CHƯƠNG 1

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO T ẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC QUY NHƠN

GIÁO TRÌNH
TIN HỌC CƠ SỞ
(TRÌNH ĐỘ: ĐẠI HỌC, KHỐI NGÀNH SƯ PHẠM) Bình Định, …/2020
 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC QUY NHƠN

NGUYỄN THANH BÌNH, NGUYỄN THỊ KIM PHƯỢNG,

NGUYỄN THỊ LOAN, TRẦN ĐÌNH LUYỆN, NGUYỄN
THỊ ANH THI

GIÁO TRÌNH
TIN HỌC CƠ SỞ
(TRÌNH ĐỘ: ĐẠI HỌC, KHỐI NGÀNH SƯ
PHẠM) SỐ TÍN CHỈ: 3 (LÝ THUYẾT: 2, THỰC
HÀNH: 1)

Bình Định, …/2020

 2
MỤC LỤC

CHƯƠNG 1: CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÁCH MẠNG CÔNG

NGHIỆP 4.0 VÀ THỜI CHUYỂN ĐỔI SỐ.........................................................
7
1.1 Cuộc Cách mạng Công nghiệp 4.0.................................................................... 7 1.2
Thời chuyển đổi số ............................................................................................ 8 1.2.1
Thời chuyển đổi số là gì? ....................................................................................... 8 1.2.2 Các
cấp độ của chuyển đổi số ................................................................................ 9 1.2.3 Các yếu

tố của chuyển đổi số............................................................................... 10 1.3 Vai trò của

CNTT trong Cách mạng Công nghiệp 4.0 và Thời chuyển đổi số11 1.3.1 CNTT tạo nên
các công nghệ lõi trong Cách mạng Công nghiệp 4.0.................. 11 1.3.2 CNTT có vai trò

quan trọng trong xây dựng hạ tầng số....................................... 13 1.4 Cách mạng công

nghiệp 4.0 ở một số quốc gia .............................................. 16 1.4.1 Xây dựng cơ sở hạ

tầng số ................................................................................... 16 1.1.1 Thanh toán điện tử -
Thương mại điện tử ............................................................ 18 1.4.2 Chính phủ điện

tử................................................................................................. 20 1.5 Những ứng dụng hiện

tại và tương lai của CNTT........................................... 22 1.5.1 Vận hành xuất sắc
................................................................................................ 22 1.5.2 Trải nghiệm khách hàng
xuất sắc......................................................................... 22 1.5.3 Trải nghiệm sản
phẩm.......................................................................................... 23 1.5.4 Các mô hình kinh tế

chia sẻ ................................................................................. 23 CHƯƠNG 2: XỬ LÝ VĂN

BẢN NÂNG CAO MICROSOFT WORD......... 24 2.1 Thiết lập môi trường làm
việc tối ưu............................................................... 24 2.1.1 Cấu hình tùy chọn trong
Word............................................................................. 24 2.1.2 Thiết lập kiểu mẫu cho tài
liệu............................................................................. 39 2.1.3 Cách xây dựng nội dung tái sử
dụng trong tài liệu .............................................. 43 2.1.4 Phân đoạn (Section)

............................................................................................. 51 2.2 Định dạng nâng

 cao......................................................................................... 55

3
2.2.1 Thiết lập font chữ và đoạn văn nâng cao ............................................................. 55
2.2.2 Chia cột cho đoạn văn bản ................................................................................... 63
2.2.3 Công thức toán học .............................................................................................. 64
2.2.4 Bảng biểu và biểu đồ............................................................................................ 66

2.3 Tham chiếu và liên kết .................................................................................... 85

2.3.1 Tiêu đề, chân trang, chân bài................................................................................ 85
2.3.2 Mục lục, chỉ mục.................................................................................................. 89
2.3.3 Kết nối, nhúng dữ liệu........................................................................................ 102
2.3.4 Đánh dấu và tham chiếu ..................................................................................... 110

2.4 Trường và biểu mẫu ...................................................................................... 118

2.4.1 Trường văn bản .................................................................................................. 118
2.4.2 Biểu mẫu văn bản............................................................................................... 121
2.4.3 Trộn thư (Mail merge)........................................................................................ 128

2.5 Xây dựng biểu mẫu trong chế độ cộng tác.................................................... 146
2.5.1 Kiểm tra, so sánh, kết hợp dữ liệu...................................................................... 146
2.5.2 Tài liệu chủ......................................................................................................... 156
2.5.3 Bảo vệ tài liệu..................................................................................................... 166

CHƯƠNG 3: E-LEARNING.......................................................................... 174

3.1 Tổng quan về E-Learning.............................................................................. 174
3.1.1 E-Learning là gì?................................................................................................ 174 3.1.2
Hình thức đào tạo E-learning ............................................................................. 176 3.1.3 Tình

hình phát triển và sử dụng E-learning trên thế giới và Việt Nam.............. 178 3.2 Hệ thống

E-learning ...................................................................................... 180 3.2.1 Kiến trúc hệ

thống E-Learning........................................................................... 180 3.2.2 Nguồn lực cho

E-Learning................................................................................. 184 3.3 Các chuẩn E-learning

.................................................................................... 185 3.3.1 Chuẩn là

gì?........................................................................................................ 185 3.3.2 Các chuẩn hiện
có .............................................................................................. 186 3.3.3 Tại sao chuẩn lại
quan trọng .............................................................................. 196

4
3.4 Hệ thống quản lý giảng dạy và học tập Moodle............................................ 197
3.4.1 Hệ thống quản lý học tập (LMS)........................................................................ 197
3.4.2 Phần mềm quản trị E-learning Moodle .............................................................. 199

CHƯƠNG 4: PHẦN MỀM HỖ TRỢ SOẠN GIẢNG .................................. 205

4.1 Tổng quan phần mềm hỗ trợ soạn giảng ....................................................... 205
4.1.1 Bài giảng điện tử ................................................................................................ 205 4.1.2
Quy trình thiết kế bài giảng điện tử.................................................................... 205 4.1.3 Sơ

lược về các phần mềm hỗ trợ soạn giảng...................................................... 206 4.2 Phần

mềm Microsoft PowerPoint ................................................................. 208 4.2.1 Xây

dựng bản trình chiếu PowerPoint ............................................................... 208 4.2.2 Giới thiệu
MS PowerPoint và những thiết lập cơ bản........................................ 210 4.2.3 Thêm Slide mới,
chèn hình ảnh, video, audio.................................................... 212 4.2.4 Sử dụng Slide
Master......................................................................................... 217 4.2.5 Hiệu ứng chuyển
Slide, hiệu ứng các đối tượng trong Slide.............................. 218 4.2.6 Thiết lập liên kết và sử
dụng Trigger ................................................................. 221 4.2.7 Sử dụng Note trong trình
chiếu .......................................................................... 223 4.2.8 Một số thao tác trình chiếu
PowerPoint ............................................................. 226 4.2.9 Đóng gói và in bản trình chiếu

........................................................................... 227 4.3 Phần mềm soạn thảo

violet............................................................................ 229 4.3.1 Giới thiệu Violet và cách

cài đặt........................................................................ 229 4.3.2 Các chức năng của
Violet................................................................................... 235 4.3.3 Các chức năng soạn thảo
trang màn hình........................................................... 248 4.3.4 Sử dụng các công cụ chuẩn
................................................................................ 255 4.3.5 Phụ

lục................................................................................................................ 307 CHƯƠNG 5:

SỬ DỤNG BẢNG TÍNH MICROSOFT EXCEL................... 310 5.1 Giới thiệu

 về Microsoft Excel....................................................................... 310 5.1.1 Excel là gì?
......................................................................................................... 310 5.1.2 Cửa sổ làm việc

Excel 2016............................................................................... 310 5.2 Các thao tác cơ

bản........................................................................................ 312

5
5.2.1 Nhập, sửa, xóa dữ liệu........................................................................................ 312

5.2.2 Các kiểu dữ liệu.................................................................................................. 317 5.3

Định dạng dữ liệu và in ấn ............................................................................ 319 5.3.1

Định dạng ô ........................................................................................................ 319 5.3.2

Định dạng trang in.............................................................................................. 326 5.4 Giới

thiệu và sử dụng các hàm...................................................................... 328 5.4.1 Công

thức và hàm .............................................................................................. 328 5.4.2 Các hàm
trong Excel .......................................................................................... 336
 6
CHƯƠNG 1: CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÁCH MẠNG
CÔNG NGHIỆP 4.0 VÀ THỜI CHUYỂN ĐỔI SỐ
1.1 Cuộc Cách mạng Công nghiệp 4.0

Có nhiều cách kiến giải khác nhau và đa chiều về khái niệm Công nghiệp 4.0
(CN4.0). Ví dụ: có nghiên cứu xem CN4.0 ‘là sự hợp nhất của những công nghệ, tạo sự
liên kết giữa không gian vật lý, số và sinh học… là khả năng hàng tỷ người có thể kết
nối với nhau thông qua các thiết bị di động với năng lực tính toán và khả năng lưu trữ
dữ liệu cực lớn và việc truy cập không giới hạn với tri thức nhân loại’; công nghệ lõi
thúc đẩy những liên kết này là robot tự hành, dữ liệu lớn (big data), trí tuệ nhân tạo
(AI), in 3D, điện toán đám mây, thực tế ảo, internet vạn vật (IoT) (Nguyễn Hoàng Hà
2017; Nguyễn Trường Thắng 2017).

Bản chất của cuộc Cách mạng CN4.0:

Một là, tuy điểm vượt trội của CN4.0 nằm ở sự hợp nhất, kết nối giữa các công
nghệ với nhau, nhưng không nhất thiết phải ứng dụng đầy đủ nhiều công nghệ trong
cùng một chuỗi giá trị. Điều này có ý nghĩa quan trọng, bởi chi phí lớn và năng lực tiếp
cận hạn chế đối với các công nghệ ở bậc cao như AI, robot, blockchain sẽ làm nản lòng
các doanh nghiệp và hệ thống công quyền đặc biệt ở các nước đang phát triển và cấp
địa

7
phương trong việc đầu tư ứng dụng và phát triển CN4.0. Ngược lại, nhận thức CN4.0
có thể triển khai với kết nối internet, ứng dụng thông minh, điện toán đám mây,
blockchain sẽ giúp các địa phương và doanh nghiệp nhỏ và vừa (DNNVV) mạnh dạn
đổi mới, ứng dụng CN4.0 với chi phí thấp, hiệu quả cao cho những mô hình cung cấp
hàng hóa và dịch vụ truyền thống của mình.

Hai là, bản chất của CN4.0 là sự kết hợp giữa thế giới thực và ảo trên nền tảng số,
qua đó làm thay đổi không gian vật lý, mối quan hệ giữa thông tin và trí tuệ, giữa chủ
động và tự động hóa, giữa máy móc và dữ liệu. Hệ quả là mỗi sự đổi mới này lại kéo
theo những thay đổi căn bản về mô hình kinh doanh và tổ chức doanh nghiệp, bao gồm
thiết kế, sản xuất, phân phối và dịch vụ. Có thể thấy, những công nghệ CN4.0 đã tạo lập
những thể chế mới, chiều hợp tác mới, thay đổi hẳn mối quan hệ giữa nhà sản xuất –
người tiêu dùng, hàng hóa – dịch vụ (Kim 2018).

Ba là, khác với các cuộc cách mạng công nghiệp trước đây, khi các công nghệ mới
thay thế công nghệ cũ như năng lượng điện thay thế máy hơi nước, công nghệ của
CN4.0 không thay thế mà còn bổ sung, mở rộng năng lực của công nghệ thế hệ trước,
ví dụ: các mô hình co-working, smart city sẽ mở rộng không gian và tạo nền tảng phát
triển các hoạt động kinh doanh truyền thống. Như vậy, mặc dù CN4.0 đều nhấn mạnh
sự tích hợp, kết nối giữa các công nghệ, nhưng không loại trừ ứng dụng riêng biệt của
các công nghệ đơn lẻ.

Bốn là, lợi ích của CN4.0 là vô cùng rộng lớn và còn đang phát triển. Có ý kiến
cho rằng CN4.0 đang phát triển theo cấp số nhân (Nguyễn Hoàng Hà 2017). Nếu chúng
ta chứng kiến sự nâng cấp cấu hình của các dòng sản phẩm điện thoại di động và sản
phẩm kỹ thuật số khác thì có thể thấy nhận xét này không hề thổi phồng triển vọng phát
triển của CN4.0; và người ta chưa nhìn thấy giới hạn của xu hướng này.

1.2 Thời chuyển đổi số

1.2.1 Thời chuyển đổi số là gì?

Thời chuyển đổi số là thời đại mà mọi vật dần được số hoá và rất nhiều công nghệ
số được phát triển và sử dụng. Như vậy, đã có sự chuyển đổi kết nối giữa thế giới thực
thể (vật lý) và không gian số. Mọi điều xảy ra trên thế giới các thực thể, được tính toán
điều khiển trên không gian số và ngược lại.

8
 Sự
đột phá của các công nghệ số đã tạo nên những thay đổi lớn này, đây là các công nghệ
lõi trong cuộc cách mạng CN4.0, bao gồm:
• Điện toán đám mây
• Internet vạn vật
• Block chain
• Trí tuệ nhân tạo
• Dữ liệu lớn
• Khoa học dữ liệu

1.2.2 Các cấp độ của chuyển đổi số

Có ba cấp độ của chuyển đổi số:

Số hóa thông tin (Digitization)

9
Số hóa thông tin là việc chuyển đổi dữ liệu từ dạng vật lý (analog) sang dạng kỹ
thuật số (digital)

Ví dụ: Chuyển đổi dữ liệu trên giấy thành kỹ thuật số bằng công nghệ nhận dạng
chữ viết. Thay đổi việc ghi chép vào biểu mẫu trên giấy bằng việc nhập liệu trực tiếp
trên máy tính, điện thoại, v.v. Dữ liệu dưới dạng kỹ thuật số giúp dễ dàng lưu trữ, tìm
kiếm và khai thác.

Số hóa quy trình (Digitalization)

Số hóa quy trình là việc áp dụng công nghệ để tự động hóa quy trình hiện tại, giúp
giảm chi phí vận hành và tăng hiệu quả.

Ví dụ: Số hóa quy trình cấp chứng minh nhân dân, cấp bằng lái xe, xin tạm ứng
khi đi công tác, giúp loại bỏ các công đoạn sử dụng giấy, giúp tiết kiệm công sức đi lại
xin phê duyệt, nâng cao năng suất lao động của khối phòng ban hỗ trợ.

Chuyển đổi số (Digital Transformation)

Chuyển đổi số là quá trình khai thác các công nghệ số và các khả năng hỗ trợ để
tạo ra một mô hình kinh doanh số mới mạnh mẽ. Trích từ
nguồn:https://www.gartner.com/en/informationtechnology/glossary/digital-business
transformation.

Chuyển đổi số không nhất thiết nói về công nghệ số, mà nói về việc công nghệ số
giúp con người giải quyết các vấn đề truyền thống. Và con người ưu tiên các giải pháp
số hiện đại thay vì các giải pháp cũ. (Nguồn: Jo Caudron, Dado Van Peteghem - Digital
Transformation: A Model to Master Digital Disruption - Trang 280)

1.2.3 Các yếu tố của chuyển đổi số

Ba yếu tố của chuyển đổi số:

Chuyển đổi số = Chuyển đổi kinh doanh + Chuyển đổi con người + Chuyển đổi
công nghệ.

1. Chuyển đổi kinh doanh: Thay đổi và tối ưu hóa mô hình kinh doanh thông
qua tối ưu hóa các quy trình nghiệp vụ

10
 2. Chuyển đổi con người: Nhiệm vụ của chuyển đổi con người trong chuyển đổi
số là gắn kết con người và phát triển năng lực. Trong đó gắn kết con người bao
gồm lãnh đạo liên phòng ban và nhân viên liên phòng ban; phát triển năng lực
bao gồm quản lý năng lực và sự thay đổi kết hợp với liên tục đào tạo và luân
chuyển.
3. Chuyển đổi công nghệ: Yếu tố công nghệ bao gồm việc ứng dụng những hạ
tầng số, các nền tảng số, các công nghệ mới (Big Data, Blockchain, …) để
mang lại lới thế vượt bậc.

Chuyển đổi số thành công cần có sự chuyển đổi của cả 3 yếu tố:

1. Trải Nghiệm Khách Hàng Xuất Sắc: là việc thực thi chiến lược kinh doanh
với: chi phí thấphơn, rủi ro thấp hơn, tạo ra nhiều doanh thu hơn, tạo ra nhiều
giá trị hơn so với các đối thủ cạnh tranh
2. Mô Hình Kinh Doanh Mới: Là việc tạo ra sự hài lòng và gắn kết của khách
hàng nhiều hơn so với những đối thủ cạnh tranh. Trong đó trải nghiệm khách
hàng là kết quả của tất cả những tương tác giữa khách hàng và doanh nghiệp,
ví dụ như lần đầu gặp mặt, thời điểm mua hàng, quá trình sử dụng, thời điểm
rời bỏ hoặc giới thiệu cho khách hàng mới.
3. Vận Hành Xuất Sắc: Là việc tạo ra những mô hình kinh doanh ít có (hoặc
không có) sự cạnh tranh từ các đối thủ. Trong đó mô hình kinh doanh là cách
doanh nghiệp tạo ra giá trị, đưa giá trị đến với khách hàng, đem về doanh thu
và phân bổ chi phí.

1.3 Vai trò của CNTT trong Cách mạng Công nghiệp 4.0 và Thời chuyển đổi số

1.3.1 CNTT tạo nên các công nghệ lõi trong Cách mạng Công nghiệp 4.0 Điện

toán đám mây (Cloud computing)

Lưu giữ và truy nhập dữ liệu và chương trình trên các “đám mây” (clouds) qua
Internet thay vì trên máy tính của người dùng. Dữ liệu được lưu giữ thường trực tại các
máy chủ trên Internet và chỉ lưu trữ tạm thời ở máy khách.

Ví dụ: Google drive, Gmail, Dropbox

Internet vạn vật (IoT)

 11
Là sự kết nối trên mạng (internetworking) của các vật thể, thiết bị (connected
devices, “smart devices”).

Các thực thể, thiết bị có khả năng trao đổi thông tin, dữ liệu chỉ qua internet mà
không cần tương tác trực tiếp (người với người, người với máy, máy với máy (M2M).

Ví dụ: Sức khoẻ một người có thể nối với Hồ sơ sức khoẻ điện tử, wearables, trái
tim cấy ghép, cơ sở tri thức về bệnh, hệ cảnh báo, chỉ dẫn xử lý...

Chuỗi khối (Block-chain)

Về bản chất, blockchain như cơ sở dữ liệu thông thường: lưu trữ dữ liệu với các
thuộc tính duy nhất:

• Phân cấp - không ai có toàn quyền kiểm soát thông tin nào đi vào. • Đồng
thuận - nhiều bên khác nhau lưu trữ các bản sao chính xác của cùng một hồ sơ
gốc, vì vậy đa số phải đồng ý về dữ liệu được thêm vào
• ‘Chỉ thêm’, nghĩa là không thể chỉnh sửa những gì đã có, chỉ có thể thêm. •
Thông tin mới không thể xung đột với những gì đã được thêm. • Thông tin
có thể được truy cập và nhân rộng bởi tất cả mọi người.

Dữ liệu lớn (Big data)

Dữ liệu lớn nói về các tập dữ liệu rất lớn và/hoặc rất phức tạp, vượt quá khả năng
xử lý của các kỹ thuật IT truyền thống
 12

Tuy nhiên, dữ liệu lớn có thể rất nhỏ. Không phải mọi tập dữ liệu to đều lớn.

1.3.2 CNTT
có vai trò quan trọng trong xây dựng hạ tầng số
Hạ tầng số, đặc biệt là hạ tầng dữ liệu, là yếu tố quyết định để phát triển trong thời
chuyển đổi số.
 13

Hạ tầng dữ
liệu
Hạ tầng số, đặc biệt là hạ tầng dữ liệu là yếu tố quyết định để phát triển trong thời
chuyển đổi số, cách mạng CN4.0.

14
Xây dựng các cơ sở dữ liệu dùng chung để phối hợp, giải quyết các bài toán vĩ mô:

15
Hạ tầng kết nối
Internet đóng một vai trò quan trọng để kết nối các hệ thống, thiết bị trong cách
mạng CN4.0. Trên thực tế, IoT đã trở thành một trong những công nghệ lõi trong cuộc
cách mạng này.

Ở Singapore, tiêu biểu có thể kể đến sự phát triển của hệ thống cáp quang và
mạng 4G, nhờ đó tăng đáng kể tốc độ truyền tải thông tin. Nhờ mạng cáp quang mà tốc
độ kết nối Internet trung bình của Singapore đã tăng từ 5,4 megabit mỗi giây (Mbps)
năm 2012 lên 20 Mbps năm 2016, ngang với Nhật Bản và Phần Lan. Tương tự như
vậy, Singapore cũng nằm trong nhóm đầu các quốc gia có tốc độ kết nối 4G nhanh nhất
thế giới, một phần nhờ liên tục đầu tư cảithiện hạ tầng mạng.

1.4 Cách mạng công nghiệp 4.0 ở một số quốc gia

1.4.1 Xây dựng cơ sở hạ tầng số

Singapore

Singapore đã đạt được nhiều tiến bộ trong việc cải thiện cơ sở hạ tầng số hóa, qua
đó thúc đẩy tăng cường năng lực và mở rộng ứng dụng số hóa trong các hộ gia đình và
doanh nghiệp. Tiêu biểu có thể kể đến sự phát triển của hệ thống cáp quang và mạng
4G, nhờ đó tăng đáng kể tốc độ truyền tải thông tin. Nhờ mạng cáp quang mà tốc độ kết

16
nối Internet trung bình của Singapore đã tăng từ 5,4 megabit mỗi giây (Mbps) năm
2012 lên 20 Mbps năm 2016, ngang với Nhật Bản và Phần Lan. Tương tự như vậy,
Singapore cũng nằm trong nhóm đầu các quốc gia có tốc độ kết nối 4G nhanh nhất thế
giới, một phần nhờ liên tục đầu tư cải thiện hạ tầng mạng. Tổng lượng đăng kí băng
thông rộng cáp quang và đăng ký 4G tại Singapore đã tăng gấp đôi trong vòng 5 năm
qua. Tốc độ internet nhanh hơn thúc đẩy các hộ gia đình Singapore chuyển dần nhiều
hoạt động của mình vào không gian kỹ thuật số. Phát hiện từ khảo sát thường niên của
Cơ quan Phát triển Thông tin - Truyền thông Singapore (IMDA) cho thấy từ năm 2010
đến 2015 sốlượng người tham gia vào các hoạt động internet như mua sắm trực tuyến
và các giao dịch tài chính trực tuyến tăng lên đáng kể. Ở khu vực doanh nghiệp, các
khoản đầu tư vào các tài sản số nhằm tăng cường năng lực số của các doanh nghiệp
cũng ngày càng nhiều. Trong khoảng thời gian 2013-2015, tổng chi vốn cho các tài sản
số cố định1 tăng hàng năm trung bình 7,1%. Theo đó, các doanh nghiệp cũng tăng
cường sử dụng các công cụ số trong các hoạt động kinh doanh thường nhật, tăng cường
áp dụng thanh toán điện tử và các dịch vụ di dộng trong kinh doanh.

Ngoài những xu hướng nổi bật trên, mức độ ứng dụng các loại công cụ và năng
lực kỹ thuật số như dịch vụ điện toán đám mây, các nhà máy thông minh,… cũng tăng
nhanh trong những năm gần đây. Với nhiều nỗ lực của Chính phủ Singapore hướng đến
số hóa nền kinh tế (như thông qua Chương trình sáng kiến Quốc gia Thông minh) thì
mức độ ứng dụng số hóa của các hộ gia đình và doanh nghiệp được duy trì và ngày
càng phát triển.

Hàn Quốc

Theo kết quả khảo sát của Bộ Khoa học, Công nghệ thông tin và truyền thông, và Quy
hoạch Hàn Quốc thì tỷ lệ dân số Hàn Quốc sử dụng Internet (tính từ trẻ 3 tuổi trở lên)
năm 2016 đạt 88,3%, tăng 3,2% so với năm 2015. Đặc biệt, số người cao tuổi sử dụng
internet tăng mạnh, cứ hai người trên 60 tuổi lại có một người dùng internet. Tỷ lệ sử
dụng Internet ở lứa tuổi từ 10 tới 40 tuổi đạt mức tuyệt đối 100%. Thời gian sử dụng
Internet bình quân là 14,3 giờ/tuần, tăng 0,6 giờ so với năm 2015. Tần suất sử dụng
Internet nhiều hơn một lần/tuần đạt 98,9%. Phương tiện để truy cập internetđang có
chiềuhướng chuyển từ máy tính sang điện thoại smartphone. Tỷ lệ sở hữu smartphone
 17
trên mỗi hộ gia đình tăng từ 84,1% vào năm 2014 lên 88,5% vào năm 2016, trong khi
tỷ lệ sở hữu máy tính giảm từ 78,2% xuống còn 75,3%. Tỷ lệ số hộ gia đình Hàn Quốc
kết nối mạng internet đạt 99,2%, đứng đầu trong số 175 quốc gia thuộc Liên minh viễn
thông quốc tế (ITU). Theo tổ chức nghiên cứu Internet Akamai, Hàn Quốc hiện là quốc
gia có tốc độ kết nối internet nhanh nhất thế giới, vượt trên cả Nhật Bản và Mỹ.

1.1.1 Thanh toán điện tử - Thương mại điện tử

Singapore

Singapore là thị trường thanh toán điện tử (TTĐT) phát triển mạnh nhất trong các
nước ASEAN, với tỷ lệ dân số sử dụng internet khoảng 80% và năm 2015, chỉ số
TTĐT của nước này ở khoảng 56%-57%. Singapore là nước nhanh chóng tiếp thu công
nghệ mới với số người sử dụng ví điện tử (VĐT) đã tăng gấp đôi trong năm 2015 và
chiếm tới 23% trong tổng dân số của nước này, hay chiếm hơn 41% trong tổng số
người mua sắm trực tuyến.

Singapore là một trong những nước áp dụng TTĐT đầu tiên trên thế giới. Các
hoạt động TTĐT phát triển với tốc độ khá nhanh. Tuy nhiên, đến nay Singapore vẫn
thua kém nhiều nước khác, cụ thể như Trung Quốc, về việc ứng dụng công nghệ
TTĐT. Hầu hết mọi người ở Singapore đều có điện thoại thông minh, nhưng cứ 10
người thì lại có 9 người vẫn muốn trả tiền cho các giao dịch hằng ngày theo cách cũ
bằng tiền mặt. 43% số người Singapore tham gia khảo sát cho biết rằng họ sử dụng tiền
mặt nhiều nhất, gần gấp đôi so với con số 25% ở Trung Quốc. Lý do là Singapore có
nhiều chương trình TTĐT, nhưng thiếu sự kết nối, liên thông giữa các hệ thống thanh
toán này, do vậy gây nhiều phiền toái, rõ nhất là người dân phải mang theo nhiều thẻ
và các doanh nghiệp cũng phải chi phí tốn kém để cài đặt nhiều hệ thống.

Hàn Quốc

Thương mại điện tử đã được áp dụng mạnh mẽ tại Hàn Quốc, chiếm trên 40% tất
cả các giao dịch thương mại năm 2015, trong đó, giao dịch B2B chiếm hơn 90% và
giao dịch B2G chiếm gần 6%.

Ngân hàng điện tử (E-banking) được giới thiệu tại Hàn Quốc vào năm 1999. Hầu
hết các ngân hàng tăng thêm 0,1-0,5 điểm phần trăm lãi suất huy động cho khách hàng

18
đăng ký internet banking, và cho họ 0,5 điểm phần trăm chiết khấu trên lãi suất cho vay.
Đến năm 2010, 42,3% người dùng internet ở độ tuổi 12 trở lên đã sử dụng dịch vụ ngân
hàng điện tử. Mức độ sử dụng bình quân cho ngân hàng Internet là 4,9 lần mỗi tháng.
Hầu hết người dùng Internet banking thông qua máy tính (96,2%), trong khi 9,2% sử
dụng điện thoại di động.

Trung Quốc

Thương mại trực tuyến đã trở thành một trong những hoạt động trực tuyến phổ
biến nhất tại Trung Quốc, với hơn một nửa trong số tất cả người dùng Internet tham gia
vào mua sắm trực tuyến (Bảng 4). Phương tiện kết nối thực hiện mua sắm trực tuyến
chủ yếu là máy tính để bàn và điện thoại di động. Mua sắm trực tuyến ở Trung Quốc đã
phát triển phù hợp với nhu cầu của người dùng cuối cùng. Cầu gia tăng với sản phẩm
nước ngoài có chất lượng cao đã dẫn đến sự gia tăng các giao dịch xuyên biên giới theo
phương thức B2C.

Số người mua sắm trực tuyến và tỷ lệ sử dụng, giai đoạn 2009-2015

Sự phổ biến của thương mại điện tử đến từ số lượng người dùng Internet ngày
càng tăng ở Trung Quốc. Ngành công nghiệp thương mại điện tử của Trung Quốc chịu
sự chi phối bởi các nền tảng thương mại trực tuyến của Taobao (Alibaba), Tmall và
Jingdon.com (JD.com). Quy mô lớn của thị trường thương mại điện tử của Trung Quốc
đã thu hút các nhà bán lẻ truyền thống lớn như Công ty Suning Appliance (vận hành
website suning.com) cũng như các đối thủ quốc tế lớn như Amazon (vận hành website
amazon.cn) và Walmart (có lượng khách hàng lớn qua website yihaodian.com). Ngành

19
thương mại điện tử thu hút lượng lao động trực tiếp trên 2,5 triệu người và lao động
gián tiếp trên 18 triệu người.

Kỷ nguyên thanh toán phổ biến bằng tiền mặt ở Trung Quốc dường như đang dần
đi đến hồi kết. Hình thức thanh toán qua thẻ tín dụng dường như cũng đang dần trở
thành quá khứ. Người dân Trung Quốc ngày càng chuộng hình thức thanh toán không
dùng tiền mặt, như quét mã QR,thanh toán bằng ví điện tử. Rất nhiều sản phẩm tiêu
dùng cơ bản đều cho phép thanh toán di động. Hai ứng dụng thanh toán điện tử phổ
biến nhất hàng ngày tại Trung Quốc là WeChat Pay (Tenpay) của Tencent và Alipay
của Alibaba.

1.4.2 Chính phủ điện tử

Hàn Quốc

Những nỗ lực đầu tiên trong việc xây dựng chính phủ điện tử được tiến hành vào
cuối những năm 1980 bằng việc thực hiện dự án Hệ thống thông tin cơ bản quốc gia
(NBIS), trong đó tập trung vào việc triển khai các ccác ứng dụng CNTT trên toàn quốc.
Năm 1994, Bộ Giao thông đã được tổ chức lại thành Bộ Thông tin và Truyền thông
(MIC).

Năm 1995, Hàn Quốc ban hành luật Khung về thúc đẩy thông tin hóa và năm
1996 ban hành Kế hoạch tổng thể Quốc gia về thúc đẩy thông tin hóalần thứ nhất. Năm
1999, Chính phủ ban hành Kế hoạch Tổng thể thứ hai về an toàn thông tin(được gọi là
Cyber Korea 21). Kế hoạch thứ ba – được gọi là e-Korea Vision 2006, được ban hành
năm 2002, được coi là một sự thúc đẩy mạnh mẽ các nỗ lực của Chính phủ hướng tới
áp dụng rộng rãi thông tin và dịch vụ trực tuyến. Thống kê năm 2013 đã cho thấy sự
tiếp cận dịch vụ liên quan đến chính phủ điện tử tăng lên mạnh mẽ.
 20

Sử dụng các dịch vụ chính phủ điện tử ở Hàn Quốc năm 2013

Trung Quốc

Ngay từ năm 2004 Chính phủ Trung Quốc đã đổi mới quản lý nhà nước định
hướng chức năng chính phủ điện tử. Tháng 8 năm 2004, Trung Quốc đã thông qua
Luật Chữ ký điện tử để điều chỉnh chữ ký điện tử, thiết lập hiệu lực pháp lý của chữ ký
điện tử nhằm bảo vệ các quyền và lợi ích hợp pháp của tất cả các bên liên quan. Đây là
luật đầu tiên của Trung Quốc về các ứng dụng chính phủ điện tử, có hiệu lực từ đầu
năm 2005. Tính đến cuối năm 2009 Trung Quốc đã thành lập hơn 45.000 cổng thông
tin của chính phủ. 75 cơ quan nhà nước và trung ương, 32 chính quyền cấp tỉnh, 333
chính quyền cấp quận/huyện và hơn 80 chính quyền cấp thị trấn đã thiết lập trang web
riêng của họ, cung cấp nhiều dịch vụ trực tuyến tạo thuận lợi cho công việc và đời sống
của người dân.Việc xây dựng chính phủ điện tử đã cải thiện hiệu quả công việc và sự
minh bạch thông tin của chính phủ.

Thêm nữa, để tạo điều kiện tương tác với công chúng, Chính phủ Trung Quốc đã
hoạt động tích cực trên các mạng xã hội như Sina Weibo và Tencent WeChat. Tương
tác thông qua hình thức blog nhanh (hay còn gọi là tiểu blog – Microblogging) cũng
phát triển nhanh chóng kể từ khi microblogging chính trị đầu tiên đi vào hoạt động năm
2009 và đến đầu 2015 đã có khoảng 280.000 tài khoản Weibo của chính phủ, bao phủ
nhiều hoạt động của các cơ quan từ cơ quan cảnh sát, Tòa án tối cao đến cá nhân quan
chức chính phủ. Tháng 4 năm 2015, chính quyền thành phố Bắc Kinh đã ký một thỏa

21
thuận với Alibaba để trực tuyến hóa các dịch vụ công tương tự như thỏa thuận giữa
Alibaba với các thành phố Thượng Hải, Quảng Châu và Thẩm Quyến. Các doanh
nghiệp Trung Quốc cũng tích cực sử dụng các dịch vụ chính phủ điện tử. Năm 2014,
khoảng 51,1% số doanh nghiệp sử dụng Internet để tìm kiếm thông tin từ chính phủ.

1.5 Những ứng dụng hiện tại và tương lai của CNTT

Một số ứng dụng thành công của CNTT trong Cách mạng CN4.0 và Thời chuyển
đổi số:

1.5.1 Vận hành xuất sắc

Vận hành xuất sắc (Skywise) của Airbus

• Tăng sản xuất A350 lên 33% nhờ triển khai Skywise

• Giảm 50% sự chậm trễ do bảo trì

• Tiết kiệm 3 triệu $ mỗi năm cho việc khắc phục các lỗi thường xuyên xảy ra
trong cabin. Chi phí được yêu cầu bảo hành dưới 4-7 triệu $ mỗi năm

Vận hành xuất sắc của TOYOTA: Thiết lập chương trình gọi là “Advanced IT for
Manufacturing” để kết hợp chặt chẽ các lĩnh vực của doanh nghiệp. Ban chỉ đạo ở Bắc
Mỹ của chương trình đã triển khai 32 hệ thống sản xuất thông minh. Ví dụ: Toyota có 6
nhà máy lắp ráp xe ở Mỹ, với 14 nhà máy ở Bắc Mỹ; tạo ra khoảng 365.000 việc làm ở
Mỹ

1.5.2 Trải nghiệm khách hàng xuất sắc

 DBS: Tập đoàn dịch vụ tài chính hàng đầu ở châu Á với sự hiện diện tại 18
thị trường. Đã ra mắt DB digibank - một ứng dụng di động đột phá được thiết kế
để giúp khách hàng thao tác đơn giản hơn, nhanh hơn và tiện lợi hơn. Thiết kế lấy
con người làm trung tâm. Hơn 2,5 triệu khách hàng ở Singapore. Hơn 1,2 triệu
giao dịch trên thiết bị kỹ thuật số mỗi ngày. Tài khoản tại ngân hàng di động
chiếm hơn 60% trong số hơn 500.000 lượt đăng nhập mỗi ngày. Cho phép khách
hàng bắt đầu các mối quan hệ ngân hàng mà không cần phải đến chi nhánh.

Amazon: Nhà bán lẻ trực tuyến lớn nhất thế giới. Điều đưa Amazon trở thành một
thương hiệu huyền thoại là sự kết hợp giữa trải nghiệm của khách hàng và sản phẩm,

22
giữ người mua hàng quay lại. Đi đầu trong một số đổi mới trong hoạt động logistic với
hàng loạt tùy chọn được thiết kế cho khách hàng:

• Tùy chọn giao nhận hàng- tùy chọn vận chuyển hay một số trường hợp được
giao hàng miễn phí

• Tùy chọn đặt hàng - đặt mua hàng với chỉ một cú nhấp chuột

• Tùy chọn đổi trả hàng

Cung cấp trải nghiệm kỹ thuật số cho khách hàng

• Khách hàng có thể đặt hàng qua ứng dụng

• 72% khách hàng mong đợi phản hồi trong vòng 1h. Amazon giám sát Twitter
@AmazonHelp xử lý bảy ngày một tuần bằng bảy ngôn ngữ

• Cung cấp trải nghiệm đa kênh: ứng dụng, phương tiện truyền thông, trang
web,…

1.5.3 Trải nghiệm sản phẩm

o Khả năng tìm kiếm: sắp xếp theo thương hiệu; đánh giá của khách hàng, giá cả, tính
khả dụng theo danh mục cụ thể.

o Sử dụng trí tuệ nhân tạo – Alexa giúp công việc hàng ngày của bạn dễ dàng hơn và
cung cấp các đề xuất tốt hơn khi thực hiện
1.5.4 Các mô hình kinh tế chia sẻ

Airbnb: Là một thị trường cộng đồng cho việc đặt và cho thuê phòng, căn hộ
online, có trụ sở tại Silicon Valley, California.

Uber: Là một công ty kinh doanh mạng lưới giao thông vận tải và công ty
taxi dựa trên ứng dụng có trụ sở tại San Francisco, California, và hoạt động tại
các thành phố ở nhiều nước.

23
CHƯƠNG 2: XỬ LÝ VĂN BẢN NÂNG CAO MICROSOFT WORD 2.1

Thiết lập môi trường làm việc tối ưu

2.1.1 Cấu hình tùy chọn trong Word

Microsoft Office luôn thiết lập một số tính năng cơ bản cho người dùng, nhưng cũng có
phần tùy chọn (Option) có thể thay đổi một số tính năng phù hợp do người dùng tự đặt. Có
2 cách vào Word Option để cấu hình:

Cách 1: Vào tab File \ Options

Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Alt+F+T

Màn hình Word Option sẽ hiển thị, trong đó có nhiều thẻ tab để cấu hình cho
phù hợp với nhu cầu sử dụng.

General

Để định dạng dữ liệu một cách nhanh chóng: thay đổi font chữ, cỡ chữ, màu chữ… khi
chúng ta bôi đen một đoạn văn bản nào đó, Word cung cấp một công cụ thu nhỏ để hỗ
trợ chúng ta làm điều này:
 24
Hình 2-1 Công cụ thu nhỏ định dạng Font chữ

Mặc định khi cài đặt Microsoft Office công cụ thu nhỏ này đã được hỗ trợ, nhưng trong
một số trường hợp nếu như công cụ thu nhỏ này không hiển thị thì ta sẽ mở màn hình
Word Option lên để thiết lập.

Hình 2-2 Cửa sổ Word Options

Trong thẻ General, ta tick vào chọn lựa “Show Mini Toolbar on selection”, rồi nhấn
nút OK.
 Display

Trong quá trình soạn thảo văn bản không tránh khỏi những sai sót về kỹ thuật, Word
cung cấp cho chúng ta cách nhìn tổng thể về kỹ thuật soạn thảo để chúng ta có thể sửa
chữa những lỗi kỹ thuật này một cách chính xác:

25

Hình 2-3. Thiết lập tính năng hiển thị các đánh dấu định dạng

Tại trang Display, ta tick vào “Show All formatting marks”

Hoặc ta có thể chọn biểu tượng trực tiếp trong màn hình soạn thảo:
 Hình 2-4. Hiển thị/ ẩn các đánh dấu định dạng

Hình 2-5. Các đánh dấu định dạng được sử dụng trong quá trình soạn thảo
Proofing

26
Mỗi khi sử dụng Word, bạn thường lo lắng mình gõ sai hoặc viết sai ngữ pháp (nếu
dùng tiếng anh hoặc các ngôn ngữ khác), tuy nhiên, đừng lo gì cả bởi Word cung cấp
một số tính năng kiểm tra - bao gồm công cụ kiểm tra ngữ pháp và chính tả - giúp bạn
tạo tài liệu một cách chuyên nghiệp và không phạm lỗi.

Thay đổi cài đặt kiểm tra chính tả và ngữ pháp tự động

Nhấp vào tab File, sau đó chọn Options.

Hình 2-6. Tùy chọn Option

Một hộp thoại sẽ hiện ra. Ở phía bên trái hộp thoại, nhấp chọn Proofing. Tại đây có
một vài tùy chọn.

Ví dụ: Nếu bạn không muốn Word đánh dấu các lỗi chính tả, lỗi ngữ pháp hoặc các từ
thường xuyên bị nhầm lẫn một cách tự động, bạn chỉ cần bỏ tick những tùy chọn mình
muốn.

27

Hình 2-7. Thiết lập tính năng kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp
Hướng dẫn ẩn các lỗi chính tả và ngữ pháp trong văn bản

Nếu bạn chia sẻ tài liệu với người khác, có thể bạn sẽ không muốn văn bản của mình
hiển thị các đường màu đỏ và xanh rối mắt. Tuy nhiên, bạn có thể dễ dàng ẩn các lỗi
chính tả và ngữ pháp đó đi.

Bước 1: Nhấp vào tab File, sau đó chọn Options.

Bước 2: Một hộp thoại sẽ hiện ra, hãy nhấp chọn Proofing, sau đó tick vào ô bên
cạnh “Hide spelling errors in this document only” và “Hide grammar errors in
this document only”. Cuối cùng, nhấp chọn OK.

Hình 2-8. Ẩn kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp

Kết quả là các đường đánh dấu lỗi sẽ được ẩn khi bạn gửi tài liệu cho người khác.

Chạy trình kiểm tra chính tả và ngữ pháp (Spelling and Grammar check)

28
Bước 1: Trong tab Review, nhấp chọn Spelling & Grammar.

Hình 2-9. Chức năng kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp trong Review
Bước 2: Bảng Spelling and Grammar sẽ xuất hiện ở phía bên phải. Đối với mỗi lỗi
trong tài liệu, Word sẽ đưa ra một hoặc nhiều gợi ý. Bạn có thể chọn một trong các gợi
ý hoặc nhấp Change để sửa lỗi.
 Hình 2-10. Bảng gợi ý sửa lỗi

Bước 3: Word sẽ di chuyển qua từng lỗi cho đến khi bạn xem lại tất cả. Sau khi lỗi
cuối cùng được xem, một hộp thoại sẽ xuất hiện xác nhận rằng việc kiểm tra chính tả
và ngữ pháp đã hoàn tất. Nhấp chọn OK.

Bỏ qua lỗi

Trên thực tế, việc kiểm tra chính tả và ngữ pháp của Word không phải lúc nào cũng
chính xác, đặc biệt là đối với ngữ pháp, có rất nhiều lỗi Word sẽ không thông báo cho
người dùng hoặc thông báo lỗi sai. Nếu Word thông báo lỗi sai, bạn có thể chọn không
thay đổi.

29
Đối với các lỗi spelling bạn.

Ý nghĩa của các tùy chọn: Add: Tùy chọn này sẽ thêm từ vào trong từ

Ignore: Tùy chọn này sẽ bỏ qua từ mà không điển nên nó sẽ không xuất hiện lỗi tương tự
thay đổi từ gốc. vào các lần sau. Bạn cần đảm bảo từ được
viết đúng trước khi chọn Add.
Ignore All: Tùy chọn này sẽ bỏ qua từ mà
không thay đổi từ gốc và nó cũng sẽ bỏ qua
tất cả các trường hợp khác trong tài liệu của Đối với các lỗi grammar
 thoại Spelling
Ignore: Tùy chọn này sẽ bỏ qua từ hoặc cụm
từ lỗi mà không thay đổi từ gốc.

Đối với một số lỗi ngữ pháp, Word sẽ giải

thích lý do tại sao nó đánh lỗi từ, cụm từ
hoặc câu đó. Điều này giúp bạn xác định
xem có nên thay đổi hay bỏ qua lỗi đó
không.

Hình 2-12. Hộp

Tự động kiểm tra chính tả và ngữ pháp thoại Grammar
Theo mặc định, Word sẽ tự động check lỗi
ngữ pháp và

Hình 2-11. Hộp

chính tả trong tài liệu của bạn, do đó, bạn không cần chạy trình kiểm tra chuyên biệt.
Những lỗi này được chỉ ra bởi các đường lượn sóng dưới chân của các từ.

Đường màu đỏ chỉ một từ sai lỗi chính tả.

Đường màu xanh chỉ ra lỗi ngữ pháp, bao gồm các những từ bị dùng sai (lỗi chính tả
theo ngữ cảnh).

30
Cách sửa lỗi chính tả

Nhấp chuột phải vào từ được gạch chân, sau đó chọn từ in đậm được gọi ý trong danh
sách đề xuất.

Hình 2-13. Ví dụ minh họa việc sửa lỗi chính tả

Sau đó, từ được sửa sẽ xuất hiện thay thế cho từ dùng sai trong văn bản.

Cách kiểm tra lỗi ngữ pháp

Nhấp chuột phải vào từ hoặc cụm từ được gạch chân, sau đó chọn cụm từ gợi ý thích
hợp trong danh sách.

Cụm từ được sửa sẽ xuất hiện trong văn bản.

Save

Một trong những chức năng cực kỳ quan trọng và hữu dụng đó là chức năng tự
động
lưu trữ tài liệu của Word. Người sử dụng rất ít khi lưu tài liệu trong quá trình

31
soạn thảo, điều này rất nguy hiểm vì có thể máy tính bị tắt bất ngờ (hư máy, cúp
điện…) nó sẽ làm mất hết dữ liệu.

Để Word tự động lưu tài liệu đang soạn thảo: Ta tick vào mục “Save
AutoRecover
Information every”, mục này cho phép ta ấn định số phút tự động lưu, ở đây là
10 phút. Nếu bạn muốn tự động lưu sau 1 phút thì bạn nhập số 1.

Mục “AutoRecover file location” là nơi Word tự động lưu tài liệu nếu như tài liệu
chưa được ta lưu, mục “Default file location” là nơi lưu trữ mặc định khi ta chọn
chức năng lưu tài liệu. Cả 2 mục này ta đều có thể thay đổi vị trí lưu trữ bằng
cách nhấn vào nút
“Browse…”.

Một số trường hợp tài liệu phải sử dụng những Font chữ đặc biệt mà các máy
tính khác không có, nếu ta chép tài liệu này qua máy tính khác thì chắc chắn
Font chữ sẽ bị mất và có thể không đọc được dữ liệu. Do đó để các máy tính khác
có thể đọc được thì ta tick vào mục “Embed fonts in the file”, chức năng này sẽ
nhúng Font chữ ta đang sử dụng vào tài liệu nên khi chép qua máy khác thì tài
liệu mặc nhiên vẫn đọc được, tất nhiên là dung lượng của tài liệu sẽ tăng lên đáng
kể và thao tác lưu cũng chậm đi.
 32

Hình 2-14. Thiết lập tính năng lưu tự động

Customize Ribbon

Đôi khi ta khởi động Office Word lên nhưng mà không thấy các tab lệnh như hình bên
dưới:
 Hình 2-15. Thanh Ribbon bị ẩn
Ta không nên lo lắng cho rằng bản Office Word bị hư, trường hợp này là do Ribbon bị
thay đổi cấu hình.

Ta mở lại màn hình Word Options, chọn Customize Ribbon như hướng dẫn ở phần
trước, hoặc bấm chuột phải vào tab File, chọn Customize the Ribbon…:

33

Hình 2-16. Chức năng ẩn/ hiện thanh Ribbon

Ta quan sát các tab bên phải màn hình Word Options đã bỏ hết dấu tick, ta muốn hiển
thị Tab nào lên thì tick vào Tab đó rồi nhấn nút OK.
 Hình 2-17. Cửa sổ cho phép chọn các tab hiển thị trên thanh Ribbon
Ta cần biết thêm thông tin: thanh Ribbon sẽ có nhiều Tab, mỗi Tab sẽ có nhiều nhóm
lệnh, mỗi nhóm lệnh sẽ có nhiều lệnh riêng lẻ. Trong một số trường hợp ta cần gom tất
cả các lệnh thường xuyên sử dụng vào chung một Tab để cho việc thao tác định dạng
dữ liệu được nhanh hơn. Ví dụ ta muốn tạo thêm một Tab mới như hình:

34

Hình 2-18. Tab “Định dạng”

Ta thấy có tab mới tên là “Định dạng”, tab này có 3 nhóm “Nhóm 1”, “Nhóm 2” và
“Nhóm 3”, mỗi nhóm này có một số lệnh nào đó.

Các bước để tạo một tab mới như tab “Định dạng” ở trên như sau:

Bước 1: Trong màn hình Customize Ribbon, bấm chọn nút “New Tab”.

Bước 2: Chọn Tab mới tạo “New Tab” rồi bấm nút “New Group”, ở màn hình dưới ta
tạo 1 New Tab và 3 New Group.

Hình 2-19. Cửa sổ cho phép thêm tab mới

Bước 3: Đổi tên Tab và tên Group theo mục đích sử

dụng, chọn các mục cần đổi tên rồi bấm nút
“Rename…”, màn hình đổi tên hiển thị lên ta nhập tên
mới rồi nhấn nút OK để đổi:

Tương tự như vậy đối với đổi tên Group, chọn từng
Group rồi bấm “Rename” để đổi.

Hình 2-20. Đặt tên cho tab mới

35
Đặt tên và chọn biểu tượng cho Nhóm rồi bấm OK, cứ lặp cho hết các nhóm khác cuối
cùng ta được như hình bên dưới.
 Hình 2-22. Thêm tab “Định dạng”

Hình 2-21. Đặt tên và chọn biểu

tượng cho Group

36
Bước 4: Thêm các lệnh vào cho các Nhóm ở bước 3

Trong phần Choose commands form, ta chọn bất kỳ lệnh nào đó rồi bấm nút
“Add>>”, hoặc dùng chuột kéo thả trực tiếp commands vào nhóm lệnh mà ta muốn.

Để gỡ bỏ lệnh ra khỏi nhóm, ta chọn lệnh trong nhóm rồi bấm “<<Remove”. Quan sát
hình ta sẽ thấy danh sách các lệnh được đưa vào từng nhóm:

Hình 2-23. Cửa sổ cho phép thêm hoặc xóa các lệnh trong nhóm
Sau khi kéo thả các command xong, ta bấm “OK” sẽ được kết quả như mong muốn.

Ta cũng có thể quay trở lại cấu hình ban đầu bằng cách chọn “Reset all
customizations”:

37
 Hình 2-24. Chức năng phục hồi thanh Ribbon ban đầu

Quick Access Toolbar

Tương tự như Ribbon, Word cung cấp chức

năng Quick Access ToolBar (QAT) để hỗ trợ
người soạn thảo định dạng văn bản một cách
bên trên
nhanh chóng.
Hình 2-25. Thanh QAT
Ta thấy rằng thanh QAT có thể nằm ở

thanh Ribbon hoặc ở bên dưới thanh Ribbon tùy vào sở thích của người soạn thảo.

Để di chuyển thanh QAT xuống dưới thanh Ribbon: Ta bấm chuột phải vào Ribbon/
chọn Show Quick Access Toolbar Below the Ribbon:

Hình 2-26. Hiển thị thanh QAT dưới thanh Ribbon

Để di chuyển thanh QAT lên trên thanh Ribbon: Ta bấm chuột phải vào Ribbon/
chọn Show Quick Access Toolbar Above the Ribbon :
 38

Hình 2-27. Hiển thị thanh QAT trên thanh Ribbon

Ta có thể thêm hoặc xóa các lệnh khỏi thanh QAT.

Thêm lệnh vào QAT: Bấm chuột phải vào lệnh bất kỳ trong thanh Ribbon, chọn “Add
to Quick Access Toolbar”

Hình 2-28. Thêm lệnh vào thanh QAT

Xóa lệnh khỏi QAT: Bấm chuột vào lệnh bất kỳ trong QAT, chọn “Remove from
Quick Access Toolbar”

Hình 2-29. Xóa lệnh khỏi thanh QAT

2.1.2 Thiết lập kiểu mẫu cho tài liệu
Khi mới ra trường các sinh viên phải viết đơn tìm việc, hay khi vào làm việc rồi công
ty giao cho làm những biểu mẫu: Danh thiếp, thư ngỏ, … Word có hỗ trợ sẵn cho
chúng ta các biểu mẫu, các quy chuẩn chung nhất cho một nghành nghề nhất định.

Khái niệm

39
Template là một tập tin mẫu, cho phép tạo một tập tin mới với mẫu đã được tạo sẵn.
Tập tin mẫu có thể bao gồm tiêu đề, logo, những định dạng khác. Tập tin mẫu có phần
đuôi là .dotx.

Trong Word có sẵn các tập tin Template, ta có thể sử dụng bằng cách:

Chọn File \ New xuất hiện cửa sổ Template, chứa các mẫu Template, chọn một mẫu
phù hợp với nội dung của tài liệu

Hình 2-30. Các mẫu Template trong word 2016

Tạo kiểu mẫu mới

Bạn muốn thiết kế một mẫu để sử dụng, trước tiên bạn tạo sẵn một mẫu riêng, vào
tab File\ Save As, chọn nơi lưu

40

Hình 2-31. Thiết kế mẫu mới

Trong hộp thoại Save As \ Save as type, chọn Word Template.

Tự động đường dẫn lưu trữ các Template sẽ được trỏ đến, nhưng bạn cũng có thể lưu
tại nơi bạn muốn.

Và khi bạn muốn sử dụng chỉ cần vào tab File \ New \ Personal, chọn Template bạn
cần.

Ví dụ: Giả sử ta lưu mẫu với tên “Template_moi.dotx”, như vậy mỗi lần tạo một tài
liệu mà ta chọn mẫu là “Template_moi.dotx” thì ta sẽ có tài liệu giống như mẫu.

Xem hình xuất hiện tên mẫu mới sau khi đã lưu template.
 41

Hình 2-32. Mẫu do người dùng tạo

Tải kiểu mẫu có sẵn của Microsoft

Microsoft cung cấp rất nhiều mẫu cho người sử dụng: Mẫu tổ chức sự kiện, thư ngỏ,
danh thiếp, đơn tìm việc … (yêu cầu phải kết nối internet).

Ví dụ: Tạo CV từ mẫu có sẵn trong Word 2016

Trong Word có sẵn rất nhiều mẫu CV đẹp cho bạn lựa chọn. Để sử dụng các mẫu này,
bạn làm theo các bước sau.

Bước 1: Mở Microsoft Word hoặc từ một văn bản đang mở click File > New.
 Hình 2-33. Cửa sổ tìm kiếm Template

Bước 2: Gõ resume vào thanh tìm kiếm và nhấn Enter.

42

Hình 2-34. Tìm kiếm mẫu “remuse”

Bước 3: Trong word 2016 có danh sách cả vài chục mẫu CV bằng tiếng Anh. Tìm
kiếm một mẫu mà bạn thích.

Bước 4: Click chọn một mẫu, nhấn “Create” để tạo CV theo mẫu. Sau đó tiến hành
chỉnh sửa, thay thế các thông tin trong mẫu bằng thông tin của bạn.
 Hình 2-35. Chọn mẫu Photo resume

Tạo CV từ mẫu có sẵn trong Word 2016

2.1.3 Cách xây dựng nội dung tái sử dụng trong tài liệu

Ta biết rằng trong quá trình soạn thảo văn bản, có những cụm từ, những định dạng ta
thường xuyên sử dụng đi sử dụng lại. Nếu như phải viết lặp lại thì rất mất thời gian vì
vậy Word cung cấp cho ta chức năng xây dựng nội dung tái sử dụng, chẳng hạn:
Building Block, Autotext, Header & Footer…

43
Building Block

Cho phép ta tạo ra và chuẩn hóa các trang bìa, tiêu đề đầu trang, tiêu đề chân trang, và
các bảng biểu, đây là tính năng mạnh mẽ cho phép tái sử dụng nội dung.

- Hiệu chỉnh Building Block có sẵn

Vào tab Insert \ Quick Parts \ Building Blocks Organizer:

Hình 2-36. Hiển thị Building Blocks Organizer

 Hình 2-37. Màn hình Building Blocks Organizer (ví dụ trang bìa)
Insert: Cho phép chèn Building Block đang chọn vào tài liệu.

Delete: Cho phép xóa Building Block đang chọn.

44

Chọn Yes để xóa, chọn No để hủy thao tác xóa.

Edit Properties: Cho phép hiệu chỉnh Building
Block đang chọn.

Name: Đặt tên cho Building Block (tên tùy ý

mang tính gợi nhớ)

Gallery: Chọn các bộ sưu tập được định nghĩa

trong Microsoft Word
 Hình 2-38. Hiệu chỉnh Building Block
Category: Chọn các danh mục thuộc Gallery, ta

có thể tạo tên mới (bấm vào danh sách kéo xuống dưới cùng rồi chọn New Category)

Description: Nhập mô tả cho Building Block để trợ giúp cho quá trình sử dụng Save

in: Nơi lưu trữ Build Blocks, mặc định là Building Blocks.dotx Sau khi nhập đầy đủ

các thông số, bấm Ok để đồng ý.

- Thêm mới một Building Block

Việc thêm mới một Build Block vào Quick Parts Gallery là rất đơn giản: Sau khi đã
định dạng theo ý muốn, ta bôi đen toàn bộ các định dạng đó rồi vào tab Insert \ Quick
Parts \ Save Selection to Quick Parts Gallery, ví dụ:

45

Hình 2-39. Thêm Build Block vào Quick Parts Gallery

 Hình 2-40. Nhập thông tin Building Block “MauGiayMoi”

Bấm Ok để lưu vào Quick Parts Gallery

Ở bất kỳ tài liệu nào ta cũng có thể chèn được định dạng này, bằng cách: Vào
Tab Insert \ Quick Parts \ MauGiayMoi như hình bên. Hoặc ta chọn Building
Blocks Organizer (trong màn hình này ta chọn MauGiayMoi rồi nhấn Insert)

Chức năng Autotext

Trong quá trình soạn thảo văn bản, có những cụm từ ta thường viết lặp lại rất quen
thuộc, để giảm thiểu thời gian gõ lại, Word cung cấp chức năng Autotext để cải thiện
tốc độ soạn thảo. Ví dụ ta thường gõ cụm từ “Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt
Nam”, hay “Trường Đại học Quy Nhơn”, hay “Công ty trách nhiệm hữu hạn”… là
những cụm từ mà ta lặp lại nhiều lần, nếu phải viết lại như vậy thì rất mất thời gian.
Đó là lý do ta cần biết Autotext:

Bôi đen cụm từ muốn làm Autotext, ví dụ “TRƯỜNG ĐẠI HỌC QUY
NHƠN”

46
Vào tab Insert \ Quick Parts \ Autotext \ Save Selection to Autotext Gallery
 Hình 2-41. Lưu Autotext
Đặt tên là dhqn rồi bấm Ok

Hình
2-42. Ví dụ tạo AutoText
Sử dụng Autotext đã lưu

Sau khi lưu Autotext, mỗi lần soạn văn bản mà có chưa cụm từ giống như ta đặt trong
mục name (ví dụ trên là dhqn) thì Word sẽ gợi ý cho ta cụm văn bản đó bằng cách
nhấn phím Enter hoặc gõ phím F3, như vậy sẽ tiết kiệm được thời gian.

Xóa Autotext đã lưu

Tương tự như Building Block đã hướng dẫn ở trên: Ta vào Building block Oganizer,
chọn tên Autotext đã đặt rồi nhấn nút Delete.

47
Chức năng Header & Footer:
Chức năng này vô cùng quan trọng và hữu ích mà Word đã cung cấp cho người soạn
thảo văn bản. Trong tất cả các văn bản thì tiêu đề đầu trang (Header) và tiêu đề cuối
trang (Footer) là phải có. Ví dụ đầu mỗi trang ta ghi “Giáo trình Tin học cơ sở”, cuối
mỗi trang ta có ghi số trang.

Có rất nhiều cách làm, có thể vào tab Insert, chọn Header hoặc Footer. Nhưng cách
đơn giản và nhanh nhất đó là bấm chuột phải vào đầu trang rồi chọn Edit Header hoặc
bấm chuột phải vào cuối trang chọn Edit Footer.

Hình 2-43. Header cho tài liệu

Trong màn hình Header của tài liệu, ta định dạng giống như soạn thảo văn bản bình
thường. Mặc định Header có 3 tab căn lề (lề trái, lề giữa, lề phải). Muốn thoát khỏi chế
độ này ta bấm vào nút Close Header and Footer ở góc phải màn hình trong công cụ
Header & Footer Tools.

48
 Hình 2-44. Footer cho tài liệu – chèn số trang
Khi ta định dạng Header và Footer cho một trang bất kỳ trong một tài liệu nào đó, thì
toàn bộ các trang khác sẽ có Header và Footer giống như trang này (thông thường ta
sử dụng tính năng này của Header và Footer).

Tuy nhiên trong một số trường hợp đặc biệt, ta phải phân vùng tài liệu, ứng với mỗi
vùng khác nhau thì có Header và Footer khác nhau, vậy ta phải làm như thế nào?

Ví dụ: Luận văn tốt nghiệp của ta có 3 phần, mỗi phần phải làm 3 Header và 3 Footer
khác nhau? Để làm được yêu cầu này, ta thực hiện các bước sau:

Bước 1: Di chuyển con trỏ văn bản vào dòng đầu tiên của trang bất kỳ muốn bắt đầu
phần vùng: ta vào tab Layout \ Breaks \ Next Page

Hình 2-45. Tạo phân vùng mới

Bước 2: Vào Edit Header hoặc Edit Footer tại phần vùng mới này

49
 Hình 2-46. Hiệu chỉnh Header hoặc Footer
Trước khi tiến hành chỉnh sửa Header và Footer cho phân vùng mới, bắt buộc ta phải
bỏ Link to Previous ở cả header và footer (bỏ tô màu vàng đi). Nếu như ta không bỏ
Link to Previous thì nó sẽ ảnh hưởng tới các phân vùng khác khi ta tiến hành thay
đổi.

Ta làm tương tự cho các phân vùng khác, khó khăn nhất là hiệu chỉnh số trang, nếu
muốn phân vùng nào thì số trang đánh dấu từ số 1 ta làm như sau:
 50

Hình 2-47. Hiệu chỉnh số trang

Chọn Format Page Numbers… trong lệnh
Page number

Chuyển qua Start at là 1 rồi bấm OK (mặc

định là Continue from previous section)

Như vậy ta đã biết cách sử dụng Header và

Footer ở trường hợp cơ bản và nâng cao (phân
theo các vùng khác nhau).
 Hình 2-48. Định dạng số trang
2.1.4 Phân đoạn (Section)

Việc phân chia và chèn thêm Section vào văn bản Word sẽ là một giải pháp vô cùng
hữu ích nếu bạn phải thực hiện một số công việc như sau:

- Sử dụng số thứ tự bắt đầu bằng một đối với mỗi section trong văn bản đó,
ví dụ điển hình là có nhiều chapter trong cùng một văn bản
- Hiển thị ký tự trong hai cột với một phần văn bản, sau đó quay trở về chế
độ bình thường
- Hiển thị các phần header và footer khác nhau trong từng phần của trang
văn bản

Do vậy, chúng ta có thể hiểu rằng quá trình phân chia văn bản tài liệu thành nhiều
phần section khác nhau, qua đó sẽ áp dụng được nhiều kiểu định dạng khác nhau tùy
theo nhu cầu.

51
Để chèn thêm một phần Section Breaks, ta vào tab Layout \ Page Setup \ Breaks.
Word cung cấp một vài dạng của section breaks.

Next Page: Tùy chỉnh này chèn một

section break và bắt đầu phần mới ở
trang tiếp theo của văn bản.

Continuous: Chèn section break và cho

phép tiếp tục phần mới trên cùng một
trang.

Even Page và Odd Page: Những tùy

chọn này thêm section break và chuyển
văn bản vào trang lẻ hoặc chẵn tiếp
theo. Các tùy chọn này có thể hữu ích Hình 2-49. Các dạng Section breaks
khi bạn cần bắt đầu một phần mới trên một trang chẵn hoặc lẻ.

Ví dụ: chúng ta sẽ thêm một section break để tách một đoạn văn từ danh sách cột.

1. Đặt điểm chèn vào vị trí bạn muốn thêm chia phần. Chúng tôi sẽ đặt nó vào trước
đoạn văn muốn tách.

52
 Hình 2-50. Ví dụ tách đoạn văn bản từ danh sách cột
2. Trong tab Layout, kích lệnh Breaks, sau đó chọn section breaks mong muốn từ
menu thả xuống. Trong ví dụ này, chúng tôi lựa chọn Continuous để đoạn văn của
chúng ta vẫn nằm trên cùng một trang với các cột.

Hình 2-51. Chèn section break và cho phép tiếp tục phần mới trên cùng một trang

3. Văn bản đã được tách ra

53
 Hình 2-52. Ví dụ một phần văn bản được tách ra
4. Văn bản trước và sau khi section break có thể được định dạng riêng. Trong trường
hợp này, tôi áp dụng định dạnh one-column cho đoạn văn.

Hình 2-53. Chức năng chia cột

5. Định dạng này sẽ được áp dụng vào section break hiện tại của tài liệu. Ví dụ này,
trong khi văn bản phía trên section break đã áp dụng định dạng two-column, đoạn văn
định dạng one-column.

54
 Hình 2-54. Kết quả tách đoạn văn bản từ danh sách cột
2.2 Định dạng nâng cao

2.2.1 Thiết lập font chữ và đoạn văn nâng cao

Phần này sẽ ôn lại một số định dạng cơ bản, đồng thời hướng dẫn các định dạng nâng
cao, cụ thể: cách co giãn và ghép chữ, cách thiết lập các hiệu ứng và kiểu mẫu văn
bản.

Định dạng font chữ

Có 3 chức năng định dạng mà trong quá trình soạn thảo văn bản chúng ta sử dụng
nhiều nhất đó là in đậm (Ctrl +B), in nghiêng (Ctrl+I) và gạch chân (Ctrl+U). Và hầu
hết các định dạng văn bản thường gặp cũng đã được liệt kê trong nhóm lệnh Font của
Tab Home:
 55

Hình 2-55. Các định dạng Font chữ cơ bản

Ta chỉ cần bôi đen đoạn văn bản cần định dạng sau đó chọn các lệnh ở trong nhóm
Font như hình

Để thiết lập các kiểu Font chữ đặc biệt, ta chọn biểu tượng Text Effects ( ):

Hình
2-56. Các hiệu ứng nâng cao cho Font chữ
Sử dụng Font Dialog

Để định dạng Font chữ nâng cao ta cũng có thể mở cửa sổ Font Dialog bằng cách bấm
vào biểu tượng mở rộng trong nhóm lệnh Font của tab Home (hoặc nhấn tổ hợp phím
Ctrl+D hoặc Ctrl+Shift+F):
 56

Hình 2-57. Hộp thoại Font

Thông thường khi soạn thảo văn bản ta sử dụng một kiểu định dạng đồng nhất để nâng
cao tính chuyên nghiệp, do đó ta định dạng hết các thông số rồi chọn chức năng “Set
As Default”.

Ví dụ: Ta thiết lập Font chữ “Time News Roman”, Font Style = “Regular”, Font Size
=13 rồi nhấn nút “Set As Default”, màn hình sau hiển thị:
 57

HìnhHình 2-58. Thiết lập Font mặc định

Sau khi chọn “All documents based on

the Normal.dotm template” rồi bấm OK,
Microsoft Word sẽ lưu lại định dạng
này, mỗi lần mở một tập tin mới lên thì
tập tin mới này cũng có định dạng giống
như ta đã thiết lập.

Khi in ấn đôi khi ta gặp trường hợp: Có

một vài từ rơi xuống trang mới làm xấu
trang in, hoặc ta muốn dòng cuối cùng
chữ được giãn đầy dòng cho đẹp thì ta
xử trí như thế nào? Khi gặp trường hợp
này ta sẽ dùng chức năng co giãn chữ ở
trong tab Advanced của cửa sổ Font:
Condensed : Co chữ
Normal : Chữ để bình thường

Expanded : Giãn chữ Hình 2-59. Thiết lập co giãn chữ

Chèn biểu tượng và ký tự đặc biệt

Đôi khi trong quá trình soạn thảo văn bản, ta cần chèn một số biểu tượng hay ký tự đặc
biệt nào đó nhưng ta không thể nhập vào từ bàn phím được, Microsoft Word đã cung
cấp một kho các biểu tượng và ký tự đặc biệt rất phong phú, nó đủ đáp ứng mọi yêu
cầu của người sử dụng.

Để hiển thị cửa sổ chèn biểu tượng và ký tự đặc biệt này ta vào: tab Insert \ Symbol \
More Symbol (Atl+N+U+M):

58

Hình 2-60. Hộp thoại Symbol

Trong tab Symbols có danh sách Font chữ: Ứng với mỗi loại font chữ khác nhau thì
có biểu tượng khác nhau, các biểu tượng được sử dụng nhiều nhất là nằm trong Font
Wingdings.

Để chèn các ký tự đặc biệt chẳng hạn như (© , ® , ™ , §, …), ta vào tab Special
Characters.

Thêm Drop Cap vào tài liệu

Như ta đã biết, Drop Cap là trong một đoạn văn có 1 ký hoặc 1 một nhóm các ký tự ở
đầu đoạn văn “rơi” xuống các dòng bên dưới (vào tab Insert \ Drop Cap):

59

Hình 2-61. Chèn Drop Cap

Mỗi một đoạn văn có thể thêm một Drop Cap. Mặc định ký tự đầu tiên của đoạn văn
khi thiết lập Drop cap nó sẽ được rơi xuống, nhưng nếu ta bôi đen một từ đầu thì nó sẽ
rơi cả từ đầu tiên đó xuống (nhiều ký tự như hình trên). Đôi khi đoạn văn lại không
cho phép ta thêm Drop Cap thì hãy kiểm tra xem đoạn văn đó có bị gõ dư khoảng
trắng ở đầu dòng hay không hoặc kiểm tra xem con trỏ văn bản có đang đứng trên
dòng mà không có chữ nào hay không.

Tạo và chỉnh sửa Style

Trong quá trình soạn thảo văn bản, có những nội dung có định dạng giống nhau, nếu
định dạng lần lượt cho từng nội dung riêng sẽ mất nhiều thời gian và không nhất quán.
Một trong những cách đơn giản để thực hiện điều này là dùng Style.

Style là một tập hợp các định dạng được tạo trước và có một tên. Style rất cần thiết khi
soạn thảo giáo trình hoặc tài liệu có nhiều mục, nhiều loại văn bản khác nhau.

Style có thể áp dụng cho cho đoạn văn (Paragraph), cho ký tự (Character) hoặc cả hai
(Linked). Word có sẵn các Style mặc định, người dùng có thể định nghĩa thêm Style.
Các Style được chứa trong trong Group Styles trên thanh Ribbon của tab Home.

- Chọn các Style có sẵn

Bôi đen đoạn văn bản muốn gán Style, trong nhóm lệnh Styles của tab Home, nhấn
chọn kiểu Style mong muốn:

60

Hình 2-62. Chọn Style có sẵn của Microsoft Word

- Tạo mới Style

Chọn mở rộng Style trong nhóm Styles (khoanh tròn số 1)

Click biểu tượng New Style (khoanh tròn số 2)

 Hình 2-63. Tạo Style mới

Name: Nhập tên Style mới (ví dụ trên là dntu_style).

Style type: Chọn loại Style (paragraph, character, linked).

Style based on: Chọn Style làm cơ sở cho Style đang tạo, Style đang tạo sẽ bao gồm
các định dạng của Style nền.

Style for following paragraph: Chọn Style cho đoạn kế tiếp.

Formatting: Chọn các định dạng cho Style.

61
Click nút Format cho phép mở rộng các định dạng như: Font, Paragraph, Tabs, Border,
Language, Frame, Numbering, Shortcut Key, Text Effects.

Bấm OK để tạo Style mới, sau khi bấm OK thì style dntu_style sẽ được đưa vào
Quick Style Gallery

- Gán Style

Chọn khối văn bản cần định dạng

Chọn Style đã tạo ở trên (dntu_style), lúc này khối văn bản sẽ có định dạng giống như
được thiết lập trong dntu_style:
 Hình 2-64. Gán Style cho khối văn bản
- Chỉnh sửa Style

Để hiệu chỉnh Style, ta bấm chuột phải vào Style, chọn Modify (sẽ xuất hiện màn hình
chi tiết để thay đổi định dạng giống như ở mục tạo mới Style, tại đây ta đổi các thông
số theo nhu cầu cụ thể):

Hình 2-65. Hiệu chỉnh Style

Tương tự ta có các chức năng:

Rename…: Đổi tên Style

Remove from Quick Style Gallery: Xóa Style khỏi danh mục

Add Gallery to Quick Access Toolbar: Đưa Style này vào thanh Quick Access
Toolbar

62
2.2.2 Chia cột cho đoạn văn bản

Có những văn bản sau khi soạn bạn muốn chia ra làm nhiều cột như các bài báo, MS
Word sẽ giúp bạn hoàn thành.

Để chia đoạn văn thành nhiều cột:

Bôi đen đoạn văn muốn chia cột, vào tab Layout \ Column \ More Columns:
 Hình 2-66. Chia cột đoạn văn bản
- Để mở cửa sổ Column -> More Columns:

63
 Hình 2-67. Hộp thoại Colums

Presets: chọn một trong các mẫu có sẵn hoặc nhập số cột vào ô Number of columns.

Line between: Kẻ/Không kẻ đường phân cách giữa các cột.

Width and spacing: Độ rộng của cột và khoảng cách giữa các cột.

Apply to: Phạm vi chia cột.

Lưu ý: Khi chia cột người dùng thường mắc các lỗi như chia hai cột dữ liệu nằm trọn
một cột, không chia qua cột thứ hai… Các lỗi này xảy ra ở khâu bôi đen dữ liệu
(thường là không ngắt đoạn).

2.2.3 Công thức toán học

Để thiết lập các công thức Toán học, Hóa học,…..trong Word, bạn vào Tab Insert \
Equation.

Hình 2-68. Thanh công thức

Thanh công cụ để soạn thảo xuất hiện, và bạn bắt đầu thiết kế các công thức. Ta có
các group:
 64
Tool: Chèn và định dạng các mẫu công thức có sẵn.

Hình 2-69. Chọn mẫu công thức

Symbols: Chèn các ký tự đặc biệt.

Hình 2-70. Ký hiệu toán học

Structures: Các cấu trúc công thức có sẵn.
 65

Hình 2-71. Công thức toán học

Lưu ý: khi tạo các công thức bạn nên tạo trong cùng một Equation, không nên tách
riêng từng phần, như vậy sẽ rất khó định dạng cho công thức.

2.2.4 Bảng biểu và biểu đồ

Bảng biểu trong Microsoft Word

Hẳn bạn không còn xa lạ gì với bảng (table) trong Microsoft Word. Các bảng có thể
được sử dụng để tổ chức bất cứ loại nội dung nào, cho dù là văn bản hay dữ liệu số.
Bảng giúp tài liệu của bạn trông dễ nhìn và có tổ chức hơn. Hãy cùng tìm hiểu các thủ
thuật về bảng trong Word 2016 nhé.

- Chèn bảng trống Word 2016

Bước 1: Đặt con trỏ chuột vào Word nơi bạn muốn chèn bảng.

Bước 2: Điều hướng tới tab Insert, sau đó, nhấp chọn Table.

Bước 3: Thao tác này sẽ mở ra một menu. Tại đây, bạn có thể chọn số cột và hàng
muốn tạo.
 66

Hình 2-72. Chèn bảng biểu

Bước 4: Trở lại giao diện Word, để nhập văn bản, hãy đặt điểm chèn vào bất cứ ô nào,
sau đó bắt đầu nhập văn bản.

Hình 2-73. Nhập dữ liệu trong bảng biểu

Để di chuyển giữa các ô, bạn có thể sử dụng phím Tab hoặc các mũi tên trên bàn phím.

- Chuyển đổi văn bản thành một bảng

Trong ví dụ dưới đây, mỗi dòng văn bản chứa một phần của danh sách công việc, bao
gồm công việc và các ngày trong tuần. Mỗi mục được phân cách bằng các tab. Word
có thể chuyển đổi các thông tin này vào một bảng, sử dụng các tab để tách dữ liệu
thành các cột.

Bước 1: Chọn văn bản bạn muốn chuyển đổi sang bảng.

67

Hình 2-74. Ví dụ chuyển đổi văn bản sang bảng biểu

Bước 2: Truy cập tab Insert, sau đó nhấp chọn Table.

Bước 3: Nhấp chọn Convert Text to Table từ menu thả xuống.

Bước 4: Một hộp thoại sẽ xuất hiện. Chọn một trong các tùy chọn trong mục Separate
text at. Đây là cách Word nhận biết nội dung nào được đưa vào mỗi cột.
 Hình 2-75. Hộp thoại chuyển đổi văn bản sang bảng biểu

Bước 5: Nhấp chọn OK. Kết quả là văn bản sẽ xuất hiện trong bảng như hình dưới
đây.

Hình 2-76. Kết quả chuyển đổi từ văn bản sang bảng biểu
- Chỉnh sửa bảng Word 2016

68
Thêm hàng hoặc cột

Bước 1: Di chuột bên ngoài bảng, nơi bạn muốn thêm hàng hoặc cột. Nhấp chọn
dấu + xuất hiện.

Hình 2-77. Thêm cột bảng biểu

Bước 2: Một hàng hoặc cột mới sẽ được thêm vào bảng.

Ngoài ra, bạn có thể nhấp chuột phải vào bảng, sau đó nhấp chọn Insert để xem các tùy
chọn cột và hàng.
 Hình 2-78. Thêm hàng bảng biểu

Xóa hàng hoặc cột trong bảng

Bước 1: Đặt điểm chèn vào hàng hoặc cột mà bạn muốn xóa, sau đó nhấp chuột phải.
Chọn Delete Cells từ menu hiện ra.

69
 Hình 2-79. Xóa cột hoặc hàng

Bước 2: Nhấp chọn Delete entire row hoặc Delete entire column trong hộp thoại hiện
ra. Sau đó nhấp chọn OK.

Hình 2-80. Chọn xóa cột hoặc hàng

Kết quả là hàng hoặc cột được chọn sẽ được xóa đi.

- Tạo kiểu bảng Word 2016

Kiểu bảng cho phép bạn thay đổi giao diện của bảng được tạo bao gồm một số thiết kế
như màu sắc, đường viền và phông chữ.

Bước 1: Nhấp vào vị trí bất kì trong bảng, sau đó nhấp chọn tab Design trên thanh
ribbon.

Bước 2: Tìm nhóm Table Styles, sau đó nhấp chọn mũi tên chỉ xuống More để xem
danh sách kiểu bảng đầy đủ.

70

Hình 2-81. Chọn kiểu bảng biểu

Bước 3: Nhấp chọn kiểu bảng mà bạn muốn.

Bước 4: Ví dụ, kiểu bảng được chọn sẽ xuất hiện như hình dưới đây.

Hình
2-82. Áp dụng kiểu bảng biểu mới
- Chỉnh sửa các tùy chọn kiểu bảng

Khi đã chọn xong kiểu bảng, bạn có thể bật hoặc tắt các tùy chọn khác nhau để thay
đổi giao diện của nó. Có 6 tùy chọn: Header Row, Total Row, Banded Rows, First
Column, Last Column, and Banded Columns.

Bước 1: Nhấp vào vị trí bất kì trong bảng, sau đó điều hướng tới tab Design. Bước

2: Tìm mục Table Style Options, sau đó chọn hoặc bỏ chọn các ô bạn muốn.

71

Hình 2-83. Chỉnh sửa kiểu bảng biểu

Kết quả sau khi chỉnh sửa.
 Hình 2-84. Kết quả chỉnh sửa kiểu bảng

- Thêm các đường viền vào bảng

Bước 1: Chọn các ô mà bạn muốn áp dụng cùng một kiểu đường viền.

Bước 2: Sử dụng các lệnh trong tab Design để chọn Line Style, Line Weight và Pen
Color.

Bước 3: Nhấp vào mũi tên thả xuống trong mục Borders.

Bước 4: Chọn kiểu đường viền trong menu thả xuống

72
 Hình 2-85. Hiệu chỉnh đường viền cho bảng biểu
Kết quả sau khi thêm viền.

Hình 2-86. Kết quả hiệu chỉnh đường viền cho bảng biểu
- Thao tác với dữ liệu trong bảng

Khi thao tác với bảng biểu thì việc sắp xếp dữ liệu rất quan trọng, nó giúp cho việc liệt
kê dữ liệu được khoa học hơn, trong bảng biểu đôi khi ta cũng có các dòng/cột phải
tính toán, bảng biểu trong Word cũng hỗ trợ các chức năng này.

73
Click chuột lên bảng, Tab Layout → năng sắp xếp dữ liệu
Group Data gồm các chức năng:

Sort: Sắp xếp dữ liệu trong bảng.

Repeat Header Rows: Hàng đang được

chọn sẽ được lặp lại khi độ lớn của bảng
vượt quá một trang.

Convert to Text: Loại bỏ bảng và chuyển

dữ liệu bên trong về dạng chuỗi.

Formula: Thực hiện tính toán với các

trường dữ liệu trong bảng

Hình 2-87. Chức

Ví dụ 1: Cần tính tổng tiền các linh kiện được liệt kê trong bảng sau:

Thực hiện: Click chuột lên ô cần tính toán chọn Tab Layout → Group Data →Formula
(biểu tượng có hình fx formula).
 Hình 2-88. Sử dụng thanh công thức
Ví dụ 2: Hãy sắp xếp bảng tính dưới đây theo thành tiền tăng dần
Mã SP Tên Sản Phẩm Số Lượng Đơn Giá Thành Tiền

R1K Iphone 5 5 500 2500

T2K New Ipad 3 400 1200

G1P SamSung SII 7 450 3150

X2P SamSung SIII 5 500 2500

74
Ta sắp xếp như sau:

✓ Chọn toàn bộ bảng dữ liệu ở trên

✓ Click chọn biểu tượng sort sẽ hiển thị cửa sổ như bên dưới:
 Hình 2-89. Sắp xếp thành tiền tăng dần

✓ Mục Sort by: Click chọn cột thành tiền (vì đề bài yêu cầu sắp xếp cột thành
tiền) ✓ Mục Type: Mặc định là Number vì dữ liệu ở trong cột thành tiền là kiểu
số ✓ Chọn Ascending (sắp tăng dần), chọn Descending (sắp giảm dần) ✓ Bấm
chọn OK để tiến hành sắp xếp, kết quả được như bên dưới:

Mã SP Tên Sản Phẩm Số Lượng Đơn Giá Thành Tiền

T2K New Ipad 3 400 1200

R1K Iphone 5 5 500 2500

X2P SamSung SIII 5 500 2500

G1P SamSung SII 7 450 3150

Ví dụ 3: Hãy sắp xếp bảng tính dưới đây theo thành tiền tăng dần, nếu thành tiền bằng
nhau thì sắp xếp theo mã sản phẩm giảm dần.

Ta tiến hành làm giống như ở ví dụ 2, nhưng trong bảng sắp xếp ta chọn lựa thêm cột
mã sản phẩm là cột sắp xếp thứ 2.

75

Hình 2-90. Sắp xếp thành tiền tăng dần, mã sp giảm dần
Mục Then by ý nghĩa là khi phần sort by trùng nhau thì Word sẽ tiến hành sắp xếp
theo mục then by. Word cho phép sắp xếp liên tiếp 3 cột.

Mã SP Tên Sản Phẩm Số Lượng Đơn Giá Thành Tiền

T2K New Ipad 3 400 1200

X2P SamSung SIII 5 500 2500

R1K Iphone 5 5 500 2500

G1P SamSung SII 7 450 3150

Biểu đồ Word 2016

Biểu đồ là công cụ bạn có thể sử dụng để truyền tải thông tin dưới dạng đồ họa. Việc
sử dụng biểu đồ trong tài liệu sẽ giúp bạn minh họa dữ liệu dạng số như so sánh hay
xu hướng để người đọc dễ hiểu hơn.

Có rất nhiều loại biểu đồ cho bạn lựa chọn, ví dụ như biểu đồ đường, biểu đồ tròn,
biểu đồ cột,... Bạn có thể sử dụng chúng tùy vào mục đích và nội dung sao cho phù
hợp.

Word 2016 sử dụng một cửa sổ bảng tính riêng để nhập và chỉnh sửa dữ liệu biểu đồ,
tương tự như trong Excel. Quá trình nhập dữ liệu cũng khá đơn giản.

76
- Chèn biểu đồ

Bước 1: Đặt điểm chèn tại nơi bạn muốn biểu đồ xuất hiện.

Bước 2: Điều hướng tới tab Insert, sau đó nhấp chọn Chart trong mục Illustrations.
 Hình 2-91.
Chèn biểu đồ
Bước 3: Một hộp thoại sẽ xuất hiện. Để xem các tùy chọn, hãy nhấp vào loại biểu đồ
từ khung bên trái, sau đó duyệt tới các biểu đồ ở phía bên phải cửa sổ.

Bước 4: Chọn dạng biểu đồ mà bạn muốn, sau đó nhấp chọn OK.

Hình 2-92. Các dạng biểu đồ

Bước 5: Lúc này, biểu đồ và bảng tính sẽ xuất hiện. Văn bản trong bảng tính chỉ ở
dưới dạng mẫu và bạn cần thay chúng bằng dữ liệu nguồn của mình.

77
 Hình 2-93. Hiệu chỉnh thông số cho biểu đồ

Bước 6: Nhập dữ liệu nguồn vào bảng tính.

Bước 7: Theo mặc định, chỉ những dữ liệu đính kèm trong hộp màu xanh xuất hiện
trong biểu đồ. Do đó, nếu muốn tăng hoặc giảm phạm vi dữ liệu xuất hiện, hãy nhấp
và kéo góc dưới bên phải của hộp màu xanh.

Hình 2-94. Vùng dữ liệu được chọn cho biểu đồ

Bước 8: Khi đã hoàn tất việc nhập dữ liệu, nhấp chọn dấu X để đóng cửa sổ bảng tính.

78
 Hình 2-95. Đóng cửa sổ bảng tính
Kết quả biểu đồ thu được.

Hình 2-96. Biểu đồ được tạo

Lưu ý: Để chỉnh sửa lại biểu đồ, bạn chỉ cần nhấp vào biểu đồ đó, sau đó nhấp chọn
Edit Data trong tab Design. Cửa sổ bảng tính sẽ xuất hiện để bạn thay đổi.

- Tạo biểu đồ với dữ liệu Excel có sẵn

Nếu bạn đã có dữ liệu trong file Excel, bạn có thể sao chép và dán nó vào Word thay
vì phải nhập lại bằng tay. Chỉ cần mở bảng tính trong Excel, sao chép và dán vào
Word như dữ liệu nguồn bình thường.

- Chỉnh sửa biểu đồ Word 2016 bằng công cụ chuyên dụng

Chuyển đổi dữ liệu hàng và cột

Đôi khi bạn sẽ muốn thay đổi biểu đồ theo nhóm dữ liệu. Ví dụ: Trong biểu đồ bên
dưới, dữ liệu được phân nhóm theo thể loại và mỗi cột là 1 tháng. Nếu chúng ta

79
chuyển đổi các hàng và cột, dữ liệu sẽ được nhóm lại theo tháng. Trong cả hai trường
hợp, dữ liệu đều giống nhau, chỉ khác nhau về cách trình bày.

Hình 2-97. Ví dụ chuyển đổi dữ liệu hàng và cột

Bước 1: Chọn biểu đồ bạn muốn chỉnh sửa. Tab Design sẽ xuất hiện phía bên phải
thanh ribbon

Bước 2: Từ tab Design, nhấp chọn Edit Data trong mục Data.

Bước 3: Nhấp chọn biểu đồ một lần nữa, sau đó làm tương tự bước 2 và chọn Switch
Row\Column.

Hình 2-98. Chuyển đổi dữ liệu hàng và cột

Bước 4: Các hàng và cột sẽ được chuyển đổi cho nhau. Trong ví dụ của chúng tôi, dữ
liệu đã được nhóm theo tháng và mỗi cột tượng trưng cho các loại.

80