CONVERSION DE CATALOGO

Para poder cargar un catálogo de obras en la plataforma de mitra es necesario que el formato del
archivo sea compatible con el sistema, para ello es necesario realizar una conversión del mismo y
hacerlo aceptable en el sistema, para darnos una idea de cuáles son las característica con que
debe contar el formato, nos ubicamos en la parte superior derecha de la pantalla y encontraremos
un icono de un signo de interrogación “?”, En el cual al darle clic se nos desplegará una pequeña
ventana animada donde se visualizará el formato admisible para poderlo cargar al sistema.

A grandes rasgos se puede identificar que el formato consta de 10 columnas únicamente,

comenzando de izquierda a derecha, tendremos las 4 primeras columnas destinadas para la
clasificación de los conceptos del catálogo en las partidas principales y continuando con las
partidas secundarias, (es importante conocer perfectamente la clasificación de cada concepto
dentro del catálogo de obras original, ya que si el usuario por error cataloga un concepto dentro
de otra partida, este se verá reflejado de la misma manera en el sistema y no coincidirá la
clasificación de origen con la modificada); continuando con las columnas tendremos las 6
restantes, destinadas a la información de los conceptos, tales como código, concepto, unidad,
cantidad, precio unitario e importe, cabe mencionar que cada uno de los conceptos y sus
contenidos ocupan una sola línea de renglón, no pueden estar constituidos en varios, si llegara a
darse el caso se tendría que ir agrupando concepto por concepto manualmente (o de 2da opción,
hacer uso de la herramienta de “conversión de catálogo de mithra”). Por último, se observa que el
formato debe ir totalmente libre de encabezados, pies de pagina e imágenes, así como también
libre de leyendas de nombres de encabezados y subtotales de partidas.

*proceso de conversión del catálogo:

o teniendo a la mano el catalogo original, emitido por algún software externo, o realizado
manualmente desde Excel, sacamos una copia para modificarla e iniciamos eliminando los
encabezados, pies de pagina e imágenes, como sugerencia para mayor facilidad de
referencia se recomienda al usuario dejar “provisionalmente” el encabezado con las
leyendas de código, nombre del concepto, unidad, etc; así como también leyendas de
nombres de encabezados y subtotales de partidas, para identificar los cortes de partidas.
o Continuamos con la creación de columnas, insertando 4 columnas previas a la columna de
código, identificamos también que se encuentra una columna de mas (precio u. con letra)
y procedemos a la eliminación de la misma.
o cerciorándonos que ya contamos con las 10 columnas, procedemos a rellenar la 1er
columna principal, ya que todo nuestro catalogo es perteneciente a una sola partida raíz
toda esa columna se rellenará con ese mismo nombre, lo mismo procederá para las
partidas secundarias, para ello aremos uso de las leyendas que dejamos provisionalmente
de nombres de encabezados y subtotales, para identificar los cortes de las partidas
secundarias.
o Enseguida, procedemos a agrupar cada concepto en un solo renglón, rigiéndonos por la
celda donde se encuentra el código de cada concepto; si aluno de los conceptos se
encuentra fraccionado en más de un renglón, este deberá agruparse manualmente en uno
solo, cortando el contendió de esas celdas y pegándolos enseguida del renglón “guía”,
 veremos con el avance que irán quedando celdas en blanco, las cual enseguida
procederemos a eliminarlas.
o Una vez teniendo agrupados todos los conceptos por renglón, procedemos al siguiente
paso, seleccionamos la columna de código, dándole clic en la parte superior hasta que nos
aparezca la una flecha apuntando hacia abajo, y damos clic, nos dirigimos a la esquina
superior derecha d nuestra pantalla en la opción de búsqueda y selección, damos clic y
ubicamos la opción de “ir a especial”, de nos desplegara una ventana, y seleccionamos la
casilla de “celdas en blanco”, aceptamos y se nos verán seleccionadas únicamente las
celdas en blanco de esa columna, obviamente las celdas con contenido que serán las que
tiene la información de los conceptos no se verán afectas ya que estas no aparecerán
seleccionadas, procedemos a darle clic derecho sobre alguna celda seleccionada y le
seleccionamos la opción de “eliminar celdas”, esto nos depurara todos los renglones en
blanco que no contengan información.
o Por último, eliminamos el renglón que habíamos dejado provisionalmente, y le damos en
eliminar renglón, y ya para únicamente visualización podemos darle clic en la parte
izquierda (donde se ubican los números de los renglones y darle una altura de renglón
para que se visualice todo el contenido de las celdas.

Teniendo nuestro catalogo ya modificado, procedemos a subirlo al sistema, para ello nos
ubicamos en la ventana de catalogo de obras, y le damos clic en subir, se abrirá una ventana de
búsqueda en donde nos permitirá seleccionar el archivo del catálogo modificado le damos clic en
subir y podremos verificar a través de un mensaje que el catálogo de obras que nosotros
modificamos coincide en importe con el monto capturado en los datos de obra si pasara lo
contrario tendríamos que verificar que se encuentren todos los conceptos en el catálogo
modificado y que no se nos haya pasado alguno por equivocación. Es muy importante que ya una
vez cargado el catálogo de obras le demos una revisada para verificar que se encuentra dentro de
la misma clasificación que el catálogo de conceptos original ya que si durante el proceso de las
estimaciones detectamos algún error y queremos reemplazar el catálogo que ya subimos también
se borraría todo el avance de trabajo (generadores, corquis, fotográfico, etc.) que ya se haya ido
realizando en la obra.