo del proceso productivo, establecer el tiempo en
el que se deben reponer las existencias y ofrecer información sobre el tamaño que deben tener los
pedidos. En conjunto, la ausencia de este tipo de modelos impedía establecer las políticas operativas
con el fin de mantener y controlar los bienes almacenados.

14
Desarrollo del programa

En esta fase se definen y tipifican los hechos relacionados con el fraude. En particular, en la
empresa se presentaron fraudes a nivel de almacén, tesorería, producción, trade y recursos humanos.

 Almacén: El fraude presentado en el almacén de la empresa consistía en repartir los

inventarios entre el personal logístico; utilizando como respaldo el envío que se debe hacer
a ciudades de los equipos de audiovisuales para la realización de los eventos. El problema
es que al finalizar el evento, los equipos que debían ser devueltos al almacén se perdían en
el trayecto de regreso, lo cual generaba enormes pérdidas a nivel económico y de material.

Los equipos que se perdían nunca eran informados a la administración, pues nunca se
hacían reportes sobre los materiales y equipos. La pérdida sólo se reportaba en el momento
en que el equipo extraviado se necesitaba para el desarrollo de otro evento y no se
encontraba ni siquiera la remisión de recibido correspondiente. Esto permitía justificar el
hecho de no responder, por lo cual la empresa tenía que realizar nuevamente la compra del
equipo necesitado. En síntesis, no se realizaba investigación ni seguimiento alguno a este
tipo de inventario.

Tesorería: En el departamento de tesorería, uno de los asistentes tenía la función de

consolidar la información de las transferencias diarias para la operación y pago de
proveedores de la empresa, además de la contabilización de todos los egresos. Para cuando
se presentó el fraude, dicho asistente debía tener contacto directo con el Gerente Financiero,
presentando los correspondientes informes de giro. Sin embargo, luego de pasar el periodo
de prueba, se inició la desviación de dineros a cuentas de personas pertenecientes al círculo
social del asistente.

15
 Hasta la fecha, se han detectado alrededor de $200.000.000 desviados a cuentas que no
pertenecen a proveedores o al personal encargado de operación y gestión. Para ello, se
realizaron cuentas de cobro falsas para la contabilización, pagos con el nombre de
proveedores reales con los datos bancarios del círculo social de la empleada. Además, hubo
una serie de comportamientos que se empezaron a presentar pero que no fueron tenidos en
cuenta en su momento, como la compra de carros, la realización de cirugías y permisos para
viajes al exterior.

Después del retiro del asistente en cuestión, se empezaron a detectar todos los desvíos,
debido a una revisión por parte del Jefe de Tesorería. En este caso se evidencia una enorme
falta de control y atención sobre las actividades de los empleados. En particular, el asistente
había logrado en poco tiempo ganarse la confianza total del Gerente Financiero, por lo cual
no hubo ninguna sospecha y las actividades fraudulentas tomaron por sorpresa a los
directivos, cuando ya no había mucho por hacer.

Producción: El personal de producción se dedicaba a cobrar comisiones a los

proveedores con los que trabajan en equipo, lo cual generó un aumento en los precios para
la compra de la empresa. Aunque la política de pago es a 45 días calendario, fue omitida
esta condición, generando por intermedio de correos y presión por el evento pagos de
contado. Esto puso a la empresa en un desequilibrio financiero, ya que el pago por parte de
los clientes es a 60, 90 y 120 días.

 Trade: El personal de Trade es el encargado de realizar operaciones a nivel nacional con

contratos fijos para activación de marca. También realizan solicitudes de pago a personal
que no trabaja para la empresa, justificándolo dentro de la matriz y ubicándolo como un
ítem adicional, lo cual les permitía generar comisiones.

Este personal tenía dentro de sus tareas la solicitud de presupuestos para operación como
pago de personal o compra de insumos y transporte, medio por el cual también justificaron
la salida de dinero para cuentas propias. Este dinero no fue legalizado a la empresa de
manera correcta, enviando recibos que no eran válidos

16
 contablemente, pero que respaldados con la firma de gerencia debían ser recibidos para
justificar el gasto del dinero.

 RRHH: Este departamento se encontraba a cargo del Administrador. Por eso el fraude se
presentó de una manera fácil, ya que se podían realizar los movimientos ilegales sin ningún
tipo de control por parte de otro departamento o encargado.

Evaluación y recomendaciones

En particular, se puede decir que debido a la falta de un control adecuado, de procesos de gestión
estandarizados y de modelos de planeación de inventarios, se produjeron fraudes que, hoy en día,
han logrado que la organización se encuentre debilitada a nivel financiero, y que haya tenido que
endeudarse enormemente para poder mitigar los efectos del fraude.

En particular, teniendo en cuenta la naturaleza de los fraudes cometidos en la empresa, se

proponen las siguientes recomendaciones:

 En el momento actual, el objetivo central en la empresa debe ser el análisis y descripción de

un conjunto de prácticas y estrategias útiles para definir una gestión más adecuada de los
proyectos que la empresa aplica, mejorando así sus procesos de desarrollo tanto internos
como externos, su competitividad y calidad de servicio, satisfaciendo de esta manera las
expectativas de los clientes y logrando posicionar de manera efectiva sus servicios.

 Se debe complementar la operatividad de la empresa con procesos efectivos de gestión y

planificación estratégica, incluyendo un conjunto de prácticas administrativas, las cuales
determinan en gran medida el éxito a la hora de obtener los resultados esperados en el
desarrollo de cualquier tipo de empresa. El problema es que, a pesar de su importancia, la
empresa no puso la atención necesaria en los procesos de gestión y planificación
estratégica, lo cual generó las fallas operativas que fueron aprovechadas por las personas
fraudulentas.

17
  La planificación estratégica en la empresa es fundamental, pues se constituye como una
actividad organizacional en la que se implementan una serie de habilidades y competencias
administrativas, y en donde se aplican herramientas de control que permiten desarrollar de
manera eficiente las actividades comerciales y de organización, con el fin de obtener unos
resultados favorables y positivos para la empresa.

 Teniendo en cuenta la cantidad de equipos y mercancías que maneja la empresa, se debe

recordar que el desarrollo de modelos de planeación de inventario permiten garantizar la
calidad de servicio, cumpliendo con las expectativas de los clientes y garantizando el
control de la mercancía lo cual se establece como una ventaja competitiva determinante
para la empresa.

 La empresa también debe tener en cuenta que la función primordial de los modelos de
planeación de inventarios gira en torno a crear valor para los clientes y proveedores de la
empresa, y para los accionistas de la empresa, que ven protegidos sus activos de cualquier
intento de fraude o de cualquier tipo de irregularidad a nivel financiero.

Conclusiones

Teniendo en cuenta los hechos relacionados con el fraude en la empresa, se pueden establecer
las siguientes conclusiones:

 Hubo una cadena de fraudes que involucró la participación de personas que hacían parte de
diferentes áreas, lo cual facilitó el hecho que no hubiera ningún tipo de control.
 Las personas que participaron en los fraudes sabían desde un comienzo cómo debían actuar,
pasando primero por los procesos de prueba y ganándose la confianza de sus superiores,
para poder cometer los fraudes sin ningún tipo de vigilancia.

18
  La mayoría de los fraudes se generó por parte de vendedores a través de las comisiones,
sacando dinero de manera ilegal, sin ningún control.
 En los inventarios también se ha presentado una gran cantidad de fraudes, debido a la falta
de un sistema de control, y a la ausencia de personas encargadas de entregar y de recibir los
artículos.
 Debido a la falta de procesos estandarizados en el área de recursos humanos y
administración, algunos empleados obtuvieron beneficios de créditos de libranza.

Como recomendaciones, es importante que la empresa se tenga en cuenta la gestión estratégica, que
pone a disposición de los directivos y partes interesadas un conjunto de instrumentos de trabajo que
les permiten asumir el control de cada una de las actividades y objetivos a nivel empresarial,
estableciendo medidas preventivas para superar las dificultades que se aparezcan en el camino,
logrando de esta manera mejorar la gestión de las actividades comerciales, y aumentando de manera
considerable la productividad y el rendimiento.

La aplicación de la planificación estratégica es un elemento esencial para asegurar la

administración integral de una empresa, implementando acciones que garanticen el cumplimento de
los objetivos y estableciendo pautas y políticas que se deben seguir y aplicar para obtener los
mejores resultados posibles, evitando, al mismo tiempo, el desarrollo de irregularidades y fraudes
que atenten contra la estabilidad e integridad de la empresa.

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