Instructivo de Caja Chica Operacional Alpha Vision.

 El presente documento contiene políticas de control necesarios relacionados con

la definición, Otorgamiento, y reembolso de la caja chica Operacional Alhpa
Vision S.A. Siendo las misma de obsevarcion y aplicación inmediata a partir de
la fecha del otorgamiendo de la misma.

 El otorgamiento del fondo de la caja chica Sera asignado únicamente a la

Oficinista responsable para solventar gastos menores o emergentes con el
objetivo de la eficiente operación de la empresa según sea el caso.

El monto proporcionado a la Oficinista será de C$ 10,000 (Diez mil córdobas netos) y

podra ser Utilizado Unicamente para las siguientes compras siempre y cuando no
excedan el monto de C$ 1,000(Un mil córdobas netos):
 Viáticos de Alimentación y Transporte del Personal(Autorizado
previamente)
 Pago de Limpiezas de Oficinas.
 Materiales y Insumos de Limpieza.
 Papelería y Útiles de Oficina
 Botiquín de la sucursal.
 Reparaciones menores de la sucursal(llavines, candados, estructura etc)
 Reparaciones menores Vehículos(Llantas, repuestos menores)
 Todo Otro Gasto menor Autorizado por Gerencia.
La gestión de Reembolso de la Caja Chica deberá ser solicitada mediante el formato
establecido (proporcionado de manera electrónica.
El responsable de la caja Chica deberá enviar adjunto al formato impreso de reembolso
los recibos oficiales de Caja Chica junto con los documentos que soportan cada salida
de efectivo reflejada en estos; cada uno con los siguientes requerimientos Especificados:
 Viáticos de Alimentación y Transporte del Personal: Detalle de Viáticos
(formato electrónico) con sus debidas Firma y numero de cedulas de las
personas a las que se les asigno.
 Pago de Limpiezas de Oficinas: Detalle electrónico de días trabajados
por la persona, monto pagado por día y copia de cedula,(Nota: En caso
de que el monto exceda los C$1,000 realizar consulta).
 Materiales e Insumos de Limpieza: Factura con las especificaciones
indicadas en las Notas Generales de la caja Chica y detalle de pedido
previamente autorizado.
 Papelería y Útiles de Oficina: : Factura con las especificaciones indicadas
en las Notas Generales de la caja Chica y detalle de pedido previamente
autorizado.
  Botiquín de la sucursal: : Factura con las especificaciones indicadas en
las Notas Generales de la caja Chica y detalle de pedido previamente
autorizado.

 Reparaciones menores de la sucursal (llavines, candados, estructura etc):

Previamente autorizadas por Gerencia realizar consulta en caso de que
sea un servicio de un tercero.

 Reparaciones menores Vehículos (Llantas, repuestos menores):

Previamente Autorizada y con factura con las especificaciones indicadas
en las Notas Generales de la caja Chica.

La solicitud de Reembolso deberá ser enviada de manera inmediata una vez que el
fondo ocupado sea del 80% para realizar el reembolso correspondiente; en caso de que
se acerque fines de semana o días festivos el reembolso podrá ser solicitado antes de
que el fondo ocupado llegue al 80%.
La Gerencia Mencionada en este caso Don Jaime Ruiz será la que autorice los gastos
válidos para esta caja chica.
 Notas Generales de Caja Chica.
Todo Documento según el siguiente listado deberá cumplir con los requerimientos
establecidos por las políticas:
 Recibo Oficial de Caja Chica: Nombre del Beneficiario (2 Nombres/ 2
Apellidos), Monto entregado (Numero y letra), Concepto de entrega y
Firmas correspondientes (Responsable de Caja Chica y Beneficiario con
su cedula correspondiente).
 Detalle de Viáticos(Aplica Alimentación y Transporte): Según
Indicaciones de formato electrónico será llenado con todos los datos
solicitados incluyendo firma y numero de cedula de la persona a la que se
le asignan.
 Facturas: Estas deberán cumplir con los requisitos fiscales Siguientes
o Nombre, Razon Social o denominación Y RUC del vendedor o
Prestario del servicio,
o Fecha del acto o de las actividades.
o Pie de Imprenta Fiscal (autorización de la DGI)
o Detalle de compra o servicio Brindado por el proveedor.
o Valores tanto unitarios como total del Servicio o del otorgamiento
o goce de bienes y el IVA( si aplica) correspondiente.
o Que la Factura refleje el nombre de Alpha Vision y Su RUC.
o En Caso de que el proveedor entregue factura electrónica se
debera revisar la Autorizacion Fiscal,
Todo documento que no cumpla con los requisitos antes descritos se someterá a revisión
para la autorización de su reembolso ya que por medios Fiscales según Ley de
concertación tributaria articulo 118 y articulo 82 de su reglamento no serán válidos
como soporte.
Dando por enterado las políticas y en conformidad se firma:

Oficinista Gerencia

Contador