SURAT DINAS

A. Pengertian Surat Dinas

Surat dinas merupakan jenis surat resmi yang banyak digunakan dan dikeluarkan oleh berbagai
instansi atau lembaga, khususnya lembaga pemerintah. Surat dinas menginformasikan hal-hal bersifat
kedinasan atau berhubungan dengan administrasi.
B. Jenis-jenis Surat Dinas
1. Surat Pemberitahuan
Surat pemberitahuan adalah surat yang menginfromasikan kepada semua anggota dalam lingkungan
instansi atau lembaga dengan tujuan agar mereka mengetahui tentang apa yang perlu diketahui. Ciri-
ciri surat pemberitahuan adalah bersifat mengirimkan kabar atau berita serta bertujuan untuk
memberitahukan sesuatu. Sifat penyampaian isi surat pemberitahuan dapat dibedakan menjadi dua
macam, yaitu pemberitahuan yang isisnya merupakan inisiatif pengirim surat serta pemberitahuan
yang isisnya merupakan jawaban atau balasan atas surat yang diterima sebelumnya. Struktur isi surat
pemberitahuan adalah sebagai berikut:
a. Bagian pembuka, yaitu bagian pengantar atau pendahuluan yang berisi masalah pokok surat.
b. Bagian isi, yaitu bagian yang berisi rincian, uraian, keterangan, atau penjelasan dan masalah
pokok yang akan diberitakan.
c. Bagian penutup, yaitu bagian yang berisi harapan agar pihak yang dituju dapat memaklumi hal
yang disampaian .
2. Surat Undangan
Surat undangan adalah surat pemberitahuan yang sifatnya mengharapkan kehadiran seseorang atau
sekelompok orang untuk dapat berpartisipasi dalam suatu acara tertentu yang dilaksanakan pada
tempat dan waktu tertentu. Jenis-jenis surat undangan:
a. Undangan resmi adalah undangan yang dikeluarkan oleh badan, instansi, atau organisasi resmi
dan bersifat formal. Contohnya, undangan untuk menghadiri rapat, acara pelantikan, dan upacara
kenegaraan. Ciri-ciri undangan resmi adalah menggunakan kop surat, menggunakan model atau
bentuk yang standar, menggunakan bahasa resmi, menggunakan kertas yang dikhususkan untuk
surat-menyurat.
b. Undangan setengah resmi adalah undangan yang biasanya dibuat untuk kegiatan yang tidak terlalu
resmi. Contohnya, rapat keluarga atau arisan. Ciri-ciri undangan setengah resmi adalah tidak
menggunakan kop surat, bentuk surat boleh tidak standar, bahasa yang digunakan boleh
campuran, menggunakan kertas yang lazim untuk surat-menyurat.
c. Undangan tidak resmi/undangan pribadi adalah undangan yang dibuat oleh perseorangan untuk
keperluan dirinya sendiri. Contohnya, undangan ulang tahun dan undangan tasyakuran.
3. Surat Kuasa
Surat kuasa adalah surat yang berisi pelimpahan wewenang kepada seseorang atau pejabat yang dapat
dipercaya untuk bertindak untuk mewakili orang yang memberikan kuasa, karena orang yang
bersangkutan tidak melaksanakannya sendiri. Berdasarkan keperluannya, surat kuasa dibagi menjadi
dua, yaitu untuk keperluan internal organisasi dan untuk keperluan eksternal organisasi.
4. Surat Keterangan
Surat keterangan adalah surat yang isinya menerangkan aktivitas seseorang atau sesuatu hal.
Berdasarkan kepentingannya, surat keterangan dapat dibedakan menjadi 3, yaitu:
a. Surat keterangan biasa adalah surat yang diberikan kepada orang yang isinya menerangkan
tentang kegiatan sebagai warga masyarakat ditengah kesibukan sehari-hari. Contohnya, sebagai
karyawan atau sebagai anggota suatu organisasi. Isi pokok surat keterangan biasa adalah data
pribadi atau jabatan yang menerangkan, data pribadi pihak yang diterangkan, isi keterangan,
tujuan keterangan dibuat, dan penutup (berisi imbauan atau harapan agar pihak ketiga maklum).
b. Surat referensi adalah surat keterangan dari pihak ketiga yang berisi penilaian mengenai
kepribadian, kelayakan, keahlian, dan kualifikasi pihak pertama yang bersifat rahasia, untuk
kepentingan pihak kedua. Surat referensi dibagi menjadi tiga, yaitu:
 Surat referensi dagang, yaitu surat keterangan yang digunakan oleh pedagang yang ingin
membeli secara kredit dalam jumlah besar.
 Surat referensi bank, yaitu surat keterangan yang digunakan oleh nasabah untuk mengajukan
pinjaman/kredit multiguna pada bank.
 Surat referensi pribadi, yaitu surat yang digunakan oleh seseorang untuk melamar pekerjaan
dengan menunjukkan surat dari salah satu pejabat tempat ia bekerja sebelumnya untuk
memberi keterangan positif mengenai identitas pelamar.
 c. Surat rekomendasi adalah surat keterangan dari pimpinan perusahaan yang diberikan kepada
pihak ketiga, berisi data-data kepribadian yang positif, yang sudah diketahui terlebih dahulu oleh
pihak kedua.
5. Surat Pernyataan
Surat pernyataan adalah surat yang menyatakan keadaan seseorang atau instansi yang ditulis dengan
sebenarnya dan dapat dipertanggungjawabkan. Surat pernyataan yang berkaitan dengan aspek hukum
harus ditulis di atas kertas segel atau kertas biasa yang dicantumkan materai.
6. Memo dan Nota Dinas
Memo merupakan singkatan dari memorandum yang berasal dari kata memory dalam bahasa Inggris,
yang berarti ingatan. Jadi, memo merupakan surat yang menyangkut informasi yang bersifat
mengingat. Isi berita dalam memo sangat singkat, biasanya berupa perintah, pertanyaan,
pemberitahuan, atau permintaan.
Sementara itu, nota berasal dari kata note dalam bahasa Inggris, yang berarti catatan. Isi pesan dalam
nota dinas umumnya juga singkat seperti memo. Namun, biasanya berupa surat peringatan,
penunjukan, atau keterangan, secara resmi (dinas) agar dapat diperhatikan sepenuhnya dan
dilaksanakan dengan penuh rasa tanggung jawab.
Tujuan penggunaan memo dan nota adalah meminta informasi, memberikan informasi, memberikan
petunjuk-petunjuk, memberikan informasi yang bersifat mengingatkan.
7. Surat Edaran
Surat edaran adalah surat yang dibuat untuk memberitahukan sesuatu, yang ditujukan kepada
beberapa orang/kantor atau kepada banyak pihak. Berdasarkan tujuan sasarannya, surat edaran
dibedakan menjadi dua, yakni:
a. Surat edaran untuk orang banyak yang jumlahnya terbatas atau bisa dihitung dengan pasti.
Contohnya, surat edaran di lingkungan kantor dari pimpinan kepada karyawannya atau
pelanggan/nasabah.
b. Surat edaran untuk orang banyak yang tidak terbatas jumlahnya atau kepada masyarakat umum.
Contohnya, surat edaran bersifat promosi atau penawaran barang atau jasa.
8. Surat Pengantar
Surat pengantar adalah surat untuk mengantar sesuatu dengan maksud agar penerima dapat
mengetahui maksud sesuatu yang diterimanya.
Fungsi surat pengantar antara lain sebagai berikut:
a. Pengantar orang. Contohnya, dapat memperkenalkan seseorang melalui surat yang dibawa oleh
orang itu sendiri untuk menghadap orang yang dituju.
b. Pengantar berkas atau dokumen. Contohnya, berkas usulan kenaikan pangkat karyawan dari satu
unit untuk diproses lebih lanjut pada unit tertentu.
c. Pengantar barang. Contohnya, mengantarkan barang paket kiriman dari penjual kepada pembeli.
9. Surat Perintah
Surat perintah adalah surat yang dikeluarkan oleh suatu instansi/pihak yang lebih tinggi, yang
ditujukan kepada instansi/pihak yang lebih rendah (bawahan) agar bawahan tersebut melakukan
sebagaimana yang dijelaskan dalam surat perintah.
10. Surat Instruksi
Surat instruksi adalah surat yang berisi perintah, dilengkapi dengan petunjuk-petunjuk yang
bersumber pada peraturan dan kebijaksanaan pimpinan. Surat instruksi biasanya digunakan di
lingkungan pemerintahan dan di lingkungan swasta.
11. Surat Tugas
Surat tugas adalah surat yang datang dari pihak lebih tinggi/pejabat untuk menugaskan kepada
bawahan agar melakukan pekerjaan tertentu. Surat tugas sifatnya singkat, tetapi jelas.