RISALAH KELOMPOK BUDAYA KERJA (KBK)

Nama KBK : Jamu Jasa

Instansi : Kecamatan Jatibanteng Kabupaten Situbondo
Improvement : Pelayanan Administrasi Terpadu Kecamatan
bidang ( PATEN )
Tema ke : 1 (satu)
Tanggal dibentuk : 1 Januari 2020
KBK

Susunan Organisasi KBK

Jabatan Nama Usia Pendidikan Bidang Tugas Masa Kerja
Fasilitator Wira Mukti, S.STP, M.Si 38 S2 Magistra Mnj. Camat 2 Tahun
Ketua Fadnur Rahman, S.Sos. 51 S1 Sospol Sekretaris Kecamatan 1 Tahun
Sekretaris Suliman, SH 51 S1 Hukum Sub Bagian Perencanaan 1 Tahun
Anggota Faisol Afandi, SH. 34 S1 Hukum Seksi Pemerintahan 1 Tahun
Anggota Moh Iqbal, S.Kep, Ners 26 S1 Keperawatan Seksi Kesejahteraan Rakyat 2 Tahun
Anggota Indyah Soewitaningroem, 58 S1 Sosial Seksi Ekonomi 1 Tahun
SH Pembangunan

Aspek Mutu yang Diperbaiki (Pilih dan Bubuhkan Tanda

Lingkaran) :
Q C D S M E
(Quality/Kualitas) (Cost/Biaya) (Delivery/Pengiriman) (Safety/Keselamatan) (Moral) (Environment/Lingkun
gan)
Jadwal Kegiatan (Januari 2020 s/d Juni 2020) :
PDCA Langkah Kegiatan Jan Feb Mar Apr Mei Jun Pertemuan
Menentukan Tema Bahasan :
1.1. Identifikasi Permasalahan ****
1 1.2. Menentukan Tema
Permasalahan
1.3. Dampak Negatif terhadap
QCDSME
1.4. Persetujuan Atasan
Mencari Penyebab Permasalahan ****
2 :
2.1. Analisa Akar Penyebab
Masalah
Plan Menentukan Akar Penyebab **** 2
3 Dominan :
3.1. Analisa Tindak Lanjut Akar
Penyebab Dominan
3.2. Analisa Tindak Lanjut dan
Alternatif Solusi dan
Resiko
Merencanakan Perbaikan : ****
4.1. Merencanakan Perbaikan
dengan Metode 5W + 2H
4.2. Perhitungan Intermediate
4 Target
4.3. Analisa Negatif (Analisa
Resiko) serta Penanganan
Dampak Negatif
4.4. Judul Perbaikan
4.5. Persetujuan Manajemen
Melaksanakan Perbaikan : ** **** **
Do 5 5.1. Detail Tahapan Aktivitas 3
Perbaikan dan
Pemantauan Hasil Perbaikan
5.2. Tampilan Hasil * **** ****
Perbaikan/Prototype *
Meneliti Hasil Perbaikan :
 6.1. Perbandingan Alur Proses
Sebelum dan Sesudah
Check 6 Perbaikan 5
6.2. Pencapaian Sasaran Perbaikan
6.3. Manfaat bagi KBK dan Pihak
Lain
Standarisasi ****
7.1. Standarisasi Inputan
7 7.2. Standarisasi Proses
Action 7.3 Standarisasi Hasil 1
Menentukan Rencana Berikutnya ****
8
8.1. Rencana Perbaikan Berikutnya
8.2. Persetujuan Manajemen

PENDAHULUAN

KBK Jamu Jasa menentukan permasalahan yang akan dibahas yaitu tentang pelayanan Kependudukan. Di
Kecamatan Jatibanteng, pelayanan Kependudukan belum berjalan secara optimal. Hal ini dapat dilihat dari
pelaksanaan pelayanan Kependudukan yang belum sesuai dengan SOP khususnya dalam waktu penyelesaian
dokumen kependudukan yang cenderung lama padahal sebagaimana diketahui bersama bahwa layanan sektor
publik saat ini dituntut untuk cepat, tepat, dan akurat yangmana kepuasan masyarakat adalah hal yang paling
utama.

Dengan melihat kejadian tersebut di atas menjadi tantangan tersendiri bagi jajaran Kantor Kecamatan Sidomaju
untuk dapat mewujudkan Pelayanan Prima dengan motto “ Anda Puas Kami Puas “.
PLAN – Mengungkap Kondisi Semula dan Ide yang Diusulkan

Langkah 1 : Menentukan Tema

A.Identifikasi Permasalahan
Adapun sumber masalah dari pelaksanaan pelayanan kependudukan yang belum sesuai dengan SOP dimaksud
adalah sebagai berikut :
Nama Personil Tim KBK %Kum
No Masalah Total %
WR FR SL FA MI IS
Jauhnya Akses Pusat
1 Pelayanan ( Kecamatan ) 26 31 22 28 28 26 157 56% 56%
dengan Pemerintah Desa
Kurangnya pengetahuan
2 masyarakat terkait prosedur 9 7 10 8 10 8 52 19% 75%
pelayanan
Terbatasnya sarana
3 prasarana pelayanan 8 9 11 7 10 3 48 17% 92%
Kependudukan
4 Kualitas SDM Petugas 4 3 4 5 3 2 21 8% 100%
Pelayanan yang kurang
maksimal

JUMLAH 278 100

A. Menentukan Tema
Berdasarkan Diagram Pareto di atas, masalah terbesar adalah belum optimalnya sistem pelayanan kependudukan
yang berbasis teknologi sehingga KBK sepakat untuk menentukan TEMA : Percepatan Pelayan Administrasi
Kependudukan
Dari 4 (empat) permasalahan di atas, ada 1 ( satu ) permasalahan yang nilai frekuensinya paling banyak yaitu
Jauhnya Akses pusat pelayanan ( Kecamatan ) dengan pusat Pemerintah Desa dan dapat diuraikan sebagai
berikut :

%Kum
No Masalah Total %

Akses Transportasi dalam Pelayanan

1 Kependudukan yang jauh
7 40% 40%

Belum maksimalnya penyuluhan yang

2 dilakukan pemerintah desa kepada 8 100% 100%
masyarakat

JUMLAH 258 100

 Berdasarkan tabel di atas, masalah terbesar Letak geografis antar desa yang merupakan wilayah pegunungan
sehingga KBK sepakat menentukan JUDUL : PATEPPAK MON NYARE KEMBANG ANOM SE TENGAH
TEGAL di Kecamatan Jatibanteng dan menetapkan Initial Goal sebesar 100%.

A. Dampak Negatif Terhadap QCDS/EM

Dampak Negatif QCDS/EM yang timbul akibat permasalahan di atas adalah :

Aspe Dampak Negatif Kualitatif Dampak Negatif Kualitatif

k
Q Jarak desa ke pusat pelayanan yang jauh Tidak terkakulasi
C Biaya transportasi relatif mahal > 500.000,-
D Terbatasnya informasi layanan kependudukan Tidak Terkakulasi
S Manual pemborosan kertas dan ATK >1.000.000,-
M 1. Rendahnya edukasi pengetahuan masyarakat terkait Tidak terkakulasi
administrasi kependudukan
2. Karyawan malas dan kurang peduli terhadap pekerjaan

Persetujuan Manajemen :

Keputusan : Diterima / Ditolak / Ditunda

Komentar :

Tanggal : ........................................................

................................... . ............................ ................................

Pimpinan Fasilitator Ketua KBK
B. Mencari Penyebab Masalah
C. Analisa Akar Penyebab Masalah

MESIN MATERIAL Belum Adanya

Akses Transportasi dalam Biaya Transportasi dari desa
ke pusat pelayanan yang Pelayanan yang
Pelayanan Kependudukan yang
jauh mahal
turun langsung
kepada
MANUSIA LINGKUNGAN masyarakat yang
Pemahaman Masyarakat tentang Kualitas SDM Petugas
pentingnya administrasi Pelayanan yang kurang membutuhkan
Kependudukan yang masih rendah maksimal
pelayanan
kependudukan

D. Menentukan Akar Penyebab Domain E. Tindak Lanjut Akar Penyebab Domain

No Akar Penyebab Masalah Tindak Lanjut dan Alasan

Akses Transportasi dalam Pelayanan Kependudukan yang

1 jauh

2 Biaya Transportasi dari desa ke pusat pelayanan yang mahal DITINDAKLANJUTI karena masih
dalam kewenangan Instansi
Pemahaman Masyarakat tentang pentingnya administrasi
3 Kependudukan yang masih rendah
4 Kualitas SDM Petugas Pelayanan yang kurang maksimal

Kesimpulan: semua akar penyebab permasalahan ditindaklanjuti dikarenakan masih dalam kewenangan Instansi
Merencanakan Perbaikan
F. Merencanakan Perbaikan dengan Metode 5W + 2H

Masalah Penyebab Why What Where When Who How

Jauhnya Akses Akses jalan Untuk Turun - Kecamatan - Indentifikasi tempat
Transportasi menuju pusat efisiensi dan langsung - Pemerintah pelayanan di desa-
dalam pelayanan efektifitas untuk Desa desa
Pelayanan yang sulit proses memberikan - Indentifikasi
Kependudukan administrasi pelayanan Jaringan yang
kependudukan langsung tersedia
kepada - Persiapan
masyarakat perlengkapan
pelayanan
- Persiapan Petugas
Pelayanan
 Pemahaman Kurangnya Untuk Memberikan - Kecamatan - Indentifikasi Dusun
Masyarakat kesadaran melengkapi pemahaman - Pemerintah yang akan
tentang akan dokumen mlalui Desa dijadikan tempat
pentingnya pentingnya kependudukan Pemerintah penyuluhan
administrasi administrasi masyarakat Desa kepada - memberikan
Kependudukan kependudukan masyarakat masukan kepada
yang masih akan perangkat desa
rendah pentingnya yang akan
Administrasi melaksanakan
Kependudukan penyuluhan kepada
masyarakat

G. Perhitungan Intermediate Target

Dari rencana perbaikan dan target KBK sepakat menetapkan Intermediate Target:

RENCANA
TARGET RENCANA TARGET
No. FAKTOR PENYEBAB DOMAIN PERBAIKAN
(%) (%)
(%)
1. Jauhnya Akses Transportasi dalam
100% 85% 15 %
Pelayanan Kependudukan
2. Pemahaman Masyarakat tentang
pentingnya administrasi Kependudukan 100% 80% 20%
yang masih rendah
100 % 82,5 % 17,5%

Kesimpulan : berdasarkan tabel diatas dapat dilihat bahwa rata-rata rencana perbaikan adalah sebesar 100%
dengan target perbaikan adalah 85% sehingga merumuskan Intermediate Target Goals berdasarkan rata-rata
penyebab terkurangi adalah 82,5% dimungkinkan besar pengurangan penyebab adalah 17,5%

Persetujuan Manajemen :

Keputusan : Diterima / Ditolak / Ditunda

Komentar :

Tanggal : ........................................................

................................... . ............................ ................................

Pimpinan Fasilitator Ketua KBK
 DO – Pelaksanaan Perbaikan

Melaksanakan Perbaikan
A.Detail Tahapan Aktivitas Perbaikan dan Pemantauan Hasil Perbaikan

Implentasi
Masalah Penyebab Where When Who Moneva Keputusan KBK
Solusi
Jauhnya Akses Akses jalan Melakukan - Kecamatan - Kecamatan - Bedasarkan - Dapat
Transportasi menuju pusat Pelayanan - Pemerintah - Pemerintah Evaluasi dilaksanakan
dalam pelayanan Kependudukan Desa Desa KBK, secara berkala
Pelayanan yang sulit dengan terjun rencana
Kependudukan langsung kegiatan
kepada dapat
Masyarakat dilaksanakan
Pemahaman Kurangnya Memerikan - Kecamatan - Kecamatan - Bedasarkan - Dapat
Masyarakat kesadaran Penyuluhan - Pemerintah - Pemerintah Evaluasi dilakanakan
tentang akan dan Desa Desa KBK, melalui
pentingnya pentingnya Pemahaman rencana Pemerintah Desa
administrasi administrasi Kepada kegiatan
Kependudukan kependudukan Masyarakat berjalan
yang masih tentang efektif serta
rendah Pentingnya masyarakat
Administrasi dapat
Kependudukan memahami

TAMPILAN / PROTOTYPE

SEBELUM PELAKSANAAN
PROSES PELAKSANAAN
SETELAH PELAKSANAAN

CHECK – Evaluasi Hasil Perbaikan

Meneliti Hasil Perbaikan

Sebelum
No Masalah F.
Frek %
Kum
Jauhnya Akses Pusat
1 Pelayanan ( Kecamatan ) 7 40 40%
dengan Pemerintah Desa
Kurangnya pengetahuan
2 masyarakat terkait prosedur 8 40 40%
pelayanan

Sesudah
No Masalah F.
Frek %
Kum
Jauhnya Akses Pusat
1 Pelayanan ( Kecamatan ) 7 80 80%
dengan Pemerintah Desa
Kurangnya pengetahuan
2 masyarakat terkait prosedur 8 80 80%
pelayanan
Pencapaian Sasaran Perbaikan :
1. Dampak Positif dari hasil perbaikan
a. Efektivitas waktu pelayanan
b. Tingkat pelayanan kepada masyarakat menjadi maksimal
c. Partisipasi masyarakat terhadap pelayanan administrasi kependudukan sangat baik
d. Peningkatan jumlah masyarakat tertib administrasi kependudukan
2. Dampak Negatif dari hasil perbaikan
a. Tidak bisa dilaksanakan setiap hari mengingat jarak tempuh yang sangat jauh
b. Tidak adanya alat pelayanan kependudukan di tingkat desa, hal ini bisa diusulkan kepada pemerintah desa
agar menfasilitasi alat pelayanan kependudukan
c. Petugas administrasi kependudukan di desa kurang memahami tentang SOP Kependudukan.

ANALISA NILAI IMPROVEMENT

NILAI YANG PENINGKATAN
NO SEBELUM SESUDAH
DITINGKATKAN NILAI
1. Kualitas pelayana administrasi 1 jam untuk satu kali 15 menit untuk satu Efektivitas
kependudukan dari segi waktu proses pelayanan kali proses pelayanan pelayanan selama
45 menit,
dikarenakan
masyarakat tidak
terlalu jauh untuk
meminta pelayanan
2. Tingkat Partisipasi Masyarakat 4 jiwa perhari proses 25 jiwa perhari di Tingkat partisipasi
dalam membutuhkan di pusat pelayanan tempat pelayanan ( di masyarakat
pelayanan desa ) bertambah 21 jiwa
perhari.