VISITA VIRTUAL A EMPRESA PROINSUMOS.

ETAPA DE ANALISIS.

CARLOS ANDRES BOLIVAR LUQUE.

561216208.

UNIVERSIDAD DE CUNDINAMARCA.
MARZO DE 2022.
Se realiza un análisis a la empresa ProInsumos S.A, donde se busca recolectar información
referente a sus procesos, entender el objetivo de los sistemas de información y su ejecución
dentro de los procesos organizacionales.
Se realiza una visita virtual y apoyado en las lecturas suministradas, se inicia un proceso
con el fin de obtener información para encontrar los inconvenientes con los que cuenta la
organización.

 Etapa de Análisis.

Listado de Insumos.

No. Nombre Descripción Insumo Area Funcionario

Insumo Insumo Responsable Responsable
1 Utilidades Informe en los cual Gerencia Jairo
(Informe) se demuestra la General Camacho
situación por la que
atraviesa la empresa
en un período
determinado.
2 Balance Informe de tipo Director Dario
General financiero que Financiero Thompson
demuestra la
situación
económica y
financiera de la
organización en un
tiempo específico.
3 Estrategias de Tarea que ayuda Director Ivan Montoya
ventas y con el crecimiento Ventas
Rendimiento de la organización
para cumplir la
rentabilidad
anhelada
4 Informe de los Presentación donde Gerencia Jairo
proyectos muestran los General Camacho
beneficios que trae
a la comunidad los
proyectos
ejecutados por la
organización
5 Comunicacion Cumplir el buen Director Victor
trato y ambiente Administrativo Ocampo
laboral entre
departamentos
6 Control Demostrar el Director Victor
consumo idóneo de Administrativo Ocampo
recursos por área
7 Administración Medir de manera Director Victor
euitativa los Administrativo Ocampo
recursos de cada
área con el fin de no
pasar el presupuesto
establecido
8 Gestion Realizar los Director Victor
procesos para Administrativo Ocampo
obtener y mantener
los recursos y
estructuras
necesarias en la
organizacion
9 Relaciones Velar por que las Director de Sonia Perez
Laborales relaciones Talento
interpersonales de Humano
cada área en la
empresa sean las
mejores
10 Manual de Conjunto de Director de Sonia Perez
funciones procedimientos que Talento
estipulan las Humano
funciones y
obligaciones de
cada cargo
11 Políticas de Normas que serán Director de Sonia Perez
Talento implementadas Talento
Humano normativamente en Humano
la empresa con una
finalidad de mejora,
para guiar a los
miembros de la
organizacion
12 Plan de Buscar y mejorar Director de Sonia Perez
Capacitaciones habilidades, Talento
actitudes y Humano
conocimientos de
cada trabajador en
la organizacion,
para ejecutar su
cargo lo mejor
posible
13 Plan de Elevar la Director de Sonia Perez
Estímulos y motivación, Talento
Bienestar productividad, y Humano
bienestar de todos
los integrantes de la
compañía,
proporcionando
actividades
recreativas físicas e
intelectuales.
14 Estados Conjunto de Director Dario
Financieros informes que dan a Financiero Thompson
conocer la
estabilidad
económica y
financiera de la
compañía
15 Presupuestos Serie de los gastos e Director Dario
ingresos previstos Financiero Thompson
para un tiempo
determinado
16 Flujos de Estado de cuenta, Director Dario
Efectivo que refleja la Financiero Thompson
variación de salida
y entrada de
efectivo durante un
tiempo determinado
17 Plan de Análisis detallado Director Dario
Inversion de las acciones y los Financiero Thompson
plazos de
inversiones para
garantizar la
rentabilidad y
minimizar el riesgo
18 Estrategia de La creación de los Coordinador Edilson
desarrollo para programas, de Vargas
los empleados capacitación y su Capacitacion
seguimiento
19 Plan de evalúo el impacto Coordinador Edilson
Capacitacion de la capacitación de Vargas
en los empleados. Capacitacion
20 Control del Procesar la Coordinador Angela Perez
movimiento información a los de
contable activos, pasivos, Contabilidad
ingresos y egresos
producto de la
 operatividad de
proinsumos s.a.
21 Supervisar la Supervisar la Coordinador Emiliano
elaboración de elaboración de los de Produccion Zapata
los productos productos, y que la
cantidad elaborada
sea la pedida por el
cliente.
22 Planificar la Verifico que los Coordinador Emiliano
producción en materiales de Produccion Zapata
tiempos, mano utilizados
de obra e correspondan a las
insumos especificaciones del
producto
23 Distribución de Planeación de Coordinador William
los productos entregas de tal de Arrazola
forma que los Distribucion
tiempos sean los
mínimos para
prestar un buen
servicio
24 Control de Cumpliendo con las Coordinador Julian
productos condiciones y de Control Becerra
elaborados especificaciones de
calidad
25 Manejar los Lista de ellos y los Coordinador Carlos Lopez
proveedores y cotizo para que el de Materiales
el área de contabilidad
procedimiento avale la compra;
para la además superviso
adquisición de que los insumos
materia prima sean de la mejor
calidad antes de
enviarlos a
producción
26 Presupuesto de Este documento Director Dario
egresos delimita los montos financiero Thompson
a los que deberá
sujetarse la
compañía para
efectuar los gastos
que origina el
cumplimiento de
sus actividades
 27 Objetivos a Son los resultados Gerencia Jairo
corto, mediano que la empresa General Camacho
y largo plazo espera alcanzar en
un tiempo mayor a
un año, realizando
acciones que le
permitan cumplir
con su misión,
inspirados en la
visión.
28 Arqueo de Hace referencia al Coordinador Angela Perez
inventarios análisis, recuento y de
comprobación de Contabilidad
los bienes que
posee la compañía.
29 Estudio de Análisis de la Director de Ivan Montoya
mercado viabilidad de un Ventas
proyecto para
conocer la respuesta
del mercado.
30 Política Constituye el Gerencia Jairo
administrativa conjunto de normas, General Camacho
operativa valores y pautas de
conducta que
comparten los
integrantes de la
empresa.

Se realiza esta tabla para buscar y saber cuales son todos los insumos referentes a
información con los que cuenta cada área de la organización, con esta tabla se puede
identificar que información hace falta para poder mejorar los diferentes procesos, así
mismo se pueden proponer cambios para la consecución de los objetivos que tiene la
organización.
Con apoyo de esta tabla se puede identificar que se encuentran bastantes fallas,
principalmente dentro de las áreas de ventas, compras y producción. Ya que no se realiza
un adecuado seguimiento y principalmente una grave falla de comunicación entre las áreas.
Dentro del área de ventas hace falta un acceso hacia los inventarios de la organización, esto
debería proporcionarlo el área de producción, puesto que esta área se ocupa de al
fabricación necesario para el abastecimiento de la organización. Así mismo el área de
producción debería tener acceso al inventario de las materias primas ya que es muy
importante para realizar un proceso adecuado de fabricación, estos inventarios deberán
proporcionarlos el área de compras ya que ellos se encargan de estimar la materia prima
necesaria para que la organización funcione sin complicaciones.
Diagrama de flujo.
Entrevistas.
Nombre de entrevistador
Nombre del entrevistado
Area
Objetivo de la entrevista Conocer la organización y los objetivos de
Estructura de la entrevista
Preguntas de la entrevista
los que esta encaminados la organización?
Nombre de entrevistador
Nombre del entrevistado
Area
Objetivo de la entrevista
Estructura de la entrevista
Preguntas de la entrevista ¿Conoce claramente los objetivos hacia los
Nombre de entrevistador
Nombre del entrevistado
Jenny Paola Castellanos
Jairo Camacho
Gerencia General
la misma.
Tipo de preguntas: Abiertas
Estructura: Diamante
¿ Conoce claramente los objetivos hacia
¿Qué conoce sobre el sector en el que se
desempeña la organización?
¿Considera necesario crear un
departamento de sistemas dentro de la
organización?
¿Interactúa continuamente con los
miembros de la organización?
Jenny Paola Castellanos
William Arrazola Área
Director de distribución
Conocer centralizan la información para
que se cumpla con los requerimientos de
los clientes
Tipo de preguntas: Mixtas
Estructura: Embudo
que esta encaminados la organización?
¿Conoce los tiempos que son estimados
para la entrega de producto después de
realizada cualquier negociación?
¿Conoce los gastos que se generan al
momento de realizar la distribución de
producto?
¿Cuenta con un sistema que le permita
monitorear la distribución de mercancías?
Jenny Paola Castellanos
Carlos López
 Area
Objetivo de la entrevista
Estructura de la entrevista
Preguntas de la entrevista
Nombre de entrevistador
Nombre del entrevistado
Area
Objetivo de la entrevista
Estructura de la entrevista
Preguntas de la entrevista
Coordinador de Materiales
Conocer el proceso que se lleva a cabo
para el control de inventarios y la compra
de insumos
Tipo de preguntas: Cerradas
Estructura: Embudo Preguntas de la
entrevista
¿Tiene contacto continuo con sus
proveedores?
¿Es informado a tiempo de los
requerimientos del área de producción?
¿cuenta con una cadena de abastecimiento
que supla las necesidades de la
organización?
¿Estima los costos de los insumos según
información histórica de la compañía?
Jenny Paola Castellanos
Iván Montoya
Director de Ventas
Conocer de que manera los representantes
de ventas realizan contacto con sus
clientes, y con que informacion cuentan al
momento de realizar algun tipo de
negociación.
Tipo de preguntas: Abiertas
Estructura: Embudo
¿ Conoce claramente los objetivos del área
de ventas y los indicadores por los que se
mide la misma?
¿Conoce las necesidades actuales del
mercado?
¿plantea a su equipo los indicadores que
deben tener en cuenta para cumplir con la
proyeccion propuesta por la organización?
¿Interactúa continuamente con sus
clientes?
¿ Considera que cuenta con la información
necesaria para poder cumplir a sus clientes
con la venta realizada y en el tiempo
estimado?
 Nombre de entrevistador
Nombre del entrevistado
Area
Objetivo de la entrevista
Estructura de la entrevista
Preguntas de la entrevista
Jenny Paola Castellanos
Emiliano Zapata
Director De producción
Conocer el área de producción y
determinar si se tiene clara la importancia
de la misma dentro de la organización
Tipo de preguntas: Cerradas
Estructura: Embudo
¿Conoce los inventarios con los que cuenta
para la elaboración de productos?
¿Puede en tiempo real obtener información
sobre las ventas realizadas?
¿cuenta con un equipo adicional que se
encargue del desarrollo de nuevos
productos?
¿Interactúa continuamente con su equipo y
los motiva para que cumplan con los
pedidos justo a tiempo?

Definición del problema.

Area
Gerencia General
Area Administrativa
Area de Ventas
Area de Producción
Area de Distribucion
Descripcion del problema
Falta de retroalimentación con los
colaboradores lo que no permite el
oportuno suministro de información
Falta de comunicación con los demás
departamentos lo que no permite la mejora
continua
No cuenta con información sobre
inventario de mercancía lo que no permite
realizar un cierre oportuno de la venta
No cuenta con un control de inventarios en
tiempo real
No conoce a ciencia cierta en que momento
cuenta con la producción para programar la
distribución

El problema principal es la falta de comunicación y movimiento de información entre áreas,

lo que hace que se presenten inconvenientes a la hora de trabajar, se requiere plantear un
sistema para el cual los diferentes departamentos o áreas puedan dar y recibir información
en tiempo real para lograr optimizar y cumplir con los procesos.