Kiem Tra Lan 2 - Lop CK-K41

Nội dung 1: Trình bày vai trò và nguyên tắc của giao tiếp hành
chính. Theo đồng chí, việc giao tiến hành chính tại cơ quan, địa phương
hoặc cơ sở nơi đồng chí công tác thường gặp những thuận lợi và khó khăn
gì. Đề ra giải pháp khắc phục.
TRẢ LỜI
Giao tiếp hành chính được hiểu là toàn bộ các hình thức giao tiếp được
diễn ra trong môi trường thực thi công vụ, có ít nhất một bên tham gia là cán bộ,
công chức thực hiện nhằm hướng tới phục vụ mục tiêu, nhiệmvụ, chức năng của
hoạt động công vụ, của nền hành chính nhà nước.
Vai trò của giao tiếp hành chính.
a. Giao tiếp là phương tiện và cách thức quản lý.
- Đối với các nhà quản lý, giao tiếp cũng là một nhu cầu như đối với bất
cứ ai bình thường trên đời. Giao tiếp còn là một công cụ quan trọng giúp họ tổ
chức hoạt động.
- Hơn thế nữa, giao tiếp còn là một nội dung cơ bản mà các nhà quản lý
chịu trách nhiệm thiết kế, tổ chức và "nghiệm thu".
- Cuối cùng, giao tiếp là một cơ hội quan trọng để các nhà quản lý gây
ảnh hưởng và thể hiện sự nổi trội của mình so với các cán bộ, công chức hay các
nhà quản lý khác, nhằm làm cho cấp dưới "tâm phục, khẩu phục" mà hành động
theo cách nhà quản lý mong muốn.
b. Giao tiếp là thước đo văn hóa quản lý. Giao tiếp thực hiện các chức
năng rất cơ bản sau đây:
- Định hướng: Giao tiếp giúp chia sẻ và truyền đạt cái đích mà tổ chức
cần đạt đến cũng như cách thức để đạt được điều đó. Ở cấp độ này, có thể nói,
giao tiếp đóng một vai trò chiến lược trong việc giúp cho tổ chức tồn tại và phát
triển trong xã hội. Không có giao tiếp, thậm chí cả khi giao tiếp không hiệu quả,
các cá nhân, các nhóm khác nhau trong nhóm có thể xác định, hiểu và hướng tới
các mục tiêu theo những cách khác nhau. Điều này dẫn tới nhiều nguy hại trong
đó cần tính đến cả việc chia rẽ, bất đồng và tan rã tổ chức.
1 (K.Nương)
- Hợp nhất: Giao tiếp là cơ chế, là chất keo dính lôi cuốn những người,
những yếu tố có những điểm chung căn bản lại với nhau để hình thành tổ chức.
Khi tổ chức đã ra đời, giao tiếp, với các vai trò quan trọng giúp con người Biết -
Hiểu - Hành động và Cộng tác cho phép các yếu tố khác biệt, các cá nhân, đơn
vị, các nguồn lực, và các mục tiêu được kết nối với nhau theo cách những điểm
mạnh được kết hợp để nhân thêm sức mạnh và những điểm yếu được hỗ trợ, bù
đắp để có thể ảnh hưởng tiêu cực ít nhất đến tổ chức. Đối với cán bộ, công chức,
giao tiếp cho phép nắm bắt thông tin, hiểu biết về nhiệm vụ và trông đợi của tổ
chức đối với họ, tương tác với đồng nghiệp.
- Duy trì: Mỗi tổ chức đều có một số hoặc một hệ thống các giá trị mà
nó duy trì hoặc muốn khuếch trương, giao tiếp là cơ chế giúp định hình và duy
trì các giá trị đó.
- Động viên, khuyến khích: Giao tiếp trong quá trình thực thi không
đơn thuần và duy nhất liên quan đến các nhiệm vụ và cách giải quyết nhiệm vụ,
nó còn liên quan đến con người với tư cách là một thực thể sống, có đời sống
riêng tư, có niềm vui, nỗi buồn, có điểm mạnh và điểm yếu. Giao tiếp trong tổ
chức còn bao hàm cả khía cạnh mang tính nhân bản, hỗ trợ việc hoàn thiện nhân
cách của các cá nhân.
- Đổi mới: Giao tiếp là cơ chế trong đó các ý tưởng, sáng kiến được
hình thành, chia sẻ, thách thức và trải nghiệm.
Nguyên tắc giao tiếp hành chính.
a. Tôn trọng lẫn nhau.
- Thể hiện thái độ tôn trọng đối với các bên cùng tham là nguyên tắc
hàng đầu trong giao tiếp. Nó thỏa mãn các nhu cầu liên quan đến nhân quyền,
khẳng định nhân thân, đề cao lòng tự trọng và khẳng định phẩm chất của chính
bên thể hiện thái độ đó.
- Có rất nhiều cách thể hiện thái độ tôn trọng đối với các bên cùng giao
tiếp trong quá trình thực thi công vụ cho dù đó là cuộc gặp gỡ với đối tác,với
công dân và doanh nghiệp hay với đồng nghiệp, thái độ tôn trọng đều cần được
thể hiện.
- Sự có mặt đúng như lời hứa, ngôn ngữ giao tiếp đề cao nhân thân của
bên kia (ví dụ: gọi tên, gọi đầy đủ tên và chức vị, đánh giá vấn đề thay vì quy
chụp về con người,...), điệu bộ cử chỉ phù hợp (trang phục, dáng điệu khi đi
đứng, ngồi, điệu bộ tay, chân, mắt, ..) đều là những cách để thể hiện sự tôn trọng
đối với người khác, và tự trọng của chính mình.
b. Bình đẳng, công khai.
- Mọi công dân đều bình đẳng trước pháp luật. Chính vì vậy, trong
thực thi công vụ, đòi hỏi thông tin hay được giải quyết công việc thuộc phạm vi
thẩm quyền, trách nhiệm của cơ quan hay cá nhân cán bộ công chức là quyền
hợp pháp của công dân. Đó là quyền được biết, được nghe. Cán bộ, công chức,
cũng có quyền yêu cầu công dân trình bày rõ ràng, cụ thể nhu cầu, vụ việc có
liên quan, để trên cơ sở đó có cách thức đáp ứng phù hợp.
- Nói một cách dễ hiểu hơn, quyền được nói, được nghe, được „thể
hiện mình và biết người‟ ở cả hai phía công dân- công chức là bình đẳng và cần
được đảm bảo một cách phù hợp.
- Trong nội bộ cơ quan cũng vậy, việc các nhà quản lý khăng khăng
đòi nhân viên cung cấp thông tin, trình bày vấn đề trong khi bản thân mình lại
tìm cách che giấu, bưng bít thông tin là một hình thức vi phạm nguyên tắc bình
đẳng. Nó có thể dẫn đến sự nghi kị, bất tín và xung đột trong nội bộ.
- Giao tiếp hành chính cần được diễn ra một cách công khai, ở những
nơi công cộng và liên quan đến công khai hóa thông tin.
- Vi phạm nguyên tắc này vừa là biểu hiện, vừa là nguồn gốc của sự
lạm quyền từ phía cán bộ, công chức hoặc lạm dụng tình thế để làm mất uy tín
của cán bộ, công chức, làm xấu đi hình ảnh của chính quyền trong mắt công
chúng.
c. Phù hợp với hoàn cảnh và các quy luật khách quan.
- Ngôn ngữ, điệu bộ cử chỉ, thời điểm bắt đầu và kết thúc, ... đều cần
phù hợp với bối cảnh trong đó hoạt động giao tiếp diễn ra. Các hành vi giao tiếp
với công dân trong buổi tiếp dân không thể thực hiện tương tự như cách ứng xử,
giao tiếp với đồng nghiệp, lại càng không thể giống cách giao tiếp với các đối
tác.
- Sự cứng nhắc trong ứng xử sẽ "đe dọa" hiệu quả giao tiếp. Tuy nhiên,
sự linh hoạt cho muôn vàn bối cảnh khác nhau cũng chỉ đạt được hiệu quả khi
hệ các giá trị chung về giao tiếp đã được hình thành và được nhìn nhận một cách
thống nhất.
d. Cộng tác hài hoà lợi ích.
- Trong thời đại hiện nay, khi mà giao tiếp hành chính diễn ra trong một
bối cảnh mở hơn do tác động của công nghệ thông tin và sự phát triển về dân trí,
giao tiếp hành chính còn phải hướng tới sự hài hòa lợi ích của ba bên để đảm
bảo phát triển lâu dài. Đó là thỏa mãn lợi ích của cán bộ, công chức - công dân,
doanh nghiệp - và cộng đồng nói chung.
- Nói cách khác, hài hòa lợi ích sẽ không chỉ đạt được tại chỗ giữa các
bên trực tiếp tham gia đối thoại, mà còn là các vấn đề lâu dài hơn, trong mối liên
quan với các nhóm khác trong xã hội.
đ. Tôn trọng quy luật tâm sinh lý.
- Có một số vấn đề về tâm lý mà các bên tham gia giao tiếp dễ mắc phải
như tâm lý chủ quan, độc quyền, gây khó dễ từ phía cán bộ, công chức và tâm lý
e ngại, lo sợ bị gây khó khăn, mình biết việc của mình thôi ,... từ phía công dân
hoặc doanh nghiệp. Thay đổi được tâm lý này đòi hỏi sự chuyển biến sâu sắc và
thực chất trong nhận thức về vai trò của Chính phủ trong đời sống xã hội, và
kèm theo đó là các chính sách, kĩ thuật cụ thể để đảm bảo sự chuyển biến.
- Các hoạt động giao tiếp diễn ra trong một khoảng thời gian dài nhất
định cũng cần tính đến các phản ứng, nhu cầu nhất định về thể chất theo quy luật
chung của cơ thể. Chính vì vậy, giải lao giữa giờ, thay đổi hoạt động,... là các
biện pháp quan trọng cho phép và hỗ trợ quá trình trao đổi thông tin được diễn
ra một cách hiệu quả.
e. Lựa chọn giải pháp tối ưu trong giao tiếp.
- Trong thực tế, để có thể tạo ra một sự hài hòa về mặt lợi ích của các
bên giao tiếp không phải là dễ dàng và đơn giản. Điều này, dễ hiểu, bởi mong
muốn của các bên giao tiếp thì nhiều nhưng đáp ứng và thỏa mãn những yêu cầu
đó lại chỉ có hạn. Vấn đề ở chỗ là cán bộ, công chức phải xử lý công việc như
thế nào để không chỉ thỏa mãn một phần hoặc toàn bộ yêu cầu của mọi đối
tượng giao tiếp mà còn phải làm cho đối tượng giao tiếp hiểu và chấp nhận thực
tế ngay cả khi mục đích của họ không đạt.
- Để làm được điều đó, trong quá trình giao tiếp, cán bộ, công chức có
thể đưa ra một số giải pháp để đối tượng giao tiếp có thể chọn lựa và quyết định.
- Vận dụng nguyên tắc này, cán bộ, công chức trong hoạt động giao tiếp
với công dân, tổ chức cần chú ý một số điểm sau:
+ Cán bộ, công chức phải lắng nghe yêu cầu của đối tượng giao tiếp và
yêu cầu đó không thể đáp ứng được toàn bộ thì cán bộ, công chức cần đưa ra
một số giải pháp có thể (trong phạm vi quyền hạn của mình) để họ có thể lựa
chọn.
+ Khi được giao tổ chức, điều hành một cuộc họp, nếu có vấn đề phức
tạp, chưa thống nhất, cán bộ, công chức có thể đưa ra một phương án để giải
quyết vấn đề, sau đó đề nghị mọi người thảo luận, cân nhắc và quyết định lựa
chọn một trong các phương án đó.
+ Sau khi đưa ra các giải pháp có thể được mà phía đối tượng giao tiếp
vẫn không chấp thuận thì có thể đề nghị đối tác đưa ra các giải pháp, các phương
án đề nghị của họ để xem xét. Nếu vấn đề vượt quá thẩm quyền quyết định, cán
bộ, công chức có thể ghi nhận các giải pháp của đối tượng giao tiếp và hứa trao
đổi lại với thủ trưởng cơ quan...
g. Tôn trọng thẩm mỹ hành vi.
- Nguyên tắc này đòi hỏi các hành vi giao tiếp sẽ không chỉ cần dừng ở
đúng mà còn phải đẹp. Lấy ví dụ, chỉ tay vào một ai đó để giới thiệu làm quen
thì nên dùng cả bàn tay chụm, hơi chúc xuống, hướng về phía người được kể
đến chư không dùng đồ vật hay một ngón tay chỏ chỉ thẳng vào mặt họ. Không
ngoáy mũi, gãi lưng... trước mặt người khác.
- Để đảm bảo giao tiếp đúng và đẹp, sự hiểu biết về giao tiếp đa văn
hóa là hết sức quan trọng. Bên cạnh đó, việc luyện tập để các hành vi đẹp trở
thành thói quen cũng không kém phần quan trọng.
Những thuận lợi trong giao tiếp hành chính ở cơ quan
- Cán bộ, công chức có kỹ năng giao tiếp tốt, biết vận dụng khá hiệu quả
những phương tiện hỗ trợ cho quá trình giao tiếp.
- Hầu hết các công việc của nhân dân, tổ chức đã được giải quyết kịp thời
theo quy định, theo nhu cầu, đáp ứng được yêu cầu công việc nói chung và tạo
lòng tin cho nhân dân, cũng như sự thỏa mãn của tổ chức khi tới liên hệ giải
quyết công việc.
- Cán bộ, công chức khá linh hoạt trong giao tiếp nói riêng, trong quá trình
giải quyết công việc cho nhân dân, tổ chức nói chung vừa đảm bảo đúng quy
định, vừa mang lại hiệu quả công việc.
- Một số cán bộ, công chức đã thể hiện tinh thần, trách nhiệm cao cũng như
có thái độ chân thành, cở mở thân thiện khi giao tiếp và giải quyết công việc cho
nhân dân. Tạo không khí giao tiếp cởi mở, người dân tin cậy, hài lòng khi giao
tiếp với cán bộ, công chức.
- Môi trường giao tiếp của đơn vị đã đảm bảo tính ngiêm túc, cơ sở vật chất
được trang bị khá khang trang, lịch sự.
- Cơ quan có những hoạt động nhằm nâng cao đời sống tinh thần cho cán
bộ, công chức như: tổ chức các hoạt động văn hóa, thể thao vào các dịp lễ...tạo
điều kiện cho cán bộ, công chức giao lưu, học hỏi, cũng như kích thích được các
bộ, công chức nâng cao hiệu quả công việc và học hỏi kinh nghiệm nâng cao
chuyên môn.
- Trong quá trình giải quyết công việc cho nhân dân, tổ chức cán bộ, công
chức luôn đảm bảo thể chế hành chính nhà nước nói chung, cũng như tuân thủ
những quy định của cơ quan, đơn vị và đảm bảo những nguyên tắc công vụ.
- Trang phục của cán bộ, công chức trong giờ làm việc nói chung, trong khi
giao tiếp với nhân dân nói riêng đảm bảo tính nghiêm túc, văn minh, lịch sự.
Nguyên nhân của những thuận lợi trên là do:
- Lãnh đạo cấp trên luôn quan tâm, nhắc nhở cán bộ, công chức thực hiện
tốt quy định trong giao tiếp hành chính; luôn tạo mọi điều kiện để cán bộ, công
chức thực hiện tốt nhiệm vụ được giao.
- Bản thân cán bộ, công chức luôn tự ý thức trong việc thực hiện tốt kỹ
năng giao tiếp hành chính; luôn có trách nhiệm trong việc thực hiện nhiệm vụ
được giao.
- Cán bộ, công chức trong cơ quan luôn đoàn kết, giúp đỡ và hỗ trợ nhau
trong công việc; luôn tự ý thức học tập nâng cao trình độ và học tập kinh nghiệm
của nhau và của các đơn vị bạn.
Những khó khăn trong giao tiếp hành chính ở cơ quan:
- Một số cán bộ, công chức trong cơ quan còn gặp hạn chế khá lớn về kỹ
năng nghe, thiếu tập trung, chưa thật sự chú ý đến đối tượng giao tiếp cũng như
chưa thể hiện thái độ nhiệt tình, chân thanh khi giao tiếp.
- Một số cán bộ, công chức chưa phân biệt tốt đối tượng giao tiếp để có
cách thức giao tiếp, hành xử đúng đối tượng, điều chỉnh hoạt động giao tiếp cho
phù hợp, mà trong giao tiếp, xử lý công việc có xu hướng đồng nhất mọi đối
tượng.
- Một số cán bộ,công chức chưa tạo được sự tin cậy đối với người dân khi
giao tiếp, chưa thực hiện tốt việc chào hỏi cũng như thực hiện “biết cười, biết
xin lỗi, biết cảm ơn” trong khi giải quyết công việc cho nhân dân, tổ chức.
- Còn hạn chế về dáng điệu khi giao tiếp như: uể oải, khép kín, thiếu cởi
mở, nét mặt đờ đẫn, quá nghiêm nghi, không tạo được thiện cảm khi giao tiếp.
- Thiếu kiên nhẫn, khả năng làm chủ cảm xúc yếu, khả năng giữ bình tĩnh
trong mọi tình huống không cao, bị chi phối bởi áp lực công việc hoặc vấn đề cá
nhân, thiếu sự khuyến khích cho người dân trình bày cặn kẽ vấn đề mà thường
ngắt lời, không danh đủ thời gian để người dân trình bày hết những điều muốn
nói.
Nguyên nhân dẫn đến những khó khăn trên là do:
- Một số cán bộ, công chức nhận thức chưa sâu sắc về tầm quan trọng, vai
trò của việc nâng cao kỹ năng giao tiếp đối với sự nghiệp cải cách hành chính
nói chung, công tác giải quyết công vụ nói riêng; cũng như chưa có quan niệm
sâu sắc về một nền hành chính phục vụ, hiện đại.
- Việc học tập của cán bộ, công chức còn mang nặng tính lý thuyết, ít quan
tâm đến thực hành hay những mối quan hệ công việc trong thực tế.
- Tinh thần học hỏi còn mang tính đối phó, chưa tự tìm tòi, học hỏi để nâng
cao kỹ năng giao tiếp.
Đề xuất những giải pháp khắc phục như sau:
- Một là, nâng cao nhận thức và sự quan tâm của cán bộ, công chức đối với
kỹ năng giao tiếp. Cần tổ chức thường xuyên các buổi tuyên truyền, báo cáo
chuyên đề...về vai trò, mục đích, tầm quan trọng của việc trang bị kỹ năng giao
tiếp.
- Hai là, tổ chức thực hiện tổng kết, đánh giá, rút kinh nghiệm để qua đó có
cái nhìn khách quan về thực trạng kỹ năng giao tiếp, ứng xử của cán bộ, công
chức khi giải quyết công việc cho nhân dân, tổ chức.
- Ba là, nên đặt camera ghi lại hình ảnh giao tiếp giữa cán bộ, công chức
với nhân dân tại bộ phận một cửa và văn phòng tiếp dân nhằm răn đe cán bộ
công chức cũng như có thể thu lại những tình huống giao tiếp để rút kinh
nghiệm.
- Bốn là, mở rộng các hình thức giám sát, đánh giá tinh thần, thái độ của
cán bộ, công chức trong tiếp xúc, giao dịch với tổ chức, cá nhân.
- Năm là, thường xuyên đào tạo, bồi dưỡng kỹ năng giao tiếp cho cán bộ,
công chức
- Sáu là, tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra về công vụ, mạnh dạn xử
lý những cán bộ, công chức có biểu hiện, thái độ nhũng nhiễu, hách dịch, thiếu
tôn trọng, gây khó khắn cho công dân trong quá trình thực hiện thủ tục hành
chính.
- Bảy là, nêu cao tinh thần trách nhiệm của lãnh đạo, người đứng đầu cơ
quan, đơn vị trong việc quản lý, sử dụng cán bộ, công chức thuộc quyền.
Nội dung 2: Trình bày quy trình chung về xây dựng và ban hành văn
bản hành chính. Theo đồng chí, việc xây dựng và ban hành văn bản hành
chính tại cơ quan, đơn vị nơi công tác có những thuận lợi và khó khăn gì?
Đề ra giải pháp khắc phục.
TRẢ LỜI
1. Khái niệm văn bản
Hiện nay có rất nhiều quan niệm khác nhau về văn bản xuất phát từ việc
văn bản là đối tượng nghiên cứu của rất nhiều khoa học khác nhau. Tuy nhiên có
hai cách tiếp cận tương đối phổ biến như sau:
Cách tiếp cận từ góc độ ngôn ngữ: văn bản là một chỉnh thể của các đơn vị
ngôn ngữ được liên kết với nhau theo những quy tắc nhất định nhằm truyền tải
một thông tin trọn vẹn và đáp ứng một mục đích giao tiếp nhất định.
Cách tiếp cận từ góc độ quản lý: văn bản là phương tiện ghi tin và truyền
đạt thông tin bằng một ngôn ngữ hay một ký hiệu nhất định.
2. Khái niệm văn bản quản lý nhà nước
Văn bản quản lý nhà nước (VBQLNN) là những quyết định và thông tin
quản lý thành văn (được văn bản hoá) do các cơ quan quản lý nhà nước ban
hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được Nhà nước
đảm bảo thi hành bằng những biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối
quan hệ quản lý nội bộ nhà nước hoặc giữa các cơ quan nhà nước với các tổ
chức và công dân hoặc để cung cấp thông tin, truyền đạt thông tin phục vụ quản
lý nhà nước.
3. Khái niệm quy trình xây dựng và ban hành văn bản
Quy trình xây dựng và ban hành văn bản là trình tự các bước mà cơ quan,
tổ chức phải tiến hành trong quá trình soạn thảo, ban hành văn bản nhằm đảm
bảo chất lượng và hiệu quả sử dụng của văn bản được ban hành. Đối với các
hình thức văn bản quy phạm pháp luật, quy trình xây dựng và ban hành được thể
chế hóa trong Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật (2015), Nghị định
34/2016/ NĐ - CP quy định biện pháp thực hiện một số điều của Luật Ban hành
văn bản quy phạm pháp luật.
Đối với các nhóm văn bản quản lý thông thường, quy trình soạn thảo và
ban hành thường được quy định trong văn bản chứa đựng quy phạm nội bộ của
các cơ quan, tổ chức như Quy chế làm việc, Quy chế hoạt động hoặc Quy chế
công tác văn thư. Quy trình này là sự kết hợp giữa quy định của pháp luật hiện
hành, thành tựu khoa học hành chính, kinh nghiệm hoạt động thực tiễn, ngoài ra
còn phải tính tới quy mô, lề lối làm việc của cơ quan, tổ chức. Bên cạnh đó, khi
xây dựng quy trình, các cơ quan, tổ chức còn phải căn cứ vào nét đặc thù trong
công tác ban hành và quản lý văn bản của từng hệ thống cơ quan theo chức năng
nhiệm vụ, quyền hạn và lĩnh vực quản lý chuyên môn được Nhà nước ủy quyền.
4. Quy trình chung xây dựng và ban hành văn bản hành chính
Văn bản hành chính là hệ thống văn bản dùng để chỉ đạo, điều hành giải
quyết các công việc thường xuyên trong hoạt động của cơ quan, tổ chức. Chính
vì vậy, quy trình soạn thảo và ban hành văn bản loại này không do luật quy định
mà thường được các cơ quan, tổ chức quy định trực tiếp trong quy chế hoạt động
của cơ quan, tổ chức đó. Trên thực tế, có thể có những quy định không hoàn
toàn giống nhau bởi nó còn tuỳ thuộc vào người đứng đầu tổ chức đó quy định
nhưng về cơ bản phải đảm bảo chất lượng của văn bản ban hành. Để thuận tiện
cho việc soạn thảo văn bản hành chính theo một chu trình tương đối khoa học,
cơ quan tổ chức có thể áp dụng một quy trình gồm các bước cơ bản sau đây:
a. Nêu sáng kiến
Xuất phát từ yêu cầu giải quyết những sự vụ hành chính cụ thể ở lĩnh vực
công tác do mình đảm nhiệm hoặc chức năng, nhiệm vụ công tác được giao, các
cá nhân hoặc đơn vị chức năng trong cơ quan, tổ chức sẽ đề xuất sáng kiến việc
soạn thảo các văn bản.
b. Giao nhiệm vụ soạn thảo dự thảo
Trên cơ sở sáng kiến của cá nhân hoặc đơn vị cấp dưới, căn cứ tính chất,
nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho
đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo.
c. Soạn thảo, lấy ý kiến góp ý xây dựng dự thảo
Trong bước này, chuyên viên hoặc đơn vị được giao nhiệm vụ soạn thảo
cần tiến hành các hoạt động sau:
- Xác định chủ đề và mục đích soạn thảo. Chủ đề của văn bản: nội dung
văn bản đề cập đến mảng đời sống xã hội nào hoặc vấn đề gì trong hoạt động
quản lý. Mục tiêu: văn bản được ban hành hướng tới mục tiêu nào trong các mục
tiêu quản lý đã đặt ra trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ
quan, tổ chức. Phạm vi điều chỉnh của văn bản: văn bản điều chỉnh mối quan hệ
xã hội trong giới hạn nào;
- Thu thập và xử lý thông tin. Những thông tin cần thiết cho quá trình hình
thành nội dung và hướng tới mục tiêu sử dụng văn bản có thể được thu thập từ
nhiều nguồn: Nguồn văn bản: đó là những thông tin thu thập được từ hệ thống
văn bản quản lý bao gồm đường lối chủ trương chính sách trong các văn kiện
Đảng; quy định của pháp luật hiện hành xung quanh vấn đề đang đề cập; dữ
liệu, báo cáo của các cơ quan, đơn vị trực thuộc hoặc của các cơ quan tổ chức có
liên quan v.v.. Nguồn thực tế: quan điểm của các cấp lãnh đạo cơ quan, đơn vị
và của các chuyên gia, chuyên viên trực tiếp giải quyết vấn đề; hiện trạng về mối
quan hệ xã hội mà văn bản đang chuẩn bị ban hành cần điều chỉnh v.v;
Lựa chọn tên loại văn bản. Tên loại văn bản thể hiện rõ mục đích quản lý
của cơ quan, tổ chức trong từng trường hợp ban hành văn bản cụ thể, do vậy cần
phải được lựa chọn chuẩn xác trước khi bắt tay vào soạn thảo văn bản. Mặt
khác, tên loại còn là căn cứ để xác định cách thiết lập và trình bày thể thức văn
bản, đồng thời quyết định hành văn tổng thể của văn bản. Do vậy, lựa chọn tên
loại là một trong những khâu tuy không mất nhiều thời gian song lại hết sức
quan trọng, có tầm ảnh hưởng lớn tới quá trình thực hiện soạn thảo, tới chất
lượng văn bản. Có thể căn cứ vào một số tiêu chí cơ bản sau đây để lựa chọn tên
loại văn bản quản lý thông thường: Mục đích soạn thảo văn bản; Tính chất của
vấn đề được quy định trong văn bản; Đối tượng trực tiếp nhận văn bản;
Lập đề cương. Đề cương là bản dàn ý của văn bản, trong đó những mục nội
dung chính được bố cục theo một trật tự nhất định theo chủ định của người soạn
thảo. Lập đề cương là việc phối hợp các thao tác hình thành ý, lựa chọn và sắp
xếp các ý theo một trật tự nhất định nhằm tạo ra một bản dàn ý đầy đủ các
phương diện nội dung, kết cấu hợp lý và hoàn chỉnh. Đối với một số loại văn
bản có tính khuôn mẫu cao như các loại phiếu, các loại giấy, các loại văn bản
chuyên môn, v.v., lập đề cương là bước không nhất thiết phải tiến hành. Còn đối
với các loại văn bản hành chính khác, lập đề cương lại có một vai trò hết sức
quan trọng trong quy trình soạn thảo. Công đoạn này giúp cho việc triển khai nội
dung văn bản bị không bị lạc chủ đề, tránh được tình trạng trùng lặp ý, thừa hay
thiếu ý; đồng thời còn giúp cho nội dung văn bản được sắp xếp theo một trình tự
lôgic chặt chẽ và hợp lý nhất trong điều kiện cho phép;
Viết dự thảo, trao đổi, chỉnh lý dự thảo. Trong khi viết bản thảo, cần lưu ý
luôn luôn phải dựa vào đề cương và tuân theo các yêu cầu về bố cục, văn phong,
ngôn ngữ hành chính. Bản thảo viết xong phải được người viết kiểm tra từng chi
tiết về cả nội dung và hình thức. Và trong khi viết, kiểm tra bản thảo, người viết
vẫn có thể điều chỉnh lại trật tự các luận điểm cho thật hợp lý, khoa học.
Trong trường hợp cần thiết, chuyên viên soạn thảo có quyền đề xuất với
người đứng đầu cơ quan, tổ chức việc tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức
hoặc đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để điều chỉnh
nhằm hoàn thiện bản thảo trước khi thông qua. Cần lưu ý rằng: việc hoàn thiện
văn bản về mặt nội dung phải có sự xem xét chỉ đạo của trưởng đơn vị chuyên
môn. Và người đứng đầu bộ phận văn phòng, hành chính trong cơ quan có thể tư
vấn về phương diện thể thức, ngôn ngữ, trình bày văn bản nếu cá nhân hoặc đơn
vị chức năng chủ trì soạn thảo có nhu cầu.
d. Kiểm tra dự thảo
Dự thảo văn bản sau khi được soạn thảo xong cần chuyển cho các đơn vị
chức năng kiểm tra trước khi trình lãnh đạo xem xét, thông qua và ký ban hành.
Theo quy định của pháp luật hiện hành, người đứng đầu đơn vị chủ trì soạn thảo
văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn
bản, ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản. Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng
phòng hành chính) giúp người đứng đầu cơ quan tổ chức kiểm tra lần cuối và
chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản của cơ
quan, tổ chức và phải ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận”.
đ. Xem xét, thông qua dự thảo
Việc xem xét, thông qua dự thảo văn bản được thực hiện tuỳ theo tính chất
hoạt động của cơ quan, tổ chức và tính chất của dự thảo.
Dự thảo văn bản có thể được xem xét, thông qua bởi cá nhân thủ trưởng cơ
quan hoặc người được uỷ quyền nếu cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ
trưởng và tính chất của vấn đề cần phê duyệt trong nội dung dự thảo là thuộc
trách nhiệm của cá nhân người đứng đầu. Trường hợp này thủ trưởng cơ quan,
tổ chức sẽ ký trực tiếp hoặc uỷ quyền cho cấp phó ký thay.
Dự thảo văn bản còn được xem xét, thông qua bởi tập thể trong trường hợp
cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể và với những vấn đề quan trọng
của cơ quan, tổ chức mà theo quy định của pháp luật hoặc theo điều lệ của tổ
chức, phải được thảo luận tập thể và quyết định theo đa số. Trường hợp này thủ
trưởng cơ quan, tổ chức phải sử dụng hình thức thay mặt (TM.) để ký văn bản.
e. Ban hành
Việc ban hành văn bản được thực hiện bằng cách đăng tải trên trang thông
tin điện tử của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản hoặc gửi trực tiếp văn bản đến
các cơ quan, tổ chức, cá nhân là đối tượng nhận văn bản hoặc các phương thức
khác, tuỳ theo yêu cầu cần truyền đạt thông tin của từng văn bản cụ thể. Gửi và
lưu văn bản
Việc gửi văn bản cần đảm bảo nguyên tắc: Chuyển đúng tuyến, đúng đối
tượng; Chuyển đúng thời hạn; Không chuyển vượt cấp.
Việc lưu văn bản đảm bảo nguyên tắc lưu tại hai nơi: bản gốc lưu tại Văn
thư cơ quan, tổ chức và bản chính lưu trong hồ sơ. Bản gốc lưu tại Văn thư cơ
quan, tổ chức phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
5. LIÊN HỆ
Trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước, ban hành văn bản
hành chính là một vấn đề quan trọng và cần được quan tâm đúng mức. Văn bản
có vai trò quan trọng nhằm đảm bảo thông tin phục vụ quản lý, điều hành và
quyết định hiệu quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Văn bản vừa là công cụ
quản lý hữu hiệu phục vụ cho việc quản lý và điều hành nhà nước tại địa
phương, là nguồn cung cấp thông tin pháp luật cơ bản, vừa là cơ sở để đánh giá
kết quả hoạt động của một đơn vị, một tổ chức nhất định và hoạch định phương
hướng phát triển của đơn vị.
Trong những năm qua, chất lượng ban hành văn bản hành chính tại
UBND cấp xã trên địa bàn tỉnh Tiền Giang đã có những chuyển biến tích cực,
đáp ứng yêu cầu cơ bản của quản lý nhà nước trên mọi lĩnh vực của đời sống
kinh tế - xã hội.
a. Những kết quả đạt được
Tùy mỗi nhiệm vụ cụ thể, cán bộ, công chức tham mưu ban hành văn bản
hành chính dưới sự chỉ đạo của lãnh đạo cấp xã. Bình quân mỗi năm, tại xã,
phường, thị trấn đã ban hành khoảng 300 văn bản hành chính phục vụ giải quyết
các vấn đề liên quan đến chức năng, nhiệm vụ (trong đó Quyết định: 100 văn
bản; Báo cáo: 50 văn bản; Thông báo: 10 văn bản; Công văn: 15 văn bản; Nghị
quyết: 8 văn bản; Tờ trình: 40 văn bản; Kế hoạch: 21 văn bản).
Phần lớn UBND các xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh Tiền Giang đã
ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ (VTLT), trong đó, quy định rõ các
bước để ban hành văn bản. Lãnh đạo cấp xã đã nhận thức được việc ban hành
văn bản hành chính là một yếu tố quan trọng cung cấp thông tin cho hoạt động
quản lý của cơ quan; Văn bản ban hành được quản lý một cách chặt chẽ, thống
nhất tại UBND cấp xã, phục vụ kịp thời công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh
đạo UBND cấp xã.
Chất lượng ban hành văn bản hành chính tại UBND cấp xã trên địa bàn
tỉnh Tiền Giang đã phản ánh được những bước tiến mới, hướng đi mới trong quá
trình quản lý, điều hành của UBND cấp xã trong việc thực hiện các nhiệm vụ cơ
bản của địa phương. Qua đó, nâng cao hơn hiệu quả giải quyết công việc khi ban
hành văn bản.
Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh cũng chủ động tham mưu cho Giám đốc
Sở Nội vụ ban hành văn bản triển khai, thực hiện các văn bản của Trung ương,
của tỉnh về lĩnh vực văn thư: Yêu cầu các Sở, ban, ngành, UBND cấp huyện
tăng cường tuyên truyền, phổ biến pháp luật, các văn bản hướng dẫn của Trung
ương, của tỉnh trên các phương tiện thông tin đại chúng, cổng thông tin điện tử,
gửi văn bản triển khai thực hiện đến các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý.
Chủ động rà soát, sửa đổi, bổ sung tham mưu cho Giám đốc Sở Nội vụ
trình UBND tỉnh ban hành các văn bản quản lý, chỉ đạo về công tác văn thư, lưu
trữ; Quy chế công tác VTLT trên địa bàn tỉnh Tiền Giang; Quy chế tiếp nhận, xử
lý, phát hành, quản lý và lưu trữ văn bản điện tử qua hệ thống phần mềm quản lý
văn bản và hồ sơ công việc trong các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh. Hằng
năm, tham mưu xây dựng kế hoạch công tác VTLT trên địa bàn tỉnh. Theo đó,
cụ thể hóa các nội dung công việc, tổ chức thực hiện và tham mưu xây dựng văn
bản hướng dẫn các cơ quan, tổ chức; đề nghị các cơ quan, tổ chức rà soát, sửa
đổi hoặc ban hành mới các văn bản phù hợp với quy định của pháp luật hiện
hành để thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác văn thư thuộc phạm
vi quản lý.
Tổ chức tập huấn, triển khai các quy định về VTLT cho công chức, viên
chức là cán bộ quản lý và người trực tiếp làm công tác VTLT từ cấp tỉnh đến
cấp xã trên địa bàn tỉnh. Từ đó, giúp công chức, viên chức là cán bộ quản lý và
người trực tiếp làm công tác VTLT từ cấp tỉnh đến cấp xã có khả năng vận dụng
những kiến thức đã học vào công việc thực tiễn tại cơ sở, nhằm từng bước nâng
cao chất lượng hoạt động VTLT tại các cơ quan, đơn vị.
Chi cục cũng xây dựng nội dung về kỹ năng soạn thảo ban hành văn bản
hành chính, trực tiếp hướng dẫn cho cán bộ, công chức cấp huyện, cấp xã; viên
chức trong cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh. Thông qua đó, đã chỉ ra những tồn
tại hạn chế tại đơn vị khi soạn thảo ban hành văn bản hành chính.
b. Hạn chế, nguyên nhân
Tuy nhiên, qua công tác kiểm tra thường xuyên, kiểm tra chéo về công tác
VTLT tại các xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh Tiền Giang, chất lượng ban
hành văn bản hành chính tại UBND cấp xã vẫn còn tồn tại một số hạn chế sau:
- Về xác định thẩm quyền ban hành văn bản
Một số Nội dung và hình thức ban hành văn bản hành chính của UBND
cấp xã còn chưa thống nhất, cán bộ, công chức chưa xác định được thể loại văn
bản cần ban hành trong quá trình tham mưu. Việc ký thay mặt (TM. UỶ BAN
NHÂN DÂN) tại nhiều xã, phường, thị trấn vẫn còn sai sót, có trường hợp các
văn bản thuộc thẩm quyền riêng của Chủ tịch UBND cấp xã nhưng vẫn để thẩm
quyền chung.
- Về quy trình xây dựng và ban hành văn bản
Một số cán bộ, công chức chưa chấp hành nghiêm quy trình ban hành văn
bản, với lý do cần giải quyết nhanh công việc. Điều này ảnh hưởng một phần
đến chất lượng ban hành văn bản. Công tác tự kiểm tra, rà soát hệ thống hóa văn
bản của các bộ phận chưa được tiến hành thường xuyên.
- Về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản
Lỗi sai chủ yếu về thể thức của văn bản hành chính là ở mục số, ký hiệu
văn bản, ở phần nơi nhận; kỹ thuật trình bày văn bản tại một số địa phương còn
chưa tuân thủ đúng quy định về cỡ chữ, kiểu chữ, định lề văn bản…
- Về văn phong, ngôn ngữ của văn bản
Tồn tại những lỗi chủ quan của người soạn thảo đến nội dung của văn bản
như: sử dụng từ chưa đúng tính chất văn phong hành chính; phương ngữ; tự tiện
ghép từ, ghép nghĩa; hành văn không được rõ ràng… Bên cạnh đó, còn một số
lỗi viết hoa, viết tắt tùy tiện…
- Văn bản hành chính sau khi ban hành, một số bản gốc lưu tại văn thư
chưa đóng dấu. Vẫn có tình trạng, cán bộ, công chức không lưu bản chính trong
hồ sơ công việc.
* Nguyên nhân của những hạn chế
- Lề lối làm việc trong một số cơ quan còn lỏng lẻo cho nên những sản
phẩm của hoạt động quản lý này là những văn bản được ban hành thiếu quy củ,
chồng chéo, khối lượng lớn nhưng chất lượng thông tin thấp.
- Việc quản lý văn bản còn chưa chặt chẽ, có tình trạng một số UBND xã
chưa quan tâm xây dựng quy chế về công tác VTLT là cơ sở pháp lý để cán bộ
công chức thực hiện tốt việc tham mưu để ban hành văn bản hành chính.
- Số lượng biên chế của Văn phòng UBND cấp xã còn thiếu, phần lớn chỉ
có 01 công chức Văn phòng - Thống kê và 01 công chức bán chuyên trách về
Văn thư. Tuy nhiên, nhiều cán bộ văn phòng và văn thư của UBND cấp xã chưa
được đào tạo bài bản về chuyên môn, làm việc chỉ dựa trên kinh nghiệm và qua
các lớp bồi dưỡng ngắn hạn về chuyên môn nghiệp vụ. Điều này cũng ảnh
hưởng đến chất lượng ban hành văn bản hành chính ở UBND cấp xã.
- Năng lực, trình độ của cán bộ, công chức cấp xã để tham mưu đáp ứng
công tác soạn thảo, thẩm định, kiểm tra và xử lý văn bản còn nhiều hạn chế;
- Nhận thức của người đứng đầu cơ quan ở một số nơi còn chủ quan trong
việc thực hiện nâng cao chất lượng ban hành văn bản hành chính.
3. Một số giải pháp nâng cao chất lượng hoạt động ban hành văn bản
hành chính tại UBND cấp xã trên địa bàn tỉnh Tiền Giang
Để nâng cao chất lượng ban hành văn bản hành chính ở UBND cấp xã
trong thời gian tới cần thực hiện một số giải pháp sau:
Các cấp uỷ Đảng, chính quyền cần phải tăng cường tuyên truyền, nâng
cao nhận thức đầy đủ vai trò quan trọng của chất lượng ban hành văn bản hành
chính. Cần tăng cường hơn nữa sự quan tâm lãnh đạo, chỉ đạo của cấp ủy, chính
quyền trong công tác ban hành văn bản hành chính.
Cần có cơ chế rõ ràng khi ban hành văn bản, như quy định rõ biện pháp
xử lý sai sót, chỉ rõ trách nhiệm nếu có sai sót và phải có phản hồi cụ thể. Đưa
chất lượng ban hành văn bản hành chính là nội dung cơ bản trong quy chế làm
việc của cơ quan, thông qua đó, đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của cán
bộ, công chức hàng năm; kịp thời biểu dương khen thưởng những bộ phận, cá
nhân trong triển khai thực hiện tốt nhiệm vụ.
Cán bộ, công chức cấp xã cần xác định rõ thẩm quyền ban hành văn bản
hành chính, việc tuân thủ thẩm quyền về nội dung và hình thức cũng là một yêu
cầu cấp thiết, đòi hỏi cán bộ, công chức phải nghiêm chỉnh chấp hành trong quá
trình xây dựng và ban hành văn bản. Cán bộ, công chức phải được đào tạo về
kiến thức pháp luật về văn bản hành chính và quản lý nhà nước, phải được bồi
dưỡng về nghiệp vụ và kỹ năng soạn thảo; nắm bắt đường lối, chủ trương của
Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước, tình hình kinh tế - xã hội của địa
phương.
Nhiệm vụ xây dựng văn bản nói chung và thẩm định, kiểm tra, rà soát hệ
thống hoá văn bản hành chính nói riêng là một nhiệm vụ đặc biệt quan trọng.
Cần có cơ chế thực hiện việc kiểm tra các dự thảo văn bản hành chính của
UBND cấp xã một cách chặt chẽ, kỹ lưỡng. Phải thường xuyên tiến hành công
tác tự kiểm tra văn bản hành chính nhằm loại bỏ kịp thời những văn bản, những
quy định mâu thuẫn, chồng chéo, không còn phù hợp với tình hình thực tiễn tại
địa phương.
Nội dung 3: Trình bày quy trình viết báo cáo. Trong thực tế, tại cơ
quan, địa phương hoặc cơ sở nơi đồng chí công tác thường gặp những
thuận lợi và khó khăn gì khi viết báo cáo. Đề ra giải pháp khắc phục.
TRẢ LỜI
Báo cáo là một loại văn bản dùng để trình bày một sự việc hoặc các kết
quả hoạt động của một cơ quan, tổ chức trong một thời gian nhất định, qua đó
cơ quan, tổ chức có thể đánh giá tình hình thực tế của việc quản lý, lãnh đạo
định hướng những chủ trương mới phù hợp.
Báo cáo trong quản lý nhà nước là loại văn bản dùng để phản ánh tình
hình thực tế, trình bày kết quả hoạt động công việc trong hoạt động của cơ
quan nhà nước, giúp cho việc đánh giá tình hình quản lý, lãnh đạo và đề xuất
những biện pháp, chủ trương quản lý mới.
Về quy trình viết báo cáo
Thứ nhất, Quy trình chung
a. Bước 1: Xác định mục đích, yêu cầu của bản báo cáo
- Xác định mục đích của bản báo cáo theo yêu cầu của cấp trên hoặc do
tính chất của công việc đang thực hiện quyết định;
- Thực hiện thu thập các dữ liệu cần báo cáo. Các dữ liệu có thể được thu
thập từ những nguồn như từ việc khảo sát thực tế trong hoạt động của các phòng
ban; từ số liệu qua báo cáo của chính các phòng, ban; từ ý kiến nhận định phản
hồi của cán bộ nhân viên cơ quan, của những người có liên quan, của báo chí;
- Đối chiếu và phân tích các thông tin đã thu nhận được để có được thông
tin chính xác đưa vào trong báo cáo;
- Sắp xếp, tổng hợp các dữ liệu theo một trật tự nhất định để đưa vào báo cáo;
- Dự kiến đánh giá tình hình, rút kinh nghiệm, đề xuất ý kiến lên cấp trên.
b. Bước 2: Xác định nội dung cần đưa vào bản báo cáo, xây dựng đề cương
Dựa trên cơ sở những thông tin đã thu thập được và mục đích của việc báo
cáo, người viết cần lựa chọn các thông tin về những vấn đề gần nhau để đưa vào
phần nội dung. Các thông tin được sử dụng không trích nguyên văn mà cần tóm
tắt những ý chính để vấn đề được nêu ra một cách cô đọng nhưng vẫn mang đầy
đủ ý nghĩa của nội dung cần nêu.
- Đề cương báo cáo (tổng kết, sơ kết) có cấu trúc như sau:
Mở đầu: Nêu những điểm chính về chủ trương, công tác, nhiệm vụ được
giao, nêu hoàn cảnh thực hiện với những khó khăn, thuận lợi có ảnh hưởng chi
phối đến kết quả thực hiện.
Phần nội dung: (i) Tổng kết, đánh giá kết quả đạt được so với kế hoạch đề
ra, kiểm điểm những việc đã làm được, chưa làm được, những nguyên nhân đem
đến kết quả trên; (ii) Đề ra phương hướng, nhiệm vụ trong thời gian tới.
Phần kết thúc: Nêu những mục tiêu, nhiệm vụ, những biện pháp thực hiện,
những kiến nghị, đề nghị sự giúp đỡ, hỗ trợ của cấp trên hay các cơ quan chức năng.
b. Bước 3: Thu thập và xử lý thông tin
Thu thập và xử lý thông tin có vai trò quan trọng đối với việc soạn thảo báo
cáo, giúp cho việc viết báo cáo chính xác, có bằng cứ tin cậy. Thông tin được
đưa vào văn bản cần được xử lý, kiểm tra, và đánh giá độ tin cậy, mức độ chính
xác của nguồn cung cấp thông tin. Đây là một khâu mà người viết cần phải thực
hiện một cách cẩn trọng và nghiêm túc để đảm bảo cho chất lượng của bản báo
cáo khi được ban hành. Có thể nói không có thông tin, không có tư liệu thì
không thể có báo cáo.
d. Bước 4: Soạn thảo báo cáo
Trên cơ sở đề cương báo cáo đã được lãnh đạo phê duyệt và dựa vào các
thông tin, tư liệu đã sưu tầm được để tiến hành viết báo.
đ. Bước 5: Hoàn thiện và trình lãnh đạo duyệt
Kết thúc giai đoạn viết báo cáo trên đây, văn bản có thể hoàn thành để trình
lãnh đạo duyệt. Đối với những báo cáo quan trọng (báo cáo tổng kết năm hoặc 5
năm, 10 năm trở lên), người soạn báo cáo cần dựa vào dàn ý và sửa chữa, bổ
sung, biên tập hoàn chỉnh rồi trình lãnh đạo phê duyệt.
Thứ hai, Quy trình viết báo cáo sơ kết, báo cáo tổng kết và báo cáo sự việc.
a. Viết báo cáo sơ kết, báo cáo tổng kết
- Bước 1: Ban hành hướng dẫn về chủ trương sơ kết, tổng kết
Các báo cáo sơ kết công tác thường đơn giản hoặc đã được mẫu hóa theo
mẫu quy định nên không có văn bản hướng dẫn.
Đối với các báo cáo tổng kết, cơ quan báo cáo cần ban hành văn bản hướng
dẫn về chủ trương tổng kết công tác hoặc chủ trương tổng kết chuyên đề với các
yêu cầu như: nội dung văn bản trình bày cụ thể những vấn đề, những số liệu
phải báo cáo; những ưu điểm, khuyết điểm, những nguyên nhân của ưu điểm,
khuyết điểm; những bài học kinh nghiệm; các tiêu chuẩn bình bầu danh hiệu thi
đua; quy định thời gian hoàn thành báo cáo để nộp lên cấp trên.
- Bước 2: Thu thập thông tin, tư liệu để viết báo cáo
Các tư liệu và thông tin có thể được thu thập để viết báo cáo sơ kết và báo
cáo tổng kết bao gồm:
+ Các văn bản quy phạm pháp luật về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của
cơ quan, tổ chức; hoặc các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến chuyên đề
báo cáo;
+ Kế hoạch công tác năm của cơ quan, tổ chức hoặc kế hoạch đã được cấp
có thẩm quyền phê duyệt;
+ Các báo cáo sơ kết, tổng kết hoặc báo cáo chuyên đề của cơ quan, tổ
chức cấp dưới gửi đến;
+ Tài liệu, số liệu do người viết báo cáo trực tiếp khảo sát thực tế thu thập
được.
- Bước 3: Xây dựng đề cương báo cáo sơ kết, tổng kết
Trên cơ sở văn bản hướng dẫn tổng kết của cơ quan, tổ chức cấp trên, căn
cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tình hình thực hiện hoạt động thực
tếcủa cơ quan, tổ chức để xây dựng đề cương báo cáo. Đề cương báo cáo giúp
người soạn thảo báo cáo trình bày nội dung chính xác, đầy đủ.
Xây dựng đề cương báo cáo tổng kết theo 3 phần: Phần mở đầu, phần nội
dung và phần kết luận.
- Bước 4: Viết tên và nội dung báo cáo
+ Viết tên báo cáo: Đối với báo cáo sơ kết thì tên báo cáo gồm các mục: tên
loại văn bản (báo cáo); nội dung báo cáo (sơ kết công tác); thời gian báo cáo
(tháng hoặc quý). Đối với báo cáo tổng kết thì tên báo cáo phải ghi bổ sung
thêm phương hướng công tác. Ví dụ: "Báo cáo tổng kết năm học 2012 - 2013 và
phương hướng, nhiệm vụ năm học 2013 - 2014". Nếu là báo cáo tổng kết
chuyên đề thì tên của báo cáo gồm ba thành phần: tên loại văn bản (báo cáo);
nội dung báo cáo: (tổng kết + tên chuyên đề); thời gian: ( từ năm..đến năm..).
+ Viết nội dung báo cáo: Báo cáo tổng kết năm và báo cáo tổng kết chuyên
đề đều phải gồm ba phần: Mở đầu, nội dung và kết luận.
Phần mở đầu: Nêu những điểm chính về chủ trương, công tác, nhiệm vụ
được giao, nêu hoàn cảnh thực hiện với những khó khăn, thuận lợi. Phần mở đầu
phải trình bày được mục đích của báo cáo, giúp người đọc biết nội dung báo cáo
sẽ giải quyết những vấn đề gì.
Phần nội dung: Tổng kết công tác đã thực hiện và phương hướng nhiệm vụ
trong thời gian tới.
Tổng kết công tác: Trình bày các kết quả đã đạt được trong việc thực hiện
những chức năng, nhiệm vụ, chỉ tiêu kế hoạch được giao. Các kết quả đạt được
phải thể hiện bằng số liệu cụ thể. Phân tích những kết quả đạt được trong việc
thực hiện những chức năng, nhiệm vụ, chỉ tiêu, kế hoạch. Mục đích của việc
phân tích này là để người đọc, người nghe thấy được việc hoàn thành chỉ tiêu, kế
hoạch cấp trên giao ở mức độ như thế nào (hoàn thành số lượng lớn kế hoạch,
hoàn thành kế hoạch, hoàn thành vượt mức kế hoạch cấp trên giao). Để giải đáp
được mục đích này, người viết báo cáo cần lập bảng so sánh để vấn đề được
minh bạch, rõ ràng và mang lại sức thuyết phục. Mục đích thứ hai là, việc phân
tích kết quả đạt được để mọi người thấy được sự tiến bộ, đi lên hay đi xuống của
tổ chức đó. Để giải đáp được mục đích này người viết báo cáo phải lập bảng so
sánh về các số liệu thực hiện chỉ tiêu, kế hoạch năm nay so với một số năm cận
kề trước đó.
Bài học kinh nghiệm: Trong nội dung báo cáo không thể thiếu mục bài học
kinh nghiệm, là những điều được rút ra từ thực tiễn hoạt động, từ nguyên nhân
của những thành công và sai lầm, thiếu sót đã nêu ở phần trên. Bài học kinh
nghiệm là rất có ích để lại phục vụ cho công tác của những năm sau, truyền lại
cho những người đi sau, phát huy, nhân rộng những bài học có ích, hạn chế
những sai lầm, thiếu sót, khuyết điểm mà những người đi trước đã mắc phải.
Báo cáo kết quả về thi đua khen thưởng là một trong những mục quan trọng tiếp
theo trong phần nội dung của báo cáo. Nội dung mục này trình bày các tiêu
chuẩn và cách xét chọn các đơn vị và cá nhân đạt danh hiệu thi đua như: Lao
động tiên tiến, chiến sỹ thi đua cơ sở, Chiến sỹ thi đua cấp ngành, Huân chương
lao động, v.v..; Trình bày các mức thưởng, các danh hiệu thi đua và quyết định
thi đua của thủ trưởng cơ quan, tổ chức. Mục này công khai đánh giá kết quả
công tác của các đơn vị, tổ chức và cá nhân, nhằm động viên đơn vị, tổ chức và
cá nhân hoàn thành nhiệm vụ được giao.
Phương hướng, nhiệm vụ công tác trong năm tới (hoặc những năm tới):
Trong báo cáo tổng kết công tác hoặc báo cáo tổng kết chuyên đề thì phần này
trình bày khái quát những nội dung chính công tác của năm tới hoặc thời gian
tới về các vấn đề như: (i) Các chỉ tiêu kế hoạch (được trình bày thành các đề
mục căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của tổ chức mình và các chỉ tiêu kế hoạch
cấp trên giao); (ii) Trình bày có trọng tâm, trọng điểm những công tác cần thực
hiện trong năm tới; (iii) Các giải pháp chính để thực hiện chỉ tiêu, kế hoạch nêu
trên.
Phần kết luận: Đánh giá, tổng kết chung về kết quả thực hiện nhiệm vụ
công tác của cơ quan, tổ chức. phần kết luận phải nêu được hai vấn đề cơ bản:
những kết quả chủ yếu thực hiện nhiệm vụ công tác năm qua và những kiến nghị
với cơ quan, tổ chức cấp trên. Nội dung kiến nghị cần nêu những vấn đề liên
quan đến nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn của cơ quan, tổ chức cấp trên
như:
+ Cơ chế, chính sách, chế độ đối với cơ quan, tổ chức cấp dưới.
+ Hỗ trợ về tài chính, về dự án.
+ Hỗ trợ về khoa học - công nghệ, thiết bị máy móc vật tư,..
- Bước 5: Đóng góp ý kiến và hoàn thiện báo cáo sơ kết, tổng kết
Đối với trường hợp của báo cáo sơ kết, có thể không cần lấy hết ý kiến
đóng góp của các đơn vị liên quan. Các số liệu chỉ ước tính mà không cần chính
xác tuyệt đối. Đối với báo cáo tổng kết thì yêu cầu cao hơn. Báo cáo tổng kết
công tác là văn bản quan trọng, đòi hỏi tính chính xác, công khai, minh bạch và
dân chủ thì đòi hỏi cần có sự đóng góp ý kiến của những đơn vị, cá nhân có liên
quan. Đối tượng đóng góp ý kiến cho báo cáo tổng kết là cán bộ chủ chốt của
các đơn vị, cơ quan, tổ chức, những người có trình độ chuyên môn cao tham gia
vào những công việc quan trọng của cơ quan, tổ chức.
Về quy trình, đơn vị chủ trì sẽ viết bản thảo báo cáo tổng kết, sau khi hoàn
thành bản thảo, đơn vị chủ trì trình lên lãnh đạo cơ quan, tổ chức. Lãnh đạo có
công văn yêu cầu góp ý kiến gửi đến các đối tượng đóng góp ý kiến. Đơn vị chủ
trì viết báo cáo tổng kết có trách nhiệm tiếp thu, tập hợp các ý kiến đóng góp của
các đơn vị và cá nhân liên quan, bổ sung, chỉnh sửa và hoàn thiện báo cáo tổng
kết. Việc đóng góp ý kiến thường rất nhiều vấn đề. Đơn vị chủ trì viết báo cáo
tổng kết cần phải căn cứ vào mục đích, nội dung báo cáo để bổ sung những nội
dung báo cáo còn thiếu, sửa chữa lại những nội dung số liệu trình bày chưa
chính xác, sửa chữa lại những nhận định, đánh giá chủ quan về các thành tích và
những hạn chế để hoàn thiện báo cáo tổng kết trình lãnh đạo để công bố tại hội
nghị tổng kết.
b. Viết báo cáo sự việc
Báo cáo sự việc là việc trình bày lại một sự việc xảy ra hoặc đột xuất xảy ra
tại một thời điểm nào đó. Mục đích của việc viết báo cáo về các sự việc, sự kiện
là giúp cho cơ quan quản lý các cấp liên quan nắm được bản chất sự việc, sự
kiện xảy ra để đề ra các chủ trương, biện pháp giải quyết một cách chính xác,
hiệu quả. Đối tượng viết báo cáo sự việc là cơ quan, tổ chức được cấp có thẩm
quyền giao nhiệm vụ thực hiện công việc đó. Nếu sự việc xảy ra có liên quan
đến chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức nào thì cơ quan, tổ chức đó phải
viết báo cáo. Những cơ quan, tổ chức được cơ quan có thẩm quyền giao quản lý
sự việc là nơi tiếp nhận báo cáo. Các bước soạn thảo báo cáo sự việc:
- Bước 1: Thu thập, phân tích thông tin, tư liệu
Thông tin, tư liệu liên quan đến sự việc là cơ sở, bằng chứng, là căn cứ để
trình bày báo cáo về sự việc đó. Mỗi sự việc đều có các mối liên hệ và các loại
thông tin, tư liệu khác nhau. Vì vậy người viết báo cáo sự việc phải phân tích
các mối quan hệ của sự việc để sưu tầm, thu thập đầy đủ và chính xác thông tin,
tư liệu liên quan.
+ Yêu cầu về thông tin, tư liệu: Thông tin, tư liệu đó phải liên quan đến sự
việc (thông tin, tư liệu trước lúc xảy ra, trong lúc xảy ra và sau khi xảy ra vụ
việc); Thông tin, tư liệu phải chính xác, trung thực: các nguồn thông tin có thể
đến từ người dân, người tham gia sự việc, người chứng kiến, máy quay tự động,
báo chí,... Do đó, có những thông tin, tư liệu khách quan, phản ánh đúng sự việc
nhưng cũng có thể thông tin, tư liệu mang tính thiên vị, bênh vực người nào đó,
không khách quan. Điều đó đòi hỏi người viết báo cáo phải có trình độ phân
tích, xử lý, chọn lọc thông tin chính xác.
+ Các loại thông tin, tư liệu cần thu thập: Tài liệu thành văn (các văn bản
liên quan); Lời khai của nhân chứng hoặc người tham gia sự việc, người bị hại;
Tài liệu ghi âm, ghi hình (máy móc tự động thực hiện); Các báo cáo về sự việc
của các tổ chức liên quan; Văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến sự việc.
- Bước 2: Viết báo cáo sự việc
+ Cách viết tên gọi của báo cáo sự việc có thể viết theo một số cách như:
Tên gọi loại văn bản: (Báo cáo về việc..); Tên loại sự việc xảy ra: (đình công,
khiếu kiện, cháy nổ,..); Tên địa điểm xảy ra sự việc; Thời gian xảy ra sự việc:
phút, giờ, ngày, tháng, năm. (nếu sự việc xảy ra nhanh thì bắt đầu bằng việc
dùng phút, giờ; nếu xảy ra dài thì nghi bắt đầu tư ngày, tháng, năm).
+ Viết nội dung báo cáo theo trình tự: Mô tả tình tiết, diễn biến sự việc đã
xảy ra, chỉ ra những hậu quả về người, về tài sản, về trật tự, trị an; Đánh giá
bước đầu về nguyên nhân dẫn đến vụ việc đó (nếu có thể làm được); Nêu rõ
những biện pháp đã thực hiện nhằm giiair quyết vụ việc đó và tình hình thực tế
sau khi áp dụng các biện pháp để giải quyết vụ việc đó; Dự kiến những tình
huống, những phản ứng, vụ việc có khả năng xảy ra tiếp theo và dự kiến những
biện pháp có thể ngăn ngừa; Xin ý kiến chỉ đạo của cấp trên và đề nghị cấp trên
hỗ trợ các điều kiện để khắc phục hậu quả hoặc ứng phó với những tình huống
có thể tiếp tục xảy ra.
Sau khi hoàn thành bản thảo báo cáo sự việc, người viết báo cáo hoặc đơn
vị chủ trì viết báo cáo trình hồ sơ báo cáo sự việc lên lãnh đạo cơ quan, tổ chức
xem xét, phê duyệt và phát hành chính thức.
LIÊN HỆ:
1. Thuận lợi
- Được sự quan tâm lãnh đạo, chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan trong công tác
viết báo cáo, nhất là các báo cáo định kỳ, các báo cáo đột xuất có yêu cầu cao về
độ chính xác cũng như văn phong luôn được lãnh đạo góp ý sửa chữa trước khi
gởi về cấp trên theo thời gian đã quy định.
- Công tác thu thập số liệu báo cáo từ các cơ quan, đơn vị thành viên luôn
được quan tâm. Trong cơ quan có 01 cán bộ chuyên trách tổng hợp các số liệu từ
các phòng, ban và cung cấp các thông tin cần thiết cho lãnh đạo, cho các phòng
ban khi có yêu cầu.
- Cán bộ làm công tác báo cáo luôn chủ động trong công tác xây dựng đề
cương, bố cục rõ ràng, thông tin và số liệu chính xác, có nội dung trọng tâm, cụ
thể với cách hành văn đơn giản, dễ hiểu, phù hợp với văn phong hành chính.
Đồng thời các báo cáo luôn gởi về cấp trên đúng thời gian quy định
- Đối với các số liệu mà đơn vị mình không có mà đơn vị khác có luôn
được cán bộ chuyên trách tổng hợp từ các trang web của đơn vị đó hoặc trực
tiếp gặp, gọi điện thoại xin số liệu để tổng hợp và được các đơn vị khác nhiệt
tình hỗ trợ.
- Ứng dụng công nghệ thông tin trong báo cáo: Hiện nay, công nghệ thông
tin rất phát triển, việc tổng hợp số liệu rất dễ dàng qua mail, zalo hoặc các
phương tiện khác. Nó cũng hỗ trợ cán bộ tổng hợp trong công tác lưu trữ số liệu
tổng hợp mà không cần phải lưu trên văn bản giấy. Từ đó ta có thể tra cứu dữ
liệu nhanh chóng, chính xác, hiệu quả dù là ở cơ quan hay đi công tác.
- Xây dựng mẫu báo cáo cho các cơ quan, đơn vị thành viên riêng cho
từng lĩnh vực. Từ đó, các cơ quan, đơn vị thành viên thuộc lĩnh vực nào sẽ làm
báo cáo cho lĩnh vực đó, tiết kiệm được thời gian tổng hợp cho cán bộ chuyên
trách báo cáo mà không phải xin đi xin lại nhiều lần mới có đầy đủ số liệu.
2. Nguyên nhân thuận lợi
- Nhận thức của lãnh đạo về tầm quan trọng trong công tác thống kê, báo
cáo ngày càng được nâng lên. Các báo cáo kịp thời, số liệu chính xác, thông tin
đầy đủ sẽ là căn cứ để cơ quan cấp trên đánh giá hiệu quả hoạt động của cơ
quan, đơn vị trong lĩnh vực đó. Do đó, tầm quan trọng của báo cáo là không phải
bàn cãi.
- Quan hệ phối hợp với các sở, ban ngành, đoàn thể và trong nội bộ cơ
quan ngày càng được đẩy mạnh, hỗ trợ hiệu quả cho công tác báo cáo của cơ
quan.
- Ứng dụng hiệu quả công nghệ thông tin trong thu thập số liệu trong báo
cáo.
- Các đơn vị thành viên, các phòng ban đã chú trọng hơn trong công tác
báo cáo về cơ quan theo quy định.
3. Khó khăn
- Do quan điểm cá nhân của từng lãnh đạo trong công tác báo cáo làm cho
các báo cáo đôi khi phải chỉnh sửa lại nhiều lần cho đầy đủ, gây mất thời gian và
tính cấp thiết của các báo cáo sự vụ, sự việc. Ví dụ như trưởng phòng yêu cầu
báo cáo ngắn gọn, trong khi giám đốc yêu cầu báo cáo đầy đủ, có giải thích thì
nếu làm theo yêu cầu của trưởng phòng thì không đúng yêu cầu của giám đốc,
còn làm theo ý giám đốc thì trưởng phòng không chịu ký nháy để trình giám
đốc, phải chỉnh sửa nhiều lần để phù hợp vối yêu cầu của hai người.
Ngoài ra việc lãnh đạo yêu cầu viết báo cáo bằng hình thức truyền miệng
cũng gây khó khăn cho người viết báo cáo khi không nghe rõ hoặc nghe nhưng
hiểu nhầm ý của lãnh đạo.
- Cán bộ viết báo cáo đôi khi còn gặp lỗi chính tả, lỗi văn phong hành
chính, còn áp đặt ý chí chủ quan của bản thân hoặc sử dụng văn nói trong công
tác báo cáo.
- Một số báo cáo do cán bộ thực hiện đôi khi còn chưa đúng với mức độ
và tính chất của các sự việc cần báo cáo. Các báo cáo đơn giản thì viết dài dòng,
còn báo cáo cần sự cấp bách, chính xác, hiệu quả thì còn quá sơ sài.
- Về chế độ thông tin, cung cấp số liệu báo cáo: Do số lượng đơn vị thành
viên, các phòng, ban nhiều nên cần khoảng thời gian nhất định để tổng hợp số
liệu. Đối với các báo cáo định kỳ, việc chậm trễ hoặc không gởi báo cáo của các
đơn vị cung cấp thông tin dẫn đến số liệu ước tính nhiều gây ảnh hưởng đến tính
chính xác và hiệu quả công tác báo cáo. Về nội dung cung cấp: Còn thiếu nhiều
số liệu quan trọng, nội dung còn sơ sài hoặc số liệu cung cấp chưa chính xác,
chưa phản ánh rõ tình hình hoạt động cũng như những khó khăn vướng mắc của
đơn vị thành viên, các phòng, ban để tổng hợp về cấp trên.
- Đối với việc thu thập thông tin, số liệu từ các trang web trên mạng
internet đôi khi có những thông tin, số liệu chưa chính xác, làm ảnh hưởng công
tác báo cáo.
- Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong thu thập, lưu trữ số liệu còn
nhiều bất cập, khả năng bị mất thông tin do bị vi-rút hoặc trang thiết bị bị hư
hỏng rất cao.
4. Nguyên nhân khó khăn
- Các lãnh đạo khác nhau có yêu cầu khác nhau trong cách thức thực hiện
báo cáo. Do đó người viết báo cáo không thể thực hiện hết các yêu cầu của lãnh
đạo.
- Việc thu thập thông tin, số liệu của cán bộ làm công tác báo cáo đôi khi
chưa kịp thời. Cán bộ làm công tác báo cáo còn đôi khi lơ là, áp đặt ý chí chủ
quan của bản thân, chưa chủ động trong công tác thực hiện báo cáo.
- Việc ứng dụng công nghệ thôn tin trong báo cáo đôi khi còn hạn chế do
cán bộ một số đơn vị lớn tuổi, không áp dụng được công nghệ thông tin trong
công tác.
5. Giải pháp thực hiện
- Nắm chắc yêu cầu của từng loại báo cáo, thời hạn gởi của từng báo cáo
để chủ động xây dựng, thu thập số liệu cần thiết vào gởi báo cáo theo đúng thời
gian quy định. Nội dung báo cáo cần cụ thể, đi vào trọng tâm, trách lặp đi lặp lại
nội dung dẫn đến sự trùng lắp và tránh áp đặt ý chí chủ quan trong viết báo cáo.
- Đảm bảo tính kịp thời trong báo cáo: Đảm bảo tính kịp thời là sự đảm
bảo chính xác, nhanh chóng về mặt thời gian vì thực tế công tác thống kê báo
cáo là sự tổng hợp việc thu thập dữ liệu, số liệu của các đơn vị thành viên để xây
dựng thành báo cáo theo yêu cầu từ cấp trên.
- Lập và gởi báo cáo số liệu qua mạng: Để đảm bảo thu nhập nhanh nhất
số liệu của thành viên thì việc hướng dẫn đơn vị thành viên gởi báo cáo qua
mạng điện tử là một việc làm cần thiết thay cho văn bản giấy, giúp cho việc tổng
hợp số liệu sẽ nhanh chóng, tiết kiệm được nhiều thời gian hơn cho việc gởi văn
bản giấy trước đây.
- Thu thập thông tin số liệu báo cáo từ các nguồn khác nhau liên quan tới
lĩnh vực hoạt động của cơ quan, đơn vị; phối hợp với các sở, ban ngành đoàng
thể qua mail, điện thoại để trao đổi, bổ sung các số liệu về các đơn vị thành viên
để có cơ sở xây dựng báo cáo, thể hiện tính chính xác của số liệu báo cáo.
- Tiếp tục ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác thu thập, tổng hợp
số liệu báo cáo. Chú ý công tác lưu trữ thông tin, số liệu trên máy tính tránh bị
vi-rút. Nên có ổ cứng riêng để lưu cho từng loại thông tin, số liệu thu thập được.
- Xây dựng hệ thống tổng hợp số liệu: Tất cả các số liệu thu thập được
qua từng năm theo thứ tự thời gian, theo loại số liệu thu thập thành từng file
riêng để thuận tiện cho việc tìm kiếm thông tin phục vụ các loại báo cáo định kỳ
hay đột xuất.Việc lưu trữ này sẽ giúp cho việc xử lý số liệu sẽ dễ dàng hơn.
Ngoài ra, tất các các loại báo cáo cũng phải được lưu riêng theo từng năm, qua
05 năm, qua 10 năm để thuận tiện cho việc tìm kiếm cũng như cung cấp báo cáo
cho lãnh đạo khi cần.
- Cuối cùng thì để việc cung cấp thông tin số liệu báo cáo của các đơn vị
thành viên cần sự quan tâm của người đứng đầu, phải chỉ định người cung cấp
số liệu định kỳ để có thể liên lạc cung cấp số liệu khi cần, tránh đùn đẩy cho
nhau. Ngoài ra thì để nâng cao trách nhiệm cung cấp thông tin thống kê, báo cáo
thì sẽ gắn công tác thông tin, báo cáo của các đơn vị thành viên vào tiêu chí thi
đua hằng năm, những đơn vị báo cáo đầy đủ sẽ được cộng điểm và đơn vị báo
cáo không đầy đủ sẽ bị trừ điểm, đơn vị không báo cáo sẽ không được xét thi
đua.

Kiem Tra Lan 2 - Lop CK-K41

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Kiem Tra Lan 2 - Lop CK-K41

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

Nội dung 1: Trình bày vai trò và nguyên tắc của giao tiếp hành

You might also like