Toprsblen de Colombia Gelbeamacin de Semone esowooN ee: recon verses | PtG. i062 | aie woe ‘ Oe 2015 74 pie 2015 Por la cual se adopta la actualizacién de las Tablas de Retencién Documental en la Gobernacién de Santander. EL GOBERNADOR DE SANTANDER En ejercicio de sus atribuciones legales y CONSIDERANDO PRIMERO: Que el articulo 2° literal b) de la ley 80 de 1989 “Por la cual se crea el Archivo General de la Nacién y se dictan otras disposiciones’, sefiaia las funciones de ese establecimiento pablico Nacional, establece: “Fijar politicas y expedir fos reglamentos necesarios para garantizer la conservacién y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nacién, de conformidad con fos. planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva’, luego Consejo Directivo en Virtud del Decreto 1126 del 29 de Junio de 1999. ‘SEGUNDO: Que con base en la Ley 80 de 1989, relaciona en su articulo 2, entre las funciones de! ‘Archivo General de la Nacion, promover de la Organizacién y fortalecimiento de los archivos del ‘orden Nacional, para garantizar la eficacia de la Gestion del Estado y la conservacién del pattimonio documental TERCERO: Que la ley 872 del 30 de Diciembre de 2003; ‘Por la cual se crea el sistema de gestion calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Pablico y en otras entidades prestadoras de servicio’, en Su atticulo primero establece: "Crease el Sistema de Gestién de la Calidad de las Entidades de! Estado, como una herramienta de gestion sistematica y transparente que permita digit y evaluar ot desemperio institucional, en términos de calidad y satisfaccion social en la prestacion de los Servicios a cargo de las Entidades y agentes obligados, la cual estar enmarcada en los planes festralégicos y de desarrollo de tales entidades. El sistema de gestion de la calidad adoptara en ‘cada entidad un enfoque basado en los procesos que se surten al interior de ella y en las expectativas de los usuarios, destinatarios y benefciarios de sus funciones asignadas por et ordenamiento Juridico vigente’ CUARTO: Que las Tablas de Retencién Documental es el listado de series con sus correspondientes tipos documentales, producides o recibidos por las Unidades Administrativas de tuna Entidad, en cumplimiento de sus funciones, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo (Acuerdo 005 de 2013 Consejo Directivo del Archivo General de la Nacién), QUINTO: Que las Tablas de Retencién Documental son el instrumento Archivistico esencial que permite la normailizacién de la gestion documental, la racionalizacion de la produccién decumental Y la institucionalizacién del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestién, central e historico de las entidades (Acuerdo 005 de 2013 Consejo Directivo del Archivo General de la Nacién), SEXTO: Que el articulo 24 de la Ley 594 de 2000 ~ Ley General de Archivo, sefiala la obligatoriedad para las Entidades del Estado de elaborar y adoptar las respectivas tablas de retencién documental, en concordancie con el Decreto 2578 de 2012 y el Acuerdo 004 de 2013. "Por el cual se Reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboracion, presentacién, evaluacién, aprobacion e implementacion de las Tablas de Retencién Documental y las Tablas de Valoracién Documental"ppashten de Colombes apg Prenton GF0243 32 recoucn | Feowentess versow «| PA. 2082 SEPTIMO: Que el decreto 2578 de 2012 y 2608 de 2012 se integraron en el Decreto No. 1080 de 2015, “Por el cual se expide el Decreto unico reglamentario del sector cultura” Titulo 2 Patrimonio Archivistico. OCTAVO: Que mediante resolucién No. 085 del 23 de abril de 2009 fueron aprobadas las Tablas de Retencién Documental, por el Archivo General de la Nacién, y adoptadas e implementadas por el Comité Intemo de Archivo del departamento de Santander, mediante resolucién No. 13859 del 16 de Octubre de 2009, NOVENA: Que mediante resolucién No 00142 del 8 de enero de 2014 se adopté la modificacién e inclusion de la actualizacion de las Tablas de retencién documental en la Gobemacion de Santander DECIMA: Que teniendo en cuenta la actual estructura orgénico funcional y las modificaciones a los procesos de la Administracion Departamental, se hizo necesario modificar la totalidad de las tablas {de retencion documental para cada una de las dependencias fueron aprobadas por el comité de ‘Archivo Intemo de la Gobemacién de Santander mediante Acta No. 03 de 28 de diciembre de 2015. RESUELVE: ARTICULO PRIMERO: Adoptar la actualizacién de la Tabla de Retoncién Documental de la ‘Gobernacién de Santander, aprobadas por el Comité Intemo del Archivo General de! Departamento de Santander. ARTICULO SEGUNDO: Ordenar la aplicacién de las tablas de retencién documental en todas las ‘dependencias productoras de documentos, las cuales se implementaran a partir de la fecha, ARTICULO TERCERO: Proveer lo necesario para la difusién y correcta aplicacion de las Tablas de Retencién Documental a todos los servidores piblicos de las diferentes secretarias de la Gobemacién de Santander a través de la Intranet con la cooperacién del Grupo de Gestién Documental de la Gobemnacién de Santander. ARTICULO CUARTO: La presente resolucién rige a partir dela fecha de su expedicién. i a D Dassen Siesonenge os DIC 2015 er oC a AREA DOR DE SANTANDER: Proyect: Yory Alexandra Lazaro Naranic Metoades Martinez Corea ~ Coordinadora fe Vo.Bo. Oficina Juridica