SOP PROSES BILLING

 Fungsi II – Pencatatan Meter

 Fungsi III – Penghitungan Rekening

OKTOBER | 2014
i
 Bab 3
FUNGSI III
PENGHITUNGAN REKENING

3.1 Setting Kode Proses

Setting kode proses berfungsi untuk mengaktifkan kode proses billing di Fungsi III. Setting kode
proses diperlukan jika kode proses tersebut belum ada di pilihan kode proses pada Suplai DIL
(belum aktif). Namun, jika kode proses tersebut sudah ada sebelumnya, maka langkah ini dapat
dilewatkan.

1. Klik (+) Menu Penghitungan Rekening

2. Klik (+) Menu Manajemen
3. Pilih Setting Kode Proses

Tampilan Menu:

4. Pilih Bulan Rekening Proses Billing

5. Pilih Kelompok Proses
6. Klik Set Kelompok
7. Tampilan setelah berhasil proses:

32
3.2 Suplai DIL
Suplai DIL berfungsi untuk mengangkat data DIL untuk proses billing, sekaligus menutup
proses peremajaan DIL bulan tersebut. Setelah suplai DIL dilakukan, bulan mutasi menjadi
N+1.

1. Klik (+) Menu Penghitungan Rekening

2. Klik (+) Menu Manajemen
3. Pilih Suplai DIL

Tampilan Menu:
4. Pilih bulan dan tahun rekening
5. Pilih Kode Proses-Kelompok
6. Klik Proses. Setelah Proses selesai,
tampil jumlah record yang berhasil dan
gagal.

Setelah Proses Suplai DIL, kode posting pada Monitoring Tagihan Listrik (OLAP) bernilai 0
(nol).

Tampilan pada Monitoring Olap untuk data yang berhasil Suplai DIL:

33
3.3 Suplai Stan
Suplai Stan berfungsi untuk mengangkat data Stan dan perhitungan kWh dari Fungsi II ke
Fungsi III. Setelah Suplai Stan dilakukan, kode posting pada monitoring DPM menjadi 3, dan
menutup proses koreksi stan meter dan hitung kWh pada Fungsi II.

1. Klik (+) Menu Penghitungan

Rekening
2. Klik (+) Menu Manajemen
3. Pilih Suplai Stan

Tampilan Menu:
4. Pilih bulan dan tahun rekening
5. Pilih Kode Proses-Kelompok
6. Klik Proses. Setelah Proses selesai,
tampil jumlah record yang berhasil
dan gagal.

Setelah Proses Suplai Stan, kode posting pada Monitoring OLAP bernilai 1 (satu).

34
Validasi saat Suplai Stan:
1. Konfirmasi Validasi
Saat simpan Suplai Stan, jika data pemakaian pelanggan masuk ke kategori salah
satu/beberapa kondisi sebagai berikut, maka akan muncul pesan warning/peringatan.
 Pemakaian > 720 jam nyala
 Periode baca melintas bulan ( > tanggal 1)
 Pemakaian kVArh >= pemakaian kWh
 Stan kini = stan lalu (pemakaian kWh nol)

Jika sudah yakin dengan data stan tersebut, maka user harus mengisi kolom “Alasan” dan
meng-klik tombol “Ya”. Jika belum yakin dengan data stan, maka klik tombol “Tidak”, dan
lakukan koreksi stan pada Fungsi II.

2. Untuk melihat detil idpel yang terkena validasi, klik 2x pada jumlah data :

35
3.4 Proses Final Rekening
Proses Final Rekening berfungsi untuk menghitung rupiah Pemakaian Tenaga Listrik (PTL).

1. Klik (+) Menu Penghitungan Rekening

2. Klik (+) Menu Hitung Rekening
3. Pilih Proses Final Rekening

Tampilan Menu:
4. Pilih bulan dan tahun rekening
5. Pilih Kode Proses-Kelompok
6. Klik Proses.
Setelah Proses selesai, tampil jumlah
record yang berhasil dan gagal
dilakukan Hitung Rekening.

Setelah Proses Final Rekening (Hitung Rekening), kode posting pada Monitoring OLAP
bernilai 2 (dua).

Cek pada Monitoring OLAP untuk memastikan semua data perhitungan dan DLPD sudah
sesuai.

Klik 2x pada kolom lembar untuk menampilkan detil data.

36
 Contoh:
Klik pada angka 1 untuk menampilkan data pelanggan dengan DLPD C KWH < 60 JAM.

Detil Data:

Jika semua data sudah sesuai, tahap terakhir adalah Flag DPP.
Jika masih ada DLPD yang belum sesuai, dapat dilakukan Koreksi pada Fungsi III yaitu
Koreksi Billing.

3.5 Koreksi Billing

Koreksi Billing digunakan untuk memperbaiki data stan di Fungsi III. Koreksi Billing Stan Ini
dilakukan oleh Admin F23, sedangkan untuk Koreksi Billing Stan Lalu dilakukan oleh Role
Manajer. Koreksi Billing masih dapat dilakukan sebelum Flag DPP.

1. Klik (+) Menu Penghitungan Rekening

2. Klik (+) Menu Koreksi Billing
3. Pilih Koreksi Billing Stan Ini

37
Tampilan Menu:

4. Pilih bulan dan tahun proses rekening

5. Masukkan idpel, klik Enter
6. Lakukan koreksi pada stan akhir
Penulisan nilai stan terdiri dari 12 digit angka eksak, dan 6 digit angka desimal.
Pemisahan desimal menggunakan tanda titik (.)
7. Klik Simpan.
Pada saat Simpan, rekening pelanggan tersebut akan otomatis dihitung ulang. Pada kolom
sebelah kanan akan tampil hasil perhitungan setelah koreksi.

Cek kembali pada Monitoring OLAP untuk memastikan semua data perhitungan dan
DLPD sudah sesuai.

38
Koreksi Billing (Entri Stan tanggal 1)
Pada perhitungan tagihan listrik termasuk Rekening Minimum (RM) diberlakukan rekening
pecahan pada setiap perubahan daya dan perubahan tarif. Untuk tarif tunggal, tagihan
rekening pecahan dihitung secara proporsional. Sedangkan untuk tarif ganda, apabila unit
tidak meng-entry data stan tanggal 1 pada setiap awal perubahan, maka sistem akan
menghitung rekening pecahan secara proporsional.
AP2T menyediakan menu entri stan tanggal 1 yang editable untuk memfasilitasi unit apabila
akan mengkoreksi tagihan yang telah terlanjur dihitung secara proporsional.

Sebelum dilakukan entri stan tanggal 1 pada tab “Pecahan TDL”, sistem akan menghitung
rekening pecahan secara proporsional. Checkbox “Proporsional sesuai tanggal pemakaian”
akan otomatis tercentang.

Klik “uncheck” pada checkbox “Proporsional sesuai tanggal pemakaian”, kemudian entrikan
stan tanggal 1.

Setelah selesai melakukan entri stan tanggal 1, klik “Simpan”.

39
 Validasi pada Menu Koreksi Billing
Saat Koreksi Billing, jika data pemakaian pelanggan masuk ke kategori salah satu/beberapa
kondisi sebagai berikut, maka akan muncul pesan warning/peringatan. Jika tetap yakin
dengan isian data stan, maka user harus mengisikan text box “Alasan” dan meng-klik tombol
“Ya”. Jika belum yakin dengan isian data stan, maka klik tombol “Tidak” dan periksa data
kembali sebelum simpan.

1. Jam Nyala
Jika pemakaian kWh melebihi 720 jam nyala, terdapat validasi sebagai berikut.

2. Tanggal Baca
Jika periode baca melintas bulan, yakni tanggal baca > tanggal 1, terdapat validasi sebagai
berikut.

40
3. kVArh > kWh
Jika pemakaian kVArh > pemakaian kWh, maka terdapat validasi sebagai berikut.

4. Pemakaian kWh = 0
Jika stand kini = stand lalu, sehingga menghasilkan pemakaian kWh nol, terdapat validasi
sebagai berikut.

5. Validasi Koreksi 3 Bulan Berturut-turut

a. Koreksi DLPD Fungsi 2/3 dapat dilakukan rayon terhadap pelanggan maksimal tiga bulan
berturut-turut.
b. Setelah kondisi a, koreksi bulan berikutnya harus dilakukan user Manajer Rayon. Setelah
dikoreksi Manajer Rayon, user rayon dengan role Admin F23 bisa melakukan koreksi
DLPD lagi untuk bulan berikutnya, dst.

41
3.6 Flag DPP
Flag DPP dilakukan apabila hasil perhitungan rekening dan DLPD yang dikeluarkan pada
Fungsi III telah dirasa sudah valid dan sesuai. Flag DPP adalah langkah akhir dari serangkaian
proses perhitungan rekening yang ada di AP2T.

Fungsi Flag DPP:

1. Pengesahan terhadap rekening yang sudah dihitung setelah dianggap benar dan wajar,
2. Pengiriman sorek ke P2APST,
3. Menginisialisasi bulan berikutnya (N+1) di Fungsi II.

1. Klik (+) Menu Penghitungan Rekening

2. Klik (+) Menu Hitung Rekening
3. Pilih Flag DPP

Tampilan Menu:
4. Pilih bulan dan tahun rekening
5. Pilih Kode Proses-Kelompok
6. Klik Proses.
Setelah Proses selesai, tampil jumlah
record yang berhasil dan gagal.

Validasi saat Flag DPP:

a. Kondisi Tagihan Normal

Bila seluruh kondisi tagihan normal sampai dengan 720 jam nyala, flag DPP dilakukan
oleh Role user Admin F23.

42
b. Kondisi Tagihan Tidak Normal
Jika terdapat tagihan tidak normal dengan kondisi sebagai berikut:
 Pemakaian > 720 jam nyala
 Periode baca melintas bulan ( > tanggal 1)
 Pemakaian kVArh >= pemakaian kWh
 Stan kini = stan lalu (pemakaian kWh nol)

Maka akan tampil warning/peringatan sebagai berikut, dan proses flag DPP harus
dilakukan Manajer Rayon.

Jika sudah yakin dengan data tersebut, maka user mengirim Permohonan Approval Flag
DPP ke Manajer Rayon dengan meng-klik tombol “Permohonan Approval Manajer Rayon”.
Jika belum yakin dengan data stan, maka klik tombol “Koreksi”, dan lakukan koreksi
billing pada Fungsi III.

Setelah pengiriman Permohonan Approval Flag DPP ke Manajer Rayon, akan terkirim
notifikasi berupa email ke Manajer Rayon agar melakukan Flag DPP:

43
c. Kondisi Terdapat Tagihan Tidak Wajar, Data Harus di-Flag Manajer Area

Saat dilakukan posting billing 3 (flag DPP) oleh Manajer Rayon, dan masih terdapat
tagihan tidak wajar dengan kondisi sebagai berikut:
 Terdapat ledakan pemakaian kWh > 2000 jam nyala
 Terdapat ledakan pemakaian kVArh > 2 kali pemakaian kWh
Maka wewenang untuk melakukan flag DPP naik ke role Manajer Area.

44
Jika sudah yakin dengan data tersebut, maka Manajer Rayon mengirim Permohonan
Approval Flag DPP ke Manajer Area dengan meng-klik tombol “Permohonan Approval
Manajer Area”. Jika belum yakin dengan data stan, maka klik tombol “Koreksi”, dan
lakukan koreksi billing pada Fungsi III.

Setelah pengiriman Permohonan Approval Flag DPP ke Manajer Area, akan terkirim
notifikasi berupa email ke Manajer Area agar melakukan Flag DPP:

45
Jika dari Manajer Area, tagihan tidak wajar masih lolos dan sudah di-flag DPP (posting 3),
maka akan terkirim email notifikasi ke GM, MB Niaga Wilayah, MS DIVDISPP dan KDIVDIS
berisi data pemakaian tidak wajar tersebut.

46