PK07 – Pengurusan Mesyuarat

PK 07/1

SURAT PANGGILAN MESYUARAT AGUNG KELAB KOIR BIL 1/2020

Ruj. Kami : JBC9009/700-4/1/2

Tarikh : 15.1.2020

Sekolah Jenis Kebangsaan Cina Chung Hwa Asahan

Poskod 77100 Asahan,
Melaka.

Tuan,

MESYUARAT AGUNG KELAB KOIR BIL 1/2020

Perkara di atas adalah dirujuk.

2. Sukacita dimaklumkan bahawa mesyuarat tersebut akan diadakan seperti ketentuan

berikut :

Tarikh : 22 Januari 2020

Masa : 2.40 - 3.30 pm
Tempat : Bilik Tahun 3
Pengerusi : Cik Pek Anna

3. Agenda mesyuarat adalah seperti berikut;

3.1. Perutusan Pengerusi

3.2. Pengesahan minit mesyuarat yang lalu
3.3. Perkara-perkara berbangkit
3.4. Fokus mesyuarat
3.4.1 Pemilihan ahli jawatankuasa baharu tahun 2020
3.4.2 Pembentangan laporan aktiviti sepanjang tahun
3.4.3 Perlembagaan kelab
3.5. Hal-hal lain
3.6. Penutup

Kehadiran dan kerjasama daripada semua ahli didahului dengan ucapan terima kasih.

Sekian.

”SEHATI SEJIWA”
”BERKHIDMAT UNTUK NEGARA’

Saya yang menjalankan amanah,

........................................................
( CIK PEK ANNA )
Guru Penyelaras Kelab Koir
SJK(C) Chung Hwa Asahan
Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor
1 Jan 2019 - Keluaran 05 | Pindaan 00
 PK07 – Pengurusan Mesyuarat

PK 07/2
SENARAI KEHADIRAN
MESYUARAT AGUNG KELAB KOIR
BIL. 1 / 2020

Tarikh : 22 Januari 2020 Masa : 2.40 - 3.30 pm

Tempat : Bilik Tahun 3
Pengerusi : Cik Pek Anna

Bil Nama T/tangan Bil Nama T/tangan

1 Kevien Ngu Pei An
2 Teh Chong Geok
3 Poo Annie
4 Tee Eng Seng
5 Teh Yong Hao
6 Tung Zhi Cheng
7 Won Zi Long
8 Gan Hou Jie
9 Hiew Jun Kit
10 Ngo Jun Jie
11 Ashwini A/P Santiran
12 Tan Shu Lin
13 Andrew Lau Wei Jie
14 Chong Chin Pok
15 Janarthan A/L Sivasankaran
16 Pang Kim Shui
17 Tan Yi Hern Bryant
18 Tee Chee Chuan
19 Sharon Tong Yu Xuan

TURUT HADIR
1 Cik Pek Anna 2 Pn. Siau Lee Neo

TIDAK HADIR
Bil Nama Catatan Bil Nama Catatan
1 2

URUS SETIA
Bil Nama Catatan Bil Nama Catatan
1 Tee Chee Chuan 2

Disediakan oleh :

……………………...........................................
( CIK PEK ANNA )
Guru Penyelaras Kelab Koir
PK 07/3
Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor
1 Jan 2019 - Keluaran 05 | Pindaan 00
 PK07 – Pengurusan Mesyuarat

MINIT MESYUARAT AGUNG KELAB KOIR

BIL 1 / 2020

Tarikh : 22-01-2020 (Rabu)

Masa : 2:40 Petang

Tempat : Bilik Tahun 3

Pengerusi : Cik Pek Anna

Kehadiran(Bilangan) : 19 orang

Turut Hadir (Jika ada) : 2

1 PERUTUSAN PENGERUSI
Pengerusi mengucapkan ribuan terima kasih kepada semua ahli yang hadir dalam
mesyuarat kali ini. Mesyuarat kali ini merupakan mesyurat Agung bagi tahun 2020.

2 PENGESAHAN MINIT MESYUARAT YANG LALU

Dicadang untuk disahkan oleh murid Gan Hou Jie
Disokong untuk pengesahan oleh murid Tee Eng Seng

3 PERKARA-PERKARA BERBANGKIT
Tiada

4 FOKUS MESYUARAT
4.1 Pemilihan ahli jawatankuasa baharu tahun 2020
Pengerusi : Andrew Lau Wei Jie
Naib Pengerusi : Sharon Tong Yu Xuan
Setiausaha : Tee Chee Chuan
Bendahari : Tan Shu Lin
Ahli Jawatankuasa : 1. Won Zi Long
2. Poo Annie
3. Ashwini A/P Santiran
4. Hiew Jun Kit
5. Tan Yi Hern Bryant

Makluman : Semua ahli

4.2 Laporan aktiviti sepanjang tahun

Sila rujuk lampiran 1

Makluman : Semua ahli

Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor
1 Jan 2019 - Keluaran 05 | Pindaan 00
 PK07 – Pengurusan Mesyuarat

4.3 Perlembagaan kelab

Semua ahli harus mengikut perlembagaan kelab. (Sila rujuk lampiran 2)

Makluman : Semua ahli

5

HAL-HAL LAIN

Makluman dan tindakan : Semua ahli

6 PENUTUP
6.1 Ucapan penangguhan oleh Pengerusi Mesyuarat / ahli mesyuarat dan penetapan
tarikh mesyuarat yang berikutnya.

Mesyuarat ditangguhkan pada jam 3.30 petang.

Disediakan oleh,

___________________
( CIK PEK ANNA )
Guru Penyelaras Kelab KOIR
Tarikh : 22/1/2020

Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor
1 Jan 2019 - Keluaran 05 | Pindaan 00
 PK07 – Pengurusan Mesyuarat

Lampiran 1

LAPORAN AKTIVITI KELAB KOIR 2020

BIL AKTIVITI/KURSUS TARIKH TEMPAT SASARA PERINGKAT KENYATAAN

N PELAKSANA
AN
1 -Penubuhan Jan Kelas Semua Sekolah Dijalankan
Persatuan Koir Tahun 3 ahli kelab secara
-Pendaftaran ahli berperingkat-
-Penubuhan AJK peringkat
untuk ahli
baru.
2 -Latihan Jan Kelas Semua Sekolah Dijalankan
persembahan koir Feb Tahun 3 ahli kelab dengan
- Mengendalikan lancar.
cara latihan dengan
mengadakan
‘warm-up’ vokal
dan tubuh.

3 -Pemanasan suara Jan Kelas Semua Sekolah Dijalankan

yang mempunyai Feb Tahun 3 ahli kelab secara
pelbagai aktiviti. berperingkat-
peringkat

4 -Latihan Menyanyi Mac Kelas Semua Sekolah Murid-murid

dengan pic yang April Tahun 3 ahli kelab dapat
betul menambahk
-Kawalan not an ilmu
pendek. pengetahuan

5 - Perkusi secara Mei Kelas Semua Sekolah Murid dapat

solo atau Jun Tahun 3 ahli kelab belajar
berkumpulan dengan
daripada pelbagai bersungguh-
repertoir sungguh
6 -Latihan ‘bubbling’, Julai Kelas Semua Sekolah Dijalankan
‘humming’, dan Ogos Tahun 3 ahli kelab secara
cara latihan suara berperingkat.
yang menggunakan
pelbagai teknik.

7 - Latihan September Padang Semua Sekolah Dijalankan

persembahan koir Oktober ahli kelab secara
berperingkat-
peringkat

Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor
1 Jan 2019 - Keluaran 05 | Pindaan 00
 PK07 – Pengurusan Mesyuarat

Lampiran 2

PERLEMBAGAAN PERSATUAN / KELAB

1. NAMA DAN ALAMAT

a. Nama Kelab : KELAB KOIR
b. Alamat : SJK ( C ) CHUNG HWA ASAHAN,
77100 ASAHAN,
MELAKA.

2. MATLAMAT
2.1 Memperkembangkan intelek murid
2.2 Memupuk persefahaman dan perpaduan di kalangan pelajar.
2.3 Memperkukuhkan displin ahli-ahli .
2.4 Memupuk semangat berdikari.
2.5 Memberi peluang kepada para pelajar mempertinggikan daya kepimpinan mereka.
2.6 Menyemaikan semangat kerjasama antara ahli-ahli .

3. OBJEKTIF

3.1 Memperkembangkan bahagian kanan otak

3.2 Mempertingkatkan kuasa pengiraan
3.3 Menguatkan memori
3.4 Melatih refleksi kanak-kanak
3.5 Meningkatkan daya penumpuan
3.6 Mencetuskan daya pemikiran kanak-kanak
3.7 Membina keyakinan diri kanak-kanak

4. KEAHLIAN
4.1 Dibuka kepada semua murid tahun 1 hingga tahun 5.
4.2 Permohonan menjadi ahli adalah dengan cara mengisi borang yang disediakan
4.3 Ahli-ahli mestilah menerima serta bersetuju berpegang kepada Perlembagaan dan
akan mengambil bahagian dengan cergas bagi menjayakan tujuan kelab ini.
5. GURU PENASIHAT
5.1 Guru Penasihat adalah terdiri daripada guru sekolah ini.
5.2 Guru Penasihat mempunyai kuasa mutlak, merancang atau membatalkan sesuatu
aktiviti apabila difikirkan perlu.
5.3 Guru Penasihat hendaklah sentiasa bersama dengan ahli-ahli semasa aktiviti
dijalankan.

6. AHLI JAWATANKUASA
6.1 Dilantik semasa Mesyuarat Agung.
6.2 Ahli yang hadir layak dicalonkan sebagai Ahli Jawatankuasa manakala ahli yang
tidak dapat hadir tetapi menulis surat tunjuk sebab layak dicalonkan
sebagai Ahli Jawatankuasa.
6.3 Pemilihan ahli jawatankuasa secara undian.
6.4 Ahli Jawatankuasa Kecil boleh dilantik oleh Guru Penasihat tanpa
mengadakan mesyuarat.
6.5 Ahli Jawatankuasa yang hendak meletakkan jawatan hendaklah menghantar
surat perletakan jawatan kepada Guru Penasihat
Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor
1 Jan 2019 - Keluaran 05 | Pindaan 00
 PK07 – Pengurusan Mesyuarat

6.6 Ahli Jawatankuasa Persatuan hendaklah terdiri:-

6.6.1 Pengerusi
6.6.2 Naib Pengerusi
6.6.3 Setiausaha
6.6.4 Penolong Setiausaha
6.6.5 Bendahari
6.6.6 Ahli Jawatankuasa(bilangan bergantung keperluan)
6.6.7 Pemeriksa Kira-Kira(2 orang)

7. TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB JAWATANKUASA

7.1 Pengerusi
7.1.1 Mempengerusikan semua mesyuarat dan bertanggungjawab atas
kesempurnaan semua mesyuarat
7.1.1 Meneliti catatan minit mesyuarat dan memastikan segala keputusan yang
diputuskan diambil tindakan yang sewajarnya.
7.1.3 Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Guru Penasihat dari
masa ke semasa.
7.2 Naib Pengerusi
7.2.1 Membantu pengerusi dalam menjalankan tugas dan tanggung jawab yang
diberi.
7.2.2 Mempengurusikan mesyuarat semasa ketiadaan pengerusi.
7.2.3 Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Guru Penasihat dari
masa ke semasa.
7.3 Setiausaha
7.3.1 Menguruskan hal-hal surat menyurat.
7.3.2 Mencatat dan menandatangani minit mesyuarat / laporan kegiatan-
kegiatan.
7.3.3 Mencatat kehadiran ahli
7.3.4 Menyimpan dokumen yang berkaitan dengan persatuan.
7.3.5 Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Guru Penasihat dari
masa ke semasa.

7.4 Penolong Setiausaha

7.4.1 Membantu setiausaha dalam menjalankan segala tugas dan
tanggungjawabnya.
7.4.2 Menjalankan tugas Setiausaha sewaktu ketiadaan Setiausaha.
7.4.3 Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Guru Penasihat dari
masa ke semasa.
7.5 Bendahari
7.5.1 Bertanggungjawab berkenaan semua hal kewangan Kelab/Persatuan
7.5.2 Membuat dan menyimpan kira-kira berkenaan semua perkara kewangan
dan bertanggungjawab di atas kesahihannya.
7.5.3 Menyebdiakan Penyata Kira-Kira bulanan dan tahunan serta
menandatanganinya.
7.5.4 Melaporkan kedudukan kewangan sekiranya diminta di dalam
mesyuarat ahli jawatankuasa.
7.5.1 Menyediakan Laporan Kewangan untuk di audit dan dibentangkan dalam
Mesyuarat Agung.
7.5.2 Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Guru Penasihat dari
masa ke semasa.

Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor
1 Jan 2019 - Keluaran 05 | Pindaan 00
 PK07 – Pengurusan Mesyuarat

7.6 Ahli Jawatankuasa

7.6.1 Membantu menjalankan tugas dalam segala program dan aktiviti yang
dilaksanakan.
7.6.2 Mempengerusikan biro sekiranya dilantik.
7.6.3 Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Guru Penasihat dari
masa ke semasa
7.7 Pemeriksa Kira-Kira
7.7.1 Memeriksa, menyemak serta mengesahkan Laporan Kewangan tahunan
dan bertangungjawab keatasnya.
7.7.2 Memastikan pengurusan kewangan diuruskan dengan betul.

8. KEWANGAN
8.1 Sumber utama kewangan persatuan/kelab adalah melalui kutipan setiap kali
perjumpaan yang diputuskan semasa Mesyuarat Agung.
8.2 Ahli-ahli yang bersetuju menyertai aktiviti yang memerlukan
perbelanjaaan besar boleh dikenakan derma khas bagi membiayai aktiviti
tersebut.
8.4 Semua pungutan/penyimpanan hendaklah dimasukkan ke dalam Akaun PIBG
sekolah, sekiranya mendapat kebenaran Pengetua

9. KEHADIRAN/PENYERTAAN
9.1 Ahli persatuan/kelab dikehendaki menghadiri semua aktiviti yang dijalankan
oleh persatuan/kelab sepanjang tahun.
9.2 Kegagalan berbuat demikian sebanyak tiga kali berturut-turut dikehendaki
menulis surat tunjuk sebab. Tindakan memotong markah kehadiran dalam
penilaian kokurikulum boleh diambil sekiranya gagal berbuat demikian.

10. AKTIVITI
10.1 Dijalankan seperti yang dirancang dalam mesyuarat agung atau mesyuarat ahli
jawatankuasa.
10.2 Sebarang pindaan aktiviti akan dibuat oleh Guru Penasihat dan diumumkan kepada
pengetahuan ahli.

11. PERATURAN-PERATURAN
11.1 Peraturan sekolah adalah menjadi peraturan asas.
11.2 Peraturan khas yang ditetapkan hendaklah dipatuhi oleh semua ahli.
11.3 Ahli-ahli yang melanggar peraturan akan dikenakan tindakan tatatertib.

12. TINDAKAN DISIPLIN

12.1 Diambil terhadap ahli yang melanggar perlembagaan persatuan/kelab dan
tidak mematuhi peraturan yang ditetapkan.
12.2 Tindakan disiplin adalah mengikut cara berikut:
12.2.1 Amaran lisan
12.2.2 Amaran bertulis
12.3 Ahli yang tidak berpuas hati dengan tindakan yang diambil boleh membuat rayuan
kepada Guru Penasihat persatuan/kelab secara bertulis dan keputusan Guru
Penasihat adalah muktamad.

Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor
1 Jan 2019 - Keluaran 05 | Pindaan 00
 PK07 – Pengurusan Mesyuarat

13. PINDAAN PERLEMBAGAAN

13.1 Mana-mana bahagian dalam perlembagaan ini sah sehingga ia dipinda.
13.2 Cadangan pindaan perlembagaan boleh dibuat oleh ahli, ahli jawatankuasa,
Guru Penasihat atau pentadbir sekolah secara bertulis.
13.3 Satu mesyuarat khas yang dihadiri oleh Guru Penasihat dan Ahli Jawatankuasa
akan membincangkan cadangan tersebut dan meluluskannya jika perlu.
13.4 Setiap pindaan yang telah diluluskan hendaklah dipamirkan dan
disahkan oleh Pengetua/Guru Besar.

14. PEMBUBARAN PERSATUAN

14.1 Pengetua diberi kuasa untuk membubarkan persatuan jika didapati
melanggar perlembagaan dan Falsafah Pendidikan Negara.
14.2 Segala hutang wajib dijelaskan. Baki kewangan diputuskan dalam Mesyuarat
Agung Tergempar.

15. HAL-HAL LAIN

15.1 Setiap ahli perlu mengetahui tanggungjawab sendiri terhadap aktiviti yang
dijalankan.
15.2 Ahli-ahli hendaklah sentiasa peka dan mengikuti aktiviti dengan penuh minat.

………………………. ……………………. …….……………….

( Tee Chee Chuan ) ( Andrew Lau Wei Jie ) ( Cik Pek Anna )
Setiausaha Pengerusi Guru Penasihat

Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor
1 Jan 2019 - Keluaran 05 | Pindaan 00
 PK07 – Pengurusan Mesyuarat

Tarikh: 22.1.2020

Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor
1 Jan 2019 - Keluaran 05 | Pindaan 00