Instructivo para archivar correos de Outlook en MS Teams

Tipo Docto Revisión Fecha Actualización Páginas Código

Valorice Ltda. Instructivo 1 2021-01-26 8

INSTRUCTIVO PARA ARCHIVAR CORREOS DE OUTLOOK EN

MICROSOFT TEAMS

Tabla de contenido

1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. TUTORIAL
4. REGISTROS
5. CONTROL DE CAMBIOS

REALIZADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

Juan C. Maury Rojas Maximiano A. Lopez R. Maximiano A. Lopez R.

Ingeniero Civil en Computación e Jefe Área de Informática Jefe Área de Informática

Informática
Firma: Firma: Firma:

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1. OBJETIVO

Mostrar de manera didáctica los pasos a seguir para archivar correos de Outlook y
guardarlos en MS Teams.

2. ALCANCE

Este procedimiento es aplicable a todas las actividades que desarrolla Valorice

Asesorías Mineras.

3. TUTORIAL
➢ Inicio de Outlook: Al iniciar Outlook, de manera automática va a abrir la sección
de “Inicio”, tal como muestra la Figura 3.1.

Figura 3.1: Inicio.

El primer paso, es seleccionar la sección “Archivo”, y va a abrir una serie de

opciones para administrar la cuenta (ver Figura 3.2).
Una vez que se encuentre en Archivo, se debe dirigir a Configuración del Buzón
(ver Figura 3.3), y seleccionar la casilla “Herramientas”, la cual mostrará las
opciones para realizar la limpieza de los correos. Se debe seleccionar la opción
“Limpiar elementos antiguos…” (ver Figura 3.4).
Cabe mencionar que esto puede variar según la versión de Outlook que se tenga
instalada. Por ejemplo, en la Figura 3.5 se puede apreciar una pequeña variación
con los nombres, sin embargo, los pasos que se deben seguir son los mismos.

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Figura 3.2: Sección Archivo.

Figura 3.3: Herramientas y Configuración de Buzón.

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Figura 3.4: Detalles de Herramientas.

Figura 3.5: Detalles de Herramientas.

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➢ Archivar: Si se realizaron correctamente los pasos anteriores, entonces se

encontrará con la ventana que muestra la Figura 3.6. Una vez que se encuentre
en esta sección, deberá considerar lo siguiente:
1. Seleccionar su Correo Electrónico para que se archiven todas sus
carpetas (ver Figura 3.7).
2. Elegir una fecha futura, para que todos sus correos anteriores a dicha
fecha sean guardados (ver Figura 3.8) y marcar “Incluir elementos que
tengan activada la casilla No Autoarchivar”.
3. Elegir la ubicación de destino en donde se guardarán los correos. Se
recomienda elegir el Escritorio principal cuando se seleccione “Examinar”
para evitar confusiones (ver Figura 3.9 y Figura 3.10).

Luego, seleccionar “Aceptar”.

Figura 3.6: Ventana de Archivar.

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Figura 3.7: Selección de Correo Electrónico.

Figura 3.8: Selección de Fecha.

Figura 3.9: Selección de Escritorio.

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Figura 3.10: Ubicación del Archivo.

➢ Respaldar en MS Teams: Si se realizó correctamente los pasos anteriores, en

su Escritorio debería tener el archivo que contiene todos los correos, tal como
muestra la Figura 3.11.

Figura 3.11: Archivo generado desde Outlook.

Debe cerrar Outlook, y luego en MS Teams se debe dirigir a “Equipos” en la

sección “Correos” y seleccionar su nombre, tal como muestra la Figura 3.12.

Figura 3.12: Equipos en MS Teams.

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Luego, debe seleccionar la pestaña “Archivos” (ver Figura 3.13) y arrastrar desde
el Escritorio el archivo que se generó anteriormente (ver Figura 3.14).

Figura 3.13: Archivos en Equipos.

Figura 3.14: Archivo subido correctamente.

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