1.1.

PENGERTIAN KORESPONDENSI DAN SURAT

Korespondensi dan surat secara harfiah memiliki makna yang sama.
Korespondensi merupakan penyampaian maksud atau informasi melalui surat
dari satu pihak kepada pihak lain baik atas nama jabatan dalam suatu organisasi
atau perusahaan maupun atas nama perorangan atau individu. Kegiatan saling
berkirim surat oleh perorangan maupun organisasi disebut korespondensi atau
surat menyurat. Pihak-pihak yang terlibat di dalam korespondensi disebut
koresponden.
Adanya korespondensi atau surat dikarenakan dalam kehidupan sehari
hari manusia membutuhkan komunikasi. Komunikasi merupakan proses
penyampaian informasi yang dapat dilakukan secara lisan maupun secara tertulis
yaitu dalam hal ini adalah surat atau korespondensi. Komunikasi dapat dibagi
menjadi komunikasi lisan dan komunikasi tertulis.
Komunikasi lisan adalah komunikasi yang disampaikan melalui lisan
seperti berbicara, bercerita, berdiskusi, dan berpidato. Komunikasi lisan memiliki
beberapa keunggulan seperti:
1. Dapat berlangsung dengan cepat;
2. Dapat berlangsung tanpa alat bantu;
3. Kesalahan langsung dapat diperbaiki;
4. Dapat dibantu dengan gerak tubuh dan mimik muka.

Selain memiliki keunggulan, komunikasi lisan juga memiliki beberapa kelemahan

seperti:
1. Tidak mempunyai bukti tertulis/otentik;
2. Sulit disajikan secara bersih/matang;
3. Dasar hukumnya lemah;
4. Mudah dimanipulasi.

Komunikasi tertulis adalah komunikasi yang disampaikan melalui tulisan seperti

menulis surat, menulis artikel, menulis laporan, dan menulis makalah.
Komunikasi tertulis memiliki beberapa keunggulan seperti:

1
 1. mempunyai bukti tertulis/otentik;
2. dapat disajikan lebih bersih/matang;
3. dasar hukumnya kuat;
4. sulit dimanipulasi.

Selain komunikasi lisan, komunikasi tertulis juga memiliki beberapa kelemahan

seperti:
1. berlangsung lambat;
2. memakai alat bantu (alat tulis);
3. tidak dapat langsung dikoreksi jika ada kesalahan;
4. tidak dapat dibantu dengan gerak tubuh dan mimik muka.

Komunikasi tulisan lebih dikenal dengan korespondensi atau surat

menyurat. Dalam suatu perusahaan atau organisasi korespondensi dapat bersifat
eksteren yaitu hubungan korespondensi yang dilakukan oleh perusahaan atau
organisasi dengan pihak luar dan korespondensi yang bersifat interen yaitu
hubungan korespondensi yang dilakukan oleh pihak-pihak yang terdapat dalam
lingkup perusahaan atau organisasi itu sendiri.
Agar komunikasi melalui surat dinilai efektif, maka isi atau maksud surat
harus terang dan jelas, sehingga tidak menimbulkan salah arti bagi pihak
penerima. Oleh karena itu secara garis besar tujuan penulisan surat adalah untuk
menyampaikan informasi kepada pembaca surat dan untuk mendapatkan
tanggapan dari pembaca surat tentang isi surat.
Surat adalah alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan kepada
pihak lain, yang memiliki persyaratan khusus yaitu penggunaan kode dan notasi
(lampiran dan perihal), penggunaan kertas, penggunaan model dan bentuk,
pemakaian bahasa yang khas serta pencantuman tanda tangan.

1.2. FUNGSI SURAT DAN KELEMAHAN PENYUSUNAN SURAT

Selain menyampaikan pesan kepada pihak lain, surat memiliki beberapa
fungsi:
1. Sebagai alat komunikasi
2. Sebagai tanda bukti tertulis yang sah (otentik)
3. Sebagai wakil atau duta bagi perseorangan/organisasi
4. Sebagai alat pengingat jika sewaktu-waktu diperlukan (arsip)
5. Sebagai pedoman/dasar untuk bertindak
6. Sebagai alat bukti sejarah/kegiatan suatu organisasi/perusahaan

2
 7. Sebagai jaminan keamanan/keterangan yang dapat memberi rasa aman
dalam aktivitas tertentu.
8. Sebagai alat untuk memperpendek jarak dan penghemat tenaga/waktu
9. Sebagai alat promosi pihak pengirim.

Kelemahan Penyusunan Surat pada umumnya:

1. Susunan surat ruwet
2. Kalimat tidak lengkap atau berbelit-belit
3. Penggunaan tanda baca yang tidak pada tempatnya
4. Penulisan kalimat tidak sesuai EYD
5. Pemakaian istilah asing yang tidak perlu atau tidak tepat
6. Menciptakan istilah sendiri yang tidak lazim/tidak sesuai Pedoman
Umum Pembentukan Istilah dalam bahasa Indonesia
7. Tata bahasa tidak teratur
8. Pengungkapan gagasan tidak logis
9. Kurang sopan atau terlalu banyak memuji dan basa-basi
10. Ketikan banyak yang salah
11. Penggunaan model yang tidak menentu

1.3. KRITERIA DAN CIRI SURAT YANG BAIK

Surat memiliki perbedaan dari komunikasi tertulis lainnya, baik dari segi
tulisan, bentuk, pemakaian kertas dan penampilan surat. Kriteria dan ciri surat
yang baik, yaitu:
1. menggunakan kertas surat yang tepat dari segi ukuran, jenis dan warna
sesuai dengan surat yang akan ditulis
2. menggunakan bentuk surat yang standar
3. menggunakan bahasa Indonesia yang baku
4. menggunakan gaya bahasa yang lugas
5. menggunakan bahasa yang jelas
6. menggunakan bahasa yang sopan dan hormat
7. menyajikan fakta yang benar dan lengkap
8. tidak menggunakan singkatan, kecuali yang lazim dipakai dalam surat
menyurat
9. tidak menggunakan kata-kata sulit dan istilah yang belum
memasyarakat atau umum.

3
 Kesembilan hal di atas merupakan aspek teknis dalam pembuatan surat
resmi. Dalam praktik di lapangan, masih banyak surat resmi yang
penyusunannya tidak cermat, tidak memenuhi syarat-syarat surat yang baik.
Oleh karena itu, pahamilah aturan-aturan tentang surat yang baik serta milikilah
kepandaian atau keterampilan dalam menyusun surat. Selain memperhatikan
hal-hal yang berkenaan dengan surat menyurat, hal lain yang perlu diperhatikan
adalah penulis surat atau koresponden. Agar dapat menjadi penulis surat yang
baik, para koresponden harus memiliki pengetahuan tentang surat menyurat.
Seorang penulis surat atau koresponden harus memenuhi beberapa syarat
panduan penulisan surat yang baik, yaitu:
1. mengetahui prosedur surat menyurat secara utuh
2. menguasai pemakaian bahasa tulis yang baik
3. mengetahui seluk beluk permasalahan yang akan ditulis
4. mengetahui posisi hubungan antara pengirim dan penerima surat

1.4. PENGELOMPOKKAN SURAT

Secara umum surat dapat dikelompokkan ke dalam beberapa kelompok,
yaitu menurut wujudnya, pemakaiannya, banyaknya sasaran pembaca yang
dituju, isi dan maksudnya, sifatnya, dan urgensi penyelesaiannya.

1. Pengelompokkan Surat Menurut Wujudnya

a. Surat Bersampul
Surat bersampul adalah surat yang terdiri atas kertas surat beserta
amplopnya. Surat bersampul mempunyai kelebihan, yaitu:
1. lebih terjamin kerahasiaan isinya
2. lebih leluasa dalam menuliskan isi surat
3. lebih santun dalam surat menyurat
b. Kartu Pos
Kartu pos adalah surat berbentuk kartu dengan ukuran 10 cm x 15 cm
yang dikeluarkan oleh PT Pos Indonesia. Kartu pos ukurannya terbatas,
maka kartu pos hanya berisi berita singkat dan tidak bersifat rahasia.
c. Warkat Pos
Warkat pos adalah surat yang wujudnya berupa gabungan sampul dan
kertas surat yang dapat dilipat dan membentuk amplop. Ukuran warkat
pos adalah 6 cm x 12 cm.

4
 d. Telegram dan Telex
Telegram berasal dari kata tele yang berarti jauh dan gram (grass) yang
berarti tanda yang tercetak, maka telegram adalah berita yang tercetak
dan disampaikan dari jarak jauh. Telex merupakan singkatan dari
telegrapher exchange, yang berarti pertukaran berita yang tercetak dari
jarak jauh.
e. Memo dan Nota
Memo adalah surat yang dibuat oleh pihak atasan kepada bawahan atau
kepada pejabat yang setingkat dengan pejabat pembuat memo. Memo
digunakan untuk keperluan intern suatu organisasi. Memo berisikan
catatan singkat tentang pokok-pokok permasalahan sebagai pesan yang
ingin dikomunikasikan. Nota adalah surat yang dibuat oleh pimpinan
dan digunakan untuk meminta atau memberi informasi serta petunjuk
antar pejabat kantor.
f. Surat Tanda Bukti
Surat tanda bukti adalah surat khusus yang umumnya berbentuk
formulir yang dipakai untuk tanda bukti suatu kegiatan antara dua
belah pihak atau untuk membuktikan keabsahan sesuatu hal. Contoh:
faktur, kuitansi, dan kartu-kartu identitas.
2. Pengelompokkan Surat Menurut Pemakaiannya
Menurut pemakaiannya, surat dapat dikelompokkan menjadi:
a. Surat Pribadi
Surat Pribadi adalah surat dari perseorangan kepada orang lain atau
kepada organisasi. Dilihat dari isinya, surat pribadi dibedakan atas dua
macam:
1. Surat Pribadi yang isinya bersifat prive
Yaitu surat yang dikirim kepada teman, kerabat/keluarga. Surat ini
memiliki kebebasan dalam pemakaian bentuk dan bahasa serta
bentuk surat.
2. Surat Pribadi yang isinya bersifat resmi
Yaitu surat yang dikirim kepada pejabat suatu instansi atau kepada
organisasi, misalnya Surat Lamaran Pekerjaan.
b. Surat Dinas
Yaitu surat yang isinya berkaitan dengan kepentingan tugas dan
kegiatan dinas instansi pemerintah. Oleh karena berkaitan dengan
kegiatan kedinasan dan bersifat formal, maka surat dinas memiliki suatu
format penulisan baku.

5
 c. Surat Bisnis
Yaitu surat yang digunakan oleh seseorang atau badan yang
menyelenggarakan kegiatan bisnis.
d. Surat Sosial
Yaitu surat yang digunakan oleh organisasi atau lembaga-lembaga sosial
kemasyarakatan untuk berbagai kepentingan sosial bagi masyarakat
pada umumnya, misalnya yayasan, perkumpulan olahraga, organisasi
kedaerahan dan organisasi lainnya yang bersifat nonprofit.
3. Pengelompokkan Surat Menurut Banyaknya Sasaran Yang Dituju
a. Surat Biasa
Yaitu surat yang dibuat oleh seseorang atau organisasi yang ditujukan
kepada seseorang atau organisasi lain yang berisi suatu informasi yang
bersifat umum dan bukan bersifat pribadi/privasi.
b. Surat Edaran
Yaitu surat pemberitahuan secara tertulis yang disampaikan oleh
seseorang/suatu lembaga yang ditujukan kepada orang/lembaga lain
dalam jumlah yang banyak.
c. Surat Pengumuman
Yaitu surat yang berisi pemberitahuan tentang sesuatu hal yang perlu
diketahui oleh pegawai/karyawan suatu organisasi ataupun masyarakat
luas (bila disebarluaskan melalui media massa seperti Koran dan
majalah, dan dibuat dalam jumlah yang banyak).
4. Pengelompokkan Surat Menurut Isi dan Maksudnya
Setiap pengirim surat pasti mempunyai maksud yang akan disampaikan
kepada pihak yang dituju. Maksud tersebut dapat berupa pemberitahuan,
peringatan, pengaduan, penawaran tersebut. Nama surat akan
mencerminkan isi atau maksud yang terkandung didalamnya. Sebagai
contoh surat permohonan, surat penuntutan, dinamakan demikian tak lain
karena isinya mencerminkan maksud suratnya.
5. Pengelompokkan Surat Menurut Sifatnya
a. Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang isinya bersifat biasa (bukan rahasia) bisa
beramplop atau tanpa amplop. Apabila surat biasa tanpa amplop, maka
orang lain dapat dengan mudah mengetahui apa isi surat tersebut.
Namun bila surat biasa tersebut dimasukkan dalam amplop maka yang
berhak mengetahui isi surat tersebut adalah orang yang dituju.

6
 b. Surat Konfidensial (terbatas)
Surat konfidensial adalah surat untuk kalangan terbatas, maksudnya
surat tersebut tidak untuk disebarluaskan karena ditujukan/dipakai
untuk kalangan tertentu atau dengan kata lain surat tersebut bersifat
setengah rahasia/cukup diketahui oleh pejabat yang dituju.
c. Surat Rahasia
Surat rahasia adalah surat yang hanya boleh dibuka dan diketahui isinya
oleh orang yang dituju. Pada sampul surat biasanya ditujukan kata
RAHASIA atau disingkat RHS.
6. Pengelompokkan Surat Menurut Urgensi Penyelesaiannya
a. Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang diperlakukan secara biasa tidak ada
perlakuan khusus atas surat tersebut. Biasanya surat biasa dibebani
dengan perangko pengiriman yang biasa atau standar minimal untuk
pengiriman surat.
b. Surat Segera/Ekspress
Surat segera adalah surat yang memerlukan penyelesaian dengan
segera, tetapi tidak se-urgent surat kilat.
c. Surat Kilat
Surat kilat adalah surat yang memerlukan penyelesaian sangat segera.
Surat ini harus didahulukan dari surat-surat lain, baik dalam proses
pembuatan maupun pengirimannya.

7
8