Practica de Auditoria Interna: Procesos en la empresa Prof. Rafael Valdez Martinez Caso Practico. Cierta empresa solicita a cierto despacho que realice una Auditoria Administrativa con el fin de determinar el origen de la disminucién de la productividad de la entidad (utilidades que han venido a menos ajio con afi), para lo cual se estipula un plan de trabajo, con el compromiso de que cumplida una fecha se presenten los resultados a la Direccion General. Las pruebas realizadas muestran que cl 70% de los problemas de la empresa, en cuanto a la disminucién de las utilidades, no se encuentran en los departamentos o areas de Contabilidad, Mercadotecnia, Tesoreria, Recursos Humanos, Producci6n, etcétera. ‘Aun no sc termina de leer el informe del dictamen, el ambiente esta tenso en la sala de juntas; en un tono de voz inquisitorio el Directivo de mayor rango pregunta: “Entonces, gquién es el responsable? El responsable del despacho de auditoria responde: “Se nos contraté para llegar a la causa y emitir una opinion imparcial, por lo que en nuestras observaciones encontramos que es la DG la que ocasiona que la empresa no esté siendo productiva, y por tanto no se logran las utilidades esperadas”, En ese preciso momento los rostros se ponen rojos y, con un tono exaltado, comentan: “Les contratamos a ustedes para que nos indiquen en dénde y quiénes son los responsables de los malos resultados, y en nuestra cara nos dicen que nosotros somos los responsables “. A continuacién, escuchamos con atencién la presentacién de evidencias y mostramos el andlisis con sus argumentos: Y La DG es el area que mas gasta en la organizacién (comprobado por las cédulas de gastos). ¥ La empresa carece de politicas y procedimientos, y los pocos que tienen la DG no los cumple. Ejemplo: “Aquel empleado que lIlegue después de las ocho de la mafiana lo regresan a su casa y no le permiten la entrada”, pero los integrantes de la DG en el mejor de los casos llegan después de las diez. v En la empresa hay varias “vacas sagradas” (el compadre, cufiados, yernos, amigos y familiares) que no cuentan con los conocimientos técnicos necesarios para poder desempefiar correctamente el puesto de trabajo. V Los hijos de los duefos toman decisiones sin respetar el orden jerarquico (hacen sus pininos) v La DGes el area que menos se capacita en la organizacion. ¥ La tecnologia con la que se cuenta es obsoleta y la informacién que se genera es un secreto; las empresas bien administradas no deberian tener nada que ocultar.Préctica de Auditoria Interna: Procesos en la empresa Prof. Rafael Valdez Martinez ¥ Las estrategias con las que se cuenta no se han modificado desde su creacion. ¥ La DG como estrategia busca nuevos clientes, mientras que a los actuales no les cumple con lo ofrecido, ¥ La rotacién del personal es alta y los empleados se quejan de la falta de empatia que hay hacia ellos, por lo que el conflicto se ve como algo negativo. v La DG no ensefia o instruye a las reas. Ensefiar es caracteristico de un buen liderazgo, ¥ Alsolicitar préstamos empresariales para capital de trabajo, el banco que les entrega el recurso les da tarjetas adicionales, con autorizacion del duefo, a los hijos y esposa; esos recursos no van a parar a los pagos necesarios en el flujo de efectivo (costos variables y fijos de la empresa), y se ocupan en viajes y articulos que no son deducibles ni tienen que ver con la empresa, por lo que el flujo de efectivo siempre esta corto. ¥ La DG no respeta el control presupuestal. Las negociaciones con los proveedores no son las mejores, ya que se les paga a destiempo; en ocasiones hay atraso en el pago de la némina, v Rara vez la DG observa las operaciones y no conoce a los clientes, si se toparén con un cliente fuera de la empresa no lo reconocerian debido a que la generacién a la cual servian ya cs otra. El nivel educativo de la organizacion se estancé. V La DG ha favorecido a cuidar los centavos, pero deja ir a los pesos al buscar proveedores que no cumplen con los certificados de calidad. ¥ La DG no escucha los problemas. Se rodea de la corte del rey, favoreciendo al mensajero que da buenas noticias y cerrandole la puerta a quien diga algo distinto a lo que quieren escuchar, por lo que hay cierta arrogancia hacia los resultados que son contrarios. v No hay una sana reinversion de utilidades en la empresa. En concordancia con las minutas de las juntas, con frecuencia hay cambios de rumbo, decisiones que se les da poco seguimiento, 0 se dan marcha atras para luego volverse a implementar. Y En la cuenta de Deudores diversos, la DG cuenta con saldos que pocas veces la empresa recupera. Y La DG no considera prioritario investigar, prefiere utilizar el camino conocido; dejan de lado la mente factura, las patentes, los derechos, consolidar la marca 0 los registros. ¥ Carencia en cuanto a la administracion de riesgos y manejos de crisis (aversién a los seguros, el personal que maneja activos no esta afianzado).Practica de Auditoria Interna: Procesos en la empresa Prof. Rafael Valdez Martinez ¥ Los contratos de las negociaciones comerciales no son revisados por especialistas legales. v La empresa no cuenta con 4rea de Planeacién Financiera y la claboracién de los presupuestos los elabora el area contable, en su conjunto (atrés de un escritorio). El area de Tesoreria se encuentra limitada, ya que la DG controla el flujo de efectivo; el retraso de la informacién provoca pagos a destiempo, por lo que se necesita recurrir frecuentemente a préstamos bancarios, inclusive se debe recurrir al factoraje financiero para poder pagar los compromisos a corto plazo. ¥ Como consecuencia de la deficiente profesionalizacion de la empresa, se refleja la disminucién de utilidades. Y Qué pasa si en la opinion del dictamen existen salvedades relativas a la DG? Los auditores utilizan su experiencia pasada al trabajar con ‘sus clientes actuales. Instrucciones: ¥ Con la Informacién anterior realice un anélisis de debilidades y amenazas (en una matriz) Y Haga la propuesta de mejoras para disminuir 0 desaparecer los problemas que presenta la organizacion ¥ Elabore un cuadro de recomendaciones y areas de oportunidad para mejorar la empresa.