Versão: 1.

6
Processo Código: PRC01

Controle de Documentos e Registros Data aprovação

09/06/2010

Dono do processo Weuller Régio Lopes Jacomini

Aprovado por Weuller Régio Lopes Jacomini
Analisado Paulo Henrique Jayme Alves
criticamente por Wilker Bueno de Freitas Rosa

1. Propósito

Descrever a forma como é efetuado o controle de ativos de documentos na organização. Estes

ativos são todos os processos, instruções de trabalho, registros e formulários que contêm algum
nível de conhecimento da organização.
O controle sobre os ativos consiste em:
Padronizar a formatação;
Definir critérios para aprovação ou reprovação;
Distribuir e revisar toda documentação.

2. Área de aplicação

Este processo se aplica às áreas da Superintendência de Informática definidas no Sistema de

Gestão da Qualidade (SGQ-SINFO).

3. Política

Os documentos do SGQ-SInfo devem ser revisados e alterados sempre que necessário,

observando-se, para tanto, as orientações contidas neste Processo de Controle de
Documentos e Registros;
Os documentos são elaborados pelos colaboradores responsáveis pelos processos. Para
consultá-los acessar: Portal do MP-GO > Superintendências > Informática > Qualidade
ISO9001 > Documentação.

4. Diretrizes

A organização mantém quatro níveis de documentação que são formatados como se segue:

4.1. Manual da Qualidade

A Organização mantém um Manual da Qualidade que contém:
Escopo do Sistema de Gestão da Qualidade;
Referência aos Processos
Descrição da interação dos processos do Sistema de Gestão da Qualidade.

4.2. Processos da Qualidade

Os Processos da Qualidade da Organização seguem a estrutura estabelecida no documento
Template Processos em anexo e descrevem o Sistema de Gestão da Qualidade.

CÓPIA NÃO CONTROLADA *

* Quando impressa e ou salva no computador Folha 1 / 9
 Versão: 1.6
Processo Código: PRC01

Controle de Documentos e Registros Data aprovação

09/06/2010

4.3. Instrução de trabalho

A estrutura das instruções de trabalho deve seguir o Template de Instrução de Trabalho em
anexo. A instrução de trabalho é utilizada para detalhar as atividades no nível operacional – ou de
execução – que requerem orientação para a correta realização da tarefa.

4.4. Registros da qualidade

Os registros da qualidade da SInfo retratam a evidência de uma atividade, ação ou prática
qualquer contendo informações úteis para análise de uma determinada realidade. São
apresentados sob forma física ou em meios eletrônicos, conforme as necessidades operacionais.
No caso dos registros eletrônicos sua proteção fica assegurada por meio da realização de backup,
controle de acesso e antivírus, conforme boas práticas adotadas pelos setores competentes da
SInfo e de acordo com as atribuições formalmente definidas no organograma em vigor.
No caso de registros físicos eles serão armazenados em pasta própria, identificada e arquivada no
armário de documentos do SGQ, também devidamente identificado. Registros preenchidos à mão
devem se feitos de forma legível e sem rasuras, caso contrário devem ser marcados como
inválidos e outro registro deve ser criado.
O acesso a todos os registros da qualidade é livre ao pessoal da equipe que desempenha funções
relativas a esses registros.
Os registros devem ser mantidos legíveis, prontamente identificáveis e recuperáveis.
Nos documentos que descrevem os processos deste SGQ ou nas instruções de trabalho, quando
aplicável, devem ser definidos os critérios para controle dos registros, conforme o estabelecido na
tabela abaixo:

Identificação Armazenamento Proteção Recuperação Retenção Disposição

Maneira de
se dispor os
registros
Código do Local de Tipo de Forma de Tempo de
quando
documento armazenamento proteção recuperação armazenamento
terminado
seu prazo de
retenção

Os prazos de retenção dos registros são definidos conforme as necessidades de cada processo.
A maneira de disposição destes registros deve ser aplicado respeitando-se este prazo.
(Observe como exemplo o item 9 deste documento).

4.5. Formulários em branco

Os formulários em branco constituem um tipo de documento que, ao serem preenchidos,
conforme os critérios estabelecidos, e, devidamente assinados por pessoal competente, tornam-
se registros.
Os formulários utilizados no SGQ-SInfo, assim como os demais documentos, podem ser
assessados em Portal do MP-GO > Superintendências > Informática > Qualidade ISO9001 >
Documentação.
Alguns formulários se destinam ao uso dos colaboradores da SInfo em geral, meio por onde
podem, por exemplo, sugerir a inclusão ou alteração de algum documento, apontar uma
oportunidade de melhoria, etc.

CÓPIA NÃO CONTROLADA *

* Quando impressa e ou salva no computador Folha 2 / 9
 Versão: 1.6
Processo Código: PRC01

Controle de Documentos e Registros Data aprovação

09/06/2010

Outros formulários são para uso de determinados colaboradores com atribuições específicas
(normalmente donos de processos). São exemplos destes formulários os utilizados em relatórios
de análise crítica, relatórios de auditoria, atas de reunião de análise crítica, etc.
A publicidade destes documentos visa promover o compartilhamento de conhecimentos com os
demais órgãos do MP-GO e o público em geral.
É vedado o recebimento de formulários preenchidos por pessoas alheias ao âmbito deste SGQ.

4.6. Controle de Documentos

O dono do Processo de Controle de Documentos e Registros tem como atribuição manter
disponíveis nos locais pertinentes apenas versões atualizadas dos documentos. Caso o
documento seja disponibilizado em meio físico, estando ilegível, este será substituído por nova
cópia.
4.6.1. Lista mestra
O Representante da Direção mantém uma lista mestra eletrônica como forma de controlar a
revisão dos documentos.
Esta lista mestra contém o código, título, versão, data de aprovação, local onde está disponível
para acesso (armazenamento) e informação sobre a existência de cópias distribuídas. Este
controle se aplica a todos os processos, instruções de trabalho e formulários atuais. A lista mestra
traz também instruções que definem o padrão de nomenclatura para os documentos.
4.6.2. Documentos obsoletos
Os documentos obsoletos disponíveis em meio eletrônico serão substituídos pelas novas versões.
Quando existentes em meio físico, as cópias impressas serão eliminadas por fragmentação e
substituídas por cópias das versões atuais.

4.7. Alterações em documentos

Quando necessário alterar ou sugerir a criação de algum documento, o proponente deve
preencher o formulário FRM01-02-Solicitação de Inclusão e Mudança de Documentos e entregá-lo
ao comitê da qualidade para que seja analisado pelo Representante da Direção. Caso a
solicitação seja aceita é estipulado um prazo e determinados os responsáveis para promover a
alteração ou inclusão e a sua disponibilização.
As alterações ocorridas entre uma versão e outra dos processos e instruções de trabalho podem
ser verificadas no item Histórico de Revisões nos mesmos.
As alterações em formulários devem ser registradas no Histórico de Revisões do documento
correlato ao formulário.

4.8. Controle de documentos externos

Documentos externos – usados pelo sistema de gestão da qualidade, mas não emitidos por ele
estão classificados da seguinte forma:
Documentos normativos: normas e manuais;
Documentos legislativos: leis, decretos e portarias;
Para acesso à estes documentos deve ser consultada a lista disponível em: Portal do MP-GO >
Superintendências > Informática > Qualidade ISO9001 > Documentação.

4.9. Regras para versionamento

Documentos novos:

CÓPIA NÃO CONTROLADA *

* Quando impressa e ou salva no computador Folha 3 / 9
 Versão: 1.6
Processo Código: PRC01

Controle de Documentos e Registros Data aprovação

09/06/2010

Todo novo documento que compõe o SGQ deve ser versionado inicialmente com o número
0.1 (zero ponto um).
Quando aprovado evolui para versão 1.0 (um ponto zero).
Documentos já aprovados:
Receberão o incremento de 0.1 (um décimo) a cada revisão que ocorrer para tratar de
questões afetas à:
Língua portuguesa;
Esclarecer ou melhorar o entendimento do texto;
Formatação, estilo e estética do texto;
Atualizar figuras e tabelas;
Atualizar informações e referências de menor impacto;
Outras consideradas menos significativas;
Receberão o incremento de 1 (um inteiro) a cada revisão em que forem promovidas
mudanças mais significativas;

5. Macrofluxo

BPMN PRC01-Controle de Documentos e Registros

SUPERINTENDÊNCIA DE INFORMÁTICA

7.2-Elaborar 7.4-Distribuir
documento documento

Solicitação
recebida

7.1-Analisar 7.3-Aprovar 7.5-Atualizar

solicitação documento lista mestra
Fim

6. Responsabilidade e autoridade

Atividade Autoridade Responsabilidade

6.1-Analisar solicitação Weuller R L Jacomini Weuller R L Jacomini
6.2-Elaborar/alterar documento Weuller R L Jacomini Dono do processo
6.3-Aprovar documento Weuller R L Jacomini Weuller R L Jacomini
6.4-Distribuir documento Weuller R L Jacomini Weuller R L Jacomini
6.5-Atualizar lista mestra Weuller R L Jacomini Weuller R L Jacomini

7. Descrição das atividades

7.1. Analisar solicitação

Objetivo

CÓPIA NÃO CONTROLADA *

* Quando impressa e ou salva no computador Folha 4 / 9
 Versão: 1.6
Processo Código: PRC01

Controle de Documentos e Registros Data aprovação

09/06/2010

Analisar a solicitação de mudança/inclusão de documento

Critérios e produtos de entrada
Critério(s):
Identificação de necessidade de mudança ou inclusão de documento;
Produto(s):
FRM01-02-Solicitação de Inclusão e Mudança de Documentos devidamente preenchido e
assinado pelo proponente e por um integrante do Comitê da Qualidade;
Tarefas
1) Avaliar mudança / inclusão:
a) Registrar no campo apropriado o parecer sobre a solicitação apresentada;
b) Caso a mudança / inclusão seja aceita, elabora-se o documento;
c) Caso não seja aceita, encerra-se a solicitação. O colaborador que solicitou a mudança /
inclusão deve ser informado;
Critérios e produtos de saída
Critério(s):
N / A;
Produto(s):
Formulário de solicitação de mudança/inclusão com Aprovação/Reprovação
Recursos
Computador padrão do MP-GO;
Editor de texto;

7.2. Elaborar documentos

Objetivo
Elaborar documento do SGQ-SINFO.
Critérios e produtos de entrada
Critério(s):
N / A;
Produto(s);
Análise da solicitação devidamente aprovada;
Tarefas
1) Elaborar o novo documento seguindo padrões do Template pertinente (vide anexos)
Critérios e produtos de saída
Critério(s):
N / A;
Produto(s);
Novo documento;
Recursos
Computador padrão do MP-GO;
Editor de texto;

CÓPIA NÃO CONTROLADA *

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 Versão: 1.6
Processo Código: PRC01

Controle de Documentos e Registros Data aprovação

09/06/2010

7.3. Aprovar documento

Objetivo
Aprovar o documento antes da sua distribuição.
Critérios e produtos de entrada
Critério(s):
N / A;
Produto(s):
Documento elaborado;
Tarefas
1) Analisar criticamente e atestar a coerência do novo documento com os objetivos descritos na
solicitação;
2) Verificar o controle do documento;
a) Data, versão, autoridade e responsabilidade e o nome do documento;
Critérios e produtos de saída
Critério(s):
N / A;
Produto(s):
Documento analisado e aprovado;
Recursos
Computador padrão do MP-GO;
Editor de texto;

7.4. Distribuir documento

Objetivo
Disponibilizar o novo documento.
Critérios e produtos de entrada
Critério(s):
N / A;
Produto(s):
Documento analisado e aprovado;
Tarefas
1) Caso o documento seja disponibilizado em meio eletrônico:
a) Substituir a versão antiga pela nova versão;
2) Caso o documento deva existir fisicamente:
a) A(s) cópia(s) impressa(s) será(ão) eliminada(s) por fragmentação e substituída(s) por
cópia(s) da(s) versão(ões) atual(is);
Critérios e produtos de saída
Critério(s):
N / A;
Produto(s):

CÓPIA NÃO CONTROLADA *

* Quando impressa e ou salva no computador Folha 6 / 9
 Versão: 1.6
Processo Código: PRC01

Controle de Documentos e Registros Data aprovação

09/06/2010

N / A;
Recursos
Computador padrão do MP-GO;
Editor de texto,

7.5. Atualizar lista mestra

Objetivo
Manter a lista-mestra atualizada.
Critérios e produtos de entrada
Critério(s):
N / A;
Produto(s):
Documento criado e distribuído;
Tarefas
1) Manter lista mestra atualizada seguindo orientação dos Itens 4.6 e 7.4;
Critérios e produtos de saída
Critério(s):
N / A;
Produto(s):
N / A;
Recursos
Computador padrão do MP-GO;
Editor de Texto,

8. Indicadores

Não se Aplica

9. Controle de Registros

Identificação Armazenamento Proteção Recuperação Retenção Disposição

http://lisboa.intranet.m
pgo/svn/iso9001/02-
SistemaDeGestaoDaQ
Backup, Conforme
ualidade/PRC01-
controle de opções do
FRM01-01 Controle de Permanente N/A
acesso e navegador de
Documentos e
antivírus arquivos
Registros/CONTROLE
_REGISTROS/PRC01
-Controle de

CÓPIA NÃO CONTROLADA *

* Quando impressa e ou salva no computador Folha 7 / 9
 Versão: 1.6
Processo Código: PRC01

Controle de Documentos e Registros Data aprovação

09/06/2010

Documentos e
Registros/FRM01-01-
Lista Mestra.docx
FRM01-02 Armário do SGQ-SInfo Chave Nº de Registro 1 ano Fragmentação

10. Referências

NBR ISO 9000:2005

NBR ISO 9001:2008
NBR ISO 9004:2000
MQA01 – Manual da Qualidade

11. Histórico de Revisões

Data aprv. Doc. Ver. Descrição da alteração Responsável

17/11/2009 PRC01 1.0 Criação do documento Paulo H. J. Alves
Weuller R. L.
18/01/2010 PRC01 1.1 Aprovação do documento
Jacomini
Weuller R. L.
22/01/2010 PRC01 1.2 Revisão ortográfica
Jacomini
Inclusão dos controles dos registros e
Weuller R. L.
25/02/2010 PRC01 1.3 menção aos templates anexos (FRM01-
Jacomini
02 25/02/2010)
Conforme FRM01-02 de 09/03/2010:
Weuller R. L.
09/03/2010 PRC01 1.4 orienta sobre ilegíveis e rasuras.
Jacomini
Correções de texto
Conforme FRM01-02 de 21/04/2010:
Definido novo repositório padrão;
Weuller R. L.
21/05/2010 PRC01 1.5 Regras para versionamento; Controle
Jacomini
de registros; Novo quadro para histórico
de revisões; outros.
Conforme FRM01-02 de 25/05/2010,
Weuller R. L.
25/05/2010 FRM01-01 1.1 contempla listagem de cópias
Jacomini
distribuídas e novo layout.
Conforme FRM01-02 de 25/05/2010, Weuller R. L.
25/05/2010 TPLT-PRC 1.1
alterados os itens 9 e 11 Jacomini
Conforme FRM01-02 de 25/05/2010, Weuller R. L.
25/05/2010 TPLT-ITR 1.1
alterados os itens 9 e 11 Jacomini
Conforme FRM01-02 de 07/06/2010,
inserido Nº de Registro, adequação de
Weuller R. L.
07/06/2010 FRM01-02 1.1 campos e adoção do termo “Comitê da
Jacomini
Qualidade” em substituição a “Escritório
da Qualidade”
09/06/2010 PRC01 1.6 Conforme FRM01-02 Nº 04/2010, Weuller R. L.

CÓPIA NÃO CONTROLADA *

* Quando impressa e ou salva no computador Folha 8 / 9
 Versão: 1.6
Processo Código: PRC01

Controle de Documentos e Registros Data aprovação

09/06/2010

alterado o item 3 “Política” ref. a Jacomini

periodicidade. Nos itens 4.4 e 9, foi
corrigido o termo de “Descarte” para
“Disposição”
Conforme FRM01-02 Nº 04/2010, foi
Weuller R. L.
09/06/2010 TPLT-PRC 1.2 corrigido o termo de “Descarte” para
Jacomini
“Disposição”
Conforme FRM01-02 Nº 04/2010, foi
Weuller R. L.
09/06/2010 TPLT-ITR 1.2 corrigido o termo de “Descarte” para
Jacomini
“Disposição”

12. Anexos

FRM01-01-Lista Mestre
FRM01-02-Solicitação de Inclusão e Mudança de Documentos
Template para Processo
Template para Instrução de Trabalho

CÓPIA NÃO CONTROLADA *

* Quando impressa e ou salva no computador Folha 9 / 9