Peranan Kesekretariatan Dalam Mendukung Administrasi Dan Operasional Kegiatan Di Bagian Kemahasiswaan Institut Bisnis Dan Informatika Stikom Surabaya

PERANAN KESEKRETARIATAN DALAM
MENDUKUNG ADMINISTRASI DAN OPERASIONAL

KEGIATAN DI BAGIAN KEMAHASISWAAN
INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA
STIKOM SURABAYA
PROYEK AKHIR
Program Studi
DIII Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan
Oleh:
NIKEN REVALASHA
12390150001
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA STIKOM SURABAYA
2016
DAFTAR ISI
Halaman
ABSTRAK ............................................................................................................... v
ABSTRACT .............................................................................................................. vi
KATA PENGANTAR............................................................................................ vii
DAFTAR ISI ........................................................................................................... ix
DAFTAR TABEL ..................................................................................................xiii
DAFTAR GAMBAR ............................................................................................ xiv
DAFTAR LAMPIRAN ......................................................................................... xvi
BAB I PENDAHULUAN ...................................................................................1
1.1 Latar Belakang Masalah ................................................................ 1
1.2 Rumusan Masalah ......................................................................... 2
1.3 Batasan Masalah............................................................................ 2
1.4 Tujuan............................................................................................ 3
1.5 Sistematika Penulisan.................................................................... 3
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ................................................5
2.1 Gambaran Umum Stikom Surabaya.............................................. 5
2.1.1 Sejarah Stikom Surabaya………………………………....5
2.1.2 Visi dan Misi……………………………………………..9
2.1.3 Komitmen………………………………………………...9
2.1.4 Logo Stikom Surabaya.....................................................10
2.1.5 Struktur Organisasi Stikom Surabaya…………………..10
ix
2.1.6 Departemen/Unit………………………………………..11
2.2 Gambaran Umum Bagian Kemahasiswaan……………………..13
2.2.1 Bagian Kemahasiswaan…………………………………13
2.2.2 Tugas dan Tanggung Jawab Staf-Staf Bagian

Kemahasiswan…………………………………………..14
2.2.3 Visi dan Misi Bagian Kemahasiswaan………………….18
2.2.4 Fungsi Bagian Kemahasiswaan…………………………18
2.2.5 Bentuk Kegiatan Kemahasiswaan………………………19
2.2.6 Struktur Organisasi Kemahasiswaan……………………19
2.2.7 Lokasi, Tempat dan Waktu Kerja Praktek……………...21
BAB III LANDASAN TEORI…………………………………………………24
3.1 Sekretaris………………………………………………………..24
3.3.1 Macam-Macam Sekretaris Sesuai Kedudukan Wewenang

Dan Tanggung Jawab…………………………………...25
3.1.2 Peran Sekretaris Sebagai Pembantu Pimpinan…………25
3.1.3 Manajemen Waktu Dalam Sekretaris…………………...26
3.1.4 Kepribadian Sekretaris Profesional……………………..27
3.1.5 Pola Pikiran dan Perilaku Sekretaris Profesional……….29
3.1.6 Penampilan Sekretaris…………………………………..29
3.1.7 Langkah-Langkah Sekretaris Dalam Meningkatkan

Karir……………………………………………………..30
3.1.8 Jenis Jabatan Sekretaris…………………………………30
3.1.9 Tugas Sekretaris………………………………………...30
3.1.10 Pengetahuan Untuk Sekretaris…………………………..34
x
3.2 Sekretariat.................................................................................... 34
3.2.1 Fungsi Sekretariat……………………………………….35
3.2.2 Tujuan dan Fungsi Administrasi Kesekretariatan………36
3.2.3 Hubungan Kesekretariatan dengan Kepemimpinan…….37
3.2.4 Ruang Lingkup Kegiatan Kesekretariatan……………...38
3.2.5 Pengelolaan Kesekretariatan……………………………38
3.3 Telepon………………………………………………………….39
3.3.1 Macam-Macam Pesawat Telepon……………………….39
3.3.2 Hubungan Telepon……………………………………...40
3.3.3 Hambatan Hubungan Telepon…………………………..41
3.3.4 Hambatan Bersifat Teknis………………………………41
3.3.5 Hambatan Kondisi Lingkungan…………………………42
3.3.6 Hambatan Bahasa……………………………………….42
3.4 Bertelepon……………………………………………......42
3.4.1 Hal-Hal yang Harus Dihindari dalam Bertelepon………43
3.4.2 Kesalahpahaman dalam Bertelepon…………………….44
3.5 Menerima Tamu………………………………………………...44
3.5.1 Tamu…………………………………………………….45
3.5.2 Jenis-Jenis Tamu………………………………………..46
3.5.3 Etika Menerima Tamu…………………………………..47
3.6 Kearsipan………………………………………………………….47
3.6.1 Siklus Hidup Arsip Manual……………………………..50
3.6.2 Manajemen Arsip Berkelanjutan………………………..52
3.6.3 Peralatan Penyimpanan Arsip…………………………..52
3.6.4 Tata Cara Penyimpanan Arsip…………………………..54
xi
3.6.5 Prosedur Penyimpanan Arsip…………………………...54
3.7 Notulis…………………………………………………………..55
3.7.1 Daftar Kebutuhan Notulis………………………………55
3.7.2 Persyaratan. Menjadi Notulis…………………………...56
3.7.3 Hak-Hak Notulis………………………………………..57
3.7.4 Hubungan Sekretaris dengan Notulis…………………...58
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN ..............................................................59
4.1 Metode Pelaksanaan .................................................................... 59
4.2 Metode Penulisan ........................................................................ 62
4.3 Peranan Kesekretariatan dalam Mendukung Administrasi dan

Operasional Kegiatan di Bagian Kemahasiswaan………………62
4.3.1 Melayani Mahasiswa dalam Kegiatan di Bagian

Kemahasiswaan…………………………………………63
4.3.2 Menangani Telepon……………………………………..87
4.3.3 Mengoperasikan Mesin Fotocopy………………………91
4.3.4 Mengoperasikan Mesin Scanner………………………..92
4.3.5 Menerima Tamu di Bagian Kemahasiswaan……………93
4.3.6 Kearsipan………………………………………………..94
4.3.7 Notulen………………………………………………...100
BAB V PENUTUP............................................................................................102
5.1 Kesimpulan…………………………………………………….102
5.2 Saran…………………………………………………………...103
DAFTAR PUSTAKA ..........................................................................................105
LAMPIRAN…………………………………………………………………….107
xii
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 2.1 Tabel Sejarah Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya…………7
Tabel 3.1 Tabel Dua Model Dalam Mengelola Arsip ..............................................49
Tabel 4.1 Tabel Daftar Kegiatan Selama Kerja Praktek ..........................................59
xiii
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 2.1 Logo Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya .......................10
Gambar 2.2 Struktur Organisasi Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya. 12
Gambar 2.3 Bagian Kemahasiswaan........................................................................13
Gambar 2.4 Struktur Organisasi Bagian Kemahasiswaan .......................................20
Gambar 2.5 Denah Ruang Bagian Kemahasiswaan .................................................22
Gambar 3.1 Hubungan Kesekretariatan dengan Kepemimpinan .............................37
Gambar 3.2 Klasifikasi Arsip ...................................................................................48
Gambar 3.3 Model Siklus Hidup Dokumen.............................................................51
Gambar 3.5 Proses Integrasi Manajemen Arsip Elektronik .....................................52
Gambar 4.1 Agenda Kegiatan PKM ........................................................................64
Gambar 4.2 Pembagi Reviewer PKM GT 2015.......................................................65
Gambar 4.3 Formulir Pernilaian Proposal PKM GT ...............................................66
Gambar 4.4 Daftar Nilai PKM GT 2015..................................................................67
Gambar 4.5 Rekapitulasi Hasil Penilaian Lomba PKM Tingkat Institut Bisnis dan
Informatika Stikom Surabaya .............................................................68
Gambar 4.6 Dokumen Flow PKM Internal ..............................................................71
Gambar 4.7 Dokumen Flow PKM Eksternal ...........................................................72
Gambar 4.8 Program Kreativitas Mahasiswa...........................................................73
Gambar 4.9 Bidang PKM dan Muara Kegiatan .......................................................74
Gambar 4.10 Proses Seleksi PKM di Tingkat Dikti.................................................75
Gambar 4.11 Kriteria Program Kreativitas Mahasiswa ...........................................76
xiv
Gambar 4.12 Dokumen Flow Perkuliahan Softskill .................................................78
Gambar 4.13 Website Kemahasiswaan ....................................................................79
Gambar 4.14 Pendaftaran Perkuliahan Softskill .......................................................79
Gambar 4.15 Link Pendaftaran Peserta Perkuliahan Softskill..................................80
Gambar 4.16 Matakuliah Softskill ............................................................................81
Gambar 4.17 Saat Upacara Pembukaan Training of Trainer ...................................82
Gambar 4.18 Pengambilan Bendera Kelompok .......................................................83
Gambar 4.19 Persiapan Baris Berbaris ....................................................................83
Gambar 4.20 Pemberian Materi OKK......................................................................84
Gambar 4.21 Diskusi Antara Kolega Yunior dan Kolega Senior ............................85
Gambar 4.22 Mobilisasi Kolega Yunior ke Arena Prestasi Lantai 9 .......................85
Gambar 4.23 Pemberian Materi Saat Kegiatan Perisan ...........................................86
Gambar 4.24 Telepon Meja Bagian Kemahasiswaan ..............................................90
Gambar 4.25 Daftar Ext dan IP-Phone.....................................................................91
Gambar 4.26 Mesin Fotocopy ..................................................................................92
Gambar 4.27 Mesin Scanner ....................................................................................93
Gambar 4.28 Meja Bundar Bagian Kemahasiswaan................................................94
Gambar 4.29 Mengarsipan Kartu Asuransi Mahasiswa Berdasarkan Nomor .........95
Gambar 4.30 Kartu Asuransi disusun Rapi ..............................................................96
Gambar 4.31 Pemberian Label pada Kartu Asuransi Mahasiswa ............................97
Gambar 4.32 Tanda Terima Kartu Asuransi Mahasiswa .........................................98
Gambar 4.33 Pemberian Label Tanda Terima Asuransi Mahasiswa FTI ................99
Gambar 4.34 Pemberian Label Tanda Terima Asuransi Mahasiswa FEB..............100
Gambar 4.35 Laporan Hasil MONEV Kegiatan TOT Agustus 2015 .....................101
xv
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
Lampiran 1. Surat Jawaban Permohonan Magang...............................................107
Lampiran 2. Acuan Kerja Lengkap ......................................................................108
Lampiran 3. Kartu Bimbingan .............................................................................124
Lampiran 4. Meja Kepala Bagian Kemahasiswaan .............................................126
Lampiran 5. Meja Bagian Sie Administrasi dan Kesejahteraan Mahasiswa........127
Lampiran 6. Meja Bimbingan dan Konseling Mahasiswa ...................................128
Lampiran 7. Meja Mahasiswa Kerja Praktek .......................................................129
Lampiran 8. Meja Sie Penalaran dan Sie Minat dan Bakat Mahasiswa...............130
Lampiran 9. Meja Bunda/Ruang Tamu Kemahasiswaan……………………….131
Lampiran 10. Komputer entry SSKM Mahasiswa………………………………132
Lampiran 11. Rak Buku dan Lemari Penyimpanan Buku……………………...132
Lampiran 12. Telepon Meja Bagian Kemahasiswaan…………………………..133
Lampiran 13. Kegiatan Kemahasiswaan………………………………………..133
xvi
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Sebagian besar waktu kerja sekretaris dalam melaksanakan tugas
kesehariannya adalah melakukan komunikasi, melayani, menerima tamu,
berhubungan atau bekerja sama dengan pimpinan, dosen/staf/karyawan dan
banyak orang; baik itu pihak internal maupun eksternal institut. Bagian
Kemahasiswaan Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya merupakan
suatu bagian yang berfungsi sebagai pusat pelayanan kegiatan dan pembinaan
softskill mahasiswa, oleh karena itu harus memberikan kepuasan sehingga mampu
menampilkan citra profesi sekretaris yang baik dalam mendukung berbagai
kegiatan khususnya di bagian Kemahasiswaan.
Sekretaris di bagian Kemahasiswaan Institut Bisnis dan Informatika
Stikom Surabaya menggunakan berbagai aplikasi seperti Microsoft Excel, Google
Calendar dan stikomapps.stikom.edu (e-mail) yang menjadi sarana komunikasi
antara mahasiswa dan karyawan/dosen/staf. Aplikasi Google juga digunakan oleh
sekretaris bagian Kemahasiswaan untuk pembuatan jadwal dan menerima email
masuk/keluar, e-mail tersebut disinkronkan dengan e-mail Institut Bisnis dan
Informatika Stikom Surabaya.
Perlunya Microsoft Excel dan Google Calendar yaitu dapat membantu
pekerjaan sekretaris dan kegiatan-kegiatan di bagian Kemahasiswaan.
Penggunaan Google Calendar dan Microsoft Excel juga mempermudah
mengingat semua kegiatan dan pekerjaan yang ada di bagian Kemahasiswaan.

1
2
engan adanya pengetahuan mahasiswa tentang Microsoft Excel dan Google
Calendar, diharapkan pengguna Microsoft Excel dan Google Calendar dapat
memanfaatkan dengan sebaik-baiknya.
Peranan seorang sekretaris sangat dibutuhkan di suatu institusi karena
sangat berhubungan dengan pekerjaan seperti: menerima tamu, melayani
mahasiswa, menangani telepon, kearsipan, sebagai notulis dalam rapat dan
keterlibatan dalam kegiatan di bagian administrasi. Berdasarkan latar belakang di
atas, maka penulis mengambil judul Peranan Kesekretariatan Dalam Mendukung
Administrasi dan Operasional Kegiatan di Bagian Kemahasiswaan Institut Bisnis
dan Informatika Stikom Surabaya.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas maka dirumuskan masalah yaitu:
Bagaimana peranan kesekretariatan dalam mendukung administrasi dan
operasional kegiatan di bagian Kemahasiswaan Institut Bisnis dan Informatika
Stikom Surabaya?
1.3 Batasan Masalah
Batasan masalah pada laporan Proyek Akhir ini adalah hanya membahas
mengenai peranan kesekretariatan yang meliputi:
a. Melayani mahasiswa dalam hal kegiatan-kegiatan di bagian Kemahasiswaan
b. Menangani telepon
c. Menerima tamu
d. Keterlibatan dalam kepanitiaan
e. Kearsipan
3
f. Notulis dalam kegiatan rapat (rapat bagian Kemahasiswaan)
1.4 Tujuan
Tujuan dari laporan Proyek Akhir ini yaitu memahami dan mengetahui
peranan kesekretariatan dalam mendukung administrasi dan operasional kegiatan
di bagian Kemahasiswaan Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya.
1.5 Sistematika Penulisan
Dalam penulisan laporan Proyek Akhir ini secara umum terbagi menjadi
lima bab, yang terdiri dari beberapa sub bab yang bertujuan untuk memperjelas
pokok bahasan dalam penyusunan laporan Proyek Akhir ini.
Sistematika dalam penulisan laporan Proyek Akhir ini yaitu sebagai berikut:
BAB I PENDAHULUAN
Membahas tentang latar belakang permasalahan dalam penulisan
laporan Proyek Akhir yang dilaksanakan di bagian Kemahasiswaan
Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya, perumusan masalah,
pembatasan masalah, tujuan dan sistematika penulisan.
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
Membahas tentang gambaran umum Institut Bisnis dan Informatika
Stikom Surabaya, yang meliputi visi dan misi, sejarah, struktur
organisasi, serta gambaran umum tempat proyek akhir yang meliputi
tempat Kerja Praktek dan tugas beserta tanggung jawab yang harus
dilakukan.
4
BAB III LANDASAN TEORI
Membahas tentang landasan teori yang digunakan sebagai pendukung
dalam menyelesaikan tugas selama kerja praktek hingga penyelesaian
laporan Proyek Akhir yang didalamnya membahas tentang definisi,
tujuan, peranan sekretaris dan Kesekretariatan serta membahas tentang
bertelepon dan menerima telepon, menerima tamu, kearsipan dan
notulen rapat.
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
Membahas tentang uraian kegiatan yang dikerjakan selama kerja
praktek, masalah dan alternatif pemecahan masalah yang dihadapi dan
juga berisi tentang hasil dari kerja praktek serta pembahasan dikerjakan
secara detail pada peranan kesekretariatan dalam mendukung
administrasi dan operasional kegiatan di bagian Institut Bisnis dan
BAB V PENUTUP
Membahas tentang kesimpulan atau hasil akhir yang dilakukan oleh
kesekretariatan di bagian Kemahasiswaan Institut Bisnis dan
Informatika Stikom Surabaya dan saran agar dapat dikembangkan
dengan lebih baik dan bermanfaat bagi pembaca.
.
BAB II
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
2.1 Gambaran Umum Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya
Pada bagian ini akan di jelaskan tentang sejarah berdirinya Pendidikan
Tinggi Komputer, Akademi Komputer & Informatika Surabaya (AKIS), Sekolah
Tinggi Manajemen Informatika dan Teknik Komputer Surabaya (STMIK)
STIKOM dan Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya, visi dan misi,
struktur organisasi dan bagian-bagian atau unit kerja.
2.1.1 Sejarah
Di tengah kesibukan derap Pembangunan Nasional, kedudukan informasi
semakin penting. Hasil suatu pembangunan sangat ditentukan oleh materi
informasi yang dimiliki oleh suatu negara. Kemajuan yang dicitakan oleh suatu
pembangunan akan lebih mudah dicapai dengan kelengkapan informasi. Cepat
atau lambatnya laju pembangunan ditentukan pula oleh kecepatan memperoleh
informasi dan kecepatan menginformasikan kembali kepada yang berwenang atau
pihak yang membutuhkan informasi.
Kemajuan teknologi telah memberikan jawaban akan kebutuhan
informasi, komputer yang semakin canggih memungkinkan semua pihak yang
berkepentingan untuk memperoleh informasi secara cepat, tepat dan akurat. Hasil
informasi yang canggih ini telah mulai menyentuh kehidupan kita. Penggunaan
dan pemanfaatan komputer secara optimal dapat memacu laju pembangunan.
Kesadaran tentang hal inilah yang menuntut pengadaan tenaga-tenaga ahli yang
5
6
terampil untuk mengelola informasi, dan pendidikan adalah salah satu cara yang
harus ditempuh untuk memenuhi kebutuhan tenaga tersebut.
Atas dasar pemikiran inilah maka untuk pertama kalinya di wilayah
Jawa Timur dibuka Pendidikan Tinggi Komputer, Akademi Komputer &
Informatika Surabaya (AKIS) pada tanggal 30 April 1983 oleh Yayasan Putra
Bhakti Sentosa. Ini ditetapkan berdasar Surat Keputusan Yayasan Putra Bhakti
No. 01/KPT/PB/III/1983. Tokoh pendirinya pada saat itu adalah:
1. Laksda. TNI (Purn) Mardiono
2. Ir. Andrian A. T
3. Ir. Handoko Anindyo
4. Dra. Suzana Surojo
5. Dra. Rosy Merianti, Ak
Berdasarkan rapat BKLPTS yang diadakan pada tanggal 2-3 Maret 1984,
kepanjangan AKIS diubah menjadi Akademi Manajemen Informatika &
Komputer Surabaya yang bertempat di jalan Ketintang Baru XIV/2 Surabaya.
Tanggal 10 Maret 1984 memperoleh Ijin Operasional penyelenggaraan program
Diploma III Manajemen Informatika dengan surat keputusan nomor: 061/Q/1984
dari Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi (Dikti) melalui Koordinator Kopertis
Wilayah VII. Kemudian pada tanggal 19 Juni 1984 AKIS memperoleh status
TERDAFTAR berdasar surat keputusan Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi
(Dikti) nomor: 0274/O/1984 dan kepanjangan AKIS berubah lagi menjadi
Akademi Manajemen Informatika & Teknik Komputer Surabaya. Berdasar SK
Dirjen DIKTI nomor: 45/DIKTI/KEP/1992, status DIII Manajemen Informatika
dapat ditingkatkan menjadi DIAKUI.

7
Kebutuhan akan informasi juga terus meningkat. Untuk menjawab
kebutuhan tersebut AKIS ditingkatkan menjadi Sekolah Tinggi dengan membuka
program studi Strata 1 dan Diploma III jurusan Manajemen Informatika. Pada
tanggal 20 Maret 1986 nama AKIS berubah menjadi STMIK STIKOM
SURABAYA, singkatan dari Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Teknik
Komputer Surabaya berdasarkan Surat Keputusan Yayasan Putra Bhakti nomor:
07/KPT/PB/03/86, yang selanjutnya memperoleh STATUS TERDAFTAR pada
tanggal 25 Nopember 1986 berdasarkan Keputusan Mendikbud nomor:
0824/O/1986 dengan menyelenggarakan pendidikan S1 dan DIII Manajemen
Informatika. Di samping itu STMIK STIKOM SURABAYA juga melakukan
pembangunan gedung Kampus baru di jalan Kutisari 66 yang saat ini menjadi
Kampus II STMIK STIKOM SURABAYA. Peresmian gedung tersebut dilakukan
pada tanggal 11 Desember 1987 oleh Gubernur Jawa Timur, Bapak Wahono pada
saat itu. Sejarah singkat tentang Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya
dapat dilihat pada Tabel 2.1:
Tabel 2.1 Tabel Sejarah Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya
http://www.stikom.edu/id/sejarah
NO Tanggal Kejadian/Peristiwa
1. 19 Juni 1984 AKIS membuka program DIII Manajemen
Informatika.
2. 20 Maret 1986 AKIS membuka program S1 Manajemen
Informatika
3. 30 Maret 1986 AKIS ditingkatkan menjadi Sekolah Tinggi
Manajemen Informatika & Teknik Komputer
Surabaya (STMIK STIKOM SURABAYA)
4. 1990 Membuka bidang studi DI Program Studi Komputer
Keuangan / Perbankan
5. 1 Januari 1992 Membuka Program S1 jurusan Teknik Komputer.
Pada 13 Agustus 2003, Program Studi Strata 1
Teknik Komputer berubah nama menjadi Program
Studi Strata 1 Sistem Komputer.
8
NO Tanggal Kejadian/Peristiwa
6. 1 November 1994 Membuka program studi DI Komputer Grafik
Multimedia.
7. 12 Mei 1998 STMIK STIKOM SURABAYA membuka tiga
program pendidikan baru sekaligus, yaitu:
1. (DII Komputer Grafis Cetak)
2. (DIII) Komputer Sekertaris & Perkantoran
Modern.
3. DI Jaringan Komputer
8. Juni 1999 1. Pemisahan program studi DI Grafik Multimedia
menjadi program studi DI Grafik dan program
studi DI Multimedia
2. Perubahan program studi DII Grafik Multimedia
menjadi program studi DII Multimedia.
9. 2 September 2003 Membuka Program Studi DIII Komputer
Percetakan & Kemasan (Program Studi DIII
Komputer Grafis dan Cetak).
10. 3 Maret 2005 Membuka Program Studi Diploma III Komputer
Akuntansi.
11. 20 April 2006 Membuka bidang studi DIV Program Studi
Komputer Multimedia.
12. 8 Nopember 2007 Membuka program studi S1 Desain Komunikasi
Visual
13. 2009 Membuka program studi S1 Sistem Informasi
dengan Kekhususan Komputer Akuntansi
14. 2014 Berdasarkan Keputusan Mentri Pendidikan dan
Kebudayaan No 378/E/O/2014 tanggal 4 September
2014 maka STIKOM Surabaya resmi berubah
bentuk menjadi Institut dengan nama Institut Bisnis
dan Informatika Stikom Surabaya.
Program studi yang diselenggarakan oleh Institut
Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya adalah
sebagai berikut:
Fakultas Ekonomi dan Bisnis:
1. Program Studi S1 Akuntansi
2. Program Studi S1 Manajemen
3. Program Studi DIII Komputerisasi
Perkantoran & Kesekretariatan
Fakultas Teknologi dan Informatika:
1. Program Studi S1 Sistem Informasi
2. Program Studi S1 Sistem Komputer
3. Program Studi S1 Desain dan Komunikasi
Visual
4. Program Studi S1 Desain Grafis
5. Program Studi DIV Komputer Multimedia
6. Program Studi DIII Manajemen Informatika
7. Program Studi DIII Koputer Grafis & Cetak
9
2.1.2 Visi dan Misi
Visi dari Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya ialah menjadi
perguruan tinggi yang berkualitas, unggul, dan terkenal. Sedangkan Misi dari
Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya itu sendiri ialah sebagai berikut:
a. Mengembangkan ipteks sesuai dengan kompetensi.
b. Membentuk SDM yang profesional, unggul dan berkompetensi.
c. Menciptakan corporate yang sehat dan produktif.
d. Meningkatkan kepedulian sosial terhadap kehidupan bermasyarakat.
e. Menciptakan lingkungan hidup yang sehat dan produktif.
(http://www.stikom.edu/id/visi- misi)
2.1.3 Komitmen
Komitmen dari Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya adalah
sebagai berikut:
a. Menghasilkan pengembangan dan karya inovatif ipteks sesuai bidang kajian
dan kompetensi.
b. Menghasilkan lulusan yang berdaya saing tinggi, mandiri dan profesional.
c. Meningkatkan kualifikasi dan kompetensi Sumber Daya Manusia.
d. Menjadi lembaga pendidikan tinggi yang sehat, bermutu dan produktif.
e. Meningkatkan kerjasama dan pencitraan.
f. Meningkatkan pemberdayaan ipteks bagi masyarakat.
g. Memperluas akses pendidikan bagi masyarakat.
h. Menciptakan lingkungan hidup yang sehat dan produktif.

10
2.1.4 Logo Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya
Logo Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya dapat dilihat
seperti pada Gambar 2.1 di bawah ini:
Gambar 2.1 Logo Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya
(http://www.stikom.edu/id/logo_stikom_baru)
2.1.5 Struktur Organisasi Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya
Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya adalah sebuah
organisasi yang berada di bawah naungan Yayasan Putra Bhakti Sentosa.
Pelaksanaan organisasi di Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya
dipimpin oleh Rektor Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya. Rektor
Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya di bantu oleh 3 (tiga) Wakil
Rektor, dimana masing-masing Wakil Rektor bertanggung jawab terhadap bidang
yang ada di bawahnya, yaitu:
a. Wakil Rektor I yang berkaitan dengan Bidang Akademik
b. Wakil Rektor II yang berkaitan dengan Bidang Sumber Daya
c. Wakil Rektor III yang berkaitan dengan Bidang Kemahasiswaan dan Alumni
11
2.1.6 Departemen / Unit
Dalam operasionalnya Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya
dibagi menjadi beberapa departemen bagian atau unit kerja. Masing-masing
departemen akan bertanggungjawab terhadap spesifikasi pekerjaan tertentu.
Dengan demikian diharapkan kinerja seluruh karyawan dapat optimal.
Departemen tersebut meliputi:
a. Pusat Pengawasan dan Penjaminan Mutu
b. Pusat Pengembangan Pendidikan dan Aktivitas (P3AI)
c. Pusat Kerja Sama (PKS)
d. Bagian Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (PPM)
e. Penerapan dan Pengembangan Informasi (PPTI)
f. Perpustakaan
g. Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan (AAK)
h. Bagian Administrasi Umum (AU)
i. Bagian Kepegawaian
j. Bagian Public Relation dan Marketing (PRM)
k. Bagian Keuangan
l. Bagian Kemahasiswaan
m. Bagian Stikom Career Center (SCC)
(http://www.stikom.edu/id/bagian-unit)
Gambar 2.2
Struktur organisasi Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya dapat dilihat pada
12
Gambar 2.2 Struktur Organisasi Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya
(http://www.stikom.edu/organization-structure)
13
2.2 Gambaran Umum Bagian Kemahasiswaan Institut Bisnis dan
Informatika Stikom Surabaya Surabaya
Pada bagian ini akan di jelaskan tentang Bagian Kemahasiswaan, tugas
dan tanggung jawab Staf-Staf di Bagian Kemahasiswaan, Visi dan Misi, Fungsi
Bagian Kemahasiswaan, Bentuk Kegiatan, Struktur Organisasi, Lokasi, Tempat &
Waktu Terlaksannya Kerja Praktek dan Denah Ruang Kemahasiswaan.
2.2.1 Bagian Kemahasiswaan
Bagian Kemahasiswaan Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya
dapat dilihat pada gambar 2.3
BAGIAN KEMAHASISWAAN
Unsur pelaksana teknis Bidang

Kemahasiswaan
Melaksanakan kegiatan yang

berhubungan dengan kegiatan
nonakademik
Dipimpin oleh Kepala Bagian

bertanggungjawab kepada Wakil
Rektor III
Gambar 2.3 Bagian Kemahasiswaan

http://kemahasiswaan.stikom.edu/wp-content/uploads/2015/08/Kemahasiswaan-
okk-2015.pdf
14
2.2.2 Tugas dan Tanggung Jawab Staf-Staf di Bagian Kemahasiswaan
Institut Bisnis dan InformatikaStikom Surabaya
a. Kepala Bagian Kemahasiswaan
1. Mengoordinasikan penyusunan blue print pengembangan Bagian
Kemahasiswaan dan road map pencapaiannya sesuai dengan Rencana
Strategi (Renstra) Institut Bisnis dan Informatikas Stikom Surabaya
yang meliputi model pengembangan kegiatan Kemahasiswaan dan
Sumber Daya Manusia (SDM).
2. Menyusun dan melaksanakan rencana proker tahunan Bagian
Kemahasiswaan sebagai pedoman kerja berdasarkan blue print dan
road map Bagian Kemahasiswaan.
3. Menyusun dan mengendalikan anggaran tahunan Bagian
Kemahasiswaan.
4. Mengoordinasi kegiatan pemilihan ketua Senat Mahasiswa dan ketua
Dewan Mahasiswa.
5. Memonitor dan mengevaluasi kegiatan kemahasiswaan.
6. Berkoordinasi dengan Ketua Program Studi dan Kepala Bagian
Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan berkaitan dengan
penyelenggaraan kegiatan Softskill Mahasiswa (Perkuliahan softskill).
7. Mempersiapkan, melaksanakan dan melakukan penilaian kegiatan
Softskill mahasiswa.
8. Melakukan pengelolaan nilai Standar Softskill Kegiatan Mahasiswa
(SSKM).
15
9. Berkoordinasi dengan Ketua Program Studi berkaitan dengan
pemilihan dan penetapan Kolega Dosen (KD).
10. Menyusun kepanitiaan dan jadwal Pendampingan Mahasiswa Berhasil
(PMB) OKK, Perisan dan Kegiatan Terstruktur.
11. Merencanakan, menyelenggarakan dan mengevaluasi pelaksanaan
PMB
b. Sie Pelayanan Administrasi dan Kesejahteraan Mahasiswa.
1. Melaksanakan pengelolaan beasiswa mulai publikasi, pendaftaran,
proses administrasi ke KOPERTIS dan BANK sampai dengan
pembayaran dan pemberian laporan pertanggungjawaban.
2. Melaksanakan pengelolaan asuransi bagi mahasiswa, seperti proses
pengajuan asuransi, pembagian kartu asuransi, pengajuan klaim dan
penyerahan dan aklaim asuransi kepada mahasiswa.
3. Melaksanakan pengelolaan data-data Kemahasiswaan (data prestasi,
kegiatan mahasiswa, beasiswa)
4. Melaksanakan pengelolaan proposal, LPJ kegiatan mahasiswa
(SEMA, DEMA, MENWA, KOPMA, UKM, UKK).
5. Melaksanakan pengelolaan laporan keuangan kegiatan yang ada di
bawah lingkungan kemahasiswaan.
6. Melakukan pelayanan dan Maintenance data Standar Softskills
Kegiatan Mahasiswa (SSKM) secara rutin maupun untuk keperluan
yudisium.
16
7. Memberikan pelayanan terbatas kepada segala aktifitas kegiatan
mahasiswa seperti pemenuhan sarana prasarana kegiatan mahasiswa,
konsultasi kegiatan UKM, SEMA dan DEMA.
8. Melakukan pengendalian (controlcrosceck) anggaran program kerja
tahunan dengan rencana kegiatan di bagian Kemahasiswaan.
c. Sie Penalaran
1. Melaksanakan pengelolaan beasiswa mulai publikasi, pendaftaran,
proses administrasi ke KOPERTIS dan BANK sampai dengan
pembayaran dan pemberian laporan pertanggungjawaban.
2. Melaksanakan & mempersiapkan mahasiswa untuk mengikuti lomba-
lomba Ilmiah.
3. Menyelenggarakan serta mengkoordinasikan dengan bagian terkait
maupun mahasiswa mengenai pelaksanaan kegiatan ilmiah seperti
Seminar Ilmiah, Sarasehan, Kuliah Tamu, Diklat dan Training yang
berkaitan dengan bagian Kemahasiswaan.
4. Meningkatkan pemberdayaan akademis mahasiswa melalui kegiatan
komunitas ilmiah mahasiswa.
5. Menumbuhkan minat mahasiswa untuk ikut aktif dalam semua
kegiatan di Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya termasuk
kegiatan Program Kreativitas Mahasiswa (PKM).
6. Memberikan masukan sesuai seksi-nya baik di minta maupun tidak
oleh Kepala bagian Kemahasiswaan atau Wakil Rektor III.

17
d. Sie Bakat dan Minat Mahasiswa
1. Mengembangkan dan menyalurkan bakat dan minat mahasiswa
melalui Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) dan kelompok interes atau
komunitas yang ada di bawah bagian Kemahasiswaan.
2. Memotivasi mahasiswa agar berpartisipasi aktif mengikuti
invitasi/kejuaraan/lomba-lomba yang diselenggaran Kopertis, Dikti
maupun organisasi yang lain untuk meningkatkan prestasi mahasiswa.
3. Mempersiapkan dan memberdayakan mahasiswa agar mampu
mengikuti lomba maupun invitasi olahraga, kesenian dan budaya.
4. Menumbuhkan minat dan kesadaran mahasiswa untuk berprestasi
dalam kegiatan ekstrakurikuler, khususnya yang cabang lomba yang
diselenggarakan Kopertis dan Dikti.
5. Meningkatkan kemampuan atau ketrampilan mahasiswa untuk
berorganisasi dalam wadah DEMA, SEMA, UKM dan kepanitiaan
lainnya serta melakukan tertib administrasi atau prosedur dan
keuangan serta secara rutin memberikan laporan secara berkala
kepada Kepala Bagian Kemahasiswaan.
e. Bimbingan dan Konseling
1. Menyelenggarakan operasional Bimbingan Konseling terhadap
mahasiswa.
2. Administrasi Pelanggaran KTM dan penanganan.
3. Membantu dan mendukung semua Program Kerja Kemahasiswaan.
4. Membantu dan mendukung terkait dengan peningkatan prestasi
mahasiswa.
18
5. Memberikan saran dan masukan baik diminta ataupun tidak diminta
yang terkait:
a. Pembentukan dan pembinaan attitude mahasiswa pada umumnya.
b. Pencegahan terjadinya perilaku yang tidak produktif dari
mahasiswa sesuai dengan nilai dan norma Institut Bisnis dan
2.2.3 Visi dan Misi Bagian Kemahasiswaan
a. Visi
Meningkatkan softskills mahasiswa menuju Institut Bisnis dan
Informatika Stikom Surabaya yang berkualitas, unggul dan terkenal.
b. Misi
Memberikan pembinaan dan pelayanan kepada mahasiswa untuk
mewujudkan atribut softskills yang sesuai dengan nilai dan budaya
Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya.
2.2.4 Fungsi Bagian Kemahasiswaan
a. Melaksanakan kegiatan bersama mahasiswa dibidang pengabdian
kepada masyarakat.
b. Menciptakan iklim pendidikan yang baik dalam kampus.
c. Melaksanakan usaha peningkatan kesejahteraan mahasiswa.
d. Melaksanakan orientasi dan pembinaan mahasiswa.
e. Melaksanakan usaha pengembangan minat dan bakat mahasiswa.

19
2.2.5 Bentuk Kegiatan Kemahasiswaan Institut Bisnis dan Informatika
Stikom Surabaya
Berikut merupakan bentuk kegiatan-kegiatan yang dilakukan pada
Kemahasiswaan:
a. Training Of Trainer (TOT)
b. Orientasi Kehidupan dan Kampus (OKK)
c. Program Kreatifitas Mahasiswa (PKM)
d. Perkuliahan Softskill (semester gasal dan genap) dengan 4 nilai
kehidupan (Leardership, Managerialship, Achievement Netlife dan
Enterpreneurship)
e. Pengembangan Diri dan Wawasan (Perisan)
f. Kegiatan Terstruktur
g. Kegiatan SEMA, DEMA, UKM, KOPMA dan UKK
h. Pelaksanann Lomba Ilmiah
i. Seminar Ilmiah
j. Kuliah Tamu
k. Diklat dan Training
2.2.6 Struktur Organisasi Kemahasiswaan Institut Bisnis dan Informatika
Stikom Surabaya
Berikut Struktur Organisasi di bagian Kemahasiswaan Institut Bisnis dan
Informatika Stikom Surabaya dapat dilihat seperti pada gambar 2.4.

20
Ganbar 2.4 Struktur Organisasi Bagian Kemahasiswaan
http://kemahasiswaan.stikom.edu/wp-content/uploads/2015/08/Kemahasiswaan-okk-20151.pdf
21
Nama staf Kemahasiswaan Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya:
Nama Jabatan
Nurhesti Esa Dwirini Kepala Bagian Kemahasiswaan
Wawan Wahyudi Efendi Sie Penalaran Mahasiswa
M. Risa Fahmi Sie Bakat dan Minat Mahasiswa
Sie Administrasi dan Kesejahteraan

Maria Valentina Irma P
Mahasiswa
Wahyu Widodo Bimbingan Konseling Mahasiswa
2.2.7 Lokasi, Tempat dan Waktu Terlaksanannya Kerja Praktek
Lokasi dan tempat:
Bagian Kemahasiswaan berada di lantai 2 Gedung Merah Institut Bisnis
dan Informatika Stikom Surabaya yang terletak di Jalan Raya Kedung Baruk 98
Surabaya.
Berikut Denah Ruang Kemahasiswaan Institut Bisnis dan Informatika
Stikom Surabaya dapat dilihat seperti pada gambar 2.5

PINTU MASUK
Rak Buku dan Almari Lemari Buku 56.5 mm. x 30.4 mm.
Kemahsiswaan
Kepala Bagian
40.0 mm. x
35.0 mm. x 25.1 mm.

40.0 mm.
56.5 mm. x 30.4 mm.
dan minat
Sie Bakat
Ko
entry sskm
Komputer
56.5 mm. x 30.4 mm.
56.5 mm. x 30.4 mm.

56.5 mm. x 30.4 mm.
56.5 mm. x 30.4 mm.
56.5 mm. x 30.4 mm. Sie Administrasi dan

Kesjahteraan
Penalaran
Sie
mahasiswa
Sie Bimbingan dan
Konseling Mahasiswa
Posisi Kerja Praktek
Gambar 2.5 Denah Ruang Bagian Kemahasiswaan Instiut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya
22
23
Keterangan Denah Ruang Kemahasiswaan:
1. Kepala Bagian Kemahasiswaan : Nurhesti Esa Dwirini
2. Sie Penalaran Kemahasiswaan : Wawan Wahyudi Efendi
3. Sie Bakat dan Minat Kemahasiswaan : M. Risa Fahmi
4. Sie Administrasi dan : Maria Valentina Irma P
Kesejahteraan Mahasiswa
5. Bimbingan Konseling Mahasiswa : Wahyu Widodo

BAB III
LANDASAN TEORI
3.1 Sekretaris
Istilah sekretaris berasal dari bahasa latin “secretum”, yang berarti
rahasia dan “secrearium”, yang berarti seseorang yang diberi kepercayaan
menyimpan rahasia. Dalam bahasa Inggris disebut “secretary” yang berasal dari
kata “secret” yang berarti rahasia.
Berbagai pendapat yang mendefinisikan sekretaris antara lain:
1. Menurut Webster’s New Words Dictionary dalam (Dewi, 2011)
a. Sekretaris adalah seseorang yang bertugas untuk mengarsip, mengurus
surat-menyurat, dan tugas-tugas menulis lainnya untuk organisasi ataupun
individu.
b. Sekretaris adalah pejabat umum yang bertanggungjawab atas tugasnya.
c. Sekretaris adalah pejabat yang memimpin departemen pemerintah.
d. Sekretaris seperti meja tulis atau rak buku.
2. Menurut M. Braum & Ramon C. Portugal dalam (Dewi, 2011) sekretaris
adalah asisten pimpinan yang melakukan pendiktean, surat-menyurat,
menerima tamu, melakukan pengecekan atau mengingatkan pimpinan bila ada
janji temu dan beberapa bentuk tugas lain yang terkait dengan efektivitas
pekerjaan pimpinan.
24
25
3.1.1 Macam-Macam Sekretaris Sesuai Kedudukan Wewenang Dan
Tanggung Jawab
Menurut (Dewi, 2011) sesuai kedudukan, wewenang dan tanggung
jawabnya, sekretaris dibedakan dua macam yaitu:
a. Sekretaris Eksekutif (Executive Secretary)
Sekretaris yang berfungsi sebagai manajer karena secara formal
menjalankan fungsi manajer. Sekretaris ini memiliki pegawai atau bawahan
umumnya untuk salah satu unit organisasi. Misalnya Sekretaris Jendral, Sekretaris
Yayasan, Sekretaris Wilayah.
b. Sekretaris Pribadi (Private Secretary)
Sekretaris untuk pimpinan yang berperan semata-mata sebagai pembantu
dan tidak memiliki bawahan. Misalnya Sekretaris Manajer, Sekretaris Direktur,
Sekretaris Artis.
3.1.2 Peran Sekretaris Sebagai Pembantu Pimpinan
Menurut (Dewi, 2011) sekretaris dibutuhkan organisasi untuk membantu
urusan dan kedinasan atau melaksanakan fungsi perkantoran agar pimpinan bisa
berkonsektrasi melaksanakan tugas manajerialnya dengan baik. Oleh sebab itu,
ada beberapa peran sekretaris, antara lain:
a. Penjaga/beranda perusahaan
Dalam menerima tamu, harus menyeleksi siapa yang bisa masuk dan tidak bisa
bertemu dengan pimpinan sehingga harus bisa mengatur jadwal janji tamu
26
b. Filter dan pengelola informasi
Jika ada surat masuk harus dicatat, diolah dan disimpan sehingga memudahkan
penemuannya kembali bila dibutuhkan.
c. Asisten pribadi atau tangan kanan pimpinan
Sekretaris membantu pimpinan dalam tugas sehari-hari bahkan di banyak
kesempatan mewakili pimpinan untuk keperluan perusahaan.
d. Pemegang rahasia
Sekretaris harus bisa menyimpan informasi yang tidak boleh diteruskan kepada
yang tidak berhak.
e. Penasihat untuk dimintai pendapatnya
f. Penghubung atau humas
3.1.3 Manajemen Waktu Dalam Sekretaris
Menurut (Dewi, 2011) dalam mengatur waku untuk jadwal kegiatan
pimpinan, sekretaris tidak dapat lepas dari pengaturan waku kerja untuk dirinya
sendiri. Sebagian besar tugasnya adalah meringankan tugas pimpinan sehingga
pimpinan dapat berkonsentrasi pada tugas utamanya. Sekretaris profesional
tentunya tertantang untuk pandai dan kritis mengatur waktu, baik untuk dirinya
sendiri maupun pimpinan. Sekretaris harus mampu mengatur waktu dengan baik,
mulai dari perencanaan jadwal kegiatan, mengkoordinir waktu sekretaris dengan
waktu pimpinan dan melakukan pengawasan.

Dengan demikian, sekretaris harus mampu melakukan fungsi-fungsi
manajemen waktu baik untuk dirinya sendiri dan pimpinan. Adapun penerapan
fungsi- fungsi manajemennya antara lain:
a. Perencanaan
Fungsi manajemen yang mendasar dan utama yaitu perencanaan karena
berkaitan dengan gambaran hal-hal ke depan yang harus dikerjakan demi
mencapai tujuan yang diharapkan.
b. Pengorganisasian
Pengorganisasian jadwal kegiatan pimpinan berarti kegiatan
mengidentifikasi, mengelompokkan, menganalisi kegiatan pimpinan dan
mengelola waktu yang dibutuhkan dalam menyelesaikan pekerjaan.
c. Pengkoordinasian
Pengkoordinasian merupakan fungsi manajemen waktu untuk
menyelaraskan tugas pimpinan dengan sekreataris maupun pegawai lainnya
sehingga tercapai pelaksanaan tugas yang efesien dan efektif. Dalam hal ini,
sekretaris bekerjasama dengan berbagai pihak untuk kelancaran tugas pimpinan.
d. Pengawasan
Pengawasan terrhadap jadwal pimpinan berarti harus melihat kesesuaian
jadwal kegiatan dengan yang telah direncanakan.
3.1.4 Kepribadian Sekretaris Profesional
Menurut (Sumarto & Dwintara, 2000) kepribadian sekretaris harus
dibangun dan dikembangkan terus-menerus untuk membangun profesionalisme

agar mapu membawa dirinya dengan baik di hadapan pimpinan, rekan kerja dan
pihak luar.
Kepribadian sekretaris dikembangkan dari berbagai segi, sebagai berikut:
a. Mengenal diri dengan baik
1. Menciptakan kepribadian yang lebih menarik dalam melaksanakan tugas
sekretaris.
2. Mencari kelebihan yang terpendam dalam diri .
3. Menghilangkan kebiasaan buruk pada diri sendiri.
4. Terbuka dengan rekan kerja.
5. Tidak merusak diri dengan ketakutan yang tidak beralasan.
b. Mau menerima kritik
1. Mintalah saran-saran dari orang lain.
2. Jangan bersikap reaktif terhadap kritik yang diterima
c. Membentuk sikap positif
1. Ramah dalam menerima tamu meskipun tamu membuat jengkel sekretaris.
2. Bertanggung jawab atas pelaksanaan tugas yang dibebankan kepada
sekretaris.
3. Selalu mengoreksi hal-hal yang baru dikerjakan.
4. Mau belajar dari kesalahan yang diperbuatnya.
5. Bersikap terbuka.
6. Penuh perhatian terhadap pimpinan dan rekan kerja lainnya.

3.1.5 Pola Pikiran dan Perilaku Sekretaris Profesional
Menurut (Sumarto & Dwintara, 2000) pola pikiran sekretaris profesional
yang senantiasa perlu dibangun dan dikembangkan adalah bersikap postif,
berpikir konstruktif dan berpikir efektif. Sedangkan, perilaku sekretaris
ditekankan pada cara bertingkah laku dalam melaksanakan tugas dan dalam
menjalin relasi komunikasi dengan orang lain. Beberapa perilaku yang dapat
dikembangkan pola bekerja yang efisien dan membangun hubungan baik dengan
berbagai pihak.
3.1.6 Penampilan Sekretaris
Menurut (Sumarto & Dwintara, 2000) penampilan Sekretaris Profesional
menjadi point bagi sekretaris karena sekretaris berperan sebagai pintu gerbang
bagi pimpinan di mana sekretaris menerima tamu-tamu pimpinan, mengikuti
pimpinan dalam pertemuan-pertemuan. Sekretaris harus tampil excellence.
Namun, tidak berarti sekretaris harus berpenampilan berlebihan. Sekretaris dapat
berpenampilan biasa, namun memiliki daya tarik bagi orang lain. Kepribadian
sekretaris yang profesional penting dibangun dan dikembangkan mampu
membawa dirinya dengan baik dihadapan pimpinan, rekan kerja, dan pihak luar.
Berikut ini hal-hal yang dapat dipakai untuk menilai penampilan seorang
sekretaris, yaitu:
a. Kebersihan dan kesehatan diri.
b. Kerapian dan daya tarik pribadi.
c. Ekspresi suara dan tingkah laku.
d. Busana dan tata rias.

3.1.7 Langkah-Langkah Sekretaris Dalam Meningkatkan Karier
a. Belajar formal/informal melalui pendidikan dan pelatihan.
b. Banyak membaca.
c. Bergaul dengan kaum profesional.
d. Meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja.
e. Mengemukakan ide positif dan bersikap positif.
3.1.8 Jenis Jabatan Sekretaris
Menurut Sedarmayanti dalam (Sedianingsih, Mustikawati & Soetanto,
2010) jenis jabatan sekretaris dapat ditinjau dari 3 aspek yaitu:
1. Berdasarkan luas lingkup tanggungjawab
a. Sekretaris Organisasi, seorang yang memimpin sekretariat dari suatu
organisasi maupun instansi pemerintah.
b. Sekretaris Pribadi, seseorang yang bertugas membantu seseorang dalam
tugas adminisrasi.
2. Berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerja
a. Sekretaris Yunior, yaitu sekretaris yang baru bekerja sebagai sekretaris di
suatu organisasi.
b. Sekretaris Senior, yaitu sekretaris yang mempunyai kemampuan dan
pengalaman yang memadai dalam kapasitasnya sebagai seorang sekretaris.
3. Berdasarkan spesialisasi
3.1.9 Tugas Sekretaris
Menurut Sumarto & Dwintara dalam (Sedianingsih, Mustikawati &
Soetanto, 2010) pada dasarnya tugas sekretaris dapat dibagi dalam lima bagian:
1. Tugas perkantoran, yaitu menyiapkan meja kerja pimpinan, menerima instruksi
dari pimpinan, menangani surat masuk dan surat keluar, membuat konsep surat
yang bersifat rutin, dan mendokumentasikan surat-surat yang bersifat rutin.
2. Tugas resepsionis yaitu menerima dan mnjawab telepon serta mencatat pesan-
pesan lewat telepon, menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan.
3. Mencatat janji-janji untuk pimpinan, memberi masukan, dan menyusun
prioritas acara kerja sehari-hari pimpinan.
4. Tugas keuangan, yaitu menangani urusan keuangan pribadi pimpinan,
membayarkan rekening-rekening pembayaran, pajak dan sumbangan, dan
menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari pimpinan
5. Tugas sosial, yaitu mengurus rumah tangga kantor pimpinan,
menyelenggarakan rapat kantor pimpinan beserta mengurus undangannya,
menyampaikan ucapan selamat dan belasungkawa kepada relasi atas nama
pimpinan.
6. Tugas insidentil, di antaranya menyiapkan agenda rapat, mempersiapkan
laporan, pidato, mewakili pimpinan ke beberapa acara pimpinan jika pimpinan
berhalangan hadir.
pada Dasarnya Tugas Sekretaris dapat di Kelompokkan Menjadi:
1. Tugas rutin/operasional, yaitu tugas umum yang hampir setiap hari dihadapi,
dilaksanakan tanpa menunggu perintah dari atasan atau sesuai dengan job
descriptioon-nya. Tugas rutin ini mencakup :
a. Menangani surat masuk untuk pimpinan.
b. Korespondensi.
c. Menerima tamu yang hendak menemui pimpinan.

d. Menerima telepon dan menelepon.
e. Menyusun, menepatkan, menemukan kembali arsip yang bersifat kedinasan.
f. Mengatur jadwal kegiatan atau agenda pimpinan agar selalu tepat.
g. Pengaturan dan kerapian ruangan kantor.
h. Menyiapkan pembuatan laporan.
i. Mengelola kas kecil (petty cash)
2. Tugas insidental atau berdasarkan instruksi adalah tugas yang dilaksanakan
apabila ada instruksi khusus dari pimpinan. Pemberian tugas khusus ini
berdasarkan unsur kepercayaan pimpinan kepada sekretaris, karena dapat
dianggap mampu dan bisa diandalkan untuk menyelesaikan suatu tugas
tertentu. Tugas insidental ini antara lain:
a. Mempersiapkan rapat.
b. Mengatur perjamuan makan dengan relasi perusahaan.
c. Menyusun makalah atau pidato.
d. Mengurus dokumen bank, asuransi dan pajak.
e. Menyusun surat - surat yang bersifat rahasia.
f. Mengurus perjalanan dinas pimpinan.
g. Mengikuti seminar, rapat, pertemuan yang terkait dengan peerusahaan.
h. Tugas khusus lain sesuai dengan instruksi dan kewenangan dari atasan.
3. Tugas kreatif atau inisiatif. Tugas ini merupakan tugas yang termasuk rutin,
tetapi atas inisiatif sekretaris sendiri tanpa diminta atau instruksi pimpinan,
tetapi wajib dilaksanakan dengan baik. Pada prinsipnya menguntungkan
perusahaan secara umum dan pimpinan secara khusus, asalkan tidak

menyimpang dengan tugas pimpinan dan wewenang yang diberikn pimpinan.
Pada dasarnya tugas yang bersifat kreatif meliputi:
a. Membuat perencanaan kerja.
b. Mempelajari pengetahuan bank.
c. Mempelajari pengetahuan tentang buku kas kecil.
d. Efisiensi kerja.
e. Pemantapan dan pengembangan diri sekretaris.
f. Mempersiapkan perabotan kantor, perlengkapan dan alat-alat penting bagi
sekretaris.
g. Memahami cara kerja mesin kantor dan audio-visual aids.
h. Memahami peraturan atau keadaan organisasi tempat bekerja.
Beberapa contoh Tugas Kreatif:
1. Mengirim bunga atau surat ucapan untuk pihak eksternal atau internal
perusahaan.
2. Membuat kliping berita atau artikel yang dibutuhkan perusahaan.
3. Membuat perencanaan kerjanya sendiri.
4. Mempelajari organisasi, peraturan kerja, product knowledge, budaya
perusahaan.
5. Mengembangkan diri dengan mengikuti berbagai macam pelatihan, seminar,
lokakarya, maupun pendidikan yang menunjang pekerjaannya.

3.1.10 Pengetahuan Untuk Sekretaris
Menurut (Bratawidjaja, 1996) seorang sekretaris perlu mengetahui
kriteria umum untuk menetapkan pengembangan kematangan kepribadiannya
antara lain:
1. Kemampuan untuk mengaktualisasikan dirinya agar bisa mandiri.
2. Kemampuan untuk melihat diri sendiri secara obyektif.
3. Memiliki pandangan hidup yang dapat membawa tindakan-tindakan ke suatu
arah tertentu
4. Menghargai orang lain karena memiliki perasaan dasar untuk memberi
perhatian kemanusiaan.
5. Memiliki humor yang filsafati.
3.2 Sekretariat
Menurut Sedianingsih, Mustikawati & Soetanto dalam Kamus Umum
Bahasa Indonesia, sekretariat berarti pekerjaan, segenap urusan sekretaris, atau
dapat berarti pula kepaniteraan.
Definisi sekretariat menurut para ahli dalam (Dewi, 2011) antara lain:
a. Webster’s New Words Dictionary
1. Sekretariat adalah kantor atau kedudukan sekretaris
2. Sekretariat adalah kantor atau tempat dimana sekretaris bekerja
3. Sekretariat adalah seorang staf atau departemen yang dipimpin sekretaris
4. Sekretariat adalah seorang staf atau kelompok sekretaris
b. Edward Conrad Smith & Arnold Jon Zucher
Sekretariat adalah sebuah kantor atau badan yang melakukan pengarsipan dan
sejumlah fungsi - fungsi secretarial

c. Jess Stein
Sekretariat adalah kantor atau pejabat yang dipercaya untuk melakukan
pengarsipan dan tugas secretariat.
d. Funk & Wagnaiss
1. Sekretariat adalah posisi atau kedudukan sekretaris
2. Sekretariat adalah tempat dimana sekretaris melaksanakan trasaksi bisnis
dan pemeliharaan maupun pengarsipan beberapa catatan penting
3. Sekretariat adalah keseluruhan staf sekretaris pada suatu kantor, khususnya
departemen pemerintah yang dipimpin sekretaris
3.2.1 Fungsi Sekretariat
2010) fungsi Sekretariat adalah sebagai satuan organisasi yang merupakan tempat
sekretaris dan pembantunya melakukan kegiatan demi menunjang pelaksanaan
tugas pokok organisasi agar dapat mencapai tujuan dengan lancar.
Sekretariat dipimpin oleh seorang sekretaris yang disebut kepala bagian
sekretariat atau sekretaris organisasi atau sekretaris institusi. Berbagai macam
sekretariat dijumpai dalam struktur organisasi pemerintah di Indonesia, misal
sekretariat negara, sekretariat lembaga. Sekretaris juga berfungsi membantu
pimpinan dalam menyelesaikan tugas - tugas perkantoran.

3.2.2 Tujuan dan Fungsi Administrasi Kesekretariatan
2010) menjelaskan tujuan dan fungsi administrasi kesekretariatan yaitu:
a. Tujuan Administrasi Kesekretariatan
Administrasi kesekretariatan mempunyai tujuan yaitu:
1. Memperlancar lalu lintas dan distribusi informasi ke segala pimpinan baik
internal maupun eksternal.
2. Mengamankan rahasia institusi/organisasi.
3. Mengelola dan memelihara dokumentasi institusi atau organisasi yang
berguna bagi kelancaran pelaksana manajemen (Planning, Organizing,
Actuating, dan Controlling)
b. Fungsi Administrasi Kesekretariatan
Sehubungan dengan hal tersebut di atas administrasi kesekretariatan
mempunyai fungsi yaitu:
1. Menggandakan pencatatan dan semua kegiatan manajemen.
Hasil pencatatan harus dilakukan menurut sistem yang ditentukan,
digunakan sebagai alat pertanggungjawaban dan sebagai sumber informasi.
Pencatatan perlu dilakukan dengan tepat guna dan tepat waktu.
2. Sebagai alat pelaksana pusat ketatausahaan.
3. Sebagai alat komunikasi institusi atau organisasi.
4. Sebagai pusat dokumentasi.

3.2.3 Hubungan Kesekretariatan dengan Kepemimpinan
Hubungan kesekretariatan dengan kepemimpinan dapat dijelaskan dalam
bentuk gambar 3.1
Kepemimpinan Kesekretariatan
(Kegiatan Substantif) (Kegiatan Administratif)
Pembuat
Keputusan
Gambar 3.1 Hubungan Kesekretariatan dengan Kepemimpinan
Menurut Sedarmayanti dalam (Sedianingsih, Mustikawati & Soetanto, 2010)
Kegiatan substantif adalah bidang tugas pokok yaitu tugas operasional
organisai, sedangkan bidang administratif adalah bidang penunjang terhadap
pelaksana tugas pokok dari pimpinan. Gambar 3.1 menunjukan bahwa kegiatan
kesekretariatan dalam bidang administratif mendukung kelancaran operasional.
pada umumunya maupun tugas-tugas seorang pimpinan perusahaan pada
khususnya dalam pencapaian tujuan organisasi atau institusi, terutama dalam
rangka penyedia informasi untuk pengambilan keputusan.

3.2.4 Ruang Lingkup Kegiatan Kesekretariatan
Menurut (Sedianingsih, Mustikawati & Soetanto, 2010) pada umumnya
kegiatan sekretariat yaitu:
a. Menyelenggarakan pembinaan ketatausahaan, khususnya yang berhubungan
dengan pekerjaan surat-menyurat yang meliputi pembuatan surat, penerimaan,
pengolahan, pendistribusian dan penyimpanan.
b. Menyelenggarakan tata hubungan baik secara intern maupun secara ekstern
(humas).
c. Menyelenggarakan kepanitiaan rapat.
d. Menyelenggrakan kegiatan yang sifatnya rahasia.
e. Menyelenggarakan pengaturan penerimaan tamu/kunjungan.
f. Menyelenggarakan tugas bantuan lain yang bersifat menunjang pelaksanaan
tugas pokok dan menyediakan fasilitas, terutama untuk mengoordinasikan
pelaksanaan tugas pokok organisasi.
3.2.5 Pengelolaan Kesekretariat
Menurut (Sedianingsih, Mustikawati & Soetanto, 2010) kegiatan dan tata
kerjanya merupakan segala kegiatan yang dilakukan oleh sekretariat. Sekretariat
adalah tempat sekretaris bertugas; kemudian berkembang menjadi satuan
organisasi di mana sekretaris melakukan tugas dalam bidang perkantoran.
Selanjutnya, administrasi kesekretariatan berarti,“Keseluruhan proses pelaksanaan
rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran dan tugas-tugas
bantuan lainnya, dalam rangka menunjang kelancaran pencapaian tujuan
organisasi.
3.3 Telepon
Menurut (Sedianingsih, Mustikawati & Soetanto, 2010) telepon
merupakan alat komunikasi untuk menerima dan menyampaikan informasi
dengan cepat. Melalui telepon seseorang dapat menyampaikan maksudnya baik
untuk kegiatan binis maupun nonbisnis dalam bentuk informasi kepada orang lain.
Menurut Ernawati dalam (Sedianingsih, Mustikawati & Soetanto, 2010)
sekretaris dalam menjalankan tugasnya menelepon maupun menyampaikan pesan
pimpinan, melalui telepon, tetap memakai etiket seperti halnya dalam menerima
telepon masuk.
3.3.1 Macam-Macam Pesawat Telepon
2010) ditinjau dari peletakannya ada macam-macam telepon yang digunakan pada
suatu organisasi, antara lain:
a. Telepon meja (tablephone), yaitu telepon yang diletakkan di atas meja.
b. Telepon dinding (wallphone), yaitu telepon yang diletakkan pada dinding.
c. Telepon mobil, kapal atau pesawat.
Sedangkan dari segi kapasitas peralatan yang digunakan pada pesawat telepon,
macamnya yaitu:
a. Satu jalur telepon (single line telephone), jenis telepon banyak digunakan oleh
masyarakat yang memiliki fasilitas telepon di rumah.
b. Telepon dengan banyak tuts (multi button telephone), jenis telepon banyak
digunakan pada organisasi-organisasi.
c. Sistem hunting, yaitu satu nomor telepon dapat digunakan secara serentak
untuk beberapa saluran.

d. Telepon dengan pengeras suara (loudspeking telephone), yaitu telepon yang
tidak perlu dipegang sewaktu bicara.
3.3.2 Hubungan Telepon
Menurut (Sedianingsih, Mustikawati & Soetanto, 2010) ditinjau dari segi
jarak jangkauannya dapat dibagi menjadi tiga.
a. Hubungan lokal (setempat), yaitu hubungan yang dilakukan pada satu
lingkup daerah tertentu, misal daerah Surabaya. Pada hubungan ini tidak
perlu memutar kode area tempat yang dituju.
b. Hubungan Interlokal, yaitu hubungan telepon antara dua orang yang
jaraknya cukup jauh, misal antarkota atau antarprovinsi, namun tetap dalam
satu negara. Misal, daerah Surabaya ingin mengadakan hubungan telepon ke
Jakarta, maka harus memutar lebih dulu nomor 031 yaitu nomor kode
wilayah Surabaya. Setelah itu diikuti nomor telepon yang dituju.
c. Hubungan internasional yaitu hubungan telepon dari seseorang atau
organisasi di suatu negara tertentu kepada orang atau organisasi di negara
lain. Permintaan hubungan telepon internasional dapat diadakan dengan
memutar terlebih dahulu nomor 001 atau 008 selanjutnya tekan nomor kode
negara, kode wilyah dan nomor telepon yang dituju. Dalam melakukan
hubungan inernasional, sekretaris harus memperhatikan perbedaan waktu
antarnegara, agar tidak menyalahi etika bertelepon.

3.3.3 Hambatan Hubungan Telepon
Menurut (Sedianingsih, Mustikawati & Soetanto, 2010) berbagai
hambatan bisa dijumpai saat melakukan hubungan telepon. Hambatan hubungan
telepon dapat dibedakan menajdi 3 (tiga) macam yaitu: hambatan teknis,
hambatan kondisi lingkungan kerja dan bahasa. Hambatan lainnya dalam
bertelepon, seperti suara berisik tidak jelas, tidak mendengar nada sambung, suara
tiba-tiba mengecil, saat memutar atau menekan nomor telepon tidak mendengar
nada kontak dan suara hilang-timbul.
3.3.4 Hambatan yang Bersifat Teknis
Menurut (Sedianingsih, Mustikawati & Soetanto, 2010) hambatan yang
bersifat teknis dapat dibedakan menjadi dua macam, hambatan karena kondisi
fisik pesawat telepon dan hambatan karena kondisi fasilitas perlengkapan telepon
yang tidak memadai.
a. Hambatan Kondisi Fisik Pesawat Telepon
Pesawat telepon yang rusak akan mengakibatkan hubungan telepon
menjadi tidak lancar dan berita yang disampaikan menjadi tidak jelas. Untuk
mengatasi hambatan sebaiknya pesawat telepon dilengkapi dengan facsimile.
Nomor facsimile sama dengan nomor telepon. Facsimile tersebut akan
disampaikan kepada pimpinan dan setelah mendapatkan penjelasan dan
perintah pimpinan, sekretaris dapat segera memberi tahu pihak penelepon.
b. Hambatan Karena Kondisi Fasilitas Perlengkapan Telepon yang Tidak
Memadai
Huhubungan telepon dapat terganggu jika fasilitas perlengkapan telepon tidak
memadai. Fasilitas perlengkapan telepon adalah fasilitas yang dapat

mendukung kelancaran hubungan telepon, seperti: buku telepon, buku telepon
umum dan buku telepon khusus.
3.3.5 Hambatan Kondisi Lingkungan
Menurut (Sedianingsih, Mustikawati & Soetanto, 2010) kondisi
lingkungan adalah keadaan suasana kerja, seperti:
a. Suasana kerja yang gaduh
b. Suara-suara di sekitar terus bergurau dan bercanda
c. Seseorang yang menginterupsi, minta bantuan karena situasi mendesak.
Pada saat hubungan telepon berhenti karena melayani pembicaraan
dengan orang lain, sebaiknya microphone ditutup agar pembicara tidak
terdengar oleh penelepon.
3.3.6 Hambatan Bahasa
Menurut (Sedianingsih, Mustikawati, & Soetanto, 2010) hubungan
telepon akan terhambat apabila bahasa yang digunakan oleh penelepon tidak
dimengerti, baik karena penelepon menggunakan bahasa asing atau bahasa daerah
lain, sebaiknya penelepon harus mengembangkan kemampuan bahasa dan istilah
yang umum dipakai di dunia bahasa.
3.4 Bertelepon
Menurut (Sumarto & Dwintara, 2000) bagi seorang sekretaris telepon
merupakan piranti pokok. Dengan bertelepon, seorang sekretaris dapat
menyampaikan dan menerima informasi dengan cepat. Dengan diterimanya
informasi dengan cepat, maka organisasi atau instansi dengan cepat melakukan
tindakan antisipatif. Dengan demikian, telepon menjadi sarana mutlak guna
mendukung efektif dan efisiensi kerja seorang sekretaris.
a. Pengertian hubungan telepon merupakan sarana komunikasi tidak langsung.
Antara komunikan dan komunikator secara fisik tidak bertatap muka.
b. Etika bertelepon
Etika dalam bertelepon harus memiliki suara yang jelas, tegas, namun
terkesan ramah, hangat, dan bersahabat, juga tidak bernada emosi. Hindari
suara yang penuh rayuan atau bernada ringan.
3.4.1 Hal-Hal yang Harus Dihindari dalam Bertelepon
hal yang harus dihindari dalam komunikasi melalui telepon adalah:
a. Menggunakan bahasa informal, terutama kepada orang yang belum akrab
atau belum tahu siapa orang yang berbicara di telepon.
b. Berbicara dengan orang lain selagi berbicara di telepon.
c. Berbicara sambil makan sesuatu atau mengunyah permen.
d. Berbicara terlalu banyak basa-basi.
e. Berbicara dengan nada kasar atau membentak.
f. Berbicara dengan nada memerintah.
g. Penelepon dibiarkan menunggu terlalu lama, tanpa penjelasan, hanya bunyi
musik yang didengarkan.
h. Penelepon ditransfer berkali-kali atau ditransfer ke alamat yang salah.
i. Nada dan intonasi terkesan malas.
j. Lupa menyampaikan pesan kepada orang yang dituju penelepon.

3.4.2 Kesalahpahaman dalam Bertelepon
Menurut (Sedianingsih, Mustikawati & Soetanto, 2010) kesalahpahaman
bisa terjadi karena beberapa hal, yaitu:
a. Pesan yang disampaikan melalui telepon tak terdengar atau kurang jelas,
karena gangguan pada pesawat telepon.
b. Pesan yang disampaikan melalui telepon salah, kemungkinan salah terdengar
atau penerima telepon salah menginterprestasikannya, karena tidak
ditanyakan lebih lanjut oleh penerima telepon.
3.5 Menerima Tamu
Menurut (Sumarto & Dwintara, 2000) menerima tamu merupakan salah
satu pekerjaan yang tidak dapat dilepaskan dari tanggung jawab seorang
sekretaris. Oleh karena itu, sekretaris profesional harus mengetahui dengan baik
karaktek tamu-tamu yang datang. Lebih dari itu, seorang sekretaris juga dituntut
kemampuannya mengorganisasikan tamu-tamu yang hadir, dengan
menyinkronkannya dengan kegiatan pimpinan atau instansi atau institut secara
keseluruh
Menurut Ernawati dalam (Sedianingsih, Mustikawati, & Soetanto, 2010)
sekretaris harus mampu mempersiapkan diri agar dapat membantu pimpinan
dalam menerima dan melayani tamu secara baik. Untuk itu perlu diperhatikan
aturan-aturan dalam melayani tamu:
a. Berpenampilan rapi, sopan, dan segar
b. Berperilaku sopan dan ramah
c. Menghapal nama tamu
d. Senang atau mudah bergaul

e. Menjadi pendengar yang baik
f. Penuh semangat kerja
g. Menggunakan nada suara yang jelas
h. Senang tiasa bersikap tenang
i. Tulus dalam melayani tamu
j. Jangan mengintrupsi pembicara tamu
Selain itu sekretaris juga harus mampu menghindari hal-hal seperti:
a. Mengobrol terus-menerus
b. Melepas sepatu
c. Berbicara dan tertawa terlalu keras
d. Menelepon berlama-lama
e. Mengadakan jual-beli barang pribadi
3.5.1 Tamu
Menurut (Sedianingsih, Mustikawati & Soetanto, 2010) istilah “tamu”
dalam kehidupan organisasi pada hakikatnya tidak berbeda dengan istilah “tamu”
dalam kehidupan sehari-hari, kehidupan social atau kehidupan rumah tangga.
Tamu dengan sekretaris sangat erat hubungannya. Sekretaris merupakan penjaga
pintu gerbang bagi pimpinan. Sekretaris harus mampu berkomunikasi dengan baik
dengan tamu yang datang.
Kata “tamu” dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia dapat berarti orang
yang datang berkunjung ke tempat orang lain atau orang yang datang ke
perjamuan. Menurut Wursanto dalam (Sedianingsih, Mustikawati & Soetanto,
2010) “tamu” adalah tamu organisasi, badan, lembaga, atau perusahaan maupun
sebagai pribadi, yang berkunjung ke lembaga lain untuk kepentingan kedinasan
maupun kepentingan pribbadi.
Menurut (Sumarto & Dwintara, 2000) tamu organisasi atau perusahaan
bisa seseorang atau sekelompok orang dengan membawa satu atau beberapa
kepentingan, baik itu kepentingan dirinya sebagai pribadi maupun kepentingan
pihak lain, termasuk kepentingan organisasi.
3.5.2 Jenis-Jenis Tamu
Menurut (Sumarto & Dwintara, 2000) menerima tamu bagi sekretaris
merupakan pekerjaan rutin yang dilakukan sekretaris hampir setiap hari dan tugas
ini bukanlah tugas yang mudah karena kompetensi, kedewasaan dan kepribadian
seorang sekretaris.
a. Tamu yang sudah mengadakan perjanjian terlebih dahulu.
b. Tamu yang belum mengadakan perjanjian.
c. Tamu relasi pimpinan.
d. Tamu dari Instansi Pemerintah.
e. Tamu pegawai sendiri.
f. Tamu yang ingin membeli barang.
g. Tamu yang meminta sumbangan.
h. Tamu yang menawarkan barang.
i. Tamu dari Luar Negeri.
j. Tamu keluarga pimpinan.

3.5.3 Etika Melayani Tamu
Menurut (Sumarto & Dwintara, 2000) dalam menerima tamu kita perlu
memerhatikan etika dalam menerima tamu, yaitu tata karma. Berikut etika
melayani tamu:
a. Bersikap sopan dan tenang terhadap tamu.
b. Bersikap ramah dan bersahabat terhadap setiap tamu yang datang tanpa
memandang status sosial.
c. Usahakan tamu merasa senang, bila harus menunggu jangan sampai tamu
merasakan suasana yang membosankan.
d. Menjaga penampilan (memberikan penampilan menarik), baik sikap maupun
tutur kata.
e. Beri penjelasan yang memuaskan jika pimpinan tidak dapat menemui tamu.
f. Jangan menolak tamu tanpa perintah pimpinan.
g. Hormatilah tamu dan ekspresikan penyesalan jika harus menolak
kehadirannya.
3.6 Kearsipan
Menurut Odgers dalam (Sukoco, 2006) mendefinisikan manajemen arsip
sebagai proses pengawasan, penyimpanan, dan pengamanan dokumen serta arsip,
baik dalam bentuk kertas maupun media elektronik. Sedangkan menurut Charman
dalam (Sukoco, 2006) mendefinisikannya sebagai proses yang menitikberatkan
pada efisiensi administrasi perkantoran, pengelolaan, dan pemusnahan dokumen
apabila tidak lagi diperlukan.
Bank Dunia dalam (Sukoco, 2007) menjelaskan bahwa tujuan
pengelolaan dokumen yang terintegrasi adalah untuk menjaga dokumen maupun

arsip agar dapat diakses dan digunakan sepanjang ada nilai kegunaaannya dan
untuk membuat informasi dari dokumen dan arsip, tersedia dalam format yang
tepat, digunakan oleh orang yang tepat, dan dapat digunakan pada saat yang tepat.
Menurut Kennedy & Schauder dalam (Sukoco, 2006) menjelaskan bahwa pada
setiap dokumen dan arsip akan terdiri atas:
1. Isi, yaitu informasi yang terdapat pada arsip berupa ide atau konsep, fakta
tentang suatu kejadian, orang, organisasi maupun aktivitas lain yang direkam
dalam arsip.
2. Struktur, merupakan atribut fisik dari suatu arsip.
3. Konteks, menjelaskan “mengapa” dari suatu arsip.
Klasifikasi arsip dapat dijelaskan pada gambar 3.2
AKTIF
DOKUMEN
ARSIP
INAKTIF
ARSIP STATIS
Gambar 3.2 Klasifikasi Arsip
Menurut Kennedy & Schauder dalam (Sukoco, 2006)
Ada dua model dalam mengelola arsip, yaitu Model Siklus Hidup dam
Model Siklus Bekelanjutan. Perbedaan keduanya menurut An dalam (Sukoco,
2006) dapat diringkas dalam tabel 3.1.

Model Siklus Hidup Model Arsip
Aspek
Berkelanjutan
Dasar Pengelolaan dan pengotrolan arsip Pengelolaan dan

kertas secara efektif pengontrolan arsip
elektronik pada era
digital
Elemen dari arsip Fisik 1 Isi
2 Konteks
3 struktur
Hal yang menjadi 1 Fokus pada arsip 1 Fokus pada tujuan
perhatian utama 2 Fokus pada keberadaan arsip scara 2 Fokus pada isi,
fisik konteks, dan struktur
3 Berupa kertas arsip serta
pengembangan sistem
penyimpanannya
3 Berupa digital format
Pola 1 Berdasarkan waktu 1 Multi-dimensi
2 Proses pengarsipan hanya berlaku 2 Berkesinambungan
pada proses itu sendiri
Perspektif 1 Ekslusif 1 Inklusif
2 Bertujuan tunggal 2 Bertujuan banyak
3 Sebagai rekaman kehidupan 3 Sebagai rekaman
organisasi kehidupan organisasi
4 Bernilai histori atau sekarang 4 Bernilai histori,
sekarang yang
berkesinambungan
dengan masa depan
organisasi
Proses Ada tahapan tertentu dalam pengarsipan Penyimpanan arsip dan
dan perbedaan antara arsip sekarang dan proses pengarsipan
histori terintegrasi dan
berkesinambungan
Kriteria untuk Nilai histori atau sekarang Nilai berkelanjutan,
menyeleksi arsip termasuk nilai histori
atau sekarang
Waktu untuk Pada akhir prose pengarsipan Selama proses
menilai arsip pengarsipan terjadi
Tugas 1 Hanya berhubungan dengan proses 1 Terintegrasi antara
Manajemen penyimpanan arsip bisnis dan proses
Pengarsipan 2 Manajemen arsip tidak mempunyai pengarsipan, dan
hubungan fungsional dengan proses akan terjadi
organisasi, hanya menerima di setiap lini bisnis
mengelola dan merawat arsip 2 Akuntabilitas bagi
3 Perbedaan akuntabilitas antara Manajer Arsip tidak
pembuat, pemakai, manajer arsip hanya berkaitan
maupun mengelola arsip dengan
pemeliharaan arsip,
brhubungan dengan
penciptaan value
dari tujuan dan
fungsi organisasi
3 Kerangka kerja yang
terintegrasi dengan
stakeholders yang
lain
Tabel 3.1 tabel dua model dalam mengelola arsip
3.6.1 Siklus Hidup Arsip Manual
Sistem kearsipan secara manual kurang begitu populer karena banyak
organisasi yang mulai mengimplementasikan program paperless office dan arsip
digital. Menurut Baber dalam (Sukoco, 2006) sebagaian besar organisasi banyak
yang masih menggunakan atau mengola arsip secara manual, karena dokumen
yang dikelola masih berupa kertas, CD atau media fisik lainnya.
Dalam mengelola arsip secara manual, organisasi harus
mengklasifikasikan dan mengelolanya dalam dua tipe dokumen, yaitu dokumen
aktif dan inaktif. Menurut Quible dalam (Sukoco, 2006) memberikan gambaran
umum mengenai pemanfaatan, pengelolaan, dan atau di musnakan yang dapat
disusun sebagai berikut ini:
1. 100% dokumen dipertahankan;
2. 25% dokumen disimpan pada berkas dokumen aktif;
3. 30% dokumen disimpan pada berkas dokumen inaktif;
4. 35% dokumen tidak berguna dan dapat dimusnakan.
Berikut akan dijelaskan proses penciptaan hingga pemusnahan sebuah arsip atau
dokumen didalam organisasi pada gambar 3.3.
II
Pemanfaatan
III
I Siklus Hidup Arsip atau Penyimpanan
Penciptaan Dokumen
V
IV
Disposisi
Retrieval
Gambar 3.3 Model Siklus Hidup Dokumen
Menurut Quible dalam (Sukoco, 2006)

3.6.2 Manajemen Arsip Berkelanjutan
Menurut An (Sukoco, 2006) akan dijelaskan kerangka kerja yang dapat
dipakai untuk mengintegrasikan Manajemen Arsip Elektronis pada gambar 3.4.
Pendekatan Strategi pemasaran

Terintegrasi yang berfokus pada
pelanggan
Pemikiran arsip post-
modern
Model Arsip Kontinum
Budaya bersama
Manajemen Kerangka
Kerja Standar bersama
Arsip
Elektronik Terintergrasi
Pembagian informasi
Koordinasi
Kolaborasi
Kontrol produk
Kontrol proses
Pengawasan
Terintegrasi Kontrol servis
Gambar 3.4 Proses Integrasi Manajemen Arsip Elektronis
Menurut An dalam (Sukoco, 2006)
3.6.3 Peralatan Penyimpanan Arsip
a. Map Arsip/ Folder, yaitu lipatan kertas/ plastik tebal untuk menyimpanan
arsip. Macam-macam map arsip/ folder meliputi :
1. Stofmap folio (map berdaun).
2. Snelhechter (map berpenjepit).

3. Brief Ordner (map besar berpenjepit).
4. Portapel (map bertali).
5. Hanging Folder (map gantung).
b. Sekat Petunjuk/ Guide, yaitu alat yang terbuat dari karton/ plastik tebal yang
berfungsi sebagai penunjuk, pembatas atau penyangga deretan folder.
c. Almari Arsip/ Filing Cabinet, yaitu alat yang digunakan untuk menyimpan
arsip dalam bentuk lemari yang terbuat dari kayu, alumunium atau besi baja
tahan karat/api.
d. Rak Arsip, yaitu alamari tanpa daun pintu atau dinding pembatas untuk
menyimpan arsip yang terlebih dahulu dimasukkan dalam ordner atau kotak
arsip.
e. Kotak/Almari Kartu/ Card Cabinet, yaitu alat yang digunakan untuk
menyimpan kartu kendali, kartu indeks dan kartu-kartu lain yang
penyimpanannya tidak boleh sembarangan agar mudah untuk ditemukan
kembali.
f. Berkas Peringatan/ Tickler File, yaitu alat yang digunakan untuk menyimpan
arsip/ kartu-kartu yang memiliki tanggal jatuh tempo.
g. Kotak Arsip/ File Box, yaitu alat yang digunakan untuk menyimpan arsip yang
terlebih dahulu dimasukkan ke dalam folder/ map arsip.
h. Rak Sortir, yaitu alat yang digunakan untuk memisah-misahkan surat yang
diterima, diproses, dikirimkan atau untuk menggolong-golongkan arsip
sebelum disimpan.
3.6.4 Tata Cara Penyimpanan Arsip
a. Horizontal Filing (Flat Filing)
Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam stofmap atau
snelhechter kemudian ditumpuk ke atas dalam alamari arsip (disusun secara
mendatar atau horizontal dari bawah ke atas).
b. Vertikal Filing
Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam folder/ map
arsip kemudian diletakkan berdiri atau tegak memanjang (sisi panjang arsip
sejajar dengan lipatan folder atau map) dan disusun berurutan dari depan ke
belakang.
c. Lateral Filing
Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam snelhechter atau
brief ordner kemudian diletakkan berdiri dengan punggung di depan.
3.6.5 Prosedur Penyimpanan Arsip
a. Meneliti dulu tanda pada lembar disposisi apakah surat tersebut sudah boleh
untuk disimpan (meneliti tanda pelepas surat / release mark).
b. Mengindeks atau memberi kode surat tersebut.
Indeks atau kode surat dibuat sesuai sistem penyimpanan arsip yang
dipergunakan dan dibuat untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan
kembali surat.
c. Menyortir atau memisah-misahkan surat sesuai dengan bagian, masalah atau
tujuan surat. Kegiatan menyortir atau memisah-misahkan surat sebelum
disimpan biasanya dilakukan dengan menggunakan rak atau kotak sortir.
d. Menyimpan surat kedalam map (folder).

Penyimpanan surat ke dalam map/folder dapat menggunakan stofmap folio,
snelhechter, brief ordner, portapel ataui folder gantung kemudian dimasukkan
ke dalam almari arsip atau filing cabinet atau alat penyimpanan arsip yang lain.
3.7 Notulis
Tugas seorang notulis hampir sama dengan tugas secara cermat, menilai
apa yang relevan dan tidak relevan bermanfaat atau tidak, menyederhanakan
kalimat atau kata, meringkas, mencatat sambil mendengar uraian berikutnya.
Seorang notulis harus pandai memilih kata yang tepat bahasa yang efektif agar
pembaca notula mudah memahami.
Menurut Ernawati dalam (Sedianingsih, Mustikawati, & Soetanto, 2010)
notulis harus berpedoman pada tema dan tujuan rapat. Pembicara yang tidak
berkaitan langsung dengan tema rapat jangan dimuat dalam laporan. Notulis sudah
terlatih akan dapat mengelolah pembicaraan dan pendapat peserta menjadi
kesimpulan, lalu disusun menurut kronologisnya menjadi sebuah laporan yang
sistematis dan logis serta mudah dipahami isinya.
3.7.1 Daftar Kebutuhan Notulis
Menurut (Bratawidjaja, 1996) agar pembuatan laporan rapat yang
disusun oleh Notulis dapat bermutu kebutuhan mutlak Notulis harus dipenuhi.
Berikut ini yang diberikan kebutuhan Notulis.
a. Kebutuhan Informasi
Notulis sangat membutuhkan berbagai macam informasi seperti:
1. Bahan pembicaraan
2. Tujuan rapat
3. Peserta rapat
4. Struktur rapat
5. Inti permasalahan
6. Strategi rapat
b. Kebutuhan Waktu
Notulis memerlukan waktu untuk:
1. Mempersiapkan diri
2. Memahami bahasa teknis subjek pembicara
3. Mengola data
4. Menyusun
5. Memeriksa hasil akhir
c. Kebutuhan Tempat yang Strategis
Notulis perlu tempat duduk yang strategis misalnya duduk berdampingan
dengan ketua sidang. Ketua sidang perlu menanyakan kepada Notulis hal-hal
yang dianggap belum jelas, sebelum rapat berikutnya dilanjut.
3.7.2 Pesyaratan Menjadi Notulis
Menurut (Bratawidjaja, 1996) persyaratan yang diperlukan menjadi
Notulis profesional yaitu:
a. Mampu melakukan dua hal sekaligus, mendengarkan dan menulis.
b. Mampu untuk memilih-milih bagian yang penting atau tidak penting.
c. Kemampuan untuk berkonsentrasi.
d. Kemampuan menulis cepat.
e. Menguasai metode pencatatan.
f. Mengenal berbagai struktur rapat.

g. Memahami bahasa teknis dan menguasai materi pembahasan.
3.7.3 Hak-Hak Notulis
Menurut Ernawati dalam (Sedianingsih, Mustikawati & Soetanto,
2010) seorang notulis adalah orang yang dapat dipercaya. Untuk itu notulis
memperoleh hak khusus sebagai berikut:
a. Sebelum rapat
Sebelum berlangsungnya rapat, notulis berhak memperoleh informasi tentang
latar belakang dari materi bahasan dalam rapat. Notulis harus mempelajari
susunan acara beserta lampirannya, sehingga akan memudahkannya dalam
menyusun notula.
b. Pada saat rapat berlangsung
1. Notulis harus mengetahui poin-poin mengenai tujuan rapat dari agenda
rapat.
2. Notulis berhak mendapatkan semua dokumen yang dibagikan kepada
peserta.
3. Notulis berhak meminta agar peserta rapat menyempurnakan kesimpulan
yang dikemukakan notulis
4. Notulis berhak memperoleh perumusan yang baik dari semua peserta rapat.
5. Notulis berhak mengajukan pertanyaaan pada saat rapat berlangsung
c. Setelah rapat
1. Notulis berhak mendapatkan waktu yang cukup untuk mengelola
catatannya.
2. Notulis berhak mendapatkan informasi tambahan dari peserta rapat setelah
rapat selesai.
3.7.4 Hubungan Sekretaris Dengan Notulis
ada sekretaris yang sekaligus menjadi notulis. Namun ada pula rapat yang tidak
melibatkan sekretaris sebagai notulis. Apabila sekretaris mendelegasikan
wewenang untuk penyusunan notula kepada seorang notulis lainnya, sehingga
sekretaris dapat mengerjakan pekerjaan lainnya. Jika notulis hendak bertanya,
maka notulis bertanya kepada sekretaris, bukan langsung kepada ketua rapat.
Karena sekretarislah yang menjadi penanggungjawab penyusunan notula yang
baik dan bermutu. Untuk itu diperlukan kerjasama yang baik antara sekretaris dan
notulis.
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Metode Pelaksanaan

Pelaksanaan Kerja Praktek berlangsung selama 140 (seratus empat
puluh) hari. Dalam kurun waktu 4 (empat) bulan 20 (Dua puluh) hari, program
Kerja Praktek yang dilaksanakan pada bagian Kemahasiswaan Institut Bisnis dan
Informatika Stikom Surabaya yang pelaksanaannya pada:
Tanggal : 03 Agustus - 23 Desember 2015
Tempat : Bagian Kemahasiswaan Institut Bisnis dan Informatika
Stikom Surabaya
Peserta : Niken Revalasha
NIM : 12.39015.0001
Dalam pelaksanaan Kerja Praktek yang berlangsung dalam kurun waktu
empat bulan dua puluh hari di Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya
berikut ini adalah rincian kegiatan yang dilakukan selama Kerja Praktek bagian
Kemahasiswaan.
Tabel 4.1 Daftar Kegiatan selama Kerja Praktek
No. Kegiatan/Pekerjaan
1. Melayani mahasiswa dalam hal kegiatan-kegiatan di bagian Kemahasiswaan
2. Melayani seluruh civitas di Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya
3. Menerima/melayani tamu
4. Notulen dalam kegiatan di bagian kemahasiswaan
59
60
5. Menerima telepon
6. Mengirim/menerima e-mail
7. Keterlibatan dalam kegiatan kepanitiaan (menangani administrasi)
8. Mengoperasikan mesin fotocopy
9. Mengoperasikan scanner
10. Kearsipan berdasarkan penomoran
Uraian daftar kegiatan selama kerja praktek yaitu sebagai berikut:
1. Melayani mahasiswa dalam hal kegiatan-kegiatan di bagian Kemahasiswaan.
Hal ini dilakukan saat mahasiswa di Institut Bisnis dan Informatika Stikom
Surabaya mengadakan kegiatan-kegiatan internal maupun eksternal.
2. Menerima tamu atau melayani tamu pada bagian Kemahasiswaan juga perlu
dipelajari, karena sekretaris adalah sebuah cermin institusi maka cara
berbicara dan menyambut tamu harus sangat diperhatikan.
3. Notulen dalam kegiatan rapat (rapat bagian Kemahasiswaan). Sebagai
seorang sekretaris menjadi notulen merupakan pekerjaan utama.
Kesekretariatan harus mencatat isi dari kegiatan rapat tersebut kemudian
disimpulkan.
4. Menerima telepon pada bagian Kemahasiswaan juga sering dilakukan.
Seorang sekretaris juga harus mempunyai skill dalam bertelepon, mulai dari
nada suara, hingga cara menyampaikan pesan yang sopan dan sesuai dengan
aturan saat bertelepon.
5. Mengirim email. Pengiriman email di Institut Bisnis dan Informatika Stikom
Surabaya menggunakan fasilitas email yang khusus diberikan untuk seluruh
civitas di Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya.

6. Keterlibatan dalam kegiatan kepanitiaan (menangani administrasi).
Menagani administrasi merupakan salah satu tugas seorang sekretaris dan
harus diterapkan guna memperlancar dan mempercepat lalu lintas
administrasi dalam institusi.
7. Mengoperasikan mesin fotocopy. Mesin fotocopy juga perlu dipelajari oleh
seorang sekretaris karena apabila ada dokumen yang harus digandakan maka
sekretaris yang bertugas untuk mem-fotocopy dokumen tersebut.
8. Mengoperasikan scanner. Seorang kesekretariatan juga harus mampu
mengoperasikan mesin tersebut, serta mengerti cara mengganti kertas apabila
telah habis.
9. Kearsipan menggunakan sistem penomoran.
Seorang sekretaris di bagian Kemahasiswaan juga harus mampu
mengarsipkan menggunakan sistem penomoran yang benar dan teliti agar
mempermudah dalam pencarian kembali dokumen yang diperlukan.

62
4.2 Metode Penulisan
Metode penulisan yang digunakan untuk menyelesaikan laporan Kerja
Praktek di bagian Kemahasiswaan Institut Bisnis dan Informatika Stikom
Surabaya, adalah:
a. Studi Observasi, yaitu dengan pengamatan dan mempelajari secara langsung di
bagian Kemahasiswaaan Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya.
b. Wawancara, yaitu dengan mengadakan tanya jawab dengan pembimbing pada
tempat pelaksanaan kerja praktek di bagian Kemahasiswaan Institut Bisnis dan
c. Mencari informasi di Perpustakaan, yaitu dengan mencari dan membaca
literatur dan buku-buku yang mendukung penyelesaian laporan Kerja Praktek
yang tersedia di perpustakaan.
d. Penyusunan Laporan, yaitu setelah melakukan kegiatan kerja praktek Penulis
menyusun laporan kerja praktek yang menjadi prasyarat dalam menyelesaikan
mata kuliah Proyek Akhir.
e. Konsultasi (Bimbingan), yaitu dengan mengajukan laporan secara bertahap
kepada dosen pembimbing atas hasil laporan kerja praktek yang telah
dilaksanakan.
4.3 Peranan Kesekretariatan dalam Mendukung Administrasi dan
Operasional Kegiatan di Bagian Kemahasiswaan Institut Bisnis dan
Informatika Stikom Surabaya
Peranan kesekretariatan di bagian Kemahasiswaan merupakan pekerjaan
seorang sekretaris yang membantu dalam mendukung administrasi dan
operasional kegiatan-kegiatan di bagian Kemahasiswaan. Tugas dari sekretaris di

bagian Kemahasiswaan Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya antara
lain:
1. Melayani mahasiswa dalam kegiatan di Bagian Kemahasiswaan.
2. Menangani telepon
4. Mengoperasikan mesin scan
5. Kearsipan
6. Menerima tamu di bagian Kemahasiswaan
4.3.1 Melayani Mahasiswa dalam Kegiatan di Bagian Kemahasiswaan
Pada kegiatan di bagian Kemahasiswaan akan dijelaskan tentang
Program Kreativitas Mahasiswa, Perkuliahan Softskill, Training Of Trainer
(TOT), Orientasi Kehidupan dan Kampus (OKK), Pengembangan Diri Wawasan
(Perisan), Kegiatan Terstruktur dan Kegiatan Tidak Terstruktur.
A. Program Kreativitas Mahasiswa (PKM)
Peranan sekretaris di bagian Kemahasiswaan dalam kegiatan PKM
membantu mahasiswa memberikan informasi PKM khusunya mahasiswa yang
belum pernah mengikuti PKM.
Program Kreatifitas Mahasiswa merupakan kegiatan kompetisi karya
tulis ilmiah yang diadakan oleh Dikti. Mahasiswa aktif wajib mendaftar untuk
mengikut kegiatan Program Kreativitas Mahasiswa. Sebelum mengikuti PKM 7
bidang di Dikti mahasiswa wajib mengiiuti PKM yang diadakan di Internal
(Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya). Mahasiswa yang mengikuti
seleksi PKM di Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya dan mahasiswa
juga wajib mengikuti seminar pemenang PKM setelah itu mahasiswa melanjutkan
ke seleksi PKM di Dikti. Berikut agenda lomba internal kegiatan Program
Kreativitas Mahasiswa (PKM) karya tulis Gagasan Tertulis (GT) tahun 2015 yang
diadakan di Internal (Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya) pada
gambar 4.1.
Gambar 4.1 Agenda Kegiatan PKM
Berikut Pembagian Reviewer PKM-GT 2015 mahasiswa baru pada
gambar 4.2.
Gambar 4.2 Pembagian Reviewer PKM GT 2015 mahasiswa baru
Berikut formulir penilaian proposal PKM GT pada gambar 4.3.

Gambar 4.3 Formulir Penilaian Proposal PK GT
Berikut Daftar Nilai PKM Gagasan Tertulis 2015 pada gambar 4.4.
Gambar 4.4 Daftar Nilai PKM Gagasan Tertulis 2015

Berikut Rekapitulasi Hasil Penilaian Lomba PKM GT tingkat Institut
Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya pada gambar 4.5.

Gambar 4.5 Rekapitulasi Hasil Penilaian Lomba PKM GT tingkat Institut Bisnis
dan Informatika Stikom Surabaya

Mahasiswa konsul ke dosen pembimbing mengenai judul konsep dan
ide/tema, jika disetujui mahasiswa melanjutkan ke pembuatan proposal PKM.
Mahasiswa juga wajib bimbingan minimal 3x dilengkapi dengan kartu bimbingan
yang ditandatangani oleh dosen pembimbing setelah disetujui oleh dosen
pembimbing dan sudah ditandatangani mahasiswa wajib mengumpulkan 2
exemplar proposal berupa fotocopy dilengkapi bukti bimbingan yaitu kartu
bimbingan dan pihak dari bagian Kemahasiswaan akan mengajukan tandatangan
ke Wakil Rektor III. Proposal yang sudah diajukan di Internal akan di Review
oleh Tim Reviewer.
Setelah mengikuti Program Kreativitas Mahasiswa internal, selanjutnya
mahasiswa tersebut akan mengikuti PKM secara eksternal (Dikti). Berikut
Dokumen flow Program Kreatifitas Mahasiswa Eksternal.

Berikut document flow alur pendaftaran kegiatan Program kreativitas
Mahasiswa internal akan dipaparkan pada document flow pada gambar 4.6.
Gambar 4.6 Document Flow Program Kreativitas Mahasiswa Internal

Berikut document flow alur pendaftaran kegiatan Program kreativitas
Mahasiswa internal akan dipaparkan pada document flow pada gambar 4.6.
Document Flow Alur Kegiatan Program Kreativitas Mahasiswa (PKM) - Dikti
Mahasiswa Dosen Pembimbing Bagian Kemahasiswaan
Bimbingan
Dikumpulkan di
Y bagian
Proposal PKM T Kemahasiswaan
Disetujui ?
PKM
Selesai
PKM
Di Upload ke
Website Dikti
Gambar 4.7 Document Flow Program Kreativitas Mahasiswa Eksternal
Setelah mahasiswa mengikuti seleksi PKM internal mahasiswa akan
diikutkan PKM eksternal yaitu PKM yang dilombakan di Dikti. Mahasiswa yang
telah mengikuti seleksi diinternal dan telah mengikuti seminar, proposal akan
direvisi kembali dan dikonsulkan dimasing-masing dosen pembimbing, setelah
proposal disetujui oleh dosen pembimbing, mahasiswa diwajibkan untuk
mengupload hasil PKM ke Dikti (Simbilitas) dalam bentuk PDF sudah direvisi
dikumpulkan kembali ke bagian Kemahasiswaan dan proposal yang selanjutnya
mahasiswa menunggu peengumuman pemenang dari Dikti.
Program Kretivitas Mahasiswa (PKM) terdiri dari PKM 7 bidang yang
terdiri dari PKM Kewirausahaan, PKM Karsa Cipta, PKM Pengabdian
Masyarakat, PKM Teknologi dan PKM Penelitian, PKM Gagasan Tertulis dan
PKM Artikel Ilmiah.
Berikut merupakan 7 Program kreativitas Mahasiswa dan Bidang PKM
serta muara kegiatannya pada gambar 4.8.
Gambar 4.8 Program Kreativitas Mahasiswa

Gambar 4.9 Bidang PKM dan Muara Kegiatannya
Pelaksanaan PKM dibagi 2 waktu yaitu: PKM Karya Tulis (PKM-GT
dan PKM-AI) dilaksanakan pada bulan Februari-Maret, dan PKM 5 Bidang PKM-
P, PKM-K. PKM-M, PKM-KC dan PKM-T dilaksanakan pada bulan September-
Oktober.
Untuk mengikuti Program Kreativitas Mahasisw khususnya penilaian
ditingkat Dikti, mahasiswa harus melewati berbagai proses seleksi. Berikut
merupakan Proses seleksi PKM pada gambar 4.10.

Gambar 4.10 Proses Seleksi PKM di tingkat Dikti
PKM juga memiliki kriteria-kriteria disetiap bidangnya. Berikut merupakan
kriteria Program Kreativitas Mahasiswa pada gambar 4.11.

Gambar 4.11 Kriteria Program Kreativitas Mahasiswa
Berikut uraian Pogram Kreativitas Mahasiswa (PKM) tiap bidangnya.
1. PKM Penelitian bisa disingkat PKM-P, yaitu karya kreatif untuk menjawab
permasalahan, pengembangan dan teori yang dilaksanakan dengan melakukan
penelitian. PKM-P lebih menekankan pada pemecahan masalah yang
ditunjukkan pada metodologi penelitian.
2. PKM Kewirausahaan bisa disingkat PKM-K, yaitu kreativitas yang inovatif
dalam menciptakan peluang pasar. Umumnya didahului oleh survai pasar,
karena relevansinya yang tinggi terhadap terbukanya peluang perolehan profit
bagi kegiatan ini.
3. PKM Pengabdian Masyarakat bisa disingkat PKM-M, yaitu PKM Pengabdian
kepada Masyarakat (PKMM) yang merupakan kreativitas yang inovatif dalam
membantu memecahkan persoalan di masyarakat. Bentuk kegiatan dapat

berupa penataan dan perbaikan lingkungan, pelatihan keterampilan kelompok
masyarakat, pengembangan kelembagaan masyarakat, penciptaan karya seni
dan olah raga.
4. PKM Teknologi bisa disingkat PKM-T, yaitu kreativitas yang inovatif dalam
menciptakan suatu karya teknologi (prototipe, model, peralatan, proses) yang
dibutuhkan oleh suatu kelompok masyarakat (kelompok tani, industri kecil).
PKMT mewajibkan mahasiswa bertukar pikiran dengan pengusaha/pedagang
kecil, koperasi atau kelompok produktif lain. Produk PKM-T merupakan solusi
atas persoalan yang diprioritaskan mitra.
5. PKM Karsa Cipta bisa disingkat PKM-KC, yaitu program penciptaan yang
didasari atas karsa dan nalar mahasiswa, bersifat konstruktif serta
menghasilkan suatu sistem, desain, model/barang atau prototipe dan
sejenisnya. Karya cipta tersebut mungkin belum memberikan nilai
kemanfaatan secara langsung bagi pihak lain
B. Melayani Mahasiswa dalam Kegiatan Perkuliahan Softskill
Peranan sekretaris di kemahasiswaan dalam kegiatan perkuliahan
Softskill membantu mahasiswa dalam absensi menggunakan absensi elektronik
(typing) agar mempermudah pekerjaan sekretaris.
Kegiatan perkuliahan softskill merupakan kegiatan perkuliahan yang di
laksanakan di luar jam kuliah reguler yaitu di laksanakan setiap hari sabtu.
Adapun materi yang disampaikan terdiri atas, leadership dilaksanakan pada
Semester Gasal, managerialship di laksanakan pada Semester Gasal, achievement
netlife di laksanakan pada Semester Genap dan enterpreneurship di laksanakan
pada Semester Genap. Berikut cara mengikuti perkuliahan atau kegiatan softskill:
Document Flow Alur Kegiatan Perkuliahan Softskill ( 4 nilai Kehidupan)
Mahasiswa Bagian Kemahasiswaan
Mulai
Dikumpulkan di
Bagian
Kemahasiswaan
Pendaftaran
Perkuliahan Softskill
Dinilai Oleh
Pemateri
Melalui Website
kemahasiswaan.stikom.edu
Selesai
Melaksanakan
Perkuliahan
Softskill
Doumen Proposal
PKM
Gambar 4.12 Document Flow Kegiatan Perkuliahan Softskill
Cara melakukan pendaftaran melalui online :
1. Buka website Kemahasiswaan : kemahasiswaan.stikom.edu

Gambar 4.13 Website Kemahasiswaan: kemahasiswaan.stikom.edu
(http://kemahasiswaan.stikom.edu/)
2. Klik Pendaftaran Peserta Perkuliahan Soft Skill Leadership dan
Managerialship Semester 15.1
Gambar 4.14 Pendaftaran Perserta Perkuliahan Soft Skill
(http://kemahasiswaan.stikom.edu/pendaftaran-peserta-perkuliahan-soft-skill-
leadership-dan- managerialship-semester-151/)
3. Silahkan daftarkan diri Anda dengan klik link ini: https://goo.gl/I4nSK3
Gambar 4.15 Link Pendaftaran Peserta Perkuliahan Soft Skill
4. Masukkan data diri dan centang Matakuliah Softskill yang diambil
5. Submit
Gambar 4.16 Matakuliah Softskill
(https://goo.gl/I4nSK3)
C. Training Of Trainer (TOT)
Gambar 4.17 Saat upacara pembukaan Training of Trainer
Peranan sekretaris di bagian kemahasiswaan dalam kegiatan TOT
membuat daftar hadir untuk dosen Pembina dan membantu kepala bagian
Kemahasiswaan fotocopy form nilai dan aturan-aturan permainan. Setelah itu, form
penilaian dan aturan-aturan tersebut dimasukan didalam map Stikom dan dibagikan
ke dosen Pembina TOT yang menjadi juri penilaian.
Training of Trainer (TOT) merupakan salah satu kegiatan pembekalan
softskill untuk calon panitia Orientasi Kehidupan dan Kampus yang diadakan rutin
setahun sekali. Kegiatan ini bertujuan untuk menyiapkan mental dan sikap calon
panitia OKK, sehingga dapat menjalankan tugas dengan baik saat mendampingi
mahasiswa baru.
Gambar 4.18 Pengambilan bendera kelompok
Gambar 4.19 Persiapan Baris Berbaris (PBB)

D. Orientasi Kehidupan dan Kampus (OKK)
Peranan kegiatan sekretaris dalam kegiatan Orientasi Kehidupan dan
Kampus menangani surat masuk dan surat keluar, absensi, konsumsi dan merekap
data.
Orientasi Kehidupan dan Kampus merupakan kegiatan rutin yang
dilaksanakan setiap 1 tahun sekali untuk membekali mahasiswa baru tentang
bagaimana manajemen diri, pengenalan kampus dan sistem belajar di Stikom
Surabaya, budaya-budaya yang diterapkan dalam kampus serta nilai-nilai softskill
yang dibentuk maupun diterapkan oleh civitas Institut Bisnis dan Informatika
Stikom Surabaya. OKK dilaksanakan oleh panitia OKK yang telah lulus dalam
pesyaratan pendaftaran OKK dan sudah mengikuti kegiatan Training of Trainer
(TOT). Berikut kegiatan OKK tampak pada gambar 4.20.
Gambar 4.20 Pemberian materi saat OKK

Gambar 4.21 Diskusi antara Kolega Yunior dengan Kolega Senior
Gambar 4.22 Mobilisasi Kolega Yunior ke Arena Prestasi Lantai 9

E. Pengembangan Diri dan Wawasan (Perisan)
Kegiatan Pengembangan Diri dan Wawasan (Perisan) merupakan
lanjutan dari kegiatan OKK. Pada kegiatan ini kepanitiaan dipegang oleh
mahasiswa baru, sehingga dari kegiatan ini mahasiswa baru sudah diperkenalkan
tentang manajemen kegiatan. Adapun materi kegiatan Perisan yang terbagi dalam
5 pertemuan tiap hari sabtu yaitu:
1. Materi Atribut Softskill
2. Materi Dunia Kerja dan Pengenalan Profesi
3. Sarasehan dengan Alumni
4. Seminar Kesehatan atau Napza
5. Seminar Anti Korupsi atau Seminar Kepribadian
Berikut pemberian materi saat kegiatan Perisan pada gambar 4.23.
Gambar 4.23 Pemberian materi saat kegiatan Perisan

F. Kegiatan Terstruktur
Kegiatan terstruktur adalah kegiatan secara formal atau terjadwal dan
wajib diikuti oleh mahasiswa aktif Stikom Surabaya. Kegiatan terstruktur yaitu:
terlibat dalam kegiatan OKK, Perisan, mengikuti Upacara Hari Besar Nasional,
terlibat dalam Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM), Re-Inforcement Program Studi,
pemantapan Program Studi dan mengikuti perkuliahan Softskill.
G. Kegiatan Tidak Terstruktur
Kegiatan tidak terstruktur adalah kegiatan yang tidak diprogramkan
secara formal tetapi diselenggarakan dan melibatkan mahasiswa, diantaranya:
terlibat dalam kepanitiaan OKK, terlibat dalam kepengurusan Organisasi
Mahasiswa (Senat Mahasiswa, Dewan Mahasiswa, Unit Kegiatan Mahasiswa dan
Koperasi Mahasiswa), terlibat dalam kepanitiaan, menjadi peserta seminar atau
kuliah tamu dan mengikuti lomba atau kompetisi baik internal maupun eksternal
4.3.2 Menangani Telepon
Peranan sekretaris di bagian Kemahasiswaan harus mampu melakukan
telepon dengan baik. Telepon merupakan alat komunikasi untuk menyampaikan
dan menerima informasi dengan cepat dan bersifat komunikasi tidak langsung,
sebab antara komunikator dan komunikan tidak bertatap muka. Sehingga seluruh
civitas di Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya yang telepon dapat
merasa disegani dan menimbulkan image baik bagi Institut Bisnis dan Informatika
Stikom Surabaya.
A. Persiapan perlu diperhatikan dalam menerima telepon:
1. Mempersiapkan formulir menerima telepon dan alat tulis

2. Membuat daftar telepon yang sering dibutuhkan
3. Memahami cara menyambung telepon interlokal baik dari dalam maupun
luar negeri, dan mencatat lama pembicaraan serta menanyakan biaya ke
kantor telepon
4. Jangan banyak menggunakan telepon untuk kepentingan pribadi
5. Dalam percakapan hendaknya bersikap waspada, usahakan jangan menyela,
atau memutuskan pembicaraan dan jangan mengucapkan kata - kata yang
dapat menyinggung perasaan
6. Jangan menampakkan kesan sibuk pada waktu sedang bertelepon
7. Jangan terlalu cepat dalam berbicara, batasi pada masalah yang penting dan
usahakan pembicaraan lancar.
B. Pada saat menerima telepon
1. Jika telepon berdering tiga kali, segera angkat dengan tangan yang tidak
dipakai utuk menulis, sedangkan tangan yang dipakai untuk menulis
meraih alat tulis serta formulir penerimaan telepon untuk mengadakan
persiapan.
2. barangkali ada pesan atau hal yang harus ditulis, atau mungkin masalah
yang akan dibicarakan.
3. Menjawab telepon secara singkat, jelas dan hormat dengan terlebih dahulu
memberi ucapan salam hormat serta berikan identifikasi.
C. Memberi penjelasan dengan jelas dan sopan apabila:
1. Penelepon salah sambung
2. Penelepon ingin bicara dengan orang yang sedang tidak ada di tempat
3. Penelepon perlu menelepon nomor lain, atau orang lain

Hubungan telepon akan terhambat apabila bahasa yang digunakan tidak
dimengerti, baik karena penelepon menggunakan bahasa asing atau bahasa daerah.
Untuk mengatasi hambatan bahasa, sebaiknya kita harus mengembangkan
kemampuan bahasa dan istilah yang umum dipakai di dunia bisnis.
Peranan sekrtaris di bagian Kemahasiswaan dalam menerima telepon
harus mengetahui cara mengakat telepon. Misal dalam sapaan harus mengawali
dengan “Selamat pagi bagian kemahasiswaan, ada yang bisa dibantu?” pihak
menelepon akan merespon. Jika yang dicari penelepon ada ditempat maka bisa
langsung diberikan, jika yang dicari tidak ada ditempat maka bisa mengatakan
“ada pesan?” jika ada pesan dicatat dari siapa penelepon dan pesannya apa.
Telepon ini dapat menerima telepon dari luar perusahaan maupun dalam
perusahaan, telepon ini juga dapat menelepon keluar perusahaan dengan cara
menekan angka 9 terlebih dahulu lalu tekan nomor yang dituju. Sedangkan untuk
menyambungkan ke telepon yang lain hanya tinggal menekan flash terlebih
dahulu baru tekan nomor yang dituju. Berikut telepon meja yang ada di bagian
Kemahasiswaan pada gambar 4.24.

Gambar 4.24 telepon meja di bagian Kemahasiswaan
Fungsi Ext dan IP-Phone berguna untuk komunikasi antar ruangan ke
ruangan ataupun digunakan untuk penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak
lainnya dari jarak jauh, baik di dalam lingkungan sendiri maupun ke luar institusi.
Berikut daftar Ext dan IP-Phone Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya
pada gambar 4.25.

Gambar 4.25 Daftar Ext dan IP-Phone
4.3.3 Mengoperasikan Mesin Fotocopy
Peranan sekretaris di bagian Kemahasiswaan juga dituntut untuk bisa
mengoperasikan mesin fotocopy. Mesin fotocopy berguna untuk menggandakan
file jika pimpinan meminta bantuan. Mengoperasikan mesin fotocopy hanya
menekan tombol copy dan menekan tombol + (plus) jika ingin menggandakan
lebih dari satu, bisa menggunakan yang berwarna atau hitam putih. Berikut mesin
fotocopy pada gambar 4.26.

Gambar 4.26 Mesin Fotocopy
1.3.4 Mengoperasikan Mesin Scanner
Peranan sekretaris di bagian Kemahasiswaan juga dituntut untuk dapat
mengoperasikan mesin scanner. Mesin scanner berguna untuk menggandakan
dokumen-dokumen penting jika pimpinan meminta bantuan. Mengoperasikan
mesin scanner dengan menekan tombol scan, secara otomatis akan menscan
dokumen tersebut, selama proses scan jangan membuka tutup scan. Scan juga bisa
menggunakan berwana atau hitam putih. Hasil scan bisa disimpan di komputer.
Berikut mesin scanner pada gambar 4.27.

Gambar 4.27 Mesin scanner
4.3.5 Menerima Tamu di bagian Kemahasiswaan
Peranan sekretaris di bagian Kemahasiswa juga menjadi Resepsionis.
Tugas dari resepsionis yaitu menerima dan melayani tamu. Selain tamu dari luar
institut, juga melayani seluruh civitas baik itu mahasiswa maupun staf, dosen dan
karyawan di Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya. Cara menerima
tamu di bagian Kemahasiswaan dengan memberi salam dan mengetuk pintu lalu
saling berjabat tangan tidak lupa memperkenalkan nama jika tamu dari luar
institut selanjutnya ditanya keperluannya apa dan mencari siapa, jika yang dicari
sedang tidak ada ditempat bisa meninggalkan pesan dan akan disampaikan jika
yang dicari sudah ada ditempat, jika yang dicari ada ditempat segera disampaikan.
Seorang resepsionis juga harus mampu berkomunikasi dengan baik,
sehingga mahasiswa maupun seluruh civitas dapat merasa puas dalam pelayanan
yang ada di bagian Kemahasiswaan. Sebagai seorang sekretaris juga harus mampu
menyaring informasi yang wajib diketahui oleh tamu atau yang bersifat rahasia.
Resepsionis juga harus mengetahui apakah pimpinan sedang ada di tempat atau
tidak.
Berikut ini adalah adalah meja bundar untuk menerima tamu baik dari
pihak internal maupun eksternal Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya
tampak pada gambar 4.28.
Gambar 4.28 Meja bundar untuk menerima tamu baik dari pihak internal
maupun pihak eksternal Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya
4.3.6 Kearsipan
Peranan sekretaris dalam pengarsipan di bagian Kemahasiswaan
menggunakan sistem penomoran yaitu mengurutkan data mahasiswa berdasarkan
Nomor Induk Mahasiswa (NIM). Berikut contoh mengurutkan data mahasiswa
berdasarkan Nomor Induk Mahasiswa (sistem penomoran) pada gambar 4.29.

Gambar 4.29 Mengarsipkan Kartu Asuransi Mahasiswa berdasarkan sistem nomor
Setelah diarsipkan berdasarkan sistem nomor, Kartu Asuransi Mahasiswa
disusun rapi seperti pada gambar 4.30.

Gambar 4.30 Kartu Asuransi Mahasiswa disusun rapi
Setelah Kartu Asuransi Mahasiswa disusun rapi, pemberian label
berdasarkan program studi.

Gambar 4.31 Pemberian label pada Kartu Asuransi Mahasiswa
Setelah pemberian label, perlu disiapkan tanda terima Kartu Asuransi
Mahasiswa. Berikut contoh tanda terima Kartu Asuransi Mahasiswa pada gambar
4.32.
Gambar 4.32 Tanda terima Kartu Asuransi Mahasiswa
Berikut contoh pemberian label pada tanda terima Kartu Asuransi
Mahasiswa Fakultas Teknologi Informatika (FTI) pada gambar 4.33.
Gambar 4.33 Pemberian label tanda terima Kartu Asuransi Mahsiswa

Fakultas Teknologi Informatika
Gambar 4.34 Pemberian label tanda terima Kartu Asuransi Mahasiswa
Fakultas Ekonomi dan Bisnis
4.3.7 Notulen
Peranan sekretaris di bagian mahasiswa menjadi notulis, tidak hanya
menjadi notulis dalam rapat di bagian Kemahasiswaan tetapi juga menjadi notulis
saat kegiatan di bagian Kemahasiswaan. Seorang sekretaris harus mengetahui
persyaratan untuk menjadi seorang notulis karena Seorang sekretaris harus
memiliki kemampuan untuk menulis cepat saat menjadi notulis. Berikut hasil
notulen Laporan Monev pada saat kegiatan TOT 2015 pada gambar 4.35.
Gambar 4.35 Hasil Laporan Monev Kegiatan TOT 2015
BAB V
PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil pembahasan dapat disimpulkan bahwa peranan
Kesekretariatan di bagian Kemahasiswaan yaitu:
1. Melayani mahasiswa dalam kegiatan Program di bagian Kemahasiswaan
Sebagai sekretaris di bagian Kemahasiswaan harus mengetahui kegiatan-
kegiatan yang diadakan di bagian Kemahasiswaan.
2. Menangani telepon
Salam yang digunakan pada saat menerima telepon juga harus dikuasai oleh
seorang sekretaris. Apabila salah dalam perkataan atau intonasi yang
digunakan berbeda, maka pandangan seseorang yang menelepon juga
menganggap hal tersebut berbeda. Maka dari itu, gunakan suara yang tegas,
tidak terlalu keras, jelas, dan mudah dimengerti, serta jangan menunjukkan
suara seperti sedang sibuk dengan suatu hal.
Sekretaris harus mampu mengoperasikan mesin fotocopy, karena pada suatu
perusahaan mesin fotocopy sangat berguna. Manfaat penggunaan mesin
fotocopy dapat menggandakan file.
4. Mengoperasikan Mesin Scan
Sekretaris harus mampu megoperasikan mesin scan, karena pada suatu
perusahaan mesin scan sangat berguna. Manfaat penggunaan mesin scan
102
103
dapat disimpan di file komputer atau laptop dan dapat juga menggandakan
dokumen-dokume penting.
5. Menjadi Resepsionis/Menerima Tamu di bagian Kemahasiswaan
sekretaris di bagian Kemahasiswaan harus mampu menjamu tamu atau
menjadi seorang resepsionis baik itu tamu dari luar maupun dari pihak
civitas Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya. Seorang sekretaris
harus menguasai bahasa dengan baik, penampilan seorang sekretaris juga
mempengaruhi pandangan tamu tersebut terhadap institusi, karena seorang
sekretaris adalah cermin dari suatu institusi.
6. Kearsipan
Sekretaris di bagian Kemahasiswa harus mampu dan mengetahui tentang
kearsipan yang digunakan di bagian Kemahasiswaan baik itu sistem
penomoran maupun sistem abjad. Manfaat menggunakan kearsipan agar
mudah dalam mencari dokumen-dokumen yang dibutuhkan.
7. Notulis
Seorang sekretaris di bagian Kemahasiswaan juga berperan sebagai notulen
dalam rapat, baik itu rapat internal bagian kemahasiswaan maupun notulen
dalam kegiatan Kemahasiswaan. Seorang notulen harus memahami
persyaratan untuk menjadi notulis, salah satunya harus mampu menulis
cepat dan memahami apa dibahas dalam rapat.
5.2 Saran
Setelah melakukan kegiatan Kerja Praktek di bagian Kemahasiswaan
Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya, penulis mengusulkan beberapa
saran, yaitu:
104
1. Perlunya formulir penerimaan telepon agar tidak lupa menyampaikan pesan
jika ada telepon dan tidak salah komunikasi dalam menyampaikan pesan.
2. Perlunya formulir dalam menerima tamu khususnya dari pihak eksternal
institut.
3. Perlunya pembuatan alur untuk Program Kreativitas Mahasiswa secara
internal dan eksternal, kegiatan perkuliahan softskill agar mempermudahkan
mahasiswa serta alur menggunakan Microsoft Visio, alur tersebut di
tempelkan di mading-mading maupun pada website Kemahasiswaan dan di
upload di Sosial Media.

105
DAFTAR PUSTAKA
Bratawidjaja, T. W. (1996). Sekretaris Profesional. Jakarta: Lembaga Pendidikan
dan Manajemen (Lembaga PPM) dan PT Pustaka Binaman Pressindo,
Anggota Ikapi.
Dewi, I. C. (2011). Manajemen Kesekretariatan. In Manajemen Kesekretariatan
(pp. 4-5). Jakarta: Prestasi Pustaka.
Kemahasiswaan. Informasi Perkuliahan Softskill. Dipetik Agustus 22, 2015, dari
web site kemahasiswaan: http://kemahasiswaan.stikom.edu/
Kemahasiswaan. Perkuliahan Softskill. Dipetik Agustus 22, 2015, dari web site
Kemahasiswaan:http://kemahasiswaan.stikom.edu/pendaftaran-peserta-
perkuliahan-soft-skill- leadership-dan- managerialship-semester-151/
Kemahasiswaan. Form Pendaftaran Perkuliahan Softskill. Dipetik Agustus 22,
2015, dari web site kemahasiswaan: https://goo.gl/I4nSK3.
Kemahasiswaan. Kemahasiswaan-okk. Dipetik Agustus 22, 2015, dari web site
kemahasiswaan:http://kemahasiswaan.stikom.edu/wp-
content/uploads/2015/08/Kemahasiswan-okk-20151.pdf.
Sedianingsih, Mustikawati, F., & Soetanto, N. P. (2010). Teori dan Praktik
Administrasi Kesekretariatan. Jakarta: Prenada Media Group.
Stikom. (2014). Logo. Dipetik Agustus 22, 2015, dari Web site Stikom:
http://www.stikom.edu/id/logo-stikom-baru.
Stikom. (2014). Organization-Structure. Dipetik Agustus 22, 2015, dari web
Stikom: http://www.stikom.edu/organization-structure.
106
Stikom. (2014). Visi dan Misi. Dipetik Agustus 22, 2015, dari web stikom:
http://www.stikom.edu/id/visi- misi
Stikom. (2014). Bagian-unit. Dipetik Agustus 22, 2015, dari web stikom:
http://www.stikom.edu/id/bagian-unit.
Sumarto, H. R & Dwintara, Lukas. (2000). Sekretaris Profesional. Yogyakarta:
Kanisius.
Sukoco, B. M. (2006). Manajemen Administrasi Perkantoran dan Modern.

Jakarta: Erlangga.

Peranan Kesekretariatan Dalam Mendukung Administrasi Dan Operasional Kegiatan Di Bagian Kemahasiswaan Institut Bisnis Dan Informatika Stikom Surabaya

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Peranan Kesekretariatan Dalam Mendukung Administrasi Dan Operasional Kegiatan Di Bagian Kemahasiswaan Institut Bisnis Dan Informatika Stikom Surabaya

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

PERANAN KESEKRETARIATAN DALAM

MENDUKUNG ADMINISTRASI DAN OPERASIONAL

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

KATA PENGANTAR............................................................................................ vii

DAFTAR ISI ........................................................................................................... ix

DAFTAR TABEL ..................................................................................................xiii

DAFTAR GAMBAR ............................................................................................ xiv

DAFTAR LAMPIRAN ......................................................................................... xvi

BAB I PENDAHULUAN ...................................................................................1

1.1 Latar Belakang Masalah ................................................................ 1

1.2 Rumusan Masalah ......................................................................... 2

1.3 Batasan Masalah............................................................................ 2

1.5 Sistematika Penulisan.................................................................... 3

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ................................................5

2.1 Gambaran Umum Stikom Surabaya.............................................. 5

2.1.1 Sejarah Stikom Surabaya………………………………....5

2.1.2 Visi dan Misi……………………………………………..9

2.1.4 Logo Stikom Surabaya.....................................................10

2.1.5 Struktur Organisasi Stikom Surabaya…………………..10

2.2 Gambaran Umum Bagian Kemahasiswaan……………………..13

2.2.1 Bagian Kemahasiswaan…………………………………13

2.2.2 Tugas dan Tanggung Jawab Staf-Staf Bagian

2.2.3 Visi dan Misi Bagian Kemahasiswaan………………….18

2.2.4 Fungsi Bagian Kemahasiswaan…………………………18

2.2.5 Bentuk Kegiatan Kemahasiswaan………………………19

2.2.6 Struktur Organisasi Kemahasiswaan……………………19

2.2.7 Lokasi, Tempat dan Waktu Kerja Praktek……………...21

BAB III LANDASAN TEORI…………………………………………………24

3.3.1 Macam-Macam Sekretaris Sesuai Kedudukan Wewenang

3.1.2 Peran Sekretaris Sebagai Pembantu Pimpinan…………25

3.1.3 Manajemen Waktu Dalam Sekretaris…………………...26

3.1.4 Kepribadian Sekretaris Profesional……………………..27

3.1.5 Pola Pikiran dan Perilaku Sekretaris Profesional……….29

3.1.6 Penampilan Sekretaris…………………………………..29

3.1.7 Langkah-Langkah Sekretaris Dalam Meningkatkan

3.1.8 Jenis Jabatan Sekretaris…………………………………30

3.1.9 Tugas Sekretaris………………………………………...30

3.1.10 Pengetahuan Untuk Sekretaris…………………………..34

3.2.1 Fungsi Sekretariat……………………………………….35

3.2.2 Tujuan dan Fungsi Administrasi Kesekretariatan………36

3.2.3 Hubungan Kesekretariatan dengan Kepemimpinan…….37

3.2.4 Ruang Lingkup Kegiatan Kesekretariatan……………...38

3.2.5 Pengelolaan Kesekretariatan……………………………38

3.3.1 Macam-Macam Pesawat Telepon……………………….39

3.3.2 Hubungan Telepon……………………………………...40

3.3.3 Hambatan Hubungan Telepon…………………………..41

3.3.4 Hambatan Bersifat Teknis………………………………41

3.3.5 Hambatan Kondisi Lingkungan…………………………42

3.3.6 Hambatan Bahasa……………………………………….42

3.4.1 Hal-Hal yang Harus Dihindari dalam Bertelepon………43

3.4.2 Kesalahpahaman dalam Bertelepon…………………….44

3.5 Menerima Tamu………………………………………………...44

3.5.2 Jenis-Jenis Tamu………………………………………..46

3.5.3 Etika Menerima Tamu…………………………………..47

3.6.1 Siklus Hidup Arsip Manual……………………………..50

3.6.2 Manajemen Arsip Berkelanjutan………………………..52

3.6.3 Peralatan Penyimpanan Arsip…………………………..52

3.6.4 Tata Cara Penyimpanan Arsip…………………………..54

3.7.1 Daftar Kebutuhan Notulis………………………………55

3.7.2 Persyaratan. Menjadi Notulis…………………………...56

3.7.3 Hak-Hak Notulis………………………………………..57

3.7.4 Hubungan Sekretaris dengan Notulis…………………...58

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN ..............................................................59