HƯỚNG DẪN THỰC HÀNH CHƯƠNG 3

BÀI TẬP:
VẼ LƯU ĐỒ CHỨNG TỪ:
Bước đầu tiên trong việc chuẩn bị một lưu đồ chứng từ là tìm hiểu quy trình. Bước
tiếp theo là xác định các đối tượng bên trong hoặc nhân viên sử dụng hệ thống. Trong bài
tập này có ba nhân viên sử dụng hệ thống:
 Megan Waters (Kế toán công nợ)
 Stan Phillips (Kế toán thanh toán)
 John Sterling (Thủ quỹ).
Vì chúng ta đang vẽ quy trình thanh toán tiền mặt của Accuflow, chúng ta không
quan tâm đến hoạt động của nhà cung cấp, SoftData – đối tượng ngoài. Do đó, chúng ta
không vẽ các hoạt động của SoftData trên lưu đồ. Bây giờ chúng ta đã xác định được
những nhân viên sử dụng hệ thống, các hoạt động của họ được liệt kê trong Bảng 3.3.
Lưu ý rằng chuyển và nhận chứng từ từ người sử dụng hệ thống không được coi là
hoạt động xử lý trong việc vẽ lưu đồ chứng từ.
Bảng 3.3: Các hoạt động chính của Accuflow
Kế toán công nợ Kế toán thanh toán Thủ Quỹ
(MEGAN WATERS) (STAN PHILLIPS) (JOHN STERLING)

Nhận hóa đơn Lập chứng từ thanh toán Phê duyệt và ký chứng từ
Ghi sổ công nợ Ghi sổ tiền mặt Đóng dấu hóa đơn đã thanh
toán
Cập nhật công nợ phải trả Lưu hóa đơn đã thanh toán Chuyển chứng từ thanh
toán cho nhà cung cấp

Bây giờ chúng ta sẽ từng bước vẽ lưu đồ chứng từ cho Accuflow (Hình 3.14). Để
ghi lại các hoạt động của ba nhân viên, hãy chia lưu đồ chứng từ thành ba cột, mỗi cột thể
hiện các hoạt động của một đối tượng bên trong (nhân viên). Thông thường ta sắp xếp
các cột theo thứ tự xuất hiện và sử dụng tên nhân viên làm tên cột. Vì kế toán công nợ
nhận hóa đơn từ nhà cung cấp, chúng tôi đặt vào cột đầu tiên. Sau khi kế toán công nợ
ghi sổ xong, cô ấy gửi hóa đơn cho kế toán thanh, người chuẩn bị chứng từ thanh toán và
gửi chúng cho thủ quỹ. Do đó, kế toán thanh toán phải ở cột thứ hai và thủ quỹ phải ở cột
cuối cùng, như được minh họa trong Hình 3.14.
Bởi vì quy trình bắt đầu bằng một hóa đơn từ đối tượng bên ngoài (nhà cung cấp),
một ký hiệu đầu cuối có tên “Nhà cung cấp”, được đặt ở phần trên bên trái của cột kế
toán công nợ. Tiếp theo, một ký hiệu chứng từ có dòng chữ hóa đơn GTGT được đặt bên
dưới ký hiệu đầu cuối. Một mũi tên đại diện cho dòng luân chuyển và thứ tự các hoạt
động kết nối hai ký hiệu.
Hình 3.14: Lưu đồ chứng từ của Accuflow

Kế toán công nợ Kế toán thanh toán Thũ

quỹ
Nhà cung cấp

Hóa đơn Lập

GTGT chúng từ
Hóa đơn Hóa đơn
thanh GTGT
GTGT
toán
Hóa đơn Chứng từ
GTGT thanh toán
Ghi sổ Sổ chi tiết Chứng từ
công nợ phải thanh toán
trả
Phê duyệt,
Hóa đơn ký tên và
đóng dấu
GTGT hóa đơn

Hóa đơn Hóa đơn đã

Sổ nhật ký chi đã đóng đóng dấu
tiền mặt dấu
Chứng từ thanh
toán đã ký

Sổ nhật ký chi Ghi sổ

Cập nhật (hằng tiền mặt
tuần) Nhà cung cấp

Hóa đơn đã
đóng dấu
Sổ chi tiết
công nợ
phải trả
D
 Theo mô tả, Megan dùng hóa đơn để ghi sổ chi tiết công nợ phải trả. Do đó, một
ký hiệu xử lý thủ công có dòng chữ “ghi sổ” được đặt bên dưới ký hiệu chứng từ hóa đơn
và hai ký hiệu được kết nối bằng một mũi tên. Sau đó, vẽ ký hiệu sổ “sổ chi tiết công nợ
phải trả” được đặt ở bên cạnh của ký hiệu xử lý thủ công và một mũi tên được sử dụng để
kết nối hai ký hiệu. Ký hiệu hóa đơn được vẽ lại bên dưới ký hiệu xử lý “ghi sổ”.
Do hóa đơn của nhà cung cấp chuyển từ kế toán công nợ qua kế toán thanh toán,
ký hiệu hóa đơn được vẽ ở đầu cột kế toán thanh toán và dùng một mũi tên nối hai ký
hiệu của cùng một chứng từ “Hóa đơn”. Chúng ta vẽ lại ký hiệu hóa đơn của nhà cung
cấp trong cột kế toán thanh toán để làm cho lưu đồ dễ đọc hơn.
Để mô tả kế toán thanh toán lập chứng từ để thanh toán cho nhà cung cấp, một ký
hiệu xử lý thủ công “lập chứng từ thanh toán” được đặt bên cạnh ký hiệu hóa đơn. Chúng
ta có thể đã đặt nó bên dưới ký hiệu hóa đơn nhưng đặt nó bên cạnh ký hiệu để tiết kiệm
không gian. Hai ký hiệu chứng từ được vẽ lại bên dưới ký hiệu xử lý thủ công “lập chứng
từ thanh toán” là “hóa đơn” và “chứng từ thanh toán”.
Kế toán thanh toán sau đó chuyển hóa đơn và chứng từ thanh toán cho thủ quỹ. Do
đó, hóa đơn và chứng từ thanh toán được vẽ lại bên cột Thủ quỹ. Một ký hiệu xử lý thủ
công “Phê duyệt, ký tên và đóng dấu hóa đơn đã thanh toán” được vẽ tại cột thủ quỹ. Các
chứng từ này được hiển thị lại trong lưu đồ, lần này với các tên mới (Hóa đơn đã đóng
dấu và chứng từ thanh toán đã ký) để hiển thị thay đổi của các chứng từ. Thủ quỹ gửi
chứng từ thanh toán đã ký cho nhà cung cấp, được minh họa bằng ký hiệu đầu cuối có
dòng chữ “Nhà cung cấp”.
Hóa đơn đã đóng dấu được sử dụng để ghi lại khoản chi tiền mặt trong sổ nhật ký
chi tiền, do đó, nó được vẽ lại ở cột kế toán thanh toán. Một ký hiệu xử lý thủ công “ghi
sổ thanh toán” và một mũi tên được sử dụng để cho thấy rằng việc thanh toán được ghi sổ
trong sổ nhật ký chi tiền mặt. Để minh họa rằng hóa đơn đã thanh toán được lưu theo
ngày, chúng ta sử dụng các mũi tên thích hợp, vẽ ký hiệu lưu trữ và nối chứng từ cần lưu
với ký hiệu này. Vẽ chữ D đặt trong ký hiệu lưu trữ để cho thể hiện các chứng từ được
lưu theo ngày.
Mỗi tuần, kế toán công nợ cập nhật các thông tin từ sổ nhật ký chi tiền mặt vào sổ
chi tiết công nợ phải trả (xử lý thủ công). Để thể hiện điều này, ta vẽ ký hiệu sổ nhật ký
chi tiền mặt và sổ chi tiết công nợ phải trả tại cột kế toán công nợ, thêm một ký hiệu hoạt
động xử lý thủ công với dòng chữ cập nhật thanh toán (Hàng tuần) được đặt giữa hai sổ
trên. thêm mũi tên luân chuyển để thể hiện dữ liệu từ sổ nhật ký chi tiền được ghi nhận
vào sổ chi tiết công nợ phải trả.
SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU:
1. SƠ ĐỒ NGỮ CẢNH
Một sơ đồ ngữ cảnh ghi nhận lại tổng thể tất cả các bước xử lý dữ liệu trong một
quy trình. Như vậy, một sơ đồ ngữ cảnh bao gồm một hoạt động xử lý chính (vòng tròn)
và các nguồn dữ liệu và điểm đến dữ liệu gửi dữ liệu đến hoặc nhận dữ liệu từ hoạt động
xử lý chính. Do đó, bước đầu tiên trong việc vẽ một sơ đồ ngữ cảnh là vẽ một vòng tròn
duy nhất và sau đó đặt tên mô tả khái quát chức năng chính của hệ thống. Trong trường
hợp này, “Hệ thống xử lý thanh toán tiền mặt” là tên thể hiện rõ chức năng của quy trình
này (xem Hình 3.15).

Hóa đơn

Hệ thống xử
lý thanh toán
Nhà cung cấp Chứng từ tiền mặt
thanh toán

Hình 3.15: Sơ đồ ngữ cảnh Accuflow

Bước tiếp theo là vẽ và đặt tên cho các đối tượng gửi dữ liệu đến quy trình giải
ngân tiền mặt hoặc nhận dữ liệu từ quy trình thanh toán tiền mặt. Trong ví dụ này, có một
đối tượng duy nhất, nhà cung cấp được xem như như một nguồn và điểm đến của dữ liệu.
Trong các quy trình khác, một đối tượng bên ngoài có thể chỉ là một nguồn hoặc điểm
đến của dữ liệu và có thể có nhiều hơn một nguồn hoặc điểm đến của dữ liệu.
Bước cuối cùng là kết nối hoạt động xử lý (vòng tròn) với nguồn / điểm đến (hình
vuông) bằng các mũi tên biểu thị dòng luân chuyển. Chúng ta có hai mũi tên đại diện cho
một hóa đơn được gửi đến quy trình thanh toán tiền mặt của Accuflow và một chứng từ
thanh toán từ Accuflow gửi cho nhà cung cấp.
2. SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU CẤP 0
Trong sơ đồ ngữ cảnh, chúng ta thấy toàn bộ quy trình thanh toán tiền mặt trong
một hình tròn. Trong DFD cấp 0, chúng ta chia quy trình thanh toán tiền mặt thành các
hoạt động xử lý chính của nó. Khi đọc bảng mô tả hệ thống, chúng ta thấy năm hoạt động
xử lý chính trong quy trình thanh toán tiền mặt:
1. Nhận hóa đơn nhà cung cấp và ghi sổ
2. Lập chứng từ thanh toán
3. Ký và gửi chứng từ thanh toán và đóng dấu hóa đơn đã thanh toán
4. Ghi sổ thanh toán tiền mặt
5. Cập nhật các khoản thanh toán tiền mặt vào sổ chi tiết công nợ phải trả
Mỗi hoạt động xử ký này được biểu thị bằng một hình tròn trong Hình 3.16. Vì
đây là DFD cấp 0, chúng ta đánh số 1,2,3,4,5 lần lượt cho 5 hoạt động xử lý. Chúng ta vẽ
các vòng tròn theo thứ tự mà dữ liệu sẽ luân chuyển trong quy trình. Do đó hoạt động
“nhận hóa đơn nhà cung cấp và ghi sổ”, được đánh số là 1.0, hoạt động “Lập chứng từ
thanh toán” được đánh số 2.0, “Ký và gửi chứng từ thanh toán và đóng dấu hóa đơn đã
thanh toán” là 3.0, “Ghi sổ thanh toán tiền mặt” là 4.0 và “Cập nhật các khoản thanh toán
tiền mặt vào sổ chi tiết công nợ phải trả” là 5.0. Cách đánh số này cho phép chúng ta chia
các hoạt động xử lý này thành các sơ đồ con chi tiết hơn mà vẫn giữ một hệ thống đánh
số nhất quán. Do đó, nếu chúng ta cần chia nhỏ hoạt động xử lý 3.0 chi tiết hơn, chúng ta
có thể gán các vòng tròn của các hoạt động xử lý con như sau: 3.1, 3.2, 3.3, v.v. Chúng ta
thậm chí có thể cung cấp chi tiết hơn bằng cách chia nhỏ hoạt động xử lý 3.1 thành các
hoạt động con 3.1.1, 3.1.2, 3.1.3, v.v.
Tiếp theo, chúng ta đặt các nguồn dữ liệu và điểm đến dữ liệu trên DFD cấp 0.
Chúng ta chỉ có một nguồn dữ liệu và điểm đến là nhà cung cấp, chúng ta vẽ một hình
vuông và ghi “Nhà cung cấp”. Đó là, các nguồn dữ liệu và điểm đến xuất hiện trên sơ đồ
ngữ cảnh cũng phải xuất hiện trên DFD cấp 0. Không có nguồn dữ liệu và điểm đến mới
nào có thể xuất hiện trên DFD cấp 0. Khi vẽ DFD cấp 0, bạn phát hiện ra rằng nguồn /
điểm đến dữ liệu là cần thiết để ghi nhận lại hệ thống đúng cách, thì bạn phải sửa lại sơ
đồ ngữ cảnh với nguồn / điểm đến mới, vì sơ đồ ngữ cảnh sẽ đại diện cho toàn bộ quy
trình.
 Nhà cung Hóa đơn
cấp GTGT

1.0
Nhận và
ghi sổ

Hóa đơn Sổ chi tiết

GTGT
Chứng từ công nợ phải trả
thanh toán
đã ký

2.0
Hóa đơn GTGT Lập chứng
& chứng từ
thanh toán từ thanh
toán
3.0 Sổ nhật ký
Duyệt và Hóa đơn chi tiền mặt
ký chứng đã đóng
dấu
từ

4.0
Ghi sổ nhật
ký chi tiền
mặt

5.0
Hóa đơn Cập nhật
đã thanh
toán

Hình 3.16: DFD cấp 0 của Accuflow

Khi nguồn dữ liệu / điểm đến và hoạt động xử lý đã được vẽ, chúng ta sẽ kết nối
chúng bằng cách vẽ các mũi tên giữa các ký hiệu thích hợp. Các mũi tên này biểu thị dữ
liệu di chuyển hoặc luân chuyển từ một hoạt động này sang một hoạt động khác và từ
một nguồn hoặc điểm đến đến hoặc từ một hoạt động xử lý cụ thể. Theo đó, chúng ta có
một hóa đơn từ nhà cung cấp chuyển sang hoạt động “Nhận hóa đơn nhà cung cấp và ghi
sổ” và từ hoạt động đó sang hoạt động” lập chứng từ thanh toán”. Hóa đơn của nhà cung
cấp và chứng từ thanh toán từ hoạt động “lập chứng từ thanh toán” đến hoạt động “Ký và
gửi chứng từ thanh toán và đóng dấu hóa đơn đã thanh toán”. Chúng ta cũng có các mũi
tên đi từ hoạt động 3.0 để thể hiện chứng từ thanh toán được gửi cho nhà cung cấp và hóa
đơn đã đóng dấu thanh toán sẽ được chuyển đến 4.0 “Ghi sổ thanh toán tiền mặt”.
Một số hoạt động xử lý có dữ liệu cần được lưu trữ. Do đó, chúng ta sẽ vẽ bất kỳ
tập tin lưu trữ dữ liệu nào cần thiết. DFD cấp 0 là lần đầu tiên các tập tin lưu trữ dữ liệu
xuất hiện trong một DFD. (Lưu ý: Không nên vẽ các tập tin lưu trữ dữ liệu trên sơ đồ ngữ
cảnh). Tên tập tin lưu trữ dữ liệu phải thể hiện dữ liệu được gửi đến hoặc truy xuất từ tập
tin đó. Do đó, việc ghi tên dòng luân chuyển dữ liệu đến hoặc được truy xuất từ các tập
tin lưu trữ dữ liệu thường là không cần thiết. Tập tin lưu trữ dữ liệu được tạo bằng cách
vẽ hai đường thẳng song song và chèn tên của tập tin lưu trữ dữ liệu giữa các đường song
song.
Trong hình 3.16, chúng ta có ba tập tin lưu trữ: sổ nhật ký chi tiền mặt, sổ chi tiết
công nợ phải trả và tập tin lưu trữ hóa đơn đã thanh toán. Vì sổ nhật ký chi tiền mặt được
cập nhật trong hoạt động 4.0, một dòng luân chuyển được vẽ từ vòng tròn hoạt động 4.0
đến tập tin lưu trữ dữ liệu sổ nhật ký chi tiền mặt. Để thể hiện các tập tin sổ chi tiết công
nợ phải trả được cập nhật khi nhận được hóa đơn (hoạt động 1.0), một mũi tên được vẽ từ
hoạt động đó vào sổ chi tiết công nợ phải trả. Để thể hiện sổ chi tiết công nợ phải trả
được cập nhật từ hoạt động “Cập nhật các khoản thanh toán tiền mặt vào sổ chi tiết công
nợ phải trả” (hoạt động 5.0), một mũi tên luân chuyển được vẽ từ tập tin lưu trữ dữ liệu
sổ nhật ký chi tiền mặt để xử lý hoạt động 5.0 và một mũi tên luân chuyển khác được vẽ
từ hoạt động 5.0 đến tập tin lưu trữ dữ liệu sổ chi tiết công nợ phải trả. Việc cập nhật diễn
ra hàng tuần, nhưng không giống như lư đồ chứng từ, DFD không cho biết thời gian của
các dòng dữ liệu.
3. SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU CẤP 1
Khi cần thêm chi tiết để ghi lại các dòng dữ liệu, hoạt động xử lý sẽ có thể được
chia nhỏ ra thêm. Như đã nêu trong phần trọng tâm 3.1, để rõ ràng, dễ hiểu và dễ đọc,
một DFD nên chứa không quá bảy hoạt động xử lý. Trong ví dụ về Accuflow, chúng ta
chia luồng dữ liệu của công ty thành năm hoạt động xử lý chính. Mỗi trong số năm hoạt
động xử lý này có thể được chia nhỏ hơn nữa. Để minh họa điều này, chúng ta sẽ chia
nhỏ hoạt động xử lý 3.0. Bảng mô tả hệ thộng mô tả: thủ quỹ phê duyệt và ký séc đã
chuẩn bị, gửi nó cho nhà cung cấp và đóng dấu hóa đơn đã thanh toán để tránh các khoản
thanh toán trùng lặp. Do đó, chúng ta sẽ chia hoạt động xử lý 3.0 thành hoạt động xử lý
3.1 (phê duyệt và ký chứng từ), 3.2 (gửi chứng từ thanh toán cho nhà cung cấp) và 3.3
(đóng dấu hóa đơn đã thanh toán). Để hiển thị ba hoạt động xử lý, chúng ta vẽ ba vòng
tròn và ghi nội dung như trong Hình 3.17. Chúng ta vẽ các đường luân chuyển dữ liệu và
ghi rõ luân chuyển chứng từ gì. Lưu ý rằng nguồn / điểm đến của dữ liệu “nhà cung cấp”
là không cần thiết hiển thị trên DFD cấp 1 vì nó đã được hiển thị ở cấp 0. Nó sẽ làm lộn
xộn DFD và bởi vì chúng ta đang hiển thị những phần chi tiết cụ thể hơn của cấp 1 so với
cấp 0, chúng ta không sao chép tất cả các hoạt động xử lý và tập tin lưu trữ dữ liệu trong
DFD cấp 0.

Chứng từ đã ký

3.2
Gửi chứng
từ thanh
toán đến
Chứng từ đã ký NCC
3.3
Hóa Đóng dấu
Hóa đơn của nhà cung đơn hóa đơn đã
cấp và chứng từ thanh 3.1 thanh toán
toán Duyệt và
ký chứng Hóa đơn
từ đã thanh
toán

Hình 3.17: DFD cấp 1 của Accuflow

VẼ SƠ ĐỒ QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ
Bước đầu tiên trong việc chuẩn bị một sơ đồ quy trình nghiệp vụ là xác định và
hiểu các hoạt động kinh doanh sẽ được sơ đồ hóa. Điều này bao gồm xác định những
người tham gia trong quy trình thanh toán tiền mặt của Accuflow (đối tượng bên trong),
Megan Waters (Kế toán công nợ), Stan Phillips (Kế toán thanh toán) và John Sterling
(Thủ quỹ). Vì chúng ta đang vẽ quy trình thanh toán tiền mặt của Accuflow, nên nhà
cung cấp Soft-Data sẽ không là người tham gia trong quy trình này (đối tượng bên ngoài).
Bảng 3.3 liệt kê các hoạt động được thực hiện bởi ba người thực hiện trong quy trình
thanh toán tiền mặt.
 Từng bước trong việc tạo ra BPD cho Accuflow được hiển thị trong Hình 3.18.
Bước đầu tiên là tạo hai cột để hiển thị các nhân viên tham gia và các hoạt động họ thực
hiện. Tiếp theo, chúng ta kẻ ba hàng để hiển thị ba nhân viên và các hoạt động mà mỗi
người trong số họ thực hiện trong quy trình thanh toán tiền mặt.
Bởi vì quy trình bắt đầu khi Megan Waters nhận được hóa đơn từ nhà cung cấp, vẽ
một vòng tròn ở phần bên trái của cột kế toán công nợ để hiển thị quy trình thanh toán
tiền mặt bắt đầu (xem Hình 3.12 cho các ký hiệu BPD). Hoạt động đầu tiên (được hiển thị
bởi một hình chữ nhật trong BPD) là nhập hóa đơn của nhà cung cấp vào sổ chi tiết công
nợ phải trả. Vẽ mũi tên đại diện cho dòng dữ liệu và thứ tự các hoạt động kết nối bắt đầu
quá trình (vòng tròn) và hoạt động đầu tiên (hình chữ nhật bo tròn cạnh). Chúng ta đã
nhận được hóa đơn từ một đối tượng bên ngoài nên thêm dòng chữ “Nhà cung cấp” trên
hình chữ nhật.
Bước kế tiếp là kiểm tra việc thanh toán cho các hóa đơn. Chúng ta vẽ một hình
chữ nhật ở phần kế toán thanh toán Stan Phillips, kết nối với 2 hình chữ nhật bằng dấu
mũi tên thể hiện hướng xử lý. Lưu ý rằng, không giống như vẽ lưu đồ, trong phần BPD,
chúng ta không thể hiện việc các chứng từ được lập, cách thức xử lý, hay lưu trữ. Chỉ
nhấn mạnh các hoạt động và theo quy trình thực hiện.
Bước thứ ba của quy trình thanh toán là thủ quỹ John Sterling phê duyệt, ký séc và
đánh dấu hóa đơn đã thanh toán. Chúng ta vẽ hình chữ nhật, thể hiện nội dung xử lý và
mũi tên thể hiện quy trình.
Bước thứ tư là thủ quỹ thanh toán cho nhà cung cấp. Không có phần thể hiện quy
trình dành cho nhà cung cấp; thay vào đó, hình chữ nhật với nội dung “thanh toán cho
nhà cung cấp” thể hiện việc chứng từ thanh toán được gửi ra bên ngoài. Thủ tục kiểm
soát nội bộ có thể được đánh dấu trên BPD bằng cách giải thích và vẽ một mũi tên chấm
chấm đến hoạt động thích hợp. Trong BPD của Accuflow, ký hiệu chú thích (xem Hình
3.8) được sử dụng, với nội dung mô tả thủ tục kiểm soát nội bộ phía trong hình chữ nhật
có hở cạnh.
John gửi các hóa đơn đánh dấu đã thanh toán đến Stan để cập nhật các sổ nhật ký
chi tiền, vẽ một hình chữ nhật trong phần của Stan và mũi tên kết nối giữa hai hoạt động
với nhau. Công ty Accuflow nhận và thanh toán tiền cho hóa đơn mua vào mỗi ngày, và
hoạt động cập nhật sổ nhật ký chi tiền là hoạt động cuối cùng trong ngày; vì thế, 1 vòng
tròn in đậm bên phải hình chữ nhật là để biểu thị kết thúc quá trình.

Nhân viên Hoạt động thực hiện

Từ nhà cung cấp Hằng tuần

Megan Waters
Kế toán công nợ Nhập hóa đơn nhà cung Cập nhật sổ chi tiết công
cấp vào sổ chi tiết công nợ phải trả dựa trên số
nợ phải trả nhật ký chi tiền

Sử dụng hóa đơn để cập

Stan Phillips Lập chứng từ thanh nhập sổ nhật ký chi tiền
Kế toán thanh toán toán

John Sterling Phê duyệt, ký séc và Thanh toán Để kiểm soát tốt hơn và tránh sai xót,
đóng dấu thanh toán cho nhà cung cấp John gửi chứng từ thanh toán cho nhà
Thủ quỹ cho hóa đơn GTGT cung cấp thay vì gửi cho Stan

Hình 3.18: Sơ đồ quy trình nghiệp vụ của Accuflow

Một bước nữa trong quy trình là Megan cập nhật sổ chi tiết công nợ phải trả dựa
trên thông tin từ sổ nhật ký chi tiền mặt. Vì thời gian thực hiện hoạt động này là hàng
tuần, nên nó được thể hiển riêng lẻ việc bắt đầu và kết thúc. Mũi tên chấm chấm nối Stan
và Megan cho thấy quá trình này khác với các quá trình trước. Từ “hàng tuần” đặt ở trên
hoạt động để chỉ sự khác nhau về thời gian.
Sơ đồ quy trình nghiệp vụ cho quy trình thanh toán tiền mặt của Accuflow đã hoàn
thành.

Bài tập 2:
Sau khi nhận PXK do thủ kho chuyển sang, bộ phận gửi hàng đóng gói và lập
“PGH” 3 liên: L1 gửi cho KH cùng hàng hóa; L2 gửi cho bộ phận lập hóa đơn; L3 gửi
cho KT, lưu PXK theo STT.
Sau khi nhận được PGH, bộ phận lập HĐ căn cứ vào các thông tin này lập HĐ 2
liên và lưu PGH theo STT. L1 HĐ gửi cho KH, L2 gửi cho KT.
Định kỳ KT đối chiếu PGH và HĐ, ghi sổ chi tiết phải thu KH và lưu các chứng từ
trên theo tên KH.
Yêu cầu: Vẽ lưu đồ chứng từ mô tả quá trình trên

Bài tập 3:
Công ty sản xuất ABC có nhiều phân xưởng. Phân xưởng lập các phiếu yêu cầu
nguyên vật liệu (4 liên) và chuyển sang bộ phận quản lý phân xưởng để phê duyệt. Sau
khi được phê duyệt, các phiếu yêu cầu nguyên vật liệu được chuyển đến bộ phận kho. Tại
kho, các phiếu yêu cầu nguyên vật liệu được ký bởi thủ kho. Nhân viên này gởi liên thứ 1
của phiếu yêu cầu nguyên vật liệu cùng với nguyên vật liệu đến các phân xưởng. Liên thứ
2 của phiếu yêu cầu nguyên vật liệu được chuyển đến quản lý phân xưởng. Liên thứ 4
được chuyển đến bộ phận kế tóan chi phí. Liên thứ 3 được sử dụng để ghi nhận lượng
nguyên vật liệu xuất dùng vào các thẻ kho, sau đó chúng được lưu lại tại kho theo số thứ
tự
Yêu cầu: Vẽ lưu đồ chứng từ mô tả quá trình trên
Đối tượng Hoạt động HĐ xử Phân
lý loại
ĐT
Phân xưởng SX - Lập PYC NVL x Trong
- Chuyển PYCNVL
- Nhận NVL và P. YCNVL
L1
Quản lý phân - Ký duyệt x Trong
xưởng - Nhận P.YC NVL
Thủ kho/BP kho - Ký phiếu X Trong
- Chuyển phiếu
- Ghi sổ thẻ kho X
- Lưu P.YC NVL L3 x

Kế toán chi phí - Nhận P. YC NVL Ngoài