Tema No.

4
FUNDAMENTOS DE LA PLANEACION
1.- CONCEPTO.
La administración, tiene: cinco, seis, siete, elementos dependiendo de los
diferentes autores que definen. En su generalidad y como un Standard la
administración tiene cuatro elementos: Planeación, Organización, Dirección y
Control (La planeación, incluye a la previsión y en la dirección va incluida la
ejecución.
La planeación, “pre-vee”: lo que puede hacerse y lo que va a hacerse. Por lo
tanto la planeación, consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de
seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de
operaciones para realizarlo y las determinaciones de tiempos y de números,
necesarias para su realización

2.- SU IMPORTANCIA.
Planear es tan importante como hacer, porque:
a) La eficiencia, obra de orden, no puede venir del acaso, de la improvisación.
b) Así como en la parte dinámica, lo central es dirigir, en la mecánica el centro
es planear: si administrar es “hacer a través de otros”, necesitamos primero
hacer planes sobre la forma como esa acción habrá de coordinarse.
c) Los objetivos pre definidos serian infecundos si los planes no lo detallaran,
para que pueda ser realizados integro y eficazmente.
d) Todo plan tiende a ser económico; desgraciadamente, no siempre lo parece,
porque todo plan consume tiempo, que, por lo distante de su realización,
puede parecer innecesario e infecundo.
e) Todo control es imposible si no se compara con un plan previo. Sin planes,
se trabaja a ciegas.

3.- DEFINICION.
La planeación abarca la definición de los objetivos o metas de la organización,
el establecimiento de una estrategia global para alcanzar esas metas, y el
desarrollo de una amplia jerarquía de planes para integrar y coordinar las
actividades. Se preocupa, entonces, con fines (lo que se debe hacer) así como
con los medios (cómo se debe hacer).
La planeación se puede definir, adicionalmente, en términos de que sea
informal o formal. Todos los administradores se ocupan de la planeación, pero
podría ser que se ocuparan sólo de la variedad informal. En la planeación
informal no se escribe nada, y se comparten poco o nada de los objetivos con
otras personas de la organización. Esto describe la planeación en muchas
empresas pequeñas; el dueño – administrador tiene una visión de a donde
quiere ir y cómo llegar hasta allá. La planeación es general y carece de
continuidad.
La planeación formal, formulan objetivos específicos que abarcan determinado
número de años, estos se formulan en forma escrita y se ponen a disposición
de los integrantes de la organización.
4.- LOS PRINCIPIOS DE LA PLANEACION.
a) El principio de la precisión.- Los planes no deben hacerse con afirmaciones
vagas y genéricas, sino con la mayor precisión posible, porque van a regir
acciones concretas. Cuando se carece de planes precisos, cualquier
 negocio no es propiamente tal, si no un juego de azar, una aventura, ya
que, mientras el fin buscado sea impreciso, los medios que coordinemos
serán necesariamente ineficaces, parcial o totalmente.
b) El principio de la flexibilidad.- Este principio podrá parecer a primera vista,
contradictorio con el anterior principio. Pero no lo es. Inflexible es lo que no
puede amoldarse a cambios accidentales; lo rígido, lo que no puede
cambiarse de ningún modo. Flexible, es lo que tiene una dirección básica,
pero que permite pequeñas adaptaciones momentáneas, pudiendo después
volver a su dirección inicial.
c) El principio de la unidad.- Los planes deben ser de tal naturaleza, que
pueda decirse que existe uno sólo para cada función; y todos los que se
aplican en la empresa deben estar, de tal modo coordinados e integrados,
que en realidad pueda decirse que existe un solo plan general.
5.- PASOS EN LA PLANEACION.
Para realizar una planificación se deben seguir los siguientes pasos, tiene una
aplicación general:
1.- Conciencia de las oportunidades.- Un análisis de la situación de las
oportunidades en el ambiente externo, así como dentro de la organización, es
el verdadero punto de partida de la planeación; examinar ante todo las posibles
oportunidades futuras y ver con claridad y de manera completa, saber en
donde nos encontramos a la luz de nuestras fuerzas y debilidades, comprender
qué problemas deseamos resolver y por qué y saber lo que esperamos ganar.
2.- Establecimiento de objetivos.- Los objetivos especifican los resultados
esperados e indican los puntos finales de lo que debe hacerse, a qué habrá de
darse prioridad y qué habrá de lograrse mediante la red de estrategias,
políticas, procedimientos, reglas, presupuesto y programas. Se define a largo
plazo y también a corto plazo.
3.- Desarrollo de premisas.- Un tercer paso en la planeación consiste en
establecer, circular y obtener consenso para utilizar premisas críticas de
planeación como son los pronósticos, las políticas básicas aplicables y los
planes existentes de la empresa. Estas son suposiciones acerca del ambiente
en el cual el plan ha de ejecutarse.
4.- Determinación de cursos de acción alternativos.- El cuarto paso en la
planeación consiste en buscar y examinar cursos alternativos de acción, en
especial aquellos que no son inmediatamente evidentes. El problema más
común no es encontrar alternativas sino reducir su número, de modo que
pueda analizarse la más prometedora.
5.- Evaluación de cursos de acción alternativos.- Después de haber
buscado otras opciones y de haber examinado sus puntos fuertes y débiles, a
continuación se debe evaluar en función de las premisas y las metas. Como
hay tantos cursos alternativos en la mayoría de las situaciones y hay
numerosas variables y limitaciones a considerar, la evaluación puede ser
sumamente difícil.
6.- Selección de un curso de acción.- Este es el punto en el cual se adopta el
plan, el punto real de la toma de decisiones. Ocasionalmente un análisis y una
evaluación de cursos alternativos revelarán que dos o más son aconsejables, y
puede ser que el gerente decida seguir varios cursos en vez del mejor.
7.- Formulación de planes derivados.- En el momento en que se toma una
decisión, la planeación pocas veces es completa y se aconseja un séptimo
paso. Casi siempre se requiere planes derivados para apoyar al plan básico.
8.- Expresión numérica de los planes a través del presupuesto.- Después
de que se toman las decisiones y se establecen los planes, el paso final para
darle significado, como se indicó en la explicación de los tipos de planes, es
darles una expresión numérica al convertirlos en presupuestos.

DIAGRAMA DE LOS PASOS DE LA PLANEACION

ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS O METAS

CONSIDERACION DE LAS PREMISAS BASICAS DE LA PLANEACION

IDENTIFICACION

DE ALTERNATIVAS
 SELECCIÓN DE UNA ALTERNATIVA

FORMULACION PLANES DE APOYO

CUANTIFICACION DEL PLAN EN PRESUPUESTO

6.- MODELO DE LA PLANEACION.

Objetivos.

Estrategias.

Políticas: principales o menores.

Procedimiento.

Reglas.

Programas: principales o menores y de apoyo.

Presupuestos: programas expresados con números.

a) Propósitos o misiones.- El propósito de una empresa generalmente es

la de producción y distribución de bienes y servicios. En todo sistema
social, las empresas tienen una función o tarea fundamental que la
sociedad les asigna. La misión es la razón de ser de las Instituciones.
b) Objetivos.- Los objetivos son los fines hacia los cuales se dirige una
actividad. Representan no sólo el punto final de la planeación sino
también el fin hacia el cual se dirige organización, dirección y control.
c) Estrategias.- Son programas generales de acción y despliegue de
recursos para obtener objetivos generales. Por lo tanto, el propósito de
las estrategias es determinar y transmitir, a través de un sistema de
objetivos y políticas básicos, una imagen acerca de qué tipo de empresa
 se desea proyectar.
d) Las políticas.- Las políticas se definen como los criterios generales que
tienen por objeto orientar la acción, dejando a los jefes campo para las
decisiones que les corresponde tomar; sirven, por ello, para formular,
interpretar o suplir las normas concretas.
La importancia de las políticas en administración es decisiva, porque son
indispensables para la adecuada delegación, la cual a su vez, es
esencial en la administración, ya que ésta consiste, en “hacer a través
de otros”. Las políticas definen un área dentro de la cual debe tomarse
una decisión y asegurarse de que la decisión sea congruente con un
objetivo y contribuya a su cumplimiento.
e) Los procedimientos.- Son aquellos planes que señalan la secuencia
cronológica más eficiente para obtener los mejores resultados en cada
función concreta de una empresa.
Los procedimientos son como “el seccionamiento” funcional de cada
acto administrativo. El procedimiento, formado por varios métodos que
se articulan en una secuencia. Los procedimientos se dan en todos los
niveles de una empresa, pero son lógicamente más numerosos, en los
niveles de operación, a diferencia de las políticas que se forman en los
altos niveles.
f) Reglas.- Las reglas describen la acción o no acción requerida y
específica, y no permiten discreción. La gente a menudo confunde las
reglas con las políticas o procedimientos. Las reglas se diferencian de
los procedimientos en que guían la acción sin especificar una secuencia
temporal, Ejemplo, “No fumar”.
g) Los programas.- Los programas son un conjunto de metas, políticas,
procedimientos, reglas, asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos
a emplear y otros elementos necesarios para llevar a cabo un curso de
acción; normalmente cuentan con el apoyo de presupuestos. Son
aquellos planes en los que no solamente se fijan los objetivos y la
secuencia de operaciones, sino principalmente el tiempo requerido para
realizar cada una de sus partes.
h) Los presupuestos.- Un presupuesto es un estado de los resultados
esperados, expresados en términos numéricos. Son una modalidad
especial de los programas, cuya característica esencial consiste en la
determinación cuantitativa de los elementos programados.
Se llaman “financieros”, si dichos elementos se estiman en unidades
monetarias, ejemplo: costos, utilidades, pérdidas, gastos, etc., son “ no
financieros”, si su cuantificación no se lleva hasta unidades monetarias, sino
solo de cantidades de producción, de ventas, de desperdicios, de
horas-hombre requeridas, etc.
Un tipo especial de presupuesto lo constituyen los “pronósticos” cuya
característica principal es que establecen el número de unidades que se espera
vender, gastar, producir, etc. Lo básico es que pronostiquen, con base en la
experiencia pasada lo que se espera lograr o realizar.

7.- TIPOS DE PLANES.- Las formas más populares para describir los planes
son por su amplitud, marco de tiempo y especificación. Sin embargo, esta
clasificación de la planeación no son independientes unas de otras, a
continuación se muestra estos tipos de planes de acuerdo con la categoría:

TIPOS DE PLANES
CATEGORIZADO POR TIPOS
Alcance ● Estratégico
● Operacional
Marco de tiempo ● A corto plazo
● A largo plazo
Especificación ● Específico
● Direccional

● Planes estratégicos.- Son los planes que se aplican a toda la empresa,

que se refieren al establecimiento global de los objetivos de la organización,
y que buscan situar en una posición a la organización en términos de su
ambiente, definiendo la misión, la visión, las fortalezas, oportunidades,
debilidades, y amenazas.
● Planes operacionales.- Son los planes que especifican detalles sobre
cómo deben lograrse los objetivos globales.
Los planes estratégicos y operacionales difieren en su marco de tiempo, su
alcance, y si deben o no incluir una serie conocida de objetivos organizaciones.
Los planes operacionales tienden a cubrir periodos más cortos. Por ejemplo,
los planes mensuales, semanales, y día tras día, de una organización, son casi
todos planes operacionales. Los planes estratégicos tienden a incluir un
periodo extenso, por lo general cinco años o más. También cubren un área más
amplia y tratan menos con cosas específicas. Por último, los planes
estratégicos incluyen la formulación de objetivos, mientras que los planes
operacionales asumen la existencia de objetivos. Los planes operacionales
ofrecen formas de alcanzar estos objetivos.
● Planes a corto plazo.- El término corto plazo considera menos de un año.
● Planes a largo plazo.- Planes que se extienden más allá de los cinco años.
● Planes específicos.- Planes que están definidos con claridad y no dejan
lugar a una libre interpretación, no hay ambigüedad, no hay problemas con
malos entendidos. Ej. Incrementar las ventas en 20% en un periodo de 12
meses.
● Planes direccionales.- Planes que identifican las directrices generales.
Proporcionan el enfoque, pero no encierran a la administración en objetivos
específicos o cursos determinados de acción. Ej. Incrementar las utilidades
corporativas del 5 al 10% durante los siguientes seis meses. (flexibilidad)
8.- OBJETIVOS.- Son los fundamentos de la planeación. Los objetivos son
metas, se emplea ambos términos de manera intercambiable. Ellos se refieren
a los resultados deseados para individuos, grupos u organizaciones totales:
proporcionan direcciones para todas las decisiones de la administración, y
forman el criterio contra el que pueden medirse los logros reales. Es por todas
estas razones que constituyen los fundamentos de la planeación.
a) Diversidad de objetivos.- A primera vista, pudiera parecer que las
organizaciones tienen un objetivo único; para las empresas de negocios,
obtener utilidades; para las organizaciones no lucrativas, proporcionar un
servicio eficiente. No obstante, un análisis más de cerca revela que todas
las organizaciones tienen objetivos múltiples. Las empresas de negocio
también tratan de incrementar su parte del mercado y proporcionan el
bienestar de sus empleados.
● Objetivos declarados.- Los objetivos declarados son declaraciones
oficiales de lo que una organización dice (y lo que quiere que crean diversos
públicos) que son sus objetivos. Sin embargo, los objetivos declarados (que
pueden encontrarse en los estatutos de la organización, informes anuales,
anuncios de relaciones públicas, o declaraciones públicas efectuadas por
sus administradores) con frecuencia están en conflicto con lo que la
sociedad cree que las organizaciones deberían hacer, y se ven demasiado
bajo la influencia de esta percepción.
● Objetivos verdaderos.- Son los objetivos que en realidad persigue una
organización, conforme los definen las acciones de sus miembros. Es
importante estar consciente de que los objetivos verdaderos y declarados
pueden estar muy distantes entre sí, si no por otra razón, porque le puede
ayudar a explicarse lo que de otra manera podrían parecer inconsistencias
administrativas.

ooOoo