Matriz de Escopo

Definir Escopo

FORA:

Pedidos feitos DENTRO:

diretamente ao Centro
de Distribuição, que Entregas de tubos e escapamentos feitas para t
tenham utilizado regiões do Brasil da linha de tubos e escapamen
transporte diferente de modal terrestre ou aéreo, de todos os pedidos o
terrestre ou aéreo. As duas fábricas no interior de São Paulo.
linhas de Telhas,
andaimes e Peças
Automotivas.
o

mentos feitas para todas as

tubos e escapamentos, por
todos os pedidos originados das
São Paulo.
 Voz do Cliente

Necessidade Clientes Direcionadores

Ressuprimento de Centro
Cliente interno: VOB de sitribuição é falho

Reestruturação da área
de logística

Reavaliação realística dos

prazos de entrega

Custos com transporte

Entregar o pedido aéreo emergencial
completo dentro do
tempo acordo para o
cliente.
(OTIF_entrega)
Entrega feita com atraso
Cliente externo: VOC
Cobrança de multa
contratual

Pedido entregue
incomppleto

Envio de parte do pedido

por avião

Prazo de entrega
apertado locais de difícil
acesso
 CTQs/CTPs

Frequência de
ressuprimento

Prazo mínimo de
entrega

Valor de transporte
emergencial

Dias de atraso

Valor médio de multas

Pedidos incompletos

Entregas aéreas
emergenciais

Distância até o cliente

Ano Meses OTIF_entrega
1 1 73.7%
1 2 66.3%
1 3 68.9%
1 4 73.7%
1 5 66.9%
1 6 #81,3%
1 7 63.0%
1 8 69.0%
_#1 9 53.3%
1 10 75.5%
1 11 64.3%
1 12 63.8%
2 13 70.2%
2 14 _73,8%
2 15 79.2%
2 16 69.0%
2 #!7 72.7%
2 18 75.5%
2 19 58.2%
2 20 63.2%
2 21 #_63,6%
2 22 64.8%
2 23 62.3%
2 24 73.2%
3 25 63.1%
3 26 68.2%
3 27 58.7%
3 28 a64,9%
3 29 63.1%
3 30 62.9%
 SIPOC

S I P
Suppliers Inputs Process
Fornecedores Insumos Processo

- Área de TI - portal do cliente

- Cliente
- qtd. deproduto IMPLANTAR PEDIDO
- especificações do produto

- Área Comercial - pedido implantado ACORDAR PRAZO DE

- Área de TI - mapa de entregas
- Cliente - disponibilidade do produto ENTREGA COM CLIENTE

- Área de Operação - pedido liberado SEPARAR E EMBALAR

- Plano de Saúde - separador
- Cliente - material para embalagem PRODUTO

- produto separado e embalado TRANSPORTAR PRODUTO

- Logísitca - Nota Fiscal
- Definição do modal ATÉ O CLIENTE

- produto transportado
- Modal / transportadora - Nota Fiscal ENTREGAR O PRODUTO
 O C
Outputs Customers
Produtos Clientes

- pedido impantado no sistema Voitto

Tubes Área Comercial

- prazo acordado
- pedido liberado para a expedição - Área de Expedição

- produto separado e embalado

- Nota Fiscal emitida - Logística / modal de
- Etiqueta de identificação impressa e transporte
colada no produto

- produto em transporte - Modal/ Transportadora

- produto armazenado no local da

entrega - Cliente
 Contrato de Projeto
Project Charter

Otmização do OTIF das entregas de tubos e

Projeto: Líder: Alexandre Roberto Madureira
escapamentos

Cliente: Logística Patrocinador: [CEO / Alta administração]

Área: Comercial, Expedição e Logística Data: 2/15/2019

Objetivo do Projeto

O projeto tem como objetivo aumentar o indicador OTIF_entregas para patameres aceitáveis, fazendo com que Voitto Tubes
obtenha maior qualidade no processo de entrega e minimize os custos com problemas de logística.

Justificativa / Histórico

A Voitto Tubes, atualmente, não consegue cumprir os prazos de entrega negociado junto aos clientes. Os relatórios recentemente divulgados aos
gestores apontam um OTIF_entrega (Indicador de entregas realizadas corretamente e no prazo negociado) mantendo-se em cerca de 63% e o valor
idealizado pela alta administração é de no mínimo 90%.

Definição da Meta KPIs

Aumentar o OTIF_entregas para 83% no prazo de 6 meses OTIF_entrega

Limites do Projeto (Inclui | Exclui)

Definir Escopo

FORA:

Pedidos feitos DENTRO:

diretamente ao Centro
de Distribuição, que Entregas de tubos e escapamentos feitas para todas as
tenham utilizado regiões do Brasil da linha de tubos e escapamentos, por
transporte diferente de modal terrestre ou aéreo, de todos os pedidos originados
terrestre ou aéreo. As das duas fábricas no interior de São Paulo.
linhas de Telhas,
andaimes e Peças
Automotivas.

Premissas e Restrições do Projeto

Equipe de Trabalho

Nome Cargo Área / Empresa

Líder: Alexandre R. Madureira BB Melhoria Contínua

Patrocinador: [nome] CEO Alta Administração

[nomes de 3 a 5 membros] [área da Melhoria Contínua]

[área comercial]
Membros
[área de expedição e logística]
da equipe:

Especialistas para [nomes de 2 a 3 membros] [área logística]

suporte técnico: [área da TI]

Requisitos do Cliente

Contribuições para o Negócio

Além do ganho financeiro, o projeto trará uma melhoria para a área de logística e fidelização dos clientes, que serão
atendidos de acordo com o que contrataram.

Valor do Ganho Financeiro (R$): 34.500/mês

Responsável pela Aprovação: [gerente de unidades da regional Minas Gerais]

Validação Final do Projeto

Aprovação: [assinatura do gerente da regional Minas Gerais]

 DEFINIÇÃO DO RACIONAL DAS METAS ESPECÍFICAS
Média Atual
No prazo incompleto_tubos 24.1%
Fora do prazo completo_tubos 17.7%
Fora do prazo completo_escap 13.7%
Fora do prazo incompleto_tubos 7.8%
No prazo incompleto_escap 1.8%
Fora do prazo incompleto_escap 1.6%
AS ESPECÍFICAS
Meta após Projeto Média Atual
10.8% OTIF_tubos 50.3%
7.4% OTIF_escapamentos 82.9%
5.6% MÉDIA 66.7%
7.0%
1.6%
1.4%
Média Atual Meta após Projeto
50.3% 74.7%
82.9% 91.3%
66.7% 83.0%
 Mapa de Processo

Fluxograma com etapas críticas identificadas

 Mapa de Processo

Fluxograma com etapas críticas identificadas

 Espinha de Peixe (Diagrama de

Logística

- Composição fracionada da carga

- Composição não planejada
- Falta de informação do prazo combinado com o cliente

- Desconhecimento do estoque
- Falta de sistemática de controle de estoque em tempo real
- Falta de funcionário no estoque

Estoque
 de Peixe (Diagrama de Ishikawa)

Comercial
- Falta de mapa geográfico no sistema
- Antecipação de pedidos
- Prazos acordados para sábdos e domingos
ente - Opções comerciais incompatíveis
- Desconheciento da capacidade de esoamento
- Falta de avaliação sistemática da voz do cliente

Efeito = Entregas fora

do prazo e/ou com
pedido incompleto de
tubos e escapamentos.
m tempo real - Alterações de cronograma
- Equipamentos obsoletos
- Excesso de retrabalho

Produção
 Matriz de Ca

Saídas do Processo
ID Possíveis Xs do processo (causas)

composição fracionada de carga

1

composição não planejada

2

falta de informação do prazo combinado

3

falta de mapa geográfico no sistema

4

antecipação de pedidos
5

prazos acordados para final de semana

6
Entradas

opções comerciais incompatíveis

7

desconhecimento capac. de escoamento

8

falta de avaliação sist. da voz do cliente

15 14 13 12 11 10 9

desconhecimento do estoque
alterações de cronograma de produção
Falta de sistemática de controle de estoque em tempo real
Falta de funcionário no estoque
Equipamentos obsoletos
Excesso de retrabalho
Matriz de Causa e Efeito

Principais saídas do processo

no prazo fora do prazo fora do prazo
incompleto_tubos completo_tubos completo_escap Total
10 9 8
5 0 0 50
5 0 0 50
0 5 5 85
0 5 5 85
5 5 5 135
0 5 5 85
0 5 5 85
3 5 5 115
0 5 5 85
5 5 5 135
0 5 5 85
0 5 5 85
5 5 5 135
0 5 5 85
0 5 5 85

0 correlação inexistente 1385

1 correlação fraca
3 correlação mediana
5 correlação forte
4%
4%
6%
6%
10%
6%
6%
8%
6%
10%
6%
6%
10%
6%
6%
 Matriz de Esforço X Impacto

antecipação de pedidos opções comerciais incompatíveis

falta de funcionário no estoque alterações de cronograma de prod
equipamentos obsoletos
excesso de retrabalho
to
Al
çor
fo
Es

falta de mapa geográfico no sistema composição fracionada de carga

desconhecimento capac. de escoamento composição não planejada
desconhecimento do estoque prazos acordados para final de semana
falta de avaliação sist. da voz do cliente
xo

falta de informação do prazo combinado

i
Ba

falta de sistemática de controle de estoq

Alto Baixo
Impacto
pacto

s comerciais incompatíveis
ções de cronograma de produção
amentos obsoletos
o de retrabalho

racionada de carga
não planejada
ados para final de semana
ação sist. da voz do cliente
mação do prazo combinado
mática de controle de estoque em tempo real

Baixo
 Brainstorming

CAUSA
1 Composição fracionada de carga

2 Composição não planejada

3 Prazos acordados para sábados e domingos

4 Falta de avaliação sistemática da voz do cliente

5 Falta de mapa geográfico no sistema

6 Desconhecimento da capacidade de escoamento

7 Desconhecimento do estoque

8 Antecipação dos pedidos

Brainstorming

SOLUÇÃO
Definir regras para liberação de cargas fracionadas junto à área comercial e logística.
Criar diferenciação para envio de cargas por relevância do cliente e tipo de produto.

Utilizar a gestão à vista e o Kanban para melhorar a comunicação entre as áreas de expedição e logística.

Bloquear no sistema a formalização de pedidos cujo prazo acordado seja no sábado, domingo e feriado.

Implementar uma sistemática de gestão de carteira de cliente na área comercial, incluindo a abordagem
periódica ao cliente para coletar informações relevantes.
Realizar reuniões mensais para alinhamento entre as áreas.
Implementar o mapa geográfico no sistema definindo o prazo de entrega para cada estado do Brasil e
regiões críticas dentro de cada estado.
Criar um padrão para área comercial consultar com informações sobre tempo de montagem de cargas e
capacidade de escoamento logístico.
Realizar treinamento e integração da área comercial com a área de logística.
Implementar a gestão à vista com previsibilidade futura para facilitar consulta da área comercial.
Manter o controle do estoque sempre em dia.
Criar um procedimento corporativo com regras de atendimento ao cliente (regras para prazos e
antecipações).
Diferenciar antecipação de faturamento do pedido e antecipação da entrega.
 Matriz de Priorizaç

Baixo Custo
Peso 7
Definir regras para liberação de cargas fracionadas junto à área comercial e logística. 5

Criar diferenciação para envio de cargas por relevância do cliente e tipo de produto. 5
Utilizar a gestão à vista e o Kanban para melhorar a comunicação entre as áreas de
expedição e logística. 5
Bloquear no sistema a formalização de pedidos cujo prazo acordado seja no sábado,
domingo e feriado. 5

Implementar uma sistemática de gestão de carteira de cliente na área comercial,

incluindo a abordagem periódica ao cliente para coletar informações relevantes. 5

Realizar reuniões mensais para alinhamento entre as áreas de logística e expedição. 5

Implementar o mapa geográfico no sistema definindo o prazo de entrega para cada

estado do Brasil e regiões críticas dentro de cada estado. 1

Criar um padrão para área comercial consultar com informações sobre tempo de
montagem de cargas e capacidade de escoamento logístico. 5

Realizar treinamento e integração da área comercial com a área de logística. 5

Implementar a gestão à vista com previsibilidade futura para facilitar consulta da
área comercial. 3
Manter o controle do estoque sempre em dia. 5
Criar um procedimento corporativo com regras de atendimento ao cliente (regras
para prazos e antecipações). 5

Diferenciar antecipação de faturamento do pedido e antecipação da entrega. 5

0
1
3
5
de Priorização

Facilidade de implantação Impacto de eliminação da causa

Total
8 10
3 1 69

3 1 69

5 3 105

3 5 109

5 3 105

5 3 105

5 5 97

5 3 105

3 5 109

5 3 91
5 5 125
5 3 105

5 3 105

correlação inexistente
correlação fraca
correlação mediana
correlação forte
 What
O Quê

Utilizar a gestão à vista e o Kanban para

melhorar a comunicação entre as áreas
de expedição e logística.

Bloquear no sistema a formalização de

pedidos cujo prazo acordado seja no
sábado, domingo e feriado.

Implementar uma sistemática de gestão

de carteira de cliente na área comercial,
incluindo a abordagem periódica ao
cliente para coletar informações
relevantes.

Realizar reuniões mensais para

alinhamento entre as áreas de logística e
expedição.

Implementar o mapa geográfico no

sistema definindo o prazo de entrega
para cada estado do Brasil e regiões
críticas dentro de cada estado.
 Criar um padrão para área comercial
consultar com informações sobre tempo
de montagem de cargas e capacidade de
escoamento logístico.

Realizar treinamento e integração da

área comercial com a área de logística.

Implementar a gestão à vista com

previsibilidade futura para facilitar
consulta da área comercial.

Manter o controle do estoque sempre

em dia.

Criar um procedimento corporativo com

regras de atendimento ao cliente (regras
para prazos e antecipações).

Diferenciar antecipação de faturamento

do pedido e antecipação da entrega.
 Planos de Ação (5W2H)

Why Who
Porque Quem

Para melhorar a composição das cargas Danilo (Coordenação de

de maneira a otimizar as entregas. Logística)

Para que não seja possível agendar Gustavo (Coordenação de

entregas nesses dias. TI)

Para ter pessoas da área comercial que

estejam habituadas às condições de Fabiana (Coordenação do
certos clientes reduzindo a possibilidade Comercial)
erros.

Para alinhar a separação e entrega dos Danilo (Coordenação de

pedidos previstos para entrega no mês. Logística)

Para impedir a atribuíção de prazo

Gustavo (Coordenação de
estreitos em regiões onde as TI)
dificuldades para a entrega são maiores.
 Para que o departamento comercial
possua um parâmetro na hora de Danilo (Coordenação de
Logística)
estipular o prazo para entrega.

Para troca de informações entre as áreas

para que se alinhem as necessidades de Fabiana (Coordenação do
cada uma, e possam trabalhar em Comercial)
sintonia.

Para consulta do departamento

comercial a fim de terem parâmetro
Danilo (Coordenação de
para estabelecer prazos e verificar a
Logística)
possibilidade de adiantamentos de
entregas.

Registrar em tempo real as entradas e

Ricardo (Almoxarifado)
saídas de itens no sistema

Fabiana (Coordenação do
Para padronizar as situações de Comercial)/ Danilo
atendimento aos clientes (Coordenação de
Logística)

Para que não haja confusão entre as Fabiana (Coordenação do

duas situações Comercial)
Ação (5W2H)

How How Much Where

Como Quanto Onde

Instalar painel de gestão à vistaem

área de fácil visualização e criar R$ 0.00 Setor de expedição
sistemática para Kanban de
retirada de cargas

Inserir bloqueio eletrônico de

agendamentos de entrada em dias R$ 0.00 Departamento de TI
não úteis

Dividir os clientes por região e

R$ 0.00 Departametno Comercial
atribuir a vendedores específicos

Reunir os responáveis pela Sala de reunião da

separação e entrega para R$ 0.00
Logística
planejamento.

Realizando cruzamento do CEP do

endereço de entrega com as
regiões e atribuíndo um prazo R$ 7,000.00 Departametno de TI
mínimo à entrega do pedido
 Descrever os procedimentos de
montagem dos conjuntos de itens R$ 0.00 Departamento de Logística
e os tempos médios de montagem
de cada item

Realizar dinâmica de integração de Departamento de logística

um dia com colaboradores de R$ 0.00 pela manhã e Comercial à
Logística e do Comercial. tarde

Criar quadro com atualizações

Sala do Deartamento
diárias dos indicadores e previsões R$ 500.00
Comercial
de logística

Registrar os dados no sistema ao

R$ 0.00 Almoxarifado
longo do dia de trabalho

Descrever as regras de maneira

clara, as situações em que é
possivel, as situaçãoes em que não R$ 0.00 Sala de Reunião do
é possível e os prazos mínimos a Departamento de Logística
serem respeitados.

Treinamento de colaboradores em
diferenciação dessas situações no R$ 0.00 Departamento Comercial
sistema
 When
Quando

3/30/2019

3/25/2019

3/30/2019

3/31/2019

4/13/2019
3/25/2019

3/30/2019

3/30/2019

3/18/2019

3/25/2019

3/30/2019
 Ganho financeiro do Projeto
Mês OTIFEntregas Ganho (R$)
35 78.10% R$ 0.00
36 81.50% R$ 17,250.00
37 84.00% R$ 46,000.00
38 83.10% R$ 35,650.00
39 85.50% R$ 63,250.00
40 84.50% R$ 51,750.00

Total nos 6 meses do projeto R$ 213,900.00

Total Real do Projeto R$ 206,400.00

Total anualizado do Projeto R$ 420,300.00

 Ganho (R$)
R$ 0.00
R$ 17,250.00
R$ 46,000.00
R$ 35,650.00
R$ 63,250.00
R$ 51,750.00

900.00 R$ 427,800.00

400.00

300.00