Desarrollo actividad 2: Paralelo clases de documentos

Claudia ffaema cruz santos

PARALELO CLASES DE DOCUMENTOS

Su raíz lingüística proviene del latín documentum, un documento es una carta, diploma o
escrito que ilustra acerca de un hecho, situación o circunstancia. También se refiere al
escrito que presenta datos susceptibles de ser utilizados para comprar algo. A parte de la
anterior definición, también encontramos que los documentos se clasifican en dos gran
des grupos: En primer lugar, encontramos los documentos textuales, los cuales son los
realizados en papel, y en segundo lugar encontramos aquellos documentos no textuales,
que son aquellos que utilizan cualquier otro tipo de soporte para guardar una información
concreta.

Por otra parte tenemos los archivos los cuales constituyen la garantía de la evolución
jurídica y administrativa de la sociedad, puesto que posibilitan mantener la continuidad
institucional e integración de todos sus procesos que contribuyen a su planificación y
control, teniendo en cuenta que la delimitación entre los históricos y los administrativos es
convencional, y que los documentos son los mismos desde que se producen en la oficina ,
como soporte físico de una gestión determinada hasta que son depositados en los
archivos históricos donde son considerados, además de testimonio como fuente primaria
para la investigación y conforman el patrimonio histórico documental del país.

CLASES DE DOCUMENTOS

Se considera que el documento por su estructuración, es a la vez medio y comunicación

de información y conocimiento, de manera que su principal caracterización lo configura en
las siguientes dimensiones: su soporte físico o material, el mensaje e información que
conlleva y la facultad intrínseca de transmitir y difundir ese conocimiento; de manera que,
a grandes rasgos se pueden identificar y resumir dos clases de documentos.

Documento de Archivo: determinado por el lugar donde se encuentra toda la información

producida o recibida por una entidad pública o privada, en razón de sus actividades o
funciones.

Documento Electrónico: toda la información generada, enviada, recibida, almacenada o

acumulada por medio electrónico. También se encuentran documentos electrónicos de
archivo que cumplen su acción durante todo el ciclo vital documental, como son los
archivos: de gestión, central e histórico.
 CLASE DE
DEFINICIÓN USO DIFERENCIA SIMILITUDES
DOCUMENTO
DOCUMENTO Según el artículo 3 de la ley 594 de Son el Pueden hacer parte de
DE ARCHIVO 2000, se conoce como documento conjunto de ellos los documentos
de archivo, el registro de información documentos electrónicos, pero
producida o recibida por una que se usan también hacen parte
organización pública o privada, en de manera los documentos
razón de sus funciones y/o
frecuente por textuales que se
actividades.
la trasmiten a través de
También podemos decir que el
documento de archivo se refiere al organización medios magnéticos o
resultado de una acción y es definido emisora y/o evidencias fisicas.El
por distintos autores como aquel que receptora y valor documental se
el producido y/o recibido por por las determina de acuerdo
institución o individuo durante la entidades a su autenticidad y el
trayectoria de su comisión o públicas, contenido de los
actividad para el cumplimiento de privadas y/o documentos debe Comparten los
sus objetivos y conservado como personas permanecer con sus mismos objetivos,
prueba e información, es decir, su naturales soportes, esto permite los cuales son el
finalidad es cumplir con alguna interesadas. que se mantenga la mantener y
gestión. preservar la
integridad de la
Los Documentos de Archivo nacen
información que información de
debido a los procesos manera
administrativos. Esto ocurre porque reposa en el
documento. organizada y
los autores de dichos procesos han
preservada.
de justificar documentalmente sus
decisiones, expresando el
cumplimiento de la ley, la En ambos casos
oportunidad del criterio adoptado y la se debe contar
lógica, y coherencia del con el personal
procedimiento seguido. idóneo para su
Parte importante de los documentos manipulación al
de archivo son sus valores igual que con los
equipos para su
documentales mismos que tienen
mantenimiento.
una estrecha relación con la teoría
del ciclo vital, estos valores
El proceso de
denominados primarios y
clasificación
secundarios se deben identificar documental se
durante una valoración documental desarrolla de
que se da en el archivo de igual forma para
concentración.
 Se conoce como documento Su diseño y Puede ser que no todo ambos tipos.
electrónico, el conjunto de la creación se documento electrónico
información generada, enviada, realiza, en la se convierta en un Se deben realizar
recibida, almacenada o acumulado mayoría de documento de archivo, archivos para su
por una organización pública o los casos además que no son clasificación.
privada, por medio magnético, los para ser físicos, si no que se
cuales pueden hacer parte a su vez
interpretados hacen visibles u oídos
del archivo de gestión, archivo
visual, a través de
central o archivo histórico.
Debe ser entendido como el auditiva e herramientas como
conjunto de documentos producidos, incluso pantallas
recibidos o reunidos por una manualmente (computadores, Tablet,
persona física o jurídica de modo y como iPhone, tv) o de audio
involuntario, natural y espontáneo reflejo y/o (grabadoras, celulares,
En el transcurso, y como apoyo, de prueba de lo computadores, entre
DOCUMENTO su actividad de la que es testimonio, plasmado de otros). Su contenido
ELECTRÓNICO haciendo uso de la electrónica, que manera solo puede ser leído
se conservan y transmiten también escrita. mediante un
mediante medios electrónicos en dispositivo electrónico,
depósitos de conservación ya sea iPad,
permanente tras efectuar una ordenador o móvil. Su
selección a partir de la identificación autenticidad depende
y valoración de las series, con del hardware o
medidas de autentificación y de software utilizado para
preservación adecuadas y con una su creación, además
organización respetuosa con su que solo se podrá
modo de producción, con el fin de mantener si se
garantizar su valor informativo, legal conserva en su
y cultural así como de permitir su estructura original.
acceso y uso también mediante las
tecnologías de la información.