1

BAB III
PERSEDIAAN BARANG HOTEL

A. Persediaan (Inventory)
Hotel adalah jenis usaha jasa yang unik, karena memiliki persediaan. Persediaan
barang hotel, umumnya diselenggarakan untuk mendukung kelancaran operasional
hotel. Telah dijelaskan bahwa hotel adalah seluruh atau sebagian bangunan yang
digunakan untuk pelayanan kamar, makanan dan minuman serta rekreasi yang dikelola
dengan tujuan komersial.Persediaan barang hotel mempunyai peranan penting dan
selalu mendapat perhatian manajemen hotel.
Persediaan barang hotel merupakan barang-barang berupa makanan, minuman,
material supplies dan barang-barang lain yang dimiliki oleh hotel, yang tersedia untuk
diolah, dijual maupun untuk membantu kelancaran operasional hotel sehari-hari.
Besar kecilnya persediaan tergantung pada fasilitas yang dimiliki, jumlah kamar dan
tingkat turnovernya. Persediaan ini mempunyai arti khusus, karena turut menentukan
besar kecilnya laba/rugi perusahaan, memperlihatkan lancar tidaknya usaha,
menentukan besar kecilnya tingkat likuiditas dan lain sebagainya. Untuk memudahkan
penyusunan laporan cost reconsiliation, maka persediaan barang hotel dibuatkan suatu
rekening tersendiri yang disebut dengan rekening “inventory”. Rekening inventory ini
berfungsi untuk menampung semua barang yang ada dalam gudang.

B. Gudang (Storeroom)
Gudang adalah tempat penyimpanan barang-barang, baik untuk barang persediaan
maupun untuk barang modal (capital expenditure), seperti peralatan mekanik/elektrik.

C. Sistem Penyimpanan Barang Persediaan

Baik buruknya sistem penyimpanan persediaan sangat besar pengaruhnya bagi
ketahanan dan keawetan persediaan itu sendiri, untuk itu ada beberapa hal yang perlu
diperhatikan, yaitu:
1. Suhu/temperatur ruangan untuk masing-masing jenis barang.
2. Kebersihan dan kerapian penyusunan barang.
3. Metode penyimpanan barang.
4. Sistem ventilasi.
 2

D. Maksud dan Tujuan Diadakannya Persediaan

Maksud dan tujuan diadakannya persediaan dalam suatu perusahaan hotel adalah:
1. Menjaga kontinuitas usaha.
2. Menghindari penyimpanan yang berlebihan, guna mencegah over investement dan
barang yang rusak.
3. Menjaga jangan sampai terjadi kerugian sebagai akibat waktu penyerahan dan
menghemat biaya pemesanan.
4. Membuat perencanaan pembelian barang yang optimal.
5. Menjaga agar kebutuhan barang dapat seimbang dengan purchase (pembelian)
dan seimbang dengan inventory store system.
6. Mencegah slow moving items.
Barang-barang yang tahan lama, seperti barang material supplies dan barang-barang
modal disimpan di general store, sedangkan barang-barang yang mudah rusak dan
barang-barang minuman disimpan di daily store.

E. Motode Pencatatan Persediaan

Terdapat dua cara/metode membukukan/mencatat persediaan, yaitu:
1. Metode physical atau metode periodical atau metode berkala
Menurut metode ini, barang-barang yang disimpan di gudang dihitung satu per satu
setiap unit barang (per fisik unit barang), oleh karena itu metode ini disebut dengan
metode physical, sebab dihitung benda fisiknya. Disebut metode periodical, karena
menghitungnya pada akhir periode tertentu saja, misalnya setiap minggu, setiap
bulan atau setiap tahun, sesuai dengan kebutuhan hotel. Untuk mengetahui harga
pokok barang yang dijual (cost of goods sold), diperlukan nilai persediaan pada
akhir periode maupun pada awal periode. Jika nilai persediaan yang ada/tersedia
tidak dapat ditetapkan, maka harga pokok barang yang dijual juga belum dapat
ditentukan secara pasti.
Kelemahan metode physical:
Metode physical menitikberatkan pada pencatatan pembelian barang dan tidak
memperhatikan pencatatan pengeluaran barang. Yang diperhatikan adalah
berapakah yang dibeli, dan berapakan sisanya. Selisih antara barang yang dibeli
dengan sisa barang adalah barang yang dijual. Jadi, berapakah nilai yang dijual
sangat tergantung pada nilai sisa dan nilai yang dibeli. Nilai yang dibeli dicatat
sebagaimana terjadinya pada akun “pembelian”, akan tetapi dalam menentukan
nilai sisa timbul kelemahan dalam menilainya, terutama barang-barang yang cepat
rusak maupun barang-barang minuman yang baru dikonsumsi sebagian, sehingga
 3

dalam menentukan harga pokok penjualan terhadap nilai sisa, harus dilakukan
adjustment (penyesuaian) lagi dengan membuat jurnal penyesuaian. Kelemahan
yang lain adalah sering terjadi kesalahan dalam perhitungan fisik persediaan,
sehingga harga pokok penjualan dan laba juga akan salah.
2. Metode perpetual atau metode continues
Menurut metode ini setiap terjadi pembelian dan mengeluaran barang selalu
dicatat, sehingga pada saat itu pula nilai inventorynya dapat diketahui. Dalam
suatu hotel, setiap terjadi pembelian barang maupun pengeluaran barang akan
dicatat ke dalam kartu persediaan, yang disebut dengan bincard/cardex. Dengan
demikian, maka dengan mudah dapat diketahui cost dari barang-barang yang
dikeluarkan, dengan kata lain dapat diketahui cost of goods sold setiap saat.
Dalam metode ini tidak diperlukan pembuatan adjustment untuk menentukan
besarnya harga pokok penjualan.
Kelemahan metode perpetual:
Metode perpetual menitikberatkan pada pencatatan pembelian dan pengeluaran
barang, sehingga nilai inventory yang dihitung hanya semata-mata berdasarkan
atas catatan saja, tanpa melihat jumlah barang yang sebenarnya.

F. Akibat Kesalahan Menghitung Persediaan

Setiap periode tertentu, bagian pengendalian biaya akan melakukan inventorisasi untuk
mengetahui persediaan barang yang masih ada dalam gudang. Oleh karena itu sangat
diperlukan agar nilai inventory dapat dihitung dengan secermat-cermatnya dan setepat-
tepatnya, supaya diperoleh gambaran yang wajar tentang keadaan keuangan
perusahaan.
Kesalahan menilai inventory, baik kesalahan menghitung, menimbang dan mencatat
inventory memberikan dampak pada periode yang sedang berjalan maupun periode
yang akan datang, dan yang paling terkena akibat dari ketidaktepatan penilaian
inventory adalah net income, dan secara terus menerus, karena closing inventory
sebelumnya menjadi opening inventory pada periode berikutnya.

G. Penetapan Jumlah Satuan yang Sebenarnya dalam Persediaan

Penetapan jumlah satuan barang dalam suatu hotel meliputi: perhitungan,
penimbangan dan pengukuran, harus dilakukan pada akhir periode akuntansi, misalnya
akhir minggu, akhir bulan ataupun akhir tahun. Inventorisasi ini dilakukan oleh petugas
pengendalian biaya (Cost Control Section). Sebaiknya inventorisasi persediaan yang
ada di departemen operation, dilakukan pada malam hari, pada saat berkurangnya
 4

kegiatan hotel. Barang-barang yang diinventorisasi pada malam hari ini adalah barang-
barang (bahan-bahan) makanan, minuman yang dijual di departemen outlet seperti
restaurant dan bar. Sedangkan untuk barang-barang yang disimpan di gudang (di daily
store maupun di general store), inventorisasinya dapat dilakukan oleh petugas
pengendalian biaya setiap akhir periode. Selama diadakan inventorisasi di gudang,
harus diusahakan agar semua kegiatan keluar masuknya barang dihentikan sampai
perhitungan selesai dilakukan. Agar kegiatan operasional hotel tidak terganggu,
petugas pengendalian biaya harus memberitahukan sebelumnya bahwa akan diadakan
inventorisasi dan disarankan untuk merequest terlebih dahulu barang-barang yang
diperlukan selama berlangsungnya inventorisasi.
Penetapan jumlah satuan barang dihitung dengan cara membandingkan jumlah barang
yang tercantum di bincard dengan di cardex, di mana jumlah keduanya harus sama,
kemudian baru dicocokkan dengan jumlah barang yang ada. Untuk barang-barang yang
ada di restaurant dan bar, pencatatannya menggunakan formulir daftar persediaan
(inventory sheets). Hasil dari seluruh inventorisasi akhir bulan akan dicatat langsung ke
formulir cost reconciliation sebagai closing inventory.
Store room inventory (buku biru) disiapkan oleh petugas pengendalian biaya, yang
memuat beberapa hal berikut:
1. Jenis barang (articles)
2. Jumlah barang (quantity)
3. Harga per unit barang (price)
4. Jumlah nilai barang per unit (amount).