Guia Project

Diplomado
Dirección de Proyectos
Guía del Participante

Módulo II: Herramienta
Microsoft Project
Octubre, 2012
Preparado por: Ing. Marlene Duarte Hernández
TABLA DE CONTENIDO
1. PRESENTACIÓN .............................................................................................................................................................. 3
2. REQUISITOS ..................................................................................................................................................................... 3
3. OBJETIVOS ...................................................................................................................................................................... 3
4. PROGRAMA...................................................................................................................................................................... 3
5. EVALUACIÓN Y PRODUCTOS ACADÉMICOS REQUERIDOS............................................................................ 4
6. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES ............................................................................................................................. 5
7. DETALLE SOBRE LOS PRODUCTOS ACADÉMICOS ENTREGABLES ............................................................. 5
8. MANUAL DE USO DE LA HERRAMIENTA MICROSFT PROJECT....................................................................... 7

1. GENERALIDADES DE MICROSOFT PROJECT ......................................................................................................... 7
2. PROGRAMACION DE UN PROYECTO ........................................................................................................................ 8
2.1 DEFINIR EL CALENDARIO DE TRABAJO. ................................................................................................................ 8
2.2 UNIDADES DE TRABAJO, DURACION Y TIPO DE PROGRAMACION. ....................................................... 12
2.3 VISTA PREDETERMINADA .................................................................................................................................. 15
2.4 INFORMACIÓN GENERAL DEL PROYECTO.................................................................................................... 16
2.5 RELACIONES DE PRECEDENCIA ENTRE TAREAS ....................................................................................... 18
2.6 ASIGNACION DE RECURSOS A LAS TAREAS ................................................................................................ 20
2.7 RESTRICCIONES EN LAS TAREAS. .................................................................................................................. 21
3. MANEJO DE VISTAS O PRESENTACIONES............................................................................................................ 23
3.1 VISTAS. .................................................................................................................................................................... 23
3.2 TABLAS. ................................................................................................................................................................... 23
3.3 CAMBIOS EN LAS FORMAS DE LOS DIAGRAMAS. ...................................................................................... 24
4. COMUNICAR INFORMACIÓN DEL PROYECTO ...................................................................................................... 27
4.1 REPORTES GENERADOS POR PROJECT ...................................................................................................... 27
5. AJUSTE A LA PROGRAMACIÓN................................................................................................................................. 29
5.1 NIVELAR RECURSOS ........................................................................................................................................... 29
5.2 ASIGNAR HORAS EXTRAS .................................................................................................................................. 30
5.3 ATRASAR UN RECURSO EN UNA TAREA ....................................................................................................... 31
6. SEGUIMIENTO AL PROGRESO DEL PROYECTO .................................................................................................. 33
6.1 SEGUIMIENTO POR TAREAS .............................................................................................................................. 33
6.2 SEGUIMIENTO POR PERIODOS DE TIEMPO Y/O COSTOS ......................................................................... 36
6.3 PROYECTOS QUE SE EJECUTAN COMO SE PLANEAN ............................................................................... 36
6.4 PROYECTOS QUE SE DETIENEN POR DIFERENTES RAZONES. .............................................................. 36
7. MULTIPLES PROYECTOS ........................................................................................................................................... 38
7.1 COMPARTIR RECURSOS .................................................................................................................................... 38
7.2 UNION DE VARIOS PROYECTOS....................................................................................................................... 44
Guía del Participante – Módulo II: Herramienta Microsoft Project Página 2 de 45

Universidad del Norte - Barranquilla
1. Presentación
El presente documento corresponde a la guía del participante para el Módulo: Herramienta Microsoft Project
En este segundo modulo el participante tiene la posibilidad de aprender a utilizar la herramienta Microsoft Project
como apoyo a los procesos de planificación, ejecución, monitoreo y control de Proyectos.
2. Requisitos
El participante debe tener conocimientos básicos en el uso del computador y de las herramientas de office.
3. Objetivos
Objetivo General
Utilizar la herramienta Microsoft Project mediante el desarrollo de ejercicios prácticos que permitan apoyar la
toma de decisiones en los procesos de dirección de Proyectos teniendo como referencia los estándares del PMI.
Objetivos Específicos
Al finalizar este módulo, el participante estará en capacidad de utilizar la herramienta Microsoft Project para:
• Verificar que la programación realizada por los miembros del equipo del proyecto cumple con el requisito
de tiempo solicitado.
• Asignar recursos y realizar los ajustes necesarios para establecer la línea base del costo y del
cronograma.
• Realizar el seguimiento al Proyecto para ir registrando los avances y verificar la diferencia entre la
programación inicial y lo ejecutando. Tomar las acciones correctivas y ajustar la programación.
• Unir varios proyectos para verificar los efectos de unos con otros y la nivelación de recursos.
4. Programa
Generalidades
Este módulo se impartirá durante el período comprendido entre el jueves 18 al sábado 20 de octubre 2012,
fechas en que el estudiante debe haber enviado la solución a los talleres según el cronograma adjunto.

Dinámica del proceso enseñanza aprendizaje
El participante recibirá al inicio del módulo un material de apoyo que le facilitara el proceso de conocimiento de
la herramienta y su relación con la metodología PMI.
Mediante el desarrollo de un ejercicio práctico se conocerá el funcionamiento de la herramienta y como

relacionar los conceptos del PMI con las opciones que brinda el Microsoft Project.
Los estudiantes adquirirán mayor destreza en el uso de la herramienta y reforzaran algunos conceptos del PMI
mediante la realización de diferentes talleres en forma individual o grupal.
Participación en el proceso
Es necesario la participación activa de los estudiantes en las clases, razón por la cual algunos talleres serán
socializados ante los demás compañeros.
5. Evaluación y Productos Académicos requeridos
El curso será aprobado por el estudiante con una calificación que deberá ser igual o superior al 80% y que tiene
la siguiente estructura:
Concepto Comentario
Se debe asistir puntualmente a todas las lecciones, la falta a una sesión
1. Asistencia sin la debida justificación perderá el curso. Para las justificaciones debe
enviar la nota y comprobantes al profesor para su valoración.
La participación activa de los estudiantes a través del intercambiando
2. Participación en ideas, conocimiento, experiencia y generando posiciones para establecer
clase un aprendizaje conjunto para el enriquecimiento y desarrollo de los temas
de la clase, se valorará como fundamental para el aprendizaje del grupo.
3. Resolución de Los talleres que no logren culminarse durante el horario del curso deben
talleres completarlo y enviarlo terminado.

6. Cronograma de Actividades
El cuadro siguiente detalla la temática general de cada Unidad Didáctica y el título del producto académico. Para
comodidad del alumno, en el cuadro se anota la fecha límite de entrega de cada producto académico.
Calendario de Actividades
Fecha Actividad
 Presentación del Profesor y de los estudiantes
Lección No.1  Programación de un Proyecto.
Jueves 18/10  Asignación de Recursos
 Taller No. 1 Programación y Costos
 Socialización de los resultados del Taller
 Vistas, Tablas e informes.
 Ajuste a la Programación y nivelación de recursos.
Lección No.2  Seguimiento a Proyecto.
Viernes 19/10  Formatos para presentaciones.
 Taller No 2. Seguimiento.
 Socialización del Taller
 Múltiples Proyectos
Lección No.3  Recursos compartidos
Sábado 20/10  Valor Ganado
 Taller No 3. Consolidación de Proyectos.
7. Detalle sobre los productos académicos entregables
a. Producto académico: “Taller Programación de un Proyecto”.

Metodología: Trabajo en equipo: elaboración de la programación de un proyecto en papel y luego
utilizar la herramienta de Project.
Descripción: A partir del enunciado del alcance de un Proyecto, el equipo de trabajo, realizara la
respectiva WBS y la lista de actividades, secuencia y recursos por actividad, seguidamente utilizara
el Project para verificar si cumple con las restricciones impuestas.
Objetivo de aprendizaje: Entender el concepto de planificación y ver como la herramienta permite
ajustarla a los requerimientos.
Normas de presentación: Cada grupo enviara su taller al correo electrónico dispuesto para tal fin.
Fecha de trabajo: jueves 18 de octubre 2012.
Fecha de exposición: Jueves 18 de octubre 2012.
b. Producto académico: “Taller de seguimiento a la programación”.

Metodología: Elaboración y Exposición del seguimiento a un proyecto.
Descripción: En forma individual simularan diferentes inconvenientes que se pueden presentar
durante la ejecución de un proyecto y se harán registrando los hechos y tomando las medidas
preventivas ó correctivas para mantener las líneas bases.
Objetivo de aprendizaje: Controlar la triple restricción.
Normas de presentación: Cada participante enviara su a la pagina dispuesta y un grupo expondrá
el taller.
Fecha de trabajo: viernes 19 de octubre 2012.
Fecha de exposición: Viernes 19 de octubre 2012.

c. Producto académico: “Taller: gestión de múltiples proyectos”.
Metodología: Elaboración de un taller que incluye la gestión de múltiples proyectos y
compartimiento de recursos.
Descripción: En grupos observaran el comportamiento de varios proyectos que comparten recursos.
Objetivo de aprendizaje: Gestionar varios proyectos a la vez.
Normas de presentación: Cada participante presentará su taller.
Valoración: La elaboración, presentación a la clase y la discusión para el abordaje del tema, serán
los parámetros para que el participante obtenga la totalidad de los puntos.
Fecha de trabajo: Sábado 20 de octubre 2012.
Fecha de exposición: Sábado 20 de octubre 2012.

8. Manual de uso de la herramienta Microsft project
1. GENERALIDADES DE MICROSOFT PROJECT
Microsoft Project es una herramienta de apoyo a los proceso de Inicio, planificación, ejecución, seguimiento y
cierre, establecidos por la dirección de Proyectos durante las diferentes fases del ciclo de vida del mismo, con el
fin de lograr un control efectivo y oportuno en cuanto las desviaciones en el alcance, el costo, el tiempo y la
calidad de un proyecto, que permita y facilite la toma de decisiones asertivas para el éxito del proyecto.
En este manual encontrará una manera fácil de conocer y aprender el funcionamiento de la herramienta
Microsoft Project, mediante la realización de un ejercicio práctico consistente en la aplicación de unas encuestas
que le guiara en los procesos que se deben seguir para el desarrollo de un proyecto tomando como modelo el
del ejemplo.

2. PROGRAMACION DE UN PROYECTO
Cuando se abre la herramienta de Microsoft Project esta es la vista que se va a mostrar en su pantalla, que
corresponde a la Tabla ENTRADA y desde donde se deben digitar los datos de la programación de un proyecto
Es aconsejable no digitar ningún dato en la tabla anterior hasta no definir los parámetros ó condiciones de inicio
con las que se va a realizar el Proyecto, puesto que Project por defecto establece unos valores que
generalmente no concuerdan con los del proyecto que se piensa programar.
Los parámetros iniciales a establecer son:
2.1 DEFINIR EL CALENDARIO DE TRABAJO.
Project trabaja con un calendario estándar para todo el Proyecto, pero si desea cambiar se deben realizar los
siguientes pasos:
Desde el menú Herramientas, escoja Cambiar Calendario Laboral.
Una vez ubicado en el gráfico de la figura

Gráfico No. 1 Cambio del Calendario Laboral
Oprima click en el botón semanas laborales

Doble click en predeterminado y
Después aparecerá la siguiente ventana:

Seleccione los días en que se desea cambiar el calendario preestablecido al lado izquierdo de la
ventana
Seleccione la opción Establecer día(s) en estos períodos laborales específicos
Digite en la tabla del lado derecho las horas en que se laborara en el proyecto (por ejemplo de 8:00 -
12:00 am y 2:00 pm a 6:00 pm). Asegúrese de dar click al terminar de digitar las nuevas horas.
Igual se hace para el sábado si se va a cambiar por un día que se trabaja ó si no se deja igual porque
por defecto, Project considera el día sábado como no laboral.
Para los días festivos:

Seleccione el botón excepciones
Ubíquese en el día que no sea laborable y después colóquese en la tabla inferior y en la columna
Nombre asígnele un nombre a esta columna por ejemplo Festivo,luego seleccione en las columnas
comienzo y fin las fechas del periodo de descanso, puede ser un día ó varios.

Finalmente, seleccione el botón opciones, que le muestra la siguiente vista

Realice los cambios en las horas de entrada/salida, la jornada laboral y demás. Oprima Aceptar
Nuevamente oprima el botón Aceptar para guardar todos los cambios anteriores al calendario laboral.
2.2 UNIDADES DE TRABAJO, DURACION Y TIPO DE PROGRAMACION.
Desde el menú HERRAMIENTAS, escoja OPCIONES

Desde OPCIONES seleccione PROGRAMACION y encontrará la siguiente ventana:

Gráfico No. 2 Cambio en los parámetros preestablecidos por Project
Escoja el tipo de tarea con la que va a programar el proyecto: ( Unidades Fijas, Duración Fija ó Trabajo fijo)
Tipos de Programación.
Se programa con Unidades Fijas, si la duración de las tareas depende del recurso, es decir la duración de la
tarea se modifica si se adicionan ó se eliminan recursos.
Se programa con Duración Fija, si la duración de las tareas no depende del recurso. se programa con Trabajo
Fijo, si el número de horas hombre asignadas a la tarea no se modifican al adicionar ó suprimir recursos.
Por ejemplo si se tiene la siguiente programación:

El asignar recursos humanos esta programación varía de acuerdo al tipo de programación así:
Si se programa con Unidades Fijas Condicionadas por el esfuerzo, la duración cambia.
Si se programa con Unidades Fijas NO condicionadas por el esfuerzo, la duración de las tareas no cambia
porque las horas-hombre(Esfuerzo) no están restringuidas.
Si se programa con Duración Fija Condicionada por el esfuerzo. Para no cambiar la duración, ni el esfuerzo
Project cambia el porcentaje de asignación dado a los recursos humanos responsables de esta tarea.
Al programarse con Duración Fija No condicionada por el esfuerzo, indica que la duración debe permanecer
constante en cambio el esfuerzo nó, lo que implica que no se cambia la duración
En la programación con TRABAJO FIJO no se permite elegir el condicionamiento por el esfuerzo, porque en
este tipo de programación se sobre entiende ya lógicamente establecido.
Para terminar este numeral, escoja las Unidades de la duración de tareas; Días, Horas, Minutos, etc.

2.3 VISTA PREDETERMINADA
Desde este mismo lugar: HERRAMIENTAS-OPCIONES seleccione LA FICHA VISTA y escoja el formato de
la Fecha que ojala incluya la hora, para las columnas de su proyecto relacionadas con este campo.
Si el formato de las columnas donde se muestra dinero aparece distinto de pesos cámbiele el símbolo por $.
Si desea que se incluya una tarea de resumen de todo el Proyecto, seleccione el cuadro Mostrar tarea del
resumen del Proyecto
Si desea incluir una numeración de tareas y subtareas seleccione Mostrar números de esquema
escoja el botón ACEPTAR

Gráfico No. 3. Cambios en los default de MProject para la programación
2.4 INFORMACIÓN GENERAL DEL PROYECTO.
Desde el menú PROYECTO , escoja INFORMACIÓN DEL PROYECTO

Determine la fecha de inicio del Proyecto si va a programar a partir de la fecha de inicio para que Project
calcule la fecha de finalización ó digita la fecha de finalización para que Project calcule la fecha de inicio. Es
necesario que la hora de inicio de esta fecha coincida con la hora de inicio predeterminada de entrada en el
submenú de opciones del calendario laboral, porque de lo contrario la asignación de recursos humanos le
puede variar la programación.(Para asegurarse que se cumpla esta condición utilice un formato para la fecha
de comienzo que muestre también la hora).
Determine el calendario de trabajo para todo el Proyecto.
Incluya información general del Proyecto: Nombre del Proyecto, Nombre de la empresa, etc. si lo desea
porque esta información es opcional.
Se puede programar a partir de la fecha de comienzo ( las tareas comienzan lo antes posible) ó a partir de la
fecha de finalización ( las tareas comienzan lo más tarde posible).
Seleccione el botón ACEPTAR

Gráfico No 4 Información General del proyecto
Ahora si se empiezan a digitar las tareas y para ello se realizará el siguiente ejercicio:
EJERCICIO
1. Copiar los nombres de las siguientes tareas sin dejar espacios a la izquierda, en la columna
que se llama Nombre de tarea. No se preocupe por las fechas que aparecen en la columnas
Comienzo y Fin.

No digitar los números del lado izquierdo, ni el signo menos de las tareas, Project las genera automáticamente.
Para colocar la sangría en las subtareas de una tarea:
Para el ejercicio que se esta realizando, seleccione el siguiente bloque de Subtareas

Definir las preguntas
Revisión de preguntas y
Selección de preguntas,
Luego haga clic en el icono

Observe que estas tareas aparecen con una sangría mostrando que son subtareas de Diseño de cuestionario.
Continúe el mismo procedimiento para las demás tareas que tiene subtareas.
2. Digite en la columna llamada DURACION, únicamente la duración de las subtareas de acuerdo a la

tabla del ejercicio, no escriba la duración para las tareas, porque Project las calcula en base al orden
de precedencia que se debe especificar más adelante como se explica a continuación:
2.5 RELACIONES DE PRECEDENCIA ENTRE TAREAS
Para establecer las relaciones de precedencia entre tareas Project ofrece los siguientes tipos de relaciones.
Project identifica las tareas con los números que coloca en la columna de la izquierda

Tipos de Relaciones:
Finalice para comenzar(fc). Una tarea comienza cuando finaliza su predecesora.
Predecesoras Significado
2fc La tarea 3 inicia cuando finaliza la 2.
2fc+2 La tarea 3 Inicia 2 días después de finalizada la 2.
2fc-2 La tarea 3 Inicia 2 días antes de finalizada la 2.
2fc-50% La tarea 3 inicia cuando la tarea 2 se haya realizado hasta la mitad.
Comenzar-Comenzar(cc). Una tarea comienza al mismo tiempo que comienza su predecesora.
Predecesoras Significado
2cc La tarea 3 inicia cuando inicia la 2.
2cc+2 La tarea 3 Inicia 2 días después de Inicializada la 2.
2cc-2 La tarea 3 Inicia 2 días antes de inicializada la 2.
Finalizar-Finalizar(ff). Una tarea finaliza cuando finaliza su predecesora.
Predecesores Significado
2FF La tarea 3 finaliza al mismo tiempo que la 2.
2FF+2 La tarea 3 Finaliza 2 días después de finalizada la 2.
2FF-2 La tarea 3 Finaliza 2 días antes de finalizada la 2.
Comenzar-Finalizar(cf). Una tarea finaliza cuando su predecesora inicia.
3. Continúe con el ejercicio, digitando las relaciones de precedencia en la columna llamada

PREDECESORAS
Hasta este momento se tiene lista la programación inicial de un Proyecto, para observar la ruta critica y las
holguras de las tareas podemos realizar los siguientes pasos:
En el menú VER
Selecciones Más Vistas
Dentro de la lista busque la vista Gantt detallado
Seleccione el botón aplicar

Y se observará una gráfica como la siguiente:
2.6 ASIGNACION DE RECURSOS A LAS TAREAS
Microsoft Project utiliza tres tipos de recursos los de trabajo que dependen de la duración de la tarea donde se
asignen, los de materiales que son cantidades que se agotan y no dependen de la duración al igual que los
últimos de tipo costos que son fijos. Por ejemplo un obrero es un recurso de tipo trabajo, una resma de papel es
un recurso del tipo material y multas, impuestos, permisos son del tipo costos..
Para definir los recursos realice los siguientes pasos:
Desde el menú Ver seleccione Hoja de recursos

Digite los datos correspondientes a los recursos de su proyecto, en la tabla que aparece en su pantalla.
Una vez especificados los recursos se le debe asignar a cada Tarea los recursos que necesite para su ejecución,
de la siguiente manera:
Regresarse a la vista del Diagrama de Gantt, desde la opción ver del menú ó con el icono
Ubíquese en la primera subtarea de la primera tarea y seleccione el icono

Cuando le aparezcan los recursos escoja los que van ser responsables de esa tarea y coloque las unidades
de asignación del recurso a la tarea: 100%, 50%, 25% etc.
Siga de Igual manera para las demás tareas.
2.7 RESTRICCIONES EN LAS TAREAS.
En Project todas las tareas son programadas para que ocurran tan pronto como sea posible, pero en un
Proyecto, pueden aparecer situaciones en las que es necesario comenzar ó terminar una tarea en una fecha
exacta. Esto implica que se le disminuye su capacidad para adaptarse a los cambios en la programación ,pero si
es necesario esta delimitación, se realiza de la siguiente manera:
Haga doble Click en la tarea a colocar la restricción

Seleccione Avanzado en la vista que aparece en la pantalla
Seleccione en el cajón Delimitación el tipo de restricción que requiera.

Grafico No.5 Otras delimitaciones en las tareas

3. MANEJO DE VISTAS O PRESENTACIONES
3.1 VISTAS.
Las vistas muestran información de tareas ó de recursos.
Desde el menú VER escoja las siguientes OPCIONES:
Calendario: Muestra el calendario diario y las tareas asignadas a cada día.

Diagrama de Gantt: Muestra el gráfico del diagrama de Gantt
Diagrama de Red: Muestra el gráfico del diagrama de Pert.
Gantt de Seguimiento: Muestra gráficamente la diferencia entre lo programado y lo real.
Gráfico de recursos: Muestra gráficamente como sé está utilizando cada uno de los recursos durante el
transcurso del proyecto.
Uso de tareas: Muestra para cada tarea el recurso asignado a ella y cuanto horas trabaja el recurso en esa
tarea.
Uso de recursos: Muestra para cada recurso del proyecto, las tareas a su cargo y el número de horas que
trabajara en cada una de ellas.
Hoja de recursos: Datos generales de los recursos ( Nombre, cantidad, Vlr Hora Normal, Valor-Hora-Extra,
acumulación del costo, calendario de trabajo del recurso. etc)
Mas Vistas: Muestra otras presentaciones que no aparecen en el menú.
3.2 TABLAS.
Las tablas al igual que las vistas muestran información tabulada de las tareas ó de los recursos. Si se aplica una
tabla estando previamente en alguna vista de tareas es diferente a si se aplica esa misma tabla estando en una
vista de recursos.
Observa las siguientes tablas, ambas se denominan tablas de costos, pero muestran diferente información según
la vista donde se estaba ubicado previamente.
Costos: Muestra costos por tareas ó por recursos
La siguiente tabla muestra los costos de cada recurso
Mientras que la siguiente tabla muestra los costos de cada tarea

Entrada: Vista que por defecto que muestra Project, cuando se entra al paquete. Se observa la tabla de la
programación y el diagrama de Gantt.
Programación: Muestra mediante una tabla la fecha más tarde de inicio y de finalización de una tarea y su
tiempo de holgura.
Demora permisible: tiempo que una tarea puede atrasarse una tarea sin atrasar su sucesora.
Margen de demora total: Tiempo que se puede atrasar una tarea sin afectar la fecha de terminación del proyecto.
(HOLGURA)
Resumen: Combina información de horarios, costos y esfuerzos.

Seguimiento: Muestra la fecha, la duración, el costo y el trabajo que realmente ha utilizado el proyecto.
Variación: Informa la diferencia que se ha presentado entre lo programado y lo real.

Trabajo: Comparación entre el esfuerzo programado y el ejecutado.
Más tablas. Permite ver otras tablas adicionales que no aparecen en el menú
Para ver la siguiente tabla se debe estar en una vista de recursos, seleccionar la Tabla Resumen y se observara
la siguiente vista. La columna Máximo le informa lo máximo que ha sobrecargado un recurso en algún momento
del tiempo.
3.3 CAMBIOS EN LAS FORMAS DE LOS DIAGRAMAS.
El Menú FORMATO, posee diferentes opciones dependiendo de la vista donde nos encontremos ubicados.
Si se encuentra en la vista del Diagrama de Gantt, las posibilidades del Formato, son las siguientes:

Fuente: Cambia el estilo de la letra a la tarea seleccionada
Barras: Modifica los bordes de las barras en la tarea seleccionada.
Escala Temporal: Cambia los periodos de tiempo en los que se subdivide la escala en el gráfico de
Gantt y en el gráfico de recursos.
Grafico No. 6 Cambio en la escala temporal del diagrama de Gantt
Cuadricula: Modifica la forma de las líneas que separan las tiempos en el calendario
Asistente para Gantt:Cambia la forma del diagrama de Gantt, de acuerdo a las múltiples opciones que brinda
Project.
Estilos del Texto: Cambia el estilo, forma y color de la letra.
Estilo de las barras: Cambia las formas de las barras dibujadas en el diagrama de
Gantt para las tareas que se seleccionen.
Diseño: Cambia la forma de unir la barras de Gantt.
Si se encuentra en el diagrama de RED, el comando FORMATO realiza las siguientes funciones:
Estilos del Texto: Cambia el tamaño y forma de la letra a los cuadros del diagrama de Red
Diseño: Cambia la forma de presentación del diagrama de Red.
Estilo de los cuadros: Cambia el contenido, la forma ó el tamaño de los cuadros del diagrama de Red.

Grafico No 7. Cambio en la forma del diagrama de Red

4. COMUNICAR INFORMACIÓN DEL PROYECTO
Project, permite imprimir desde los resúmenes de alto nivel, hasta los detalles de las tareas, recursos, costos, y
progreso, relacionados con las vistas, las tablas y los informes para facilitar la comunicación del Proyecto.
4.1 REPORTES GENERADOS POR PROJECT
Los reportes que genera Project se obtiene así:
Desde el Menú INFORME seleccione Informe

Revise reporte que desea de acuerdo a las necesidades. Hay reportes acerca de las tareas, los recursos, los
costos, información general del Proyecto, como se observa en la siguiente ventana.
Gráfico No 8. Tipos de Informes que Project genera
La siguiente tabla muestra los tipos de informe, la función que realizan y el nombre de cada uno de ellos dentro
de la ventana INFORME.
Tipo de Función Nombres de los Informes

Informe
Reportes Información general de Resumen del proyecto, Tareas del
generales las Tareas Nivel superior, Tareas Críticas,
Hitos, Dias laborables
Costos Información general de Flujo de Caja, presupuesto. Tareas

los costos sobrepresupuestadas, Recursos
sobreasignados, valor acumulado.
Asignación Información general de Tareas y recursos humanos,
las tareas y los recursos Tareas, recursos horas y fechas,
Lista de tareas pendientes, Carga
de trabajo, uso de recursos etc.
Personalizados Cambiar las formas que Todos los informes se pueden
Project le da a los personalizar.
reportes por la que el

usuario requiera
La ventana siguiente muestra los informes que se pueden generar sobre costos.
Grafico No 9. Informes de costos que genera Project.
La opción Modificar dentro de cada una de las ventanas anteriores, se utiliza para cambiar algunas
características de los reportes que Project genera y realiza la misma función de PERSONALIZADOS.
Por ejemplo el informe del flujo de caja quedaría así:

5. AJUSTE A LA PROGRAMACIÓN
Antes de ejecutarse un Proyecto se debe verificar que los recursos asignados al proyecto no estén
sobrecargados ni subasignados en cuanto a horas de trabajo. Project da la posibilidad de nivelar recursos
sobreasignados, pero a costo del atraso de las tareas.
5.1 NIVELAR RECURSOS
Los recursos se pueden nivelar manualmente. Para ello se debe analizar diferentes posibilidades: Cambio de las
asignaciones de tarea de un recurso, reasignar un recurso para que trabaje tiempo parcial en una tarea,
disminuir la cantidad de trabajo asignada a un recurso a una tarea, asignación de más recurso, ampliar la
programación laboral de un recurso.
Una variedad de vistas combinadas pueden ser utilizadas para observar la información del proyecto y realizar los
ajustes pertinentes.
Para mostrar los iconos de administración de recursos.
Haga click derecho en cualquier icono del menú principal

Seleccione administración de recursos y debe aparecer los siguientes iconos son los pertenecientes a la
administración de recursos:
Vista asignación de recursos: Permite observar día a día los recursos asignados a cada tarea en la
vista superior y en la inferior su respectivo diagrama de Gantt.
Gráfico No.10. Vista Asignación de recursos
Vista Entrada de tareas. En la parte superior se observa la vista de entrada y en la vista inferior se
puede observar cualquier otra vista dentro de las opciones FORMATO - DETALLES

Grafico No. 11 Vista Entrada de tareas.
Ir a la sobreasignación siguiente. Permite visualizar los días en que un recurso esta

sobreasignado
La opción formato detalles ó clic derecho en la vista inferior muestra el siguiente submenú
Dependiendo de la opción que se escoja la ventana de abajo muestra diferente información donde se puede
asignar; horas extras, atraso a los recursos en una tarea, costos fijos etc.
5.2 ASIGNAR HORAS EXTRAS
Ubicarse en el diagrama de Gantt

Desde el menú ventana seleccione Dividir. La pantalla se divide en dos la ventana superior y la inferiro.
Ubicarse en la ventana superior donde está la tarea a la que se le va asignar horas extras

Ubicarse en la ventana inferior
ClicK Derecho
Seleccione el ítem Trabajo del recurso y aparecerá la forma de la figura mostrada a continuación.
Seleccione el recurso al que le va asignar las horas extras.
Coloque en la columna Trab h extra la cantidad de horas extras
Además actualice la columna Trabajo sumando a esta la cantidad de horas extras. Por ejemplo si en la columna
Trabajo aparece 30 h y usted le va asignar 4 horas extrar a un recurso de esa tarea coloque en la columna
Trabajo 34 y en la columna Trab h extra coloque 4
5.3 ATRASAR UN RECURSO EN UNA TAREA

Este procedimiento es similar al anterior.
Ubicarse en el diagrama de Gantt
Desde el menú ventana seleccione Dividir. La pantalla se divide en dos la ventana superior y la inferior.
Ubicarse en la ventana superior donde está la tarea donde se va atrasar el recurso
Ubicarse en la ventana inferior
Click Derecho
Seleccione el ítem Programación del recurso y aparecerá la forma de la figura mostrada a continuación.
Seleccione el recurso que se va a atrasar en la ventana inferior.
Coloque en la columna Retraso la cantidad de tiempo atrasar

6. SEGUIMIENTO AL PROGRESO DEL PROYECTO
Con Microsoft Project, puede seguir la información acerca de la programación con diferentes niveles de detalle.
Si sólo está interesado en las fechas programadas, puede seguir solamente las fechas de comienzo y de fin de
sus tareas. Por ejemplo, puede ahorrarse hasta cinco planes provisionales en la comparación de las fechas
programadas. La información del plan provisional es útil para el mantenimiento de datos históricos, a fin de poder
planificar proyectos futuros similares con más exactitud. Si está interesado en otros aspectos del proyecto, como
los costos y el uso de los recursos, puede seguir el proyecto con mayor grado de detalle.
El seguimiento del proyecto es un proceso que consta de tres pasos:
Crear una planificación prevista basada en la programación preliminar.

Actualizar periódicamente la programación para reflejar el progreso del proyecto.
Comparar la información actualizada de la programación con la planificación prevista para determinar
hasta qué punto se ajusta el progreso del proyecto a lo planificado.
Cuando compare la programación actual con la planificación prevista de forma regular, podrá identificar las
discrepancias, conocidas como variaciones, entre el progreso planificado y el actual. Si detecta las variaciones
en un momento poco avanzado del proceso, podrá ajustar los problemas de la programación antes de que se
conviertan en críticos.
Es aconsejable colocar los iconos del seguimiento en el menú así:

Click derecho
Seleccione seguimiento y aparecerán los siguientes iconos:
Estadísticas.
Seleccione el siguiente icono de las barras de seguimiento para ver estadísticas generales del
Proyecto, como costo total, duración, etc.
Guardar la Línea de Base.
Para iniciar el seguimiento primero que todo se debe guardar la línea de base para comparar con las variaciones
que se vayan presentando a medida que se ejecuta el proyecto. Si este paso no se hace continuaríamos en al
etapa de programación.
1. En el menú Herramientas, elija Seguimiento y, a continuación, elija Establecer línea de base.

2. Asegúrese de que se ha seleccionado el botón “Proyecto completo”
3. Elija “Aceptar”.
6.1 SEGUIMIENTO POR TAREAS
Adición de una tarea a una planificación prevista o a un plan provisional
1. Seleccione la tarea que desee agregar a la planificación prevista o al plan provisional, insertando la tarea
desde el menú insertar.
2. En el menú Herramientas, elija Seguimiento y, a continuación, elija Guardar línea de base.

3. Para agregar la tarea a la planificación prevista, seleccione el botón de opción “Guardar línea de base”. O,
para agregar la tarea al plan provisional, seleccione el botón de opción “Guardar plan provisional”.
Actualización de tareas
A medida que se ejecuta el proyecto podemos ir reflejando las tareas con los hechos que se van presentando,
Por ejemplo con la siguiente ventana se puede actualizar la duración real, la fecha que inició ó termino una tarea
y el porcentaje de completo, de la siguiente forma:
1. En la tabla de Gantt, seleccione la tarea que desee actualizar.

2. En el menú Herramientas, elija Actualizar tareas ó seleccione el siguiente icono Actualizar tareas
de la Barra de seguimiento.
Grafico No. 13 Actualización de tareas
3. En “estado real”, escriba las fechas en los cuadros “Comienzo” y “Fin”.

Una forma de actualizar el porcentaje de completitud de una tarea que no ha finalizado ó que finalizo sin ningún
cambio es:
1. En la tabla de Gantt, seleccione la tarea que desee actualizar el grado de progreso.
2. Haga doble clic en el tarea
3. En el cuadro “Porcentaje completado”, escriba un número entero comprendido entre 0 y 100. Otra forma de
hacerlo es seleccionando alguno de los siguientes iconos. porcentaje de trabajo
realizado

De manera predeterminada, Microsoft Project indica el porcentaje de la tarea que se ha completado en el
diagrama de barras de Gantt, en forma de una línea delgada y negra, horizontal justo en medio de la cada barra
de tarea.
Introducción del porcentaje de avance de una tarea
1. En la barra de vistas, seleccione el icono USO de TAREAS

2. En el menú Formato, elija Detalles y, a continuación, elija Trabajo de recursos.
3. En la sección superior, seleccione la tarea en la que desee actualizar con el valor real del trabajo.
4. En la sección inferior, escriba el valor actualizado del trabajo en la casilla llamada “ Trabajo real”.
5. Elija “Aceptar”
Actualización de los costos reales de un recurso
1. En el menú Ver, elija Diagrama de Gantt.

2. En el menú Ver, elija Tabla y, a continuación, elija Trabajo.
3. Seleccione la tarea a la que esté asignado el recurso.
Compruebe la columna “restante”. El trabajo restante del recurso debe ser cero.
4. En el menú Ventana, elija Dividir.

5. Haga clic en “Formulario de tareas” en la sección inferior.
6. En el menú Formato, elija Detalles y, a continuación, elija Costo de recursos.
7. En el campo “Costo real”, escriba el costo real del recurso del que desee actualizar los costos.
Determinar si las tareas comienzan o terminan a tiempo
1. En el menú Ver, elija Más VISTAS.

2. En la lista “Presentaciones”, seleccione “Gantt de seguimiento”
3. Elija el botón “Aplicar”.
Determinar si las tareas requieren más o menos trabajo del planificado.

2. En el menú Ver, elija Tabla y, a continuación, elija Trabajo.
3. Compare los valores de las columnas “Línea de base” y “Trabajo”
Para ver la variación entre el trabajo previsto y el real, consulte el valor de la columna “Variación”.
Determinar si las tareas cuestan más o menos de lo presupuestado

2. En el menú Ver, elija Tabla y, a continuación, elija Costo
3. Compare los valores de las columnas “Costo total” y “Línea de base”.
Para consultar la variación, mire el valor en la columna “Variación”.

6.2 SEGUIMIENTO POR PERIODOS DE TIEMPO Y/O COSTOS
En el menú VER seleccione Uso de tareas, allí aparece la siguiente vista donde se puede actualizar los datos
del trabajo real ó el costo real de acuerdo a la escala de tiempo que se seleccione ubicando en la intercepción de
la fila con la columna de acuerdo a la tarea y al recurso que se desee hacer la actualización.
6.3 PROYECTOS QUE SE EJECUTAN COMO SE PLANEAN
Para los proyectos que se ejecutan conforme se planean, la forma más sencilla de actualizar las tareas es
seleccionando en el menú HERRAMIENTAS la opción Seguimiento y luego escoja Actualice el proyecto.
Para reprogramar proyectos a una fecha específica utilice la opción Actualizar Proyectos de la opción
Seguimiento del menú HERRAMIENTAS y luego seleccione Programar trabajo restante desde (Seleccione la
fecha en la cual desea iniciar la reprogramación de las tareas atrasadas).
6.4 PROYECTOS QUE SE DETIENEN POR DIFERENTES RAZONES.
Para los proyectos que se paran por diferentes razones existe una forma de reflejar esta situación en Project
siguiendo los pasos descritos a continuación:
En el menú HERRAMIENTAS seleccione la opción Seguimiento y luego escoja Actualizar Proyecto,
donde aparecerá la siguiente ventana

Elija la opción reprogramar trabajo restante para que empiece después de:
Escriba la fecha para la nueva programación del trabajo que falta por realizar
Seleccione Aceptar

7. MULTIPLES PROYECTOS
Mediante un ejemplo se van a describir los pasos a seguir cuando varios proyectos comparten los mismos
recursos:
7.1 COMPARTIR RECURSOS
Lo más común en las organizaciones es contar con una base de datos de recursos que se puede crear
inicialmente en un solo archivo ó que se puede ir creando de los proyectos que ya tiene una programación previa
registrada en Project.
En el siguiente ejemplo, se van compartir recursos de dos proyectos Proyecto1 y Proyecto2 realizando los
siguientes pasos:
1 Crear el siguiente proyecto con duración fija no condicionada por el esfuerzo y grabarlo
con el nombre de Proyecto1
Estos son los Recursos para el Proyecto1:
3. Crear un segundo Proyecto llamado Proyecto2 con duración Fija no condicionada por el
esfuerzo con las siguientes tareas

Recursos para Proyecto2:
4. Crear un fondo de recursos y compartirlos entre varios Proyectos:
Abrir el proyecto llamado Proyecto1

Abrir el proyecto llamado Proyecto2
Crear un nuevo Proyecto con el mismo tipo de programación que los dos anteriores Proyectos,
para nuestro caso, duración Fija no condicionada por el esfuerzo.
Grabar este archivo, vamos a nombrarlo con “FondoRecursos”
En el menú Ventana seleccione ORGANIZAR TODO
Ubique la ventana de Proyecto1
Seleccione la opción Compartir Recursos dentro del menú herramientas con la siguiente
ventana y con las opciones escogidas como se muestra en la figura. Seleccione aceptar

Repita los mismos pasos anteriores con el archivo denominado Proyecto2. es decir: Ubique la
ventana de Proyecto2, Seleccione la opción Compartir Recursos dentro del menú Herramientas
con la ventana anterior y finalmente oprima Aceptar
Si se trabaja al mismo tiempo con más proyectos se haría los mismos pasos anteriores.
Ubique la Ventana del Proyecto “FondoRecursos” y observe que los recursos de Proyecto1 y
Proyecto2 forman parte del fondo de recursos.
Visualizar detalles de la asignación de recursos:
Ubicado en la Venta del Proyecto “FondoRecursos”,

Amplié la ventana
Utilice la opción Uso de recursos dentro del menú ver
Elija dividir en el menú ventana
Actualización de las asignaciones en un plan compartido:
Al Asignar a la tarea revisión y correcciones del proyecto2, el recurso coordinador para trabajar al 100%, este se
sobreasigna. Revisa como esta actualización se refleja en todos los proyectos y en el fondo de recursos

Otros cambios.
Cambiar el calendario laboral de un recurso en Proyecto1

Cambiar el calendario estándar en el proyecto “FondoRecursos”.
Adicionar un nuevo proyecto “Proyecto3” y compartir sus recursos.

Creación de dependencias entre Proyectos:
Abrir los proyectos que se desean vincular:
En nuestro caso abrir Proyecto1 y Proyecto2
Para realizar la Tarea Probar el Software del Proyecto1, se requiere haber finalizado la tarea Tabular los datos
cuestionarios del Proyecto 2.
En el menú ventana seleccione el Proyecto1 y vaya a la tarea 6 “probar el software”
Haga doble clic en esta tarea y seleccione la ficha predecesora

Los Proyectos deben quedar como se muestra en el gráfico:
PROYECTO2
PROYECTO1

7.2 UNION DE VARIOS PROYECTOS
a. Crear un nuevo Proyecto en blanco, con duración fija no condicionada por el esfuerzo
b. Utilice la opción Proyecto dentro del menú Insertar
c. Busque el archivo y seleccione el nombre del Proyecto a insertar
d. Si desea insertar más archivos repita desde el literal b). Los proyectos deben insertarse en el orden que
se desea que aparezcan
e. En Herramientas opciones Vista marque la casilla mostrar tarea resumen .

REFERENCIAS
CHATFIELD, Carl S. Microsoft Office Project 2003 Paso a Paso. McGraw-Hill Companies
(Noviembre 2006).
MARMEl, Elaine J. Microsoft Project 2007 Bible. John Wiley & Sons, Inc, 2007. 960 p.
MARMEL, Elaine J.Microsoft Project 2007. Nueva York: McGraw-Hill, 2007. 394 p.
BIAFORE, Bonnie. Microsoft Project 2007. O'Reilly, 2007. 552 p.
Manual del Usuarioo de Microsoft Project. Marlene Duarte H
Marlene Duarte H y César Arroyo. Tutorial de Microsoft Project., Catalogo WEB.
Manuales en Internet:
http://www.galainstitute.com/manualesdigitales/project/paginas/project12.htm
www.softdownload.com.ar


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Diplomado

Guía del Participante

5. EVALUACIÓN Y PRODUCTOS ACADÉMICOS REQUERIDOS............................................................................ 4

6. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES ............................................................................................................................. 5

7. DETALLE SOBRE LOS PRODUCTOS ACADÉMICOS ENTREGABLES ............................................................. 5

8. MANUAL DE USO DE LA HERRAMIENTA MICROSFT PROJECT....................................................................... 7

Guía del Participante – Módulo II: Herramienta Microsoft Project Página 2 de 45

Guía del Participante – Módulo II: Herramienta Microsoft Project Página 3 de 45

Mediante el desarrollo de un ejercicio práctico se conocerá el funcionamiento de la herramienta y como

5. Evaluación y Productos Académicos requeridos

Guía del Participante – Módulo II: Herramienta Microsoft Project Página 4 de 45

7. Detalle sobre los productos académicos entregables

a. Producto académico: “Taller Programación de un Proyecto”.

b. Producto académico: “Taller de seguimiento a la programación”.

Guía del Participante – Módulo II: Herramienta Microsoft Project Página 5 de 45

Guía del Participante – Módulo II: Herramienta Microsoft Project Página 6 de 45

1. GENERALIDADES DE MICROSOFT PROJECT

Guía del Participante – Módulo II: Herramienta Microsoft Project Página 7 de 45

Los parámetros iniciales a establecer son:

2.1 DEFINIR EL CALENDARIO DE TRABAJO.

Desde el menú Herramientas, escoja Cambiar Calendario Laboral.

Una vez ubicado en el gráfico de la figura

Guía del Participante – Módulo II: Herramienta Microsoft Project Página 8 de 45

Oprima click en el botón semanas laborales

Guía del Participante – Módulo II: Herramienta Microsoft Project Página 9 de 45

Para los días festivos:

Guía del Participante – Módulo II: Herramienta Microsoft Project Página 10 de 45

Guía del Participante – Módulo II: Herramienta Microsoft Project Página 11 de 45

2.2 UNIDADES DE TRABAJO, DURACION Y TIPO DE PROGRAMACION.

Desde el menú HERRAMIENTAS, escoja OPCIONES

Guía del Participante – Módulo II: Herramienta Microsoft Project Página 12 de 45

Guía del Participante – Módulo II: Herramienta Microsoft Project Página 13 de 45

Guía del Participante – Módulo II: Herramienta Microsoft Project Página 14 de 45

Guía del Participante – Módulo II: Herramienta Microsoft Project Página 15 de 45

2.4 INFORMACIÓN GENERAL DEL PROYECTO.

Desde el menú PROYECTO , escoja INFORMACIÓN DEL PROYECTO

Guía del Participante – Módulo II: Herramienta Microsoft Project Página 16 de 45

Guía del Participante – Módulo II: Herramienta Microsoft Project Página 17 de 45

Para colocar la sangría en las subtareas de una tarea:

Para el ejercicio que se esta realizando, seleccione el siguiente bloque de Subtareas

Luego haga clic en el icono

2. Digite en la columna llamada DURACION, únicamente la duración de las subtareas de acuerdo a la

2.5 RELACIONES DE PRECEDENCIA ENTRE TAREAS

Guía del Participante – Módulo II: Herramienta Microsoft Project Página 18 de 45

Finalice para comenzar(fc). Una tarea comienza cuando finaliza su predecesora.

Comenzar-Comenzar(cc). Una tarea comienza al mismo tiempo que comienza su predecesora.

Finalizar-Finalizar(ff). Una tarea finaliza cuando finaliza su predecesora.

Comenzar-Finalizar(cf). Una tarea finaliza cuando su predecesora inicia.

3. Continúe con el ejercicio, digitando las relaciones de precedencia en la columna llamada

Guía del Participante – Módulo II: Herramienta Microsoft Project Página 19 de 45

2.6 ASIGNACION DE RECURSOS A LAS TAREAS

Para definir los recursos realice los siguientes pasos:

Desde el menú Ver seleccione Hoja de recursos

Guía del Participante – Módulo II: Herramienta Microsoft Project Página 20 de 45

Ubíquese en la primera subtarea de la primera tarea y seleccione el icono

2.7 RESTRICCIONES EN LAS TAREAS.

Haga doble Click en la tarea a colocar la restricción

Guía del Participante – Módulo II: Herramienta Microsoft Project Página 21 de 45

Guía del Participante – Módulo II: Herramienta Microsoft Project Página 22 de 45

Las vistas muestran información de tareas ó de recursos.

Desde el menú VER escoja las siguientes OPCIONES:

Calendario: Muestra el calendario diario y las tareas asignadas a cada día.

Costos: Muestra costos por tareas ó por recursos