La evaluación es un punto clave en el desarrollo de cualquier proyecto y tiene repercusión

directa en el trabajo y la evolución de la organización. Así, la metodología de trabajo que

proponemos para todos los procesos que se den en la asociación tiene siempre cuatro
pasos: planificación, actuación, recogida de datos y, finalmente, la Evaluación que es, a su
vez, el punto de partida para la siguiente planificación.

Hay dos razones fundamentales por las que es necesario evaluar: supone hacer un análisis
de nuestra intervención y, por lo tanto, es un momento de reflexión que culmina el
proceso de aprendizaje que es el desarrollo de nuestra actividad: evaluar nos lleva, en
consecuencia, a mejorar y a progresar. Además, es un ejercicio de responsabilidad social y
política, especialmente si las actividades llevadas a cabo se financian con fondos públicos.

El fin último de la evaluación es la mejora del trabajo de la organización y de sus

propuestas. Ha de ser útil y práctica y ha de recoger toda la información pertinente. Si
hablamos de un proyecto o un programa de actividades, en la evaluación hemos de tener
en cuenta que habrá que evaluar los siguientes puntos:

 grado eficacia y eficiencia,

 idoneidad, es decir, si nuestro proyecto se adecua a la realidad y a los objetivos,
 cómo es el proceso de toma de decisiones y
 análisis prospectivo de cómo deberían de ser las futuras actuaciones.

La evaluación, además, significa recoger y analizar sistemáticamente una información que

nos permita determinar el valor y/o mérito de lo que se hace. Pero no podemos olvidar
que ante todo debe ser útil y práctica y ha de ser una práctica asumida en la entidad y con
una periodicidad establecida. Cómo mínimo se debe realizar una evaluación general al
cierre de cada año que nos sirva de orientación y mejora para la planificación del

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siguiente. Lo aconsejable, de todos modos, es una evaluación en proceso por trimestre.
Además, todos los proyectos y programas deben ser evaluados independientemente de
las evaluaciones generales.

Las herramientas para evaluar pueden ser de muchos tipos. Veamos algunos ejemplos:

 encuestas entre las personas usuarias potenciales o directas,

 cuestionarios de preguntas cerradas, abiertas o mixtas,
 fichas de recopilación de datos,
 reuniones de los equipos de trabajo,
 fotografías y vídeos, etc.

La técnica de evaluación más sencilla es un cuestionario al final de una actividad, pero no

debemos olvidar que la mejor evaluación parte de la reflexión colectiva y el debate
riguroso en grupo.

Para que estas herramientas funcionen habremos de fijar algunos aspectos que
determinarán si se van cumpliendo los objetivos, estos aspectos son los que
denominamos indicadores.

Les presentamos un esquema en el que aparecen

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La evaluación se realiza mediante una recolección sistemática de información, centrada
en los que hemos llamado indicadores. Los Indicadores son hechos o expresiones
concretas y cuantificables cuyos valores nos permiten medir la idoneidad, la eficacia y la
eficiencia de nuestro proyecto. Para evaluar correctamente es necesario concretarlos y
explicitarlos desde el inicio.

Estos indicadores podemos clasificarlos en dos tipos: cuantitativos, aquellos que son
numerables o cuantificables y cualitativos, que no son cuantificables, los que se centran
más en la calidad que en la cantidad. Veamos algunos ejemplos.

 Número de asistentes.
 Número de intervenciones.
 Número de asociaciones participantes.
 Número de asistentes del grupo al que se destina la actividad.
 Número de personas nuevas.
 Actividades realizadas y también las suspendidas.
 Número de impactos en la comunidad.
 Recursos empleados.

 Incremento de la comunicación entre distintos colectivos o grupos de población.

 Colaboración con distintas instituciones.
 Participación de un colectivo especialmente marginado.
 Poner luz a una problemática latente.

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  Análisis de contenido de trabajo.
 La actividad como punto de partida para la creación de un nuevo colectivo.

Si necesitamos una mayor cuantificación, podemos puntuar los indicadores según la

importancia que asignemos a cada uno de manera que obtengamos una nota final. Los
resultados pueden servirnos para compararlos con evaluaciones sucesivas y con instancias
previas.

Al identificar los indicadores no hemos de olvidar cuantificar el número mínimo a

conseguir para poder decir si la evaluación ha sido positiva o negativa.

Y como todo no se puede prever, hemos de ser flexibles para poder evaluar también los
imprevistos que pueden surgir y que van a incidir en el desarrollo positivo o negativo del
proyecto.

Utilizamos este término para referirnos a un documento que recoge la relación de

actividades ya realizadas, tanto las desarrolladas en un período determinado como las de
un proyecto concreto. La memoria puede considerarse como un retrato histórico, un
diagnóstico y un impulso innovador y se debe presentar a todas las personas, entidades e
instituciones que han participado en el desarrollo del proyecto.

La memoria debe contener todos los datos que se consideren significativos en relación
con la ejecución del proyecto.

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Introducción

La participación en las organizaciones no se improvisa, ni se produce de forma

repentina. Es algo que se construye y se desarrolla. Sus miembros son diferentes entre sí y
tienen distintos niveles de motivación y distintas capacidades y niveles de formación,
también participan de distinta manera y con distinta intensidad.

Todos los miembros deben poder participar, en la medida de sus capacidades, en

todos los ámbitos y niveles asociativos que sea posible y deben tener la oportunidad de
desarrollar esas capacidades personales para poder incrementar su participación de
acuerdo con su motivación.

Niveles de participación

Existen diferentes niveles de participación que se pueden dar en una organización y es

interesante conocerlos para ver cuáles se dan más en nuestra institución o cuáles apenas
se dan. Las posibilidades de participar van desde lo mínimo que se puede participar (estar
informado a un nivel muy básico) hasta lo máximo que se puede participar (formar parte
del órgano máximo de gestión y representación de la organización: equipo directivo,
equipo docente, equipos no docentes, comunidad , alumnado, etc)

1.-Acceder a la información: en este nivel la participación consiste en estar informado ya

sea porque interesa y compromete estarlo, ya sea porque la institución se preocupa en
informarnos. Ejemplos de este nivel de participación pueden ser las convocatorias a
determinadas reuniones, boletines informativos de actividades de la institución , medios
multimedia de comunicación, etc.

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2.- Opinar o ser consultado: es el nivel en el que ya hay una participación más activa que
en el nivel anterior. Supone que damos una opinión sobre algo, ya sea porque tenemos el
cauce adecuado para hacerlo por nuestra propia iniciativa, ya sea porque la organización
nos pregunta por nuestra opinión. Ejemplos de este nivel serían las encuestas que pueden
llevarse a cabo dentro de la Institución, a modo de focus group por ejemplo, sobre
diferentes temas, algunas reuniones de equipo en donde se plantean distintas
problemáticas y se recogen opiniones, etc.

3.- Hacer propuestas: este nivel de participación supone no sólo dar nuestra opinión sino
proponer acciones concretas de ejecución tomando la iniciativa en participar. Ejemplos de
ello es cuando proponemos organizar una actividad concreta en la institución, cuando hay
un problema y aportamos ideas de soluciones concretas, etc.

4.-Decidir: es el nivel más alto de participación democrática puesto que implica que
nuestra opinión es tenida en cuenta y vale igual que la de cualquier otro para el resultado
final. Ejemplo es la participación en las asambleas generales de la asociación en donde se
toman las decisiones ya sea por consenso o por votación.

5.-Actuar: consiste en poner en práctica acciones concretas, ejecutar las decisiones

tomadas, gestionar actividades, tareas, etc. Ejemplos de este nivel de participación serían
las labores del equipo directivos, el trabajo comunitario, el armado de equipos especiales
para distintos proyectos, etc.

Estos niveles de participación no son fases ordenadas progresivamente. Se puede actuar

sin haber sido consultado, se puede decidir sin haber hecho propuestas, etc. Lo

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importante es saber que en todos esos niveles se está posibilitando la participación y que
cada cual elija las maneras o niveles de participación que más le convenga.

Condiciones para la participación

Querer participar

Es necesario que los y las miembros de la organización quieran participar. Deben tener
una motivación. Es difícil que alguien se movilice por una causa u objetivo que no le
importa o no le afecta. Tiene que haber un sentimiento de pertenencia a un grupo y tiene
que resultar útil.

Saber participar

Hay que facilitar formación para la realización de las tareas, pero también sobre aspectos
relacionados con la comunicación y cohesión grupal (cómo resolver conflictos, cómo
trabajar en equipo, cómo relacionarnos y comunicarnos, etc) y sobre aspectos
relacionados con la gestión de la entidad (como llevar la secretaría, cómo llevar la gestión,
cómo habilitar la comunicación a la comunidad, etc).

Poder participar

Es necesario que puedan participar, que existan las ocasiones, los cauces y mecanismos
que hagan posible la participación. Se trata de que las personas que quieran participar
sepan cómo hacerlo, cuenten con espacios, mecanismos para poder comunicarse,
conocerse, intervenir y ejecutar, organizar y administrar. Esto implica la necesidad de
una organización: una estructura, más o menos flexible, pero siempre participativa, que

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tenga en cuenta los distintos niveles de participación que se puedan dar, para pasar de
unas estructuras jerarquizadas y poco participativas a otras horizontales y cooperativas.

La persona o personas dinamizadoras de la institución (equipo directivo, equipos de

trabajo, etc) deben conocer qué necesidades buscan cubrir y conocer bien la realidad de
los miembros de la institución para así poder incidir en la mayor medida posible sobre
ellas. Deben proporcionar la formación necesaria para que las personas puedan participar
a todos los niveles y deben potenciar la existencia de espacios, mecanismos y una
estructura organizativa que permitan la participación.

Trabajo en equipo

El trabajo en equipo fomenta la participación porque en el equipo se reflexiona, se

planifica, se evalúa, y se distribuyen las tareas y responsabilidades, decidiéndose lo que se
hace , tanto a nivel colectivo como personal. El trabajo en equipo permite apoyarse unos a
otros, permite la aportación continuada de ideas, iniciativas, entusiasmo... para mejorar el
trabajo asociativo.

Reuniones eficaces

Buena parte de la vida de una institución se dedica a “reunirse”. Por ello es un aspecto
fundamental el saber planificar, preparar y organizar las reuniones de los diferentes
órganos y comisiones, de manera que sean eficaces y que fomenten la motivación y la
participación.

Para que una reunión sea eficaz hay que tener en cuenta los siguientes
puntos:

Antes de la reunión

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  Elaborar un orden del día que recoja todos los temas de los que queremos hablar
especificando tiempos para cada tema y duración total de la reunión.
 Realizar una convocatoria de la reunión con suficiente antelación en la que se
especifique el día, la hora, el lugar, las personas convocadas y los temas del orden
del día.

Durante la reunión

 Cuidar el ambiente y provocar la atención de los asistentes.

 Establecer la persona que moderará la reunión y respetar turnos de palabra.
 Respetar el orden del día y los tiempos dedicados a cada punto, estudiando la
conveniencia o no de tomar decisiones.
 Contar con los recursos materiales para realizarla: pizarra, retroproyector,
equipamiento tecnológico, bibliografía de apoyo, fotocopias para cada miembro
con la documentación a trabajar, etc.
 Recoger por escrito todos los acuerdos y puntos debatidos o comentados.

Después de la reunión

 Redactar un acta de la reunión donde queden reflejados las personas asistentes , la

fecha, lugar y duración, los asuntos tratados, las decisiones aprobadas, los
compromisos o tareas pendientes y quién se responsabiliza, la próxima
convocatoria (si procede).
 Difundir o hacer llegar el acta a todas las personas convocadas (asistentes o no)
con los acuerdos y compromisos adquiridos.

Funciones que conlleva

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 La institución se dinamiza por parte de las personas del equipo directivo o por los
miembros dinamizadores. Esta función de dinamización es muy importante en nuestras
organizaciones porque dependiendo de cómo se haga, se favorecerá en mayor o menor
medida la participación y tendrá influencia en la dificultad o no de encontrar relevo en el
futuro para los respectivos cargos.

a.- Planificación: se trata de asegurarse de que se definan los objetivos, se elabora un plan
de trabajo para conseguirlo y se establecen las estrategias prioritarias.

b.- Gestión: consiste en planificar los recursos de la institución y organizar las tareas
necesarias de cada persona para alcanzar los objetivos propuestos, resolviendo los
problemas que vayan apareciendo en la ejecución.

c.- Liderazgo: consiste en desarrollar una visión de futuro y ayudar a hacer los cambios
necesarios para realizarla, desde un trabajo de motivación y de identificación de las
personas con la organización y con su misión.

d.- Control: se basa en realizar el seguimiento de los resultados propuestos y los objetivos
marcados, revisando el plan de trabajo previsto e identificando las dificultades , los
avances y sus causas y consecuencias : resultado.

Perfil de las personas dinamizadoras

Muchas veces se tiene la impresión de que las personas dinamizadoras lo son per se y
no es así: se hacen como resultado de un proceso de vivencia y de madurez dentro de las
organizaciones, sumado esto a las características personales y una gran cuota de empatía.
Cierto que determinados caracteres personales ayudan a ejercer las citadas funciones,

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pero lo relevante es que se combinen capacidades y comportamientos y para ello a veces
necesitamos formación y mucha práctica para alcanzar la experiencia necesaria.

Comportamientos a realizar como dinamizadores:

 Ser referente:
a. se pone al frente de los retos,
b. predica con el ejemplo,
c. no pasa desapercibido , suscita emociones en los demás,
d. tiende a sentirse parte y, a la vez, puede tomar distancia, del medio y de
las personas que lo rodean.

 Movilizar:

a) considera que la organización está formada por personas,

b) cuenta con los y las demás miembros del equipo,
c) fomenta la colaboración,
d) actúa con flexibilidad y mesura,
e) genera confianza y compromiso entre los miembros del equipo y de
éstos con la institución,
f) utiliza su influencia para orientar a los miembros hacia metas de
orden superior.

 Observar objetivamente:

a.- es capaz de leer correctamente el entorno,

b.- valora las capacidades de la organización,
c.- percibe las necesidades de los demás.

 Dirigir eficazmente:

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 a.-está abierto a posibles mejoras, desarrolla nuevos enfoques,

b.- se conoce, es capaz de autoevaluarse y evaluar a los demás con el fin

de sacar lo mejor de cada uno o una.

c.- puede tener problemas para la gestión ordinaria pero sabe rodearse de
personas que suman y aportan innovación y apuntan hacia el
mejoramiento constante.

Estilos de dinamización

Se plantean aquí algunos estilos de dinamización de una organización que tienen que
ver con la figura de las personas dinamizadoras y también con el modelo de estructura
que tenga nuestra entidad. Para conseguir el grado máximo de participación habría que
optar por el estilo participativo.

Estilo autoritario: es aquel modelo en el que las iniciativas y decisiones parten de la

cúpula de la organización (órgano máximo de decisión) y luego se va pasando la ejecución
en cascada de modo verticalista.

Estilo paternalista: es el modelo basado en que las iniciativas y decisiones importantes

provienen de las instancias más altas jerárquicamente, pero se dejan algunas iniciativas o
decisiones poco importantes para los escalones más bajos de la organización.

Estilo consultivo: aunque las líneas generales se deciden desde la gestión directiva, las
decisiones operativas se toman de forma participativa.

Estilo participativo: los procesos de toma de decisiones están repartidos entre

diferentes espacios y grupos de personas, no tomándose ninguna sólo por los órganos
directivos de la organización.

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