Índice

1. PRESENTACIÓN ........................................................................................................... 1
2. OBJETIVO ...................................................................................................................... 2
3. PROFESIOGRAMA: ...................................................................................................... 3
4. PROCESO ADMINISTRATIVO.................................................................................. 4
4.1 Fases del proceso administrativo: ........................................................................................ 4
1 Planeación ................................................................................................................................ 4
• Importancia de la planeación ......................................................................................... 5
2 Organización ............................................................................................................................ 6
Del objetivo ............................................................................................................................. 8
Especialización ....................................................................................................................... 8
El trabajo de una persona debe limitarse hasta donde sea posible, a la ejecución de
una sola actividad; mientras más específico y menor campo de acción tenga un
individuo, mayor será su eficiencia y destreza. ................................................................... 8
Paridad de autoridad y responsabilidad ............................................................................... 9
Difusión ................................................................................................................................... 9
Amplitud o tramo de control .................................................................................................. 9
Continuidad ............................................................................................................................. 9
3 Integración .................................................................................................................................... 9
El ser humano adecuado para el puesto adecuado........................................................... 10
Provisión de elementos necesarios .................................................................................... 10
La importancia de la introducción adecuada ..................................................................... 10
Técnicas de Integración de Recursos Humanos ............................................................... 10
Reclutamiento ....................................................................................................................... 10
4 Dirección ..................................................................................................................................... 11
De la armonía del objetivo o coordinación de intereses ................................................... 12
De la supervisión directa. .................................................................................................... 12
De la vía jerárquica. .............................................................................................................. 12
De la resolución del conflicto. ............................................................................................. 12
Aprovechamiento del conflicto. .......................................................................................... 12
5 Control ......................................................................................................................................... 13
Relación con lo planeado..................................................................................................... 13
Medición. ............................................................................................................................... 13
Detectar desviaciones. ......................................................................................................... 13
Establecer medidas correctivas. ......................................................................................... 13
El objeto del control es prever y corregir los errores........................................................ 13
Equilibrio. .............................................................................................................................. 14
De los objetivos. ................................................................................................................... 14
De la oportunidad. ................................................................................................................ 14
De las desviaciones. ............................................................................................................. 14
De excepción......................................................................................................................... 14
De la función controlada. ..................................................................................................... 14
Reflejar la naturaleza de estructura organizacional. ......................................................... 15
Oportunidad. ......................................................................................................................... 15
Accesibilidad. ........................................................................................................................ 15
Ubicación estratégica. .......................................................................................................... 15
Tipos de medición. ............................................................................................................... 15
Estándares históricos. ......................................................................................................... 15
Estándares externos............................................................................................................. 15
El número de mediciones. ................................................................................................... 15
Autoridad para establecer medidas y estándares. ............................................................ 16
Flexibilidad de los estándares. ............................................................................................ 16
Frecuencia de la medición. .................................................................................................. 16
Dirección de la retroalimentación. ...................................................................................... 16
5. ORGANIZACIÓN DEL IMSS .................................................................................... 17
5.1. Dirección General .................................................................................................................. 17
5.2 Dirección de Administración ................................................................................................ 17
5.2.1 Organigrama estructural Dirección de Administración................................................. 17
1. Objetivo ................................................................................................................................... 18
2. Políticas ................................................................................................................................... 18
5.2.2 Coordinación de Control de Abasto ................................................................................ 22
5.2.2.1 Coordinación Técnica del Proceso de Abasto........................................................... 24
5.2.2.1.1 División de Planeación y Control del Abasto ......................................................... 25
6. UNIDAD MÉDICA....................................................................................................... 28
6.1 Recepción de bienes de consumo en el almacén de unidad médica ........................... 28
6.2 Almacenamiento y control de inventarios de los bienes en los almacenes de unidad
médica................................................................................................................................................ 32
6.3 Políticas para el almacén de unidad médica. ................................................................... 38
6.4 Definiciones almacén de unidad médica: .......................................................................... 40
7. SISTEMA DE ABASTO INSTITUCIONAL (SAl)................................................. 42
7.1 Almacén de unidad médica .................................................................................................. 42
7.2 Almacén delegacional o central. ......................................................................................... 73
8. INVENTARIO .............................................................................................................. 79
1. Definición ................................................................................................................................ 79
2. Objetivo ................................................................................................................................... 79
3. Tipos de inventario. ............................................................................................................... 79
4. Fases. ...................................................................................................................................... 79
5. Resultado ................................................................................................................................ 81
9. MANEJO SEGURO DE MONTACARGAS ........................................................................ 82
9.1 Identificación de riesgos relacionados con la operación de montacargas ................... 82
9.2 Elementos generadores de riesgos relacionados con la operación de montacargas: 82
Físicos ................................................................................................................................... 82
Químicos ............................................................................................................................... 82
9.3 Actividades más frecuentes para las que se utiliza un montacargas: .......................... 83
9.4 Placa de información técnica ............................................................................................... 84
El montacargas tiene la característica de hacer varios movimientos.............................. 84
9.7 Maniobras especiales ........................................................................................................... 85
Maneje en reversa cuando la carga le impida la visibilidad .............................................. 85
Identifique los riesgos de las áreas donde circula ............................................................ 85
9.8 Carga de camiones ............................................................................................................... 86
9.9 Inspección y mantenimiento preventivo ............................................................................. 86
9.10 Conclusiones ...................................................................................................................... 86
 1. PRESENTACIÓN

El Instituto Mexicano del Seguro Social, es el instrumento básico de la seguridad social,

establecido como un servicio público de carácter nacional, para garantizar el derecho a la
salud, la asistencia médica, la protección de los medios de subsistencia y los servicios
sociales necesarios para el bienestar individual y colectivo, contribuyendo a mejorar el nivel
de vida y bienestar social.En este sentido, el intercambio de servicios aporta elementos para
mejorar la prestación de servicios médicos, ya que permite ampliar la cobertura de atención
médica, reducir los costos de los servicios, promover el uso eficiente de la infraestructura y
los recursos del sistema, mediante un diseño operacional y financiero homogéneo para todas
las instituciones de salud.

A fin de dar cumplimiento a la aprobación de la estructura del IMSS, publicada en el Diario

Oficial de la Federación el 18 de septiembre de 2006 y en particular en lo que respecta a la
nueva Dirección de Administración, se establece la organización que ésta requiere para
atender las funciones referentes a planear, administrar, dirigir, normar, regular, controlar y
ejecutar los servicios en materia de conservación y servicios generales, construcción y
planeación inmobiliaria, abastecimiento y equipamiento, gestión de recursos humanos,
relaciones laborales, organización, calidad, normatividad y demás servicios de carácter
general y naturaleza administrativa que contribuyan a mejorar los servicios institucionales, en
los términos de la Ley del Seguro Social, Acuerdos del Consejo Técnico y demás
disposiciones legales aplicables

1
 2. OBJETIVO

Proporcionar al Coordinador de almacén las herramientas útiles para el desempeño de las

funciones que tiene bajo su responsabilidad tomando como base acorde, al Profesiograma
de la Categoría.

2
 3. PROFESIOGRAMA:

Coordinador de Almacén.

Actividades.

 Controla y verifica la recepción, entrega, movimientos, vigencia de medicamentos,

mermas y daños a la mercancía de los almacenes a su cargo, así como la operación
de inventarios perpetuos.
 Organiza, dirige y verifica la toma de inventarios. Opera máquinas y equipo de
oficinas, equipo de cómputo, equipo de almacenes de acuerdo a las normas que el
Instituto determine, así como los de intercomunicación y teléfonos.
 Revisa diariamente las condiciones óptimas de operación de los montacargas, nivel de
agua en baterías y/o niveles de combustible y lubricantes, reportando por escrito al
superior inmediato, las incidencias que en estos se detecten.
 Dirige y controla la operación de un almacén.
 Verifica la documentación relativa a las funciones de su cargo.
 Informa al inmediato superior de los problemas inherentes al manejo del almacén o
grupos bajo su responsabilidad.
 Contesta correspondencia.
 Organiza, dirige y controla el trabajo del personal del almacén de su adscripción.
 Es responsable de la disciplina, productividad y labores del personal a su cargo.
 Sustituye cuando las necesidades del servicio lo requieren, al personal de menor
categoría en ausencias temporales del mismo.
 Elabora estudios relativos a las funciones que se le encomienden, con la periodicidad
que fijen el instructivo y manuales de operación.
 Firma y autoriza documentos relativos a las funciones que desempeña.
 Controla y mantiene actualizadas las agendas de vencimiento de medicamentos y
demás artículos susceptibles de ello, determinando los trámites ulteriores.
 Capacita al personal a sus órdenes.
 Vigila el cumplimiento a las actividades de limpieza en las áreas del almacén.
 Reporta al jefe inmediato las incidencias del personal.
 Asiste a cursos de capacitación que el Instituto determine. Informa de las actividades
realizadas.

3
 4. PROCESO ADMINISTRATIVO

Para poder trabajar en las mejores condiciones es conveniente que el Coordinador de

Almacén conozca el proceso administrativo para que pueda cumplir satisfactoriamente con
sus funciones al aplicarlo.

El proceso administrativo es una herramienta muy importante de la Administración, es: un

proceso metodológico que implica una serie de actividades que llevara a una mejor
consecución de los objetivos, en un periodo más corto y con una mayor productividad.

El proceso administrativo se ha dividido para su estudio en varios elementos comunes, esta

clasificación varía según los autores, dependiendo del momento histórico y las circunstancias
del mismo.

4.1 Fases del proceso administrativo:

Planeación.
Organización.
Integración.
Dirección y ejecución.
Control.

Los elementos del proceso administrativo son aplicables a todas las funciones del Instituto en
organismo en todos sus niveles.

1 Planeación

“La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse,

estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para
realizarlo, y la determinación de tiempos y números necesarios para su ejecución.

“Planeación es la selección y relación de hechos, así como la formulación y uso de

suposiciones respecto al futuro en la visualización y formulación de las actividades
propuestas que se cree son necesarias para alcanzar los resultados esperados"

"La planeación es el primer paso del proceso administrativo por medio del cual se define un
problema, se analizan las experiencias pasadas y se formulan planes y programas"

Elementos del concepto:

 Objetivo.
El aspecto fundamental al planear es determinar los resultados.

• Cursos alternos de acción.

Al planear es necesario determinar diversos caminos, formas de acción y estrategias,
para conseguir los objetivos.

4
 • Elección.
La planeación implica la determinación, el análisis y la selección de la decisión más
adecuada.
• Futuro.
La planeación trata de prever situaciones futuras y de anticipar hechos inciertos,
prepararse para contingencias y trazar actividades futuras.
• Importancia de la planeación

La vida actual es sumamente dinámica, donde el cambio está presente constantemente, éste
puede ser súbito o lento, la planeación permite asimilar estos cambios.

Razones por las cuales es importante la planeación:

 Propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de utilización racional de

los recursos.
 Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro, más no los
elimina.
 Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las
mayores garantías de éxito.
 Mantiene una mentalidad futurista teniendo más visión del porvenir y un afán de lograr
y mejorar las cosas.
 Condiciona a la empresa al ambiente que lo rodea.
 Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas o
empirismo.
 Reduce al mínimo los riesgos y aprovecha al máximo las oportunidades. Las
decisiones se basan en hechos y no en emociones.
 Promueve la eficiencia al eliminar la improvisación.
 Proporciona los elementos para llevar a cabo el control.
 Al establecer un esquema o modelo de trabajo (plan), suministra las bases a través de
las cuales operará la empresa.
 Disminuye al mínimo los problemas potenciales y proporciona al administrador
magníficos rendimientos de su tiempo y esfuerzo.
 Permite al ejecutivo evaluar alternativas antes de tomar una decisión

Principios de la Planeación

Los principios de la planeación son verdades fundamentales de aplicación general que sirven
como guías de conducta a observarse en la acción administrativa. Los principios son:

 FACTIBILIDAD. Lo que se planee debe ser realizable, es inoperante elaborar planes

demasiado ambiciosos u optimistas que sean imposibles de lograrse. La planeación
debe adaptarse a la realidad y a las condiciones objetivas que actúan en el medio
ambiente.
 OBJETIVIDAD Y CUANTIFICACIÓN. Cuando se planea es necesario basarse en
datos reales, razonamientos precisos y exactos, y nunca en opiniones subjetivas,
especulaciones, o cálculos arbitrarios. Establece la necesidad de utilizar datos
objetivos tales como estadísticas, estudios de mercado, estudios de factibilidad,
cálculos probabilísticos, modelos matemáticos y datos numéricos, al elaborar planes
5
 para reducir el mínimo riesgo. La planeación será más confiable en tanto que pueda
ser expresada en tiempo, dinero, cantidades y porcentajes. La cuantificación facilita la
ejecución y evaluación del progreso de los planes.
 FLEXIBILIDAD. Al elaborar un plan, es conveniente establecer márgenes de holgura
que permitan afrontar situaciones no previstas, y que proporcionen nuevos cursos de
acción que se ajusten fácilmente a las condiciones. Estos márgenes pueden
determinarse a través de la fijación de máximos y mínimos, ya proveyendo de
antemano caminos de substitución y estableciendo sistemas para su rápida revisión.
 UNIDAD. Todos los planes específicos de la empresa deben integrarse en un plan
general, y dirigirse al logro de los propósitos y objetivos generales, de tal manera que
sean consistentes en cuanto a su enfoque, y armónicos en cuanto al equilibrio e
interrelación que debe existir entre éstos.
 DEL CAMBIO DE ESTRATEGIAS. Cuando un plan se extiende en relación al tiempo,
será necesario rehacerlo completamente. Esto no quiere decir que se abandonen los
propósitos, sino que la empresa tendrá que modificar los cursos de acción, y en
consecuencia también las políticas, programas, procedimientos y presupuestos, para
lograrlos.

2 Organización

La organización y su aplicación en las áreas funcionales Naturaleza y propósito

El hombre desde la Antigüedad ha estado consciente de que la obtención de eficiencia sólo

puede ser a través del orden y la coordinación de los recursos de operación de un organismo
social. Todos hemos pertenecido alguna vez a una institución educativa, religiosa, deportiva,
etc., que sin duda nos dejó la idea de ser “muy organizada” o “poco organizada”. Este
aspecto de organización influyó mucho respecto a su eficiencia en la respuesta al servicio
que se nos otorgó, y es bien cierto que para dar una excelente o mala imagen ante los
usuarios, la organización interna tuvo mucho que ver.

La naturaleza de la organización como función dentro de la institución se genera como una

necesidad de coordinación, de disciplina, de orden. En la función de planeación fijamos
objetivos, después formulamos estrategias y un conjunto de planes para alcanzar estos
objetivos, pero se requiere de gente para lograrlo. Se necesita asignar tareas a las personas
y estas tareas deben coordinarse. La función organizadora crea líneas definidas de autoridad
y responsabilidad en una institución, mejorando así las funciones de activación y control del
gerente. La organización promueve la colaboración y negociación entre los individuos en un
grupo y mejora así la efectividad y la eficiencia de las comunicaciones en la institución.

Algunos de los propósitos que persigue toda institución al implementar un mecanismo de

organización son los siguientes:

• Resolver los conflictos entre individuos por cuestiones de jurisdicción.

• Evitar la duplicidad del trabajo.
• La función organizacional hace que las comunicaciones sean más fáciles al mantener los
cauces limpios.
• Muestra, a través de los organigramas, posibilidades de ascenso, que son útiles para el
desarrollo de los trabajadores.
6
• Es la base de nuevas corrientes del pensamiento administrativo como la reingeniería,
downsizing, outsourcing, resizing, empowerment, etcétera.

Conceptos básicos

Organizar, estructurar, reorganizar, diseñar, son algunos de los conceptos que se manejan
en la práctica administrativa. Sin duda, son elementos esenciales en la tarea organizacional,
a veces crean confusión, otras tantas se utilizan como sinónimos; por eso, a continuación
nos daremos a la tarea de definir y diferenciar estos conceptos básicos.

Organizar (definiciones)

La función de organizar corresponde a la segunda etapa del proceso administrativo, al igual

que planeación sigue siendo una fase poco dinámica, de escritorio, re ejecutoria.
Su objetivo principal es crear la estructura idónea, conjugando lógica y eficiencia para que la
institución trabaje como una sola, logrando así el propósito común.
A través de esta etapa el administrador define funciones, responsabilidades, y coordina todos
los elementos que intervienen para crear una estructura y un escenario eficientes de trabajo.
A continuación, veremos una serie de definiciones sobre la función administrativa de la
organización, que seguramente nos dará un margen amplio para comprender su concepto,
su función y sus objetivos generales.

Samuel L. H. Burk: “La organización es el análisis y el agrupamiento de todas las actividades

necesarias para alcanzar los objetivos de cualquier empresa, con el fin de proporcionar una
estructura de deberes y responsabilidades”.

O. Sheldon: “Es el proceso de combinar el trabajo que los individuos o grupos deben efectuar
con los elementos necesarios para su ejecución, de tal manera que las labores que así se
ejecuten sean los mejores medios para la aplicación eficiente, sistemática, positiva y
coordinada de los esfuerzos disponibles”.
Koontz y Weihrich: “Una estructura intencional y formalizada de papeles o puestos”.

Terry y Franklin: “Organizar es establecer relaciones efectivas de comportamiento entre las

personas, de manera que puedan trabajar juntas con eficiencia y obtengan satisfacción
personal al hacer tareas seleccionadas bajo condiciones ambientales dadas por el propósito
de realizar alguna meta u objetivo”.

Estructura de la organización

La estructura es una variable dependiente de acuerdo con las funciones y objetivos que se
persiguen en una institución. En la práctica administrativa, la organización como función
requiere una estructura de trabajo, una estructura organizacional que sea lógica y adecuada
a los objetivos, necesidades y potencialidades de la institución.
A continuación, de acuerdo con varios autores, definiremos a la estructura organizacional:
Blau, Peter M.: “Estructura organizacional es la distribución de las personas, en diferentes
líneas, entre las posiciones sociales que influencian el papel de ellas en sus relaciones”.

7
Ranson, Hinings y Greenwood: “Es un medio complejo de control que se produce y se recrea
continuamente por la interacción, pero que determina, al mismo tiempo, esa interacción: las
estructuras son constituidas y constitutivas”.
En fin, podemos definir la estructura como “conjunto de elementos relacionados entre sí
mediante unas reglas determinadas y que se organizan en planos, formando un sistema”.
Las instituciones definen su estructura organizacional internamente y responden a ciertas
necesidades de orden: autoridad, responsabilidad, comunicación y división de trabajo son
algunos ejemplos de ello; pero también existen influencias externas, con las cuales
interactúan. Así, tenemos ciertos factores como el tamaño, la tecnología y el medio ambiente
que definen su estructura.
La estructura organizacional desempeña tres funciones básicas:
a) Las estructuras están para producir resultados organizacionales y alcanzar objetivos
organizacionales.
b) Las estructuras están diseñadas para minimizar la influencia de las diferencias individuales
sobre la organización.
c) Las estructuras son el medio a través del cual se ejerce el poder, en el cual se toman
decisiones.
La estructura de las organizaciones produce impacto sobre los individuos por encima, y más
allá, de la determinación sobre la cuantía de libertad que se ejerza; de igual forma, la
satisfacción del individuo en su trabajo está relacionada con la estructura organizacional. Por
ejemplo, la capacidad para innovar está más ligada al factor tamaño y a la complejidad de la
organización que a los factores de edad, sexo, educación.

Principios de la organización

Del objetivo

Toda y cada una de las actividades establecidas en la organización deben relacionarse con
los objetivos y propósitos de la empresa, la existencia de un puesto sólo es justificable si
sirve para alcanzar realmente los objetivos.

Especialización

El trabajo de una persona debe limitarse hasta donde sea posible, a la ejecución de una sola
actividad; mientras más específico y menor campo de acción tenga un individuo, mayor será
su eficiencia y destreza.

Jerarquía

Es necesario establecer centros de autoridad de los que emane la comunicación necesaria

para lograr los planes, en los cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan desde el más
alto ejecutivo hasta el nivel más bajo.

8
Paridad de autoridad y responsabilidad

A cada grado de responsabilidad conferido, debe corresponder el grado de autoridad

necesario para cumplir dicha responsabilidad.

Unidad de mando

Al determinar un centro de autoridad y decisión para cada función, debe asignarse un sólo
jefe, y que los subordinados no deberán reportarse más que a un sólo jefe.

Difusión

La obligación de cada puesto que cubre autoridad y responsabilidad debe publicarse y

ponerse por escrito a disposición de todos aquellos miembros de la empresa que tengan
relación con el mismo.

Amplitud o tramo de control

Hay un límite en cuanto al número de subordinados que deben reportarse a un ejecutivo, de

tal manera que éste pueda realizar todas sus funciones eficientemente.

Coordinación

Las unidades de una organización siempre deberán mantenerse en equilibrio

Continuidad

Una vez que se ha establecido la estructura organizacional, requiere mantenerse, mejorarse,

y ajustarse a las condiciones del medio ambiente.

3 Integración

 Definición

Integrar, es obtener y articular los elementos materiales y humanos que la organización y la

planeación señalan como necesarios para el adecuado funcionamiento de una organización
social. Agustín Reyes Ponce.

Es la función administrativa que se ocupa de dotar de personal a la estructura de la

organización, a través de una adecuada y efectiva selección de personas que han de ocupar
los puestos dentro de la estructura. Koontz y O'Donnell.

Entendemos por integración, el seleccionar al personal competente para los puestos de la

organización; es reunir todos los elementos materiales, económicos, técnicos y humanos
necesarios para alcanzar los objetivos, y como de éstos cuatro elementos el más variable,
cambiante y difícil de controlar es el ser humano; es importante hacer hincapié en: la
selección del personal, adiestramiento y desarrollo del personal, así como la automotivación
para el logro de metas cada vez más altas. Fernández Arenas A.
9
  Principios

El ser humano adecuado para el puesto adecuado

Los seres humanos deben poseer las características que la empresa establezca para
desempeñar un puesto. Los recursos humanos deben adaptarse a las características de la
organización y no ésta a los recursos humanos. Puede ocurrir que en los altos niveles
administrativos y directivos si exista cierta adaptación de la función al hombre, pero en
términos generales tratándose de los niveles medios e inferiores, es lógico que el hombre se
adapte a la función.

Provisión de elementos necesarios

La dirección debe estar consciente de los elementos que los puestos requieren para la
eficiente realización de su trabajo, debe dotarse a cada miembro de la organización, de los
elementos administrativos necesarios para hacer frente en forma eficiente a las obligaciones
del puesto.

La importancia de la introducción adecuada

El momento en que el elemento humano ingresa a la empresa es trascendental, pues de él

dependerán su adaptación al ambiente de la empresa, su desenvolvimiento, su desarrollo y
su eficiencia dentro de la misma.

Técnicas de Integración de Recursos Humanos

La integración hace de personas externas a la empresa, miembros debidamente articulados

en su jerarquía, para ello se requieren de cinco pasos, que son:

Reclutamiento. Tiene por objeto hacer de las personas ajenas a la empresa, candidatos a
ocupar un puesto en ella.

Selección. Tiene por objeto escoger entre los distintos candidatos, aquellos que para cada
puesto concreto sean los más aptos.

Introducción. Tiene por finalidad, articular y armonizar al nuevo elemento al grupo social del
que formará parte, en la forma más rápida y adecuada.

Entrenamiento. Es la enseñanza teórica-practica que se le da al trabajador en su puesto.

Desarrollo. Busca desenvolver las cualidades innatas que cada persona tiene, para obtener
su máxima realización posible.

Reclutamiento

Algunas fuentes de reclutamiento:

 Escuelas.
10
 Bolsa de trabajo.
 Sindicato
 Agencias de colocaciones.
 Personal recomendado.

4 Dirección

Esta etapa del Proceso Administrativo llamada también ejecución, comando o liderazgo, es
una función de tal trascendencia que algunos autores consideran que la administración y la
dirección son una misma cosa debido a que al dirigir es cuando se ejercen más
representativamente las funciones administrativas, de manera que todos los dirigentes
pueden considerarse administradores.

 Definiciones

Comprende la influencia interpersonal del administrador a través de la cual logra que sus
subordinados obtengan los objetivos de la organización, mediante la supervisión, la
comunicación y la motivación. Robert B. Buchele.

Consiste en coordinar el esfuerzo común de los subordinados, para alcanzar las metas de la
organización. Burt K. Scanlan.

La guía y supervisión de los esfuerzos de los subordinados, para alcanzar la metas de la

organización. Leonard J. Kazmier.

Consiste en dirigir las operaciones mediante la cooperación del esfuerzo de los

subordinados, para obtener altos niveles de productividad mediante la motivación y
supervisión. Lerner y Baker.

Elementos del concepto

 Ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional.

 Motivación.
 Guía o conducción de los esfuerzos de los subordinados.
 Supervisión
 Alcanzar las metas de la organización.

Importancia de la Dirección.

a) Pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante la Planeación y la

Organización.
b) A través de ella se logran las formas de conducta más deseables en los
miembros de la estructura organizacional.
c) La dirección eficiente es determinante en la moral de los empleados y
consecuentemente, en la productividad.
d) Su calidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementación de métodos
de organización, y en la eficiencia de los sistemas de control.
11
 e) A través de ella se establece la comunicación necesaria para que la
organización funcione.

 Principios de la Dirección

De la armonía del objetivo o coordinación de intereses

La Dirección será eficiente en tanto se encamine hacia el logro de los objetivos generales de
la empresa.

Los objetivos de la empresa solo podrán alcanzarse si los subordinados se interesan en

ellos, lo que se facilitará si sus objetivos individuales e intereses personales son satisfechos
al conseguir las metas de la organización, y si éstas no se contraponen a su autorrealización.

Impersonalidad de mando.

Se refiere a que la autoridad y su ejercicio (el mando), surgen como una necesidad de la
organización para obtener ciertos resultados, por esto, tanto los subordinados como los jefes
deben estar conscientes de que la autoridad que emana de los dirigentes surge como un
requerimiento para lograr los objetivos, y no de su voluntad personal

De la supervisión directa.

Se refiere al apoyo y comunicación que debe proporcionar el dirigente a sus subordinados

durante la ejecución de los planes, de tal manera que éstos se realicen con mayor facilidad.

De la vía jerárquica.

Postula la importancia de respetar los canales de comunicación establecidos por la

organización formal, de tal manera que al emitirse una orden, sea transmitida a través de los
niveles jerárquicos correspondientes a fin de evitar conflictos, fugas de responsabilidad,
debilitamiento de autoridad de los supervisores inmediatos, así como pérdidas de tiempo.

De la resolución del conflicto.

Indica la necesidad de resolver los problemas que surjan durante la gestión administrativa al
momento en que aparezcan; ya que al no tomar una decisión en relación con un conflicto por
insignificante que parezca, puede originar que éste se desarrolle y provoque problemas
graves colaterales.

Aprovechamiento del conflicto.

El conflicto es un problema, que se antepone al logro de las metas de la organización, pero

que, al obligar al administrador a pensar en soluciones, ofrece la posibilidad de visualizar
nuevas estrategias y emprender diversas alternativas.

12
 5 Control

El control es un proceso mediante el cual la administración se cerciora si lo que ocurre

concuerda con lo que supuestamente debiera ocurrir, de los contrario, será necesario que se
hagan los ajustes o correcciones necesarios.

 Definición

El control tiene como objeto cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes
establecidos. Burt K. Scanlan.

Es el proceso para determinar lo que se está llevando a cabo, valorizándolo y si es

necesario, aplicando medidas correctivas de manera que la ejecución se desarrolle de
acuerdo con lo planeado. George R. Terry.

La medición y corrección de las realizaciones de los subordinados con el fin de asegurar que
tanto los objetivos de la empresa como los planes para alcanzarlos se cumplan eficaz y
económicamente. Robert C. Appleby.

 Elementos del concepto:

Relación con lo planeado.

El control siempre existe para verificar el logro de los objetivos que se establecen en la
planeación.

Medición.

Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados.

Detectar desviaciones.

Una de las funciones inherentes al control, es descubrir las diferencias que se presentan
entre la ejecución y la planeación.

Establecer medidas correctivas.

El objeto del control es prever y corregir los errores.

Importancia del control.

Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los planes
exitosamente.

Se aplica a todo: a las cosas, a las personas, y a los actos.

Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no
vuelvan a presentarse en el futuro.
13
Localiza a los sectores responsables de la administración, desde el momento en que se
establecen medidas correctivas.

Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes, sirviendo como

fundamento al reiniciarse el proceso de la planeación.

Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.

Su aplicación incide directamente en la racionalización de la administración y

consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa.

 Principios

Equilibrio.

A cada grupo de delegación conferido debe de proporcionarse el grado de control

correspondiente, al delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos para verificar
que se esta cumpliendo con la responsabilidad conferida, y que la autoridad delegada esta
siendo debidamente ejercida.

De los objetivos.

Ningún control será válido si no se fundamenta en los objetivos y si a través de él, no se

evalúa el logro de los mismos, por lo tanto, es imprescindible establecer medidas específicas
o estándares que sirvan de patrón para la evaluación de lo establecido.

De la oportunidad.

El control para que sea eficaz necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que
se efectúe el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas con
anticipación.

De las desviaciones.

Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relación con los planes deben ser
analizadas detalladamente, de tal manera que sea posible conocer las causas que las
originaron, a fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas en el futuro.

De excepción.

El control debe aplicarse preferentemente a las actividades excepcionales o representativas,

a fin de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente cuales funciones estratégicas
requieren de control. Este principio se auxilia de métodos probabilísticos, estadísticos o
aleatorios.

De la función controlada.

14
La función controladora por ningún motivo debe comprender a la función controlada, ya que
pierde efectividad el control. Este principio es básico ya que señala que la persona o la
función que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar.

 Características del Control

Reflejar la naturaleza de estructura organizacional.

Un sistema de control deberá ajustarse a las necesidades de la empresa y tipo de actividad

que se desea controlar.

Oportunidad.

Un buen control debe manifestar inmediatamente las desviaciones, siendo lo ideal que las
descubra antes de que se produzcan.

Accesibilidad.

Todo control debe establecer medidas sencillas y fáciles de interpretar para facilitar su
aplicación, las técnicas muy complicadas en lugar de ser útiles crean confusiones.

Ubicación estratégica.

Resulta imposible e incosteable implantar controles para todas las actividades de la empresa,
por lo que es necesario establecerlos en ciertas áreas de valor estratégico.

 Consideraciones para establecer un sistema de control

Tipos de medición.

Los tipos de medición se basan en alguna forma de normas o estándares establecidos, que
pueden ser:

Estándares históricos.

Pueden basarse en registros e información concernientes a las experiencias pasadas de una

organización.

Estándares externos.

Son los provenientes de otras organizaciones u otras unidades de la misma organización.

El número de mediciones.

El número de mediciones puede ser reducido, conforme se eleva la cantidad de controles

que se aplican a un trabajo el individuo pierde autonomía y la libertad respecto a como y
cuando ejecutarlo.

15
Autoridad para establecer medidas y estándares.

Los estándares del desempeño pueden fijarse con o sin la participación de las personas cuyo
desempeño va a ser controlado. Cuando se establecen en forma unilateral por los gerentes
de alto nivel, existe el peligro de que los empleados los juzguen idealistas.

Flexibilidad de los estándares.

Los gerentes necesitan determinar si los estándares deberán ser uniformes en las unidades
similares de la organización, así como tomar una decisión respecto al sistema de control
cuantitativo frente al cualitativo.

Frecuencia de la medición.

La frecuencia y tiempo de la medición depende de la naturaleza de la tarea que va a ser

controlada. El empleo de control de calidad estadístico exige establecer el tamaño de la
muestra y el intervalo que debe haber entre las pruebas.

Dirección de la retroalimentación.

La finalidad del control consiste en asegurar de que los planes actuales se lleven a cabo y de
que los planes futuros se realicen con más eficiencia.

16
 5. ORGANIZACIÓN DEL IMSS

Es importante que el Coordinador de Almacén conozca la organización del Instituto y sus

funciones sustantivas ya que el y su personal desarrollan su trabajo dentro de esta
institución.

5.1. Dirección General

 ÓRGANO INTERNO DE CONTROL

 UNIDAD DE VINCULACION
 SECRETARIA GENERAL
 DIRECCION DE PRESTACIONES MÉDICAS
 DIRECCION DE PRESTACIONES ECONOMICAS Y SOCIALES
 DIRECCION DE INCORPORACION Y RECAUDACION
 DIRECCION JURIDICA
 DIRECCION DE FINANZAS
 DIRECCION DE ADMINISTRACION
 DIRECCION DE INNOVACION Y DESARROLLO TECNOLOGICO
 COORDINACION DE COMUNICACION SOCIAL
 ORGANOS DE OPERACION ADMINISTRATIVA DESCONCENTRADA
 DELEGACIONES
 UNIDADES MEDICAS DE ALTA ESPECIALIDAD

5.2 Dirección de Administración

5.2.1 Organigrama estructural Dirección de Administración

17
 1. Objetivo

Lograr una mayor eficiencia de la organización en sus diferentes ámbitos de operación,

mediante la planeación de estrategias que permitan consolidar la gestión y administración de
los recursos humanos, los procesos sustantivos de los servicios otorgados en las
delegaciones y unidades médicas de alta especialidad y los procesos referentes a las
estructuras orgánicas, a fin de contribuir al logro de los objetivos y metas establecidos por el
Instituto, favorecer la toma de decisiones y promover la búsqueda permanente de
coincidencia en las relaciones administrativas laborales.

2. Políticas

• Cumplirá con los preceptos emanados de la Ley del Seguro Social y sus Reglamentos,
de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, Ley de
Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas, así como con las demás
disposiciones legales aplicables.
• Orientará los planes y programas de trabajo, para alcanzar mejores niveles de
servicio, procurando que las actividades de las dependencias a su cargo redunden en
beneficio de la institución y población derechohabiente.
• Realizará sus funciones en estrecha colaboración con otras dependencias intra y extra
institucionales, para coadyuvar en la aplicación de los procedimientos que se
establezcan para optimizar los servicios institucionales.
• Vigilará que se utilice a plenitud el poder de compra del Instituto a fin de obtener las
mejores proposiciones de los proveedores.
• Promoverá la simplificación y sistematización de los procedimientos de los procesos
de abastecimiento, equipamiento, construcción, conservación y servicios generales
para lograr un oportuno y eficaz funcionamiento.
• Inducirá, acorde con el desarrollo tecnológico y las condiciones políticas y sociales del
país, la adecuación de las normas técnicas en los rubros de abastecimiento,
construcción, conservación y equipamiento de los inmuebles.
• Mantendrá un alto grado de ética profesional en el desempeño de las funciones del
personal a su cargo.
• Promoverá el fortalecimiento de los sistemas de información de las dependencias a su
cargo, así como su enlace con las delegaciones, para el desarrollo de sus actividades
y toma de decisiones.
• Aplicará los lineamientos necesarios para que la planeación y presupuestación del
gasto de personal, así como el ejercicio de la fuerza de trabajo, se realicen en apego a
las políticas y objetivos establecidos por la Dirección General.
• Fortalecerá los criterios de comunicación y cooperación con el Sindicato Nacional de
Trabajadores del Seguro Social, a fin de mantener una sana relación dentro de un
marco de armonía y respeto mutuo.
• Promoverá la actualización normativa y la emisión oportuna de los instrumentos
normativos, a fin de eficientar el cumplimiento operativo de los procesos de
administración de personal y desarrollo de la organización.
• Impulsará el desarrollo de estudios para apoyar la elaboración de un sistema integral
que considere la profesionalización y desarrollo del personal, con base en el

18
 establecimiento de estándares de medición de competencias laborales y la evaluación
de su desempeño.
• Propiciará la formación del personal operativo y gerencial de los directivos de mandos
medios del IMSS, en sus diferentes ámbitos de responsabilidad.
• Fortalecerá el desarrollo de la organización mediante el análisis organizacional,
técnico y funcional de los puestos que conforman las estructuras orgánicas y
ocupacionales del IMSS en sus diferentes ámbitos de aplicación.
• Promoverá el fortalecimiento de los sistemas de información en las unidades
administrativas a su cargo, para el desarrollo de sus actividades y la toma de
decisiones.
• Efectuará las acciones necesarias para optimizar las políticas de salarios y de
prestaciones al personal del Instituto, conforme a los análisis de peticiones y
resultados de estudios acatando las disposiciones de los órganos superiores del
IMSS.
• Promoverá que el gasto de servicios de personal se apegue estrictamente a las
políticas de austeridad, ahorro y disciplina presupuestal.
• Determinará y asignará la fuerza de trabajo necesaria para la prestación de los
servicios institucionales, vigilando su ejercicio y el control del pago de sueldos y
salarios, de conformidad a los presupuestos y a las políticas institucionales.
• Impulsará la mejora continua mediante equipos de trabajo y proyectos que den
soporte a la toma de decisiones, en la administración de personal y desarrollo de la
organización.
• Fortalecerá la desconcentración de los procesos y la autonomía de gestión del ámbito
de operación administrativa desconcentrada de acuerdo a los lineamientos y
directrices dictados por la Dirección General y el Consejo Técnico.
• Agilizará la oportuna atención de las solicitudes de información que, en materia de su
competencia, se presenten al amparo de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a
la Información Pública Gubernamental.
• Promoverá la mejora continua de los sistemas de trabajo, con la finalidad de cumplir la
certificación de los procesos claves determinados por la Dirección.
• Fomentará el desarrollo profesional de los trabajadores del Instituto, a través de los
procesos de capacitación buscando la calidad laboral.
• Determinará las políticas laborales y esquemas de retiro que regulen la relación
institucional de los trabajadores de confianza “A”.
• Administrará los recursos financieros, humanos y materiales atendiendo con
oportunidad, eficiencia y eficacia, los requerimientos de las unidades administrativas
que conforman la Dirección, vigilando la debida observancia de las disposiciones
federales, e institucionales aplicables en el ámbito de su competencia y coadyuvando
en todo momento al logro de los objetivos institucionales.
• Implementará mecanismos administrativos que aseguren el uso racional y
transparente del presupuesto autorizado a la Dirección y sus unidades administrativas,
vigilando el cumplimiento estricto de las disposiciones enmarcadas en la Ley Federal
de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria, el Presupuesto de Egresos de la
Federación y demás Leyes y normas aplicables en la materia.

19
 3. Funciones sustantivas

Son las que identifican la esencia de la dependencia y que desarrollan sus órganos, para el
cumplimiento de los objetivos y los procesos generales y específicos a su cargo. Es aquella
cuya realización coadyuva directamente con el cumplimiento del objetivo del órgano que se
crea o reestructura.

• Autorizar la normatividad de los procesos de abastecimiento, equipamiento,

construcción, planeación inmobiliaria, conservación y servicios generales, de
conformidad con las leyes, reglamentos y disposiciones aplicables, y de acuerdo con
las políticas establecidas por los órganos superiores del Instituto.
• Determinar las disposiciones para programar, controlar y en su caso formalizar, de
conformidad con las leyes, reglamentos y disposiciones aplicables, la adquisición de
bienes, así como la contratación de servicios de cualquier naturaleza, cuya prestación
genere una obligación de pago para el Instituto, con excepción de la contratación de
servicios personales bajo el régimen de honorarios.
• Emitir las disposiciones para programar, normar y, en su caso, formalizar la
contratación y ejecución de obra pública y servicios relacionados con la misma, de
conformidad con las leyes, reglamentos y disposiciones aplicables, así como con el
programa anual de inversión en dicha materia y las modificaciones que autorice el
Órgano de Gobierno del Instituto.
• Establecer los programas de inversión, de proyectos, de construcción y anual de
operación de conservación y equipamiento, en congruencia con lo establecido por los
órganos superiores del Instituto, conforme a la legislación y normatividad aplicable.
• Comunicar la normatividad en materia de contratación de servicios, sistema
electrónico de contrataciones gubernamentales (COMPRANET) y programa anual de
contratación de servicios del ámbito institucional.
• Emitir y sancionar la normatividad relativa a la administración y desarrollo de personal,
la planeación, asignación y dotación de fuerza de trabajo, el otorgamiento de becas en
el ámbito nacional e internacional al personal, la capacitación, el trámite administrativo
de finiquitos, de las jubilaciones y pensiones, las atribuciones de los representantes
institucionales en las instancias mixtas pactadas con el Sindicato Nacional de
Trabajadores del Seguro Social, y los sueldos, prestaciones, estímulos,
compensaciones, y demás beneficios, tanto económicos como en especie, que se
otorgan al personal, así como la de viáticos y pasajes.
• Autorizar los movimientos relacionados con el nombramiento, remoción y cambios de
adscripción de los trabajadores del Instituto clasificados como de confianza así como
los pagos de liquidaciones finiquitas con base en las disposiciones correspondientes,
los reingresos de los mismos y en su caso, la forma de devolución de las cantidades
entregadas por liquidación u otro concepto.
• Dirigir la elaboración del anteproyecto y proyecto de presupuesto relacionado con los
servicios personales, así como de las obligaciones establecidas por la Ley y el
Contrato Colectivo de Trabajo.
• Planear las acciones para integrar la información que se proporcione a las autoridades
externas e internas sobre resultados de procesos de personal.
• Autorizar las solicitudes de reconsideración de las rescisiones, que le sean
planteadas.

20
• Autorizar la aplicación de las medidas correctivas a las irregularidades identificadas en
la evaluación de la prestación de los servicios de su competencia.
• Autorizar y emitir el dictamen administrativo correspondiente a las modificaciones de la
estructura orgánica, ocupacional y salarial del Instituto.
• Someter a la autorización de la Dirección General y del Consejo Técnico del Instituto,
en su caso, la modificación a la estructura orgánica básica del IMSS.
• Establecer con las unidades administrativas del IMSS, el desarrollo de propuestas de
estructuras orgánicas, funcionales y salariales aplicables en el ámbito central, de
operación administrativa desconcentrada y operativa del IMSS.
• Determinar las estrategias y prioridades para el otorgamiento de asesoría a los
Órganos Administrativos en materia de estructuras orgánicas, estudios
organizacionales y normatividad.
• Determinar la validación y registro de los manuales de organización que presenten los
Órganos Normativos y de Operación Administrativa Desconcentrada del IMSS.
• Sancionar y emitir la normatividad y lineamientos relativos a la emisión, validación y
registro de documentos normativos internos del Instituto.
• Autorizar y emitir las solicitudes de inscripción, modificación o baja de trámites y
servicios ante el Registro Federal de Trámites y Servicios (RFTS) de la Comisión
Federal de Mejora Regulatoria (COFEMER).
• Autorizar las estrategias para realizar estudios y diagnósticos organizacionales para
mejorar el desarrollo de los procesos del desempeño organizacional y la prestación de
los servicios.
• Sancionar la entrega de la información que soliciten los órganos internos o externos
del Instituto, generada por las áreas administrativas integrantes de la Dirección.
• Determinar las acciones necesarias a fin de dar cumplimiento a las disposiciones de la
Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, su
Reglamento y demás normatividad emitida por el Instituto Federal de Acceso a la
• Información y Protección de Datos, competencia de la Dirección.
• Autorizar la normatividad referente a la aplicación de los diferentes procesos del
régimen laboral y del Sistema de Profesionalización y Desarrollo contenidos en el
Estatuto para los trabajadores de confianza “A” del IMSS.
• Someter a consideración de la Dirección Jurídica el proyecto de normas y lineamientos
de aquellos procesos que regulará el Estatuto para los trabajadores de confianza “A”
del IMSS, a fin de coadyuvar a que sean aprobados por el Consejo Técnico.
• Planear, normar y dirigir la elaboración y aplicación del Estatuto Orgánico y del
Sistema de Profesionalización y Desarrollo.
• Autorizar estrategias para el desarrollo e implantación de modelos, sistemas, métodos,
planes y programas institucionales en materia de Calidad Total, Certificación de
Hospitales y Programas Gubernamentales.
• Autorizar y dirigir la generación constante de investigaciones y evaluaciones de
impacto que deriven en la mejora de los Trámites y Servicios de Alto Impacto
Ciudadano, así como, de los derivados del Mapa de Riesgos de corrupción.
• Emitir criterios que propicien la investigación permanente de modelos y metodologías
de vanguardia que impacten en la mejora de los modelos de competitividad, la
implantación de los programas de certificación de hospitales, así como de los
programas gubernamentales para mejorar la eficiencia institucional con un enfoque de
beneficio a la derechohabiencia.

21
• Establecer la adecuación de metodologías de vanguardia que impacten en la mejora
de la eficiencia y competitividad tanto del Modelo de Gestión de Calidad, del Certamen
Premio IMSS de Calidad, así como en los sistemas y procesos institucionales.
• Autorizar los lineamientos para la implantación y generalización, en el ámbito
institucional, de modelos, sistemas, métodos y técnicas en calidad de identificación,
documentación y difusión de mejores prácticas y de sistemas integrales de gestión; de
igual forma en lo correspondiente a los planes, programas y proyectos integrales de
formación y desarrollo en calidad.
• Autorizar las estrategias necesarias para la administración de los procesos de
Capacitación de Personal, Desarrollo Gerencial, Servicio Social, Prácticas
Profesionales, Reconocimiento de Méritos Laborales, Formación en Calidad e
Implantación de Modelos de Calidad y Sistemas Integrales de Gestión y enviarlas a la
Unidad de Organización, Capacitación y Competitividad para su implantación.
• Establecer estrategias clave para la formación y desarrollo en materia de calidad en el
ámbito institucional, así como establecer lineamientos y supervisar su aplicación, para
la formación y desarrollo de instructores, facilitadores, asesores y auditores internos
en calidad.
• Establecer los criterios, lineamientos y estrategias de intervención a implementar en
los órganos normativos, de operación administrativa desconcentrada, y operativos,
para el cumplimiento de los programas estratégicos institucionales acordados con el
Director General que incidan en la satisfacción de los usuarios.
• Acordar con la Dirección General Ios programas estratégicos institucionales con
incidencia en la satisfacción de los usuarios y en la participación del personal
involucrado en los servicios que serán atribuidos a la Unidad de Organización,
Capacitación y Competitividad.
• Planear el ejercicio del gasto para los programas de capacitación de Personal,
Desarrollo Gerencial, Servicio Social, Prácticas Profesionales, Reconocimiento de
Méritos Laborales, Formación en Calidad, Implantación de Modelos de Calidad y
Sistemas Integrales de Gestión.
• Administrar los programas anuales de los Centros de Capacitación y Calidad
IMSSSNTSS.
• Las demás que le señale la Ley del Seguro Social, sus reglamentos y Acuerdos del H.
Consejo Técnico, así como aquellas que le encomiende el Director General.

5.2.2 Coordinación de Control de Abasto

• Coordinar y evaluar el proceso de abasto institucional de bienes de consumo y

servicios.
• Proponer la normatividad de abasto conforme a las políticas del Instituto.
• Instrumentar y supervisar la aplicación de la normatividad vigente en el proceso de
abasto de bienes de consumo y servicios a nivel nacional.
• Coordinar y difundir los planes estratégicos de abastecimiento de bienes de consumo
y servicios a nivel nacional.
• Coordinar la elaboración y evaluación del presupuesto anual de gastos de bienes y
servicios a nivel nacional, en el ámbito de su competencia, a efecto de someterlo a
consideración de la Unidad de Administración.
• Coordinar el diseño para la generación de información y parámetros de desempeño de
las diferentes funciones sustantivas del abasto.
22
• Coordinar el diseño de los indicadores que permitan evaluar el proceso de abasto a
nivel nacional.
• Instrumentar el establecimiento de políticas de operación para las áreas almacenarías
en los ámbitos: central, delegacional y de UMAE´s.
• Promover el análisis de los procesos y procedimientos de abasto para su innovación.
• Coordinar las acciones de evaluación del proceso de abasto institucional de bienes de
consumo y contratación de servicios, promoviendo la eficiencia y eficacia del mismo y
en su caso proponer medidas preventivas y correctivas.
• Promover la modernización del Instituto mediante la simplificación de procedimientos,
automatización de sistemas y racionalización de los recursos y nuevos esquemas de
abastecimiento que mejoren la calidad de los servicios.
• Supervisar la operación del Sistema de Abasto Institucional y demás sistemas
relacionados con el abasto nacional y proponer las mejoras que se requieran.
• Promover con la Coordinación de Optimización de Procesos, la revisión de los
lineamientos normativos y políticas para el diseño y mantenimiento del Sistema de
Abasto Institucional.
• Supervisar se atiendan oportunamente los requerimientos de información e
indicadores de abasto.
• Coordinar y supervisar la capacitación a nivel nacional, respecto a las etapas del
proceso de abasto.
• Coordinar conjuntamente con la Coordinación de Adquisición de Bienes y Contratación
de Servicios, la elaboración y actualización de las normas institucionales y manuales
de procedimientos del proceso de abasto y de evaluación para revisión de la Unidad
de Administración a efecto de promover la eficiencia del proceso de abasto.
• Contribuir en la elaboración y actualización de los formatos de bases de licitación e
invitación a cuando menos tres personas con la Coordinación de Adquisición de
Bienes y Contratación de Servicios
• Supervisar el suministro de los bienes de consumo que se realiza en nivel central.
• Coordinar la operación de recepción, registro y suministro de almacenes a nivel
central.
• Coordinar y controlar la recepción, registro y suministro de bienes de consumo e
inversión, en el ámbito de su competencia, a las diversas unidades del IMSS.
• Coordinar se gestione el canje o devolución de bienes recibidos en nivel central con
los proveedores que no cubran las especificaciones establecidas en los contratos o
pedidos, con base en los términos, fianzas y garantías correspondientes.
• Coordinar la distribución oportuna de los bienes requeridos para los Programas
Nacionales de Vacunación y campañas especiales y vigilar el arribo de productos a las
unidades almacenarías del sistema.
• Coordinar la determinación de necesidades de los servicios de transporte de carga y
paquetería que se requieren para la distribución de los bienes de consumo de los
Almacenes Centrales a las Unidades de Servicio y Delegaciones, a efecto de que se
realicen los procesos licitatorios.
• Coordinar que la recepción, almacenamiento y distribución de los diferentes bienes de
consumo adquiridos centralmente, se realice conforme a las normas y procedimientos
establecidos para la optimización de los servicios del nivel central.
• Coordinar que la revisión para la emisión de altas de almacén a las remisiones de
entrega de los contratos y/o pedidos por bienes recibidos, se otorguen y se realicen

23
 en el Sistema de Abasto Institucional y/o PREI, de acuerdo con las normas
establecidas.
• Coordinar que se instruya al personal para que se dé cumplimiento a las entregas
programadas que realicen los proveedores en los almacenes de nivel central,
vigilando sistemáticamente el grado de cumplimiento de cada proveedor.
• Coordinar con la Dirección de Prestaciones Médicas, la distribución de los productos
biológicos para el cumplimiento oportuno de los programas nacionales de vacunación
y campañas especiales.
• Supervisar se realicen los trámites para el pago de fletes y maniobras de los bienes de
consumo que se adquieran y almacenen centralmente.
• Contribuir con las comisiones, comités y cuerpos colegiados que en materia de
abastecimiento y servicios se integren, o en su caso, instruir a su personal para que se
integre a los mismos.
• Coordinar la actualización del “Sistema de Información de Bienes Inventariables”
(SIBI-4802) de la propia Coordinación, así como de las Unidades Administrativas que
la integran.
• Implementar las acciones que sean necesarias para la gestión, cumplimiento y
seguimiento de los acuerdos dictados por el Consejo Técnico relativos a la función de
abastecimiento.
• Coordinar y dirigir las sesiones de trabajo periódicas con las Delegaciones/UMAES a
través de videoconferencias o cualquier otro medio, para ampliar los canales de
comunicación en el planteamiento de instrucciones, ordenamientos, análisis de
indicadores, problemática y soluciones al proceso del abasto institucional.
• Las demás facultades y obligaciones que le señale la Ley, sus reglamentos y las que
le delegue la Unidad de Administración, la Dirección de Administración y demás
órganos superiores.

5.2.2.1 Coordinación Técnica del Proceso de Abasto

• Coordinar y consolidar las estrategias de abasto de medicamentos a las
Delegaciones/UMAES para el cumplimiento de las metas establecidas por el instituto,
con oportunidad, transparencia y eficiencia.
• Difundir los criterios para que las Delegaciones/UMAES obtengan los requerimientos
• mínimos y máximos de bienes de consumo, con base en la determinación de
necesidades calculada por el Área Médica, así como los niveles de inversión por clave
con base en su comportamiento real y de acuerdo con la normatividad institucional.
• Conciliar la información de abasto a nivel nacional, considerando: consumos, niveles
de inversión, tránsitos y contratación registrados en el Sistema de Abasto Institucional.
• Instrumentar los informes de abasto de medicamentos, derivados de acuerdos,
observaciones y recomendaciones de las instancias fiscalizadoras o de las
autoridades superiores del Instituto en cuanto al manejo y administración de los
recursos financieros.
• Proponer a la Coordinación de Control de Abasto los indicadores estratégicos de
abastecimiento a nivel nacional, referentes a consumos, niveles de inversión en
inventarios, Nivel de atención de recetas, costo por Derechohabiente Usuario, altas y
contratos, e informarlos a las autoridades del Instituto para la toma de decisiones.

24
• Instrumentar las acciones operativas que sean necesarias para la gestión,
cumplimiento y seguimiento de los acuerdos dictados por el Consejo Técnico relativos
a la función de abastecimiento.
• Aprobar, y en su caso, consolidar los documentos normativos aplicables al Sistema de
Abasto Institucional y nuevos modelos de abasto que proporcionen las herramientas
informáticas para optimizar la operación del proceso de abasto a nivel nacional.
• Diseñar las acciones para la evaluación del proceso de abasto institucional de bienes
de consumo e inversión y, en su caso, proponer a la Coordinación de Control de
Abasto, la aplicación de medidas correctivas.
• Coordinar las necesidades de adecuación del Sistema de Abasto Institucional para
que opere conforme a la normatividad institucional vigente y solicitar las
modificaciones o adecuaciones a través de la División de Administración de Sistemas
de Abasto.
• Coordinar y supervisar el correcto funcionamiento del sistema de abasto institucional,
a fin de que opere con información veraz y oportuna para una correcta toma de
decisiones.
• Supervisar el nivel de abasto en las Delegaciones/UMAES y proponer las medidas
preventivas o correctivas que se requieran, para mantener el abasto dentro de los
parámetros establecidos por la Coordinación de Control de Abasto.
• Supervisar el correcto funcionamiento del Sistema de Abasto Institucional, para que se
mantengan actualizados los catálogos de Unidades de Servicio, Códigos de Barra,
Pesos y Volúmenes, Médicos y Recetarios, Artículos no Terapéuticos y Proveedores;
con base a las solicitudes que para ello, se reciban de las áreas normativas
correspondientes.
• Supervisar la actualización de los Cuadros Básicos Institucionales y el Catálogo
General de Artículos, a petición de las áreas normativas competentes.
• Las demás facultades y obligaciones que le señale la Ley, sus reglamentos y las que
le delegue la Coordinación de Control de Abasto, la Unidad de Administración, y
demás órganos superiores.

5.2.2.1.1 División de Planeación y Control del Abasto

• Elaborar planes estratégicos, programas operativos y normas de mejora para los
procesos del ciclo del abasto de UMAE’S y Delegaciones, a fin de lograr las metas
establecidas por el Instituto y la optimización de los recursos presupuestales.
• Integrar la determinación de la demanda de medicamentos y material de curación de
UMAE’S y Delegaciones para proponer ajustes que permitan su optimización
presupuestal.
• Diseñar la metodología para la determinación del requerimiento anual de
medicamentos y material de curación, que sirva de base para pronosticar la demanda
y la asignación presupuestal en UMAE’S y Delegaciones.
• Controlar el proceso de formulación, integración y consolidación de la determinación
anual de necesidades de UMAE’S y Delegaciones para optimizar los requerimientos
de medicamentos y material de curación.
• Integrar los requerimientos de las áreas usuarias al programa anual de adquisición de
bienes terapéuticos y de consumo, para asegurar que las cantidades a adquirir, los
plazos estimados de suministro y en su caso las especificaciones, atienden a la
disponibilidad de los recursos financieros presupuestados.

25
• Programar los recursos financieros para atender las metas establecidas en el plan
anual de adquisición de bienes terapéuticos y de consumo.
• Recopilar los dictámenes presupuestales ante las áreas de planeación financiera de
• Delegaciones o UMAE’S para adquirir los bienes terapéuticos y no terapéuticos
definidos para compra consolidada en el plan anual de adquisición.
• Proporcionar la información necesaria para cumplir con las obligaciones emanadas de
la legislación vigente en lo referente a la publicación del programa anual de
adquisiciones.
• Evaluar el grado de cumplimiento en las entregas de bienes terapéuticos de los
proveedores contratados por el Instituto para lograr el abasto establecido en las metas
anuales.
• Actualizar la normatividad en materia de abasto a través de la actualización y
simplificación normativa, así como la identificación de áreas de oportunidad, derivadas
del análisis del ciclo del abasto para asegurar el funcionamiento de los sistemas y
procesos del abasto.
• Evaluar la proyección de la cobertura de bienes terapéuticos para optimizar la
contratación de la proveeduría en función de las necesidades de consumo, los niveles
de inversión normados y los recursos presupuestales disponibles.
• Integrar los requerimientos consolidados de compra de medicamentos, vacunas,
lácteos, material de curación, material radiológico, ropa contractual, ropa hospitalaria,
papelería, diversos, medicina magistral y servicios integrales, que correspondan a las
necesidades de UMAE’S y Delegaciones para el abasto suficiente y oportuno que
permita lograr las metas comprometidas por el Instituto y, en los casos en que resulte
pertinente, en coordinación con el área médica, promover la sustitución de claves en
función del resultado del análisis costo-efectividad, a fin de optimizar los recursos
presupuestales.
• Integrar en la información presentada a través de las videoconferencias o cualquier
otro medio a nivel nacional, el estatus que guarda cada una de las situaciones de las
delegaciones/UMAE´s, para la toma de decisiones inmediata.
• Asesorar a las áreas operativas, respecto a las incidencias presentadas en el ciclo del
abasto, así como de las observaciones que en materia de abasto resulten de las
auditorias efectuadas por los diversos órganos fiscalizadores para proponer acciones
preventivas y/o correctivas que permitan al Instituto alcanzar las metas de abasto
comprometidas.
• Gestionar la elaboración del presupuesto anual de gastos de bienes terapéuticos de
• UMAE’S y Delegaciones, a fin de contar con la suficiencia presupuestal que permita su
adquisición y contratación para el abasto suficiente y oportuno que permita lograr las
metas comprometidas por el Instituto.
• Diseñar programas operativos para la generación de ahorros en los procesos del ciclo
del abasto, dentro de un marco de referencia de mejora continua.
• Verificar las prácticas resultantes de la instrumentación de planes, programas y
proyectos, en materia de abasto, buscando la homologación o la adaptación de
experiencias internas o externas al Instituto para proponer cambios que mejoren la
eficiencia del ciclo de abasto.
• Evaluar el funcionamiento en materia de abasto y disponibilidad presupuestal, de
UMAE’S y Delegaciones, para proponer acciones de mejora que permitan la eficiencia
de los procesos y optimización de los recursos a fin de lograr las metas
comprometidas por el Instituto.
26
• Diseñar programas piloto en materia de abasto para mejorar el funcionamiento de
almacenes, farmacias, unidades médicas y sitios de proceso para la optimización de
los recursos y logro de las metas comprometidas por el Instituto.
• Proponer la actualización / simplificación de las PBL´S, normas, procedimientos y
documentos normativos, para que reflejen la funcionalidad y las condiciones
operativas del ciclo del abasto así como de nuevos modelos de abasto y distribución.
• Elaborar los términos y condiciones que deberán incluirse en las bases con las que se
desarrollará el procedimiento de contratación, de compras centralizadas, de acuerdo
al bien o servicio, como son el programa de entregas; mínimos y máximos; primera
entrega y entregas subsecuentes; lugar y condiciones de entrega para lograr el abasto
de bienes terapéuticos y en su caso bienes no terapéuticos establecidos en las metas
anuales.
• Efectuar intervenciones en situaciones críticas en la administración del Contrato Único
de bienes terapéuticos, para implantar medidas correctivas a fin de evitar desabasto
en el Instituto.
• Analizar las situaciones críticas en la operación del Contrato Único de bienes
terapéuticos para en su caso informar y solicitar al área adquirente valorar la
factibilidad de llevar a cabo los procedimientos administrativos de rescisión,
terminación anticipada de contratos, así como de suspensión de la prestación de
servicios, conforme a lo previsto en la legislación y reglamentos vigentes.
• Proporcionar información al área adquirente sobre los incumplimientos derivados de la
operación del Contrato Único, precisando en qué consisten las obligaciones
contractuales incumplidas.
• Evaluar los casos en que proceda la solicitud al área adquirente para que queden sin
efecto los procedimientos administrativos de rescisión o terminación anticipada de
contratos iniciados respecto del Contrato Único.
• Gestionar en caso de ser determinada la rescisión del Contrato Único, a las áreas
administradoras de contratos centrales en Delegación y UMAE’S, la formulación del
finiquito de los mismos, a efecto de hacer constar los pagos que se deban efectuar por
concepto de los bienes recibidos o los servicios prestados hasta el momento de la
rescisión y demás circunstancias del caso, haciéndolo del conocimiento del área
adquirente, para su tramitación correspondiente.
• Evaluar el sustento, razones o las causas justificantes de las áreas administradoras
del Contrato Único en Delegación y UMAE’S, para dar por terminado con anticipación
el contrato, conforme a los supuestos previstos en la legislación y reglamentos
vigentes.
• Revisar las solicitudes de las delegaciones/UMAE´s, para proponer las transferencias
presupuestales en el ámbito de abasto, y poner a consideración de las autoridades
superiores para su autorización.
• Gestionar y actualizar las Licencias y los Responsables Sanitarios de cada una de las
Delegaciones y las UMAE´s, con un informe anual, solicitando la ratificación de datos.
• Las demás facultades y obligaciones que le señale la Ley, sus reglamentos y las que
le delegue la Coordinación Técnica del Proceso de Abasto, la Coordinación de Control
de Abasto y demás órganos superiores.

27
 6. UNIDAD MÉDICA

6.1 Recepción de bienes de consumo en el almacén de unidad médica.

• Recibe del transportista de acuerdo con el “Calendario de resurtido” el suministro de

artículos y la siguiente documentación:
Remisión de almacén
Remisión de pedido
Factura

• Revisa, verifica y coteja, el número de cajas colectivas y bultos recibidos de acuerdo a

la documentación proporcionada por el transportista y procede conforme al caso, de
acuerdo a lo siguiente:

A) Recepción por parte del almacén Delegacional, recibe Remisión de almacén en original o
copia y Talón de embarque.
B) Recepción directa del proveedor por entrega en la unidad, recibe Remisión de pedido o
factura correspondiente.
C) Recepción por medio de traspaso de un almacén de unidad médica de apoyo.

• Verifica que la cantidad física de la clave y descripción coincidan con lo señalado en

los documentos de recepción.

No coincide lo estipulado en documento contra lo físico

• Señala al transportista que entrega los artículos las diferencias detectadas.

• Circula con bolígrafo en el original y copia de la “Remisión de almacén” las cantidades
incorrectas y anota las correctas
• Determina diferencias con base en lo anotado en el documento.
• Aplica el sello y firma de recibido en el original y copia de la Remisión de almacén y en
el Talón de embarque.
• Entrega al transportista o encargado de la distribución, el Talón de embarque, el
original de la “Remisión de almacén”, ajusta las diferencias y recaba acuse de recibo
en la copia de la Remisión de almacén.
• Accede al sistema SAI y registra las entradas.
• Captura las diferencias detectadas y emite automáticamente el “Reporte de diferencias
de artículos entre remisión y recepción”.
• Solicita firma de autorización del Subdirector Administrativo, Administrador o
Encargado de la Unidad Médica o en su caso del Jefe de Servicio de la UMAE, en el
“Reporte de diferencias de artículos entre remisión y recepción”
• Envía a la Coordinación Delegacional de Abastecimiento y Equipamiento ó al Jefe de
Abastecimiento de la UMAE, original y copia del “Reporte de diferencias de artículos
entre remisión y recepción”, dentro de los 3 días hábiles siguientes a su recepción.
• Archiva en orden cronológico la segunda copia del “Reporte de diferencias de artículos
entre remisión y recepción”.

28
Si coincide lo estipulado en documento contra lo físico

• Verifica que los artículos con fecha de caducidad impresa en el marbete estén dentro
del periodo de su vida útil.
• Circula en el original y copia de la “Remisión de almacén” las cantidades de artículos
con caducidad vencida o en el caso de material de curación fecha de fabricación
mayor a 5 años, anotando la leyenda "Caducidad fuera de límite" o “Fecha de
fabricación fuera de límite”.
• Separa los artículos que si cumplen y devuelve al transportista o encargado de la
distribución, los artículos con caducidades o fecha de fabricación fuera de los límites
establecidos, para ser devueltos al almacén Delegacional.
• Aplica sello y firma de recibido en el original y copia de la Remisión de almacén y en el
Talón de embarque, diferencias de artículos entre remisión y recepción Reporte de
diferencias de artículos entre remisión y recepción.
• Entrega al transportista o encargado de la distribución el Talón de embarque, el
original de la “Remisión de almacén” y ajusta los artículos con caducidad o fecha de
fabricación fuera de los límites establecidos así como los deteriorados, en su caso,
recabando acuse de recibo en la copia de la Remisión de almacén.
• Accede al sistema SAI-Almacén de Unidad Médica y registra las entradas.

Fechas de caducidad o de fabricación dentro del límite

• Revisa y verifica que los artículos que están en buen estado no se encuentren
deteriorados.

Si están deteriorados

• Anota en el original y copia de la “Remisión de almacén” la cantidad de artículos que

están deteriorados anotando la leyenda “Deteriorados”.

• Separa los artículos deteriorados para su devolución al almacén Delegacional.

No están deteriorados
• Aplica sello y firma de recibido en el original y copia de la Remisión de Almacén y en el
Talón de embarque.
• Entrega el original del Talón de embarque y la remisión del almacén al transportista o
encargado de la distribución y obtiene acuse de recibo en la copia de remisión del
almacén.

Registro de articulos
• Accede al SAI y selecciona el <Proceso> “Entradas” <Función> “Remisiones”
<Opción> “Transmisión”, para capturar los artículos recibidos, en el <Proceso>
“Entradas” <Función> “Remisiones” <Opción> “Registro” con base a la “Remisión de
almacén” especificándose cantidad remisionada y recibida por clave, y obtiene el
“Reporte registro de remisiones”.
• Archiva cronológicamente el acuse de la “Remisión de almacén”.

29
 • Revisa en forma física que las cantidades, números de clave de artículos y
descripciones coincidan con lo señalado en la “Remisión de almacén” y que no se
encuentren deteriorados.
• Recibe oficio de respuesta de la Coordinación Delegacional de Abastecimiento y
Equipamiento o de Abastecimiento de la UMAE con el reporte “Remisión de almacén”
lo analiza y procede conforme al caso:

NO ENVÍA ARTÍCULOS EL ALMACÉN

• Revisa el oficio de respuesta que comunica la conformidad en el reclamo.
• Integra al expediente el oficio, la copia de la “Remisión de almacén” y “Reporte de
diferencias de artículos entre remisión y recepción” y archiva en orden cronológico.

SÍ ENVÍA ARTÍCULOS FALTANTES EL ALMACÉN

• Recibe original y copia de la Remisión de almacén.
• Recibe artículos faltantes, con la Remisión de almacén.
• Realiza el registro en el SAI de artículos.

NO PROCEDE LA RECLAMACIÓN
• Recibe oficio de no procedencia.
• Verifica que el artículo no se encuentre mezclado con otro artículo.
• En caso de no encontrarlo, solicita autorización del Contador o Contralor, Director
Administrativo o Encargado de la Unidad Médica, para realizar el ajuste de
existencias.
• Accede al SAI- Almacén de Unidad Médica y realiza el ajuste a las existencias,
registrando en el <Proceso> “Entradas” <Función> “Internos registro” <tipo de
movimiento> “Ajustes de entrada, obtiene el reporte: “Ajustes de entrada por
autorización”.
• Integra el expediente con el original del oficio de no procedencia de la reclamación,
copia de la “Remisión de almacén” y copia del “Reporte de diferencias de artículos
entre remisión y recepción” y archiva en orden cronológico.

RECEPCION DIRECTA DEL PROVEEDOR POR ENTREGA EN LA UNIDAD

• Recibe del transportista del proveedor los artículos o bienes de consumo y la orden de
reposición o “Remisión de pedido” en original y copia.
• Revisa, verifica y coteja la documentación y los bienes de consumo y que los datos
coincidan.
NOTA: Cualquier alteración o anomalía deberá ser aclarada con el proveedor al momento
de la recepción de los artículos.

NO COINCIDEN LOS DATOS

• Aclara con el transportista o persona que entrega los artículos, las diferencias
detectadas.
• Circula con bolígrafo en el original y copia de la orden de reposición o de la
“Remisión de pedido” las cantidades incorrectas y anota las correctas.
• Revisa el original y copia de la orden de reposición o Remisión de pedido, que estén
correctos los datos del responsables y el sello de recibido.
• Sella y entrega copia de la orden de reposición o la Remisión de pedido al
transportista.
30
SI COINCIDEN
• Entrega al proveedor la orden de reposición, Remisión de pedido requisitada.
• Accede al SAI-Almacén de Unidad Médica y registra de acuerdo al tipo de compra.

• Archiva cronológicamente copia de la “Remisión de pedido” y reportes generados por

el SAI-Almacenes de Unidad Médica.

RECEPCIÓN POR MEDIO DEL TRASPASO DE UN ALMACÉN DE UNIDAD MÉDICA DE

APOYO
• Recibe del almacén de apoyo, artículos y copia de “Reporte de movimientos varios”
(por Traspasos).
• Verifica, cuenta y acomoda los artículos.
• Registra la recepción de artículos por traspaso en el “Reporte de movimientos varios”
traspasos.
• Accede al SAI-Almacén de Unidad Médica y registra las entradas en el
<Proceso>"Entradas", <Función> "Internos", <Opción> “Registro”,
Movimiento:"Traspasos de entrada" y obtiene el reporte “Movimiento varios” de
traspasos de entrada.
• Envía copia del “Reporte de movimientos varios” al Contador o Contralor de la Unidad
Médica.
• Envía copia del “Reporte de movimientos varios” (por traspasos), anexo 2 a la
Coordinación de Abastecimiento y Equipamiento Delegacional o en su caso, al Jefe de
Abastecimiento de la UMAE. Para su conocimiento, control y obtiene acuse recibo.
• Archiva cronológicamente el acuse.

DEVOLUCIONES DE LA CEYE Y DE LOS SERVICIOS POR EXCEDENTES DE

ARTÍCULOS
• Recibe de la CEYE o de los diferentes servicios los excedentes de los artículos, que
tienen en su almacén, acompañados del original y copia del “Reporte de movimientos
varios” (por devolución), especifica el motivo de la devolución.
• Verifica que los artículos sean devueltos en cajas, bultos o empaques cerrados y que
el formato “Reporte de movimientos varios” (por devolución), contenga los siguientes
datos:
Fecha de elaboración.
Nombre del servicio que efectúa la devolución
Clave Presupuestal del servicio que está efectuando la devolución. (12 Dígitos).
Clave, descripción, presentación, unidad y cantidad de los artículos que son devueltos.
Firma del responsable del servicio.

ESTA MAL REQUISITADA O NO COINCIDEN LAS CANTIDADES

• Devuelve artículos con el original y copia del “Reporte de movimientos varios” (por
devolución) y aclara las diferencias en cantidad de artículos con el servicio o la CEYE,
circulando con bolígrafo en el original y copia del reporte las cantidades y datos
incorrectos, anotando debidamente los mismos, para que el servicio o la CEYE
procedan a su corrección y obtiene acuse de recibo.
• Archiva cronológicamente el acuse de recibo.

31
SI ESTA BIEN REQUISITADA Y COINCIDEN LAS CANTIDADES
• Verifica que los artículos se encuentren en buen estado, en envase cerrado y en su
caso, que la fecha de caducidad permita su consumo antes de que se caduque y que
las cantidades de los artículos coincidan con lo anotado en el “Reporte de
movimientos varios”
• Sella y firma de recibido en original y copia del “Reporte de movimientos varios” (por
• Devolución).
• Entrega la copia del “Reporte de movimientos varios” (por devolución), al servicio o a
la CEYE.
• Acomoda los artículos.
• Envía copia del “Reporte de movimientos varios” (por devolución), al Contador o
Contralor de la Unidad Médica.
• Accede al SAI- Almacenes de Unidad Médica y registra la recepción de artículos de
acuerdo al <Proceso> “Entradas”, <Función> “Internos”, <Opción> “Registro” <Tipo
de Movimiento>: “Devoluciones de CEYE” o Acuse de recibo Reporte de
movimientos varios (por devolución)
• Archiva cronológicamente original del “Reporte de movimientos varios” (por
devolución).

6.2 Almacenamiento y control de inventarios de los bienes en los almacenes de

unidad médica.

• Identifica al momento de la recepción los artículos para su almacenamiento, control y

los clasifica de acuerdo a sus características, ejemplo: peso, volumen, etc.
• Verifica los artículos que requieran control de caducidad.

SI REQUIEREN CONTROL DE CADUCIDAD

• Registra manualmente por número de clave en el reporte "Registro de control de
caducidades”, los artículos cuyas fechas de caducidad o fabricación vencen dentro de
los tres meses siguientes.
• Efectúa recuento físico de los artículos y lotes que caduquen dentro de los siguientes
tres meses de acuerdo a los datos del “Registro de control de caducidades.
• Determina con base al recuento del inventario y al promedio de consumo, si las
cantidades en existencia de cada artículo y lote, pueden ser consumidos dentro de los
siguientes dos meses.

NO PUEDEN SER CONSUMIDOS

• Procede a la concentración de estos artículos de conformidad con el “Procedimiento

para la concentración y canje de bienes”.

32
PUEDEN SER CONSUMIDOS

• Coloca los bienes con fechas de caducidad más corta al frente de los bienes de su
misma clave para el surtido de artículos a los servicios y a la CEYE.
• Actualiza el “Registro de control de caducidades”, de acuerdo a los resultados
obtenidos del recuento físico.

NO REQUIEREN CONTROL DE CADUCIDAD

• Acomoda los artículos de acuerdo al orden secuencial según el “Catálogo operativo de
artículos” atendiendo el sistema de “Primeros en caducar, primeros en salir” y
“Primeros en entrar, primeros en salir”, separa aquellos que requieran de control
específico por ser de alto costo, claves 5000 o artículos de fácil sustracción.

TOMA DE INVENTARIO ROTATIVO

• Realiza el inventario físico conforme lo señala el “Procedimiento para la evaluación
contable de los inventarios y el levantamiento del inventario físico anual, rotativo y
muestreo físico (selectivo) de bienes de consumo”. y programa por etapas periódicas
hasta lograr la comprobación física de todas las existencias en el lapso de un año.

SUSPENSIÓN DE USO PARA SUMINISTRO

• Recibe oficio de las instancias verificadoras, en donde se informa sobre las claves y
números de lote de bienes a suspender.

• Revisa físicamente si tiene existencias de los bienes a suspender, con base a la

información recibida.

NO HAY ARTÍCULOS A SUSPENDER

• Informa mediante oficio a la Coordinación Delegacional de Abastecimiento y
Equipamiento, o al Departamento de Abastecimiento de la UMAE, que no hay bienes
a suspender en el almacén de la unidad médica y obtiene acuse de recibo.
• Archiva cronológicamente el acuse.

HAY ARTICULOS A SUSPENDER

• Separa físicamente los artículos a suspender, identificándolos con la leyenda "No
tocar: Suspendido".
• Accede al SAI-Almacenes de unidad médica, y registra, en el <Proceso> "salidas",
<Función> "movimientos de artículos suspendidos", <Tipo de Movimientos> "no
disponibles", con base en el manual del usuario, y obtiene el “Reporte de movimientos
a no disponibles de artículos suspendidos” y obtiene acuse de recibo.
• Elabora y envía oficio, mediante el cual comunica a la Coordinación Delegacional de
• Abastecimiento y Equipamiento o al Departamento de Abastecimiento de la UMAE,
que si hay existencias suspendidas de artículos reportados, anexa el “Reporte
movimientos a no disponibles de artículos suspendidos”, obtiene acuse de recibo.
• Archiva en el expediente correspondiente, en orden cronológico los oficios recibidos
con información de artículos a suspender, oficios de respuesta y en su caso, los
reportes del registro de artículos suspendidos.

33
LIBERACION DE ARTICULOS SUSPENDIDOS
• Recibe oficio de la Coordinación Delegacional de Abastecimiento y Equipamiento o del
Departamento de Abastecimiento de la UMAE, mediante el cual le informan sobre los
artículos y números de lote de claves de artículos a liberar.
• Revisa físicamente si tiene en existencia los artículos señalados como suspendidos,
con base al oficio recibido.
• Archiva en el expediente correspondiente, en orden cronológico los oficios recibidos
con información de artículos a suspender, oficios de respuesta y en su caso, los
reportes de liberación de artículos suspendidos.

NO HAY EXISTENCIAS DE ARTICULOS A LIBERAR

• Elabora y envía oficio, mediante el cual Informa a la Coordinación Delegacional de
Abastecimiento y Equipamiento, o al Departamento de Abastecimiento de la UMAE,
que no hay existencias en el almacén de la Unidad Médica para liberación, de acuerdo
a su comunicado, obtiene acuse y archiva.

HAY EXISTENCIAS DE ARTICULOS A LIBERAR

• Separa los artículos a liberar y los acomoda en los espacios correspondientes de
artículos disponibles.
• Accede al SAI-Almacenes de unidad médica, en el <Proceso> "entradas", <Función>
"liberaciones" y registra la información sobre la liberación de artículos con base en el
manual del usuario obtiene el reporte: “Liberación de artículos suspendidos”.
• Elabora y envía oficio mediante el cual informa a la Coordinación Delegacional de
Abastecimiento y Equipamiento, o al Departamento de Abastecimiento de la UMAE,
de la liberación de artículos suspendidos, obtiene acuse y archiva cronológicamente.

ELABORACIÓN DEL CALENDARIO DE RESURTIDO

• Determina el número de servicios otorgado a usuarios y elaborará el calendario de

resurtido con base al catálogo de servicios de la unidad emitido por el SAI.
• Elabora el calendario de resurtido, en formato Excel e incluye los siguientes datos:
Nombre del servicio
Meses del año
Días para recepción de requerimientos
Días para entrega
Nombres y cargos de quien autoriza, revisa y elabora
• Considera los días feriados o festivos de acuerdo al calendario oficial.
• Recibe del servicio solicitante y de la CEYE el reporte de ’’Reaprovisionamiento y
control de material a servicios en unidades médicas’’, en original y copia de acuerdo al
‘’calendario de resurtido’’.
• Revisa y verifica que el reporte ‘’Reaprovisionamiento y control de material a servicios
en unidades médicas’’, esté debidamente requisitado y autorizado e incluye el número
de matrícula del responsable del servicio.

NO ESTÁ AUTORIZADO Y REQUISITADO

• Devuelve el reporte ‘’Reaprovisionamiento y control de material a servicios en

unidades médicas’’, al servicio para su autorización.
34
SÍ ESTÁ AUTORIZADO Y REQUISITADO

• Asigna número de folio al reporte de ‘’Reaprovisionamiento y control de material a

servicios en unidades médicas’’ y anota la fecha de recepción.
• Accede al SAI- Almacén de Unidad Médica y consulta si hay existencias disponibles
para surtir a los servicios por clave del artículo, en el <Proceso> ‘’Estadísticas’’,
<Función> ‘’Estado del inventario’’.

HAY EXISTENCIAS

• Obtiene del almacén de unidad médica los artículos solicitados y los ordena para
surtido.
• Anota en el reporte de ‘’Reaprovisionamiento y control de material a servicios en
unidades médicas’’, lo siguiente:
Las cantidades surtidas por cada renglón y la leyenda ‘’Despacho Directo’’.
Nombre y firma de la persona que surte.
• Coloca sello de surtido en el original y copia de la solicitud: ‘’Reaprovisionamiento y
control de material a servicios en unidades médicas’’, así como la fecha de surtido con
año, mes y día.
• Entrega al servicio o la CEYE los artículos y la copia de la solicitud:
• ‘’Reaprovisionamiento y control de material a
• servicios en unidades médicas’’, recaba en el original nombre y firma de la persona
que recibe y la fecha de entrega.
• Accede al SAI-Almacén de Unidad Médica y efectúa registros en el <Proceso>
‘’Salidas’’ <Función> ‘’Surtido a Servicio’’ o la <Función> ‘’Reaprovisionamiento a la
CEYE’’, con el tipo de despacho que le corresponde a cada clave y obtiene los
siguientes reportes:
‘’Reaprovisionamiento a CEYE’’
‘’Surtido a servicios’’
‘’Surtido a servicios por la CEYE’’
• Archiva en el expediente correspondiente

NO HAY EXISTENCIAS

• Anota en los renglones del reporte de ‘’Reaprovisionamiento y control de material a

servicios en unidades médicas’’, la leyenda ‘’Despacho negado’’.
• Informa al responsable del servicio o de la CEYE, los artículos que no hay existencias
y solicita su autorización para poder surtirlos con otros artículos equivalentes o
sustitutos.
• Incluye, en caso de que reciba autorización de sustituir algunas claves o todas, las
claves sustitutas en el reporte de ‘’Reaprovisionamiento y control de material a
servicios en unidades médicas’’, por ser surtido con tipo de ‘’Despacho sustituto’’.
• Investiga en los almacenes de otras unidades médicas, si pueden proporcionarle
apoyo por las cantidades de los artículos que aún hacen falta, en caso contrario
solicita el apoyo a la Delegación o Unidad Médica.

35
NO RECIBE EL APOYO

Integra expediente con la siguiente documentación:

• ‘’Reaprovisionamiento a CEYE’’.
•‘’Surtido a servicios’’
•‘’Surtido a servicios por la CEYE’’
•“Reaprovisionamiento y control de material a servicios en Unidades Médicas”.

SI RECIBE EL APOYO DE OTRA UNIDAD O DELEGACION

• Elabora en original y copia del reporte de ‘’Movimientos varios’’ (por traspasos).

• Recaba firma en el reporte de ‘’Movimientos varios’’ (por traspasos), del Director o

Subdirector Administrativo de la unidad médica o UMAE, para solicitar apoyo.
• Envía original y copia del reporte de ‘’Movimiento varios’’ al almacén de la unidad
médica que dará apoyo.

UNIDAD DE APOYO.

• Recibe del almacén de unidad médica solicitante, original y copia del reporte de
‘’Movimientos varios’’ (por traspasos).
• Llena en original y copia de reporte de ‘’Movimientos varios’’ (por traspasos) y separa
los artículos solicitados.
• Recaba firma del reporte de ‘’Movimientos varios’’ (por traspasos), la autorización del
Director Administrativo o Administrador de la unidad médica o UMAE, amparado los
artículos que se enviarán al almacén solicitante.
• Entrega los artículos al responsable del almacén de la unidad solicitante, así como la
copia del formato ‘’Movimientos varios’’ (por traspasos).
• Recaba firma de recibo, del responsable del almacén de unidad solicitante en el
original y copia del formato “Movimientos varios” (por traspasos).
• Accede al SAI-Almacén de Unidad Médica y efectúa registros en el <Proceso>
‘’Salidas’’, <Función> “Internos”, <Tipo de Movimiento> “Traspasos de Salida” de
acuerdo al Manual del Usuario, del SAI-Almacenes de unidad médica, obtiene el
“Reporte remisiones de traspaso de salida”.
• Envía copia del reporte de “Movimientos varios” (por traspasos) al Contador o
Contralor de la unidad médica, según corresponda.
• Archiva cronológicamente el original del “Reporte de movimientos varios” (por
traspasos) y del “Reporte remisiones de traspaso de salida”.
• Realiza las actividades de recepción del “Procedimiento para la recepción de bienes
de consumo en el almacén de unidad médica con sistema automatizado”.
• Unidad receptora.
• Surte los artículos faltantes a los servicios o CEYE.
.
BAJA ARTÍCULOS
• Identifica los artículos para trámite de baja por diversos conceptos (rotos, mojados, en
mal estado, deteriorados, suspendidos para su uso, etcétera).
• Elabora oficio para solicitar el dictamen de baja a la Coordinación Delegacional de
• Abastecimiento y Equipamiento, o en su caso, al Jefe de Departamento de
Abastecimiento de la UMAE; y adjunta la relación de bienes susceptibles de baja,
36
 indicando la causa del porque no puede ser suministrado, anexando, en su caso,
documentación complementaria.
• Recaba en el oficio de solicitud de dictamen de baja, firma del Director o Subdirector
Administrativo de la Unidad Médica, o en su caso del Responsable de la Oficina de
Control de Abasto y Suministro de la UMAE.
• Elabora y envía oficio firmado y dirigido a la Coordinación Delegacional de
Abastecimiento y Equipamiento, o al Jefe de Departamento de Abastecimiento de la
UMAE, obtiene acuse de recibo en una copia.
• Archiva en forma temporal el acuse de recibo, en espera del dictamen de baja
respectivo o del desahogo previo de las diligencias a las que haya lugar.
• Recibe el “Dictamen de Baja” correspondiente, de la Coordinación Delegacional de
Abastecimiento y Equipamiento o Jede de Departamento de Abastecimiento de la
UMAE.
• Procede con los artículos de acuerdo con el dictamen de baja y del “Procedimiento
para la concentración y canje de bienes de consumo”

NOTA: Puede recibir notificación, para concentrar el Almacén Delegacional, cuando el

acto de baja se celebre en el Almacén o destrucción en la propia Unidad.

• Archiva el dictamen de baja y demás documentación que se genere sobre el particular,

para la afectación del registro de salida.
• Accede al SAI-Almacenes de Unidad Médica y actualiza registros en el <Proceso>
• “Salidas”, <Función> “Internos”, <Tipo de Movimiento> “Bajas” y emite el reporte:
“Bajas de artículos suspendidos”.
• Informa mediante oficio al Contador o Contralor de la unidad médica sobre el monto de
la baja para la afectación contable correspondiente.

CONCENTRACIÓN DE ARTÍCULOS

Concentra los artículos del Área de Control de Abasto y Suministro conforme al

“Procedimiento para la concentración y canje de bienes de consumo.
• Accede al SAI-Almacenes de Unidad Médica y actualiza registros en el <Proceso>
“Salidas”, <Función> “Internos” <Tipo de Movimiento> “Concentraciones”, de
acuerdo al Manual del Usuario, obtiene el reporte: “Concentración de artículos
disponibles”.
• Archiva los siguientes reportes en el expediente correspondiente, según sea el caso:
“Bajas de artículos suspendidos
“Concentración de artículos disponibles”,

ALMACEN A GRANEL SOLICITUD, RECEPCIÓN Y SURTIDO DE ARTÍCULOS A LOS

SERVICIOS

• Elabora del formato “Reaprovisionamiento y Control de Material a Servicios de la

Unidad Médica” F/RS/1/94 para el requerimiento de material al almacén de unidad
médica, en forma semanal o quincenal, tomando en cuenta su dotación autorizada
contra su existencia física.

37
 • Recaba firmas de autorización de las autoridades de la unidad en el formato
“Reaprovisionamiento y Control de Material a Servicios de la Unidad Médica”
F/RS/1/94.
• Entrega formato de “Reaprovisionamiento y Control de Material a Servicios de la
Unidad Médica” F/RS/1/94, almacén de unidad médica.
• Recibe del responsable del almacén a granel de la unidad médica su formato de
“Reaprovisionamiento y Control de Material a Servicios de la Unidad Médica”
F/RS/1/94 debidamente requisitado y autorizado.
• Asigna número de folio al formato de “Reaprovisionamiento y Control de Material a
Servicios de la Unidad Médica” F/RS/1/94 por grupo de suministro.
• Accede al SAI-Almacén de Unidad Médica y procede a la captura del formato de
“Reaprovisionamiento y Control de Material a Servicios de la Unidad Médica”
F/RS/1/94, para afectar existencias.
• Determina el personal que suministre y entregue los productos al Responsable del
Almacén a Granel.
• Entrega los artículos al responsable del Almacén a granel.
• Recaba firma de recibido en el formato de “Reaprovisionamiento y Control de Material
a Servicios de la Unidad Médica” F/RS/1/94 y archiva cronológicamente.
• Recibe los artículos del Almacén de Unidad Médica, acomoda, controla y suministra a
los servicios, bienes de consumo haciendo uso de la conversión a granel de los
artículos.
• Accede al SAI-Almacén de Unidad Médica y registra en el formato F/RS/1/94 lo
suministrado a los servicios cada 24 horas.
• Archiva en el expediente correspondiente copia del formato.

6.3 Políticas para el almacén de unidad médica.

Definición de política.

Guía o curso de acción. Criterio necesario para orientar el cumplimiento global o específico
de las funciones de los órganos que integran la estructura. Criterio o directriz de acción
elegida como guía en el proceso de toma de decisiones al poner en práctica o ejecutar las
estrategias, programas y proyectos específicos del nivel institucional.

Es muy importante que el Coordinador de Almacén conozca los documentos normativos en

relación al abastecimiento, en ellos se presentan las políticas que guían la toma de
decisiones a nivel institucional; a continuación se presentan las principales políticas
relacionadas con los diferentes procedimientos que se llevan a cabo en el Almacén de
Unidad Médica.

• La Coordinación de Control de Abasto es el órgano normativo para los almacenes del

IMSS.
• Las Coordinaciones Delegacionales de Abastecimiento serán las encargadas de la
vigilancia para el funcionamiento de los Almacenes de Unidades Médicas.
• Será responsabilidad de la Coordinación de Control de Abasto, a través de la
Coordinación Delegacional de Abastecimiento y Equipamiento y/o Jefes de
Abastecimiento de las UMAE, mantener actualizados los programas del SAI-
Almacenes de Unidad Médica, con la frecuencia requerida.
38
• Verificar los artículos al momento de la recepción, realizando el conteo y revisión en
presencia del representante del proveedor que efectúe la entrega, de acuerdo a la
documentación con la que se recibe, emitirá el alta correspondiente.
• Recibir y acomodar los bienes al momento de su recepción, según la “Norma que
establece las disposiciones generales para la administración y operación de
Almacenes en el Instituto Mexicano del Seguro Social”, clave 1000-001-007.
• Verificar al momento de su recepción los bienes de consumo entregados en
empaques colectivos o secundarios en las áreas almacenarias, que estén plenamente
identificados con la clave del artículo, nombre genérico, número de lote, cantidad,
fecha de caducidad y en su caso fecha de fabricación, así como las instrucciones para
su conservación y cotejarlo con la Remisión del pedido.
• Dar el tratamiento a los bienes que requieren de refrigeración, en estricto apego a lo
establecido con la “Norma que establece las disposiciones para mantener y controlar
los equipos de la red de frío en el manejo de insumos para la salud en el Instituto
Mexicano del Seguro Social”.
• Llevar el control de caducidades a efecto de evitar el vencimiento del material que se
maneja bajo estas características. Utilizando el método de primeras entradas y
primeras salidas. (PEPS)
• Separar y vigilar que por ningún motivo los artículos que se encuentren suspendidos
por las autoridades superiores sean utilizados para su uso.
• Registrar en el sistema SAI los bienes suspendidos, deteriorados o que hayan
caducado, como existencias no disponibles, en tanto no se liberen, se den de baja o
se concentren para efectuar su canje.
• Suministrar los bienes que se encuentren en calidad de suspendidos, de acuerdo a las
notificaciones que se realicen por parte de la Secretaría de Salud, Dirección de
Prestaciones Médicas, o en su caso, por parte de la Unidad de Administración,
Coordinación de Control de Abasto o Coordinación de Abastecimiento y Equipamiento
de Nivel Delegacional.
• Requisitar de forma inmediata todo documento que genere algún tipo de movimiento
de Almacén, de acuerdo a su instructivo de llenado y deberá registrarse en el control
de inventarios establecido.
• Proporcionar por escrito en los cierres mensuales, al personal de puestos superiores
de la Unidad Médica, los requerimientos de información de la operación del Almacén;
a efecto de que éstas determinen las necesidades de bienes, el control de existencias
y estadísticas de consumos de los mismos.
• Vigilar el consumo promedio mensual del Cuadro Básico Institucional de los artículos
del Almacén, a efecto de evitar desabasto, solicitando un requerimiento extraordinario,
para aquellos artículos que estén por debajo del límite mínimo establecido.
• Obtener cifras control, (sumando los “específicos” de la clave de artículo y las
cantidades) de todo documento que origine cualquier movimiento de artículos antes de
ser registrado en el SAI-Almacenes de Unidad Médica.
• Abastecer suficiente y oportunamente al Almacén a Granel y a la Central de Equipos y
Esterilización (CEYE).
• Realizar los cierres de turno, la transmisión de consumos y existencias diariamente,
las demás transmisiones serán con la periodicidad que defina la Coordinación de
Control de Abasto de acuerdo a las instrucciones que para tal efecto emitan para
realizar los respaldos de información y el cierre mensual en las unidades incorporadas
al SAI.
39
 • Verificar que toda solicitud de “Reaprovisionamiento y control de material a servicios
en Unidades Médicas” contenga la clave presupuestal de la CEYE o servicio que lo
solicite conforme al módulo de unidades de servicio, del subsistema normativo,
establecidos por la Dirección de Finanzas y el número de folio asignado por el
Almacén Delegacional.
• Respetar las fechas establecidas en el calendario de resurtido, emitido por el Almacén
Delegacional en el mes de enero, así como el correspondiente a los servicios de la
Unidad Médica.
• Recibirá solicitud de reaprovisionamiento por parte del Almacén a Granel y la Central
de Equipos y Esterilización (CEYE), como mínimo 3 veces al mes, en lapsos no
mayores a 10 (diez) días naturales en todas las Unidades Médicas.
• Surtir por parte del Almacén a Granel y de la CEYE a los servicios, su dotación cada
24 horas previa solicitud.

6.4 Definiciones almacén de unidad médica:

• Almacén a granel: Área independiente del almacén de la unidad médica, facultada para la
recepción, custodia, control y entrega de bienes de consumo, haciendo uso de la
conversión a granel para cubrir las necesidades de los diferentes servicios de la unidad
por 24 horas.
• Almacén de Unidad Médica: Área facultada en la Unidad de Atención Médica para la
recepción, custodia, control y entrega de bienes de consumo e inversión para el uso y
servicio de la Unidad.
• Artículo: Es todo bien mueble que satisface parcial o totalmente una necesidad. El
término indicado para el Instituto será el de bienes, de acuerdo a la Ley General de
Bienes Nacionales.
• Bienes de consumo o artículos: Los bienes que por su utilización en el desarrollo de sus
actividades que se realizan, tienen un desgaste parcial o total y son controlados a través
de un registro global en los inventarios, dada su naturaleza y finalidad en el servicio. Los
que se desgastan o extinguen en su uso primario y por lo tanto no son susceptibles de ser
utilizados nuevamente, los cuales en el Instituto se clasifican como bienes de uso
terapéutico (insumos para la salud) y no terapéutico.
• Caducidad: Fecha de vencimiento impresa o no en el marbete del producto.
Característica que tienen los insumos para perder en un lapso de tiempo la potencia para
ser consumidos, tales como: medicinas, vacunas, lácteos, reactivos, químicos, materiales
de curación y otros.
• Centro de costos: Es la codificación de dos dígitos que identifican a los servicios en la
unidad, de acuerdo al catálogo de servicios de la Coordinación de Presupuesto,
Contabilidad y Evaluación Financiera.
• CEYE: Entiéndase como a la Central de Equipos y Esterilización.
• Clave del artículo: Es la expresión codificada y asignada a cada bien que adquiere el
Instituto y que sirve para uniformar, unificar y establecer un número único de
identificación.
• Consumo: Salida, uso y utilización de los bienes muebles, mercancías, materias primas y
servicios adquiridos y suministrados por el IMSS. Pueden ser registrados a partir del
surtimiento de una receta individual o colectiva o una salida de almacén de unidad
médica, de una CEYE o almacén delegacional.

40
• Consumo sustituto: Entrega de un artículo en lugar de otro con características
semejantes, con autorización del responsable del servicio demandante, derivado de la
falta del originalmente solicitado.
• Conversión a granel: Actividad que consiste en dividir la cantidad de presentación del
• Artículo a la unidad de medida, pieza., kilo, litro, etc., para el surtido a los servicios
consumidos por el almacén de la unidad médica y por la CEYE.
• Dotación fija: Cantidad autorizada de un artículo, por las autoridades de la unidad, para
cubrir las necesidades del servicio consumidor, por un periodo determinado (24hrs,
semanal, quincenal), invariablemente acorde al CPMV autorizado para la unidad.
• Empaque: Preparación de un bien para su embarque o almacenamiento. Incluye el flejado
si se requiere, acojinarlo, envolverlo, sujetarlo con correas, colocarlo en el envase de
embarque y marcarlo.
• Existencia: Volumen físico de artículos que se tienen en disponibilidad inmediata para su
abastecimiento o consumo en almacenes o unidades de servicio.
• existencia no disponible: Es la cantidad de artículo que se encuentra fuera de uso,
“congelado” o suspendido por la unidad competente, mismo que podrá ser dado de baja,
devuelto o incorporado nuevamente a las existencias disponibles.
• Frecuencia del suministro: Atributo por unidad servicio, grupo de suministro y partida
presupuestal que indica la periodicidad con que se suministran los bienes a esa unidad.
La periodicidad podrá ser semanal, quincenal, mensual o bimestral, tiene como parámetro
el factor máximo y mínimo asignado.
• Erogación que llevan a cabo los entres económicos para adquirir los bienes necesarios en
la realización de sus actividades de producción de bienes o servicios, públicos o privados.
• Programa de entrega: Es el tiempo requerido o convencido para la recepción de artículos
para un periodo de tiempo determinado.
• Proveedor: Es aquella persona física o moral, nacional o extranjera, que se encuentra
autorizada para vender los insumos que comercia y a quién se le puede encomendar
mediante contrato el abastecimiento de bienes o servicios en favor del Instituto.
• Reaprovisionamiento: Procedimiento mediante el cual las unidades almacenarias
abastecen de bienes en forma periódica a las unidades de servicio, para que éstas no
almacenen más de lo que consumen.
• Registro contable: Afectación o asiento que se realiza en los libros de contabilidad de un
ente económico, con objeto de proporcionar los elementos necesarios para elaborar la
información financiera del mismo.
• Remisión de almacén: Es el documento oficial mediante el cual las unidades
almacenarias surten a otras unidades almacenarias, y es la base para contabilizar las
entradas y salidas de un almacén a otro almacén. Invariablemente se deberá recabar el
sello de alta en el almacén receptor para que tenga validez.

41
 7. SISTEMA DE ABASTO INSTITUCIONAL (SAl)

El Sistema de Abasto Institucional (SAl) es una innovación al Sistema Automatizado de

Información en el IMSS, que permite a través de una unidad central de procesos, controlar y
realizar la transmisión en red, desde la unidad de atención médica al almacén delegacional y
a nivel central sobre la recepción, proceso e intercambio de la información relativa a los
bienes de consumo, a las diferentes áreas que concurren en la operación del abasto
institucional.

Un "Sistema de información" es el conjunto de personas, equipo, datos, procesos y

procedimientos que funcionan articulados y que buscan facilitar y apoyar el desempeño de
las personas para cumplir con las actividades para el buen funcionamiento de nuestra
institución.

7.1 Almacén de unidad médica

Está constituido por los siguientes procesos:

1. Catálogos
2. Entradas
3. Salidas
4. CEYE
5. Estadísticas
6. Cierre
7. Utilerías
8. Especiales (este proceso no se describe en el presente)
9. Enlace (este proceso no se describe en el presente)

En cada proceso existen diferentes funciones en las cuales se puede generar los reportes
necesarios de acuerdo al proceso señalado, se presentan las principales funciones de cada
uno de los procesos del SAI Almacenes de Unidad Médica:

42
 1. PROCESO "CATÁLOGOS"

Función "Artículos"

Reporte: Catálogo de Artículos.

Objetivo Proporcionar información detallada de los bienes y las

actualizaciones efectuadas al Catálogo General de
Artículos, las afectaciones contables por revalorización de
existencias y reclasificación de grupos de suministro.

Periodicidad Cuando por disposición de autoridades del Instituto sea

necesario actualizar el Catálogo o cuando se requiera
consulta.

Función “Unidades”

Reporte: Catálogo de Unidades

Objetivo Proporcionar información actualizada sobre las

clasificaciones presupuestales a las que se les da servicio

Periodicidad Cada vez que sea necesario.

Función "Máximos y Mínimos. Calendario de Resurtido

Reporte: Claves autorizadas.

Objetivo Mantener actualizados: máximos y mínimos; óptimos y

CPM_V autorizados para la unidad.

Periodicidad Cada vez que lo indique la Coordinación de

Abastecimiento y Equipamiento.

Reporte: Calendario de resurtido

Objetivo Presentar información de sobre surtido, embarque y

recepción de artículos para el almacén.
Periodicidad Cada vez que sea necesario

43
Función "Responsable de Servicio"

Reporte: Catálogo de responsables

Objetivo Mantener actualizada la información sobre responsables

de servicio.

Periodicidad Cada vez que sea necesario.

2. PROCESO "ENTRADAS

Función "Remisiones". Registro

Reporte: Registro de Remisiones.

Objetivo Obtener constancia de registro de las remisiones en el

sistema y de las incidencias detectadas, y la valorización
de toda la información (total de la remisión, diferencias y
valor de lo recibido).

Periodicidad Siempre que se registre una remisión ordinaria o

extraordinaria

Función "Fuente Alterna". Registro

Reporte: Registro de Fuente Alterna.

Objetivo Registrar las compras que hace el almacén de la unidad

médica a los diferentes proveedores (fuentes alternas de
abasto, y HGZ).

Periodicidad Cada vez que sea necesario

Función "Internos"

Reporte: Remisiones por Traspaso de Entrada

Devoluciones de Servicio
Devoluciones de la CEYE
Ajustes de Entrada por Autorización

Objetivo Brindar información sobre los movimientos internos de

entrada por artículos recibidos por el Almacén de la
unidad.

Periodicidad Cada vez que sea necesario

44
Movimientos internos Tipo de movimiento Motivo de movimiento

Traspasos de entrada Apoyo

Devoluciones de servicio Excedente

Ajustes de entrada al Autorización

almacén
Devoluciones de la CEYE Excedente

Función: Liberaciones

Reporte: Liberación de artículos suspendidos

Objetivo Proporcionar información sobre artículos liberados

que en algún momento estuvieron suspendidos.

Periodicidad Cada vez que sea necesario

3. PROCESO "SALIDAS"

Función "Reaprovisionamiento a la CEYE"

Reporte: Reaprovisionamiento a la CEYE

Objetivo En esta opción se capturan las salidas del Almacén

de Unidad Médica por reaprovisionamiento a la
Central de Equipo y Esterilización o subalmacén.

Periodicidad Cada vez que sea necesario.

Función "Surtido a Servicios"

Reporte: Surtido a servicios.

Objetivo Llevar el control del registro de los consumos

generados por la solicitud de reaprovisionamiento a
servicios.

Periodicidad Cada vez que sea necesario

45
Función "Internos"

Reporte:  Movimientos a bajas de artículos

suspendidos
 Bajas de artículos deteriorados
 Remisiones por traspasos de salida
 Movimientos a no disponibles de
artículos suspendidos
 Concentraciones de artículos
disponibles
 Muestras
 Movimiento a No Disponibles de
Artículos Deteriorados
 Ajustes de Salida
 Movimientos a Concentración de
Artículos Suspendidos
Objetivo Informar sobre los movimientos internos de salida de
los artículos por los diferentes tipos de movimientos
que se efectúan

Tipo de movimiento Motivo de movimiento

Traspasos  Apoyo
 IMSS
Oportunidades
Concentraciones  Disponibles
 Deteriorados
 Caducos
Bajas  Deteriorados
 Caducos
Ajustes  Autorización
Muestras  Análisis
A no disponibles  Deteriorados
 Caducos
Función "Movimientos de Artículos Suspendidos"

Reporte: Movimientos a Concentraciones de Artículos

Suspendidos
Movimientos a No Disponibles de Artículos
Suspendidos
Movimientos a Bajas de Artículos Suspendidos

Objetivo Informar sobre los movimientos de los artículos

suspendidos por los diferentes tipos de movimientos
que se efectúan (concentraciones a no disponibles,
bajas).

Periodicidad Cada vez que sea necesario.

46
 4. PROCESO "CEYE"

Función "Surtido a Servicios"

Reporte: Surtido a Servicios por la CEYE.

Objetivo Proporcionar información sobre los artículos que se

surtieron a los servicios por la CEYE.

Periodicidad Cada vez que sea necesario.

Función "Ajustes"

Reporte: Ajustes de Entrada de la CEYE

Ajustes de Salida de la CEYE

Objetivo Capturar la información de ajustes de entrada o salida

de la CEYE. Estos artículos tuvieron que ser enviados
a la CEYE con anterioridad para su captura.

Periodicidad Cada vez que sea necesario.

Función "Inventario"

Reporte: Estado del inventario de la CEYE.

Objetivo Brindar información sobre los movimientos por grupos

de artículos, así como sus existencias.

Periodicidad Cada vez que sea necesario

Función "Claves con Conversión"

Reporte: Artículos con conversión a CEYE

Objetivo Proporciona información sobre las claves que

son susceptibles de conversión a granel para ser
surtidas a los servicios.

Periodicidad Cada vez que sea necesario.

47
 5. PROCESO "ESTADÍSTICAS"

Función "Estado del Inventario"

Reporte: Estado del Inventario del Almacén

Objetivo Presentar la información referente a entradas,

salidas, existencias y artículos sin movimiento en
más de "X" días.

Periodicidad Cada vez que sea necesario

Función "Inventario Valorizado"

Reporte: Inventario Valorizado

Objetivo Proporcionar información generalizada sobre

artículos, existencias y sus precios para dar una
panorámica general del importe del inventario.

Periodicidad Cada vez que sea necesario.

Función" Artículos fuera de rango"

Reporte: Informe de Artículos Agotados

Informe de Artículos con Baja Existencia
Informe de Artículos con Sobre Existencia
Objetivo Proporcionar información sobre artículos fuera
de rango normado por autoridades superiores
(agotados, baja existencia y sobre existencia).

Periodicidad Cada vez que sea necesario.

Función "Estadística de Consumo"

Reporte: Mensual:
Informe de Consumos de la Unidad Médica
Informe de los "X" Artículos de Mayor Consumo
Informe de los "X" Artículos de Mayor Importe
Anual:
Informe Anual por Artículo-Servicio
Informe Anual por Artículo

Objetivo Proporcionar información por artículo sobre el

48
 consumo o mayor importe por centro de costo y
los servicios a los que se asigna.

Periodicidad Cada vez que sea necesario.

Distribución Original. Almacén de la unidad médica.

Uso del reporte Señala el consumo por artículo y por centro de

costos con una periodicidad mensual o anual. Se
puede obtener información sobre artículos de
mayor consumo o mayor importe.

Función: “Atención Almacén Delegacional"

Reporte: Informe Delegacional de Artículos Negados

Informe Delegacional de Artículos Parcialmente
Atendidos
Informe Delegacional de Artículos Totalmente
Atendidos
Resumen General de Suministro Delegacional

Objetivo Proporcionar información sobre el suministro por

almacén delegacional al Almacén de unidad
médica.
Periodicidad Cada vez que sea necesario.

Función "Órdenes de Almacén Delegacional"

Reporte: Informe de pendientes de recibir o enviar.

Objetivo Permitir conocer los artículos que están

pendientes de recibir o enviar al Almacén
delegacional

Periodicidad Cada vez que sea necesario

Función "Consumo Proyectado"

Reporte: Informe del Consumo Proyectado

Objetivo Proporcionar información sobre proyección de

consumo con base en el consumo registrado,
máximos, mínimos y existencia disponible.

Periodicidad Cada vez que sea necesario.

49
Función "Detalle de Movimientos"

Reporte: Detalle de Movimientos del Almacén de la

Unidad Médica
Objetivo Proporcionar información detallada de los
movimientos de entrada y salida efectuados en
al Almacén de la unidad por clave, por grupo,
total, diferencias

Periodicidad Cada vez que sea necesario

Uso del reporte Sirve para consulta sobre los movimientos de
entrada y salida efectuados en el almacén

6. Cierre.

En esta opción se realizan los diferentes cierres que tiene el sistema que son: Diario y
Mensual.

También se podrán generar diferentes reportes como son:

No es posible hacer modificaciones a la información presentada en ninguna de las opciones.

Estas son las opciones con las que cuenta el cierre:

Fin de Día

En este reporte se muestran todos los movimientos realizados en el día actual y un día
anterior, obteniendo el saldo del mes.
Al presionar el botón <Proceso> se Solicitará una confirmación para iniciar el proceso del
cierre.
Para continuar es necesario presionar el botón <Si>, para cancelar el cierre hay que
presionar el botón <No>.

50
Al contestar de forma afirmativa el proceso se iniciara con la primera parte Generar y
Comprimir Respaldo, y continuara con las otras dos Enviando Consumo y Existencia y
Generando Cierre Diario.
Solicitará la confirmación para guardar de forma automática el reporte de movimientos, es
recomendable contestar afirmativamente con el botón <Si>.
Independientemente de la respuesta se mostrará en pantalla el reporte del informe de
movimientos diarios. En este reporte podrá identificar el tipo de movimiento y la cantidad por
la cual se originó cada uno de ellos. Los tipos de movimientos son: entradas, ajustes, salidas,
traspasos, concentraciones, bajas, ajustes, actualización al catálogo de artículos,
actualización al catálogo de unidades y movimientos a no disponibles. Los movimientos que
aquí se presentan se acumulan para ser mostrados en el reporte de fin de mes.

Informe Directivo

Esta opción presenta un resumen de los movimientos que realizó el almacén a la C.E.Y.E.,
por ejemplo : atención almacén de unidad a servicios / C.E.Y.E, atención del almacén
regional, atención del almacén delegacional, inventario valorizado, remisión de pedido,
claves fuera de rango, situación contable, cierre mensual y cierre anual. Para cada uno de
estos conceptos se despliega la cantidad, el porcentaje de nivel de atención y el importe.

Artículos Suspendidos

Esta opción genera un reporte de los artículos que con anterioridad fueron suspendidos. Los
datos que contiene son: clave del artículo, descripción corta, número y fecha del documento
de suspensión, R.F.C. proveedor, número de lote, cantidad y observaciones.

Movimientos Valorizados

Mediante esta opción se puede consultar los diversos tipos de movimientos de entradas o
salidas en forma valorizada. La pantalla que despliega tiene dos pestañas: entradas y
salidas.

51
Entradas

Los movimientos de entrada disponibles son los siguientes:

Entradas
Remisión de Almacén
Fuentes Alternas
HGZ
Entrega en Unidades
Traspasos
Devoluciones de Servicios
Devoluciones de la C.E.Y.E.
Revalorizaciones (+)
Reclasificación de Grupos (+)
Ajustes del Almacén (+)
Ajustes a la C.E.Y.E
Variación de precios (+)
Todos

Los movimientos de Salida disponibles son los siguientes:

Salidas
Reaprovisionamiento a la C.E.Y.E.
Consumo de Servicios de Almacén
Consumo de Servicios de la C.E.Y.E.
Traspasos
Concentraciones
Muestras
Bajas
Ajustes del Almacén (-)
Ajustes de la C.E.Y.E. (-)

52
 Variación de Precios (-)
Revalorizaciones (-)
Reclasificación de Grupos (-)
Todos

Transmisión Contabilidad / Presupuesto

Mediante esta opción se genera el enlace de los movimientos contables de la unidad para
que se envíen a finanzas Delegacional.
Seleccione el tipo de enlace que va a generar y presione el botón de <Proceso>.
Los tipos de enlace disponibles son los siguientes:
• A Diskette
• En Línea
• A Disco Duro

Si la opción que se selecciona para el proceso es la primera o la última, se generara un

archivo contable que se guardara con el siguiente formato: Clasificación Presupuestal con
extensión .ORD.

La ruta se determinara dependiendo del Tipo de Enlace seleccionado, pero se mostrara una
pantalla como la siguiente indicando donde se guardará y como se llamará el archivo.

Al terminar de generar el proceso, despliega el reporte de relación de volantes de

codificación como se muestra en la siguiente imagen.

Indicadores de Desempeño
En esta opción se calculan los indicadores de desempeño.

Proporcione el número de derechohabientes que dependen del almacén para poder efectuar
el cálculo de los indicadores de desempeño.
Genera el reporte de los indicadores de desempeño del mes en que se están generando.
Genera el reporte de informe indicadores de desempeño histórico.

53
Cierre Mensual

• Al presionar el botón <Correr Proceso> se inicia el cierre mensual y deja los archivos
limpios para guardar la información del mes siguiente. Calcula además la cantidad
solicitada para el almacén delegacional. Es indispensable antes de realizar el cierre de
mes se realice el cierre de Fin de día y Transmisión Diaria.
• En caso de no haber generado el cierre diario antes de intentar cerrar el mes se
emitirá el mensaje, no se ha realizado el cierre diario.

7. Utilerías.

La opción de utilerías nos ofrece una serie de herramientas que nos ayudarán a manejar de
manera más eficiente el sistema, así como proteger y obtener un uso más óptimo de la
información. Las opciones que ofrece son las siguientes:

Respaldo de Bases de Datos

Impresiones
Tablas y Parámetros
Carga Inicial.
Respaldo de Bases de Datos

Esta opción se encarga del respaldo de la base de datos al disco duro.

Al dar clic sobre el icono (carpeta) en donde se encuentra la ruta se mostrará esta
pantalla para poder seleccionar la ruta donde se desea crear el respaldo.

Al oprimir el botón <Proceso> se realizara un respaldo de la base de datos con

el siguiente formato “AUM_DDMMMYYYY” y esta se almacena en la ruta especificada.
Dónde:
DD = Día del Respaldo Ejemplo “05”
MMM = Mes del Respaldo Ejemplo “AGO”
YYYY = Año del Respaldo Ejemplo ‘2013’
54
Para correr este proceso, deberá asegurarse de que no hay ningún otro usuario utilizando el
sistema, de lo contrario le mostrará un mensaje.
En caso de querer guardar una copia del respaldo en alguna otra máquina, es necesario
contestar de forma afirmativa al mensaje en la siguiente pantalla.

Es necesario ingresar el nombre de la computadora en la cual se desea copiar el respaldo.

En caso de tener algún problema al realizar la copia se mostrara el siguiente mensaje.

55
Impresiones

Por medio de esta opción se muestra un listado de los reportes que se han archivado, y
permite seleccionarlos para imprimirlos.

En esta pantalla podrá ordenar los reportes existentes por nombre o por descripción. O
localizar un reporte determinado. Los reportes que despliega la pantalla estarán registrados
en dos colores para diferenciar los reportes: sin generar y los ya generados.

Al presionar este botón se desplegará en pantalla el reporte seleccionado.

Si elige un reporte no generado (en azul) se desplegará la siguiente pantalla:

56
En caso de seleccionar un reporte generado (en verde) se mostrara en pantalla la vista
previa de dicho reporte.

Tablas y Parámetros

Pantalla principal de Tablas y Parámetros

57
Funcionamiento
Esta pantalla cuenta con 11 pestañas
 Datos de Control
 Tipos de Movimientos
 Contable
 Conversión a Granel
 Excepción de Conversión
 Motivo de Movimiento
 Grupos
 Especialidades Medicas
 Referencia para Traspasos
 Indicadores de Desempeño
 Reportes del Sistema

En todas las pestañas se puede observar en la parte inferior como se muestra en la siguiente
imagen los siguientes controles:

En el lado izquierdo de la imagen anterior se pueden observar dos botones arriba y un

navegador en la parte inferior.

El botón <Cambios> se activa si se tienen permisos para poder modificar la información

contenida en la pestaña actual por parte del área Normativa. Al dar clic sobre el botón se
activan en la parte derecha de la pantalla los botones <Aplicar F1> y <Cancelar F12> y se
puede modificar la información presentada en pantalla.

Después de realizar los cambios deseados es necesario presionar el botón <Aplicar F1> para
guardar dichos cambios.

58
Datos de Control

59
Tipos de Movimientos

En esta pestaña se pueden observar los tipos de Movimientos que se utilizan en el sistema,
tanto de Entrada, como de Salida

60
Contable

En esta pestaña se pueden observar los movimientos contables registrados en el sistema en

base a los movimientos capturados en los diferentes módulos del sistema.
Algunos de los datos contenidos son los siguientes:
 Cve de Movimiento
 No. De Documento
 Clas. Pptal. Unidad
 Fecha Origen (Movto)
 Partida Presupuestal
 No. Proveedor
 No. de Alta
 Importe

61
Conversión a Granel

Los datos que se pueden observar en esta pestaña son los siguientes:

 Tipo de Presentación
 Unidad de Presentación
 Marca de CEYE
 Excepción de Conversión

65
Excepción de Conversión

En esta pestaña se pueden ver las claves de los artículos que están exentas de
conversión.

66
Motivo de Movimiento

Los campos que se pueden observar en esta pestaña son los siguientes:
 Movimiento
 Motivo
 Descripción del motivo

67
Grupos

En esta pestaña podemos ver los grupos en los que se dividen los artículos y los
datos son los siguientes
 Grupo
 Descripción

68
Especialidades Médicas

En esta pantalla se pueden observar las Especialidades médicas con las que se
puede trabajar dentro del sistema y los datos son los siguientes:Clave de
Especialidad Médica
Descripción

69
Referencia para Traspasos

En esta pestaña se pueden observar los centros de costos a los que se les puede
realizar traspasos dentro del sistema.

70
Indicadores de Desempeño

Los datos que se pueden observar en esta pestaña son los siguientes:

 Clave Indicador
 Tipo
 Parámetro 3
 Descripción
 Parámetro 1
 Parámetro 2

71
Reportes del Sistema

En esta pantalla se pueden ver algunos de los reportes que genera el sistema y los
datos son los siguientes:
 Nombre del Reporte
 Descripción del Reporte

72
 7.2 Almacén delegacional o central.

Proceso de Almacenaje.

En este proceso se consultan los inventarios y se modifican los procesos de

almacenaje de los artículos dentro del Almacén, así como su estado dentro del
mismo, pueden ser ordenados por artículo proveedor y lote, primeras en entradas,
primeras salidas, primeras caducidades, primeras salidas,. Aquí se incluyen las
líneas de almacenaje, los movimientos internos, modificación a caducidades, así
como los reportes que generen dichos movimientos:

Para seleccionar las opciones de este menú solo se la da un clic con el mouse a la
opción deseada.

1. Líneas de Almacenamiento

En esta opción se manipula el catálogo de líneas de almacenamiento, así como los

artículos por línea, a dichas opciones se tiene acceso mediante la elección de una
carpeta.
Datos contenidos:
Línea: Es una cadena de caracteres con 3 posiciones, que por ser un campo llave,
no se puede repetir y es obligatorio para el proceso de Insertar.

73
Artículos por Línea

La pantalla de artículos por línea nos dice qué artículos están contenidos en cada
línea de almacenamiento, también permite insertar, buscar o eliminar los artículos de
cada línea.
Reportes.
Reporte de Todas las Líneas
Reporte de una línea en específico.

2. Asignación masiva de líneas

Esta opción nos permite asignar línea de almacenamiento por grupo de suministro de
todos sus artículos.

3. Movimientos Internos de Almacén

Esta opción nos permite registrar el cambio de estado de los artículos dentro del
almacén, ya sea por condición suspensiva o propiedad IMSS.
Los campos que se manejan son los siguientes:
Artículo: Capture el grupo, genérico, específico, diferenciador y variante del artículo
a mover o si necesita consultar la lista de los campos anteriores presione la tecla
<F1>. Una vez terminada la captura se desplegará la descripción del artículo
seleccionado.
Opciones:
Tipo de Existencia: Seleccione el tipo de existencia del artículo especificado, entre
propiedad IMSS o condición suspensiva. Una vez terminada la captura de datos se
desplegará en el grid de la pantalla el inventario de dicho artículo. Los datos que
despliega el grid son:

Grid de Lotes: Se despliega información referente al RFC y nombre del proveedor,

lote, caducidad, cantidad disponible, cantidad suspendida, cantidad deteriorada,
cantidad caducada, cantidad del artículo que se encuentra en trámite de baja,
cantidad de diferencia en inventario, cantidad télex.

74
Totales: De cada columna de cantidades del grid se desplegará la sumatoria de la
cantidad de todos los lotes del artículo.

Para modificar el estado del lote presione doble clic en el renglón al que corresponde
el movimiento. El siguiente paso es marcar el estado de existencia del artículo que va
a mover y el estado en el que lo va a dejar, esto haciendo clic en el grupo de
opciones que tienen el encabezado Mover De y Mover
Tipo de existencia propiedad IMSS:

De: A: Cantidad:
Disponible* Suspendido Cantidad total del lote
Deteriorado Cantidad total o parcial del lote
Caduco Cantidad total del lote.
Suspendido* Disponible Cantidad total del lote
Deteriorado Cantidad total o parcial del lote
Deteriorado Disponible Cantidad total o parcial del lote
Trámite de baja Cantidad total del lote
Caducado Disponible Cantidad total o parcial del lote
Trámite de Baja Cantidad total
Trámite de baja Disponible Cantidad total del lote
Diferencia de inventario Disponible Cantidad total del lote
Suspendida Cantidad total del lote
Deteriorada Cantidad total del lote
Trámite de baja Cantidad total del lote
Télex Disponible Cantidad total del lote
Suspendido Cantidad total del lote

Tipo de existencia de condición suspensiva:

De: A: Cantidad:
Disponible* Suspendido Cantidad total del lote
Suspendido* Disponible Cantidad total del lote

75
*Para los casos de disponible y suspendido se habilitará la opción de todos los lotes
del proveedor seleccionado.

Si se requiere capturar cantidad parcial del lote, se deberá capturar la cantidad en el

espacio designado.

Al activar el botón de <Aceptar> se realiza el movimiento de las cantidades del

artículo entre los estados de existencia seleccionados, por la cantidad especificada, y
de los lotes del artículo / proveedor especificados.

Si por el contrario, se activa el botón de <Cancelar>, el movimiento se anula, dando

oportunidad de capturar uno nuevo.

4. Modificación a Caducidades

En esta opción permite actualizar la fecha de caducidad de los artículos por lote /
proveedor para las existencias de propiedad del IMSS o de condición suspensiva.

Para modificar la caducidad del lote presione doble clic en el renglón al que
corresponde el movimiento. Se desplegará el RFC del proveedor en la parte inferior
de la pantalla y podrá modificar el lote y la fecha de caducidad:

Fecha de Caducidad: Nueva fecha de caducidad, la cual debe ser posterior al día
de hoy.

5. Devolución de Diferencias de Inventario

Esta opción se utiliza para cambiar el estado de un artículo marcado como diferencia
de inventario a inventario disponible, esta diferencia es resultante de la cancelación o
modificación a una preparación de embarque.
En esta pantalla aparece una lista con todos los lotes con diferencia de inventario, en
la cual se debe seleccionar un lote, varios o todos, para determinar cuáles son lotes
a devolver a inventario disponible.
76
6. Carga de Catálogo de Ubicaciones

En esta opción se realiza la carga inicial del catálogo de ubicaciones, determinando

el tipo de almacenamiento, el número de filas por almacenamiento y el número de
torres por fila.

7. Catálogo de ubicaciones

8. Análisis de Movimientos

En esta opción se genera el reporte de los movimientos del almacén. Este reporte
tiene como saldo inicial las cifras resultado del inventario nacional y puede ser
extraído por:

Artículo.
Grupo de Suministro.
Línea de Almacenamiento.
Proveedor / Unidad.

9. Reportes de Movimientos

Esta opción genera reportes de los movimientos del almacén, según los parámetros
que le sean especificados. Los tipos de reporte son:

Artículos en Trámite de Artículos Caducos Artículos a Caducar

Baja
Artículos Suspendidos Artículos no
Disponibles
Artículos Deteriorados Artículos sin
Movimiento

De cada uno de los reportes anteriores deberá especificar el tipo de existencia:

Propiedad IMSS o Condición Suspensiva.
77
10. Consulta de Existencias - Lote

Esta opción se utiliza para realizar consultas de las existencias en los lotes que están
registrados, según una clave de artículo dada.

11. Consulta de existencias - proveedor

Esta opción se utiliza para realizar consultas de las existencias en los proveedores
que están registrados, según una clave de artículo dada.
Esta pantalla se compone de cuatro carpetas las cuales son:
Existencias Cuadro Básico, Existencias Fuera de Cuadro Básico, Proveedor y
Movimientos.

La clave seleccionada desplegara la información contenida a través de las diferentes

carpetas de la consulta de existencias proveedores:
A) Exist. C.B. y Suminist,
B) Existencia por Artículo,
C) Proveedor y
D) Movimientos:

78
 8. INVENTARIO

1. Definición
Lista detallada, descriptiva y desglosada de artículos con la clave, cantidad y valor de
cada uno de ellos indicadas como disponible en un momento determinado.

2. Objetivo
Determinar las existencias físicas reales de los bienes de consumo y, en su caso, los
bienes de inversión en las unidades almacenarias, así como el valor de las mismas.

3. Tipos de inventario.

Inventario físico: Es el inventario físico de la totalidad de los bienes en una sola

etapa.
Es la acción física de certificar por medio de recuentos las existencias de artículos,
Verificación periódica en las unidades almacenarías a efecto de comprobar el grado
de eficiencia en los sistemas de control administrativo, el manejo de los materiales, el
método de almacenaje y el aprovechamiento de espacio en el almacén. Por lo
regular se practica anualmente la torna o levantamiento físico de inventario de los
bienes de consumo del IMSS

Inventario físico rotativo: Es el inventario físico programado por etapas periódicas

de determinados bienes hasta lograr tener la comprobación física de todos los bienes
en el lapso de un año.

Inventario físico selectivo: Es el inventario físico programado por etapas periódicas

de determinados bienes escogidos al azar con el objetivo de evaluar de manera
inmediata la confiabilidad de los controles y sistemas.

4. Fases.
Consta de tres fases que son: preparativo, desarrollo y resultado.

Con el propósito de obtener una óptima toma de inventario físico, será necesario que
las actividades que se citan a continuación se realicen con toda oportunidad en los
diferentes niveles de responsabilidad, para asegurar los mejores resultados del
inventario.

Preparativo
• Difusión del calendario de inventario.
• Nombramiento del coordinador de inventario
• Adecuado acomodo de artículos.
• Elaboración de la documentación y envío total de los artículos surtidos.
• Programa especial de reaprovisionamiento para tiempo de inventario.
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 • Registro total de la documentación que origina movimientos.
• Depuración de la cuenta de tránsitos.
• Revisión, verificación y corrección de la "Cuenta 13 de inventario", antes del
cierre contable que corresponde a la fecha de inventario.
• Obtención anticipada de los marbetes mecanizados de toma de inventario, con
los datos correctos del artículo, utilizando para ello el formato "Marbete para
inventario físico"
• Elaboración de la documentación y trámite correspondiente para dar de baja
los artículos obsoletos.

Desarrollo

• Colocación del "Marbete para inventario físico" para cada artículo.

Nota: Se elaboran todos los marbetes necesarios, pero puede suceder que el
artículo se encuentre en más de un lugar o en estibas, de ser así se elaborará
un marbete adicional por cada lugar donde exista el mismo artículo.

• Se dejan pendientes en el marbete los espacios correspondientes a

cantidades e iniciales.
• Después de poner todos los marbetes se realiza el primer conteo y se anota la
cantidad resultante, así como las iniciales de quien contó.
• Se notifica al coordinador del inventario el término del primer conteo para
ponerse de acuerdo con el supervisor, quien dirá en qué momento se
levantarán los marbetes del primer conteo.
• Se separa y se concentra el primer conteo, se organiza al personal para
realizar el segundo conteo, cuidando que no sean las mismas personas.
• Se realiza el segundo conteo y se anota la cantidad de artículos, así como las
iniciales de quien lo llevó a cabo.
• Se notifica al coordinador del inventario el término del segundo conteo y éste,
a su vez, se pone de acuerdo con el supervisor para realizar las supervisiones
correspondientes.
• Se realiza la supervisión de los conteos y nuevamente se anotan las iniciales,
si son correctas las cifras.
• Se levantan los marbetes, dando por terminado los conteos, éstos los
concentra el coordinador del inventario.
• Se coteja el segundo conteo contra el primero, verificando que sean iguales.
• En caso de discrepancia o error se realiza un tercer conteo, se tacha la
cantidad con una cruz y se anota la correcta.
• Los artículos que se deterioran durante el inventario se consideran como
existencias y al finalizar el inventario se tramita su baja.

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5. Resultado

• El coordinador del inventario se encarga de concentrar los marbetes y

entregarlos al área correspondiente.
• Se inicia la elaboración de informes con base en los resultados del inventario,
con lo cual se determinan las existencias y su valor, lo que nos da el nivel de
inversión. Las deficiencias y/ o bondades del sistema nos permiten actualizar
registros, todo esto de acuerdo con los datos de los marbetes del segundo
conteo.
• Los marbetes del primer conteo se quedan en el área de almacenamiento, ya
que nos sirven como base para el registro de cantidades en los marbetes de
casillero y las cifras de estos son el inventario inicial.

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9. MANEJO SEGURO DE MONTACARGAS

Una actividad muy importante del Coordinador de Almacén es proteger a su personal

contra los accidentes de trabajo, son vidas humanas y material costoso que se puede
dañar, es por ello que se debe conocer de una manera general los conceptos que se
presentan, se pone el ejemplo de un equipo especial: el montacargas, pero es
aplicable sus conceptos a cualquier equipo que se utilice en el almacén.

9.1 Identificación de riesgos relacionados con la operación de montacargas

La identificación de riesgos es la parte más importante para prevenirlos ya que

manejamos materiales, debemos identificar los riesgos que la carga misma
representa antes de moverla.

Regla Nº 1 de la operación de montacargas: “Perciba el riesgo y perciba el equilibrio

del beneficio/pérdida de su acción”.

9.2 Elementos generadores de riesgos relacionados con la operación de

montacargas:
La carga
El área donde se circula
El operador
El montacargas

Carga: Algunos de los riesgos que representa son:

Físicos
 Peso
 Inestabilidad
 Fragilidad
 Volumen

Químicos
 Inflamabilidad
 Reactividad
 Corrosividad
 Toxicidad

Área donde se circula

 Falta de señalamientos
 Falta de limpieza
 Objetos colocados fuera de su lugar

El operador: Los riesgos generados por el operador tienen como origen:

 Sus conocimientos
 Su habilidad
 Su actitud

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El montacargas: Riesgos generados por :

 Operación inadecuada
 Mantenimiento inadecuado
 Mal manejo de artículos:

En muchos de los casos está relacionada la operación de montacargas, por lo que

para evitar pérdidas o maltrato de los mismos hay que manejar este equipo con
sumo cuidado.

9.3 Actividades más frecuentes para las que se utiliza un montacargas:

 Estibar
 Transportación de materiales de mayor peso volumen

Estibar

Es colocar los artículos de manera que ahorren espacio, no significa encimar

materiales.

Tipos de cargas Distribución

 La preparación de la carga que se moverá puede representar riesgos.

 Una mala distribución de la carga en la tarima, puede afectar la
estabilidad del montacargas.
 Mantenga las piezas de carga mas pesadas cerca de la torre de
elevación.

Centro de
gravedad

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  La altura de la carga modificara el Centro de Gravedad

Centro de gravedad

 NUNCA se desplace con la carga elevada más de lo necesario para que no

toque el piso.
 Dos a Cuatro pulgadas del suelo, es una distancia segura.
 Los montacargas están diseñados para desplazarse con cargas.
 Los montacargas sin carga posiblemente pueda volcarse debido a que el
peso del contrapeso es muy elevado.
 Es tan importante conducir con seguridad un montacargas sin carga como
uno cargado.

9.4 Placa de información técnica

La mejor fuente de información básica respecto a la capacidad y otras características

de operación de montacargas esta indicada en su montacargas en la placa que fue
colocada por el fabricante.

9.6 Reglas de operación segura

El montacargas tiene la característica de hacer varios movimientos

 Bajar y subir las horquillas

 Moverse hacia delante o hacia atrás
 Mover la torre de elevación…… Solo haga uno a la vez
 No use el mecanismo de elevación para subir personal.
 Mantenga los brazos y piernas dentro del vehículo.
 Ceda el paso al personal a pie.
 Mantenga su vista en la dirección a la que se dirige.
 Disminuya la velocidad en áreas resbalosas.
 Disminuya la velocidad al dar vuelta, sin importar si esta lleno o vacío.
 Reporte cualquier carga o estiba inestable

84
 9.7 Maniobras especiales

Circulación

Maneje en reversa cuando la carga le impida la visibilidad

Identifique los riesgos de las áreas donde circula

En rampas inclinadas asegúrese de subir con la carga al frente y bajar en

reversa

85
 9.8 Carga de camiones

 Asegúrese de contar con una rampa de acceso a camiones adecuada

 Asegúrese que el piso del camión soportara el peso de su montacargas
 Asegúrese de que las calzas de de las llantas están colocadas

9.9 Inspección y mantenimiento preventivo

El montacargas es un equipo que por el riesgo que representa su operación, debe

estar en magnificas condiciones de funcionamiento y eso solo se logra mediante la
inspección diaria y el mantenimiento preventivo

La lista de inspección diaria del montacargas se debe utilizar antes de principiar el

turno y al terminarlo.

9.10 Conclusiones

Solo la responsabilidad del operador profesional puede asegurar la prevención de

pérdidas por accidentes relacionados con la circulación de montacargas.

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