KESEKRETARIATAN LANJUTAN

“PETTY CASH”

OLEH :

NAMA : SELGI HASMITA

NIM : 45220021

KELAS : 2A D4 ADMINISTRASI BISNIS

PRODI D4 ADMINISTRASI BISNIS

JURUSAN ADMINISTRASI BISNIS

POLITEKNIK NEGERI UJUNG PANDANG

2021/2022
Pengertian Petty Cash Atau Kas Kecil

Petty cash adalah dana yang digunakan untuk pembiayaan operasional perusahaan

ataupun hal-hal yang berkaitan dengan aktivitas-aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan.
Contoh Kas kecil atau Petty Cash ini adalah sejumlah dana yang dibentuk khusus untuk
pengeluaran yang bersifat rutin dan relatif kecil jumlahnya.

“Kas kecil digunakan untuk mendanai pengeluaran-pengeluaran pimpinan yang jumlahnya

relatif kecil seperti dana entertain klien atau rekan kerja pimpinan, dana konsumsi untuk
kepentingan rapat, dan lain sebagainya. Sebagai orang yang dipercaya pimpinan untuk
mengelola kas kecil, sekretaris harus dapat mengatur dan merencanakan penggunaan dana kas
kecil dan membuat catatan laporan keuangan yang dibukukan kembali oleh bagian keuangan
perusahaan”

Pengelolaan kas kecil keuangan dilakukan oleh Biro Kesekretariatan atau petugas
keuangan tingkat pemula atas pengeluaran-pengeluaran tunai.Hal ini dilakukan untuk
mendukung tugas pelaksanaan yang ada.Maksud diadakannya kas kecil adalah agar
kesekretariatan tidak perlu meminta dana keuangan setiap kali ingin mengeluarkan dana.
Karena umumnya, perusahaan akan sering mengeluarkan dana yang relatif kecil untuk berbagai
kepentingan.

Tujuan Kas Kecil

Ada beberapa tujuan kas kecil adalah untuk beberapa berikut di antaranya:

1. Menangani masalah perlengkapan/perbekalan kantor yang dialami oleh suatu bagian di

kantor.
2. Menghindari cara pembayaran yang tidak ekonomis juga tidak praktis atas pengeluaran
yang jumlahnya relatif kecil dan mendadak.
3. Meringankan beban staff karyawan dalam memberikan pelayanan secara maksimal
kepada pelanggan juga termasuk kepada relasi bisnis pimpinan.
4. Mempercepat aktivitas atasan yang menggunakan dana secara mendadak dan juga tidak
terencana sebelumnya.

Metode dalam Pengelolaan Kas Kecil

Metode ini mencakup tahapan-tahapan pengelolaan dalam penggunaan dana yang ada.
Sehingga ketika laporan penggunaan kas kecil diminta oleh pihak-pihak yang terkait dapat
ditunjukkan dengan segera dan lengkap tanpa ada kesalahan.
Metode pencatatan jurnal kas kecil ada 2 (dua). Berikut ini penjelasannya, sebelum Anda mulai
pelajari bagaimana contoh kas kecil seperti apa.

1. Metode Tetap (Imprest Fund System)

Metode Tetap adalah metode pembukuan kas kecil di mana rekening kas kecil jumlahnya
selalu tetap. Setiap pengeluaran kas terjadi, pemegang petty cash tidak serta merta langsung
mencatatnya di buku jurnal kas kecil, tetapi hanya sekedar mengumpulkan bukti transaksi
pengeluarannya.

Ciri-ciri metode tetap antara lain :

 Bukti-bukti penggunaan dana kas kecil dikumpulkan oleh pengelola kas kecil.
 Pengisian dana kas kecil dilakukan dengan penarikan cek yang sama jumlahnya dengan
dana kas kecil yang telah digunakan sehingga jumlah dana petty cash kembali kepada
jumlah yang ditetapkan semula.

Selanjutnya, berikut langkah-langkah yang dilakukan dalam metode tetap :

 Pembentukan dana kas kecil di mana pemegang kas nanti diberi sejumlah uang tunai yang
nantinya untuk pembayaran atas pengeluaran yang diperkirakan bisa memenuhi
kebutuhan dalam waktu tertentu.
 Dana kas kecil dipergunakan untuk pembayaran transaksi pengeluaran.
 Setelah dana kas kecil habis/hampir habis, kasir membentuk kembali dana kas kecil,
mengisinya sebesar jumlah nominal pengeluaran yang terjadi.

2. Metode Berubah-ubah (Fluctuating fund system)

Metode berubah-ubah adalah suatu metode pengisian dan pengendalian kas kecil di mana
jumlah kas kecil akan selalu berubah-ubah (sesuai dengan kebutuhan).Sistem ini menghendaki
bahwa jumlah nominal kas kecil tidak ditetapkan akan tetapi sesuai dengan kebutuhan.

Misalnya, ketika pertama kali membuat kebijakan, perusahaan menetapkan jumlah nominal
kas kecil sebesar Rp5 Juta kemudian digunakan sesuai dengan kebutuhan dan kemudian kas
kecil diisi kembali. Ketika waktu pengisian, jika perusahaan menggunakan sistem dana tetap,
maka jumlah kas kecil harus sama jumlahnya dengan saldo awal kas kecil.

Namun pada metode sistem dana berubah (dana mengambang), jumlah pengisian kembali
kas kecil tidak harus sama dengan jumlah nominal saldo awalnya, jadi bisa kurang maupun
lebih.
Ciri-ciri metode berubah-ubah yaitu sebagai berikut ini :

 Pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil di catat di debit dalam akun kas
kecil.
 Bukti pengeluaran kas kecil dicatat dalam buku jurnal kas kecil dengan mendebit akun-
akun yang terkait dengan penggunaan kredit akun kas kecil.
 Besarnya jumlah dana kas kecil yang disediakan berfluktuasi disesuaikan dengan
perkembangan kegiatan bagian-bagian pemakai dana.

Contoh Soal Penghitungan Kas kecil Dengan Metode Imprest dan Fluktuasi

PT. Sejahtera Makmur adalah sebuah perusahaan yang menyediakan kas kecil untuk
pengeluaran-pengeluaran rutin yang berjumlah kecil. Berikut ini adalah seluruh transaksi yang
dilakukan pada bulan Desember 2020:

5 Desember: penyerahan cek senilai Rp 2.000.000 untuk pembentukan kas kecil

8 Desember: pembayaran biaya kirim dokumen senilai Rp 100.000

15 Desember: pembelian alat tulis kantor senilai Rp 175.000

21 Desember: pembelian konsumsi untuk karyawan yang bekerja lembur senilai Rp 200.000

28 Desember: pertanggungjawaban atas pengeluaran-pengeluaran yang menggunakan kas kecil

dan pengisian kembali.

METODE IMPREST

Pembentukan Dana Kas Kecil.

Tanggal Perkiraan Debet Kredit

5/12/2020 Dana Kas Kecil Rp. 2.000.000
Kas Rp. 2.000.000

Pengisian Kembali Dana Kas Kecil.

Tanggal Perkiraan Debet Kredit

28/12/2020 Biaya Kirim Dokumen Rp. 100.000
 Alat tulis Kantor Rp. 175.000
Konsumsi Rp. 200.000
Kas Rp. 475.000
Sisa saldo Rp. 1. 525.000
Dana yang harus di Rp. 475.000
tambah
Dana akhir yang dimiliki Rp. 2.000.000

Pengisian kembali dana kas kecil sesuai jumlah penegeluaran yaitu Rp. 475.000 sehingga saldo
kas kecil menjadi Rp. 2.000.000 (tetap)

METODE FLUKTUASI

Pembentukan Dana Kas Kecil.

Tanggal Perkiraan Debet Kredit
5/12/2020 Dana Kas Kecil Rp. 2.000.000
Kas Rp. 2.000.000

Pengeluaran-pengeluaran:
Tanggal Perkiraan Debet Kredit
8/12/2020 Biaya Kirim Dokumen Rp. 100.000
15/12/2020 Alat tulis Kantor Rp. 175.000
21/12/2020 Konsumsi Rp. 200.000
Kas Rp. 475.000

Pengisian Kembali Dana Kas Kecil.

Tanggal Perkiraan Debet Kredit
28/12/2020 Kas Kecil Rp. 650.000
Kas Rp. 650.000
Sisa saldo Rp. 1. 525.000
Dana yang di Rp. 650.000
tambahkan
Dana akhir yang dimiliki Rp. 2.175.000

Total biaya pengeluaran adalah Rp 475.000,00. Namun, angka tersebut tidak harus dijadikan
dasar pada saat pengisian kembali dana kas kecil. Jika penanggung jawab kas kecil mengajukan
untuk melakukan pengisian senilai Rp 650.000,00, maka saldo kas kecil menjadi Rp 2.175.000
 (tidak tetap). Maka saldo setelah pengisian berbeda dengan saldo pada saat pembentukan dana
kas kecil (Rp 2.000.000)

Tugas Praktek
1. PT. Naaional tanggal 1-11- 2020 membentuk Dana PC sebesar 50.000 dan diisi kembali tiap hari
senin dg sistem Imprest & Fluktuasi. Digunakan sampai dengan hari Sabtu tanggal 6-11-2020.
(Tentukan sendiri biaya biaya dibawah ini sejumlah 22.000)

Biaya Telepon :
Biaya perangko
Biaya Taxi
Biaya Listrik
Teh,gula, kopi
Pulpen
Biaya lain

Jumalah pengeluaran Rp. 22.000

Ditanyakan

1) Berapa saldo PC...??

Pada hari Senin tanggal 8-11-2020 PC ditambah sebesar 42.000
2) berapa Jumlah PC semuanya...??

A. Metode Fluktuasi

Tanggal Jenis biaya pengeluaran Jumlah

1/11/2021 Pembayaran Telepon Rp. 5.000
2/11/2021 Biaya Perangko Rp. 2.000
3/11/2021 Pembayaran Taxi Rp. 4.000
4/11/2021 Pembayaran Listrik Rp. 4.000
5/11/2021 Pembelian Teh, Gula, Kopi Rp. 3.000
5/11/2021 Pembelian Pulpen Rp. 1.000
6/11/2021 Biaya lain-lain Rp. 3.000
Jumlah Pengeluaran Rp. 22.000

 Dengan demikian, dana petty cash yang masih tersisa :

Rp. 50.000 – Rp. 22.000 = Rp. 28.000.
 Pada hari senin tanggal 8/11/2021 PC ditambah Rp. 42.000
 Jumlah dana PC sekarang Rp. 28.000 + Rp. 42.000 = Rp. 70.000
B. Metode Impres

Tanggal Jenis biaya pengeluaran Jumlah

1/11/2021 Pembayaran Telepon Rp. 5.000
2/11/2021 Biaya Perangko Rp. 2.000
3/11/2021 Pembayaran Taxi Rp. 4.000
4/11/2021 Pembayaran Listrik Rp. 4.000
5/11/2021 Pembelian Teh, Gula, Kopi Rp. 3.000
5/11/2021 Pembelian Pulpen Rp. 1.000
6/11/2021 Biaya lain-lain Rp. 3.000
Jumlah Pengeluaran Rp. 22.000
Saldo Rp. 28.000
Dana yang ditambah pada tanggal 8/11/2021 Rp. 22.000
Dana akhir yang dimiliki Rp. 50.000

2. Jika saudara menjadi seorang sekretaris pada perusahaan PT Diana Experindo Manado saudara
diminta untuk membuat buku petty cash berdasarkan item-item di bawah ini ke Sistem
fluktuasi dimana pada awalnya penarikan dana terjadi pada tanggal 01 November 2021 cek no.
O0706 sebesar Rp 50.000. Adapun pengeluaran-pengeluaran yang sudah dikeluarkan sebagai
berikut:

04 November 2021 Dikeluarkan biaya foto copy sebesar Rp 2.625 No. bukti 01 pada tanggal
yang sama pula dikeluarkan uang untuk biaya membeli stop kontak Rp 5.600 No. bukti 02.

05 November 2021 Diadakan penambahan dana sebesar Rp 60.000 denganmembuka cek No. 00707

05 November 2021 Terjadi mutasi membeli Aqua Rp 78.500 No. bukti 03

09 November 2021 Dikeluarkan biaya foto copy Rp 3.900 dengan No. bukti 04

10 November 2021 Dikeluarkan biaya untuk membeli aqua sebesar Rp 13.500 dengan No. bukti
05

11 November 2021 Membayar biaya foto copy serta menjilid Rp 3.250 dengan No. bukti 06.

14 November 2021 Dikeluarkan uang untuk membeli kopi sebesar Rp I900 dengan NO. bukti 07.
15 November 2021 Mengadakan penarikan dana untuk penambahan dana pettycash sebesar kp
49.075 dengan cek No. 00708

18 November 2021 Membeli Aqua Rp 9.000 dengan No. bukti 08.

20 November 2021 Membayar biaya foto copy sebesar Rp 2.900 dengan No. bukti 09.

26 November 2021 Membeli Aqua sebesar Rp 9.000 sesuai nota l10.

1 Desember 2021 Pembayaran dana melalui penarikan cek ivo. 00709 sebesar Rp 20.900.

1 Desember 2021 Membeli folio berwama sebesar Rp 3.070 sesuai nota 11 dan pada tanggal
sama mengeluarkan juga biaya membeli aqua sebesar Rp. 9.000 sesuai nota 12.

03 Desember 2021 Membayar biaya toto copy Rp 4.000 sesuai nota 13.

09 Desember 2021 Membayar biaya toto copy Rp 2.250 sesuai nota 14.

12 Desember 2021 Mengeluarkan biaya toto copy Rp 2.250 dengan No. Bukti 15.

15 Desember 2021 Penambahan kembali dana petty cash sebesar Rp 69.570 via cek No. 00710
Tanggal No.voucher Perkiraan Jumlah Pengeluaran Pembelian Pembelian Fotocopy Menjilid ATK
penerimaan aqua, kopi stop kontak
1/11/2021 Cek bulan November Rp. 50.000
4/11/2021 01 Fotocopy Rp. 2.625 Rp. 2.625
02 Membeli stop kontak Rp. 5.600 Rp. 5.600
5/11/2021 Penambahan dana Rp. 60.000
5/11/2021 03 Pembelian aqua Rp. 78.500 Rp.78.500
9/11/2021 04 Fotocopy Rp. 3.900 Rp. 3.900
10/11/2021 05 Pembelian aqua Rp. 13.500 Rp. 13.500
11/11/2021 06 Fotocopy Rp. 3.250 Rp. 3.250
14/11/2021 07 Membeli kopi Rp.1.700 Rp.1.700
15/11/2021 Penarikan & Rp.49.075
penambahan dana
18/11/201 08 Pembelian aqua Rp.9.000 Rp.9.000
20/11/2021 09 Fotocopy Rp. 2.900 Rp.2.900
26/11/2021 010 Pembelian aqua Rp.9.000 Rp.9.000
SALDO AKHIR Rp. 29.100
1/12/2021 Penambahan Rp.20.900 Rp.20.900
Cek bulan Desember Rp.50.000
1/12/2021 011 Folio berwarna Rp. 3.070 Rp.3.070
1/12/2021 012 Pembelian aqua Rp. 9.000 Rp. 9.000
3/12/2021 013 Fotocopy Rp. 4.000 Rp. 4.000
9/12/2021 014 Fotocopy Rp. 2.250 Rp. 2.250
12/12/2021 015 Fotocopy Rp. 2.250 Rp. 2.250
SISA SALDO Rp. 29.430
Tambahan dana Rp. 60.570 Rp. 60.570
SALDO AKHIR Rp. 90.000 Rp. 90.000
3. Selama bulan Oktober 201. pimpinan a melakukan beragam kegiatan yang didanai dengan
anggaran Kas Kecil yang anda kelola untuk pimpinan Anda. Anda diminta untuk menyusun
Laporan Keuangan Kas Kecil perode bulan Oktober 2021

Pengelolaan dana kas kecil menggunakan Sistem imprest Besar Dana kas kecil setiap awal
periode ditetapkan (sebagai dana tetap) sebesar Rp 5.000.000,00. Saldo dana Kas Kecil bulan
September 2021 sebesar Rp 195.000.00 Uang pemintaan dana kas kecil untuk pengisian
kembali dana kas kecil untuk bulanNovember 2021.

Perkiraan pengeluaran beserta kodenya adalah sebagai berikut:

ATK dan Benda Pos : Kode 101
ekening HP : Kode 102
Photocopy : Kode 103
Koran/Majalah : Kode 104
Iransportasi : Kode 105
Konsumsi : Kode 106
Lain-lain : Kode 107

Tanggal Kode Jenis Biaya Pengeluaran Jumlah (Rp)

1/09/2021 101 Pembelian Amplop Rp. 15.000
2/09/2021 104 Pembayaran Langanan Koran Rp. 250.000
5/09/2021 101 Pembelian 1 Lusin Ordner Rp. 750.000
10/09/2021 102 Pembelian/Pembayaran Tagihan Rp. 750.000
Pulsa
15/09/2021 103 Fotocopy Berkas-berkas Rp. 40.000
16/09/2021 101 Pembelian Perangko Rp. 150.000
18/09/2021 106 Membeli Snack Rapat Rp. 300.000
20/09/2021 106 Pembayaran Catering Tamu Rp. 1.300.000
21/09/2021 101 Pembelian Pulpen 10 Lusin Rp. 200.000
22/09/2021 107 Penyewaan Kerangka Bunga Rp. 500.000
28/09/2021 105 Biaya Taksi Rp. 150.000
Jumlah Pengeluaran Rp. 4.805.000
Sisa saldo Rp. 195.000
Dana yang ditambah Rp. 4.805.000
Dana akhir yang dimiliki Rp. 5.000.000