Guia de implantação

do CRM

Salesforce Summer ’05

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Salesforce Guia de implantação

GUIA DE IMPLANTAÇÃO
Use este guia para preparar uma rápida e bem-sucedida implantação do Salesforce.
Cada tarefa inclui informações sobre implementação a fim de auxiliá-lo na configuração
ideal da sua organização.

:: Verificar as informações da sua empresa

Leia com atenção as informações sobre a empresa coletadas durante a
inscrição.

:: Definir a hierarquia de papéis

Determine o papel dos seus usuários para controlar melhor o acesso aos
dados.

:: Inserir informações do usuário

Forneça um nome de usuário e uma senha para cada usuário.

:: Definir o modelo de compartilhamento

Determine o acesso padrão dos seus usuários aos registros do Salesforce.

:: Personalizar campos
Adapte o Salesforce à sua empresa alterando os valores de campos de lista
de opções padrão e criando campos personalizados.

:: Criar modelos de email

Crie as mensagens da sua empresa com os modelos de email do Salesforce.

:: Importar dados
Migre os dados da sua empresa para o Salesforce.

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Verificar as informações da sua empresa

O Salesforce.com coleta informações sobre a sua empresa quando você faz a inscrição.
São elas:
• Local padrão para formatação de números e datas
• Idioma padrão
• Fuso horário padrão
• Moeda padrão

Embora cada usuário possa ter configurações diferentes e seja possível adicionar outras
moedas, a sua organização sempre terá uma configuração padrão para cada um desses
itens.

Ação:
Clique em Configuração na parte superior de qualquer página do Salesforce, clique
em Perfil da empresa e selecione Informações sobre a empresa para verificar as
informações da sua organização.
Verifique as informações de sua empresa agora!

Definir a hierarquia de papéis

Incorpore a hierarquia de papéis da sua empresa no Salesforce para que os usuários
tenham acesso aos dados apropriados.

O que a hierarquia de papéis controla?

• Permite aos usuários exibir, editar e gerar relatórios de todos os dados
pertencentes a, ou compartilhados com, usuários subordinados a eles na
hierarquia de papéis.
• Determina a totalização de previsões, cotas e relatórios de funil de
oportunidades.

Práticas recomendadas para criação de uma hierarquia de papéis

• Cada usuário deve pertencer a um único papel, ou seus dados não serão
exibidos nos relatórios de oportunidades, nas totalizações de previsões nem
em outras exibições com base em papéis.
• Não é necessário criar papéis individuais para cada posição de sua empresa.
Em vez disso, defina uma hierarquia de papéis para controlar o acesso às
informações inseridas por usuários que ocupam papéis de níveis mais
baixos.
• Crie um único papel de nível superior para permitir a totalização completa
dos dados da empresa sob um papel.
• Todos os usuários que precisam ter visibilidade de toda a empresa devem
pertencer ao nível mais alto na hierarquia.

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• Atribua apenas um usuário a cada papel no nível da gerência, se o gerente
criar sua própria previsão. Caso contrário, o funil de oportunidades será
duplicado nas previsões dos papéis de níveis mais altos.

Ação:
Clique em Configuração na parte superior de qualquer página do Salesforce, selecione
Gerenciar usuários e clique em Papéis para configurar a hierarquia de papéis da sua
organização.
Configure papéis agora!

Inserir informações do usuário

Crie um nome de usuário para todos que utilizarem o aplicativo na sua organização.
Isso inclui inserir todas as informações de usuário necessárias, atribuir a cada usuário
um papel na hierarquia de papéis e selecionar um perfil para cada usuário a fim de
determinar as respectivas permissões para o uso de recursos específicos.

Marque Gerar senhas... para enviar automaticamente um email a cada novo usuário
com seu nome de usuário e senha de acesso ao Salesforce.

Ação:
Clique em Configuração na parte superior de qualquer página do Salesforce, escolha
Gerenciar usuários e clique em Usuários. Escolha Adicionar vários usuários, se
você tiver o Enterprise ou Professional Edition, ou Novo usuário para adicionar um
usuário de cada vez.
Insira as informações do usuário agora!

Definir o modelo de compartilhamento

O modelo de compartilhamento determina o acesso que seus usuários terão a
determinados tipos de registro, como contas ou oportunidades.

Padrões para toda a organização

Para começar, defina os padrões de compartilhamento de toda a organização como uma
das opções a seguir:

.: Leitura/Gravação/Transferência pública
Com um modelo de Leitura/Gravação/Transferência pública para um tipo de
registro, os usuários podem exibir, editar e transferir registros para outros
usuários, independentemente do proprietário.

.: Leitura/Gravação pública
Com um modelo de Leitura/Gravação pública para um tipo de registro, os
usuários podem exibir e editar qualquer registro, independentemente do
proprietário.

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.: Somente leitura pública
Um modelo de compartilhamento Somente leitura pública permite que todos os
usuários exibam qualquer registro, independentemente do proprietário, mas
permite a edição somente ao proprietário dos registros.

.: Particular
Com um modelo de compartilhamento Particular, os usuários só podem exibir e
editar os registros de sua propriedade.

Grupos públicos e regras de compartilhamento

Em seguida, crie grupos públicos e regras de compartilhamento para estender o acesso
a usuários específicos. Para isso:

1. Crie um grupo público que inclua os usuários com acesso estendido a determinados
registros.

2. Crie uma nova regra de compartilhamento para dar aos usuários do grupo público
acesso aos registros apropriados.

Ação:
Clique em Configuração na parte superior de qualquer página do Salesforce, escolha
Controles de segurança e clique em Regras de compartilhamento. Escolha Editar
na seção Padrões para toda a organização a fim de definir o modelo de
compartilhamento padrão para qualquer tipo de registro.
Defina o modelo de compartilhamento agora!

Personalizar campos
Personalize o Salesforce criando campos personalizados para reunir informações
adicionais específicas para a sua organização. Você pode personalizar ainda mais os
valores disponíveis nas listas de opções dos campos padrão do Salesforce. Em seguida,
será possível organizar os campos padrão e os personalizados a serem exibidos nas
páginas de edição e de detalhes.

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Criando campos personalizados
Crie outros campos personalizados no Salesforce para reunir informações que serão
utilizadas pela sua organização.

USE: PARA ARMAZENAR ESTE TIPO DE INFORMAÇÃO:

Atribui automaticamente um número seqüencial exclusivo a

Numeração cada registro. O comprimento máximo de qualquer campo de
automática numeração automática é de 30 caracteres, dos quais 20 são
reservados para prefixos ou sufixos.

Permite que os usuários marquem uma caixa indicando que

um atributo é verdadeiro ou falso para um registro. Ao usar
Caixa de seleção um campo de caixa de seleção para importação, exportação,
filtros de relatório ou de exibição de listas, use 1 para os
valores marcados e 0 para os não marcados.

Permite que os usuários insiram um valor para a moeda.

O sistema formata automaticamente o campo como um valor
Moeda de moeda. Isso pode ser útil se você exportar dados para o
Excel ou outra planilha.

Permite que os usuários digitem ou selecionem uma data em

um calendário pop-up. Em relatórios, você pode limitar os
Data dados por datas específicas usando qualquer campo de data
personalizado.

Permite que os usuários digitem ou selecionem uma data em

um calendário pop-up e insiram uma hora do dia. A hora
Data/Hora segue o padrão de 24 horas. Em relatórios, você pode limitar
os dados por datas e horas específicas usando qualquer
campo de data personalizado.

Permite que os usuários insiram um endereço de email.

O Salesforce.com valida a informação para garantir que o
Email endereço está no formato correto. Em seguida, os usuários
podem clicar no campo para iniciar o programa de email e
enviar uma mensagem para esse endereço.

Permite que os usuários calculem automaticamente valores

com base em outros valores ou campos, como campos de
Fórmula mesclagem. Consulte a Ajuda online para obter mais
informações sobre as fórmulas.

Permite que os usuários insiram qualquer número, que será

Número tratado como um número real e terá todos os zeros à
esquerda removidos.

Permite que os usuários insiram um número para a

Porcentagem porcentagem, por exemplo, '10'. O sistema adiciona
automaticamente o sinal de porcentagem ao número.

Permite aos usuários inserir um número que o Salesforce.com

Telefone formatará automaticamente como um número de telefone.

Permite que os usuários selecionem um valor em uma lista

Lista de opções definida por você.

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USE: PARA ARMAZENAR ESTE TIPO DE INFORMAÇÃO:

Lista de opções Permite que os usuários selecionem mais de um valor em
(seleção uma lista de opções definida por você. Os valores nesses
múltipla) campos são separados por um ponto-e-vírgula.

Permite que os usuários insiram qualquer combinação de

Texto letras, números ou símbolos. O comprimento máximo é de
255 caracteres.

Permite aos usuários inserir até 255 caracteres que serão

Área de texto exibidos em linhas separadas, como em um campo de
Descrição.

Permite aos usuários inserir até 32.000 caracteres que serão

Área de texto exibidos em linhas separadas, como em um campo de
(longo)
Descrição.

Permite que os usuários insiram até 255 caracteres de

qualquer endereço válido de site da Web. Quando os usuários
clicarem no campo, o URL será aberto em uma janela
URL separada do navegador. Observe que somente os primeiros
50 caracteres serão exibidos nas páginas de detalhes do
registro.

Personalizando os campos da lista de opções padrão

As listas de opções contêm campos com listas suspensas que permitem aos usuários
selecionar um valor em uma lista predefinida. Com as listas de opções de seleção
múltipla, os usuários podem selecionar mais de um valor em um registro.

Você pode alterar os valores em qualquer campo de lista de opções padrão para
adaptá-los à sua empresa e à terminologia da sua organização.

Definindo layouts de página

Os layouts de página controlam a disposição e a organização de campos, links
personalizados e listas relacionadas nas páginas de edição e de detalhes. Você também
pode controlar quais campos serão visíveis, somente leitura ou obrigatórios.

A Ajuda online contém informações mais detalhadas sobre como personalizar os

layouts de página. Clique aqui para exibir a Ajuda online.

Ação:
Para criar campos personalizados ou para personalizar as listas de opções padrão,
clique em Configuração na parte superior de qualquer página do Salesforce, escolha
Personalizar e selecione um dos seguintes tipos de registros:
Personalizar valores da lista de opções e criar campos personalizados para:
Tarefas
Eventos
Campos de atividades personalizados
Leads
Campanhas

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Contas
Contatos
Oportunidades
Casos
Contratos
Soluções
Produtos
Produtos em oportunidades
Patrimônios
Usuários

Criar modelos de email

Use modelos comuns para garantir a consistência dos emails que enviar. Esse recurso
também aumenta a eficiência da sua empresa porque os usuários não precisam criar de
improviso os emails enviados com freqüência.

.: Usos comuns dos modelos de email da organização

• Emails de marketing para enviar folhetos de produtos, conforme solicitação
dos clientes potenciais
• Emails de seguimento após um contato inicial de vendas
• Emails com lembretes de cobrança aos clientes
• Emails de confirmação de treinamento para um cliente

.: Modelos de email referentes ao fluxo de trabalho do lead

Se você pretende usar Regras de atribuição de lead ou o Web-to-Lead, sua
organização precisará de modelos de email para:
• Notificar os clientes do recebimento de um lead online
• Notificar usuários ou filas de que foram atribuídos leads a eles

.: Modelos de email referentes ao fluxo de trabalho de suporte

Se você planeja usar os recursos automatizados de suporte, sua organização
precisará de modelos de email para:
• Notificar os clientes do recebimento de seu caso online
• Notificar os clientes da criação manual de um caso como resultado de seu
telefonema ou email
• Notificar os usuários de que foram atribuídos casos a eles
• Notificar um membro de sua equipe de que um caso foi escalado

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Criando papéis timbrados e modelos de email HTML
Incorpore a marca da sua empresa nos modelos de email HTML do Salesforce para usá-
la nas mensagens que você enviar. Para isso:

1. Crie um papel timbrado contendo a cor, o logotipo e o estilo global da sua empresa
para todos os seus modelos de email HTML.

2. Crie modelos de email HTML usando o papel timbrado da empresa e texto em

formato HTML.

Ação:
Para criar um papel timbrado para a empresa, clique em Configuração na parte
superior de qualquer página do Salesforce, escolha Modelos de comunicação e clique
em Papéis timbrados.
Para criar modelos de email, clique em Configuração na parte superior de qualquer
página do Salesforce, escolha Modelos de comunicação e clique em Modelos de
email.
Crie o papel timbrado da sua empresa agora!
Crie modelos de email agora!

Importar dados
Implemente e execute o Salesforce usando dados reais da sua empresa. Para isso,
importe as informações de gerenciadores de contatos populares como o Outlook, o
ACT!, o GoldMine ou o Excel. Importe de uma só vez até 50.000 registros de contas e
contatos ou 1.000 registros de leads.

Os usuários podem importar até 500 registros de uma vez. Entretanto, as empresas
que processam a migração dos dados de seus usuários geralmente obtêm uma taxa de
aceitação maior. Depois de importar os dados da sua organização, recomendamos que
você informe aos usuários como eles devem fazer para importar seus dados pessoais
caso precisem migrar informações adicionais.

Ação:
Clique em Configuração na parte superior de qualquer página do Salesforce, escolha
Gerenciamento de dados e clique em Importar contas/contatos.
Importe seus dados agora!

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Parabéns!
Você conseguiu configurar sua organização para usar o Salesforce de maneira eficiente.

Ação:
Aprenda mais sobre como tirar o melhor proveito do Salesforce:
• Clique em Ajuda e treinamento na parte superior de qualquer página para
participar de treinamento gratuito, exibir um tutorial, consultar a Ajuda
online ou pesquisar na base de conhecimentos de suporte.
• Visite o Centro de práticas recomendadas em www.crmsuccess.com.

Para retornar a este Guia de implantação a qualquer momento, clique em

Configuração na parte superior de qualquer página e clique no link Guia de
implantação, na seção Conceitos básicos da página.

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