RANCANGAN AKTUALISASI

PEMBUATAN TRACER REKAM MEDIS SEBAGAI ALAT BANTU MONITORING

BERKAS REKAM MEDIS KELUAR DAN MASUK DARI TEMPAT PENYIMPANAN

(FILLING SYSTEM)

DI PUSKESMAS SUNGAI DURIAN KELURAHAN DURIAN II

KECAMATAN BARANGIN

KOTA SAWAHLUNTO

DISUSUN OLEH:

YUNICO FERNANDO Amd.RM

A23.2.15

PELATIHAN DASAR CALON PEGAWAI NEGERI SIPIL

ANGKATAN XXIII

KEMENTERIAN DALAM NEGERI

BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA

2019
 RANCANGAN AKTUALISASI

Unit Kerja :

Identifikasi Isu :

Isu yang diangkat :

Gagasan pemecahan Isu :

No Kegiatan Tahapan Output Keterkaita Kontribusi Penguatan

Kegiatan /Hasil n terhadap Nilai

Substansi Visi-Misi Organisas

Mata Organisas i

pelatihan i

4
 DESKRIPSI RANCANGAN AKTUALISASI

A. Latar Belakang

Di era Globalisasi ini tuntutan masyarakat akan pelayanan kesehatan

yang cepat dan berkualitas merupakan tantangan bagi setiap fasilitas pelayanan

kesehatan. Semakin ketatnya persaingan serta pelanggan yang semakin selektif

dan berpengetahuan mengharuskan fasilitas pelayanan kesehatan untuk selalu

meningkatkan kualitas pelayanannya. Untuk dapat meningkatkan kualitas

pelayanan, terlebih dahulu harus diketahui apakah pelayanan yang telah

diberikan kepada pasien / pelanggan selama ini telah sesuai dengan harapan

pasien/pelanggan atau belum.

Manusia adalah faktor kunci keberhasilan dari suatu pembangunan. Untuk

menciptakan manusia yang berkualitas diperlukan suatu derajat kesehatan

manusia yang prima sehingga dalam hal ini mutlak diperlukan pembangunan

kesehatan. Untuk mendukung pencapaian pembangunan kesehatan pemerintah

telah menyediakan beberapa sarana/fasilitas kesehatan beserta tenaga

kesehatannya. Salah satu fasilitas kesehatan yang banyak dimanfaatkan

masyarakat adalah Puskesmas. Menurut UU no 75 tahun 2014 tentang Pusat

Kesehatan Masyarakat selanjutnya disebut Puskesmas adalah fasilitas

pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan upaya kesehatan masyarakat dan

upaya kesehatan perseorangan tingkat pertama, dengan lebih mengutamakan

upaya promotif dan preventif, untuk mencapai derajat kesehatan masyarakat

yang setinggi-tingginya di wilayah kerjanya.Puskesmas sebagai Penyelenggara

Pelayanan Publik menurut UU no 25 tahun 2019 berkewajiban memberikan

 pelayanan yang berkualitas sesuai dengan asas penyelenggaraan pelayanan

publik.

Puskesmas Sebagai ujung tombak pelayanan dan pembangunan

kesehatan di Indonesia maka perlu mendapatkan perhatian terutama berkaitan

dengan mutu pelayanan kesehatan. Puskesmas dituntut untuk selalu

meningkatkan keprofesionalan dari para pegawainya serta meningkatkan

fasilitas/sarana kesehatannya untuk memberikan kepuasan kepada masyarakat

pengguna jasa layanan kesehatan

Dalam pemberian pelayanan kesehatan yang berkualitas puskesmas tidak

terlepas dari masalah yang muncul dalam hal pemberian jasa layanan kesehatan

sering kita dapati pasien tidak dilayani tepat waktu sesuai antrian yang

disebabkan oleh beberapa faktor yang mempengaruhi salah satunya adanya

berkas rekam medis tidak ditemukan atau salah antar berkas oleh petugas.

Dengan alasan tersebut di atas maka penulis menyusun Rancangan

Aktualisasi ini dengan judul Rancangan Aktualisasi “PEMBUATAN TRACER

REKAM MEDIS SEBAGAI ALAT BANTU MONITORING BERKAS REKAM

MEDIS KELUAR DAN MASUK DARI TEMPAT PENYIMPANAN (FILLING

SYSTEM) DI PUSKESMAS SUNGAI DURIAN”

B. Deskripsi Singkat Lokus

 Puskesmas Sungai Durian terletak di Kecamatan Barangin dengan wilayah kerja

terdiri dari 1 Desa dan 4 Kelurahan yaitu :Desa Santur,Kelurahan Durian I,

Kelurahan Durian II,Lubang Panjang,Kelurahan Saringan. Dilihat dari luas wilayah

Puskesmas Sungai Durian memiliki luas wilayah yaitu dengan luas 13 Km 2..

Puskesmas dalam pelayanan kesehatan melayani : Poliklinik Umum , Anak , MTBM,

MTBS, DDTK, Ibu, IVA, IMS, Imunisasi,PKPR,Gigi,Perawatan luka , TB-Dots ,

Laboratorium, Apotek, Konseling, Gizi, dan Rekam Medis

. Puskesmas adalah unit pelaksana teknis dinas kesehatan kabupaten/kota yang

bertanggungjawab menyelenggarakan pembangunan kesehatan di suatu wilayah

kerja. Sebagai Unit Pelaksana Teknis Dinas, Puskesmas berperan

menyelenggarakan sebagian dari tugas teknis operasional dinas dan merupakan unit

pelaksana tingkat pertama serta ujung tombak pembangunan kesehatan di Indonesia.

Dalam Upaya mewujudkan semuanya Puskesmas tidak terlepas dari peran unit

Rekam Medis untuk menunjang pelayanan kesehatan masyarakat.

Sesuai dengan PMK No. 55 tentang Penyelenggaraan Pekerjaan Perekam Medis,

yang terdapat pada Bab III Pelaksanaan Pekerjaan Perekam Medis, Pasal 13.

Dimana Perekam Medis dalam pelaksanaan pekerjaannya, Perekam Medis

mempunyai kewenangan sesuai dengan kualifikasi pendidikan sebagaimana

dimaksud dalam Pasal 3 yaitu:

a. Ahli Madya Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

Dalam melaksanakan pekerjaan rekam medis dan informasi kesehatan di Fasilitas

Pelayanan Kesehatan, mempunyai kewenangan sebagai berikut:

1. melaksanakan kegiatan pelayanan pasien dalam manajemen dasar rekam

medis dan informasi kesehatan;

2. melaksanakan evaluasi isi rekam medis;

 3. melaksanakan sistem klasifikasi klinis dan kodefikasi penyakit yang berkaitan

dengan kesehatan dan tindakan medis sesuai terminologi medis yang benar;

4. melaksanakan indeks dengan cara mengumpulkan data penyakit, kematian,

tindakan dan dokter yang dikelompokkan pada indeks

5. melaksanakan sistem pelaporan dalam bentuk informasi kegiatan pelayanan

kesehatan;

6. merancang struktur isi dan standar data kesehatan, untuk pengelolaan

informasi kesehatan;

7. melaksanakan evaluasi kelengkapan isi diagnosis dan tindakan sebagai

ketepatan pengkodean;

8. melaksanakan pengumpulan, validasi dan verifikasi data sesuai ilmu statistik

rumah sakit;

9. melakukan pencatatan dan pelaporan data surveilans;

10. mengelola kelompok kerja dan manajemen unit kerja dan menjalankan

organisasi penyelenggara dan pemberi pelayanan kesehatan;

11. mensosialisasikan setiap program pelayanan rekam medis dan informasi

kesehatan;

12. melaksanakan hubungan kerja sesuai dengan kode etik profesi; dan

13. melakukan pengembangan diri terhadap kemajuan ilmu pengetahuan dan

teknologi.

Untuk menjadi tenaga kesehatan yang profesional khususnya perekam medis

dalam menjalankan pekerjaannya dibutuhkan role model. Role model adalah figure

atau yang menjadi teladan atau model mirorring dalam sikap dan perilaku , karakter

kepribadian dan kompetensinya dalam menyelesaikan pekerjaan. Dalam hal ini saya
 mengambil role model adalah dr.Desfarina yang merupakan Kepala Puskesmas

Sungai Durian yang saya anggap memenuhi kriteria yang dimaksud

C. Penetapan Isu

Dalam Penetapan Isu saya menggunakan tabel bantu ,Teknik AKPL, dan USG
sebagai Berikut :
Kondisi yang
No Realita ISU Keterikatan
diharapkan
1 Pasien dilayani tidak sesuai Pasien mendapatkan Rekam medis Komitmen

urutan antrian pelayanan tepat waktu tidak ditemukan mutu dan

sesuai antrian atau salah Pelayanan

distribusi publik

2 Perbedaan data pelayanan Data pelayanan antar Sistim informasi Akuntabilitas

antar unit kerja unit kerja konsisten manajemen dan Whole of

,akurat, terintegrasi dapat puskesmas Goverment

dipertanggung jawabkan belum

terintegrasi dan

terkomputerisasi

3 Kesulitan identifikasi dan Pasien dissabilitas Kurangnya Etika Publik

pemberian pelayanan mendapatkan pelayanan Penyediaan

maksimal pasien kesehatan yang sarana dan

dissabilitas aksesibel pengetahuan

petugas untuk

pelayanan

pasien

Dissabilitas
 Total
NO ISU Aktual A K P L Ranking
Nilai

1 Rekam medis tidak ditemukan

3 5 3 4 15 1
atau salah distribusi

2 Sistim informasi manajemen

puskesmas belum terintegrasi 1 2 2 2 7 3

dan terkomputerisasi

3 Kurangnya Penyediaan

sarana dan pengetahuan

3 1 2 3 9 2
petugas untuk pelayanan

pasien Dissabilitas

Keterangan :

5= Sangat mempengaruhi
4= Mempengaruhi
3= Cukup mempengaruhi
2= Kurang mempengaruhi
1= Tidak mempengaruhi

Dari tabel dapat dilihat dengan Total nilai 15 dan menjadi Ranking 1 yaitu Isu : Rekam

medis tidak ditemukan atau salah distribusi

TOTAL
No. Faktor penyebab ISU – ISU KRITERIA RANKING
NILAI

U S G
 1. Kelalaian petugas dalam

penyimpanan dan pendistribusian 3 4 4 11 2

(Man )

2. Tidak ada alat bantu monitoring

keluar – masuk berkas rekam medis 5 5 5 15 1

dari tempat penyimpanan (Materials)

3. Berkas rekam medis yang tidak

dikembalikan tepat waktu setelah 5 3 4 9 3

selesai pelayanan (Methods)

● URGENCY : ASPEK MENDESAKNYA UNTUK DITANGANI

● SERIOUSNESS : ASPEK KESERIUSAN AKIBAT YANG DITIMBULKAN OLEH

MASALAH/ISU YANG ADA

● GROWTH : ASPEK PERTUMBUHAN MASALAH/ISU APABILA TIDAK SEGERA

DIATASI/DITANGANI

Keterangan : 5= Sangat mempengaruhi

4= Mempengaruhi
3= Cukup mempengaruhi
2= Kurang mempengaruhi
1= Tidak mempengaruhi
Faktor penyebab yang paling dominan : Tidak ada alat bantu monitoring keluar –

masuk berkas rekam medis dari tempat penyimpanan

Gagasan Pemecahan

Dari isu yang mengemuka adanya rekam medis yang tidak ditemukan atau salah

distribusi disebabkan faktor yang paling dominan karena tidak adanya alat bantu
monitoring keluar – masuk rekam medis dari tempat penyimpanan. Sehingga perlu

adanya alat bantu berupa “Tracer Rekam Medis” yang diletakkan sebagai pengganti

berkas rekam medis keluar yang didalamnya memuat informasi Tanggal / waktu

berobat , poliklinik tujuan berobat, dan membantu mengurangi kelalaian petugas pada

saat penyimpanan kembali berkas rekam medis dengan Standar Operasional

Prosedurnya.
 D. Kegiatan, Tahapan Kegiatan dan Output / Hasil

RANCANGAN AKTUALISASI

Unit Kerja : Puskesmas Sungai Durian

Identifikasi Isu : 1. Rekam medis tidak ditemuka

2. Sistim informasi manajemen

terkomputerisasi

3. Kurangnya Penyediaan saran

pelayanan pasien Dissabilita

Isu yang diangkat : Rekam medis tidak ditemukan a

Gagasan pemecahan Isu : Pembuatan Tracer Rekam Medis

Rekam Medis Keluar Dan Masuk

System) dengan Standar Operas

Keterkaitan Substan
No Kegiatan Tahapan Kegiatan Output /Hasil
pelatihan

1 2 3 4 5

1 Membuat 1. Menyiapkan sarana Output : Saya akan membuat

Telaahan Staf dan prasarana kerja 1. Dokumen staf tentang manajem

terhadap 2. Membuat draft telaah telaah staf rekam medis yang

manajemen staf 2. Dokumentasi terkomputerisasi deng

rekam medis (foto / vidio) penuh rasa tanggung

 yang 3. Membuat pengetikan (Akuntabilitas) dan u

terkomputerisasi telaah staf Hasil : perkembangan kedep

/ terstruktur 4. Memeriksa hasil 1. Telaah staf dengan menggunaka

ketikan tentang dan teknologi secara

5. Penyampaian telaah administrasi (Nasionalisme) dan s

staf dan konsultasi rekam medis standar operasional p

dengan mentor yang telah serta tata naskah din

6. Penandatanganan disetujui oleh berlaku (Komitmen m

telaah staf atasan untuk dan saya akan

dilakukan tahun menyampaikan kepad

berikutnya atasan dengan sopan

(Etika publik) dan sa

mengharapkan imbala

apapun (Anti korups

pembuatan telaah sta

administrasi rekam m

secara komputerisasi

2 Membuat 1. Menyiapkan sarana Output : Saya akan membuat

rancangan dan prasarana kerja 1. Dokumen rancangan tracer reka

desain Tracer 2. Membuat rancangan rancangan medis dengan penuh

rekam medis tracer rekam medis tracer rekam tanggung jawab

sebagai alat 3. Memeriksa hasil medis (Akuntabilitas) dan u

bantu monitoring rancangan yang 2. Dokumentasi kepentingan publik

rekam medis telah dikerjakan (foto / vidio) (Nasionalisme) dan s

standar operasional p
 4. Penyampaian hasil Hasil : serta tata naskah din

rancangan dan 1. Tracer Rekam berlaku (Komitmen m

konsultasi dengan Medis yang dan saya akan

mentor telah menyampaikan kepad

mendapat atasan dengan sopan

persetujuan (Etika publik) dan sa

atasan akan mengharapkan

ataupun mengambil

kepentingan untuk dir

(Anti korupsi) dari ra

pembuatan tracer rek

medis.

3 Membuat 1. Membuat draf SOP Output: Dalam membuat SOP

Standar penggunaan tracer 1. Draft SOP akan berkomitmen tin

Prosedur rekam medis distribusi dalam mengutamakan

Operasional rekam medis pelayanan publik (Ko

(SOP) 2. Mengetik draf SOP 2. Foto hasil mutu) dan

penggunaan penggunaan tracer pengetikan saya akan berkosulta

tracer rekam rekam medis draft SOP kepada atasan serta

medis distribusi membangun kerja sam

rekam medis dengan unit terkait lai

3. Melakukan
(Etika public)
pengecekan ketikan
Hasil : Dalam pengetikan sa
SOP penggunaan
Draf SOP melakukannya denga
tracer rekam medis
penggunaan tidak menggunakan w
 tracer rekam untuk kepentingan pri

4. Memprint draf SOP medis yang (Anti korupsi)

penggunaan tracer telah disetujui Saya akan membuat

rekam medis atasan atas dasar mengutam

keadilan masyarakat

5. Menyampaikan draf (Nasionalisme)

SOP kepada atasan SOP yang saya buat

untuk penggunaan saya laksanakan den

tracer rekam medis menjunjung tinggi nila

meminta persetujuan integritas (Akuntabili

4 Uji coba Standar 1. Melaksanakan uji Output: Dalam proses uji coba

Prosedur coba SOP 1. Dokumen unit kerja saya akan b

Operasional penggunaan tracer daftar ceklis hormat dengan rekan

(SOP) rekam medis pengembalian dan saling kerja sama

penggunaan 2. Mendistribusikan rekam medis (Nasionalisme) dan

tracer di unit rekam medis ke unit 2. Daftar menggunakan sarana

rekam medis pelayanan Pengawasan dengan efektif dan efi

3. Pengawasan distribusi (Akuntablitas)

terhadap rekam medis Dalam Ujicoba SOP s

penggunaan tracer Hasil : akan meningkatkan

rekam medis Uji Coba pemahaman petugas

penggunaan pasien yang bertujuan

tracer rekam meningkatkan kualita

medis dapat pelayanan kepada pa

dilakukan sesuai (Komitmen mutu)

SOP yang di

susun Dalam Mengumpulka

seluruh staff ujicoba

saya akan mencakup

staff secara imperson

(Etika publik)

Dalam fungsinya saya

memberikan pengerti

staf berperan dalam

melaksanakan pekerj
berdasarkan SOP yan

dibuat untuk dapat

dilaksanakan dengan

integritas tinggi yang

merupakan budaya b

korupsi (Anti Korups

5 Mengevaluasi 1. Membuat instrumen Output: Evaluasi penggunaan

penggunaan evaluasi dan ● Formulir evaluasi rekam medis bertujua

tracer rekam permasalahan memberikan pelayana

medis berkualitas kepada pa

2. Merekap hasil
berdasarkan ● Rekapitulasi (Komitmen Mutu)
evaluasi dan
SOP evaluasi yang Hasil Evaluasi gggvda
permasalahan
penggunaan telah terisi permasalahan dibuat

tracer rekam objektif sesuai realita

medis Hasil : ada bisa dipertanggun

Tersedianya hasil jawabkan (Akuntabil

kepatuhan Dalam mengeveluasi

penggunaan penggunaan tracer re

tracer rekam medis sesuai SOP da

medis dan permasalahannya say

pemecahan menyelesaikannya de

masalahnya netralitas tidak

menguntungkan satu

(Anti Korupsi)

Hasil tindak lanjut eva

dan penyelesaian ma

berorientasi pada kep

public (Nasionalisme

bersikap adil tanpa

diskriminatif dalam

pelaksaannya (Etika
6 Membuat 1. Menyusun Output : Saya akan membuat

laporan laporan Laporan dengan menggunaka

penggunaan 2. Mengetik Draf data yang valid dapat

tracer rekam laporan Hasil : dipertanggung jawabk

medis sesuai 3. Mengoreksi SOP (Akuntabilitas)

standar kembali laporan Penggunaan Laporan disampaikan

operasional dengan cermat tracer rekam atasan untuk dapat

prosedur dan teliti medis dapat mendukung program

4. Mencetak laporan terlaksana kesejahteraan pasien

5. Menandatangani Publik)

laporan Data-data Laporan tid

6. Memberikan digunakan untuk

laporan kepada mengutamakan kepen

atasan pribadi (Anti Korupsi

Dalam penyampaian

kepada atasan saya d

tepat waktu ,efektif , d

efisien (Komitmen m

Laporan digunakan u

mendukung kebijakan

(Nasionalisme)