Excel como herramienta de apoyo en la toma de decisiones de su empresa

Contenido

1. Retos a enfrentar

2. Antecedentes

3. Especificaciones técnicas

4. Algunas herramientas especiales de Excel

6.1 Formato condicional

6.2 Filtro avanzado
6.3 Validación de datos
6.4 Herramientas de auditoria de formulas
6.5 Agrupamiento
6.6 Gráficas especiales
6.7 Funciones especiales
6.8 Búsqueda de objetivo
6.9 Escenarios
6.10 Tablas dinámicas
6.11 Macros

Excel como herramienta de apoyo en la toma de decisiones de su empresa

Excel 2003 1
1. Retos a enfrentar

Grandes cantidades de información por administrar

Información con características muy dinámicas

Tiempos reducidos para formulación y adopción de estrategias

Múltiples fuentes de información

Velocidades de respuesta de la competencia

Seguridad en la información

2. Antecedentes
Todo comenzó con VisiCalc, fue el primer programa de hoja de cálculo para
computadoras, fue inventado por Dan Bricklin y Bob Frankston en 1978, para esta época la
mayoría de las computadoras solo ejecutaban BASIC y algunos pocos juegos. Este fue
considerado un software de cuarta generación. Las compañías invertian grandes cantidades
de tiempo y dinero para realizar sus proyecciones financieras en hojas de cálculo manuales
en donde cambiar una sola cifra significaba el recalculo completo de toda la hoja también
en forma manual.
VisiCalc convirtió las 25 horas de trabajo por semana que algunas compañías tomaban en
realizar estas proyecciones y las convirtió en 15 minutos permitiendo que el personal
desarrollara mas su creatividad.
Dan Bricklin un estudiante de maestria en administración de negocios en la universidad
Harvard y Bob Frankston un desarrollador de software se unieron para desarrollar VisiCalc
,los dos empezaron su propia compañía, Arts Software Inc., para desarrollar su producto.
El programa fue liberado al publico en 1979 y corria sobre computadores Applet II , para
octubre de ese mismo año VisiCalc era el software para computadores mas vendido, tenia
un costo de 100 dólares.

En 1980 se desarrolló el formato dif que permitio el intercambio de las hojas de cálculo con
otras aplicaciones, convirtiendolas en mas portables, ese mismo año también apareció otro
programa denominado SuperCalc el cual corria sobre las populares computadoras
denominadas CP/M.

En 1983 se introduce el popular Lotus 1-2-3, que estaba basado en VisiCalc. Mitch Kapor
fue el fundador de Lotus y usó su experiencia en la programación de VisiCalc para crear 1-
2-3.

En 1987 las hojas de cálculo Excel y Quattro Pro fueron introducidas, como novedad
especial, estas introdujeron interfases gráficas mejoradas.

3. Alguna Especificaciones Técnicas de Excel 2002

Excel 2003 2
Excel 2003 3
4. Herramientas Especiales de Excel

Conditional Formating

Advanced Filter

Data Validation

Auditing Toolbar

Group

Special Charts

Functions

Goal Seek

Scenarios

Pivot Table

Macros

4.1 Conditional Formating

Excel 2003 4

El formato condicional se utiliza cuando queremos que una celda o conjunto de celdas
cambie su aspecto (formato) dependiendo del valor contenido en esa celda, o el
resultado de una formula.

Lo anterior es muy útil cuando tenemos una tabla con muchos valores y queremos
visualizar en forma rápida una desviación en los valores contenidos dentro de la misma.

Ejemplo 1

Se tiene un listado de ordenes de compra y se desea saber en forma rápida, cuales tienen
vencimiento superior a 10 días. La lista se muestra a continuación: (se supone que la lista
va de B2 a E11)

Solución
Se debe seleccionar la columna donde se encuentra la fecha (rango B3 a B11), el cuadro de
formato condicional quedaría así:

Observen que aquí se evalúa el contenido de la celda en base a una formula (aquí utilizo
dos funciones, la función Day() y la función Now), también es importante asegurarse que la
referencia a la celda debe ser relativa y no absoluta, seria erróneo si escribiéramos la
formula así: =DAY((NOW()-$B$3))>10 ya que en este caso todo el rango solo tendría en
cuenta la celda B3.
El formato que se aplicará si se cumple la condición es: fondo rojo, letra resaltada de color
amarillo como se aprecia a continuación:

Excel 2003 5
Ejemplo 2

Con base a la tabla, aplicar formato condicional para identificar fácilmente y en forma
automática cuales ítem en las semanas presentaron ventas superiores al 30% del total del
mes (resaltar letra con color azul) y cuales presentaron ventas inferiores al 20% del total del
mes (resaltar con color rojo). (se supone que la va de B3 a G6)

Solución
Como se observa en el enunciado se debe usar dos condiciones. Inicialmente se debe
seleccionar el rango que se desea aplicar el formato condicional, el cuadro de dialogo
quedaría así:

Observen dos cosas, se hace la evaluación del contenido de la celda en base a la

comparación de un valor calculado y la referencia de la celda que se utiliza para el cálculo
(datos totales) tiene una característica especial, la columna G está referenciada en forma
absoluta y la fila 4 está referenciada en forma relativa, esto es clave para que la evaluación
sea la correcta.

Excel 2003 6
La tabla de datos quedaría de la siguiente forma:

4.2 Advanced Filter

El comando Filtro avanzado permite filtrar una lista en su lugar, como el comando
Autofiltro, pero no muestra listas desplegables para las columnas. En lugar de ello, tiene
que escribir los criterios según los cuales desea filtrar los datos en un rango de criterios
independiente situado sobre la lista. Un rango de criterios permite filtrar criterios más
complejos.

Ejemplos
Con base a la siguiente tabla realizar filtos avanzados

Filtrar por los códigos 300, 568 y 654

Excel 2003 7
Código mayor de 800 o sean de Bogotá o sean del área de Gerencia

Excel 2003 8
4.3 Data Validation

Muchas veces requerimos garantizar que los datos que capturamos en una celda cumplan
con ciertas condiciones por Ej.
 Que las cantidades capturadas solo sean positivas
 Que las cantidades capturadas estén dentro de un rango (Ej. Entre 10 y 50)
 Que solo una lista con 5 nombres sea posible capturar en una celda.
 Que las fechas capturadas en una celda solo estén dentro de un rango (Ej. Entre el 1 de
abril 2002 y el 30 de agosto 2003)
 Que una hora capturada solo esté entre un rango especifico del día (entre las 6:00 a.m.
y las 6:00 p.m.)
 Que el texto digitado dentro de una celda tenga una longitud determinada (Ej. Igual a 6
caracteres)

Ejemplos
Que las cantidades capturadas estén dentro de un rango (Ej. Entre 10 y 50)

Excel 2003 9
Excel 2003 10
Que solo una lista con 5 nombres sea posible capturar en una celda

Excel 2003 11
4.4 Auditing

Es una herramienta que permite reflejar gráficamente, o rastrear, las relaciones entre celdas
que contengan formulas. Se puede rastrear las precedentes (las celdas que proporcionan
datos a una celda concreta) o las dependientes (las celdas que dependen del valor de una
celda específica). La barra de auditorias de formulas es la siguiente...

Ejercicio
En base a la siguiente tabla realizar funciones de auditoria para las celdas.

Excel 2003 12
Celdas precedentes de la celda D8

Celdas dependientes de la celda C3

4.5 Group

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Permite agrupar grandes cantidades de información descendiendo desde pequeños
resumenes hasta el nivel de detalle que se desee.

Excel 2003 14
4.6 Gráficas especiales

Gráficas dinámicas usando Index e Indirect

Ejercicio
Vamos a realizar algo muy práctico, útil y común. Se tiene en varias tablas la distribución
de Estados de un Backlog(ordenes de trabajo) en varios meses del año. Por medio de una
“sola” gráfica mostrar la distribución porcentual de cada estado y en forma dinámica por
cada mes.
Primer paso
Crear un archivo nuevo con una hoja llamada gráfica y colocar allí las siguientes tablas
como se muestra a continuación...

Excel 2003 15
Como pueden observar, hay 6 tablas que van desde Enero a Junio, y hay una tabla
adicional llamada Dinámica, esta es muy importante porque la gráfica debe apuntar a esa
tabla y de alguna forma tenemos que llevar hasta ella los datos del mes correspondiente
Segundo paso
Anexar a la hoja gráfica la siguiente tabla ...

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Esta es una tabla que dependiendo del mes, contiene la referencia de los valores
correspondiente a cada una de las tablas del Back log. Esta tabla tiene en la parte superior
una fila en azul que por ahora está vacía, pero la idea es que cada vez que haya un cambio
de mes estos valores se vean reflejados allí. (A continuación usaremos dos cosas que vimos
en la clase anterior ComboBox e Index para realizar ese trabajo).
Tercer paso
Agregar un Combo Box utilizando como fuente el rango L7:L12 y celda de enlace L6, y
seleccionar en el Combo el mes enero, como se muestra a continuación...

Excel 2003 17
Como observan en la celda L6 aparece el valor 1 que corresponde a enero.

Cuarto paso
Utilizar INDEX en las celdas M6, N6 y O6 para extraer la referencia de acuerdo al mes de
enlace la formula es: para M6 =INDEX(M7:M12,$L$6), para N6
=INDEX(N7:N12,$L$6) y para O6 =INDEX(O7:O12,$L$6), a continuación se muestra
como quedaría...

Excel 2003 18
Quinto paso
Utilizar INDIRECT en las celdas C4, D4 y E4 para leer la referencia hacia donde apunta
las celdas en el punto anterior para C4 =INDIRECT(M6), para D4 =INDIRECT(N6),
para E4 =INDIRECT(O6) como se muestra a continuación.

Excel 2003 19
Sexto paso
Crear una gráfica tipo Pie (torta) en base a la tabla llamada Dinámico como se ve a
continuación.

En este momento ya pueden cambiar el mes en el Combo Box y observar como se mueve la
gráfica en forma dinámica.

Nota: En la práctica se acostumbra a colocar la tabla llamada Dinámico y la tabla de

referencias en otra hoja o dejarlas ocultas para que la atención sólo se centre en la gráfica y
en las tablas con los meses.

4.7 Functions

Excel contiene mas de 300 funciones prediseñadas, se revisarán algunas importantes

Fecha y tiempo
o DATE, DAY, HOUR, MINUTE, MONTH, NOW, SECOND, TIME, TODAY,
YEAR

Matemáticas y trigonométricas
o ABS, CEILING, FLOOR, INT, MOD, ODD, ROMAN, ROUND, SUMIF,
TRUNC

Estadisticas
o COUNTIF, MAX, MIN

Búsqueda y referencia
o HLOOKUP, INDEX, INDIRECT, VLOOKUP

Bases de datos

Excel 2003 20
 o DAVERAGE, DCOUNTA, DSUM

Texto
o CONCATENATE, LEFT, LEN, LOWER, MID, RIGHT, UPPER

Lógica
o AND, IF, OR

Información
o ISERROR, ISNUMBER, ISTEXT

Definidas por el usuario

Fecha y tiempo

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Matemáticas y trigonométricas

Excel 2003 22
Búsqueda y referencia

Excel 2003 23
Bases de datos

Excel 2003 24
Texto

Excel 2003 25
Lógica

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4.8 Goal Seek

Algunas veces conocemos el valor que deseamos obtener en una formula, pero no los
valores que necesita la formula para obtenerlos.Veamos un ejemplo:

Se cuenta con un material húmedo y unas especificaciones de humedad, se desea variar el

valor de humedad que se requiere para que el material en seco sean 160 kgs, los datos
iniciales se muestran a continuación...

Como se observa hay varios métodos manuales para realizar el ejercicio, uno es cambiando
por ensayo y error el valor de humedad hasta obtener el valor deseado, otra forma es
despejando en la formula la humedad y se reemplazan los valores (para formulas complejas
esto no es muy sencillo), Excel nos provee Goal Seek para realizar esto en forma rápida ...

Excel 2003 27
En el cuadro se especifica la celda que se desea definir, el valor a establecer y la celda que
se desea variar para obtener ese valor, después de aplicar lo anterior obtenemos el siguiente
resultado...

4.9 Scenarios

Un escenario es un conjunto de valores que Excel guarda y puede sustituir

automáticamente en la hoja de cálculo.

Puede utilizar los escenarios para prever el resultado de un modelo de hoja de cálculo.

Puede crear y guardar diferentes grupos de valores en una hoja de cálculo y, a
continuación, pasar a cualquiera de estos nuevos escenarios para ver distintos
resultados.

Ejemplo
Para la siguiente tabla crear diferentes escenarios para diferentes precios de material y
calidades (húmedad), tener en cuenta las fluctuaciones en el dólar proyectadas por dos
fuentes diferentes.

Pasos

Ingresar por el menú a la opción “Escenarios”

Excel 2003 28

Presionar el botón “Add...”

Colocar un nobre al escenario ,seleccionar las celdas que se desean modificar y

presionar “Ok”

Excel 2003 29

Digitar los valores enlas celdas correspondientes para el primer escenario y presionar
“OK”

Agrear todos los escenarios que se desee con los pasos anteriores

Excel 2003 30

Para revisar un escenario, seleccionelo y presione el botón “Show”

4.10 Pivot Table

Las tablas dinámicas son una herramienta relacionada con las listas o bases de datos
creadas en hojas de cálculo.

Sirven para organizar de manera sencilla y rápida grandes cantidades de datos
procedentes de dichas listas.

Permiten agrupar y filtrar la información por cualquiera de los campos de la lista,
creando una tabla-resumen.

Ejemplo
Resumir en una tabla dinámica el comportamiento en el mes de la flota con base a la
siguiente lista:

Excel 2003 31
Pasos

Seleccionar en el menú la opción de tabla dinámica

En el asistente dar clik en siguiente

Excel 2003 32

Seleccionar el rango de la lista y presionar siguiente

Presionar el botón “Layout”

Colocar los campos de página, filas, columnas y datos

Excel 2003 33

Configurar la operación que se desea realizar con el campo de datos (por defecto
cuenta, pero en esta caso queremos sumar cantidades), dando doble clik sobre el campo,
selecionando la operación y presionando “Ok”.

Presionar “Ok” nuevamente para regresar al asistente, seleccionar la hoja y la celda

donde se desea ubicar el resumen y presionar el botón “Finish”

Excel 2003 34

Formatear la hoja para mejorar el especto de la presentación y obtenemos el resumen
del mes.

4.11 Introducción a las Macros en Excel

Conceptos

Crear una macro con la grabadora de macros

Ejecutar una macro

Revisión y edición de una macro

Excel 2003 35
Conceptos
Macros
Las macros son un conjunto de instrucciones que permiten automatizar procesos (por lo
general aquellas tareas repetitivas). Supongamos que frecuentemente en algunos archivos
tenemos que seleccionar un rango de celdas y colocamos negrilla a las celdas, cambiamos
el color de la letra y centramos la celda, en lugar de hacer esto en forma manual, podemos
realizar una macro que haga este trabajo por nosotros.
Las instrucciones con que se construye una macro utiliza un lenguaje de programación
llamado Visual Basic, el cual es un lenguaje de programación basado en objetos, este
lenguaje maneja una serie de conceptos o elementos que debemos definir para facilitar el
aprendizaje.

Objetos
En el mundo real cuando hablamos de objetos, nos referimos a algo abstracto que puede ser
cualquier cosa. Pero podemos ser mas concretos y referirnos a objetos en particular por Ej.
Un avión, un carro, una silla, un computador, etc. En los lenguajes basados en objetos, la
generalización o definición de un objeto se llama “Clase” así la clase avión hace referencia
o todos los tipos de aviones existentes en el mundo. Para nuestro aprendizaje nos
concentraremos en objetos en particular, pero es importante tener la claridad que cualquier
objeto está definido por una clase.
Cuando decimos que la clase avión representa a todos los aviones del mundo nos referimos
a su forma mas general, es decir, que cualquier objeto que tenga alas, dispositivo de
aterrizaje, etc. Es un objeto de la clase avión.

Propiedades
Cualquier objeto tiene características o propiedades como el color, altura, ancho, forma,
peso, etc. Estas propiedades se definen en la clase y luego se particularizan para cada
objeto. Así en la clase avión se podrían definir las propiedades Color, Ancho y Largo,
luego al definir un objeto concreto como avión ya se particularizan sus propiedades Color
= blanco, Largo = 15 mts y Alto = 5 mts.
En el caso de Excel tenemos que un Rango es un objeto y algunas de sus propiedades son el
valor o valores que contiene ese rango (Value) , el número de la fila donde está ubicada
(Row), el número de la columna (Column), el tipo de letra que contiene (Font) etc.

Métodos
La mayoría de los objetos realizan acciones o tienen ciertos comportamientos, en el caso
del avión se puede desplazar de un punto inicial a uno final. Cualquier proceso que
implique una acción o comportamiento en un objeto se conoce como método.
Siguiendo con el ejemplo de un rango, este también tiene métodos, se puede seleccionar
(Select), activar (Activate), limpiar el contenido (Clear), etc.

Colecciones
Es un conjunto de objetos del mismo tipo (también se conoce vector de objetos). Por
ejemplo un libro de trabajo o WorkBook (archivo de Excel) está formado por un conjunto
de hojas o WorkSheets.

Excel 2003 36
Objetos de objetos
Es común que una propiedad de un objeto sea otro objeto. Siguiendo con el avión una de
sus propiedades podría ser el motor, el motor como tal también es un objeto que tiene
propiedades como la potencia, la velocidad, el tamaño, etc.
En Excel el objeto WorkSheets tiene la propiedad Range que es un objeto, Range tiene la
propiedad Font que también es un objeto y Font tiene la propiedad Bold (Negrita).

Programación orientada a objetos y programación basada en objetos

Hay una diferencia fundamental entre estos dos tipos de programación, se habla de
programación orientada a objetos cuando el programador arranca desde cero, es decir,
implementa las clases y a partir de estas crea los nuevos objetos. En nuestro caso las clases
y los objetos ya están creados y definidos por Excel y nosotros solo debemos preocuparnos
por utilizarlos en forma correcta, por lo tanto lo mas correcto para nuestro caso es hablar de
“Programación basada en objetos”.

Crear una macro con la grabadora

Vamos a grabar una macro para copiar 1 columna de datos en dos columnas

Por medio del menú vamos a la siguiente opción:

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Le damos un nombre a la macro y presionamos “OK”

Realizamos la acción de copiado manualmente y presionamos el botón “Stop”

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Borramos los datos previamente pegados nuevamente

Ejecutar una macro

Para ejecutar la macro recién creada vamos al menú y ejecutamos la siguiente opción

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Seleccionamos la macro “copiar_datos” y presionamos el botón “Run”

Y observamos que la macro se ejecuta y los datos se copian automáticamente

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Revisión y edición de la macro

Por medio del menú herramientas (Tools) ejecutamos la siguiente opción:

Aparece el editor de VBA (Visual Basic para Aplicaciones) de Excel

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Destacaremos el área donde se encuentra la macro “copiar datos”, Excel creo
automáticamente una subrutina la cual está delimitada por inicio (Sub) y un fin (End Sub)
además tiene un nombre (copiar_datos). Las líneas que aparecen en verde corresponden a
comentarios creados dentro de la macro y luego siguen las instrucciones; la primera de ellas
(Range("B3:B6").Select) indica que el rango B3:B6 será seleccionado, la segunda de ellas
(Selection.Copy) indica que el rango seleccionado se copia (se guarda en memoria), la
tercera (Range("C3:D6").Select) indica que se seleccionará el rango donde se colocarán los
datos, la cuarta (ActiveSheet.Paste) ejecuta la acción de pegar los datos y la última
instrucción (Application.CutCopyMode = False) se encarga de finalizar el modo de
copiado.

En esta pantalla podemos modificar, agregar, borrar instrucciones todo con el objetivo de
personalizar la macro para que realice una tarea específica (la grabadora de macros es muy
poderosa pero también tiene sus limitaciones) como por ejemplo pedirle datos de entrada al
usuario, leer valores de una celda, mostrar mensajes, tomar decisiones, etc.

Las macros pueden realizar múltiples tareas especializadas como se desee, la siguiente
macro le pide al usuario que digite un texto a buscar dentro de la hoja activa, la macro lo
busca y lo resalta.

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Excel 2003 43