12/11/2010

Planificación

LA PLANIFICACIÓN DE LOS RRHH

Concepto de planificación

La gestión empresarial es un complejo sistema económico que tiene como fin

prioritario la obtención de beneficios.

Para llegar a esta meta utiliza siempre el mismo esquema:

Planificación Organización Dirección Control

 Planificar: prever el futuro a corto, medio y largo plazo, estableciendo objetivos

para la empresa en general y para cada sección particular.
 Organizar: toda la estructura de sus secciones y departamentos por medio de
unas relaciones (jerarquía, delegación, cooperación y participación)
 Dirigir: para orientar, supervisar, motivar y coordinar el trabajo del personal,
para alcanzar los objetivos.
 Controlar: establecer los mecanismos para detectar desviaciones de los
objetivos y las acciones para corregirlas.

Planificación

Concepto de planificación

 Planificar significa establecer un plan con vistas al futuro.

En el ámbito de la empresa, será establecer un plan de previsión de
necesidades para el futuro.

 Es intentar conocer el futuro, lo que aporta una ventaja respecto a otras

empresas, ya que la empresa está más preparada para afrontar
acontecimientos que podrían superar la capacidad de la empresa y hundir sus
objetivos empresariales.

 No todas las empresa pueden adoptar la misma forma de planificar, ya que

depende del tamaño de la empresa, ubicación, características propias.
No existe un modelo estandarizado de planificación.

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Planificación

Concepto de planificación

La planificación permite comparar la realidad alcanzada con la estimada

anteriormente para ir corrigiendo.

Es una herramienta valiosa para aportar elasticidad a la organización.

Elasticidad como capacidad de cambio ( en función de la complejidad de la

situación, la resistencia de las personas afectadas y la formación necesaria para el
cambio)

Planificación

El proceso de planificación

La razón de ser de la planificación es múltiple:

 Prever el estado futuro de la empresa a corto, medio y largo plazo.

 Cómo llegar a ese futuro
 Establecer responsables y ejecutores

Pasos del proceso planificativo:

1. Determinar y definir los objetivos

2. Determinar las acciones de la empresa
3. Fijar políticas a seguir
4. Presupuestar
5. Controlar

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El puesto de trabajo

El proceso de planificación

Pasos del proceso planificativo:

1. Determinar y definir los objetivos

 Fijar con claridad y exactitud las cualidades de productos y servicios a

vender
 Qué se quiere hacer, en términos cuantificables
 Quién es el responsable junto con su campo de acción: eficacia,
eficiencia y plazo de cumplimiento

2. Determinar las acciones y políticas de la empresa

 Qué se va a hacer, línea de acción

 Planes concretos (diferentes alternativas sobre qué hacer, cómo, para
quién). Proporcionan sentido y dirección a la empresa

Planificación

El proceso de planificación

Pasos del proceso planificativo:

4. Presupuestar.

 Prever anticipadamente el coste de lo que se va a producir, para así saber

los recursos con que se va a contar en función de las expectativas del
mercado
 La inversión necesaria para producir debe lograr el beneficio previsto

4. Controlar

 Es un constante seguimiento sobre la evolución de la empresa

 Se revisan presupuestos, la actitud del personal, se hacen auditorías
 Es comprobar que los planes se ajustan a los objetivos establecidos
 Para que el control sea efectivo la información entre los diferentes niveles
tiene que fluir (personal base – cuadros intermedios – dirección y
vicerversa)

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El puesto de trabajo

Tipos de planes (acciones concretas de la empresa)

Según las circunstancias en las que se encuentre la empresa se pueden necesitar

diferentes tipos de planes.

1. Por la duración: planes a corto, medio o largo plazo

 A corto plazo: de ejecución inmediata, con instrucciones para las

personas encargadas de llevarlos a cabo.
 Anual: planes de explotación. Su misión es fijar las actividades y
objetivos, concretar los métodos y establecer lo medios para conseguir los
objetivos.
 Medio y largo plazo: planes de evolución de la actividad. Su finalidad es
el estudio de una situación para saber si se está actuando correctamente
o es necesario cambiar algún aspecto de la organización.

El puesto de trabajo

Tipos de planes (acciones concretas de la empresa)

Según las circunstancias en las que se encuentre la empresa se pueden necesitar

diferentes tipos de planes.

2. Por la función o tarea que analizan:

 De volumen de ventas, cuota de mercado…

 De productividad (costes)
 De personal (rrhh)
 De beneficios (cuenta de resultados)
 De I+D (Investigación y desarrollo), financieros…

3. Por el grado de certeza:

 Rígidos, grado de cumplimiento cierto

 Flexibles, diferentes alternativas

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Planificación

Tipos de planes (acciones concretas de la empresa)

Según las circunstancias en las que se encuentre la empresa se pueden necesitar

diferentes tipos de planes.

4. Por su importancia:

 Planes de dirección (Políticas)/ Planes de niveles inferiores

 Planes de resultados del trabajador

Planificación

Características de la planificación

 Para la empresa:

Es el conjunto de medidas/acciones (estrategias) que toma la empresa para

conseguir unos objetivos.

Las estrategias serán diferentes dependiendo de la situación de la empresa: nueva

apertura, empresa ya consolidada o en período de expansión.

Los objetivos de la empresa se pueden clasificar en:

 Objetivos económicos, cuantificables y tangibles

 Objetivos sociales, no tangibles

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Planificación

Características de la planificación

 Para la empresa:

Los objetivos de la empresa se pueden clasificar en:

 Objetivos económicos, cuantificables y tangibles:

 A corto plazo, para obtener los primeros ingresos económicos

 A medio plazo, para afianzar y consolidar la empresa, determinando

sistemas de producción eficaces. Desde el punto de vista estratégico
(entorno de la empresa) y operacional (funcionamiento de la empresa)

 A largo plazo, para adecuar los procesos de producción a necesidades

futuras cambiantes y con nuevas expectativas

Planificación

Características de la planificación

 Para la empresa:

Los objetivos de la empresa se pueden clasificar en:

 Objetivos sociales, no tangibles, no se pueden expresar en cifras:

 Prestigio que se quiere alcanzar y que vendrá como consecuencia de la

eficacia, calidad e imagen que proyecte la empresa (AC Hoteles).

 Autonomía, independencia para autodirigirse siguiendo sus propios

criterios organizativos (empresa hotelera que no depende de tur
operadores).

 Responsabilidad social, ayuda al bienestar de la zona donde se ha

implantado; favorecer el empleo y la integración social (contratación de
discapacitados, participación en proyectos locales, etc).

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Planificación

Características de la planificación

 Ventajas para el trabajador:

 Es la aplicación de un método sistemático, organizado, coherente para

desempeñar la actividad de forma eficaz.

 Permite:

 definir y valorar las características de cada puesto de trabajo

 conocer (el trabajador) cuál es el nivel de rendimiento que se requiere, en calidad y
cantidad de trabajo,
 Evitar controversias y malos entendidos entre trabajadores de tareas afines o
complementarias

 La planificación debe incluir técnicas ergonómicas que ayuden a aumentar la

productividad, adaptando los recursos (herramientas, materiales,
documentación, espacios) – mayor calidad de su tarea con menos
esfuerzo.

Planificación

Características de la planificación

 Ventajas para el trabajador:

 El incremento de productividad debido a la correcta planificación suele

premiarse con incentivos económicos en el salario del trabajador.

 La comunicación mejora con la planificación, ya que ésta no es posible si no

hay un flujo de información entre:

 dirección-empleados
 empleados-dirección y,
 entre cuadros intermedios

 La comunicación fluida es como una corriente que fluye por toda la empresa y
que facilita el sentimiento de colectividad, de pertenencia al grupo
(integración) y mantiene un alto nivel de motivación

El personal se siente parte básica y necesaria del proceso productivo

(Teoría del compromiso social)

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Planificación

Características de la planificación

 Ventajas para el trabajador:

 La planificación fomenta la descentralización por medio de la delegación de

tareas, las tareas se reparten de forma cooperativa fomentando el trabajo en
grupo para lograr los objetivos.

 Ventajas para la actividad:

La planificación permite ajustar los requisitos y modalidades de producción al

tipo de empresa. Los planes se hacen teniendo en cuenta las características
de ésta (tipo de jornada laboral, calendario anual, descansos semanales,
vacaciones, permisos…)

Planificación

Planificación y Tareas

Delimitar las tareas que dentro de la empresa realiza cada departamento es una
función clásica de la planificación de la empresa.

En la introducción de la asignatura establecimos 4 funciones principales o

Subsistemas con sus respectivas áreas de acción:

 El subsistema real o físico

 El subsistema financiero
 El subsistema de personal
 El subsistema de administración o directivo

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Planificación

(*) Racionalización: Organizar la producción o el trabajo de manera

que aumente los rendimientos o reduzca los costos con el mínimo
esfuerzo.
Planificación y Trabajo

 Desde el punto de vista del trabajo, la planificación es la racionalización (*)

de las actividades de la empresa, es decir, tomar las acciones necesarias
(introducir métodos y sistemas de trabajo) para conseguir una simplificación
del trabajo.

 Simplificación, como una forma de hacer más sencillo un trabajo:

 Mediante acciones ordenadas

 Eliminando acciones inútiles e innecesarias
 Evitando el derroche material, de tiempo y de esfuerzo

 Las empresas planifican para aumentar su productividad (producir más sin

aumentar la inversión). ¿Cómo aumentar la productividad? Dos vías clásicas:

1. Forzando el ritmo del trabajador: tensión / accidentes laborales

2. Aplicando técnicas de simplificación: mayor rendimiento / menor esfuerzo

 Diagramas de flujo para simplificar el trabajo

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 Diagrama de flujo – cambio de bombilla

Planificación

Planificación y Trabajo

 La planificación se aplica a todo el proceso productivo y específicamente:

 Instalaciones
Situación, dimensiones distribución, ambientación, etc…

 Trabajo
Cantidad y calidad

 Dimensión de plantilla
Número de personas, asignación de tiempos, ubicación de puestos

 Medios para realizar el trabajo

Herramientas, maquinaria, equipo, mobiliario, personas

 Documentación
Escritos, impresos, fichas…

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Planificación

Planificación y Trabajo

 La racionalización y la simplificación implican a menudo aplicar nuevos

métodos – CAMBIO.

 El dpto. de RRHH es responsable de “saber vender” el cambio necesario,

enfocándolo desde las ventajas a medio / largo plazo que se van a obtener
frente a los problemas inmediatos que pueda acarrear este cambio.

 Fases de la implantación de un nuevo sistema de trabajo:

1. Definición del objetivo: Se trata de buscar soluciones a un problema

concreto.
Ej.: Un hotel necesitaba conocer las necesidades recurrentes de los
clientes y que éstas fueran visible para todos los dptos. implicados (REC-
HSK- MNT)

Planificación

Planificación y Trabajo

 Fases de la implantación de un nuevo sistema de trabajo:

2. Estudio de la situación actual: Qué se está haciendo, empleados que

intervienen, medios y forma de llevarlo a cabo, veces que se repite la
acción, dónde se lleva a cabo.

Situación real: En un hotel, cuando un cliente necesitaba una cuna o

cualquier otra petición de clientes, REC tenía que anotarlo en su sistema
y HSK también (el nivel de documentación era demasiado). Con el
aumento en la dimensión del hotel por apertura de un ala nueva el
sistema da muchos problemas. Se producen duplicaciones y a veces la
información no llega a tiempo. Cada vez que el cliente volvía al hotel, se
generaba la misma documentación y procesos.

3. Escoger un nuevo método, previniendo desajustes al principio.

El hotel decidió contratar un nuevo programa informático para gestionar

de forma centralizada todas las peticiones de los clientes (Concierge
Assistant)

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Planificación

Planificación y Trabajo

 Fases de la implantación de un nuevo sistema de trabajo:

4. Definición del objetivo: Se trata de buscar soluciones a un problema

concreto.
Ej.: Un hotel necesitaba conocer las necesidades recurrentes de los
clientes y que éstas fueran visible para todos los dptos. implicados (REC-
HSK- MNT)

3. Estudio de la situación actual: Qué se está haciendo, empleados que

intervienen, medios y forma de llevarlo a cabo, veces que se repite la
acción, dónde se lleva a cabo.
Cuando un cliente necesita una cuna REC tiene que anotarlo en su
sistema y HSK también. Se producen duplicaciones y a veces la
información no llega a tiempo. Cada vez que volvía el cliente, se generaba
la misma documentación y procesos.

 Programa Concierge Assistant

(REC – HSK – F&B – MNT)

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 Programa Concierge Assistant

TUTORIAL: Lessons 1 & 2

Planificación

Planificación y Trabajo

Al hablar de racionalización es necesario:

 Hacer claros los elementos básicos del proceso, determinando el tiempo que
debe asignarse a una persona para realizar un trabajo.

Quitar ropa
de cama / Otras
Limpieza Limpieza
Hacer Reponer actividades
de baño – de suelo –
cama / piezas – 2’ (Espejos,
10’ 8’
Ordenar – polvo)– 2’
10’

 Hay que establecer el comienzo del proceso y el final

 Lugares y personas, recorridos físicos de las personas y documentos
 Recorridos físicos de los materiales (Si hay una persona encargada de
rellenar el “office” o no)
 Recoger todos estos procesos en un manual al que poder acudir en cualquier
momento

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Planificación

La jornada de trabajo

Este epígrafe lo trabajamos con:

1. Las fotocopias “La Planificación y el puesto de

trabajo” que incluye los apartados:

1. La jornada
2. Calendario anual, descanso semanal, festivos y vacaciones

2. Convenio colectivo de la provincia de Cádiz: Art. 20 al 24

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