PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL CODIGO:

VERSIÓN:
Procedimiento Tramite y Desapcho de Correspondencia FECHA

1 Objetivo
Establecer las directrices para la organización de los documentos en los Archivos de Gestión de la Cámara de Comercio de
Magangué
2 Alcance
El procedimiento inicia con la revisión de los documentos que se van a archivar y finaliza con el almacenamiento de las
carpetas en los respectivos archivadores.
3 Definiciones

Son aquellos archivos de uso frecuente en las actividades de las dependencias, con los criterios de
Archivo de Gestión organización de acuerdo a la TRD.

Archivar consiste en guardar los documentos en forma organizada en sus unidades de conservación
Archivar en un sitio determinado y seguro.
Tabla de Retención Documental: listado que contiene las series y sus correspondientes tipos
TRD documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus
funciones, a los cuales se asigna el tiempo o permanencia en cada fase del archivo.
Documento generado o recibido por una dependencia o entidad, que no hace parte de sus series
Documentos de apoyo documentales (TRD), pero que es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones.

Para facilitar la localización y consulta de los documentos que deben archivarse, se recomienda
utilizar un listado del contenido de las carpetas que están en el archivador. De acuerdo con la clase
de documentos que se archiven, los índices pueden ser:
• Índice numérico: para leyes, decretos, acuerdos, resoluciones e instrucciones.
Índices para Archivar
• Índice alfabético: para convenios, archivos de tutelas y consecutivo de correspondencia
despachada.
Principio de Orden Consiste en ordenar cronológicamente la documentación recibida o despachada, tendiendo en
original cuenta que inicia con la más antigua hasta la más reciente.

Unidades de Son aquellas unidades que contienen un conjunto de documentos de tal forma que garanticen su
Conservación preservación e identificación. Ej: Carpetas, legajos, cajas, libros o tomos.
4 Políticas de Operación

La correspondencia y los documentos solo serán archivados cuando se hayan cumplido todos los trámites requeridos.

5 Documentos de referencia
Ley 594 de 2000, por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.
Norma ISO 15489: un marco sistemático de buenas prácticas de gestión documental en las organizaciones
Acuerdo 49 de 2000, por el cual se desarrolla el artículo 61 del capítulo 7º de conservación documentos el reglamento general
de archivos sobre "condiciones de edificios y locales destinados a archivos.
Tabla de Retención Documental (TRD)
6
Relación de formatos
N.A.
7 Descripción de Actividades
Responsable Puntos de
No Descripción Dependencia Cargo Registro Control
 Para correspondencia
recibida en los
procesos, verificar
que contenga la
firma y fecha de
recibido del
trabajador al que se
dirige la
correspondencia, con
el fin de certificar
que fue atendida.
Para la
correspondencia
externa despachada (
producida por el
proceso), verificar
Examinar los diferentes documentos a que la copia de la
correspondencia (el
archivar, para comprobar que han
recibido), contenga
cumplido con los trámites establecidos
Secretaria, auxiliar o quien Documentos a firma y fecha de
1 y que por lo tanto pueden archivarse en la Todos los procesos
haga sus veces archivar recibido por el
carpeta que le corresponde.
destinatario.
Clasificar los documentos a archivar por Secretaria, auxiliar o quien Documentos a
2 asunto o tipo de documento. Todos los procesos N.A
haga sus veces archivar

Ordenar la documentación por asunto

o tipo de documento, según el
principio de orden original y legajar.
Nota : El principio de orden original hace Asegurar que el
referencia a colocar los documentos en legajo de los
3 el legajo en orden cronológico dejando Todos los procesos Secretaria, auxiliar o quien Documentos a documentos se dé
al inicio los de fecha más antigua y al final haga sus veces archivar de forma
los de la fecha mas reciente. cronológica

Secretaria, auxiliar o quien Documentos

Archivar los legajos en las carpetas de los
haga sus veces legajados
4 archivos de gestión que corresponda. Todos los procesos N.A

5 Todos los procesos Secretaria, auxiliar o quien Documentos N.A

haga sus veces foliados
Foliar los documentos que hayan perdido
vigencia para poder transferirlos
posteriormente al archivo central

8 Control de Cambios
Fecha Versión Tipo de Cambio

Elaboró Revisó Aprobó