PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL CODIGO:

Procedimiento Tramite y Desapcho de VERSIÓN:

Correspondencia FECHA

1 Objetivo
Enviar la correspondencia que se genera en las diferentes áreas de CAMARA DE COMERCIO DE MAGANGUÉ a personas
naturales y jurídicas, y/o sedes municipales de la Cámara de Comercio de Magangué.
2 Alcance
El procedimiento inicia con la generación de la correspondencia a través del aplicativo de Gestión Documental y finaliza
cuando se recibe la constancia de entrega y se "Finaliza la Correspondencia" en el Aplicativo por parte del área
correspondiente.
3 Definiciones
Se entiende por correspondencia la comunicación escrita entre “CAMARA DE COMERCIO
Correspondencia DE MAGANGUÉ” y las personas naturales o jurídicas.
Son aquellos archivos que están compuestos únicamente por texto sin formato, sólo
Archivo plano
caracteres.
Software de Gestión Software utilizado para el manejo de las actividades correspondientes a la recepción y envío
Documental de correspondencias en la Cámara de Comercio de Magangué.

4 Políticas de Operación
Gestión Documental tramitará de forma centralizada y normalizada, los servicios de recepción y distribución de las
comunicaciones por medio del servicio de mensajería interna y externa.
La correspondencia que se envía a las sedes municipales de la Camara de Comercio de Magangué será tratada como
comunicaciones
externas.
Las dependencias de CAMARA DE COMERCIO DE MAGANGUÉ deben llevar las comunicaciones a despachar por Gestión
Documental con el sobre sellado y entregarla por la ventanilla única de recepción y despacho de correspondencia interna.
Sólo el Director Administrativo, subdirectores, Jefes de área o dependencia y los líderes o responsables de procesos están
autorizados para firmar comunicaciones expedidas desde la Caja al medio externo.
La Oficina de Gestión Documental está facultada para devolver correspondencia o cualquier comunicación que no cumpla con las
formalidades establecidas.
La oficina Gestión Documental realizará la recepción de correspondencia externa a despachar de lunes a viernes en el horario de
7:00 a.m. a 12:00 m. y de 2:00 p.m. a 5:00 p.m.
La generación de los archivos planos correspondientes a cada empresa de correos se realizará todos los días luego de
finalizada la recepción de correspondencia a despachar, es decir, transcurridas las 5:00 pm.
5 Documentos de referencia
Ley 594 de 2000, por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.

ley 527 de 1990, por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio
electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.
Norma ISO 15489: un marco sistemático de buenas prácticas de gestión documental en las organizaciones
Acuerdo 060 de 2001, Por la cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las
entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas.
6
Relación de formatos
Aplicativo de Gestión Documental
Relación de despacho de correos
7 Descripción de Actividades
Descripción Responsable Registro Puntos de Control
No Dependencia Cargo
 Generar la correspondencia en el Aplicativo de
Gestión Documental, especificando los Aplicativo de Gestión Asegurarse que la
aspectos solicitados por el software, correspondencia sea
Área o Dependencia Secretaria o Auxiliar o Documental.
imprimirla y entregarla al Líder del Área o firmada por el jefe
que genera la quien haga sus
1 Dependencia para que la revise y la firme del proceso
correspondencia veces
y continuar en la siguiente actividad. correspondiente

Constatar que toda

correspondencia
Enviar la correspondencia a través del Aplicativo de Gestión debe ir en sobre
sellado y marcado
Aplicativo de Gestión Documental y Área o Dependencia Secretaria o Auxiliar o Documental. Sobre
llevarla en físico a Gestión Documental en sellado con la con los datos básicos
que genera la quien haga sus
2 sobre sellado y los anexos respectivos por la Correspondencia y actualizados del
correspondencia veces
ventanilla establecida para tal fin. anexos destinatario.

Recibir la correspondencia a despachar

verificando los aspectos relevantes de
acuerdo al tipo de comunicación. Si Las comunicaciones a
existe alguna inconsistencia en la despachar deben
3 comunicación, se devolverá a la persona que Gestión Documental Auxiliar de Gestión N.A traerse en sobre
lo entrega para corregirla. Documental sellado.
Nota: La constancia de recibido se

Ingresar al Aplicativo de Gestión Documental,

recibir la correspondencia desde el
mismo, seleccionar la empresa de correo Auxiliar de Gestión Aplicativo de Gestión
4 a utilizar y organizar el paquete para su Gestión Documental Documental Documental . N.A
despacho.

Aplicativo de Gestión Verificar que las

Documental . ciudades de envío
Ingresar al Aplicativo de Gestión
Archivos Planos de sean las admitidas
Documental, generar los archivos planos de Auxiliar de Gestión correspondencias a por la pagina de la
5 las correspondencias a enviar por cada una Gestión Documental Documental
despachar. empresa de correos.
de las empresas de correo.
Subir los archivos planos con los datos de los
Guía de envío de la Tener en cuenta
envíos a la pagina web de cada empresa de
Auxiliar de Gestión empresa de agregar la guía a cada
6 correo y generar las guías de cada envío e Gestión Documental
Documental mensajería sobre a despachar.
imprimir y adjuntar la guía a cada
Asegurarse que la
Generar relación de despacho de correos y
relación de
entregar al operador de cada una de las
despachos sea
empresas transportadoras las comunicaciones Auxiliar de Gestión Relación de despacho
7 Gestión Documental firmada por el
a despachar. Documental de correos
operador pertinente.
Recibir las constancias de entrega
Constancias de
de las correspondencia por parte de las
entrega de
empresas de correo vía pagina web o
correspondencia.
correo físico, descargar a través del Auxiliar de Gestión
8 Gestión Documental Aplicativo Gestión N.A
aplicativo de Gestión Documental, escanear, Documental
Documental
clasificar las constancias de entrega de las
Realizar la verificación de los datos y de ser
Realizar la
necesario, comunicarse con el destinatario Área o Dependencia Secretaria o Auxiliar o
verificación de datos
para verificar o corregir la información, en que genera la quien haga sus
dentro de un tiempo
9 caso de que el Área o Dependencia correspondencia veces N.A
no mayor a 48 horas.
productora de la correspondencia no
Contactar a la empresa de correos, para que
Auxiliar de Gestión Aplicativo de Gestión
realice la devolución de la
10 correspondencia. Una vez recibida la Gestión Documental Documental Documental N.A
correspondencia en

Constancias de
Recibir la constancia de entrega de entrega de Asegurase de finalizar
Dependencia que
correspondencia, ingresar al Aplicativo y correspondencia, la correspondencia
recibe la constancia Secretaria, auxiliar o
"Finalizar la Correspondencia" que se Aplicativo de Gestión en el aplicativo de
11 de entrega quien haga sus veces.
encuentra en el modulo "Enviados". Documental Gestión Documental

Archivar los registros generados en el

12 procedimiento. Todos los procesos Auxiliar de Gestión Todos los registros N.A
Documental generados.

8 Control de Cambios
Fecha Versión Tipo de Cambio
Elaboró Revisó Aprobó