O que é a ferramenta 5W2H?

A ferramenta 5W2H é um checklist administrativo de atividades, prazos e

responsabilidades que devem ser desenvolvidas com clareza e eficiência por
todos os envolvidos em um projeto. Tem como função definir o que será feito,
porque, onde, quem irá fazer, quando será feito, como e quanto custará.
A sigla é formada pelas iniciais, em inglês, das sete diretrizes que, quando bem
estabelecidas, eliminam quaisquer dúvidas que possam aparecer ao longo de
um processo ou de uma atividade.
São elas:
Os 5W:
o What (o que será feito?)
o Why (por que será feito?)
o Where (onde será feito?)
o When (quando será feito?)
o Who (por quem será feito?)
Os 2H:
o How (como será feito?)
o How much(quanto vai custar?)
Ou seja, a metodologia 5W2H é formada pelas respostas para essas sete
perguntas essenciais de qualquer planejamento, seja de um projeto ou de uma
área inteira.
Com essas respostas em mãos, você terá um mapa de atividades que vai
ajudar a tornar a execução muito mais clara e efetiva, como vamos explicar!

Como fazer 5W2H na prática

Como você já deve ter percebido, esta é uma ferramenta extremamente útil e
flexível. Com inúmeras possibilidades, você pode e deve usá-la para tornar mais
palpável o Planejamento Estratégico, Tático e Operacional.
Ou seja, traduzindo os objetivos e metas em planos de ações e iniciativas, ou
mesmo para o dia a dia da empresa, utilizando a ferramenta para definir os
responsáveis, datas e recursos para projetos e atividades menores.
Nesse momento, ainda não são necessários softwares, equipamentos e
nenhum outro grande investimento. Para começar a utilizar a ferramenta
5W2H em sua empresa você pode utilizar um quadro branco ou uma planilha
eletrônica.
Ou, ainda, qualquer outro instrumento de sua preferência, pois tudo que você
precisa é de um meio para colocar as sete colunas (5W e os 2H) e comunicar
sua equipe sobre o que precisa ser feito.
A imagem abaixo é um exemplo prático do 5W2H:
O que é o Programa 5S?
O Programa 5S é um programa de qualidade que visa melhorar o ambiente de trabalho e
a produtividade, tomando por base cinco sensos, que são:

 Utilização
 Organização
 Limpeza
 Bem estar
 Autodisciplina.

Mas, você deve estar se perguntando: "De onde vem esse 5S?". Os cinco sensos vêm
das palavras japonesas seiri, seiton, seiso, seiketsu e shitsuke. No qual:

 Seiri - senso de utilização

 Seiton - senso de organização
 Seiso - senso de limpeza
 Seiketsu - senso de conservação
 Shitsuke - senso de autodisciplina.

Veremos as aplicações desses sensos mais a frente.

Voltando ao Programa 5S, ele pode ser considerado como uma ferramenta enxuta que
tem como objetivo básico promover uma ordem sistêmica do funcionamento de um
processo em um ambiente de trabalho.

Ele compreende desde layouts de escritório e organização e manutenção de móveis e

materiais, até disponibilidade de dados e informações eletrônicas em um computador.

Focado na melhoria contínua, é um programa de caráter participativo, sendo uma

ferramenta para educar as pessoas de forma fácil, simples e efetiva dentro e fora do
ambiente de trabalho.

E sabe qual é o melhor de tudo? É que o programa 5S traz resultados imediatos e

duradouros para a empresa.

O grande objetivo do Programa 5S

De forma sucinta, podemos dizer que o grande objetivo do programa 5S é aumentar a
produtividade e melhorar resultados.

Para atingir esse objetivo, o programa 5S será desenvolvido em quatro áreas diferentes
com objetivos específicos em cada uma delas: Pessoal, Empresa, Segurança e
Processos.

Pessoal

 Desenvolver trabalho em equipe;
 Otimizar tempo;
 Aumentar a produtividade.
Empresa

 Facilitar a arrumação interna

 Melhorar a imagem da empresa
 Eliminar desperdícios.

Segurança

 Aumentar a segurança
 Diminuir acidentes de trabalho.

Processos

 Otimizar e racionalizar processos

 Incrementar a eficiência.

O que é o ciclo PDCA

O PDCA é um método de gerenciamento com foco na melhoria contínuaque tem

como objetivo controlar e melhorar os processos e produtos continuamente.
O PDCA cresceu muito e se tornou famoso dentro da Qualidade Total (TQC),
considerada como um sistema de gestão inovador para a época - e até para os dias
atuais! - com princípios e fundamentos ainda adotados.
Neste período, as ferramentas da qualidade também estavam sendo usadas com forte
apelo estratégico, e não demorou muito para que fossem introduzidas a este modelo
revolucionário para resolução de problemas e geração de oportunidades.

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O que o ciclo PDCA proporcionou para estas

empresas?   
A resposta dessa pergunta é muito simples: proporcionou um aumento de
competitividade, já que problemas são corrigidos de modo muito mais eficiente.
Além disso, é possível, através do próprio ciclo de melhoria e da gestão da qualidade,
a padronização dos resultados obtidos. Assim, este problema não retorna e o
desempenho envolvido é estabilizado.

Com o tempo, as indústrias e demais organizações que utilizavam o ciclo PDCA

começaram a obter os benefícios de sua adoção. Pois, além da correção de problemas,
este método também possibilita e estimula o enfoque na prevenção e na melhoria de
processos e produtos.

O Ciclo PDCA também é aplicável ao Lean Seis

Sigma?   
Por se tratar de uma metodologia de pensamento estruturada para a resolução de
problemas e oportunidades, ele é sim aplicável também a projetos Lean Seis Sigma.
Por isso, não é à toa que algumas empresas nacionais e internacionais adotam este
programa de melhoria dentro do Ciclo PDCA, e não do método DMAIC.

Aí você pode ficar com a seguinte dúvida: mas então há diferença nos resultados que
posso obter com cada método? Não! A diferença de fato entre estas duas inovadoras
metodologias é atrelada aos seus princípios culturais e motivação para surgimento, que
tornaram hábito o uso de ferramentas e técnicas peculiares para cada lado.

Caso queira entender mais sobre a diferença desses dois métodos, leia o artigo Ciclo
Pdca e sua relação com o método DMAIC.

As 4 etapas do ciclo PDCA

Para uma melhor compreensão do Ciclo PDCA, vamos explicar o que acontece em cada
uma dessas 4 etapas e quais são as ferramentas que você pode utilizar para implementá-
las.

1. Planejar (Plan) 
Depois de uma breve identificação do problema-oportunidade, é realizado um
consistente levantamento de dados e informações, para que, assim, o escopo deste
projeto de correção, prevenção ou de melhoria possa ser o mais completo possível.
Por meio destas informações contidas no escopo, o problema será analisado e as
soluções para resolvê-lo serão conhecidas e inseridas em um plano de ação.
Existem diversas ferramentas da qualidade que podem te auxiliar nessa etapa. E quais
são elas?

 O Fluxograma, por exemplo, pode ser utilizado para conhecer o problema

 A Folha de Verificação e o Histograma para mensurá-lo
 A Brainstorming, o Diagrama de Dispersão, o Diagrama de Ishikawa e o Diagrama
de Pareto para analisá-lo, ponderá-lo e encontrar as soluções mais apropriadas
 E, por último, tem o Diagrama de Gantt, que através dele o Plano de Ação pode ser
facilmente elaborado.

2. Executar (Do)
Com o plano de ação em mãos para resolver o problema, todas as tarefas entram de fato
em funcionamento!

As causas raízes já foram descobertas e as melhores ideias para resolvê-las já foram

conhecidas. Agora, só resta executá-las de acordo com o plano.

É nessa fase que os resultados são gerados. O nível de resultados depende da

qualidade das ações e do nível de execução do plano de ação.
Ferramentas como a FMEA (Análise dos Modos de Falha e Seus Efeitos)podem
auxiliar também nesta missão.

Agora irei dar algumas valiosas dicas para esta etapa, então pega um papel e anote!

1. Apresente claramente as tarefas, para não cobrar algo que foi "mal combinado"
 2. Acompanhe e registre os resultados, sendo eles positivos ou negativos
3. Peça a opinião dos operadores e supervisores sobre as alterações, pois eles que
executam e acompanham o processo de perto
4. No caso de treinamentos, programe-se para não comprometer as atividades da empresa
e transmita a importância dos mesmos.

Tem uma frase muito boa do Carlos Brito, CEO da AMBEV, que resume essa etapa: "É
melhor uma ideia simples e uma execução impecável, do que uma ideia genial e uma
execução falha".

3. Avaliar (Check) 
Ações executadas deverão ser mensuradas!
Essa etapa basicamente é uma reflexão sobre os resultados e sobre o
comprometimento dos responsáveis com a implementação das ações definidas.

Então, agora está na hora de falar das ferramentas da qualidade que auxiliam nessa
etapa. Vamos lá?

O Histograma e as Cartas de Controle podem ser muito bem aproveitadas. Além

destas, aqui também deve ser utilizada a métrica de desempenho relacionada lá no
escopo do projeto, seja ela um indicador de OEE, um indicador de capacidade de
processo (CPK) ou até mesmo uma métrica 6 Sigma, por exemplo.
Existem alguns pontos importantes de verificação, sendo eles:

1. Garantia da autenticidade das informações da meta para que os resultados não sejam
mascarados
2. Procure converter e comparar os resultados financeiros gerados pela ação
3. No caso de os resultados serem insatisfatórios, certifique-se de que todas as ações foram
implantadas
4. Alteração de algum fator (interno ou externo) pode alterar as características e análises
do problema e, consequentemente, alterar os resultados.

4. Agir (Act) 
Validou as ações executadas? Então, agora o objetivo é padronizar os ganhos obtidos!
Chegamos na última etapa, na qual são aplicadas as ações para corrigir aquilo que
foi identificado como errado na 3ª etapa. Com isso, você pode estar aperfeiçoando o
seu processo de forma contínua.
Para que os mesmos problemas não retornem e o desempenho futuro decorrente não
reduza, ferramentas como 5S, POP (Procedimento Operacional Padrão), CEP
(Controle Estatístico de Processos) e Poka-Yoke podem ajudar.

É lógico que existem casos e casos para esta mútua aplicação, mas deixar de implantar
ao mínimo uma destas ferramentas poderá ser prejudicial no futuro.

Como já dizia o pai do Sistema Toyota de Produção, Taiichi Ohno: "Onde não há

padrão, não pode haver melhoria".

Ciclo PDCA: como aplicar com a metodologia MASP?

A metodologia MASP e o Ciclo PDCA são ferramentas utilizadas, muitas vezes em
conjunto, por organizações que desejam atuar na causa dos problemas e na melhoria
da efetividade dos processos da organização.
O que é a metodologia MASP?
MASPé uma metodologia com base no Método de Análise e Solução de Problemas.
Já o PDCA é um ciclo de melhorias, composto pelas etapas Plan, Do, Check e Action,
como você pôde ver anteriormente.
Ambas as metodologias são utilizadas na gestão da qualidade para a melhoria de
processos.
Quadro comparativo das metodologias MASP PDCA 

Aplicação da metodologia MASP e PLAN do ciclo PDCA

A metodologia MASP faz uso dos conceitos do PDCA, em especial da etapa P (Plan)
para desenvolver um foco na melhoria contínua.
Conheça as etapas do método MASP:
1. Identificação do Problema: Definição de problema e reconhecimento de
importância
2. Observação: Descoberta das características específicas do problema através de coleta
de dados e da observação do local
3. Análise: Definição das causas influentes e escolha das mais prováveis
4. Planejamento da ação: Elaboração do plano de ação
5. Ação: Execução das ações propostas
6. Verificação: Verificação da efetividade das ações realizadas
7. Padronização: Elaboração de padrão a ser utilizado posteriormente de acordo com os
resultados obtidos. Foco: prevenir reincidência de erros/problemas
8. Conclusão: Reavaliação do processo utilizado para resolução do problema e
planejamento de melhorias.
Comparação MASP e PDCA
Na fase do planejamento (P): Utilização de ferramentas para identificação do
problema, a exemplo brainstorming para levantar todas as causas do problema.
Posteriormente, priorização do Diagrama de Ishikawa para verificar o comportamento
das causas que serão investigadas. Para planejar as ações, poderá ser utilizada a
ferramenta 5W2H como plano de ação.
Na fase de execução (correspondente ao D): realização do plano de ação.
Na fase da verificação (correspondente ao C): constatação se plano de ação foi
efetivo.
Na fase da conclusão (correspondente ao A): padronização do plano de ação, caso
tenha sido efetivo ou direcionamento de ações de prevenção para que os mesmos
erros/problemas não voltem a ocorrer.
Lembrando que, da finalização de um ciclo e início de outro, é imprescindível o
planejamento do que será realizado. Ao passo que as ações são realizadas, a organização
deve acompanhar e monitorar os resultados para a avaliação da efetividades da
implantação ao final do ciclo.

Quero focar na melhoria contínua!