SEGUNDA PARTE

“LA PERFECTA, C.A.” es una pequeña empresa familiar dedicada a la compra y

venta de artículos de limpieza, en ella los procesos de la recepción de los bienes y servicios
recibidos, los registros contables y la autorización y ejecución de pagos son llevados a cabo
por el gerente de administración, quien a su vez es el accionista mayoritario.

SE PIDE:
a) Identifique el principio de control interno no aplicado.
b) Comente sobre el efecto negativo que pudiera sufrir la empresa.
c) Recomiende algunas medidas de control para corregir la debilidad detectada
en el sistema de control interno.

Respuesta a)
Las empresas deben implementar un sistema de control interno eficiente que les
permita enfrentarse a los rápidos cambios del mundo de hoy. Es responsabilidad de la
administración y directivos desarrollar un sistema que garantice el cumplimiento de los
objetivos de la empresa y se convierta en una parte esencial de la cultura organizacional.
Con base al sistema COSO-2013 (es un sistema de gestión de riesgo y control interno
para cualquier organización), la situación descrita con referencia a la empresa comercial
“LA PERFECTA, C.A.”, plantea una desviación o situación de riesgo con relación a sus
principios 2, 3 y 7 los cuales se citan a continuación:
Principio 2: Ejerce responsabilidad de supervisión
Principio 3: Establece estructura, autoridad, y responsabilidad.
Principio 7: Identifica y analiza los riesgos.

Lo anterior se sustenta en el hecho que, aunque siendo un comercio de índole

familiar, desde el punto de vista operativo, debe existir una adecuada estructura de
autoridad y responsabilidad con relación a las actividades y procesos operativos del
negocio; en donde la segregación de funciones constituya un accionar diario con la debida
supervisión, y en donde las responsabilidades por distintas funciones reposen en diferentes
trabajadores, con independencia de su nivel empresarial.
 En ese mismo orden de ideas, al proyectarse los sistemas de control interno
administrativo u operacional, contable y de verificación interna, según los requerimientos y
posibilidades que existan, deben tenerse en cuenta los principios de control interno, que
tradicionalmente se conocen como: División del trabajo, Fijación de responsabilidad y el
cargo y el descargo.
Para el caso dela empresa en estudio, “LA PERFECTA, C.A.”, ninguno de estos tres
principios se cumplen, razón por la cual no se logra el objetivo de que ninguna persona
tenga el control completo de los cobros e ingresos, los pagos, las compras, los gastos, la
confección de las nóminas y las ventas. Así mismo, en todos los casos las funciones de
Contabilidad tienen que estar totalmente separadas de los demás departamentos que
realizan operaciones o transacciones. Al segregarse las funciones-actividades dentro de una
empresa, cada personal asume responsabilidades limitadas, facilita las operaciones de
supervisión-control y minimiza los riesgos de fraude al no tener el control total de las
operaciones.
Resumen:
Nivel de Riesgo
Área evaluada Hallazgo Identificación del Riesgo
B M A
SCI Incumplimiento del La deficiencia puede
principio de control resultar en una mayor
interno: “Adecuada posibilidad de fraude,
Segregación de errores, o irregularidades en
X
Funciones. los procesos, en el
procesamiento de
transacciones y en reportes
financieros.

Respuesta b)
Como se indicó anteriormente, la realización de muchas actividades dentro de una
empresa por parte de una sola persona eleva los niveles de riesgo de control, lo que a su vez
conlleva a un nivel mayor de riesgo de fraude o de otros actos impropios.
La recepción de bienes y servicios constituye una de las operaciones vitales para
cualquier empresa, razón por la cual el personal que en ella labora ha de ser constantemente
supervisado y controlado de modo que su posterior chequeo con la información financiera-
contable genere una confianza razonable de su cuantía y valores financieros. Sin embargo,
cuando existe ausencia de la segregación de funciones a diferente personal en estas
actividades ya señaladas, los riesgos de fraude, descontrol-error u otros actos impropios se
eleva exponencialmente, lo que conlleva a la necesidad de un examen más minuciosos para
la determinación de diferencias importantes y posibles actos que vayan en contra de los
objetivos establecidos por la empresa.
La segregación de funciones está orientada a evitar que una misma persona tenga
accesos a dos o más responsabilidades dentro del sistema, de tal forma que pueda realizar
acciones o transacciones que lleven a la consumación de un fraude. Aunque el principal
motivo que lleva a implementar un adecuado esquema de segregación de funciones es el
cumplimiento con regulaciones, las compañías deben aprovechar este tema para mejorar su
control interno y minimizar así los riesgos de fraude”

Respuesta c)
Se debe tener en cuenta que cada empresa, con base a sus posibilidades (recursos),
tamaño y complejidad de operaciones, establecerá el SCI que más se adapte a su situación y
que a la vez, le genera confianza y seguridad en el resguardo de sus activos y patrimonio.
La empresa “LA PERFECTA, C.A.”, con la firme intención de fortalecer su SCI y
minimizar sus actuales niveles de riesgo, tanto material como financiero, respecto a su
debilidad en el principio de SCI “Segregación de funciones”, debe tomar en consideración
el asumir una serie de correctivos, los cuales se señalan a continuación:
 En primer lugar, que la empresa disponga de un manual de procesos y
procedimientos, así como un manual de funciones, donde todos y cada uno de los
que hacen parte de la organización, se le asignen y se le reconozcan los diferentes
roles que juegan dentro de la misma.
 Que el recurso humano incorporado en la organización, cuente con el perfil
necesario para acometer con responsabilidad y calidad las labores que le son
encomendadas.
 Que todos y cada uno de los empleados de la organización distingan, dónde parten
sus funciones y responsabilidades, y dónde comienzan las funciones de sus
compañeros de grupo, área o proceso.
  Todos los integrantes de la organización deben conocer el árbol y nivel jerárquico
de decisión de su empresa.
 Ninguna persona está facultada para registrar, autorizar y conciliar una
transacción. Además, debe pasar por cuatro etapas clave como aprobación,
ejecución, registro y custodia, a través de departamentos o unidades independientes.
 Para poder identificar la distribución de funciones dentro de los procesos y
procedimientos, se requiere diagramar las actividades del proceso e identificar los
tipos y calidades de los controles, para así, reducir aquellos que son inoperantes,
puesto que generan mayores trámites y no aportan valor en términos de calidad y
oportunidad.
 Una vez se tengan identificadas las funciones de todos y cada uno de quienes
intervienen en los procesos, será más fácil endilgar responsabilidades por la
comisión de errores o pérdida del control.

Errores más comunes en las cuentas y efectos por pagar

Las cuentas por pagar, al igual que los efectos por pagar, son muy importantes en la
salud financiera de una empresa; por lo que no darles un seguimiento adecuado pudiese
afectar no sólo la calidad del financiamiento externo de la empresa, sino además que
pudiese afectar la liquidez de la compañía. En este sentido, podemos mencionar siete (7)
errores que se cometen principalmente al momento de realizar la gestión de estas cuentas:
1. Extravío de facturas
2. Pagos vencidos
3. Desconocimiento de descuentos
4. Gestionar las cuentas de forma manual (según el nivel de operaciones, sus
características de aplicación financiera y otros, puede ser un inconveniente y/o
un elemento de riesgo, su control manual).
5. Ausencia de niveles de autorización y supervisión para la adquisición de
pasivos.
6. Responsabilidades de control, autorización, emisión y registro en una sola
persona.
7. Omisión en el registro (por aumento o disminución) de una fracción de
pasivo, por cuentas o efectos por pagar; situación que puede extenderse a los
intereses correspondientes.